ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CONTRATACIÓN DE “CONSTRUCCION DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS DE LA ESE HOSPITAL ROSARIO PUMAREJO DE LOPEZ.
ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CONTRATACIÓN DE “CONSTRUCCION DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS DE LA ESE HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX.
La Empresa Social del Estado mediante el presente documento define la necesidad y analiza la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación que a continuación se define:
1. JUSTIFICACION
Con la promulgación de la Constitución Política de 1991, en su artículo 48 se estableció que la seguridad Social en Colombia es un servicio público de carácter obligatorio, que se presta bajo la dirección, coordinación y control del Estado, en sujeción a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad.
Dicho servicio se encuentra formalizado mediante la ley 100 de 1993 y sus respectivos decretos reglamentarios, en el cual se pretende garantizar la mejor prestación de los servicios de salud a los usuarios, así como la auto sostenibilidad económica y financiera de las instituciones que participan en el sector, forjando pro parte de la ley 715 de 2001 un nuevo marco operativo, financiero e institucional para el sector salud.
Por su parte, la ley 100 de 1993 creó las denominadas Empresas Sociales del Estado, conformadas especialmente por hospitales regionales, universitarios y especializados y por hospitales locales encargados de prestar servicios de salud a la población.
El Hospital XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX, es una empresa Social del Estado, con categoría especial de entidad pública descentralizada del orden Departamental, dotada de personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, cuyo fin social es la prestación de servicios de salud, ambulatorios, hospitalarios y urgencias médicas en genera; tiene por objeto la prestación de servicios de salud, entendidos como servicio público esencial a cargo del Departamento y como parte del servicio público de la seguridad social, en los términos de la ley 100 de 1993.
En ese orden de ideas, el Hospital ROSARIO PUMARJEO XX XXXXX es una empresa social que brinda servicios de salud de mediana complejidad, en busca siempre del cumplimiento de la ley, ahonda en la necesidad de realizar la construcción del archivo de historias clínicas a través de un proyecto que satisfaga las necesidades que actualmente presenta esa clase de documentos en relación a la protección y conservación.
La ESE HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX aparte de contar con áreas de archivo para el almacenamiento de historias clínicas de los pacientes que han asistido a la institución, es de aclarar que cada uno de estos no cumple con la normatividad vigente que deben cumplir las áreas de conservación y de almacenamiento de documentos establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN) en el acuerdo 037 del 20 de septiembre de 2002, también es válido mencionar que estas áreas actualmente se encuentran represadas y desorganizadas por la falta de organización y distribución interna de las historias clínicas y la forma improvisada de conservación.
2. NECESIDAD.
El Hospital Xxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxx debe contar dentro su infraestructura con un área exclusivamente para ejercer las funciones propias de archivo, en este caso para el archivo de las historias clínicas, a la fechas se cuentan con varias bodegas, espacios, consultorios, oficinas y otras áreas donde se encuentran almacenadas este tipo de material sin cumplir con las normas de conservación y protección de los documentos como lo exige la norma.
Actualmente la ESE HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX, no cuenta con archivo de historias clínicas que cumpla con las disposiciones vigentes, referentes a la producción, tramite, custodia y conservación de los documentos, ni con las instalaciones adecuadas y necesarias para la custodia y disposición final de los archivos.
Por lo anterior se requiere iniciar un proceso que permita solucionar y mejorar el funcionamiento de la oficina de archivo de historias clínicas de la Entidad y así poder cumplir con la normatividad vigente en esta área.
La ESE HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX, aparte de contar con el personal idóneo para lograr sus objetivos debe contar con las herramientas de apoyo necesarios mediante los cuales realiza actividades ejercidas en cada uno de los centros de producción. De no adquirirse ni contar con las herramientas necesarias para el ejercicio, se vería afectado de manera grave en perjuicio del interés público, en especial para el desarrollo y ejecución de las diferentes tareas, actividades y procesos que se desprenden de cada actividad.
Es procedente el realizar dicha contratación, de acuerdo a los planes de acción, a los objetivos establecidos en el plan estratégico y a las metas programadas para la presente vigencia en materia de fortalecimiento de la entidad, en cuyo propósito se han formulado igualmente acciones de mejoramiento.
Que para tal efecto, la empresa cuenta con los recursos disponibles para adelantar el respectivo proceso contractual, tal como se establece en el certificado de Disponibilidad, expedido por el Jefe de Presupuesto.
Con la Constitución Política de 1991 se reforma el sistema de salud en Colombia puesto que los principios que los rigen se convierten en derechos fundamentales para toda la sociedad. El objeto de la reforma del Sistema de salud está encaminado a mejorar las condiciones de salud en la población en términos de cobertura, calidad y equidad en la prestación de los servicios de promoción, prevención, tratamiento y rehabilitación, y así contribuir al desarrollo social y económico del país.
Por lo tanto es indispensable que ESE cuente con unas instalaciones en las áreas descritas, que permitan una adecuada estructura propias de archivo implica aspectos constructivos vinculados a su funcionalidad, medidas adecuadas para garantizar la conservación y la seguridad de los materiales que se van a custodiar, cumpliendo con las características estructurales, de distribución y de comunicación especificas propias de una institución de archivo, también con la previsión de las intervenciones que hay que llevar a cabo para asegurar la protección y conservación de documentos.
3. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
De conformidad con lo previsto en los artículos 194 y 195 de la ley 100 de 1993, el régimen jurídico aplicable al contrato que se celebre con ocasión del presente proceso, será del derecho privado, en concordancia con el manual de contratación de la E.S.E HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX, adoptado por la Junta Directiva Mediante Acuerdo No 0174 de 2011 y por la ley 80 de 1993 solo en cuanto a las cláusulas exorbitantes.
Atendiendo la cuantía, el objeto de la contratación y lo señalado en el Estatuto de contratación de la E.S.E, esta contratación debe llevarse a cabo por el procedimiento de invitación a cotizar con un número no inferior a dos (2) ofertas.
Podrán participar todas las personas naturales, jurídicas nacionales, extranjeras, en consorcio o unión temporal que cumplan con los requerimientos establecidos en la solicitud de cotización y la legislación vigente para su funcionamiento según la persona jurídica de que se trate.
4. DESCRIPCION OBJETO ESPECIFICACIONES DEL MISMO Y CONTRATO A CELEBRAR.
ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CONTRATACIÓN DE “CONSTRUCCION DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS DE LA ESE HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX.
4.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
1.- Cumplir con el objeto del contrato, conforme a los documentos del proceso de contratación respectivo y la propuesta.
2.- Presentar en el plazo establecido, los documentos y cumplir con los requisitos de orden técnico, exigidos como condición previa e indispensable para suscribir el acta de iniciación del contrato.
3.- Cumplir con lo pactado en el contrato con suma diligencia y cuidado, ofreciendo las mejores condiciones de calidad, ejecutándolo oportuna e idóneamente, con lealtad y buena fe, evitando dilaciones.
4. Acatar las instrucciones sugerencias observaciones y orientaciones escritas del supervisor del contrato.
5.- Responder por escrito las observaciones y salvedades que el supervisor xxxx.
6.- Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones.
7.- Mantener la reserva profesional sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo del objeto del contrato.
8.- Mantener vigentes todas las garantías que amparan el contrato en los términos del mismo.
9.- Cumplir con los aportes al Sistema General de Seguridad social en Salud y aportes parafiscales en los términos de la ley 789 del 2002, el decreto 1703 del 2002 y demás normas concordantes, requisito que deberá tener en cuenta la ejecución y liquidación del contrato.
10.- Las demás que por ley o contrato le correspondan.
5. PLAZO DE EJECUCION Y VIGENCIA CONTRACTUAL.
El plazo de ejecución del presente contrato será de Ciento Cincuenta y Cuatro (154) días calendarios contados a partir de la expedición del Registro presupuestal, aprobación de la garantía única.
Garantía del servicio de veinticuatro (24) meses
6. LUGAR DE EJECUCION Y DOMICILIO CONTRACTUAL.
El objeto del contrato será ejecutado en las instalaciones de la E.S.E HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX. Costado este del área de urgencias y parte trasera del área de consulta externa.
Para todos los efectos legales derivados de la celebración de ejecución, terminación o liquidación del contrato, se entenderá que el domicilio contractual será la ciudad de Valledupar (Cesar).
7. ANALISIS QUE SOPORTAN EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.
El valor estimado del contrato por parte de la E.S.E HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX se encuentra soportado en la siguiente información:
7.1 SOPORTE ECONOMICO.
Económicamente, el valor del contrato se obtuvo a través del contrato de consultoría para el estudio y diseños para la construcción del archivo de historias clínicas (Contrato de consultoría No 100 de 2013). De igual forma se tuvieron en cuenta los recursos disponibles con que cuenta la E.S.E para desarrollar el objeto a contratar, por lo que se estima el valor del contrato a celebrar en la suma de SEISCIENTOS DIECISIETE MILLONES SETECIENTOS SETENTA Y
TRES MIL DOSCIENTOS VEINTITRES PESOS ($ 617.773.223) los cuales se discriminaran de la siguiente manera:
1- Preliminares: Ocho millones trescientos sesenta y nueve mil cuatrocientos sesenta y cuatro pesos ($8.369.464).
2- Obras Exteriores: Cincuenta y cuatro millones ciento ochenta y cinco mil ochocientos veinte pesos ($ 54.185.820)
3- Cimentación y estructuras: Ciento setenta y dos millones trescientos sesenta y un mil ciento cuarenta y dos pesos ($ 172.361.142)
4- Mampostería: Setenta millones cuatrocientos sesenta y ocho mil seiscientos ochenta y un pesos ($ 70.468.681)
5- Carpintería Metálica y Ventanería: Diecinueve millones seiscientos diez mil doscientos ochenta y seis pesos ($ 19.610.286)
6- Instalaciones Hidrosanitarias: Seis millones seiscientos ochenta y seis trescientos ochenta y cinco pesos ($ 6.686.385)
7- Instalaciones Eléctricas: Treinta y siete millones cuatrocientos setenta y seis mil novecientos treinta y dos pesos ($ 37.476.932)
8- Cielo Raso e Impermeabilizaciones: Diecinueve millones ochocientos treinta y cinco mil sesenta y tres pesos ($ 19.835.063)
9- Enchapes y pisos: Treinta y cinco millones novecientos veintidós mil seiscientos siete pesos ($ 35.922.607)
10- Acabados: Cuarenta millones ciento sesenta mil sesenta y dos pesos ($ 40.160.062)
11- Red Contraincendio: Siete millones setecientos veinticuatro mil quinientos cincuenta y dos pesos ($ 7.724.552)
12- Sistema de Aire Acondicionado: Dieciséis millones cuatrocientos ocho mil ochenta y cuatro pesos ($ 16.408.084)
Lo anterior corresponde a un valor de cuatrocientos ochenta y nueve millones doscientos nueve mil setenta y ocho pesos ($ 489.209.078)
13- Administración 12% = Cincuenta y ocho millones setecientos cinco mil ochenta y nueve pesos ($ 58.705.089)
14- Imprevistos 5% = Veinticuatro millones sesenta mil cuatrocientos cincuenta y cuatro pesos ($ 24.060.454)
15- Utilidad 8% = Treinta y nueve millones ciento treinta y seis mil setecientos veintiséis pesos ($ 39.136.726)
16- IVA Sobre la Utilidad 16% = Seis millones doscientos sesenta y un mil ochocientos setenta y seis pesos ($ 6.261.876)
Para un total de SEISCIENTOS DIECISIETE MILLONES SETECIENTOS SETENTA Y TRES MIL DOSCIENTOS VEINTITRES PESOS ($ 617.773.223).
8. PRESUPUESTO DE LA CONTRATACION.
Teniendo en cuenta los cálculos realizados por la E.S.E, el presupuesto oficial de la contratación es de SEISCIENTOS DIECISIETE MILLONES SETECIENTOS SETENTA Y TRES MIL DOSCIENTOS VEINTITRES PESOS ($ 617.773.223)
VALOR DEL CONTRATO.
El valor del contrato será aquel que se haya propuesto por el oferente adjudicatario en su propuesta económica.
9. IMPUTACION PRESUPUESTAL.
El pago del valor total del contrato está amparado con el certificado de disponibilidad presupuestal anexo a los documentos que hacen parte integral del contrato.
10. FICHA TÉCNICA.
11. ANTICIPO.
El Hospital entregara al Contratista el cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato a título de anticipo; El contratista destinará los dineros entregados como anticipo para el cubrimiento de los costos iniciales en que este debe incurrir para la ejecución del objeto contractual, como la compra de equipos, compra de herramientas, insumos, materiales, la contratación de personal profesional, técnico y/o auxiliar y el costo del transporte tanto de los materiales de obra como del personal de trabajo hasta el sitio.
12. MANEJO DEL ANTICIPO.
EL CONTRATISTA se obliga a manejar los recursos provenientes del anticipo en una cuenta bancaria exclusivamente para esos dineros. El anticipo no podrá ser destinado a fines distintos de los gastos relacionados directamente con el objeto contratado, so pena de que ESE haga efectiva la póliza de buen manejo y correcta inversión del anticipo. El contratista deberá presentar un Plan de Inversión del Anticipo, el cual deberá ser aprobado por el Supervisor del contrato designado por la ESE, en forma previa a su desembolso. En dicho plan no se podrá incluir gastos de legalización del contrato.
13. FORMA DE PAGO.
La E.S.E HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX, pagará al contratista el valor total del contrato mediante la presentación de actas parciales de obra, y del acta de entrega final de la obra para efectos del pago final, previo cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) Que el contratista levante un Acta parcial de obra especificando: cantidades ejecutadas, su valor unitario, su valor total, el número de acta y su fecha de elaboración, las observaciones y/o salvedades del caso, la firma del contratista y la firma del supervisor y/o interventor del contrato manifestando su aprobación.
b) Que se aporte la constancia de los aportes al sistema de seguridad social integral y el pago de sus obligaciones parafiscales.
c) Que se presente la cuenta de cobro y/o la factura respectiva.
d) Certificación del supervisor del contrato.
14. AMORTIZACIÓN DEL ANTICIPO.
El valor entregado como anticipo será amortizado mediante deducciones del CINCUENTA (50%) POR CIENTO del valor de cada acta de pago, hasta completar el Cien (100%) por ciento de la suma dada como anticipo.
15. SUPERVISION.
La supervisión del contrato estará a cargo del profesional universitario en sistemas quien tendrá las siguientes funciones:
1.- Certificar el cumplimiento del contrato.
2.- Informar a la Oficina xx XXX y apoyo jurídico, el cumplimiento del mismo en caso de que se presente, para que esta dependencia, tome las medidas a las que haya lugar.
3.- Elaborar las actas de inicio, supervisión, terminación y liquidación del contrato cuando corresponda.
4.- Orientar y coordinar la forma técnica en la que debe cumplirse el objeto contractual.
5.- Verificar el cumplimiento del pago de seguridad social y parafiscal por parte del contratista.
Como soporte en cumplimiento del Manual de contratación articulo 31. PARÁGRAFO: La ESE por no contar dentro de su planta de personal con funcionarios suficientes o con el perfil adecuado, podrá contratar la interventoría en forma externa, para lo cual en el desarrollo del presente se soportara con un profesional de la Arquitectura.
16. FACTORES DE SELECCIÓN.
De conformidad con el estatuto interno de contratación de la E.S.E, para este tipo de procesos los factores de selección serán el menor precio ofrecido.
En atención a las disposiciones normativas anteriores, EL MENOR PRECIO será el factor que permitirá identificar la oferta más favorable para la E.S.E HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX, y por ende, el factor de selección del contratista.
Así las cosas la capacidad jurídica, la acreditación de la experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje.
Capacidad jurídica: El oferente no debe estar impedido por causa de inhabilidad o incompatibilidad para contratar, especialmente las previstas en la constitución política de Colombia y en la ley 80 de 1993 artículo 8; igualmente debe estar inscrito en el registro Único de Proponentes en las actividades, especialidades y grupos requeridos.
Cuando se trate de persona jurídica, quien presenta la propuesta debe estar autorizado para comprometer la firma por el valor de la propuesta. En caso de requerir el representante legal autorización para celebrar contratos, a partir determinada cuantía, conforme al acto de la persona jurídica, deberá adjuntar la respectiva autorización, para la presentación de la oferta y la suscripción del contrato que se llegare adjudicar como resultado del presente proceso de contratación. El acta que para el efecto se soporte deberá cumplir con los requisitos y formalidades establecidos en el código del comercio.
Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no será inferior al plazo del contrato y un año más, contado a partir de la fecha de cierre del presente proceso de contratación.
Condiciones de experiencia: Los proponentes interesados deberán contar con una experiencia general y una específica.
17. GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL.
El contratista se obliga para que dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato constituir a favor del HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX las garantías únicas de cumplimiento otorgadas a través de una compañía de seguros o entidades bancarias cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Bancaria que ampare los siguientes riesgos:
1) CUMPLIMIENTO en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con vigencia igual al mismo y cuatro (04) meses más, contado a partir de su perfeccionamiento.
2) BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL ANTICIPO: para cubrir a la entidad de los perjuicios sufridos con ocasión de la no inversión, el uso indebido y la apropiación indebida que el contratista haga de los dineros que sean entregados en calidad de anticipo para la ejecución del contrato, por el cien por ciento (100%) de la suma de dinero entregado a título de anticipo y cuya vigencia deberá ser igual al plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.
3) ESTABILIDAD DE LA OBRA: Para mitigar este riesgo, el contratista deberá constituir a favor de la ESE HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX, una póliza que ampare la estabilidad de la obra equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (3) años más.
4) PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES, en cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del mismo, por el término de duración del contrato y tres años más.
5) RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200smlmv), por el término de ejecución del contrato.
Atentamente,
Original Firmado