PARA CONTRATO DE CONCESIÓN DEL SERVICIO DE FOTOCOPIADO 2019
CONVOCATORIA Y TÉRMINOS DE REFERENCIA
PARA CONTRATO DE CONCESIÓN DEL SERVICIO DE FOTOCOPIADO 2019
30 de noviembre de 2018
El Rector, ordenador del gasto, de la Institución Educativa Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx de la ciudad xx Xxxxxxxxx, departamento de Caquetá, Convoca y Publica los Términos de Referencia para la oferta correspondiente a Contrato de Concesión de espacio para el servicio de Fotocopiado en la Institución.
1 - CONVOCATORIA
La finalidad de esta es realizar selección objetiva, en condiciones de transparencia e igualdad de oportunidades, entre quienes presenten las mejores condiciones para prestar el servicio de Fotocopiado en la Institución.
2 - INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
Proyección de Matrícula 2019 | Aproximadamente 1.100 Estudiantes en dos jornadas. |
Grados | Xx Xxxx (0°) a Undécimo (11°). |
Xxxxxxxx | Xxxxxx y Tarde |
Sede | Única (Calle 14 No. 15-71 xx Xxxxxxxxx) |
Talento Humano | 54 funcionarios de planta y 3 Contratistas, a noviembre de 2018. |
Evaluación y Calificación del Servicio | A efecto de precisar el cumplimiento del Objeto y las Obligaciones Contractuales, en la última semana de cada Período Académico se aplicarán “Encuestas de Satisfacción” a los Usuarios del Servicio en ambas jornadas. Con base en los resultados Consolidados a nivel Institucional se Evaluará y Calificará la ejecución del Contrato como: • INCUMPLIMIENTO: Satisfacción entre 0% y 74%. Se precisarán las inconformidades de los Usuarios y los requerimientos de mejora. • CUMPLIMIENTO: Satisfacción entre el 75% y 100%. Se darán a conocer los reconocimientos por la Calidad del Servicio. Al final de cada Período: Se dará a conocer al Concesionario, por escrito, los resultados de la Evaluación y Calificación. Cuando se presente REINCIDENCIA de INCUMPLIMIENTO en Períodos Académicos Consecutivos se tipificará “Causal de Terminación del Contrato por Justa Causa” y se procederá a la liquidación de este. |
3 - NECESIDAD DEL SERVICIO A CONTRATAR
Es necesario contar, dentro de la Institución, con el servicio de Fotocopiado y venta de Útiles escolares, complementario al proceso educativo Institucional y en particular a los programas del Gobierno Nacional, tendientes a la permanencia y retención escolar, para contribuir a la Calidad del Servicio Educativo atendiendo las necesidades de los integrantes de la Comunidad Educativa Institucional, personal Administrativo, Contratistas y Usuarios de la Institución, durante las fechas y períodos correspondientes a las jornadas académicas de la Institución Educativa Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx del municipio xx Xxxxxxxxx, debido a que dentro de su planta física y estructura organizacional la Institución no puede atender por sí misma este importantísimo servicio complementario.
4 - CONVENIENCIA
En consideración a la limitación que tiene la Institución para ofrecer directamente el Servicio de Fotocopiado, a su Comunidad Educativa, personal Administrativo, Contratistas y Usuarios, es conveniente recurrir a la estrategia de contratar concesión para el Servicio de Fotocopiado, con personas naturales particulares o externas.
5 - OPORTUNIDAD
Para que todos los interesados tengan la misma oportunidad de acceder a esta contratación, se establece este mecanismo de selección objetiva, desarrollando este proceso de contratación, durante las semanas finales del contrato de concesión vigente, de forma que antes de iniciar las labores académicas del año escolar 2019 se haya adjudicado el contrato correspondiente y se puedan adelantar las gestiones tendientes al aprestamiento que requiere el contratista para prestar sus servicios en condiciones óptimas de calidad, durante el período contratado.
6 - OBJETO CONTRACTUAL
La Institución Educativa Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx de la ciudad xx Xxxxxxxxx, está interesada en recibir y evaluar propuestas para contratar la Concesión de espacios para el Servicio de Fotocopiado y venta de útiles escolares, durante el año lectivo 2019.
7 - MODALIDAD
El contrato se suscribirá bajo la modalidad concesión y conllevará la determinación de precios unitarios fijos, según la oferta tanto de productos de reconocidas marcas y calidad, como de servicios de calidad; precios que sólo podrán ser aprobados y ajustados con autorización previa del Rector, una vez justificados los motivos con base en los costos xx xxxxxxx.
8 – VIGENCIA DEL CONTRATO
El Contrato de Concesión del Servicio de Fotocopiado tendrá vigencia del 28/Enero al 21/Junio y del 15/Julio al 6/Dic./2019; excluidos los períodos de receso estudiantil. En la jornada laboral inmediatamente siguiente a la finalización del contrato se hará el reintegro del espacio entregado en Concesión, bajo inventario, a la Institución.
9 – CONTRAPRESTACIÓN ECONÓMICA
Se establece una contraprestación económica mensual de $150.000 y proporcional a los días de labor académica con Estudiantes; que corresponden a un valor total de UN MILLÓN TRESCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL PESOS MDA. CTE.
($1´345.000), que serán pagados por el Concesionario en doce (12) cuotas mensuales, en forma anticipada, en el transcurso de los primeros cinco (5) días de cada mes, mediante consignación en la cuenta bancaria de la Institución que le será informada para tal fin.
10 – SERVICIO DE ENERGÍA ELÉCTRICA Y COMPLEMENTARIOS
El consumo de Energía Eléctrica durante la prestación del servicio de Fotocopiado será pagado por el Concesionario según cálculo del consumo, de acuerdo con la lectura del medidor eléctrico instalado en el área de Fotocopiado para este fin, liquidados a la misma tarifa con que la Electrificadora cobra en cada mes los servicios al Migani.
11 – CRONOGRAMA DEL PROCESO
ACTIVIDAD | FECHA | LUGAR |
Publicación de Convocatoria y Términos de Referencia | Viernes 30/Nov. /2018 | Cartelera I. E. Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Página web: xxx.xxxxxxxx.xxx.xx |
Recepción de Propuestas | Del Lunes 3 al Lunes 10/Dic. /2018 | Secretaría Administrativa y Financiera I. E. Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx. |
Apertura de Propuestas, Evaluación, Calificación y Clasificación de Propuestas | Miércoles 12/Dic. /2018 | Sala de Juntas I. E. Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx |
Publicación de los resultados de Evaluación, Calificación y Clasificación de Propuestas. | Jueves 13/Dic. /2018 | Cartelera I. E. Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx y Pagina web: xxx.xxxxxxxx.xxx.xx |
Aclaraciones y respuestas | Viernes 14/Dic./2018 | Cartelera I. E. Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx y Página web: xxx.xxxxxxxx.xxx.xx |
Firma del Contrato | Lunes 21/Enero/2019 | Rectoría I. E. Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx |
Inicio Ejecución del Contrato | Lunes | Scio. Fotocopiado I. E. Xxxx Xxxxxxxx |
ACTIVIDAD | FECHA | LUGAR |
28/Enero/2019 | Migani. |
12 - INHABILIDADES DE LOS OFERENTES
1) Los integrantes actuales del Consejo Directivo de la Institución Educativa Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx.
2) Las personas que tengan vínculos de parentesco hasta segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, con los integrantes del Consejo Directivo de la Institución Educativa Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx.
3) Las demás establecidas en la ley.
13 - RECHAZO DE PROPUESTAS:
Serán rechazadas y, en consecuencia, no serán calificadas, sin que se conceda plazo para subsanar:
1) Las propuestas que no reúnan los requisitos y contenido establecidos los Términos de Referencia o cuya información no sea veraz o no se pueda verificar, y las que contengan documentación incompleta.
2) Las propuestas, que contengan ofrecimiento de servicios o productos inherentes al Servicio de Fotocopiado, a título gratuito con destino a Estamentos o integrantes de la Comunidad Educativa y usuarios del servicio en general.
14 – DECLARATORIA DE DESIERTO
La institución declarará desierto el proceso de selección objetiva, en los eventos en que:
1) No se recepcionen propuestas dentro de los plazos establecidos.
2) Ninguna de las propuestas supere las exigencias contenidas en los Términos de Referencia, relacionadas con: las inhabilidades de los Oferentes (numeral 12) o las causales de rechazo (numeral 13).
15 - PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Las propuestas serán presentadas en Secretaría Administrativa y Financiera de la Institución Educativa Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, ubicada en la xxxxx 00 xxxxxx 00-00, xx xx xxxxxx xx Xxxxxxxxx, en un sobre sellado, en original, y marcado con: el nombre del Proponente, documento de identidad, dirección y teléfono; dentro del plazo fijado y en los horarios de atención al público, fijados por Secretaría de Educación xx Xxxxxxxxx, para el Personal Administrativo.
16 – CONTENIDO DE LA PROPUESTA:
La propuesta deberá contener los siguientes documentos soportes:
1. Carta de presentación: de la propuesta.
2. Hoja de vida del Oferente: En el “Formato Único de Hoja de Vida, Persona Natural” del “Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP”, con fotografía, fotocopia del documento de identidad, RUT actualizado y Certificaciones de antecedentes: Judiciales, disciplinarios y fiscales, debidamente actualizados, expedidos por las autoridades competentes en el transcurso de los últimos tres (3) meses.
3. Certificaciones de experiencia e idoneidad: en la prestación de Servicio de Fotocopiado en Instituciones Educativas, correspondiente a un período mínimo de un (1) año escolar.
4. Lista de los Productos y Servicios ofertados: con especificación de precios.
5. Relación xxx xxxxxxx humano de apoyo: con hoja de vida y certificación de los tres antecedentes descritos en el numeral (2).
6. Inventario de los Recursos Físicos: de todos los bienes que utilizará el Proponente para la ejecución del objeto contractual, inherentes al Servicio de Fotocopiado; tales como: electrodomésticos, maquinaria y equipos, materiales e insumos para la prestación del Servicio de Fotocopiado y venta de útiles escolares.
17 – CONSIDERACIONES GENERALES
1. El Servicio de Fotocopiado y venta de útiles escolares de la Institución Educativa Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx de la ciudad xx Xxxxxxxxx, NO ES ESTABLECIMIENTO COMERCIAL, sino un servicio privado destinado a satisfacer las necesidades complementarias de los integrantes de la Comunidad Educativa, personal Administrativo, Contratistas y Usuarios, durante las fechas y períodos de actividad escolar.
2. El Servicio de Fotocopiado de la Institución, FUNCIONARÁ DENTRO DE LAS INSTALACIONES FÍSICAS DE LA MISMA.
3. Los BIENES MUEBLES destinados al Servicio de Fotocopiado son tanto los de su propiedad como aquellos que el Proponente reciba en comodato por parte de los proveedores; respecto a los cuales la Institución o Concedente autorizará la instalación y uso, los cuales deberán ser administrados por el Proponente para su debida presentación, buen funcionamiento y mantenimiento requerido.
4. La Institución hará ENTREGA DEL ÁREA que se destina para el Servicio de Fotocopiado, debidamente inventariada, si fuere el caso.
5. El Contrato de Concesión para el Servicio de Fotocopiado y venta de útiles escolares de la Institución, se ADJUDICARÁ mediante EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN de las Ofertas y ACTA DE ADJUDICACIÓN aprobada y firmada por el Rector de la Institución, previa autorización del Consejo Directivo.
6. El Concesionario del Servicio de Fotocopiado y venta de útiles escolares de la Institución, debe ofrecer SERVICIOS Y PRODUCTOS DE BUENA CALIDAD, utilizando para ello materiales e insumos de reconocida marca y especificaciones técnicas.
7. Los productos se ofrezcan en el Servicio de Fotocopiado, asegurada su óptima calidad, deben beneficiar la economía de sus usuarios, con PRECIOS COMPETITIVOS frente a las ofertas xxx xxxxxxx local.
8. El Rector de la Institución, como supervisor del contrato o por intermedio del supervisor contractual que designe, estará facultado para ingresar al área destinada al Servicio de Fotocopiado y venta de útiles escolares, con el fin de VERIFICAR: tanto la calidad en la atención y precios de los productos y servicios, como el estricto cumplimiento de las instrucciones o precisiones notificadas por parte de la Institución, lo cual se hará en presencia del Concesionario y dejará evidencia documental.
9. El personal que atienda el Servicio de Fotocopiado y venta de útiles escolares deberá hacerlo con la adecuada PRESENTACIÓN PERSONAL y utilizando las HERRAMIENTAS que brinden calidad y seguridad, conforme a lo establecido en las normas legales correspondientes.
18 – OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, CONCESIONARIO
El servicio de Fotocopiado estará sujeto a las siguientes Obligaciones por parte del Contratista, Concesionario, las cuales serán objeto de Evaluación mediante “Encuesta de Satisfacción” por parte de los Usuarios, al final de cada Período Académico:
1. Realizar el ALISTAMIENTO necesario del área destinada al Servicio de Fotocopiado y venta de útiles escolares, con el fin de ponerla en condiciones óptimas de organización, aseo e higiénicas para prestar un servicio de calidad a la comunidad educativa; y mantenerla en este estado.
2. Prestar el servicio de fotocopiado y venta de útiles escolares, en ÓPTIMAS condiciones de CALIDAD y PRECIOS ajustados a los mejores xxx xxxxxxx local, concertados con el Comité que designe el Rector para este fin.
3. Tener a disposición para el servicio, FOTOCOPIADORAS EN BUEN ESTADO y ofrecer óptima calidad en el Servicio.
4. Fijar LISTA DE PRECIOS, debidamente autorizados por el Rector o el Comité que designe para este fin, en LUGAR VISIBLE a los Usuarios del Servicio de Fotocopiado y Venta de útiles escolarea.
5. Atender a los Usuarios en general, de ambas jornadas escolares de la Institución, de lunes a viernes en HORARIO de: 6:00 am. a 1:00 pm. y de 2:00 a 5:15 pm.
6. Prestar el Servicio de Fotocopiado y venta de útiles escolares a los ESTUDIANTES, EXCLUSIVAMENTE en los HORARIOS de RECREO y DESCANSO. Nunca durante las horas de clase, excepto en circunstancias excepcionales debidamente autorizadas en forma personal por parte de Directivos o Docentes.
7. Brindar ATENCIÓN RESPETUOSA Y CORDIAL, a todos los usuarios del servicio.
8. Mantener en excelentes condiciones de ASEO el área destinada al Servicio de Fotocopiado y venta de útiles escolares.
9. Mantener LIBRES de DESECHOS y OBSTÁCULOS los accesos, pasillos y alrededores de las áreas destinadas al Servicio de Fotocopiado.
10. Mantener PAPEL y ÚTILES ESCOLARES en existencia, de la tal manera que se puedan adquirir en forma oportuna.
11. Mantener en buen estado de funcionamiento el EXTINTOR, BOTIQUÍN y demás ELEMENTOS DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD requeridos para la prestación del Servicio y asumir los costos mantenimiento y reposición.
12. REPARAR, por su cuenta, los DAÑOS ocasionados a las instalaciones, equipos y enseres en general, que le hayan sido formalmente entregados o mediante inventario, para el Servicio.
13. REINTEGRAR formalmente a la Institución, las instalaciones y demás bienes, en el transcurso de la semana
14. El Concesionario y las personas que contrate para la prestación de Servicio de Fotocopiado deberán cumplir los requisitos legales de HIGIENE, SALUBRIDAD y SEGURIDAD durante la realización de sus labores y participar en las actividades Institucionales correspondientes al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo “SG-SST”.
15. PAGAR el COSTO correspondiente al CONSUMO del servicio de ENERGÍA ELÉCTRICA por la prestación del servicio de Fotocopiado, que será pagado por el Concesionario según cálculo del consumo, de acuerdo con la lectura del medidor eléctrico instalado en el área de Fotocopiado para este fin, liquidado a la misma tarifa con que la Electrificadora cobra en cada mes dicho servicio a la Institución.
16. PAGAR OPORTUNAMENTE la contraprestación económica mensual establecida.
17. Las DEMÁS OBLIGACIONES que se requieran y concierten para el normal desarrollo del contrato de Concesión para el Servicio de Fotocopiado, en concordancia con la propuesta pactada.
PARÁGRAFO: El INCUMPLIMIENTO por parte del Concesionario a cualquiera de las OBLIGACIONES estipuladas en el correspondiente contrato, será causal para que el Concedente lo dé por TERMINADO de manera unilateral, por justa causa.
19 – PROHIBICIONES
1. SUBCONTRATAR el Servicio de Fotocopiado y venta de útiles escolares.
2. Realizar cualquier MODIFICACIÓN, REFORMAS O MEJORAS al local destinado a este servicio, sin contar con la debida autorización previa y escrita del Rector, en la que se precisarán los TÉRMINOS y CONDICIONES para dichos trabajos.
3. ALMACENAR y/o VENDER productos o elementos ajenos al Servicio de Fotocopiado y venta de papelería y útiles escolares, lo mismo que elementos o sustancias prohibidas por la ley y por la Institución.
4. Alterar o modificar los PRECIOS de los productos y servicios de Fotocopiado, sin previa autorización escrita por parte del Rector.
5. Utilizar las instalaciones del servicio de Fotocopiado para PERNOCTAR.
6. PERMANECER en el área destinada al Servicio de Fotocopiado durante los xxxxxxx, xxxxxxxx y festivos, excepto el tiempo estrictamente necesario para las actividades internas de mantenimiento y reparación, aseo y provisión de insumos y materiales que requiera para la normal prestación del Servicio.
7.El INGRESO y PERMANENCIA de ESTUDIANTES dentro del local destinado al servicio de Fotocopiado.
8.VENTA DE MEDICAMENTOS de todas las especies.
20 - CRITERIOS PARA EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN
Mediante delegados o una comisión, designada por el Rector, preferiblemente integrantes del Consejo Directivo y con representación de ESTUDIANTES y DOCENTES, se evaluarán y calificarán las ofertas, con base en los siguientes criterios:
CRITERIO PARA EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN | PUNTAJE MÁXIMO |
1) CAPACIDAD OPERATIVA (ORGANIZACIÓN): Se verificará la información suministrada por el Proponente en la documentación presentada, en lo referente a: Recursos físicos: se verificará y calificará la cantidad, calidad y variedad de equipos, enseres y herramientas en general, que disponga para la prestación del Servicio de Fotocopiado. | 13 Puntos |
Talento humano: se tendrá en cuenta tanto la cantidad de los operarios como la capacitación o formación actualizada en relación con el Servicio de Fotocopiado. | 12 Puntos |
2) EXPERIENCIA Y CUMPLIMIENTO EN CONTRATOS DE FOTOCOPIADO: Se verificarán los certificados suministrados por el Proponente. La Institución se reserva la potestad de realizar la verificación de la certificación suministrada en cuanto a puntualidad y estado xx Xxx y Salvo en el pago de las contraprestaciones económicas y acerca del Cumplimiento de las demás Obligaciones Contractuales, durante la prestación de los servicios. En el caso de proponentes con experiencia en la Institución, se tendrá en cuenta, de manera especial, la valoración a los servicios evidenciada mediante encuestas y/o comunicaciones escritas sobre el mejoramiento en la calidad del servicio y el cumplimiento a las obligaciones contractuales, incluido el pago de las contraprestaciones económicas. (*) Se CALIFICARÁ con DOS (2) Puntos por cada Año de Experiencia específica en el Servicio, debidamente acreditada. | 25 Puntos |
3) CALIDAD DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS OFERTADOS: Deberá explicar cómo garantiza calidad de los servicios. Igualmente, dará a conocer acerca del cumplimiento de las condiciones y medidas básicas seguridad y salud laborales en la prestación del servicio, así como en el uso de equipos, | 25 Puntos |
CRITERIO PARA EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN | PUNTAJE MÁXIMO |
herramientas e insumos. | |
4) PRECIOS DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS OFRECIDOS: Respecto a estos se verificará que los precios de productos y servicios sean competitivos, comparados con los precios xxx xxxxxxx local, en condiciones similares de calidad. | 25 Puntos |
PUNTAJE MÁXIMO TOTAL | 100 Puntos |
21 - CUADROS COMPARATIVOS DE CALIFICACIÓN DE PROPUESTAS:
Con base en las calificaciones obtenidas, se elaborará un cuadro comparativo de las ofertas, en el cual se discriminarán los respetivos puntajes asignados por cada criterio definido. Con base en los puntajes totales de cada oferta se hará la clasificación de estas.
22 - CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
El Contrato de Concesión del Servicio de Fotocopiado se adjudicará al Proponente cuya oferta se evalúe como la más favorable a los intereses de la Institución Educativa Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, calificada con el mayor puntaje total y ajustada a los aspectos sustanciales de los presentes Términos de Referencia, según lo registrado en el correspondiente Cuadro Comparativo y Acta de adjudicación.
Esp. XXXXX XXXXXX XXXXXXXX
Rector