En caso de existir controversias en la interpretación, el texto original en inglés prevalece
Fecha: 12 abril 2018 Convocatoria a licitar: ACNUR/ITB/014
Para la celebración de un Contrato Xxxxx para el suministro de: “Combustible – Gasolina Premium o similar 92 octanos”
Fecha y hora límite de presentación de ofertas: 00 xx xxxx x xxx 00 xxx. xx xx Xxxxxx xx Xxxxxx
<Traducción no Oficial de formato UNHCR ITB, .anexo para referencia>
En caso de existir controversias en la interpretación, el texto original en inglés prevalece
INTRODUCCION SOBRE EL ACNUR
El 14 de diciembre de 1950 la Asamblea General de las Naciones Unidas fundó la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR). Este organismo tiene el mandato de dirigir y coordinar las acciones internacionales destinadas a proteger a los refugiados y a solucionar sus problemas en todo el mundo. Su principal objetivo es el de salvaguardar los derechos y el bienestar de los refugiados. Además, también tiene el mandato de ayudar a los apátridas.
A lo largo de más de seis décadas, el organismo ha ayudado a decenas de millones de personas a rehacer sus vidas. Hoy en día, las más de 6.600 personas distribuidas en más de 110 países que forman parte de su personal continúan ayudando a unos 34 millones de personas. Con el objetivo de ayudar y proteger a algunas de las personas más vulnerables del mundo en numerosos lugares y tipos de entornos, el ACNUR debe adquirir bienes y servicios en todo el mundo. Para obtener más información sobre el ACNUR, su mandato y sus operaciones, consulte la página web xxxx://xxx.xxxxx.xx/.
1. REQUISITOS
La Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados “ACNUR México”, convoca a proveedores cualificados a realizar una oferta en firme para la celebración de un Contrato Marco para el suministro de combustible – gasolina Premium o similar de 92 octanos para el suministro en estación (es) de servicio, mediante tarjetas electrónicas las cuales se utilizarán para vehículos oficiales del ACNUR en los destinos enumerados a continuación. En adelante denominado “Combustible”.
El ACNUR puede adjudicar un Contrato Xxxxx con una duración inicial de 2 años con posibilidad de extensión de 1 año adicional, para el suministro de sus operaciones en México. A los proveedores que resulten adjudicados, se les solicitará mantener el costo que se deriven el uso de las tarjetas electrónicas, así como mantener la estructura de costos del combustible de acuerdo a las regulaciones nacionales, por la duración del Contrato Marco.
El consumo de combustible anual estimado del ACNUR por ubicación es el siguiente:
Ubicación | Unidad de medida | Cantidad anual |
Ciudad de México | Litros | 4,000 |
Saltillo, Coahuila | Litros | 4,000 |
Tapachula, Chiapas | Litros | 8,400 |
Tenosique, Tabasco | Litros | 15,000 |
Acayucan, Veracruz | Litros | 10,000 |
Total | 41,400 | |
Tenga en cuenta que las cifras han sido incluidas con el fin de que los postores sepan cuáles son los requisitos previstos. No constituyen ningún tipo de compromiso por parte del ACNUR de adquirir dicha cantidad. Las cantidades pueden variar y dependerán de los requisitos reales y de los fondos disponibles que se rigen por la emisión de cada una de las órdenes de compra en virtud del contrato marco.
Los demás organismos, fondos y programas de las Naciones Unidas tendrán derecho a que se les apliquen los mismos precios y condiciones que los que se incluyen en las ofertas de los adjudicatarios, los cuales pueden sentar las bases para un contrato marco con otros organismos de las Naciones Unidas.
IMPORTANTE: Tras la adjudicación de un contrato marco, las partes solamente podrán rescindir el acuerdo previa notificación por escrito a la otra parte con noventa (90) días (tres (3) meses) de antelación.
El inicio de los procesos arbitrales o de conciliación de acuerdo con la cláusula 19, “Xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxxx”, xx xxx Xxxxxxxxxxx generales de los contratos del ACNUR para la prestación de Bienes no se considerará una “causa” de extinción ni constituirá en sí mismo ningún tipo de disposición en materia de extinción.
Se recomienda encarecidamente leer con atención la presente convocatoria a licitar y sus correspondientes anexos. Las candidaturas que no respeten los procedimientos que se presentan en dicha convocatoria podrán excluirse del proceso de evaluación.
NOTA: Este documento no se deberá interpretar de ningún modo como una oferta de contratación de su empresa.
2. INFORMACION SOBRE LA LICITACION:
2.1. DOCUMENTOS DE LA CONVOCATORIA A LICITAR
Los siguientes anexos forman parte dela presente convocatoria a licitar:
Anexo A: Forma técnica de la oferta. Anexo B: Forma financiera de la oferta.
Anexo C: Formulario de Registro de proveedores.
Anexo D: Condiciones Generales de Contrato para el suministro de Bienes y Servicios
2.2 ACUSE DE RECIBO
Apreciamos la confirmación de recepción de ésta convocatoria a licitar al correo xxxxxxxx@xxxxx.xxx a efectos de lo siguiente:
- Confirmar la recepción de esta convocatoria a licitar.
- Comunicar su decisión de presentar, o no, una oferta.
- Fuente de la que haya recibido este documento de licitación (i.e. correo electrónico, Cámara de Comercio, página del ACNUR México, sitio web del Portal Mundial para los proveedores de las Naciones Unidas (UNGM), medios de comunicación escritos, etc.)
2.3 SOLICITUDES DE ACLARACIONES
Los postores deberán enviar todas sus solicitudes de aclaraciones sobre esta convocatoria a licitar por correo electrónico a xxxxxxxx@xxxxx.xxx. La fecha y hora límite para recibir preguntas sobre este documento será el día 00 xx xxxxx 0000 en un horario de 8:30 a las 14:00 hrs. Ciudad de México.
ACNUR compilará todas las preguntas recibidas y responderá las dudas referentes a esta convocatoria a licitar con copia a todos los invitados el día 24 xx xxxxx 2018.
2.4 SU OFERTA
Su oferta deberá estar redactada en español.
Deberá presentar su oferta utilizando los anexos facilitados, debidamente completados y firmados/sellados. No se tendrán en consideración las ofertas que no se ajusten a los formatos proporcionados.
IMPORTANTE: La inclusión de copias de su oferta acompañando cualquier otra correspondencia dirigida directamente a la atención de cualquier personal del ACNUR podría resultar en descalificación de su oferta. Favor de enviar su oferta a la dirección provista en la “Invitación a licitar” sección 2.6 de este documento.
Su oferta debe ser presentada en dos correos electrónicos por separado
- Oferta Técnica (1 correo electrónico adjuntando documentos en formato PDF)
- Oferta Financiera (1 correo electrónico adjuntando documento en formato PDF y otra en formato Excel para efectos de verificación de cálculos)
2.4.1 Contenido de la OFERTA TECNICA
IMPORTANTE: En la oferta técnica NO se debe incluir información sobre precios. De no cumplirse esta indicación podría resultar en descalificación. La oferta técnica debe contener toda la información requerida.
Los detalles técnicos sobre los productos solicitados por el ACNUR se encuentran en el anexo A.
Su oferta técnica debe indicar con claridad si los bienes ofertados se ajustan por completo o no a las especificaciones aportadas sobre el producto. Todas las discrepancias existentes con respecto a las especificaciones aportadas deberán indicarse con claridad y declararse.
En la propuesta técnica también se deberán incluir los siguientes detalles
Información “Deseable” e “Indispensable”: El licitante deberá completar el total de la información señalada como “Indispensable” en el formato “ANEXO A: Forma técnica de la oferta”. Únicamente se tomarán en cuenta las ofertas financieras que cumplan con el requisito anterior.
Facturación: El licitante deberá indicar mediante escrito libre si tiene o no tiene la capacidad de facturar en litros, cuando aplica y la vigencia del servicio. Capacidad de entrega: El licitante indicará la distancia que existe entre cada estación (es) de servicio a las oficinas del ACNUR en KM.
Modo de entrega: Entrega del requerimiento estimado del “Combustible” se realizará en la (s) estación (es) de servicio. El proveedor ganador deberá confirmar la capacidad de suministrar el combustible mediante tarjetas electrónicas en las ubicaciones solicitadas (CDMX, Saltillo, Coahuila, Tapachula, Chiapas, Tenosique, Tabasco y Acayucan, Ver). Por favor, proporcionar evidencia para verificar la propiedad, sociedad o cualquier otro acuerdo que permitirá a su empresa prestar servicios en las estaciones de gasolina. Presentar una descripción detallada de la tarjeta electrónica de combustible y su mecanismo reflejando lo que ACNUR necesita.
Capacidad de almacenamiento: Los licitantes exitosos deberán mantener un stock de “Combustible” de emergencia dedicado en sus instalaciones sin cargo o costo para el ACNUR, que se pueda utilizar para el despliegue rápido de operaciones de emergencia del ACNUR. Los licitantes deberán indicar en su oferta la cantidad que puede mantener por consiguiente.
Regulaciones nacionales: Se solicita confirmar por escrito que el producto y la estación cumple con las regulaciones nacionales NOM-016-CRE-2016, NOM-005-ASEA-2016 y NOM-005-SCFI-2011 y otras aplicables, para tal efecto adjuntar dictamen anual emitido por una Unidad de Verificación o Tercero Especialista y permiso de operación expedido por la Comisión Reguladora de Energía.
Formulario de Registro de Proveedores (Anexo C): Si su compañía no está registrada aun con el ACNUR, deberá completarlo, firmarlo e incluirlo en la oferta técnica.
Condiciones Generales del Contrato para el suministro de bienes (Anexo D): Su oferta técnica debe indicar el reconocimiento de las Condiciones Generales de Contrato del ACNUR para el suministro de bienes, rubricando todas las hojas y firmando en la última hoja de aceptación de los términos.
2.4.2 Contenido de la Oferta FINANCIERA
Su oferta financiera deberá ser presentada por separado y deberá contener montos en pesos mexicanos “MXN”.
IMPORTANTE: Examine con atención el modelo de precios que se aplica en esta convocatoria a licitación.
La oferta deberá ser enviada en el formato “Forma financiera de la oferta” (Anexo B). No se aceptarán aquellas ofertas que posean una estructura de precios diferente.
Deberá proporcionar la siguiente información para cada destino:
- Gasolina Premium o similar 92 octanos precio unitario por litro.
- Costo unitario de expedición de tarjetas electrónicas de gasolina, si los hubiere (Para una primera emisión y subsecuentes en caso de pérdida, robo, etc.).
- Costos de envío de las tarjetas electrónicas, si los hubiere. Los licitantes deberán indicar también:
- Monto total del descuento, si lo hubiera.
- Vigencia de la oferta.
Se sugiere que los precios se basen en el índice de referencia internacional PLATTS o similar. Propuestas de precios alternativos pueden ser consideradas pero deben ilustrarse con un ejemplo usando el precio xx xxxxxxx actual (fecha de la oferta).
El modelo de fijación de precios indicado en la oferta del proveedor deberá ser válido por la duración del Acuerdo Marco y los precios exclusivamente del combustible variarán en consonancia con el mercado nacional y no debe ser mayor a los precios máximos de gasolinas y diésel publicado por la Comisión Reguladora de Energía (Esto no atañe al costo de emisión de tarjetas electrónicas, si lo hubiere, deberá mantenerse de acuerdo a la oferta inicial).
La emisión de los pagos se realiza de acuerdo a los términos del ACNUR, durante los primeros 15 días hábiles después de haber recibido los bienes o servicios a entera satisfacción del ACNUR de manera mensual y recibida la factura (Acompañada de un reporte mensual de movimientos). En caso de que su compañía no pueda cumplir con los términos descritos anteriormente, favor de presentar una propuesta de método de pago.
El costo de preparación de la oferta y de la negociación del convenio de contrato, no es reembolsable y tampoco deberá ser incluido en el costo directo de los bienes requeridos.
2.5 EVALUACION DE LAS OFERTAS:
2.5.1 Registro de Proveedor:
Los oferentes calificados serán registrados en la base de datos de proveedores del ACNUR, después de previo análisis y de la presentación de Formato Registro de Proveedores y de documentos de soporte. El análisis incluye la consideración de diversos factores tales como:
• Capacidad financiera
• Actividades principales
• Trayectoria
• Capacidad para suscribir un contrato
Se dará seguimiento a la evaluación técnica del proveedor de la siguiente manera:
• Registro ante el SAT
• Dictamen anual emitido por una Unidad de Verificación o Tercero Especialista
• Permiso de operación expedido por la Comisión Reguladora de Energía.
• Habilidad para responder rápidamente a las necesidades de la agencia.
• Entrega en tiempo.
• Confiabilidad del producto y abastecimiento (adjuntar dictamen de PROFECO, si hubiera).
2.5.2 Evaluación Técnica y Financiera
Todas las ofertas de los proveedores pre calificados serán evaluadas sobre la base de si cumplen o no cumplen sustancialmente con las especificaciones del ACNUR, lo que incluye cumplimiento de la normativa local, confiabilidad en la distribución, idoneidad del sistema de tarjetas electrónico, etc.
Las ofertas consideradas aceptables desde un punto de vista técnico serán evaluadas comercialmente atendiendo al:
- Precio unitario por litro de la Gasolina Premium o similar 92 octanos, suministrado en estaciones de servicio en los destinos solicitados.
- Costo unitario de expedición de tarjetas electrónicas de gasolina, si los hubiera.
- Costos de envío, si los hubiera.
Pacto Mundial y otros factores: ACNUR apoya la Iniciativa del Pacto Mundial presentada el 31 de enero de 1999 por el Secretario General, Xxxx Xxxxx que promueve implementar 10 Principios universalmente aceptados para promover la responsabilidad social empresarial en las áreas de derechos humanos y empresa, normas laborales, medio ambiente y lucha contra la corrupción. Animamos a nuestros proveedores a registrarse en esta iniciativa en el siguiente sitio: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx
2.6 PRESENTACION DE OFERTAS
Todas las propuestas deberán llevar su membrete oficial para poder identificar con claridad a su compañía.
Las ofertas deberán presentarse de manera electrónica al correo xxxxxxxx@xxxxx.xxx, junto con todos los anexos en formato PDF e incluir en adición a estos formatos uno en formato Excel para la oferta financiera el día 00 xx xxxx 0000 a las 14 hrs. de la Ciudad de México
Las ofertas Técnica y Financiera deberán estar claramente separadas en correos electrónicos distintos, indicando el nombre y número de la convocatoria a licitar “ITB”, clave/código y número; señalando si es la Oferta técnica u Oferta Financiera.
IMPORTANTE:
Cualquier oferta recibida después de fecha y horario indicados o enviada a otra dirección distinta a la de ACNUR México, podrá ser rechazada. ACNUR México a su discreción puede extender la fecha de presentación de ofertas, mediante notificación simultánea a todos los participantes.
ACNUR no será responsable de localizar o garantizar cualquier información que no sea identificada por el oferente. Para asegurar que se cuenta con la suficiente información, el oferente deberá facilitar, como parte de la oferta, la descripción de los documentos que adjunta, en el cuerpo del correo electrónico.
IMPORTANTE:
La oferta financiera, solo será abierta para evaluación si la parte técnica de la oferta ha pasado la prueba y ha sido aceptada por el ACNUR por el cumplimiento de sus especificaciones técnicas.
2.7 ACEPTACIÓN DE OFERTAS:
ACNUR se reserva el derecho de aceptar toda o parte de su oferta.
El ACNUR puede, según su propio criterio, aumentar o reducir el contenido propuesto a la hora de adjudicar el contrato sin que esto suponga una variación significativa en la tarifa presentada. Cualquier aumento o reducción de la duración del contrato se negociará con el adjudicatario como parte de la finalización de las órdenes de compra de los bienes.
El ACNUR puede, según su propio criterio, ampliar el plazo límite de presentación de las ofertas notificándoselo por escrito a los posibles proveedores. La ampliación del plazo puede entrañar una modificación xxx xxxxxx de condiciones elaborado por el ACNUR por su propia iniciativa o en respuesta a una solicitud de aclaración realizada por un posible proveedor.
Tenga en cuenta que el ACNUR no está obligado a seleccionar a ninguna de las empresas que presentan las ofertas ni tampoco a seleccionar en modo alguno a la empresa que ofrezca el precio más bajo. Asimismo, el contrato se adjudicará a la oferta que se considere que responde mejor a las necesidades y que se ajuste a los principios generales del ACNUR, entre los que se incluye la economía y eficiencia y la mejor relación entre calidad y precio.
2.8 MONEDA Y CONDICIONES DE PAGO DE LAS ORDENES DE COMPRA
Cualquier orden de compra derivada de esta invitación a licitar será emitida en pesos Mexicanos. El pago se realizará acorde a las Condiciones Generales del Contrato y en la moneda en la que la Orden de Compra es emitida.
2.9 CONDICIONES GENERALES DE LOS CONTRATOS DEL ACNUR PARA LA PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Tenga en cuenta que, a efectos de los futuros contratos, se acatarán estrictamente las condiciones generales de los contratos (Anexo D). El postor deberá confirmar por escrito que acepta estas condiciones.
Unidad de Administración ACNUR MEXICO