INFORME DE SUPERVISIÓN FINALCORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL 1 DE DICIEMBRE DE 2018 AL 30 NOVIEMBRE DE 2020 I. INFORMACIÓN GENERAL DEL CONTRATO ORDEN DE COMPRA NUMERO 33614 Tipología Contractual Prestación de servicios Nombre/Razón Social del...
INFORME DE SUPERVISIÓN FINAL CORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL 1 DE DICIEMBRE DE 2018 AL 30 NOVIEMBRE DE 2020 | |
I. INFORMACIÓN GENERAL DEL CONTRATO | |
ORDEN DE COMPRA NUMERO 33614 | |
Tipología Contractual | Prestación de servicios |
Nombre/Razón Social del contratista o asociado | ORGANIZACIÓN TERPEL SA |
Nombre / Representante Legal | XXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX |
CC / NIT | 10.275.157 / 830.095.213 - 0 |
Objeto | Suministro de Combustible para el parque automotor de la Agencia de Renovación del Territorio, con cobertura en la ciudad de Bogotá, municipios aledaños. (Ibagué y Villavicencio). |
Lugar de ejecución | Bogotá D.C. / Ibagué / Villavicencio |
No. de Certificado de Disponibilidad Presupuestal | 13518 del 2018/08/22 * valor de $8.310.000 1219 del 2019/01/08 * valor de $32.104.605 14420 del 2020/01/10 * valor de $30.312.098 |
No. de Registro Presupuestal | 1065418 del 2018/11/30 * valor de $ 2.077.968 119 del 2019/01/08 * valor de $32.104.605 3320 del 2020/01/10 * valor de 30.312.098 |
Duración inicial del contrato o convenio | Hasta el 30/11/2020 |
Fecha de Inicio | 1/12/2018 |
Prórroga No. | N/A. |
Duración Final del contrato o convenio | 30/11/2020 |
Valor inicial del contrato o convenio | $64,494,671,incluido IVA (Si apliba) todos los costos directos e indirectos, tasas y contribuciones que conlleve la celebración y ejecución total del contrato que resulte del presente proceso de selección, |
Adición | N/A |
Valor Final del contrato o convenio | $43.208.660,incluido IVA (Si aplica) ytodos los costos directos e indirectos, tasas y contribuciones que conlleve la celebración y ejecución total | |||||
Suspensiones | Si | No | x | Periodo de Suspensión | N/A | |
Porcentaje de avance técnico programado para el periodo | 100% | |||||
Porcentaje de avance técnico real para el periodo | 100% | |||||
Porcentaje de avance presupuestal programado para el periodo | 100% | |||||
Porcentaje de avance presupuestal real para el periodo | 67% | |||||
Nombre del supervisor del Contrato | XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX | |||||
Cargo del (la) supervisor (a) | ANALISTA T2 GRADO 6 | |||||
Dependencia y extensión del (la) supervisor (a) | GIT Servicios Administrativos 1964 | |||||
II. OBLIGACIONES O ACTIVIDADES DEFINIDAS EN EL CONTRATO Teniendo en cuenta lo establecido en la cláusula No SÉPTIMA se presenta el informe correspondiente. |
OBLIGACION, ACTIVIDAD, COMPROMISO No.1 DESARROLLADA (O) Y EVIDENCIA |
Cumplir con las especificaciones técnicas del Combustible vigentes definidas y publicadas por MinMinas o el que haga sus veces. |
Cumplimiento de las especificaciones técnicas |
Acuerdo Marco de Precios CCE-715-1-AMP-2018 y de la Modificación y Aclaración N° 1 |
OBLIGACION, ACTIVIDAD, COMPROMISO No.2 DESARROLLADA (O) Y EVIDENCIA |
Cumplir con las condiciones y horarios exigidos en los Documentos del Proceso para las EDS. |
Cumplimiento con las condiciones y horarios |
Acuerdo Marco de Precios CCE-715-1-AMP-2018 y de la Modificación y Aclaración N° 1 |
OBLIGACION, ACTIVIDAD, COMPROMISO No. 3 DESARROLLADA (O) Y EVIDENCIA |
Garantizar que las EDS ofrecidas y/o el Proveedor estén habilitados en el SICOM durante la ejecución del Acuerdo Xxxxx y las Órdenes de Compra. |
Cumplimiento de las EDS habilitadas en el SICOM |
Acuerdo Marco de Precios CCE-715-1-AMP-2018 y de la Modificación y Aclaración N° 1 |
OBLIGACION, ACTIVIDAD, COMPROMISO No.4 DESARROLLADA (O) Y EVIDENCIA |
Garantizar el Sistema de Control para suministro de Combustible, cuando se requiera, en las condiciones establecidas en los Documentos del Proceso. |
Terpel debe cumplir con el l sistema de control para el suministro de combustible |
Acuerdo Marco de Precios CCE-715-1-AMP-2018 y de la Modificación y Aclaración N° 1 |
OBLIGACION, ACTIVIDAD, COMPROMISO No.5 DESARROLLADA (O) Y EVIDENCIA |
Asumir el costo de la plataforma, los dispositivos y su instalación en los vehículos de las Entidades Compradoras |
Suministrar los chips a los vehículos de la ART |
Chip Instalado en cada vehiculo de la ART |
OBLIGACION, ACTIVIDAD, COMPROMISO No.6 DESARROLLADA (O) Y EVIDENCIA |
Instalar y activar el dispositivo de control del vehículo en el lugar y oportunidad de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo Xxxxx. |
Instalación de chip a los vehículos de la ART |
Chip Instalado en cada vehiculo de la ART |
OBLIGACION, ACTIVIDAD, COMPROMISO No.7 DESARROLLADA (O) Y EVIDENCIA |
Contar con una línea de servicio al cliente en las condiciones exigidas en los Documentos del Proceso en los Municipios con Sistema de Control Obligatorio. |
Aportar un número telefónico |
N/A |
OBLIGACION, ACTIVIDAD, COMPROMISO No.8 DESARROLLADA (O) Y EVIDENCIA |
El Contratista se compromete a cumplir todas las estipulaciones del Acuerdo Marco de Precios CCE-715-1-AMP-2018 y de la Modificación y Aclaración N° 1 al mismo, con especial observancia de las obligaciones establecidas en su Cláusula N° 11 -Obligaciones de los Proveedores-. |
Cumplimiento de todo lo establecido en el Acuerdo Marco de Precios CCE-715-1-AMP-2018 y de la Modificación y Aclaración N° 1 |
Acuerdo Marco de Precios CCE-715-1-AMP-2018 y de la Modificación y Aclaración N° 1 |
En relación con las Obligaciones generales se manifiesta que se dio cumplimiento a cada una de las establecidas dentro del contrato.
Nota: Anexar el número total de obligaciones, actividades, compromisos que se encuentren definidas en el contrato, orden compra, convenio, aceptación de oferta. En el caso que la actividad relacionada no se haya realizado en el respectivo informe se debe indicar que “No se requirió” para el período respectivo.
RELACION DE INFORMES PRESENTADOS POR LA INTERVENTORÍA (SOLO DILIGENCIAR EN CONTRATOS DE OBRA E INTERVENTORIA) | |||
NOMBRE DEL INTERVENTOR | |||
INFORME No. | FECHA | CARPETA | FOLIO |
1 | |||
2 | |||
III. SEGUIMIENTO FINANCIERO | |||
A. DESCRIPCIÓN DE PRESUPUESTO vs EJECUCIÓN La DESCRIPCIÓN Y TOTAL DEL PRESUPUESTO, deben corresponder al valor cada uno de los ITEMs que se discriminan en el presupuesto del contrato. Para aquellos contratos en los que se establecen giros de recursos cuyos bienes o servicios se reciben con posterioridad al giro, el valor total de los gastos ejecutados (legalizado acumulado a la fecha) deben corresponder al valor total de los bienes y/o servicios que posteriormente se reciben y legalizan, incluidos los del presente informe. Para aquellos contratos cuyo pago se realiza como contraprestación del recibo del bien, obra y/o servicios, la legalización corresponde al mismo pago realizado. Este valor debe ser igual al “VALOR TOTAL EJECUTADO A LA FECHA” establecido en la Tabla del literal D | |||
DESCRIPCION | VALOR TOTAL PRESUPUESTO | VALOR TOTAL EJECUTADO (LEGALIZADO) ACUMULADO A LA FECHA | |
ORDEN DE COMPRA NUMERO 33614 SUMINISTRO COMBUSTIBLE | 64,494,671 | $43.208.660 | |
TOTALES | 64,494,671 | $43.208.660 | |
B. GASTOS LEGALIZADOS EN EL PERÍODO GASTOS OPERATIVOS (GASTO PÚBLICO SOCIAL): Corresponde a legalización de gastos realizados con el presupuesto de inversión, que estén destinados y/o relacionados directamente con el objeto del proyecto, orientados al bienestar general y al mejoramiento de la calidad de vida de la población. GASTOS ADMINISTRATIVOS: Para los gastos que se realizan con el presupuesto de inversión, la legalización corresponde a aquellos gastos que se efectúan para el desarrollo del contrato, distintos a los GASTOS OPERATIVOS definidos anteriormente. Para los gastos con presupuesto de funcionamiento, se relacionarán en su totalidad en este concepto. TOTALDE GASTOS LEGALIZADOS: Corresponde al valor de los gastos que se legalizan en el período de este informe, discriminado por | |||
los conceptos de gastos de operativos y de administración. Para aquellos contratos cuyo pago se realiza como contraprestación del recibo del bien, obra y/o servicios, la legalización corresponde al mismo pago realizado. Este valor debe corresponde al “VALOR LEGALIZADO EN ESTE PERÍODO” establecido en la Tabla del literal D | |||
GASTOS OPERATIVOS (GASTO PÚBLICO SOCIAL) | |||
GASTOS ADMINISTRATIVOS | $43.208.660 | ||
TOTAL GASTOS LEGALIZADOS | $43.208.660 | ||
C. RELACIÓN DE PAGOS EFECTUADOS La RELACIÓN DE PAGOS EFECTUADOS, deben relacionarse uno a uno en orden cronológico y su total debe corresponde al VALOR TOTAL PAGADO A LA FECHA, establecido en la Tabla del literal D | |||
PAGO No. | FECHA | Nº DE ORDEN DE PAGO | VALOR |
1 | 27/12/2018 | 414525118 | 672.913 |
2 | 18/02/2019 | 22955319 | 804.251 |
3 | 18/02/2019 | 22952419 | 575.950 |
4 | 15/02/2019 | 21669419 | 1.332.744 |
5 | 07/03/2019 | 42001519 | 24.854 |
6 | 28/02/2019 | 34180219 | 1.271.750 |
7 | 14/03/2019 | 49776419 | 1.409.837 |
8 | 28/03/2019 | 65184219 | 1.195.659 |
9 | 15/04/2019 | 84271419 | 973.070 |
10 | 30/04/2019 | 98383219 | 1.689.297 |
11 | 20/05/2019 | 118066619 | 992.186 |
12 | 28/05/2019 | 128693319 | 1.448.832 |
13 | 17/06/2019 | 150766919 | 1.740.591 |
14 | 28/06/2019 | 167800419 | 1.065.807 |
15 | 17/07/2019 | 188877319 | 1.343.244 |
16 | 25/07/2019 | 197882519 | 1.346.669 |
17 | 9/08/2019 | 216184619 | 1.393.414 |
18 | 28/08/2019 | 238926319 | 1.200.274 |
19 | 12/0972019 | 260255619 | 1.508.781 |
20 | 30/09/2019 | 284525619 | 920.632 |
21 | 25/10/2019 | 314429919 | 1.433.005 |
22 | 8/11/2019 | 330171819 | 1.437.357 |
23 | 15/11/2019 | 337479119 | 1.857.361 |
24 | 29/11/2019 | 359743319 | 1.225.498 |
25 | 16/12/2019 | 385185619 | 1.243.214 |
26 | 26/12/2019 | 414525019 | 1.423.485 |
27 | 7/02/2020 | 18383820 | 1.071.147 |
28 | 31/01/2020 | 13717320 | 622.889 |
29 | 11/02/2020 | 20943320 | 1.937.481 |
30 | 25/02/2020 | 32627720 | 1.668.386 |
31 | 10/03/2020 | 47872620 | 1.806.679 |
32 | 26/03/2020 | 70256120 | 1.682.757 |
33 | 15/04/2020 | 89535220 | 333.022 |
34 | 17/07/2020 | 185298320 | 105.444 |
35 | 13/08/2020 | 215736520 | 110.901 |
36 | 5/10/2020 | 273159420 | 343.578 |
37 | 16/10/2020 | 283745220 | 394.356 |
38 | 26/10/2020 | 294866220 | 178.605 |
39 | 9/11/2020 | 311804920 | 556.813 |
40 | 27/11/2020 | 338474720 | $433.826 |
41 | 14/12/2020 | 358785420 | $432.101 |
TOTALES | $43.208.660 | ||
D. ESTADO FINANCIERO | |||
CONCEPTO | |||
VALOR INICIAL DEL CONTRATO / ORDEN DE COMPRA /CONVENIO / ACEPTACIÓN DE OFERTA (a) | $64.494.671 | ||
VALOR ADICIONES – REDUCCIONES (b) | 0 | ||
VALOR TOTAL DEL CONTRATO / ORDEN DE COMPRA /CONVENIO / ACEPTACIÓN DE OFERTA= (a) +/- (b) | $64.494.671 | ||
VALOR TOTAL EJECUTADO EN EL INFORME ANTERIOR* (c) | $43.208.660 | ||
VALOR LEGALIZADO EN ESTE PERÍODO (d) | 0 | ||
VALOR TOTAL EJECUTADO A LA FECHA (A) = (c+d) | $43.208.660 | ||
SALDO SIN EJECUTAR (VALOR TOTAL DEL CONTRATO - VALOR TOTAL EJECUTADO A LA FECHA) | 0 | ||
VALOR TOTAL PAGADO A LA FECHA | $43.208.660 |
SALDO POR PAGAR DEL CONTRATO | 0 |
VALOR A PAGAR DE ESTE INFORME** | 0 |
SALDO LIBERADO RP 119 | $1.580.751 |
SALDO LIBERADO RP 3320 | $19.705.260 |
CONSIGNACIÓN RECURSOS NO EJECUTADOS | 0 |
CONSIGNACION RENDIMIENTOS FINANCIEROS | 0 |
CONSIGNACION RECUPERACION DE IVA | 0 |
*VALOR TOTAL EJECUTADO EN EL INFORME ANTERIOR, en este concepto se debe relacionar el VALOR TOTAL EJECUTADO A LA FECHA que está en el informe anterior.
**El VALOR A PAGAR DE Eel STE INFORME, corresponde al valor que se autoriza a girar con el presente informe, si hay lugar a ello de acuerdo con las condiciones de pago señaladas en el contrato.
Nota: Para convenios que tengan contrapartida en efectivo, deberá incluir una columna con los aportes del asociado.
IV. VERIFICACIÓN Y CERTIFICACIÓN POR PARTE DEL (LA) SUPERVISOR |
La ejecución de la Orden de Compra No 33614 /2018, fue por demanda conforme al suministro de combustible requerido por la entidad., Para la vigencia 2019 en atención a los requerimientos realizados, fue necesario proceder con la liberación del saldo del RP No. 119 del 2019-01-08 por valor $1.580.751. Por otra parte, para la vigencia 2020, con ocasión de la grave calamidad pública presentada por causa del COVID 19 y teniendo en cuenta que la ART se acogió a las medidas tomadas por el gobierno nacional con el fin de mitigar la propagación del virus, opto por el desarrollo de sus actividades mediante la modalidad de trabajo en casa. En razón a lo anterior, el parque automotor de la ART fue estacionado, por lo cual no se generó el suministro de combustible durante de este periodo, por lo anterior, fue necesario proceder con la liberación de recursos del RP No. 3320 del 2020-01-10 por valor de $ 19.705.260. En mi calidad de supervisora de la orden de compra No.33614 18 certifico que el contratista Organización Terpel S.A. realizó sus obligaciones, actividades, compromisos conforme a lo estipulado en el Acuerdo Xxxxx Xxxxxxx CCE-715-1-AMP-2018, de manera oportuna, con la calidad y eficiencia requeridas, así como en los tiempos establecidos para el desarrollo de cada una de ellas. Certifico que la totalidad de las obligaciones contenidas en el contrato fueron desarrolladas |
V. SEGUIMIENTO A LA MATRIZ DE RIESGOS
En calidad de supervisora de la orden de compra No. 33614 18, manifiesto que se realizó el seguimiento a la matriz de riesgos establecida en el contrato y en la cual se concluye que, en el periodo reportado, no se presentó ningún evento que pudiera dar lugar a la ocurrencia de algunos de los siniestros tipificados en la matriz.
Nota: Este informe debe ser diligenciado, suscrito y radicado a la Subdirección de Contratación o Grupo Interno de Trabajo, según corresponda. En caso de requerirse y de conformidad con el Manual de Supervisión, el supervisor podrá incluir los anexos que considere necesarios.
A los (11/03/2021).