CONTRATO DE PROYECTO ( PROJECT CHARTER) P. Reyes / Sept. 2007
CONTRATO DE PROYECTO ( PROJECT CHARTER) X. Xxxxx / Sept. 2007
CONTRATO DE PROYECTO
(PROJECT CHARTER)
Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
Septiembre de 2007
Proyecto Seis Sigma
Alcance del proyecto y contrato del proyecto (project charter)
Alcance del proyecto:
La definición del problema es la parte más importante para resolverlo. Algunas técnicas para esto son:
Contrato del proyecto (acotaciones)
Análisis de personal afectado por el proyecto
Definición del cliente
Diagramas xx Xxxxxx, SIPOC, Rty, Voz del cliente
Diagramas de afinidad, Modelo Kano
La dirección puede o no proporcionar un enunciado de misión o propósito.
El contrato del proyecto se hace con el apoyo del líder o facilitador, es útil por varias razones:
El equipo tiene claros el alcance y las metas
El equipo puede permanecer enfocado a las metas
El equipo trabaja en proyectos alineados con las metas de la organización
El Champion del equipo apoya al equipo y sus metas
Selección inicial del proyecto
Debe tener amplia aceptación por los involucrados
Simple pero no trivial
Seleccionar alcance corto para mostrar beneficios (3-4 meses)
Dentro del control del equipo
Considerar restricciones de tiempo y recursos
Revisión del enfoque del proyecto
¿Se relaciona el proyecto con las necesidades del cliente?
¿El proyecto está alineado con la satisfacción de sus necesidades?
Contrato de proyecto (Project Charter)
Es un documento que define la misión del equipo, alcance de la operación, objetivos, programa y consecuencias, el cual es autorizado. Donde:
Propósito: Describe para qué se formó el equipo en línea con la misión y visión de la empresa
Objetivos: Que el equipo espera alcanzar en términos medibles
Alcance: límites donde operará el equipo
Soporte de la dirección: se establece por escrito este compromiso
Enunciado del problema: detalla el tema que el equipo quiere mejorar, tan descriptivo como sea posible. “La empresa ABC tuvo una caída en ventas del 25% y 40% en utilidades”
Ventajas de contar con una Contrato del proyecto:
Elimina confusiones
Establece las fronteras de operación
Identifica las áreas que no serán atendidas
Identifica el producto resultante
Proporciona una base para que el equipo fije sus metas
Autoriza al equipo a colectar datos relevantes
Proporciona acceso a los recursos necesarios
Autoriza la dedicación de tiempo de los miembros para atender problemas
El Alcance del proyecto: se refiere a los límites del proyecto o acotaciones. “lanzamiento de un nuevo producto en una planta”
Project Charter - Ejemplo
El contrato del proyecto (Project Charter) debe incluir:
Caso de negocio (impacto financiero)
Enunciado del problema
Alcance del proyecto (límites)
Establecimiento de metas
Rol de los miembros del equipo
Metas intermedias y productos finales
Recursos requeridos
Caso del negocio: es un resumen de las razones estratégicas para el proyecto. Incluye aspectos de calidad, costo, producto final con justificación financiera, por ejemplo:
Diseño de un producto nuevo
Rediseño de un producto existente
Diseño de un nuevo proceso
Rediseño de un proceso existente
Enunciado del problema: detalla el tema que el equipo quiere mejorar, tan descriptivo como sea posible. “La empresa ABC tuvo una caída en ventas del 25% y 40% en utilidades”
Alcance del proyecto: se refiere a los límites del proyecto o acotaciones. “lanzamiento de un nuevo producto en una planta”
Establecimiento de las metas: establecer metas a ser logradas entre 120 y 160 días; una regla común es la reducción del 50% en alguna de las métricas o su mejora en 50%
Roles de los miembros de los equipos: los miembros deben ser gente calificada con la suficiente experiencia para realizar lo establecido en la misión del equip.
Equipo de proyecto Seis Sigma: Asesor técnico (Black Belt), Líder del equipo (Xxxxx Belt), Miembros (Yellow Belts), coordinador (Master Black Belt), Patrocinador (Champion, Sponsor)
Definición de Project Charter: es un acuerdo entre la dirección y el equipo, estableciendo que se espera de ellos, también se denomina Team Charter:
Clarifica que se espera del equipo
Mantiene enfocado al equipo
Alinea los proyectos a las prioridades de la empresa
Transfiere el proyecto xxx Xxxxxxxx y Promotor al equipo del proyecto
Etapas intermedias / Entregables (milestones): sirven para dar seguimiento al proyecto hasta su terminación. Una carta típica de etapas es:
Día 0. Iniciar actividades del equipo
Día 1. Iniciar la fase de definición del proyecto
Día 40. Iniciar la fase de medición del proyecto
Día 80. Iniciar la fase de análisis del proyecto
Día 120. Iniciar la fase de mejora del proyecto
Día 160. Concluir el proyecto con una presentación a la dirección
>Día 160. Seguimiento de los elementos de control
Recursos requeridos:
Personal calificado; equipo; maquinaria
Espacio en laboratorio; espacio en oficina
Tiempo de máquinas; teléfono
Equipo de cómputo
Energéticos, etc.
Análisis de personal afectado por el proyecto (stakeholders) y áreas impactadas por los cambios:
Gerentes y personal relacionado con el proceso
Clientes, proveedores, finanzas
Carta de comunicación y de responsabilidades para reducir la resistencia al cambio, con las categorías:
Nivel de compromiso (apoyo, quejoso, indiferente)
Ventas (X nivel de compromiso, O nivel de compromiso requerido)
Gerencia, Empleados, Clientes
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