DIRECCION DE AUDITORIA DE ADMINISTRACION CENTRAL
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCION DE AUDITORIA DE ADMINISTRACION CENTRAL
DAAC-0088-2016
SUPERINTENDENCIA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
INFORME GENERAL
A las operaciones administrativas, financieras y procesos precontractual, contractual, ejecución, recepción, uso y consumo de contratos de adquisición de bienes y prestación de servicios, incluidos los de consultoría, en la Superintendencia de la Información y comunicación.
TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2013/10/15 HASTA : 2015/09/30
SUPERINTENDENCIA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
EXAMEN ESPECIAL A LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS, FINANCIERAS Y PROCESOS PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL, EJECUCIÓN, RECEPCIÓN, USO Y CONSUMO DE CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES, PRESTACIÓN DE SERVICIOS, INCLUÍDOS LOS DE CONSULTORÍA, EN LA SUPERINTENDENCIA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN, POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL 15 DE OCTUBRE DE 2013 Y EL 00 XX XXXXXXXXXX XX 0000.
XXXXXXXXX XX XXXXXXXXX XX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX
Xxxxx Xxxxxxx
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
SIGLAS Y SIGNIFICADO
ABREVIATURAS
Art. Artículo
COPFP Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
CUR Comprobante Único de Registro
DAAC Dirección de Auditoría de Administración Central
IVA Impuesto al Valor Agregado
XXX Xxx Orgánica de Comunicación
LOCGE Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
LOSEP Ley Orgánica del Servicio Público
PAC Plan Anual de Compras
POA Plan Operativo Anual
RE Régimen Especial
SERCOP Servicio Nacional de Contratación Pública
SIGEF Sistema Integrado de Gestión Financiera SUPERCOM Superintendencia de la Información y Comunicación TDRS Términos de Referencia
UATH Unidades de Administración xx Xxxxxxx Humano
VAE Valor Agregado Ecuatoriano
ÍNDICE
CONTENIDO | PÁGINAS | |
Carta de presentación | 1 | |
CAPÍTULO I.- INFORMACIÓN INTRODUCTORIA | ||
Servidores relacionados | 6 | |
CAPÍTULO II.- RESULTADOS DE EXAMEN | ||
Ausencia del Manual de Clasificación de puestos | 7 | |
Información del Portal de Compras Públicas no está actualizada | ||
La Entidad no contó con planes estratégico informático y contingencia | ||
Pago de Horas Extraordinarias y Suplementarias | 14 | |
Proceso de contratación RE-COMCD-SIC-015-2014 | 23 | |
Proceso de contratación RE-COMCD-SIC-007-2015 | 26 |
Quito,
Informe aprobado:.
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Señor
Superintendente de la Información y Comunicación
Superintendencia de la Información y Comunicación - SUPERCOM
Presente
De mi consideración:
La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a las operaciones administrativas, financieras y procesos precontractual, contractual, ejecución, recepción, uso y consumo de contratos de adquisición de bienes y prestación de servicios, incluidos los de consultoría, en la Superintendencia de la Información y Comunicación, por el período comprendido entre el 15 de octubre de 2013 y el 30 de septiembre de 2015.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza especial de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
Xxxx, Xxxxxx y Libertad,
Directora de Auditoría de Administración Central
Dirección de Auditoría de Adm in istración Central.
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Objetivo del examen
Alcance del examen
El examen especial a las operaciones administrativas, financieras y procesos precontractual, contractual, ejecución, recepción, uso y consumo de contratos de adquisición de bienes y prestación de servicios, incluidos los de consultoría, se realizó, por el período comprendido entre el 15 de octubre de 2013 y el 30 de septiembre de 2015.
En este examen se analizaron gastos y procesos detallados en anexo 1.
Base legal
El Mandato Constitucional de 2008, estableció que la Asamblea Nacional, debía aprobar el cuerpo legal para la Ley de Comunicación en un plazo de un año, en septiembre del 2009 se crea la Comisión Especial Ocasional de Comunicación para
que se analicen los proyectos xx Xxx.
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Dirección de Auditoria de Administración Central.
La Ley Orgánica de Comunicación (LOC), fue publicada en el Registro Oficial 22 de 25 xx xxxxx de 2013 y su Reglamento se aprobó el 22 de enero del 2014, el que norma la aplicación de los derechos y obligaciones. La Ley crea, además del Consejo de Regulación y Desarrollo de la Información y Comunicación, la Superintendencia de la Información y Comunicación, que entró en funciones con el nombramiento del Superintendente, en octubre del 2013.
La mencionada Ley, en su artículo 55, establece que la Superintendencia de la Información y Comunicación, es el organismo técnico de vigilancia, auditoría, intervención y control, con capacidad sancionatoria, de administración desconcentrada, con personalidad jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, presupuestaria y organizativa, que cuenta con amplias atribuciones para hacer cumplir la normativa de regulación de la información.
Estructura orgánica
El Superintendente de la Información y Comunicación, con Resolución 005- SUPERCOM-2013 de 19 de noviembre de 2013, expidió el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Superintendencia de la Información y Comunicación, publicado en el Registro Oficial, edición especial 107 de 8 xx xxxxx de 2014 e n el que se estableció la siguiente estructura:
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Dirección de A uditoría de A dm in istración Central
ESTRUCTURA ORGÁNICA SUPERINTENDENCIA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Objetivos de la entidad
Los objetivos establecidos en el Plan Estratégico 2014 - 2017, son:
Velar por el cumplimiento del acceso y ejercicio del derecho de las personas a la comunicación, en los términos previstos en la Constitución y las normas de la materia.
Garantizar el acceso y uso de todas las formas de comunicación visual, auditiva, sensorial y a otras que permitan la inclusión de personas con discapacidad.
Atender de forma eficiente, con calidad y calidez, los requerimientos de la ciudadanía.
Promover y difundir los derechos a la información, opinión y comunicación con responsabilidad ulterior.
Garantizar el ejercicio del derecho de toda persona individual o colectiva agraviada por informaciones sin pruebas o inexactas, emitidas por medios de
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comunicación social, a la correspondiente rectificación, réplica o respuesta, en forma inmediata, obligatoria y gratuita, en el mismo espacio u horario.
Monto de recursos examinados
La Superintendencia de la Información y Comunicación, durante el período analizado para el cumplimiento de sus actividades, recibió ingresos y efectuó gastos así:
Ingresos
No se consideró para el análisis la cuenta de Ingresos Fiscales, al ser éstos transferidos por el Ministerio de Finanzas, los cuales financian la totalidad de los gastos efectuados. Por la naturaleza de la institución no se cuenta con recursos de autogestión; los valores que recibe por concepto de multas a los medios de Comunicación son depositados en la cuenta rotativa del Banco xxx Xxxxxxxx 7527047, para luego ser transferidos a la Cuenta Única xxx Xxxxxx Nacional; sin embargo, éstos no son considerados ingresos de autogestión debido a que se necesita de un pronunciamiento jurídico para ser registrados como tales, en tanto, se mantienen contabilizados en la cuenta de Fondos de Terceros, en razón de que estos recursos pueden ser susceptibles de devolución a los medios de comunicación sancionados, valores que durante el 2014 fueron de 344 165,33 USD y de 60 040 USD, por el periodo de enero a septiembre de 2015.
Gastos
Rubros
Gastos de personal
Bienes y servicios de consumo
Otros gastos corrientes
Bienes de larga duración
Otros pasivos
Total por años USD
2013 | 793 124,38 | ||||||
ANO | 2014 | 3 328 512,97 | 5 426 590,15 | 44 300,62 | 1 903 613,05 | 10 703 016,79 | |
2015 | 5 412 707,29 | 4 275 709,96 | 152 260,75 | 625 133,03 | 33 980,26 | 10 491 791,29 |
TOTAL GASTOS 21 987 932,46
Durante el período de alcance del examen especial, se realizaron procesos de contratación pública, así:
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Can. 4 | Tipo de Contratación Contratos de Consultoría | 2013 | Monto USD 2014 119 693,20 | 2015 |
3 | 139 000,00 | |||
1 | Cotización de Bienes y servicios | 465 885,83 | ||
1 | Concurso Público | 409 400,00 | ||
1 | Lista Corta Consultoría | 125 000,00 | ||
1 | Menor Cuantía Bienes y Servicios | 29 999,00 | ||
1 | Menor Cuantía Bienes Obras | 59 323,77 | ||
1 | Menor Cuantía Servicios | 15 000,00 | ||
1 | 253 831,89 | |||
19 | Régimen Especial | 2 803 099,91 | ||
16 | 2 940 906,11 | |||
23 4 | Subasta Inversa Electrónica | 2 506 304,61 | 4 726 649,54 | |
36 | Infima Cuantía | 64 181,75 | ||
5 | Catálogo Electrónico | 231 544,37 | ||
TOTAL | 549 558,01 | 6 363 707,32 | 7 976 554,65 |
El equipo de control, analizó los Comprobantes Únicos de Registro, CUR por 1 237 686.80 USD, que correspondió a gastos de personal, bienes y servicios de consumo, bienes de larga duración y otros gastos corrientes, además, los procesos contractuales por 4 938 376.31 USD, lo que representó el 33% respecto del total del monto contratado durante el período sujeto a análisis.
Se analizaron los procesos de contratación ejecutados por la SUPERCOM, detallados en Anexo 1, “Detalle de gastos y procesos de contratación que fueron analizados en la actual labor de control”.
Servidores relacionados
Constan en anexo 2.
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CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN
Ausencia del Manual de Clasificación de puestos
El Superintendente de la Información y Comunicación, con Resolución 005- SUPERCOM-2013 de 19 de noviembre de 2013, expidió el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la SUPERCOM, publicado en el Registro Oficial, edición especial 107 de 8 xx xxxxx de 2014.
El artículo 52, literal d), de la Ley Orgánica del Servicio Público, LOSEP, determina como atribuciones y responsabilidades de las Unidades de Administración xx Xxxxxxx Humano, la siguiente:
.. d) Elaborar y aplicar los manuales de descripción, valoración y clasificación de puestos institucionales, con enfoque en la gestión competencias laborales...”.
El artículo 173 del Reglamento a la citada Ley, en su parte pertinente establece:
"... Art. 173.- Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos institucional.- Las UATH, en base a las políticas, normas e instrumentos de orden general, elaborarán y mantendrán actualizado el manual de descripción, valoración y clasificación de puestos de cada institución, que será expedido por las autoridades nominadoras o sus delegados...”.
El Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la SUPERCOM, vigente desde el 19 de noviembre de 2013, determinó como producto y servicio a obtener dentro de la planificación y desarrollo xx xxxxxxx humano el “Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de P u e s to s la Norma de Control Interno 407- 02 “Manual de clasificación de puestos”, establece también que las Unidades de Administración xx Xxxxxxx Humano, UATH, formularán y revisarán periódicamente la clasificación de puestos, definiendo los requisitos para su desempeño y remuneración; sin embargo, auditoría no tuvo evidencia documental de que la Dirección Nacional xx Xxxxxxx Humano, disponga de un Manual de Clasificación de Puestos, ocasionando que no cuente con una descripción de tareas, responsabilidades, competencias y requisitos para cada puesto dentro de su estructura y organización.
Por lo que, los Directores Nacionales xx Xxxxxxx Humano, en sus respectivos períodos de gestión, inobservaron los artículos 52, literal d), de la Ley Orgánica del Servicio
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Dirección de Auditoría de A dm in istración Centra!
Público, LOSEP; 173 de su Reglamento General; y, la Norma de Control Interno 407- 02 Manual de clasificación de puestos e incumplieron el artículo 77, numeral 2, literal
a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Con oficios del 18 al 21 y 23-DAAC-EE-SUPERCOM de 17 de diciembre de 2015, se comunicó los resultados provisionales al actual y ex Directores Nacionales xx Xxxxxxx Humano, ex Intendenta General de Gestión y al ex Coordinador General Administrativo Financiero de la SUPERCOM.
El ex Coordinador General Administrativo Financiero, c on comunicación de 29 de diciembre de 2015, informó que se trabajó con los Directores Nacionales a través de reuniones periódicas para evaluar el avance del cumplimiento de varios temas relacionados a la gestión xxx xxxxxxx humano, dentro de estos la elaboración del Manual de Clasificación de Puestos y adjuntó documentación en la que solicitó a la Directora de Nacional xx Xxxxxxx Humano, el cumplimiento de varios puntos señalados en el Estatuto Orgánico por Procesos, la Ley Orgánica de Servicio Público y su Reglamento, por lo que auditoría evidenció que la documentación presentada avaló lo mencionado por el ex Coordinador, respecto de las disposiciones emitidas para el cumplimiento de la normativa vigente y los productos a obtener de la Dirección xx Xxxxxxx Humano.
Los puntos de vista al borrador de informe del examen especial, leído el 7 de enero de 2016, se presentan a continuación:
El ex Director Nacional xx Xxxxxxx Humano, en comunicación de 14 de enero de 2016, informó entre otros aspectos lo siguiente:
"... durante mi gestión, se envió al Ministerio de Trabajo, los documentos que corresponden para la aprobación de los respectivos perfiles de cargo para su respectiva aprobación - Mediante Resolución No. MD-VSP-2015-0130, de fecha 00 xx xxxx xx 0000, xx Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxx y Empleo resuelve aprobar la creación de 162 puestos xx xxxxxxx, lo que da cumplimiento a los artículos 52, literal d) de la LOSEP y artículo 173 del Reglamento...”
La ex Directora Nacional xx Xxxxxxx Humano, en comunicación de 14 de enero de 2016, manifestó lo siguiente:
“...de mi parte no fue obviado este proceso, por tal razón se elaboró el Informe DNTH 001-2014 de fecha 15 de enero de 2014; en el que consta sumilla inserta de
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aprobación de la máxima autoridad, de los perfiles realizados por mi persona para viabilizar los procesos de contratación y en el mes de enero de 2015 se da inicio al proceso de levantamiento de información para la elaboración de los respectivos manuales de puestos...”.
Lo manifestado por los ex Directores Nacionales xx Xxxxxxx Humano, no modifica el comentario de auditoría, debido a que, si bien en su gestión se envió al Ministerio xxx xxxx para aprobación, los perfiles de cargos, para viabilizar los procesos de contratación, esto no desvirtúa el hecho de que la entidad no contó con un “Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de Puestos”', incidiendo en la falta de descripción a detalle de tareas, responsabilidades, competencias y requisitos para cada puesto dentro de la estructura y organización.
Conclusión
La SUPERCOM, no dispuso de un Manual de Clasificación de Puestos, ocasionando que no se cuente con una descripción de tareas, responsabilidades, competencias y requisitos establecidos para cada puesto dentro de su estructura y organización, que evite que existan cargos innecesarios.
Xxxxx Xxxxxxxxxxx
El Superintendente de la Información y Comunicación, con oficio 007-SUPERCOM- DS-2016 de 14 de enero de 2016, manifestó, entre otros aspectos, lo siguiente:
"... Mediante Oficio No. 02-CON-SUPERCOM-2015, de fecha 09 de noviembre de 2015, el Consultor, presenta el Informe sobre el Producto Denominado “Manual de Clasificación, Descripción y Valoración de puestos por competencias”. El mismo que se implementará de manera inmediata con el nuevo Estatuto Organizacional de Gestión por Procesos... ”.
Recomendación
Al Superintendente de la Información y Comunicación
1. Dispondrá al Director Nacional xx Xxxxxxx Humano, verifique que el Manual de Clasificación de puestos elaborado por el Consultor contratado, contenga la descripción de tareas, responsabilidades, competencias y requisitos de todos los
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Información del Portal de Compras Públicas no está actualizada
En el Portal del Sistema Oficial de Compras Públicas del SERCOP, xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, los procesos de contratación no se encontraron actualizados, en su mayoría hasta septiembre de 2015, los servidores responsables de Contratación Pública y Administradores de Contratos, no realizaron un seguimiento a los procesos. Existen procesos publicados los cuales constan como en “Ejecución de Contrato” pese a que fueron ya finalizados, tal es el caso de los procesos: RE- COMCD-SIC-004-2014; RE-COMCD-SIC-005-2014; RE-COMCD-SIC-006-2014; SIE- SIC-018-2014; RE-COMCD-SIC-011-2014; SIE-SIC-016-2014; RE-COMCD-SIC-15- 2014; CDC-SIC-008-2014; RE-COMCD-SIC-01-2015; RE-COMSE-SIC-01-2015.
Se evidenció también, que en varios de los procesos adjudicados no se publicaron los contratos en el portal, lo que ocasionó que no se cuente con información actualizada que permita conocer tanto al interior como al exterior de la entidad el estado contractual de ciertos procesos respecto de lo programado, ejecutado y medición del cumplimiento de objetivos institucionales, por lo que los servidores Administradores del Portal Institucional, en sus respectivos períodos de gestión, inobservaron el artículo 21 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, que dispone la publicación obligatoria de la información relevante de los procedimientos de contratación, a través del Portal de Compras Públicas, las Normas de Control Interno 100-01 Control Interno y 100-02 Objetivos del control interno, e incumplieron el artículo 77, numeral 2, literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
Los servidores responsables de la Administración del Portal Institucional, no publicaron en el Portal de Compras Públicas del SERCOP, información relevante de los procedimientos de contratación por los años 2014 y 2015, lo que ocasionó que no se cuente con información actual que permita conocer tanto al interior como al exterior de la entidad, el estado contractual de ciertos procesos respecto de lo programado y ejecutado.
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Dirección de Auditoría de Administración Central.
Xxxxx Xxxxxxxxxxx
El Superintendente de la Información y Comunicación, con oficio 007-SUPERCOM- DS-2016 de 14 de enero de 2016, informó entre otros aspectos lo siguiente:
"... Mediante memorando No. SUPERCOM-PC-DNA-1342-2015 de fecha 22 de diciembre de 2015... Director Nacional Administrativo, dispuso al personal a cargo del portal de compras públicas de la SUPERCOM que: “a más tardar hasta el próximo día jueves 31 de diciembre de 2015, se realice las gestiones que sean necesarias para actualizar el estado de todos los procesos publicados por la Superintendencia... en el portal..."... se deja en evidencia que la Intendencia General de Gestión y la Dirección Nacional Administrativa, han tomado los correctivos necesarios, con el objeto de actualizar de manera íntegra todos los procesos publicados en el portal de compras públicas del SERCOP...".
Recomendación
Al Superintendente de la Información y Comunicación
La Entidad no contó con planes estratégico informático y de contingencia
Auditoría, no tuvo evidencia documental de que la Coordinación General de Tecnología de la SUPERCOM, disponga de un Plan Estratégico Informático aprobado e implementado, ni de un Plan de Contingencias, que describa las acciones a realizar, la respuesta a los riesgos y la forma como mitigarlos en el caso de una emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los equipos, programas o personal relacionado, ocasionando que la entidad en caso de suscitarse una emergencia o fallo computacional no disponga de procedimientos a seguir a fin de salvaguardar la integridad y seguridad de la información, como también al no contar con un Plan Estratégico aprobado, incidió que la entidad no disponga en detalle con planes operativos de tecnología de información que contribuyan a los objetivos estratégicos de la entidad.
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Por lo comentado, el Coordinador General de Tecnología, inobservó las Normas de Control Interno 410-03 Plan Estratégico Informático y 410-11 Plan de Continencias; así como, los numerales 4.2 Procesos de Gestión de Tecnología y 4.2.1 Responsable Coordinación General de Tecnología y sus literales a), e); y, h) del Estatuto Orgánico de Gestión Organización por Procesos, Resolución 005-SUPERCOM-2013 de 19 de noviembre de 2013.
Con oficio 60-DAAC-EE-SUPERCOM de 31 de diciembre de 2015, se comunicó los resultados provisionales al Coordinador General de Tecnologías, quien con oficio 05- AH-15 de 5 de enero de 2015, manifestó entre otros aspectos, lo siguiente:
.. antes de mi ingreso la SUPERCOM ya se encontraba en funciones por más de 7 meses, tiempo en el cual se realizó la planificación estratégica institucional, incluyendo la tecnología, sobre la cual se diseñó, adquirió e implemento los sistemas tecnológicos existentes. En la actualidad ya se cuenta con estadísticas precisas sobre el comportamiento de los sistemas que permitirán la actualización del Plan Estratégico Informático... se ha definido poco a poco la cantidad de personal y se han dictado los lineamientos generales para su funcionamiento... durante el año 2014 la institución contó con recursos para la adquisición de infraestructuras informáticas que permitieron que en el año 2015 la institución instale un sistema de monitoreo de medios de comunicación con cobertura nacional... han estado enmarcadas en el Plan estratégico institucional 2014-2017... al momento cuenta con una Infraestructura Tecnológica de punta... se ha realizado una actualización del Plan Estratégico Informático... el cual se encuentra en proceso de aprobación.- La Institución en el tiempo que lleva funcionando con el 100% de los sistemas en producción, no ha experimentado fallas que hayan puesto en riesgo la integridad y seguridad de la información... debido a que los sistemas cuentan con mecanismos de Alta Disponibilidad... se han desarrollado varios manuales y procedimientos que permiten actuar en caso de emergencia o falla... Se tiene planificado respaldar los principales servicios a un Servicio de Cloud Computing... estuvo contemplado en el POA 2015 la contratación del Servicio... situación que no fue viabilizada ya que el Ministerio de Finanzas no autorizó partidas plurianuales para dicho servicio... si bien el Plan de Contingencias no se encuentra formalizado sí se cuenta con procesos y procedimientos para salvaguardar la información, los mismos que se encuentran en mejora continua...”
De lo expresado y de la documentación remitida por el Coordinador General de Tecnologías, se evidenció que si bien la entidad no contó con Planes estratégico informático y de contingencia aprobados, la coordinación a su cargo, ha desarrollado acciones enmarcadas en el Plan estratégico institucional 2014-2017 numeral 1.8 Análisis de Tecnología, lo que ha permitido contribuir en la ejecución de proyectos informáticos y tecnológicos afines a la misión institucional; por lo que se acoge las
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razones por las que la entidad hasta el 30 de septiembre de 2015, no contó con los referidos Planes aprobados, considerando también el tiempo que ha debido transcurrir desde la creación de la SUPERCOM, hasta la total implementación de los sistemas.
Los puntos de vista al borrador de informe del examen especial, leído el 7 de enero de 2016, se presentan a continuación:
El Superintendente de la Información y Comunicación con oficio 007-SUPERCOM-DS- 2016 de 14 de enero de 2016, manifestó entre otros aspectos lo siguiente:
“...se procederá a actualizar, aprobar e implementar el Plan estratégico Informático y consolidar e implementar los procesos y procedimientos del Plan de Contingencia por parte de la Coordinación General de Tecnología...”.
Lo manifestado por el Superintendente, ratifica lo comentado por auditoría, en razón de que la entidad no contó con los referidos Planes aprobados hasta el 30 de septiembre de 2015.
Conclusión
No se tuvo evidencia documental de que la SUPERCOM, cuente con un Plan Estratégico Informático aprobado e implementado ni con un Plan de Contingencias, que describa las acciones a realizar; sin embargo, la entidad, ha desarrollado acciones enmarcadas en el Plan estratégico institucional 2014-2017 numeral 1.8 Análisis de Tecnología, lo que ha permitido contribuir en la ejecución de proyectos informáticos y tecnológicos afines a la misión institucional.
Recomendación
Al Coordinador General de Tecnologías
3. Encaminará las gestiones necesarias con la finalidad de que la entidad cuente con un plan informático estratégico de tecnología y de contingencias aprobados por la autoridad, que deberán contribuir a los objetivos estratégicos de la institución y que deberán ser evaluados y actualizados periódicamente.
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Dirección de Auditoría de Administración Centra!.
Pago de horas extraordinarias y suplementarias
La Ley Orgánica de Servicio Público, LOSEP, en su artículo 114 “Pago por horas extraordinarias o suplementarias”, dispone:
"... Art. 114.- Cuando las necesidades institucionales lo requieran, y existan las disponibilidades presupuestarias correspondientes, la autoridad nominadora podrá disponer y autorizar a la servidora o servidor de las entidades y organismos contemplados en el Artículo 3 de esta Ley, a laborar hasta un máximo de sesenta horas extraordinarias y sesenta suplementarias al mes... Por necesidad de la administración pública debidamente justificada, la jornada de trabajo podrá exceder el límite de la jornada ordinaria prevista en el artículo 25 de esta ley, siempre que se cuente con la autorización de la máxima autoridad de la institución o su delegado...”.
El Reglamento General de la mencionada Ley, vigente desde el 24 xx xxxxx del 2011, en su sección cuarta, referente a las horas suplementarias y extraordinarias y su artículo. 266 “Generalidades", establece:
"... Art. 266 Generalidades.- Las y los servidores públicos podrán trabajar horas suplementarias o extraordinarias fuera de las jornadas de trabajo establecidas, previa autorización de la autoridad nominadora o su delegado, por necesidades institucionales debidamente planificadas y verificadas por el jefe inmediato y la UATH, siempre y cuando exista la disponibilidad presupuestaria para cubrir estas obligaciones...”.
Por lo expuesto, el pago de horas suplementarias y extraordinarias realizadas al personal de las diferentes unidades de la SUPERCOM, como son de Servicios a la Ciudadanía, Talento Humano, Administrativo, Soporte Técnico y Gestión de Datos, Financiero, Vigilancia y Control de Medios, Imagen y Comunicación, Acceso a Derechos; entre otras, durante el periodo del examen ascendió a 75 456,38 USD.
Se determinó que a los CURs 292 por 1 603,68 USD; 3729 por 4 120,41 USD; y, 398 por 850,86 USD, correspondientes al 13 xx xxxxx y 18 de diciembre de 2014 y 18 de febrero de 2015, respectivamente, adjuntaron la siguiente información: Formulario de Planificación de Horas Extras de la unidad solicitante, aprobación de formularios de planificación de horas extras de la Intendencia General, Formulario de Registro de Actividades ejecutadas con la firma del Jefe Inmediato Superior, memorando de autorización del pago de horas de la Intendencia de Gestión; sin embargo, los mencionados formatos de los Formularios de Planificación de Horas Extras,
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Dirección de Auditoría de A dm in istración Central.
elaborados por la Dirección Nacional xx Xxxxxxx Humano y que fueron aprobados por los Intendentes o Coordinadores generales, según el caso, contienen únicamente las actividades a realizarse de manera general, el número total de horas suplementarias y extraordinarias planificadas para el mes; y, el nombre de la persona que realizará esas actividades; es decir, no se incluyó la justificación que evidencie cuál es la necesidad institucional para que el personal trabaje horas adicionales y la forma como contribuirá al cumplimiento del objetivo institucional.
Además, no se contempló un cronograma en el que se planifique los días en que se van a ejecutar tales actividades, lo que impidió que auditoria no determine y valide las razones por las que se aprobaron dichos pagos, a sabiendas de que no existió una justificación de que las actividades no hayan podido ser cumplidas en la jornada habitual de trabajo.
Por lo comentado, los Intendentes Generales y los Directores Nacionales xx Xxxxxxx humano, en sus respectivos períodos de gestión, inobservaron lo dispuesto en los artículos 114 de la Ley Orgánica de Servicio Público y 266 de su Reglamento, ocasionando que se desconozca de qué manera el pago de horas extras, suplementarias y extraordinarias contribuyó a la necesidad institucional y al cumplimiento de los objetivos institucionales, toda vez que las actividades descritas pudieron ser cumplidas en la jornada habitual de trabajo, e incumplieron lo dispuesto en el artículo 77, numeral 2, literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Los puntos de vista al borrador de informe del examen especial, leído el 7 de enero de 2016, se presentan a continuación:
La ex Intendenta General de Xxxxxxx y la ex Directora Nacional xx Xxxxxxx Humano, en comunicaciones de 14 de enero de 2016, informaron ent re otros aspectos lo siguiente:
.. Debido a la estructura inicial... no se contaba con el personal suficiente para cumplir con todas las actividades establecidas en el Estatuto Orgánico, así como las demás normas aplicables en cada ámbito de competencias, tal es así que los servidores de cada dirección, han realizado actividades adicionales a las establecidas en sus contratos, por lo que fue necesario cumplir con dichas actividades fuera de la jornada normal de trabajo... en la ruta crítica de CUR de
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D irección de Auditoría de A dm in is tración Centra!.
pagos, en los registros contables realizados se evidencia actividades desarrolladas en las horas extraordinarias y suplementarias de las unidades requirentes...
Lo mencionado por los ex servidoras, no modifica lo comentado por auditoría, en razón de que si bien la entidad es de reciente creación, en la actualidad sus unidades poseen el número de personas requerido para su desenvolvimiento normal, por lo que las actividades a realizarse en las horas suplementarias y extraordinarias debieron estar planificadas para cada mes y justificadas evidenciando la necesidad institucional y su aporte al cumplimiento del objetivo institucional.
Conclusión
Los Formularios de Planificación de Horas Extras aprobados por los Intendentes Generales, contienen únicamente las actividades a realizarse de manera general, el número total de horas suplementarias y extraordinarias planificadas para el mes y el nombre de la persona que realizará esas actividades; no se incluyó la justificación que evidencie cuál fue la necesidad institucional para que el personal trabaje horas adicionales y la forma como contribuirá al cumplimiento del objetivo institucional; no existió una justificación en la que las actividades no hayan podido ser cumplidas en la jornada habitual de trabajo; impidiendo que auditoría determine y valide las razones por las que se aprobaron dichos pagos.
Recomendación
A los Intendentes Generales
4. Dispondrán a los Intendentes Nacionales y Coordinadores Generales elaboren un cronograma que, adicional a lo ya establecido, contendrá la planificación de actividades a realizarse justificando la necesidad institucional, que contribuyan al objetivo institucional y que no se puedan cumplir en la jornada habitual de trabajo, para la aprobación y pago de horas suplementarias y extraordinarias.
Proceso de contratación SIE-SIC-01-2014
En el detalle de contrataciones proporcionado por la Dirección Nacional Administrativa, por el período de alcance del examen especial, no se incluyó el referido proceso. El
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Dirección de Auditoría de Administración Central.
expediente fue solicitado con oficio 09-DAAC-EE-SUPERCOM de 26 de noviembre de 2015, sin embargo, el equipo de control, únicamente contó con copias simples del proceso e información documental incompleta.
Según el PAC 2014, se encontró dicha adquisición programada con el código CPC, 45230 “Máquinas digitales de procesamiento automático de datos", sin embargo, el código con el que se publicó en el Portal de Compras Públicas fue 439130112 que corresponde a “Equipo de aire acondicionado de precisión”, En los pliegos del proceso constó el código CPC 87340.00.3 el cual no coincide con el publicado en el Portal ni con el registrado en el PAC 2014.
Según la copia del Acta de calificación, no contó con los anexos que demuestren a la conclusión que llegaron los miembros de la Comisión Técnica, por lo que se desconoce quiénes fueron los oferentes, las especificaciones técnicas y parámetros calificados e incumplidos que dieron lugar a la conclusión de los miembros de la Comisión Técnica.
El Director Nacional Administrativo, con oficio SUPERCOM-PC-DNA-0105-2015 de 14 de diciembre de 2015, remitió copias de los CURs de pago, Factura 17041 de 11 xx xxxxx de 2014, por 82 880,00 USD, Acta de entrega recepción final de 30 xx xxxx de 2014, e informe del Administrador del Contrato. El Director de Reclamaciones del SERCOP, con oficio SERCOP-DDR-2015-1029-0 de 22 de octubre de 2015, puso en conocimiento de la Contraloría General del Estado, el informe y observaciones al referido proceso de contratación.
Con oficio 16-DAAC-EE-SUPERCOM de 15 de diciembre de 2015, se reiteró el pedido al Superintendente de la Información y Comunicación, de la documentación original del proceso SIE-SIC-001-2014; además, los correctivos y puntos de vista respecto del informe del SERCOP al referido proceso, requerimiento no fue remitido al equipo de control.
Con oficio 24-DAAC-EE-SUPERCOM de 17 de diciembre de 2015, se solicitó al miembro de la Comisión Técnica y titular del área requirente, presente sus puntos de vista documentadamente respecto de las siguientes observaciones:
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D irección de A uditoría de A dm in is tración Centra!,
En los pliegos del proceso constó el código CPC 87340.00.3 el cual no coincide con el código publicado en el Portal de Compras Públicas del SERCOP, ni con el código que constó en el PAC 2014.
Según el PAC 2014, se encontró dicha adquisición programada con el código CPC, 45230 “Máquinas digitales de procesamiento automático de datos”; sin embargo, el código con el que se publicó en el Portal de Compras Públicas fue el 439130112 que corresponde a “Equipo de aire acondicionado de precisión”.
El Acta de calificación publicada en el Portal del SERCOP, no contó con los anexos de respaldo, se desconoce cuáles fueron los oferentes y las especificaciones técnicas y parámetros calificados e incumplidos que dieron lugar a la conclusión por parte de los miembros de la Comisión Técnica, se desconoce también la motivación del rechazo de las ofertas.
El Director Nacional de Soporte Técnico y Giestión de Datos de la SUPERCOM, con oficio AM-2015-02 de 22 de diciembre de 2015, informó y adjuntó documentación de su excusa a formar parte de la Comisión Técnica del referido proceso, debido a un viaje planificado; además, remitió copias de los oficios en los que la SUPERCOM, respondió tanto al SERCOP como al oferente respecto de las observaciones comentadas en párrafos precedentes. Uno de los documentos en mención fue el oficio SUPERCOM-IGG-065-2014 de 20 xx xxxx de 2014, de la Intendenta General de Gestión, dirigido a la Directora Nacional de Control de Procedimientos de Contratación Pública del Servicio Nacional de Contratación Pública, SERCOP, en respuesta a las observaciones realizadas, entre otros aspectos manifestó lo siguiente:
"... existió un lapsus calami por parte del servidor encargado de la digitalización y publicación en el portal... para colegir (sic), la omisión dada, se ha procedido con la publicación de la certificación presupuestaria en la etapa de registro de contrato... En referencia al Punto 3.- En vista que no existe un código específico en el Catálogo Central de Producto que tenga relación a la compra de un centro de datos de acuerdo a nuestras necesidades... se consideró este CPC en virtud que el monto más alto está considerado en la adquisición e instalación del sistema de enfriamiento - aire acondicionado de precisión, en relación del resto de ítems establecidos en los Pliegos... respecto al código CPC 54320, no es procedente, en virtud que el mismo no corresponde a la necesidad Institucional.- Además debo informar que el oferente (FIRMESA), no realizó ninguna pregunta o aclaración en la etapa de preguntas y aclaraciones en el portal, tal es el caso que participó en dicho proceso sin cuestionamiento alguno.
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Además, la Intendenta General de Gestión, con oficio SUPERCOM-IGG-064-2014 de
19 xx xxxx de 2014, informó al Gerente General de FIRMESA INDUSTRIAL CÍA. LTDA., respecto de las observaciones realizadas con oficio FA-228-2014 de 13 xx xxxxx de 2014, a las características técnicas de los ítems establecidos en los pliegos, lo siguiente:
"... 1. DETECCIÓN DE INCENDIOS.- NOVEC 1230 es el nombre comercial del componente para la extinción de incendios... es recomendado principalmente por sus ventajas a nivel ambiental/ecológico y de seguridad... en Ecuador existen varios proveedores que comercializan este componente... por lo que no existe un solo proveedor en el mercado a quien en un supuesto se pueda favorecer.- 2. AIRE ACONDICIONADO.- 1.- En los pliegos se estableció... las dimensiones del equipo... dado que el inmueble es arrendado y que la infraestructura física con la que se cuenta, limita tener un espacio más amplio para la ubicación del centro de cómputo... por lo que en el mercado existen varias marcas y modelos que pueden cumplir con las especificaciones técnicas solicitadas de igual o menor dimensión, sin que sea una característica específica única del equipo Split marca APC... 2.- En los pliegos se especifica: El equipo debe permitir la operación de dos velocidades del ventilador... esta es una característica de eficiencia de operación del equipo... en el mercado existen varias marcas y modelos que pueden cumplir con las especificaciones técnicas ... 3. SISTEMA DE MONITOREO Y CONTROL DE ACCESOS... se contemplaron características técnicas mínimas, las cuales se requieren sean cumplidas para asegurar que los sistemas sean compatibles entre sí... todas estas inquietudes o aclaraciones podían haberse dado en la etapa de preguntas y aclaraciones... esta etapa fue hasta el 1 xx xxxxx del año en curso... ”.
Es importante señalar, que el Gerente General de FIRMESA INDUSTRIAL CÍA. LTDA., con oficio FA-228-2014 de 13 xx xxxxx de 2014, a más de observar las características técnicas establecidas en los pliegos, solicitó al SERCOP y a la SUPERCOM, lo siguiente:
"... FIRMESA... informa que no es posible participar en este proceso puesto que las bases técnicas no están abiertas para poder ofertar nuestros productos, el cronograma publicado en el Portal de Compras Públicas del proceso en mención en lo que respecta a la fecha de publicación y a la fecha de preguntas es muy corto para poder formular las respectivas inquietudes y a su vez poder realizar una visita al lugar.- Solicitamos considerar esta carta y hacer una revisión ya que deseamos participar...”.
Sin embargo, de lo mencionado, la Intendenta General de Gestión, con oficio SUPERCOM-IGG-064-2014 de 19 xx xxxx de 2014, informó al Gerente General de FIRMESA, que dicho pedido no fue recibido previamente, sino como anexo al oficio del
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D irección de A uditoría de A dm in is tración Central,
SERCOP de 14 xx xxxx de 2014; por lo que auditoría, evidenció que el pedido realizado por el Gerente General de FIRMESA, se presentó en forma extemporánea, es decir, en fechas que no fueron las establecidas y publicadas en el Portal, por lo que no existió ningún impedimento en continuar con el proceso de contratación, como así ocurrió.
De la documentación remitida por el Director Nacional de Soporte Técnico y Gestión de Datos, con oficio AM-2015-02 de 22 de diciembre de 2015, auditoría determinó que el anexo 2 “Especificaciones Técnicas Centro de Datos” correspondiente al análisis de las ofertas y su cumplimiento; la propuesta de FIRMESA, efectivamente no cumplió con 62 ítems enunciados en los pliegos, por lo que la calificación que dieron los miembros de la Comisión Técnica de “ No Cumple” y que constó en el informe, estuvo acorde y se fundamentó en las especificaciones técnicas detalladas en los pliegos.
Por lo comentado, la documentación original del proceso SIE-SIC-01-2014, no fue remitida al equipo de control, por lo que la Intendenta General de Gestión, no implantó y aplicó políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de los documentos físicos y magnéticos conforme a lo dispuesto en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por procesos numeral 1.4, letras a) y c); inobservó la Norma de Control Interno 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, lo que ocasionó que la documentación original de respaldo de transacciones financieras, operaciones administrativas y decisiones institucionales, no se encuentren disponibles para acciones de verificación de auditoría, no observó ni exigió el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 22, inciso final de la Ley Orgánica de Servicio Público que establece como deberes del servidor público el “Custodiar y cuidar la documentación e información que, por razón de su empleo, cargo o comisión tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso indebido, sustracción, ocultamiento o inutilización”, e incumplió el artículo 77 numerales 2 literal a) y 3 literales a), b) y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusiones
A base de la información presentada al equipo de control, la misma que fueron copias del proceso, se estableció que el pedido realizado por el Gerente General de FIRMESA, de modificar las especificaciones técnicas en los pliegos y el
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Dirección de Auditoría de Administración Central.
cronograma de plazos del proceso, se presentaron en forma extemporánea, es decir, en fechas que no fueron las establecidas y publicadas en el Portal, por lo que no existió ningún impedimento en continuar con el proceso de contratación, como así ocurrió.
La calificación de las ofertas, realizada por los miembros de la Comisión Técnica, estuvo acorde y se fundamentó en el cumplimiento de las especificaciones técnicas detalladas en los pliegos, determinando que la oferta de FIRMESA, no cumplió con 62 ítems.
La Intendenta General de Gestión, no implantó ni aplicó políticas y procedimientos para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos del referido proceso, ocasionando que la documentación de respaldo no se encuentre disponible para acciones de verificación de auditoría.
Xxxxx Xxxxxxxxxxx
El Superintendente de la Información y Comunicación, con oficio 007-SUPERCOM- DS-2016 de 14 de enero de 2016, manifestó entre otros aspectos lo siguiente:
"... Con Memorando Nro. 004-SUPERCOM-DS, de fecha 12 de Enero de 2016 el Señor Superintendente... dispone al Intendente General de Gestión e Intendentes Zonales la aplicación inmediata de la Norma 405-04 la que permitirá respaldar de una manera eficiente la documentación sobre las operaciones, contratos y otros actos de gestión propios de la Institución...”
Recomendación
Al Superintendente de la Información y Comunicación
5. Dispondrá a los Intendentes Generales y a la Dirección Nacional Financiera, organizar un sistema de archivo adecuado para la conservación y custodia de la información y documentación que respalden las operaciones administrativas financieras, la misma que deberá ser archivada empastada y foliada en orden cronológico y secuencial, manteniéndose por el tiempo que disponen las leyes
vigentes.
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Procesos de contratación para difusión, información, publicidad y propaganda
Proceso RE-COMCD-SIC-01-2013
Acta de entrega recepción definitiva v su registro en el eSlGEF
Auditoría, no tuvo evidencia documental del informe de satisfacción del cuarto producto, que debió ser suscrito por el Administrador del Contrato, por lo que se desconoce si la fecha de entrega del mismo fue el 16 de diciembre de 2013, según consta enunciado en la factura 635 del oferente o a su vez, si fue el 3 de enero de 2014, como consta en la cláusula quinta del contrato, Forma de Pago y previo a la suscripción del Acta de entrega recepción definitiva; en tanto, que el Informe Final del mencionado proceso de contratación, estableció que el cuarto producto fue recibido el 6 de enero de 2014.
Según CUR 223 de 16 de diciembre de 2013, la Directora Nacional Financiera autorizó el pago de 38 065.76 USD correspondiente al 15% del contrato por la entrega del cuarto producto, ocasionando que el pago se haya realizado sin los documentos que justifiquen y demuestren la recepción del servicio contratado, el cual fue recibido según Acta de entrega recepción definitiva el 3 de enero de 2014, es decir, el pago se efectuó antes de la recepción del servicio.
Por lo expuesto, la Directora Nacional Financiera, inobservó la Norma de Control Interno 403-08 Control previo al pago, letra c), en razón de que ordenó el pago sin obtener la documentación comprobatoria que demuestre la entrega del servicio contratado, servicio que fue recibido en fecha posterior al pago, por lo que incumplió la cláusula quinta del contrato, Forma de Pago y el artículo 77, numeral 3, literales a), b) y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
El 16 de diciembre de 2013, la Directora Nacional Financiera, autorizó el pago de
38 065,76 USD correspondiente al 15% del contrato, sin disponer a esa fecha de la documentación comprobatoria que demuestre la recepción del servicio, el cual fue recibido el 3 de enero de 2014, según Acta de entrega recepción definitiva.
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Dirección de Auditoría de Administración Central.
Xxxxx Xxxxxxxxxxx
El Superintendente de la Información y Comunicación, con oficio 007-SUPERCOM- DS-2016 de 14 de enero de 2016, informó entre otros aspectos lo siguiente:
"... Con memorando SUPERCOM-PC-IGG-0005-2016 de fecha 12 de Enero 2016, el Intendente General de Gestión, con el propósito de asegurar la correcta y eficiente administración de los recursos y bienes de la Superintendencia... dispone la aplicación inmediata de los dispúesto en la norma de control Interno... 403... ”.
Proceso de contratación RE-COMCD-SIC-015-2014
Acta de entrega recepción definitiva v su registro en el eSlGEF
En el contrato SUPERCOM-057-DNAPI-2014 de 31 de octubre de 2014, suscrito por el Superintendente de la Información y Comunicación y el Gerente General de MAS COMUNICACIÓN PLUSCOM S.A., la cláusula sexta.- “FORMA DE PAGO”, estipuló lo siguiente:
"... 6.1.- La CONTRATANTE pagará a la CONTRATISTA por el “DISEÑO, CONCEPTUALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE UNA CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN Y PUBLICIDAD CON ÉNFASIS EN LA POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD, EN LA REGIÓN INSULAR DE GALÁPAGOS Y PROVINCIAS DE LA XXXXX ECUATORIANA, PARA CONSOLIDAR EL POSICIONAMIENTO INSTITUCIONAL
DE LA SUPERCOM de la siguiente manera:
PORCENTAJE PRODUCTO
40% A la entrega del primer producto
20% A la entrega del segundo producto
15% A la entrega del tercer producto
15% A la entrega del cuarto producto
10% A la entrega xxx xxxxxx producto
El pago se realizará contra entrega de cada producto a satisfacción de la CONTRATANTE, en base a un informe del Administrador del Contrato, suscripción del Acta entrega y presentación de la factura correspondiente... ”.
Sin embargo de lo estipulado en el contrato, según CUR 3661 de 17 de diciembre de 2014, la Directora Nacional Financiera, autorizó el pago de 99 499.69 USD correspondiente al 10% del contrato por la entrega xxx xxxxxx producto, cuando la fecha de suscripción del Acta Entrega Recepción Definitiva fue el 31 de diciembre del 2014 y la fecha del Informe de recepción fue el 5 de enero de 2015, determinándose
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Dirección de Auditoría de Administración Central.
que el pago se efectuó antes de la recepción xxx xxxxxx producto; ocasionando que el pago se haya realizado sin los documentos que justifiquen y demuestren la recepción del servicio contratado el cual fue recibido en fecha posterior al pago.
Por lo expuesto, la Directora Nacional Financiera, inobservó la Norma de Control Interno 403-08 Control previo al pago, letra c) en razón de que ordenó el pago sin obtener la documentación comprobatoria que demuestre la entrega del servicio contratado, servicio que fue recibido en fecha posterior al pago, por lo que incumplió la cláusula sexta del contrato, Forma de Pago y el artículo 77, numeral 3, letras a), b) y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El equipo de control con oficio 28-DAAC-EE-SUPERCOM de 28 de diciembre de 2015, comunicó los resultados provisionales a la Directora Nacional Financiera, quien con oficio SUPERCOM-PC-DNF-001-2016 de 5 enero de 2016, manifestó lo siguiente:
"... En referencia al Acuerdo Ministerial No. 0290 de 15 de octubre de 2014 emitido por el Ministerio de Finanzas y a la Circular Nro. SUPERCOM_MA-CGAF-5-2014 de 07 de noviembre de 2014 emitido por la Coordinación General Administrativa Financiera; en donde se expide la directriz para el cierre del ejercicio fiscal 2014 y apertura del ejercicio 2015; en el cual señala que las entidades que conforman el PGE deberán registrar el devengado del presupuesto de gastos hasta el 18 de diciembre de 2014 e incluso (sic) que las solicitudes de pago se recetaran (sic) hasta la misma fecha... la entrega xxx xxxxxx producto señalado, se debía realizar a finales del mes de diciembre del año 2014, fecha en la cuál no sería posible realizar el pago al proveedor con fondos provenientes del presupuesto asignado a la institución en el año 2014 se tomó la decisión de solicitar el pago al proveedor garantizado la entrega del producto pendiente mediante la presentación de una garantía bancada del 100% del valor lo cual es perfectamente válido, salvaguarda los intereses institucionales...”.
De lo expuesto, el criterio de auditoria se mantiene al no dar cumplimiento a lo dispuesto en la Cláusula Sexta.- Forma de pago, respecto a que el pago se realizará contra entrega de cada producto a satisfacción de la Contratante, a base de un informe del Administrador del Contrato, suscripción del Acta entrega y presentación de la factura correspondiente.
Los puntos de vista al borrador de inform e del exam en especial, leído el 7 de enero de 2016. se Dresentan a continuación:
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Dirección de Auditoría de Administración Central,
El Superintendente de la Información y Comunicación, con oficio 007-SUPERCOM- DS-2016 de 14 de enero de 2016, manifestó entre otros aspectos lo siguiente:
"... la Entidad no podía mantener obligaciones pendientes de pago, adicional si se hubiera tratado de un anticipo el sistema e-SIGEF no permite el registro de anticipos a un contrato ya en ejecución y que en el catálogo de contratos no fue creado como tal; para que se registre como anticipo, se genere la cuenta por pagar y posterior al siguiente año se realice el cierre de la cuenta mediante la cuenta virtud (sic) 998.- Sin embargo se generó la cuenta por pagar y con CURS Contables Nros. 58362309 y 58362412, posterior a la entrega de todos los productos recibidos a satisfacción se procedió a la reclasificación y posterior pago con fecha 12 de enero de 2015 ...”.
Lo manifestado por el Superintendente de la Información y Comunicación, no modifica el comentario de auditoría, toda vez que se evidenció documentadamente que la entidad pudo generar una cuenta por pagar la que fue cancelada posterior a la recepción del objeto contractual.
Conclusión
El 17 de diciembre de 2014, la Directora Nacional Financiera, autorizó el pago de 99 499,69 USD correspondiente al 10% del contrato, sin disponer a esa fecha de la documentación comprobatoria que demuestre la recepción del servicio, el cual fue recibido el 31 de diciembre de 2014, según Acta de entrega recepción definitiva; sin embargo, según CURS contables, presentados por la entidad, el pago se lo realizó el 12 de enero de 2015, es decir, la SUPERCOM generó una cuenta por pagar que fue cancelada luego de la recepción del objeto contractual.
Recomendación
Al Intendente General de Gestión
6. Dispondrá a la Directora Nacional Financiera, que previo al pago de bienes o servicios, se disponga de los documentos comprobatorios originales que demuestren la recepción de obras, bienes o servicios contratados.
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D irección de A uditoría de A dm in is tración Central.
Proceso de contratación RE-COMCD-SIC-007-2015
Con oficio 05-DAAC-EE-SUPERCOM de 24 de noviembre de 2015, se solicitó al Intendente General de Gestión de la Superintendencia, los expedientes originales con la documentación de soporte del proceso RE-COMCD-SIC-007-2015.
El numeral 3 del artículo 68 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, establece como uno de los requisitos para la celebración de los contratos, la existencia de disponibilidad presupuestaria y de los recursos financieros necesarios.
Así también, los artículos 81, numeral 5 y 124 de su Reglamento, estipulan:
"... 5. En los casos que no existan objeciones de otro u otros oferentes o que éstas no sean aceptadas, el día siguiente al vencimiento del término para objetar, o de la resolución rechazando la objeción, se llevará a cabo una audiencia de preguntas y aclaraciones, de la cual se levantará un acta que será publicada en el Portal www. compraspublicas. aob. ec....
"... Art. 124.- Contenido de las actas.- Las actas de recepción provisional, parcial, total y definitivas serán suscritas por el contratista y los integrantes de la Comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado conformada por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución del contrato....
Sin embargo, en el expediente proporcionado al equipo de control, no se evidenció los siguientes documentos:
Memorando SUPERCOM-PC-DNAD-0071-2015; mediante el cual se solicitó se emita la certificación presupuestaria para la “organización del evento 1x1 queremos más música nacional - Quito”.
Acta de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones.
Memorando mediante el cual se designó formalmente a la Administradora del Contrato SUPERCOM-027-DNAPI-2015.
Oficio mediante el cual la Administradora del Contrato SUPERCOM-027-DNAPI- 2015, solicitó la designación de un técnico independiente que no haya intervenido en el proceso de ejecución del contrato.
Factura emitida por el proveedor, correspondiente al contrato complementario. CUR devengado y Comprobante de pago del contrato complementario.
Superintendencia de ís información y Comunicación! - SUPERCOM
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Dirección de Auditoría de Administración Central.
Por lo expuesto, se evidenció que el expediente del proceso RE-COMCD-SIC-007- 2015, se encuentra incompleto.
Suscripción de contrato complementario
La SUPERCOM el 7 xx xxxxxx de 2015, suscribió el contrato SUPERCOM-027- DNAPI-2015 con la empresa D FABIS RECORDS PRODUCCIONES, cuyo objeto contractual fue la “Organización del evento 1x1 queremos más música nacional - Quito", por 90 000 USD más IVA y un plazo de 60 días a partir de la firma del contrato.
Los artículos 85 y 86 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, respectivamente, estipulan:
"... Artículo 85.- Obras y servicios complementarios.- En el caso de que fuere necesario ampliar, modificar o complementar una obra o servicio determinado por causas imprevistas o técnicas, debidamente motivadas, presentadas con su ejecución, el Estado o la entidad 28 contratante podrá celebrar con el mismo contratista, sin licitación o concurso, contratos complementarios que requiera la atención de las modificaciones antedichas, siempre que se mantengan los precios de los rubros del contrato original, reajustados a la fecha de celebración del respectivo contrato complementario... ”.
"... Artículo 86.- Creación de rubros nuevos.- Si para la adecuada ejecución de una obra o prestación de un servicio, por motivos técnicos, fuere necesaria la creación de nuevos rubros, podrá celebrarse contratos complementarios dentro de los porcentajes previstos en el artículo siguiente... ”,
La Directora Nacional de Acceso a Derechos, con memorando SUPERCOM-PC- DNAD-0086-2015 de 12 xx xxxxxx de 2015, solicitó al Intendente Nacional de Gestión Preventiva y Asesoría, se proceda a la elaboración y suscripción de un contrato complementario al contrato SUPERCOM-027-DNAPI-2015, en el cual el proveedor debía incluir en la planificación del evento, la programación y ejecución de una estrategia de difusión masiva para garantizar la máxima convocatoria y participación de la ciudadanía de las provincias de Pichincha, Ñapo y Orellana.
La Administradora del Contrato, mediante sumilla inserta en memorando SUPERCOM- PC-DNAD-0086-2015 de 12 xx xxxxxx de 2015, autorizó se realice el contrato complementario, el que fue por 30 000,00 USD más IVA, la forma de pago se acordó
el 50% como anticipo y el 50% restante una vez finalizado el objeto contractual.
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Pese a esto, la Administradora del Contrato, con memorando SUPERCOM-PC-INPD- 0101-2015 de 28 de septiembre de 2015, expresó:
"... De igual manera, en atención al Contrato Complementario No. SUPERCOM- 027-DNAPI-2015, suscrito con fecha 18 xx xxxxxx de 2015, para la “ORGANIZACIÓN DEL EVENTO 1X1 QUEREMOS MÁS MÚSICA NACIONAL -
QUITO” solicito, en mi calidad de Administradora del contrato mencionado, se proceda con el pago correspondiente al 100% del valor... ”.
El contrato complementario, en su cláusula octava, estableció:
"... 8.1.- Salvo lo establecido en el presente contrato complementario, las partes se ratifican en la vigencia de las cláusulas acordadas en el contrato principal No. SUPERCOM-027-DNAPI-2015 celebrado el 7 xx xxxxxx de 2015... ”.
Sin embargo, en el expediente se evidenció que el 22 de septiembre de 2015, las partes, suscribieron el acta entrega recepción del contrato principal SUPERCOM-027- DNAPI-2015 de 7 xx xxxxxx de 2015, por el total de 100 800,00 USD incluido IVA, sin que se evidencie la documentación original, únicamente copias simples de la ejecución del contrato complementario suscrito el 18 xx xxxxxx de 2015, por 30 000,00 USD más IVA, de la factura emitida por el proveedor, del CUR del devengado y del comprobante de pago del referido contrato complementario.
La documentación original del proceso RE-COMCD-SIC-007-2015, fue remitida parcialmente, por lo que la Intendenta General de Gestión, no implantó y aplicó políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos conforme a lo dispuesto en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por procesos numeral 1.4, letras a) y c); inobservó la Norma de Control Interno 405-04 Documentación e respaldo y su archivo, lo que ocasionó que la documentación de respaldo de transacciones financieras, operaciones administrativas y decisiones institucionales, no se encuentren disponibles para acciones de verificación de auditoría, no observó ni exigió el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 22, inciso final de la Ley Orgánica de Servicio Público que establece como deberes del servidor público el “Custodiar y cuidar la documentación e información que, por razón de su empleo, cargo o comisión tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso indebido, sustracción, ocultamiento o inutilización”, e incumplió el artículo 77 numerales 2 literal a) y 3 literales a), b) y c) de la Lev Oraánica de la Contraloría General del Estado.
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Dirección de Auditoría de Administración Central.
Conclusión
En la SUPERCOM, no se implantaron y aplicaron políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos del referido proceso, ocasionando que la documentación de respaldo no se encuentre en su totalidad, disponible para acciones de verificación de auditoría.
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El Superintendente de la Información y Comunicación, con oficio 007-SUPERCOM- DS-2016 de 14 de enero de 2016, manifestó entre otros aspectos lo siguiente:
"... Con Memorando Nro. 004-SUPERCOM-DS de fecha 12 de Enero de 2016 el Señor Superintendente de la Información y Comunicación dispone al Intendente General de Gestión e Intendentes Zonales la aplicación inmediata de la Norma 405- 04 la que permitirá respaldar de una manera eficiente la documentación sobre las operaciones, contratos y otros actos de gestión propios de la Institución... ”.
Recomendación
Al Superintendente de la Información y Comunicación
7. Dispondrá a los Intendentes Generales, mantengan un archivo de todos los procesos generados en cada unidad con toda la información y documentación original de respaldo de la misma, que deberá ser remitida a la Dirección Nacional Financiera, una vez concluido el proceso para su custodia.
CPA¿J=ftgfT\Jlinam Xxxxx xxxxxxx
Directora de Auditoría de Administración Central
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