ANEXO – CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LAPRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DE BIEN Fecha 29/01/2015
ANEXO – CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DE BIEN | Fecha | 29/01/2015 |
1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
Prestar el servicio de transporte público terrestre automotor especial para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a Nivel Nacional.- Macro Región Tres (3) que corresponde a las Sedes de las Regionales Antioquia, Regional Caldas, Regional Quindío, Regional Córdoba y Regional Risaralda.
2. CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS (UNSPSC, V.14.080)
Código UNSPSC 78111800 Clase: Transporte de pasajeros por carretera
3. UNIDAD DE MEDIDA
Modalidad Vehículos: Mes.
4. DESCRIPCIÓN GENERAL
En desarrollo del objeto contractual, el contratista deberá prestar el servicio público terrestre automotor especial, para la Macro Región Tres (3), la cual se encuentra conformada por las Regionales: Regional Antioquia, Regional Caldas, Regional Quindío, Regional Córdoba y Regional Risaralda, en la siguiente modalidad:
Modalidad de Vehículos: El contratista prestará el servicio de transporte público terrestre automotor especial para los colaboradores del ICBF, bajo la modalidad de vehículos en la Sede de las Regionales Antioquia, Regional Caldas, Regional Quindío, Regional Córdoba y Regional Risaralda, mediante la provisión de 95 vehículos de acuerdo con la descripción establecida en el presente documento y según la respectiva programación del supervisor.
5. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)
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Para la prestación del servicio el contratista y los vehículos deberán cumplir con lo establecido en el normatividad relacionada con el servicio público de transporte terrestre automotor especial, de conformidad con el Decreto 174 de 2001, el Decreto No. 3366 de noviembre 21 de 2003, la Resolución No. 10.800 de diciembre 12 de 2003 del Ministerio de Transporte, la Ley 769 xx Xxxxxx de 2002 Nuevo Código Nacional de Tránsito, la Resolución No. 1122 del 26 xx xxxx de 2005., y las demás normas establecidas para el tránsito vehicular y para el transporte especial y las normas que las modifiquen, sustituyan o complementen.
6. ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS INSUMOS, BIENES, PRODUCTOS, OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR
Para la óptima prestación del servicio de transporte terrestre automotor especial, el contratista debe cumplir con las siguientes condiciones:
Para efectos del cambio o sustitución de los vehículos o personal de conductores se deberá informar por escrito al Grupo de Apoyo Logístico para la supervisión del contrato; ubicado en la sede de la Dirección General.
La cantidad de vehículos puede aumentar o disminuir, teniendo en cuenta el tipo de vehículos que se requiera por las necesidades del servicio en el ICBF, mediante solicitud escrita del Supervisor, sin exceder el presupuesto oficial o el valor total del contrato.
El contratista debe tener la capacidad para contratar todos los tipos de vehículos requeridos por el ICBF, en las Regionales Antioquia, Regional Caldas, Regional Quindío, Regional Córdoba y Regional Risaralda, para lo cual en la Resolución de Habilitación expedida por el Ministerio de Transporte deben estar detallados estos tipos de vehículos.
El contratista garantizará que los vehículos que prestarán el servicio de transporte deberán estar siempre “tanqueados” o al FULL con gasolina o gas natural según sea el caso, limpios en su interior y exterior debiendo garantizar el respectivo mantenimiento preventivo.
El contratista deberá suministrar un equipo de comunicaciones tipo celular o avantel con plan ilimitado empresarial; al responsable de la supervisión de la operación del contrato de transporte nacional del ICBF; en cada una de las sedes principales de la Macro Región tres (3). al momento de dar inicio al objeto contractual suscrito.
6.1 SERVICIO DE TRANSPORTE EN LA MODALIDAD DE VEHÍCULOS PUBLICOS SERVICIO ESPECIAL
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El servicio de transporte terrestre automotor especial en la modalidad de vehículos, debe prestarse con noventa y cinco (95) vehículos modelo 2013 o superior; distribuidos así: Regional Antioquia con cuarenta (40) vehículos, Regional Caldas con quince (15) vehículos, Regional Quindío con diez (10) vehículos, Regional Córdoba con dieciocho (18) vehículos y Regional Risaralda con doce (12) vehículos de acuerdo con el siguiente detalle:
DESCRIPCIÓN | CANTIDAD | MODELO IGUAL O SUPERIOR | CAPACIDAD MINIMA PASAJEROS | DESTINACIÓN |
Vehículos 4x4 o 4x2 cilindraje mínimo de 2000 C.C. Tipo Campero | 5 | 2013 | 4 pasajeros y conductor. | Regional Caldas |
Vehículos 4X4 cilindraje mínimo de 2000 C.C. 4 puertas con platón | 10 | 2013 | 4 pasajeros y conductor. | Regional Caldas |
Vehículos 4x2 cilindraje mínimo de 2000 C.C. Tipo Camioneta 4 puertas con platón | 10 | 2013 | 4 pasajeros y conductor 4 puertas con platón | Regional Quindío | |
Vehículos 4x4 o 4x2 cilindraje mínimo de 2000 C.C. Tipo Campero | 1 | 2013 | 4 pasajeros conductor. | y | Regional Risaralda |
Vehículos 4X4 cilindraje mínimo de 2000 C.C. 4 puertas con platón | 11 | 2013 | 4 pasajeros conductor. | y | Regional Risaralda |
Vehículos 4x4 o 4x2 cilindraje mínimo de 2000 C.C. Tipo Campero | 1 | 2013 | 4 pasajeros conductor. | y | Regional Cordoba |
Vehículos 4X4 cilindraje mínimo de 2000 C.C. 4 puertas con platón | 17 | 2013 | 4 pasajeros conductor. | y | Regional Cordoba |
Vehículos 4x4 o 4x2 cilindraje mínimo de 2000 C.C. Tipo Campero | 2 | 2013 | 4 pasajeros conductor. | y | Regional Antioquia |
Vehículos 4X4 cilindraje mínimo de 2000 C.C. 4 puertas con platón | 38 | 2013 | 4 pasajeros conductor. | y | Regional Antioquia |
TOTAL VEHICULOS: | 95 | ||||
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Todos los vehículos de servicio Público Especial deben contar adicionalmente con los siguientes requerimientos:
Concepto | Requerimiento técnico mínimo |
Equipos de comunicaciones | Disponibilidad permanente de un equipo de comunicación en cada vehículo (celular, avantel, radio móvil según cobertura) por parte del conductor. |
Documentos mínimos requeridos | Licencia de conducción del conductor vinculado, SOAT vigente, Tarjeta de Operación vigente de autorización a los vehículos automotores para prestar el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial, expedida por el Ministerio de Transporte, Certificado de revisión técnico mecánica vigente, Tarjeta de propiedad. Contrato de vinculación cuando el vehículo no sea de propiedad de la empresa contratista. NOTA: Estos documentos deberán ser presentarlos por el proponente adjudicatario al supervisor del contrato de manera previa al inicio de la prestación del servicio. |
Características particulares | Equipo de carretera completo según normatividad vigente, excelente estado mecánico, eléctrico y de presentación del vehículo. Para las Regionales Antioquia, Regional Caldas, Regional Quindío, Regional Córdoba y Regional Risaralda, los vehículos deben contar con aire acondicionado. Los vehículos deben contar con servicio permanente de GPS; 24 horas, el cual no debe generar costos de operación y mantenimiento al ICBF. Debiendo instalar una terminal de control en cada Regional vinculada en la cobertura del contrato. |
Todos los vehículos prestarán el servicio durante un mínimo de horas diarias de lunes a viernes; no obstante lo anterior, la disponibilidad de los vehículos será de 24 horas de lunes x xxxxxxx por motivo de la actividad misional del ICBF, Regional Caldas (14) horas diarias, Regional Quindío (14) horas diarias, Regional Risaralda (14) horas diarias y Regional Córdoba (14) horas diarias.
En la Regional Antioquia (14) horas diarias a excepción de las camionetas de apoyo flotantes las cuales prestaran un servicio de (24) horas diarias de operación, con el fin de dar respuesta inmediata a necesidades urgentes y no contempladas dentro de los itinerarios de operación de la regional.
El servicio se prestará dentro del perímetro urbano de la ciudad Medellín, Manizales, Armenia, Quindío y Montería y ante requerimientos de la operación misional del instituto Colombiano de Bienestar Familiar en los municipios de los Departamentos de Antioquia, Caldas, Quindío, Córdoba y Risaralda.
En el Anexo No 1- Asignación y Trayectos frecuentes Regional Antioquia, Caldas, Quindío, Risaralda, y Córdoba, se relacionan los municipios de estos Departamentos a donde se desplazan más frecuentemente los funcionarios de la Regional únicamente con fines informativos. Pero indican su sitio de asignación operativa.
En este último caso los vehículos deberán contar con las autorizaciones y documentos (planilla de viaje) requeridas de conformidad con las disposiciones legales vigentes debidamente diligenciadas.
El ICBF podrá requerir de la prestación del servicio de transporte hacia diferentes destinos a Nivel Nacional en cumplimiento de sus funciones misionales, algunos de ellos están relacionados en el anexo 1 y tendrán sus precios establecidos en la oferta económica, para los que no se encuentran establecidos en dicho anexo y no tienen precio se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento
El ICBF solicitará cotización del servicio al contratista y solicitará como mínimo dos (2) cotizaciones más a proveedores diferentes al contratista y tendrá en cuenta los históricos xx xxxxxxx realizados para los recorridos a los diferentes destinos.
El supervisor del contrato escogerá la cotización más favorable para el Instituto, teniendo en cuenta el menor precio y este será el precio que el ICBF pagará al contratista.
El ICBF garantizará la disponibilidad presupuestal y para el pago y aprobación de estos servicios
El contratista debe asumir los costos por peajes y combustibles que se generen por estos recorridos eventuales; que se presenten durante la ejecución del contrato.
6.2. PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO
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El contratista debe contar con un grupo de trabajo que cumpla con las calidades exigidas en el objeto del contrato, capaz de cumplir de manera profesional y oportuna con los requerimientos y exigencias que dé él se deriven, en el cual recaerán las responsabilidades básicas de operación
y cuidado en el transporte de personas vinculadas laboralmente con la función misional del Instituto aplicando para cada uno de los cargos contemplados en el Anexo No. 2 Perfiles mínimos requeridos para la prestación del servicio.
El contratista con la sola presentación de la propuesta, en el evento de ser adjudicatario, se obliga a acreditar la calidad y condiciones legales de los conductores y coordinadores ofrecidos, para lo cual debe hacer entrega de las hojas de vida y demás soportes de cada uno de ellos, dentro de los diez días (10) calendario contados desde el momento de la adjudicación y en cualquier caso, previo al inicio de ejecución del contrato; a estas se deberán adjuntar copia de los certificados de antecedentes disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación, copia del certificado de antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional y del documento de identidad de cada uno de los conductores y del coordinador asignados para el cumplimiento del objeto del contrato suscrito.
Una vez realizado el análisis de las hojas de vida el ICBF, por medio del supervisor del contrato se reserva el derecho de aceptar o no los perfiles presentados. En caso de no aceptación, el contratista deberá presentar nuevas hojas de vida en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles con posterioridad a la notificación realizada por el Supervisor del contrato.
7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
7.1 Obligaciones Específicas
7.1.1. Disponer de los vehículos ofrecidos con características iguales o superiores a las señaladas en el numeral 6 del presente documento y prestar el servicio de transporte público terrestre automotor especial de conformidad con las especificaciones técnicas detalladas en el presente documento.
7.1.2. Obligaciones específicas modalidad vehículos (Servicio Público Especial)
7.1.2.1. Asignar un conductor de manera permanente para cada uno de los vehículos, de tal manera que se pueda cumplir a cabalidad con el objeto del presente contrato. En caso de que se requiera cambio de conductor y/o vehículo por fuerza mayor, se debe avisar al supervisor con 24 horas de antelación y se justificará por escrito tal cambio.
7.1.2.2. Si la asignación del vehículo es definitiva, el CONTRATISTA deberá remitir al ICBF, copia del contrato de vinculación o convenio de colaboración empresarial correspondiente.
7.1.2.3. Reponer el vehículo en caso de ser necesario, dentro de las dos horas siguientes a su ausencia por otro de características similares, cuando el ICBF disponga que dicho vehículo no está en disposición de prestar el servicio.
7.1.2.4. Coordinar los desplazamientos para el caso de los vehículos asignados a la Regional Antioquia, Regional Caldas, Regional Quindío, Regional Risaralda y Regional Córdoba, ésta actividad se dará con el Grupo Administrativo de la Regional correspondiente.
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7.1.2.5.Garantizar que cada uno de los vehículos esté en perfectas condiciones mecánicas y eléctricas y el suministro permanente de combustible en cada uno de los vehículos, así
como el mantenimiento preventivo y correctivo, lubricantes, llantas y todo lo concerniente al buen funcionamiento del vehículo, el cual debe estar aprovisionado de combustible y limpio al momento de iniciar la jornada diaria, lo que implica que el servicio no se suspenderá en ningún momento para tanqueo, reparación o cualquier otro motivo. Así mismo, mantener los vehículos en perfecto aseo tanto en su parte interior como en su parte exterior, para garantizar comodidad y seguridad al personal transportado.
7.1.2.6. Mantener vigente durante la ejecución del presente contrato la documentación descrita en las características de cada vehículo y los correspondientes a los conductores.
7.1.2.7. Asumir como parte del costo del presente contrato, las contingencias resultantes de arreglos que los vehículos requieran para cumplir con las obligaciones y el valor de parqueaderos y multas de tránsito impuestas a los vehículos.
7.1.2.8. Garantizar que los vehículos cuenten con un servicio de comunicación permanente por parte del conductor, celular o avantel.
7.1.2.9. Contar con un plan de contingencia aprobado por la entidad para atender todas y cada una de las posibles eventualidades que afecten la prestación óptima y oportuna del servicio. Para ello, el contratita debe acreditar que los vehículos han sido sometidos a la revisión técnico – mecánica y de gases de acuerdo con la periodicidad y condiciones establecidas con el Código Nacional de Tránsito Terrestre (artículo 50 a 54 de la Ley 769 de 2002 y las demás normas vigentes).
7.1.2.10. Garantizar que los días de restricción vehicular, sea prestado el servicio con el 100% de los cupos de los vehículos asignados a la Macro Región Tres (3), a excepción de los casos comprobados de fuerza mayor o caso fortuito.
7.1.2.11. Responder por los daños ocasionados a otros vehículos y/o personas durante la ejecución del contrato. El ICBF no se hará responsable en estos casos. Pudiendo ser solicitada la información del hecho mediante informe ejecutivo.
7.1.2.12. Cumplir con las programaciones de servicio elaboradas por el ICBF con la debida oportunidad.
7.1.2.13. Colocar en la parte delantera de cada vehículo el logotipo de la imagen corporativa del ICBF, a fin de ser identificados como prestadores del servicio de transporte a esta Institución.
7.1.2.14. Durante la prestación del servicio el conductor de cada vehículo debe portar en papel membreteado de la empresa y firmado por el Representante Legal de la misma, un extracto del contrato que contenga como mínimo los siguientes datos: Nombre del contratista, duración del contrato indicando fecha de iniciación y de terminación, objeto del contrato, origen y destino, placa, marca, modelo y número interno del vehículo. Así mismo, el conductor del vehículo debe portar en todo momento el carné que lo identifique como conductor de la empresa contratante.
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7.1.2.15. El contratista deberá instalar en la totalidad de los vehículos puestos al servicio del ICBF, un sistema de ubicación y seguimiento satelital (GPS), con la capacidad de cobertura y registro para su campo de acción en tiempo real y almacenamiento de históricos, así mismo deberá gestionar previa concertación la instalación de una terminal para las correspondientes lecturas y consultas por parte de la supervisión del contrato en la Sede Principal de cada Regional que componen la macro- región 3(Manizales, Xxxxxxx, Xxxxxxxx y Medellin), este sistema debe ser compatible con los sistemas estándares existentes en el país. Lo anterior no generara costo alguno para la entidad contratante.
7.3. Obligaciones Generales
7.3.1. Reportar por escrito al supervisor del contrato cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados.
7.3.2. Acatar las instrucciones que imparta el Instituto para el cabal cumplimiento del contrato, a través del Supervisor del contrato.
7.3.3. Guardar debida y completa reserva y confidencialidad sobre la información y los documentos del ICBF que tenga conocimiento o a los que tenga acceso en virtud del objeto del contrato.
7.3.4. Suscribir la garantía única, presentando los amparos requeridos para el cumplimiento del contrato y mantener actualizada su vigencia acorde con los términos pactados en la cláusula pertinente del contrato.
7.3.5. Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales y presentar los recibos de pago al sistema de seguridad social (salud, pensiones y riesgos profesionales) y parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ICBF), para efectos del pago.
7.3.6. Mantener los precios presentados en la oferta, durante el tiempo de la ejecución del contrato.
7.3.7. Cumplir con las obligaciones derivadas del contrato actuando con alto grado de profesionalismo responsabilidad y eficacia en la ejecución de las tareas correspondientes.
7.3.8. Cumplir con las demás instrucciones que le sean impartidas por el supervisor del contrato que se deriven o tengan relación con la naturaleza del mismo.
7.3.9. Suscribir el acta de liquidación del contrato.
7.3.10. Entregar al Grupo Financiero de la Dirección General el formato de autorización para abono directo en cuenta de ahorros o corriente, debidamente diligenciado y firmado, anexando certificación bancaria de la titularidad de la cuenta.
7.4. Obligaciones Del Sistema Integrado De Gestión
7.4.1 Para el eje de Calidad
7.4.1.1. El ICBF, debe referir el diseño e implementación de un procedimiento de personal; idóneo y competente para el desarrollo de las actividades y servicios a contratar.
7.4.1.2. El ICBF, debe socializar con el contratista; la información básica del ICBF a nivel misional como lo es (Misión, Visión, Principios, Objetivos Estratégicos y Políticas de los Sistemas de Gestión) institucionales.
7.4.2. Para el eje de Seguridad y Salud Ocupacional
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7.4.2.1. El contratista debe referir el diseño e implementación de un Plan Básico de Seguridad y Salud Ocupacional para el equipo de conductores que realizará las actividades definidas en el contrato suscrito con el ICBF.
7.4.2.2. Todo el personal del contratista deberá estar afiliado al Sistema de Seguridad Social en riesgos laborales.
7.4.2.3. Todos los trabajadores del contratista recibirán inducción en Seguridad y Salud ocupacional para dar inicio a la labor contratada por parte del ICBF.
7.4.2.4. El contratista deberá suministrar a sus trabajadores (conductores), todos los elementos de protección personal que fuesen requeridos para la realización de sus actividades debiendo garantizar el uso correcto de estos durante la ejecución de su labor. En caso de deterioro o daño el remplazo deberá hacerse de forma inmediata.
7.4.2.5. El Contratista deberá presentar al ICBF la matriz de riesgos ocupacionales junto con un plan para su evaluación y control incluyendo los procedimientos de seguridad y salud ocupacional, en el que se definan objetivos y se tracen metas de acuerdo a la identificación de peligros de la conducción de vehículos y transporte de pasajeros..
7.4.2.6. El contratista deberá designar en el coordinador del contrato de transporte la representación para temas relacionados en seguridad y salud ocupacional en el trabajo; este será responsable del tema durante toda la vigencia del contrato apoyando y garantizando las condiciones de mínimas de seguridad laboral.
7.4.2.7. Durante la ejecución del contrato el contratista deberá cumplir con las normas reglamentarias sobre seguridad y salud en el trabajo, medicina preventiva, higiene y seguridad industrial y los demás aspectos inherentes que han sido establecidos o adoptados por la ley y los organismos de control.
7.4.2.8. Es responsabilidad del contratista garantizar las condiciones de seguridad de su personal, así como de los equipos propios (vehículos), o de la empresa; para esto deberá disponer de procedimientos estandarizados para las actividades de alto riesgo y garantizar mecanismos verificables de control operativo.
7.4.2.9. El contratista es responsable del reporte a la ARL y EPS, atención en salud e investigación de los incidentes y accidentes de trabajo (accidentes de tránsito), presentados durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato.
7.4.2.10. El ICBF podrá suspender trabajos del contratista si éstos no se ajustan a los estándares de seguridad establecidos por normas técnicas nacionales o internacionales o a la normatividad legal.
7.4.2.11. El contratista deberá garantizar capacitaciones periódicas de su personal en el manejo de los riesgos propios de las actividades desarrolladas (seguridad vial), así como las requeridas por la supervisión del mismo.
7.4.2.12. El ICBF podrá solicitar al contratista el cumplimiento de actividades relacionadas con actividades de salud ocupacional realizados a su personal; donde se certifique mediante concepto médico que el trabajador (conductor) es apto para adelantar la labor contratada.
7.4.3. Para el eje Ambiental
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7.4.3.1. El contratista en conjunto con el ICBF y de acuerdo a la actividad a desarrollar debe establecer el análisis de los aspectos e impactos ambientales asociados al contrato que vaya a ejecutar, estableciendo las acciones tendientes a reducir, mitigar y corregir los impactos ambientales significativos que se deriven de la ejecución del mismo.
7.4.3.2. Para el servicio de transporte a nivel nacional, el contratista está en la obligación de capacitar a su personal (conductores), en el manejo de residuos sólidos (manejo de pilas), sustancias químicas especificando el generado por los vehículos, uso eficiente y ahorro de insumos y demás que se deriven del cumplimiento de la obligación contractual.
7.4.4. Para el eje de Política de Seguridad de la Información
7.4.4.1. El contratista debe garantizar los procesos adecuados para la protección y confidencialidad de la información suministrada dentro de la permanencia y ejecución del contrato de transporte a nivel nacional suscrito con el ICBF.
7.4.5. Para el eje de Innovación
7.4.5.1. El contratista deberá promover y desarrollar acciones de innovación y mejora que permitan ajustar y fortalecer el trabajo a desarrollar al interior del ICBF dentro del desarrollo del contrato de transporte.
8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Modalidad de Vehículos (SERVICIO PÚBLICO ESPECIAL).
El servicio se prestará dentro del perímetro urbano de la ciudad Medellín, Manizales, Armenia, Quindío y Montería y eventualmente en los municipios de los Departamentos de Antioquia, Caldas, Quindío, Córdoba y Risaralda, de acuerdo a las necesidades en cumplimiento de la misión del ICBF.
9. PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de ejecución del contrato será de 7 meses contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato.
Para el presente estudio xx xxxxxxx se estima un plazo de ejecución del 1 xx xxxxx de 2015 y hasta el 30 de Noviembre de 2015.
10. FORMA DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO
El valor del contrato a suscribir será hasta por el valor del presupuesto oficial, incluidos todos los costos directos e indirectos asociados a la prestación del servicio, el IVA (si aplica), y demás impuestos xx xxx.
Se pagara al contratista así:
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Modalidad de Vehículos
Los pagos se efectuarán a través de pagos mensuales vencidos, de acuerdo con la propuesta económica del contratista y los servicios efectivamente prestados.
Se reservara un valor correspondiente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, el cual se sujetará a la entrega por parte del contratista al supervisor del mismo, de la documentación necesaria para adelantar el proceso de liquidación, de conformidad con lo establecido en el Manual de contratación Resolución No.3146 del 30 xx xxxx de 2014, y en el Manual de Supervisión de Contratos y Convenios.
Los pagos que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar se compromete a efectuar, quedan sujetos al P.A.C (Programa Anual Mensualizado de Caja) de acuerdo con las normas legales vigentes, comprometiéndose a incluir las partidas necesarias en éste, así:
Los pagos se efectuarán contra presentación de factura y la certificación del revisor fiscal o representante legal según corresponda sobre el cumplimiento en el pago de los aportes de sus empleados de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y certificación del servicio prestado a satisfacción por parte de los Coordinadores Administrativos de cada Regional integrante de la Macro Región tres (3); debiendo incluir el apoyado por parte del Coordinador del Grupo de Apoyo Logístico de la Sede de la Dirección General.
El pago se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación de la factura y la certificación de cumplimiento, previa aprobación del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja).
Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elaborada(s), o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para este solo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.
11.TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES
Con el fin de conocer los riesgos que afectarían el contrato que se pretende adelantar, tanto en aspectos favorables como adversos; y con el fin de contribuir a asegurar los fines que el estado persigue con la contratación, el ICBF ha preparado este anexo, el cual permite dilucidar aspectos que deben ser considerados en la adecuada estructuración de ofertas y planes de contingencia y continuidad del proyecto.
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Para el proceso contractual cuyo objeto es Prestar el servicio de transporte público terrestre automotor especial para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a Nivel Nacional.- Macro Región Tres (3) que corresponde a las Sedes de las Regionales Antioquia, Regional Caldas, Regional Quindío, Regional Córdoba y Regional Risaralda, en atención al Artículo 4 de la ley 1150 de 2007 y al Artículo 17 del Decreto 1510 de 2013, la Entidad Estatal debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de conformidad con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.
De este modo, corresponderá al contratista seleccionado la xxxxxxxx del riesgo previsible propio de este tipo de contratación, asumiendo su costo, siempre que el mismo no se encuentre expresamente a cargo del ICBF en el Pliego de Condiciones.
Entre otros, los riesgos previsibles que deberá asumir el contratista se describen en la siguiente matriz de riesgos. Los siguientes riesgos están mencionados de manera enunciativa y explicativa sin que se encuentren agotados todos los riesgos relacionados con el objeto del proceso de selección, los cuales se entienden asumidos por el contratista salvo expresa manifestación en contrario por parte del ICBF; por consiguiente, es responsabilidad del contratista durante la etapa del proceso y hasta antes del cierre, hacer las observaciones que estime pertinentes en razón de su conocimiento especializado en el objeto del proceso de selección. El ICBF se reserva el derecho de acoger o no las observaciones que se formulen respecto de la distribución de los riesgos previsibles a cargo del contratista.
Nota: Se anexa la Matriz de Riesgos elaborada para este proceso contractual.
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Los riesgos que podrían afectar el normal desarrollo de las actividades previstas en esta contratación serían:
MATRIZ DE RIESGOS | ||||||||||||
N° | CLASE | FUENTE | ETAPA | TIPO | DESCRIPCION (Que puede pasar y como puede ocurrir) | Consecuencias de la ocurrencia del evento | PROBABILIDAD | IMPACTO | VALORACIÓN DEL RIESGO | CATEGORÍA | ¿A quién se le asignan? | Tratamiento / Controles a ser implementados |
1 | General | Externa | Ejecución | Riesgo Regulatorio | Modificaciones del régimen tributario que implique afectación a la ejecución del contrato y la prestación del servicio. | Desequilibrio de la ecuación contractual | 3 | 2 | 5 | Riesgo Medio | Contratista | Reducir las consecuencias a través de planes de contingencia |
2 | General | Externa | Ejecución | Riesgo Operacional | Enfermedad general, enfermedad profesional, accidentes de trabajo (incapacidad, discapacidad, muerte entre otros) sin que el recurso humano se encuentre efectivamente cubierto por el régimen de seguridad. | Acciones Judiciales | 3 | 1 | 4 | Riesgo Bajo | Contratista | Reducción de la probabilidad de ocurrencia del evento teniendo en cuenta actividades de seguridad industrial y realizando la constitución de la garantía contractual. |
3 | General | Externa | Ejecución | Riesgo Regulatorio | Riesgo por cambios en el régimen laboral colombiano que afecte la ejecución del contrato y la prestación del servicio. | Desequilibrio de la ecuación contractual. | 3 | 2 | 5 | Riesgo Medio | Contratista / Entidad Estatal | Mitigar las consecuencias a través de planes de contingencia. |
4 | General | Externa | Ejecución | Riesgo Operacional | Fallas en la logística y organización que afecten la ejecución del contrato. | Incumplimiento en la entrega del objeto contractual. | 3 | 2 | 5 | Riesgo Bajo | Contratista | Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento. |
5 | General | Externa | Ejecución | Riesgo Social y político | Situaciones de orden público que puedan alterar la seguridad e integridad de los bienes y personas custodiadas. | Suspensión de la ejecución del objeto contractual | 2 | 5 | 7 | Riesgo Alto | Entidad Estatal | Reducir las consecuencias a través de planes de contingencia. |
MATRIZ DE RIESGOS | ||||||||||||
N° | CLASE | FUENTE | ETAPA | TIPO | DESCRIPCION (Que puede pasar y como puede ocurrir) | Consecuencias de la ocurrencia del evento | PROBABILIDAD | IMPACTO | VALORACIÓN DEL RIESGO | CATEGORÍA | ¿A quién se le asignan? | Tratamiento / Controles a ser implementados |
6 | General | Externa | Ejecución | Riesgo de la Naturaleza | Eventos de la naturaleza fuera del control de las partes que impiden continuar con la ejecución del contrato temporal o definitivamente. | Suspensión de la ejecución del objeto contractual | 2 | 5 | 7 | Riesgo Alto | Contratista / Entidad Estatal | Reducir las consecuencias a través de planes de contingencia y mitigación |
7 | General | Externa | Ejecución | Riesgo Económico | Riesgo en el incremento de los precios xxx xxxxxxx. | Desequilibrio económico del contrato. | 3 | 2 | 5 | Riesgo Medio | Contratista / Entidad Estatal | Analizar las consecuencias en el incremento de los riesgos y mitigar a través de planes de contingencia. |
8 | Específico | Externa | Ejecución | Riesgo Operacional | Riesgo en fallas mecánicas, accidentes e infracciones de tránsito. | Imposibilidad para realizar los recorridos establecidos en el ICBF. | 3 | 3 | 6 | Riesgo Alto | Contratista | Seguimiento a la ejecución del contrato y entrega de documentos de los vehículos a tiempo. |
9 | Específico | Externa | Ejecución | Riesgo Operacional | Riesgo en vencimiento de los seguros contractuales y extra contractuales por parte de los vehículos. | Inmovilización vehículo e incumplimiento del servicio. | 2 | 3 | 5 | Riesgo Alto | Contratista | Ejercer controles en el momento de contratar y hacer seguimiento durante el contrato. |
10 | Específico | Externa | Ejecución | Riesgo Operacional | Riesgo, dejar y recoger el personal fuera de las instalaciones del ICBF. | Accidentes de tránsito o ingreso de personal ajeno al ICBF. | 1 | 2 | 3 | Riesgo Bajo | Contratista | Ejercer controles al momento de la entrada y salida de las rutas. |
11 | Específico | Externa | Ejecución | Riesgo Operacional | Riesgo, en qué los vehículos no cumplan con la capacidad de pasajeros establecida. | Sobrecupo e incumplimiento del contrato. | 1 | 2 | 3 | Riesgo Bajo | Contratista | Seguimiento a la ejecución del contrato. |
12 | Específico | Externa | Ejecución | Riesgo Operacional | Riesgo, en que el personal contratado no sea el idóneo y no tenga la experiencia exigida. | Mala prestación del servicio e incumplimiento en el objeto contractual. | 1 | 2 | 3 | Riesgo Bajo | Contratista | Obtener las hojas de vida de todo el personal contratado. |
PROBABILIDAD DEL RIESGO
NIVEL | CATEGORÍA | DESCRIPCIÓN |
1 | Raro | Puede ocurrir excepcionalmente. |
2 | Improbable | Puede ocurrir ocasionalmente |
3 | Posible | Puede ocurrir en cualquier momento futuro. |
4 | Probable | Probablemente va a ocurrir. |
5 | Casi Cierto | Ocurre en la mayoría de las circunstancias. |
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IMPACTO DEL RIESGO
IMPACTO
CLASIFICACION CUALITATIVA | Obstruye la ejecución del contrato de manera intrascendente. | Dificulta la ejecución del contrato de manera baja. Aplicando medidas mínimas se puede lograr el objeto contractual. | Afecta la ejecución del contrato sin alterar el beneficio de las partes. | Obstruye la ejecución del contrato sustancialmente pero aun así permite la consecución del objeto contractual. | Perturba la ejecución del contrato de manera grave imposibilitando la consecución del objeto contractual |
CLASIFICACIÓN MONETARIA | Los sobrecostos no representan más del uno por ciento (1%) del valor del contrato. | Los sobrecostos no representan más del cinco por ciento (5%) del valor del contrato. | Genera un impacto sobre el valor del contrato entre el cinco (5%) y el quince por ciento (15%). | Incrementa el valor del contrato entre el quince (15%) y el treinta por ciento (30%). | Impacto sobre el valor del contrato en más del treinta por ciento (30%). |
CATEGORIA | Insignificante | Menor | Moderado | Mayor | Catastrófico |
VALORACIÓN | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
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VALORACIÓN DEL RIESGO
IMPACTO | |||||||
CLASIFICACION CUALITATIVA | Obstruye la ejecución del contrato de manera intrascendente. | Dificulta la ejecución del contrato de manera baja. Aplicando medidas mínimas se puede lograr el objeto contractual. | Afecta la ejecución del contrato sin alterar el beneficio de las partes. | Obstruye la ejecución del contrato sustancialmente pero aun así permite la consecución del objeto contractual. | Perturba la ejecución del contrato de manera grave imposibilitand o la consecución del objeto contractual. | ||
CLASIFICACION MONETARIA | Los sobrecostos no representan más del uno por ciento (1%) del valor del contrato. | Los sobrecostos no representan más del cinco por ciento (5%) del valor del contrato. | Genera un impacto sobre el valor del contrato entre el cinco (5%) y el quince por ciento (15%). | Incrementa el valor del contrato entre el quince (15%) y el treinta por ciento (30%). | Impacto sobre el valor del contrato en más del treinta por ciento (30%). | ||
CATEGORIA | VALORACIÓN | Insignificante | Menor | Moderado | Mayor | Catastrófico | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||
PROBABILIDAD | Raro | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Improbable | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
Posible | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
Probable | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |
casi cierto | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
VALORACION DEL RIESGO | 8, 9 Y 10 | Riesgo Extremo |
6 y 7 | Riesgo Alto | |
5 | Riesgo Medio | |
2, 3 y 4 | Riesgo Bajo |
Nota: El nivel de probabilidad de ocurrencia de los riesgos y la afectación del contrato depende de la efectividad o no de las acciones realizadas por el contratista para eliminar o mitigar, según sea el caso, los riesgos que se presenten durante la ejecución del contrato.
Nota: Se aclara que los anteriores riesgos están mencionados de manera enunciativa y explicativa sin que se entiendan agotados todos los riesgos inherentes y relacionados con el objeto de la presente contratación, los cuales se entienden asumidos por el contratista salvo expresa manifestación en contrario por parte del ICBF; por consiguiente, es responsabilidad del (os) proponente(s) durante la etapa del proceso y hasta antes del cierre, hacer las observaciones que estime pertinentes en razón de su conocimiento especializado del servicio objeto de esta contratación. El ICBF se reserva el derecho a acoger o no las observaciones que se formulen acerca de la distribución de los riesgos previsibles a cargo del contratista.
El nivel de probabilidad de ocurrencia de los riesgos y la afectación del contrato depende de la efectividad o no de las acciones realizadas por el contratista para eliminar o mitigar, según sea el caso, los riesgos que se presenten durante la ejecución del contrato
12. ANEXOS
Anexo 1 – Asignación y Trayectos frecuentes Macro Región Tres (3). Anexo 2 – Perfiles mínimos requeridos para la prestación del servicio.
13. ACEPTACIÓN CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
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Señor proveedor o contratista potencial: Al remitir cotización y/o propuesta, usted está aceptando que la misma cumple con la totalidad de los requerimientos incluidos en el presente documento y que incluye la totalidad de costos y gastos, directos e indirectos, así como los impuestos, asociados a la ejecución del contrato. Así mismo, que en caso de resultar adjudicatario del proceso de selección correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, con las condiciones técnicas descritas en el presente documento.
Elaboró | Elaboró | Reviso | Aprobó |
Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Profesional Grupo de Apoyo Logístico | Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Profesional Grupo de Apoyo Logístico | Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Coordinador Apoyo Logístico | Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx Dirección Administrativa |