SUSCRITO ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Y [Nombre de la Entidad con la que se suscribirá el ACUERDO DE COLABORACIÓN]
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ACUERDO DE COLABORACIÓN PARA EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN 
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Código: PL-FT-13 Versión: 03 Rige a partir de su publicación en el SIG 
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SUSCRITO ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Y [Nombre de la Entidad con la que se suscribirá el ACUERDO DE COLABORACIÓN]
Entre los suscritos a saber, por una parte XXXXXXXXX identificado(a) con cédula de ciudadanía XXXXXX de XXXXX, quien actúa en nombre del MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL – MEN, en su calidad de Ministro(a) de Educación Nacional, nombrado(a) mediante Decreto XX del XX de 20XX, y quien en adelante se denominará el MINISTERIO; y por la otra, XXXXXXXXX identificado(a) con cédula de ciudadanía XXXXXX de XXXXX, quien actúa en nombre de [Nombre de la Entidad] , en su calidad de [Cargo], nombrado(a) mediante [Número y fecha del acto administrativo de la posesión], y quien en adelante se denominará el XXXXXX; se ha acordado celebrar el presente ACUERDO DE COLABORACIÓN para el intercambio de información que se regirá por las siguientes cláusulas, previas las siguientes
CONSIDERACIONES
Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia consagra que la función administrativa se encuentra al servicio de los intereses generales y, debe ejercerse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad; y establece que las autoridades administrativas, en cumplimiento de los fines del Estado, deben coordinar sus actuaciones.
Que el artículo 16 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 14 de la Ley 962 de 2005, señala que será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración.
Que el artículo 3 del Decreto 235 de 2010, modificado por el Decreto 2280 de 2010, que regula el intercambio de información entre entidades para el cumplimiento de funciones públicas, dispone que se podrán emplear el mecanismo que se consideren idóneo para el efecto, tales como cronograma de entrega, plan de trabajo, protocolo o acuerdo, entre otros.
Que el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, modificado por el artículo 159 de la Ley 1753 de 2015, establece que, las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas pondrán a disposición de las entidades públicas que así lo soliciten, la información que generen, obtengan, adquieran o controlen y administren, en cumplimiento y ejercicio de su objeto misional. El uso y reutilización de esta información deberá garantizar lo dispuesto en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 e 2014, así como las demás normas que regulan la materia.
Que el tratamiento, suministro e intercambio de información personal debe hacerse de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, normas que establecen el marco general de protección de los datos personales en Colombia.
Que las entidades que hacen parte del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN han elaborado e implementado la política de tratamiento de datos personales, acorde con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
Que el MINISTERIO puede realizar el tratamiento e intercambio de información siempre y cuando responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y además asegure el respeto a sus derechos fundamentales, tal como lo establece la Ley 1098 de 2006, particularmente el Artículo 9°, el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, en consonancia con el artículo 2.2.2.25.2.9. del Decreto 1074 de 2015.
Que el tratamiento de los datos sensibles se exceptúa, acorde con lo definido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
Que el XXX es un establecimiento [describir naturaleza del establecimiento y fundamentar en la Ley o en reglamentos de la entidad] que tiene como fin esencial XXXX.
Que el MINISTERIO posee la información solicitada por el xxxxxxx en razón a las siguientes funciones, atribuidas por el Decreto 5012 de 2009:
Xxxx
Xxxx
Que el xxxxx solicita información al MINISTERIO, con el fin de xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, según lo ordena (la Ley, el decreto, reglamento o acto, en general, que señale las funciones por las cuales se solicita determinada información).
Que el XXXX ostenta la información que le solicita el MINISTERIO debido a las siguientes funciones o atribuciones legales: [establecer con claridad las atribuciones] (Aplica en los casos en que la entidad suministre información al MINISTERIO)
Que, en ejercicio de sus funciones o atribuciones legales, el MINISTERIO y el XXXXXX, en adelante LAS PARTES, intercambiaran los datos señalados en el Protocolo de Intercambio de Información adjunto a este ACUERDO DE COLABORACIÓN, bajo las siguientes
CLÁUSULAS
PRIMERA. OBJETO. Establecer los términos y condiciones bajo los cuales LAS PARTES intercambiarán la información que se especifica en el Documento Técnico de Intercambio de Información anexo al presente ACUERDO DE COLABORACIÓN, y que hace parte integral del mismo, a fin de mantener la confidencialidad de los datos, en el marco de [establecer las temáticas, tipos x xxxxxxx de la información que se intercambiará].
SEGUNDA. OBLIGACIONES GENERALES. En virtud del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN, LAS PARTES se obligan a:
Tratar los datos personales con arreglo a los principios rectores y disposiciones normativas contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015. En consecuencia, LAS PARTES se comprometen a dar estricto cumplimiento a los deberes consagrados en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, en especial los relacionados con:
Salvaguardar la seguridad de la información suministrada y,
Guardar la confidencialidad respecto del tratamiento de los datos sensibles contenidos en el intercambio de información de acuerdo con lo exigido por la ley y sus decretos reglamentarios.
Aplicar los principios rectores y disposiciones contenidas en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015 (Libro 2, Parte 1, Título 1, Capítulo 2) cuando corresponda; normas que regulan el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para su ejercicio y garantía, y las excepciones a la publicidad de información, según corresponda.
Utilizar la información trasferida única y exclusivamente para el cumplimiento del objeto establecido en la cláusula primera de este ACUERDO DE COLABORACIÓN y para el desarrollo de las funciones administrativas asignadas legalmente a cada una de LAS PARTES, garantizando que los datos no podrán ser utilizados para fines comerciales, de explotación económica, personales u otros fines diferentes al citado y autorizado. Esta obligación perdurará aun cuando haya terminado el presente ACUERDO DE COLABORACIÓN.
No revelar, divulgar, exhibir, mostrar, comunicar, utilizar y/o emplear con persona natural o jurídica, en su favor o en el de terceros, la información objeto del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN.
Si el acceso a la información suministrada así lo requiere, LAS PARTES se comprometen a prestarse asistencia técnica, la cual no podrá generar ninguna erogación de recursos económicos.
Suministrar los datos, estudios, informes, bases de datos y demás información solicitada según los acuerdos establecidos, teniendo en cuenta las normas y restricciones constitucionales y/o legales. En el evento que la información solicitada no se encuentre disponible, LAS PARTES deberán informar oportunamente para que se establezcan los mecanismos y el plazo de entrega de la misma.
Determinar y dar a conocer los cambios de los funcionarios o colaboradores designados que participarán en el proceso de intercambio a través de comunicación escrita.
Entregar la información únicamente al funcionario o colaborador que previamente sea autorizado por LAS PARTES.
Coordinar a través de la Oficina o Área encargada por cada una de LAS PARTES, las actividades necesarias para que el intercambio de información se lleve a cabo en forma segura, idónea y oportuna.
Disponer de los elementos necesarios para la ejecución del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN.
Verificar el cumplimiento de los términos y condiciones del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN.
Coordinar los aspectos interinstitucionales, técnicos, logísticos, y administrativos que competen al desarrollo del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN.
Las demás inherentes al cumplimiento del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN.
TERCERA. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS. LAS PARTES se comprometen a entregar la información solicitada acorde con las especificaciones técnicas que se relacionan en el Documento Técnico de Intercambio de Información y lo señalado en el Diccionario de Datos, documentos anexos que forman parte integral del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN.
Además, LAS PARTES se comprometen a:
Que la información objeto de intercambio será tratada de forma xxxx y de conformidad con lo establecido en la ley, para los fines relacionados con la gestión y prestación de servicios, a fin de alcanzar la misión de cada una de LAS PARTES.
Aunar esfuerzos, tecnología y capacidades, que permitan adelantar el intercambio efectivo de la información acordada.
CUARTA. DERECHOS DE AUTOR. PROPIEDAD INTELECTUAL. PROTECCIÓN DE DATOS. En materia de derechos de autor, propiedad intelectual y, protección de datos, las actividades conjuntas realizadas en cumplimiento del objeto del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN se regirán por lo establecido en la legislación colombiana vigente.
Todos aquellos materiales, productos, obras y en definitiva, todo lo que LAS PARTES aporten al desarrollo del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN, seguirá siendo de su exclusiva propiedad, sin que esta colaboración genere derecho alguno en favor de la contraparte, salvo autorización expresa de LAS PARTES.
LAS PARTES renuncian a la explotación económica de los productos que se deriven del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN, con fines lucrativos ajenos al propósito del presente instrumento.
QUINTA. CONFIDENCIALIDAD. LAS PARTES acuerdan que cualquier información intercambiada, facilitada o creada en virtud del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN, se mantendrá en estricta confidencialidad, especialmente, los datos sensibles, dando cumplimiento a lo ordenado por la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
LAS PARTES se comprometen a garantizar que la información que se intercambie sea destinada únicamente para el uso exclusivo del cumplimiento de las obligaciones del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN y a la vez se comprometen a no permitir, ni entregar esta información a terceros.
SEXTA. VIGENCIA. El presente ACUERDO DE COLABORACIÓN tendrá una vigencia de dos (2) años contados a partir del día de su firma, prorrogable mediante previa comunicación suscrita por LAS PARTES.
Cualquiera de LAS PARTES podrá rescindirlo mediante comunicación a la otra, requiriéndose al menos dos (2) meses de anticipación en este supuesto.
SÉPTIMA. MODIFICACIÓN. LAS PARTES tienen la posibilidad de revisar continuamente el alcance del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN y del Protocolo de Intercambio de Información, con el fin de incorporar de común arreglo, las modificaciones que se consideren necesarias para garantizar la coordinación mutua y el debido cumplimiento de su objeto.
El presente ACUERDO DE COLABORACIÓN y el Protocolo de Intercambio de Información, adjunto, podrán modificarse únicamente por escrito y por mutuo acuerdo entre LAS PARTES, para lo cual, cada entidad elige un Colaborador Designado.
OCTAVA. RELACIÓN LABORAL. Por la naturaleza del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN, ninguna de LAS PARTES adquiere relación laboral ni de dependencia respecto del personal de la otra institución que trabaje en la ejecución de este.
NOVENA. CAUSALES DE TERMINACIÓN. El presente ACUERDO DE COLABORACIÓN podrá darse por terminado en el evento que se configure cualquiera de las siguientes causales:
Por mutuo acuerdo entre LAS PARTES.
Por expiración de la vigencia del ACUERDO DE COLABORACIÓN, o cualquiera de sus prórrogas.
Por el desarrollo y culminación del objeto y alcances del ACUERDO DE COLABORACIÓN.
Por el incumplimiento de los compromisos y obligaciones adquiridas por cualquiera de LAS PARTES.
DÉCIMA. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS. Las diferencias que tengan LAS PARTES en la ejecución del presente ACUERDO DE COLABORACIÓN o con ocasión de éste, serán aclaradas y resueltas de común acuerdo acudiendo a los mecanismos de solución tales como la amigable composición, la transacción y la conciliación.
DÉCIMA PRIMERA. RECURSOS. El presente ACUERDO DE COLABORACIÓN no genera erogación económica entre LAS PARTES.
DECIMA SEGUNDA. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. LAS PARTES declaran, bajo la gravedad de juramento, que no se encuentran incursas en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad fijadas en la Constitución y en las leyes, ni en conflicto de interés.
DECIMA TERCERA. LUGAR DE DESARROLLO DEL ACUERDO. El presente ACUERDO DE COLABORACIÓN se ejecutará en la ciudad de Bogotá, D.C.
DECIMA CUARTA. NOTIFICACIONES. Las direcciones de notificación según el presente ACUERDO DE COLABORACIÓN serán las siguientes:
Para EL MINISTERIO:
Nombre: Xxxxxxx Xxxxx
Cargo: Xxxxxxxxxx
Dirección: Xxxxx 00 Xx. 00 - 00, Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx (XXX) Xxxxxx, Xxxxxxxx.
Teléfono: (000) 000-0000
Para XXXXXXXXXXX:
Nombre: XXXXX
Cargo: XXXX
Dirección: XXXXXXXXXXXXX
Teléfono: +XXXXXXXXXXX
En señal de aceptación, se suscribe el presente ACUERDO DE COLABORACIÓN en dos (2) ejemplares de igual valor, en la ciudad de Bogotá, D.C., a los _____________ (___) días del mes de __________ 201X.
XXXX XXXX XX MINISTRO(A) DE EDUCACIÓN NACIONAL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL |
XXXX XXXX XX XXXXXX XXXX XXXX XXXX XXXX |
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VoBo Jefe Oficina Asesora de Planeación y Finanzas
VoBo Jefe Oficina Asesora Jurídica
VoBo Secretaria Xxxxxxx
Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, XXX, Xxxxxx, X.X.
XXX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000
xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx