PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES DE ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN

TÉRMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN PÚBLICA 003 DE 2018

OBJETO

EL PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES DE ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN ESTA INTERESADO EN RECIBIR PROPUESTAS PARA CONTRATAR LA ADMINISTRACIÓN, MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, CUSTODIA, CONSULTA Y PRÉSTAMO DE LOS FONDOS DOCUMENTALES Y LOS MEDIOS MAGNÉTICOS DE ADPOSTAL, ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN Y EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, SIGUIENDO LOS LINEAMIENTOS DE LA LEY 594 DE 2000, EL ACUERDO 008 DE 2014 EXPEDIDOS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, EL DECRETO 1080 DE 2015 EMITIDO POR EL MINISTERIO DE CULTURA Y DEMÁS NORMAS CONCORDANTES.

Bogotá, D.C., 01 xx xxxxx de 2018

INTRODUCCIÓN

1. El Gobierno Nacional a través del Decreto 2853 del 25 xx xxxxxx de 2006, suprimió la ADMINISTRACIÓN POSTAL NACIONAL – ADPOSTAL, y ordenó su liquidación.

2. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 2853 del 25 xx xxxxxx de 2006, se designó como liquidador de la ADMINISTRACIÓN POSTAL NACIONAL – ADPOSTAL, a la FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A.

3. Mediante Decreto 3058 del 20 xx xxxxxx de 2008, se prorrogó el proceso liquidatorio de Adpostal por un término de cinco (5) meses.

4. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 35 del Decreto Ley 254 de 2000, modificado por el artículo 19 de la Ley 1105 de 2006, a la terminación del plazo de la liquidación, el liquidador podrá celebrar contratos xx xxxxxxx mercantil con una entidad fiduciaria, en virtud de la cual se transfieren al Patrimonio Autónomo, los activos de la liquidación, con el fin de que se destinen a los fines señalados en la citada disposición.

5. El Patrimonio Autónomo de Remanentes PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, fue constituido mediante Contrato xx Xxxxxxx Mercantil No. 31917 del 29 de diciembre de 2008, celebrado entre el apoderado de la liquidación a cargo de FIDUPREVISORA S.A., y la FIDUCIARIA FIDUAGRARIA S.A., cuyo objeto está destinado a: “ (a) La cesión legal en los contratos que se encuentren vigentes a la fecha del cierre del proceso liquidatorio, que hayan sido suscritos por ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN y que identifique previamente el liquidador, asumiendo de esta manera el Patrimonio Autónomo de Remanentes PAR las obligaciones y derechos de la entidad contratante conforme el acta de subrogación de contratos que hace parte integral (Anexo 1) del contrato; (b) Atender y vigilar los procesos judiciales, administrativos o de otro tipo que se hayan iniciado contra la entidad en liquidación con anterioridad al cierre del proceso liquidatorio y la extinción jurídica de ADPOSTAL en liquidación o los que llegaren a iniciarse después de producido el cierre de ADPOSTAL en liquidación siempre y cuando éstos se inicien en contra del patrimonio autónomo; (c) Informar las eventualidades jurídicas al Ministerio de Comunicaciones para que éste constituya las provisiones correspondientes y darle traslado de las obligaciones remanentes y contingentes a cargo de ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN en el momento que se hagan exigibles; (d) Administrar y enajenar los activos remanentes transferidos al Patrimonio Autónomo conforme las directrices que en su momento imparta el comité fiduciario, y (e) Asumir y ejecutar las demás obligaciones remanentes a cargo de ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN posteriores al cierre del proceso liquidatorio que se indique en el contrato xx xxxxxxx mercantil.

6. Mediante escritura pública No. 0133 del 01 de febrero de 2016, otorgada en la Notaría Cincuenta y Nueve del Circulo de Bogotá, el Representante Legal de la Sociedad FIDUAGRARIA S.A., confirió poder general a la Doctora XXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXXXX, para desarrollar todos los actos y contratos que sean necesarios en la ejecución del contrato xx xxxxxxx.

7. Mediante Otrosí Nro. 11 de 29 de diciembre de 2017, se prorrogó hasta el 31 de diciembre de 2018, la duración del contrato xx Xxxxxxx Mercantil Nro. 31917 del 29 de diciembre de 2008.

8. El literal d) del numeral 3.4 del contrato xx xxxxxxx mercantil, antes mencionado, establece que el Patrimonio Autónomo de Remanentes de Adpostal en Liquidación, debe “celebrar, elaborar y suscribir los contratos que se requieran para el cabal cumplimiento de las obligaciones asumidas para la ejecución del contrato como administrador del Patrimonio Autónomo de Remanentes -PAR-”.

9. El literal c) del numeral 3.8 del contrato xx xxxxxxx mercantil antes mencionado, establece que el Patrimonio Autónomo de Remanentes de Adpostal en Liquidación debe administrar la información, registro y archivo relativo con la información laboral de los ex funcionarios de Adpostal en Liquidación.

10. El literal a) del numeral 3.10 del contrato xx xxxxxxx mercantil antes mencionado, establece que el Patrimonio Autónomo de Remanentes de Adpostal en Liquidación, debe administrar y conservar en forma clasificada y organizada los documentos y la información relativa a las operaciones que se adelanten en desarrollo del contrato fiduciario, de acuerdo a las normas exigidas por el Archivo General de la Nación.

Teniendo en cuenta lo anterior, sabiendo que el Patrimonio Autónomo de Remanentes de Adpostal en Liquidación, carece de personal de planta y por ende no cuenta con una estructura permanente que desarrolle esta actividad, se hace necesario contratar una empresa con la experiencia y la capacidad logística para custodiar, mantener y administrar los archivos de ADPOSTAL, ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN Y EL PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES DE ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN.

RECOMENDACIONES

El Patrimonio Autónomo de Remanentes de Adpostal en Liquidación, está interesado en contratar la custodia, mantenimiento y administración de los fondos documentales y los medios magnéticos de Adpostal, Adpostal en liquidación y el PAR Adpostal en Liquidación, siguiendo los lineamientos de la Ley 594 de 2000, el Acuerdo 008 de 2014 expedidos por el Archivo General de la Nación, el decreto 1080 de 2015 emitido por el Ministerio de Cultura y demás normas concordantes.

Si se encuentra interesado en participar en el presente proceso de contratación, puede presentar de acuerdo con el cronograma, una propuesta acompañada de todos los documentos, formatos y anexos requeridos en los presentes términos de referencia, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Efectúe la lectura completa y exhaustiva de todo el documento y sus adendas (si las hay), antes de contestar.

2. Responda punto por punto, siguiendo estrictamente el orden y numeración establecidos en este documento, indicando precisa y claramente todos los datos solicitados. EL PAR ADPOSTAL considerará las repuestas tales como “Hemos tomado atenta nota”, “Entendido” y “Enterado”, como aceptación del numeral correspondiente.

3. Cuando un numeral exija el suministro de información o documentos, éstos deberán ser suministrados en las condiciones o con el lleno de los requisitos establecidos.

4. Verifique que no está incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad generales, ni específicas para contratar.

5. Xxxxxx si cumple con las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados.

6. Suministre la información y documentación exigida y verifique la vigencia de tales documentos, en los casos que sea requerido.

7. Siga las instrucciones que se imparten para la elaboración de su propuesta.

8. Los vocablos, PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES DE ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, PAR o PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, tendrán igual significado. Así mismo, se tendrán como equivalentes entre sí, las expresiones proponente, oferente o similar, usados en el presente documento.

9. Tenga presente el lugar, fecha y hora de entrega de la propuesta prevista para la presente Invitación. EN NINGÚN CASO, SE RECIBIRÁN PROPUESTAS FUERA DEL TÉRMINO Y LUGAR DIFERENTE AL ESTIPULADO EN EL PRESENTE DOCUMENTO.

10. Toda consulta deberá formularse por escrito. No se atenderán consultas personales, ni telefónicas. Ningún convenio verbal con el personal del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, antes o después de la firma del contrato, podrá afectar o modificar los términos y obligaciones aquí estipuladas.

11. Los proponentes, con la sola presentación de su propuesta, autorizan al PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN para verificar toda la información que suministren.

12. Cuando se presente inexactitud en la información suministrada por el proponente o en la de uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal, el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN no evaluará la propuesta y dará aviso a las autoridades competentes.

13. Cuando se hable de días hábiles, éstos no comprenderán los xxxxxxx, xxxxxxxx ni festivos.

14. El horario es el comprendido entre las 8:00 horas y las 17:00 horas.

15. Toda comunicación enviada por los interesados en presentar propuesta deberá ser dirigida a la Apoderada General del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, Doctora XXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXXXX, y radicarse en la oficina de CORRESPONDENCIA, ubicada en la calle 12 X Xx. 0-00, Xxxx 0, Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx xx Xxxxxx, X.X., o al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxx@xxx-xxxxxxxx.xxx.xx, único correo habilitado para recibir y enviar información referida a la presente invitación. Cualquier información remitida a una dirección diferente a ésta se tendrá por no recibida.

16. Cuando exista diferencia entre los valores indicados en letras y en números, se tendrán en cuenta los expresados en letras.

17. Dentro del plazo establecido para adelantar la evaluación de las propuestas, el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN podrá solicitar por escrito a los proponentes, aclaraciones respecto de la propuesta presentada, las cuales deberán ser atendidas por escrito dentro del término que se fije para tal fin en la respectiva solicitud. Las aclaraciones que se alleguen, no podrán modificar, completar o adicionar la propuesta presentada. Adicionalmente, el PAR podrá solicitar información o documentos, siempre y cuando, éstos últimos no sean necesarios para la comparación de las propuestas y no

constituyan cumplimiento de condiciones o requisitos que sean puntuables para la calificación de la propuesta. Si el proponente no responde dentro del plazo establecido por el PAR, la propuesta NO SERÁ OBJETO DE EVALUACIÓN.

CAPÍTULO I

1 ASPECTOS GENERALES DE LA INVITACIÓN

1.1 OBJETO

El Patrimonio Autónomo de Remanentes de Adpostal en Liquidación está interesado en contratar la administración, mantenimiento, actualización, custodia, consulta y préstamo de los fondos documentales y los medios magnéticos de Adpostal, Adpostal en Liquidación y el PAR Adpostal en Liquidación, siguiendo los lineamientos de la Ley 594 de 2000, el Acuerdo 008 de 2014 expedidos por el Archivo General de la Nación, el Decreto 1080 de 2015 emitido por el Ministerio de Cultura y demás normas concordantes; para lo cual recibirá propuestas según lo establecido en los presentes términos de referencia .

1.2 DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS Y SERVICIOS

Los archivos objeto de la administración, almacenamiento, mantenimiento, custodia y consulta de Adpostal, Adpostal en liquidación y el PAR de Adpostal en Liquidación son:

 Documentos de Adpostal antes de la Liquidación: Son todos los documentos generados hasta el 00 xx xxxxxx xx 0000, xxx xxxxxx están debidamente organizados con base en las series documentales definidas en las tablas de valoración documental de Adpostal.

 Documentos del proceso liquidatorio: son todos los documentos generados desde el 26 xx xxxxxx de 2006 hasta el proceso liquidatorio de la entidad, incluido el expediente de la liquidación con sus reclamaciones y soportes, los cuales están organizados según las series documentales definidas en las tablas de retención documental de Adpostal en Liquidación.

 Documentos del Patrimonio Autónomo de Remanentes de Adpostal en Liquidación: son todos los documentos que se vienen generando desde el 1º de enero de 2009.

1.3 DURACIÓN DEL CONTRATO

La propuesta debe garantizar el cumplimiento de todos los compromisos de almacenamiento, custodia, mantenimiento, administración, actualización y consulta sobre los volúmenes contemplados en el Numeral 4.2 de estos términos de referencia y los que sean inherentes a su objeto, por el periodo comprendido entre el 01 xx xxxx de 2018 y el

31 de diciembre del mismo año, o hasta agotar los recursos asignados, lo que ocurra primero.

Adicionalmente, el contrato podrá darse por terminado de forma anticipada, por fuerza mayor en caso de que se decida dar por terminada la operación del PAR, antes del 31 de diciembre de 2018.

1.4 RÉGIMEN LEGAL APLICABLE

El proceso de selección y el contrato que se celebre, estarán sometidos a las disposiciones consagradas en el derecho privado y en el manual de contratación adoptado por el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, así como a lo contemplado en los presentes términos de referencia.

1.5 NATURALEZA DE LA INVITACIÓN

Este proceso de invitación y los documentos que se originen o emitan en desarrollo de la misma, no implican la realización de un compromiso contractual por parte del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN. En ese sentido, el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN podrá

suspender o dar por terminado el presente proceso de selección, cuando así lo estime conveniente sin que tenga responsabilidad precontractual alguna, o haya lugar al pago de indemnización o reconocimiento alguno en favor de los participantes.

La apertura de la invitación y la presentación de oferta, no obligan al PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN a adjudicar el contrato.

1.6 DOCUMENTOS DE LA INVITACIÓN

A. Los términos de referencia con todos sus anexos.

B. El Anexo Técnico de los procesos archivísticos, a ser aplicados en la administración y mantenimiento de los archivos y documentos, así como la de los procesos de conservación de los documentos en todos sus soportes, incluidos en el Anexo 5.

C. Las adendas, con sus anexos (si las hubiere).

D. Las propuestas, con todos sus anexos.

E. Los informes de evaluación de las propuestas.

F. La comunicación de selección de proponente.

G. Los demás documentos relacionados con el proceso.

1.7 PRESUPUESTO OFICIAL

Para la ejecución del contrato resultante de la presente invitación, El PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN cuenta con un presupuesto de CUATROCIENTOS TREINTA MILLONES DE PESOS ($430.000.000,00) M/CTE., INCLUIDO EL IVA y demás impuestos, tasas o contribuciones a que haya lugar y de cualquier orden.

Para el efecto, el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal Nº 56 xx xxxxx 01 de 2018.

Cualquier propuesta que exceda el presupuesto oficial asignado, NO SERÁ OBJETO DE EVALUACIÓN.

1.8 COSTOS DE PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

El PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN no será responsable ni asumirá costo alguno, por los gastos en que se incurra con ocasión de la preparación y presentación de las propuestas; los costos serán por cuenta exclusiva y riesgo del OFERENTE.

1.9 VALIDEZ DE LA OFERTA

La oferta deberá tener una validez mínima de dos (2) meses contados a partir de la fecha de cierre de la invitación. Con la presentación de la oferta se entenderá que el proponente la mantiene por este plazo.

1.10 CRONOGRAMA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

ETAPA	FECHA INICIAL	FECHA FINAL
Apertura y publicación de términos de referencia	Lunes 0 xx xxxxx xx 0000
Xxxxx máximo para solicitar aclaraciones a los Términos de Referencia	Hasta las 16:00 horas del jueves 0 xx xxxxx xx 0000
Xxxxx para dar respuesta a las observaciones recibidas	Desde el viernes 9 xx xxxxx de 2018	Hasta el martes 13 xx xxxxx de 2018
Publicación de adendas	Hasta la adjudicación o informe final. Se precisa, que la única forma de modificar lo establecido en los Términos de Referencia es a través de ADENDAS, las cuales, en el evento de emitirse, serán publicadas.
Recepción de propuestas y cierre	Hasta el martes 20 xx xxxxx de 2018 a las 10:00 horas

ETAPA	FECHA INICIAL	FECHA FINAL
Plazo de evaluación de las propuestas, solicitud de aclaraciones por parte del PAR Adpostal en Liquidación y respuesta de los oferentes	Desde el martes 20 xx xxxxx de 2018	Hasta el martes 10 xx xxxxx de 2018
Publicación de resultados	Miércoles 11 xx xxxxx de 2018.
Observaciones	Desde el miércoles 11 xx xxxxx de 2018	Hasta las 17:00 horas el viernes 13 xx xxxxx de 2018
Respuesta a las Observaciones	Desde el viernes 13 xx xxxxx de 2018	Hasta el miércoles 18 xx xxxxx de 2018
Adjudicación o declaratoria de desierto	Lunes 23 xx xxxxx de 2018 a las 16:00 horas.
Suscripción del contrato	Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la adjudicación del proceso.

1.10.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DEL CRONOGRAMA

 Apertura y Publicación

La presente Invitación Pública se abre a partir del día lunes 5 xx xxxxx de 2018, con la publicación de los Términos de Referencia en las siguientes páginas web: xxxx://xxx.xxx.xxxxxxxx.xxx.xx link Contratación xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/ y SECOP.

 Aclaraciones a los Términos de Referencia

Si algún interesado tuviera dudas sobre el contenido o alcance de los términos de referencia, deberá comunicarlo al PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, hasta el jueves 8 xx xxxxx de 2018, a las 16:00 horas.

Toda aclaración se deberá solicitar mediante comunicación escrita, radicada en la oficina de Correspondencia del PAR, ubicada en la Xxxxx 00 X Xx 0-00 xxxx 0, Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx xx Xxxxxx. X.X., o vía correo electrónico a xxxxxxxxxxxxxx@xxx-xxxxxxxx.xxx.xx El PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN tendrá por no recibidas y no dará respuesta a las solicitudes o consultas presentadas con posterioridad al plazo y hora señalados, ni se aceptarán reclamaciones posteriores, por hechos que debieron haber sido objeto de aclaración, durante el plazo indicado para tal fin.

EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN se reserva el derecho de hacer las aclaraciones o

modificaciones que considere necesarias mediante ADENDAS, las cuales, en el evento de emitirse, serán debidamente publicadas. Las respuestas a las observaciones formuladas serán publicadas en las siguientes páginas web:

xxxx://xxx.xxx.xxxxxxxx.xxx.xx link Contratación

xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/ y SECOP.

Para la presentación de la propuesta, los proponentes deberán tener en cuenta las modificaciones o aclaraciones, que el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN efectúe a los términos de referencia.

 Recepción de propuestas

El proponente deberá presentar su propuesta en original hasta el día martes 20 xx xxxxx a las 10:00 horas, en la Oficina de Correspondencia del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, ubicada en la calle 12 C Nº 8-39 piso 5 Edificio Sabana Royal en la ciudad de Bogotá

D.C. La hora límite para la presentación de propuestas se verificará con el reloj de la hora oficial del sitio de internet xxxx://xxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/. Realizado el cierre de la invitación, el Profesional Jurídico levantará un acta en la que hará constar la totalidad de las propuestas presentadas, el número de folios y el nombre de cada proponente.

 Evaluación de propuestas

El PAR Adpostal realizará la evaluación de las propuestas, incluida la visita técnica de las instalaciones donde se realizará la custodia y administración de los fondos documentales desde el día martes 20 xx xxxxx a las 14:00 horas hasta el martes 10 xx xxxxx de 2018. En este período el PAR Adpostal en Liquidación podrá solicitar las aclaraciones a las propuestas presentadas, las cuales deben ser atendidas por el oferente en el mismo período.

 Publicación de resultados

Los resultados de la evaluación de las propuestas serán publicados en las páginas web anteriormente relacionadas, el día que para el efecto se haya definido en el cronograma.

 Adjudicación

El resultado de la adjudicación será a la mejor propuesta evaluada y se dará a conocer mediante publicación en las páginas web anteriormente relacionadas, el día que para el efecto se haya definido en el cronograma.

 Suscripción

El contrato deberá suscribirse dentro de los tres (3) hábiles siguientes a la adjudicación. En el evento, que el proponente seleccionado en primer lugar no suscriba el contrato, y siempre y cuando la propuesta sea favorable, el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN seleccionará la oferta del proponente calificado en segundo lugar, y así sucesivamente de acuerdo con su conveniencia.

1.11 PRÓRROGA O SUSPENSIÓN DE LOS PLAZOS DE LA INVITACIÓN

Los plazos establecidos en los presentes Términos de Referencia podrán ser prorrogados o suspendidos antes de su vencimiento, por el tiempo que el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN considere conveniente.

1.12 PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

El contrato que se celebre como consecuencia de la presente Invitación se perfeccionará con la firma de las partes y el correspondiente registro presupuestal.

1.13 REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Para el inicio de la ejecución del contrato, se requiere de los siguientes requisitos:

 Aprobación de las pólizas a que se refiere el numeral 1.14.2 de los presentes términos de referencia, las cuales deberán contar con el correspondiente recibo de pago de la prima.

 La suscripción del acta de inicio por parte del supervisor y el representante legal del Contratista.

1.14 GARANTÍAS

1.14.1 PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: la propuesta deberá garantizarse mediante póliza de seriedad o garantía bancaria x xxxxx del proponente. Dicha garantía deberá expedirse a favor del PAR Adpostal en Liquidación NIT. 830.053.630- 9, debiendo la compañía de seguros o la entidad bancaria estar legalmente autorizada para funcionar en Colombia y para expedir dicho tipo de pólizas.

Esta garantía debe expedirse en formato para entidades particulares, por el equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial estimado,

con una vigencia no inferior a noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha establecida para el cierre de la invitación.

1.14.2 PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO: El oferente que resulte seleccionado constituirá una garantía, que podrá consistir en una garantía bancaria o en una póliza de seguros, expedida por compañía de seguros que se encuentre legalmente autorizada para funcionar en el país. El Contratista deberá presentar ante la Dirección Jurídica del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, el original de la garantía contractual en formato para entidades particulares, acompañada de las condiciones generales y el recibo de pago de la prima.

Dicha garantía deberá cubrir los siguientes riesgos:

 Cumplimiento: Por el diez por ciento (10%) del valor del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución y seis (6) meses más.

 Calidad del servicio prestado: Por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (3) años más contados a partir de la liquidación del contrato.

 Pago de salarios y prestaciones sociales: Por el cinco por ciento (5%) del valor del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (3) años más.

NOTA: La póliza de cumplimiento se deberá presentar dentro de los dos (2) días siguientes a la celebración del contrato, en caso contrario el PAR Adpostal en Liquidación queda facultado para adjudicar el contrato, al proponente que haya obtenido la segunda mejor evaluación y así sucesivamente.

1.15 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

El Contratista se obliga a cumplir, entre otras, las siguientes obligaciones, todo de conformidad con lo establecido en el Anexo Técnico de estos Términos de Referencia y la normatividad archivística vigente, para el cabal cumplimiento del objeto contractual:

a. Presentar en los tres (3) días siguientes a la firma del Acta de inicio, el Plan de trabajo que contenga el cronograma de actividades, (Actualización de inventarios, actividades necesarias para realizar las transferencias secundarias al Archivo General de la Nación y demás propuestas por el oferente), el cual estará sujeto a aprobación por parte del supervisor del contrato, quien verificará el estricto cumplimiento de dichos plazos.

b. Recibir y transportar a sus instalaciones la totalidad de la documentación objeto del presente contrato; confrontando las unidades documentales frente a la base de datos

entregada por el actual contratista y verificando su estado, por el método o mecanismo que determine para tal fin; reportando cualquier inconsistencia o imprecisión dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de las mismas. Si una vez transcurrido dicho término el contratista no se manifiesta en sentido contrario respecto de lo recibido, se tendrá por recibida la documentación a entera satisfacción con las responsabilidades derivadas respecto del inventario y base de datos que se entregan.

c. Almacenar la documentación en instalaciones físicas adecuadas para su preservación, custodia y administración, cumpliendo con los requisitos legales y normas técnicas de construcción, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento, que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales, según lo establecido en el Acuerdo 008 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación.

d. Garantizar la custodia, vigilancia y seguridad de los documentos entregados en todos sus soportes.

e. Contar con un software que garantice la recuperación de cada una de las unidades documentales contenidas en el inventario, que permita realizar los préstamos y descargue de los mismos.

f. Atender oportunamente las solicitudes del Contratante, disponiendo de ser necesario, de un espacio adecuado en sus instalaciones para atender consultas.

g. Efectuar el envío de unidades documentales a la sede del Contratante y regreso del mismo a la bodega de almacenamiento dentro de los tiempos acordados.

h. Asignación permanente y exclusiva de un (1) profesional y un (1) técnico con conocimientos en el área de Gestión Documental, Producción de Información Administrativa, Bibliotecología o Archivística, con al menos dos (2) o más años de experiencia, quienes estarán a entera disposición del PAR.

i. Realizar la actualización de los inventarios registrados en la bases de datos (archivo Excel) de los fondos documentales a nivel de unidades de conservación (carpeta) contra el físico, en los siguientes campos: Nombre del fondo, código unidad de almacenamiento (caja), Código unidad de conservación (carpeta), Tipo unidad de almacenamiento (caja: X-000, X-000, Xxxxxx), Tipo unidad de conservación (Carpeta, Libro, Plano), Fecha Inicial, Fecha Final, Año, Descripción, Dependencia, Oficina, Nombre Serie, Nombre Sub-serie, Observaciones, Vigencia y Disposición final.

j. Desarrollar el Plan de Trabajo Archivístico Integral establecido en el numeral 4.2.4 de los

presentes términos de referencia y adelantar el proceso de entrega o transferencia de los fondos documentales a que haya lugar, ante el Archivo General de la Nación, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Decreto 029 de 2015 contenido en el Decreto Único del sector Cultura 1080 de 2015 expedido por el Ministerio de Cultura.

k. Colaborar con el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN en el cabal cumplimiento del objeto del contrato y de manera general, obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y obstrucciones.

l. Atender las observaciones realizadas por el supervisor del Contrato.

m. El Contratista se deberá reunir por lo menos una (1) vez al mes con el supervisor del contrato, con el fin de hacer seguimiento a la ejecución del mismo, dejando constancia en Actas del avance y observaciones presentadas. Salvo que, por necesidad en la prestación de los servicios contratados se requieran reuniones adicionales.

n. Las demás que se deriven del cumplimiento del objeto contractual.

1.16 SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, designará un supervisor del contrato, quien tendrá a su cargo entre otras funciones, el seguimiento y control de la actividad del contratista, la vigilancia y verificación del cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y la sujeción al presupuesto asignado.

CAPÍTULO II

2 LOS PROPONENTES

2.1 GENERALIDADES

Podrán participar en este proceso de selección las personas jurídicas nacionales o extranjeras (que tengan representación en Colombia), los Consorcios y Uniones Temporales, debidamente constituidos, cuyo objeto social corresponda a actividades relacionadas con el almacenamiento, organización, mantenimiento, custodia y demás actividades afines con la Administración Documental.

El oferente debe acreditar su constitución legal por lo menos con cinco (5) años anteriores a la apertura de la presente invitación, y su objeto debe corresponder a las actividades propias del objeto a contratar. En los consorcios y uniones temporales, el objeto social de todos los integrantes debe corresponder a las actividades propias del objeto a contratar.

En los casos en que se conformen consorcios o uniones temporales, con el único objeto de presentar propuestas en esta invitación, celebrar y ejecutar el contrato, la responsabilidad y sus efectos se regirán por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 sobre el particular.

2.2 CONDICIONES Y REQUISITOS GENERALES EXIGIDOS A LOS PROPONENTES

Los proponentes deberán acreditar la existencia y representación legal, mediante certificado que expida la Cámara de Comercio del domicilio principal de la empresa.

Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, además del acuerdo consorcial, se deberá acreditar la existencia y representación legal de cada uno de los integrantes; la duración de los Consorcios y de las Uniones Temporales debe ser, como mínimo, igual al plazo del contrato y un año más.

2.3 CONDICIONES Y REQUISITOS ESPECIALES EXIGIDOS A LOS PROPONENTES

Para efectos de presentar la propuesta, a continuación se señalan los requisitos que cada uno de los proponentes, según su condición de persona jurídica nacional o extranjera y su participación directa o a través de Consorcio o Unión Temporal, deben cumplir.

2.3.1 PERSONAS JURÍDICAS COLOMBIANAS

Los proponentes deben acreditar que se encuentran en capacidad y tienen facultades para desarrollar la actividad objeto de la invitación, así como su existencia y representación legal.

Así mismo, que su representante legal tiene facultades suficientes para presentar la oferta y firmar el respectivo contrato, por el valor correspondiente. En caso de que el representante o su apoderado, requieran alguna autorización estatutaria, se deberá allegar la prueba respectiva de habérsele conferido tal autorización.

2.3.2 PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS DE NATURALEZA PÚBLICA O PRIVADA

Deberán acreditar su existencia y representación legal, así como su facultad para desarrollar en Colombia la actividad objeto de la invitación, y las autorizaciones que requiera el representante legal, para lo cual aportará los documentos respectivos.

Los documentos expedidos en el extranjero deben sujetarse a lo dispuesto en las normas legales colombianas. En consecuencia, estos documentos deberán autenticarse por los funcionarios competentes en el respectivo país.

Adicionalmente, se observará lo previsto en materia de legalización de documentos públicos extranjeros, teniendo en cuenta que en virtud de la Circular AC/LG/641/2.001 emanada del Ministerio de Relaciones Exteriores, se ha informado oficialmente la adhesión por parte del Estado Colombiano a la Convención de La Haya, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, el cual entró en vigor para Colombia el día 30 de enero del año 2001.

En relación con este último aspecto cabe destacar que el Ministerio de Relaciones Exteriores en su circular ha señalado:

“...Para tal efecto es indispensable tener en cuenta que los documentos públicos provenientes de los Estados Parte y contemplados en la Convención no requieren de la autenticación Consular y de la posterior legalización por parte del Ministerio de Relaciones al entrar en vigencia el Convenio y por lo tanto deben ser admitidos tan solo con el sello de APOSTILLE colocado por la autoridad competente designada por el país que condujo el documento; a efecto de la convención (artículo 1) son considerados documentos públicos los siguientes:

Documentos que emanan de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción de un Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario o agente judicial. Documentos administrativos.

Actos notariales.

Certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consigan el registro de un documento, que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas ...”

Igualmente, deberá acreditarse que el término de duración de la sociedad no es menor al plazo previsto para la vigencia del contrato y un (1) año más, así como la competencia para presentar propuestas y celebrar el respectivo contrato.

Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia.

2.3.3 CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

Las personas jurídicas que presenten propuesta deben indicar, si es el caso, si su participación en el proceso es a título de Consorcio o de Unión Temporal, y si es así, los términos y extensión de la participación de cada uno de los miembros en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN.

Los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal, deberán designar mediante documento suscrito por todos sus integrantes, un representante para todos los efectos contractuales, estableciendo las reglas que regulen sus relaciones y sus responsabilidades.

La participación a título de Consorcio o Unión Temporal implica la responsabilidad solidaria de sus miembros por las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato a que haya lugar. Las sanciones que se deriven por el eventual incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, se impondrán de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993.

CAPÍTULO III

3 LAS PROPUESTAS

3.1 GENERALIDADES

Con la presentación de la propuesta, los OFERENTES aceptan de manera expresa e irrevocable las condiciones y requisitos consignados en los presentes términos de referencia y en sus adendas; de igual forma, en caso de ser adjudicatario, el OFERENTE acepta de igual manera los términos y condiciones contenidos en el contrato que llegare a suscribir.

La decisión de presentar o no propuesta, es exclusiva de los interesados, producto de su propio análisis, investigación e inspección correspondiente. En consecuencia, el OFERENTE será responsable por la titularidad, reserva o no, disponibilidad y veracidad de la oferta, datos, informes, certificaciones y en general de aquellos documentos que se presenten durante el proceso de selección, así como de aquellos que se entreguen durante la ejecución del contrato que llegare a suscribirse.

Los OFERENTES deben presentar sus ofertas por escrito en original, acompañadas por todos los formatos y documentos requeridos en los presentes Términos de Referencia, debidamente numerados todos sus folios, en la fecha y hora establecida en el Cronograma.

Para que el PAR Adpostal en Liquidación considere la propuesta, el oferente debe manifestar que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución o en la Ley.

Las propuestas deberán suscribirse directamente por el representante legal del proponente, cuyas facultades deberán acreditarse de acuerdo con la Ley Colombiana.

3.2 FORMA DE PRESENTAR LAS PROPUESTAS

Las propuestas deben cumplir con lo siguiente:

A. Las propuestas deberán presentarse en un (1) sobre original y una (1) copia de la misma, que contenga la información detallada, y con la totalidad de los soportes requeridos en cada caso:

a. Documentos de tipo jurídico.

b. Documentos de tipo financiero.

c. Documentos de tipo técnico.

d. Propuesta económica.

B. La propuesta debe presentarse en idioma español, en original, con todos los documentos y anexos requeridos, a máquina o computador, numerada en forma consecutiva, con índice o tabla de contenido que permitan su consulta ágil. Favor NO incluir hojas en blanco.

C. Las propuestas deberán ser firmadas así: Cuando se trate de una sociedad o entidad, nacional o extranjera, por su Representante Legal o su Apoderado; cuando se trate de un Consorcio o Unión Temporal, por la persona que los represente.

D. Las propuestas deben presentarse sin tachaduras, borrones o enmendaduras.

X. Xxx propuestas deben presentarse en sobres debidamente cerrados e identificados externamente con el número de la invitación y nombre de la empresa proponente.

F. Las propuestas deben presentarse debidamente numeradas en cada uno de sus folios.

G. No se recibirán propuestas enviadas por correo electrónico, o depositadas en lugar, fecha u hora distintos a los señalados en los presente Términos de Referencia.

3.3 ORGANIZACIÓN PARA LA PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Para facilitar la correcta integración de la propuesta por parte del proponente, así como su estudio y evaluación por parte del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, se solicita que presente los documentos de la propuesta en el mismo orden en que se relacionan en este numeral.

Si en el listado que a continuación se indica, no aparece enunciado un documento o información que haya sido solicitada en los presentes términos de referencia, ello no implica que desaparezca el requisito de aportarlo con la propuesta.

X. Xxxxxx: Deberá contener una relación sucinta de todos los capítulos, numerales o parágrafos que conforman la propuesta, indicando el número de página donde se encuentran.

B. Carta de presentación de la propuesta (Anexo 1).

C. Certificado de existencia y representación legal, incluyendo los poderes o las autorizaciones de los órganos sociales si a ello hubiere lugar, además de los certificados de antecedentes disciplinarios y fiscales de la sociedad o entidad.

D. En caso de Consorcio o Unión Temporal, el documento de constitución y los demás descritos en el literal anterior (incluyendo autorizaciones de los órganos sociales de los integrantes, si a ello hubiere lugar), de cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal.

E. Documentos relacionados con el representante legal tales como: cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte y antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales.

F. Formato de Inscripción y Conocimiento de Proveedor Persona Jurídica (Anexo 2).

G. Formato de Evaluación de Seguridad de la Información para Proveedores (Anexo 3)

H. Documentos relacionados con la capacidad financiera: (el proponente deberá allegar la totalidad de los soportes documentales en las condiciones o con el lleno de los requisitos establecidos)

 Fotocopia de los estados financieros comparativos con corte a diciembre 31 de 2016 (balance general y estado de resultados), debidamente firmados por el representante legal, contador de la empresa y revisor fiscal, si es requisito para la misma, acompañados de la fotocopia de la tarjeta profesional del contador y revisor fiscal o el contador público independiente, Certificado de vigencia de inscripción y Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores con fecha de expedición menor a tres meses, incluyendo las notas a los estados financieros y el dictamen del revisor fiscal, cuando aplica.

 Balance general y estados de resultados comparativos a 31 de diciembre de 2017, firmados por el Representante legal, Revisor Fiscal y contador, según sea el caso con aclaración de que se encuentran en proceso de aprobación.

 Declaración xx xxxxx año gravable 2016.

I. Registro Único Tributario RUT, vigente.

J. Documentos relacionados con la experiencia, seriedad y cumplimiento del proponente, con el lleno de la totalidad de la información solicitada en el numeral 4.5 de los presentes Términos de Referencia.

K. Certificación expedida por el revisor fiscal, cuando aplique, de acuerdo con los requerimientos xx Xxx, o por el representante legal de la sociedad, según lo contemplado en el artículo 50 de la Ley 789 del 27 de diciembre de 2002, artículo 23 del Decreto 1703 del mismo año, sobre el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, pensión, riesgos profesionales y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.

L. Documento que acredite la Disponibilidad del Inmueble, según sea el caso, con el correspondiente certificado de tradición y libertad con fecha de expedición no superior a treinta (30) días contados desde la fecha de publicación de la Invitación:

 Inmueble Propio.

 Inmueble Arrendado: Se debe anexar el contrato de arrendamiento, en el cual se pueda verificar que su vigencia es igual a la vigencia del contrato a celebrar y seis (6) meses más, o documento que garantice su prórroga. Si el arrendador es una inmobiliaria, se debe adjuntar copia del contrato de administración suscrito entre el propietario del inmueble y la inmobiliaria.

EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN verificará la tradición del inmueble y que la persona natural o jurídica, que figura con derechos reales de dominio vigentes e indiscutidos, sea la misma que lo arrienda.

3.4 DOCUMENTOS HABILITANTES QUE DEBE CONTENER LA PROPUESTA

La propuesta debe contener los siguientes documentos:

3.4.1 DE CARÁCTER JURÍDICO

3.4.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

La oferta deberá estar acompañada de la carta de presentación firmada por el Representante Legal de la sociedad, entidad o del Consorcio o Unión temporal oferente. (Anexo 1)

3.4.1.2 AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL CORRESPONDIENTE

Cuando el Representante Legal se encuentre limitado para presentar oferta o para contratar o comprometer a la sociedad, debe anexar la autorización del órgano social correspondiente que lo autorice, así como la autorización necesaria para presentarse en Consorcio o Unión Temporal, si fuere el caso.

3.4.1.3 PODER

Cuando el oferente actúe a través de apoderado deberá acreditar mediante documento legalmente expedido, que éste se encuentra expresamente facultado para presentar la oferta y/o firmar el contrato respectivo. El poder debe cumplir con los requisitos de presentación personal o autenticación ante juez x xxxxxxx, en los términos señalados en la Ley.

3.4.1.4 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

Debe anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días contados desde la fecha de publicación de la Invitación, en el cual se contemple dentro de su objeto social, el objeto de la presente invitación.

En caso de ser consorcio o unión temporal, cada una de las entidades que lo conformen debe anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio, en los cuales se contemple dentro de su objeto social, el objeto de la presente invitación.

En caso de entidades públicas que presten el servicio, anexar copia del documento donde conste su creación y funciones.

Para los efectos previstos en este numeral, se consideran personas jurídicas nacionales de naturaleza pública aquellas sociedades constituidas por disposición legal o reglamentaria, de acuerdo con la legislación nacional y que tengan su domicilio principal en Colombia. Para presentar propuesta en el presente proceso, acreditarán las siguientes condiciones:

Acreditar su existencia y representación legal, salvo que dicha existencia y representación, se deriven de la constitución o la ley. Para el efecto, mencionarán las normas, documentos o actos administrativos de creación. En todo caso, se citará o aportará el documento, mediante el cual se le autorizó la presentación de la oferta y la posterior suscripción del contrato, impartida por el órgano competente, sin perjuicio de lo cual, será responsabilidad de la persona jurídica correspondiente, asegurarse de cumplir todos los requisitos presupuestales y administrativos necesarios, para obligarse y ejecutar, adecuada y oportunamente, las obligaciones que contrae mediante la presentación de la propuesta.

En el evento de que las normas, documentos o actos administrativos de creación hagan remisión a los estatutos de la persona jurídica para establecer alguna limitación a las facultades

del representante legal, el oferente deberá anexar copia de la parte pertinente de dichos estatutos.

En el evento de que las normas, documentos o actos administrativos de creación hagan remisión a los estatutos de la persona jurídica para establecer alguna limitación a las facultades del representante legal, el oferente deberá anexar copia de la parte pertinente de dichos estatutos.

Acreditar que el ente público oferente tiene capacidad legal para celebrar y ejecutar el contrato. Para efectos de lo anterior, el objeto de dicho ente, señalado en la ley o sus reglamentos, deberá tener relación directa con las obligaciones derivadas del contrato a celebrar como resultado del presente proceso de selección.

Acreditar la suficiencia de la capacidad legal del representante legal para presentar la propuesta y suscribir el contrato, teniendo en cuenta, para estos efectos, el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere.

Por lo tanto, aportará los documentos relativos al acto de nombramiento y posesión del representante legal.

3.4.1.5 DOCUMENTO CONSTITUTIVO DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL

Los oferentes deberán presentar, si es del caso, el documento que acredite la conformación del Consorcio o Unión Temporal con el lleno de los requisitos exigidos por el parágrafo 1º del artículo 7º de la Ley 80 de 1993.

Los oferentes indicarán si su participación en el proceso es a título de Consorcio o Unión Temporal, y señalarán la duración, que no podrá ser inferior al plazo del contrato y un año más; los términos y extensión de su participación en la oferta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN.

Los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal deben designar la persona que, para todos los efectos los representará y su suplente y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.

3.4.1.6 CÉDULA DE CIUDADANÍA

El representante legal del proponente deberá anexar fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150% y antecedentes fiscales, judiciales y disciplinarios.

3.4.1.7 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES

El certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales del representante legal y la sociedad, no podrá tener fecha de expedición superior a treinta (30) días contado a la fecha de cierre de la presente invitación.

3.4.1.8 CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 50 DE LA LEY 789 DEL 2002, MODIFICADO POR LA LEY 828 DEL 2003

De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 del 2002, modificado por el artículo 1° de la Ley 828 del 2003, el proponente deberá acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello hubiere lugar.

Dicha certificación deberá ser expedida por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el Representante Legal de la sociedad. El proponente deberá acreditar el cumplimiento de dichas obligaciones por lo menos durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de presentación de su propuesta.

En el caso de Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado.

3.4.1.9 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

La propuesta deberá garantizarse mediante póliza de seriedad o garantía bancaria x xxxxx del proponente. Dicha garantía deberá expedirse a favor del PAR Adpostal en Liquidación NIT. 830.053.630-9, debiendo la compañía de seguros o la entidad bancaria estar legalmente autorizada para funcionar en Colombia y para expedir dicho tipo de pólizas.

Esta garantía debe expedirse en formato para entidades particulares, por el equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial estimado, con una vigencia no inferior a noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha establecida para el cierre de la invitación.

3.4.2 DE CARÁCTER FINANCIERO

El oferente deberá presentar los siguientes documentos:

3.4.2.1 Balance general y estados de resultados comparativos al 31 de diciembre de 2016,

firmados por el Representante legal, Revisor Fiscal y xxxxxxxx, según sea el caso.

3.4.2.2 Balance general y estados de resultados comparativos al 31 de diciembre de 2017, firmados por el Representante legal, Revisor Fiscal y contador, según sea el caso, con aclaración de que se encuentran en proceso de aprobación.

3.4.2.3 Notas a los estados financieros comparativas, con corte al mes de diciembre de 2016.

3.4.2.4 Dictamen de los estados financieros con corte a diciembre 2016, de conformidad con los artículos 37 y 38 de la ley 222 de 1995.

EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN exige que estos documentos estén debidamente certificados y dictaminados, según corresponda.

Es de precisar que cuando se trate de estados financieros presentados en moneda extranjera, los mismos deberán expresarse o convertirse a moneda nacional, indicando la correspondiente tasa de cambio.

3.4.2.5 Fotocopia de las tarjetas profesionales del Contador Público y del Revisor Fiscal, según corresponda, acompañadas del Certificado de vigencia de inscripción y Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores con fecha de expedición inferior a tres meses.

3.4.2.6 Formato con los siguientes indicadores: Índice de Liquidez el cual debe ser superior o igual a 2.5, Nivel de Endeudamiento el cual debe ser inferior o igual al 60% y el índice de operatividad el cual debe ser mínimo del 70%, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 6.2 de los presentes Términos de Referencia. Los Indicadores serán calculados, a partir de los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2016.

3.4.2.7 Certificado de Inscripción en el Registro Único Tributario RUT vigente.

3.4.2.8 Declaración xx xxxxx del año gravable 2016.

3.4.3 DE CARÁCTER TÉCNICO

3.4.3.1 El proponente deberá certificar que, en su planta de personal, cuenta con funcionarios idóneos para la atención de los servicios a contratar, en cumplimiento del Acuerdo 008 de 2014 y tal como se establece en el numeral 4.1.1 de los presentes términos.

3.4.3.2 El proponente deberá certificar que cumple con las especificaciones técnicas y requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo, de conformidad con el Acuerdo 008 de 2014, expedido por el Archivo General de la Nación y tal como se establece en el numeral 4.3.1 de los presentes términos. Se validará el cumplimiento de lo dispuesto en el Acuerdo 008, por medio de una visita a las instalaciones de cada oferente habilitado.

3.4.3.3 CERTIFICADO DE EXPERIENCIA, SERIEDAD Y CUMPLIMIENTO

Cinco (5) certificaciones de experiencia por medio de las cuales se acredite la celebración y ejecución de mínimo cinco (5) contratos suscritos o vigentes en los últimos cinco (5) años, con un objeto similar al de la presente invitación y cada uno por un valor igual o superior al presupuesto total de la presente invitación; cumpliendo con el total de los requisitos exigidos en el numeral 4.5 EXPERIENCIA, SERIEDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PROPONENTE EN

CONTRATOS EJECUTADOS, de los presentes términos de referencia.

3.5 INFORMACIÓN DE CARÁCTER RESERVADO

En la carta de presentación, el oferente deberá informar expresamente cual información de su propuesta es de carácter reservado, indicando la norma que le otorga tal carácter, de acuerdo con lo establecido en la Ley 57 de 1985 y su Decreto Reglamentario 837 xx xxxxx 24 de 1989. En caso de no citarse las normas en las cuales sustenta la reserva de dicha información, ésta no será considerada como tal.

3.6 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS

EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN no evaluará las propuestas en los siguientes casos:

A. Cuando vencido el plazo para subsanar aspectos requeridos por el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, el oferente no haya aportado la información requerida.

B. Cuando en la propuesta no se oferte, todos los conceptos y servicios que se solicitan en estos términos de referencia.

C. En el evento en que el PAR Adpostal en Liquidación compruebe que existen irregularidades en alguno de los documentos presentados.

D. Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes.

E. Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente sobre el análisis de las propuestas.

F. Cuando se compruebe la existencia de varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o por interpuesta persona.

G. Cuando se compruebe que el proponente se encuentra incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad contempladas en la Constitución o en la Ley. Para el caso de consorcios y uniones temporales, la propuesta no será evaluada cuando uno de sus miembros esté incurso en cualquiera de ellas.

H. Cuando el término de la vigencia de la propuesta sea inferior a dos (2) meses, acorde con lo establecido en los términos de referencia, o cuando dicho término esté sujeto a condición.

I. Por no presentar las certificaciones que hacen referencia a su experiencia, con el lleno de los requisitos establecidos en el numeral 4.5 de los presentes Términos de Referencia.

J. Cuando las ofertas se presenten de forma tal, que no sea posible efectuar la comparación objetiva de las mismas.

K. Cuando el valor de la propuesta exceda el valor del presupuesto oficial asignado.

L. Cuando no se incluya la garantía de seriedad de la oferta, con su respectivo recibo de pago, o cuando aun incluyéndose no cumpla con los requisitos solicitados.

La anterior enumeración de causales no es taxativa y en consecuencia se debe entender sin perjuicio de que, en los presentes Términos de Referencia, existan otras causales de no evaluación de las propuestas.

EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN se reserva el derecho de efectuar cualquier indagación interna o externa que considere necesaria, para verificar cualquier información atinente a las propuestas o a los proponentes.

CAPÍTULO IV

4 ASPECTOS TÉCNICOS

4.1 GENERALIDADES

Los archivos objeto de la administración, almacenamiento, actualización, custodia y consulta de Adpostal, Adpostal en liquidación y el PAR Adpostal en Liquidación, son:

 Documentos del proceso liquidatorio: son todos los documentos generados desde el 26 xx xxxxxx de 2006 hasta el 31 de diciembre de 2008, incluido el expediente de la liquidación con sus reclamaciones y soportes los cuales están organizados según las series documentales definidas en las tablas de retención documental de Adpostal en Liquidación y las series documentales definidas en las tablas de valoración documental xx Xxxxxxx en Liquidación.

 Documentos del Patrimonio Autónomo de Remanentes PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN: son todos los documentos que se vienen generando desde el 1º de enero de 2009.

4.1.1 REQUISITOS TÉCNICOS

El Contratista deberá contar con profesionales acreditados de acuerdo con la Ley 1409 de 2010, y entrenados para prestar el servicio, por lo tanto, deberá garantizar y certificar, según lo establecido en el literal b del artículo 2 del Acuerdo 008 de 2014, el personal necesario para la ejecución del objeto contractual, y designar una persona que será la vocera de la entidad ante el PAR Adpostal en Liquidación, con facultad de representación y toma de decisiones.

4.2 ACTIVIDADES Y SERVICIOS A DESARROLLAR

Los procesos de administración, almacenamiento, mantenimiento, actualización, custodia, consulta y préstamo deben contemplar los servicios que se relacionan a continuación, con

el fin de salvaguardar la información contenida en la documentación objeto de la presente invitación.

Los siguientes son los servicios que se espera contratar incluyen cinco grupos de actividades:

4.2.1 SERVICIOS DE TRASLADO

Traslado: El proponente que resulte seleccionado para prestar los servicios objeto de la presente invitación, deberá recibir el archivo a que hace referencia esta contratación en las instalaciones donde actualmente se encuentra, que son las de la empresa Unión Temporal PAR Adpostal 2017 Informática – Teguía, ubicada en la Carrera 127 No 22 G - 18 Xxxxxx 00, Xxxxxx Xxxxxxxx, xx Xxxxxx X.X.; y trasladarlo al sitio que designe para su almacenamiento y custodia, sin cargo alguno a los recursos del contrato o costo adicional para el PAR Adpostal en Liquidación.

El proponente que resulte seleccionado para el contrato, deberá recibir el archivo sin cargo alguno a los recursos del contrato.

Por otra parte, el contratista se compromete una vez se termine el contrato de prestación de servicios, a hacer entrega de los archivos físicos y magnéticos al PAR Adpostal en Liquidación o a quien éste designe o informe, sin que se genere costo alguno por esta actividad.

Se relaciona a continuación la información general del archivo a trasladar:

SERVICIO SOLICITADO
Descripción	Cantidad xx xxxxx a transportar
Traslado xx xxxxx X200	2.331
Traslado xx xxxxx X300	7.908
Cajas medidas Irregulares	7
Discos duros, DVDs	13
Traslado rollos microfilm	2.058

El proponente seleccionado deberá realizar el recibo de la documentación confrontando las unidades documentales frente a la base de datos entregada por el actual contratista verificando su estado general por el método o mecanismo que determine, registrando el inventario suministrado en el software que el proponente ofrezca para tal fin.

El registro en el software, del inventario suministrado por el PAR Adpostal en Liquidación, a través de Unión Temporal PAR Adpostal 2017 Informática – Teguía, se realizará por una sola

vez en la vigencia del contrato cuando sea firmado, posterior a esto, procede su permanente actualización.

Para efectos de la recepción de la documentación, ésta se realizará en las instalaciones del actual contratista Unión Temporal PAR Adpostal 2017 Informática – Teguía, previo acuerdo de la capacidad de entrega diaria.

Si se llegaren a presentar inconsistencias en la recepción y verificación del estado de las unidades documentales, el Contratista deberá presentar el reporte correspondiente en un plazo xxxxxx xx xxxx (10) días hábiles siguientes a la recepción de la documentación. Transcurrido dicho término, se entenderá el recibo de las unidades documentales a entera satisfacción por parte del Contratista, quien en adelante será el responsable por cualquier faltante o anomalía presentada.

El actual contratista deberá hacerse cargo de las inconsistencias que se puedan presentar en el proceso de recepción y verificación del estado de las unidades documentales, informando las razones de las mismas y las medidas implementadas para su aclaración y solución.

4.2.2 SERVICIO DE CUSTODIA, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO FÍSICO DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

Este servicio incluye:

a. Almacenamiento xx xxxxx referencia X 200.

b. Almacenamiento xx xxxxx referencia X 300.

c. Registrar en la base de datos de las unidades documentales de las transferencias primarias que realice el PAR, diligenciando la totalidad de los campos determinados en la base.

d. Organización y conformación de nuevas historias laborales; incluyendo la elaboración de hojas de control.

e. Inserción de documentos en historias y adiciones laborales, incluye foliación, actualización de la hoja control e inventarios, así como la actualización en el software.

f. Asignación permanente y exclusiva de un (1) profesional y un (1) técnico con conocimientos en el área de Gestión Documental, Producción de Información Administrativa, Bibliotecología o Archivística, con al menos dos (2) o más años de

experiencia, quienes estarán a entera disposición del PAR. Este personal es adicional al informado por el Contratista en el numeral 4.1.

g. Suministro del software, donde residirán los datos del inventario de los fondos documentales que se le encargarán, el cual simultáneamente debe ser instalado en el equipo de cómputo asignado por el PAR a un (1) usuario, garantizando su respaldo para recuperación en caso de contingencia.

Este software debe permitir la consulta en línea, control de los préstamos de unidades documentales, asignación xx xxxxxx para búsqueda (nombre, cédula, regional, fechas extremas, serie, subserie, entre otras), la usabilidad.

Finalizado el contrato, el proveedor deberá entregar una copia operativa de este software y las bases de datos de los fondos documentales, debidamente actualizadas hasta la fecha en que tenga los fondos bajo su administración; atendiendo las indicaciones y condiciones establecidas por el supervisor del contrato, sin que represente costo alguno para el PAR Adpostal en Liquidación, con el fin de permitir la continuidad de la administración de los fondos documentales del PAR.

El funcionamiento del software, se verificará en la visita que haga el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN a las instalaciones de los proponentes y recibirá el puntaje que se indica en la tabla del numeral 6.4 de los términos de referencia, que corresponde a la evaluación de aspectos técnicos.

h. Microfilmación de los documentos que solicite el PAR, de acuerdo con lo estipulado en la norma NTC 5238.

i. Digitalización de los documentos que solicite el PAR, de acuerdo con lo estipulado en la norma NTC 5985.

j. Realizar la actualización de los inventarios registrados en la bases de datos (archivo Excel) de los fondos documentales a nivel de unidades de conservación (carpeta) contra el físico, en los siguientes campos: Nombre del fondo, código unidad de almacenamiento (caja), Código unidad de conservación (carpeta), Tipo unidad de almacenamiento (caja: X-000, X-000, Xxxxxx), Tipo unidad de conservación (Carpeta, Libro, Plano), Fecha Inicial, Fecha Final, Año, Descripción, Dependencia, Oficina, Nombre Serie, Nombre Sub-serie, Observaciones, Vigencia y Disposición final, como se establece en el Anexo 5 - Anexo técnico – Administración de fondos documentales.

k. Procesos de desinfección de la documentación, en caso de llegarse a requerir.

l. Reposición de unidades documentales y de conservación, lo mismo que suministro de ganchos legajadores de 5.8 cm., para 250 folios máximo, entre otros.

Los servicios relacionados en los literales a) al g), se presentarán de manera permanente durante la vigencia del contrato una vez sea firmado. Las actividades relacionadas en los literales h) al l) se realizarán de acuerdo con las necesidades del PAR y la ejecución presupuestal del contrato.

Los servicios que se presentarán de manera permanente estarán en función de la base de datos de los fondos documentales, en cuanto al almacenamiento de las unidades de conservación, su actualización permanente, la consulta en línea y el control de préstamos. Los otros servicios serán contratados previo cumplimiento de algunos requisitos, de acuerdo con el estado de la documentación y unidades de almacenamiento o conservación, lo mismo que con el plan de trabajo archivístico integral para las Transferencias secundarias al Archivo General de la Nación -AGN, de que trata el numeral 4 capítulo 3 del Decreto 029 de 2015 contenido en el Decreto 1080 de 2015.

4.2.2.1 COSTOS ARCHIVO FÍSICO

El proponente deberá especificar los siguientes costos, o indicar si se encuentran incluidos dentro de algún ítem; teniendo en cuenta lo contemplado en el anexo 4 de estos términos de referencia.

 Custodia cajas referencia X200, X300 y medidas irregulares.

 Actualización de historias laborales, incluida la foliación, elaboración de hoja de control, e inventario; de igual manera, los inventarios de los fondos documentales actualizando el físico contra la Base de datos que consta de 17 campos.

 Actualización de los inventarios registrados en la bases de datos (archivo Excel) de los fondos documentales a nivel de unidades de conservación (carpeta) contra el físico, en los siguientes campos: Nombre del fondo, código unidad de almacenamiento (caja), Código unidad de conservación (carpeta), Tipo unidad de almacenamiento (caja: X-000, X-000, Xxxxxx), Tipo unidad de conservación (Carpeta, Libro, Plano), Fecha Inicial, Fecha Final, Año, Descripción, Dependencia, Oficina, Nombre Serie, Nombre Sub-serie, Observaciones, Vigencia y Disposición final.

 Microfilmación a las series documentales, a las que el PAR decida adelantar este proceso.

 Digitalización a las series documentales a las que el PAR decida adelantar el proceso.

 Reposición unidades de conservación y de almacenamiento por deterioro.

 Reposición de ganchos plásticos por deterioro.

 Los demás servicios adicionales que se requieran por parte del contratante para el mantenimiento y conservación de los archivos objeto de la presente invitación.

4.2.3 SERVICIO DE CUSTODIA, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO DE MEDIOS MAGNÉTICOS DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

Este servicio incluye:

a. Almacenamiento de rollos de microfilm.

b. Almacenamiento de discos duros.

c. Actualización permanente del inventario de medios magnéticos.

d. Realización de procesos de saneamiento ambiental y xxxxxx xx xxxxx de microfilmación, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación y el sistema integrado de conservación de documentos electrónicos.

Para la custodia, almacenamiento y conservación de los medios magnéticos de los fondos documentales, el Proponente debe contar con una bóveda de seguridad que cumpla las condiciones medio-ambientales establecidas por el Archivo General de la Nación en los Acuerdos 049 de 2000 y 008 de 2014.

La existencia y condiciones de la bóveda se verificarán en la visita que haga el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN a las instalaciones de los proponentes y recibirá el puntaje que se indica en la tabla del numeral 6.4 de los términos de referencia, que corresponde a la evaluación de aspectos técnicos.

Estos Servicios se prestarán de manera permanente durante la vigencia del contrato.

4.2.3.1 COSTOS MEDIOS MAGNÉTICOS

El proponente debe informar el costo por:

 El almacenamiento de los medios magnéticos, teniendo en cuenta lo contemplado en los anexos de estos términos de referencia.

 Los procesos de saneamiento ambiental: lavado, desinfectado y sanitizado de los rollos de microfilmación de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación y el sistema integrado de conservación de documentos electrónicos.

4.2.4 PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL PARA TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

El contratista seleccionado se encargará de adelantar el proceso de entrega o transferencia de los fondos documentales a que haya lugar, ante el Archivo General de la Nación, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Decreto 029 de 2015 contenido en el Decreto Único del sector Cultura 1080 de 2015 expedido por el Ministerio de Cultura.

Este servicio incluye:

a. Realización de mesas de trabajo requeridas para la preparación de las transferencias.

b. Desarrollar las actividades que se generen en dichas mesas de trabajo, incluyendo aplicación de procesos técnicos que se requieran.

c. Llevar a cabo las recomendaciones e indicaciones que el AGN establezca para la entrega a satisfacción de los fondos documentales.

d. Dejar registro detallado de cada mesa de trabajo, así como elaborar los informes necesarios de cada procedimiento aplicado en el proceso de las transferencias Secundarias.

e. En general dar cabal cumplimiento al Decreto 029 contenido en el Decreto 1080 de 2015.

4.2.4.1 COSTO PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL PARA TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

El proponente debe informar el costo por:

 Elaboración y desarrollo del plan Archivístico integral de Transferencias Secundaria al Archivo General de la Nación de conformidad con lo establecido en Numeral 4 Capítulo 3 del Decreto 029 de 2015, contenido en el Decreto 1080 de 2015.

4.2.5 SERVICIOS DE CONSULTA, TRANSPORTE XX XXXXX Y CARPETAS PARA CONSULTA EN LAS INSTALACIONES DEL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN Y SU REARCHIVO

Este servicio incluye:

a. Consulta de unidades de conservación y unidades de almacenamiento, en las instalaciones ofrecidas por el proponente, por parte del personal en misión del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o de organismos de control.

b. Registro y control xx xxxxxxxx de unidades de conservación y de almacenamiento.

c. Registro y control de préstamos de medios magnéticos.

d. Envío de documentos digitalizados vía correo electrónico.

Estos servicios serán prestados de manera permanente, en días hábiles (lunes a viernes) en el horario desde las ocho horas (8:00) hasta las diecisiete horas (17:00), o excepcionalmente cuando el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN lo determine, en virtud de alguna contingencia.

El CONTRATISTA se obligará a garantizar la disponibilidad de las unidades documentales cuando sean requeridas por el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, en forma digital o física; adicionalmente, en el software correspondiente, llevará el control de los préstamos solicitados por el PAR.

Para la solicitud de las unidades documentales, el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN requerirá por correo electrónico al CONTRATISTA.

Los requerimientos normales deben ser entregados dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la solicitud. Cuando se trate de requerimientos urgentes, el Contratista debe cumplir con un tiempo de cuatro (4) horas siguientes a la solicitud. Las unidades documentales serán remitidas principalmente en físico, vía fax o digitalizadas por correo electrónico según lo solicite el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN.

En todos los casos, en que se requiera la entrega física de las unidades documentales, las partes dejarán constancia escrita, con firma de los funcionarios designados para tal fin, donde se detalle cantidad, código de caja, código de carpeta y descripción de las unidades documentales entregadas.

La devolución de las unidades documentales, por parte del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN al CONTRATISTA, se realizará previa comunicación por correo electrónico. La recepción de las unidades documentales por parte del CONTRATISTA en las instalaciones del PAR, deberá efectuarse en un periodo no superior a veinticuatro (24) horas corrientes después de la comunicación, las partes dejarán constancia escrita, con firma de los

funcionarios designados para tal fin, donde se detalle cantidad, código de caja, código de carpeta y descripción de las unidades documentales entregadas. En el evento, que una unidad documental no genere devolución, se realizará la correspondiente constancia de las unidades que serán retiradas, de manera permanente, efectuando la anotación en el inventario.

En todo caso, el Contratista se obliga a:

1 Disponer del transporte necesario para entregar y recoger en las instalaciones del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, los préstamos y devoluciones de las unidades documentales físicas solicitadas.

2 Realizar el rearchivo de las unidades documentales devueltas en las unidades de almacenamiento correspondientes y mantener actualizada la base de préstamos frente al Inventario.

3 Contar con un software de Gestión Documental para el desarrollo de la operación, que esté disponible vía web para el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, garantizando la correcta administración del inventario documental, el control y seguimiento de los préstamos y devoluciones de las unidades documentales, con la seguridad necesaria para el manejo de la información.

4.2.5.1 COSTOS DE LAS CONSULTAS Y REQUERIMIENTOS

El proponente debe especificar el costo por el servicio de transporte de unidades de conservación y almacenamiento, así:

SERVICIO SOLICITADO

Atención de consultas y requerimientos normales, mediante el envío de unidades de almacenamiento, aproximadamente 5 requerimientos mensuales (Entre 1 y 10 cajas de cualquier referencia, incluye transporte y rearchivo). La atención del requerimiento

debe darse dentro de las 24 horas siguientes a la solicitud.

Atención de consultas y requerimientos normales, mediante el envío de unidades documentales. Aproximadamente 30 requerimientos mensuales (Entre 1 y 10 unidades documentales, incluye transporte y rearchivo). La atención del requerimiento debe darse dentro de las 24 horas siguientes a la solicitud. Incluye consulta de rollos de

microfilmación y discos duros.

Atención de consultas y requerimientos urgentes mediante el envío de unidades de almacenamiento. Aproximadamente 5 envíos mensuales (Entre 1 y 10 unidades de

SERVICIO SOLICITADO

almacenamiento, incluye transporte y rearchivo). La atención del requerimiento debe

darse dentro de las 4 horas siguientes a la solicitud.

Atención de consultas y requerimientos urgentes mediante el envío de unidades documentales. Aproximadamente 5 envíos mensuales (Entre 1 y 10 unidades documentales, incluye transporte y rearchivo). La atención del requerimiento debe darse dentro de las 4 horas siguientes a la solicitud. Incluye consulta de rollos de

microfilmación y discos duros.

4.3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA(S) BODEGA(S) DONDE SE PRESTARÁ EL SERVICIO A CONTRATAR

El proponente deberá ofrecer un inmueble propio o arrendado para el almacenamiento y custodia de los archivos de Adpostal, Adpostal en Liquidación y el PAR Adpostal en Liquidación. En todo caso, debe cumplir con las especificaciones establecidas en el Acuerdo 049 de 2000 y el artículo 3 del Acuerdo No. 008 de 2014 del Archivo General de la Nación.

Para inmueble Propio. Se debe anexar certificado de tradición y libertad expedido por la oficina de Instrumentos Públicos, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días a la fecha de publicación de la Invitación. El PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, verificará la tradición del inmueble y que la persona natural o jurídica que figura con derechos reales de dominio vigentes e indiscutidos, sea la misma que participa en la invitación.

Para Xxxxxxxx Xxxxxxxxx: Se debe anexar certificado de tradición y libertad expedido por la oficina de Instrumentos Públicos, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días a la fecha de publicación de la Invitación y el contrato de arrendamiento debidamente suscrito, en el cual se pueda verificar que su vigencia es igual a la vigencia del contrato a celebrar y seis (6) meses más, o documento que garantice su prórroga.

Si el arrendador es una inmobiliaria, se debe adjuntar copia del contrato de administración suscrito entre el propietario del inmueble y la inmobiliaria.

EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN verificará la tradición del inmueble, y que la persona natural o jurídica que figura con derechos reales de dominio vigentes e indiscutidos sea la misma que lo arrienda.

4.3.1 REQUISITOS Y CONDICIONES TÉCNICO AMBIENTALES

Los requisitos y condiciones técnico ambientales corresponden a las establecidas por los Acuerdos 049 de 2000 y 008 de 2014 emanados del Archivo General de la Nación y por tanto

son de obligatorio acatamiento; su cumplimiento deberá ser certificado por el Oferente de manera expresa mediante manifestación escrita; también se aceptará Certificación expedida por profesional idóneo, vinculado o no al Oferente, quien se acreditará profesionalmente conforme se establezca en la Ley, o expedida por el Archivo General de la Nación. La ausencia de dicha certificación será causal de RECHAZO DE LA PROPUESTA.

Sin perjuicio de dicha certificación, el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN realizará una visita técnica que deberá ser atendida por personal del Oferente con capacidad para atender las inquietudes y requerimientos que sean formulados, además de contar con los documentos que den cuenta del cumplimiento de los Acuerdos 049 de 2000 y 008 de 2014 y que puedan ser solicitados para el efecto. Para ello el proponente deberá indicar la dirección del sitio ofrecido para la custodia y almacenamiento de los archivos de que trata la presente invitación.

Durante la ejecución del contrato que al efecto se suscriba, se podrán realizar visitas técnicas para verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en los Acuerdos 049 y 008, entendiéndose que de no ser satisfactorio el resultado, se procederá a imponer las multas y/o a dar por terminado el contrato por incumplimiento, junto con la efectividad de las garantías exigidas. Dichas visitas podrán ser realizadas por el Archivo General de la Nación a solicitud del PAR, del Contratista o del Archivo General de la Nación directamente, según reglamenta el Acuerdo 008 de 2014.

Los siguientes son los aspectos establecidos en los Acuerdos 049 de 2000 y 008 de 2014, que deberá cumplir el contratista:

a. Ubicación en un terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación;

b. Ubicación de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o que puedan ser objeto de atentados u objetivos bélicos o terroristas;

c. Reunir las condiciones de seguridad, ambientales y de ventilación, exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y aquellas específicas establecidas por el Archivo General de la Nación;

d. La resistencia de las placas y pisos deben estar acorde con la altura de la estantería y las cargas a soportar, avalado por un informe técnico calificado: además, la estantería deberá cumplir con características de sismorresistencia aprobadas por normas técnicas colombianas, o en su defecto por organismos de normalización internacionales;

e. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con materiales ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión;

f. Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas en lo posible, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación;

g. Las áreas de depósito y almacenamiento de documentos deben garantizar:

i) La seguridad y la adecuada manipulación de la documentación;

ii) La adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental de acuerdo con el medio o formato;

iii) Contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales;

h. Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, deben estar separadas de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito;

i. Las áreas técnicas deberán estar conectadas con los depósitos, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como su accesibilidad con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos;

j. Los laboratorios de conservación y restauración deben tener aislamiento apropiado para evitar que los agentes microbiológicos puedan contaminar las demás áreas y poner en riesgo la salud del personal que trabaja en otras dependencias;

k. Los depósitos deben contar con sistemas de detección y extinción de incendio: incluyendo detectores de humo, extintores multipropósito o sistemas de apagado automático que no afecten los documentos ni pongan en riesgo la salud del personal;

l. Los depósitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extracción o evacuación automática del agua en caso de inundación;

m. Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se debe utilizar unidades de almacenamiento que garanticen su protección en el tiempo;

n. Para documentos de conservación histórica, las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón desacidificado (libre de ácido) o neutro: para documentos de conservación temporal, se podrá utilizar materiales que permitan la adecuada protección de los documentos durante el tiempo establecido para su conservación;

o. Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta, por lo menos, lo siguiente:

i) Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro; los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte;

ii) Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación;

iii) Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en sus respectivas cajas alejadas xx xxxxxx magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso;

iv) Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD;

p. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyan el control, registro y análisis permanente de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, evitando fluctuaciones en las condiciones, que puedan causar alteraciones a los documentos y pongan en riesgo su preservación en el tiempo;

q. Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, los depósitos, la estantería y de las unidades de almacenamiento, utilizando productos que no afecten la integridad física de los documentos;

r. El prestador del servicio debe contar con el plan de prevención y atención de desastres y llevar el registro permanente de la aplicación de todas las medidas preventivas y correctivas necesarias para minimizar al máximo cualquier riesgo de daño, pérdida o uso indebido de los archivos que custodia.

4.4 OFERTA Y PROPUESTA METODOLÓGICA

El proponente deberá ofertar la totalidad de los servicios que requiere el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, los cuales deberán cumplir con todas las especificaciones y calidades descritas en estos términos de referencia.

El proponente deberá anexar una propuesta metodológica, en la que detalle la forma como se ejecutará el proyecto de administración, almacenamiento, mantenimiento, actualización, custodia y consulta de los archivos físicos documentales y los medios magnéticos del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN y LA EXTINTA ADPOSTAL.

El proponente debe garantizar la entrega de las bases de datos de los fondos documentales que se adjudican para su administración, junto con el software que permita su consulta, al finalizar el contrato y sin costo alguno para el PAR.

De igual manera, autoriza al PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, entregar esta información al tercero que vaya a continuar con estas funciones, con el fin de garantizar la continuidad de la gestión de los fondos. Adicionalmente, se obliga a entregar los documentos en almacenamiento y custodia, al PAR o a quien éste indique, sin costo adicional al contrato.

En igual sentido, la propuesta en que no se acredite la tenencia, existencia o capacidad de prestación de los bienes y servicios mediante la documentación pertinente NO SERÁ EVALUADA.

4.5 EXPERIENCIA, SERIEDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PROPONENTE EN CONTRATOS EJECUTADOS

El proponente deberá presentar como mínimo cinco (5) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución, con entidades públicas o privadas, cuyo objeto sea la organización, custodia, almacenamiento, mantenimiento, administración de archivos, ejecutados en los últimos cinco (5) años, cada una por un valor igual o mayor al presupuesto

total de la presente invitación.

Para el caso de contratos que se encuentren en ejecución, el avance de la ejecución del mismo debe ser superior al 50% en tiempo y monto iníciales del contrato.

Las certificaciones deberán cumplir, en su totalidad, con los siguientes requisitos:

 Objeto del contrato

 Fecha de inicio y terminación del contrato

 Valor del contrato

 Datos generales del contratante (nombre, cargo, dirección, teléfono, fax)

 Indicación de cumplimiento del contrato (como mínimo bueno)

Cuando el proponente presente certificaciones sobre contratos en ejecución, deberá indicar el porcentaje de ejecución.

La remisión de contratos celebrados por el proponente o las actas de liquidación, NO se aceptarán como certificación de experiencia.

Cuando se presenten certificaciones en las cuales el proponente haya participado en unión temporal o consorcio, su valor se considerará en el mismo porcentaje de participación en el consorcio o unión temporal, siempre y cuando reúna los requisitos antes señalados.

NOTA: El PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN se reserva el derecho de examinar las certificaciones y verificar el cumplimiento a cabalidad de los contratos que el oferente certifique y que se encuentren en ejecución.

CAPITULO V

5 CONDICIONES ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

5.1 VALOR DE LA PROPUESTA

El valor de la propuesta deberá expresarse en pesos colombianos, ya que su pago se efectuará en esta misma moneda. El proponente deberá indicar el valor unitario de cada uno de los servicios, en forma mensual, conforme a los requerimientos técnicos señalados en el Anexo 4 de los presentes términos de referencia.

La propuesta económica deberá incluir la totalidad de los costos directos e indirectos tales como: gastos de administración, personal asignado para la ejecución del proyecto, impuestos, imprevistos, margen de utilidad y todos aquellos costos asociados a la prestación del servicio y el suministro de materiales requeridos para el cumplimiento del objeto contractual. En caso de no discriminar todos los costos directos e indirectos, o no expresar que éstos se encuentran incluidos en el valor de la propuesta, éstos se entenderán comprendidos en dicho valor.

NOTA: Los gastos en los que incurra el proponente en la correcta ejecución del objeto y las obligaciones del contrato que surjan del presente proceso, deberán estar incluidos en el valor de la propuesta, por lo tanto, el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN no reconocerá costo alguno derivado de la preparación de la propuesta, gasto o inversión diferente al convenido en el contrato que resultare como producto de este proceso.

5.2 FORMA DE PAGO

El contratista deberá facturar a nombre del PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES DE ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN NIT 830.053.630-9 en forma mensual, el valor de los servicios suministrados durante el periodo inmediatamente anterior, detallando los valores por cada servicio prestado, acompañado del informe de actividades desarrolladas en el periodo, la relación del personal asignado de manera permanente y el pago de la seguridad social de los mismos, (con los aportes realizados por cada uno de ellos a los fondos correspondientes).

El pago será realizado en un término no mayor a quince (15) días calendarios siguientes a la correcta presentación de la factura, acompañada de la certificación del cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, así como de los demás documentos requeridos para el pago.

El contratista debe remitir certificación bancaria de cuenta corriente o de ahorros para que el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN proceda a realizar el pago mediante consignación.

CAPITULO VI

6 CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

Se realizará un análisis comparativo de las ofertas que se ciñan estrictamente, a los requisitos establecidos en los presentes términos de referencia. Dichos requisitos se calificarán con base en los puntajes determinados para cada factor, tal como se indica a continuación:

6.1 ASPECTOS JURÍDICOS

a. Corresponde al análisis de la capacidad jurídica que se realizará mediante el estudio de los documentos solicitados, en este aspecto no se asigna puntaje, pero conducirá a determinar si se ajusta a los requerimientos de la presente invitación.

b. Como resultado de esta evaluación se inhabilitan las propuestas que no cumplan con los requisitos exigidos para participar en el proceso de selección.

En consecuencia, las propuestas que no cumplan cabalmente con la presentación de los documentos de carácter jurídico no serán objeto de estudio de los demás criterios de cumplimiento y factores de calificación, para la selección y adjudicación del presente proceso.

6.2 ASPECTOS FINANCIEROS

Se examinará la información financiera reflejada en el Balance General a 31 de diciembre de 2016, en relación con su Índice de Liquidez, Nivel de Endeudamiento y el Índice de Operatividad.

Para el caso de los Consorcios o Uniones Temporales, la revisión de la información Financiera se realizará sobre la composición agregada de la información contenida en el Balance General con corte a diciembre 31 de 2016, de cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal.

La capacidad financiera será objeto de verificación de cumplimiento, más no de calificación. No obstante, LA PROPUESTA NO SERÁ EVALUADA si no cumple con los parámetros mínimos en valores y porcentajes que se indican a continuación:

a. Índice de liquidez:

Se determina la liquidez, medida como Activo Corriente sobre Pasivo Corriente reflejado en el Balance General a treinta y uno (31) de diciembre de 2016, así:

IL = Activo Corriente / Pasivo Corriente

Una vez aplicada la fórmula anterior, la cifra resultante deberá ser igual o superior a dos punto cinco (2.5).

b. Nivel de endeudamiento

Se obtiene el porcentaje de endeudamiento, resultante de dividir Pasivo Total por el Activo Total que se reflejan en el Balance General a treinta y uno (31) de diciembre de 2016 y el resultado se multiplica por cien (100).

(Pasivo Total / Activo Total) * 100

Una vez aplicada la fórmula anterior, el porcentaje resultante deberá ser igual o inferior al sesenta por ciento (60%).

c. Índice de operatividad

Se obtiene el porcentaje de dividir el capital de trabajo del proponente sobre el valor de su oferta y el resultado se multiplica por 100. (El resultado debe ser mínimo del 70%).

El capital de trabajo se determina restando del activo corriente, el pasivo corriente.

Los oferentes deben cumplir con los tres (3) factores descritos. El incumplimiento de uno o más de ellos, será causal de NO EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA.

Para el caso de los Consorcios y las Uniones Temporales, los indicadores que son valores absolutos como el capital de trabajo se calcularán con la siguiente formula:

Donde n es el número de integrantes del oferente plural (unión temporal o consorcio).

Para los indicadores que provienen de la división de cuentas de los estados financieros, se utilizará el método Ponderación de los componentes de los indicadores, de acuerdo con la siguiente formula:

Donde n es el número de integrantes del oferente plural (unión temporal o consorcio).

EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN efectuará la evaluación sobre la base de cien (100) puntos, de acuerdo con los siguientes criterios:

Experiencia 30 puntos

Aspectos técnicos (Bodega, Bóveda y Software) 20 puntos

Propuesta económica 50 puntos

Total puntaje 100 puntos

6.3 EVALUACIÓN DE LA EXPERIENCIA: 30 PUNTOS

Se asignará con base en las certificaciones de experiencia de contratos ejecutados o en ejecución, sin tener en cuenta las cinco (5) certificaciones requeridas como requisito habilitante, es decir, que las certificaciones aportadas para puntuar deberán ser diferentes a aquellas que se alleguen con carácter habilitante.

Las certificaciones deberán cumplir con los requisitos establecidos en el numeral 4.5 de estos Términos de Referencia.

El proponente que presente el mayor número de certificaciones de contratos, que reúnan los requisitos señalados, tendrá el puntaje máximo. Las demás propuestas se calificarán, de manera directamente proporcional.

6.4 EVALUACIÓN DE ASPECTOS TÉCNICOS: 20 PUNTOS

Será el resultado de la validación de las certificaciones que debe anexar el proponente, de acuerdo con lo requerido en los numerales 4.1.1 y 4.3.1 de los presentes términos de referencia, previa verificación en la visita de validación que se adelantará a la (s) bodegas (s) ofrecida (s) por el contratista, de acuerdo con el siguiente cuadro de factores:

FACTOR	PORCENTAJE
Requisitos y Condiciones Técnico Ambientales (Numeral 4.3.1)	10
Adjunta Plan de Contingencia	5
Bóveda de seguridad para medios magnéticos y rollos de microfilm	2

FACTOR	PORCENTAJE
Mobiliario para almacenamiento y custodia de documentos en otros soportes (rollos microfilm, DVDs, CDs, Discos Duros, entre otros)	2
Funcionamiento del Software según lo requerido en el numeral 4.2.2 literal (g) de estos términos de referencia.	1
Total Visita verificación	20

6.5 EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA: 50 PUNTOS

El aspecto relacionado con el valor total de la propuesta, tendrá una asignación hasta de cincuenta (50) puntos. Para su calificación, se ordenarán las propuestas de menor a mayor valor, se le asignará el mayor puntaje (50 puntos) a la propuesta de menor valor. El puntaje de las ofertas restantes se calculará en forma inversamente proporcional al valor de la misma, como resultado de aplicar la siguiente fórmula:

P = 50 x (PME/VP)

Dónde:

P = Puntaje para la propuesta en evaluación VP = Valor de la propuesta en evaluación PME = Valor de la propuesta más económica

6.6 CALIFICACIÓN FINAL

El resultado de sumar el puntaje obtenido por la experiencia, los aspectos técnicos y la propuesta económica, será la calificación final que obtendrá el oferente. El que obtenga mayor puntaje con la sumatoria de los tres conceptos y con base en los cien (100) puntos posibles, será el Proponente favorecido.

6.7 CRITERIOS DE DESEMPATE

En caso de empate entre las propuestas, si se trata de proponentes nacionales y extranjeros, se preferirá la propuesta presentada por el Proponente nacional; de continuar con el empate, el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN escogerá la propuesta que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación económica. Si persiste el empate se escogerá la propuesta que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación de los aspectos técnicos. Si persiste el empate se realizará un sorteo entre las propuestas que resulten empatadas, por el sistema de balotas.

6.8 PROPUESTA ECONÓMICA

El proponente deberá diligenciar el Modelo consolidador de la propuesta económica correspondiente al ANEXO 4, señalando en la columna valor unitario, el costo de cada uno de los servicios solicitados de acuerdo con el numeral 4.2 de estos términos, así como los servicios para el mantenimiento y conservación de los fondos documentales. Las cantidades dadas corresponden a aproximaciones, las cuales pueden variar mes a mes.

6.9 REGISTRO PROVEEDORES

Con el fin de registrase como proveedor del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN o actualizar los datos, el proponente deberá adjuntar a la propuesta la documentación relacionada a continuación, completamente diligenciada y firmada por el representante legal:

a. Formato de Inscripción y conocimiento del proveedor persona jurídica con los documentos solicitados en el numeral 10 del mismo (Anexo 2).

b. Evaluación de seguridad de la información para proveedores (Anexo 3).

c. Certificación de la cuenta bancaria.

PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES DE ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN

INVITACIÓN PÚBLICA No. 003 DE 2018

ANEXOS

ANEXO 1

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Doctora

XXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXXXX

Apoderada General

PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN

Xxxxx 00 X Xx 0-00 Xxxx 0 Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx

XXX: INVITACIÓN PÚBLICA 002 de 2018

Esta comunicación tiene por objeto participar en la Invitación Pública número 002 de 2018, cuyo objeto es “recibir propuestas para contratar administración, almacenamiento, mantenimiento, custodia y consulta de los fondos documentales y los medios magnéticos de Adpostal, Adpostal en Liquidación y el PAR Adpostal en Liquidación, siguiendo los lineamientos de la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 008 de 2014 emanado del Archivo General de la Nación.”

Así mismo, el suscrito declara que:

1. Tengo capacidad legal y estoy facultado para presentar esta propuesta.

2. La información suministrada es veraz.

3. En el evento en que sea seleccionada mi propuesta, me comprometo a realizar todos los trámites tendientes al perfeccionamiento y ejecución del contrato, dentro de los términos y condiciones establecidos en los Términos de Referencia y en la Ley.

4. Conozco las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar, previstas en la Constitución Política y las Leyes en general.

5. El representante legal o quien haga sus veces manifiesta bajo la gravedad del juramento, que ni él, ni la firma que representa se hallan incursos en inhabilidad o incompatibilidad alguna, previstas en la Constitución Política y demás normas que conforman el ordenamiento jurídico colombiano.

6. Conozco los Términos de Referencia de la presente invitación y los he estudiado cuidadosamente, incluidos sus Adendas (si las hay), entendidos como las modificaciones a los mismos, y acepto sus términos sin reservas ni condicionamientos.

7. Me comprometo a actuar de buena fe en todo el proceso de invitación.

8. Suministro la siguiente información para efectos de notificar o comunicar todos los actos que el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN deba o considere necesario emitir durante el curso de la presente invitación:

9. Manifiesto que la presentación de la oferta no obliga al PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN a adjudicar la presente invitación.

10. Manifiesto que la propuesta presentada tiene una validez de dos (2) meses, contados a partir de la presentación de la propuesta.

10.1. Si la propuesta es presentada a nombre de una persona jurídica, favor diligenciar la siguiente información:

NOMBRES Y APELLIDOS DEL REPRESENTANTE LEGAL O SU APODERADO

CEDULA DE CIUDADANÍA O EXTRANJERÍA:

CARGO:

RAZÓN SOCIAL:

DIRECCIÓN:

TELÉFONO y FAX:

CELULAR No.

E-MAIL:

PERSONA ENCARGADA O CONTACTO:

(Nombre y firma del Representante Legal o Apoderado)

10.2. Si la propuesta es presentada por un Consorcio o Unión Temporal: NOMBRES Y APELLIDOS DEL REPRESENTANTE LEGAL O SU APODERADO

CEDULA DE CIUDADANÍA O EXTRANJERÍA:

CARGO:

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL CONSORCIO O LA UNIÓN TEMPORAL:

DIRECCIÓN:

TELÉFONO Y FAX No.

CELULAR No. E-MAIL:

PERSONA ENCARGADA O CONTACTO:

(Nombre y firma del Representante o Apoderado)

ANEXO 2

FORMATO DE INSCRIPCIÓN Y CONOCIMIENTO DE PROVEEDOR PERSONA JURÍDICA

ANEXO 3

EVALUACIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PARA PROVEEDORES

ANEXO 4

MODELO CONSOLIDADOR DE LA PROPUESTA ECONÓMICA

Servicio solicitado	Volumen estimado mensual	Valor unitario sin XXX	Xxxxx total contrato (8 meses) sin IVA	Aclaraciones
Custodia fondos documentales en cajas X200	2.331
Custodia fondos documentales en cajas X300	7.908
Custodia fondos documentales en cajas de medidas irregulares	7
Custodia de medios magnéticos discos duros	13			Corresponden a discos duros estándar de 2.5 pulgadas
Custodia de rollos microfilm	2.058
Microfilmación de las series documentales, a las que el PAR decida adelantar este proceso.	20.000 imágenes *
Digitalización a las series documentales a las que la entidad decida adelantar este proceso.	1.000 imágenes *			Las imágenes deben digitalizarse en blanco y negro, a 300 DPI, en formato PDF, con un nivel medio de Indexación de 11 campos aproximadamente
Actualización de Historias Laborales. Incluye la foliación, actualización de hoja de control e inventarios.	20 historias laborales *
*Actualización de los inventarios de los fondos documentales de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.2.2. Servicio de custodia, almacenamiento, conservación y mantenimiento del archivo físico de los fondos documentales literal J.	245.650 carpetas en total, durante la vigencia del contrato			El PAR Adpostal, posee inventarios de la documentación, la actividad a realizar en este ÍTEM, es actualizar la descripción de la información física, frente a la información capturada en los inventarios los cuales serán entregados al proponente ganador en archivo Excel. NO se debe

Servicio solicitado	Volumen estimado mensual	Valor unitario sin IVA	Costo total contrato (8 meses) sin IVA	Aclaraciones
				realizar levantamiento de inventarios.
Elaboración y desarrollo del plan Archivístico integral de Transferencias Secundaria al Archivo General de la Nación de conformidad con lo establecido en Numeral 4 Capítulo 3 del Decreto 029 de 2015, contenido en el Decreto 1080 de 2015.	Valor por metro lineal *			Este Ítem debe cubrir hasta el acompañamiento del PAR ante el AGN para realizar las transferencias secundarias, NO incluye alistamiento de la documentación.
Procesos xx xxxxxx, desinfectado y sanitizado de los rollos de microfilm.	Valor por Xxxxx *			Este Ítem debe cubrir hasta el lavado de los rollos, estos no presentan grado de deterioro.
Organización y conformación de nuevas historias laborales; incluyendo la elaboración de las hojas de control.	20 mensuales
Inserción de documentos en historias y adiciones laborales, incluye foliación, actualización de la hoja de control e inventarios.	20 mensuales
*Asignación permanente y exclusiva de un (1) profesional y un (1) técnico con conocimientos en el área de Gestión Documental, Producción de Información Administrativa, Bibliotecología o Archivística, con al menos dos (2) o más años de experiencia, quienes estarán a entera disposición del PAR.	Las dos personas solicitadas
Procesos de desinfección de la documentación, en caso de llegarse a requerir.	10 folios			Esta actividad debe incluir: desencarpetado, desinfección, limpieza mecánica, hidratación, prearmado, instalación de injertos y reencarpetado, sin cambio de unidades de conservación (carpetas)
Ganchos legajadores	20
Carpeta yute o propalcote dos aletas	50
Carpeta propalcote cuatro aletas	2
Ganchos plásticos de archivo	10

Servicio solicitado	Volumen estimado mensual	Valor unitario sin IVA	Costo total contrato (8 meses) sin IVA	Aclaraciones
Suministro Cajas x200	10
Suministro Cajas x300	8
Sticker caja con código xx xxxxxx	2
Sticker carpeta con código xx xxxxx	10
Envío de documento digitalizado por correo	1.000			Se debe ofertar el costo total incluyendo la recuperación de la documentación a digitalizar
Atención de consultas y requerimientos normales mediante el envío de unidades de almacenamiento. (Entre 1 y 10 cajas de cualquier referencia). La atención del requerimiento debe darse dentro de las 24 horas siguientes a la solicitud	5			En estos Ítems, se debe contemplar el costo total en el cual se incluya recuperación, transportes (entrega y devolución) y rearchivo de la documentación.
Atención de consultas y requerimientos normales mediante el envío de unidades documentales. (Entre 1 y 10 unidades documentales). La atención del requerimiento debe darse dentro de las 24 horas siguientes a la solicitud. incluye consulta de rollos de microfilmación	30
Atención de consultas y requerimientos urgentes mediante el envío de unidades de almacenamiento. (Entre 1 y 10 cajas de cualquier referencia). La atención del requerimiento debe darse dentro de las 4 horas siguientes a la solicitud.	5
Atención de consultas y requerimientos urgentes mediante el envío de unidades documentales. (Entre 1 y 10 unidades documentales). La atención del requerimiento debe darse dentro de las 4 horas siguientes a la solicitud.	5
		Subtotal
		IVA
		Total

* Las cantidades a contratar para estas actividades se realizaran a demanda del PAR

Custodia

ANEXO 5 ANEXO TÉCNICO

 Suministrar el espacio necesario y las condiciones medio ambientales establecidas en el Acuerdo 008 de 2014, emanado del Archivo General de la Nación, adecuadas para el almacenamiento de las cajas de referencia X200, X300 según el Numeral 4.3 de estos términos de referencia y Rollos de Microfilm, éstos últimos en las condiciones de conservación necesarias, de acuerdo con las cantidades establecidas en el numeral 4.2.1 del mismo.

 Suministrar seguridad de la información mediante la definición de reglas de acceso a la documentación, de acuerdo con los usuarios y el rol ejercido dentro de la entidad contratista.

 Atender las visitas periódicas de Auditoria para la verificación de las condiciones técnicas de la bodega y avance de las actividades, por parte del PAR Adpostal en Liquidación o de cualquier Ente de control, que así lo requiera.

 Atender las recomendaciones dadas por la supervisión del contrato.

Mantenimiento

Hace referencia a las actualizaciones de las Bases de Datos y el levantamiento de Inventarios, entre otros, teniendo en cuenta lo siguiente:

 El formato de las fechas debe quedar DD/MM/AAAA.

 La fecha desde, no debe ser superior a la fecha hasta, los años no deben superar el 2018.

 Los códigos de caja y carpeta, deben estar en consecutivo, desde 0001 hasta N.

 En los campos de las Bases de Datos, no debe quedar ninguna celda sin información, a excepción del campo de observaciones.

 En las Bases de Datos, la descripción debe ser acorde con el contenido de la carpeta, en términos de series, sub-series y asunto de acuerdo como se encuentran estipuladas en las TVD y TRD.

 Incluir y codificar en las bases de datos las unidades de conservación (carpetas) que se generen como nuevas, debido a la operación normal del PAR Adpostal en liquidación.

 Hacer los ajustes necesarios (actualización de Bases de datos y software), en el momento que las unidades documentales regresen al custodio, luego de un préstamo.

 No disgregar la información almacenada en las unidades de conservación.

 Realizar la adecuada limpieza y desinfección de las unidades documentales que se encuentren con bio-deterioro.

 Reubicación de las carpetas en el momento de presentarse salida permanente, eliminación o Transferencias Secundarias.

 Realizar la limpieza periódica a las áreas de procesamiento de información, unidades de conservación y unidades de almacenamiento.

 Atender las recomendaciones dadas por la supervisión del contrato.

Administración de Fondos Documentales

 Presentar en los tres (3) días siguientes a la firma del Acta de inicio, el plan de trabajo que contenga el cronograma de actividades, con las fechas de entrega de los productos terminados, el cual estará sujeto a la aprobación por el supervisor del contrato.

 Presentar informes de avance mensual de acuerdo con las actividades incluidas en el cronograma.

 Asistir a las reuniones programadas por el supervisor del contrato, mínimo cada treinta

(30) días.

 Actualizar a diario los inventarios, de todos los fondos documentales entregados en custodia, incluyendo todas las unidades documentales, en el software que el CONTRATISTA ofrezca para este fin, producto de los préstamos de unidades documentales y transferencias secundarias.

 Hoja Control: Según el parágrafo del Artículo 15 del Acuerdo 05 de 2013, se debe diligenciar una hoja control para las historias y adiciones laborales, de acuerdo con el modelo suministrado por el supervisor del contrato, ésta debe contener además de los datos establecidos en el mismo documento, el dato de fecha y número de folio y el nombre de quien diligenció junto con el nombre de la persona que lo revisó, con el fin de llevar control y establecer responsabilidades.

En esta hoja se deben registrar, todos los tipos documentales que componen la carpeta, teniendo en cuenta los anexos que correspondan a cada tipo documental.

 Descripción Documental: El PAR Adpostal en Liquidación, requiere actualizar las bases de datos suministradas frente a la documentación física, en los campos siguientes:

- Nombre del Fondo

- Código Unidad de Almacenamiento (Caja)

- Código Unidad de Conservación (Carpetas)

- Tipo Unidad de Almacenamiento: X-200, X-300 o Planos

- Tipo Unidad Documental: Carpeta, Libro o Planos

- Fecha Inicial

- Fecha Final

- Año

- Descripción: Se debe ingresar la descripción de la documentación almacenada en las unidades de conservación (carpetas); complementando la Descripción con Números de contrato, de proceso, tutelas, demandas; documentos de identificación, nombre completo de personas o compañías a los que se les adjudicaron los contratos, números de contrato

- Dependencia: a la que pertenece la información, de acuerdo con lo estipulado en las TVD o TRD.

- Oficina: a la que pertenece la información, de acuerdo con lo estipulado en las TVD o TRD.

- Nombre Serie: En este campo se debe ingresar el nombre de la serie y no el código.

- Nombre Sub-serie: En este campo se debe ingresar el nombre de la Sub-serie y no el código.

- Observaciones: En caso de presentarse, se debe registrar, cualquier oportunidad de mejora para tener en cuenta en futuros procesos.

- Vigencia: Hace referencia al año en que se debe aplicar la Disposición final indicada en la TVD y TRD.

- Disposición Final: En este campo se registra que proceso se le debe aplicar a la unidad de conservación luego de cumplido el tiempo de retención.

Se debe establecer punto de control de calidad de la captura, en el software establecido por el contratista, de acuerdo con las instrucciones del supervisor del contrato.

 Adiciones Laborales: Para la organización de las Adiciones e Historias laborales, se debe tener en cuenta lo establecido en la Circular 004 de 2003, del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, el Acuerdo 006 de 2011 del Archivo General de la Nación, así como las recomendaciones y requerimientos del equipo de supervisión del contrato, dentro de los cuales se establecen las siguientes actividades:

- Verificación e inclusión de la documentación que conforma las Adiciones, en las Historias Laborales.

- Ordenación cronológica.

- Foliación.

- Elaboración de hoja control en aplicativo de consulta vía WEB.

- Diligenciamiento del inventario - Base de Datos, en el Software que el contratista designe para su actualización y consulta. (Inventario Documental).

Proceso de Primeros Auxilios

El contratista deberá informar si detecta documentación con bio-deterioro y prestar los primeros auxilios que se requieran, previa revisión por parte del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN.

Servicios Adicionales

 Registro y control de préstamos de unidades de conservación (carpetas) y unidades de almacenamiento (cajas), con el propósito de obtener una trazabilidad de todos los préstamos que se realicen al PAR Adpostal el Liquidación, en el software que el CONTRATISTA destine para este fin.

 Dar respuesta a los requerimientos de préstamos dentro de los tiempos establecidos en la propuesta y el contrato.

 Atender las recomendaciones dadas por la supervisión del contrato.

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PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES DE ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN

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