CONVOCATORIA PARA LA INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES ESTRATÉGICOS DE OPERADOR LOGISTICO PARA LA PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES COMERCIALES QUE REALICE LA LOTERÍA DE MEDELLÍN
CONVOCATORIA PARA LA INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES ESTRATÉGICOS DE OPERADOR LOGISTICO PARA LA PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES COMERCIALES QUE REALICE LA LOTERÍA DE MEDELLÍN
1. INFORMACIÓN GENERAL.
La LOTERÍA DE MEDELLÍN, Empresa Industrial y Comercial del Estado, con autonomía administrativa y financiera del orden departamental, creada mediante Decreto Ordenanzal N° 0819 del 4 xx xxxxx de 1996, modificado por la Ordenanza N° 017 del 15 de septiembre de 2008 y ordenanza 041 del 2017; está interesada en conformar una base de datos de Proveedores Estratégicos para la prestación de servicios logísticos.
2. INSTRUCCIONES Y RECOMENDACIONES PREVIAS
Las personas naturales y jurídicas que deseen inscribirse en la base de datos de Proveedores Estratégicos deberán examinar cuidadosamente la presente Convocatoria, ya que contiene los criterios para adquirir esta calidad.
Antes de preparar la documentación, lea cuidadosamente esta convocatoria, con el fin de evitar errores u omisiones que hagan que incurra en alguna causal de rechazo.
En particular se deben analizar todas las circunstancias de ejecución que podrían, en un momento dado afectar el desarrollo de los contratos que eventualmente se lleguen a celebrar, como los costos, el plazo, los sitios de ejecución o cumplimiento de los fines perseguidos con esta convocatoria.
Se recomienda, de manera general, observar todos los requerimientos financieros, jurídicos y técnicos de manera que la documentación presentada se ajuste a esta convocatoria, que a la vez hará parte del contrato que se lleguen a suscribir.
Es importante mencionar que obtener la calidad de Proveedor Estratégico no implica que la Lotería de Medellín esté obligada a contratar con alguno o con todos los que integren la base de datos.
Verifique cuidadosamente que se anexe la totalidad de los documentos exigidos y revise que estén vigentes, debidamente firmados, sin enmendaduras y ordenados en el orden señalado para facilitar su ubicación y revisión.
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Con la presentación de su propuesta, el oferente acepta que conoce y está de acuerdo con los procedimientos expuestos en el Acuerdo No. 005 del 27 de febrero de 2018, “Por medio del cual se adopta el Manual de Contratación de la Lotería de Medellín” modificado por el Acuerdo 02 del 2019, los cuales se encuentran publicados en la página web de la
entidad, xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx para que todos los interesados puedan enterarse de su contenido.
3. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
El presente proceso de Selección y el contrato que llegue a celebrarse, estará sujetos a la legislación Colombiana:
1. Constitución Política.
2. Código Civil.
3. Código de Comercio.
4. Estatuto de Contratación Estatal. (Principios Aplicables).
5. Manual de contratación, expedido mediante Acuerdo 005 de 2018 y modificado por el Acuerdo 02 de 2019.
6. Las estipulaciones de este pliego de condiciones
Y, en general por las demás disposiciones normativas que modifiquen, aclaren o complementen las aquí señaladas en lo pertinente y aplicable.
4. PACTO DE TRANSPARENCIA. Compromisos asumidos por el proponente
El Proponente apoyará la acción del Estado Colombiano y de la LOTERÍA DE MEDELLÍN con el fin de fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas y en este contexto deberá asumir explícitamente los siguientes compromisos, sin perjuicio de su obligación de cumplir la Ley Colombiana:
1. El Proponente se compromete a no ofrecer ni dar sobornos, ni ningún otro tipo de halago o dádiva a ningún funcionario público, miembro o trabajador de la LOTERÍA DE MEDELLÍN en relación con su propuesta, con el proceso de invitación privada, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado del proceso de selección. Igualmente, el proponente se compromete a no permitir que nadie, bien sea funcionario suyo o cualquiera de los miembros del proponente plural o un agente comisionista independiente, lo haga en su nombre.
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2. El proponente se compromete formalmente a exigirle, contractualmente o por cualquier otro medio a su alcance, a todos sus empleados, asesores, agentes y a cualesquiera otros representantes suyos, el cumplimiento en todo momento de las leyes de la República y especialmente de aquellas que rigen la presente invitación privada y la relación contractual que podría derivarse de ella y les impondrá la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago a los funcionarios de la LOTERÍA DE MEDELLÍN ni a cualquier otro funcionario público que pueda influir en la adjudicación, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia sobre funcionarios públicos, puedan influir sobre la
adjudicación, ni de ofrecer pagos o halagos a los funcionarios de la LOTERÍA DE MEDELLÍN durante el desarrollo del presente contrato que se suscribiría de ser elegida su propuesta.
3. El Proponente se compromete formalmente a no efectuar acuerdos o realizar actos o conductas que tengan por objeto la colusión en la invitación privada, o como efecto la distribución de la adjudicación del contrato que se pretende adjudicar, o la fijación de los términos de la propuesta. Los compromisos que según el presente numeral debe contraer el proponente, se contraen bajo la gravedad de juramento, el que se entiende prestado por la sola presentación de la propuesta.
5. GRUPOS A CONFORMAR
-Operación Logística
6. OBLIGACIONES GENERALES:
1. Participación en la planeación del evento sugerir sitio, transporte y logística,
2. Acompañar la realización de visitas a los posibles sitios done se realizarían las actividades; esto con el fin de conocer y verificar que el sitio propuesto, sea el adecuado para la actividad a desarrollarse.
3. Asesorar y recomendar, como empresa especializada en la realización de eventos, la adecuada instalación de equipos, ubicación de personas y elementos publicitarios, entre otros elementos que hacen parte de la correcta y eficiente disposición del espacio.
4. Operación y coordinación del evento: montaje, desmontaje, consecución de equipos e implementos necesarios para el óptimo desarrollo del evento.
5. Facilitar elementos indispensables para el buen desarrollo de las reuniones de seguimiento, según requerimientos de La Lotería de Medellín, previa concertación con el proveedor.
6. El contratista suministrará los elementos o servicios según las necesidades y especificaciones que La Lotería de Medellín presente según la reunión y evento a desarrollar.
7. El contratista deberá operar dentro de todo el territorio Nacional.
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8. Personal: deberá contar con el personal necesario para responder por la prestación del servicio solicitado. En caso de ser necesario designar un supervisor, como persona responsable de la actividad, en lo posible esta función debe ser realizado por el ejecutivo de cuenta, quien estipulará la cantidad de personas necesarias para apoyar la actividad (logísticos) previa concertación con La Lotería. Todos los aportes a la seguridad social y seguros adicionales del personal empleado por el operador logístico en el apoyo y realización de los eventos ordenados, serán asumidos enteramente por el contratista y La Lotería no adquiere con esto ninguna vinculación laboral, administrativa ni de ninguna índole. (El personal deberá contar con afiliación a ARL y presentar los respectivos soportes al momento de iniciar alguna actividad)
9. Cada evento o actividad deberá contar con un coordinar; función debe ser realizada preferiblemente por el ejecutivo de cuenta.
10. Conectividad: en caso de que se indique, el operador deberá apoyar en el suministro de Internet si dentro del lugar elegido para la realización del evento, no se cuenta con este servicio (Internet remoto).
11. Contratar personal especializado según la necesidad del evento (animadores, presentador de protocolo, artistas, impulsadoras, promotoras, modelos)
12. Informes: el contratista deberá suministrar información constante, ordenada y oportuna a La Lotería, después de la realización de la actividad mediante un informe que contenga resultados, con el debido soporte y registro fotográfico.
13. El contratista deberá tramitar los permisos y cancelar los impuestos que se requieran para el óptimo desarrollo del evento (Espacio público, Sayco y Acinpro, ambulancia, bomberos, tránsito, Defensa Civil, policía), los cuales serán reconocidos por la entidad previa presentación de facturas o cuentas de cobro de las entidades a las cuales se les cancelaron este tipo de ítem, no se aceptaran facturas o cuentas de cobro de intermediarios.
14. El contratista debe asegura el servicio de aseo antes, durante y luego del evento.
15. El contratista deberá estar en capacidad de cumplir con todos los requerimientos solicitados en la presente contratación, en el caso de que requiera realizar una subcantratación esta no deberá generar para La Lotería un costo adicional a los establecidos en la propuesta.
16. El contratista no podrá adelantar ninguna clase de compromiso o gasto que no esté aprobado previamente por el supervisor del Contrato
17. Todos los productos relacionados con alimentación que se requieran para un determinado evento o actividad deben ser de muy buena calidad presentando apariencia, sabor, color y textura acorde a las características específicas de la preparación ofrecida.
9.2 Vigencia de la calidad de Proveedor Estratégico:
La duración de la calidad de Proveedor Estratégico de la Lotería de Medellín será de UN AÑO contado desde la expedición del certificado que lo acredite como tal. Dicho periodo podrá ser renovado por uno similar al inicial, siempre y cuando el proveedor mantenga los estados financieros que se requieran y alcance una calificación satisfactoria por parte de la Entidad.
10 TRÁMITE DEL PROCESO DE SELECCIÓN
10.2 Modalidad de selección.
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La presente convocatoria se realiza en los términos del Acuerdo No. 005 de 2018, “Por medio del cual se adopta el Manual de Contratación de la Lotería de Medellín”, modificado por el acuerdo 2 de 2019, La integración de la base de datos de los Proveedores Estratégicos se efectuará con arreglo a lo establecido en los artículos 31 y siguientes del manual de contratación de la Lotería de Medellín:
ARTÍCULO 30. PROVEEDORES ESTRATÉGICOS. La Lotería de Medellín
contará con unos proveedores estratégicos que suministrarán bienes y/o servicios exclusivamente relacionados con el cumplimiento y desarrollo del objeto comercial de la Entidad, en los siguientes grupos:
1. Alimentación.
2. Material Textil.
3. Gran Formato.
4. Operación Logística.
5. Material Litográfico.
6. Material POP o Merchandising.
7. Personal de apoyo a los eventos comerciales.
8. Transporte de mercancía y personas para actividades comerciales.
9. Agencias de viajes.
10. Bienes y servicios de tecnología y comunicaciones
ARTÍCULO 31. CONVOCATORIA Y SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES
ESTRATÉGICOS. El Gerente adoptará la reglamentación pertinente para el respectivo grupo, en la cual se establecerán las condiciones que deberán cumplir los proveedores para adquirir la calidad de estratégicos.
Posteriormente se publicará en la página web una convocatoria para inscripción de proveedores estratégicos, en la que se establecerán los requisitos técnicos, legales y financieros de acuerdo con el respectivo grupo y la periodicidad de las citadas convocatorias.
Para esta convocatoria no se requerirá la expedición de garantías de seriedad por parte de los proponentes.
Una vez evaluados los documentos presentados por los interesados, quienes cumplan con los requisitos señalados serán inscritos en la base de datos de proveedores como “proveedores estratégicos” por el Secretario General de la Entidad y serán clasificados de acuerdo con los bienes o servicios a los que haya aplicado y para los cuales haya sido evaluado.
Ostentar la calidad de proveedor estratégico no implica que la Lotería de Medellín esté obligada a contratar con uno o con todos.
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La contratación de los bienes y servicios señalados en el artículo 30 se realizará mediante el procedimiento de solicitud de ofertas y solo podrán ser convocados aquellos proveedores registrados que se precalifiquen. Si solo existiere un proveedor estratégico inscrito en determinado objeto se invitará a negociar, no obstante, de resultar frustrada la Entidad podrá recurrir a los demás procesos de selección que posee este Manual, según la cuantía del bien o servicio a contratar.
Si no se habilitó ningún proveedor como estratégico para determinada categoría contractual, la Entidad podrá contratar los bienes y servicios requeridos de acuerdo con los procesos de selección aplicable según el caso, mientras adelanta otra invitación a inscribir proveedores estratégicos.
La Lotería de Medellín podrá realizar convocatorias para inscribir a nuevos proveedores estratégicos tantas veces considere necesario.
10.3 Plazo de evaluación de las propuestas
Los interesados podrán acreditar el cumplimiento de los requisitos habilitantes con respecto a su capacidad para presentar oferta y ejecutar contratos en el futuro, en cualquier momento. La Lotería de Medellín se encargará de informar través de su página web, las empresas que integrarán los listados de proveedores estratégicos de cada segmento.
10.4 Presentación de la propuesta
10.4.1 Forma de presentación de la propuesta.
Los interesados en participar en la presente convocatoria deberán presentar los documentos requeridos, en idioma español (castellano), firmada por la persona natural o el Representante Legal de la empresa oferente, adjuntando todos los anexos y/o formatos; debe foliarse en estricto orden consecutivo ascendente.
Los documentos deben ser enviados al correo electrónico xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, o de forma física, al archivo de la Entidad, ubicado en el primer piso del Edificio de la Lotería de Medellín, en la carrera 47 No. 49-12, marcando claramente el objeto de la Convocatoria, el nombre del interesado, el nombre de su representante legal, teléfono, y dirección electrónica, así:
LOTERÍA DE MEDELLÍN CONVOCATORIA PROVEEDORES ESTRATÉGICO
(GRUPO OPERACIÓN LOGISTICA)
PROPONENTE: TELÉFONO:
CORREO ELECTRÓNICO:
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Deberá allegarse la totalidad de los documentos que se relacionan en el acápite “Documentos Habilitantes”, en el mismo orden en que allí se indican, los cuales deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en el presente documento y contener un índice detallando los documentos y las páginas donde se encuentran.
En caso de enviar los documentos por correo electrónico, escribir en el asunto el nombre del grupo de proveedor estratégico al que quiere pertenecer.
Si desea pertenecer a varios grupos deberá enviar un correo por cada grupo o enviar físicamente, los documentos pertenecientes a cada segmento.
Los documentos deben ser presentados sin tachones, enmendaduras o raspaduras que hagan dudar del interés en participar de la presente convocatoria, a menos que se efectúe la salvedad, la cual se entiende cumplida con la firma del proponente al pie de la corrección.
La Lotería de Medellín no se hace responsable por la evaluación de documentos que no estén debidamente marcados.
10.4.2 Firma de la propuesta
a. La carta de manifestación de interés (Anexo Nº 1) deberá llevar la firma autógrafa del Representante Legal o del apoderado debidamente constituido.
b. El interesado deberá diligenciar los anexos y/o formatos del presente proceso de selección.
c. El interesado asumirá todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de la propuesta. Por lo tanto, la Lotería de Medellín no reconocerá ningún reembolso por dichos conceptos.
d. En caso de presentarse diferencias en valores expresados en letras y en números, se tomará el valor expresado en letras.
11 REQUISITOS HABILITANTES.
11.2 Capacidad Jurídica
11.2.1 Carta de Manifestación de Interés: La carta de manifestación de interés debe ser diligenciada según el ANEXO Nº 1, dicho requisito tiene como finalidad que el proponente exprese de manera clara e inequívoca que conoce los términos del proceso de selección, que acepta sus condiciones y que cumple con los requisitos y exigencias de orden jurídico; razón por la cual debe ser debidamente suscrita por el proponente, el Representante Legal de la persona jurídica, por la persona designada para representar el Consorcio o Unión Temporal, o apoderado; según sea el caso.
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11.2.2 Declaración de estar exento de Inhabilidades e Incompatibilidades (Anexo No. 3): Los proponentes no deben encontrarse incursos en causal de inhabilidad e incompatibilidad, consagradas en los Artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993 y demás disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia; lo anterior, será declarado bajo la gravedad de juramento, el cual se entenderá prestado con la firma
de la propuesta.
11.2.3 Certificado de Existencia y Representación Legal: Las personas jurídicas deberán presentar, en original, el Certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, anterior a la fecha límite de recepción de ofertas.
Si el OFERENTE es una persona natural propietaria de un establecimiento de comercio, deberá presentar un Certificado de Inscripción en el Registro Mercantil expedido por la Cámara de Comercio con fecha de expedición no mayor a un (1) mes contados a partir de la fecha de cierre del proceso, en donde conste la determinación de su actividad, la cual debe estar relacionada con el objeto del presente proceso de selección.
11.2.4 Fotocopia de la cédula de ciudadanía: Se debe adjuntar la fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal o de la persona natural, según fuere el caso.
11.2.5 Certificación sobre el cumplimiento de las obligaciones al Sistema de Seguridad Social y Aportes Parafiscales: El proponente deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones y riesgos profesionales), y aportes parafiscales mediante certificación suscrita por el revisor fiscal y/o representante legal, en aquellos casos que sea procedente. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 789 de 2002, cuando se trate de personas jurídicas, se deberá certificar que se han efectuado los pagos dentro de los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección.
Adicionalmente, cuando el proponente se encuentre exento de realizar el pago de aportes parafiscales (SENA e ICBF), deberá también realizar una manifestación suscrita por el revisor fiscal y/o representante legal, que acredite su condición de beneficiario de dicha exoneración al cumplir con los presupuestos normativos del artículo 25 de la Ley 1607 de 2012 y Decreto 862 de 2013.
Cuando se trate de consorcio o uniones temporales, cada uno de sus miembros integrantes deberá aportar los certificados aquí exigidos.
En caso de que el proponente no tenga a su cargo personas vinculadas por medio de contrato laboral, la persona natural, el Representante Legal o Revisor Fiscal, según sea el caso; deberá anexar certificación manifestando tal situación.
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11.2.6 Certificado De Antecedentes Fiscales de la Contraloría General de la República De conformidad con lo consagrado en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, ningún Proponente, podrá estar registrado en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República vigente a la fecha de cierre del presente proceso de selección.
El certificado podrá ser acreditado por el oferente en su propuesta, y será verificado por la Lotería de Medellín.
Para el caso de modalidades de asociación y de personas jurídicas diferentes a las sociedades anónimas abiertas, este requisito debe ser cumplido por todos y cada uno de los socios y representantes legales de las sociedades participantes.
11.2.7 Certificado De Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación: El Proponente no deberá presentar antecedentes disciplinarios de conformidad con lo consagrado en el Artículo 174 de la Ley 734 de 2002; situación que será verificada por La Concedente, o podrá ser acreditada por el oferente en su propuesta.
Igual requisito deberá acreditar el representante legal de las personas jurídicas.
En caso de que en el certificado conste que el Proponente o el representante legal de las personas jurídicas, presenta antecedentes disciplinarios vigentes, que impliquen inhabilidad para contratar con el Estado, no se tendrá en cuenta su propuesta para la evaluación y posterior adjudicación.
Dicho certificado podrá ser acreditado por el oferente en su propuesta, y será consultado por La Concedente.
11.2.8 Verificación de Antecedentes Judiciales: Ningún Proponente, podrán presentar antecedentes judiciales vigentes que impliquen inhabilidad para contratar con el Estado.
La Concedente verificará que no registren antecedentes judiciales de conformidad con el artículo 94 del Decreto Ley 019 de 2012 o la norma que lo sustituya o modifique, respecto del Proponente y el representante legal y todos los socios de las personas jurídicas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas, las cuales deberán suplir dicho requisito con la manifestación escrita y expresa por parte del representante legal que ninguno de los socios registra antecedentes judiciales.
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11.2.9 Certificado de inhabilidades por delitos sexuales contra menores: La Lotería de Medellín verificará que no se registre inhabilidad, en cumplimiento de la Ley 1918 del 00 xx xxxxx 0000 “por medio de la cual se establece el régimen de inhabilidades a quienes hayan sido condenados por delitos sexuales cometidos contra menores, se crea el registro de inhabilidades y se dictan otras disposiciones” y su Decreto Reglamentario 753 del 30 xx xxxxx de 2019 “por medio del cual se reglamenta la Ley 1918 de 2018”. Dicho certificado podrá ser acreditado por el oferente, y será verificado por la Lotería de Medellín de conformidad con el artículo 94 del Decreto 019 de 2012.
11.2.10 Certificado del registro nacional de medidas correctivas: Conforme lo ordena el artículo 183 de la Ley 1801 de 2016, Código Nacional de Policía y Convivencia. Se deberá aportar reporte del Registro Nacional de Medidas Correctivas, del proponente persona natural y/o persona jurídica. En caso de aparecer en dicho reporte, se dará aplicación al contenido del numeral 4 del artículo 183 de la Ley 1801 de 2016, Código Nacional de Policía. Para realizar dicha verificación acceder al siguiente link: xxxxx://xxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/XXX/xxx_xxx_xxxxxxxx.xxxx
Dicho certificado podrá ser acreditado por el oferente en su propuesta, y será verificado por la Lotería de Medellín de conformidad con el artículo 94 del Decreto 019 de 2012.
11.2.11 Fotocopia del Registro Único Tributario - RUT (actualizado): Presentar copia legible del Formulario de Registro Único Tributario – RUT, expedido por la DIAN, la información contenida en éste debe estar actualizada.
11.2.12 Certificado SGSST:
El proponente deberá presentar un certificado expedido por la ARL en el que conste que tiene implementado el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
11.3 Certificación de experiencia
11.3.1 Experiencia aplicable a todos los grupos:
Experiencia General: La Lotería de Medellín, teniendo en cuenta las características del presente proceso, requiere que para su ejecución, el proponente cumpla con unas condiciones de experiencia que garanticen a la entidad que podrá llevar a cabo la ejecución del contrato; por este motivo deberá tener una experiencia general de tres (3) años, contados a partir de la inscripción y/o publicación de la constitución de la empresa en el respectivo Certificado de Existencia y Representación.
11.3.2 Experiencia Específica Acreditada para cada grupo:
Nota. En el caso de los contratos en ejecución, se tendrá en cuenta lo que se tenga ejecutado al momento de la evaluación.
Experiencia Acreditada: Se considerará hábil al proponente que acredite, en un mínimo de dos (2) contratos terminados, cuya suscripción se encuentre dentro de los 2 años anteriores a la fecha de inicio del presente proceso, donde las certificaciones aportadas sumen un valor mínimo de Cien Millones de Pesos ($100.000.000) y cuyo objeto tenga dentro de su alcance Operación Logística de Eventos y/o actividades comerciales y publicitarias.
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11.3.3 Forma de acreditar la experiencia acreditada específica:
La experiencia acreditada se evaluará a partir de la información suministrada en las certificaciones anexas; las mismas podrán ser verificada por la Entidad contratante en cualquier momento.
En el evento en que dos o más proponentes aporten una misma información y ésta presente inconsistencias, se solicitará la aclaración respectiva a cada uno de ellos y sólo se tendrá en cuenta aquella que esté demostrada.
La Lotería de Medellín, se reserva la facultad de solicitar información adicional con el fin de verificar y/o aclarar los datos reportados en los certificados requeridos, si lo considera necesario.
Las certificaciones se evaluarán a partir de la información que suministre el oferente, las cuales deben ser expedidas por la entidad contratante y deben contener como mínimo la siguiente información:
Nombre del Contratante.
Objeto del contrato.
Valor del contrato.
Plazo.
Fecha de inicio.
Fecha de terminación.
Fecha de expedición de la certificación.
Nombre y cargo de quien expide la certificación.
No será válido para acreditar experiencia, fotocopias de contratos sin la correspondiente certificación de cumplimiento y/o acta de liquidación.
11.4 Capacidad Financiera
La Capacidad financiera se verificará en los Estados Financieros del proponente, con corte a diciembre 31 de 2020, todos firmados por el Representante Legal y el Contador Público. (Artículo 37 de la ley 222/93) si el proponente está obligado a tener Revisor Fiscal deberán acompañarse con el dictamen de los Estados Financieros. Entiéndase por estados financieros para este caso particular: 1) El Balance General. 2) Estado de Pérdidas y Ganancias. 3) El estado de cambios en el patrimonio. 4) El estado de cambios en la situación financiera. 5) El estado de flujos de efectivo. 6) Notas a los estados FINANCIEROS
El proponente deberá cumplir con los siguientes requisitos
Indicador de Liquidez:
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Permiten medir la capacidad o disponibilidad de efectivo que tienen los proponentes para cancelar sus obligaciones de corto plazo; igualmente, permiten establecer la facilidad o dificultad que tienen dichas empresas para pagar sus pasivos corrientes con el producto
de convertir a efectivo sus activos corrientes.
Los proponentes deben demostrar un índice de liquidez mayor o igual a 1.2
El índice de liquidez (LIQ) se calcula con la siguiente fórmula: Activo Corriente / Pasivo Corriente
Índice de endeudamiento:
El nivel de endeudamiento es un concepto que le permite a la entidad, establecer la relación entre los activos y las deudas para medir la solvencia económica del oferente. Asimismo, este indicador señala la proporción de los acreedores sobre el valor total de la empresa. Por lo tanto, a mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad del oferente de no poder cumplir con sus pasivos.
La LOTERIA DE MEDELLÍN solicitará un nivel de endeudamiento, el cual debe ser menor o igual al SETENTA POR CIENTO (70%) por ciento.
Este índice se calcula con la siguiente fórmula:
Nivel de endeudamiento (NET) = Pasivo total / Activo total Rentabilidad del Patrimonio:
La Rentabilidad del patrimonio es medido como Utilidad Operacional sobre el Patrimonio, este indicador determina la rentabilidad del patrimonio del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el patrimonio. A mayor rentabilidad sobre el patrimonio, mayor es la rentabilidad de los accionistas y mejor la capacidad organizacional del proponente.
Para fijar el indicador de Rentabilidad sobre el patrimonio, se verificará que los proponentes cuenten con un índice mayor o igual al TRES (3%) por ciento para demostrar que generan la utilidad necesaria para el retorno sobre el patrimonio invertido en la empresa.
Este índice se calcula con la siguiente fórmula: Utilidad Operacional / Patrimonio Rentabilidad del Activo:
La rentabilidad del activo es medido como Utilidad Operacional sobre Activo Total, el cual
determina la rentabilidad de los activos del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el activo. A mayor rentabilidad sobre activos, mayor es la rentabilidad del negocio y mejor la capacidad organizacional del proponente. Este indicador debe ser siempre menor o igual que el de rentabilidad sobre patrimonio.
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Para fijar el indicador de Rentabilidad sobre los activos, se verificará que los proponentes cuenten con un índice mayor o igual al DOS (2%) por ciento, para demostrar que
generan la utilidad necesaria para el retorno sobre los activos invertidos en la empresa. Este índice se calcula con la siguiente fórmula: Utilidad operacional / Activo total
Cobertura de intereses:
Este indicador determina la capacidad que tiene una empresa para cubrir el costo financiero de sus pasivos (intereses), los cuales pueden comprometer la salud financiera de la empresa. Por lo tanto, a mayor cobertura de intereses, menor es la probabilidad de que el Proponente incumpla sus obligaciones financieras.
La razón de cobertura de intereses busca determinar la capacidad que tienen los oferentes para cubrir, con las utilidades, los costos totales de sus obligaciones financieras. Los Proponentes deben demostrar un índice de razón de cobertura de intereses mayor o igual a 1.75
Este índice se calcula con la siguiente fórmula: Utilidad operacional / Gastos de intereses
11.5 Reglas de Subsanabilidad
La LOTERÍA DE MEDELLÍN requerirá a los proponentes, para que subsanen los documentos aportados inicialmente y para que aporte requisitos adicionales que considere necesarios y que no hayan sido aportados con las propuestas, así como las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables, haciendo primar en todo momento lo sustancial sobre lo formal.
12 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS
Sin perjuicio de lo establecido por la ley aplicable, serán rechazadas las propuestas cuando por su contenido, impidan la selección objetiva, y especialmente en los siguientes casos:
1. Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar, consagradas en las leyes: 80 de 1993, 617 de 2000, 1148 de 2007, 1150 de 2007, 1296 de 2009, 1474 de 2011, así como lo dispuesto en las demás normas legales vigentes que las reglamenten, modifiquen o adicionen, en cuanto sean pertinentes.
2. Si el proponente se encuentra reportado en el Boletín de Responsables Fiscales (Artículo 60, Ley 610 de 2000) y/o con Antecedentes Disciplinarios.
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3. Cuando se presenten varias ofertas por el mismo oferente y se configure cualquiera de las siguientes hipótesis: con el mismo nombre; con nombres diferentes; de forma simultánea como persona natural o jurídica y representante legal de una persona jurídica, de forma simultánea como persona natural o jurídica e integrante de una forma asociativa como Consorcio o Unión Temporal, de forma simultánea como persona natural o jurídica y representante de una forma asociativa como Consorcio o Unión Temporal. Cuando varias personas jurídicas
tengan el mismo representante legal, o socios comunes, solo podrá presentarse a la selección una de ellas.
4. Cuando los documentos presentados por el proponente contengan información que de cualquier manera no corresponda a la realidad, caso en el cual se iniciarán las acciones correspondientes, si a ello hubiere lugar.
5. Los demás casos expresamente establecidos en el presente pliego y en la normatividad vigente.
La Lotería de Medellín se reserva el derecho de admitir aquellas propuestas que presenten defectos de forma, omisiones o errores, siempre que éstos sean subsanables y no alteren el tratamiento igualitario de las mismas.
13 CALIDAD DE PROVEEDOR ESTRATÉGICO
Se considerarán Proveedores Estratégicos aquellas personas que cumplan con todos los requisitos jurídicos, financieros y técnicos contemplados en esta convocatoria.
14 TERMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA DE PROVEEDORES ESTRATÉGICOS
La Lotería de Medellín podrá modificar en cualquier momento el proceso de convocatoria, en el evento en que no se presente ningún proponente o ninguna documentación se ajuste a estos pliegos de condiciones o, en general, cuando existan motivos que impidan la selección de los Proveedores Estratégicos.
15 IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL
El presente proceso de selección de proveedores no conlleva ejecución presupuestal toda vez que el objeto de esta convocatoria es la conformación de la base de datos de Proveedores Estratégicos para la Lotería de Medellín.
En todo caso, los contratos que se lleguen a celebrar con aquellos que lleguen a ostentar la calidad de Proveedores Estratégicos tendrán su respectiva imputación presupuestal oportunamente.
16 FORMALIZACIÓN Y ASIGNACIÓN DE SERVICIOS
Por regla general la Lotería de Medellín adquirirá los bienes y servicios a través de los proveedores estratégicos, quienes ostentarán tal calidad luego de ser seleccionados mediante una convocatoria.
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Una vez conformada la base de datos de proveedores estratégicos se realizarán solicitudes de ofertas entre los mismos, para que presenten ofertas para proveer bienes y/o servicios. En la solicitud de oferta se describirán los factores de calificación de las ofertas, las condiciones de la ejecución de la misma, el valor, el plazo; de manera que una vez seleccionada la propuesta ganadora, bastará la respectiva aceptación de la oferta para la formalización de la contratación.
Al adquirir la calidad de proveedor estratégico se obtiene el derecho a participar en las solicitudes de ofertas entre proveedores que ostenten esta calidad quienes compiten entre sí para la asignación de contratos, pero el hecho de ser proveedor estratégico no implica automáticamente la asignación de un contrato, sino la mera expectativa de contratar con la Lotería de Medellín, de conformidad con lo expuesto en el Reglamento de Contratación.
17 PROHIBICIÓN DE CEDER LA CALIDAD DE PROVEEDOR ESTRATÉGICO
La calidad de Proveedor Estratégico se adquiere por cumplir con las condiciones especiales requeridas por la Entidad en esta convocatoria, por ende ésta es intuito persona, en consecuencia, una vez adquirida esta calidad no podrá cederse.
Si un Proveedor Estratégico requiere ceder un contrato, solo podrá hacerlo con los proveedores que se encuentren inscritos en su mismo grupo, con autorización previa, expresa y escrita de la Lotería de Medellín.
18 CONDICIONES DE EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS QUE SE ASIGNEN
Previamente a cada Solicitud de Oferta la entidad realizará un análisis de riesgos mediante el cual se determinen cuáles serán los mecanismos para minimizarlos. De ser necesario se determinarán los amparos, cuantías y vigencias requeridos para asegurar la debida ejecución del contrato a celebrarse.
En consecuencia los Proveedores Estratégicos seleccionados luego de la solicitud de oferta deberán constituir a favor de la Lotería de Medellín, una garantía única a favor de entidades estatales que ampare el cumplimiento de las obligaciones contractuales, otorgada por una compañía de seguros autorizada para operar en Colombia por la Superintendencia Financiera y preferiblemente con poderes decisorios en la ciudad de Medellín, tomada por el contratista a su xxxxx, en caso de que así se requiera.
18.2 RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
Los contratos que eventualmente se asignen deberán ser ejecutados con estricta sujeción a las cláusulas del mismo, al pliego de condiciones y a las instrucciones que imparta la LOTERÍA DE MEDELLÍN para su cabal desarrollo.
Durante la ejecución del contrato y hasta que tenga lugar el recibo definitivo, el Contratista será responsable de las fallas que se adviertan, sin perjuicio de la responsabilidad a que se refiere el Código Civil.
18.3 CONTROL Y VIGILANCIA DEL CONTRATO:
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La Lotería de Medellín ejercerá el control y la vigilancia de la ejecución de la actividades objeto de lo contrato que se asigne, a través de un supervisor designado para el efecto,
quien tendrá como función verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista y ejercer un control integral sobre el mismo, para lo cual podrá en cualquier momento, exigir la información que considere necesaria, así como la adopción de medidas para mantener, durante la ejecución del contrato, las condiciones técnicas y económicas existentes al momento de su celebración. Además, podrá emitir conceptos en todos los asuntos de orden técnico, económico y jurídico que se susciten durante su ejecución.
Así mismo, el Supervisor está autorizado para ordenar al Contratista la corrección, en el menor tiempo posible, de los desajustes que pudieren presentarse y determinar los mecanismos y procedimientos pertinentes para prever o solucionar rápida y eficazmente las diferencias que llegaren a surgir durante la ejecución del contrato.
El contratista deberá acatar las órdenes que le imparta por escrito el supervisor, no obstante, si no estuviese de acuerdo con las mismas, deberá manifestarlo por escrito, antes de proceder a ejecutarlas; en caso contrario, responderá solidariamente con él si del cumplimiento de dichas órdenes se derivaran perjuicios para la Lotería de Medellín.
18.4 Fuerza Mayor:
El Contratista quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada, por fuera del control del Contratista y que no implique falta o negligencia de éste o de su personal.
Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana.
En el caso de fuerza mayor que afecte el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales, el Contratista tendrá derecho únicamente a la ampliación del plazo contractual pero no a indemnización alguna por parte de la Lotería de Medellín.
Los inconvenientes de fuerza mayor deberán informarse la Lotería de Medellín por el medio más rápido posible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al momento en que hayan iniciado o se hayan presentado. Dentro de los diez (10) días calendario siguientes, el Contratista suministrará a la Lotería de Medellín todos los detalles del hecho constitutivo de fuerza mayor y la documentación certificada que la Administración pueda requerir.
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Las suspensiones debidas a demoras en la adquisición de los equipos o daños en los mismos, a circunstancias de ocurrencia común de estos trabajos de la misma naturaleza de las contempladas en este contrato, a huelgas de su personal de trabajadores resultantes de convenios laborales, a la falta de cooperación del Contratista para resolver peticiones justas de sus trabajadores o cualquier otra suspensión que ordene el interventor por razones técnicas o de seguridad, no se consideran como fuerza mayor y no darán lugar a indemnización ni a ampliación en el plazo estipulado.
18.5 Cambios en las especificaciones:
El Supervisor podrá ordenar durante la ejecución del contrato, los cambios necesarios en las especificaciones. Si por estos cambios se afectan el plazo o el precio, o ambos, la Lotería de Medellín acordará con el Contratista los mayores costos debidamente sustentados.
18.6 Cláusula penal pecuniaria:
Se estipula una cláusula penal correspondiente al 10% del valor total del contrato, que se hará efectiva en retardo en el cumplimiento del objeto contractual dentro del plazo establecido para el efecto, como pena, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato. El valor de la cláusula penal se tomará directamente de cualquier suma que la Lotería de Medellín se le adeude al CONTRATISTA, si la hubiere, o de la Garantía de Cumplimiento constituida, y si esto no fuere posible se cobrará ejecutivamente.
18.7 Cláusula de indemnidad:
Será obligación del contratista mantener libre a la Lotería de Medellín de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.
18.8 Obligatoriedad de la afiliación de todo personal de seguridad social integrado y pago de las obligaciones parafiscales:
El Proveedor Estratégico deberá tener en cuenta lo establecido en la Ley 789 de 2002 Artículo 50, según el cual toda persona que celebre contratos con el Estado deberá, si es persona natural estar afiliado al sistema de Pensiones y Salud, y si es persona jurídica, deberá afiliar a todo su personal a dichos sistemas y cumplir con las obligaciones parafiscales, lo anterior, deberá ser acreditado en su debida oportunidad. Con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones consagradas en la ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios, el contratista deberá afiliar sus trabajadores al sistema general de la seguridad social en pensiones, salud y riesgos laborales.
18.9 Supervisión
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Una vez aceptada la propuesta de uno o varios contratistas, la Lotería de Medellín designará el supervisor, quien tendrá la facultad de inspeccionar en cualquier tiempo, el desarrollo del contrato, incluyendo las especificaciones técnicas, así como la calidad del servicio de los productos ofrecidos e igualmente velar por el estricto cumplimiento de su objeto. Para este efecto el contratista, al firmar el contrato, da fe de conocer el manual de supervisión de la Lotería de Medellín el cual se encuentra disponible en la página web de la entidad, el cual constituye el compendio normativo base de la labor referida y es de obligatorio cumplimiento por las partes.
ANEXOS INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
Diligencie cuidadosamente cada anexo por componente. Los anexos se diligenciarán a máquina de escribir o procesador de texto y sin enmendaduras, debidamente foliados.
A continuación se enlista los anexos del presente proceso: Anexo N° 1 - Carta de Manifestación de Interés.
Anexo N° 2 - Formato de certificación pago de aportes a Seguridad Social.
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Anexo N° 3 - Certificado de Inhabilidades e Incompatibilidades
ANEXO 1
CARTA DE MANIFESTACIÓN DE INTERÉS
Medellín, de 20 Señores
LOTERÍA DE MEDELLÍN
E. S. D.
REF. : CONVOCATORIA PROVEEDOR ESTRATÉGICO PARA (GRUPO PROVEEDOR ESTRATÉGICO)
El suscrito, , mayor de edad, domiciliado en , con documento de identificación N° en mi calidad de de , en atención a la convocatoria efectuada por ustedes, deseo manifestar mi interés de hacer parte de la base de datos de Proveedores Estratégicos, razón por la cual, acudo libremente a presentar la documentación requerida en este proceso.
Así mismo, en el evento de resultar favorecido con la adjudicación de algún o algunos contratos, me comprometo a notificarme, perfeccionar el contrato, legalizarlo dentro de los términos establecidos en el pliego de condiciones y a ejecutar el objeto contractual de acuerdo con los documentos que hacen parte del proceso de selección y del respectivo contrato.
En mi calidad de proponente declaro que:
1. Mi empresa se encuentra en capacidad de prestar los servicios que se pretenden contratar en el marco de esta convocatoria.
2. Conozco y entiendo el pliego de condiciones, los requisitos en él establecidos y todos los documentos relacionados con la contratación, los cuales acepto en todas y cada una de sus partes.
3. En caso de resultar favorecido con la adjudicación de algún contrato derivado en el marco de esta convocatoria, me comprometo a otorgar la garantía exigida dentro del plazo, por el valor y por las vigencias establecidas en dentro de cada solicitud de oferta.
4. Esta propuesta y el contrato que se llegare a celebrar, comprometen totalmente a la persona, consorcio o unión temporal que legal o extralegalmente represento.
5. No existe respecto a la empresa que represento, a sus asociados o a su representante legal o dependientes, prohibiciones, incapacidades o causales de inhabilidad o de incompatibilidad alguna que de acuerdo con las normas vigentes pudiera impedir o viciar la presentación de nuestra oferta, o la firma del contrato, que pudiera resultar de la eventual adjudicación. ESTA AFIRMACIÓN LA HAGO BAJO LA GRAVEDAD DE JURAMENTO.
6. Ninguna persona natural o jurídica diferente del proponente tiene interés en la oferta que ahora presento, ni en los contratos que como consecuencia se me llegaren a adjudicar y que en consecuencia sólo compromete y obliga a los firmantes.
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7. Me comprometo a renovar la documentación legal, técnica y cada vez que la entidad
me lo requiera.
8. Cualquier defecto, error u omisión que pudiera haberse presentado en la elaboración de la propuesta que someto a su consideración, o en el contenido de la misma, por causa imputable al proponente o por simple interpretación errónea o desviada de los términos o condiciones establecidas en cualquiera de los documentos de la contratación, Son De Mi Exclusivo Riesgo y Responsabilidad.
9. En caso de resultar favorecido con la asignación de algún contrato me obligo a aceptar la supervisión del contrato a través del funcionario designado por la Lotería de Medellín, para todos los efectos pertinentes.
10. Conozco y acepto en un todo las normas generales y especiales aplicables a este proceso contractual, específicamente el acuerdo No 005 de 2018, “por medio del cual se adopta el manual de contratación de la Lotería de Medellín” modificado por el Acuerdo 002 de 2019.
11. Leí cuidadosamente el pliego de condiciones y elaboré mi propuesta ajustada al mismo. Por tanto, conocí y tuve las oportunidades establecidas para solicitar aclaraciones, formular objeciones, efectuar preguntas y obtener respuestas a mis inquietudes.
12. Presento la documentación aquí requerida con clara conciencia de que observo un comportamiento transparente, ceñido a la moralidad y a los principios éticos, y particularmente a no incurrir en intentos o prácticas de soborno para obtener ventajas indebidas en la competencia por la adjudicación del presente proceso de contratación.
13. Los recursos destinados a la posible ejecución de los contratos son de origen licito y que no he (mos) participado en actividades delictivas, así como no he (mos) recibido recursos o facilitado actividades contrarias a la ley.
14. De conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente sobre protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, autorizo libre, expresa e inequívocamente a la Lotería de Medellín, para que realice la recolección y tratamiento de mis datos personales que suministro de manera veraz y completa, los cuales serán utilizados para los diferentes aspectos relacionados con la elaboración, suscripción a los proveedores estratégicos de la entidad. Así mismo autorizo a la Entidad para que consulte mis datos personales en diferentes bases de datos, concernientes a la verificación de antecedentes penales, fiscales y disciplinarios con ocasión de la presente convocatoria.
La siguiente propuesta consta de
proponente.
(_) folios debidamente firmados por el
Proponente:
Nit:
Correo electrónico:
Dirección: Teléfono: Fax:
Nombre Representante Legal del proponente:
Dirección: Teléfono:
Documento de identificación:
20
Firma del Representante legal:
ANEXO Nº 2
CERTIFICACIÓN PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
Paz y Salvo de Aportes y parafiscales
(No necesita autenticación notarial)
Señores
LOTERÍA DE MEDELLÍN
Ciudad.
Asunto: Carta de Cumplimiento de Aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales
Ref : Convocatoria Proveedor Estratégico de Material Textil
El suscrito (Representante Legal o Revisor fiscal) de , certifica que a se encuentra PAZ Y SALVO por concepto de aportes a los sistemas de Salud, Pensión y riesgos laborales ARL (Artículo 50 de la ley 789 de 2002) y a las cajas de compensación Familiar.
De conformidad a lo establecido a la Ley 1607 de 2012 y Decreto 862 de 2013, deberá diligenciar la siguiente información:
EXONERACIÓN DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES | PERSONA NATURAL | PERSONA JURÍDICA | ||
Exento de los pagos parafiscales de Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA de sus empleados | Si ( ) | No ( ) | Si ( ) | No ( ) |
Nota: En caso que el proponente este obligado a pagar aportes parafiscales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, deberá incluir dentro de esta certificación que también se encuentra al día en el pago de los aportes parafiscales.
Cordialmente,
Nombre y Apellidos Revisor Fiscal
Tarjeta Profesional No. Firma
Número de identificación:
21
Nota: Este documento deberá ser firmado por el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx o los estatutos internos de la sociedad.
ANEXO 3
CERTIFICADO DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Ciudad y fecha
Señores
LOTERÍA DE MEDELLÍN
Ciudad.
Referencia: Convocatoria Proveedor Estratégico (grupo proveedor estratégico operador logístico)
El suscrito declara que:
Conozco las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con las Entidades Estatales de conformidad con las Leyes: 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011 y demás normas sobre la materia.
Así como las sanciones establecidas por transgresión a las mismas en los artículos 26 numeral 7o. y 52 y los efectos legales consagrados en el Art. 44 numeral. 1o. del Estatuto Contractual.
Declaro bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado con la firma del presente documento, que no me encuentro incurso en ninguna de ellas, ni mis socios, ni tampoco la sociedad que represento.
Mediante el presente documento autorizo a la Lotería de Medellín para que realice las correspondientes consultas de los reportes del SIPLAFT y demás que se requieran a fines al contrato.
Dado en el Municipio de a los del mes del 20
PROPONENTE:
NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL: FIRMA:
22
CARGO: