Contract
Fecha (dd/mm/aa): | 23/05/18 | |
Objeto de auditoría: | Convenio interadministrativo 215085 de 2015 con el Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en los aspectos de cumplimiento, financiero, de gestión y resultados. | |
Dependencia(s): | Área de Ciencia, tecnología y emprendimiento (Subgerencia Técnica), Planeación y Control financiero, Fondo de ejecución de proyectos (Subgerencia Financiera), Pagaduría (Subgerencia Administrativa), Asesoría Jurídica, Planeación contractual, procesos de selección y Legalizaciones, certificaciones y liquidaciones (Subgerencia de Contratación) | |
Proceso(s): | Gerencia de proyectos, Gestión Financiera, Gestión de proveedores y Gestión Administrativa. | |
Alcance: | Control de cumplimiento: Verificar la aplicación de la normatividad contractual (regulación y procedimientos) al convenio 215085 y sus contratos derivados. Control financiero: Verificar estado de ejecución, anticipos, condiciones de desembolsos, pagos, amortizaciones, deducciones, rendimientos financieros del convenio y los contratos derivados. Control de gestión y resultados: Evaluar el avance y cumplimiento de los entregables o productos pactados con el cliente, e identificar las desviaciones respecto a lo programado. Riesgos y controles a evaluados: • Gerencia de Proyectos: RGPPEO5 - CTRGPPE006, CTRGPPE007; RGPPE11 - CTRGPPE010 - 20% • Gestión de Proveedores: RGPRO27 - CTRGPRO068 - 6% • Gestión Financiera: RGFIN02 - CTRGFIN204; RGFIN102 - CTRNEGO012; RGFIN42 - CTRGFIN115 - 23% Restricciones de acceso a información: Durante el ejercicio de la auditoría no fue posible contar con los siguientes insumos solicitados: • Plan de trabajo de los contratos de integradores. • Información de sondeos xx xxxxxxx de los procesos de contratación de los integradores y de la interventoría. • Soporte de la trazabilidad de las evaluaciones de los procesos adjudicados en la etapa precontractual. • Actas de comité operativo de 2018 (borrador ni firmadas) | |
Enfoque: | Mixto, cualitativo y cuantitativo. Cualitativo por la revisión documental del convenio 215085 FONTIC, contratos 2162856, 2162857, 2162858, 2162859,2162855 Consorcio integradores 2018, interventoría 2162850 Universidad Distrital Xxxxxxxxx Xxxx xx Xxxxxx y 2162847 Unión temporal SAC- TIC 2016 para identificar variables de análisis, y la verificación de cumplimiento de plazos y entregables. |
Cuantitativo por la revisión de comprobantes de los estados financieros del convenio, frente a pagos de anticipos, facturas y otros desembolsos, con el correspondiente cálculo y comparaciones respecto a lo programado. | |
Objetivos: | 1) Verificar cumplimiento de los términos establecidos en las etapas pre-contractual, contractual y de ejecución del convenio y contratos derivados. 2) Establecer la trazabilidad documental de compromisos y acuerdos con el cliente y causas de posibles fallas. 3) Verificar el estado de gestión de los rendimientos financieros asociados al convenio de acuerdo con los términos contractuales. 4) Revisar el estado de cumplimiento del anexo técnico y plan operativo en relación con desembolsos realizados por el cliente a FONADE. 5) Evaluar materialización de eventos de riesgo y efectividad de los controles. |
Período de análisis: | Diciembre de 2015 a la fecha |
Muestra: | Universo: Convenio marco 215085 FONTIC y contratos derivados. Muestra: Para la etapa precontractual todos los oferentes 8 (Media Commerce SAS, Unión Temporal- Colombia Compra Eficiente – Azteca – S3wireless, Unión Temporal Colombia Compra Eficiente-azteca- s3wireless, CONSORCIO INTEGRADORES 2018, UNIÓN TEMPORAL EDUCANDO, UT FONADE FASE 3, CONSORCIO INTEGRADORES 2018, UT FONADE FASE 3, UNION TEMPORAL SAC-TIC 2016. En la etapa de ejecución contractual, los 5 contratos de integradores 2162856, 2162857, 2162858, 2162859, 2162855, interventoría 2162850 Universidad Distrital Xxxxxxxxx Xxxx xx Xxxxxx y 2162847 Unión temporal SAC- TIC 2016 y de mantenimiento correctivo y preventivo, que representan el 82% del presupuesto del convenio y el 70% de los contratos derivados. |
Metodología, procedimientos de | Procedimientos de auditoría: • Inspeccionar y rastrear documentalmente el convenio 215085 FONTIC, contratos 2162856, |
auditoria e | 2162857, 2162858, 2162859, 2162855 Consorcio integradores 2018, interventoría 2162850 |
instrumentos a utilizar: | Universidad Distrital Xxxxxxxxx Xxxx xx Xxxxxx y 2162847 Unión temporal SAC- TIC 2016. • Revisión de comprobantes de los estados financieros del convenio, pago de anticipos de la |
contratación de la muestra y de los contratos. • Realizar entrevista al Gerente del convenio y responsables de las áreas que intervienen en los | |
procesos descritos anteriormente. • Verificar la información por medio de pruebas analíticas de pagos, estados financieros anticipos, | |
cuotas de gerencia. | |
Instrumentos: • Matriz de obligaciones del contrato de interventoría. • Flujogramas de ejecución de actividades y seguimiento de gestión del convenio y contratos | |
derivados. • FAU022 efectividad de control, materialización de riesgos y riesgos emergentes. • Consolidado actas de comité operativo o de seguimiento formato FMI070. • Rendimientos efectivamente recibidos - convenio 215085 |
Metodología, procedimientos de auditoria e instrumentos a utilizar: | • Balance detallado plan operativo por componente. • Revisión pagos - anexo 1 minuta inicial vs modificatorios Fuentes de información: • Expediente virtual de Orfeo del Convenio y contratos derivados • Estado financiero del convenio y de ejecución presupuestal de los contratos. • Actas de Comité de Negocio Puntos Vive Digital Fase 3 – Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - MINTIC. • Actas de Comité Operativo. • Costos de gerencia – cliente MINTIC. • FAU028 Informe de seguimiento precontractual. • FMI013 Plan de inversión del anticipo. • Minutas de contratos 2162856, 2162857, 2162858, 2162859, 2162855 Consorcio integradores 2018, interventoría 2162850 Universidad Distrital Xxxxxxxxx Xxxx xx Xxxxxx y 2162847 Unión temporal SAC- TIC 2016. • FM1028-FM1042-FM1066/PDI687-PDI722-PDI723-PDI760/PMI005-PMI401 • Formato PVD-M04-FR-04 Informes mensuales de interventoría. • FMI020 Actas de seguimiento de contratos. (Actas de conciliación ANS). • Plan operativo convenio 215085. • Tabla Anticipos Contratación Derivada Contrato 215085. |
Criterios técnicos de evaluación: | Constitución política de 1991. Ley 80 de 1993. Ley 1150 de 2007. Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción. Convenio 215085 de 2015 y minutas de los contratos derivados y sus modificaciones. MDI720 Estatuto de Contratación del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo - FONADE, MMI001 Manual de Gerencia de Proyectos, MMI002 Manual de Supervisión e Interventoría de FONADE, MAP805 Manual de Gestión de Riesgos Operativos y Anexo Técnico MINTIC. Mapa de riesgos operativos y mapa de riesgos de fraude y corrupción. Actas de Comité Operativo. |
Aspectos relevantes (positivos): | • Para el caso de los contratos de los integradores, por ser de temas tecnológicos, fue adecuado establecer un esquema de penalización de pagos por incumplimiento de Acuerdos de Niveles de Servicio. • La contratación por la modalidad de Acuerdo Marco de Precios generó ahorros significativos respecto al presupuesto programado en el Plan Operativo para el proyecto de Conectividad. • Los rendimientos son de propiedad de FONADE según cláusula del Convenio, los cuales se estiman en $3.197,6 millones con corte a marzo de 2018. |
Observaciones: | Observación No. 1. Omitir las recomendaciones de Xxxxxx en el marco del Comité Operativo del Convenio. En los Comités Operativos N° 2, 5 y 7 del 17 xx xxxxx, 0 xx xxxxx x 0 xx xxxxxxx de 2016, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones manifestó que la modalidad que FONADE escogió para la contratación de los integradores y la interventoría, refiriéndose específicamente al proceso de convocatoria privada, no era pertinente por la cuantía asignada a la contratación con recursos públicos, sustentando la importancia del derecho de libre competencia y de concurrencia del universo de las empresas que se especialicen en prestar este tipo de servicios. Criterio: Convenio 215085 de 2015. Xxxxxxxx Xxxxxx. Comité Operativo. Parágrafo Cuarto. NATURALEZA DE LAS RECOMENDACIONES: cuando el comité operativo se pronuncie sobre asuntos relacionado con la ejecución del contrato y/o sobre los contratos de derivados, tendrá el carácter de recomendación a FONADE quien como gerente del proyecto tendrá la responsabilidad de adoptar las recomendaciones que considere, siempre redundando en beneficio del contrato. Observación No. 2. Incumplimiento del Cronograma de Actividades del Plan Operativo del Convenio. Atraso de siete (7) meses en el inicio de la ejecución de los 5 contratos con Integradores con afectación del cumplimiento de metas asociadas a los mismos, sin reestructuración del presupuesto de gastos del convenio y el plan operativo para garantizar el cumplimiento de lo pactado en plazos. Criterios: Plan Operativo del Convenio: Componente cronograma MMI001 MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS 7.2.1.4.c Ajustes al plan operativo. Observación No. 3. Ejecución de un proyecto del Plan Operativo del Convenio por fuera del marco presupuestal establecido. El proyecto de interventoría se excedió en $3.331,5 millones respecto al presupuesto aprobado para el mismo en el Plan Operativo. La interventoría fue contratada por $14.989,7 millones, siendo el presupuesto aprobado de $11.658,1 millones. Criterios: Plan Operativo del Convenio: Componente Presupuesto. MMI001 MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS 7.2.1.4.c Ajustes al plan operativo. Observación No. 4. Ejecución de un contrato por fuera del marco presupuestal aprobado en el Plan Operativo del Convenio. El contrato No. 2162722 suscrito con Ingecol para aires acondicionados por valor de $137 millones no estaba contemplado dentro del Plan Operativo en el marco de ninguno de los 6 proyectos, generando un compromiso presupuestal adicional no aprobado mediante ajuste del Plan Operativo. Criterios: Plan Operativo del Convenio: Componente Plan Operativo MMI001 MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS 7.2.1.4.c Ajustes al plan operativo. |
Observaciones: | Observación No. 5. Incumplimiento de obligaciones contractuales de la Interventoría (Contrato 2162850) - Aspectos técnicos. Con corte a 31 xx xxxxx de 2018 la Interventoría no ha entregado el Sistema de Información y Servicio web determinados en el anexo técnico, generando un retraso estimado en 12 meses para el sistema y 11 meses para el servicio. Criterio: Anexo técnico; numerales 3.3.3 y 3.3.4. "Contar con la infraestructura de hardware, software, conectividad y sistemas de información que permitan garantizar la gestión, la administración, el manejo y flujo de información del Proyecto para verificar el cumplimiento del objeto contratado. El Plazo para la presentación desarrollo y la puesta en producción del sistema dé. información, es hasta de cuatro (4) meses contados a partir de la firma del acta de inicio del contrato un (1) mes adicional para pruebas de consumo y validación de la información mediante los web services desarrollados por la interventoría" y 3.3.4 SERVICIOS WEB - INTERVENTORÍA "El Ministerio TIC y FONADE tendrán acceso a la información mediante un sitio web y mediante Web Services. Dichos Web Services deberán ser desarrollados y/o publicados por la interventoría conforme las especificaciones dadas para tal fin." Observación No. 6. Incumplimiento de obligaciones contractuales de la Interventoría (Contrato 2162850) - Aspectos sociales y de apropiación Con corte a marzo 2018 la interventoría solo ha validado el 50% de los certificados expedidos por los integradores de servicio, lo que contribuye al desfase en el registro de ejecución de metas contractuales de apropiación (cumplimiento del 38% vs. 56,9% esperado) Criterios: Anexo técnico numeral 3.3.4 a. Verificar y hacer seguimiento al cumplimiento de los indicadores y metas relacionados con la Estrategia de Apropiación de TIC cada mes. b. Revisar, analizar, verificar, conceptuar y aprobar el cumplimiento de las condiciones exigidas en el anexo “Estrategia de apropiación” de la estrategia de apropiación que debe ejecutar el proveedor de apropiación. c. Realizar seguimiento a los PVD que permita validar las especificaciones de formación y los documentos entregados por el integrador de servicios en su componente de apropiación para evidenciar la ejecución de la formación en la totalidad de los puntos con la estrategia de apropiación y promoción de los PVD. Realizar el seguimiento y la verificación del cumplimiento a las actividades sociales que se realicen en los PVD, así como la validación del soporte grafico correspondiente. d. Realizar el monitoreo y validación de los registros generados en el sistema de información dispuesto por el integrador de servicios relacionados con la inscripción de usuarios a cursos y demás servicios que se ofrecen en el PVD. Realizar el monitoreo y validación de los registros generados en el dispuesto por el integrador de servicios relacionados con usuarios a cursos y demás servicios que se ofrecen en el PVD. Observación No. 7. Incumplimiento del plan de manejo del anticipo de los contratos de integradores del Convenio 215085. Con corte al 23 xx xxxx de 2018 se ha amortizado el 53,93% del 100% programado y se presenta un atraso de 9 meses frente a los tiempos establecidos y aprobados por FONADE y por la Interventoría del proyecto entre junio y julio de 2017 para cada uno de los contratos de los integradores con respecto al Plan de Manejo del Anticipo (FMI013). Criterios: - MDI720 ESTATUTO DE CONTRATACIÓN DEL FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO – FONADE - VERSIÓN 09 - Artículo 28. Los dineros provenientes del Anticipo deben ser empleados o aplicados de acuerdo con el programa de inversiones debidamente aprobado por el supervisor o interventor del Contrato....... - MMI001 MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS - VERSIÓN 04 - Página 51 de 59 7.2.2.14 Seguimiento y control de pagos por contratación derivada y eventualmente con cargo directo al convenio.... |
Observaciones: | Observación No. 8. Cuentas por pagar de los contratos derivados suscritos en el marco del Convenio con corte abril 2018. FONADE tiene pendiente el trámite y pago de 119 facturas por valor de $42.774,3 millones discriminados en 7 empresas con 11 contratos derivados que cumplen con los requisitos de desembolso. Criterios: Contrato 2162847. Cláusula cuarta. Forma de Pago. / Contrato 2162855. Cláusula quinta. Forma de Pago./ Contrato 2162856. Cláusula quinta. Forma de Pago. / Contrato 2162857. Cláusula quinta. Forma de Pago. / Contrato 2162858. Cláusula quinta. Forma de Pago. / Contrato 2162859. Cláusula quinta. Forma de Pago. / Contrato 2160808. Cláusula sexta. Forma de Pago. / Contrato 2160875. Cláusula sexta. Forma de Pago. / Contrato 2162850. Cláusula séptima. Forma de Pago. / Contrato 2171537. Numeral 4,1 Forma de pago. Acuerdo marco de precios. / Contrato 2171538. Numeral 4,1 Forma de pago. Acuerdo marco de precios. Observación No. 9. Subestimación del presupuesto para reposición de equipos de fase 0 por el ítem de mantenimiento correctivo. Del análisis del ítem de mantenimiento correctivo de las propuestas presentadas por los integradores de las 5 regiones se concluye que solo la región 1 cuenta con el presupuesto para la reposición de los equipos de fase 0, evidenciando un desfase en este rubro para las regiones 2, 3, 4 y 5 por un valor estimado de $3.790 millones y sin cubrir el mantenimiento de los demás elementos en cada Punto Vive Digital - PVD. Criterios: Contratos Consideraciones numeral 2- "Se requiere realizar actualización y reposición de la Infraestructura tecnológica de los PVD de la fase 0, teniendo en cuenta el tiempo de operación de estos PVD por ser la primera fase semilla que se implementó" Propuestas económicas de cada contrato por región. Anexo 07A, reposición de equipos. Observación No. 10. Demoras en la actualización de valores unitarios por ítems del Componente Mantenimiento Correctivo y Reposiciones generando sobrecostos. Demora de FONADE de 10 meses en la actualización de los valores unitarios por ítems del Componente Mantenimiento Correctivo y Reposiciones, requerido en varios Comités Operativos por FONTIC desde junio de 2017, que representó la autorización de desembolsos en 6 facturas con corte x xxxxx de 2018 con un sobrecosto estimado de $12.585.571 para las regiones 3, 4 y 5. Criterio: Actas de comité No. 13, 14 y 15 de 0000 / Xxxxx 0 de las minutas de los contratos 2162855, 2162856, 2162858 y 2162859. Anexo 1 de la modificación de los contratos 2162855, 2162856, 2162858 y 2162859. Observación No. 11. Identificación de riesgos emergentes y evaluación de la efectividad de implementación de los controles. Producto de la auditoría se identificaron dos riesgos emergentes no caracterizados en el mapa de riesgos operativos y se estableció una efectividad promedio de 56% en la implementación para los 7 controles evaluados. Criterio: Mapa de riesgos operativos y mapa de riesgos de fraude y corrupción de FONADE. |
Recomendaciones a partir de riesgos identificados: | Riesgo legal, explicado por las siguientes causas: - Interés por hacer uso de modalidades de contratación más expedita en razón a retrasos en la ejecución de proyectos - Desconocimiento del detalle de las obligaciones contractuales en las especificaciones para el sondeo xx xxxxxxx - Que el sondeo xx xxxxxxx brinde valores superiores a los programados o aprobados para el proyecto - Falencias en la planeación del Convenio Recomendaciones: - Fortalecer los sondeos xx xxxxxxx en dos componentes básicos con independencia de la modalidad de contratación: a) que incluya todos los ítems especificados en los términos contractuales como productos/entregables/servicios, b) que se cotice el servicio solo con empresas de la misma clasificación de actividades económicas requerida por la especialidad técnica de cada proyecto (Área de Planeación Contractual) - Establecer controles en la etapa de evaluación de propuestas de la fase precontractual que permitan contar con la trazabilidad de la evaluación técnica, jurídica y financiera (Área de Procesos de Selección) Riesgo operativo, explicado por las siguientes causas: - Alta rotación de responsables de seguimiento a Convenios y Contratos Derivados - Demoras en los procesos de contratación en FONADE - Demora en la adopción de decisiones estratégicas y operativas en el marco del Convenio - Deficiencias en la supervisión del contrato de interventoría para el seguimiento de productos específicos - Errores en la elaboración de sondeos xx xxxxxxx por ítems y por regiones. Recomendaciones: - Establecer Acuerdo de Niveles de Servicios para la etapa precontractual entre la Subgerencia Técnica y la Subgerencia de Contratación (Subgerencia Técnica - Subgerencia de Contratación) - Implementar esquema de reporte trimestral a la Gerencia General de situaciones críticas (establecer escalas) detectadas en comités operativos de los convenios (Subgerencia Técnica - Gerentes de Unidad) - Implementar esquema de reporte trimestral a la Gerencia General de situaciones críticas (establecer escalas) detectadas por las interventorías (Subgerencia Técnica - Supervisores) |
Recomendaciones a partir de riesgos identificados: | Riesgo económico, explicado por las siguientes causas: - Baja ejecución física y presupuestal del convenio y de los contratos derivados - Debilidades en la supervisión y control para asegurar la amortización del anticipo - Falta de disponibilidad de recursos en las cuentas del convenio - Interrupción de desembolsos del cliente a FONADE Recomendaciones: - Establecer lineamientos para la adopción de planes contingentes para Convenios en casos críticos que incorporen variables como: responsabilidad de FONADE en el incumplimiento, criticidad del servicio a suspender, aplicación o uso de recursos por fuentes presupuestales diferentes al convenio, requerimiento de acciones legales y contractuales, entre otras (Comité de Gerencia, Área de Gestión de Riesgos, Área de Planeación y Control Financiero) - - Adoptar política restrictiva de asignación de anticipos en los contratos, establecer un porcentaje límite de los mismos en los casos en que aplique y no asociar su amortización a los desembolsos del contrato (Comité de Gerencia, Subgerencia de Contratación, Subgerencia Técnica) | |
Elaboró: | ||
Auditores - Asesoría de Control Interno: | Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx - Contrato 2018025 Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx - Contrato 2018309 Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx - Contrato 2018114 Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx - Contrato 2018117 | |
Aprobó: | ||
Asesor de Control Interno: | Xxxxxx Xxxxx Xx. |
Dependencia(s): | Área de Ciencia, tecnología y emprendimiento, Planeación y Control financiero, Fondo de ejecución de proyectos, Pagaduría Asesoría Jurídica, planeación contractual, procesos de selección y Legalizaciones, certificaciones y liquidaciones. | ||||||
Proceso(s): | Gerencia de proyectos, Gestión Financiera, Gestión de proveedores y Gestión Administrativa | ||||||
Descripción inicial de la observación | Posibles Causa(s) | Riesgo(s) asociado(s): | Responsable(s) | Fecha de registro | Prueba o evidencia | Ocurrencia, repetición y/o frecuencia (calcular porcentaje) | Impacto (calcular o definir cualitativamente) |
Observación No. 1. Omitir las recomendaciones de Mintic en el marco del Comité Operativo del Convenio. En los Comités Operativos N° 2, 5 y 7 del 17 xx xxxxx, 0 xx xxxxx x 0 xx xxxxxxx de 2016, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones manifestó que la modalidad que FONADE escogió para la contratación de los integradores y la interventoría, refiriéndose específicamente al proceso de convocatoria privada, no era pertinente por la cuantía asignada a la contratación con recursos públicos, sustentando la importancia del derecho de libre competencia y de concurrencia del universo de las empresas que se especialicen en prestar este tipo de servicios. Criterio: Convenio 215085 de 2015. Xxxxxxxx Xxxxxx. Comité Operativo. Parágrafo Cuarto. NATURALEZA DE LAS RECOMENDACIONES: cuando el comité operativo se pronuncie sobre asuntos relacionado con la ejecución del contrato y/o sobre los contratos de derivados, tendrá el carácter de recomendación a FONADE quien como gerente del proyecto tendrá la responsabilidad de adoptar las recomendaciones que considere, siempre redundando en beneficio del contrato. | Interés por hacer uso de una modalidad de contratación más expedita en razón a los retrasos del proceso. | RGPRO27 Deterioro de la imagen de la entidad por reclamaciones de clientes, debido a la inoportunidad en la contratación de bienes o servicios, por causa de deficiencias en la definición de los requisitos para la contratación en el estudio previo que soporta el proceso de selección. | Gerente de Unidad Gerente del Convenio Subgerente de Contratación | 27/04/2018 | Actas de Comités Operativos N° 2, 5 y 7 del 17 xx xxxxx, 0 xx xxxxx x 0 xx xxxxxxx de 2016 Ver hoja: O1. Actas comité operativo Contratación por convocatoria privada de integradores e interventoría Minuta del Convenio | 18% (en 3 de las 16 actas se deja registro de la recomendación no adoptada por FONADE) | * Deterioro de la imagen respecto a la transparencia de los procesos de contratación de FONADE |
Observación No. 2. Incumplimiento del Cronograma de Actividades del Plan Operativo del Convenio. Atraso de siete (7) meses en el inicio de la ejecución de los 5 contratos con Integradores con afectación del cumplimiento de metas asociadas a los mismos, sin reestructuración del presupuesto de gastos del convenio y el plan operativo para garantizar el cumplimiento de lo pactado en plazos. Criterios: Plan Operativo del Convenio: Componente cronograma MMI001 MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS 7.2.1.4.c Ajustes al plan operativo. | * Cambios administrativos internos de Gerentes de Unidad y Gerentes de Convenio - alta rotación. * Demoras en el proceso de contratación en FONADE por la adopción del nuevo Estatuto de Contratación del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE. * Demora en la adopción de decisiones estratégicas y operativas en el marco del Convenio | RGPPE05 Deterioro de la imagen de la Entidad por las quejas y reclamos de los clientes y/o beneficiarios de proyectos, debido a las falencias de FONADE en el desarrollo y entrega de bienes y servicios, por causa de deficiencias del contratista o ejecutor respecto de los plazos, cantidad y calidad de los mismos. | Subgerencia de Contratación (Planeación contractual) Gerencia de Unidad Gerente de Convenio | 27/04/2018 | Plan operativo aprobado en el formato FMI070 Acta número 1 del 16/02/2016 Acta de inicio de contratos con integradores (2162857, 2162855, 2162859, 2162858, 2162856). Ver hojas: O2. Retraso cronograma - O2. Línea de tiempo | 33% (12 actividades de las 36 del cronograma sufrieron atraso) | * Incumplimiento de metas de apropiación según plan operativo establecido. * Gastos adicionales para FONADE para lograr el cumplimiento del objeto contractual. |
Observación No. 3. Ejecución de un proyecto del Plan Operativo del Convenio por fuera del marco presupuestal establecido. El proyecto de interventoría se excedió en $3.331,5 millones respecto al presupuesto aprobado para el mismo en el Plan Operativo. La interventoría fue contratada por $14.989,7 millones, siendo el presupuesto aprobado de $11.658,1 millones. Criterios: Plan Operativo del Convenio: Componente Presupuesto. MMI001 MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS 7.2.1.4.c Ajustes al plan operativo. | * El sondeo xx xxxxxxx del proceso dio un valor superior al estimado, incluyendo IVA.. * Falta de análisis de alternativas por parte de FONADE para ceñirse al presupuesto aprobado para este proyecto * FONTIC no se manifestó respecto a las solicitudes de modificación del plan operativo presentadas por FONADE | RGPPE05 Deterioro de la imagen de la Entidad por las quejas y reclamos de los clientes y/o beneficiarios de proyectos, debido a las falencias de FONADE en el desarrollo y entrega de bienes y servicios, por causa de deficiencias del contratista o ejecutor respecto de los plazos, cantidad y calidad de los mismos. | Subgerencia de Contratación (Planeación contractual) Subgerente de Contratación Gerencia de Unidad Gerente de Convenio | 27/04/2018 | Plan operativo aprobado en el formato FMI070 Acta número 1 del 16/02/2016 Contrato de interventoría 2162850, clausula sexta minuta Ver hojas: O3. Plan operativo y O3-O4-PO - contratación | 16% (uno de los 6 proyectos del plan operativo) | * Gastos superiores a los proyectados para el proyecto en $3.331,5 millones |
Observación No. 4. Ejecución de un contrato por fuera del marco presupuestal aprobado en el Plan Operativo del Convenio. El contrato No. 2162722 suscrito con Ingecol para aires acondicionados por valor de $137 millones no estaba contemplado dentro del Plan Operativo en el marco de ninguno de los 6 proyectos, generando un compromiso presupuestal adicional no aprobado mediante ajuste del Plan Operativo. Criterios: Plan Operativo del Convenio: Componente Plan Operativo MMI001 MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS 7.2.1.4.c Ajustes al plan operativo. | * Falencias en la planeación del convenio. | RGPPE05 Deterioro de la imagen de la Entidad por las quejas y reclamos de los clientes y/o beneficiarios de proyectos, debido a las falencias de FONADE en el desarrollo y entrega de bienes y servicios, por causa de deficiencias del contratista o ejecutor respecto de los plazos, cantidad y calidad de los mismos. | Subgerente de Contratación Gerente de Unidad Gerente de convenio | 26/04/2018 | Acta comité operativo No 7 06/10/2016 Numeral 5.3.3 Ver hojas: O3. Plan operativo y O3-O4-PO - contratación | 7% (un contrato no incluido respecto a los 15 suscritos) | * Gastos superiores a los proyectados en el plan operativo por $137 millones |
Observación No. 5. Incumplimiento de obligaciones contractuales de la Interventoría (Contrato 2162850) - Aspectos técnicos. Con corte a 00 xx xxxxx xx 0000 xx Xxxxxxxxxxxxx no ha entregado el Sistema de Información y Servicio web determinados en el anexo técnico, generando un retraso estimado en 12 meses para el sistema y 11 meses para el servicio. Criterio: Anexo técnico; numerales 3.3.3 y 3.3.4. "Contar con la infraestructura de hardware, software, conectividad y sistemas de información que permitan garantizar la gestión, la administración, el manejo y flujo de información del Proyecto para verificar el cumplimiento del objeto contratado. El Plazo para la presentación desarrollo y la puesta en producción del sistema dé. información, es hasta de cuatro (4) meses contados a partir de la firma del acta de inicio del contrato un (1) mes adicional para pruebas de consumo y validación de la información mediante los web services desarrollados por la interventoría" y 3.3.4 SERVICIOS WEB - INTERVENTORÍA "El Ministerio TIC y FONADE tendrán acceso a la información mediante un sitio web y mediante Web Services. Dichos Web Services deberán ser desarrollados y/o publicados por la interventoría conforme las especificaciones dadas para tal fin." | * Personal insuficiente para ejecutar las actividades de desarrollo de software por parte de la interventoría * Deficiencias en la supervisión del contrato de interventoría para el seguimiento de estos productos específicos. * Acciones no oportunas frente a los incumplimientos por parte del supervisor. | RGPPE11 Sobrecostos para la entidad por reprocesos, pago de actividades adicionales y/o no ejecutadas para la entrega de los proyectos, debido a la inoportunidad y/o falta de calidad en los bienes o servicios entregados, por causa del incumplimiento de las obligaciones contractuales respecto a los plazos, cantidad y/o calidad por parte del contratista y/o ejecutores del proyecto. | Contratista Supervisor - Gerente de convenio | 26/04/2018 | Ver hojas: O5. Obligaciones contractuales y O6. Metas de apropiación, e items relacionados "Sistema de Información de Interventoria" anexo 1 de la minuta modificación contrato No del contrato 2162850. Comunicados de FONADE de posibles incumplimientos No. 20172400226641 del 04/09/2017, 20182400090451 de 04/04/2018 remitido por el Gerente del Área de ciencia, tecnología y emprendimiento a la interventoría- Comunicados reiterativos de solicitud de entregables No 20172400226641, 20182400073011, 20182400056721, 20182400073451, 20182400089611, 20182400090451, Acta de inicio del contrato (06/12/2016) | 12,5% (de 16 funciones y responsabilidades técnicas de la interventoria, se están incumpliendo 2 obligaciones) | * Deficiencias en la gestión, la administración, el manejo y flujo de información del Proyecto para verificar el cumplimiento del objeto contratado. * Falta de información para FONADE y el cliente MINTIC para el cálculo de los indicadores del proyecto de cada contratista. * Cifra estimada para herramientas tecnológicas según Anexo de presupuesto por ítems: $1,569 millones |
Observación No. 6. Incumplimiento de obligaciones contractuales de la Interventoría (Contrato 2162850) - Aspectos sociales y de apropiación Con corte a marzo 2018 la interventoría solo ha validado el 50% de los certificados expedidos por los integradores de servicio, lo que contribuye al desfase en el registro de ejecución de metas contractuales de apropiación (cumplimiento del 38% vs. 56,9% esperado) Criterios: Anexo técnico numeral 3.3.4 a. Verificar y hacer seguimiento al cumplimiento de los indicadores y metas relacionados con la Estrategia de Apropiación de TIC cada mes. b. Revisar, analizar, verificar, conceptuar y aprobar el cumplimiento de las condiciones exigidas en el anexo “Estrategia de apropiación” de la estrategia de apropiación que debe ejecutar el proveedor de apropiación. c. Realizar seguimiento a los PVD que permita validar las especificaciones de formación y los documentos entregados por el integrador de servicios en su componente de apropiación para evidenciar la ejecución de la formación en la totalidad de los puntos con la estrategia de apropiación y promoción de los PVD. Realizar el seguimiento y la verificación del cumplimiento a las actividades sociales que se realicen en los PVD, así como la validación del soporte grafico correspondiente. d. Realizar el monitoreo y validación de los registros generados en el sistema de información dispuesto por el integrador de servicios relacionados con la inscripción de usuarios a cursos y demás servicios que se ofrecen en el PVD. Realizar el monitoreo y validación de los registros generados en el dispuesto por el integrador de servicios relacionados con usuarios a cursos y demás servicios que se ofrecen en el PVD. | * Personal insuficiente para la validación de los certificados. * Deficiencias en la supervisión del contrato de interventoría para el seguimiento de estos productos específicos. * Inicio tardío de la contratación derivada con los integradores de servicios. | Riesgo Emergente: Impacto económico derivado de la deficiente supervisión y control a los Interventores de los proyectos contratados por FONADE, frente al cumplimiento de obligaciones y entregables, a causa de deficiencias en el proceso de selección, o de no informar oportunamente las dificultades en la ejecución del contrato objeto de interventoría. | Contratista Supervisor - Gerente de convenio | 26/04/2018 | Ver hoja: O6. Metas de apropiación Comunicación del 14 de diciembre de 2017 con número de radicado 20172400343581, Estadísticas de metas de apropiación. | 31% (de 17 responsabilidades descritas en los aspectos social y de apropiación se están incumpliendo 5 actividades) | * Desviación en cumplimiento de metas de apropiación. * Baja ejecución de los contratistas. |
Observación No. 7. Incumplimiento del plan de manejo del anticipo de los contratos de integradores del Convenio 215085. Con corte al 23 xx xxxx de 2018 se ha amortizado el 53,93% del 100% programado y se presenta un atraso de 9 meses frente a los tiempos establecidos y aprobados por FONADE y por la Interventoría del proyecto entre junio y julio de 2017 para cada uno de los contratos de los integradores con respecto al Plan de Manejo del Anticipo (FMI013). Criterios: - MDI720 ESTATUTO DE CONTRATACIÓN DEL FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO – FONADE - VERSIÓN 09 - Artículo 28 Los dineros provenientes del Anticipo deben ser empleados o aplicados de acuerdo con el programa de inversiones debidamente aprobado por el supervisor o interventor del Contrato....... - MMI001 MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS - VERSIÓN 04 - Página 51 de 59 7.2.2.14 Seguimiento y control de pagos por contratación derivada y eventualmente con cargo directo al convenio.... | * Baja ejecución del convenio y de los contratos de los integradores. * Falta de supervisión y control por parte del supervisor e interventor, para asegurar que la amortización del anticipo se realice en cada uno de los pagos efectuados al contratista, de tal manera, que al finalizar el contrato se haya cumplido con esta obligación. * Falta de definición de estándares mínimos de amortización desde la etapa precontractual y contractual. | Riesgo Emergente: Impacto económico derivado de la falta de supervisión y control por parte de la gerencia de los convenios y la interventoría de los proyectos, al flujo mensual de las amortizaciones de los anticipos establecidos en el (Plan de Manejo del Anticipo FMI013), cuando se realizan los pagos por parte de FONADE a los contratista por los servicios efectivamente prestados, con el fin que la entidad descuente oportunamente al Contratista, el valor que reciba en cada pago, para compensar el anticipo entregado con base en el Plan de Inversión aprobado. | Gerente de Unidad Gerente de convenio Interventoría de Contratos de Integradores Subgerencia de Contratación (Planeación contractual) | 23/05/2018 | Ver hoja: O7. Tabla Anticipos * BALANCE PRESUPUESTAL FONTIC corte 23 xx xxxx de 2018 * Plan de inversión anticipo región No. 1, 2, 3, 4, 5 * Reprogramación Plan de inversión anticipo región No. 1, 2, 3, 4, 5 | 46% (del valor total de los Anticipos de las 5 regiones, que equivale a $00.000.000.000, solo se ha amortizado $00.000.000.000) | * Impacto económico derivado de la baja amortización de los anticipos en los pagos realizados a los contratistas. * Pérdida de recursos desembolsados por concepto de amortización |
Dependencia(s): | Área de Ciencia, tecnología y emprendimiento, Planeación y Control financiero, Fondo de ejecución de proyectos, Pagaduría Asesoría Jurídica, planeación contractual, procesos de selección y Legalizaciones, certificaciones y liquidaciones. | ||||||
Proceso(s): | Gerencia de proyectos, Gestión Financiera, Gestión de proveedores y Gestión Administrativa | ||||||
Descripción inicial de la observación | Posibles Causa(s) | Riesgo(s) asociado(s): | Responsable(s) | Fecha de registro | Prueba o evidencia | Ocurrencia, repetición y/o frecuencia (calcular porcentaje) | Impacto (calcular o definir cualitativamente) |
Observación No. 8. Cuentas por pagar de los contratos derivados suscritos en el marco del Convenio con corte abril 2018. FONADE tiene pendiente el trámite y pago de 119 facturas por valor de $42.774,3 millones discriminados en 7 empresas con 11 contratos derivados que cumplen con los requisitos de desembolso. Criterios: Contrato 2162847. Cláusula cuarta. Forma de Pago. / Contrato 2162855. Cláusula quinta. Forma de Pago./ Contrato 2162856. Cláusula quinta. Forma de Pago. / Contrato 2162857. Cláusula quinta. Forma de Pago. / Contrato 2162858. Cláusula quinta. Forma de Pago. / Contrato 2162859. Cláusula quinta. Forma de Pago. / Contrato 2160808. Cláusula sexta. Forma de Pago. / Contrato 2160875. Cláusula sexta. Forma de Pago. / Contrato 2162850. Cláusula séptima. Forma de Pago. / Contrato 2171537. Numeral 4,1 Forma de pago. Acuerdo marco de precios. / Contrato 2171538. Numeral 4,1 Forma de pago. Acuerdo marco de precios. | * Falta de disponibilidad de recursos en las cuentas del convenio * Interrupción de desembolsos de FONTIC a FONADE por incumplimiento de requisitos para los mismos. | RGFIN42 Deterioro de imagen debido al incumplimiento en el pago de desembolsos dentro del plazo establecido, por falta de disponibilidad de recursos | Subgerente Técnico Gerente de Unidad Gerente del Convenio Interventoría de Contratos de Integradores | 8/05/2018 | Ver hoja: O8. Cuentas x pagar | 37% (119 facturas no pagadas de 322 presentadas) | * Valor estimado de $42.774,3 millones por recursos no disponibles * Valor materializado por demandas de los contratistas * Demoras, parálisis o suspensión de las obras o servicios establecidos |
Observación No. 9. Subestimación del presupuesto para reposición de equipos de fase 0 por el ítem de mantenimiento correctivo. Del análisis del ítem de mantenimiento correctivo de las propuestas presentadas por los integradores de las 5 regiones se concluye que solo la región 1 cuenta con el presupuesto para la reposición de los equipos de fase 0, evidenciando un desfase en este rubro para las regiones 2, 3, 4 y 5 por un valor estimado de $3.790 millones y sin cubrir el mantenimiento de los demás elementos en cada Punto Vive Digital - PVD. Criterios: Contratos Consideraciones numeral 2- "Se requiere realizar actualización y reposición de la Infraestructura tecnológica de los PVD de la fase 0, teniendo en cuenta el tiempo de operación de estos PVD por ser la primera fase semilla que se implementó" Propuestas económicas de cada contrato por región. Anexo 07A, reposición de equipos. | * Desconocimiento del detalle de las obligaciones contractuales en las especificaciones para el sondeo xx xxxxxxx | RGPPE11 Sobrecostos para la entidad por reprocesos, pago de actividades adicionales y/o no ejecutadas para la entrega de los proyectos, debido a la inoportunidad y/o falta de calidad en los bienes o servicios entregados, por causa del incumplimiento de las obligaciones contractuales respecto a los plazos, cantidad y/o calidad por parte del contratista y/o ejecutores del proyecto. RGPRO27 Deterioro de la imagen de la entidad por reclamaciones de clientes, debido a la inoportunidad en la contratación de bienes o servicios, por causa de deficiencias en la definición de los requisitos para la contratación en el estudio previo que soporta el proceso de selección. | Gerente de Unidad Gerente del convenio Subgerencia de Contratación (Planeación contractual) | 10/05/2018 | Ver hoja: O9. Correctivo | 80% (en 4 regiones de 5 el presupuesto no cubre el ítem de reposición de equipos fase 0) | * Sobrecostos para FONADE en la ejecución de los proyectos * Incumplimiento al cliente |
Observación No. 10. Demoras en la actualización de valores unitarios por items del Componente Mantenimiento Correctivo y Reposiciones generando sobrecostos. Demora de FONADE de 10 meses en la actualización de los valores unitarios por ítems del Componente Mantenimiento Correctivo y Reposiciones, requerido en varios Comités Operativos por FONTIC desde junio de 2017, que representó la autorización de desembolsos en 6 facturas con corte x xxxxx de 2018 con un sobrecosto estimado de $12.585.571 para las regiones 3, 4 y 5. Criterio: Actas de comité No. 13, 14 y 15 de 2017 Anexo 1 de las minutas de los contratos 2162855, 2162856, 2162858 y 2162859. Anexo 1 de la modificación de los contratos 2162855, 2162856, 2162858 y 2162859. | * Errores en la elaboración de sondeos xx xxxxxxx por ítems y por regiones * Demora en la adopción de decisiones estratégicas y operativas en el marco del Convenio | RGPRO27 Deterioro de la imagen de la entidad por reclamaciones de clientes, debido a la inoportunidad en la contratación de bienes o servicios, por causa de deficiencias en la definición de los requisitos para la contratación en el estudio previo que soporta el proceso de selección. | Subgerencia de Contratación (Planeación Contractual) Gerente de Unidad Gerente del Convenio | 23/05/2018 | Ver hojas: O10. Pagos Modificación O10. Actas CO | 60% (en 3 de las 5 regiones) | $12.585.571 Corresponde al 0,13% del ítem total de mantenimientos correctivos de las 5 regiones |
Observación No. 11. Identificación de riesgos emergentes y evaluación de la efectividad de implementación de los controles. Producto de la auditoría se identificaron dos riesgos emergentes no caracterizados en el mapa de riesgos operativos y se estableció una efectividad promedio de 56% en la implementación para los 7 controles evaluados. Criterio: Mapa de riesgos operativos y mapa de riesgos de fraude y corrupció de FONADE. | Todas los identificadas en la auditoría | Todos los identificados en la auditoría | Gerente de Unidad Gerente del Convenio Gerencia de Riesgos | 10/05/2018 | Ver archivo: Efectividad de riesgos FONTIC final, hojas: O6Y7.Riesgos emergentes, O1Y9.CTRGPRO068, O2. XXXXXX000, X0x0.XXXXXXX000, X0.XXXXXXX000, X0. CTRGFIN115, CTRGFIN204. CTRNEGO012 | No aplica | No aplica |