CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS Nº. 03 DE 2017 SUSCRITO ENTRE LA EMPRESA FRIGORÍFICO Y PLAZA DE FERIAS ZIPAQUIRÁ “EFZ” Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS SISTEMATIZADAS LTDA.
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS Nº. 03 DE 2017 SUSCRITO ENTRE LA EMPRESA FRIGORÍFICO Y PLAZA DE FERIAS ZIPAQUIRÁ “EFZ” Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS SISTEMATIZADAS LTDA.
Entre nosotros a saber XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX, identificado con la Cédula de Ciudadanía No. 80’542.707, en su calidad de GERENTE, obrando en nombre y representación de la EMPRESA FRIGORÍFICO Y PLAZA DE FERIAS ZIPAQUIRÁ “EFZ” con NIT.: 800184419-3, como
empresa industrial y comercial del Estado, quien fue nombrado mediante Resolución Administrativa P No. 002 de primero (1°) de Enero de 2016 y posesionado mediante Acta N°. 2635 del día primero (1°) de Enero de dos mil dieciséis (2016), debidamente facultado mediante Acuerdo Municipal No. 26 de diciembre 20 de 1993, quien para los efectos del presente contrato se denominará EFZ, por una parte, y por la otra XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXX, con cedula Nº 7.226.883, quien actúa en nombre y representación de la sociedad HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS SISTEMATIZADAS LTDA, con NIT 830078927-9 y quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato de PRESTACION DE SERVICOS, según la propuesta presentada por EL CONTRATISTA, previa observancia y aplicación del procedimiento de selección DIRECTA establecido en el Manual de Contratación adoptado por LA EMPRESA mediante resolución N°. 78 de Septiembre 29 de 2014 y previa las siguientes consideraciones: 1) La EFZ es una empresa Industrial y Comercial del Estado cuyo objeto se enmarca dentro de la manipulación, procedimiento y elaboración de productos cárnicos o sus derivados.2) La EFZ actualmente se encuentra certificada bajo las normas NTCGP1000:2009 e ISO 9001:2008 donde el alcance es la Prestación de servicios de beneficio, cadena de frio y desposte en especies bovinas, además de la prestación del uso para comercialización de especies mayores y menores en plaza de ferias, dirigido al sector industrial y comercial a nivel nacional 3) La Empresa Frigorífico y Plaza de Ferias Zipaquirá EFZ adquirió en el año 2004 el programa contable HAS SQL, a través del cual se maneja el sistema contable, presupuestal y la nómina de la empresa, convirtiéndose en un herramienta indispensable en el manejo de la contabilidad y tesorería. 4) El programa inicialmente instalado ha venido relegándose, atendiendo la dinámica de los sistemas informáticos, los cambios y ajustes de la normatividad y los nuevos requerimientos de las diferentes entidades del Estado. Por tanto la empresa requiere del mantenimiento, actualización, entrenamiento y soporte del software HAS SQL. 5) El mantenimiento, actualización, entrenamiento y soporte del software HAS SQL, pretende sostener, continuar y mejorar la inversión realizada por la EFZ en su sistema de información como base para realizar un buen control financiero y fiscal, realizar una mejor gestión, y tener una herramienta para la toma de decisiones en cuanto a sus ingresos, gastos e inversiones cumpliendo además con la rendición de informes a los organismos de control. 6) Es importante que quien preste el servicio de mantenimiento, actualización, entrenamiento y soporte del software HAS SQL, sea el titular de los derechos de autor del programa HAS SQL, lo cual sin dudas garantiza mayor respaldo, seguridad y confiabilidad en los servicios y permite que los inconvenientes sean solucionados de fondo, manteniendo de esta manera la confiabilidad depositada en el sistema contable con que cuenta la empresa. 7) En consecuencia de lo anterior, las partes manifiestan su voluntad de celebrar el presente contrato de PRESTACION DE SERVICIOS el cual se rige por las siguientes CLÁUSULAS: PRIMERA.
- OBJETO:- EL CONTRATISTA se obliga para con EFZ a: - PRESTAR LOS SERVICIOS DE ACTUALIZACIÓN, CAPACITACIÓN, MANTENIMIENTO Y SOPORTE DEL SOFTWARE HAS SQL DE LOS MÓDULOS DE CONTABILIDAD , TESORERÍA , CONTROL PRESUPUESTAL , NÓMINA Y FACTURACIÓN CON LICENCIAS DEL APLICATIVO INSTALADOS EN LA EMPRESA FRIGORÍFICO DE ZIPAQUIRÁ
“EFZ”PARÁGRAFO I.- La prestación de servicios descrita en este documento, se desarrollara en las instalaciones de la EFZ, en el tiempo, y bajo las condiciones que se describen a continuación:
Actualización y capacitación del sistema cuando la empresa lo requiera
Mantenimiento preventivo y correctivo
Soporte al programa de control presupuestal, tesorería, facturación contabilidad y nomina
Atender los requerimientos que realice el personal de la empresa con relación al software en las instalaciones de la misma.
SEGUNDA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: El CONTRATISTA, se obliga para con la EFZ, en
general a cumplir cabalmente con el objeto del presente contrato y en especial a: 1 Serán a cargo del contratista, además de las consagradas en la Ley, conforme a la naturaleza del contrato, el cumplimiento de las siguientes obligaciones específicas: 2. Atender de manera inmediata el soporte técnico cuando los funcionarios lo requieran. Hacer las actualizaciones necesarias a los módulos del Software HAS SQL instalados en la EFZ ; módulos de contabilidad, tesorería , control Presupuestal , nómina y facturación. 3. Brindar el respaldo y garantías necesarios. 4. Soporte de manera personalizada al paquete de nómina solicito de manera presencial apoyo para tener en cuenta el aumento salarial del personal de planta, en enero acompañamiento personalizado, para el pago de interés de cesantías, en febrero acompañamiento para la liquidación y pago de cesantías, de igual manera apoyo con la liquidación de nóminas, parafiscales y prestaciones sociales de personal que se desvincule de la empresa, aumento salariales, vacaciones, primas de servicios y xx xxxxxxx, informes a los entes de control cada vez que se requiera (Contraloría, SIA, Procuraduría, Contaduría, DIAN.
5. Colaborar con LA EMPRESA en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla y que este sea de la mejor calidad. 6. Obrara con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando las dilaciones y entrabamientos que pudieren presentarse. 7. No accederá a peticiones o amenazas de quien actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, de llegar a presentarse tales peticiones o amenazas, los contratistas deberán informar inmediatamente de su ocurrencia a LA EMPRESA y a las demás autoridades competentes para que ellas adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios. El incumplimiento de esta obligación y la celebración de los pactos o acuerdos prohibidos, dará lugar a la declaratoria de caducidad del contrato. 8. Iniciar y ejecutar el contrato de acuerdo con los plazos, descripciones y especificaciones previamente aprobados. 9. Suministrar A LA EMPRESA y supervisor todas las informaciones que le soliciten. 10. Realizar el mantenimiento del software HAS SQL y de la base de datos. 10. Realizar las actualizaciones de los módulos que componen el software HAS SQL por: Cambios de versión, requerimientos de la empresa, requerimientos de la ley, entre otros. 11. Prestar el soporte Técnico presencial, telefónico y/o virtual del software HAS SQL durante el plazo de ejecución del contrato, las veces que lo requiera la empresa, con visitas previamente concertadas con el contratista y según las necesidades y requerimientos de la EFZ. 12. Programar capacitaciones teniendo en cuenta los cambios normativos y de acuerdo a los módulos adquiridos por la empresa y sobre el manejo de los módulos que componen el software de acuerdo con las necesidades de la empresa. 13. Garantizar la oportuna prestación del servicio, brindando ayuda capacitación, asesoría, acompañamiento y apoyo necesario para proporcionar una respuesta ágil, oportuna y veraz a cualquier problema técnico u operativo que se presente. 14. mantener absoluta reserva la información contenida en las bases de datos de la EMPRESA a las que tenga acceso durante la ejecución del contrato. 15. mantener la confiabilidad de la base de datos de la EMPRESA a un después de terminado y liquidado el contrato. 16. Realizar las demás que le sean afines con el objeto contractual. TERCERA. - OBLIGACIONES DE EFZ. - La EFZ se obliga para con EL CONTRATISTA a: 1. La empresa pagará el presente contrato, de conformidad con los términos establecidos. 2. La empresa verificará y exigirá el estricto cumplimiento del contrato a través del subgerente administrativo, quien certifica el cumplimiento del contrato a satisfacción de la empresa, realizando cuando lo considere conveniente indicaciones, sugerencias y requerimientos. 3. Inspeccionar las actividades, aceptarlas o rechazarlas de acuerdo con las especificaciones fijadas. CUARTA.- PLAZO DE EJECUCION. El presente contrato tendrá una duración de ONCE (11) MESES, y
Catorce (14) días contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización, de conformidad con la cláusula Decima Séptima del presente contrato.-
IMPRORROGABILIDAD: El presente contrato es improrrogable, salvo las excepciones de incumplimiento por parte de LA EMPRESA, por suspensión temporal del contrato, mutuo acuerdo, fuerza mayor o caso fortuito, debidamente probadas, y con justificación del Supervisor del Contrato. QUINTA. - VALOR: El valor del presente contrato es la suma ONCE MILLONES CIENTO VEINTI OCHO MIL OCHOCIENTOS OCHENTA PESOS ($11.128.880), de acuerdo
con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Nº 0000000000 y 212204 Soporte del Software y pagina web – Recursos propios, expedido por Tesorería de EFZ. SEXTA. - FORMA DE PAGO: El valor del presente contrato se pagará en CINCO (5) pagos cada uno por valor de un millón ochocientos cincuenta y cuatro mil ochocientos trece pesos ($1´854.813) M/Cte , y UN (1) pago de un millón ochocientos cincuenta y cuatro mil ochocientos quince pesos( 1´854.815), cada dos meses, siendo el primer pago en el mes xx xxxxx , previa presentación del informe de actividades, la presentación del pago a seguridad social, los documentos correspondientes, la aprobación del supervisor del contrato y visto bueno del supervisor sobre el cumplimiento de las actividades propuestas por el contratista. PARAGRAO I: El pago se realizará dentro de los ocho 08 días hábiles siguientes a la correcta radicación de la cuenta de cobro acompañada de los requisitos exigidos por la EFZ, para realizar el desembolso. PARAGRAFO II: Los pagos a que se obliga la EFZ en virtud de este contrato estarán subordinados a la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato, a las apropiaciones y registros presupuestal correspondiente y a la disponibilidad de los recursos en tesorería. PARAGRAFO III: Las retenciones y descuentos xx Xxx a que haya lugar serán a cargo de El CONTRATISTA. SEPTIMA.- CONOCIMIENTO DEL CONTRATISTA SOBRE LAS CONDICIONES
PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El contratista ha hecho sus propias averiguaciones, estudios y proyecciones y ha analizado las condiciones técnicas, sociales, de orden público, climatológicas, ambientales, y las demás circunstancias relevantes bajo las cuales se adelantara la ejecución del contrato. En consecuencia se considera conocedor de todos los elementos necesarios para asumir totalmente a su xxxxx y riesgo las obligaciones derivadas del contrato. OCTAVA.- INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN UNILATERALES:
Entiéndanse incluidas en éste contrato las cláusulas de caducidad, terminación, modificación e interpretación unilateral por parte de LA EMPRESA de conformidad con la ley. Las partes de común acuerdo establecen que en el evento en que LA EMPRESA realice una alianza estratégica, comercial, operativa, entre otras el presente contrato quedara supeditado a las condiciones y necesidades de quien vaya a operar la planta de la empresa, razón por la cual podrá darse por terminado anticipadamente a la fecha establecida. NOVENA: CADUCIDAD ADMINISTRATIVA: LA EMPRESA, mediante acto administrativo motivado, dará por terminado anticipadamente el contrato, cuando EL CONTRATISTA por acciones u omisiones imputables a título de dolo o culpa, incurra en la causal cualificada de incumplimiento de las obligaciones a su cargo que afecten de manera grave y directa la oportuna ejecución del objeto contratado y evidencie que pueden conducir a su paralización. PARÁGRAFO.-I En firme la resolución que declara la caducidad, se ordenará inmediatamente la liquidación del contrato, en el estado en que se encuentre, y se tomarán, en sus efectos, las medidas administrativas a que hubiere lugar. DÉCIMA.- CESIÓN DEL CONTRATO: EL CONTRATISTA no podrá ceder la obligación de ejecución del contrato, a persona natural o jurídica alguna, sin la previa autorización expresa y escrita de LA EMPRESA. DÉCIMA PRIMERA.- SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: Las partes dirimirán las controversias que surjan durante la ejecución del contrato agotando el siguiente procedimiento: 1- Se recurrirá primero al arreglo directo, cuya etapa no podrá ser superior a 5 días hábiles. 2- Si fracasa la etapa anterior, podrá recurrirse a la conciliación prejudicial. DECIMA SEGUNDA.- CLAUSULA COMPROMISORIA: Los conflictos derivados de éste contrato serán dirimidos por Tribunal de Arbitramento. DÉCIMA TERCERA.- GARANTÍAS: EL CONTRATISTA debe constituir a favor de la EMPRESA FRIGORÍFICO Y PLAZA DE FERIAS DE ZIPAQUIRÁ “EFZ”, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción de este contrato, garantía única a través de póliza expedida por compañía de seguros, cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, la cual ampare los
siguientes riesgos: a) Cumplimiento: En cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución contractual y cuatro
(4) meses más; b) Calidad del Servicio: En cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con vigencia una igual al plazo de ejecución contractual
y cuatro (4) meses más. DÉCIMA CUARTA.-DOCUMENTOS: Forman parte integral del presente contrato los siguientes documentos: 1. Estudios Previos 2. Disponibilidad y Registro presupuestal 3. Las Prórrogas Adiciones y modificaciones que se suscriban entre las partes 4. Las garantías debidamente legalizadas. DÉCIMA QUINTA PERFECCIONAMIENTO: Este contrato se perfecciona con el acuerdo escrito de voluntades de las partes, previa disponibilidad presupuestal. DÉCIMA SEXTA.- SUPERVISIÓN Y VIGILANCIA: La Supervisión y vigilancia del cumplimiento de las obligaciones surgidas con ocasión de este contrato, estará a cargo de la TESORERA GENERAL de la EMPRESA, a quien le corresponde supervisar y vigilar la debida ejecución del presente contrato por EL CONTRATISTA. Para tal efecto, tendrá las siguientes atribuciones: 1) Elaborar y suscribir Acta de Inicio; 2) Verificar que EL CONTRATISTA cumpla con las obligaciones contempladas en el presente contrato y suscribir cuando corresponda, las certificaciones de recibido a satisfacción del servicio; 3) Dejar por escrito las constancias respecto al incumplimiento de las obligaciones por EL CONTRATISTA, tan pronto como tenga conocimiento del hecho constitutivo de incumplimiento; 4) Formular por escrito a EL CONTRATISTA todas las observaciones que sean pertinentes con relación a la correcta ejecución del contrato; 5) Sugerir a LA EMPRESA, en caso de ser necesario, la suspensión temporal del contrato; 6) Suscribir Acta e Informe Final donde se registre el desarrollo del objeto contractual, los cuales harán parte integral del contrato. DÈCIMA SEPTIMA.- REQUISITOS DE EJECUCIÓN: Para proceder a la ejecución del contrato se requiere: 1- Registro Presupuestal. 2- Constitución de la Póliza de Garantía. 3- Aprobación de la Póliza de Garantía. 4. Suscripción del Acta de Inicio. DÉCIMA OCTAVA.- RESPONSABILIDAD: Las partes y el Supervisor, están sometidos al régimen de responsabilidades establecido en el Capítulo V del Estatuto General de Contratación. DÉCIMA NOVENA.- APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL: De conformidad con lo establecido en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, al momento de la suscripción del presente contrato, EL CONTRATISTA deberá acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx Xxxx, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Tal situación y el pago de aportes mensuales a tales sistemas, será requisito indispensable para proceder a efectuar los pagos pactados por parte de la Empresa. VIGÉSIMA. - INDEMNIDAD: De conformidad con el artículo 6 del Decreto 4828 de 2008 modificado por el Decreto 931 de 2009, mantener libre a la EFZ de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. VIGESIMA PRIMERA. – NORMAS APLICABLES: Al presente contrato se le aplicara lo dispuesto en el Manual de Contratación de LA EMPRESA, adoptado mediante Resolución N°. 78 de 2014, la Ley 80 de 1993, lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011, el artículo 63 del Decreto 1510 de 2013 y Decretos Reglamentarios, en lo que atañe a Empresas Industriales y Comerciales del Estado y además se rige por las disposiciones del Código Civil y Código de Comercio subsidiariamente y por la Constitución Nacional como Norma de Normas. VIGÉSIMA SEGUNDA. - DOMICILIO CONTRACTUAL Y NOTIFICACIONES:
Para todos los efectos legales del presente contrato se tendrá como domicilio contractual la ciudad de Zipaquirá PARÁGRAFO I.- Para efectos de notificación EFZ tiene su domicilio en la Xxxxx XX- Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx- XX 0 Xxx Xxxxxx x XX XXXXXXXXXXX, xxx 00 X. 00-00 Xxxxxx DC. Tl. 7457252. VIGÉSIMA TERCERA.-
MANIFESTACION: Las partes manifiestan libremente que han procedido a la lectura total y cuidadosa del presente documento, por lo que en consecuencia, se obligan a todo lo
ordenado y manifestado. Para constancia se firma en el Municipio de Zipaquirá, a los dieciséis
(16) días del mes de enero de dos mil diecisiete (2017)
XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX GERENTE
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXX CONTRATISTA
COMPONENTE | FUNCIONARIO O CONTRATISTA | NOMBRE Y CARGO | FIRMA | FECHA |
TÉCNICO | Revisó y Aprobó: | XXXX XXXXXXX XXXXX XXXX – Subgerente Administrativo | 13/01/2017 | |
JURÍDICO | Proyectó: | Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx T– Asesor Jurídico Externo | 13/01/2017 | |
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes. Así mismo, la información contenida en él, es precisa, correcta, veraz y completa, y por lo tanto, lo presentamos para la firma del Ordenador del Gasto. | ||||
Elaboro
Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Asesor Jurídico Externo