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Fecha emisión del informe: 08-04-2022

Proceso: Gestión Administrativa y Financiera.

Procedimiento: Contratación.

Líderes de Proceso – Procedimiento: Directora Administrativa y Financiera.

Objetivo de la Auditoría: Evaluar el diseño y efectividad de los controles internos en el procedimiento de contratación estatal que ejecuta el Ente de Control, constatando que cumplen con los lineamientos establecidos en el Manual de Contratación Interno, la Constitución, las leyes y demás disposiciones normativas que rigen la materia.

Alcance de la Auditoría: La auditoría se realizará desde el 16 xx xxxxx al 04 xx xxxxx del 2022, en las instalaciones de la Contraloría Municipal de Envigado, en la Dirección Administrativa y Financiera y se enfocará en los contratos que se llevaron a cabo entre el 1 de julio al 31 de diciembre de 2021 y de enero a febrero del 2022, tomando como criterios de auditoría la regulación externa e interna sobre el particular que delimita su funcionamiento y ejecución con las leyes que las regula, los manuales, procedimientos e instructivos.

Criterios de la Auditoría:

▪ La Constitución Política.

▪ Ley 80 de 1993, 'Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública".

▪ Ley 1150 de 2007 'Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos".

▪ Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

▪ Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las

disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones".

▪ Ley 1979 de 2011 ''Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública".

▪ Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional”.

▪ Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

▪ Ley 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”.

▪ Circular N°2 de enero 13 de 2021 “Obligatoriedad del uso del Secop II a partir del año 2021”

▪ Circulas N°3 de enero 13 de 2021 “Cuantías a tener en cuenta para la contratación.

▪ Manual de contratación interno.

Reunión de Apertura: 14-03-2022

Ejecución de Auditoría: 00 xx xxxxx xx 00 xx xxxxx xxx 0000 Xxxxxxx xx Xxxxxx: 08-04-2022

Representante Alta Dirección: Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Jefe Oficina de Control Interno: Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx.

Contratista: Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx

1. Resultados de la Auditoria

De conformidad con el rol de evaluación y seguimiento, por parte de la Oficina Asesora de Control Interno, se presenta informe de auditoría realizado al procedimiento de contratación, cuyo alcance es el seguimiento a los contratos ejecutados por el Ente de Control Fiscal en el segundo semestre de la vigencia 2021 y de enero a febrero del año 2022, mediante de los cuales se aplicaron las normas de auditoría, según lineamientos dados por la Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, que permiten el análisis de la información, el cual tuvo como objetivo verificar el cumplimiento de los fundamentos legales en materia contractual, constituyendo así al fortalecimiento del Sistema de Control Interno.

El ejercicio auditor se dio conforme a la planeación realizada por la Oficina de Control Interno, a su vez, la líder del procedimiento de la Entidad suministró toda la información con el fin de revisar que estas cumplan con las etapas de la contratación de acuerdo a su modalidad.

De conformidad con el alcance de la auditoría, se revisó un total de siete (07) contratos que se llevaron a cabo en el segundo semestre de 2021. El contrato CPS

- 017- 2021 no se perfecciono, toda vez que el contratista no firmo dicho contrato dentro de los tiempos establecidos en la plataforma del Secop II, en total los contratos revisados fueron síes (6) donde el 100%, fueron realizados en modalidad de contratación directa.

En los meses de enero a febrero de la vigencia 2022, el Ente de control realizo un total de siete (7) contratos, es importante señalar que el contrato CPS-003-2022, no se perfecciono debido a que el contratista no alcanzo a presentar la póliza en los tiempos establecidos en la plataforma del Secop II y las exigencias de la entidad, revisando así un total de seis (6) contratos donde el 100%, fueron realizados en modalidad de contratación directa.

En dicho ejercicio los auditores, tuvieron en cuenta lo siguiente:

1.1. Manual Interno de Contratación – Contraloría de Envigado

En el ejercicio auditor se contempló la revisión del Manual de Contratación de la Entidad, observando que este fue actualizado mediante Resolución N°045 del 08 xx xxxxx de 2021, el cual fue adaptado a los nuevos lineamientos en materia de contratación estatal y a la razón de ser del Organismo de Control; comprobando que tienen claramente definido las responsabilidades y autoridades, capacidad para contratar, las facultades del ordenador del gasto o a quien se le delegue dicha función, la conformación del comité de contratación y las distintas modalidades de contratación en su diferentes etapas y articulado a los cambios normativos que se han dado frente al tema, concluyendo que el Ente de Control lo viene aplicando de manera adecuada conforme a la gestión que desempeña.

1.2. Plan Anual de Adquisiciones

La Contraloría de Envigado, proyecto en el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia 2021, realizar dieciocho (18) contratos por la suma de $336.432.719. En el seguimiento a dicho plan, se observa que realizaron tres (3) modificaciones.

Tabla 1: Plan Anual de Adquisiciones -2021

Código UNSPSC	Descripción	Fecha estimada de inicio de proceso de selección	Duración estimada del contrato	Modalidad de Selección	Valor total estimado
76101503	Contratar el servicio de instalación de siete (07) equipos de Desodorización y uno (1) de Aromatización para baños, con recambio periódico cada 30 días, con su respectivo dispensador, incluyendo el sistema de filtros para sanitarios y orinales para los baños de la Contraloría Municipal de Envigado	15/03/2021	9 Meses	Mínima Cuantía	$2.500.000
80101505	Prestación del Servicio de soporte, mantenimiento, hosting, vigencia tecnológica, seguridad y respaldo de la página Web, y Gestión Documental, PQRDS en arrendamiento de la Aplicación Gestión Transparente	15/12/2021	10 Meses	Contratación Directa	$31.500.000
43233205	Adquisición de certificado de firma digital para la presentación de los informes a la Auditoría General de la República.	23/01/2021	11 Meses	Contratación Directa	$300.000
	Capacitar a los funcionarios de la Contraloria Municipal y sujetos de	01/02/2021	10 Meses	Contratación Directa	$58.854.719

86101705	control, en diferentes temas de control fiscal y relacionados con las funciones propias de sus cargos, de acuerdo con el Plan Anual de Capacitación aprobado.
90121502	Ejecutar las actividades de Bienestar Laboral para los funcionarios de la Contraloría	01/02/2021	10 Meses	Contratación Directa	$15.000.000
80101505	Realizar auditoría de seguimiento para verificar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad bajo las normas ISO 9001:2015 que tiene como alcance “Vigilancia de la gestión fiscal de los entes sujetos al control y particulares que manejen o administren recursos o fondos públicos”	03/11/2021	2 Días	Contratación Directa	$1.500.000
43231512	Servicio SAAS para acceso a la PLATAFORMA DE GESTIÓN ESTATAL SIIFWEB NIIF, hasta diciembre 31 de 2021 de la Contraloría Municipal de Envigado.	01/02/2021	10 Meses	Contratación Directa	$6.000.000
80101505	Prestación de servicios de un profesional en Salud Ocupacional, para operar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG- SST, además de apoyar las actividades de bienestar laboral.	01/02/2021	10.5 Meses	Contratación Directa	$23.887.500
80101505	Prestación de servicios profesionales de un abogado para apoyar el procedimiento auditor, emitir conceptos relacionados con el control fiscal y proyectar los procesos de segunda instancia de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y administrativos sancionatorios	15/02/2021	6 Meses	Contratación Directa	$25.953.000
80101505	Prestación de servicios profesionales de un Abogado, con el fin de apoyar el desarrollo del PVCFT del segundo semestre de 2020, de acuerdo con la programación establecida. Adicionalmente, debe participar en las mesas de trabajo del proceso auditor, dar conceptos jurídicos en los procesos de control micro y responsabilidad fiscal, cuando se requiera	01/06/2021	6 Meses	Contratación Directa	$25.953.000
80101505	Prestación de servicios profesionales de un ingeniero de sistemas que apoye y soporte las tecnologías de la información en la Contraloría Municipal de Envigado, en los procesos administrativos y misionales.	01/02/2021	6 Meses	Contratación Directa	$27.300.000
80101505	Prestación de servicios profesionales de un abogado, para apoyar el área	01/02/2021	7 Meses	Contratación Directa	$25.953.000

	administrativa y financiera en el proceso xx Xxxxxxx Humano.
80101505	Prestación de servicios profesionales de un abogado, para apoyar el Despacho del Contralor.	01/02/2021	6 Meses	Contratación Directa	$25.953.000
80101505	Prestación de servicios profesionales en Ingeniería Civil, con el fin de prestar apoyo en el área misional en los procesos de control fiscal que se requieran y que tengan relación con su formación profesional, apoyando los ejercicios de control micro de los sujetos de control, cuando le sea requerido.	03/05/2021	6 Meses	Contratación Directa	$25.953.000
43211508	Compra de computadores portátiles con licencia de Windows y de Office, para la Contraloría Municipal de Envigado y demás insumos de oficina.	10/03/2021	2 Meses	Mínima Cuantía	$15.000.000
80101505	Prestación de servicios de un profesional, que asesore la continuidad en la implementación de la estrategia de Gobierno Digital y del modelo de seguridad y privacidad de la información de conformidad con el Decreto 620 de 2020.	15/02/2021	Horas	Contratación Directa	$15.000.000
14111500 44122000 47131800	Suministro de insumos de oficina, impresora, aseo y cafetería para la Contraloría Municipal de Envigado.	01/05/2021	1 Mes	Mínima Cuantía	$3.000.000
47131502 47131803 14111703 12352104 53131698 42131606	Adquisición de elementos de protección personal para evitar contagio y propagación del COVID-19 en funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado y visitantes.	26/05/2021	3 Días	Mínima Cuantía	$2.500.000
TOTAL					$333.244.719

Fuente: Oficina Gestión Administrativa y Financiera – Contraloría Municipal de Envigado

Revisando el Acta de Comité No.3 del 22 de julio de 2021, el Comité de Contratación una vez que revisó las necesidades del PAA de la vigencia, deciden por temas presupuestales y por la proyección de la nueva sede de la Entidad, prescindir de los siguientes procesos contractuales:

Tabla 2: Plan Anual de Adquisiciones – versión 1.

Código UNSPSC	Descripción	Fecha estimada de inicio de proceso de selección	Duración estimada del contrato	Modalidad de Selección	Valor total estimado
76101503	Contratar el servicio de instalación de siete (07) equipos de Desodorización y uno (1) de Aromatización para baños, con recambio periódico cada 30 días, con su respectivo dispensador, incluyendo el sistema de filtros para sanitarios y orinales para los baños de la Contraloría Municipal de Envigado	15/03/2021	9 Meses	Mínima Cuantía	$2.500.000
43211508	Compra de computadores portátiles con licencia de Windows y de Office, para la Contraloría Municipal de Envigado y demás insumos de oficina.	10/03/2021	2 Meses	Mínima Cuantía	$15.000.000
47131502 47131803 14111703 12352104 53131698 42131606	Adquisición de elementos de protección personal para evitar contagio y propagación del COVID-19 en funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado y visitantes.	26/05/2021	3 Días	Mínima Cuantía	$2.500.000
80101505	Prestación de servicios profesionales de un abogado, para apoyar el Despacho del Contralor.	01/02/2021	6 Meses	Contratación Directa	$25.953.000
80101505	Prestación de servicios profesionales de un Abogado, con el fin de apoyar el desarrollo del PVCFT del segundo semestre de 2020, de acuerdo con la programación establecida. Adicionalmente, debe participar en las mesas de trabajo del proceso auditor, dar conceptos jurídicos en los procesos de control micro y responsabilidad fiscal, cuando se requiera	01/06/2021	6 Meses	Contratación Directa	$25.953.000
Total					$71.896.000

Fuente: Oficina Gestión Administrativa y Financiera – Contraloría Municipal de Envigado

En el Acta No. 4 del 29 de noviembre de 2021 del Comité de Contratación, se observa que ajustaron los valores de tres (3) contratos, como se detalla a continuación:

Tabla 3: Plan Anual de Adquisiciones – versión 2.

Código

UNSPSC

Descripción

Valor Inicial

Valor Final

80101505

Prestación de servicios de un profesional en Salud Ocupacional, para operar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

$25.025.000

$23.887.500

	Trabajo SG-SST, además de apoyar las actividades de bienestar laboral.
80101505	Prestación de servicios profesionales de un abogado, para apoyar el área administrativa y financiera en el proceso xx Xxxxxxx Humano.	$21.627.500	$30.278.500
80101505	Prestación de servicios profesionales en Ingeniería Civil, con el fin de prestar apoyo en el área misional en los procesos de control fiscal que se requieran y que tengan relación con su formación profesional, apoyando los ejercicios de control micro de los sujetos de control, cuando le sea requerido.	$21.627.500	$25.953.000
TOTAL		$68.280.000	$80.119.000

Fuente: Oficina Gestión Administrativa y Financiera – Contraloría Municipal de Envigado

Se concluye que los contratos de la vigencia 2021, con los cambios realizados, son los siguientes:

Tabla 4: Plan Anual de Adquisiciones – versión 3.

No.

OBJETO

VALOR PAA- V3

VALOR

EJECUTADO

Prestación de servicios profesionales de un ingeniero de sistemas que apoye y soporte las tecnologías de la información en la Contraloría Municipal de Envigado, en los procesos

administrativos y misionales.

$27.300.000

"Contrato de prestación de servicios profesionales de una Ingeniera de Sistemas que apoye a la aplicabilidad de los lineamientos de la política de Gobierno digital, cumplimiento de la Resolución 1519 de 2020, sitio web institucional xxx.xx territorial y las Tecnologías de Ia Información, en los procesos administrativos y misionales en Ia

Contraloría Municipal de Envigado".

$13.650.000

$18.200.000

Prestación de servicios de un profesional en Salud Ocupacional, para operar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, además de apoyar las actividades de bienestar

laboral.

$23.887.500

Con trato de prestación de servicios profesionales de un abogado para apoyar el procedimiento auditor, emitir conceptos relacionados con el control fiscal y proyectar los procesos en segunda

instancia de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y administrativos sancionatorios.

$25.953.000

$17.302.000

Contratar Ia prestación de servicios profesionales

de un abogado que apoye el Área Administrativa de Ia Contraloria Municipal de Envigado.

$30.278.500

$8.651.000

Prestación de servicios profesionales en Ingeniería Civil, con el fin de prestar apoyo en el área misional en los procesos de control fiscal que se requieran y que tengan relación con su formación profesional, apoyando los ejercicios de control micro de los

sujetos de control, cuando le sea requerido.

$25.953.000

$12.976.500

Contrato de prestación de servicios profesionales de un abogado para asesorar y apoyar la elaboración y documentación del capítulo normativo de los informes macro, sobre el estado de los recursos naturales y del ambiente IERNA y fiscal y financiero, del Municipio de Envigado y sus Entidades Descentralizadas, correspondientes a la gestión de la vigencia 2020 y apoyo al proceso de

control micro cuando sea requerido.

$8.000.000

$5.414.500

Adquisición de certificado de firma digital para la presentación de los informes a la Auditoría General

de la República.

$300.000

$241.127

Servicio SAAS para acceso a la PLATAFORMA DE GESTIÓN ESTATAL SIIFWEB NIIF, hasta

diciembre 00 xx 0000 xx xx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxx.

$6.000.000

10.

Realizar auditoría de seguimiento para verificar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad bajo las normas ISO 9001:2015 que tiene como alcance “Vigilancia de la gestión fiscal de los entes sujetos al control y particulares que manejen o

administren recursos o fondos públicos”

$1.800.000

$1.606.500

11.

Prestar Servicios de capacitación en modalidad de diplomado en La Falta Disciplinaria - 128 horas, para 14 funcionarios de Ia Contraloría Municipal de Envigado", de conformidad con Ia propuesta presentada por EL CONTRATISTA, Ia cual hace

parte integral del presente convenio"

$63.854.719

$28.247.669

12.

Prestar Servicios de capacitación en modalidad de diplomado en Regímenes Especiales y Proceso Disciplinario - 128 horas, para 14 funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado”, de

conformidad con la propuesta presentada por EL

$24.391.669

	CONTRATISTA, la cual hace parte integral del presente convenio”
13.	Capacitación a los funcionarios de la Dirección Administrativa y Financiera de la Contraloría Municipal de Envigado en temas acordes al desempeño de sus funciones de acuerdo con la propuesta de formación aprobada.	$63.854.719	$2.730.000
14.	Prestar servicios de capacitación y formación para dos (2) funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado en Norma Técnica de Calidad ISO 9001:2015”.	$63.854.719	$1.884.960
15.	Prestación de servicios por parte de la Caja de Compensación Familiar Comfenalco Antioquia, para la realización de un evento de integración como actividad de Bienestar Laboral para los 25 funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado, de conformidad con la propuesta presentada.	$7.500.000	$4.256.264
16.	“Prestación de servicios con Persona Jurídica, para la realización de exámenes médicos laborales periódicos y la realización de las baterías para la evaluación de factores de riesgo psicosocial para los funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado”.	$7.500.000	$1.762.681
	TOTAL	$220.826.719	$184.752.370

Fuente: Oficina Gestión Administrativa y Financiera – Contraloría Municipal de Envigado

▪ Plan Anual de Adquisiciones vigencia 2022.

En el seguimiento al Plan anual de Adquisiciones de la presente vigencia, se observa que estimaron realizar dieciocho (18) contratos y que fueron aprobados mediante Acta de Comité No.1 del día 13 y 14 de enero, para un total de

$376.217.874 como se detalla a continuación:

Tabla 5: Plan Anual de Adquisiciones – vigencia 2022.

Código UNSPSC	Descripción	Fecha estimada de inicio de proceso de selección	Duración estimada del contrato	Selección de Selección	Valor total estimado
80101505	Prestación del servicio de soporte, mantenimiento, hosting, vigencia tecnológica, seguridad y respaldo de la página Web, y Gestión Documental, PQRDS en arrendamiento de la Aplicación Gestión Transparente.	20/1/2022	11 meses	Contratación directa	$32.900.000
43233205	Adquisición de certificado de firma digital para la presentación de los informes a la Auditoría General de la República.	23/1/2022	11 meses	Contratación directa	$500.000
86101705	Capacitar a los funcionarios de la Contraloría Municipal y sujetos de control, en diferentes temas de control fiscal y relacionados con las funciones propias de sus cargos, de acuerdo con el Plan Anual de Capacitación aprobado.	1/2/2022	10 meses	Contratación directa	$60.984.624
90121502	Ejecutar las actividades de Bienestar Laboral para los funcionarios de la Contraloría.	1/2/2022	10 meses	Contratación directa	$15.000.000
80101505	Realizar auditoría de seguimiento para verificar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad bajo las normas ISO 9001:2015, que tiene como alcance “Vigilancia de la gestión fiscal de los entes sujetos al control y particulares que manejen o administren recursos o fondos públicos”	3/11/2022	2 días	Contratación directa	$1.800.000
43231512	Servicio SAAS para acceso a la PLATAFORMA DE GESTIÓN ESTATAL SIIFWEB NIIF, hasta diciembre 31 de 2021 de la Contraloría Municipal de Envigado.	20/1/2022	11 meses	Contratación directa	$7.000.000
80101505	Prestación de servicios de un profesional en Salud Ocupacional, para operar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG- SST, además de apoyar las actividades de bienestar laboral.	20/1/2022	11 meses	Contratación directa	$25.775.750
80101505	Prestación de servicios profesionales de un ingeniero de sistemas que apoye y soporte las tecnologías de la información en la Contraloría Municipal de Envigado, en los procesos administrativos y misionales.	20/1/2022	11 meses	Contratación Directa	$51.551.500
80101505	Prestación de servicios profesionales de un Abogado, con el fin de apoyar el desarrollo del PVCFT de 2022, de acuerdo con la programación establecida. Adicionalmente, debe	24/1/2022	10 meses	Contratación Directa	$44.553.000

Código UNSPSC	Descripción	Fecha estimada de inicio de proceso de selección	Duración estimada del contrato	Selección de Selección	Valor total estimado
	participar en las mesas de trabajo del proceso auditor, dar conceptos jurídicos en los procesos de control micro y responsabilidad fiscal, cuando se requiera
80101505	Prestación de servicios profesionales en Ingeniería Civil, con el fin de prestar apoyo en el área misional en los procesos de control fiscal que se requieran y que tengan relación con su formación profesional, apoyando los ejercicios de control micro de los sujetos de control, cuando le sea requerido.	24/1/2022	10 meses	Contratación Directa	$44.553.000
80101505	Prestación de servicios de un profesional, que apoye la continuidad en la implementación de la estrategia de Gobierno Digital y del modelo de seguridad y privacidad de la información de conformidad con el Decreto 620 de 2020.	1/6/2022	3 meses	Contratación Directa	$15.000.000
81111801	Adquisición certificado de seguridad para el portal territorial XXX.XX de la entidad SSL/TLS	15/6/2022	1 meses	Mínima Cuantía	$6.000.000
43211508	Adquisición y actualización de recursos tecnológicos nuevos para la Contraloría de Envigado con el fin de garantizar equipos idóneos a los funcionarios de la Entidad.	10/6/2022	2 meses	Mínima Cuantía	$50.000.000
14111500 44122000 47131800	Suministro de insumos de oficina, papelería, aseo y cafetería para la Contraloría Municipal de Envigado.	1/6/2022	1 meses	Mínima Cuantía	$5.600.000
80101505	Diseño y producción de piezas publicitarias - suvenir	20/1/2022	1 meses	Contratación Directa	$10.000.000
80141607	Servicios de apoyo logístico de las actividades del área de participación ciudadana.	20/1/2022	11 meses	Mínima Cuantía	$5.000.000
TOTAL					$376.217.874

Fuente: Oficina Gestión Administrativa y Financiera – Contraloría Municipal de Envigado

El 24 de enero de 2022, el PAA fue ajustado mediante Acta No.2 quedando en versión 2, por la suma de $400.685.874, como se detalla a continuación:

Tabla 6: Plan Anual de Adquisiciones – Versión 1.

Código UNSPSC	Descripción	Fecha estimada de inicio de proceso de selección	Duración estimada del contrato	Selección de Selección	Valor total estimado
80101505	Prestación del servicio de soporte, mantenimiento, hosting, vigencia tecnológica, seguridad y respaldo de la página Web, y Gestión Documental, PQRDS en arrendamiento de la Aplicación Gestión Transparente.	20/1/2022	11 meses	Contratación directa	$32.900.000
43233205	Adquisición de certificado de firma digital para la presentación de los informes a la Auditoría General de la República.	23/1/2022	11 meses	Contratación directa	$500.000
86101705	Capacitar a los funcionarios de la Contraloría Municipal y sujetos de control, en diferentes temas de control fiscal y relacionados con las funciones propias de sus cargos, de acuerdo con el Plan Anual de Capacitación aprobado.	1/2/2022	10 meses	Contratación directa	$60.984.624
90121502	Ejecutar las actividades de Bienestar Laboral para los funcionarios de la Contraloría.	1/2/2022	10 meses	Contratación directa	$15.000.000
80101505	Realizar auditoría de seguimiento para verificar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad bajo las normas ISO 9001:2015, que tiene como alcance “Vigilancia de la gestión fiscal de los entes sujetos al control y particulares que manejen o administren recursos o fondos públicos”	3/11/2022	2 días	Contratación directa	$1.800.000
43231512	Servicio SAAS para acceso a la PLATAFORMA DE GESTIÓN ESTATAL SIIFWEB NIIF, hasta diciembre 31 de 2021 de la Contraloría Municipal de Envigado.	20/1/2022	11 meses	Contratación directa	$7.000.000
80101505	Prestación de servicios de un profesional en Salud Ocupacional, para operar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, además de apoyar las actividades de bienestar laboral.	20/1/2022	11 meses	Contratación directa	$25.775.750
80101505	Prestación de servicios profesionales de un ingeniero de sistemas que apoye y soporte las tecnologías de la información en la Contraloría Municipal de Envigado, en los procesos administrativos y misionales.	20/1/2022	11 meses	Contratación Directa	$51.551.500
80101505	Prestación de servicios profesionales de un Abogado, con el fin de apoyar el desarrollo del PVCFT de 2022, de acuerdo con la programación establecida. Adicionalmente, debe participar en las mesas de trabajo del proceso auditor, dar	24/1/2022	10 meses	Contratación Directa	$44.553.000

Código UNSPSC	Descripción	Fecha estimada de inicio de proceso de selección	Duración estimada del contrato	Selección de Selección	Valor total estimado
	conceptos jurídicos en los procesos de control micro y responsabilidad fiscal, cuando se requiera
80101505	Prestación de servicios profesionales en Ingeniería Civil, con el fin de prestar apoyo en el área misional en los procesos de control fiscal que se requieran y que tengan relación con su formación profesional, apoyando los ejercicios de control micro de los sujetos de control, cuando le sea requerido.	24/1/2022	10 meses	Contratación Directa	$44.553.000
80101505	Prestación de servicios de un profesional, que apoye la continuidad en la implementación de la estrategia de Gobierno Digital y del modelo de seguridad y privacidad de la información de conformidad con el Decreto 620 de 2020.	1/6/2022	3 meses	Contratación Directa	$15.000.000
81111801	Adquisición certificado de seguridad para el portal territorial XXX.XX de la entidad SSL/TLS	15/6/2022	1 meses	Mínima Cuantía	$6.000.000
43211508	Adquisición y actualización de recursos tecnológicos nuevos para la Contraloría de Envigado con el fin de garantizar equipos idóneos a los funcionarios de la Entidad.	10/6/2022	2 meses	Mínima Cuantía	$50.000.000
14111500 44122000 47131800	Suministro de insumos de oficina, papelería, aseo y cafetería para la Contraloría Municipal de Envigado.	1/6/2022	1 meses	Mínima Cuantía	$5.600.000
80101505	Diseño y producción de piezas publicitarias - suvenir	20/1/2022	1 meses	Contratación Directa	$10.000.000
80141607	Servicios de apoyo logístico de las actividades del área de participación ciudadana.	20/1/2022	11 meses	Mínima Cuantía	$5.000.000
80101505	Contratar la prestación de servicios profesionales de un abogado que apoye el despacho de la Contralora y los procesos Administrativos y financieros de la Contraloría Municipal de Envigado	1/2/2022	6 meses	Contratación Directa	$24.468.000
TOTAL					$400.685.874

Fuente: Oficina Gestión Administrativa y Financiera – Contraloría Municipal de Envigado

1.3. Resultados de la Evaluación de los contratos elaborados durante el segundo semestre de 2021 y de enero a febrero de 2022.

1.3.1 Modalidad de contratación directa: (regulada en el numeral 4° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007), durante el segundo semestre de 2021, se ejecutaron seis

(06) contratos por esta modalidad, de los cuales tres (3) fueron de prestación de servicios, con persona jurídica que representa el 50% del total de contratos y tres

(3) con persona natural que representa el 50%. Para periodo comprendido entre enero y febrero de 2022, se encuentran en ejecución seis (6) de los cuales tres (3), son en modalidad de prestación de servicios con persona natural que equivale al 50% y tres (3) son de prestación de servicios persona jurídica que representa el 50%. Se revisaron claramente cada una de sus etapas: Precontractual - Contractual

– Pos-contractual, para la los ejecutados en la vigencia anterior y Precontractual y contractual para la presente vigencia 2022, como resultado de dicho seguimiento se observó lo siguiente:

Tabla 7: Contratos celebrados en el segundo semestre – vigencia 2021.

CONTRATOS SEGUNDO SEMESTRE 2021
No. Contrato	Modalidad de Contratación	Identificación del contrato a celebrar	Objeto Contractual	Proveedor	Valor	Duración
CME-	Contratación	Contrato de	Prestación de servicios	Jhoan	$12.976.500	Tres (3)
CPS-	Directa	prestación de	profesionales de un Ingeniero	Xxxxxxxxx		xxxxx
013 -		servicios	Civil, con el fin de apoyar el	Xxxxxxxxx
2021		profesionales	desarrollo del plan de vigilancia	Mesa
		con persona	y control fiscal territorial
		natural.	(PVCFT) 2021, de acuerdo con
			la programación establecida.
			Adicionalmente, debe participar
			en las mesas de trabajo del
			proceso auditor, dar conceptos
			técnicos en los procesos de
			control micro y responsabilidad
			fiscal, cuando se requiera y
			elaborar los respectivos
			informes que se requieran y/o
			soliciten.
CME-	Contratación	Contrato de	Contrato de prestación xx	Xxxxxx	$13.650.000	Tres (3)
CPS-	Directa	prestación de	servicios profesionales de una Ingeniera de Sistemas que apoye a la aplicabilidad de los lineamientos de la política de Gobierno digital,	Xxxxxxxx		meses
014 -		servicios		Xxxxxxx
2021		profesionales
		con persona
		natural.
			cumplimiento de la
			Resolución 1519 de 2020,
			sitio web institucional xxx.xx
			territorial y las tecnologías de
			Ia Información, en los

CONTRATOS SEGUNDO SEMESTRE 2021
No. Contrato	Modalidad de Contratación	Identificación del contrato a celebrar	Objeto Contractual	Proveedor	Valor	Duración
			procesos administrativos y misionales en Ia Contraloría de Envigado.
CME- CPS- 015 - 2021	Contratación Directa	Contrato de prestación de servicios profesionales con persona natural.	Contrato de prestación de servicios profesionales de un abogado para asesorar y apoyar la elaboración y documentación del capítulo normativo de los informes	Xxxxxxx Xxxxxx	$5.414.500	Un (1) mes
			macro, sobre el estado de los
			recursos naturales y del
			ambiente IERNA y fiscal y
			financiero, del Municipio de
			Envigado y sus
			Entidades Descentralizadas,
			correspondientes a la gestión
			de la vigencia 2020 y apoyo al
			proceso de control micro
			cuando sea requerido.
CME- CPS- 016 - 2021	Contratación Directa	Contrato de prestación de servicios profesionales con la Caja de	Prestación de servicios con Persona Jurídica, para la realización de exámenes médicos laborales periódicos y la realización de la batería para la evaluación de factores de riesgo psicosocial para 25 funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado	Caja de Compensa ción Familiar de	$2.057.766	Dos (2) meses
		Compensació		Antioquia
		n Familiar de		Comfenalc
		Antioquia		o
		Comfenalco
		persona
		jurídica,
		encargada de
		los servicios
		sociales
		asistenciales
		de la
		Contraloría
		Municipal de
		Envigado,
		para la
		realización de
		evaluaciones
		médicas
		ocupacionales
		y la aplicación
		de la batería
		de riesgo
		psicosocial.

CONTRATOS SEGUNDO SEMESTRE 2021
No. Contrato	Modalidad de Contratación	Identificación del contrato a celebrar	Objeto Contractual	Proveedor	Valor	Duración
CME-	Contrato de	Contratación	Realizar auditoría de	Global	$2.975.000	Un día y
CPS-	prestación	Directa	seguimiento para verificar la	Colombia		medio
017 -	de servicios		conformidad del Sistema de	Certificaci		(1.5)
2021	con persona		Gestión de Calidad, de acuerdo	ón SAS
	jurídica.		con la norma ISO 9001:2015,
			que tiene como alcance “La
			vigilancia de la gestión fiscal de
			los entes sujetos al control y
			particulares que manejen o
			administren recursos o fondos
			públicos”.
CME-	Contratación	Contrato de	Prestación de servicios por	Caja de	$4.156.264	Un (1) día
CPS-	Directa	prestación de	parte de la Caja de Compensación Familiar Comfenalco Antioquia, para la realización de un evento de integración como actividad de Bienestar Laboral para los 25 funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado, de conformidad con la propuesta presentada	Compensa
018 -		servicios		ción
2021		profesionales		Familiar
		con la Caja de		COMFEN
		Compensació		ALCO
		n Familiar		ANTIOQUI
		Comfenalco		A
		Antioquia del
		ente de control
		fiscal, para la
		realización de
		actividades de
		bienestar
		laboral para
		los
		funcionarios
		de la
		Contraloría
		Municipal de
		Envigado.
CME-	Contratación	Contrato de	Realizar auditoría de	Global	$1.606.500	Un día
CPS-	Directa	prestación de	seguimiento para la verificar la	Colombia
019 -		servicios con	conformidad del Sistema de	Certificaci
2021		persona	Gestión de Calidad, de acuerdo	ón SAS
		jurídica.	con la norma ISO 9001:2015,
			que tiene como alcance “La
			vigilancia de la gestión fiscal de
			los entes sujetos al control y
			particulares que manejen o
			administren recursos o fondos
			públicos”.

Fuente: Oficina Gestión Administrativa y Financiera – Contraloría Municipal de Envigado.

El siguiente cuadro, detalla los contratos que se están desarrollan en la vigencia 2022:

Tabla 8: Contratos celebrados en xxx xxx xxxxxxxx xxxxx xx xx xxxxxxxx 0000.

CONTRATOS SEGUNDO SEMESTRE 2022
No. Contrato	Modalidad de contrato	Identificación del contrato a celebrar	Objeto Contractual	Proveedor	Valor	Duración
CPS-	Contratación	Contrato de	“Adquisición de	Certicámara	$297.500	365 Días
001 -	Directa	presentación de	certificado de firma	S.A		Calendario
2021		servicios para el	digital para la
		uso de firma	presentación de los
		digital para la	informes y rendición de
		rendición	cuentas a la Auditoría
		trimestral de la	General de la
		cuenta.	República”.
CPS -	Contratación	Contrato de	“Prestación xx	Xxxxxx	$21.888.000	6 Meses
002 -	Directa	prestación de	servicios profesionales	Xxxxxxx
2022		servicios	de un Ingeniero Civil,	Xxxxxxxx
		profesionales	con el fin de apoyar el	Xxxx
		con persona	desarrollo del plan de
		Natural.	vigilancia y control fiscal territorial
			(PVCFT) 2022, de
			acuerdo con la
			programación
			establecida.
			Adicionalmente, debe
			participar en las mesas
			de trabajo del proceso
			auditor, dar conceptos
			técnicos en los
			procesos de control
			micro, urgencias
			manifiestas cuando se
			requiera y elaborar los
			respectivos informes
			que se requieran y/o
			soliciten”.
CPS-	Contratación	Contrato de	“Servicio SAAS para el	Soluciones	$7.000.000	Fecha de
004 -	Directa	Suministro de	acceso a la	de		acta de
2022		licencia de	PLATAFORMA DE	Información		inicio
		manejo de	GESTIÓN ESTATAL	S.A.S		hasta el 31
		Software por	SIIFWEB NIIF hasta el			de
		parte de	31 de diciembre de			diciembre
		SOLUCIONES	2022 de la Contraloría
		DE	Municipal de
		INFORMACION	Envigado”.
		S.A.S.

CONTRATOS SEGUNDO SEMESTRE 2022
No. Contrato	Modalidad de contrato	Identificación del contrato a celebrar	Objeto Contractual	Proveedor	Valor	Duración
CPS - 005 - 2022	Contratación Directa	Contrato de prestación de servicios con Persona Jurídica.	“Prestación de servicios profesionales de computación en la nube para la página web y para el aplicativo de Gestión Administrativa y Misional del ente de control municipal para la vigencia 2022, de acuerdo con las especificaciones técnicas”	HC Inteligencia de Negocios S.A.S	$17.945.454	6 Meses
CPS - 006 - 2022	Contratación Directa	Contrato de prestación de servicios profesionales de apoyo a la gestión con persona Natural	“Contrato de prestación de servicios profesionales de un Ingeniero de Sistemas que de soporte y acompañe al proceso de las Tecnologías de la Información, además de apoyar el ciclo de auditorías programadas en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial – PVCFT, para xx xxxxxxxx 0000 en la Contraloría Municipal de Envigado”.	Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx	$28.116.000	6 Meses
CPS - 007 - 2022	Contratación Directa	Contrato de prestación de servicios profesionales con persona Natural.	“Contratar la prestación de servicios profesionales de un abogado que asesore el Despacho de la Contralora Municipal y apoye los procesos Misionales, Administrativos y Financieros de la Contraloría Municipal de Envigado”.	Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx	$24.468.000	6 Meses
Total					$99.714.954

Fuente: Oficina Gestión Administrativa y Financiera – Contraloría Municipal de Envigado

El porcentaje de ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia 2022 es del 24.88%.

▪ Fase de planeación: Revisados los doce (12) contratos que se llevaron a cabo en el segundo semestre y en dos primeros meses de 2022, se observa que en el análisis del sector, el líder del procedimiento en general logra determinar correctamente el objeto, la necesidad de contratar, el valor, la forma de pago, la obligatoriedad o no de las garantías (según sea el caso), la identificación de no elaborar el acto administrativo de justificación de la contratación directa (cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión) y la selección de la modalidad a contratar de acuerdo a la necesidad del servicio y las causales taxativas enmarcadas en la Ley 1150 de 2007.

En lo referente a los estudios previos, en general se observa una correcta descripción de la necesidad del objeto a contratar, la clasificación UNSPSC, el valor del contrato, alcance, plazo, el certificado de disponibilidad presupuestal – CDP, los fundamentos jurídicos que especifican la modalidad y la tipificación y asignación de riesgos.

En los contratos revisados conforme la modalidad antes mencionada, la líder del proceso plasma claramente la matriz de riesgos en cada uno de ellos, apoyándose de las directrices dadas por Colombia Compra Eficiente, la cual brinda a las entidades herramientas para la ejecución del objeto contractual y así evitar que no se materialicen posibles riesgos en los contratos que se llevan a cabo por parte de la Entidad.

Conforme a la fase de planeación, también se tuvo en cuenta el registro del comprobante de CDP (fecha, N° de registro, valor y rubro presupuestal) de cada uno de los contratos, el cual garantiza la disponibilidad del recurso financiero para que se lleva a cabo el cumplimiento del objeto contractual de cada uno de ellos.

Frente al acto administrativo de justificación de la contratación directa, es importante señalar que conforme al artículo 2.2.1.2.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015, no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, lo expuesto fue aplicado de manera correcta por la persona

responsable, en los contratos CPS No. 013-014-015-016 y 018 de la vigencia 2021 y los correspondientes al año 2022. Son los siguientes CPS No. 000-000-000 y 007.

En los contratos CPS No. 019 del 2021 – XXX Xx. 000-000 de 2022, se evidenció el acto administrativo que justifican la contratación directa

▪ En la fase de legalización del contrato se tuvo en cuenta los siguientes ítems como:

Los documentos habilitantes del contratista están referidos a la capacidad jurídica, financiera, organizacional y de experiencia que debe cumplir el futuro contratista. El propósito de los requisitos habilitantes es establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que la Entidad Estatal, solo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del proceso de contratación.

Los requisitos que a continuación se detallan, fueron los solicitados para cumplir con el procedimiento de contratación y que la auditora tuvo en cuenta:

Personas naturales:

▪ Rut

▪ Certificado de antecedentes disciplinarios - Procuraduría.

▪ Consulta en el boletín de responsables fiscales.

▪ Cédula de ciudadanía.

▪ Sistema de seguridad social y parafiscales.

▪ Hoja de vida.

▪ Formato único de hoja de vida (SIG).

▪ Declaración de bienes y rentas.

▪ Certificado de antecedentes penales – Policía Nacional.

▪ Certificado de Registro Nacional de Medidas Correctivas - RNMC.

▪ Inhabilidad e incompatibilidad para contratar.

▪ Póliza de responsabilidad.

Persona jurídica:

▪ Rut.

▪ Certificado de antecedentes disciplinarios.

▪ Consulta en el boletín de responsables fiscales.

▪ Cédula de ciudadanía (Representante legal).

▪ Sistema de seguridad social y parafiscales.

▪ Registro único de proponentes.

▪ Certificado de existencia y representación de persona jurídica.

▪ Autorización para contratar.

▪ Certificado de antecedentes penales.

▪ Certificado de Registro Nacional de Medidas Correctivas - RNMC.

▪ Inhabilidad e incompatibilidad para contratar.

▪ Póliza de seguros.

Notando que, al interior de la organización, son cuidadosos con el cumplimiento y presentación de los mismos, esto se cumple en un 100% de lo exigido para llevar a cabo lo pactado.

Con respecto a la Afiliación a la ARL, se identificó que en todos los contratos del segundo semestre 2021 y de los dos primeros meses de la vigencia 2022 que se celebraron con personas naturales, cumplen con este requisito y los supervisores de los contratos estuvieron al tanto de estos, conforme a los plazos de pago establecidos en los contratos celebrados bajo esta modalidad.

El Registro de Disponibilidad Presupuestal - RDP, en el proceso contractual es la certificación de apropiación de presupuesto con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato, con el fin de evitar que los recursos destinados a la financiación de un determinado compromiso se desvíen a otro fin; se puede comprobar que en los contratos revisados durante el primer semestre de 2021 y en los contratos que se llevaron a cabo en el mes de enero y febrero del presente año, el Ente de Control expidió los RDP oportunamente, para que los contratos cumplan su término, sin que se vea afectada la planeación presupuestal dando cumplimiento al plan anual de adquisiciones.

De los seis (06) contratos celebrados por el Órgano de Control bajo la modalidad de contratación directa durante el año 2021, se pudo evidenciar que no se pactaron garantías, debido a la baja probabilidad de ocurrencia de que el objeto contractual

no se cumpla, los contratos son los siguientes: CPS-013-2021 –CPS-014-2021- CPS-015-2021 CPS-016-2021 - CPS-018-2021 - CPS-019-2021. Para los contratos

de la vigencia 2022, la Contraloría Municipal, pacto garantías de cumplimiento en los siguientes contratos: CPS-002-2022 – CPS-004-2022 – CPS-005-2022 – CPS- 006-2022 y CPS-007-2022.

Con respecto al documento donde se plasma la voluntad (contratos), vemos que estos están regulados en el artículo 39 y 40 de la Ley 80 de 1993, En donde reza: “los contratos que celebren las entidades estatales podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta Ley y a los de la buena administración”. Vemos entonces que, en los contratos celebrados en la modalidad de contratación directa, se cumplen todas las cláusulas, pactadas entre las partes durante la ejecución del objeto contractual, y con los plazos fijados en él.

1.3.2. Etapa Contractual:

Se revisaron las actas de inicio en cada uno de los doce (12) contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa, evidenciando que en cada uno de ellos se elaboró correctamente. Es de mencionar que el acta de inicio del contrato estatal es un documento formal y escrito, producto del encuentro entre un representante de la entidad, llamado supervisor o interventor y el contratista seleccionado, en el cual se deja constancia de la fecha de iniciación tanto de las actividades contractuales como de la vigilancia y control que se le realizará a las mismas.

Sobre la vigilancia de los contratos, es claro que de acuerdo con el principio de responsabilidad que rige la contratación estatal, las Entidades Estatales están obligadas a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger tanto los derechos de la propia Entidad como los del contratista y terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Esta vigilancia tiene como objetivo proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual y debe ejercerse a través de un supervisor o interventor, según corresponda.

De lo expuesto anteriormente, en el ejercicio auditor se revisaron la correcta designación del supervisor del contrato, la aplicación del formato GA-F-025 informe de supervisión del contrato, efectuando el respectivo seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del contrato según la modalidad.

Sobre el formato GA-F-002 control de documentos, establecido en el procedimiento de contratación y el GA-P-004, lo vienen diligenciando de manera correcta, con el fin de realizar los controles de acuerdo a la modalidad de contratación.

En cada uno de los contratos realizados por esta modalidad, se verificó que en los expedientes se encontraran los informes detallados de actividades por parte de los contratistas conforme al cumplimiento del objeto contractual desarrollado, evidenciando que estos se cumplan según lo establecido.

En lo referente al cumplimiento de los pagos, conforme a lo acordado en cada uno de los contratos, se observa que en general el Ente de control cumplió lo acordado.

NOTA: En el contrato CME-CPS-016-2021, se evidencia una adenda aclaratoria No.1 “En el desarrollo del contrato CPS-016-2021, en los relativo a los estudios previos, se permite realizar la siguiente Adenda Aclaratoria, para ajustar el valor del contrato de acuerdo con la propuesta económica, toda vez que, por un error involuntario, se señaló un valor en paquete, cuando realmente es por funcionario atendido, lo cual disminuye el valor quedando así:

Valor estimado del contrato: El valor estimado del contrato es de un millón setecientos sesenta y dos mil seiscientos ochenta y un pesos ($1.762.681), correspondiente a los exámenes de salud ocupacional por valor de ($934.235) y la aplicación de la batería de riesgos psicosocial a los funcionarios de la Contraloría por un valor de ($828.446)”.

2. Matriz de Riesgos

La Oficina de Control Interno, en su plan anual de auditoría 2021 y 2022 en cumplimiento del rol definido en el Decreto 648 de 2017 “Evaluación de la gestión del riesgo” y las responsabilidades en la nueva estructura del MECI en relación con “Revisar la efectividad y la aplicación de los controles, planes de contingencia y actividades de monitoreo vinculadas a riesgos claves de la entidad”, en el ejercicio auditor, se realizó seguimiento a la matriz riesgos que tienen definida en el SGI.

Estos fueron redactados de conformidad con la “Guía para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas” y se evaluaron los siete (7) riesgos del procedimiento de contratación, el día 02 de noviembre de 2021 (Informe de revisión por la Dirección), evidenciando que el semáforo se encuentra en verde el cual indica que se debe mantener el control existente.

3. Indicadores de Gestión

La Entidad en el día 30 de octubre de 2021, efectúo seguimiento y evaluación a los indicadores de gestión y los resultados, que buscan promover en la Entidad el seguimiento a la gestión y su desempeño, con el fin de conocer permanentemente los avances en la consecución de los resultados previstos en su marco estratégico, permitiéndole a la Entidad:

▪ Saber permanentemente el estado de avance de su gestión.

▪ Plantear las acciones para mitigar posibles riesgos que la puedan desviar del cumplimiento de sus objetivos estratégicos.

▪ Al final del periodo, determinar si logró sus objetivos y metas en los tiempos previstos, en las condiciones de cantidad y calidad esperadas y con un uso óptimo de recursos.

En el seguimiento a los indicadores, es relevante mencionar que, de conformidad con lo establecido en el SGI de la Entidad, en el segundo semestre realizó el respectivo seguimiento y tienen en cuenta los resultados que arrojó el ejercicio de control por parte de la Auditoría General de la Republica en el seguimiento que efectuó a la gestión de la vigencia 2020. Una vez revisado, se observa lo siguiente:

▪ Hallazgos para el procedimiento de Contratación encontrados por la AGR:

No. hallazgos identificados por la AGR en la vigencia evaluada para el procedimiento de contratación/N° de procesos de contratación adelantados en la vigencia. 2 de 2.

▪ Gestión Contractual calificada por la AGR:

Calificación de la AGR a la gestión contractual de la Contraloría de Envigado/Máximo puntaje que se puede obtener. Regular

▪ Plan Anual de Adquisiciones cumplido:

$ Adquisiciones y/o Contratos Ejecutadas

$Adquisiciones y/o Contratos Programados en el PAA. 2 de 2.

El resultado de la calificación de la gestión contractual fue regular.

4. Observaciones y/o Hallazgos

▪ Observación 1: Se configura en un hallazgo: Procedimiento de contratación GA- P-001. El formato procedimiento contratación.

▪ GA-F-032 Lista de chuqueo de Documentos

▪ GA-F-042 Documentación de legalización del contratista.

▪ GA-F-061 Lista de chequeo contratación directa

▪ GA-F-062 Lista de chequeo de mínima cuantía

▪ GA-F-063 Acta de terminación del contrato

▪ GA-F-066 Inducción y Reinducción

▪ GA-F-072 Clausurado Anexo

▪ GA-F-121 Acta de liquidación de contrato

Se observa que formatos enunciados los vienen aplicando y cargando en la plataforma de SECOP II y estos no ha sido aprobados y cargados al Sistema de Gestión de Calidad. Evidenciando una acción de mejora en el SGI de la Entidad, debido a que se incumple con el numeral 4.4 sistemas de gestión de calidad en sus procesos en el numeral 4.4.1. la organización debe establecer, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional, en especial con lo señalado en el literal h) mejorar los procesos y el sistema de gestión de la calidad. A su vez, se observa en dicho seguimiento que en el procedimiento de contratación GA-F-004, no se evidencia la inclusión de estos formatos:

5. Recomendaciones

• En la revisión a los contratos que adelanta la Entidad en especial los de la vigencia 2021 y 2022, es importante que los líderes del procedimiento, tengan en cuenta la norma que reglamenta el manejo de datos personales Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. En lo referente al artículo 4, literal g y h de la precitada Ley. Por lo anterior, es importante que se establezca en el Manual

de Contratación de la Entidad, lo referente al manejo y control de la información personal de los contratistas.

• La Contraloría en el momento de adelantar un proceso contractual, debe estudiar claramente la necesidad y que esta quede bien definida en los estudios previos, con el fin de que se cumplan cabalmente las necesidades de la Entidad.

• Es importante que, cuando asignen la responsabilidad de la supervisión en un contrato, la Entidad a través de la líder responsable del procedimiento enfatice en que consiste su rol e importancia del supervisor en lo referente “al seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico” que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, deba hacerse.

• Es importante que los supervisores de los contratos, además de recibir el informe de actividades, le soliciten al contratista cargar el informe a la plataforma del Secop II, conforme a lo estipulado en la Ley 1712 de 2014.

• En la revisión de los estudios previos, se evidencia copia y pegue en la redacción de documentos, es importante que el responsable de diseñarlos tenga más precaución para así evitar incurrir en errores.

• Nuevamente se le recomienda a la líder del procedimiento que, dado los cambios en la plataforma para rendir los contratos, se ajuste el procedimiento de contratación y los respectivos formatos, guías entre otros, conforme a los lineamientos establecidos en la norma ISO 9001:2015.

• Los contratos de prestación de servicios que se realicen a futuro, es importante que el comité de contratación considere que el examen de inducción, se realice por la plataforma de gestión transparente, con el fin de la Entidad aumente sus certidumbres jurídicas, simplifique y modernice la gestión contractual y minimizar la brecha digital.

6. Fortalezas

• Para la vigencia 2022, el Ente de control estableció que los contratos por prestación de servicios deben de contar con póliza de cumplimiento.

• Dado los lineamientos establecidos en Colombia Compra Eficiente, la Entidad en su deber del fortalecimiento de la capacidad institucional, ejecuta los procesos de contratación a través de esta plataforma mejorando así el seguimiento interno y la comunicación con los proveedores.

• Se evidencia que los procesos cumplen con lo establecido en el Manual de Contratación y los establecidos en la norma que lo regula conforme a la modalidad de contratación, además de lo anterior asegura la trazabilidad y la transparencia de la gestión contractual.

• La Entidad viene cumpliendo con la rendición de los contratos en los tiempos establecidos por la Auditoría General de la Nación.

• De acuerdo a las características de la Entidad, la líder seleccionó de manera adecuada las modalidades de contratación, para cumplir con las necesidades de la organización.

• Para la actual vigencia, la Entidad a través de la Dirección Administrativa y Financiera implemento la Circular No. 003 del 11 de enero de 2022, reglamento “Honorarios de los contratistas” de acuerdo con el nivel academico y experiencia.

• Establecieron a través de la Circular No. 001 del 11 de enero de 2022, las cuantias a tener en cuenta para la contratación a celebrar dunrate dicho periodo.

CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA

En términos generales, el Ente de control cumple con el procedimiento establecido en la norma para cada modalidad de contratación: el análisis del sector y los estudios previos, están debidamente fundamentados y estructurados, se expiden

los certificados de disponibilidad y registro presupuestal oportunamente, se exigen las garantías pertinentes cuando se requieren, el cumplimiento del objeto contractual por parte del contratista y se cumple con los plazos pactados.

Para constancia se firma en Envigado, a los 08 días del mes xx xxxxx del año 2022.

APROBACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
Nombre Completo	Cargo	Firma
Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx	Contralora Municipal	ORIGINAL FIRMADO
Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx	Directora Administrativa y Financiera	ORIGINAL FIRMADO
Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx	Asesora de Control Interno	ORIGINAL FIRMADO
Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx	Contratista	ORIGINAL FIRMADO

7. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA DE 2021

Sobre el Plan de Mejoramiento con la Auditoría General de la República, es importante indicar que la oficina de control interno a la fecha realizó seguimiento, observando que en la auditoría de la vigencia 2020, levantaron cinco hallazgos al proceso de contratación de los cuales cuatro (4) ya fueron terminados y uno (1) está pendiente, el cual será cerrado en la vigencia 2022, por el líder responsable.

Con respectos a las dos (2) observaciones que no se configuran en un hallazgo, en el ejercicio de auditoria donde se revisaron los contratos que se llevaron a cabo en el primer semestre de la vigencia 2021, es importante mencionar que uno de ellos a la fecha del seguimiento de la actual auditoria, no se ha cumplido, el cual consiste en ajustar el procedimiento de contratación (Clausulado anexo - Formato GA-F- 072).

Elaboró: – Oficina de Control Interno

Revisó: Jefe Asesor de Planeación y Gestión

Aprobó: Comité de Dirección

Fecha: 05 -07 – 2021

Fecha: 16 -07 – 2021

Fecha: 27 -07 – 2021

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