ESTUDIOS PREVIOS DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA PARA LA CONTRATACION DE PRESTACION DE SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y PORTERIA EN LAS UNIDADES BASICAS, IPS Y SEDE ADMINISTRATIVA DE LA E.S.E IMSALUD.
ESTUDIOS PREVIOS DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA PARA LA CONTRATACION DE PRESTACION DE SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y PORTERIA EN LAS UNIDADES BASICAS, IPS Y SEDE ADMINISTRATIVA DE LA E.S.E IMSALUD.
27 de enero de 2016
Dando cumplimiento a los dispuesto en el Acuerdo N° 006 del 04 de Septiembre de 2014 “Por el cual se adopta el manual de contratación de la ESE IMSALUD”, procede a elaborar los estudios previos, en los cuales se define la necesidad, conveniencia y oportunidad de la celebración de un contrato de prestación de servicios de vigilancia.
DEFINICION DE LA NECESIDAD
Teniendo en cuenta el ingreso diario de personas a las distintas IPS y Unidades Básicas en donde se prestan los servicios de salud de la Empresa Social del Estado E.S.E IMSALUD, así como la sede administrativa y todas las dependencias de su responsabilidad, se hace necesario contar con el servicio de vigilancia privada, con el objeto de garantizar una adecuada protección de los intereses patrimoniales de la E.S.E IMSALUD, así como la integridad física tanto de las personas que visitan a diario las instalaciones enunciadas como de los funcionarios y personas contratadas que laboran en sus dependencias.
Por lo anterior, la E.S.E IMSALUD, requiere celebrar contrato de prestación de servicios de vigilancia, seguridad privada y portería con una empresa de Seguridad y Vigilancia privada que proporcione este servicio para garantizar la protección de los bienes e instalaciones y de personal que labora en la entidad, al igual que sus contratistas, usuarios y visitantes de la empresa, debido que la entidad no cuenta con el personal idóneo ni calificado dentro de su planta de personal, ni con la infraestructura necesaria para adelantar labores de vigilancia.
Así las cosas, se concluye la necesidad que tiene la Empresa Social del Estado E.S.E IMSALUD, de contratar, el servicio de vigilancia y seguridad privada para las diferentes Unidades Básicas, IPS y Sede Administrativa.
1. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN
Teniendo en cuenta la responsabilidad que implica para el cumplimiento misional de la empresa el garantizar la prestación de un servicio de vigilancia y la condición especial de la seguridad y vigilancia privada, se consideraran para establecer los factores de selección: la experiencia que oferten los proponentes, la calidad del servicio y capacitación en manejo xx xxxxx, municiones y explosivos, atención al cliente y relaciones interpersonales del personal, por las diversas Escuelas de vigilancia debidamente avaladas por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada en
vigilancia; lo cual se verificara de acuerdo con las certificaciones expedidas en cada Institución Pública o privada en la que ha prestado el servicio, certificados de capacitación expedidos por las escuelas o instituciones avaladas o acreditadas por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada, lo que es importante para acreditar la idoneidad y responsabilidad oferente.
Además de lo anterior; los proponentes no podrían haber sido sancionados en virtud de incumplimiento de normas impartidas por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada como organismo rector de la materia, que se deben acatar para la prestación del servicio.
Para la E.S.E IMSALUD cobra relevancia, no solo lo importante que es contratar con personas que no hayan sido cuestionadas en desarrollo de sus actividades y por el tipo de servicios que se requiere, el cual debe ser prestado en optimas condiciones y con garantía de todas las normas de seguridad para la entidad; si no que además por la imperiosa necesidad del trato permanente con los usuarios que demandan servicios de salud en la red de IPS y Unidades Básicas como sede administrativa, la buena relación interpersonal del personal que preste dicho servicio.
2. OBJETO: PRESTACION DE SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y PORTERIA EN LAS UNIDADES BASICAS, IPS Y SEDE ADMINISTRATIVA DE LA E.S.E IMSALUD.
DESCRIPCIÓN | CAN | HORARIO |
Servicio de vigilancia 12 horas diarias diurnas, incluyendo domingos y festivos, en forma permanente sin arma de fuego | 24 | 6:00 a.m. a 6:00 p.m. |
Servicio de Vigilancia 13 horas nocturnas, incluyendo domingos y festivos, en forma permanente, sin arma de fuego | 22 | 6:00 p.m. a 7:00 a.m. |
Servicio de vigilancia 12 horas diarias nocturnas, incluyendo domingos y festivos, en forma permanente, sin arma de fuego | 23 | 6:00 p.m. a 6:00 a.m. |
Servicio de vigilancia 12 horas diarias nocturnas, incluyendo domingos y festivos, en forma permanente, con arma de fuego | 2 | 6:00 p.m. a 6:00 a.m. |
Servicio de vigilancia 12 horas diarias diurnas, incluyendo domingos y festivos, en forma permanente con arma de fuego | 1 | 6:00 a.m. a 6:00 p.m. |
3. PRESUPUESTO OFICIAL
Propuesta que supere el presupuesto oficial, quedara automáticamente eliminada del proceso. Igualmente será eliminada la propuesta que presente valores inferiores a los mínimos establecidos por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada.
Esta cifra fue calculada teniendo en cuenta las normas aplicables expedidas por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada y el valor que actualmente se paga MIL QUINIENTOS VEINTITRÉS MILLONES QUINIENTOS SESENTA Y TRES MIL CIENTO CUARENTA PESOS ($ 1.523.563.140)
4. DESCRIPCION DEL BIEN O SERVICIO
El contratista seleccionado, se compromete con la E.S.E IMSALUD, para el cumplimiento del objeto contractual, a suministrar el personal uniformado e idóneo, dotado con los equipos de comunicación, armas debidamente amparadas, vehículo para realizar recorridos de supervisión a la red que conforma la prestación del servicio (IPS, Unidades básicas y sede administrativa) y demás elementos que se requieran, así como el personal capacitado para el manejo xx xxxxx, municiones y explosivos, de relaciones interpersonales y atención al cliente, todo esto de conformidad con las normas vigentes expedidas por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada, cumpliendo así mismo, las obligaciones contractuales en los horarios establecidos y todos los días (de lunes x xxxxxxx).
4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
En atención a la cuantía del objeto a contratar igual o superior a 350 SMMLV de conformidad con el artículo 28 del estatuto de contratación de la empresa adoptado mediante acuerdo No 006 del 04 de septiembre de 2014, aprobado por la junta directiva en las normas del código civil, el código de comercio y las demás normas del derecho privado vigentes este corresponde a contratación por solicitud Publica de ofertas
5. DOCUMENTOS JURIDICOS / TECNICO/ FINANCIERA DOCUMENTOS JURIDICOS:
Carta de presentación de la Propuesta:
Garantía de Seriedad de la Oferta
Certificado de Existencia y Representación Legal:
Certificado de Antecedentes Fiscales y Disciplinarios
Documento de Constitución de Consorcio o Unión Temporal:
Licencia de Funcionamiento, expedida por la Superintendencia De Vigilancia y Seguridad Privada.
Certificado de Capacitación del Personal
Licencias para la utilización de equipos de comunicación
Permisos de Tenencia y Porte xx Xxxxx
Certificado de Pago de Prestaciones Sociales:
Certificado de Inscripción en el Registro de Proponentes códigos CIIU: 921215:
Formato Único de Hoja de Vida
Registro Único Tributario – Certificado de Industria Comercio. Se deberá presentar anexo a la propuesta: Registro Único Tributario R.U.T. actualizado y declaración xx xxxxx 2014.
Para el caso de Empresas de otros Departamentos, estas deberán tener Principal y/o Sucursal debidamente constituida en la ciudad de San Xxxx xx Xxxxxx, lo cual se acreditará
con la presentación de la Resolución expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
Certificación de afiliación a la red de apoyo de la Policía Nacional. Los oferentes participantes deberán estar afiliados a la Red de Apoyo de la ciudad de San Xxxx xx Xxxxxx.
Certificado de No sanciones en los últimos cinco años, expedido por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada, vigente.
Resolución de aprobación para laborar horas extras autorizado por el Ministerio de Trabajo.
DOCUMENTOS DE CARÁCTER FINANCIERO: Los proponentes deberán anexar la siguiente información básica
Balance General clasificado en Activo corriente, fijos y otros activos y en pasivo corriente y a largo plazo y patrimonio con sus respectivas notas a 31 de Diciembre de 2014.
Estado de resultados a 31 de Diciembre de 2014. Los Estados Financieros deben ser avalados por el Representante Legal y Contador Público, bajo cuya responsabilidad se prepararon y por el revisor fiscal, si la sociedad está obligada a tenerlo.
Fotocopia de la declaración xx xxxxx al 31 de Diciembre de 2014.
CONDICIONES DE EXPERIENCIA Y DE ORGANIZACIÓN
El proponente deberá acreditar experiencia general a través de certificaciones:
Teniendo en cuenta la condición especial del servicio de Vigilancia Privada, es de suma importancia la experiencia, por lo cual el proponente deberá presentar mínimo seis (6) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución con entidades públicas o privadas (con fecha de expedición no mayor a 30 días), cuya cuantía total (la sumatoria de las certificaciones) sea igual o mayor a mil (1.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes, dentro de los cinco (5) años anteriores al cierre de la presente convocatoria. Se debe presentar una sola certificación por cada contrato ejecutado y/o en ejecución, la cual debe contener la siguiente información:
6. FORMA DE PAGO: La ESE IMSALUD cancelará al contratista por el tiempo contratado vencido el objeto del contrato presentación de la factura y/o cuenta de cobro, previa certificación de cumplimiento a satisfacción por el funcionario que designe como supervisor del contrato que se celebre. Igualmente el contratista deberá adjuntar a la cuenta de cobro o factura los recibos de pago donde se pueda verificar el cumplimiento de las obligaciones con el sistema general de seguridad social (sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar), etc.
7. DURACION: El plazo para la ejecución de la prestación del servicio es de SEIS MESES contados a partir de la legalización del mismo, previa firma del contrato con su correspondiente aprobación de póliza.
8. IMPUTACION PRESUPUESTAL: el contrato que resulte se pagara con cargo al rubro 21110204 PERSONAL DE VIGILANCIA disponibilidad presupuestal del la vigencia fiscal de 2016.
9. TIPO DE CONTRATO: Teniendo en cuenta el valor presupuestado, la cuantía de contratación fijada para la ESE IMSALUD, la forma de pago y los elementos se celebrara un contrato de prestación de servicio.
10. RIESGOS:
Riesgos a cargo de la ESE IMSALUD: a partir de la fecha de suscripción del contrato la ESE IMSALUD asume única y exclusivamente los efectos devorados de los riesgos que se listan a continuación:
Los efectos desfavorables originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato y que le sean aplicables.
Los efectos favorables o desfavorables, de las variaciones en la legislación tributaria, de tal manera que la entidad asumirá los efectos derivados de la variación de tarifas impositivas, la creación de nuevos impuestos, la supresión modificación de los existentes y en general cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la presentación de la propuesta.
Xxxxxxx a cargo del contratista: para todos los efectos se entiende que el contratista con la prestación de la propuesta asume los siguientes riesgos:
Los efectos favorables o desfavorables, derivados de las variaciones en los precios xxx xxxxxxx
Responderá por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones o por haber suministrado con información falsa.
En general, los efectos favorables o desfavorables, de las variaciones de los componentes económicos y técnicos necesarios para cumplir con las obligaciones del contratista necesarias para la cabal ejecución del contrato
11. GARANTIAS: De conformidad en lo previsto en el artículo 32 del Acuerdo 006 de 2014 Manual de Contratación de la E.S.E. IMSALUD, el CONTRATISTA se obliga a constituir una garantía única expedida por una entidad bancaria o una compañía de seguros legalmente constituida mediante la cual garantice:
Cumplimiento del contrato: equivalente al 10% con una vigencia igual a la del término del contrato y cuatro (4) meses más.
Calidad del servicio: equivalente al 10% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del término del contrato y cuatro (4) meses más.
Salarios y Prestaciones sociales e Indemnizaciones: equivalentes al 5% del valor del contrato y con una vigencia igual a la del término del contrato y tres (3) años más.
Póliza de Responsabilidad Civil Extra contractual: equivalente al 10% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del término del contrato y seis (6) meses más.
12. CONCLUSION: con la presentación de este estudio, queda evidenciada la existencia de un requerimiento y una necesidad y resulta imprescindible adelantar el correspondiente proceso tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la ESE IMSALUD, por consiguiente se aconseja adelantar el proceso contractual respectivo y su perfeccionamiento.
ORIGINAL FIRMADO
XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX
Jefe de oficina de Servicios Generales ESE IMSALUD