EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P. TERMINOS DE REFERENCIA
EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.
TERMINOS DE REFERENCIA
INVITACIÓN PÚBLICA N° 10459233
OBJETO
PRESTACIÓN DEL SERVICIO A TODO COSTO DE VEHÍCULOS ESPECIALIZADOS, DOTADOS DE PLATAFORMAS PARA TRABAJO EN ALTURAS (PTA), REQUERIDOS PARA LA EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DE APROVISIONAMIENTO Y ASEGURAMIENTO EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CONECTIVIDAD A CLIENTES CORPORATIVOS QUE DEMANDEN SOLUCIONES DE TRABAJOS EN ALTURAS A NIVEL NACIONAL.
BOGOTÁ, JUNIO DE 2021
CAPITULO I – CONDICIONES JURIDICAS
1. OBJETO
La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. en adelante ETB,
1.1.1. ALCANCE
El alcance del objeto de la presente contratación está contenido en el capítulo técnico del presente documento.
1.2. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
El régimen legal aplicable a los procesos de contratación y a los contratos que celebre ETB, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 55 de la Ley 1341 de 2009, es de derecho privado y se regirá por las disposiciones del Manual de Contratación de ETB, el cual debe ser consultado en la página xxx.xxx.xxx.xx, por los Códigos Civil y de Comercio, las Políticas Financieras Generales de Contratación de ETB, así como por las normas especiales que le sean aplicables y las demás que las modifiquen según su naturaleza jurídica y las actividades que realiza de acuerdo con el sector.
1.3. FORMA DE EJECUTAR EL CONTRATO
El contrato se ejecutará mediante órdenes de servicio o pedidos según aplique, cursados por el supervisor del contrato, quien no se obliga con una cantidad mínima ni máxima. Las cantidades informadas en los términos de referencia son estimadas para la ponderación de ofertas, y en la ejecución del contrato pueden aumentar o disminuir; en consecuencia, el precio del contrato será un cupo estimado de recursos, el cual puede o no agotarse.
El oferente debe realizar el análisis de las anteriores condiciones, debido a que, con la presentación de la oferta y la suscripción de la carta de presentación, expresamente manifiesta que las acepta, y renuncia a intentar efectuar reclamación alguna como resultado de la ejecución contractual.
1.4. DISPOSICIONES GENERALES
a) No se acepta la presentación de ofertas parciales;
b) Los presentes términos de referencia no tienen valor y no constituyen oferta mercantil;
c) La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta invitación.
1.5. PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB xxx.xxx.xxx.xx
a) Los términos de referencia, del cual hacen parte integral los anexos;
b) Las respuestas a las preguntas recibidas;
c) Las adendas que modifiquen los términos de referencia;
d) El resultado de la adjudicación, de acuerdo con los factores de ponderación definidos.
1.6. COMUNICACIONES
Todas las comunicaciones relacionadas con el proceso de selección deberán remitirse, mediante comunicación escrita, a Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx, en la cuenta de correo xxxxxxxx@xxx.xxx.xx
1.7. CRONOGRAMA DEL PROCESO
ACTUACIÓN | FECHA INICIO | FECHA FINAL |
Publicación términos de referencia | 15 / 06 / 2021 | |
Solicitud de registro del formulario “oferentes ETB S.A. E.S.P”, para crear carpeta privada para el cargue de los documentos que integran la oferta. | 15 / 06 / 2021 | 29 / 06 / 2021 |
Plazo para solicitar aclaraciones a los términos de referencia (4 días) | 16 / 06 / 2021 | 21 / 06 / 2021 |
Plazo para publicar las respuestas a las aclaraciones formuladas (3 días) | 22 / 06 / 2021 | 24 / 06 / 2021 |
Fecha y hora para presentación de ofertas (4 días) | 30/06/2021 a las 14 horas en los Términos del Artículo 829 del Código de Comercio | |
Plazo de estudio de ofertas y solicitud de aclaraciones por ETB (5 días) | 01 / 07 / 2021 | 08 / 07 / 2021 |
Plazo de negociación (9 días) | 09 / 07 / 2021 | 22 / 07 / 2021 |
Adjudicación (3 días) | 23 / 07 / 2021 | 27 / 07 / 2021 |
Elaboración del contrato (4 días) | 28 / 07 / 2021 | 02 / 08 / 2021 |
Suscripción del contrato ETB (2 días) | 03 / 08 / 2021 | 04 / 08 / 2021 |
Suscripción contrato proveedor (2 días) | 05 / 08 / 2021 | 06 / 08 / 2021 |
1.8. PRORROGAS
Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que ETB considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el sábado se considera día no hábil.
1.9. INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
El oferente asume toda responsabilidad por consultar y analizar los términos de referencia, las adendas y aclaraciones a los mismos. Estos documentos deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada.
Los títulos utilizados en los términos de referencia sirven sólo para identificar textos y no afectarán la interpretación de los mismos.
Los plazos establecidos en los términos de referencia se entenderán como días hábiles, salvo indicación expresa en contrario. Para estos efectos, el sábado no se considera hábil.
Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en que incurra el oferente con base en su propia información, interpretación, análisis o conclusiones respecto de los términos de referencia, son por su exclusiva cuenta. Por tanto, ETB no asume responsabilidad alguna por tal información, interpretación, análisis o conclusiones.
Con la presentación de la oferta y suscripción del contrato en caso de resultar adjudicatario, se entiende que el oferente conoce la naturaleza del contrato que llegare a suscribirse, su objeto, costo y tiempo de ejecución, así mismo, que formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente.
1.10. ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los interesados en participar en el presente proceso de selección podrán solicitar aclaraciones o solicitud de modificaciones a los términos de referencia, mediante comunicación escrita dirigida a la cuenta de correo del numeral 1.6.
ETB podrá expedir adendas cuando el proceso lo amerite independientemente de que las mismas deriven o no de preguntas de oferentes ya sea dentro o posterior de los plazos establecidos en el presente numeral.
1.11. FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA
Podrán participar en el proceso de invitación las personas consideradas legalmente capaces, los consorcios y uniones temporales o cualquier forma de asociación legalmente válida bajo las leyes colombianas.
El oferente persona natural, el representante legal o apoderado debidamente facultado de la sociedad oferente o el representante de la unión temporal, consorcio o asociación, según el caso, debe diligenciar el Anexo No. 1 “Carta de presentación de la oferta” del presente
capítulo, el cual debe suscribirse por el oferente o por quien actúe en nombre y representación debidamente facultado mediante el respectivo poder. Dicho anexo deberá ser diligenciado por el oferente incorporando los datos solicitados, sin que el mismo sea modificado.
a) La oferta deberá ser presentada en idioma castellano, con excepción de los manuales técnicos que se aceptan en inglés.
b) Si el oferente no da respuesta punto a punto a cada uno de los numerales de los términos de referencia, se entenderán aceptados, y cumplidos. Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta.
c) El oferente deberá diligenciar la totalidad de los anexos que sean proporcionados por ETB, los cuales deben ser presentados con su respectiva firma.
d) Presentada la oferta no se permitirá el retiro de los documentos o medios digitales aportados, ni su posterior incorporación, salvo que hayan sido expresamente requeridos por ETB como parte de aspectos subsanables.
1.12. RESUMEN DE DOCUMENTOS JURÍDICOS QUE DEBEN APORTARSE CON LA OFERTA:
a) Anexo No. 1: Carta de presentación de oferta;
b) Anexo No. 2: Formato de inscripción de proveedores, nacionales o extranjeros, según corresponda; cuando el proveedor no esté inscrito en la base de datos de proveedores de ETB;
c) Anexo No. 3: Acuerdo de buenas prácticas y responsabilidad corporativa;
d) Documentos que acrediten la existencia y representación legal del oferente.
e) Autorizaciones de órgano social competente (actas de junta directiva, asamblea de socios, entre otros);
f) Poderes ante Notaría Pública, cuando aplique (autenticados, consularizados o apostillados, cuando se trate de documentos expedidos en el exterior);
g) Acreditación de requisitos legales en seguridad social, aportes parafiscales y sistema general de seguridad en el trabajo SG-SST; mediante certificación de revisor fiscal cuando a ello hubiere lugar junto con copia de su tarjeta profesional, fotocopia de documento de identidad y certificado no mayor a 3 meses de la Junta Central de Contadores, según los términos xx xxx, o certificación de representante legal (oferente nacional, o sucursal establecida en Colombia);
h) Póliza de seriedad de oferta;
i) Recibo de pago o certificación de pago de la póliza;
j) Condiciones del contrato de seguro de la póliza de seriedad de oferta (clausulado);
k) Documento de conformación de asociación (unión temporal, o consorcio), cuando aplique.
Lo anterior, con observancia de cada uno de los requisitos exigidos en el presente capítulo.
1.13. CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
El oferente deberá tener en cuenta que tratándose de personas jurídicas nacionales y extranjeras oferentes o integrantes de un oferente (en el caso de propuestas conjuntas o en asociación) cada una de ellas deberá acreditar la existencia, objeto, representación legal de la sociedad, razón por la cual, deberá adjuntar los documentos respectivos a la oferta, y deberá acreditar que:
a) El objeto social le permite presentar la oferta y celebrar el Contrato;
b) La duración contada a partir de la fecha del recibo de ofertas del presente proceso de invitación no puede ser inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. Si fuere inferior, esa circunstancia se podrá subsanar dentro del plazo que ETB indique;
c) El representante legal o apoderado deberá estar debidamente facultado para actuar en su nombre y representación de la sociedad oferente y para comprometerlas en la presentación de la oferta, la celebración, ejecución y liquidación del contrato.
En caso de que se encuentren limitaciones a las facultades del representante legal o apoderado de la persona jurídica para presentar la propuesta o para celebrar el contrato, se deberá anexar la autorización o documento, donde conste la decisión del órgano social competente que autorice la presentación de la oferta, la suscripción del contrato y la ejecución del mismo.
1.14. PERSONAS JURÍDICAS COLOMBIANAS Y EXTRANJERAS
Teniendo en cuenta que el objeto y alcance del presente proceso involucra actividad permanente en el territorio colombiano, se debe observar lo siguiente:
a) El oferente sociedad colombiana debe aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de recibo de presentación de ofertas, y en caso de que el representante legal o apoderado tenga limitaciones, se debe aportar la autorización del órgano social competente.
b) El oferente sociedad extranjera que tenga establecida la sucursal en Colombia bajo las normas del artículo 263 del código de comercio Colombiano y las demás normas legales vigentes concordantes, deberá aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, expedido con treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de recibo de presentación de ofertas, y en caso que el representante legal o apoderado tenga limitaciones se debe aportar la autorización del órgano social competente.
c) El oferente sociedad extranjera que no tenga establecida sucursal en Colombia debe acreditar su existencia y representación legal con los documentos idóneos expedidos por la autoridad competente en el país de su domicilio, en los que conste: la existencia, el objeto, la vigencia y representante legal de la sociedad. En caso de que el representante legal o apoderado tenga limitaciones, se deberá aportar la autorización del órgano social competente.
d) Teniendo en cuenta que la actividad es permanente y que, en esa medida, la legislación colombiana exige el establecimiento de la sucursal, el oferente con la presentación de la oferta se obliga a establecer la sucursal en Colombia dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la comunicación de adjudicación, de conformidad con lo previsto en el artículo 263 del Código de Comercio Colombiano y las demás normas legales vigentes concordantes. El establecimiento de la sucursal en los términos del artículo 263 del código de comercio será requisito suscribir y por ende ejecutar el contrato y su incumplimiento dará lugar a exigir la póliza de seriedad de la oferta y a suscribir el contrato con el segundo oferente.
El contrato se entiende celebrado con la sociedad extranjera, quien, para el establecimiento de la sucursal, debe registrar copias auténticas de la fundación o constitución de la sociedad extranjera ante la autoridad competente en el territorio colombiano.
Así mismo, el miembro o integrante extranjero de una unión temporal o consorcio deberá establecer sucursal en Colombia.
e) Todos los documentos expedidos en el exterior, deberán cumplir todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con el apostille y/o legalización, consularización y traducción oficial de documentos otorgados en el extranjero (traductor inscrito ante el Ministerio de Relaciones Exteriores), exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior y que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el artículo 251 del Código General del Proceso, 480 del Código de Comercio y la Resolución 10547 de 2018 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores. En el evento de la legalización de documentos emanados de autoridades de países integrantes del Convenio 26 de la Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla como mecanismo de legalización, de conformidad con lo señalado en la Ley 455 de 1998.
f) Si no es posible para el proponente aportar junto con su oferta los documentos expedidos en el exterior debidamente apostillados, consularizados o con la respectiva traducción oficial, según sea el caso, éstos deberán ser entregados a más tardar al vencimiento de la etapa de negociación y estudio de contraofertas fijada en el cronograma del presente proceso de selección. Al respecto, se resalta que los documentos apostillados, consularizados o con traducción oficial según sea el caso que el oferente aporte en esta etapa, deberán ser de idéntico contenido a los aportados inicialmente en la oferta, esto con el fin de que puedan ser evaluados.
En todo caso, los proponentes deberán presentar con su oferta los documentos traducidos al castellano con el fin de realizar la evaluación correspondiente.
En el evento que los proponentes no alleguen los documentos con el cumplimiento de los requisitos y dentro del plazo establecido en el presente numeral, la propuesta será rechazada.
En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con posterioridad a la presentación de los documentos antes mencionados, deberá ser reportado a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, anexando los documentos que lo acrediten.
1.15. OFERTAS PRESENTADAS EN ASOCIACIÓN
ETB acepta la presentación de ofertas en asociación, caso en el cual deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Presentar documento que indique:
i. Personas integrantes de la asociación con su respectiva identificación
ii. Tipo de Asociación
iii. Obligaciones y actividades a cargo de cada uno de los asociados en la ejecución del contrato, las cuales no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo y escrito de ETB.
iv. Porcentaje de participación el cual debe ser acorde con lo anterior.
v. Las sociedades que integran la unión temporal o consorcio deberán facturar de acuerdo con lo definido en el capítulo financiero.
vi. Designación de la persona que para todos los efectos representará a la asociación, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos sus integrantes en la presentación y negociación de la oferta, suscripción y ejecución del contrato, así como judicial y extrajudicialmente. El representante designado deberá manifestar su aceptación.
vii. La duración de la asociación conformada deberá ser mínimo por el lapso comprendido entre el recibo de ofertas del proceso de invitación y la liquidación del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que, con posterioridad, los integrantes de la asociación oferente estén llamados a responder por hechos u omisiones ocurridos durante la ejecución del contrato.
b) En todo caso, los asociados responden en forma solidaria frente a ETB por la presentación de la oferta, la suscripción del contrato y su ejecución.
c) De conformidad con el literal anterior y en atención al régimen jurídico de ETB, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta presentada por la unión temporal, consorcio o cualquier asociación, NO se aplicarán en proporción al porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del mismo como lo dispone la Ley 80 del 93 para Uniones Temporales y Consorcios (esta normatividad no rige para ETB).
La garantía de seriedad de oferta debe ser tomada por todas y cada una de las personas que integran la asociación.
1.16. GARANTÍA DE SERIEDAD DE OFERTA
El oferente debe constituir y entregar con la oferta garantía de seriedad de oferta, bien sea a través de una póliza de seguros o garantía bancaria, atendiendo los siguientes criterios:
Si es una póliza de seguros, debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Se debe designar como asegurado – beneficiario a la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – NIT. 899.999.115-8
b) En calidad de afianzado se debe incluir al Oferente y el NIT.
c) Garante: Compañía de Seguros que tenga operaciones en Colombia y esté vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.
d) Póliza a favor de Empresas de Servicios Públicos
e) Valor garantizado: el oferente deberá constituir una póliza por un valor asegurado xxx xxxx por ciento (10%) del precio de su oferta, antes de IVA. Parágrafo: La póliza debe ser constituida conforme a la moneda de cotización de la oferta, por lo anterior, si la moneda de cotización es pesos, debe constituirse en pesos; si la moneda de cotización es dólares debe constituirse en dólares, y si la moneda de cotización es parte en pesos y parte en dólares, deberá constituirse con el valor en dólares y el valor en pesos, según corresponda.
f) Con la sola constitución de la garantía se entienden amparados los siguientes riesgos, con la póliza a favor de Empresas de Servicios Públicos y que están inherentes en la misma: (i) Retiro de la oferta – (ii) La no suscripción del contrato – (iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.
g) Modalidad: Sancionatoria.
h) Término de la póliza: 3 meses a partir de la fecha de presentación de la oferta. Se deberá ampliar o prorrogar la misma, en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.
i) La póliza deberá estar firmada por el garante y por el oferente.
j) Se deberá anexar el recibo de pago o certificación de pago de las primas respectivas.
k) Se deberá anexar el contrato de seguro de la póliza de seriedad de oferta, esto es el clausulado.
Si es una garantía bancaria, debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Ordenante: El oferente y su NIT.
b) Garante: Banco que tenga operaciones en Colombia y esté vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia.
c) Beneficiario: Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – Nit. 899.999.115-8
d) Valor garantizado: el oferente deberá constituir una póliza por un valor asegurado xxx xxxx por ciento (10%) del precio de su oferta, antes de IVA.. La póliza debe ser constituida conforme a la moneda de cotización de la oferta, por lo que, si la moneda de cotización es pesos, debe constituirse en pesos, si la moneda de cotización es dólares debe constituirse en dólares, y si la moneda de cotización es parte en pesos y parte en dólares, deberá constituirse con el valor en dólares y el valor en pesos, según corresponda.
e) Modalidad: A primer requerimiento.
f) Con la sola constitución de la póliza se entienden amparados los siguientes riesgos que se garantizan: (i) Retiro la oferta – (ii) La no suscripción del contrato – (iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.
g) Requisitos de Exigibilidad: Presentación de la garantía y la comunicación de ETB suscrita por el representante legal, o apoderado declarando la ocurrencia de uno de los riesgos amparados y el monto a cobrar que corresponderá al valor asegurado.
h) Plazo para pago: La garantía debe estar constituida y paga al momento de la presentación de la oferta.
i) Término de la garantía: Tres (3) meses a partir de la fecha de presentación de la oferta.
Se deberá ampliar la misma en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.
j) La póliza deberá estar firmada por el garante y por el oferente.
k) Se deberá anexar recibo de pago de los derechos del garante.
l) El garante debe manifestar expresamente que renuncia al beneficio de excusión.
Cuando la garantía no se acompañe a la oferta, no esté debidamente constituida o no se anexe el comprobante de pago de la prima, o falte algún requisito subsanable, ETB requerirá al oferente para que subsane los documentos respectivos dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido; si el oferente no da respuesta al requerimiento dentro del plazo establecido, la oferta será rechazada.
Cuando la oferta o garantía bancaria sea presentada en consorcio o unión temporal, la póliza debe ser tomada por todos los integrantes de la asociación.
1.17. ACREDITACIÓN DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL, APORTES PARAFISCALES Y SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO SG- SST. (Empresas nacionales o extranjeras que tengan establecida sucursal en Colombia).
El oferente debe acreditar el pago de las obligaciones laborales, el cumplimiento de los sistemas de salud, riesgos laborales (ARL), pensiones (AFP), aporte a cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello haya lugar.
Para tal efecto, el oferente debe acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes de sus empleados o subcontratistas, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, acompañada de la tarjeta profesional del revisor fiscal y certificado de la Junta Central de Contadores con antigüedad no mayor a 3 meses; o por el representante legal del oferente, en los términos establecidos en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Este requisito será exigido igualmente para la ejecución del contrato. En caso de presentación de oferta conjunta, cada integrante de la forma asociativa deberá aportar lo pertinente.
1.18. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN
Se entenderá aceptado por el oferente con la presentación de la oferta un compromiso anticorrupción que hará parte del Anexo 1 carta de presentación de la oferta, con base en las siguientes consideraciones:
a) Que es interés del oferente apoyar la acción de ETB para fortalecer la transparencia en sus procesos de contratación y la responsabilidad de rendir cuentas.
b) Que el oferente es consciente de que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda no sólo en beneficio de ETB, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores condiciones.
c) Que conoce a cabalidad el Manual de Contratación de ETB.
d) Que como oferente estima conveniente la formulación de un pacto explícito en cuanto al
acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales.
1.19. ACUERDO DE BUENAS PRÁCTICAS Y RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
El Oferente deberá diligenciar y suscribir el anexo “Acuerdo de Buenas Prácticas y Responsabilidad Corporativa”, como requisito para suscribir el contrato, el cual hace parte del presente documento como Anexo Jurídico No. 3. Este anexo deberá ser aportado en el capítulo jurídico de la oferta en original debidamente suscrito por el representante legal o apoderado. Dicho anexo no podrá ser modificado por el oferente.
1.20. FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas deben ser presentadas, dentro de la hora fijada en el cronograma del proceso, en términos del artículo 829 del Código de Comercio observando lo siguiente:
Las ofertas y/o contraofertas serán recibidas por la Gerencia de Abastecimiento a través de la herramienta Microsoft SharePoint o la que esta área defina, la cual permite de forma previa a la hora fijada crear el acceso privado para que cargue todos los documentos dentro del plazo establecido observando las siguientes reglas:
a) Dentro del plazo fijado en el cronograma, el oferente interesado en presentar propuesta deberá diligenciar el formulario denominado “Registro oferentes ETB S.A. E.S.P.” el cual se encuentra publicado en el link:
https://xxxxx.xxxxxx.xxx/Pages/ResponsePage.aspx?Host=Teams&lang={locale}&groupId={ groupId}&tid={tid}&teamsTheme={theme}&upn={upn}&id=5Z051A5LekuZaT41oXLu4gd fuMrmsr9CmUMlopx9ZchUMVVBUEpPWUlUTDlVQkdRQjBFQ1IwT0xJVCQlQCN0PW cu
b) Una vez diligenciado el formulario, ETB proporcionará el link de acceso privado al oferente al correo electrónico que diligenció en el formulario, con habilitación para el cargue de los documentos que integran su oferta dentro de la hora fijada para tal efecto.
c) El link de acceso contendrá tres carpetas a saber:
CARPETA 1: Capítulo jurídico CARPETA 2: Capítulo financiero CARPETA 3: Capítulo técnico
d) Lo anterior, con el fin de que el oferente pueda cargar la información a cada una de las carpetas según el capítulo que corresponda.
e) Para cualquier inquietud relacionada con la herramienta SharePoint dentro del plazo para cargar los documentos, el oferente podrá contactarse con Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx la Gerencia de Abastecimiento al 3058793688 y en la cuenta de correo xxxxxxxx@xxx.xxx.xx
f) Se acepta la firma digital o escaneada de los documentos de la oferta que sean incluidos en la herramienta SharePoint.
g) Una vez vencido el término para el recibo de ofertas, el líder de la Gerencia de Abastecimiento compartirá el acceso a las carpetas a los equipos técnico, jurídico y financiero para la correspondiente evaluación.
h) El oferente debe ser precavido y cargar los documentos de su oferta con la debida antelación, y ante cualquier inquietud se debe contactar de inmediato a través de los contactos referidos en los numerales 1.6 y 1.22 del presente documento.
i) El oferente debe cargar la oferta dentro del rango de tiempo establecido en el cronograma del proceso para su recepción. Si la oferta se carga de forma extemporánea no será tenida en cuenta para continuar en el proceso y por ende no será evaluada.
Con la presentación de la oferta, se entenderá la aceptación y cumplimiento del oferente a las condiciones contenidas en los presentes términos de referencia, en los anexos, en el Manual de contratación de ETB, en la política financiera y en los demás documentos que forman parte de estos.
No se acepta la presentación de dos ofertas por parte de una misma persona jurídica, ya sea a título individual, o que sea parte de unión temporal o consorcio; en el caso que una misma persona jurídica presente más de una oferta, ya sea a título individual o como miembro de un consorcio o unión temporal, sólo será evaluada la oferta que se haya presentado en primer lugar dentro del término fijado.
1.21. PROPUESTAS ALTERNATIVAS
ETB no acepta propuestas que impliquen alternativas jurídicas, técnicas, económicas o financieras a las establecidas en los presentes términos de referencia.
La propuesta alternativa adicional a la propuesta básica no será objeto de consideración por ETB.
1.22. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
Durante la etapa de evaluación de las ofertas, ETB podrá solicitar al oferente vía correo electrónico: las aclaraciones, explicaciones, y solicitar requerimientos subsanables cuando la oferta no esté acompañada de todos los documentos exigidos y necesarios para la evaluación técnica, jurídica o financiera.
El oferente deberá responder dentro del plazo estipulado, vía correo electrónico, en la cuenta señalada en el numeral 1.6 “Comunicaciones”.
Las respuestas a las aclaraciones deberán estar firmadas por el representante legal o apoderado debidamente acreditado (firma escaneada o firma digital).
El oferente deberá tener en cuenta que las respuestas a requerimientos subsanables no podrán mejorar la oferta, y que, si el oferente no da respuesta dentro del plazo señalado, la oferta será rechazada.
ETB realizará el estudio de las ofertas dentro del plazo estipulado en el cronograma.
1.23. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA
a) Cuando el oferente haya entregado extemporáneamente la oferta.
b) Cuando el oferente o uno de sus integrantes se halle incurso en una de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y la Ley. Cuando la inhabilidad sobrevenga en un oferente, se entenderá que renuncia a participar en el proceso de selección y los derechos surgidos del mismo.
c) Cuando el oferente no subsane los documentos dentro del plazo señalado para tal efecto.
d) Cuando sólo se presente propuesta alternativa.
e) Cuando la propuesta se presente sometida al cumplimiento de cualquier condición o modalidad para la adjudicación.
f) Por falta de veracidad de la información suministrada por el Oferente
g) Cuando el objeto social del oferente no resulte adecuado con el objeto a contratar
h) Las demás estipuladas en los capítulos técnico y económico, y en el numeral alusivo a negociación, relacionado con el estudio de homologación y de seguridad de los proveedores, socios, apoderados, representantes legales. En dicho estudio se incluyen las inhabilidades e incompatibilidades xx xxx y listas restrictivas.
1.24. NEGOCIACIÓN
ETB podrá adelantar una etapa de negociación dentro del plazo estipulado en el cronograma con todos los oferentes cuya oferta haya resultado hábil luego del estudio jurídico, económico y técnico, y que hayan pasado el estudio de homologación de proveedores, al igual que el estudio de inhabilidades e incompatibilidades, seguridad de los proveedores, socios, apoderados, representantes legales, según aplique, de acuerdo con la política financiera de ETB publicada en la página xxx.xxx.xxx.xx, con el propósito de obtener ventajas económicas. El mecanismo de negociación será definido por la Gerencia de Abastecimiento de ETB, quien ha manifestado que podrá o no hacer uso de la oferta mínima combinada, o informar el precio base de ofertas, según el análisis que realice dicha área.
a) Tradicional, esto es, esto es, solicitando la presentación de contraofertas de forma presencial o no presencial a través de herramientas informáticas, diligenciando los mismos anexos financieros de la oferta
b) Conformación dinámica de ofertas, la cual se desarrollará dentro del plazo establecido, cuya oferta inicial podrá ser mejorada mediante la formulación de posturas sucesivas, hasta la conformación de la oferta definitiva, entendiendo por definitiva la última presentada por cada variable en el transcurso de la reunión que se convoque para tal fin. Para todos los efectos, se tomará como definitiva la propuesta de la oferta inicial o de la última postura de aquel oferente que no haya hecho uso de su derecho a presentar postura.
En cualquiera de los dos casos, ETB convocará por escrito a los oferentes hábiles, indicando fecha, hora, lugar y demás aspectos que se consideren necesarios.
Únicamente podrán asistir el representante legal del Oferente o su apoderado debidamente facultado para adoptar decisiones, y máximo 2 personas más. Se verificará que sus representantes cuenten con las debidas facultades. En caso de que el representante legal de la persona jurídica oferente o el representante del consorcio o la unión temporal no pueda asistir a la negociación podrá delegar mediante poder siempre que sus facultades se lo permitan y, por tanto, comprometer jurídicamente al oferente por un valor menor al presentado en la oferta inicial.
Las contraofertas o las posturas no podrán contener precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la contraoferta o postura anterior, aun cuando el valor total de la oferta resulte inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o la postura anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta.
En caso de que los oferentes decidan ofrecer descuentos estos deben realizarse y ser aplicados a los precios unitarios ofertados.
El líder del Equipo de Compras de la Gerencia de Abastecimiento remitirá las contraofertas al Equipo Financiero de Apoyo a la Contratación de la Dirección Finanzas Corporativas para la respectiva evaluación.
Los puntajes técnicos no serán objeto de negociación.
En caso de empate, se solicitará a los oferentes empatados una nueva contraoferta, o la presentación de una nueva postura, según aplique.
1.25. ADJUDICACIÓN
Si opta por la adjudicación, la misma se realizará al oferente que haya obtenido el mejor puntaje de acuerdo con los criterios de ponderación técnico y económico, según aplique, de acuerdo con la ponderación definida en las condiciones técnicas y financieras del presente documento.
1.26. INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES
1.27. ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
El contrato se elaborará y suscribirá con sujeción a los plazos estipulados en el cronograma.
1.28. DECLARACIONES
Con la presentación de su propuesta se entiende que la persona natural o jurídica declara bajo la gravedad de juramento lo siguiente:
a) Que ha leído y cumple en su integridad con el contenido de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, así como el Código de Ética y Conducta de ETB y en consecuencia, declara que ninguna persona al servicio de ETB ha recibido ni recibirá beneficio directo o indirecto resultante de la adjudicación, celebración o ejecución del contrato, y acepta expresamente que la presente disposición es condición esencial del contrato, por lo que su incumplimiento dará lugar a su terminación y a la aplicación de las sanciones legales pertinentes.
b) Que no se halla incurso al momento de presentar la oferta y, al momento de celebrar el contrato, en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad contempladas en la Constitución Política de Colombia, en la ley y concretamente las aplicables por ETB en virtud de su naturaleza jurídica, correspondientes al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal, en la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes y vigentes en la materia.
c) Que ni su patrimonio ni los recursos que utilice para la celebración y ejecución del contrato, provienen de actividades ilícitas, contempladas en el Código Penal Colombiano o cualquier otra norma que lo modifique o adicione, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas en el territorio nacional o extranjero.
d) Que sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales y contratistas no tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes, de orden nacional en internacional y autoriza de manera expresa para que estas puedan ser consultadas por ETB en cualquier momento durante la relación comercial.
e) Que no tengo relación en calidad de cónyuge, compañero (a) permanente o pariente hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, con los administradores o trabajadores de ETB del nivel directivo o ejecutivo, ni directa o indirectamente, ni como miembro de consorcio o unión temporal que funge como proponente, ni existen las referidas condiciones de parentesco con alguno de los socios de personas jurídicas con las que se presenta oferta.
f) Para los fines previstos en el artículo 27 de la Ley 1121 de 2006, ni el capital de la sociedad, ni los recursos que se utilizarán para la ejecución del contrato que llegare a suscribirse en virtud de la adjudicación de la oferta, provienen de actividades ilícitas.
g) Que ni la sociedad, ni los socios o accionistas, ni los representantes o administradores tienen relaciones comerciales o de parentesco con empleados de ETB.
h) Que, de acuerdo con el Manual de Contratación entiende y acepta que no es permitido presentar propuesta o suscribir contratos con las personas naturales o jurídicas cuyos
representantes legales o accionistas hayan sido trabajadores de ETB y hayan sido despedidos en cualquier tiempo con justa causa
i) Que entiende y acepta que se prohíbe a los representantes legales o apoderados de proponentes o contratistas incurrir en las siguientes conductas de manera directa o indirecta: (a) celebrar actos o contratos con terceros para su beneficio, que impliquen uso de información privilegiada, conflicto de interés o acto de competencia con ETB; (b) ofrecer o recibir remuneración, dádiva , invitación o cualquier otro tipo de compensación o promesa de compensación en dinero o especie por parte de cualquier persona natural
o jurídica; (c) hacer uso, en beneficio propio o de un tercero, de la información que conozca por razón del ejercicio de sus funciones; (d) interferir como proponente o contratista de manera directa o por interpuesta persona en el proceso de evaluación, negociación de ofertas y adjudicación, entendiéndose como tal, entre otras, las acciones tendientes a obtener información del avance de los estudios o cualquier conducta que tienda a influenciar o entorpecer el resultado del proceso; (e) actuar de cualquier forma desleal con ETB; (f) incumplir lo estipulado en el código de ética y conducta de ETB publicado en la página web de ETB.
En caso de que el proponente presente propuesta, celebre el contrato o lo ejecute encontrándose incurso en cualquiera de las situaciones descritas, deberá responder por los daños y perjuicios que como cause a ETB o a terceros con ocasión de su conducta. En este evento, ETB procederá a la terminación anticipada del contrato, sin que por ello haya lugar al reconocimiento de indemnización alguna a favor del contratista.
En caso de que el proponente resulte adjudicatario, las anteriores declaraciones se extienden a la ejecución del contrato.
De otra parte, el oferente deberá identificar para suscribir el contrato si la sociedad, los socios o accionistas, los representantes o administradores tienen relaciones comerciales o de parentesco con empleados de ETB. De presentarse algún posible conflicto de interés ya sea previo a la presentación de oferta o durante la ejecución del contrato, el oferente deberá informar a ETB a la mayor brevedad con el fin de analizar lo que corresponda desde el área competente. El conflicto descrito en este acápite se predica respecto del área o facultado que adelanta el proceso de contratación.
1.29. CONDICIONES CONTRACTUALES
1.29.1. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo de ejecución del contrato es de veinticuatro (24) meses contados a partir de la orden escrita de inicio, previa aprobación de las garantías contractuales.
1.29.2. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA
a) Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, conforme las descripciones exigidas en los términos de referencia, sus respectivos anexos y presentadas en la oferta.
b) Rendir de manera oportuna los informes de gestión que le sean requeridos por la interventoría o el supervisor del contrato.
c) Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo, evitando dilaciones o acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente a ETB y demás autoridades competentes cuando se presenten tales peticiones o amenazas.
d) Realizar los demás deberes a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato, de los términos de referencia, sus anexos y en la oferta presentada.
e) Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas de la celebración del contrato, y de la ejecución del mismo.
f) Mantener actualizado su domicilio.
g) Cumplir con las demás obligaciones que se deriven de la naturaleza del contrato, conforme a su objeto, y aquellas otras que en su momento pueda impartir su supervisor para su cabal cumplimiento.
1.29.3. GARANTÍAS CONTRACTUALES
a) CUMPLIMIENTO: por un valor asegurado del veinte por ciento (20%) del precio estimado del contrato, antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato, durante su plazo de ejecución y hasta su liquidación.
b) SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: por un valor asegurado del cinco por ciento (5%) del precio estimado del contrato, antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato, durante el plazo de ejecución del contrato hasta su terminación y tres (3) años más.
c) CALIDAD DEL SERVICIO: por un valor asegurado xxx xxxx por ciento (10%) del precio estimado del contrato antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato, durante el plazo de ejecución y hasta su liquidación.
d) RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: por un valor asegurado xxx xxxx por ciento (10%) del precio estimado del contrato antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato, durante su plazo de ejecución y hasta su terminación. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones que pueda iniciar ETB en el evento en que los perjuicios puedan superar el porcentaje establecido.
De acuerdo con lo previsto en las “Políticas Financieras de Contratación” emitidas por la Vicepresidencia Financiera de ETB, ETB implementó un esquema de aseguramiento que le permite, en su condición de tomador de las pólizas, garantizar su actividad contractual y la responsabilidad frente a terceros, originada en las actuaciones de sus contratistas. Resultado de lo anterior, a través de su corredor de seguros, celebró un convenio en virtud del cual los contratistas que suscriban contratos con ETB, deben adherirse como regla general a las Pólizas de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual contratadas por ETB.
Conforme con lo anterior, para la vinculación como cliente y la asignación inicial, debe entregar los documentos que se encuentran relacionados en el numeral 8 de la Política financiera publicada en la página xxx.xxx.xxx.xx, o directamente en Equipo de Seguros de la Vicepresidencia Financiera de ETB.
Luego de asignado el cupo por la aseguradora, el Contratista y/o el Supervisor remitirán el contrato o las modificaciones [prórroga, adición y/o cualquier otra modificación] dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su formalización al Área de Seguros, ubicada en el piso 2º del edificio 20-56 de ETB o al correo electrónico (xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx), para que se emitan los correspondientes certificados de seguros, informándoles a las partes interesadas en cualquiera de estos eventos para el pago de la prima respectiva.
El Contratista contará hasta con cinco (5) días hábiles para pagar la prima estipulada en cada certificado o para definir con la aseguradora su forma de pago. En el evento que el Contratista no pague la prima, el Área de Seguros, ubicada en el piso 2º del edificio 20-56 de ETB reportará el caso, con el fin que ETB pague la prima y a través del supervisor del contrato descuente su monto de las sumas que le adeude al Contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el Contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El Contratista debe renunciar expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx. El Contratista debe aceptar que ETB realice el respectivo descuento o compensación. Para efectos de este cobro, el contrato prestará merito ejecutivo lo cual debe entender y aceptar el Contratista con su suscripción.
En el evento en que sus políticas de suscripción se abstengan de emitir certificados de seguros al Contratista, el Área de Seguros de ETB, le permitirá constituir las pólizas de seguros con cualquier compañía de seguros autorizada por la Superintendencia Financiera para funcionar en Colombia o para presentar garantía bancaria expedida por banco que tenga operaciones en Colombia. Para tal fin, el Contratista dispondrá de cinco (5) días hábiles contados a partir de la comunicación del supervisor, plazo en el cual deberá realizar la entrega a ETB de la póliza de seguros o garantía bancaria correspondiente, con el fin de realizar el estudio y aprobación correspondiente. En el evento en que sea necesario realizar cualquier subsanación de la póliza, el Área de Seguros de ETB a través del supervisor del contrato, informará el plazo establecido para tal fin.
1.29.4. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL, APORTES PARAFISCALES Y SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO SG- SST.
El Contratista debe dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con modalidad de contratación laboral de todo el personal que requiera para la prestación del servicio, inclusive subcontratistas, acreditando además el pago de las obligaciones laborales, el cumplimiento de los sistemas de salud, riesgos laborales (ARL), pensiones (AFP), aporte a cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello haya lugar. Para tal efecto, el contratista debe acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes de sus empleados o subcontratistas, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por revisor fiscal cuando éste exista, de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el representante legal en los términos establecidos en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Adicionalmente, ETB podrá solicitar al contratista entregar al supervisor del contrato, fotocopia o archivo digital de las planillas de pago a las mencionadas entidades del personal que ocupe en Colombia para ejecutar el contrato, inclusive subcontratistas. Igualmente, ETB podrá solicitar al contratista allegar certificación sobre el pago de obligaciones e indemnizaciones respecto del recurso
humano que de una u otra manera participa en la prestación del servicio, independiente de la modalidad de su vinculación, inclusive subcontratistas.
1.29.5. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE GESTIÓN AMBIENTAL
En el caso que aplique por el objeto contratado, El Contratista deberá dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes sobre gestión ambiental. En virtud de lo anterior le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a gestionar y controlar los riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente, y en caso de que se requiera, obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales según la jurisdicción correspondiente a la zona de ejecución del contrato. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas.
ETB podrá verificar su cumplimiento durante la ejecución del contrato, para cuyo efecto el contratista le suministrará la información correspondiente.
1.29.6. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
a) El contratista declara que cumple con la normatividad colombiana incluidas aquellas relacionadas con la implementación de un sistema de autocontrol y gestión del riesgo xx xxxxxx de activos y la financiación del terrorismo y se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en i) el conocimiento de todas sus contrapartes, socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas y proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF y/o a las autoridades competentes de cualquier actividad sospechosa xx xxxxxx de activos o el financiamiento de actividades terroristas.
b) En caso que el contratista no le resulte exigible la implementación de dicho sistema, el contratista, con la presentación de la oferta, declara que mantiene y ejecuta buenas prácticas en sus procesos, dirigidos a evitar que sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y/o sus delitos conexos.
c) El contratista declara que todas las actividades las ejerce dentro de un marco legal y que su patrimonio, los recursos utilizados para la ejecución del contrato que llegare a celebrarse, al igual que sus ingresos son producto de actividades lícitas y no provienen o son fruto de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas en el territorio nacional o en el extranjero.
d) El contratista declara que, en la ejecución del contrato, no contratará ni tendrá vínculos de ningún tipo con terceros que realicen operaciones o cuyos recursos provengan de actividades ilícitas.
e) El contratista declara que toda la documentación e información aportada para la presentación de la oferta, celebración y ejecución del contrato, es veraz y exacta y
autoriza para que pueda ser confirmada y verificada por ETB por los medios que considere pertinentes.
f) El contratista se obliga a actualizar su información, mínimo una vez al año o antes si se produjera modificación o cuando sea requerido por ETB, de manera enunciativa más no limitativa, la relativa a su composición accionaria, información financiera, cambios en representantes legales, composición de junta directiva y cualquier otra información que por su naturaleza sea susceptible de cambio. Asimismo, El contratista se obliga a entregar en cualquier momento la información que sea requerida por ETB y que se considere relevante para la administración del riesgo xx xxxxxx de activos y la financiación del terrorismo.
g) El contratista, declara que ni el representante legal que presenta la oferta o suscribe el contrato, como la persona natural o jurídica que representa, sus filiales, socios, accionistas directos o indirectos, administradores, clientes, empleados que tienen relación directa con el contrato, revisores fiscales, contratistas y proveedores, sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes de orden nacional e internacional, investigaciones o procesos penales, condenas por delitos dolosos, ni aquellos originados en delitos conexos al xx xxxxxx de activos o de la financiación de actividades ilícitas o actos contra la administración pública, incluyendo, pero no limitándose a fraudes en licitaciones, soborno o corrupción y que tomará todas las medidas necesarias para no estarlo, encontrándose ETB facultada para efectuar las verificaciones que considere pertinente en bases de datos o informaciones públicas nacionales o internacionales y para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica si verifica que yo o alguna de las personas mencionadas es incluido en listas para el control xx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales como la lista de la Oficina de Control de Activos en el Exterior – OFAC emitida por la Oficina xxx Xxxxxx de los Estados Unidos de Norte América, la lista de la Organización de las Naciones Unidas y otras listas de control o vinculantes, tienen investigaciones o procesos o condenas en su contra, o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan colocar a ETB frente a un riesgo legal o reputacional. En caso de que la ejecución del contrato demande la presencia de subcontratistas, le aplicarán las mismas disposiciones, cuya declaración corresponde a el contratista, quien es el que ostenta la relación comercial con ETB.
h) En el evento en que el contratista, tenga conocimiento de alguna de las circunstancias descritas en el literal anterior, se compromete a comunicarlo de inmediato a ETB.
i) El contratista, declara que no tiene presencia en países sancionados por la OFAC y países no cooperantes; de la misma manera certifica que la constitución de la compañía no está bajo el esquema de acciones al portador. En caso de que la ejecución del contrato demande la presencia de subcontratistas, le aplicarán las mismas consideraciones, cuya declaración corresponde al contratista, quien es el que ostenta la relación comercial con ETB.
j) El contratista, declara que con la presentación de la oferta y firma del contrato, tanto el representante legal que suscribe el contrato, como la persona natural o jurídica que representa, otorgan su consentimiento informado, y por lo tanto autorizan a ETB a comunicar a las autoridades nacionales o de cualquiera de los países en los cuales ETB realice operaciones, sobre alguna cualquiera de las situaciones en este documento descritas, así como a suministrar a las autoridades competentes de dichos países, toda la información suministrada, pública, privada o semiprivada que sobre la persona jurídica que represento, ellas requieran. Asimismo, para que ETB efectúe los reportes a las autoridades competentes, que considere procedentes de conformidad con sus
reglamentos y manuales relacionados con su sistema de prevención y/o administración del riesgo xx xxxxxx de activos y financiamiento del terrorismo y sus programas de cumplimiento, exonerándola de toda responsabilidad por tal hecho.
k) El contratista. declara que conoce y acepta que ETB está en la obligación legal de solicitar las aclaraciones que estime pertinentes en el evento en que se presenten circunstancias con base en las cuales ETB pueda tener dudas razonables sobre nuestras operaciones o las operaciones de la persona natural o jurídica que represento, así como del origen de nuestros activos, en el cual suministraremos las aclaraciones que sean del caso. Si estas explicaciones y soportes entregados no son satisfactorias a juicio de ETB, autorizamos para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica, sin que ello represente costo alguno para ETB.
l) El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones y declaraciones aquí contempladas, faculta a ETB para terminar de manera inmediata y anticipada cualquier tipo de relación que tenga con el contratista, sin que por ello haya lugar sanción o indemnización por parte de ETB a el contratista, y el contratista se obliga a responder frente a ETB y/o terceros por todos los perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia del daño reputacional ocasionado.
1.29.7. BUENAS PRÁCTICAS EN LA PREVENCIÓN XXX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
El Contratista se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en: i) el conocimiento de todos sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas y proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo permanente de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF de cualquier actividad sospechosa xx xxxxxx de activos o el financiamiento de actividades terroristas.
1.29.8. PROPIEDAD INTELECTUAL
El contratista debe garantizar que la propiedad intelectual que aporte en la ejecución del contrato es de su propiedad o se encuentra debidamente licenciada y, por tanto, librará a ETB de cualquier violación de la misma. En caso de reclamación, el Contratista asumirá totalmente la responsabilidad.
En todo caso, se respetarán los derechos de propiedad intelectual de las partes, de conformidad con lo señalado en la ley. Con la suscripción del contrato, todos los derechos patrimoniales sobre las obras creadas en virtud de este contrato quedan en cabeza de ETB, quien podrá hacer uso de ellas en la forma en que lo considere más conveniente para sus intereses, sin perjuicio de los derechos xxxxxxx a que haya lugar, especialmente aquellos definidos en los literales a. y b. del artículo 30 de la ley 23 de 1982 o a aquellos que reconozca la normatividad vigente en la materia.
Toda la información relativa a clientes, o datos conexos son de propiedad exclusiva de ETB, así como la información que se genere en el marco del contrato.
1.29.9. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
La información suministrada por ETB en desarrollo del contrato por cualquier medio al contratista, deberá ser utilizada de manera confidencial, garantizando por todos los medios a su alcance que los trabajadores a su servicio y demás personas que autorice, respetarán la obligación de mantener su debida reserva, confidencialidad, integridad y disponibilidad. Dicha información únicamente será utilizada para la debida ejecución del contrato. La violación de confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a reclamar indemnización por parte de ETB. No se considera violación de confidencialidad la entrega de información cuando sea de conocimiento público. El Contratista no adquiere derechos de propiedad o disposición respecto de la información suministrada por ETB.
1.29.10. HABEAS DATA
Cuando para la debida ejecución del contrato, el Contratista deba acceder, consultar y/o administrar bases de datos en calidad de Encargado del tratamiento de datos personales a nombre de ETB, quien es Responsable del tratamiento de datos personales de sus clientes, trabajadores, contratistas, accionistas, ciudadanía en general o aquellas bases de datos personales que lleguen a surgir, previos los permisos concedidos para el efecto, el Contratista se obliga a disponer los medios necesarios para observar, cumplir e instruir a sus trabajadores sobre los principios de administración de datos de terceros y de tratamiento de datos personales, tales como: legalidad en materia de tratamiento de datos, veracidad o calidad, finalidad, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad, confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, la Resolución CRC 5111 de 2017, la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
El Contratista acepta adherirse a la Política de Tratamiento de Datos Personales adoptada en ETB para el manejo de la información personal que gestiona, incluyendo los datos de terceros, la cual se obliga a conocer y cumplir, así como instruir a su personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre la obligatoriedad de su cumplimiento. Dicha política debe ser consultada en la página WEB de ETB xxx.xxx.xxx.xx. Para lo anterior el Contratista, debe designar a una persona o área que asuma la protección de datos personales, adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, realizar el Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables, garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares y cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad nacional de Datos Personales. ETB se reserva el derecho de verificar y monitorear, en cualquier momento o lugar, el cumplimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales de ETB. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación que le asiste al contratista de responder por los eventuales perjuicios que se generen con ocasión del incumplimiento de esta política.
Si con ocasión del objeto contractual, ETB debe entregar Bases de Datos Personales al Contratista para que éste realice actividades que no están en el marco de la relación contractual que estas personas tienen con ETB, el Contratista podrá ejecutar esas actividades hasta máximo quince (15) días hábiles después de la fecha de entrega de cada base de datos. Lo anterior con el fin de garantizar que los Datos Personales sean tratados sólo cuando cuentan con autorización de los Titulares.
De la misma forma, si dentro de la ejecución del contrato se requiere realizar una transmisión internacional de datos personales, el contratista acepta dar cumplimiento a las disposiciones vigentes en materia de protección de datos sobre “transferencia y transmisión internacional de datos personales”, previstas en los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013 y demás normas vigentes aplicables, especialmente el contratista se obliga a dar aplicación a las disposiciones derivadas de la Política de Tratamiento de Datos de ETB y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables. Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del contrato que se entienden incorporadas al mismo, el contratista acepta:
a) Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
b) Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
c) Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
1.29.11. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL
La contratación es de carácter comercial y civil; por tanto, para la prestación del servicio y cumplimiento del contrato, el contratista goza de autonomía e independencia respecto de su personal, recursos, vehículos y herramientas entre otros aspectos; por lo que no se constituye vínculo laboral alguno entre ETB y el personal que el Contratista ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Éste dispone de autonomía y libertad administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación de su personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que ETB adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos. El contratista garantiza que el personal su personal esté debidamente seleccionado para prestar el servicio contratado de forma eficiente y dentro de los plazos establecidos. Así mismo, garantiza que la remuneración de las personas que en su calidad de contratista ocupe para la prestación del servicio está acorde con los parámetros de la ley.
El contratista, en desarrollo de su autonomía técnica y administrativa, por su propia cuenta y riesgo, es quien realiza el proceso de selección del personal idóneo que le colaborará en la ejecución del objeto contratado, por lo tanto, se obliga a:
a) Realizar el proceso de inducción, capacitación, y entrenamiento necesario de su personal de conformidad con el objeto del contrato.
b) Implementar el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.
c) Afiliar a sus trabajadores a los Sistemas de Salud, Pensiones y Riesgos Laborales, obligándose además a cotizar oportunamente a las entidades administradoras del
Sistema de Seguridad Social Integral correspondientes, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes sobre la materia.
d) El Contratista debe garantizar que todo el personal que preste el servicio cuenta con la afiliación y aportes mensuales a los Sistemas de Salud y Pensiones establecidos en las normas vigentes sobre la materia.
e) El Contratista deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la modalidad de contratación que tenga el personal que requiera para la prestación del servicio contratado y garantizar los pagos de las obligaciones derivadas de la misma, según el marco legal vigente. En caso de vinculación de personal extranjero, el Contratista deberá dar cumplimiento a las obligaciones en materia de derecho migratorio.
f) El Contratista, debe disponer de los medios necesarios para garantizar la no existencia de trabajo infantil en su actividad. Así mismo, el contratista no puede contratar personal a través de cooperativas de trabajo asociado.
g) El Contratista no podrá vincular, para la ejecución de los Contratos, a personal bajo ninguna modalidad de vinculación que afecte los derechos los derechos constitucionales, legales y prestacionales consagrados en las normas laborales vigentes ni bajo la modalidad de contrato de aprendizaje.
h) La remuneración a pagar al personal del Contratista debe ser acorde al perfil y no debe estar por debajo de los parámetros establecidos por la ley, ni xxx xxxxxxx y sus condiciones deben quedar claras en el momento de la contratación.
i) El contratista se obliga a suministrar durante la vigencia del contrato, así como durante los 3 años siguientes a la terminación y/o liquidación del mismo en el caso que aplique, toda la información que ETB requiera con relación al cumplimiento de las obligaciones legales previstas a su cargo en materia de seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional del personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas.
j) El Contratista se obliga a cumplir las normas sobre prevención de riesgos laborales aplicable en Colombia y se obliga a disponer de los medios necesarios en cuanto a la protección y prevención, así como a prestar la formación e información de los riesgos laborales de sus propios trabajadores que pudieran precisar para la prestación de los servicios. En consecuencia, el Contratista deberá velar por la seguridad de los trabajadores, proporcionar y asegurarse de la utilización de los equipos de protección adecuados para el desarrollo de su trabajo, de conformidad con las normas legales.
k) El Contratista deberá garantizar que el personal que requiera entrenamiento para realizar trabajos seguros cuente con las certificaciones específicas a que haya lugar, según el marco legal vigente.
l) El delegado del Contratista para la ejecución del contrato es el encargado de interactuar con ETB S.A. E.S.P. S.A. E.S.P en todo lo relacionado con los temas laborales. Así mismo, liderará al personal contratado para el desarrollo del contrato y asegurar la
dirección administrativa del mismo, así como realizar mejoras a los procesos establecidos.
1.32.12 INDEMNIDAD
El contratista debe mantener indemne a ETB de toda reclamación o demanda, por los daños y perjuicios que ocasione el personal a su servicio a terceros en desarrollo del contrato o por cualquier otro evento imputable a su responsabilidad.
1.32.13. GESTIÓN AMBIENTAL
El Contratista deberá ejecutar las obligaciones a su cargo en cumplimiento de las normas legales vigentes sobre gestión ambiental. Por lo anterior, le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a controlar y gestionar riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente y obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas.
1.32.14. GENERACIÓN DE RESIDUOS
El Contratista deberá cumplir las normas legales vigentes sobre gestión ambiental y tratamiento de los residuos en lo que se requiera y obligue de acuerdo con el objeto contratado.
1.32.15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Con la presentación de la oferta se entiende la aceptación del proponente, en caso de resultar adjudicatario, de adherirse a las Políticas de Seguridad de la Información que tiene adoptadas ETB para la protección de su información y la de sus terceros, las cuales se obligan a conocer y cumplir, así como a instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre la obligatoriedad de su cumplimiento. Dichas políticas deben ser consultadas en la página web de ETB xxx.xxx.xxx. Así mismo y cuando aplique a partir de la debida ejecución del contrato, el contratista se obliga a cumplir con las políticas de seguridad de la información y de protección o tratamiento de datos personales de los clientes de ETB.
ETB podrá requerir a discreción al contratista la firma de acuerdos de confidencialidad específicos a su personal y demás personas que éste autorice.
Los usuarios entregados al Contratista para acceder a los sistemas de información de ETB deben corresponder a personas que efectivamente estén ejecutando actividades relacionadas con el objeto contractual, en tal sentido, el Contratista se obliga a mantener informado a ETB sobre los usuarios a su cargo que deben estar vigentes, informando inmediatamente sobre cualquier retiro o cambio que éste realice sobre el personal que accede a los sistemas de información de ETB.
El Contratista se obliga a reportar cualquier debilidad sospechosa que incida en la seguridad de la información y reportar de manera inmediata la ocurrencia de incidentes de seguridad de la información que puedan vulnerar la confidencialidad, integridad y/o disponibilidad de la información de ETB o de sus terceros, tratada en desarrollo del contrato, contribuyendo, además, con todos los medios a su alcance para su remediación. Sin perjuicio de los reportes que realice ante ETB, el contratista deberá responder por los eventuales perjuicios que se generen con ocasión de los incidentes que puedan afectar la seguridad de la información.
El Contratista debe impartir a su personal, con relación a las acciones de toma de conciencia, educación, entrenamiento, actualizaciones regulares en políticas y procedimientos de seguridad de la información, según sea relevante para ejecutar el contrato.
ETB se reserva el derecho de verificar y monitorear, en cualquier momento o lugar, el cumplimiento de las políticas de seguridad de la información de ETB.
Antes de la finalización del contrato, el Contratista deberá devolver los activos físicos y electrónicos encomendados, garantizando que la información pertinente se devuelva a ETB de manera que no podrá usarse para ningún otro fin por parte del Contratista ni de sus trabajadores o sus propios contratistas. Adicionalmente y en caso de que el Contratista o sus trabajadores o sus propios contratistas hayan adquirido un conocimiento importante a partir del desarrollo del contrato, el Contratista se obliga a documentar y transferir a ETB ese conocimiento.
1.32.16. MULTAS
Si hay retardo x xxxx en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contraídas, ETB le podrá descontar al contratista hasta el 20% del precio del contrato. El descuento será del 1.5% del precio de la parte incumplida por cada semana de atraso o proporcional por fracción. Estos descuentos no eximen al contratista del cumplimiento de la obligación principal. Teniendo en cuenta que con los Acuerdos de Nivel de servicios se pretende fortalecer la calidad, oportunidad y eficiencia en la prestación del servicio, igualmente la multa estipulada en el presente numeral podrá aplicarse cuando al contratista se le hayan aplicado descuentos por ANS contemplados en la fórmula de pago por dos (2) meses consecutivos. Para estos efectos, la multa se calculará sobre el 1.5% del valor de la facturación del mes en el que se genera el retardo, por cada semana de atraso o proporcional por fracción, después de aplicar el descuento en la factura por ANS contemplados en la fórmula de pago del mes en curso, en concordancia con el procedimiento establecido en los numerales 3.18.2.1 y 3.18.2.2 de los presentes términos de referencia.
ETB podrá realizar los descuentos de las sumas que se adeuden al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB le indique el valor o saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuanta de cobro que se curse para tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para su constitución en xxxx.
1.32.17. CLÁUSULA PENAL
En caso de incumplimiento parcial o total, definitivo, de cualquiera de las obligaciones del contratista, este se obliga a pagarle a ETB a título de cláusula penal compensatoria el 20%
del precio del contrato, antes de IVA. La pena no exime al contratista del cumplimiento de la obligación principal ni del pago de los perjuicios que superen este porcentaje.
ETB podrá descontar el valor de la cláusula penal compensatoria de las sumas que se adeuden al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB le indique del valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.
1.32.18. SUPERVISIÓN
La supervisión del contrato será ejercida por la persona designada por el Facultado para tal efecto, en concordancia con lo previsto en el Manual de Supervisión y el Instructivo de supervisión, así como el Manual de Contratación de ETB.
Durante la ejecución del contrato, ETB podrá realizar visitas a las instalaciones del CONTRATISTA, cuando lo considere necesario como parte de la gestión de supervisión y control a la correcta ejecución del contrato.
1.32.19. CESIÓN DEL CONTRATO
El contrato no podrá cederse sin previa autorización expresa y escrita de ETB.
1.32.20. TERMINACIÓN DEL CONTRATO
El contrato que llegue a suscribirse terminará por las causales legales o por las siguientes: (i) Por mutuo acuerdo. (ii) Anticipadamente por ETB, en cualquier tiempo, dando aviso al contratista con una antelación mínima de treinta (30) días calendario, (iii) de manera anticipada por ETB, en cualquier tiempo cuando ETB encuentre que el contratista ha sido incluido dentro de las listas restrictivas vinculantes o no vinculantes nacionales o extranjeras, o se encuentren en curso en cualquiera de las causales de inhabilidad. PARÁGRAFO: en todo caso, la terminación anticipada del contrato no da lugar a indemnización alguna por parte de ETB, en este caso, sólo se pagarán las sumas correspondientes a los servicios solicitados y recibidos a satisfacción.
1.32.21. DOMICILIO
Para todos los efectos, el domicilio contractual será Bogotá D.C.
1.32.22. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
El contrato se liquidará por las partes dentro de los cinco (5) meses siguientes a su terminación.
1.32.23 SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Las controversias o diferencias que surjan entre las Partes con ocasión de la firma, ejecución, interpretación o terminación de los contratos regidos por el presente Manual, así como cualquier otro asunto relacionado con los mismos, podrán ser sometidas a la revisión de las Partes para buscar un arreglo directo, en un término no mayor a treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha en que cualquiera de las Partes comunique por escrito a la otra la existencia de una diferencia. Igualmente podrán en caso de que no sean resueltas de forma directa entre las partes, acudir a mecanismos tales como la conciliación, transacción, amigable composición, entre otros mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en el ordenamiento jurídico vigente. Pese a lo indicado, en cualquier momento, las Partes podrán acudir a la jurisdicción competente para resolver los conflictos que se presenten.
CAPITULO II
2. PRECISIONES A LAS CONDICIONES FINANCIERAS
En atención a que el contrato se ejecutará mediante la administración de un cupo de recursos económicos asignado a este proyecto, las siguientes son las precisiones a las Condiciones Financieras Generales de Contratación que regirán al presente proceso, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento, el manual de contratación y la política financiera general de contratación vigentes y publicadas en la página de ETB.
2.1 PRECIOS
ETB solicita que los servicios que hacen parte de la presente contratación sean cotizados bajo el sistema de precios fijos netos, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento.
Serán por cuenta del proveedor y se considerarán incluidos como parte del precio, todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes en la fecha de suscripción del contrato. Si durante su ejecución los impuestos aumentan o se crean nuevos, serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado.
De todo pago o abono en cuenta, ETB hará las retenciones xx xxx a que haya lugar.
2.1.1 REAJUSTE DE PRECIOS
Los precios cotizados por el oferente permanecerán fijos durante el primer año de ejecución de contrato. Para el segundo año de ejecución del mismo, los precios podrán ser revisados de común acuerdo, pudiendo estos disminuir o aumentar; para el segundo caso, los incrementos no podrán exceder el porcentaje el Indice de Precios al Consumidor para la República de Colombia del año inmediatamente anterior al de la revisión, certificado por el DANE (Departamento Administrativo Nacional de Estadística).
2.2 VALOR DE LA OFERTA
Para la presentación de la propuesta los oferentes deberán diligenciar en su totalidad los siguientes anexos, de acuerdo con las condiciones técnicas contenidas en el presente documento:
Anexo Financiero N° 1: | Cuadro resumen del valor estimado de la oferta |
Para diligenciar el anexo financiero de cotización se debe tener en cuenta lo descrito a continuación:
Para la cotización del Anexo financiero N° 1 el oferente deberá observar lo dispuesto en el literal “DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO”, del capítulo técnico del presente documento con el fin que de acuerdo con las combinaciones de horario allí dispuestas se cotice un único valor
mensual por servicio de transporte especializado a todo costo. Y en general todas las consideraciones y parámetros definidos en el documento de términos de referencia.
NOTA 1: Los oferentes deberán diligenciar el anexo en su totalidad. La omisión de al menos un ítem del anexo de precio de la oferta, dará lugar a la descalificación de la misma. La no presentación del anexo de cotización será causal de rechazo de la oferta.
NOTA 2: Para efectos de evaluación y ponderación económica de las ofertas se ha incluido unas cantidades estimadas de servicios. En este contexto es claro que, durante la ejecución del contrato, estas cantidades de servicios podrán aumentar o disminuir de acuerdo con los requerimientos y necesidades de ETB sin que por esta razón los precios unitarios pactados se modifiquen.
NOTA 3: El anexo deberá ser suministrado en medio digital en formato Excel y PDF. Se debe diligenciar el mismo anexo protegido que ETB adjunta con el proceso. En el evento en que exista discrepancia entre la información contenida en la oferta presentada en Excel y la presentada en formato PDF, prevalecerá la información presentada en formato PDF.
NOTA 4: Con ocasión de las aclaraciones que surjan en la etapa de evaluación de ofertas, bajo ningún motivo se podrán modificar los precios unitarios cotizados inicialmente, ya que la modificación de alguno de los precios unitarios cotizados inicialmente será causal de rechazo de la oferta.
NOTA 5: Es obligatorio diligenciar todos los ítems. La omisión de cotización de alguno de los ítems solicitados dará lugar al descarte de la oferta.
NOTA 6: El Anexo financiero debe estar firmado por el Representante Legal o apoderado debidamente facultado.
2.3 CUBRIMIENTO DE LA OFERTA
La oferta presentada por cada oferente debe incluir todos los elementos, insumos y bienes requeridos para cumplir a cabalidad el objeto de la presente contratación, con base en las especificaciones técnicas contenidas en los presentes términos de invitación.
Todos los costos, gastos, honorarios y demás egresos que sean necesarios para el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, deberán quedar incluidos en su oferta económica, previo análisis que efectúe el oferente por su cuenta y riesgo, de manera que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la oferta, no serán asumidos por ETB, ni cargados a ésta de forma alguna.
2.4 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN
2.4.1 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
Para la aplicación del Impuesto Sobre las Ventas, el oferente debe efectuar el hecho generador estipulado en el artículo 420 del Estatuto Tributario y discriminar con exactitud el precio correspondiente de los bienes y servicios objeto de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma, indicando la base sobre la cual se liquida de acuerdo con las normas vigentes en la fecha de presentación de la oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el IVA y se cause dicho impuesto, ETB lo considerará incluido en el valor de los bienes y servicios relacionados en la oferta.
En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos que lo conforman y el IVA, si éste se causa.
En ningún caso la base gravable del impuesto sobre las ventas podrá ser inferior al valor comercial de los bienes o de los servicios, según lo establecido en el artículo 463 del Estatuto Tributario.
En caso de que el servicio o bien suministrado sea de cuantía indeterminada o no tenga valor, el proveedor deberá responder por el reconocimiento de sus ingresos e impuestos según las normas tributarias vigentes.
Para efectos del impuesto sobre las ventas, los servicios prestados y los intangibles adquiridos o licenciados desde el exterior se entenderán prestados, licenciados o adquiridos en el territorio nacional y causarán el respectivo impuesto cuando el usuario directo o destinatario de los mismos tenga su residencia fiscal, domicilio, establecimiento permanente, o la sede de su actividad económica en el territorio nacional, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 420 del Estatuto Tributario.
2.4.2 RETENCIÓN A TÍTULO DE IVA EN CONTRATOS QUE INVOLUCREN PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL TERRITORIO NACIONAL O DESDE EL EXTERIOR CELEBRADOS CON NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA
Para efectos de lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, en el contrato respectivo se deberá discriminar el valor del impuesto sobre las ventas generado, que será objeto de retención por parte de ETB. El contrato servirá como soporte para todos los efectos tributarios.
2.4.3 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES
El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la Renta e IVA, se determinará de conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente, si el contratista es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y el régimen de impuesto a las ventas al cual pertenece (responsable o no responsable) o si vende o presta servicios excluidos del IVA. Para efectos de la retención xx xxxxx se aplicará el criterio de retención por servicios solo cuando el servicio contratado obedezca a acciones simples que requieran poco o nada de componente intelectual, en los demás casos se aplicará el criterio de la DIAN bajo el cual, independientemente de que se llame servicio para efectos de retención se clasificará como honorario ya que por su naturaleza y componente intelectual desborda la definición de servicio.
2.4.4 RETENCIÓN EN LA FUENTE, OFERENTES NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA
2.4.4.1 A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la renta se determinará al momento en el cual se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta, de acuerdo con las normas tributarias vigentes para pagos al exterior.
2.4.4.2 A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre las ventas será equivalente al ciento por ciento (100%) del valor del impuesto de acuerdo con lo estipulado en el parágrafo 1º del articulo 437-1.
2.4.5 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
2.4.5.1 OFERENTE PROVEEDOR NACIONAL
El contratista deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual pertenece (responsable o no responsable), la actividad económica y la tarifa del impuesto de industria y comercio en Bogotá, D.C., o en las ciudades del país que le corresponda. En caso de no informarla, le será asignada la tarifa de retención más alta, la cual se aplicará al momento que se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta. En este orden de ideas el contratista deberá informar los valores y lugares de las actividades gravadas realizadas en desarrollo del contrato.
2.4.5.2 PROVEEDOR NO RESIDENTE NI DOMICILIADO EN EL PAÍS
Sobre la enajenación en Colombia de bienes importados y los servicios prestados intermediarios o terceros en el territorio nacional, ETB practicará las retenciones en la fuente a que haya lugar de acuerdo con las normas tributarias municipales respectivas.
2.4.6 RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE
De conformidad con en el parágrafo 2° del artículo 519 del Estatuto Tributario, a partir de 2010 la tarifa aplicable por concepto del Impuesto de Timbre será del 0%. En caso de ser aumentada, deberá ser asumida por el CONTRATISTA en un porcentaje correspondiente al 50%, toda vez que ETB se encuentra exenta del pago de dicho impuesto, de acuerdo con lo establecido por los artículos 532 y 533 en concordancia con la sentencia C-736 de 2007 proferida por la Corte Constitucional.
2.4.7 REGIMEN SIMPLE DE TRIBUTACIÓN
Si el oferente se ha acogido al régimen SIMPLE establecido para el año 2019, no se le debe aplicar la retención a título xx Xxxxx e ICA de conformidad con el artículo 911 del E.T. y el Decreto 1468 del 2019 respectivamente. Por consiguiente, solo se le aplicara la retención de IVA.
2.4.8 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN A SUCURSAL EXTRANJERA
Si la oferta es presentada por un proveedor extranjero que cuenta con una sucursal constituida en Colombia a través de la cual realizará algunas o todas las actividades tendientes a cubrir
el objeto de la presente contratación, deberá especificar en su oferta cuales serán estas labores y el valor correspondiente. Es de anotar que el valor de las actividades desarrolladas por la sucursal no será girado al exterior y debe ser facturado directamente por la sucursal, para lo cual se observarán las condiciones determinadas para la forma de pago para proveedor nacional.
Adicionalmente, para cotizar las actividades a desarrollar por la Sucursal deberá utilizar los anexos financieros correspondientes a nacionales.
2.4.9 FACTURACIÓN PARA CONTRATISTAS EN CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL O CUALQUIER FORMA DE ASOCIACIÓN
En el evento en que la oferta sea presentada bajo la modalidad de consorcio, unión temporal o cualquier forma de asociación, los integrantes en caso de prestación de servicios deberán facturar en forma independiente, de acuerdo con el porcentaje de participación el cual debe estar acorde con las actividades a ejecutar. En el contrato se deberá informar: (1) el NIT de cada uno de los miembros, en el caso que sea procedente, (2) el porcentaje o valor de los ingresos que le corresponda a cada uno de estos.
NOTA: En caso de que el CONTRATISTA requiera cualquier tipo o forma de facturación diferente a lo expuesto en el párrafo anterior, deberá ser revisada y aprobada por la Gerencia de Contabilidad e Impuestos.
Cabe anotar que los integrantes del consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación deberán facturar sus ingresos de acuerdo con su participación establecida en el documento de asociación.
Cuando el objeto del contrato corresponda a la entrega de bienes tangibles o intangibles, la factura deberá ser expedida por la unión temporal, consorcio o forma de asociación que corresponda, con su propio NIT, y deberá tener en cuenta lo siguiente:
⮚ Señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros de la unión temporal, consorcio o forma de asociación o razón social y el NIT de cada uno de ellos.
⮚ Además, estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias.
⮚ Quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la respectiva retención en la fuente a título xx xxxxx, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su participación en el ingreso facturado.
2.4.10 RÉGIMEN TRIBUTARIO DE E.T.B.
ETB es Gran Contribuyente (Resolución 9061 del 10 de diciembre de 2020), Autorretenedor de ingresos gravados con impuesto xx xxxxx (Decreto 2885 del 24 de diciembre de 2001, Resolución DIAN No. 0547 del 25 de Enero de 2002), Autorretenedor de rendimientos financieros (Resolución 2863 de 2018), responsable del Impuesto sobre las Ventas (artículo 792 del E.T.), catalogada como Entidad de Derecho Público para efectos de la retención por concepto de ICA para la ciudad de Bogotá, D. C. (Artículo 3 Decreto No. 271 del 28 xx Xxxxx de 2002). Código CIIU 6110.
2.4.11 REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN
El proveedor estará obligado a informar al momento de la facturación el régimen de impuesto sobre las ventas al cual pertenece si es responsable del impuesto o no, si los servicios que presta se encuentran excluidos del IVA y si es declarante o no del Impuesto sobre la Renta, si es gran contribuyente o autorretenedor xx Xxxxx y las disposiciones que lo autorizan. Así mismo deberá discriminar en que municipio presta el servicio.
Si el proveedor factura a través de apoderado, el documento deberá expresar que se expide por cuenta y a nombre del poderdante.
De igual manera se deberá discriminar en la factura el concepto de la comercialización de los productos y servicios, detallando si se tratan de actividades comerciales, o cualquier otra asociada.
2.4.12 RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR O AGENTE SOBRE LOS TRIBUTOS
Es responsabilidad de proveedor o agente la correcta aplicación de los impuestos relacionados en la factura de venta, así como el cumplimiento de los requisitos de factura o documento o equivalente según sea el caso. Los casos o situaciones no contempladas en estos términos ya sea por situaciones particulares, especiales o por desconocimiento de factores inherentes a la operación a realizar no desvirtúan en ningún caso la responsabilidad del proveedor o agente de aplicar correctamente los impuestos.
2.5 MONEDA DE COTIZACION
Los servicios objeto de la presente contratación deberán cotizarse en pesos colombianos. Los valores presentados, se cotizarán en números enteros, es decir sin incluir decimales. ETB se reserva el derecho de ajustar al peso por exceso o por defecto. (Herramienta redondeo EXCEL).
2.6 FORMA DE PAGO
El 100% del precio de los servicios objeto de la presente contratación, se pagará mediante cortes mensuales, sobre la cantidad de servicios efectivamente solicitados y prestados en el respectivo mes, a los sesenta (60) días calendario siguientes a la radicación, en el portal de recepción facturas de cuentas por pagar de ETB, de la factura correspondiente, acompañada del Acta de recibo mensual de los respectivos servicios a entera satisfacción de ETB, la cual debe estar suscrita por el supervisor del contrato y el contratista.
NOTA: Para efectos de la firma de las Actas de recibo de los servicios, el contratista deberá acreditar ante el supervisor del contrato en ETB, el pago de la nómina y demás obligaciones laborales, y de aquellas en materia de seguridad social (ARL, EPS y AFP) y aportes parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación), respecto del personal utilizado para ejecutar el contrato.
2.7 ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS
El Contratista deberá establecer el número de cuenta, modalidad de ésta (ahorro o corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los pagos. Así mismo, en el evento de cambio de la cuenta, el contratista deberá informar de inmediato y por escrito a la supervisión del contrato, quien a su vez deberá revisar y dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Directiva Interna número 00674 “Mediante la cual se establece el procedimiento para la gestión de información relacionada con la administración de datos básicos referentes a cuentas bancarias, cambio de destinatarios de los pagos de los proveedores y acreedores creados en el sistema SAP” del 25 de febrero de 2019; la cual regula el tema.
2.8 REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS CONTRATISTAS CUANDO SE IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER CONCEPTO.
Cuando se identifiquen mayores valores entregados por cualquier concepto, éstos deben ser desagregados y reintegrados a ETB, para lo cual se aplicará la siguiente metodología:
• Se determinará la fecha en que se efectuó el respectivo pago.
• Se determinará el mayor monto pagado en pesos colombianos.
• Se determinará la fecha de devolución por parte del CONTRATISTA.
• Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectúo el respectivo pago y la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el ámbito nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE para dicho período. En caso de no contar con la inflación correspondiente al período a actualizar se tomará el promedio mensual o diario corrido del año, según sea el caso, se hará el cálculo con base en ésta. Para el caso de enero, por no tener información que permita establecer el promedio, se tomará la del mismo período del año inmediatamente anterior. Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente.
• En el evento en que el CONTRATISTA no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el efecto, ETB aplicará intereses xx xxxx liquidados a la tasa máxima de interés xx xxxx certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, vigente entre la fecha fijada para la devolución de los dineros y la fecha real de pago.
2.9 EVALUACION FINANCIERA
El estudio financiero de las ofertas incluirá la verificación del cumplimiento de las condiciones de carácter financiero contenidas en los términos de referencia, la ponderación económica de las ofertas y la verificación de las ventas frente al valor a contratar.
2.9.1 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES FINANCIERAS
Con la presentación de la oferta se entienden ACEPTADAS todas y cada una de las condiciones estipuladas en el presente capitulo.
2.9.2 RELACIÓN VENTAS – VALOR A CONTRATAR.
Las ventas reportadas por el OFERENTE en sus estados financieros NO podrán ser inferiores al 50% del valor Total estimado de la oferta incluido IVA, presentada a ETB.
• Para las ofertas presentadas en consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación, para obtener el valor de las ventas, con el cual se verifique la condición se seguirá el procedimiento descrito a continuación: En el momento de presentación de la oferta el documento consorcial debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes, con lo cual se procederá a realizar el siguiente cálculo: Porcentaje de participación dentro del grupo asociado por las ventas, para cada uno de los integrantes del grupo asociado. La suma de estos valores corresponderá al valor de las ventas del grupo consorciado.
NOTA: Para efectos de validar este requerimiento el OFERENTE deberá adjuntar con el paquete financiero de la oferta, el Estado de Resultados del último año fiscal (2020), debidamente suscrito por contador público, revisor fiscal o quien haga sus veces, de conformidad con la legislación aplicable para el efecto.
LA CONDICIÓN PREVISTA EN EL PRESENTE NUMERAL CONSTITUYE UN REQUISITO HABILITANTE DE NATURALEZA FINANCIERA PARA PARTICIPAR EN EL PRESENTE PROCESO DE INVITACIÓN PUBLICA. LOS OFERENTES QUE NO CUMPLAN CON EL REQUISITO HABILANTE FINANCIERO REFERIDO EN EL PRESENTE NUMERAL, SERÁN DESCALIFICADOS.
2.9.3 SISTEMA DE ORDENAMIENTO ECONÓMICO DE OFERTAS
Ponderación Técnica: CUMPLE NO CUMPLE
Ponderación Económica: Se identificará un ordenamiento de 1 a N siendo N equivalente al número de ofertas hábiles dentro del rango de ofertas.
La calificación económica se efectuará sobre un ordenamiento de 1 a N, los cuales serán asignados mediante la aplicación del siguiente procedimiento.
ETB podrá hacer correcciones aritméticas a los valores consignados por el oferente en los Anexos financieros solicitados en los siguientes casos:
Cuando al verificar el valor consignado en la columna valor total, este difiera del valor resultante de multiplicar las cantidades del ítem por el precio unitario total respectivo.
Cuando al verificar las sumas y multiplicaciones totales y parciales de los mencionados anexos se encuentren errores aritméticos.
En caso de presentarse discrepancias entre los valores presentados en los diferentes anexos de precios, ETB podrá hacer las correcciones necesarias y tomará para ello el valor que resulte de la aplicación de los precios unitarios, del anexo correspondiente de la oferta.
Es importante anotar que si se presentan inconsistencias entre los valores presentados del medio digital PDF,y excel prevalecerán los valores presentados en medio digital (PDF).
De conformidad con lo anterior, las ofertas que cumplan técnica, jurídica y financieramente serán ordenadas económicamente de la forma descrita a continuación:
Se identificará, dentro del rango de ofertas presentadas, la que contenga el menor valor de ofertas (después de correcciones aritméticas), a esta oferta se le otorga el numero 1 siendo
esta oferta la mejor económicamente dentro del rango de ofertas, la asignación del numero dos será para la segunda de mejor valor y así sucesivamente hasta llegar al número de ofertas que CUMPLEN Técnica Jurídica y Financieramente. Dentro del presente proceso
2.10 HOMOLOGACIÓN DE OFERENTES
Los oferentes internacionales y nacionales, personas jurídicas y personas naturales, interesados en presentar oferta deberán estar homologados, de conformidad con los requisitos establecidos en las Políticas Financieras Generales de Contratación, documento que se encuentra publicado en la página web de ETB xxx.xxx.xxx.xx, excepto en aquellos casos que tales políticas así lo determinen.
La homologación debe estar actualizada con los estados financieros de la última vigencia fiscal y es un requisito adicional al registro en la base de datos de proveedores. Este proceso es administrado por la Gerencia de Abastecimiento.
2.11 NEGOCIACIÓN
En el evento de adelantarse un proceso de negociación bajo cualquier esquema, los valores presentados en contra ofertas, para ningún ítem, podrá ser superior a los ofertados inicialmente o en la contra-oferta anterior, aun cuando el valor total de la oferta resulte inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o la postura anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta.
CAPITULO III
3. CONDICIONES TÉCNICAS
3.1 OBJETO
Prestación del servicio a todo costo de vehículos especializados, dotados de Plataformas para Trabajo en Alturas (PTA), requeridos para la ejecución de actividades de aprovisionamiento y aseguramiento en la prestación de servicios de conectividad a clientes corporativos que demanden soluciones de trabajos en alturas a nivel nacional.
3.2 ALCANCE
3.2.1 ETB requiere que los servicios de vehículos especializados sean prestados con los vehículos citados a continuación:
a) Servicio de vehículos especializados a todo costo con camión liviano con sistema de elevación de hasta 20 metros.
b) Servicio de vehículos especializados a todo costo con camión liviano con sistema de elevación de hasta 16 metros.
3.2.2 ETB requiere que el servicio de vehículos especializados se preste inicialmente en Bogotá y en Gran Bogotá (Funza, Madrid, Xxxxxxxx, Facatativá, La Xxxxxx, Xxxx, Soacha, Xxxx, Xxxxx, Tenjo y Cajicá).
3.2.3 ETB informa que el servicio de vehículos especializados será requerido para la prestación de servicios de conectividad a clientes corporativos que demanden trabajo en altura, entre otros, postes metálicos y fachadas de edificios.
3.2.4 ETB informa que, de acuerdo con las necesidades propias en la operación de atención de sus clientes corporativos podrá, de ser necesario, requerir la prestación del servicio de vehículos especializados con vehículos adicionales a los establecidos en el numeral 3.2.1, para lo cual se surtirá el procedimiento establecido en el numeral 3.19 del presente documento.
3.2.5 ETB informa que, de acuerdo con las necesidades propias en la operación de atención de sus clientes corporativos podrá, de ser necesario, requerir la prestación del servicio de los vehículos especializados en zonas diferentes a las establecidas en el numeral 3.2.2, para lo cual se surtirá el procedimiento establecido en el numeral 3.19 del presente documento.
3.3 CONDICIONES DE PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE OFERTAS.
3.3.1 Condiciones de presentación de oferta:
Para mayor entendimiento y evaluación de los requerimientos expresados en este capítulo, se efectúa la siguiente clasificación:
o Requerimiento mínimo obligatorio: son aquellos requerimientos expresados en términos tales como “ETB REQUIERE” o “EL CONTRATISTA DEBE”, indicando que son de cumplimiento obligatorio. Si la oferta no cumple con estos requerimientos, serán rechazada.
o Requerimientos informativos: son aquellos requerimientos establecidos con el fin de que el oferente aporte la información solicitada por ETB; por lo que los numerales que hacen parte de este tipo de requerimientos, no son considerados de cumplimiento obligatorio y en caso de que el OFERENTE no dé respuesta, esto no conllevará al descarte de la oferta.
EL OFERENTE debe tener en cuenta que las respuestas que suministre en este capítulo deben corresponder con condiciones técnicas establecidas, constituyéndose en parte de su oferta y por lo tanto del eventual contrato que llegare a celebrarse.
EL OFERENTE debe responder punto a punto si CUMPLE o NO CUMPLE a las especificaciones técnicas contenidas en este capítulo. En los casos en los que el OFERENTE lo considere conveniente, o ETB lo exija, el OFERENTE debe dar explicación consecuente con dicho cumplimiento, es decir, manifestar cómo CUMPLE. De no cumplirse lo anterior, ETB podrá solicitar el pronunciamiento o explicaciones respectivas durante la etapa de estudio de oferta, sin que el OFERENTE pueda mejorar la oferta con ocasión de las respuestas. ETB evaluará la oferta con base en los diferentes parámetros técnicos establecidos en el presente documento y calificará SI CUMPLE o NO CUMPLE técnicamente.
Si la respuesta es referida a un instructivo o descriptivo técnico, éste debe ser entregado junto con la oferta indicando el sitio del mismo en el que se localiza la correspondiente descripción, para su verificación.
En caso de contradicción o incongruencia entre las respuestas suministradas en el respectivo numeral o en otro aparte de la oferta, ETB formulará la solicitud de aclaración o explicación en la etapa de estudio de oferta.
Si la respuesta al requerimiento es evasiva, si no se suministra la aclaración o explicación solicitada, o si a pesar de haberse expresado “CUMPLE”, de la respuesta recibida se deduce que el requerimiento no se satisface totalmente, o su cumplimiento se sujeta a condición, se entenderá que EL OFERENTE NO CUMPLE con el requisito. Si se trata de un “Requerimiento Mínimo obligatorio” la oferta será descartada.
Los documentos exigidos en el presente capítulo que no hayan sido aportados con la oferta podrán ser requeridos durante la etapa de estudio de oferta. De no atenderse el requerimiento, la oferta será descartada tal como lo refiere el párrafo inmediatamente anterior.
La respuesta a las especificaciones técnicas debe mantener la numeración, con índice que contenga la relación de todos los numerales y anexos que la conforman. EL OFERENTE debe presentar su oferta de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.20 del capítulo jurídico de la presente invitación.
Todos los documentos que integren la oferta deben ser redactados en idioma español. Si, junto al documento en español, se presenta su versión en idioma inglés, en caso de discrepancia prevalecerá la información suministrada en español.
Durante el estudio de oferta, ETB se reserva el derecho de solicitar al OFERENTE una presentación, en la cual se aclaren los aspectos técnicos específicos de la propuesta, sin que sea posible realizar modificaciones a la oferta presentada. La fecha y hora de la presentación serán comunicadas oportunamente por ETB al oferente.
3.3.2 Sistema de evaluación técnica:
ETB evaluará la oferta con base en los diferentes parámetros técnicos establecidos en el presente documento y calificará si CUMPLE O NO CUMPLE técnicamente respecto de los requerimientos obligatorios.
3.4 SITUACIÓN ACTUAL
ETB presta servicios de conectividad a clientes corporativos, cuyas soluciones en algunas ocasiones requieren para el aprovisionamiento o el aseguramiento del servicio trabajos en alturas en fachadas de edificios, tejados con alturas x xxxxxx que no superen los 20mts. Para el desarrollo de estas actividades se requiere contar con vehículos especializados dotados de plataformas para trabajo en alturas (PTA) que cuenten con sistemas de elevación de máximos hasta 20 metros que permitirán a ETB la ejecución de los servicios de forma adecuada y segura.
3.5 DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO
ETB informa que las disposiciones establecidas en el presente numeral deben ser tenidas en cuenta por el CONTRATISTA para la presentación de los servicios en Bogotá y Gran Bogotá.
EL CONTRATISTA debe prestar el servicio de vehículos especializados de lunes a sábado en una franja de 6:00 am a las 09:00 pm., no obstante, es importante precisar que la franja horaria para cada servicio será de 8 horas por día y 6 días a la semana (en modalidad 6X8), lo cual significa que EL CONTRATISTA debe garantizar y prestar el servicio dentro de la franja horaria definida. A nivel de ejemplo, ETB podría solicitar un servicio de lunes a sábado de 6
a.m. a 2 p.m. o un servicio de 1 p.m. a 9 p.m., o un servicio de 7 a.m. a 3 p.m.
No obstante, EL CONTRATISTA debe tener presente que, cuando por necesidad de la operación, ETB requiera dejar aprovisionados o activos los servicios, la franja horaria podrá ser ampliada y ajustada de acuerdo con la necesidad de ETB. Las horas adicionales a la franja horaria requeridas para dar cumplimiento a los servicios de los clientes, serán pagadas al contratista de acuerdo con el precio unitario pactado según sea el caso, para lo cual EL OFERENTE deberá discriminar en su oferta económica el valor de la hora de servicio adicional.
EL CONTRATISTA debe tener presente que en los eventos en que se requiera ampliar la franja horaria, será el supervisor del contrato asignado por ETB quien solicite y autorice las horas adicionales.
Adicionalmente, ETB requiere que EL CONTRATISTA preste el servicio con disponibilidad on call x xx xxxxxxx, es decir que el servicio podrá ser requerido en una franja horaria diferente a la establecida. Cuando sea requerido esta modalidad, para el pago del servicio se tendrá en cuenta el valor de la hora adicional según corresponda.
3.6 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
3.6.1 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS GENERALES
3.6.1.1 EL CONTRATISTA debe garantizar el servicio, indistintamente de la o las personas con las que EL CONTRATISTA preste los servicios, precisando en todo caso que, EL CONTRATISTA es autónomo e independiente respecto de su personal.
3.6.1.2 ETB requiere que EL CONTRATISTA garantice la disponibilidad del servicio durante la franja horaria establecida en el numeral 3.5. y la exclusividad de los vehículos con los que prestará el servicio.
3.6.1.3 EL CONTRATISTA deberá garantizar puntualidad en la prestación del servicio de acuerdo con las franjas horarias establecidas y en el lugar indicado por ETB.
3.6.1.4 ETB requiere que EL CONTRATISTA presente mensualmente al supervisor del contrato de ETB, el plan de mantenimiento y el informe de ejecución para los vehículos con los que prestará el servicio, el cual debe incluir entre otra la siguiente información:
a) Cronograma MTTO vehículo y equipos inspecciones preoperacionales.
b) Certificados vigentes de mantenimiento:
o Protocolo de mantenimiento mensual: será diligenciado por el profesional competente del CONTRATISTA y de acuerdo con la norma técnica de construcción del sistema de elevación.
o Certificado actualizado de pruebas de las canastas.
o Certificado mensual del vehículo.
NOTA: ETB requiere que EL CONTRATISTA ejecute el mantenimiento preventivo y correctivo a cada uno de los vehículos, sistemas hidráulicos y canastas conforme a los manuales de cada uno de ellos y que reemplace a sus expensas y asegure la continuidad del servicio cuando los vehículos con los que está prestando el servicio se encuentren en mantenimiento o con fallas que impidan la prestación del servicio o que afecten la ejecución técnica.
3.6.1.5 ETB requiere que EL CONTRATISTA evidencie cada mes el correcto mantenimiento de los vehículos y sistemas de elevación mediante el diligenciamiento y remisión al supervisor del contrato de las listas de chequeo descritas en este capítulo.
3.6.1.6 ETB requiere que EL CONTRATISTA garantice la continuidad del servicio con vehículos en igualdad o mejores condiciones, en caso de mantenimiento, falla mecánica, accidente de tránsito o por cualquier otra causa.
3.6.1.7 ETB requiere que los vehículos con los que EL CONTRATISTA prestará el servicio cuenten con un aviso visible en cada una de las puertas delanteras, conforme lo establece el la figura N° 1, el tamaño debe ser mínimo de 39 cm de largo X 22 cm de ancho, similar a la figura que se presenta a continuación que podrá tener
Figura 1 - Identificación de vehículos
3.6.1.8 EL CONTRATISTA debe tener en cuenta que no se podrá hacer uso de avisos en papel, cartulina u otro medio no resistente a las condiciones ambientales, ni tampoco los que usen sistema de fijación magnético.
3.6.1.9 EL CONTRATISTA debe crear una carpeta (física) para cada vehículo la cual debe permanecer en el vehículo durante la prestación del servicio. Los documentos que debe contener se citan a continuación:
a) Certificado SOAT.
b) Certificado revisión tecno mecánica.
c) Ficha técnica del sistema de elevación o canasta.
d) Declaración de importación si aplica.
e) Cronograma MTTO vehículo y equipos.
f) Certificado mensual del vehículo y del sistema de elevación.
g) Certificado de pruebas de las canastas (ver numeral 3.15.1.4).
h) Formato de inspecciones preoperacionales actualizado.
i) Copia actualizada del PMT (Plan de manejo tráfico).
j) Copia de la licencia de transito del personal del contratista con que prestará el servicio.
k) Fotocopia de la cédula del personal del contratista que operar el vehículo y el sistema de elevación
l) Copia del certificado de curso en Trabajo en Alturas del personal del contratista con que prestará el servicio.
m) Copia de certificación sobre Seguridad Industrial del personal del contratista con que prestará el servicio.
n) Copia de la constancia de capacitación prevención del COVID-19 del personal del contratista con que prestará el servicio.
o) Copia de certificación para prevención de accidentes e incidentes de trabajo del personal del contratista con que prestará el servicio.
p) Copia de certificado operador de plataformas de elevación y rotación de trabajos en aéreos montado sobre camión.
q) Certificado de aptitud laboral emitida por una entidad competente (de acuerdo con lo previsto en la norma ASME B30.22) que constate que el personal con que EL CONTRATISTA prestará el servicio es apta y capacitada para la prestación del servicio (la certificación debe garantizar que su personal está capacitado técnica y psicológicamente y cuenta con la experiencia específica para la operación de vehículos dotados con sistemas de elevación y sistemas hidráulicos para movimiento de cargas).
3.6.1.10 ETB requiere que los vehículos con los que EL CONTRATISTA prestará los servicios cuenten con botiquines dotados de los elementos necesarios y estipulados en el artículo 30 de Código Nacional de Transito o el que lo actualice o reemplace y con extintores multipropósito, el cual debe registrar la vigencia y la ficha de inspección.
3.6.1.11 EL CONTRATISTA debe garantizar que el equipo de trabajo con que prestará los servicios, preste el servicio siempre en un marco de ética y buena conducta.
3.6.1.12 ETB requiere que, para la prestación del servicio, el personal del CONTRATISTA cuente con un (1) teléfono celular, el cual deberá ser de tipo Smartphone, cuyo servicio sea prestado por el operador ETB-MOVIL (tecnología 4G-LTE) con planes de datos y voz que resulte suficiente para mantener la operación.
3.6.1.13 EL CONTRATISTA debe coordinar la prestación diaria del servicio con el supervisor del contrato o el ingeniero designado por ETB.
3.6.1.14 Para la prestación segura del trabajo en alturas EL CONTRATISTA debe cumplir con los requerimientos establecidos a continuación:
ETB requiere que, en el desarrollo del contrato, EL CONTRATISTA garantice el estricto cumplimiento del “Reglamento para Trabajo Seguro en Alturas” según la Resolución 1409 de 2012 y de las normas que la modifiquen o complementen. Por lo anterior deberá tener en cuenta:
a) ETB requiere que el sistema de elevación disponga de por lo menos un punto de anclaje para la eslinga de los operarios.
b) ETB requiere que los vehículos con los que EL CONTRATISTA prestará los servicios permitan el ascenso y descenso seguro del personal técnico con el que se ejecutarán las actividades de aprovisionamiento o aseguramiento de servicios a la plataforma y a la canasta. Para tal fin los vehículos deben disponer de por lo menos, una escalera de acceso dentro de la misma estructura de la plataforma.
c) ETB requiere que el personal técnico que ejecutará las actividades de aprovisionamiento o aseguramiento pueda ingresar y salir de la canasta de manera segura, por lo anterior EL CONTRATISTA debe garantizar que el servicio que se presta incluye como parte de este los accesorios que se requieran para tal fin.
d) ETB requiere que el personal del contratista con los que operara los sistemas de elevación no abandone los controles mientras se tenga la canasta ocupada por los técnicos en el desarrollo de la ejecución de las actividades de aprovisionamiento y/o aseguramiento.
e) ETB requiere que 5 días hábiles antes de iniciar la prestación del servicio EL CONTRATISTA entregue copia del Plan de Rescate en Alturas que implementará durante la prestación del servicio, el cual debe evidenciar la capacidad de poder rescatar o traer de vuelta a un individuo desde un espacio confinado o desde las alturas.
3.6.1.15 Con el fin de mitigar riesgos eléctricos, ETB requiere que EL CONTRATISTA cumpla las especificaciones establecidas a continuación:
El servicio de vehículos especializados es requerido para que el personal técnico que ejecute las actividades de aprovisionamiento y/o aseguramiento, generalmente en cercanía de redes domiciliarias o de alumbrado público (baja y media tensión). Por lo anterior, ETB requiere que EL CONTRATISTA tenga en cuenta todas las medidas de mitigación de riesgo eléctricas, en especial que:
a) El XXXX es la persona capacitada, competente y certificada en el equipo de trabajo que prestará el servicio de aprovisionamiento o aseguramiento, motivo por el cual ETB requiere que el operador del contratista con el que operará el vehículo, preste el servicio en estricto cumplimiento las especificaciones técnicas señaladas por el XXXX.
b) ETB requiere que EL CONTRATISTA implemente las acciones de control y aplique los procedimientos operacionales del sistema de elevación que mitiguen el riesgo eléctrico.
c) ETB requiere que, si el lugar en donde se van a adelantar las actividades de aprovisionamiento o aseguramiento están en cercanía de redes eléctricas de baja, media o alta tensión, durante la prestación del servicio de vehículos especializados, el contratista respete las distancias mínimas de seguridad exigidas en el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas RETIE establecido por el Ministerio de Minas y Energía.
d) ETB requiere que en caso de que los mandos del sistema hidráulico se operen desde el exterior, los vehículos estén dotados de plataformas o tapetes dieléctricos con un aislamiento mínimo de 20 kV.
e) ETB requiere que cada uno de los vehículos esté dotado de una pértiga dieléctrica de rescate con un aislamiento para mínimo 46 kV.
f) ETB requiere que las canastas sean dieléctricas y construidas en un material de alta resistencia, por lo cual el contratista debe certificar el aislamiento eléctrico exigido en la norma ANSI A92.2 de 2009 para la categoría C.
g) ETB requiere que al inicio de la prestación del servicio EL CONTRATISTA presente a ETB los resultados de pruebas de laboratorio que certifiquen que la canasta cumple con las condiciones de aislamiento eléctrico exigidas en la norma ANSI A 92.2 para la categoría C. La vigencia de las pruebas será de un año y el laboratorio que las realice deberá estar reconocido por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia). Esta certificación debe ser presentada al supervisor del contrato de ETB previo a la prestación del servicio.
h) Para todas las maniobras en espacio abierto, ETB requiere que el personal del CONTRATISTA que opere el sistema de elevación utilice botas y casco dieléctricos en buen estado, diseñado para una tensión de operación de mínimo 20 kV.
3.6.2 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS ESPECÍFICOS
ETB establece en el presente numeral las especificaciones mínimas obligatorias que deben cumplir los vehículos y los sistemas hidráulicos de elevación con los que EL CONTRATISTA prestará el servicio.
3.6.2.1 ETB requiere que el año de fabricación (modelo) de los vehículos y el año de fabricación de los sistemas de elevación con los cuales EL CONTRATISTA prestará los servicios, sean mínimo 2016.
3.6.2.2 ETB requiere que EL OFERENTE aporte junto con su oferta, copia de la tarjeta de propiedad de cada vehículo propuesto, licencia de tránsito, fichas técnicas donde se evidencie la capacidad y dimensiones del vehículo, registros fotográficos del vehículo (lateral, frontal, trasera). En caso de tratarse de vehículos nuevos, se podrá adjuntar el catálogo correspondiente y la carta de compromiso suscrita por el representante legal del CONTRATISTA.
3.6.2.3 ETB requiere que EL OFERENTE aporte junto con su oferta los documentos que permitan evidenciar el año de fabricación del sistema de elevación de cada vehículo, carta de propiedad, manifiesto de aduana, certificación de fabricante, fichas técnicas o catálogo, registros fotográficos del brazo (brazo recogido y extendido), de la canasta (exterior e interior). En caso de tratarse de sistemas de elevación nuevos, EL OFERENTE podrá adjuntar el catálogo correspondiente y la carta de compromiso suscrita por el representante legal del contratista.
3.6.2.4 EL CONTRATISTA se obliga a presentar la información establecida en los numerales 3.6.2.2 y 3.6.2.3 cuando a los vehículos presentados en la oferta se les tengan que realizar el plan de mantenimiento o éstos deban ser reemplazados por otros.
3.6.2.5 ETB requiere que los vehículos con los que EL CONTRATISTA prestará el servicio sean vehículos dotados con sistemas hidráulicos de elevación con canasta y plataforma para Trabajo en Alturas (PTA), de acuerdo con lo especificado en la norma ANSI / ASME desde la B 30.1 hasta la B 30.24 inclusive.
3.6.2.6 ETB requiere que la capacidad de carga de los vehículos provistos con Plataforma para Trabajo en Alturas (PTA) sea mínimo de cuatro (4) toneladas y máxima de ocho (8)
toneladas.
Para evitar inconvenientes en la mitigación del impacto urbano, no se aceptarán vehículos de capacidad de carga inferior o superior a la aquí estipulada. La capacidad de carga será evidenciada en la licencia de Tránsito que emite el Ministerio de Vehículos.
3.6.2.7 ETB requiere que el sistema hidráulico de elevación de cada vehículo cumpla con las siguientes especificaciones:
a) Que disponga de indicador de horas de servicio (horómetro) en buen estado y operativo.
b) Que el alcance del brazo para el vehículo que prestará servicios de aprovisionamiento y aseguramiento de servicios de conectividad sea de por lo menos 16 y 20 metros.
c) Que permita rotación continua de 360 grados.
d) Que disponga de sistema hidráulico de nivelación.
e) Que la capacidad de la bomba hidráulica y tamaño del tanque de aceite hidráulico sean acordes con las especificaciones técnicas del brazo.
f) Que disponga de placa de identificación en la cual como mínimo se indique el año de fabricación, número de serie, capacidad y demás características técnicas del sistema de elevación
3.6.2.8 ETB requiere que las canastas y los sistemas hidráulicos de elevación, tengan una capacidad mínima de carga de 200 Kg, así mismo así mismo, las canastas deben permitir la ubicación de dos personas al tiempo en forma cómoda y segura.
3.6.2.9 ETB requiere que las canastas de los sistemas hidráulicos de elevación sean estructuralmente sólidas, las cuales deben contar con barandas internas de protección, y sus puertas deben abrir hacia adentro o tipo corredizas y disponer de seguros en las puertas para evitar que se abran inadvertidamente.
3.6.2.10 ETB requiere que EL CONTRATISTA porte de manera permanente en los vehículos empleados para prestar el servicio todos los documentos vigentes exigidos por el Ministerio de Transporte, la Secretaría de Movilidad de Bogotá y las demás autoridades a quienes corresponda la regulación, control y vigilancia de este tipo de vehículos y de servicio.
3.6.2.11 ETB requiere que EL CONTRATISTA preste el servicio en estricto cumplimiento de las normas establecidas en el PMT (Plan de manejo de transito) o el que lo sustituya o complemente; así mismo el OFERENTE debe tener en cuenta que como experto en la prestación de los servicios objeto del presente proceso, debe contemplar en la constitución de su oferta todos los elementos establecidos en el PMT y demás elementos indicados en el presente documento y sus anexos.
3.7 EQUIPO DE TRABAJO DEL CONTRATISTA
3.7.1 En el marco de la autonomía técnica y administrativa, EL CONTRATISTA debe
garantizar que cuenta con la capacitación requerida y es idóneo de tal forma que se asegure que el servicio será prestado de forma eficiente, con calidad y dentro de los plazos establecidos.
3.7.2 EL CONTRATISTA debe dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la modalidad de contratación que tenga el personal que requiera para la prestación del servicio contratado, según el marco legal vigente.
3.7.3 ETB requiere que EL CONTRATISTA garantice que la prestación de los servicios será adelantada con personal idóneo; para tal fin, debe acreditar que el personal con que prestará los servicios cuente con:
a) Certificación de curso en Trabajo en Alturas.
b) Certificación sobre Seguridad Industrial.
c) Capacitación prevención del COVID-19.
d) Certificación para prevención de accidentes e incidentes de trabajo.
e) Licencia de transito del personal del contratista con que prestará el servicio (escaneado).
f) Certificado operador de plataformas de elevación y rotación de trabajos en aéreos montado sobre camión.
g) Certificado de aptitud laboral emitida por una entidad competente (de acuerdo con lo previsto en la norma ASME B30.22) que constate que el personal con que EL CONTRATSITA prestará el servicio es apto y capacitado para la prestación del servicio (la certificación debe garantizar que su personal está capacitado técnica y psicológicamente y cuenta con la experiencia específica para la operación de vehículos dotados con sistemas de elevación y sistemas hidráulicos para movimiento de cargas).
3.7.4 EL CONTRATISTA debe garantizar que el personal con que prestará el servicio conoce las normas legales asociadas al servicio que presta, y es idóneo para operación de los vehículos y de los sistemas de elevación.
3.7.5 EL CONTRATISTA es autónomo e independiente respecto de su personal, debiendo cumplir con la experiencia e idoneidad, ética de su personal; en el evento en que como parte de la supervisión del contrato, se observe que el servicio no está siendo prestado en los niveles exigidos, o con idoneidad, ETB se reserva el derecho de exigir al CONTRATISTA la reasignación de su personal, siendo responsabilidad del CONTRATISTA garantizar la continuidad de los servicios contratados sin afectar los niveles ni tiempos exigidos, sin que ello genere costos adicionales para ETB ya que se trata de exigir las prestaciones emanadas de las estipulaciones contractuales para la prestación del servicio. Debido a que el alcance y condiciones del proceso, es la prestación de los servicios a cargo del contratista, tal evento no puede afectar los niveles de calidad ni de oportunidad.
3.7.6 ETB requiere que el personal con el que EL CONTRATISTA prestará el servicio, implemente de manera correcta el plan de manejo de impacto urbano y que durante la prestación del servicio haga uso permanente y de forma adecuada de los elementos de
protección personal.
3.7.7 ETB requiere que dentro del equipo de trabajo del contratista tenga un coordinador de servicios quien se encargará de: i) Interactuar con ETB en todo lo relacionado a temas laborales. Ii) Liderar al personal que prestará los servicios relacionados con la operación de los vehículos y de los sistemas de elevación. iii) Notificar a ETB, de manera inmediata, la ocurrencia de cualquier problema técnico u operativo que impida la normal prestación de los servicios, para que junto con ETB adelanten las acciones correctivas, según sea el caso. iv) Entregar de forma oportuna de los informes de servicios que soporten las actas xx xxxxx y de la cualquier otra información relacionada con la ejecución del contrato cuando sea requerida por ETB. V) Informar por escrito (correo o carta), la persona que EL CONTRATISTA delega cuando por imposibilidad temporal no pueda interactuar como canal de comunicación con ETB.
3.7.8 ETB requiere que EL CONTRATISTA mantenga a disposición del supervisor del contrato los documentos completos del personal empleado para la prestación del servicio, los cuales deberán incluir el formato de hoja de vida, planilla de afiliación a EPS, ARL y Fondo de Pensiones, afiliación a la Caja de Compensación, etc.
3.7.9 No podrán hacer parte del equipo de trabajo del CONTRATISTA las personas que se encuentren incursas en cualquiera de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y en la Ley.
3.7.10 EL CONTRATISTA deberá dar cumplimiento estricto a toda la normatividad de tránsito vigente y será responsable por el comportamiento de su personal con el que manejará los vehículos en la vía. En todo caso se hará cargo de las sanciones y multas que sean impuestas por la autoridad competente.
3.7.11 Será obligación del CONTRATISTA garantizar que el personal con el que prestará el servicio no tenga pendiente el pago de comparendos o infracciones tránsito en el territorio nacional.
3.7.12 En cumplimiento de los criterios de seguridad industrial y de manejo adecuado de la imagen corporativa de ETB, EL CONTRATISTA deberá garantizar que el personal con que prestará el servicio mantenga una conducta adecuada durante la prestación del servicio.
3.7.13 EL CONTRATISTA deberá cumplir con lo previsto en el Anexo Técnico N° 2 – Acreditación Equipo de Trabajo del Contratista.
3.8 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
ETB en su condición de contratante y en función del cuidado de la seguridad y salud de los trabajadores, dando cumplimiento en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) de acuerdo con los siguientes numerales.
3.8.1 Para la ejecución del objeto del contrato a suscribir, el CONTRATISTA debe cumplir con la normatividad legal vigente aplicable en Colombia y el distrito en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.8.2 EL CONTRATISTA debe tener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, que debe estar a cargo de personal idóneo y debidamente certificado para la implementación de este, acorde a cómo lo establece la legislación. Por lo anterior debe incluir una certificación de la ARL a la que está afiliada la empresa, en la que se exprese el desarrollo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
3.8.3 EL CONTRATISTAS debe tener afiliado a sus trabajadores que empleara para la ejecución del contrato al sistema de seguridad social, con pagos al día, vigentes y acordes al salario, los cuales pueden llegar a ser consultados para verificar su autenticidad.
3.8.4 Así mismo debe presentar mensualmente los soportes de pago y afiliación al supervisor del contrato.
3.8.5 Por lo anterior, ETB quedará exenta de toda responsabilidad en estas eventualidades.
3.8.6 EL CONTRATISTA debe mantener actualizada la información de los accidentes de trabajo presentados durante la ejecución del contrato y realizar las investigaciones de acuerdo con lo establecido por la resolución 1401 de 2007 de aquellas que la deroguen o sustituyan en el futuro y demás resoluciones y circulares aclaratorias o modificatorias, la responsabilidad de cumplir dicha resolución es exclusiva del CONTRATISTA, así mismo debe garantizar que los planes de acción resultantes de las investigaciones que se ejecuten, dentro de los tiempos establecidos en la investigación.
3.8.7 EL CONTRATISTA debe proveer y destinar los recursos necesarios para el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que deben estar en directa relación con los riesgos potenciales para las actividades específicas del contrato.
3.8.8 EL CONTRATISTA debe cumplir el Reglamento Técnico de Trabajo Seguro en Alturas definido en la resolución 1409 de 2012 expedido por el Ministerio de Trabajo y de aquellas que la deroguen o sustituyan en el futuro y demás resoluciones y circulares aclaratorias o modificatorias que se encuentren vigentes durante la ejecución del contrato.
3.8.9 EL CONTRATISTA debe tener soportes de las actividades desarrolladas en Seguridad y Salud en el trabajo, las cuales pueden ser consultados por el equipo de SST de ETB durante el desarrollo del contrato.
3.8.10 EL CONTRATISTA debe garantizar la entrega oportuna de los elementos de protección personal y contra caídas a sus trabajadores en cantidad suficiente y adecuada a los riesgos asociados a las labores a desarrollar. La capacitación sobre el uso, cuidado y mantenimiento de dichos elementos es de exclusiva responsabilidad del CONTRATISTA.
3.8.11 EL CONTRATISTA debe garantizar que el personal que va a trabajar en postes o ductos que comparten la misma infraestructura con las empresas de energía eléctrica, usen los elementos de seguridad de tipo dieléctrico como es el casco, botas, guantes, equipos de protección contra caídas y demás que puedan llegar a necesitarse y cumplan con los procedimientos de seguridad definidos por el CONTRATISTA. Adicionalmente, debe asegurarse que su personal sea idóneo y tenga experiencia y experticia para la ejecución del contrato.
3.8.12 EL CONTRATISTA debe generar controles en donde se incluyan la entrega de herramientas y equipos de seguridad industrial para la prevención de riesgos durante la
ejecución del contrato, el personal contratado debe estar capacitado y entrenado en el uso de estos, así mismo debe establecer procedimientos de trabajo seguro y divulgarlos a sus trabajadores. Esta capacitación se debe efectuar de forma tal que no afecte los tiempos de cumplimiento de las órdenes de servicio.
3.8.13 EL CONTRATISTA debe realizar una evaluación y análisis de los riesgos de accidentes, de acuerdo con la metodología que el CONTRATISTA tenga definida, con el fin de detectarlos y controlarlos, cuando desarrollen actividades en donde impliquen peligros y riesgos presentes que puedan afectar a sus trabajadores, como por ejemplo trabajo en alturas (escaleras, grúas, etc.), en espacios confinados (cámaras, sótanos, túneles, etc.), riesgo eléctrico y demás que impliquen un riesgo latente en su ejecución.
3.8.14 EL CONTRATISTA debe asegurarse que durante el desarrollo de actividades como, trabajo en alturas y recintos confinados deben asistir cuando menos dos personas por cada sitio de trabajo, aplicando los respectivos protocolos de seguridad y con la documentación necesaria, así mismo tener un plan de rescate para la atención de emergencias.
3.8.15 EL CONTRATISTA debe garantizar que los trabajadores contratados para el objeto del contrato, en donde exista la posibilidad de riesgo eléctrico y acumulación de gases en cámaras, deben estar capacitados en el manejo de equipos para la detección y alarmas de riesgos presentes en los ambientes de trabajo, así mismo en su identificación, evaluación y control con el fin de evitar la ocurrencia de accidentes de trabajo.
3.8.16 EL CONTRATISTA debe proveer de los elementos de señalización e iluminación necesarias y suficientes para el desarrollo de actividades nocturnas objeto del contrato, los cuales deben cumplir con las exigencias de la Secretaria de Movilidad y las autoridades competentes vigentes para la fecha y sitio de realización de la actividad.
3.8.17 EL CONTRATISTA que dentro del objeto del contrato tenga que realizar actividades sobre vías públicas debe tener un Plan de Manejo de Trafico avalado por las autoridades competentes vigentes para la fecha y sitio de realización de la actividad.
3.8.18 EL CONTRATISTA que dentro del objeto del contrato posea una flota de vehículos automotores y no automotores, de acuerdo con lo establecido en la resolución 20203040007495 de 2020 la cual se deroga la resolución 1231 de 2016 por la cual se adopta el documento guía para la evaluación de los planes estratégicos de seguridad vial del ministerio de transporte, de aquellas que la deroguen o sustituyan en el futuro y demás resoluciones y circulares aclaratorias o modificatorias.
3.8.19 EL CONTRATISTA será responsable de mitigar los riesgos inherentes a la realización de las actividades contratadas.
3.8.20 ETB informa que, podrá verificar en cualquier momento y con la metodología que considere, las mencionadas obligaciones, para lo cual el CONTRATISTA debe suministrar la información en Seguridad y Salud en el Trabajo que sea solicitada.
3.8.21 ETB podrá ordenar desde la interrupción de una actividad específica hasta la suspensión temporal del trabajo a realizar de acuerdo con la gravedad del incumplimiento de los requisitos de seguridad y salud en el trabajo y considerando el riesgo generado para los
trabajadores, comunidad y operación, no se podrá llevar a cabo las actividades y el contratista deberá tomar las medidas de manera inmediata para controlar el riesgo de lo contrario no se llevará a cabo la actividad.
3.8.22 EL CONTRATISTA debe presentar las certificaciones pertinentes para el trabajo a realizar de su personal asignado al contrato.
3.8.23 EL CONTRATISTA debe registrar, mantener y actualizar las estadísticas de accidentalidad de sus trabajadores asignados al contrato, y debe suministrarlas periódicamente al equipo de seguridad y salud en el trabajo de ETB.
3.8.24 EL CONTRATISTA deberá incluir una certificación de la ARL a la que está afiliada la empresa, en la que certifique la accidentalidad del mes vencido.
3.8.25 EL contratista deberá presentar informes mensuales de la Gestión de SST dentro de los diez (10) días hábiles del mes siguiente al supervisor del contrato, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente.
a) Descripción de las actividades en SST realizadas en el periodo.
b) Soporte de la gestión SST, según las actividades ejecutadas en el mes: capacitaciones, entregas de EPP (dotación y elementos de protección), listado e inspecciones de equipos, maquinaria y vehículos, análisis de trabajo seguro, permisos de Trabajo para actividades de alto riesgo, manejo de sustancias químicas, inspecciones generales, medidas correctivas o de mejora, entre otros.
c) En caso de presentarse incidentes y/o accidentes laborales, reporte de la investigación del evento y plan de acción correspondiente.
d) Soporte fotográfico.
3.8.26 En cumplimiento de lo establecido en la normatividad expedida por el Gobierno Nacional por la emergencia sanitaria y durante su vigencia, El contratista deberá presentar la siguiente información al supervisor de contrato:
a) Entrega inicial del protocolo(s) de Bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo del COVID-19, incluyendo el Plan de Comunicaciones, según los lineamientos normativos vigentes.
b) Plan de Movilidad Segura (PMS) acorde a los lineamientos distritales, según aplique.
c) Entrega del soporte de la certificación y/o revisión del cumplimento del Protocolo de Bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo del COVID-19 expedido por la ARL, en la que se encuentra afiliada la empresa
d) Entrega del soporte de autorización/aprobación expedida por la Alcaldía Mayor de Bogotá para la reactivación económica y el inicio del desarrollo de actividades. En caso en que la actividad haya sido exceptuada desde el inicio de la declaración de la emergencia sanitaria, se deberá entregar el soporte del registro del Protocolo(s) de Bioseguridad y el Plan de Movilidad Segura en las plataformas dispuestas por la Alcaldía Mayor de Bogotá.
3.8.27 EL CONTRATISTA deberá presentar dentro de los 10 primeros días hábiles de cada mes y hasta que esté vigente la emergencia sanitaria la siguiente información relacionada con el manejo de las medidas preventivas y de mitigación para reducir la exposición y contagio por infección respiratoria aguda causada por el coronavirus COVID-19 al supervisor del contrato relacionados a continuación:
a) Descripción de las medidas de promoción con los trabajadores (incluyendo personal directo, así como contratistas y subcontratistas), informe del periodo de reporte.
b) Descripción de los diferentes medios de comunicación utilizados para la difusión del Protocolo(s) de Bioseguridad, durante el periodo de reporte, a los trabajadores (incluyendo personal directo, así como contratistas y subcontratistas) durante el periodo de reporte.
c) Entregar soporte de la socialización (es) realizada a los trabajadores (incluyendo personal directo, así como contratistas y subcontratistas) de la información relacionada con la prevención, propagación y atención del COVID-19.
d) Presentar el reporte mensual de estadísticas indicado en el siguiente cuadro.
Mes de reporte | Dato de trabajadores vinculados dentro del marco del Contrato o Convenio suscrito con la EMB | Seguimiento de casos reportados a la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá, Ministerio de Salud y Protección Social, EPS y ARL. | Medidas de manejo aplicadas por la empresa de los casos reportados de contagios por COVID-19 según las recomendaciones médicas indicadas | No. total de trabajadores reincorporados a las actividades laborales de los casos confirmados por COVID-19 una vez hayan superado el contagio por COVID-19 | |||||||
No. total de trabajadores vinculados | No. de trabajadores vinculados en modalidad de trabajo en casa | No. de trabajadores vinculados con trabajo en oficina | No. de trabajadores vinculados en campo o terreno | No. de casos reportados como sospechosos por COVID-19 | No. de casos reportados de contagiados por COVID-19 | No. total de casos reportados de trabajadores vinculados con sospecha y contagiados de COVID-19 | No de Casos con Manejo intra- hospitalario | No de Casos con Manejo intra- domiciliario | |||
mes 1 | |||||||||||
mes 2 | |||||||||||
mes n… | |||||||||||
Nota: Los trabajadores a reportar deben incluir el personal directo así como contratistas y subcontratistas. |
Nota: aclaratoria: los presentes términos NO eximen al CONTRATISTA en cumplir con toda la normatividad legal vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo definida por la legislación colombiana.
3.9 ELEMENTOS DE SEGURIDAD Y DE SEÑALIZACIÓN A CARGO DEL CONTRATISTA
3.9.1 ETB requiere que EL CONTRATISTA preste los servicios con la totalidad de las herramientas y equipos necesarios que requiera para la prestación segura del servicio. Para tal fin, cada uno de los vehículos deberá disponer permanentemente como mínimo de los siguientes elementos:
ÍTEM | DESCRIPCIÓN | UNIDAD | CANTIDAD |
1 | Valla reducción de la calzada a la izquierda - señal spo-30 | c/u | 1 |
2 | Valla reducción de la calzada a la derecha - señal spo-31 | c/u | 1 |
3 | Valla Flecha Direccional - Señal SP-40 | c/u | 1 |
4 | Valla obra en xx xxx - xxxxx xx-00 x xxx-00 | c/u | 1 |
5 | Valla carril cerrado (derecho-centro-izquierdo) - señal sio-04 | c/u | 1 |
6 | Valla Preventiva Peatonal -Señal SIO-24 (de 1.30 por 1.30 mts con 2 franjas reflectivas) | c/u | 1 |
7 | Valla de vía cerrada - señal sro-01 (de 2.50 por 2.50 mts) | c/u | 1 |
8 | Valla de desvío a la derecha y a la izquierda - señal sro-02 | c/u | 1 |
9 | Valla velocidad máxima permitida 30 km - señal sr-30 | c/u | 1 |
10 | Valla metálica informativa - barricada | c/u | 1 |
11 | Conos de señalización para PMT de 90 cm (cada una con 3 franjas reflectivas) | c/u | 8 |
12 | Señalización tubular (colombinas) | c/u | 8 |
13 | Paleta de señalización pare y siga (reglamentada 45 cm) | c/u | 1 |
14 | Cinta plástica reflectora para cerramiento (100 mts/rollo) | Rollo | 1 |
15 | Flecha luminosa operativa con instalación eléctrica de 15 metros para su funcionamiento (trabajos nocturnos) | c/u | 1 |
16 | Kit Antiderrames | c/u | 1 |
17 | Avisos de las puertas según diseño indicado por ETB en el numeral 3.6.1.7 | c/u | 2 |
18 | Pértiga dieléctrica de rescate normalizada para mínimo 46 kV. | c/u | 1 |
19 | Banqueta dieléctrica normalizada para mínimo 20 kV | c/u | 1 |
20 | Baliza luminosa instalada en la cabina | c/u | 1 |
Tabla 1
3.9.2 ETB requiere que EL CONTRATISTA garantice que el personal con que prestará los servicios cuente con los elementos de protección personal exigidos por la normatividad vigentes para la prestación del servicio de forma segura. En la Tabla N° 2 se relacionan los elementos que como mínimo deberá tener el personal del contratista durante la prestación de servicios:
ÍTEM | DESCRIPCIÓN | UNIDAD | CANTIDAD |
1 | Overol o uniforme de acuerdo con lineamiento ETB (Anexo Técnico 3) anexo | c/u | 1 |
2 | Casco azul dieléctrico con cinta reflectiva (para mínimo 20 K.V) | c/u | 1 |
3 | Botas dieléctricas con punta reforzada | c/u | PAR |
4 | Guantes de Vaqueta | c/u | PAR |
5 | Guantes de agarre | c/u | PAR |
6 | Guantes dieléctricos | c/u | PAR |
7 | Gafas de seguridad con Filtro UV (transparentes) | c/u | 1 |
8 | Gafas de seguridad con Filtro UV (color humo) | c/u | 1 |
9 | Protectores Auditivos | c/u | 1 |
ÍTEM | DESCRIPCIÓN | UNIDAD | CANTIDAD |
10 | Chaleco Reflectivo | c/u | 1 |
11 | Impermeable | c/u | 1 |
12 | Tapabocas | c/u | Requerida para el servicio |
13 | Alcohol y Gel Antibacterial | c/u | 1 |
Tabla 2
Los elementos relacionados en los ítems 11 y 12 serán de uso obligatorio durante la pandemia producto del COVID 19 o cuando haya lugar al uso obligatorios de estos elementos por directriz de las entidades sanitarias del país.
3.9.3 ETB requiere que tanto las herramientas como los elementos de protección personal con los que el personal del contratista prestará el servicio, estén en condiciones óptimas de uso y estén alineadas según las normas vigentes.
3.10 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA PARA LA PREVENCIÓN Y MANEJO DEL IMPACTO URBANO
3.10.1 ETB requiere que EL CONTRATISTA realice un adecuado manejo del impacto urbano de forma tal que se mitigue y eviten molestias e incomodidades a la comunidad. Así mismo, EL CONTRATISTA debe adoptar todas las medidas de seguridad necesarias para la protección del personal que intervendrá durante la prestación del servicio (personal del contratista con que operara los vehículos y los sistemas de elevación, técnicos que ejecutarán las actividades de aprovisionamiento y aseguramiento del servicio) y para la protección de terceros. Por tal motivo el CONTRATSITA debe tener en cuenta que:
3.10.2 ETB requiere que para la prestación del servicio el oferente contemple es su oferta todos los elementos requeridos para dar cumplimiento al PMT; por lo tanto, es EL CONTRATISTA quien debe asegurar el uso e implementación de todo lo que exige el PMT durante la ejecución del contrato.
3.10.3 EL CONTRATISTA es responsable de contar con todos los elementos necesarios para la implementación del PMT y la disminución del impacto urbano, así como de mantenerlos al día de acuerdo con las exigencias establecidas por la Secretaria de Movilidad o quien haga sus veces.
3.10.4 EL CONTRATISTA deberá instalar correctamente, los conos, vallas, señalización luminosa, señales informativas de obra para el tránsito vehicular y peatonal y demás elementos de seguridad necesarios; además las respectivas señales informativas sobre los trabajos que se están realizando.
3.10.5 EL CONTRATISTA deberá seguir los lineamientos de ubicación general, conformación y aseguramiento de la zona de obra, tanto en la vía como en los andenes, para ello deberá dar estricto cumplimiento del producto del Plan de Manejo de Tránsito que apruebe la SDM. Las características más representativas de los elementos de manejo de impacto urbano se
indican en el Anexo 1 adjunto al presente documento.
3.10.6 EL CONTRATISTA debe portar en la carpeta del vehículo la copia del PMT (plan de manejo tráfico y la aprobación otorgada por la Secretaría de Movilidad (SDM)) entregado por ETB Estos documentos serán presentados a las autoridades competentes y al supervisor del contrato por parte de ETB cuando sean requeridos.
3.10.7 EL CONTRATISTA es responsable de los daños o accidentes, imputables a él, que se generen durante la prestación del servicio.
3.10.8 ETB requiere que las señalizaciones que utilice EL CONTRATISTA para el control del impacto urbano incluyan la información presentada en los Anexos Técnico Nº 1 y N° 1-A, su distribución, tamaño y color deberán estar acordes con los lineamientos contenidos en el Manual de Señalización Vial - Dispositivos para la Regulación del Tránsito en Calles, Carreteras y Ciclorrutas de Colombia, preparado por el Ministerio de Transporte - Resolución N° 1050 del 0 xx xxxx xx 0000 x / x xxxxxxxx que la modifiquen y complementen.
3.10.9 ETB requiere que EL CONTRATISTA mantenga en buen estado los elementos de control de impacto urbano y reemplace de manera inmediata aquellos que a juicio del supervisor del contrato se encuentren en mal estado.
3.10.10 ETB requiere que EL CONTRATISTA vele por el adecuado estacionamiento y ubicación de los vehículos de tal forma que no impacten negativamente la movilidad de la ciudad.
3.10.11 ETB requiere que en cada uno de los vehículos con que el CONTRATISTA prestará el servicio disponga de manera permanente de un KIT de atención de derrames, con el fin de que EL CONTRATISTA controle el impacto ambiental y de movilidad producto de derrames de fluidos de los vehículos (lubricantes, combustible y/o aceite de los diferentes sistemas del vehículo). Será responsabilidad del CONTRATISTA la disposición final de los residuos que un evento de estos genere, cumpliendo las normas ambientales vigentes.
3.11 SITIO DE PARQUEO
ETB requiere que los parqueaderos en los que EL CONTRATISTA guardará los vehículos con los que prestará el servicio, garanticen la disponibilidad del servicio de acuerdo con lo establecido en el numeral 3.5.
3.12 HABILITACIÓN PARA PRESTAR SERVICIO DE VEHÍCULOS
ETB requiere que EL OFERENTE, acredite la habilitación para prestar el servicio de vehículos de carga mediante la presentación de la resolución de habilitación expedida por el Ministerio de Transporte.
Si el oferente opta por presentar oferta en unión temporal, consorcio o cualquier otra forma de asociación permitida por la ley uno de ellos deberá cumplir con el requisito de habilitación expedido por el Ministerio de Transporte.
3.13 PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL PESV
3.13.1 ETB requiere que EL OFERENTE, en cumplimiento de la Resolución 1565 de 2014 del Ministerio de Transporte y/o aquellas que la modifiquen y complementen, aporte con su oferta el PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL - PESV. Así mismo, será obligación del CONTRATISTA mantenerlo vigente y actualizado.
3.13.2 EL CONTRATISTA se obliga a aportar durante la duración del contrato copia del PESV, cuando ETB lo solicité.
3.14 RASTREO SATELITAL
3.14.1 ETB requiere que los vehículos con que EL CONTRATISTA prestará el servicio cuenten con sistema de rastreo o monitoreo satelital.
3.14.2 ETB requiere que le entreguen un usuario y contraseña de consulta para acceder a la plataforma.
3.14.3 ETB requiere que EL CONTRATISTA no manipule los equipos de rastreo satelital ni interfiera en su operación.
3.15 INSPECCIONES Y LISTAS DE CHEQUEO
3.15.1 ETB requiere que EL CONTRATISTA realice las inspecciones y listas de chequeo citadas a continuación:
3.15.1.1 Lista de chequeo preoperativo de vehículos especializados: ETB requiere que previo al inicio de la franja horaria establecida para la prestación de cada uno de los servicios solicitados, el personal del CONTRATISTA que prestará el servicio diligencie el Anexo Técnico 4 “Lista de chequeo preoperativo de vehículos especializados” y antes de iniciar la prestación del servicio, remita copia vía correo electrónico o por el medio que ETB defina. EL CONTRATISTA conoce y es consciente de su responsabilidad al ser él quien informe sobre el estado y condiciones del vehículo y del sistema de elevación, y de los elementos de protección personal requeridos para la prestación del servicio. No obstante, ETB durante la ejecución del contrato puede realizar inspecciones cuando así lo requiera y/o modificar quien debe realizar el diligenciamiento de la lista de chequeo.
3.15.1.2 Registro fotográfico: ETB requiere que EL CONTRATISTA:
a) Registro fotográfico para inicio de actividad: ETB requiere que, para iniciar la prestación del servicio, EL CONTRATISTA evidencie mediante registro fotográfico la hora de llegada al sitio en que se requiere el servicio. El registro fotográfico debe evidenciar el lugar y la dirección del sitio donde se prestará el servicio y la hora en que fue tomado; el registro debe ser remitido al correo electrónico o por el medio que ETB defina.
b) Registro fotográfico que evidencie la correcta implementación del PMT por cada actividad: ETB requiere que EL CONTRATISTA evidencia la correcta implementación
del PMT en el sitio donde se requiere el servicio, para tal fin, EL CONTRATISTA debe remitir registro fotográfico que evidencie el correcto uso del PMT.
c) Registro fotográfico para cierre de actividad: ETB requiere que, para finalizar la prestación del servicio, EL CONTRATISTA evidencie mediante registro fotográfico la hora de cierre. El registro fotográfico debe evidenciar el lugar y la dirección del sitio donde se prestó el servicio y la hora en que fue tomado y debe ser remitido al correo electrónico o por el medio que ETB defina.
d) Registro fotográfico que evidencia el cumplimiento de la franja horaria: ETB requiere que mediante registro fotográfico EL CONTRATISTA evidencie el cumplimiento de la franja horaria requerida para el servicio, el registro debe evidenciar el lugar, la dirección y hora de inicio de la franja horaria y el lugar, dirección y hora donde finaliza la franja horaria; el registro debe ser remitido al correo electrónico o por el medio que ETB defina.
3.15.1.3 Protocolo de mantenimiento mensual del vehículo: será diligenciado por el profesional competente del CONTRATISTA y de acuerdo con la norma técnica de construcción del sistema de elevación.
3.15.1.4 Certificado de pruebas de las canastas: EL CONTRATISTA deberá entregar a ETB, dentro de los primeros cinco (5) días del inicio del contrato, para cada uno de los vehículos, una copia del certificado de pruebas y cumplimiento de norma ANSI A92.2. El certificado en mención tendrá una vigencia máxima de un año y deberá ser expedido por un laboratorio de ensayos eléctricos reconocido por la ONAC. En caso de que en desarrollo del contrato el certificado de algún vehículo supere el año de expedición, éste deberá ser renovado inmediatamente sin ningún costo para ETB.
3.16 PERIODO DE ALISTAMIENTO DE VEHÍCULOS Y SOLICITUD DE SERVICIOS
3.16.1 Periodo de alistamiento
Una vez se curse la comunicación de adjudicación, el adjudicatario del contrato dispondrá de un plazo máximo de tres (3) semanas para alistar la flota ofrecida para prestar los servicios con el cumplimiento de condiciones técnicas exigidas en estos términos. Cumplido el plazo antes citado, ETB dará la orden de inicio de actividades contratadas previa aprobación de las garantías contractuales constituidas a favor de ETB.
3.16.2 Solicitud del servicio
EL CONTRATISTA debe tener presente que la solicitud del servicio se realizará a través de ordenes de servicio las cuales serán presentadas por el supervisor del contrato.
EL CONTRATISTA debe conocer que durante la ejecución del contrato la cantidad de servicios que hacen parte del presente proceso de contratación pueden aumentar o disminuir, por lo cual EL CONTRATISTA entiende que, por razones propias de la operación, ETB podrá solicitar el ajuste de ordenes de servicio prestadas e informará al CONTRATISTA con una antelación de 30 días calendario.
3.17 INFORMES
ETB requiere que EL CONTRATISTA entregue al Supervisor designado por ETB los siguientes informes:
3.17.1 Plan Estratégico de Seguridad Vial PESV: ETB requiere que EL CONTRATISTA remita en medio escrito y/o magnético, máximo en los cinco (5) días hábiles posteriores a la solicitud de ETB (ver numeral 3.13.2.) el PESV.
3.17.2 Relación de personal del CONTRATISTA con que prestará los servicios: ETB requiere que EL CONTRATSTA entregue a ETB en medio escrito y/o magnético, máximo cinco (5) días hábiles antes de iniciar la operación la información del personal con que prestará el servicio.
a) Hoja de vida.
b) Copia de las certificaciones de estudio:
o Certificación de curso en Trabajo en Alturas.
o Certificación sobre Seguridad Industrial.
o Capacitación prevención del COVID-19.
o Certificación para prevención de accidentes e incidentes de trabajo.
c) Certificado de aptitud laboral emitida por una entidad competente (de acuerdo con lo previsto en la norma ASME B30.22) que constate que el personal con que el CONTRATSITA prestará el servicio es apto y capacitado para la prestación del servicio (la certificación debe garantizar que su personal está capacitado técnica y psicológicamente y cuenta con la experiencia específica para la operación de vehículos dotados con sistemas de elevación y sistemas hidráulicos para movimiento de cargas).
d) Certificado operador de plataformas de elevación y rotación de trabajos en aéreos montado sobre camión.
e) Copia de las certificaciones que indiquen la experiencia laboral.
f) Soporte de afiliación vigente a la Administradora de Riesgos Laborales.
g) Certificados que evidencien que no se tienen deudas pendientes con las autoridades de tránsito o que suscribió con éstas algún acuerdo de pago.
h) Copia de la licencia de tránsito.
i) Copia de documento que evidencia la entrega de los EPP al personal con que el contratista prestara el servicio y de la inspección de estos.
j) Copia de Parafiscales del operador (escaneado).
k) Documentos pago Seguridad Social y carta revisor fiscal vigentes.
l) Informes de Pausas activas y capacitaciones en ergonomía realizadas.
m) Estadísticas de accidentalidad personal del contratista con los que presta el servicio.
3.17.3 Certificado de pruebas de las canastas: EL CONTRATISTA deberá entregar a ETB,
dentro de los primeros cinco (5) días del inicio del contrato, para cada uno de los vehículos, una copia del certificado de pruebas y cumplimiento de norma ANSI A92.2. documento que debe ser expedido por un laboratorio de ensayos eléctricos reconocido por la ONAC. Será también obligación del CONTRATISTA gestionar las actualizaciones a que haya lugar y a aportar a ETB el documento que constate la nueva vigencia.
3.17.4 Reporte de reemplazos de personal del contratista con que prestará el servicio: EL CONTRATISTA deberá remitir a ETB por correo electrónico, con tres (3) días hábiles de antelación los documentos establecidos en el numeral 3.17.1.2 correspondientes al nuevo personal del contratista con que prestará el servicio. Cuando se presenten eventos de fuerza mayor en los que EL CONTRATISTA deba prestar el servicio con personal diferente al informado a ETB y no se pueda cumplir el tiempo establecido para informar el cambio, es decir con tres (3) días de antelación, será obligación del CONTRATISTA prestar el servicio con personal que cumpla y cuente con los documentos establecidos en el numeral 3.17.1.2 y reportar de manera inmediata a ETB la necesidad del cambio.
3.17.5 Informe de servicios: como requisito para suscribir el acta mensual xx xxxxx, EL CONTRAISTA deberá remitirlo en medio digital al Supervisor del contrato asignado por ETB, máximo a los cinco (5) primeros días hábiles del mes y deberá contener como mínimo, la siguiente información:
a) Relación detallada de los servicios prestados en formato establecido por ETB.
b) Reporte de capacitación ofrecida al personal con que prestará el servicio en lo referente a operación de Plataformas de Trabajo en Alturas en el último mes.
c) Copias de las renovaciones de certificados de pruebas eléctricas de las canastas.
d) Copia digital del registro del recorrido de los vehículos generados por la aplicación del GPS.
3.17.6 Certificación con firma original del Revisor Fiscal y/o Contador Público, según el caso, en la cual conste que EL CONTRATISTA efectuó los pagos de salarios del personal del contrato, así como de los correspondientes parafiscales. La certificación deberá relacionar los nombres de las personas asociadas a la ejecución de contrato o en su defecto la fotocopia de los formularios de afiliación y pago de los salarios y parafiscales. El documento debe ser presentado mensualmente para la conciliación de los servicios.
3.18 ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO
Se entiende por Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS), el indicador de nivel de servicio establecido por ETB para medir la oportunidad en la prestación de los servicios por parte del contratista durante la vigencia del contrato.
ETB requiere que el oferente garantice el cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) definidos a continuación.
ETB aclara que la medición y cálculo de los ANS establecidos en el presente numeral serán aplicados al servicio “vehículo/mes” establecido en los ítems 1.1 y 2.1 del anexo financiero.
Para mayor entendimiento en la medición de los indicadores definidos por ETB se presenta un ejemplo para el cálculo de los indicadores, el cual se encuentra a lo largo del numeral.
3.18.1 Periodicidad del cálculo de los acuerdos de niveles de servicio
Los ANS se calcularán mensualmente para el servicio “vehículo/mes” establecido en los ítems
1.1 y 2.1 del anexo financiero. Las mediciones serán realizadas por ETB, y conciliadas por el SUPERVISOR de ETB y el CONTRATISTA.
3.18.2 Acuerdos de Nivel de Servicios establecidos por ETB:
3.18.2.1 Nivel de disponibilidad de elementos del PMT (Npmt): se define como la relación porcentual entre el número total de los elementos de seguridad y de señalización del Plan de Manejo de Tránsito relacionados y establecidos por ETB en el numeral 3.9.1 para cada uno de los vehículos con los que EL CONTRATISTA debe prestar los servicios y el número de elementos realmente dispuestos por EL CONTRATISTA en cada vehículo en el periodo de medición.
Para la medición del indicador, ETB tomará como fuente la información xxxxxxxxxx xx xx xxxxx 0 “Lista de chequeo preoperativo de vehículos especializados” diligenciado diariamente al inicio de la franja horaria establecida para la prestación de cada uno de los servicios, esta información permitirá evidenciar la cantidad real de elementos del Plan de Manejo de Tránsito y Seguridad dispuestos por EL CONTRATISTA en cada vehículo.
El cálculo del nivel disponibilidad de elementos del PMT (Npmt) se realizará para cada uno de los servicios “vehículos/mes” solicitados en el período a medir conforme se describe a continuación:
a) Establecer la cantidad total de elementos de seguridad y de señalización (TEpmt) establecidos en la Tabla 1 del numeral 3.9.1, para esto se realizará la suma de las cantidades establecidas en la columna “Cantidades” de dicha tabla.
Ejemplo: tomando la cantidad de elementos de seguridad y de señalización establecidos en la Tabla 1 del numeral 3.9.1., el TEpmt corresponde a:
TEpmt = 35
b) Calcular la cantidad promedio de elementos de seguridad y de señalización realmente dispuestos por el contratista en cada vehículo en el periodo a medir (Epm):
=
𝛴 ( 𝑇𝐸𝑝𝑚𝑡𝑑í𝑎1 + 𝑇𝐸𝑝𝑚𝑡𝑑í𝑎2 + 𝑇𝐸𝑝𝑚𝑡𝑑í𝑎3…+ 𝑇𝐸𝑝𝑚𝑡𝑑í𝑎 𝑛 )
Epm
Donde:
𝑁𝑡𝑑𝑠
TEpmtdía: corresponde a la cantidad total de elementos de seguridad y de señalización dispuestos diariamente en cada vehículo por el contratista.
Ntds: corresponde al número total de días por vehículo en los que el contratista presto el servicio.
La fuente de información corresponde a los registros diarios relacionados en el anexo 4 “Lista de chequeo preoperativo de vehículos especializados.
Ejemplo: continuando con el ejemplo, se calcula el Epm, con la siguiente información:
Epm =𝛴 ( 33 + 33 + 35+35+35+35+35+35+35+34+35+35+35+35+35+35+35+35+34+35+35+35+35+35)
24
Epm = 34,75
c) Una vez se gestione la información de los literales a) y b) y se procede a calcular el nivel de disponibilidad de elementos del PMT (Npmt), así:
Npmt=
𝐸𝑝𝑚
( ) ∗ 100%
𝑇𝐸𝑝𝑚𝑡
Ejemplo: se calcula el Npmt del ejercicio que traíamos:
(
Npmt= 34,75 ) ∗ 100%
35
Npmt = 99,29%
d) Calculado el Npmt, ETB aplicará los rangos establecidos en la tabla presentada a continuación:
Npmt (%) | % Npmt asociado al cumplimiento del ANS |
100 | 100 % |
< 100 y ≥ 99,5 | 90% |
< 99,5 y ≥ 80 | 80% |
< 80 | 70% |
Tabla 3
Ejemplo: continuando con el ejemplo, ubicamos el resultado del Npmt dentro de la Tabla 3 y tomamos el porcentaje asociado al cumplimiento del ANS, para el caso del ejemplo sería el 80%.
Nota: si el nivel de disponibilidad de elementos del PMT (Npmt) es inferior al 80% de manera consecutiva por dos meses se aplicará al contratista la respectiva multa establecida en el capítulo 1.
Para efectos del cálculo de la multa prevista en el capítulo 1 se surtirá el siguiente procedimiento:
En el segundo mes consecutivo en que se genera la indisponibilidad del servicio, calcular la sumatoria de los días en los en que se generó o hubo lugar a la indisponibilidad; este resultado debe ser dividido por 7, valor que corresponde a los días de la semana y multiplicado por 1,5% y por el valor de la facturación antes de IVA descontado el ANS" del mes en el que da lugar a la multa.
3.18.2.2 Nivel de puntualidad (Np): define el cumplimiento del CONTRATISTA para iniciar la prestación del servicio en la franja horaria solicitada para cada vehículo.
Para el cálculo del indicador, ETB tendrá en cuenta la hora de inicio de la prestación del servicio en los días solicitados frente a la hora de inicio de la franja horaria requerida diariamente. ETB tomará como fuente de información los registros consignados en los anexos 4 “Lista de chequeo preoperativo de vehículos especializados” y la información del GPS de cada servicio por servicio en el periodo de medición.
EL CONTRATISTA debe tener presente que para el cálculo de este indicador ETB solo tendrá en cuenta el registro de los días que evidencien retraso en la hora de inicio en la prestación del servicio del vehículo.
El cálculo del nivel de puntualidad (Np) se realizará para cada uno de los vehículos solicitados en el período a medir, este cálculo se realizará diariamente como se describe a continuación:
a) Calcular el nivel de puntualidad diaria por vehículo (Npd) para los días en que el contratista presto el servicio:
Npd= Hora de inicio real del servicio - Hora de inicio solicitada
Ejemplo: ETB solicita que la franja horaria del servicio del vehículo sea de 8 a.m. 5
p.m. en modalidad 6X8. Para continuar con el ejemplo, la prestación del servicio debe iniciar a las 8 a.m. y para este ejemplo, los registros evidencian retraso en la hora de inicio en la prestación del servicio del vehículo en dos (2) días así:
Día 1: Npd1= 8:05 a.m. - 8:00 a.m., entonces Npd1= 05 minutos Días 2: Npd2 = 8:10 a.m - 8:00 a.m., entonces Npd2 = 10 minutos
b) Calcular el Np por vehículo para el periodo a medir: se realiza la sumatoria de los niveles de puntualidad diarios por vehículo (Npd) en los días en que se presentó retraso sobre el número de días por vehículo en que el contratista presentó retraso para iniciar la prestación del servicio (Ntd), así:
Np
∑(𝑁𝑝𝑑1 + 𝑁𝑝𝑑2 + 𝑁𝑝𝑑3…+ 𝑁𝑝𝑑𝑛)
= ( )
𝑁𝑡𝑑
Ejemplo: continuando con el ejemplo se calcula del Np por vehículo, así:
Np=
∑(5 +10)
( ), entonces Np = 7,5
2
c) El resultado del NP deberá ser llevado a la siguiente tabla:
Número total de días con retraso (Ntd) | Nivel de puntualidad (Np) | % asociado al cumplimiento del ANS |
0 | 0 minutos de retraso | 100% |
1 | ˂ a 15 min | 100% |
1 | ˃ 15 min y ≤ 20 min | 99% |
˃ 20 min y ≤ 25 min | 98% | |
˃ 25 min y ≤ 30 min | 97% | |
˃ 30 min | 96% | |
de 2 a 3 | ˂ a 15 min | 96% |
˃ 15 min y ≤ 20 min | 95% | |
˃ 20 min y ≤25 min | 94% | |
˃ 25 min y ≤ 30 min | 93% | |
˃ 30 min | 92% | |
De 4 a 5 | ˂ a 15 min | 92% |
˃ 15 min y ≤ 20 min | 91m% | |
˃ 20 min y ≤25 min | 90% | |
˃ 25 min y ≤ 30 min | 89% | |
˃ 30 min | 88% | |
6 | ˂ a 15 min | 88% |
˃ 15 min y ≤ 20 min | 87% | |
˃ 20 min y ≤25 min | 86% | |
˃ 25 min y ≤ 30 min | 85% | |
˃ 30 min | 80% | |
˃ a 6 días | ˃ 10 min | 80% |
Tabla 4
Ejemplo: ubicamos en la Tabla 4 el número total de días de retraso (Ntd) y sobre éste identificamos el NP, paso seguido tomamos el porcentaje asociado al cumplimiento del ANS, para el caso del ejemplo sería el 96%.
Nota: si el nivel de puntualidad (Np) es mayor a 30 minutos o el número de retrasos en el periodo a medir es superior a 6 días en dos periodos consecutivos, ETB aplicará al contratista la respectiva multa.
Para efectos del cálculo de la multa prevista en el capítulo 1 se surtirá el siguiente procedimiento:
En el segundo mes consecutivo en que se genera la indisponibilidad del servicio, calcular la sumatoria de los días en los en que se generó o hubo lugar a la indisponibilidad; este resultado debe ser dividido por 7, valor que corresponde a los días de la semana y multiplicado por 1,5% y por el valor de la facturación antes de IVA descontado el ANS" del mes en el que da lugar a la multa.
3.18.3 Procedimiento para la ponderación del pago asociado a la prestación de los servicios
Dado la importancia que tiene el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicios establecidos frente a la operación de aprovisionamiento y aseguramiento a clientes corporativos, se aplicará lo dispuesto en la siguiente tabla para el cálculo del pago relacionado a cada de los servicios prestados:
PAGO ASOCIADO A AL CUMPLIMIENTO DE ANS | ||
Peso del ANS | ANS | % pagar |
30% | Nivel de disponibilidad de elementos del PMT (Npmt) | % peso X ANS medido |
70% | Nivel de puntualidad (Np) |
Tabla 5
Para calcular el valor total a pagar mensualmente por los servicios “vehículo/mes” (VTMV), se procederá como se indica a continuación:
a) Calcular el porcentaje a pagar por cada vehículo PPV: multiplicar el porcentaje asociado al cumplimiento del ANS por cada uno los vehículos (Nivel de disponibilidad de elementos del PMT (Npmt) y Nivel de puntualidad (Np)) por su respectivo peso, de acuerdo con lo establecido en la Tabla 5, para mayor entendimiento se cita el siguiente ejemplo:
PPV = Npmt X Peso del ANS + Np X Peso del ANS
Ejemplo: continuando con el ejercicio tenemos que:
Npmt= 80% Np = 96 %
PPV = (80% X 30%) + (96%X 70%), entonces;
PPV = 91,2%
b) Calcular el valor a pagar por cada vehículo (VPV), así:
VPV = PPV X (Precio unitario servicio “vehículo/mes”) + VPHA
En donde:
Precio unitario servicio “vehículo/mes”: corresponde al precio unitario detallado en el anexo financiero en los ítems 1.1 y 2.1.
VPHA: corresponde al valor unitario de la(s) hora(s) adicional(es) (según sea el caso (precio unitario detallado en el anexo financiero en los ítems 1.2, 1.3, 1.4, 1.5 2.2, 2.3, 2.4, y 2.5) por el número de horas adicionales solicitadas por ETB y prestadas efectivamente en el periodo de medición.
Ejemplo: continuando con el ejercicio se calcula el VPV, así:
VPV = 91,2% X ($ Precio unitario servicio “vehículo/mes”) + $ VPHA
c) Calcular el valor total a pagar mensualmente por los servicios de vehículos prestados (VTMV), así:
VTMV = VPV (vehículo 1) + VPV (vehículo 2) +… + VPV (vehículo n)
3.19 PROCEDIMIENTO INCORPORACIÓN NUEVA ZONA Y/O NUEVOS SERVICIOS
3.19.1.1 Durante la ejecución del contrato se puede presentar la necesidad de incorporar nuevos servicios o incorporar zonas geográficas adicionales a las establecidas en el numeral 3.2.
Los eventos que pueden dar originen a la incorporación de un nuevo servicio o nueva zona pueden ser:
a) Cambio o nuevas especificaciones técnicas en las soluciones de conectividad que requieran servicios de vehículos con sistemas de elevación adicionales a los establecidos en el numeral 3.2.
b) Identificación de una oportunidad comercial que requiera vehículos con sistemas de elevación adiciones a los establecidos en el numeral 3.2.
c) Identificación de una oportunidad de mejora para los servicios contratados.
d) Expansión de la cobertura
ETB informa que para la incorporación de nuevos servicios o nuevas zonas (ciudad o municipio que no hace parte de la cobertura indicada en la presente invitación) se adelantará una etapa negociación con la que se busca establecer el precio del nuevo servicio. Este proceso será adelantado de acuerdo con los procedimientos vigentes en ETB; no obstante, el desarrollo de dicha etapa no obliga a las partes a incorporar los servicios.
Si adelantada la etapa de negociación, ETB decide incorporar el nuevo servicio, se deberá gestionar el respectivo acuerdo modificatorio. En caso de no lograrse un acuerdo entre las
partes respecto al precio y en consecuencia el servicio no pueda ser incorporado al contrato, ETB podrá contratar el servicio con otro proveedor.
3.20 EXPERIENCIA
Como requisito habilitante, el OFERENTE, deberá presentar junto con la oferta dos (2) certificaciones de contratos ejecutados en Colombia y celebrados con personas jurídicas privadas o públicas en los últimos diez (10) años, contados hasta la fecha límite para la presentación de ofertas, en los cuales hayan realizado la prestación de los servicios de vehículos especializados dotados de Plataformas para Trabajo en Alturas (PTA).
Las certificaciones deben contener como mínimo:
a) Nombre del CONTRATISTA (en el caso de Consorcio o Unión Temporal nombrar las empresas participantes).
b) Objeto, identificación y alcance del contrato (con el detalle suficiente que le permita a ETB validar el cumplimiento de los requisitos técnicos exigidos en el presente numeral).
c) Fecha de inicio y finalización del contrato.
d) Nombre, cargo, teléfono y/o correo electrónico, de la persona que firma la certificación, con el fin de verificar la información aportada en las certificaciones.
e) Las certificaciones deben ser firmadas por el supervisor del contrato, o por el representante legal de la entidad que emite la certificación, o por la persona autorizada para tal fin.
Respecto de la experiencia de contratos celebrados y ejecutados con ETB, el OFERENTE debe describir el detalle de la experiencia requerida, indicando adicionalmente, el número del contrato, fecha de suscripción y nombre del supervisor con el fin de realizar la verificación respectiva al interior de ETB.
ETB se reserva el derecho de validar la información entregada por el OFERENTE. En el evento en que los datos no correspondan con la información presentada se entenderá que EL OFERENTE no cumple con los requerimientos.