GESTIÓN DE FACTURACIÓN

GESTIÓN DE FACTURACIÓN

1. FINALIDAD

Esta Instrucción establece el alcance, las condiciones, las responsabilidades y los procedimientos relativos a la facturación del servicio de energía eléctrica de los suministros pertenecientes a los diferentes grupos de consumo establecidos en el Pliego de Tarifas vigente y de otros contratos específicos.

2. CONCEPTOS

2.1. Facturación: Consiste en el proceso de obtención del documento que presenta el importe total que se debe pagar por un suministro, por un período determinado o por un servicio, contemplando lo establecido en los contratos de suscripción con la ANDE o lo establecido en el Pliego de Tarifas vigente de la Institución.

2.2. Suministro: Punto de conexión de energía eléctrica que recibe el servicio, el cual debe ser medido y facturado.

2.3. Refacturación: Es la modificación de una factura en el Sistema de Gestión Comercial por motivos debidamente justificados.

2.4. Retención de factura: Es la acción con la cual la factura emitida es apartada del proceso de distribución para su tratamiento correspondiente.

2.5. Justificativa de factura: Es una información complementaria y aclaratoria de conceptos facturados a un suministro, que acompaña a la factura emitida.

2.6. Gestor de Facturación: Es el funcionario asignado para la ejecución de las tareas de resolución de anomalías de facturación.

2.7. Fraude: Acción por medio del cual se eluden obligaciones legales o se usurpan derechos con el fin de obtener un beneficio.

2.8. Suministro Anómalo: Suministros que son separados del proceso de facturación de acuerdo con los parámetros establecidos en el Sistema de Gestión Comercial con el objeto de realizar el análisis para su correcta facturación.

2.9. Cliente: Se refiere a aquella persona física o jurídica que ha suscrito un contrato de servicio de suministro de energía eléctrica con la ANDE.

2.10. Grandes Clientes: Son los clientes cuyos suministros son abastecidos desde los siguientes puntos de entrega de energía: Línea de Muy Alta Tensión y Alta Tensión, Estación o Subestación y Línea de Media Tensión y están codificados como tales en el Sistema de Gestión Comercial.

2.11. Clientes en Baja Tensión: Son los clientes cuyos suministros son abastecidos desde líneas de Baja Tensión (BT) y están codificados como tales en el Sistema de Gestión Comercial.

2.12. Contratos Especiales: Constituyen acuerdos de voluntades y condiciones especiales asociadas a un suministro, la cuales no se hallan contempladas en el Sistema de Gestión Comercial o procedimientos vigentes.

2.13. Ciclo de Lectura: Es la lectura registrada por el lector y trasmitida a través del Sistema de Gestión Comercial.

2.14. Ciclo de Facturación: Es el período comprendido entre la fecha de lectura del mes anterior y actual de un suministro determinado.

2.15. Medidor: Es el aparato destinado al control y registro de valores característicos de la energía eléctrica (consumo de energía y demanda de potencia, entre otros).

2.16. Interfase Contable: Representa la interconexión informática entre el Sistema de Gestión Comercial y el Sistema de Gestión Financiera.

2.17. Distribuidor: Es el funcionario de ANDE, o contratista (Electricista Residente, Cooperativas, Contratista HHP2) responsable de la distribución de las facturas.

3. NORMATIVA

3.1. Ley N° 966/64 “Que crea la Administración Nacional de Electricidad, como ente autárquico y establece su Carta Orgánica”.

3.2. Ley N° 2501 “Que amplía la Tarifa Social de Energía Eléctrica”

3.3. Ley N° 3480 “Que amplía la Tarifa Social de Energía Eléctrica”

3.4. Pliego de Tarifas vigente.

4. ALCANCE

Esta Instrucción abarca el procesamiento de los datos de lectura en el Sistema de Gestión Comercial, el análisis, el control de los conceptos facturados, incluyendo la aplicación de los términos de contratos especiales, la facturación de fraudes, la distribución de facturas a los clientes y la evaluación de la facturación y distribución de facturas.

5. SOFTWARE

Los aplicativos informáticos utilizados en este procedimiento son:

5.1. Sistema de Gestión Comercial.

5.2. Sistema de Aplicación Local de Lectura.

5.3. Microsoft Office (Word, Excel, Access, Outlook).

5.4. Power Builder (consultas a la Base de Datos en lenguaje SQL)

6. CONDICIONES

6.1. La facturación del servicio de energía eléctrica a los clientes quedará supeditada a la disponibilidad del Sistema de Gestión Comercial, así como a los recursos humanos, equipos informáticos y materiales.

6.2. Las facturaciones especiales se harán sobre los datos e informaciones disponibles en tiempo y forma.

6.3. La detección de suministros con conexión directa, derivación antes del medidor, sin medidor, manipulación interna del medidor, entre otros, serán incluidos en la facturación, con los conceptos de Fraude por Energía Activa no Registrada (Facturada), Aplicación de la Ley Nº 966/64 y Gastos por Intervención.

6.4. Ningún funcionario con cargo diferente al Lector de Medidores o Lector Distribuidor podrá realizar tareas de lectura de medidores o distribución de facturas de energía eléctrica, salvo expresa autorización y aprobación de la Gerencia Comercial (GC) o la Dirección de Gestión Regional (DR), por causas debidamente justificadas, conforme con lo establecido en la ICM- 02 Gestión de Lecturas de Medidores.

6.5. La distribución de facturas a los clientes de la ANDE se realizará por los siguientes medios:

6.5.1. Distribución Normal: Se refiere a la tarea desempeñada por los distribuidores de la Institución, que reparten las facturas de acuerdo a las rutas de lecturas.

6.5.2. Distribución por Correo: Se refiere a las facturas que son distribuidas a través de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay (Dinacopa).

6.5.3. Distribución Especial: Se refiere a la tarea desempeñada por los distribuidores de la Institución, que reparten las facturas correspondientes a la facturación fuera de ciclo, dirección de cobro y agrupadas.

6.5.4. Facturas Retenidas en Ventanilla: Son facturas que, a pedido del cliente, quedan en la Institución, a la espera que el cliente venga a solicitarla para efectuar el pago correspondiente.

6.6. Las facturas de consumo de energía eléctrica codificadas como Débito Automático, son remitidas a la Entidad Bancaria, que debita el importe de la factura de la cuenta bancaria de los clientes afectados.

6.7. Las facturas de consumo de energía eléctrica que corresponden al ámbito de una Agencia Regional son clasificadas y remitidas a la misma para su posterior distribución a los clientes.

7. RESPONSABILIDADES

7.1. Es responsabilidad del Departamento de Facturación (GC/DFT):

7.1.1. El control de la facturación del servicio de energía eléctrica o facturación por fraude por energía activa no registrada (facturada).

7.1.2. La resolución de anomalías generadas en el proceso de facturación y las refacturaciones de los suministros de energía eléctrica servidos en Media Tensión (MT) y Baja Tensión (BT) de todo el país.

7.1.3. El seguimiento y evaluación de la gestión de facturación, así como el control y seguimiento de la resolución de anomalías de las Agencias Regionales.

7.1.4. La distribución de facturas de energía eléctrica a clientes correspondientes x Xxxxxxxx y Área Metropolitana. Asimismo, remitir las facturas correspondientes a las Agencias Regionales para su posterior distribución.

7.2. Es responsabilidad de las Agencias Regionales la distribución de facturas de energía eléctrica a los clientes de su zona de influencia.

7.3. Es responsabilidad del Departamento de Tecnología Informática (DTE/DTI) gestionar la impresión de las facturas de energía eléctrica, conforme con los datos recibidos.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

8.1. Gestión y Resolución de Anomalías

El Departamento de Facturación (GC/DFT), a través de la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1), extrae y transcribe en una planilla los datos de anomalías generadas en el proceso de facturación en el Sistema de Gestión Comercial, realiza la clasificación de los mismos por Agencia y prioridad de resolución. El Departamento de Facturación (GC/DFT) designa al Gestor de Facturación para la resolución de las anomalías.

8.1.1. Resolución de anomalías de clientes servidos en Baja Tensión (BT) y en Media Tensión (MT) con medidores electromecánicos y electrónicos.

El Gestor de Facturación, de acuerdo al tipo de anomalía generada en el proceso de facturación, ejecuta la operativa descrita relacionada a suministros anómalos indicados en el Módulo Facturación del Manual de Procedimientos Comerciales, analiza el suministro verificando datos del contrato, datos del medidor, lectura, consumo de energía, Orden de Trabajo resuelta, incidencia registrada, entre otros.

a. En caso de falta o duda sobre los datos existentes o los mismos sean insuficientes, y considerando factores tales como repetitividad de la anomalía, incidencias registradas, acumulación de ciclos sin lectura, consumo fuera de los picos

históricos, entre otros, genera una Orden de Trabajo (OT) o mediante Memorándum (M), correo electrónico corporativo, teléfono o fax solicita informes, resolución de la Orden de Trabajo (OT), verificación de lectura, contacta con el cliente, o en su defecto, consulta con el Jefe de Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1), para la definición de criterios de resolución, definiendo la modalidad de resolución y resuelve en el Sistema de Gestión Comercial.

b. Si considera que los datos existentes no requieren verificación u otras acciones mencionadas en el Módulo Facturación del Manual de Procedimientos Comerciales, define la modalidad de resolución y resuelve.

c. Si la modalidad de resolución determina la necesidad de realizar la refacturación de ciclos anteriores, procede conforme con lo establecido en el Módulo Facturación del Manual de Procedimientos Comerciales.

d. Las operativas aplicadas para la resolución de las anomalías de facturación, descritas en el Manual de Procedimientos Comerciales, son las siguientes:

▪ PF-0060 “Tratamiento de Suministros Anómalos”

Anomalías por Inconsistencia de Datos		Anomalías según Parámetros	Anomalías por Inconsistencia de Lecturas	Otras anomalías
PF-0110 “Error de Estimación”	PF-0200 “Mal Estado del Suministro”	PF-0280 “Ausencia Reiterada”	PF-0340 “Anomalía No Detectable”	PF-0390 “Alta Factura con Virada de Medidor”
PF-0120 “Aparato Inexistente”	PF-0210 “Suministro Inexistente en Base de Datos”	PF-0290 “Consumo Facturado Negativo”	PF-0350 “Inmueble Deshabitado”	PF-0400 “Primera Facturación después del Levantamiento del Medidor”
PF-0130 “Cálculo Inexistente”	PF-0220 “Suministro Sin Contrato”	PF-0300 “Consumo Fuera de Tarifa”	PF-0360 “Lectura Mal Tomada”
PF-0140 “Excesivo Cambio de Precio”	PF-0230 “Suministros con Anomalías Pendientes”	PF-0310 “Importe Fuera de Límite”	PF-0370 “Mal Código de Anomalía de Lectura”
PF-0150 “Falta Consumo Suministro No Estimable”	PF-0240 “Tarifa Inexistente”	PF-0320 “Importe Negativo”	PF-0380 “Posible de Suspensión del Suministro”
PF-0160 “Falta Datos de Domiciliación”	PF-0250 “Tipo de Consumo Inexistente”	PF-0330 “Período de Facturación Insuficiente”
PF-0170 “Lectura de Levantamiento Inexistente”	PF-0260 “Mal Número xx Xxxxxx”
PF-0180 “Levantamiento Inexistente”	PF-0270 “Medidor Cambiado”
PF-0190 “Mal Constante de Medidor”

8.1.2. Resolución de Anomalías de Grandes Clientes con medidores electrónicos

8.1.2.1. El Departamento de Facturación (GC/DFT), a través de la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1), verifica los datos de lectura en la Aplicación Local de Lecturas, registrados en el Sistema de Gestión Comercial por el Departamento de Lectura y Censo (GC/LYC) y las Agencias Regionales. Estos datos constituyen el aval para el control por parte del Gestor de Facturación.

8.1.2.2. El Gestor de Facturación, de acuerdo al tipo de anomalía, ejecuta la operativa descrita en el Módulo Facturación del Manual de Procedimientos Comerciales, analiza el suministro, verifica los datos del contrato, datos del medidor, lectura, consumo de energía, Orden de Trabajo resuelta, incidencia registrada, factor de potencia, demanda máxima, entre otros y controla los datos consignados en las planillas de lecturas de medidores electrónicos (diferenciales).

a. Si los datos analizados y controlados son correctos, define la modalidad de resolución y resuelve en el Sistema de Gestión Comercial.

b. Si los datos analizados y controlados no son correctos, genera una Orden de Trabajo (OT) o mediante Memorándum (M), correo electrónico corporativo, teléfono o fax solicita informes, resolución de la Orden de Trabajo, verificación de lectura, contacta con el cliente, o en su defecto, consulta con el Jefe de Gestión de Calidad (GC/DFT1), para la definición de criterios de resolución definiendo la modalidad de resolución y resuelve en el Sistema de Gestión Comercial.

c. Si la modalidad de resolución determina la necesidad de realizar la refacturación de ciclos anteriores, se remite a lo establecido en el numeral

8.3. de la presente Instrucción.

8.1.2.3. El Departamento de Facturación (GC/DFT), a través de la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1), transcribe en planilla los datos de anomalías pendientes de resolución en el Sistema de Gestión Comercial y mantiene en archivo transitorio para control posterior.

8.2. Facturaciones Especiales

8.2.1. El Departamento de Facturación (GC/DFT) recibe, vía correo electrónico corporativo o impresos, los documentos e informaciones sobre datos de contratos especiales, listado de suministros con fraudes, expedientes de reclamos por consumo, entre otros. El GC/DFT remite los mismos a la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) para su procesamiento respectivo.

8.2.2. El Departamento de Facturación (GC/DFT) recibe Expedientes por reclamos de distribución de facturas de clientes o reclamos de distribución de facturas vía telefónica. El GC/DFT remite los mismos a la Sección Distribución de Facturas (GC/DFT2) para su procesamiento respectivo.

8.2.3. La Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) recibe, verifica y procesa los datos colectados, analiza, aplica criterios de facturación y calcula los conceptos correspondientes; luego, presenta la operativa sugerida para la aprobación del Departamento de Facturación (GC/DFT), el cual recibe, controla y autoriza la implementación de la operativa propuesta. Así mismo, los reclamos relacionados a la distribución de facturas son procesados por la Sección Distribución de Facturas (GC/DFT2).

8.2.4. La operativa autorizada es realizada conforme con los siguientes casos:

8.2.4.1. Tratamiento de Expedientes o Reclamos de Clientes

a. La Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1), la Sección Distribución de Facturas (GC/DFT2) o la Sección Comercial Regional elabora Informes Técnico Comerciales sobre Expedientes, ejecuta la operativa aprobada y contacta con el cliente para las aclaraciones pertinentes.

b. En caso que el Expediente de reclamo del cliente sea tratado en la Agencia Regional y requiera respuesta oficial de la ANDE, la Agencia Regional providencia el Expediente y remite con los antecedentes, vía jerárquica, al Departamento de Facturación (GC/DFT) para su tratamiento.

c. Cuando el Expediente de reclamo del cliente sea tratado en el Departamento de Facturación (GC/DFT) y requiera respuesta oficial de la ANDE, así como los recibidos de las Agencias Regionales, el GC/DFT elabora el borrador de Nota Oficial, conforme con las especificaciones técnicas establecidas en la ICO-01 Nota Oficial, y remite, vía correo electrónico corporativo al Departamento de Despacho de Secretaría (SG/DDS) para el procesamiento respectivo.

d. Una vez remitida la Nota Oficial al cliente, el Departamento de Facturación (GC/DFT) recibe copia de la Nota Oficial con el Expediente original. Cuando se trata de Expedientes de reclamos de clientes recibidos en las Agencias Regionales, obtiene fotocopia de la Nota Oficial y de los antecedentes y remite los originales a las Agencias Regionales afectadas. Posteriormente, archiva la copia de los antecedentes en el GC/DFT.

8.2.4.2. Tratamiento de casos especiales

La Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) elabora el Informe Técnico Comercial sobre los documentos referentes a cambio de medidores electrónicos, transformadores de corriente, montaje de equipos de medición, retiro de medidores, medidor averiado, novedades o anomalías de suministros, entre otros; ejecuta la operativa aprobada por el Departamento de Facturación (GC/DFT) y archiva los antecedentes en la Unidad.

8.2.4.3. Facturación de contratos especiales

a. La Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) procede a la facturación del servicio de energía eléctrica y otros, conforme con los términos establecidos en el contrato, emite la factura correspondiente, elabora una justificativa sobre la misma y remite la factura con la justificativa al Departamento de Facturación (GC/DFT).

b. El Departamento de Facturación (GC/DFT) recibe y verifica la justificativa y remite los documentos al Departamento de Despacho de Secretaría (SG/DDS). En caso de que el cliente requiera comunicación oficial de la ANDE, el GC/DFT elabora el borrador de Nota Oficial conforme con las especificaciones técnicas establecidas en la ICO-01 Nota Oficial, y remite, vía correo electrónico corporativo al Departamento de Despacho de Secretaría (SG/DDS) para el procesamiento respectivo.

c. Una vez remitida la Nota Oficial al cliente, el Departamento de Facturación (GC/DFT) recibe copia de la Nota Oficial, con el Expediente original y los archiva en la Unidad.

8.2.4.4. Facturación de fraudes

La Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) ingresa y procede a liquidar en el Sistema de Gestión Comercial los conceptos de energía activa no facturada, multas varias y gastos varios por intervención por conexión directa, derivación antes del medidor, otros, previo cálculo y aprobación del Departamento de Facturación (GC/DFT); luego archiva el antecedente en la Unidad.

8.2.4.5. Generación o Modificación de Cargos Varios

La Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) o la Sección Comercial Regional, procede a ingresar y registrar en el Sistema de Gestión Comercial los conceptos, importes y motivos correspondientes a cargos varios basados en cálculos previos, o en su defecto, los importes establecidos en los

documentos respaldatorios; luego según sea el caso, archiva los antecedentes en la Unidad o remite, vía jerárquica, a la Unidad de origen del documento.

8.3. Refacturaciones

8.3.1. El Departamento de Facturación (GC/DFT), el Departamento de Cobranzas (GC/DCO), el Departamento de Atención al Cliente (GC/AAC), el Departamento de Administración y Desarrollo Comercial (GC/ADC) o la Agencia Regional, a través de consultas telefónicas, atención personalizada, correo electrónico corporativo, Expedientes, documentos (Memorándums, Internos) o por controles realizados en el seguimiento o resolución de anomalías, entre otros, verifica la facturación y si la misma es incorrecta, recolecta los datos pertinentes, analiza y realiza la refacturación tanto para clientes en Baja Tensión (BT) como para Grandes Clientes.

8.3.2. En los casos de suministros con anomalías, procede de acuerdo con los términos establecidos en los numerales 8.1.1. o 8.1.2. de esta Instrucción.

8.3.3. En los casos de suministros que no impliquen resolución de anomalías, emite la factura y archiva los antecedentes respaldatorios en la Unidad correspondiente.

8.4. Distribución de Facturas

8.4.1. La Sección Distribución de Facturas (GC/DFT2), organiza el cronograma de distribución de facturas de acuerdo con la disponibilidad de personal asignado a esta tarea y realiza reuniones de coordinación de los trabajos de distribución de facturas.

8.4.2. La Sección Distribución de Facturas (GC/DFT2) recepciona las facturas emitidas por el Departamento de Tecnología Informática (DTE/DTI), o en su caso, de la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1), verifica y clasifica las facturas por rutas, itinerarios, Agencias Regionales y tipos de envío (distribuidor, correo, banco).

8.4.3. La Sección Distribución de Facturas (GC/DFT2) recibe la planilla de pedido de retención de facturas de la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1). La GC/DFT2 separa y verifica las facturas solicitadas, anexa a la planilla de pedido y las remite a la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1).

8.4.4. Cuando no requiere retención de facturas, la Sección Distribución de Facturas (GC/DFT2), empaqueta y rotula por Agencias, tipo de envío y distribuidor; luego elabora un Memorándum (M) para la entrega y envío de facturas.

8.4.5. Concluido el empaquetamiento y rotulación de las facturas a ser distribuidas, la Sección Distribución de Facturas (GC/DFT2), remite el Memorándum (M) para cada Agencia Regional con sus respectivas facturas. Posteriormente, entrega las facturas acompañado del Memorándum (M) y la Planilla de control a la Dirección Nacional de Correo Paraguayo (Dinacopa) para su envío a las distintas Agencias Regionales. También, hace entrega de las facturas que corresponden a clientes xx Xxxxxxxx y

Área Metropolitana, a cada distribuidor, previa firma de los mismos en una planilla de control.

8.4.6. El distribuidor de facturas de clientes xx Xxxxxxxx y Área Metropolitana recibe las facturas, las clasifica por ruta e itinerario y entrega a cada cliente la factura o boletín xx xxxxxxx correspondiente, si lo hubiere. El distribuidor informa sobre la gestión de distribución de factura y devuelve las facturas no entregadas.

8.4.7. La Sección Comercial Regional, dependiente de la Agencia Regional, recibe las facturas, las clasifica por ruta e itinerario y entrega a cada distribuidor, acompañado por el boletín xx xxxxxxx correspondiente, si lo hubiere, quien procede a la entrega de las mismas a cada cliente. El distribuidor informa sobre la gestión de distribución de factura y devuelve las facturas no entregadas.

8.5. Evaluación / Control / Seguimiento de la Facturación

8.5.1. Seguimiento y Control de la Facturación

8.5.1.1. La Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1), extrae los suministros que cumplan con los parámetros preestablecidos de control de la Base de Datos del Sistema de Aplicación de Informes, convierte en formato de planilla electrónica, clasifica, imprime y verifica dicha planilla.

8.5.1.2. La Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1), realiza el seguimiento y control de facturación, verifica el detalle general de la factura, analiza e identifica suministros con probable irregularidad en Baja Tensión y Grandes Clientes. En caso de considerar incorrecta la factura emitida, solicita la retención de la misma. La GC/DFT1 elabora un listado de facturas a ser retenidas, verifica y remite a la Sección Distribución de Facturas (GC/DFT2). En el caso de las facturas controladas y consideradas correctas, aprueba su distribución.

8.5.1.3. La Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1), analiza la factura retenida. Si fuere necesario, realiza gestiones de obtención de datos con otras Unidades Administrativas (verificación de lectura, resolución de Orden de Trabajo (OT), informes técnicos, otros), y aplica criterios de facturación o realiza cálculos de conceptos de facturación o, en su defecto, consulta criterios de regularización de la factura.

8.5.1.4. En caso que la factura retenida requiera refacturación, la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) procede conforme con lo descrito en el numeral 8.3. de esta Instrucción.

8.5.1.5. En caso que la factura retenida requiera aclaración de los conceptos facturados al suministro, la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) elabora la justificativa respectiva, sobre la base de planillas de lectura, perfil de carga del suministro, informes sobre el suministro, entre otros y remite para

aprobación al Departamento de Facturación (GC/DFT). El GC/DFT recibe, verifica, aprueba y remite a la Sección Distribución de Facturas (GC/DFT2).

8.5.1.6. En caso que la factura retenida requiera intervención de otras Unidades Administrativas para la verificación de conceptos facturados al suministro o la obtención de información complementaria sobre el mismo, la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) elabora un Memorándum (M) y remite para aprobación al Departamento de Facturación (GC/DFT).

8.5.1.7. El Departamento de Facturación (GC/DFT) recibe, verifica, aprueba y remite a las Unidades Administrativas de la Gerencia Comercial (GC) responsables, para su tratamiento correspondiente. Una vez recepcionado el Memorándum

(M) con la respuesta correspondiente, la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1), verifica y analiza la misma para la correcta facturación.

8.5.2. Seguimiento y Control de Refacturación

8.5.2.1. La Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) o la Sección Comercial Regional, recibe los datos de suministros refacturados en formato de planilla electrónica, del Departamento de Administración y Desarrollo Comercial (GC/ADC), clasifica, imprime, verifica dicha planilla.

8.5.2.2. La Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) o la Sección Comercial Regional para el seguimiento y control de la refacturación, analiza y verifica el motivo de la refacturación, e identifica los suministros con probable irregularidad en la refacturación realizada en Baja Tensión o Grandes Clientes. En caso de considerar incorrecta la refacturación realizada, solicita por medio de un Memorándum (M) o por correo electrónico corporativo la aclaración sobre la refacturación realizada. El Memorándum (M) remite para la aprobación del Departamento de Facturación (GC/DFT).

8.5.2.3. El Departamento de Facturación (GC/DFT) recibe, verifica y remite a las Unidades Administrativas correspondientes. En caso de que cuente con los elementos de juicio necesarios para corregir refacturaciones incorrectas, la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) o la Sección Comercial Regional procede conforme con lo establecido en el numeral 8.3. de esta Instrucción. Una vez recepcionado el Memorándum (M) con la respuesta correspondiente, la GC/DFT1 verifica y analiza la misma para la correcta facturación.

8.5.2.4. En los casos de refacturaciones consideradas correctas, la Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) archiva en la Unidad los antecedentes del control correspondiente.

8.5.3. Evaluación de la Gestión de Facturación

8.5.3.1. La Sección Distribución de Facturas (GC/DFT2), así como de la Sección Comercial Regional, controla que las facturas hayan sido distribuidas en tiempo y forma; registra e informa las incidencias que se hubieren dado con la distribución de facturas; además, elabora informes estadísticos sobre la evolución de los indicadores e índices de gestión de la distribución de facturas y remite al Departamento de Facturación (GC/DFT) o a la Agencia Regional, según corresponda.

8.5.3.2. La Sección Gestión de Calidad (GC/DFT1) recibe del Departamento de Administración y Desarrollo Comercial (GC/ADC), los datos e informaciones relacionados con la facturación, refacturación, distribución de facturas, resolución de anomalías, facturaciones especiales, así como los relativos al seguimiento y control de las mismas, elabora informes estadísticos, evolución de los indicadores e índices de gestión de la facturación y remite al Departamento de Facturación (GC/DFT).

8.5.3.3. La Sección Comercial Regional recibe del Departamento de Administración y Desarrollo Comercial (GC/ADC), los datos e informaciones relacionados con la facturación, distribución de facturas, refacturación, elabora informes estadísticos, evolución de los indicadores e índices de gestión de la facturación y remite a la Agencia Regional.

8.5.3.4. El Departamento de Facturación (GC/DFT) o en su caso, la Agencia Regional, recibe el Informe, evalúa, aprueba con su firma y remite a la División de Gestión Comercial (GC/GC) o a la División de Gestión Regional, según corresponda. Cuando considere necesario, emite su parecer sobre los indicadores e índices, y promueve las acciones que considere necesarias para la mejora continua del procedimiento.

GERENCIA COMERCIAL

Distribución: ABCDE

DP/DOM: AM – 5843

Está a cargo del Departamento de Facturación (GC/DFT), en coordinación con las Agencias Regionales, aclarar el contenido de esta Instrucción a las Unidades Administrativas afectadas; revisar periódicamente los términos de la misma y mantenerlos actualizados.