CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORIAS INTERNAS
DNAI-AI-0082-2019
EMPRESA ELÉCTRICA PÚBLICA ESTRATÉGICA CORPORACIÓN NACIONAL DE ELECTRICIDAD, CNEL EP
INFORME GENERAL
Examen Especial a los procesos precontractual, contractual, ejecución, liquidación y pagos de los contratos por la adquisición de bienes, servicios y consultorías en la Oficina Central Matriz, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el 30 xx xxxxx de 2018
TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2014-01-01 HASTA: 2018-04-30
0001
EMPRESA ELÉCTRICA PÚBLICA ESTRATÉGICA CORPORACIÓN NACIONAL DE
ELECTRICIDAD, CNEL EP
Examen especial a los procesos precontractual, contractual, ejecución, liquidación y pagos de los contratos por la adquisición de bienes, servicios y consultorías en la Oficina Central Matriz de la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad CNEL EP, por el período comprendido entre el 01 de enero de 2014 y el 00 xx xxxxx xx 0000
XXXXXX XX XXXXXXXXX XXXXXXX
Xxxxxxxxx - Xxxxxxx
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
CIA : Compañía
CORP : Corporación
CNEL : Corporación Nacional de Electricidad CDC Contratación Directa por Consultoría CZ5 : Coordinación Zonal 5
(E) : Encargado
Econ. : Economista
EM : Empresa
EP : Empresa Pública
GLR : Guayas- Los Xxxx
XXX : Guayaquil
ISO : Organización Internacional de Estandarización
Ing. : Ingeniero
IEEE : Instituto de Ingeniería Eléctrica y Electrónica
LICS Licitación de Servicios
LTDA : Limitada
LOEP : Ley Orgánica de Empresas Públicas
LOSNCP : Ley Orgánica Sistema Nacional Contratación Pública LOCGE : Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado LRS : Los Xxxx
MN : Manual
NCI : Normas de Control Interno
PR : Procedimiento
RE : Régimen Especial
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
(S) : Subrogante
SEG : Secretaría General
RFID : Identificación por Radiofrecuencia
STE : Santa Xxxxx
RLOSNC Reglamento a la Ley Orgánica Sistema Nacional Contratación Pública
RELOCGE : Reglamento x Xxx Orgánica de la Contraloría General del Estado
SA Sociedad Anónima
SIE Subasta Inversa Electrónica
Si Seguridad Industrial
Sso Seguridad Social y ocupacional
UIO Quito
MAN Manabí
UN Unidad de Negocio
USD Dólares de los Estados Unidos de América
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ÍNDICE
CONTENIDO
Carta de presentación
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen Objetivo del examen Alcance del examen Base legal Estructura orgánica
Objetivos de la entidad
Monto de recursos examinados Servidores relacionados
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones
Contrato complementaris por servicios de seguridad que excedieron el porcentaje máximo permitido
Procesos de contratación de consultorías similares, constan en los planes anuales de contratación del 2015 y 2016
Procesos de adquisición de contenedores sin el uso específico de acuerdo a su objeto contractual.
Adquisición de letreros con errores en la recepción y contrato de gráfica corporativa sin finalizar
Equipos de respaldo eléctrico adquiridos sin cumplir especificaciones técnicas y sin uso.
Deficiencias en el archivo de las áreas financieras y de adquisiciones
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ANEXOS
1. Nómina de servidores relacionados con el examen
2. Detalle de procesos revisados por año
3. Detalle de seguimiento a recomendaciones
4. Detalle de Funcionarios evaluados por dos consultoras
5. Detalle de procesos de adquisiciones con deficiencias en el archivo
6. Detalle de procesos de adquisiciones con deficiencias en el archivo
0 0 0 8
R ef : Informe aprobado ¿)Z - 2 & ■
Guayaquil,
Señor
Gerente General
Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad, CNELEP
Ciudad.
De mi consideración:
La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a los procesos precontractual, contractual, ejecución, liquidación y pagos de los contratos por la adquisición de bienes, servicios y consultorías en la Oficina Central Matriz de la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad CNEL EP, por el período comprendido entre el 01 de enero de 2014 y el 30 xx xxxxx de 2018
La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo; igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
jjJJJO
1
CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial a la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad, CNEL EP, se realizó de conformidad con la orden de trabajo 0009-DR1- DPGY-CNEL EP-AI-2018 de 8 xx xxxx de 2018, con cargo al plan anual de control de 2018; modificada mediante oficios 01680 DR1-DPGY-AI de 02 de julio de 2018 y 2190
DR1-DPGY-AI de 20 xx xxxxxx 2018.
Objetivo del examen
. Verificar la propiedad, legalidad, veracidad y oportunidad de los procesos precontractual, contractual, ejecución, liquidación y pagos de los contratos por la adquisición de bienes, servicios y consultorías, en la Oficina Central Matriz.
Alcance del examen
El examen especial se realizó a los procesos precontractual, contractual, ejecución, liquidación y pagos de los contratos por la adquisición de bienes, servicios y consultorías, en la Oficina Central Matriz de la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad, CNEL EP y cubrió el período comprendido entre 1 enero de 2014 y el 30 xx xxxxx de 2018.
En el examen no se consideró el análisis de los procesos RE-CNELCORP-001-15 de adquisición de materiales eléctricos de circuitos expresos 240v, del contrato 08-2015 suscrito entre la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad, CNEL EP y la compañía ACRETI S.A. el 4 xx xxxxx de 2015 y al proceso SIE-CNELCORP-006-17 de digitalización y escaneo del contrato 014-2017 entre la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad, CNEL EP y compañía YANERIL S.A, debido a que el equipo de auditoría no contó con profesionales técnicos específicos al objeto del contrato.
La Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad, CNEL EP, se constituyó mediante Decreto Ejecutivo 1459, emitido el 13 xx xxxxx de 2013, publicado en Registro Oficial 922 de 28 xx xxxxx de 2013, y se creó con el fin de prestar los servicios públicos de distribución y comercialización de energía eléctrica. Con Resolución GG-RE-137-2013 de 00 xx xxxxx xx 0000, xxx Xxxxxxxxx Regionales pasaron a denominarse Unidades de Negocio.
Estructura orgánica
De acuerdo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la CNEL EP, aprobado por el Directorio el 2 de febrero de 2015, la estructura aplicable para la presente acción de control se detalla a continuación:
Procesos Gobernantes:
Directorio
Gerencia General
Unidad de Negocio Oficina Central
Procesos Agregadores de Valor:
■ Asesoría Gerencial
■ Asesoría Jurídica
Gerencia de Administración Financiera
Procesos Habilitantes de Apoyo:
■ Dirección Financiera
■ Dirección de Adquisiciones
La Disposición Transitoria Primera del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, señala:
“...Se establece 720 días a partir de la vigencia del presente Estatuto para ejecutar la implantación, operación y seguimiento para la organización por procesos, la definición de los planes y programas propuestos y aprobados por la CNEL EP. Así como para reordenar procesos que estén fuera del giro del negocio, como la generación de alguna Unidad
1UM
Objetivos de la entidad
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De acuerdo a lo indicado en el Plan Estratégico 2017-2021 de la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad, CNEL EP, aprobado por el Directorio el 00 xx xxxxxxxxx xx 0000, xxxxx xxx xxxxxxxxx estratégicos de la entidad se encuentran los siguientes:
“...1. Incrementar la respuesta eficiente y satisfactoria de servicios a clientes.-2. Incrementar la eficiencia de la gestión de ingresos.- 3. Incrementar la eficiencia Financiera de la Operación y de los Proyectos y Alumbrado - 4. Incrementar los niveles de eficiencia en la operación de Distribución Eléctrica y Alumbrado Público.- 5. Incrementar los niveles de eficiencia de los servicios tecnológicos.-
6. Incrementar el nivel de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano.- 7. Incrementar el nivel de eficiencia de la Gestión Administrativa (...)”.
Monto de recursos examinados
La cuantía de los procesos examinados del 1 enero de 2014 al 30 xx xxxxx de 2018, ascendió a 10 386 539,90 USD y se desglosa de la siguiente manera:
No CODIGO /A S
-
Objeto
Tipo do
Adquisición
Contratación corporativa
Contratista Valor de Adjudicación USD
IC SERVICIO DE
1 UCS-CNELCOR-003-14 2014
LICS-CNELCOR-003-15- COMPLEMENTARIOS
de los servicios de seguridad y vigilancia para la CNEL EP
Contratación corporativa de los servicios de seguridad y vigilancia para la CNEL EP
Consultoría para la evaluación de personal contratado en CNEL EP
Servicios
Servicios
SEGURIDAD PRIVADA DEL ECUADOR ICSSE CIA. LTDA.
IC SERVICIO DE SEGURIDAD PRIVADA DEL ECUADOR ICSSE
CIA. LTDA.
CAZAR XXXXXXXX
$ 6.071.281,08
$ 2.731.472,01
2 CDC-CNELCORP-003-16 2016
unidad de negocio manabí, previo a otorgar la permanencia de la relación laboral
Adquisición del sistema
Consultoría
XXXX XXXXXXXX $ 10.000,00
COMUNICACIONES Y TELEFONIA
3 RE-CNELCORP-011-17 2017
de respaldo eléctrico para CNEL EP
Bienes
MULTIPLES S.A. MULTICOM - TELEMOVIL
$ 896.405,20
4 SIE-CNELCORP-014-17 2017 ¡mplementación gráfica
corporativa
Bienes ERODATA S.A. $ 677.381,61
$ 10.386.539,90
Además se describen en el Anexo 2 descritos en este informe
Servidores relacionados
Anexo 1
bJuóX}^
0 0 C 9
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones
La Contraloría General del Estado realizó el examen especial a los procesos de adquisición, contratación y ejecución de bienes, servicios; selección y contratación de personal de la matriz por el período comprendido entre el 15 de diciembre de 2008 y
31 xx xxxxx de 2011 en la Corporación Nacional de Electricidad S.A, de número DAE-0014-2011, mismo que fue aprobado el 29 xx xxxxx de 2013 y recibido por la entidad el 13 de noviembre de 2014, del mismo desprenden 16 recomendaciones las cuales se verificó que fueron cumplidas en el examen especial al cumplimiento de las recomendaciones contenidas en informe aprobado el 13 xx xxxxx de 2018 con número DR1-DPGY-CNELEP-AI-0015-2018, por el período comprendido entre el 13 xx xxxxx de 2013 y el 30 xx xxxxx de 2017. (Anexo 3). No se encontraron procesos que interfieran con el actual examen especial
Contrato complementario por servicios de seguridad que excedieron el porcentaje máximo permitido
El 25 de septiembre de 2014 se celebró el contrato 040-2014 con el contratista IC Servicio de Seguridad Privada del Ecuador ICSSE Cía. Ltda., por el valor de 6 005 781,81 USD, correspondiente al proceso LICS-CNELCORP-003-14, por concepto de contratación corporativa de los servicios de seguridad y vigilancia para la CNEL EP de la partida presupuestaria 522020207070, que tuvo los siguientes contratos posteriores:
Compromiso xx Xxxxxxx presupuestaria
Alcance Complementario 1-Ampliación de
Fecha de suscripción
X xxxx sin IVA USD
Devengado (%)
16426
Cobertura Sucumbíos 2015-01-22
y septiembre / Modificatorio de | 2015-07-31 | |||
17613 | Contrato Complementario 2 - en el | 1 170 723,96 | 19% | |
que se aclaran que los valores y se incluyen IVA | 2015-11-24 | |||
Complementario 2 - Ampliación agosto
24504 Complementario 3 , para el extensión de cobertura hasta octubre de 2015
Complementario 4 -para la extensión
2015-09-24 585 361,98 9%
Cuxi-o
0 ^
27729
de Cobertura de noviembre hasta 19 de diciembre de 2015
2015-12-19 975 386,07 16%
TOTAL USD 2 731 472,01 44%
5
La sumatoria de los contratos complementarios ascendió a 2 731 472,01 USD, y representa el 44% de valor establecido en el contrato principal, comprometido al proyecto de “Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada de manera Corporativa".
El Director de Responsabilidad Corporativa (E) del período entre el 1 de enero de 2014 y 1 xx xxxxx de 2016 en calidad de Administrador del contrato 040-2014, autorizó la suscripción del contrato complementario 4 el 19 de diciembre de 2015, que excedió el 9% sobre el porcentaje permitido, inobservando los artículos 87 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
El Gerente de Asesoría Jurídica en su período de actuación entre 2 xx xxxxx de 2015 y 19 xx xxxxx de 2017, no supervisó ni objetó que la suma de los contratos complementarios sobrepasen en un 9% a los autorizados conforme los parámetros legales, inobservando los artículos 87 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; y, la letra g) Atribuciones y Responsabilidades del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de CNEL EP, aprobado por el Directorio el 02 de febrero de 2015, que indica:
“...ASESORÍA JURÍDICA...- g) Atribuciones y Responsabilidades:- ...12. Revisar convenios y/o contratos preparados por esta área, para la CNEL EP;...-
16. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las leyes, las Normas de Gestión xx Xxxxxxx Humano y demás normativas aplicables, incluidas las resoluciones emitidas por el Directorio (...)”.
El Gerente General en su período de actuación entre el 1 de enero de 2014 y 19 xx xxxxx de 2017, suscribió el contrato complementario sin considerar que el monto del contrato sobrepaso los límites permitidos, inobservando los artículos 87 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; y, 11 de la Ley Orgánica de Empresas Públicas así como las Normas de Control Interno, 401-03 Supervisión.
Por lo expuesto se suscribieron obligaciones contractuales que no se devengaron en su totalidad, y que no permitieron el uso del 9% del valor del contrato para otros proyectos o procesos contractuales institucionales.
Con oficios 0249 y 0251-DR1-DPGY-CNELEP-AI-2018 de 0 xx xxxxxxxxxx 0000; y, 2567-DR1-DPGY-AI-CNELEP de 13 de septiembre de 2018; se comunicaron resultados provisionales al Director de Responsabilidad Corporativa (E) Administrador del contrato 040-2014; al Gerente de Asesoría Jurídica; y, al Gerente General.
Con oficio CNEL-CORP-RSC-2018-0387-M de 12 de septiembre de 2018, el Director de Responsabilidad Corporativa (E) Administrador del Contrato del período entre el 1 de enero de 2014 al 31 xx xxxxx de 2016, señaló lo siguiente:
“...el suscrito en calidad de Administrador de Contrato, solicita a la máxima autoridad de CNEL EP se autorice la ampliación del plazo del contrato 040-2014 para los meses xx xxxxxx y septiembre 2015....- A efecto de atender este requerimiento el Gerente General de CNEL EP solicita a la Gerencia de Asesoría Jurídica, un criterio jurídico, el mismo que es atendido mediante memorando No. CNEL-CORP-AJ-2015-0229-M de 16 de julio de 2015 en el que se recomienda: "1. Se autorice la prórroga de plazo solicitada por el Administrador del Contrato por el lapso de dos (2) meses contados desde la fecha de terminación del contrato principal; 2. Se autorice la suscripción de un contrato complementario por el valor de UN MILLON TRESCIENTOS ONCE MIL DOSCIENTOS DIEZ
CON 84/100 (USD. 1.311.210,84) (sic) incluye IVA; monto que corresponde al diez y nueve por ciento (19%) del valor total del contrato, en virtud de que existe la suficiente Disponibilidad Presupuestaria de conformidad con la Certificación No. 17613 de fecha 11 de julio de 2015 suscrita por el Gerente Administrativo Financiero de CNEL EP "; Con fecha 31 de julio de 2015 se suscribe el Contrato Complementario de Ampliación de Plazo Contractual al Contrato No. 040-2014 por un monto de UN MILLON TRESCIENTOS ONCE MIL DOSCIENCIENTOS
DIEZ CON 84/100 (USD. 1.311.210,84) (sic) sin incluir IVA. Una vez reaperturado. Mediante memorando No. CNEL-CORP-RS-2015-0300-M de 22 de septiembre de 2015, el suscrito solicita al Gerente General de CNEL EP, se autorice la ampliación de plazo y contrato complementario para la continuidad de los servicios de Seguridad y Vigilancia para la CNEL EP — Contrato 040-2014; en razón de que por una falla en el portal de compras públicas se reprogramó la fecha estimada de convalidación de errores dentro del proceso de contratación LICS-CNELCORP-002-15, sobre este antecedente se solicitó la ampliación del plazo del contrato 040-2014 y la elaboración de un nuevo contrato complementario por el mes de octubre 2015, el mismo que cuenta con la certificación de disponibilidad presupuestaria No. 24504 de 21 de septiembre de 2015, aclarando que el total del incremento de este contrato es del 29% del contrato original y que al igual que el contrato principal es liquidable de conformidad con los requerimientos institucionales (...)’’.
Con oficio de 22 de octubre de 2018, el Gerente de Asesoría Jurídica del período de actuación entre 2 xx xxxxx de 2015 y 19 xx xxxxx de 2017; señaló:
. .Conforme lo demuestro con los cuadros adjuntos, se puede evidenciar que el contrato principal y los contratos complementarios nunca superaron el 35% establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, llegaron al 33,87% debiendo recordar que la característica de estos contratos son por servicios recibidos, previa la liquidación de planillas correspondiente del contrato. De la información requerida y que reposa en CNEL EP, consta que mediante Acta Entrega Recepción Definitiva, se indica que los servicios de seguridad y vigilancia recibidos por parte de la compañía IC Servicios de Seguridad Privada del Ecuador ICSSE Cía. Ltda., han sido recibidos a satisfacción por parte de CNEL EP en calidad de contratante, se desprende que el monto total del contrato principal y los correspondientes contratos
complementarios suman OCHO MILLONES TRESCIENTOS SETENTA Y SEIS MIL SETECIENTOS SETENTA Y OCHO CON 95/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTE AMÉRICA (USO. 8.376,778,95) sin incluir IVA.-
Dentro del contrato principal se puede observar que se facturaron diez (10) planillas por un MONTO TOTAL de CINCO MILLONES OCHOCIENTOS TREINTA Y SIETE MIL OCHOCIENTOS CINCUENTA Y DOS CON 72/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTE AMÉRICA (USD. 5.837.852,72); EXISTIENDO UN SALDO A FAVOR DE CNEL EP POR CIENTO SESENTA Y SIETE MIL NOVECIENTOS VEINTE Y NUEVE CON 12/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTE AMÉRICA (USD. 167.929,12) (sic) (...)".
Lo comentado por los servidores no modifica el comentario, debido a que los contratos complementarios reflejan un exceso en la obligación y compromiso presupuestario sobre el porcentaje máximo permitido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados efectuada el 26 de octubre de 2018, el Director de Responsabilidad Corporativa (E) en calidad de Administrador del Contrato, del período comprendido entre el 1 de enero de 2014 y 31 xx xxxxx de 2016, con oficio CNEL-CORP-RSC-2018-0490-M de 6 de noviembre de 2018, indicó:
“...El valor total facturado por la contratista asciende a un valor de USD $ 8'376.778,95, (sic) menos el valor total del contrato original incluido reajuste es de USD $ 6'257.285,24, (sic) esto quiere decir que se pagó un valor de USD $ 2'119.493,71; de los USD $ 2'119.493,71 (sic) dividido para los 6'257.285,24, (sic) representa el 33.87%. El suscrito solicitó contratos complementarios en razón que los procesos de contratación del servicio de Seguridad Privada de CNEL EP no pudieron ser contratados de manera oportuna, aunque se levantaron los procesos por dos ocasiones (LICS- XXXXXXXX 000-00 x XXXX-XXXXXXXX-000-00), xx por este motivo que la Corporación debía precautelar las oficinas de recaudación, agencias, subestaciones y oficinas administrativas; bajo este criterio se solicitaron los contratos complementarios, adicional se ajustaron los puestos de seguridad privada en relación (...)”.
Con oficio de 7 de noviembre de 2018, el Gerente General del período de actuación entre el 1 de enero de 2014 y 19 xx xxxxx de 2017; indicó:
“...los aspectos de análisis, motivación, revisión, supervisión, control, registro seguimiento es función principal de los responsables de los procesos agregadores de valor, apoyo y habilitantes y su equipo de trabajo, sobre los cuales, la máxima autoridad fundamenta sus decisiones y administra la empresa...- Destaco adicionalmente que el Gerente General de una empresa pública es una persona (líder) con formación y/o experiencia, no necesariamente ligada al objeto de todos y cada uno de los procesos y/o subprocesos que esa empresa pública tiene la responsabilidad de gestionar y/o ejecutar; y, que se entiende por Administración, de conformidad con el criterio académico, a un
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0 0 1 1
conjunto de procesos y de recursos humanos y tecnológicos, enfocados a tomar éstos de forma estratégica para lograrlos objetivos a corto y mediano plazo...- 1 .-el suscrito tomó las decisiones sobre la base de los Informes de Administrador de Contrato, Informes Jurídicos y Financieros; 2. Que las acciones administrativas siempre estuvieron enfocadas a precautelar los bienes públicos: bodegas, instalaciones, caja, etc., bien mayor a proteger como lo manda la Constitución y la Ley;...- 4. Que en ningún caso se incumplió lo establecido en la normativa de contratación pública (...)”.
Lo comentado por los servidores ratifica el comentario, debido a que en el último contrato complementario se reflejó un exceso en el porcentaje máximo permitido de acuerdo a los montos establecidos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, y no presentaron corrección legal alguna que se ajuste a lo que finalmente se devengó dentro del proceso de ejecución contractual hasta su finalización.
Conclusión
El Director de Responsabilidad Corporativa (E) en su calidad de administrador del contrato 040-2014, solicitó la suscripción del cuarto contrato complementario efectuado el 19 de diciembre de 2015, para el servicio de seguridad y vigilancia, el cual sobrepasó con 9% con respecto al 35% permitido por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, mismo que fue elaborado por el Gerente de Asesoría Jurídica, y suscrito por el Gerente General quienes no objetaron el monto del contrato, ocasionando que no se efectuaran otros procesos de contratación que permitan recibir los mejores intereses institucionales.
Recomendaciones
Al Gerente General
1. Dispondrá y supervisará a los Administradores de los Contratos y al Gerente Jurídico, soliciten y supervisen que los contratos complementarios no sobrepasen del porcentaje legal permitido respecto al contrato principal a fin de evitar futuras deficiencias en las formas y ejecuciones contractuales.
2. Dispondrá al Director de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (E) y al Gerente Jurídico, realizar la supervisión y controles de que todas las certificaciones presupuestarias de los contratos complementarios de servicio de seguridad y vigilancia en la corporación no excedan los porcentajes permitidos.
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Procesos de contratación de consultorías similares, constan en los planes anuales de contratación del 2015 y 2016
En el plan anual de contratación de la entidad del año 2015, con CPC 831110131 constó la necesidad de contratar una consultoría para la “Implantación De La Estructura Organizacional En 11 Unidades De Negocio De La Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional De Electricidad, CNEL EP”.
En el plan anual de contratación del año 2016, con CPC 831110131, constó la necesidad de contratar una consultoría con el concepto “MAN CONULTORÍAS”, para la Unidad de Negocio de Manabí.
El Director de Desarrollo corporativo de la CNEL EP con memorando CNEL-CORP- DES-2015-0943 de 1 de septiembre de 2015 requirió al Gerente General la contracción del servicio, el mismo que con resolución GG-RE-639-2015 de 9 de septiembre de 2015 autorizó y se inició los procesos CP-CNELCORP-15 a cargo de la partida presupuestaria 5220210 del año 2015, para la implantación de la estructura organizacional en 11 unidades de negocio de la empresa eléctrica pública estratégica corporación nacional de electricidad, CNEL EP. Así mismo los servidores en mención con memorando CNEL-CORP-DES-2016-0051-M de 12 de enero de 2016 y resolución GG-RE-67-2016 de 23 de febrero de 2016, requirieron y aprobaron respectivamente, el proceso CDC-CNELCORP-003-16 en la partida presupuestaria 5220210 del año 2016, para el servicio de consultoría para la evaluación de personal contratado en CNEL EP Unidad de Negocio Manabí, previo a otorgar la permanencia laboral.
El Gerente General conjuntamente con el Representante Legal de la empresa Consultora PWC Asesores Empresariales Cía. Ltda., suscribieron el 5 de enero de 2016 el contrato 01-2016, relacionado al proceso CP-CNELCORP-002-15, para implementar la estructura organizacional en 11 unidades de negocio de la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad CNEL EP, por el monto de 713 345,50 USD sin incluir IVA, cuyo anticipo fue cancelado el 26 de enero de 2016.
Contrato que estableció en su Cláusula Quinta, lo siguiente:
“...Cláusula Quinta.- ALCANCE DE LOS TRABAJOS.- Se acuerda que durante la fase de evaluación, la firma consultora realizará la evaluación del personal a los niveles 1,2 y 3 a través de entrevistas individuales y para el resto del personal evaluaciones a través de una herramienta electrónica. En ambos casos será para
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determinar el cumplimiento de las competencias definidas para cada cargo el cumplimiento de las competencias definidas para cada cargo. Y además las entrevistas individuales serán de hasta aproximadamente 340 con un margen de
+/-5%
La consultora realizó la evaluación al desempeño, permanencia y clasificación de puestos del personal en 11 Unidades de Negocio, entre ellas la Unidad de Manabí, con un total de 754 servidores, 415 de planta y 339 eventuales.
Sin embargo el Gerente General, el 14 xx xxxxx de 2016, suscribió el contrato 06-2016 por 10 000,00 USD correspondiente al proceso de contratación directa código CDC-CNELCORP-003-16, cuyo objeto fue de consultoría para la evaluación de personal de personal contratado en CNEL EP Unidad de Xxxxxxx Xxxxxx, previo a otorgar la permanencia de la relación laboral, cuyo contenido del objeto del contrato, estableció lo siguiente:
“....- 4.1 EL CONSULTOR se obliga para con la CONTRATATANTE a ejecutar, terminar y entregar a entera satisfacción de la misma la estructura del programa de evaluación de puestos; identificar las características funcionales y requerimientos actuales de los puestos a ser evaluados de acuerdo con la información proporcionada por la Contratante; determinar los tipos de pruebas y reactivos a ser aplicados al personal de acuerdo con las características indicadas; y, evaluar factores intelectuales.- ALCANCE DE LOS TRABAJOS.-
5.1.1 Alcance.- Los trabajos de evaluación se realizarán en 25 (veinticinco) unidades administrativas del área de servicio de la Unidad de Negocio Manabí, en un número de 160 personas (...)”.
En el informe del consultor se presentaron 149 funcionarios evaluados y 6 que no se presentaron a la evaluación.
Además en la cláusula séptima del contrato se determinó la forma de pago que se perfeccionó con comprobante TR-11477 de 15 abril de 2016 por el valor de 10 000,00 USD.
Por lo expuesto, en los procesos de contratación: CP-CNELCORP-002-15 y CDC-CNELCORP-003-16, se evaluaron a 48 funcionarios por ambos consultores, según se detalla en el Anexo 4.
Lo expuesto, ocasionó una duplicidad en gasto público por 10 000,00 USD debido a que se planificó y contrató en dos años consecutivos un servicio sobre la misma actividad y
requerimiento institucional en el 2016.
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El Gerente Desarrollo Corporativo en su período de actuación entre el 1 de enero de 2014 y el 30 xx xxxx de 2017, como titular del área requirente, elaboró y solicitó procesos de consultoría de iguales características en la parte correspondiente a la evaluación para la permanencia sin considerar que implicaba duplicación del gasto para la entidad por un servicio recibido en el 2016.
El Gerente General en su período de actuación comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el 19 xx xxxxx de 2017, aprobó los planes anuales de contratación de los años 2015 y 2016 para dos procesos de consultoría de iguales características, también aprobó el inicio del proceso mediante resolución GG-RE-67-2016 de 23 de febrero de 2016 y adjudicó el contrato 06-2016 por 10 000,00 USD el 14 xx xxxxx de 2016 para la evaluación de personal de personal contratado en CNEL EP Unidad de Xxxxxxx Xxxxxx.
El Gerente Desarrollo Corporativo en su período de actuación entre el 1 de enero de 2014 y el 30 xx xxxx de 2017 y el Gerente General en su período de actuación comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el 19 xx xxxxx de 2017 inobservaron el artículo 9, numeral 11 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el artículo 12 letras a) y b) de la Ley Orgánica de Contraloría General del Estado; así como las Normas de Control Interno 200-07 Coordinación de acciones organizacionales.
Con oficios 0250-0009-DR1 -DPGY-CNEL EP-AI-2018 de 0 xx xxxxxxxxxx xx 0000 x 0000-XX0-XXXX-XX-XXXXXX xx 00 xx xxxxxxxxxx de 2018, se comunicaron resultados provisionales al Gerente Desarrollo Corporativo; Gerente Administrativo Financiero y al Gerente General.
Con oficio de 15 de octubre de 2018, el Gerente de Desarrollo Corporativo en su período de actuación entre el 01 de enero de 2014 y el 00 xx xxxx xx 0000, xxxxxx:
“.. .Se gestiona con PWC a fin de que evalúen de forma inmediata al personal de la Unidad Manabí para cumplir con el acta del 9 de diciembre del 2015, situación que no es aceptada porque cambiaba la hoja xx xxxx y era IMPOSIBLE DE GESTIONAR CON EL PERSONAL YA ASIGNADO A FUNCIONES DENTRO
DEL PROYECTO.- Se señala que existen 49 funcionarios evaluados por ambos procesos, que hemos descrito claramente las condiciones, riesgos, alcances, mientras que PWC estaba implantando la estructura aprobada por Directorio y que una de las fases era evaluar al personal a fin de determinarlas asignaciones y plantilla, en ninguna parte del contrato se señala que era para dar estabilidad; esa era responsabilidad del Equipo Estratégico y de la Gerencia General; mientras tanto, el acta del 9 de diciembre del 2015, señala claramente el acuerdo para dar estabilidad a personal que venía laborando por diferentes tipo de
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contrato desde años atrás con varias figuras legales corno ocasional, contrato fijo, contratos indefinidos y que se debía realizar en enero 2016; en la práctica la Consultora del Dr.... ejecuta el trabajo en el mes de febrero 2018, que sirvió para cumplir con la ley y dar la estabilidad acorde a la norma; PWC evalúa al personal de la Unidad en mayo 2018, que implica que la mayoría ya hubiese sido estable sin poder hacer nada a pesar de los resultados de la evaluación. No existiendo norma alguna que señale que el personal no pueda ser evaluado dos veces, más la norma indica que se puede evaluar hasta dos veces en el año, y que por lo explicado fue totalmente justificado. Poniendo en énfasis que PWC no pudo técnica, ni logísticamente realizar esta acción, que tenía otro costo y que había un desfasaje del proyecto central (...)”.
Lo comentado por el servidor no modifica el criterio de auditoría debido a que la misma sigue identificando homologación en las funciones de evaluación y permanencia el cual fue posteriormente contratado con otra consultora, incurriendo así en un nuevo gasto para una misma función.
Conclusión
En los procesos de consultoría, CP-CNELCORP-002-15 y CDC-CNELCORP-003-16, se determinó la misma actividad, respecto al punto de evaluación y permanencia donde fueron 48 funcionarios evaluados por ambos consultores, lo que se debió a que el Gerente Desarrollo Corporativo como titular del área requirente, elaboró y solicitó el inicio del proceso por un servicio ya planificando y contratado en el PAC del año 2015, y el Gerente General, aprobó los planes anuales de contratación de los años 2015 y 2016 para dos procesos de consultoría de iguales características y, adjudicó el contrato 06-2016 por 10 000,00 USD el 14 xx xxxxx de 2016, para la evaluación de personal contratado en CNEL EP Unidad de Xxxxxxx Xxxxxx, lo que ocasionó que se planifique la misma actividad en dos contrataciones en años consecutivos, y la entidad cancele 10 000,00 USD para la evaluación de 48 servidores destinándose recursos para un servicio que ya había sido contratado.
Recomendación
Al Gerente General
3. Dispondrá al Gerente de Desarrollo Corporativo la implementación de controles hacia la planificación de los procesos de consultorías que se originen en el área de Desarrollo Corporativo, que permitan identificar en la etapa de planificación
si existe duplicidad en los procesos de contratación propuestos por las áreas, a "jw QJi&s
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fin de que exista mayor control de los objetos contractuales y un uso eficiente del gasto público.
Procesos de adquisición de contenedores sin el uso específico de acuerdo a su objeto contractual
Mediante memorando CNEL-CORP-RSC-2016-0392-M de 02 de diciembre de 2016, el Director de Responsabilidad Social (E) y titular del área requirente solicitó a la Gerencia General el inicio del proceso de Adquisición de Contenedores de Embarque Metálicos de 40 pies. En el documento mencionado, indica:
“.. .2.-Justificación...- de acuerdo a la Auditoría Ambiental Interna de Cumplimiento y el Plan de manejo Ambiental, según lo establece el Programa de Medidas de Mitigación, Remediación, Prevención y Control de la Contaminación Ambiental, los desechos, material eléctrico en desuso y dado de baja debe ser almacenado correctamente y gestionados a través de gestores autorizados por el Ministerio del Ambiente...- Objetivo General.- Adquisición de Contenedores para bodega temporal de desechos, material en desuso y dado de baja de las Unidades de Negocio de CNEL EP -10.- Experiencia Específica mínima del oferente.- los certificados deberán ser emitidos a favor del oferente y suscritos por el Representante Legal de la contratante, así como de contener al menos la siguiente información: a) Nombre de la Entidad Contratante b) Objeto de la Contratación; c) Fecha de inicio del contrato; d) Fecha de finalización del contrato: e) Monto del Contrato; e) Dirección número del teléfono y correo electrónico del otorgante del certificado (...)”.
Proceso que como se expone nace de una Auditoría Ambiental Interna de Cumplimiento y el Plan de Manejo Ambiental, con el fin de dar un almacenamiento adecuado a los desechos tóxicos y materiales en desuso.
Por medio de correos Zimbra, se solicitó a cada una de las Unidades de Negocio de la CNEL EP, la cantidad de contenedores a ser adquiridos, posterior a esto se determinó una cantidad de 35 contenedores en total para toda la entidad.
En informe del proyecto del 2016 suscrito y elaborado por el Profesional Ambientalista, y con firma de responsabilidad del Director de Responsabilidad Social Corporativa, se determinó un presupuesto referencial de 102 584,42 USD, además en el mismo se indica lo siguiente:
“...3.- Objetivos General: Adquisición de contenedores de embarques metálicos de 40 pies para bodega temporal de desechos, material en desuso y dado de baja de las Unidades de Negocio de CNEL EP. 4 - Objetivos Específicos: Contar con bodegas temporales distribuidas y colocadas estratégicamente en sitios de almacenaje, de fácil movilización. Precautelar los bienes públicos, al brindar seguridad en el almacenaje de los mismos (...)”.
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El contrato 012, por concepto de Adquisición de Contenedores de 40 Pies de Embarque Metálicos entre la compañía Almacenamiento Aromans Container Amanscon S.A y el Gerente General de la CNEL EP fue suscrito el 2 de febrero de 2017; en cuya cláusula tercera, se estableció:
. Distribución por Unidad de Negocio
UNIDAD DE NEGOCIO | CANTIDAD |
Bolívar | 2 |
Xxxxxxxxxx | 0 |
Xxxxxxxxx | 0 |
Xxxxxx - Xxx Xxxx | 6 |
Los Xxxx | 3 |
Xxxxxx | 0 |
Xxxxxxx | 0 |
Xxxxx Xxxxxxx | 2 |
Santa Xxxxx | 5 |
Sucumbíos | 2 |
TOTAL | 35 |
El mismo se estipuló por un precio de contrato de 94 377.25 USD, en relación a los contenedores adquiridos se observó lo siguiente:
En la Unidad de Negocio Guayas - Los Xxxx, según lo estipulado en el contrato, debían constar 6 contenedores dentro de las bodegas ubicadas en el cantón Durán: Calle Xxxxxx Xxxxx y Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx, 2 de ellos pertenecientes a esa Unidad de Negocio se encontraban en una bodega ubicada en las calles Xxxxx Rica y Bolivia en el cantón Durán, sector El Recreo, dicha bodega no pertenece a la entidad y los contendores se encontraban sin uso, demostrando que los bienes adquiridos hayan sido de forma innecesaria.
Además, de 2 contenedores en la Unidad de Negocio Santa Xxxxx, 3 en la Xxxxxx xx Xxxxxxx x 0 xx xx Xxxxxx xx Xxx Xxxx no almacenan materiales de desechos tóxicos o materiales en desuso, función para la cual fueron solicitados en un principio por el área requirente, en los mismos en su defecto se encontraron almacenados, otro tipo de materiales como cocina de inducción, medidores, bases de socket y transformadores, debido a que los ocasionando que no se cumpla la función contractual para la cual fueron adquiridos.
Con base a lo observado, con oficio 0277-0009-DR1-DPGY-CNELEP-AI-2018 de 13 de septiembre de 2018, se solicitó información al Profesional de Inventario y Almacén, en respuesta, con comunicación de 18 de septiembre 2018, el mencionado servidor señaló:
“...1. Estado y ubicación de los 6 contenedores adquiridos mediante contrato No_ 12/2017.- Dos contenedores están en la ciudad xx Xxxxxxx (Sistema eléctrico Xxxxxxx) en la Sub estación AGRILSA, uno está vacío y el otro esta medio lleno de materiales reingresados en mal estado. Dos contenedores están en el patio de la Bodega que fuera alquilada a la Firma COMPUMILSA, ubicada en las calles Xxxxx Rica y Bolivia, ambos contenedores están vacíos. Los contenedores no fueron entregados en la bodega de CNEL EP Guayas — Los Xxxx, sino en CNEL EP Manabí, autorizado con memorando CNEL-CORP-RSC-2017-0124M fechado 20/03/2017 suscrito por el Ing , Director de responsabilidad social, Seguridad industrial y salud ocupacional Corp., sobre el estado y ubicación solicité información al ing...., Profesional de Bodega de CNEL EP Manabí, aun no contesta. 2. Razones por las cuales 2 contenedores no están en las instalaciones de CNEL EP Dos contenedores de 40' y 148 postes de propiedad de CNEL EP Guayas — Los Xxxx, fueron retenidos por el arrendador, por falta de pago del arriendo de la Bodega alquilada a COMPUMILSA ubicada en las calles Xxxxx Rica y Bolivia del Cantón Duran; a la presente, por el correo recibido el 14 de septiembre del año en curso suscrito por el Ing...., Líder de Mantenimiento de esta UN, concluyo que han llegado a un acuerdo a fin de que poder retirar los bienes que están retenido (...)”.
La situación descrita ocasionó que 8 contenedores que representan un valor de
21 571,94 USD del valor total del contrato de 94 377,25 USD correspondiente a los
35 contenedores adquiridos como activos de la entidad, no cumplan la función contractual para la cual fueron adquiridos, ya que no almacenaban desechos tóxicos o materiales eléctricos en desuso, además de identificarse 2 sin uso alguno que no se encontraban dentro de las bodegas de la entidad, pese a las disposiciones emitidas desde la Oficina Central Matriz, resultando parte de estos contendores requeridos dentro de la planificación, sean adquiridos de forma innecesaria.
Lo comentado se presentó debido a que en la Oficina Central Matriz, el Director de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (E) entre el 1 de enero de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018, no supervisó ni controló como máxima autoridad del área requirente el estado y uso que se le dio a los contendores adquiridos por el área y, la Líder de Gestión Ambiental (E) por el período entre el 7 xx xxxxxx de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018 quien no supervisó ni controló como directivo del área requirente y dentro de sus funciones el cumplimiento del objetivo para el cual fueron adquiridos. En la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxx xxx Xxxx el Líder de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional en su período de actuación entre el 1 de diciembre de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018, quien como líder de área a fin, no supervisó el uso de los contenedores en esa unidad de negocio; el Profesional Socio Ambiental en su período de actuación entre el 31 de enero y 30 xx xxxxx de 2018, quien no veló por el uso de los contenedores para el cual fueron adquiridos los mencionados bienes. En
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la Unidad de Xxxxxxx Xxx Xxxx, el Líder de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional en su período de actuación entre el 20 de Septiembre de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018. En la Unidad de Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx de SI, SSO y RS en su período de actuación entre el 01 de enero de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018 quien no supervisó como líder del área pertinente en su Unidad de Negocio el cumplimiento de las funciones asignadas para los contenedores desde la Oficina Central; la Profesional Socio Ambiental en su período de actuación entre el 01 de enero de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018 quien como responsable del área no veló por el uso de los contenedores asignados a su área según el objeto a su área. En la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxxx, el Líder de Responsabilidad Social Seguridad Industrial y Salud Ocupacional en su período de actuación entre el 1 xx xxxxx de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018, no supervisó como líder del área pertinente en su Unidad de Negocio el cumplimiento de las funciones asignadas para los contenedores desde la Oficina Central y el Profesional Socio Ambiental en su período de actuación entre el 1 de enero de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018, quien como responsable del área no veló por el cumplimiento de la función que debían cumplir los contenedores asignados a su área, los mencionados servidores inobservaron el numeral
19.8. “Responsabilidad Social Corporativa” del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, aprobado el 2 de febrero de 2015, que indica:
“.. .numeral g) Atribuciones y Responsabilidades: 22. Supervisar el cumplimiento de todos los requisitos precontractuales y contractuales, en los procesos de adquisiciones de su área, de conformidad con la LOSNCP, su reglamento y demás disposiciones vigentes sobre la materia; aprobar los resultados y emitir los informes correspondientes...-24. Determinar los lineamientos para monitoreo, seguimiento y retroalimentación de los procesos de gestión de su Dirección...- Atribuciones y Responsabilidades de los subprocesos: Gestión Ambiental: 10. Preparar y vigilar que se cumplan las especificaciones técnicas de todos los procesos de contratación de bienes, servicios, obras y consultoría que requiera la subproceso; 11. Dar cumplimiento a los requisitos precontractuales y contractuales, en los procesos de adquisiciones del subproceso, de conformidad con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento y demás disposiciones vigentes sobre la materia;(...). ”
v En la Oficina Central el Director Administrativo en su período de actuación entre el 18 xx xxxx de 2015 y el 15 xx xxxxx de 2017; el Director Administrativo (E) en su período de actuación entre el 21 de octubre de 2017 y el 2 de enero de 2018; y la Directora Administrativa en su período de actuación entre el 3 de enero de 2018 y el 30 xx xxxxx de 2018, no controlaron ni verificaron el uso y estado de los contenedores como bienes y activos de la entidad; el Líder de Gestión de Activos e Inventarios en su período entre el 17 xx xxxxx de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018, quien como encargado de supervisar el
uso de los bienes y activos de la corporación no supervisó la gestión de almacenamiento y utilización de los activos de la entidad, a efecto de garantizar su registro y conservación. En la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxx Xxx Xxxx el Director Administrativo Financiero en su período de actuación entre el 26 de enero de 2017 y el 11 de enero de 2018 y el Director Administrativo Financiero en su período de actuación entre el 11 de enero y el 06 xx xxxxx de 2018 quienes como máximas autoridades de las área a la que le correspondes en control de bienes y activos de la entidad no supervisaron el uso y estado de los contenedores; el Líder de Mantenimiento en su período de actuación entre el 29 de noviembre de 2017 y el 28 de febrero de 2018 quien fue Director de Distribución en período de actuación entre el 1 xx xxxxx y 30 xx xxxxx de 2018, no reportaron novedades en cuanto al uso y reportes de los contenedores, en la Unidad de Negocio Santa Xxxxx el Director Administrativo Financiero, encargado, en su período de actuación entre el 1 de julio de 2016 y el 30 xx xxxxx de 2018 no supervisó el estado y uso de los bienes designados a la Unidad; En la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxxx, el Líder Administrativo en su período de actuación entre el 16 xx xxxxx de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018 quien como líder del área administrativa no ejecutó supervisión del uso de los bienes en mención. Los mencionados servidores, inobservaron el numeral 20.2. “Administrativo Financiero” del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, aprobado el 2 de febrero de 2015, que indica:
“.. .-(h) Atribuciones y responsabilidad de los subprocesos: Administración: 1.; 2. Mantener información sobre la localización y el estado en que se encuentran todos y cada uno de los bienes de la Empresa; 3. Realizar la constatación física de los bienes de la Empresa, de manera permanente (...)”
Inobservaron a su vez el Reglamento para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes de la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional Electricidad, CNEL EP, aprobado el 13 xx xxxxx de 2017 por el Gerente General, mismo que indica:
“...Art. 2 - De los sujetos. - Líder de Gestión de Activos e Inventarios (OFC): Administrar y supervisar de manera eficiente y efectiva los recursos materiales y económicos asignados a la Corporación. Planificar, dirigir y controlar la gestión administrativa y financiera de la Corporación - Líder de Gestión de Activos e Inventarios (OFC): Coordinar y supervisar el proceso de gestión de los activos fijos y bienes de control, así como la administración de los almacenes de la Corporación, a efecto de garantizar su registro, conservación y buen uso, de acuerdo a la normativa xx Xxx y procedimientos internos vigentes...-.-Art. 3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligación de los Directores de Área o quién haga sus veces de cada Administrador de Unidad de Negocio, el orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos
o asignados para su uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría General del Estado. - La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeño de sus funciones y labores oficiales (..
Además, inobservaron el artículo 40 Bodegas de almacenamiento del Acuerdo 041 de la Contraloría General del Estado de 29 de diciembre de 2018; y el artículo 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y las Normas de Control Interno 401-03 Supervisión; y, Unidad de Administración de bienes 406-04 Almacenamiento y distribución.
Con oficios 0331; 0333; 0334; 0335; 0363; 0364; 0372-0009-DR1-DPGY-CNEL XX-XX-
0000 xx 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000; 0386-0009-DR1-DPGY-CNEL XX-XX-0000 xx 00
xx xxxxxxxxxx xx 0000; 0402 y 0407-0009-DR1-DPGY-CNEL XX-XX-0000 xx 00 xx xxxxxxx xx 0000; 0411; 0412 y 0413-0009-DR1-DPGY-CNEL EP-AI-2018 de 12 de
octubre de 2018; 0416; 0417; 0420 y 0487-0009-DR1-DPGY-CNEL EP-AI-2018 de 15
de octubre de 2018 y 2793DR1-DPGY-AI-CNELEP de 03 de octubre de 2018, se comunicaron resultados provisionales al Director de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (E) entre el 1 de enero de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018, la Líder de Gestión Ambiental (E) por el período entre el 7 xx xxxxxx de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018; al Director Administrativo en su período de actuación entre el 18 xx xxxx de 2015 y el 15 xx xxxxx de 2017; el Director Administrativo (E) en su período de actuación entre el 21 de octubre de 2017 y el 2 de enero de 2018; y la Directora Administrativa en su período de actuación entre el 3 de enero de 2018 y el 30 xx xxxxx de 2018, El Líder de Gestión de Activos e Inventarios en su período entre el 17 xx xxxxx de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018; el Director Administrativo Financiero en su período de actuación entre el 26 de enero de 2017 y el 11 de enero de 2018 y el Director Administrativo Financiero en su período de actuación entre el 11 de enero y el 06 xx xxxxx de 2018; el Líder de Mantenimiento en su período de actuación entre el 29 de noviembre de 2017 y el 28 de febrero de 2018 quien fue Director de Distribución en período de actuación entre el 0 xx xxxxx x xx 00 xx xxxxx xx 0000; el Líder de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional en su período de actuación entre el 1 de diciembre de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018; el profesional socio ambiental en su período de actuación entre el 31 de enero y 30 xx xxxxx de 2018. En la Unidad de Negocio Los Xxxx el Líder de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional en su período de actuación entre el 20 de Septiembre de 2017 y el
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30 xx xxxxx de 2018 en la Unidad de Negocio Santa Xxxxx, el Director Administrativo Financiero, Encargado en su período de actuación entre el 01 de julio de 2016 y el 30 xx xxxxx de 2018; el Líder de SI, SSO y RS en su período de actuación entre el 01 de enero de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018 quien no supervisó como líder del área pertinente en su Unidad de Negocio el cumplimiento de las funciones asignadas para los contenedores desde la Oficina Central; la Profesional Socio Ambiental en su período de actuación entre el 01 de enero de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018. En la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxxx, el Líder Administrativo en su período de actuación entre el 16 xx xxxxx de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018; el Líder de Responsabilidad Social Seguridad Industrial y Salud Ocupacional en su período de actuación entre el 1 xx xxxxx de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018, y el Profesional Socio Ambiental en su período de actuación entre el 1 de enero de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018.
Con oficios CNEL-CORP-RSC-2018-0425-M; CNEL-CORP-RSC-2018-0426-M, CNEL- CORP-RSC-2018-0427-M y CNEL-CORP-RSC-2018-0428-M de 5 de octubre de 2018
el Director de Responsabilidad Social Encargado en su período de actuación entre el 1 xx xxxxx de 2016 y 24 de julio de 2017 y Director de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional Corporativa Encargado entre el 00 xx xxxxx xx 0000 x 00 xx xxxxx xx 0000; la Líder de Gestión Ambiental en el período entre el 7 xx xxxxxx de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018; el Líder de Responsabilidad Social Ambiental Encargado en su período de actuación entre el 7 xx xxxxxx y el 27 de noviembre de 2017; coincídentes en sus respuestas indicaron:
. .fueron recibidos en la Unidad de Xxxxxxx Xxx Xxxx, Santa Xxxxx y Xxxxxxx por el responsable de bodega y el responsable de la gestión ambiental, para que realicen las gestiones pertinentes de acuerdo a los requerimientos generados por éstas Unidades de Negocio. Es importante indicar que el objeto de la contratación fue: “Adquisición de Contenedores de embarques metálicos de 40 pies para bodega temporal de desechos, material en desuso y dado de baja de las Unidades de Negocio de CNEL EP” (Memorando Nro.CNEL-CORP-RSC- 2016-0392-M); para que se dé cumplimiento con los requisitos establecidos en las GUÍAS DE BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES VIGENTES. En ningún
momento se indica que el objeto de la contratación era para desechos tóxicos o que era para un bodegaje permanente, ya que la contratación se dio para un almacenamiento temporal y poder cumplir con los parámetros establecidos en la Auditoría Ambiental Proyectos PRSND CAF. Bajo este contexto, mediante zimbra de 08 xx xxxx de 2017 a las 20:06, el Líder de Responsabilidad Social Corp., dispone que “...todas las Unidades de Negocio deberán mantener adecuadas y almacenados los desechos en cada una de sus bodegas o en los contenedores de 40 pies que se adquirieron para el almacenamiento de los mismos”. Con lo anterior expuesto se indica que se realizó una efectiva supervisión y control del cumplimiento del objetivo para lo cual fueron adquiridos los bienes (contenedores), ya que no tuvimos observaciones en la Auditoría
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0017
Ambiental Proyectos PRSND CAF. Es importante indicar que la responsabilidad del uso de los contenedores corresponde a quién egreso los contenedores o a quién fueron cargados efectivamente su custodio, ya que la Auditoría Ambiental Proyectos PRSND CAF, no generó observaciones significativas en este componente (..
Con memorando CNEL-MLG-RES-2018-0300-M de 5 de octubre de 2018 el Profesional Socio Ambiental en su período de actuación entre el 01 de enero de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018 en la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxxx, indicó:
.. Mediante correo electrónico de fecha 22 de febrero de 2017, el Ing informó
que se ha realizado el pago del anticipo de del contrato no. 012-147 “Adquisición de contenedores de embarque metálicos de 40 pies” y que se debe tramitar el ingreso a bodega y remitir por esta misma vía. Por otra parte con correo electrónico del 03 xx xxxxx de 2018, la Ing de Activo fijo e Inventario de OFC,
comunica a los Jefes de Bodega de cada Unidad de Negocio el cronograma para la entrega de los contenedores metálicos y que se coordine el espacio físico con el personal de Gestión Ambiental, y conforme a correo que antecede a este comunicado el Ing , dispone a los Jefes de bodega de cada Unidad para que cada bodegueros de las Unidades cumpla con el cronograma de entrega. Es decir los responsables de la recepción de estos contenedores fue el área de Bodega. Conforme a cronograma de entrega que fue remitido por la Ing....
mediante correo electrónico de 03/03/2017, el área de bodega en coordinación con el suscrito realizó la recepción de los tres contenedores los mismos que fueron desembarcados y colocados en los patios de la S/E Milagro Norte el día 07 xx xxxxx del 2017, esto de conformidad a Ingreso a bodega Transacción No. 12-0006, el mismo que se adjunta al presente comunicado. Cabe indicar que de estos contenedores no existe documento alguno en el cual indiquen los lineamientos para su uso, y debido a que el área de bodega no contaba con espacio suficiente para guardar sus materiales, procedió a almacenar algunos materiales nuevos en estos contenedores, por lo que a la fecha dichos contenedores están a nombre del personal del área de bodega ( )”.
Con memorando CNEL-GLR-ADM-2018-0547-M de 11 de octubre de 2018 y con comunicación de la misma fecha, los Directores Administrativos Financieros de la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxx xxx Xxxx en sus período de actuación entre el 01 de enero de 2017 y 11 de enero de 2018, en la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxx - Los Xxxx, en similares respuestas indicaron lo siguiente:
. .Como se puede observar en el contrato 012/2017 la compra fue corporativa y la realizó Oficina Central. Para su conocimiento, esta Unidad de Negocio, por la cantidad de materiales que mantiene en stock y ante la falta de espacio físico en nuestras instalaciones, hubo la necesidad de alquilar la bodega ubicada en las calles Xxxxx Rica y Bolivia en el Cantón Duran. Sector El Recreo, a la compañía COMPUMILSA S.A, alquiler que se legalizó con el contrato No 068/2009, Xxxxx que feneció en el año 2010: sin embargo y por la necesidad comentada y por beneficiar a la entidad ya que los costos no se incrementaron en los últimos años se continuo con dicho alquiler y su cancelación era a presentación de la factura.
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Adicionalmente, le comento que esta Unidad de Negocio mantiene una deuda con la compañía COMPUMILSA SA por concepto de arriendo, misma que está en revisión. En línea con lo indicado en el párrafo anterior, es evidente determinar que la bodega ubicada en las calles Xxxxx Rica y Bolivia en el Cantón Duran, sector El Recreo pertenece a esta Unidad de Negocio en calidad de arrendamiento, por tanto los contenedores ahí embodegados están debidamente custodiados (...)”.
Con memorando CNEL-CORP-DF-2018-0935-M de 22 de octubre de 2018, el Director Administrativo Financiero en su período de actuación entre el 11 de enero de 2018 y el 06 xx xxxxx de 2018, en la Unidad en Negocio Guayas - Los Xxxx, indicó:
. .De acuerdo a la información que consta en citado oficio se desprende por una parte, que el proceso precontractual se inició el 2 de diciembre de 2016, fecha en la que el suscrito no laboraba en la CNEL EP, conforme consta en la copia de la Acción de Personal No. CNEL-CORP-UTH-120-2018 xx xxxxx 2 de 2018, y por otra, que de acuerdo a lo descrito en vuestro oficio, que pace referencia al Artículo 3 del Reglamento para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes de la Empresa Eléctrica Publica Corporación Nacional Electricidad, CNEL EP, se colige que para el cuidado de los bienes el Administrador de la Unidad de Negocios nombrar un Líder de Activo un Profesional de Activos y Almacén, quienes son los responsables de la recepción, registro y custodia de los bienes adquiridos; por consiguiente; no es función del Director Administrativo Financiero "...velar por la conservación cuidado y custodia de los contendedores asignados a su Unidad de Negocios"; cuya responsabilidad de 6 conservación,
buen uso y mantenimiento de los bienes. Será de responsabilidad directa del servidor que los ha recibido ( )”.
Con oficio CNEL-STE-RSS-2018-0002-0 de 22 de octubre de 2018, la Profesional Socio Ambiental del período comprendido entre el 01 de enero de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018, señaló:
. .el Director Administrativo Financiero encargado de éste periodo, coordinó con el área el préstamo temporal de un contenedor, debido a la necesidad de almacenar expedientes de pagos, con la finalidad de precautelar la documentación, ya que se carece de espacio físico destinado al archivo de la institución. Por lo antes expuesto se concluye que los contenedores asignados a ésta Unidad, siempre han sido utilizados para beneficio de la institución. Es importante recalcar, que debido a la limitación de personal que posee el área de Responsabilidad Social, no se pudo concluir con el traslado de los demás materiales hacia los contenedores, y debido a la urgencia de precautelar el estado de las cocinas de inducción y la documentación de pagos de nuestra institución se accedió al préstamo de los 2 contenedores ( )”.
Con oficio CNEL-STE-RSS-2018-0003-0 de 22 de octubre de 2018, el Líder de SI, SSO y RS entre el 01 de enero de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018, indicó:
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“...Una vez que los contenedores fueron recibidos en la UN STE, fueron destinados al almacenamiento de desechos tóxicos y de materiales peligrosos conforme las necesidades institucionales pero debido al personal limitado para este trabajo se logró paulatinamente utilizar 3 contenedores; debido a esto con fecha 10 xx xxxxx del 2017 el Ing.... Coordinador PEC solicitó en calidad xx xxxxxxxx uno de los contenedores, revisando la novedad y debido a que nos encontrábamos en época lluviosa y este proyecto era uno del emblemático del Gobierno Nacional (Cocinas de Inducción nuevas), se coordinó el préstamo a la unidad PEC de uno de los contenedores hasta que se repare el que tenían asignado. Posteriormente y debido a que el área Administrativa Financiera se encontraban en tramitando (SIC) varios procesos de baja de materiales, se coordinó con el área ambiental el préstamo temporal de un contenedor, debido a la necesidad urgente de almacenar expedientes de pagos, que corrían el riesgo de deteriorase, debido a la falta de un espacio físico para el archivo general. Es importante recalcar que todos los contenedores están siendo utilizados para precautelar bienes del estado y fines netamente institucionales (...)".
Con oficio CNEL-GLR-SIH-2018-0221-M de 22 de octubre de 2018, el Profesional Socio Ambiental en su período de actuación entre el 00 xx xxxxx x 00 xx xxxxx xx 0000, xxxxxx:
.. En lo relativo al no uso eficiente de los activos, destaco que CNEL EP Unidad de Negocio Guayas Los Xxxx desarrollo en el mes xx xxxxx del corriente la baja de materiales en mal estado inservibles, retirándose del interior estos activos materiales para su chatarrización (...)”.
Los argumentos de los servidores ratifica lo comentado por auditoria , por cuanto el objeto contractual indica que se trata de una bodega temporal, no se precisa, ni evidencia disposición alguna acerca de qué tipo de materiales adicionales se pueden almacenar en dichos contenedores
Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados efectuada el 26 de octubre de 2018, emitieron las siguientes opiniones.
Con oficio CNEL-CORP-RSC-2018-0479-M de 31 de octubre de 2018, la Líder de Gestión Ambiental del período entre el 7 xx xxxxxx de 2017 y el 00 xx xxxxx xx 0000, xxxxxx:
. .Al respecto me permito indicar que a través de correo zimbra de 19 de octubre de 2017 el Ing. ... - Director de Responsabilidad Social Corporativa solicita que el día 20 de octubre de 2017 me “traslade a la ciudad xx Xxxxxxx y realice inspecciones sobre el manejo de desechos peligrosos y ordinarios, el uso que se le está dando a los contenedores adquiridos de manera corporativa y el almacenamiento de materiales en las bodegas xx Xxxxxxx, adicionalmente verifique el estado de la ex central Santa Xxxx. Coordinar con personal de ambiente para acompañamiento y traslado.” (ANEXO 1). En virtud de lo dispuesto, mediante Memorando Nro. CNEL-CORP-RSC-2017-0541-M de fecha 23 de octubre de 2017 (ANEXO 2) realizo mi reporte de inspección en el que
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informo: “Se identificó la presencia de 2 contenedores parte del proceso corporativo, los mismos no estaban cumpliendo la función establecida para su compra, ya que en uno se encontraban almacenadas cocinas de inducción mientras que el segundo se encontraba vacío.” Asi también en el mismo reporte se informa: “Se dispuso realizar las gestiones correspondientes para dar el uso correcto de los contenedores, donde debería encontrarse almacenados aquellos desechos que se encuentran a la intemperie y bajo suelo desnudo. ” Esto se lo realizó de manera verbal como parte de la inspección de supervisión al profesional ambiental encargado de la zona y que se encontraba acompañando el recorrido (...)”.
Con oficio CNEL-CORP-RSC-2018-0490-M de 06 de noviembre de 2018, el Director de Responsabilidad Social Encargado en su período de actuación entre el 01 xx xxxxx de 2016 y 24 de julio de 2017 y Director de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional Corporativa Encargado entre el 25 de julio de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018, expresó:
“....3.- Se destaca que la Dirección de Responsabilidad Social y el suscrito no incumplieron el Art. 40 del acuerdo 041 de la contraloría General del Estado, ni el Art. 40, Art 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en virtud que las mismas no guardan relación con las áreas requirentes, sino más bien a quién recibe los bienes (custodio de los bienes - administrador y posterior personal que se le asignó el bien (...)”.
Con memorando CNEL-LRS-SI-SSO-RS-0223-M de 06 de noviembre de 2018, el Líder de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional en su período de actuación entre el 20 de septiembre de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018, indicó:
. .se reciben los contenedores en la ex Central de Generación Centro Industrial; estos tres contenedores más los dos existentes que se encontraban llenos de equipos y materiales en desuso, pasan de inmediato a ser utilizados para el almacenamiento de conductores en mal estado, herrajes, medidores y carcazas retirados por vetustez y daño, y por los cambios que se realizaban en proyectos financiados con créditos BID; tal era la cantidad de equipos y materiales retirados que los patios se estaban convirtiendo en un basurero.- Como ejemplo de que se almacenaban los equipos en desuso en los contenedores indico que en visita del consultor del BID Ing.... solicito la apertura de los contenedores existentes en esta subestación para observar su contenido (se anexa el Memorando Nro. CNEL-LRS-OBC-2016-0121-M de fecha 03 de diciembre de 2016), el cual se encontraba totalmente lleno de equipos en desuso. (...)”.
Lo expresado por los servidores ratifica lo comentado por auditoria, ya que el objeto contractual indica que se trata de una bodega temporal, no se precisa, ni evidencia disposición alguna acerca de qué tipo de materiales adicionales se pueden almacenar en dichos contenedores y hasta la fecha de verificación del examen persistieron las falencias detectadas.
Conclusión
En el contrato 012 suscrito el 2 de febrero de 2017, por concepto de Adquisición de Contenedores de Embarque Metálicos de 40 Pies, se detectó que 2 contenedores no se encontraban dentro de las instalaciones de la Unidad de Negocio Guayas los Xxxx donde estos debían permanecer según su objeto contractual; así mismo en las instalaciones de 3 de los contendores de la Unidad de Negocio de Los Xxxx, 2 contenedores en la Unidad de Negocio Santa Xxxxx y 3 en la Unidad de Negocio Milagro no almacenaban los materiales para los cuales fueron adquiridos inicialmente, lo comentado se debió a que:
En la Oficina Central Matriz, el Director de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (E), no supervisó ni controló como máxima autoridad del área requirente el estado y uso que se le dio a los contenedores adquiridos por el área y, la Líder de Gestión Ambiental (E) quien no supervisó ni controló como directivo del área requirente y dentro de sus funciones el cumplimiento del objetivo para el cual fueron adquiridos. En la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxx xxx Xxxx el Líder de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, quien como líder de área a fin, no supervisó el uso de los contenedores en esa unidad de negocio; el Profesional Socio Ambiental, quien no veló por el uso de los contenedores para el cual fueron adquiridos los mencionados bienes. En la Unidad de Xxxxxxx Xxx Xxxx, el Líder de Responsabilidad Social, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional quien no supervisó el uso de los contenedores. En la Unidad de Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx de SI, SSO y RS quien no supervisó como líder del área; la Profesional Socio Ambiental quien como responsable del área no veló por el uso de los contenedores. En la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxxx, el Líder de Responsabilidad Social Seguridad Industrial y Salud Ocupacional no supervisó como líder del área pertinente en su Unidad de Negocio el cumplimiento de las funciones asignadas para los contenedores desde la Oficina Central y el Profesional Socio Ambiental quien como responsable del área no veló el uso.
En la Oficina Central los Directores Administrativos no controlaron ni verificaron el uso y estado de los contenedores como bienes y activos de la entidad; el Líder de Gestión de Activos e Inventarios quien como encargado de supervisar el uso de los bienes y activos de la corporación no supervisó la gestión de almacenamiento y utilización de los activos de la entidad, a efecto de garantizar su registro y conservación. En la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxx Xxx Xxxx el Director
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Administrativo Financiero y el Director Administrativo Financiero quienes como máximas autoridades de las área a la que le correspondes en control de bienes y activos de la entidad no supervisaron el uso y estado de los contenedores; el Líder de Mantenimiento en calidad de Director de Distribución no reportó novedades en cuanto al uso de los contenedores, en la Unidad de Negocio Santa Xxxxx el Director Administrativo Financiero, encargado, no supervisó el estado y uso de los bienes designados a la Unidad; En la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxxx, el Líder Administrativo quien como líder del área administrativa no ejecutó supervisión del uso de los bienes en mención.
La comentado ocasionó que 8 contenedores que representan un valor de 21 571,94 USD, no cumplan la función contractual para la cual fueron adquiridos por no almacenar desechos tóxicos o materiales eléctricos en desuso, además de identificarse 2 sin uso alguno por no encontrarse dentro de las bodegas de la entidad, ocasionando que no se cumpla la función contractual para la cual fueron adquiridos dentro de la planificación.
Hecho subsecuente
Con oficio Memorando Nro. CNEL-GLR-FIN-2018-622-M de 08 de noviembre, la Directora Administrativa Financiera en su período de actuación entre el 7 xx xxxxx de 2018 y el 30 xx xxxxx de 2018, mencionó:
“...Mediante gestiones realizadas en conjunto con la Dirección de Distribución, con fecha 23 de Octubre del presente se culmina el servicio de traslado de materiales a la bodega OREMANS, entre estos, 2 contenedores metálicos de 40 pies, mediante acta entrega recepción legalizada....-Ante lo expuesto, se deja evidenciado que de acuerdo a las competencias como Directora Administrativo Financiero, si se realizaron gestiones de control para que se solucione las obligaciones pendientes de la UN GLR de acuerdo a lo estipulado en las DIRECTRICES PARA LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE LA CORPORACION NACIONALDE ELECTRICIDAD-EMPRESA ELECTRICA-EP
EJERCICIO 2018, Numeral 13: “la suscripción de convenios de pago se realizará bajo la responsabilidad del Administrador de la Unidad de Negocio en el marco de las atribuciones establecidas en los poderes recibidos.”, y que en esta administración, se procedió al traslado de los 2 contenedores metálicos de 40 pies a la bodega OREMANS...”
Lo comentado por la mencionada funcionaria, evidencia la gestión por la solución de los contenedores que se encontraban fuera de la custodia de la Unidad de Negocio Guayas Los Xxxx., recuperando así los bienes que se encontraban fuera de la entidad.
Recomendación
Al Director de Seguridad Industrial, Seguridad Social y Salud Ocupacional
4. Dispondrá y supervisará a los Líderes de área de responsabilidad Social que presenten informes que contengan el estado actual del uso de los contenedores, e implantará disposiciones para que utilicen como bodegas temporales de materiales en desuso y dados de baja de las Unidades de Negocio, con la finalidad mantener un control sobre la contaminación ambiental de los desechos de material eléctrico
Adquisición de letreros con errores en la recepción y contrato de gráfica corporativa sin finalizar
El 27 xx xxxx de 2017 se celebró el contrato 023 con ERODATA S.A., por el valor de 630 800,00 USD, correspondiente al proceso SIE-CNELCORP-014-17, por concepto de implementación gráfica corporativa, mismo que incluye letreros y stickers para vehículos.
Los términos de referencia del proceso fueron suscritos por el Gerente Administrativo Financiero en su período de actuación entre el 18 de febrero de 2015 y 15 xx xxxxx de 2017 y el Director Administrativo en su período de actuación entre el 18 xx xxxx y el 15 xx xxxxx de 2017, en ellos se menciona:
“...Productos o Servicios esperados. -*Desmontaje e instalación de: *11 Rotulaciones corpóreas cuyas dimensiones serán de acuerdo al tamaño de la edificación...-*158 Letreros luminosos cuyas dimensiones serán de acuerdo al tamaño de la edificación...-192 Letreros Luminosos de 3 x 2 m.. .-602 Logospara vehículos de acuerdo a las especificaciones técnicas del Manual de Marca de CNEL EP (...)".
Dentro de las cláusulas contractuales se establece lo siguiente:
“...OBJETO DEL CONTRATO...3.1.- El contratista se obliga con CNEL EP a proveerlos servicios para LA IMPLEMENTACIÓN GRAFICA CORPORATIVA y a ejecutar el contrato a entera satisfacción de la contratante, en las bodegas de las Unidades de Negocio que conforman CNEL EP, según las características y especificaciones técnicas o términos de referencia constantes en la oferta, que se agrega y forma parte integrante de este contrato.. -FORMA DE PAGO...-5.1- La forma de pago será de la siguiente manera: EL CINCUENTA (50%) por ciento del valor del contrato, por concepto de anticipo, previa a la suscripción del contrato y entrega de garantías solicitadas (...)”.
Dentro de la fase de ejecución contractual se destacan los siguientes hechos:
• No se cumplió con las fechas de ejecución previstas en el contrato en mención, el inicio convenido a 90 días desde el 06 xx xxxxx de 2017 fecha en que se acreditó el anticipo, hasta el 4 de septiembre de 2017, donde se debía cancelar el saldo de 50%, es decir 315 400,00 USD restantes, según lo estipulado en las cláusulas contractuales que hasta la fecha de cierre de la auditoría no ha sido liquidado; evidenciando un atraso en la ejecución total de 238 días, el cual es imputable a la entidad lo que impidió el cobro de multas en el mismo, debido a que las medidas y características de los objetos a instalarse, fueron entregados con errores al contratista por parte del área requirente para su ejecución.
• Con memorandos CNEL-CORP-DAD-2018-0117-M y 0211-M de 5 de febrero y 14 xx xxxxx de 2018 respectivamente, el Profesional de Mantenimiento de Instalaciones y Servicios quien se desempeñó como primer Administrador del Contrato en período de actuación del 00 xx xxxx xx 0000 xx 00 xx xxxxx de 2018 indicó al Gerente Jurídico lo siguiente:
“...El 31 de enero del 2018 se da por terminada la Prórroga de los 45 días autorizada por la Máxima Autoridad y hasta la presente fecha, Lunes 5 de febrero del 2018, en mi opinión, ERODATA S.A no ha cumplido a cabal satisfacción con la provisión de los servicios y la ejecución del Contrato N° 023-2017 considerando que aún está pendiente desmontar y/o letreros luminosos en un 6% en Sub-Estaciones y en un 12% en Agencias, asi (sic) como, rótulos o letreros corpóreos en edificios administrativos de varias Unidades de Negocio en un 42%; incumplimiento que equivale al valor total de $ 86.305,44 y que representa el 14% del valor total del contrato, conforme a los anexos adjunto al presente y contrato 023-2017...-SOLICITUD: Con los antecedentes expuestos, solicito se sirva a emitir su criterio jurídico respecto a si procede o no el pago del restante 50% ($315.400,00) del valor total del Contrato N° 023-2017 o si legalmente CNEL EP debe reconocerle a ERODATA S.A el equivalente valor diferencial que correspondiera entre el valor del anticipo entregado en junio 6 del 2017 y el total de los sen/icios realmente ejecutados-recibidos, de conformidad a lo estipulado en el numeral 3.1 de la “ Cláusula Tercera.- OBJETO DEL CONTRATO...- El jueves 08 xx xxxxx de 2018, a partir de las 10h30, en el Despacho de la señora Directora Administrativa-CORP. CNEL EP, nos reunimos: Ing...., Coordinadora Administrativa-Financiera CORP; Ing...., Líder de Inventarios y Avalúos CORP-Delegado Técnico del señor Gerente General de CNEL EP para conformar la Comisión para la Entrega-Recepción Definitiva de los servicios de Implementación gráfica corporativa según Contrato N° 23- 2017; Eco..., Directora Administrativa-CORP, Ing...., Administrador del referido Contrato; y, Eco... en Representación de la empresa Contratista ERODATA S.A; reunión que tuvo finalidad llegar a la conclusión de buscar una solución que conlleven a la CULMINACIÓN DEL CONTRATO A ENTERA SATISFACCION
DE AMBAS PARTES...- Objeción: En mi calidad de Administrador del Contrato N° 23 de implementación gráfica corporativa, no estoy en acuerdo en buscar una
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solución que conlleve a la CULMINACIÓN DEL CONTRATO A ENTERA SATISFACCION DE AMBAS PARTES...- dado que el proveedor no ha cumplido con la instalación de la totalidad de los referidos letreros, ni en el inicial plazo contractual ni dentro del plazo de prórroga concedido por la Máxima Autoridad de CNEL EP y que culminó el 31 de enero de 2018; objeción que la formulo acogiéndome a lo dispuesto en el Artículo 41 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en consideración a que incurría en responsabilizarme de recibir y liquidar un servicio que no ha sido entregado- recibido dentro de los plazos concedidos a ERODATA S.A
Con memorando 0199-0009-DR1-DPGY-CNELEP-AI-2018 de 29 xx xxxxxx de 2018, se solicitó información al Profesional de Servicios Logísticos y Generales en período de actuación del 1 de enero de 2017 al 30 xx xxxxx de 2018 quien se desempeñó como segundo Administrador del Contrato, en respuesta con memorando CNEL-CORP-DAD-2018-022 de 5 de septiembre de 2018, indicó:
. .Informo que hasta la presente fecha, no he realizado ningún pago adicional al anticipo, ya que el contrato firmado en su cláusula.- Forma de pago: Indica que el restante cincuenta por ciento del valor se cancelará luego de realizada la entrega total de los servicios contratados y suscripción del acta de Entrega Recepción definitiva y concordancia a las revisiones realizadas al asumir la delegación de Administrador de Contrato, se elaboró con fecha 14/06/2018 el memorando No. CNEL-CORP-DAD-2018 al Gerente General en funciones, informando las observaciones encontradas en el desarrollo el contrato 023- 2017 y su respectiva recomendación para cada caso (...)”.
En base a lo expuesto por los Administradores del Contrato, evidencian que no pudieron recibir ni liquidar a conformidad el trabajo, debido a los errores que se originaron en la planificación y la información que fue dada desde el área de Servicios Generales, como se demuestra a continuación:
Instalación y errores ortográficos:
UNIDAD DE NEGOCIO
Cant.
SUBESTACIÓN DIMENSIONES
CUMPLE CON TAMAÑO
INSTALADO
SE ENCUENTRA OBSERVACIÓN
administrativo | bodega | |||||
Milagro | 1 | Norte | 3X2 | SI | SI | El letrero está montado sobre la antigua valla de la Subestación- |
Contratista no cumple con desmontaje | ||||||
Milagro | 1 | Xxxxxx | 3X2 | NA | NO | No se encuentra letrero instalado en subestación, ni almacenado en |
bodega. | ||||||
Milagro | 1 | Ecoelectric | 3X2 | NA | NO | No se encuentra letrero instalado en subestación, ni almacenado en |
bodega. | ||||||
Milagro 1 Edificio 4X1,80 NA NO Letrero se encuentra almacenado en
Milagro 1 Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx
3X2 SI
Errores ortográficos en la
SI implementación-EI nombre del cantón está mal escrito
El letrero está montado sobre la
Milagro 1 Xxxxxxx 3x2 SI SI
antigua valla de la subestación - Contratista no cumple con desmontaje
Los Xxxx 1 Edificio administrativo
Bolívar 1 Agencia Balsapamba
10X4,50 NA NO Letrero no instalado 3X0,65 SI SI Error ortográfico mal escrito
(Xxxxx pamba).
Xxxx recalcar que tanto en la oferta como en el contrato no se encontraron desglosados los valores por concepto de instalación y desmontaje de los letreros.
Lo comentado dentro de la etapa de planificación respectivamente se presentó debido a que el Director Administrativo en su período de actuación entre el 00 xx xxxx x xx 00 xx xxxxx xx 0000; no controló la planificación, desde la elaboración y aprobación de los términos de referencia y pliegos, así mismo no exigió que se detalle en los desgloses presentados en las cotizaciones y facturas que puedan determinar el valor de la instalación, en conjunto con el Líder de Servicios Generales en su período de actuación entre el 1 xx xxxxxx de 2016 y el 16 xx xxxxx de 2017 quien actuó como Líder de Gestión de Activos e Inventarios en el período de actuación entre el 17 xx xxxxx de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018, quien no veló por el correcto traslado así como el control de la información al contratista, los cuales debieron ser proporcionados de manera exacta para el uso de entidad, hechos que denotan faltas en la planificación del procesos, relacionados a los mencionados servidores, quienes inobservaron el numeral “20.2. Administrativo Financiero” del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, aprobado el 2 de febrero de 2015, que indica:
“ f) Sub procesos dependientes 3.Administración: 32. Dar cumplimiento a los requisitos precontractuales y contractuales, en los procesos de adquisiciones de su sección, de conformidad con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento y demás disposiciones vigentes sobre la materia;...- 38. Prepararlas especificaciones técnicas de todos los procesos de contratación de bienes, servicios, obras y consultoría que requiera este subproceso, así como asegurar su aplicación emitiendo los informes correspondientes (...)”
Además El Líder de Servicios Generales en su período de actuación entre el 1 xx xxxxxx de 2016 y el 16 xx xxxxx de 2017 quien actuó como Líder de Gestión de Activos e Inventarios en el período de actuación entre el 17 xx xxxxx de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018, además inobservó el Reglamento para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes de la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional Electricidad, CNEL EP, aprobado el 13 xx xxxxx de 2017 por el Gerente General, mismo que indica:
“...Art. 2.- De los sujetos. - Líder de Gestión de. Activos e Inventarios (OFC): Administrar y supervisar de manera eficiente y efectiva los recursos materiales y económicos asignados a la Corporación. Planificar, dirigir y controlar la gestión administrativa y financiera de la Corporación (...)’’
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El Director Administrativo (E) en su período de actuación entre el 21 de octubre de 2017 y 2 de enero de 2018; la Directora Administrativa en su período de actuación entre el 3 de enero y el 30 xx xxxxx de 2018, quienes como autoridades del área requirente y funciones directivas en cuanto administración de los bienes públicos, no realizaron las actividades de control y supervisión del estado en que se instalaron parte de los letreros como bienes adquiridos por la entidad y sobre todo como área requirente, quienes inobservaron el numeral “20.2. Administrativo Financiero” del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos que indica:
“...f) Subprocesos dependientes 3. Administración: 2. Mantener información sobre la localización y el estado en que se encuentran todos y cada uno de los bienes de la Empresa;...- 3. Realizar la constatación física de los bienes de la Empresa, de manera permanente...-4. Coordinar con las diferentes dependencias de la CNEL EP para establecer controles adecuados sobre el buen uso de los bienes existentes;(...)”
Además, los Gerentes Administrativos Financieros en sus períodos de actuación entre el 00 xx xxxxxxx xx 0000 x xx 00 xx xxxxx xx 0000; y, el 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000 xx 00 xx xxxxx de 2018, respectivamente, no realizaron las respectivas actividades de supervisión y control respecto al estado de los bienes adquiridos por la entidad y de los procesos de contratación pertenecientes a los departamentos bajo su control, quienes inobservaron el numeral “20.2. Administrativo Financiero” del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por procesos de CNEL EP, aprobado el 2 de febrero del 2015, que indica:
“.. .g) Atribuciones y responsabilidades: 4. Supervisar que se cumpla de manera eficiente la programación, certificación, ejecución y liquidación presupuestaria de la CNEL E P ; . . . 23. Asegurar el adecuado y fiel control y registro de los inventarios, salidas y entradas de materiales, implementos, equipos, repuestos y demás insumos necesarios para el normal desenvolvimiento de las actividades de toda la CNEL...-31. Supervisar el cumplimiento de todos los requisitos precontractuales y contractuales, en los procesos de adquisiciones de su Dirección, de conformidad con la LOSNCP, su reglamento y demás disposiciones vigentes sobre la materia; aprobar los resultados y emitir los informes correspondientes (...)
Inobservaron a su vez el Reglamento para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes de la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional Electricidad, CNEL EP, aprobado el 13 xx xxxxx de 2017 por el Gerente General, mismo que indica:
“.. .Art. 2 - De los sujetos. - Gerente Administrativo-Financiero (OFC): Administrar y supervisar de manera eficiente y efectiva los recursos materiales y económicos
asignados a la Corporación. Planificar, dirigir y controlar la gestión administrativa y financiera de la corporación (...)”
El Gerente General en su período el 7 de septiembre de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018; quien como máxima autoridad vigente no supervisó la ejecución acciones correctivas de las gestiones de los subprocesos afectando así la eficiencia e imagen de la entidad, inobservando los artículos 92 numeral 2, y 94 numeral 6 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública e inobservaron las Normas de Control Interno 401-03 Supervisión.
Lo comentado ocasionó que la entidad no cuente con la gráfica corporativa de acuerdo a lo planificado y teniendo como resultado producto parcialmente entregados con errores, además de que no se haya podido cerrar el contrato hasta la fecha de cierre de auditoría.
Con oficios 0323; 0324; 0331; 0334; 0357; 0363; 0372-0009-DR1-DPGY-CNELEP-AI-
2018 de 27 de septiembre de 2018 y 2791 DR1 -DPGY-AI-2018 de 3 de octubre de 2018 se comunicaron resultados provisionales a los servidores relacionados.
Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados efectuada el 26 de octubre de 2018, con memorando CELEC-EP-2018-1849-OFI de 15 de noviembre de 2018, el Director Administrativo en su período de actuación entre el 00 xx xxxx xx 0000 x xx 0 xx xxxxxxx xx 0000, xxxxxx:
“...en la página 16 se concluye que por concepto de implementación gráfica corporativa, no se evidenció estudio de presupuesto referencial, me permito exponer a usted mi desacuerdo en lo referente a esta conclusión, ya que con fecha 18 xx Xxxxx del 2017 se recibió la primera cotización por parte de PRINT CENTER, a su vez, con fecha 20 xx Xxxxx del 2017 se recibió la segunda cotización por parte de ERO DATA firmada por el Xxxx.... Gerente General ERODATA y con fecha 21 xx Xxxxx del 2017 se recibió la Tercera cotización del Sr... Jefe de Impresión de la compañía Promo Estudio, (se anexa documentos de soporte para su revisión).Todas estas cotizaciones antes mencionadas, permitieron que el área donde me desempeñaba, en la Dirección Administrativa del período 18 xx Xxxx del 2015 hasta el 03 de Octubre del 2017, desarrolle el informe para inicio de proceso de Implementación de Manual Gráfica Corporativa y los términos de Referencia anexos al memorando CNEL-CORP-ADF-2017- 0128-M del 31 xx Xxxxx del 2017 enviado para aprobación del Señor Gerente General (...)”.
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Lo citado por el servidor ratifica, ya que se detectaron errores ortográficos sin obtener solución por parte de los servidores inherentes al proceso, por los errores expuestos en los letreros, ni se realizó el respectivo control y supervisión de los procesos gobernantes.
Conclusión
En el contrato 023 con ERODATA S.A. suscrito el 27 xx xxxx de 2017, correspondiente al proceso SIE-CNELCORP-014-17 de implementación gráfica corporativa, mismo que incluye letreros y stickers para vehículos, no se cumplió con las fechas de ejecución previstas en el contrato en mención, el inicio convenido a 90 días desde el 06 xx xxxxx de 2017 fecha en que se acreditó el anticipo, hasta el 04 de septiembre de 2017, donde se debía cancelar el saldo de 50%, según lo estipulado en las cláusulas contractuales que hasta la fecha de cierre de la auditoría no ha sido liquidado; adicional a esto se encontraron errores en los letreros instalados y otros que no se pudieron instalar debido a que el departamento de Servicios Generales entregó información con errores. Lo comentado se debió a que el Director Administrativo y El Líder de Servicios Generales quien actuó como Líder de Gestión de Activos e Inventarios no controlaron la planificación, desde la elaboración y aprobación de los términos de referencia y pliegos, además, el Director Administrativo (E); y, la Directora Administrativa no realizaron las actividades de control y supervisión del estado de los bienes de la entidad. Los Gerentes Administrativos Financieros no realizaron las respectivas actividades de supervisión y control respecto al estado de los bienes adquiridos por la entidad y de los procesos de contratación pertenecientes a los departamentos bajo su control. El Gerente General; no supervisó ni ejecutó acciones correctivas de las gestiones de los subprocesos. Lo comentado ocasionó que la entidad no cuente oportunamente con 8 letreros de los 368 contratados de acuerdo a lo planificado, y que hasta la fecha xx xxxxx del examen especial no se haya liquidado el contrato.
Hecho subsecuente
En Acta de Entrega Recepción Definitiva de 7 de enero de 2019, suscrita por el Administrador del Contrato, Delegado Técnico CNEL EP y el Gerente General de ERODATA S.A, consta lo siguiente:
“...CUARTA: DE LA LIQUIDACIÓN ECONÓMICA.- (-) Valor no devengado por El Contratista, respecto a los rótulos corpóreos, letreros luminosos y logo ( sticker) Institucional, que fueron desmontados y/o instalados en varios Edificios Administrativos, Agencias, Sub-Estaciones y vehículos de algunas Unidades de
Negocio de CNEL EP, de conformidad a los Anexos 1,2, 3 y 4 adjuntos: Rótulos corpóreos,(US$ 1.797,32), Letreros luminosos para Agencias (US$ 1,596,56), Letreros luminosos para Sub-Estaciones (US 953,05), Logo ( sticker) Institucional para vehículos (US$ 625,44).-(US$ 4.788,16)(...)”
Con memorando CNEL-CORP-DAD-2019-0075-M, de 28 de enero de 2019, el Profesional de Servicios Logísticos y Generales, en calidad de Administrador del contrato, solicitó al Director Financiero el pago del contrato 023, una vez que la máxima autoridad de CNEL EP, autorizó la liquidación final.
Recomendaciones
5. Al Gerente General
Dispondrá y supervisará que el Director Administrativo y Administrador de Contrato, finalicen las gestiones relacionadas con la liquidación del contrato 023 con la empresa ERODATA, precautelando los intereses institucionales.
6. Al Director Administrativo
Previo a la aprobación de los Términos de Referencia, vigilará que estos cuenten con información veraz y exacta relacionada con las características específicas que deben contener los bienes o servicios a ser adquiridos por la entidad, a fin de obtener un producto o servicio para precautelar los fines institucionales.
Equipos de respaldo eléctrico adquiridos sin cumplir especificaciones técnicas y sin uso
Sucesos previos
Mediante Resolución GG-RE-030-2017 de 25 de enero de 2017, el Gerente General de CNEL EP declaró desierto el procedimiento SIE-CNELCORP-025-16, cuyo objeto fue la adquisición de UPS de respaldo eléctrico para agencias; debido a una disposición emitida por el Coordinador Zonal 5 del Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP con oficio SERCOP-CZ5-2017-0111-OF de 11 de enero de 2017, debido a inconsistencias en la fase precontractual por los ítems de experiencia específica mínima e informe presupuestario, preestablecidos dentro de los requisitos en los pliegos del proceso.
Mediante oficio CNELCORP-GG-2017-0002-0 de 03 de enero de 2017 dirigido al Coordinador Zonal 5 del SERCOP, el Gerente General mencionó:
“...1. Al respecto sobre lo solicitado para acreditar la experiencia específica informo a usted CNEL EP solicitó la experiencia determinada en los pliegos para garantizar la calidad de servicio y conocimiento de los oferentes de haber ejecutado proyectos de igual dimensión a lo requerido y así poder asegurar la correcta entrega y satisfacción tanto del bien como del servicio, y que se cumplan las garantías técnicas respectivas (..
Con Resolución de inicio GG-RE-431-2017 de 00 xx xxxxx xx 0000, xx Xxxxxxxx General resolvió aprobar pliegos para dar inicio a un proceso esta vez bajo la modalidad de régimen especial RE-CNELCORP-011-17 para la adquisición del sistema de respaldo eléctrico para CNEL EP y se invitó de manera directa a la empresa Comunicaciones y Telefónica Múltiples S.A. Multicom - Telemóvil. El proceso tiene por objeto la adquisición del mismo producto y/o servicio que el proceso declarado desierto SIE-CNELCORP- 025-16 previamente declarado desierto; sin embargo, la descripción del objeto del Régimen omite las palabras “DE UPS”.
Sucesos en fase contractual y de ejecución
El 29 xx xxxxxx de 2017 se suscribió el contrato 033-2017 entre la Empresa Eléctrica Pública Corporación Nacional de Electricidad, CNEL EP y MULTICOM SA, correspondiente al proceso RE-CNELCORP-011-17 por concepto de “Adquisición del Sistema de Respaldo Eléctrico para CNEL EP”, por el valor de 896 405,20 USD.
El anticipo por 627 483,46 USD del contrato se canceló el 04 de octubre de 2017 y fue notificado al Contratista el 13 de octubre de 2017, de acuerdo al contrato la entrega parcial estaba prevista el 22 de noviembre de 2017 y la entrega final el 10 de febrero de 2018.
El contrato 033-2017 de 29 xx xxxxxx de 2017, dentro de sus cláusulas establece:
“...Cláusula Séptima.- PLAZO.- 7.1 El plazo de entrega es de 120 días calendarios, contado a partir de la notificación del anticipo.- En el período de los primeros 40 días, los equipos deben ser entregados en las ubicaciones especificadas (...)”.
En el expediente proporcionado por la Administradora del Contrato, se observó el oficio TELEMOVIL-UIO-2017-PR-1706-001 de 08 de noviembre de 2017, enviado a la Administradora de Contrato, el cual señaló:
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“...e) con fecha 00 xx xxxxxxx 0000, el Fabricante de los equipos ofertados nos comunica que el tiempo total estimado de producción e importación es de 90 días calendario, ya que el nuevo lote de equipos ha experimentado retraso durante su proceso ensamblaje, por lo que su despacho y entrega tomará dicho lapso de tiempo, es decir se realizará un ajuste al cronograma, con respecto a la implementación en sitio de los equipos, mismo que será solventado de la manera más óptima para no generar afectaciones al plazo de tiempo total.- Una vez expuestos estos antecedentes de la manera más comedida a su autoridad se acepten las variaciones en las especificaciones técnicas de los equipos a entregar expuestos en el inciso D, ya que las condiciones ofertadas previamente han sufrido cambios debido a la actualización de características técnicas de producto; circunstancia que no presentará afectaciones en su rendimiento funcional, sino más bien generará varias mejoras como valor agregado. .- así también se solicita un nuevo plazo de 90 días para la entrega de los equipos UPS en cada localidad, tiempo considerado a partir de la fecha de entrega del anticipo y tomando como referencia los 120 días plazo total para la implementación del proyecto (...)”.
El 7 xx xxxx de 2018 se suscribió el Acta de Entrega-Recepción Definitiva de Bienes del Contrato 33-2017, de los cuales se destacan los siguientes puntos:
“...TERCERA: LIQUIDACIÓN DE PLAZOS.- Se solicitó por parte del CONTRATISTA y fue concebida una ampliación del plazo de entrega de los equipos hasta los primeros 90 días de iniciado el proyecto sin afectar el plazo final de 120 días calendario.- Cabe señalar que a la CONTRATISTA se le está calculando 38 días de incumplimiento por las siguientes razones: 1 - No cumplió con la entrega de los equipos en los primeros 90 días sino a los 115 días por lo que incurrió en 25 días de retraso.- 2.- No cumplió con el plazo para el 10 de febrero de 2018 pero la CONTRATISTA finalizó los trabajos el 23 de febrero de 2018, incurriendo a 13 días más de atraso.- CUARTA: LIQUIDACIÓN ECONÓMICA.- El valor de la CNEL EP, deberá entregar al CONTRATISTA con cargo a la partida Nro. 12101020; es de Doscientos treinta y cuatro mil ochocientos cincuenta y ocho con 16/100 dólares de los Estados Unidos de América ( US$ 234,858.16) más el valor del IVA (...)”.
De acuerdo a lo mencionado el contratista incurrió en un atraso de 38 días, debido a que no tenía a disposición los equipos ofertados con el cual el mismo fue adjudicado.
Cabe indicar que la Administradora del Contrato, cumplió con la ejecución de las multas de acuerdo al atraso de un valor de 234 858,16 USD más IVA., la misma, recibió a conformidad debido a que los dos equipos que estaban destinadas a la subestación Data del Salitral no se podían instalar por un Acuerdo Ministerial No. 0001 de 12 de 2018 donde se menciona al oficio No. SNAP-SANDP-00019-0 punto 3, el cual restringe la construcción, ampliación y/o mejora de los Datacenters institucionales, a fin de dar prioridad al uso de Datacenter por la CNT. Por lo expuesto y al no ser una novedad de responsabilidad del Contratista, la Administradora de Contrato procedió con la firma del
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Acta Entrega - Recepción, esta misma se limitó a realizar una de lo que ya estaba estipulado en el contrato.
En base a lo expuesto se observaron las siguientes novedades:
• Se observaron dos garantías técnicas una de ellas indicaba una marca de equipos UPS POWER y otra de fecha 23 de febrero de 2018 con la marca de UPS NO BREAK esta última finalmente entregada como garantía de los bienes adquiridos, suscrita por el Gerente General de la Contratista, 206 días después de la firma del contrato, ambas certificadas por la misma notaría y que constan en el portal de compras públicas.
• No presentaron certificaciones ISO-9001, ISO-14001/ IEEE C62-41 / EM62040- 1-1, como se establece en los pliegos y se indica dentro de la oferta del Contratista tal como lo exige la normativa vigente.
• Los valores de precio unitario de los UPS que se presentan en el acta no se encuentran desglosados, lo que no permitió determinar el valor por instalación de cada equipo.
• Dos de los equipos UPS valorados en 65 980,00 USD cada uno proporcionados como 100 KVA, no se encontraron instalados en los puntos estipulados contractualmente y presupuestados en la oferta, sin que se encuentren en funcionamiento en la SubestaciónData Center El Salitral. Los equipos se encuentran almacenados en la bodega de la Unidad de Negocio Guayas - Los Xxxx.
• En el Acta de Entrega Recepción se reciben a conformidad, sin embargo estos dos equipos aparecen en el acta con valor de instalación 0.
Situación que se presentó debido a que, el Gerente de Tecnología de la Información en su período de actuación entre el 21 xx xxxxx y el 14 xx xxxxxx de 2017, solicitó el inicio de un Régimen Especial sin considerar que se podía realizar mediante un concurso abierto y encontrar mejores opciones para los intereses institucionales; el Gerente General en su período de actuación comprendido entre el 19 xx xxxxx y el 8 xx xxxxxx de 2017, aprobó el inicio del proceso como Régimen Especial, adjudicando a un solo contratista, sin un justificativo que aclare porque no se optó por un concurso que pueda obtener mejores alternativas en el producto requerido, puesto que el proveedor escogido no contó con la experiencia en la comercialización de respaldos eléctricos e incurrió en atrasos durante la ejecución; el Gerente General (S) en su
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período de actuación entre el 9 xx xxxxxx y el 6 septiembre de 2017, quien suscribió el contrato 033-2017 sin realizar observación alguna acerca de los antecedentes presentados; los mencionados servidores inobservaron el artículo 4 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Situación que se debió a que el presidente de la comisión técnica como Líder de Infraestructura (E) en su período de actuación entre el 6 de septiembre de 2018 y 30 xx xxxxx de 2018; y los miembros: el Profesional de Sistemas en su período de actuación entre el 1 xx xxxxx de 2016 y el 30 xx xxxxx de 2018 y el Profesional de Mantenimiento de Redes de Distribución del 3 de julio de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018, quienes como miembros de la comisión técnica como Profesional a fin, quienes omitieron dentro de su calificación el requisito de certificaciones que exigían los requisitos contractuales, inobservando el artículo 42 de la Ley de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
El Gerente de Tecnología de la Información en su período de actuación entre el 7 de septiembre de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018, quien como máxima autoridad del área requirente no supervisó el estado de los procesos de los bienes adquiridos por el área, y no garantizó las condiciones adecuadas para la ejecución final de los equipos pendientes de instalación, inobservando el numeral 20.4. “GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN” Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de CNEL EP, aprobado el 5 de febrero de 2015 que indica
“...g) Atribuciones y responsabilidades:2. Definir, formular, administrar y supervisar el establecimiento de la arquitectura de la tecnología de la información sobre la cual se brindara los servicios informáticos y de comunicación; 5. Supervisar el cumplimiento de los proyectos macro de la TI; 6. Controlar que los servicios tecnológicos cumplan con los requerimientos específicos para la operación, evaluando la calidad del servicio, el costo de obtenerlo y la entrega oportuna; 25. Supervisar el cumplimiento de todos los requisitos precontractuales y contractuales, en los procesos de adquisiciones de su área, de conformidad con la LOSNCP, su reglamento y demás disposiciones vigentes sobre la materia; aprobar los resultados y emitir los informes correspondientes (...)"
Lo comentado ocasionó que la entidad cancele 131 960,00 USD por bienes que no se utilizan, lo que no permitió sustentar la contratación de bienes, con las mejores condiciones para la institución.
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Con oficios 0330 y 0374-0009-DR1-DPGY-CNELEP-AI-2018 de 27 de septiembre de 2018; 0389-0009-DR1-DPGY-CNEL EP-AI-2018 de 28 de septiembre de 2018; 0404-
0009-DR1-DPGY-CNELEP-AI-2018 de 11 de octubre de 2018 se comunicaron resultados provisionales a el Líder de Infraestructura (E) en su período de actuación entre el 06 de septiembre de 2018 y 30 xx xxxxx de 2018; a el Profesional de Sistemas en su período de actuación entre el 01 xx xxxxx de 2016 y el 30 xx xxxxx de 2018 y el Profesional de Mantenimiento de Redes de Distribución del 3 de julio de 2017 y el 30 xx xxxxx de 2018 y al Gerente de Tecnología de la Información en su período de actuación entre el 7 de septiembre de 2017 y 30 xx xxxxx de 2018.
Con memorando CNEL-CORP-DI-2018-0187-M de 12 de octubre de 2018 el Profesional de Sistemas en su período de actuación entre el 01 de enero de 2016 y el 30 xx xxxxx de 2018 indicó lo siguiente:
“...En el contenido xxx xxxxxx del proceso de contratación RE-CNELCORP-011-
17 no se habilita a la comisión técnica para receptar el certificado de importación del bien a entregar antes mencionado...- Se observaron dos garantías técnicas una de ellas indicaba una marca de equipos UPS POWER y otra de fecha 23 de febrero de 2018 con marca de UPS NO BREAK esta última finalmente entregada como garantía de los bienes adquiridos, suscrita por el Gerente General de la contratista, 206 días después de la firma del contrato, ambas certificadas por la misma notaría y que constan en el portal de compras públicas...- Con base a la observación indicada, cabe enfatizar que la comisión técnica se basó estrictamente en todo lo estipulado en los parámetros de calificación xxx xxxxxx del proceso de contratación...-No presentaron certificaciones ISO-9001 & ISO-14001 / IEEE C62-41 / EM62040-1-1...- como se establece en los pliegos, se indica dentro de la oferta del contratista y lo exige la normativa vigente. . -Con base a la observación indicada, cabe enfatizar que la comisión técnica se basó estrictamente en todo lo estipulado en los parámetros de calificación xxx xxxxxx del proceso de contratación. En el apartado que especifica el objeto ubicado en el punto 4.2.1, se indica lo que la contratante deberá evaluar lo siguiente: “Verificar que el oferente en la oferta que ha presentado, dé cumplimiento expreso y puntual a las especificaciones técnicas de los bienes”. “Que el oferente acredite Valor Agregado Ecuatoriano de los bienes y/o servicios propuestos, conforme la normativa expedida por el Servicio Nacional de Contratación Pública (...)”.
Lo expresado por los mencionados servidores, no modifica el comentario de auditoría, ya que no se evidenció pronunciamiento alguno que determine una supervisión o control del uso de los 2 bienes que no se encontraban en funcionamiento para en la entidad, no se controló el cumplimiento del requisito de certificado de
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calidad como lo exige la normativa y los términos del proceso, tampoco no se aclaró la situación de las dos garantías con distintas marcas emitidas para el mismo proveedor.
Conclusión
En el contrato 033-2017 suscrito el 29 xx xxxxxx de 2017 por 896 405,20 USD de “Adquisición del Sistema de Respaldo Eléctrico para CNEL EP”, .el contratista no presentó certificaciones ISO-9001, ISO-14001 / IEEE C62-41 / EM62040-1-1 como se establece en los requisitos del contrato; los valores de precio unitario de los UPS que se presentan en el acta no se encuentran desglosados, lo que no permitió determinar el valor por instalación de cada equipo y se detectó que dos de los equipos UPS valorados en 65 980,00 USD cada uno proporcionados como 100 KVA, no se encontraron instalados en los puntos estipulados contractualmente. Situación que se debió a que el Gerente de Tecnología de la Información, solicitó el inicio de un Régimen Especial sin considerar que se podía realizar mediante un concurso abierto y encontrar mejores opciones para los intereses institucionales; el Gerente General, aprobó el inicio del proceso como Régimen Especial, adjudicando a un solo contratista, sin un justificativo que aclare porque no se optó por un concurso que pueda obtener mejores alternativas en el producto requerido, puesto que el proveedor escogido no contó con la experiencia en la comercialización de respaldos eléctricos e incurrió en atrasos durante la ejecución; el Gerente General (S), quien suscribió el contrato 033-2017 sin realizar observación alguna acerca de los antecedentes presentados; el Presidente de la comisión técnica como Líder de Infraestructura (E); y los miembros de la comisión técnica: el Profesional de Sistemas y el Profesional de Mantenimiento de Redes de Distribución miembro de la comisión técnica como Profesional a fin; quienes omitieron dentro de su calificación el requisito de certificaciones que exigían los requisitos contractuales. El Gerente de Tecnología de la Información, no supervisó el estado y uso de de los bienes adquiridos por el área de tecnología, no precautelando los intereses de la entidad. Lo comentado ocasionó que la entidad cancele 131 960,00 USD por bienes que no se utilizan, el cual no cuenta con certificación internacional de calidad para la consecución de los fines institucionales como estaba previamente establecido.
Recomendaciones
Al Gerente General
7. Dispondrá al Gerente de Tecnología de la Información el uso los UPS no instalados que se encuentran en la bodega de la Unidad de Negocio Guayas Los Xxxx y solicitará se realicen las adecuaciones pertinentes que permitan el uso de estos UPS que beneficie a la entidad.
Deficiencias en el archivo de las áreas financieras y de adquisiciones
Con oficios 059; 083 y 185-DR1-DPGY-CNEL EP-AI-2018 de 18 xx xxxxx; 12 de julio y
20 xx xxxxxx de 2018 respectivamente, se solicitó a la Gerencia Administrativa Financiera, 97 expedientes del área, del período comprendido entre el 01 de enero de 2014 y 30 xx xxxxx de 2018, así mismo se solicitó mediante oficios 0004 y 0061-0009- DR1-DPGY-CNELEP-AI-2018 de 0 xx xxxx x 00 xx xxxxx de 2018 respectivamente , todos los expedientes de los procesos de contratación pública a la Dirección de Adquisiciones del mismo período.
En 41 expedientes de contratación del área de adquisiciones (Anexo 5) en los cuales no se evidenció información organizada y 13 expedientes del área financiera (Anexo 6), además que la misma no se entregó de manera oportuna dentro del tiempo de análisis.
Con memorandos CNEL-CORP-ADF-2018-0224, 0236, 0268 y 0282 -M de 02 de julio
de 2018, 00 xx xxxxx xx 0000, 00 xx xxxxx xx 0000; y, 14 xx xxxxxx de 2018, respectivamente, la Gerente Administrativa Financiera realizó entregas parciales de información, archivos correspondientes a 65 pagos de 97 solicitados, un 67 % de avance parcial.
En memorando CNEL-CORP-ADF-2018-0268-M de 00 xx xxxxx xx 0000, xx Xxxxxxx de Administrativa Financiera, señaló:
“...debo manifestar que hemos obtenido la información en respuesta a esta tercera entrega de las bodegas en donde reposan los expedientes de pago y que ha sido posible acceder de manera física por parte de los funcionarios de la Dirección Financiera, lo que representa una limitante en la capacidad de remitir los 46 procesos pendientes con la celeridad del caso de los años 2016, 2015 y 2014. Esto ocurre por el volumen de información física que se encuentra en las bodegas que almacenan la misma y las condiciones en las que se encuentran los archivos (...)”.
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En memorando CNEL-CORP-ADF-2018-0282-M de 14 xx xxxxxx de 2018, la Gerente de Administrativa Financiera; señaló:
. .La información obtenida en esta cuarta entrega fue localizada en las bodegas de la institución, la cual no presta las facilidades de acceso físico para la localización de los expedientes, lo que no permite remitir los 32 procesos pendientes de los años 2016, 2015 y 2014, con la celeridad del caso; a pesar de ello, personal de esta dirección continua en la búsqueda de la información, sobre lo cual informaremos oportunamente
Lo comentado se debió a que la Directora de Adquisiciones en su período de actuación entre el 1 de enero de 2014 y 20 xx xxxxx de 2017 y la Directora de Adquisiciones en su período de actuación entre el 21 xx xxxxx al 31 xx xxxxxx de 2017 y la Directora de Adquisiciones Encargada en período de actuación entre el 1 septiembre de 2017 al 30 xx xxxxx de 2018, no conservaron en forma ordenada el archivo de los procesos para verificaciones posteriores, inobservando el numeral 20.5. Gestión de Adquisiciones del Estatuto Orgánica de Gestión Organizacional por Procesos, aprobado el 2 de febrero de 2015, que menciona:
“ 11. Revisar que los documentos precontractuales de los respectivos procesos
sean presentados de conformidad con lo que dispone la LOSNCP, su reglamento general y demás normas aplicables ( )”
Inobservaron además, el Procedimiento de Contratación Pública de la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad, CNEL EP, aprobado el 5 de septiembre de 2016 por el Gerente General, que establece:
“...6.38. El expediente de contratación será archivado con la impresión de la página del portal que corrobore que el proceso ha sido finalizado, y permanecerá bajo custodia del Área de Adquisiciones. El expediente de contratación deberá contener todos los documentos que señala el Art. 13 del Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública ( )”.
Los Gerentes Administrativos Financieros, actuantes en los períodos de gestión entre 1 de enero de 2014 al 17 de febrero de 2015; del 00 xx xxxxxxx xx 0000 xx 00 xx xxxxx de 2017, no organizaron el mantenimiento de una parte de los archivos del área financiera de los años 2014, 2015 y 2016; así como la delegación para la custodia de los documentos mencionados. Además, la Directora Financiera en su período de actuación entre el 1 de septiembre de 2015 y 31 de octubre de 2016 y la Directora Financiera Encargada en su período de actuación entre el 1 de noviembre de 2016 y 1 xx xxxx de 2017 quien a su vez fue Líder de Gestión de Proveedores en su período de actuación entre el 1 de enero y el 30 de noviembre de 2017; no controló ni organizó
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(fp 42
0028
el archivo concerniente al área financiera para control posterior. El Director de Finanzas y Contabilidad en su período de actuación entre el 11 xx xxxxx de 2014 y 19 xx xxxx de 2015 quien actuó como Xxxxxxxx General en el período de actuación entre el 20 xx xxxx y el 31 de diciembre de 2015, no supervisaron ni ejecutaron acciones correctivas que permitan controlar los archivos del área financiera para los futuros servidores encargados del área, inobservaron el numeral 20.2 letra g) del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de CNEL EP de 02 de febrero de 2015, que indica:
“...20.2. ADMINISTRATIVO FINANCIERO.-... g) Atribuciones y
responsabilidades:...- 13. Implementar y realizar mejoramiento continuo de un sistema de información y planeación financiera y de contabilidad de gestión, que sirva para el análisis del crecimiento de los ingresos, reducción de los costos y gastos, medición de la inversión y evaluación de la gestión en general...- Finanzas...- 15. Mantener actualizado el archivo de la documentación de sustento de los registros contables; (...)”
Además inobservaron la resolución 1 del Consejo Nacional de Archivos que contiene el Instructivo de Organización y Gestión de Archivos Administrativos menciona:
“...Art. 2.- Las máximas autoridades, jefes de unidades administrativas y personal encargado del manejo y administración de documentos y archivos, serán los responsables de acatar y dar cumplimiento a la formación de archivos, facilitar su organización y mantenimiento de tal manera que se inserten las áreas de archivo central en los organigramas estructurales y funcionales de cada entidad..."
Inobservaron además el artículo 76 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y las NCI 401-03 Supervisión y 405-04 Documentación respaldo y su archivo.
La situación expuesta no permitió que se evidencie un archivo de forma ordenada del área financiera y de adquisiciones.
Con oficios 0217; 0218; 0230; 0232; 0243; 0244; 0245; 0269-0009-DR1-DPGY-
CNELEP-AI-2018 de 6 de septiembre de 2018, se comunicaron resultados provisionales a las Directoras de Adquisiciones titulares y encargada; al Director de Finanzas y Contabilidad posterior Contador General; a la Directora Financiera (E) en su período de actuación entre el 1 de septiembre de 2015 y 31 de octubre de 2016 y la Directora Financiera Encargada posterior Líder de Gestión de Proveedores; a los Gerentes Administrativos Financieros.
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Con oficio CNEL-CORP-ADQ-2018-0447-M de 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000, xx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxxxxxxx Encargada en su período de actuación entre el 1 septiembre de 2017 y el 00 xx xxxxx xx 0000, xxxxxx:
“...Con relación a la observación correspondiente a los documentos de soporte de expedientes y pagos, informo a usted que, con relación a los 61 expedientes observados, dentro de mi periodo (sic) de actuación como Directora de Adquisiciones existen 10 procesos de contratación que fueron publicados dentro de mi periodo de gestión, de los cuales se remiten los dos contratos suscritos que si se encuentran publicados en el portal de compras públicas, y de los 8 procesos restantes se informa que no se cuenta con la documentación señalada en virtud de que los procesos siguen en estado "en ejecución" en vista de que los Administradores de los contratos no han remitido al área de adquisiciones la documentación respectiva que evidencie la finalización del mismo tal como lo indica el numeral 6.12 del Manual para la Administración y Fiscalización de Contratos código MN-GG-AD1-001: “ 6.12. PROCESO DE FINALIZACIÓN DEL CONTRATO Y ARCHIVO (...)”.
Lo mencionado no modifica el comentario de auditoría ya que es responsabilidad del área de adquisiciones mantener un expediente físico de los documentos relevantes del respecto a su área de compras.
Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, efectuada el 26 de octubre de 2018, con oficio de 00 xx xxxxxxxxx xx 0000, xx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxxxxxxx Encargada en su período de actuación entre el 01 de septiembre de 2017 y el 00 xx xxxxx xx 0000, xxxxxx:
“...La suscrita ha realizado los controles y supervisión de los procesos de contratación de manera oportuna solicitando en varias ocasiones a los profesionales de compras públicas, además de a los Gerentes Corporativos como a los Administradores de las Unidades de Negocio de CNEL EP, procedan con la entrega de la información para la finalización de los procesos, tal como podrá evidenciar en los quipux y correos anexos de seguimiento elaborados por la suscrita así como también por los profesionales y líderes de compras, así que los mismos han entregado las Actas de Entrega Recepción Definitiva luego de la fecha de su suscripción que fueron posterior a la entrega de la documentación a la CGE (...)”.
Lo comentado por la servidora, evidencia gestiones para la solución de las deficiencias presentadas en la documentación y archivos, justificando y aclarando los inconvenientes de los procesos que se presentaron en su período auditoría; sin embargo, se mantiene el comentario, debido que persisten inconsistencia en el orden de más de 30 expedientes.
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Conclusión
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En 40 expedientes de contratación del área de adquisiciones no se evidenció información organizada y 12 expedientes del área financiera, además que la misma no se entregó de manera oportuna dentro del tiempo de análisis, situación que se debió a que los Gerentes Administrativo Financieros, no facilitaron la organización y mantenimiento de los archivos del área financiera de los años 2014, 2015 y 2016 ; así como la delegación para la custodia de los documentos mencionados, además a que la Directoras Financiera Encargadas y Líder de Gestión de Proveedores; no organizaron mantener el archivo ordenado para control posterior; el Director de Finanzas y Contabilidad POSTERIOR Contador General, no ejecutó acciones correctivas que permitan evidenciar un mejor control de los archivos del área financiera para los futuros servidores encargados del área. Finalmente las Directoras de Adquisiciones titulares y encargada, quienes no evidenciaron el control que permita una ordenada revisión de los procesos. Lo que ocasionó que la entidad no evidencie un registro ordenado de sus archivos.
Recomendación
Al Gerente Administrativo Financiero y Director de Adquisiciones
8. Dispondrán y vigilarán la clasificación y organización de los expedientes físicos de contratación de todas las áreas de la entidad desde el año 2014, a fin de que contengan los documentos pertinentes a todas las etapas del proceso de contratación; así mismo generarán expedientes digitales que contengan toda la información antes mencionada, que servirá para precautelar deficiencias en el archivo de la entidad.
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Gerente de Auditoría Interna
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