CONSEJO DE TRANSPORTE PÚBLICO REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO DE TRANSPORTE PUBLICO

CONSEJO DE TRANSPORTE PÚBLICO

REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACION

ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO DE TRANSPORTE PUBLICO

APROBADO POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO DE TRANSPORTE PUBLICO MEDIANTE ARTÍCULO 7.1 DE LA SESIÓN ORDINARIA 30-2015, CELEBRADA EL 00 XX XXXX XXX 0000

PUBLICADO EN LA GACETA N° 127, EN EL ALCANCE DIGITAL N°51 DEL JUEVES 0 XX XXXXX XXX 0000.

REGLAMENTO INTERNO

DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

DEL CONSEJO DE TRANSPORTE PÚBLICO

CAPÍTULO I

Disposiciones Generales

Artículo 1- Objetivo. El presente Reglamento regula las disposiciones y procedimientos internos que regirán las diferentes etapas de la actividad contractual que despliegue el Consejo de Transporte Público a través de la Proveeduría Institucional, de conformidad con la Ley Nº 7494 del 2 xx xxxx de 1995 y sus reformas, Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Nº 33411-H, y demás leyes conexas.

Artículo 2- Ámbito de aplicación. Las disposiciones del presente Reglamento serán aplicables sin excepción, a todos los procedimientos de contratación administrativa, que promueva el CTP de Transporte Público por medio de la Proveeduría Institucional y por otros Departamentos cuando circunstancias especiales así lo permitan y se conceda la respectiva autorización por la Junta Directiva del CTP de Transporte Público o de la Dirección Ejecutiva, según corresponda.

Artículo 3- Abreviaturas y definiciones. Para delimitar los alcances de este Reglamento, se establecen las siguientes abreviaturas y definiciones:

Abreviaturas

CTP: Consejo de Transporte Publico

CGR: Contraloría General de la República.

LCA: Ley de Contratación Administrativa.

RLCA: Reglamento a la LCA.

LGAP: Ley General de la Administración Publica

DGBCA: Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa

Definiciones

ACTA DE APERTURA: Documento donde se dejará constancia de los datos generales de las ofertas y de los asistentes al acto de apertura de los procedimientos de contratación administrativa, licitación pública y licitación abreviada que promueva el CTP.

ACTO FINAL: Acto administrativo de adjudicación, re adjudicación, declaración de desierto o infructuoso con el cual se pone fin a un procedimiento de contratación administrativa.

CARTEL: Documento x xxxxxx de condiciones elaborado por la Proveeduría Institucional, en el cual se deben definir claramente los requisitos generales, legales y técnicos del objeto, servicio u obra a contratar.

COMISION DE RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIONES: Encargada de emitir las recomendaciones de adjudicaciones de los procesos de licitación y contrataciones directas, mismas que serán del conocimiento del órgano competente para dictar el acto final del procedimiento de contratación administrativa, dicha Comisión estará integrada por el Proveedor Institucional , el titular del programa solicitante o el representante que el designe y un Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o designado por el Jerarca al afecto.

CONTRAPARTE TECNICA: Es la responsable de fiscalizar el fiel cumplimiento de la contratación administrativa que le ha sido encomendada.

CONTRATACIÓN DIRECTA POR EXCEPCIÓN: Procedimiento de contratación que por su propia naturaleza se encuentra excluido de los procedimientos ordinarios de contratación.

CONTRATISTA: Persona física o jurídica, que una vez presentada su oferta es seleccionada como adjudicataria para proveer un bien determinado o servicio.

CONTRATO ADMINISTRATIVO: Instrumento escrito, suscrito por las partes contratantes, en el cual se plasman los términos, requerimientos y demás condiciones que regirán la contratación administrativa, para la ejecución de la obra, entrega de bienes o prestación de servicios, según sea el caso.

EJECUTOR RESPONSABLE DEL PROYECTO: Funcionario o funcionaria designada a lo interno de cada unidad administrativa como titular subordinado competente para coordinar a lo interno de la propia unidad, Área o División, los procedimientos de contratación administrativa, es el responsable de la fiscalización del contrato y la solicitud y ejecución de presupuestos ordinarios o extraordinarios designados a su cuenta.

UNIDAD SOLICITANTE: Jefe del Departamento o Director del Consejo de Transporte Publico designada a lo interno de cada unidad administrativa como titular subordinado competente para coordinar a lo interno de la propia unidad, Área o División, los procedimientos de contratación administrativa, es el responsable de la fiscalización del contrato y la solicitud y ejecución de presupuestos ordinarios o extraordinarios designados a su cuenta.

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO: Legajo físico y/o archivo electrónico, con número único y consecutivo por año, que deberá contener todas las actuaciones, internas y externas en el orden cronológico correspondiente a su presentación, y relativas a un trámite de contratación administrativa específico.

FISCALIZACIÓN: Derecho y Deber de la Comisión Contraparte/Unidad Solicitante o Ejecutor de proyecto para examinar y controlar la ejecución de un contrato.

FRAGMENTACION ILICITA: Es aquella situación en que un mismo objeto de contratación se adquiere a través de varios procedimientos de compra, con el propósito de evadir un procedimiento más complejo, contándose con los recursos presupuestarios aprobados y disponibles.

GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: Garantía porcentual obligatoria en las licitaciones públicas y abreviadas y facultativa en los demás procedimientos, entre un 5% y un 10% sobre el monto total adjudicado, que respaldará la correcta ejecución del contrato administrativo conforme a la normativa vigente.

GARANTÍA DE PARTICIPACIÓN: Garantía porcentual facultativa en los procedimientos de contratación administrativa entre un 1% y un 5% sobre el monto total cotizado o bien un monto fijo, que garantiza la participación dentro de un determinado concurso administrativo.

OFERENTE: Persona física o jurídica, interesada en el objeto del procedimiento de contratación administrativa que corresponda, y que por ello presente formal oferta.

ORDEN DE COMPRA: Documento formal de ejecución presupuestaria, que sustituye el contrato cuando este no se requiere, mediante el cual se formalizan los procedimientos de contratación administrativa y que concierne a la Proveeduría Institucional su elaboración.

PROGRAMA DE ADQUISICIONES: Proyección de las necesidades de bienes y servicios para el período presupuestario siguiente y que son solicitados por el Director (a) Ejecutivo, Director (a) Administrativo Financiero, Director (a) Técnico, Auditor (a) Interno (a) o en su defecto por ausencia temporal o definitiva de alguno de ellos, el que se establezca para su sustitución en el respectivo cargo la Junta Directiva.

PROVEEDOR: Persona física o jurídica incluida en el Registro de Proveedores para suministrar bienes, servicios u obras a la Institución.

PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL: Dependencia del CTP que funge como órgano técnico institucional competente en la conducción de los procedimientos de contratación administrativa.

REGISTRO DE PROVEEDORES: Instrumento físico y electrónico donde figuran las Personas físicas o jurídicas que han cumplido los requisitos dispuestos para ser tomados en cuenta en los procesos de contratación administrativa que Promueva el CTP, se utilizara el registro central a cargo de la Direccion General de Bienes y contratacion Administrativa.

SOLICITUD DE COMPRA: Documento imprescindible emitido por el Ejecutor de programa autorizado, para dar inicio al procedimiento de contratación administrativa, donde se definen los requisitos y especificaciones técnicas del bien, servicio u obra por adquirir, la cual viene conjuntamente con la solicitud de bienes y servicios ( presupuesto)

CAPÍTULO II

DE LA PROVEEDURÍA INSTITUCUIONAL Y UNIDAD Y/O DEPARTAMENTO QUE SOLICITA EL SERVICIO

SECCION PRIMERA: DE LA PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL

Artículo 4- Competencia. La Proveeduría Institucional es el órgano encargado de tramitar las diferentes etapas de todos los procedimientos de contratación administrativa que promuevan las diferentes dependencias del CTP de conformidad con las normas que rigen la materia de la Contratación Administrativa a que se encuentra sujeto el CTP.

Artículo 5.- Finalidad. La Proveeduría Institucional, proveerá los bienes y servicios necesarios a las dependencias del CTP que aquéllas requieran para la ejecución de sus funciones, la satisfacción de sus necesidades y principalmente las del servicio público que está llamado a cumplir el CTP.

Artículo 6.- Funciones de la Proveeduría Institucional en materia de contratación administrativa. La Proveeduría Institucional del CTP deberá cumplir con las siguientes funciones:

1. Tramitar todo lo necesario para la adquisición de bienes y servicios, obras, arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, la compra y venta de bienes que requiera el CTP en concordancia con los principios generales de contratación administrativa y la normativa vigente en esa materia.

b) Mantener una actitud vigilante en resguardo de los intereses del CTP, adquiriendo, vendiendo o arrendando los bienes y servicios más convenientes por su calidad, precio y demás condiciones establecidas en los procesos de contratación administrativa.

c) Controlar en forma constante en coordinación con la Bodega Central, las existencias de productos y gestionar las compras en forma oportuna para lograr la oportuna reposición de los inventarios.

d) Ejercer conjuntamente con el Encargado de la Bodega Central un control permanente sobre los productos en existencia, para evitar el deterioro, vencimiento o los excesos de existencias.

e) Ejercer las demás funciones que le competen en forma eficiente, eficaz, económica y con estricto ajuste al bloque de legalidad.

f) Coordinar con los diferentes Departamentos y Direcciones del CTP, las intervenciones y gestiones que estos tengan en los procedimientos de contratación administrativa.

g) La vigilancia y control administrativo de todos los aspectos concernientes a las diferentes contrataciones que se realizan, incluyendo la verificación del contenido presupuestario al inicio del procedimiento de contratación, el mantenimiento de registros y la custodia de los expedientes respectivos.

i) Evitar la fragmentación ilícita en el proceso de gestión de compras.

j) Atender las solicitudes de aclaración y/o modificación que se presenten durante los diversos procedimientos de contratación administrativa, esto en coordinación con las Unidades Administrativas solicitantes.

k) Xxxxxxx conjuntamente con el asesor legal de la Proveeduría o en su defecto la Dirección de Asuntos Jurídicos y/o el Ejecutor de Programa Responsable de la contratación, los recursos de objeción a los carteles, así como los de revocatoria y apelación contra los actos de adjudicación.

l) Tramitar los pagos que se deriven de las diversas contrataciones administrativas, siempre que el objeto contractual haya sido recibido a entera satisfacción por parte de la Contraparte asignada de la Contratación, esto mediante acta de recibido conforme por parte de la unidad correspondiente en que se indique la procedencia del trámite de pago.

m) Mantener actualizado y debidamente foliado el expediente físico de cada procedimiento de contratación administrativa.

n) Controlar que las garantías de participación y de cumplimiento exigidas en los diversos procedimientos de contratación administrativa, se mantengan vigentes por todo el tiempo requerido. La custodia de los títulos valores que se presenten, producto de las garantías, será responsabilidad del Departamento Financiero del CTP.

o) Solicitar mediante oficio en la segunda semana del mes de noviembre la elaboración del proyecto de programa de adquisiciones (plan de compras) a las Unidades Administrativas citadas en este Reglamento. Una vez finalizado el proceso, se le remitirá al Director Ejecutivo, para aprobación y una vez aprobado, la Proveeduría Institucional procederá con la publicación en La Gaceta, en la segunda semana de enero de cada año y se procurará incluir lo indicado en el artículo 7 del RLCA, si el CTP no ha publicado su plan de adquisiciones no puede llevar a cabo las compras institucionales.

p) Informar mensualmente a la Dirección Ejecutiva del CTP, de las contrataciones tramitadas y en trámite, y de los contratos elaborados en ése período; sin perjuicio del deber de hacerlo ante otras instancias u órganos.

q) Elaborar los carteles de los procesos de contratación administrativa en coordinación con la unidad técnica correspondiente y el Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en ausencia de esta colaboración por parte de la Dirección de Asuntos Jurídicos

r) Custodiar los contratos originales nacidos de contrataciones administrativas.

s) Verificar que las compras y/o servicios a contratar, satisfagan las necesidades reales de la unidad administrativa solicitante para llevar a cabo las funciones que realiza para el cumplimiento de las metas del CTP, esto según los informes presentados por las Unidades solicitantes del servicio.

t) Todas las demás contenidas en la LCA y el RLCA.

Artículo 7.- Deber de colaboración a la Proveeduría Institucional. Todas las Unidades Administrativas del CTP deberán brindar la colaboración que la Proveeduría Institucional requiera para el cumplimiento efectivo de los diferentes procedimientos de contratación administrativa, deberán acatar fielmente los tiempos estipulados por esta, para cada uno de los procesos de contratación administrativa, este deber es de acatamiento obligatorio, conforme lo establecen la Ley General de la Administración Pública, la LCA y su reglamento, y el Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del CTP, así como el deber de obediencia a las directrices, órdenes e instrucciones emanadas de la Dirección Ejecutiva y entes externos. Ante el incumplimiento a este deber de colaboración, podrán adoptarse las medidas disciplinarias y otras sanciones previstas en la normativa vigente.

Cuando la Auditoría Interna funja como unidad gestionante o ejerza funciones y actuaciones de administración activa, estará obligada a brindar a la Proveeduría Institucional la colaboración necesaria para la adquisición de los bienes y servicios en las que esa dependencia requiera, para lo cual deberá participar de acuerdo a sus obligaciones como Unidad Solicitante de los suministros o servicios solicitantes, en todas las fases del procedimiento de contratación administrativa en la que sea parte, por lo cual queda sujeta al deber de colaboración con este Departamento.

SECCION SEGUNDA

UNIDAD Y/O DEPARTAMENTO QUE SOLICITA EL SERVICIO

Artículo 8. – Obligaciones del Ejecutor responsable del proyecto. Son obligaciones del Ejecutor responsable del proyecto/Unidad Solicitante., las siguientes:

1.-Para dar inicio al procedimiento de contratación administrativa, el Ejecutor responsable, deberá presentar ante la Proveeduría Institucional, toda la documentación exigida con fundamento en el artículo 8 del RLCA. La Proveeduría Institucional no dará trámite a ninguna solicitud de contratación administrativa, si no se cumple este requisito.

2.- Participar activamente en las reuniones que convoque la Proveeduría Institucional con motivo del procedimiento de contratación administrativa solicitado.

3.- Atender oportunamente las consultas que presenten los potenciales oferentes, siempre dentro del marco de transparencia y probidad que deben impregnar en todo el proceso de la Contratación Administrativa.

4.- Xxxxxxx el visto bueno al cartel definitivo de contratación, en lo que respecta a las especificaciones técnicas del objeto contractual.

5.- No incurrir en fragmentación ilícita.

6.- Tramitar con la Proveeduría Institucional la atención de los recursos de Objeción, aclaraciones y/o modificaciones al cartel que se presenten en el proceso de gestión de compras, en relación con los aspectos técnicos del objeto a contratar.

7.- Elaborar un informe que incluya el análisis técnico de las ofertas, respetando las plantillas aprobadas para tal fin, esto para la respectiva elaboración de la recomendación del acto de adjudicación con base en los aspectos técnicos de la solicitud de compra presentada ante la Proveeduría.

8.- Velar por el correcto cumplimiento de cada una de las obligaciones indicadas en el cartel, la oferta, la orden de compra y/o el contrato.

9.- Coordinar los aspectos operativos y funcionales durante la fase de ejecución contractual.

10.- Otorgar el visto bueno técnico o consentimiento para que la Proveeduría Institucional del CTP, proceda a autorizar el trámite de pago de la factura de compra, según corresponda.

11.- Informar a la Proveeduría Institucional acerca del incumplimiento de las obligaciones contractuales, a efectos de aplicar las previsiones jurídicas, - legales, reglamentarias, cartelarias y contractuales -, por medio de los procedimientos que corresponda iniciar a la Dirección Ejecutiva para la aplicación de la garantía de cumplimiento, cláusulas penales, multas y sanciones, siempre y cuando se hayan dispuesto en el cartel.

12.- Velar porque los contratos a su cargo, se ejecuten dentro de la vigencia originalmente pactada.

13.- Supervisar que la contratación con sus respectivas prórrogas no supere el límite máximo presupuestario, correspondiente al objeto contractual.

14.- Estar vigilantes en las contrataciones a su cargo en donde operen prórrogas automáticas, ya que deberá enviar, con al menos dos meses de antelación al vencimiento del contrato o de las prórrogas a la Proveeduría Institucional una valoración sobre el desempeño de las labores del CONTRATISTA, a fin de proceder con la prórroga o bien rescindir el contrato.

15- En el caso de ejercitarse la potestad de modificación o ampliación del contrato (ejecutado o en ejecución), la Contraparte Institucional deberá plantear la solicitud por escrito ante la Proveeduría, con la justificación y demás requisitos establecidos por la LCA y el RLCA.

16- Justificar debidamente la solicitud del inicio del procedimiento de contratación administrativa que corresponda.

17-Para las Contrataciones incluida en las partidas de reparación de mobiliario del Consejo de Transporte Publico le corresponderá a la Jefatura del Departamento de Servicios Generales y para la compra de Textiles, le corresponderá a la Jefatura de la Oficina Gestión Institucional de Recursos Humanos iniciar el proceso y solicitud de contratación al Departamento de Proveeduría, así como la fiscalización del contrato.

18. Por otra parte, los Jefes de Programa o la Unidad solicitante, al ser los responsables de realizar el plan de compras, al tener la inmediatez de la información de los bienes y servicios necesarios, para el periodo presupuestario y al ser a su vez los responsables de la ejecución presupuestaria del programa a su cargo; son quienes deben confeccionar las solicitudes de pedido para dar inicio a los tramites de contratación administrativa de acuerdo a las facultades a ellos concedidas, de forma que dispongan de la mejor forma del presupuesto asignado a su unidad en concordancia con los planes de trabajo establecidos para ese año.

19. De igual forma son los Jefes de Programa, subprograma/ proyecto o la Unidad Solicitante los que deben indicar si previendo el plazo necesario para realizar el procedimiento de contratación y su ejecución en caso de prolongarse a otros periodos presupuestarios, contarán con la disponibilidad presupuestaria para los otros periodos, emitiéndose la respectiva certificación de fondos y así se debe indicar en la decisión inicial o de tener conocimiento en el trascurso del proceso de contratación deberá gestionar lo pertinente para contar con la disponibilidad presupuestaria o en su defecto indicar como responsables del proyecto y del presupuesto la no continuidad del proceso al Departamento de Proveeduría.

CAPÍTULO III

DE LA RELACION CON LOS PROVEEDORES, Y SOBRE LAS SOLICITUDES DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS

SECCION PRIMERA

RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES

Artículo 9.- De la indagación xx xxxxxxx. Cuando la Proveeduría Institucional o algún otro Departamento que solicite el inicio del procedimiento de contratación administrativa para adquirir el objeto contractual correspondiente requiera información acerca de sus características técnicas, o le resulte necesario indagar en el mercado sus costos o cualquier otra información, podrá contactar en forma directa a los posibles oferentes, en el entendido de que dicha actuación no implica ningún compromiso ni obligación para el CTP.

Artículo 10.- De la relación con los proveedores. Durante el proceso de contratación administrativa, la relación con los oferentes de bienes, servicios u obras, corresponde exclusivamente a la Proveeduría Institucional quien podrá solicitar colaboración a la Contraparte Institucional.

SECCIÓN SEGUNDA

SOBRE LAS SOLICITUDES DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS

Artículo 11.- Determinación de necesidades. Los Ejecutores responsables y autorizados, determinarán anualmente las cantidades y especificaciones de los bienes y servicios a utilizar conforme a las necesidades reales y previstas de sus Departamentos, por lo que elaborarán la solicitud de bienes y servicios, remitiéndola posteriormente a la Proveeduría Institucional, con las respectivas firmas autorizadas que se encuentren vigentes en la normativa aplicable.

Artículo 12.- Límite presupuestario de las solicitudes de compras. Para que la Proveeduría Institucional inicie el trámite a la solicitud de inicio del procedimiento de contratación administrativa, esta deberá ajustarse al presupuesto ordinario y sus modificaciones, solicitadas por el Departamento Financiero y aprobados por la Junta Directiva del CTP.

Artículo 13.- De las Solicitudes de Inicio de Procedimiento de Contratación Administrativa. Todo procedimiento de contratación que lleve a cabo la Proveeduría Institucional, deberá estar amparado a la correspondiente solicitud que haya realizado previamente, el respectivo ejecutor de programa interesado, la cual deberá ser tramitada por los medios físicos o electrónicos que disponga el CTP.

Cada ejecutor de programa autorizado remitirá la solicitud de inicio de procedimiento de contratación administrativa a la Proveeduría Institucional, cuando lo que se requiera para la satisfacción del administrado no se encuentre en existencia y sea necesario para su adquisición el inicio de un proceso de contratación administrativa, de cualquier modalidad. Dicha solicitud deberá ser remitida a la Proveeduría Institucional, con indicación expresa de las razones y necesidad de la adquisición determinada, debidamente firmada por el ejecutor de programa autorizado, debido a que toda solicitud de compra debe responder a una necesidad justificada y razonada.

Artículo 14.- De los requisitos de la solicitud de inicio de procedimiento de contratación administrativa. Cada Solicitud de Inicio de Procedimiento de Contratación Administrativa que se presente en la Proveeduría Institucional deberá cumplir con lo estipulado en el artículo 8 del RLCA. No se tramitará ninguna solicitud de esta índole, si no se cumple con los requisitos allí establecidos.

Además deberán incluir la respectiva solicitud de bienes y servicios con la disponibilidad presupuestaria, la cual debe cumplir con los siguientes requisitos:

1.- Enunciación del tipo de bien, servicio u obra requerido, de acuerdo con las características establecidas en el catálogo de artículos en uso.

2.- El código, el nombre y el monto de la partida presupuestaria que cubrirá el costo estimado de la compra, debidamente autorizado por el Encargado de Presupuesto y con las respectivas firmas autorizadas que se encuentren vigentes en la normativa aplicable.

3.- La justificación de la compra deberá estar asociada al Plan Anual de Compras, o una justificación amplia del motivo por el cual no fue contemplada en el plan anual de compras publicado por la Proveeduría Institucional a inicio de año.

Artículo 15.- De los errores en la Solicitud de Compra. Los plazos con que cuenta la Proveeduría Institucional para tramitar una solicitud de compra no correrán, sino hasta que ésta cumpla con todos los requisitos dispuestos en el presente Reglamento Interno y prevendrá la corrección de los defectos que presente la solicitud, para lo cual otorgará un plazo de tres días hábiles para ser corregidos, de lo contrario se procederá al archivo de la solicitud.

Artículo 16.- Agrupación de los pedidos para evitar fraccionamiento. La Proveeduría Institucional, antes de iniciar la tramitación del procedimiento de contratación administrativa, procurará reunir pedidos de las diversas dependencias del CTP, según lo permita la naturaleza y circunstancias concurrentes, con el objeto de promover periódicamente las contrataciones que procedan, para lograr las mejores condiciones en la conjugación de los diversos factores intervinientes y evitar a la vez, un fraccionamiento ilegítimo.

CAPITULO IV

REQUISITOS PREVIOS DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Artículo 17.- De la programación de compras.

a. Para la preparación del programa de adquisiciones, cada ejecutor responsable, remitirá a la Proveeduría, a más tardar en la segunda semana del mes de noviembre de cada año, una proyección de sus necesidades de bienes y servicios para el período presupuestario siguiente, con fundamento en las previsiones financieras contenidas en el proyecto de presupuesto y en concordancia con el plan anual operativo y se procurará incluir lo indicado en el artículo 7 del RLCA.

b. El Proveedor le remitirá el proyecto de programa de adquisiciones a la Dirección Ejecutiva, para su aprobación.

c. Aprobado el Programa de Adquisiciones por la Dirección Ejecutiva, el Proveedor Institucional procederá con la publicación en La Gaceta, en el mes de enero de cada año.

d. Cuando, durante el curso de un período presupuestario, se presenten solicitudes para contratar, bienes, obras o servicios que no habían sido previstos originalmente, la Proveeduría deberá plantear el asunto ante la Dirección Ejecutiva, para que sí este lo encuentra procedente, gestione la anuencia de la Junta Directiva para la modificación del Programa de Adquisiciones.

e. La Proveeduría no podrá, salvo comprobadas razones de urgencia debidamente calificada por la Junta Directiva, tramitar ninguna licitación pública, o abreviada, que no esté contemplada en el Programa de Adquisiciones.

La Administración incluirá en el Programa de Adquisiciones la siguiente información:

1. Una justificación de la procedencia de la contratación.

2. Código al que pertenece el suministro, bien o servicio, según Catalogo de Mercancías del Ministerio de Hacienda o el ente correspondiente y autorizado.

c)  La descripción del objeto.

d)  La estimación del negocio y los recursos presupuestarios necesarios.

e) Todos los anteriores requisitos se llenan en la plantilla definida por la Proveeduría Institucional, para cumplir de la mejor manera con los requisitos.

Artículo 18. —Decisión inicial. La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será por medio de la aprobación del Programa de Adquisiciones y sus modificaciones, a la cual el Ejecutor de Proyecto responsable debe adicionar un cronograma que contemple la duración estimada del procedimiento, el detalle de los recursos humanos y administrativos suficientes para la ejecución del contrato, cuando corresponda.

Artículo 19—Disponibilidad presupuestaria. Las contrataciones que realice el CTP deberán contar con los recursos suficientes y disponibles al momento de dictar el acto de adjudicación, ello con fundamento en lo siguiente:

1. Para que la Proveeduría Institucional, inicie el trámite a la solicitud de compra presentada, el Ejecutor de Programa Autorizado o ejecutor de proyecto, presentará la debida solicitud de bienes y servicios, en donde el Departamento Financiero determinará la existencia de la partida presupuestaria (contenido) y hará las reservas del caso (compromiso).

2. En casos excepcionales, la Junta Directiva podrá autorizar a la Dirección Ejecutiva para que gestione la anuencia de la Contraloría General de la República, a efecto de tramitar un determinado procedimiento de contratación aún antes de que haya entrado en vigencia el presupuesto o la modificación que le dará contenido presupuestario. En la respectiva comunicación, la Dirección Ejecutiva expondrá las razones que existen para garantizar que oportunamente se dispondrá de la asignación presupuestaria correspondiente, para lo cual podrá requerir la colaboración de la Dirección Administrativa Financiera.

3. Tratándose de contratos cuya ejecución, por su naturaleza, exceda de un período presupuestario, deberá indicarse en la solicitud de compra y no será indispensable el requisito de contar con el contenido económico previo total. En estos casos, el Ejecutor responsable del proyecto y el Departamento Administrativo Financiero, deberán adoptar las medidas necesarias para asegurar que oportunamente se dispondrá de los recursos requeridos para garantizar el pago correspondiente.

Artículo 20.- Solicitudes de compra. En cuanto a las solicitudes de compra, se debe observar lo siguiente:

a. Los procedimientos para las compras de bienes o la contratación de servicios se originarán en el documento denominado “Plantilla Solicitud de Compra, trámite abierto o cerrado” presentados por los Ejecutores de Programa Autorizados o ejecutores responsables del proyecto ante la Proveeduría Institucional, dicha solicitud deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo 8 del RLCA. Con la solicitud de compra se debe presentar la solicitud de bienes y Servicios, con todos los requisitos solicitados en el presente Reglamento Interno.

b. En los casos de Contratación Directa amparada a la excepción de oferente único (artículo 131 del RLCA inciso a.) se debe presentar la prueba documental correspondiente que evidencie tal situación.

c. La Proveeduría Institucional podrá solicitar información adicional para justificar cualquier trámite de excepción, que pudiera presentarse respecto a los indicados en los puntos anteriores.

d. La respectiva solicitud deberá estar suscrita por el Ejecutor de Programa Autorizado, quien será el responsable de verificar y justificar la efectiva necesidad del bien, servicio u obra requerido.

e. La Proveeduría no tramitará ninguna solicitud de compra, que incumpla con estos requisitos. Quedan a salvo aquellos casos debidamente calificados como de urgencia por la Dirección Ejecutiva o la Junta Directiva en los que podrá disponerse el trámite mientras se formaliza la respectiva solicitud.

Artículo 21. —Trámite posterior a la decisión inicial. Una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos, el expediente administrativo se trasladará a la Proveeduría quien conducirá el procedimiento de contratación administrativa, y será la responsable de verificar que el procedimiento de contratación administrativa sea el adecuado de conformidad con la ley, así como el cumplimiento de los requisitos del Programa de Adquisiciones, y conformará el expediente respectivo.

Artículo 22. —Expediente. El expediente que se conforme de todo procedimiento de contratación administrativa deberá estar debidamente foliado y contendrá los documentos en el mismo orden en que se presentan por los oferentes o interesados, o según se produzcan por las unidades administrativas internas, y estará bajo la custodia de la Proveeduría Institucional, o bien se llevara el Expediente digital en el Sistema de Compras utilizado por el Gobierno Central.

Los documentos nuevos se incorporarán al expediente en el plazo de dos (2) días hábiles una vez que son presentados al CTP. Los borradores no podrán formar parte de dicho expediente. Los documentos que preparen áreas internas del CTP, deberán remitirse en un plazo de dos (2) días hábiles a la Proveeduría, y ésta tendrá hasta dos (2) días hábiles para incorporarlos al expediente.

La Proveeduría será la responsable de mantener actualizado el expediente de todo proceso de contratación administrativa.

Cualquiera que tenga interés legítimo tendrá libre acceso al expediente que podrá ser consultado en la Proveeduría Institucional, dentro del horario que se establezca, el cual deberá considerar todos los días hábiles y una cantidad de horas apropiadas para la consulta. En caso de que el expediente se encuentre en alguna otra dependencia, así se deberá indicar al consultante, quien podrá accederlo en la respectiva oficina donde se encuentre el expediente.

Conforme a lo dispuesto por Ley General de la Administración Pública, no habrá acceso a las piezas del expediente cuyo contenido pueda comprometer secretos de Estado o información confidencial de los oferentes, o en general, cuando el examen de dichas piezas confiera a la parte un privilegio indebido o una oportunidad para dañar ilegítimamente a la Administración, a los demás interesados o a terceros, dentro o fuera del expediente.

Se presumirán en esa condición, salvo prueba en contrario, los proyectos de resolución, así como los informes técnicos para órganos consultivos y los dictámenes de estos antes de que hayan sido rendidos.

La decisión que negare el conocimiento y acceso a una pieza deberá ser suficientemente motivada.

De los documentos calificados como confidenciales, se conformará un legajo separado, a fin de que se garantice el libre acceso al resto del expediente.

Artículo 23. —Estimación del negocio. Para estimar el procedimiento de contratación administrativa que corresponda, se tomará en cuenta el monto de todas las formas de remuneración, incluyendo el costo principal, los fletes, los seguros, las comisiones, los intereses, los tributos, los derechos, las primas y cualquier otra suma que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación, sin incluir las prórrogas. La estimación de la contratación será responsabilidad exclusiva de la Unidad Solicitante o Ejecutor de programa, que deberá haber realizado una investigación preliminar en el mercado para efectos de asignar el presupuesto correspondiente a la contratación, o bien con fundamento en las Proformas o solicitudes de compra que remita el Ejecutor del Programa o Unidad Solicitante.

Artículo 24. —Fragmentación. La Administración no podrá fraccionar sus operaciones respecto a necesidades previsibles con el propósito de evadir el procedimiento de contratación que corresponde.

La fragmentación se considera ilícita cuando, contándose en un mismo momento dentro del presupuesto ordinario con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, se realiza más de una contratación para el mismo objeto, con los efectos de evadir un procedimiento más complejo.

No se considerará fragmentación:

a)  La adquisición de bienes y servicios que sean para uso o consumo urgente por razones de oportunidad o conveniencia, aún y cuando se esté tramitando un procedimiento para ese mismo objeto.

b)  La adquisición de bienes y servicios distintos entre sí a pesar de que estos estén incluidos dentro del mismo gasto-objeto, siempre y cuando no puedan ser comprados a un mismo proveedor.

c)  La promoción de procedimientos independientes para el desarrollo de un determinado proyecto.

d)  Los casos en que a pesar de que se conoce la necesidad integral, se promueven varios concursos para el mismo objeto, originado en la falta de disponibilidad presupuestaria.

e)  La adquisición de bienes y servicios para atender programas, proyectos o servicios regionalizados o especiales.

Artículo 25—Exceso en los límites del procedimiento. Cuando se haya determinado un procedimiento de contratación administrativa con fundamento en la estimación preliminar del negocio realizado por la Proveeduría Institucional por debajo del límite presupuestario establecido por la Contraloría General de la República y posteriormente haya ofertas presentadas que superen los límites para la aplicación del procedimiento respectivo, no se invalidará el concurso, si este exceso no supera el 10% del umbral respectivo y la Administración dispone de los recursos presupuestarios suficientes para asumir la erogación, siempre que ello se ajuste a lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

Si existen varias ofertas elegibles, para efectos de adjudicación no se considerarán las que superen el citado 10%. Los oferentes cuya propuesta superen el 10% podrán rebajar para efectos del trámite, valoración de ofertas y posterior adjudicación y ejecución, el precio hasta ese límite o bien menor a éste, en función del principio de eficiencia.

Cuando el monto de las ofertas superan el límite estimado para el concurso en desarrollo, pero éste último sea distinto y por debajo al límite del tipo de procedimiento realizado de conformidad con los límites autorizados por la Contraloría General de la República, no se invalidará el procedimiento, en tanto el CTP tenga contenido presupuestario para aumentar la estimación realizada o los oferentes rebajen sus ofertas económicas y se ubiquen en el disponible anunciado por el CTP. En este supuesto no aplica la regla del 10% anteriormente señalado.

Artículo 26. —Variación del procedimiento infructuoso. La contratación directa, licitación y el remate se considerarán infructuosos cuando no hubiere habido oferentes o los que se hubieren presentado hayan formulado sus ofertas en términos que contravinieren el cartel o resultaren inaceptables para la Administración.

Si se produce una licitación pública infructuosa, la Administración podrá de oficio utilizar el procedimiento de licitación abreviada en el nuevo concurso, salvo que mediante resolución razonada se disponga realizar una contratación directa concursada.

Si una licitación abreviada resulta infructuosa, la Administración podrá de oficio realizar una contratación directa concursada.

En el caso de un remate infructuoso, la Administración está facultada para aplicar hasta tres rebajas a la base fijada por el avalúo respectivo, hasta en un 25% cada vez.

CAPITULO V

SOBRE EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

SECCION PRIMERA

GENERALIDADES DEL PROCESO

Artículo 27. —Aptitud y Capacidad de actuar. Se presumirá la aptitud y capacidad de actuar de todo oferente y adjudicatario durante todo el procedimiento de contratación administrativa. Todo oferente y adjudicatario deberá acreditar la idoneidad técnica y financiera cuando se amerite.

Artículo 28. —Representación. El oferente podrá concurrir por sí mismo o a través de un representante xx xxxxx extranjeras, en cuyo caso, deberá hacer indicación expresa de tal circunstancia en la propuesta.

Se presume que quien suscribe la oferta cuenta con la capacidad legal para ello.

Artículo 29. —Prohibiciones. El CTP aplicará el régimen de prohibiciones que se regula en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Igual normativa se aplicará en relación con el levantamiento de tales prohibiciones.

Artículo 30. —Precio y elementos afines. El precio deberá ser cierto y definitivo, sujeto a las condiciones establecidas en el cartel x xxxxxx de condiciones y sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones. En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo caso de errores materiales evidentes, sean éstos de escritura o de lógica incongruencia entre precios razonablemente aceptables y alguno dicho por un oferente con manifiesto error en su oferta, en tales casos prevalecerá el valor real.

Se erige el principio de que los oferentes podrán cotizar en cualquier tipo de moneda. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, el CTP las convertirá a una misma para efectos de comparación, aplicando las reglas previstas en el cartel o en su defecto el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central xx Xxxxx Rica, vigente al momento de apertura. El pago podrá realizarse en la moneda fijada en la contratación o bien en colones costarricenses, salvo lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley Orgánica del Banco Central xx Xxxxx Rica. Para ese efecto se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central xx Xxxxx Rica, vigente al momento de la confección del cheque o medio de pago seleccionado. El CTP deberá comunicar al contratista dentro de los cinco días hábiles posteriores a su elaboración, que el cheque o medio de pago que haya sido acordado se encuentra a su disposición.

Cuando el tipo de objeto lo amerite, el oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. Esta disposición será obligatoria para los contratos de servicios y de obra pública; además, para cualquier otro objeto contractual que lo amerite cuando así lo exija el cartel. La anterior obligación no excluye la posibilidad para el CTP, de solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario. En los contratos en que intervengan factores que necesariamente deban cotizarse en moneda extranjera, la oferta contendrá un desglose de los componentes nacionales y extranjeros. Podrá subsanarse la omisión del desglose de la estructura de precios, únicamente si ello no genera una ventaja indebida para el oferente incumpliente.

El CTP podrá solicitar en el cartel a los oferentes que coticen precios unitarios y totales. Si la sumatoria de los precios unitarios excede el precio total, la oferta se comparará con el mayor precio. Cuando se soliciten precios unitarios, el CTP deberá advertir en el cartel que se reserva la posibilidad de adjudicación parcial de una misma línea. En caso que no hubiere sido advertido, el CTP consultará al oferente si acepta la adjudicación de una menor cantidad manteniendo el precio unitario. Si el oferente se negare no perderá la garantía de participación.

Será responsabilidad exclusiva del oferente que el precio que cotice le permita cumplir con sus responsabilidades, incluyendo las laborales y de seguridad social, así como con las obligaciones contraídas en su oferta.

Artículo 31. —Mecanismos de pago. La Administración, podrá utilizar cualquier medio de pago con la condición de que resulte seguro para ambas partes, incluidos los medios electrónicos.

La Administración, detallará en el cartel los medios de pago que utilizará para cancelar sus obligaciones, a fin de que éstos sean conocidos.

Artículo 32.- Del pago a los Proveedores. A la Proveeduría Institucional le corresponde tramitar los pagos de las facturas de cobro que presenten los contratistas, producto de una ejecución contractual satisfactoria, para lo cual el Ejecutor del Programa autorizado o ejecutor responsable del proyecto deberá llenar la plantilla correspondiente y que se encuentre aprobada de manera formal.

Cuando un ejecutor de programa no haya recibido a plena satisfacción el objeto contractual de cualquier procedimiento de contratación administrativa deberá indicar en la respectiva plantilla, los motivos y razones del motivo por el cual no se le debe dar trámite al pago de la factura.

Artículo 33.- Órgano responsable del trámite de pago. Corresponde al Departamento Financiero proceder con todos los movimientos contables que procedan al pago. El Departamento Financiero devolverá a la Proveeduría del CTP la Orden de Compra que no esté debidamente documentada para su cancelación. La Proveeduría Institucional hará del conocimiento de los proveedores externos, la necesidad de presentar toda factura pendiente de cancelación, a más tardar el último día hábil del mes de diciembre de cada año. Será responsabilidad del Departamento Financiero, remitir a la Proveeduría Institucional copia de los pagos realizados a proveedores, producto de cualquier procedimiento de contratación administrativa.

Artículo 34. —Plazo de pago. El CTP indicará en el cartel el plazo máximo para pagar, el cual no podrá ser superior a treinta días naturales. El plazo del cartel correrá a partir de la presentación de la factura, previa verificación del cumplimiento a satisfacción. Esta verificación deberá darse dentro del plazo contractual o cartelario establecido. Una vez transcurrido ese plazo, el CTP se constituirá en xxxx automática y el interesado podrá reclamar el pago de intereses sobre el monto adeudado en colones, los cuales serán cancelados aplicando el interés según la tasa básica pasiva del Banco Central a seis meses plazo. El reconocimiento de intereses se hará, previo reclamo del interesado, mediante resolución administrativa, que será emitida por la Proveeduría Institucional dentro de un plazo de un mes posterior a la solicitud.

Posteriormente, si se estableciera que el retardo es imputable a algún funcionario, el CTP deberá iniciar las gestiones cobratorias respectivas, con respeto del debido proceso y derecho de defensa. Para operaciones en dólares de los Estados Unidos de América los intereses serán cancelados aplicando la tasa de interés internacional referenciado por el Banco Central xx Xxxxx Rica (prime rate). El reclamo de los intereses moratorios prescribirá en un plazo de un año, según las disposiciones contempladas en el Código de Comercio.

Artículo 35. —Pago anticipado. El pago al contratista procede una vez recibido a satisfacción el bien o servicio de acuerdo con los términos del cartel. No obstante, podrán convenirse pagos por anticipado cuando ello obedezca a una situación debidamente justificada o uso derivado de la práctica comercial o las condiciones xx xxxxxxx así lo exijan. En todo caso, tal circunstancia debe estar prevista en el cartel de la contratación respectiva. De otra manera, el pago anticipado estará prohibido.

En todo caso, el CTP dará seguimiento a la contratación y tomará todas las medidas posibles a fin de garantizar una correcta ejecución de lo pactado, caso contrario deberá adoptar de inmediato cualquier acción legal que resulte pertinente para recuperar lo pagado o para reclamar alguna indemnización.

SECCIÓN SEGUNDA

DE LAS GARANTIAS

Artículo 36. —Garantía de participación. Cuando lo estime conveniente o necesario para salvaguardar el interés institucional, la Administración, podrá solicitar en el cartel una garantía de participación de hasta un máximo de un 5% o por una suma fija.

Artículo 37. —Ejecución de la garantía de participación. La garantía de participación se ejecutará en aquellos casos en que el oferente incumpla sus obligaciones. Son causales de ejecución, entre otras, las siguientes:

a)  Que se retire una oferta, que no ha sido excluida del concurso por la Proveeduría Institucional del CTP.

b)  Que se brinde información falsa en la oferta.

c)  Que quien cotice esté cubierto por una causal de prohibición.

d) Que el oferente no cumpla con la prevención de requisitos dentro del plazo otorgado para ello.

e)  Que el contratista, de manera injustificada, se niegue a suscribir el respectivo contrato; brindar la garantía de cumplimiento o bien a satisfacer otros requisitos necesarios para que el contrato sea eficaz.

En caso de ejecución de garantías de participación cuando se de alguno de los casos anteriores, la Proveeduría Institucional dará audiencia por el plazo de tres días hábiles al oferente sobre la causal imputada señalando los hechos concretos y las respectivas pruebas, luego el Proveedor Institucional remite a la Dirección de Asuntos Jurídicos un resumen señalando el incumplimiento del oferente con el propósito de que elaboren un informe en un plazo de cinco días hábiles y esta Dirección emitirá resolución motivada, refiriéndose de manera expresa a los argumentos invocados por el interesado, contra lo cual, no habrá ningún tipo de recurso . Una vez realizado el informe, la Dirección de Asuntos Jurídicos lo remite a la Jefatura de la Proveeduría Institucional, esta recibe el informe que detalla la resolución para el cobro o no de las garantías. Envía nota con la resolución al Departamento Financiero solicitando el cobro respectivo y en caso de que no proceda el cobro lo archiva en el expediente, posterior a esto se archiva copia de la resolución y de la nota de cobro enviada al Departamento Financiero en el expediente.

Artículo 38. —Garantía de cumplimiento. Cuando lo estime conveniente o necesario para salvaguardar el interés institucional, la Proveeduría Institucional podrá solicitar en el cartel una garantía de cumplimiento hasta un máximo de un 10% del monto adjudicado o por una suma fija. La garantía de cumplimiento respalda la correcta ejecución del contrato, conforme la normativa vigente.

En caso de oferta conjunta, cada interesado podrá garantizar solo su parte del negocio. Tratándose de oferta en consorcio se rendirá una garantía que respalde el cumplimiento de manera solidaria.

Si el objeto contractual aumenta o disminuye, la Administración deberá prevenir al contratista sobre el ajuste de la respectiva garantía de cumplimiento.

Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato, situación que corresponde vigilar a la Proveeduría Institucional.

Artículo 39. —Procedimiento para ejecución de garantía de cumplimiento. La garantía de cumplimiento se ejecutará, parcial o totalmente, hasta por el monto necesario para resarcir a la Administración, por los daños y perjuicios ocasionados por el incumplimiento del contratista.

La Contraparte Técnica y/o Comisión Contraparte, mediante un informe técnico informara a la Proveeduría Institucional del CTP acerca del incumplimiento de las obligaciones contractuales, para que esta proceda según lo indicado en este Reglamento.

En caso de ejecución de garantías de cumplimiento, se recibe el oficio formal de la Contraparte Técnica informando sobre los incumplimientos en la etapa de ejecución contractual por parte del contratista, en caso de ejecución de garantías de cumplimiento la Proveeduría Institucional dará audiencia por el plazo de cinco días hábiles al oferente sobre la causal imputada señalando los hechos concretos y las respectivas pruebas, luego el Proveedor Institucional remite a la Dirección de Asuntos Jurídicos un resumen señalando el incumplimiento del oferente , después de esto la Dirección de Asuntos Jurídicos elaborará un informe en un plazo de hasta diez días hábiles.

Una vez realizado el informe, la Dirección de Asuntos Jurídicos lo envía a la Jefatura de la Proveeduría Institucional, esta recibe el informe que detalla la resolución para el cobro o no de las garantías notifica al contratista y envía nota con la resolución al Departamento Financiero solicitando el cobro respectivo y en caso de que no proceda el cobro lo archiva en el expediente, posterior a esto se archiva copia de la resolución y de la nota de cobro enviada al Departamento Financiero en el expediente.

La garantía podrá ejecutarse por demora en la ejecución del objeto contractual, en el evento de que no se haya pactado una cláusula penal por ese motivo; o bien que la cláusula penal no sea suficiente, para resarcir al CTP, en caso contrario se procederá a la ejecución de ésta última.

La ejecución de la garantía de cumplimiento o la aplicación de la cláusula penal por demora o ejecución prematura, no exime al contratista de indemnizar al CTP, por los daños y perjuicios que no cubran esas garantías.

Si ejecutada la garantía, el contrato continúa en ejecución, el CTP, deberá solicitar al contratista su inmediata restitución en las condiciones pactadas.

Si ejecutada una garantía el monto resulta insuficiente para indemnizar los daños y perjuicios ocasionados, la Administración, podrá aplicar el monto de las retenciones del precio que se hubieren dado y los saldos de pago pendientes. En todo caso, la ejecución de las garantías, no excluye el cobro en vía judicial de los daños y perjuicios ocasionados a la Administración, con el incumplimiento, del oferente o del contratista, si éstos fueran mayores a los montos cobrados en vía administrativa.

Artículo 40. —Formas de rendir las garantías y su vigencia. Las garantías, tanto de participación como de cumplimiento, podrán rendirse mediante depósito xx xxxx de garantía de instituciones aseguradoras reconocidas en el país, o de uno de los Bancos del Sistema Bancario Nacional o el Banco Popular y de Desarrollo Comunal; certificados de depósito a plazo, bonos del Estado o de sus instituciones, cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional; dinero en efectivo mediante depósito a la orden de un Banco del mismo sistema, presentando la boleta respectiva o mediante depósito en el CTP. Asimismo, podrán rendirse por medios electrónicos, en aquellos casos en que la entidad licitante expresamente lo autorice. Las garantías también podrán ser extendidas por bancos internacionales de primer orden, según reconocimiento que haga el Banco Central xx Xxxxx Rica, cuando cuenten con un corresponsal autorizado en el país, siempre y cuando sean emitidas conforme a la legislación costarricense y sean ejecutables en caso de ser necesario.

Los bonos y certificados se recibirán por su valor xx xxxxxxx y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas legalmente reconocidas. Se exceptúan de presentar estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por Bancos estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente a la fecha en que se presenta.

No se reconocerán intereses por las garantías mantenidas en depósito por el CTP; sin embargo, los que devenguen los títulos hasta el momento en que se ejecuten, pertenecen al dueño.

Las garantías deben rendirse en la misma moneda en la cual se cotizó para lo cual la Administración adoptará las medidas contables que resulten necesarias. Se excepcional de lo anterior, las garantías rendidas mediante un depósito en efectivo o una transferencia, en cuyo caso podrán rendirse en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central xx Xxxxx Rica, vigente al día anterior a la presentación de la oferta o la suscripción del contrato. En este último caso el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía.

El CTP establecerá en el cartel la vigencia mínima de la garantía de participación y la de cumplimiento. En caso de omisión, regirán las siguientes reglas: a) La garantía de participación hasta por un mes adicional a la fecha máxima establecida para dictar el acto de adjudicación. b) La garantía de cumplimiento hasta por dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual.

Las garantías de participación y de cumplimiento podrán ser sustituidas en cualquier momento, a solicitud del oferente o contratista, previa aceptación de la Proveeduría Institucional, siempre que con ello no desmejore los términos de la garantía original. A solicitud del contratista y previa autorización de la Proveeduría Institucional, cuando lo estime conveniente, se podrán sustituir las retenciones por una garantía adicional. La Proveeduría Institucional podrá solicitar la sustitución de garantías que presenten riesgos financieros de no pago, como cuando su emisor está intervenido.

SECCIÓN TERCERA

MULTAS Y CLAUSULA PENAL

Artículo 41. —Multas. El CTP podrá establecer en el cartel el pago de multas por defectos en la ejecución del contrato, considerando para ello aspectos tales como monto, plazo, riesgo, repercusiones de un eventual incumplimiento para el servicio que se brinde o para el interés público y la posibilidad de incumplimientos parciales o por líneas, siempre que se considere el medio idóneo para el cumplimiento y satisfacción de las obligaciones contractuales. Todo lo anterior con arreglo a criterios de proporcionalidad y razonabilidad.

En caso de que el objeto esté compuesto por líneas distintas, el monto máximo para el cobro de multas, se considerará sobre el mayor valor de cada una y no sobre la totalidad del contrato, siempre que el incumplimiento de una línea no afecte el resto de las obligaciones.

Los incumplimientos que originan el cobro de la multa deberán estar detallados en el cartel. Una vez en firme el cartel, se entenderá que el monto de la multa es definitivo por lo que no se admitirán reclamos posteriores.

En relación con el cobro de multas no será necesario demostrar el daño y/o perjuicio, pero ello no excluye que el CTP deba alcanzar un acto debidamente motivado en su decisión de cobro. En tal sentido, el cobro de multas será por hechos de evidente suceso, y del que no quepa la mayor duda del incumplimiento.

Caso contrario, la Proveeduría Institucional dará audiencia al contratista por un plazo de hasta diez días hábiles con el objeto de recabar sus argumentos y pruebas para confirmar o descartar algún posible incumplimiento sancionable con multa. La resolución en caso de contratación directa será emitida por la Dirección Ejecutiva y en casos de licitación abreviada o pública por la Junta Directiva y deberá darse en un plazo no mayor a quince días hábiles posteriores al plazo dicho anteriormente y no tendrá recurso alguno.

Artículo 42. —Prescripción. La posibilidad de cobrar multas o cláusula penal prescribirá en el plazo de tres años a partir del hecho generador, salvo que en el contrato, las partes hayan suscrito el respectivo finiquito del contrato. La omisión de cobro, ocasionará responsabilidad civil y administrativa del funcionario omiso, cuando éste fuere procedente.

Artículo 43. —Cláusula penal. La cláusula penal procede por ejecución tardía o prematura de las obligaciones contractuales, los supuestos y montos deberán incluirse en el respectivo cartel y le serán aplicables las disposiciones indicadas en los artículos anteriores. En el cobro de cláusula penal no será necesario demostrar el daño y/o perjuicio, pero ello no excluye que se deba emitir un acto debidamente motivado en su decisión de cobro.

SECCIÓN CUARTA

EL CARTEL

Artículo 44. —Concepto y Contenido. El cartel es el reglamento específico de la contratación que se promueve y se entienden incorporadas a su clausulado todas las normas jurídicas y principios constitucionales aplicables y pertinentes al respectivo procedimiento. Deberá constituir un cuerpo de especificaciones técnicas, claras, suficientes, concretas, objetivas y amplias en cuanto a la oportunidad de participar.

La Proveeduría Institucional será la responsable de elaborar el cartel del procedimiento de contratación que corresponda, con la participación de la unidad usuaria, técnica, legal y financiera.

El cartel deberá contener al menos lo siguiente:

a)  Un encabezado que contenga la identificación del CTP como administración promovente, la indicación del tipo y número del concurso y la descripción del objeto contractual.

b) Indicación de la oficina que tramita el procedimiento y que proporcionará la información adicional necesaria respecto de las especificaciones y documentación relacionada.

c)  El día, hora límite y dirección, para la presentación de ofertas y garantías de participación; así como el número de copias que deberá adjuntarse a la oferta original, cuando así proceda.

d)  El porcentaje de las garantías que se deben rendir, cuando se requieran.

e)  Indicación de las especies fiscales y demás timbres que deba aportar el oferente.

f)   Indicación de cualquier opción de compra futura, y de ser posible, una estimación del momento en que se podrán ejercer dichas opciones.

g)  Descripción de la naturaleza y cantidad de los bienes o servicios objeto del procedimiento, incluidas especificaciones técnicas que podrán acompañarse de planos, diseños e instrucciones correspondientes. Las especificaciones técnicas se establecerán prioritariamente en términos de desempeño y funcionalidad. El sistema internacional de unidades, basado en el sistema métrico decimal es de uso obligatorio.

h)  Sistema de valoración y comparación de las ofertas. Cuando únicamente se considere el precio, bastará una simple indicación al respecto.

i)   Solicitud de muestras, cuando se estimen indispensables.

j)   Indicación precisa, de los documentos que se deberán aportar para la evaluación de la idoneidad del oferente en aspectos económicos, técnicos u otros.

k)  Términos de pago.

l)   Plazo de vigencia de la oferta y plazo de adjudicación.

m) Xxxxx y fecha de inicio y conclusión de la entrega de los bienes o servicios, cuando así proceda.

n)  Indicación de que se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma línea o bien parte de un mismo objeto de conformidad con lo establecido en la decisión inicial. En este último caso, esta alternativa será posible cuando el objeto lo permita y ello no afecte su funcionalidad. En ambos supuestos se exigirá, al menos, los precios unitarios.

No será necesario advertir en el cartel, la posibilidad de adjudicar parte de la totalidad de las líneas contempladas en éste.

La obligación de participar en la totalidad de los renglones, solamente será posible cuando exista una justificación técnica para ello y así haya sido advertido en el cartel.

o)  El uso de medios electrónicos si resulta procedente, la posibilidad de presentar ofertas vía fax deberá habilitarse expresamente en el cartel, previéndose para ello un plazo de confirmación por escrito. En ningún caso se aceptará la presentación de ofertas por la vía telefónica.

El cartel no podrá imponer restricciones, ni exigir el cumplimiento de requisitos que no sean indispensables o resulten convenientes al interés público, si con ello limita las posibilidades de concurrencia a eventuales participantes.

Las medidas, límites, plazos, tolerancia, porcentajes u otras disposiciones de similar naturaleza que deba contener el cartel, se establecerán con la mayor amplitud que permita la clase de negocio de que se trate, en lo posible utilizándolos como punto de referencia. Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos, o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales, o marca, ello se hará a manera de referencia; y aun cuando tal aclaración se omitiere, así se entenderá.

Artículo 45. —Condiciones invariables, sistema de evaluación, experiencia y muestras. Dentro de las condiciones invariables y según el objeto de que se trate, se podrán establecer aspectos tales como capacidad financiera, requerimientos legales, especificaciones técnicas y experiencia. Las condiciones invariables deben orientarse a la selección de la oferta más conveniente a los intereses del CTP. El oferente estará obligado a describir de forma completa a partir del cartel, las características del objeto, bien o servicio que cotiza, sin necesidad de reiterar la aceptación de las cláusulas invariables o condiciones obligatorias, cuyo cumplimiento se presume.

En el cartel se establecerá un sistema de evaluación con una o más etapas de evaluación, el cual deberá contemplar los factores ponderables, el grado de importancia y trascendencia de cada uno de ellos, así como el método para valorar y comparar las ofertas en relación con cada factor. El CTP podrá incluir otros factores de calificación distintos al precio, en el tanto impliquen una ventaja comparativa para la selección de la oferta más conveniente, y que permitan obtener bienes y servicios de calidad. No podrán ser ponderados como factores de evaluación los requisitos mínimos legales, técnicos o financieros, que resulten indispensables para la contratación.

El CTP podrá utilizar la modalidad de sistema de calificación que mejor estime, y en tanto existan argumentos de razonabilidad, satisfacción institucional y pertinencia, para elegir al adjudicatario. Esa modalidad podrá ser un sistema simple de selección de una sola fase donde, luego de confirmado el cumplimiento de las reglas de admisibilidad, se dicta la adjudicación al que propuso el menor precio. Igualmente podrán elaborarse modelos de calificación de dos o más fases.

En aquellos objetos susceptibles de empate, deberán fijarse cláusulas de desempate y, en caso de que aquél persista, definirá la suerte. En este último supuesto, si el cartel no definiere otro método, se convocará a los oferentes cuyas propuestas obtienen la misma puntuación a un lugar, hora y fecha determinados para seleccionar la oferta ganadora. De todo ello se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento, y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación.

La solicitud de muestras será siempre un aspecto de admisibilidad, y su petición deberá ajustarse a criterios de razonabilidad y proporcionalidad. Se solicitarán en la medida que se estimen indispensables para verificar el cumplimiento de las especificaciones del cartel y asegurar el cumplimiento de la finalidad propuesta. La omisión de las muestras al momento de presentar la oferta, se considerará un aspecto subsanable, en el tanto no le genere al oferente incumpliente, una ventaja sobre los oferentes. El cartel deberá indicar, el destino que se dará a las muestras, señalando el tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad encargada del estudio. Los oferentes, tendrán derecho a asistir al procedimiento de análisis de las muestras, bajo las condiciones que establezca la Proveeduría Institucional, quien podrá limitar la cantidad de participantes y las intervenciones durante la actuación. Únicamente, se podrá impedir a los oferentes su participación de manera motivada, cuando las condiciones del análisis así lo exijan.

Las muestras recibidas con la oferta, una vez cerrado el acto de apertura de las mismas, serán remitidas junto con la oferta al departamento que corresponda para que realice el estudio técnico respectivo.

Una vez analizadas las muestras, las mismas serán devueltas a la Proveeduría Institucional junto con el informe técnico. La Proveeduría Institucional será la encargada de la custodia de las muestras y quien responderá por las mismas, hasta el momento de la devolución a sus propietarios.

Las muestras que no se hubieren inutilizado o destruido, por las pruebas a que fueren sometidas, se devolverán en el plazo indicado en el cartel, o en su defecto dentro de los veinte días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación. Vencido ese plazo el CTP dispondrá libremente de ellas y pasarán a ser propiedad del CTP, sin responsabilidad alguna de su parte, condición que también deberá establecerse en el respectivo cartel. Las muestras presentadas por la parte adjudicataria, se devolverán una vez que se hayan recibido a satisfacción los bienes, esto a fin de poder cotejar el objeto entregado con las muestras ofrecidas.

La unidad solicitante o El Ejecutor del programa responsable de la compra definirá en la orden de inicio presentada en la Proveeduría Institucional, el límite máximo y mínimo de los precios aceptables para los bienes y servicios que adquirirá, esto en base al estudio xx xxxxxxx que previamente realizó, esto para poder determinar la aplicación precios ruinosos o excesivos que puedan ser perjudiciales para el proveedor, para la institución y para la ciudadanía en general

Por tal razón, la Proveeduría Institucional en conjunto con el Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto la Dirección de Asuntos Jurídicos y la Unidad Solicitante (parte técnica) , valorara que los precios de referencia indicados se incorporen en las metodologías de evaluación respectivas.

Artículo 46. —Plazo de recepción de ofertas. Para la recepción de ofertas, el cartel x xxxxxx de condiciones deberá establecer un plazo máximo, tanto para las licitaciones como para las contrataciones directas. El plazo se definirá dependiendo de la complejidad del objeto a contratar. Se establece como principio general que una vez que se fije el plazo de recepción de ofertas, éste podrá ser prorrogado hasta por tres veces, según el artículo 60 del Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa. El plazo de adjudicación no podrá ser superior al doble del plazo fijado para recibir ofertas y solo podrá ser prorrogado por un tanto igual. En los casos donde estas reglas no se observen, cabrá realizar una investigación preliminar. Los funcionarios responsables de los procedimientos de contratación deberán cumplir los plazos que se estipulan, so pena de responsabilidades personales. El acto recaído fuera del plazo será válido para todo efecto legal.

Dentro de los plazos anteriores, no se contará el día de la comunicación pero, sí el de vencimiento.

Antes de recibir ofertas, por razones de interés público o institucional debidamente fundamentadas por escrito, el CTP, podrá dejar sin efecto el concurso.

Artículo 47. —Publicación y contenido de la invitación al concurso. La invitación a participar para todo concurso se publicará en el Sistema de Compras autorizado para el Gobierno Central.

El cartel y sus anexos deberán estar a disposición de cualquier interesado, al menos desde el día siguiente en que se curse la última invitación o se publique la invitación, de ser el caso. Queda facultado el CTP, para cobrar su costo de impresión o reproducción.

Artículo 48.- Modificaciones, prórrogas y aclaraciones. Una vez publicado o notificado el aviso para concursar, la Proveeduría Institucional dispondrá de tres oportunidades para modificar de oficio el cartel. Con cada modificación podrán variarse todas aquellas cláusulas que así lo ameriten. De acordarse una modificación o prórroga adicional a las anteriormente contempladas, no se invalidará el concurso, pero se realizará una investigación preliminar para valorar si cabe sustanciar el inicio de un procedimiento disciplinario contra el funcionario responsable.

Por modificaciones no esenciales, se entienden aquellas que no cambien el objeto, del negocio ni constituyan una variación fundamental en la concepción original de éste y deberán comunicarse por los mismos medios en que se cursó la invitación, con al menos tres días hábiles de anticipación al vencimiento del plazo para recibir ofertas. Cuando mediante publicación o comunicación posterior se introduzca una alteración importante en la concepción original del objeto, los plazos para recibir ofertas serán ampliados, como máximo por un plazo igual a la mitad del plazo que corresponda de acuerdo a lo establecido en el cartel.

Las aclaraciones a solicitud de parte, deberán ser presentadas ante la Proveeduría Institucional quien tendrá cinco días hábiles para atenderlas y su respuesta no impedirá la apertura de ofertas en la fecha señalada.

Cuando se trate de aclaraciones acordadas de oficio que no impliquen modificaciones sustanciales al objeto contractual, es deber de la Administración incorporarlas de inmediato al expediente y darles una adecuada difusión dentro de las 24 horas siguientes.

Las prórrogas al plazo para recibir ofertas, deben ser comunicadas por un medio idóneo, a más tardar el día anterior al que previamente se hubiere señalado como límite para la presentación de aquellas.

SECCIÓN QUINTA

LA OFERTA

Artículo 49. —Generalidades. La oferta es la manifestación de voluntad del participante, dirigida a la Administración, a fin de celebrar un contrato con ella, conforme a las estipulaciones cartelarias. La oferta, deberá redactarse en idioma español. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán también presentarse en idioma español, salvo que en el cartel se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto.

Si durante el período de formulación de ofertas, el participante llegara a advertir problemas de definición del objeto o bien dificultades en las características de desempeño o funcionalidad del bien o servicio a contratar, deberá indicarlo por escrito a la Administración, como máximo en la mitad del plazo para presentar las ofertas. Caso contrario, no podrá invocar esa circunstancia como eximente de responsabilidad en la fase de ejecución contractual o de fiscalización.

Artículo 50. —Presentación. La oferta deberá presentarse por los medios autorizados por la Proveeduría Institucional o los señalados en el cartel, sea por medios físicos o en forma electrónica y debidamente firmada. La información técnica y los manuales de especificaciones podrán ser presentados por medios electrónicos debidamente identificados. Se puede permitir presentar anexos y literatura técnica en otros idiomas cuando el cartel lo permita, pero se debe acompañar la respectiva traducción al español, bajo la responsabilidad del oferente. Salvo que en el cartel se haya autorizado el uso de otras formas, las ofertas deben presentarse en sobre cerrado en la Proveeduría Institucional del CTP, antes de la hora señalada para la apertura. Las ofertas por facsímil y otros medios de transmisión electrónica de datos, serán admisibles únicamente cuando el cartel lo prevea expresamente, debiendo aportarse el original dos días hábiles posteriores a su remisión. En los procedimientos de contratación directa podrán presentarse ofertas por facsímil, salvo que el pliego de condiciones lo impida expresamente.

Toda oferta presentada contendrá las siguientes declaraciones y certificaciones:

a) Declaración jurada de que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales.

b) Declaración jurada de que el oferente no está afectado por ninguna causal de prohibición.

c) Certificación de que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social (en adelante CCSS), o bien, que tiene un arreglo de pago aprobado por ésta, vigente al momento de la apertura de las ofertas. La Proveeduría Institucional podrá señalar en el cartel en qué casos la certificación de la CCSS no deba aportarse, porque se cuenta con acceso directo al sistema de dicha entidad y pueda verificar por sí misma la condición del participante. En todo caso la Proveeduría Institucional del CTP podrá constatar en cualquier momento, el cumplimiento de las obligaciones obrero patronales.

En caso de que el oferente presente certificación de que no se encuentra inscrito como patrono ante la CCSS, y del objeto contractual se derive tal obligación, la Proveeduría Institucional del CTP le solicitará explicación al oferente, y en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo a los lineamientos establecidos por la CCSS, provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de la CCSS.

Artículo 51.- Vigencia. La oferta se presume vigente por todo el plazo estipulado en el cartel o, en su defecto, el plazo máximo para dictar el acto de adjudicación.

En caso de indicación expresa en la oferta de una vigencia inferior a la establecida por el cartel, la Proveeduría Institucional prevendrá que se corrija el plazo de vigencia de la oferta dentro del término de tres días hábiles. De no cumplirse la prevención, se descalificará la oferta.

Si caducare la vigencia de la oferta, la Proveeduría Institucional tan pronto como advierta tal circunstancia, prevendrá al interesado, aún después de dictado el acto de adjudicación, para que dentro del término de tres días hábiles manifieste por escrito si mantiene los términos de la oferta y por cuánto tiempo. Vencido el término de la prevención, sin que ésta haya sido atendida, se procederá a excluir la oferta.

Artículo 52. —Ofertas base y alternativas, ofertas en conjunto, ofertas en consorcio, experiencia en consorcios y responsabilidad en consorcios. El CTP permitirá la prese4ntación de cualquiera de estas ofertas, siempre que cumplan con lo dispuesto en el RLCA.

En cuanto a ofertas en consorcio, en proyectos de cierto volumen o en los cuales resulte importante valorar experiencia, el CTP deberá señalar en el cartel las reglas conforme a las cuales ponderará la experiencia obtenida en proyectos en los que se haya participado bajo la forma consorciada, a fin de evitar que por una escasa participación se pretenda derivar experiencia por todo el proyecto. En todo caso el CTP podrá fijar el porcentaje mínimo de participación que la empresa haya debido tener en el consorcio, para considerar esa experiencia.

Artículo 53. —Acuerdo consorcial. El acuerdo consorcial es un documento privado que se rige por el derecho privado, que no requiere fecha cierta, ni otras formalidades, a menos que el CTP así lo haya previsto en el cartel.

El acuerdo cubrirá al menos los siguientes aspectos:

a)  Calidades de las partes que se consorcian y de sus representantes legales, incluido domicilio y lugar para recibir notificaciones y capacidad de las partes.

b)  Designación de los representantes, con poder suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, de formalización, de ejecución contractual y para trámites de pago.

c)  Detalle de los aportes de cada uno de los miembros, sea en recursos económicos o bienes intangibles, como la experiencia y la descripción de los compromisos y obligaciones que asumiría cada parte en la fase de ejecución contractual.

d)  El porcentaje de la participación de cada uno de ellos, cuando resulte posible.

e)  Plazo del acuerdo que deberá cubrir la totalidad del plazo contractual.

Como documentación de respaldo de lo anterior deberá aportarse el documento original, o copia certificada del acuerdo.

Artículo 54. —Responsabilidad y Constitución de sociedad anónima. Los integrantes del consorcio responderán frente al CTP de manera solidaria, como si fuesen una única contraparte. En caso de adjudicación, la formalización contractual será firmada por todos los consorciados, salvo que se haya conferido poder suficiente a determinada persona, sin perjuicio de que también comparezca una sociedad constituida al efecto, cuando ello haya sido requerido en el cartel, las partes así lo hayan solicitado en su oferta o así se haya convenido entre el consorcio y la Administración, una vez firme la adjudicación pero antes de la formalización. En aquellos casos en que se constituya una sociedad anónima ésta responderá de manera solidaria, junto con los integrantes del consorcio, frente al CTP.

El CTP podrá fijar en el cartel reglas para que los encargados de ejecutar ciertas partes del objeto mantengan determinada participación en el acuerdo consorcial y en el capital social de la persona jurídica que se llegue a constituir, en caso de que se pida, por el tiempo que se estime necesario.

Artículo 55. —Apertura de ofertas y aclaraciones. Se tendrá por cerrado el plazo de recepción de ofertas a la hora y fecha señaladas en el cartel. De inmediato, la Proveeduría Institucional procederá a realizar la apertura de ofertas correspondientes.

La apertura de las ofertas se realizará en la Proveeduría Institucional en presencia de los interesados que tengan a bien asistir. A ésta podrán asistir, funcionarios de las dependencias interesadas. Toda persona que asista deberá demostrar su condición, ya sea como interesado o bien como representante de las dependencias interesadas. Los oferentes o sus representantes tendrán derecho a hacer constar sus observaciones en el acta digital, sin que sea procedente resolver en el mismo acto las preguntas y reclamos que dirijan, aunque sí deben considerarse dentro del estudio de ofertas.

Cuando se acuda a la contratación por medios electrónicos, la Proveeduría Institucional debe asegurarse que los sistemas utilizados garanticen la apertura de ofertas en la hora y fecha señalada y que una vez que se hubiese dado ese acto, se permita conocer las generalidades de las ofertas presentadas.

Con posterioridad al cierre del plazo de recepción de las ofertas, no se admitirá el retiro ni la modificación de éstas, pero sí las aclaraciones que presenten los participantes por su propia iniciativa o a petición del CTP, con tal que no impliquen alteración de sus elementos esenciales.

Artículo 56.- Valoración de ofertas. El Consejo de Transporte Publico dentro de los cinco días hábiles siguientes al acto de apertura realizara el análisis correspondiente de las ofertas, para esto se utilizara de manera obligatoria el procedimiento del sistema de Compras aprobado para el Gobierno Central para realizar y remitir los análisis correspondientes o bien la Proveeduría Institucional remitirá después de realizada la apertura copia de las ofertas recibidas a cada una de las Unidades responsables encargadas de los análisis, el expediente original se custodiara en la Proveeduría Institucional, en caso de requerirse podrá ser consultado en cualquier momento por las unidades involucradas, o, existirán tres análisis que deberán ser remitidos a la Proveeduría Institucional en un plazo máximo de tres días hábiles y son los detallados a continuación.

El Ejecutor de Programa autorizado o la Unidad Solicitante: deberá integrar la contraparte técnica de valoración de las ofertas de manera indispensable, será el responsable de informar por escrito a la Proveeduría Institucional mediante las plantillas correspondientes la veracidad y el cumplimiento de las ofertas en cuanto a los requerimientos específicos de orden técnico de lo solicitado, así como el análisis del precio ofertado y la estructura de costos presentado en la oferta, para definir si dicho precio está acorde al estudio xx xxxxxxx.

Asesor legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto la Dirección de Asuntos Jurídicos del CTP: Cuando el monto de la contratación directa supere el 50% del límite económico establecido por la Contraloría General de la República para la Contratación Directa, le corresponde emitir criterio por escrito acerca de los aspectos de orden jurídico que se le consulten con motivo del análisis de las ofertas y que sean parte del proceso de Contratación Administrativa.

Departamento Financiero: en el caso de las Licitaciones Públicas existirá un análisis financiero, en donde la Jefatura del Departamento revisara estados financieros del oferente para determinar si la empresa tiene la capacidad económica para ser contratada.

Cada una de las dependencias involucradas examinará las propuestas en relación con los aspectos vinculados con el ámbito de su competencia y rendirá un informe concluyente a la Proveeduría Institucional en un plazo de tres días hábiles. En caso de que algún análisis, advierta la existencia de ofertas con incumplimiento a las condiciones técnicas, jurídicas o financieras establecidas en el respectivo cartel, deberá pronunciarse respecto de su trascendencia.

Una vez trascurrido el plazo de tres días hábiles para revisión de ofertas, la Proveeduría Institucional contara con dos días hábiles, para revisar los tres análisis (Técnico, Jurídico y Financiero cuando corresponda) esto para la solicitud de subsanes a las empresas participantes, (suman los 5 días hábiles que por ley se tienen para valoración de ofertas)

Artículo 57. —Del proceso de saneamiento de las ofertas en la corrección de aspectos subsanables, sean éstos insustanciales o sustanciales. Una vez analizadas las ofertas la Proveeduría Institucional deberá abrir una fase de saneamiento de las ofertas en la que se procurará la subsanación de todos los aspectos sustanciales o insustanciales que sean necesarios, y que no otorguen una ventaja indebida, con el objeto de conservar la totalidad o la mayor cantidad de ofertas posibles al momento del dictado de la adjudicación.

La Proveeduría Institucional realizará el análisis de las ofertas y concederá a los oferentes un plazo como máximo de hasta cinco días hábiles, para que corrijan errores o suplan información sobre aspectos subsanables, sean éstos sustanciales o insustanciales. Este plazo podrá ampliarse en casos calificados antes del vencimiento del plazo a solicitud del oferente o de oficio por la misma Proveeduría Institucional. Las consecuencias jurídicas de los incumplimientos y otros de índole legal, así como las implicaciones jurídicas de los vicios advertidos en las ofertas, deberán ser determinadas por la Dirección de Asuntos Jurídicos del CTP.

Se considerará que un error, omisión, falta o defecto es subsanable, sea éste sustancial o insustancial, cuando su corrección no coloque al oferente en posibilidad de obtener una ventaja indebida por el conocimiento que ya tiene de las demás ofertas respecto del objeto del concurso.

No será necesario prevenir la subsanación de aquellas omisiones relacionadas con aspectos exigidos por el cartel, que no requieren una manifestación expresa del oferente para conocer los alcances puntuales de su propuesta, en cuyo caso se entenderá que acepta las condiciones.

Determinadas cuáles de las ofertas presentadas resultan admisibles, la Proveeduría Institucional del CTP, procederá a su evaluación según el método y los parámetros definidos oportunamente en el cartel, a efecto de proceder a emitir la recomendación de adjudicación correspondiente.

Artículo 58. —Aspectos subsanables. Serán subsanables, todos aquellos aspectos que contempla el artículo 81 del RLCA.

Artículo 59. —Consecuencias de no atender la prevención. Únicamente podrán excluirse del concurso, las ofertas que infrinjan disposiciones legales o que se aparten de las estipulaciones técnicas relevantes del cartel, cuando no sea factible subsanarlas. Si la prevención de subsanar o aclarar no es atendida oportunamente, el CTP podrá proceder a descalificar al oferente de que se trate, y a ejecutar, previa audiencia, la garantía de participación. En caso de que no se haya solicitado garantía, se aplicará el régimen sancionatorio correspondiente.

Artículo 60. —Estudio de admisibilidad de ofertas. La Proveeduría Institucional procederá con el estudio y valoración de las ofertas en relación con los análisis remitidos por las unidades competentes y con las condiciones y especificaciones de admisibilidad fijadas en el cartel y con las normas reguladoras de la materia.

Serán declaradas fuera del concurso, las que incumplan aspectos sustanciales e insubsanables de las bases del concurso o sean sustancialmente disconformes con el ordenamiento jurídico. Los incumplimientos intrascendentes no permitirán la exclusión de la oferta, pero así deberá ser razonado expresamente en el respectivo informe.

Para facilitar ese estudio, la Proveeduría Institucional elaborará un cuadro comparativo de análisis de las ofertas según su cumplimiento de las especificaciones del cartel y de sus características más importantes, el cual formará parte del expediente respectivo.

Artículo 61. —Audiencia para descuentos. El CTP podrá otorgar audiencias posteriores al acto de apertura a fin de que aquellas ofertas elegibles, tengan oportunidad de otorgar un descuento a su propuesta. Este descuento será considerado en la calificación de las ofertas. En cada cartel se dispondrá las reglas para la aplicación de descuentos.

Artículo 62. —Calificación de ofertas. Al sistema de calificación solamente podrán ser sometidas aquellas ofertas que sean elegibles. Dentro del sistema de calificación de ofertas no se considera el cumplimiento de los aspectos de admisibilidad. Superada esa etapa de admisibilidad, la Proveeduría Institucional correrá el sistema de evaluación diseñado. El CTP optará por la metodología de calificación de ofertas que discrecionalmente decida; ésta podrá ser de distintas etapas o fases de calificación.

Artículo 63. —Acto final. Una vez hechos los estudios y valoraciones señalados en los artículos anteriores, el CTP ración, deberá dictar el acto de selección del adjudicatario. El CTP podrá adjudicar parcialmente una misma línea o partida.

El CTP podrá adjudicar una mayor cantidad de bienes o servicios si la necesidad así lo justifica y cuenta con los recursos económicos suficientes para hacer frente a esa erogación y no se afecta el límite presupuestario establecido por la Contraloría General de la República para el proceso de contratación que corresponda.

Si al concurso no se presentaron ofertas o las que lo hicieron no se ajustaron a los requerimientos sustanciales del concurso, se dictará un acto declarando infructuoso el procedimiento, justificando los incumplimientos que presenten las ofertas.

Si fueran presentadas ofertas elegibles, pero razones de interés público así lo recomiendan, el CTP, mediante un acto motivado, podrá declarar desierto el concurso. Cuando el CTP decida declarar desierto un procedimiento de contratación, deberá dejar constancia de los motivos específicos de interés público considerados para adoptar esa decisión, mediante resolución que deberá incorporarse en el respectivo expediente de la contratación.

Cuando se haya invocado motivos de interés público para declarar desierto el concurso, para iniciar un nuevo procedimiento, el CTP deberá acreditar el cambio en las circunstancias que justifican tal medida. El CTP tendrá la facultad de contratar en forma directa, con un potencial oferente aquellas compras cuyo objeto se hubiere concursado anteriormente en dos ocasiones y no se hayan recibido ofertas.

La declaratoria de infructuoso o desierto deberá ser dictada por el mismo funcionario u órgano que tiene la competencia para adjudicar.

Artículo 64.- Comisión de Recomendación de Adjudicación: La Proveeduría Institucional del CTP tendrá como carácter de apoyo una Comisión de Recomendación de Adjudicaciones, integrada por el Proveedor Institucional, el titular del programa solicitante o el representante que él designe, y un Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o designado por el jerarca al efecto. La ausencia temporal del Proveedor Institucional será suplida por el Sub proveedor o Encargado de Compra

Cuando por la naturaleza de la contratación se requiera asesoría técnica, a instancia del Proveedor Institucional, podrán participar otros funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes u otras instancias, en cuyo caso actuarán con voz pero sin voto. Los criterios que emitan estos asesores, no son vinculantes para la Comisión, pero para apartarse de estos, deberán fundamentarse ampliamente las razones para ello, asumiendo en tal caso la total y plena responsabilidad de dicho acto.

La Comisión de Recomendación de Adjudicaciones deberá emitir recomendaciones de adjudicación, o de declaratoria de deserción, en los procedimientos ordinarios de contratación administrativa. En los procedimientos de contratación directa la Comisión deberá emitir recomendación cuando por la complejidad del bien, servicio u obra lo requiera; caso contrario, a juicio del Proveedor Institucional, solicitar o no criterio técnico a la unidad que ha requerido la contratación, con el fin de preparar la resolución de adjudicación.

Las recomendaciones que emita dicha Comisión se fundamentarán en el informe técnico que rinda la Unidad Administrativa solicitante, así como en el informe que rinda el analista del procedimiento. Estos deberán respetar los parámetros suministrados por el cartel y, de manera especial, el sistema de valoración y comparación de ofertas, con sus factores a considerar, el grado de importancia de cada uno de ellos en la comparación global y el método para valorar y comparar las ofertas en relación con cada factor, valorando en todo caso el criterio técnico que debe emitir por escrito la unidad solicitante.

En el supuesto que la recomendación sea la declaratoria de deserción del procedimiento respectivo, igualmente habrá de ser ampliamente fundamentada dicha decisión en dichos informes.

El quórum para sesionar será con la totalidad de sus miembros y sus decisiones se tomarán por simple mayoría.

El Proveedor Institucional o quién le represente durante sus ausencias, será quien presida las reuniones de la Comisión.

Las recomendaciones que emita dicha Comisión no serán vinculantes, por su naturaleza asesora, pero para apartarse de ellas el órgano competente para adjudicar deberá fundamentar ampliamente las razones por las que no acepta la respectiva recomendación, asumiendo en tal caso total y plena responsabilidad de dicho acto.

Artículo 65. —Plazo y competencia para dictar el acto final. El acto final se dictará dentro del plazo máximo fijado en el cartel. Ese plazo podrá prorrogarse por un período igual y por una sola vez, siempre y cuando se acrediten razones de interés público para tomar esa decisión. De dictarse el acto fuera de ese plazo se deberá iniciar la investigación preliminar que corresponda, no obstante el acto dictado será válido pese a que se dicte extemporáneamente.

El acto final, sea de adjudicación, desierto o infructuoso, será emitido de la siguiente manera:

Proveedor Institucional: cuando el monto sea menor o igual al cincuenta por (50%) del límite económico fijado por la Contraloría General de la República para las Contrataciones Directas.

Director Ejecutivo: cuando el monto de la contratación Directa supere el 50% del límite económico establecido para la contratación directa y menos del 50% del límite económico establecido para la Licitación Abreviada

Junta Directiva: sea mayor o igual al cincuenta (50%) por ciento de la Licitación Abreviada y para todas las Licitaciones Públicas.

Artículo 66. —Plazo para comunicar el acto final. El acto final será comunicado por los mismos medios que se cursó la invitación, dentro de los tres días hábiles siguientes a su dictado. En ese caso, basta indicar el número de concurso, descripción sucinta del objeto, el adjudicatario y el monto.

SECCION SEXTA

DEL ACTO DE ADJUDICACIÓN

Artículo 67. —Actos previos a la adjudicación o declaratoria de desierto de un concurso. Una vez que se cuente con todos los informes, análisis o dictámenes solicitados y determinadas cuáles ofertas fueron admitidas a concurso y establecido cuál o cuáles de ellas son más ventajosas o convenientes a los intereses institucionales, la Proveeduría Institucional, los incluirá en el expediente, los foliará y entregará el legajo a los integrantes de la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones para que esta analice los estudios técnicos, legales y financieros realizados a las ofertas y disponga la recomendación de adjudicación o declaratoria de desierto de un concurso; o la necesidad de ampliar o aclarar los estudios propuestos, por razones justificadas.

Emitida la recomendación de adjudicación correspondiente, la Proveeduría Institucional remitirá a la Dirección Ejecutiva o a la Junta Directiva, según corresponda, el expediente de la contratación administrativa, para el dictado del acto final correspondiente, lo anterior, mediante oficio que tendrá el carácter de informe ejecutivo y contendrá como mínimo lo siguiente:

1. Un resumen del objeto de la contratación y enumeración de las ofertas recibidas a concurso con indicación de las declaradas inadmisibles, ya sea, por razones técnicas, jurídicas o económicas.

2. Una síntesis del estudio técnico, del jurídico y financiero si lo hubiere, anexándose un cuadro resumen de los resultados de la evaluación realizada con base en el sistema de comparación de ofertas establecido en el cartel.

3. Manifestación expresa respecto a cuál o cuáles de las ofertas resultan más ventajosas para los intereses del CTP.

4. Cualquier otro aspecto que se considere relevante respecto de los antecedentes de la contratación y la evaluación de las ofertas.

5. Mención de la disponibilidad presupuestaria existente para afrontar la erogación.

6. Indicación expresa de la fecha límite para adjudicar, así como la fecha en que vence la vigencia de las ofertas y la Garantía de Participación.

Artículo 68. —Trámite para la devolución de garantías de participación. Los oferentes no adjudicados, deberán presentar ante la Proveeduría Institucional, formal solicitud para la devolución de la garantía de participación, departamento que emitirá por escrito la autorización de devolución de las garantías de participación.

El o los oferentes adjudicados podrán retirar sus garantías de participación una vez rendida la de cumplimiento, no antes y previa autorización de la Proveeduría Institucional; salvo que se trate de la transformación de ésta para tornarla en garantía de cumplimiento, rindiéndose a la vez un monto adicional para ajustar el anterior, al nuevo monto requerido y al nuevo plazo de vigencia.

Artículo 69. —Sobre la garantía de cumplimiento. Transcurrido el plazo para que el acto de adjudicación adquiera firmeza y sin que se haya presentado impugnación en su contra, la Proveeduría Institucional procederá a solicitar al adjudicatario o adjudicatarios la rendición de la garantía de cumplimiento, dentro del plazo establecido en el cartel o en su defecto, dentro de los diez días hábiles contados a partir de la firmeza del acto de adjudicación. De no presentar el adjudicatario la garantía en el plazo establecido, la Proveeduría Institucional deberá recomendar al órgano competente para emitir el acto final, que se declare la insubsistencia del concurso.

Una vez declarada la insubsistencia, deberá la Proveeduría Institucional proceder a ejecutar la garantía de participación del incumpliente, cuando la hubiere y a la re adjudicación según el orden de calificación respectivo, siempre que resulte conveniente a sus intereses. Para ello, el CTP dispondrá de un plazo de veinte días hábiles, el cual podrá ser prorrogado hasta por diez días hábiles adicionales, siempre que se acrediten en el expediente las razones calificadas que así lo justifiquen.

En caso que hubiere cesado la vigencia de la oferta o de la garantía de participación, cuando ésta sea requerida, se le prevendrá al siguiente oferente mejor calificado para que las restablezca en el plazo de tres días hábiles. De no hacerlo, la Administración podrá optar por continuar con las ofertas subsiguientes. Las partes disconformes con la re adjudicación, podrán impugnar, si antes de interponer el recurso, restablecen o prorrogan la vigencia de las ofertas y de la garantía de participación, si así procede.

Entre tanto transcurre el plazo con que cuenta el adjudicatario para rendir adecuadamente la garantía de cumplimiento, se irán elaborando los borradores de las "Órdenes de Compra" por la Proveeduría Institucional, o el borrador del contrato por parte del funcionario designado de la Proveeduría Institucional.

Artículo 70. —Trámite para la devolución de garantías de cumplimiento. Una vez que la unidad solicitante haya recibido a entera satisfacción el bien, servicio u obra, del objeto de la contratación, ésta deberá remitir por escrito a la Proveeduría Institucional, donde conste claramente que el objeto contratado fue recibido a entera satisfacción y autorizará la liberación de la garantía de cumplimiento depositada para tal efecto.

La Proveeduría Institucional solicitará al Departamento Financiero del CTP la liberación de la garantía de cumplimiento, dejando constancia en el expediente de la contratación de todo lo actuado.

CAPITULO VI

DE LA ORDEN DE COMPRA

Artículo 71.- La orden de compra. Cuando las contrataciones administrativas requieran la emisión de una orden de compra, la misma constituirá instrumento idóneo para continuar con los trámites de pago respectivos. Todas las contrataciones de bienes y servicios estarán amparadas a la respectiva orden de compra, la cual deberá contener, al menos, las siguientes estipulaciones básicas de la contratación:

1. Identificación detallada del contratista y de ser el caso su representante legal.

2. Lugar de entrega.

3. Nombre completo del contratista

4. Numero de cedula jurídica del contratista

5. Identificación del procedimiento de contratación que sirve de antecedentes.

6. Descripción detallada del artículo o servicio con indicación de precios y valor total.

7. Supervisor o contraparte encargado del Bien o servicio adquirido

8. Justificación en donde se detallen, el número de oficio de quien autoriza la compra, así como el número de la solicitud de bienes y servicios que respalda el contenido presupuestario

9. Características técnicas del objeto contratado y cualquier otro aspecto atinente.

Artículo 72.- Formalización de la orden de compra. La Orden de Compra será firmada conjuntamente por los responsables autorizados para ello. Al momento de firmarse la Orden de Compra por cada funcionario competente, se deberá verificar que se adjunte al expediente de la contratación la copia del acuerdo u oficio en que conste la adopción del acto de adjudicación y que se halla depositado la garantía de cumplimiento cuando haya sido exigida ésta.

Las potestades en cuanto a las firmas de la orden de compra serán de la siguiente manera:

Proveedor Institucional y Jefe del Departamento Financiero: cuando el monto sea menor o igual al cincuenta por (50%) del límite económico fijado por la Contraloría General de la República para las Contrataciones Directas.

Director Ejecutivo, Director Administrativo Financiero, Jefe del Departamento Financiero y Proveedor Institucional: cuando el monto de la contratación Directa supere el 50% del límite económico establecido para la contratación directa, y procedimientos de Licitación Abreviada y Licitación Publica

Todo se modifica de oficio según los límites establecidos anualmente por la Contraloría General de la República.

Artículo 73. —Entrega de la orden de compra al contratista. Una vez verificado que se haya rendido la garantía de cumplimiento o que se hubiere suscrito el respectivo contrato, cuando se haya establecido ésta formalidad; en el menor plazo posible, la Proveeduría Institucional comunicará por escrito al contratista su deber de hacer retiro de la Orden de Compra original, quien deberá retirarla sin dilaciones, en caso que no se atendiere tal obligación, la Proveeduría Institucional gestionará que se le entregue en la dirección por él suministrada en la oferta o en la que aparece en el Registro de Proveedores; con la mayor brevedad.

Al momento de hacer entrega de la orden de compra, la Proveeduría Institucional deberá dejar constancia en la parte superior o al dorso de la fecha y hora de entrega, nombre y firma de quien entrega y de quien recibe.

Artículo 74.- Recibo de la orden de compra y la factura. El original de la factura del Proveedor externo será admitido por la Proveeduría Institucional, al momento de recibirse de conformidad la mercadería o haberse completado el servicio a entera satisfacción.

Estos documentos deberán sellarse y fecharse por la Proveeduría Institucional al momento de su recibo, con el entendido que para trámite de pago, será el Ejecutor de Programa, quien autoriza el respectivo pago.

Artículo 75.- Custodia de los formularios de orden de compra. Será responsabilidad de la Proveeduría Institucional la custodia y control físico de los formularios de la orden de compra.

Artículo 76.- Contratos que no requieren orden de compra. Se exceptúan del requisito de la orden de compra los contratos de poca cuantía o en los que concurran circunstancias especiales, según lo establezca mediante acto razonado, la Junta Directiva. Tampoco requerirá de orden de compra los contratos relacionados con Servicios Telefónicos, de Electricidad, de Agua y otros similares, así como la cancelación de cuotas a organizaciones Nacionales e Internacionales. En estos supuestos, deberá comunicarse al Departamento Financiero los detalles de la Contratación, para efectos del control de presupuesto y trámites consiguientes.

CAPÍTULO VII

DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION DIRECTA

Artículo 77. —Consulta de precios. Cuando la contratación directa se encuentre fundamentada en razones que no impidan la competencia, la Proveeduría Institucional deberá efectuar consultas de precios y negociar en la forma más favorable a los intereses del CTP. Se solicitarán para ello al menos, tres cotizaciones.

Con base en lo anterior, se tramitarán contrataciones directas para la adquisición de bienes, suministros, equipo, arrendamiento, contrataciones de servicios y obras, cuando el monto de cada negocio no supere el máximo establecido por la Contraloría General de la República para esta modalidad de contratación, o cuando concurran algunos de los supuestos contenidos en el artículo 2º de la Ley de Contratación Administrativa por lo dispuesto entre los artículos 125 a 139, ambos inclusive del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

Artículo 78. —Trámite de la contratación directa. Las Solicitudes de Materiales, Bienes y servicios serán entregadas a la Proveeduría Institucional para la tramitación de las contrataciones directas, a efecto de que inicie el procedimiento de contratación directa, elabore el pliego de condiciones y elabore el expediente administrativo. Este se iniciará con la indicada solicitud junto con los estudios, información, anexos y todas las actuaciones internas y externas vinculadas con la contratación.

El responsable de emitir la orden de inicio en los procedimientos de contratación directa será como se detalla a continuación:

Proveedor Institucional: cuando el monto sea menor o igual al cincuenta por (50%) del límite económico fijado por la Contraloría General de la República para las Contrataciones Directas.

Director Ejecutivo: cuando el monto de la contratación Directa supere el 50% del límite económico establecido para la contratación directa y menos del 50% del límite económico establecido para la Licitación Abreviada

Las disposiciones del cartel o boleta de cotización, se extraerán de la información contenida y/o anexa a la Solicitud de Materiales, Bienes y Servicios, de la normativa que rige a la actividad de contratación administrativa y de los principios generales que la sustentan.

Artículo 79.- Del cartel o boleta de cotización. Sin perjuicio de la posibilidad, de consignarse en el cartel o boleta de cotización otros datos, deberá cumplirse con lo establecido en el artículo 46 del presente Reglamento.

El cartel de contratación directa tendrá dos revisiones:

1. La revisión del cartel en cuanto a aspectos técnicos le corresponderá a la Unidad Solicitante o Ejecutor responsable

2. Cuando el monto de la contratación directa supere el 50% del límite económico establecido por la Contraloría General de la República para la Contratación Directa, el cartel será revisado por el Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto la Dirección de Asuntos Jurídicos

Plazo para la revisión de carteles: Tendrán un plazo de 5 días hábiles para remitir la revisión del cartel respectivo a la Proveeduría Institucional.

Artículo 80. —De los Recursos. Tratándose, de la impugnación del acto de adjudicación o recursos de revocatoria, la Proveeduría Institucional en conjunto con la Unidad solicitante, así como de la Dirección de Asuntos Jurídicos, según proceda, analizarán los mismos y procederán a resolver según corresponda.

Artículo 81. —Forma y plazo de recibir ofertas. Salvo que se hayan solicitado cotizaciones a través de fax u otro medio electrónico, o se realice una adjudicación directa, las ofertas se recibirán por medio del Sistema de Compras Gubernamentales.

El plazo para recibir ofertas será mínimo de un día y un máximo de cinco días hábiles para la presentación de cotizaciones. Dentro del plazo para recibir ofertas no se cuenta el día de la comunicación a cada oferente o el de la publicación según proceda y sí el día del vencimiento. La Proveeduría Institucional deberá realizar todas las invitaciones en un mismo día.

Artículo 82. —Estudio y valoración de las ofertas en la Contratación Directa. Concluido el acto de apertura de ofertas, el Consejo de Transporte Publico dentro de los cinco días hábiles siguientes al acto de apertura realizara el análisis correspondiente de las ofertas, existirán dos análisis que deberán ser remitidos a la Proveeduría Institucional en un plazo máximo de tres días hábiles y son los detallados a continuación.

1. Análisis técnico

Responsable: El Ejecutor de Programa autorizado o a quien este delegue: deberá integrar la contraparte técnica de valoración de las ofertas de manera indispensable, será el responsable de informar por escrito a la Proveeduría Institucional mediante las plantillas correspondientes la veracidad y el cumplimiento de las ofertas en cuanto a los requerimientos específicos de orden técnico de lo solicitado, así como el análisis del precio ofertado y la estructura de costos presentado en la oferta, para definir si dicho precio está acorde al estudio xx xxxxxxx.

2. Análisis Jurídico:

Responsable: Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto la Dirección de Asuntos Jurídicos: Cuando el monto de la contratación directa supere el 50% del límite económico establecido por la Contraloría General de la República para la Contratación Directa le corresponde emitir criterio por escrito acerca de los aspectos de orden jurídico del análisis de las ofertas y que sean parte del proceso de Contratación Administrativa.

Posterior a recibir estos análisis de ofertas la Proveeduría Institucional en un plazo máximo de dos días hábiles revisara los análisis y procederá a solicitar si así correspondiere los subsanes pertinentes, después determinara las ofertas que son legibles al concurso y posterior a esto confeccionara la recomendación de adjudicación.

La recomendación de adjudicación debe ser estrictamente firmada por los miembros de la comisión de Adjudicaciones del CTP cuando supere el 50% del límite económico para la contratación directa que establezca la Contraloría General de la República, la cual estará conformada por el Proveedor Institucional, el titular del programa solicitante o el representante que él designe, y un Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o designado por el Jerarca al efecto. La ausencia temporal del Proveedor Institucional será suplida por el Sub proveedor o Encargado de Compra. El analista de la contratación podrá participar en la Comisión con voz pero sin voto

Cuando corresponda a un monto igual o inferior al 50% del límite económico establecido, le corresponderá al Proveedor Institucional, proceder de inmediato con la firma de la recomendación del acto de adjudicación (no aplica en este caso la Comisión de Recomendación de Adjudicación)

Artículo 83. —El acto de adjudicación, declaración desierta o infructuosa. La Proveeduría Institucional dictará el acto de adjudicación, declaración desierto o infructuosa  del proceso de contratación directa de la siguiente manera:

Proveedor Institucional: cuando el monto sea menor o igual al cincuenta por (50%) del límite económico fijado por la Contraloría General de la República

Director Ejecutivo: cuando el monto de la contratación Directa supere el 50% del límite económico establecido para la contratación directa

El acto de adjudicación o el que declare desierta la Contratación Directa, será notificado a todos los oferentes, a más tardar al día hábil siguiente de su adopción, por los mismos medios por los que se cursó la invitación, debiéndose dejar constancia cierta en el expediente de la contratación, de tal diligencia.

El acto de adjudicación de la contratación directa deberá dictarse en un plazo xxxxxx xx xxxx días hábiles, prorrogable por un plazo igual en casos debidamente justificados, contados a partir del día de la apertura de ofertas y de inmediato será comunicado a los participantes, quienes podrán interponer recurso de revocatoria dentro del plazo de los dos días hábiles siguientes a su notificación.

A continuación cronograma de tiempos:



MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS Y TRANSPORTES

CONSEJO DE TRANSPORTE PUBLICO

Departamento de Proveeduría

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Procedimiento de Contratación Directa ( escasa cuantía)

(ART. 136 REGLAMENTO A LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA).

PRIMERA PARTE: Acto de Adjudicación

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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

TIEMPO (días hábiles)

RESPONSABLE

1

Período que se otorga a los proveedores para presentar ofertas para el procedimiento de escasa cuantía. Inclusión en el Sistema de Compras Gubernamentales

Mínimo 1 día y un máximo de 5 días hábiles (ARTICULO 136 RLCA)

Fecha a cumplir:

Departamento de Proveeduría

02-11-10

2

Apertura de ofertas

Máximo 05 días hábiles

Fecha a cumplir:

Departamento de Proveeduría

3

Análisis Jurídico de ofertas.

Máximo 03 días hábiles

Fecha a cumplir para ambas dependencias :

Abogado responsable del análisis Jurídico y Jefatura Unidad Solicitante o Ejecutor de Programa Responsable

Análisis técnico de ofertas

Jefatuta y numero de oficio

4

Revisión por parte de la Proveeduría Institucional de los tres análisis (Financiero, Legal y Técnico).

Máximo 02 días hábiles

Departamento de Proveeduría

Fecha a cumplir:

5

Solicitud de Subsanes a los Proveedores comerciales

Máximo 01 días hábiles

Departamento de Proveeduría

Fecha a cumplir:

6

Tiempo para que Proveedores comerciales presenten subsanes solicitados

Máximo hasta 5 días hábiles para presentar subsanes

Proveedores comerciales

7

Elaboración de la Recomendación de Xxxxxxxxxxxx, después de recibir los subsanes solicitados en su totalidad.

Máximo 03 días hábiles

Fecha a cumplir:

Departamento de Proveeduría

8

Si procede por cuantía convocatoria a los miembros de la Comisión de Recomendación de Adjudicación para análisis del documento.

Máximo 03 días hábiles ( 1 día hábil para la convocación por parte de la Proveeduría y 2 días hábiles para que miembros analicen el documento)

Miembros de la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones

9

Firma del documento de Acta de adjudicación por parte del Director Ejecutivo o el Proveedor Institucional por tratarse de escasa cuantía

01 día hábil

Fecha a cumplir:

Director Ejecutivo o Proveedor Institucional

TOTAL PROGRAMADO:

TOTAL REAL:



CAPITULO VIII

LICITACION PÚBLICA

Artículo 84. —Definición y supuestos. La licitación pública es el procedimiento ordinario de carácter concursal, que procede, de acuerdo a la cuantía establecida por la Contraloría General de la República, será el procedimiento que obligatoriamente deberá seguirse en los siguientes supuestos:

1. Contrataciones de cuantía inestimable o que conlleven una erogación que supere el límite establecido legalmente para habilitar los procedimientos de Licitación Abreviada.

2. En toda venta o enajenación de bienes, muebles o inmuebles, o en el arrendamiento de bienes públicos pertenecientes al CTP, salvo si se utiliza el procedimiento de remate.

3. En la Concesión de instalaciones públicas.

4. En los casos de compra de suministros cuando se trate de la modalidad de entrega según demanda y ejecución por consignación.

La orden de inicio deberá ser aprobada por la Junta Directiva del CTP

Plazo para la revisión de carteles: El cartel será confeccionado por la Proveeduría Institucional, el cual será sometido a revisión al Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto a la Dirección de Asuntos Jurídicos (revisión de aspectos legales) y a la Unidad Solicitante (revisión de aspectos técnicos), cada instancia contara con un tiempo máximo de 10 días hábiles para su revisión y observaciones y luego procederán a remitir a la Proveeduría Institucional.

Artículo 85. —Estudio y valoración de las ofertas en la Licitación Pública: Concluido el acto de apertura de ofertas, el Consejo de Transporte Publico dentro de los cinco días hábiles siguientes al acto de apertura realizara el análisis correspondiente de las ofertas, existirán tres análisis que deberán ser remitidos a la Proveeduría Institucional en un plazo máximo de tres días hábiles detallados a continuación.

1. Análisis Técnico:

Responsable: El Ejecutor de Programa autorizado o a quien este delegue:

Deberá integrar la contraparte técnica de valoración de las ofertas de manera indispensable, será el responsable de informar por escrito a la Proveeduría Institucional mediante las plantillas correspondientes la veracidad y el cumplimiento de las ofertas en cuanto a los requerimientos específicos de orden técnico de lo solicitado, así como el análisis del precio ofertado y la estructura de costos presentado en la oferta, para definir si dicho precio está acorde al estudio xx xxxxxxx.

2. Análisis Jurídico:

Responsable: Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto la Dirección de Asuntos Jurídicos del CTP:

Le corresponde emitir criterio por escrito acerca de los aspectos de orden jurídico del análisis de las ofertas y que sean parte del proceso de Contratación Administrativa.

3. Análisis Financiero:

Responsable: Jefatura Departamento Financiero:

Existirá un análisis financiero, en donde la Jefatura del Departamento revisara estados financieros del oferente para determinar si la empresa tiene la capacidad económica para ser contratada.

La recomendación de adjudicación deberá ser estrictamente firmada por los miembros de la comisión de adjudicaciones del CTP, la cual estará conformada por el Proveedor Institucional, el titular del programa solicitante o el representante que él designe, y un Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o designada por el jerarca al efecto. La ausencia temporal del Proveedor Institucional será suplida por el Sub proveedor o Encargado de Compra.

Artículo 86.- Plazo para recepción de ofertas. Si no está previsto en el cartel, el plazo mínimo para recibir ofertas será de quince días hábiles, contado desde el día siguiente de la publicación del aviso a participar hasta el día y hora de la apertura de las ofertas, inclusive.

En los plazos anteriores, no se cuenta el día de la publicación y sí el del vencimiento.

Una vez publicado el aviso a concursar, la Proveeduría Institucional del CTP dispondrá únicamente de tres oportunidades para modificar de oficio el pliego de condiciones o para conferir prórrogas al plazo de recepción de ofertas, las cuales deben ser publicadas en el Diario Oficial la Gaceta.

Artículo 87. - Publicación. Elaborado el cartel y aprobado por el Ejecutor de Programa solicitante y el asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto la Dirección de Asuntos Jurídicos del CTP cuando corresponda, la Proveeduría Institucional del CTP dispondrá la publicación de la invitación respectiva en la Sección Especializada del Diario Oficial La Gaceta y si se considera oportuno en los diarios nacionales o extranjeros que considere pertinentes la Dirección Ejecutiva del CTP.

Artículo 88. —Adjudicación y re adjudicación. La licitación deberá ser adjudicada dentro del plazo previsto en el cartel.

El plazo para adjudicar podrá ser prorrogado por un tanto igual al indicado en el cartel, para lo cual deberá mediar resolución motivada suscrita por el funcionario competente. Vencido el plazo original más su prórroga, cuando ésta se hubiere dado, sin que se haya dictado el acto de adjudicación, los oferentes tendrán derecho a dejar sin efecto su propuesta y a que de inmediato se les devuelva la garantía de participación, sin que les resulte aplicable sanción alguna por esa razón. Asimismo, los funcionarios responsables del no dictado oportuno del acto de adjudicación, estarán sujetos a las sanciones previstas en los artículos 96 y 96 bis de la Ley de Contratación Administrativa.

Para efectos de la re adjudicación o declaratoria de desierto o infructuoso el concurso, derivadas de la anulación o revocación del acto de adjudicación, la Administración dispondrá como máximo de un plazo de un mes contado a partir del día siguiente de la notificación de la resolución respectiva, plazo que podrá ser prorrogado por un mes adicional, en los casos debidamente justificados mediante resolución motivada que deberá constar en el expediente.

El acto de adjudicación, desierto o infructuoso deberá ser emitido por la Junta Directiva del CTP.

Artículo 89. —Licitación pública con publicación internacional. Cuando lo considere conveniente para los intereses públicos, o por haberlo acordado así con el ente público internacional que financia la contratación, la Administración podrá promover una licitación pública con divulgación internacional en la que, además de efectuar la publicación en la página Web del CTP, podrá invitar a participar, mediante la publicación de un aviso en diarios extranjeros, por medio de comunicación a las delegaciones comerciales y diplomáticas acreditadas en el país y por medio de sistemas electrónicos de compras. En estos casos, el CTP procurará que a todos los avisos se les de publicidad simultáneamente, para garantizar el principio de igualdad entre los eventuales oferentes.

MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS Y TRANSPORTES

CONSEJO DE TRANSPORTE PUBLICO

Departamento de Proveeduría

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Procedimiento de Licitación Publica

(ART. 94 REGLAMENTO A LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA).

PRIMERA PARTE: Acto de Adjudicación

#

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

TIEMPO (días hábiles)

RESPONSABLE

1

Período que se otorga a los proveedores para presentar ofertas para el procedimiento de Licitación Pública. Inclusión en Comprared

Mínimo de quince(15 ) días hábiles (ARTICULO 94 RLCA)

Fecha a cumplir:

Departamento de Proveeduría

2

Apertura de ofertas

Mínimo: 15 días hábiles

Fecha a cumplir:

Departamento de Proveeduría

3

Análisis Jurídico de ofertas.

Análisis Financiero de las ofertas

Máximo 03 días hábiles

Fecha a cumplir para ambas dependencias :

Abogado responsable del análisis Jurídico, Jefatura Unidad Solicitante o Ejecutor de Programa Responsable y Jefatura del Departamento Financiero

Análisis técnico de ofertas

 

Jefatura y numero de oficio

4

Revisión por parte de la Proveeduría Institucional de los tres análisis (Financiero, Legal y Técnico).

Máximo 02 días hábiles

Departamento de Proveeduría

Fecha a cumplir:

5

Solicitud de Subsanes a los Proveedores comerciales

Máximo 01 días hábiles

Departamento de Proveeduría

Fecha a cumplir:

6

Tiempo para que Proveedores comerciales presenten subsanes solicitados

Máximo hasta 5 días hábiles para presentar subsanes

Proveedores comerciales

7

Elaboración de la Recomendación de Xxxxxxxxxxxx, después de recibir los subsanes solicitados en su totalidad.

Máximo 10 días hábiles

Fecha a cumplir:

Departamento de Proveeduría

8

Convocatoria a los miembros de la Comisión de Recomendación de Adjudicación para análisis del documento.

Máximo 03 días hábiles ( 1 día hábil para la convocación por parte de la Proveeduría y 2 días hábiles para que miembros analicen el documento)

Miembros de la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones

9

Aprobación por parte de la Junta Directiva de la Recomendación de Adjudicación y notificación del acuerdo a la Proveeduría Institucional.

07 días hábil

Fecha a cumplir:

Junta Directiva

TOTAL PROGRAMADO:

TOTAL REAL:

CAPITULO IX

LICITACION ABREVIADA

Artículo 90. —Definición. La licitación abreviada es el procedimiento ordinario de carácter concursal, que procede en los casos previstos en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, en atención al monto del presupuesto, para respaldar las necesidades de bienes y servicios no personales del CTP y a la estimación del negocio.

Artículo 91.- Invitación a proveedores. La Proveeduría Institucional deberá invitar a un mínimo de cinco proveedores del bien o servicio. Si el número de proveedores para el objeto de la contratación es inferior a cinco, deberá cursar invitación mediante publicación en el Diario Oficial La Gaceta y los medios electrónicos habilitados al efecto.

Independientemente de la forma o el medio de invitación, la Proveeduría Institucional del CTP está en la obligación de estudiar todas las ofertas presentadas a concurso, sin que sea requisito estar inscritos en el Registro de Proveedores.

La aprobación de la orden de inicio en la Licitación Abreviada será de la siguiente manera:

Director Ejecutivo: menos del 50% del límite económico establecido para la Licitación Abreviada

Junta Directiva: sea mayor o igual al cincuenta (50%) por ciento de la Licitación Abreviada y Licitaciones Públicas.

Plazo para la revisión de carteles: El cartel será confeccionado por la Proveeduría Institucional, el cual será sometido a revisión al Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto a la Dirección de Asuntos Jurídicos y la otra revisión será por parte de la Unidad Solicitante, cada instancia contara con 7 días hábiles máximo para su revisión y observaciones y luego procederán a remitir cartel a la Proveeduría Institucional.

La Recomendación de Adjudicación deberá ser estrictamente firmada por los miembros de la comisión de Adjudicaciones del CTP, la cual estará conformada por el Proveedor Institucional, el titular del programa solicitante o el representante que él designe, y un Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o designada por el Jerarca al efecto. La ausencia temporal del Proveedor Institucional será suplida por el Sub proveedor o Encargado de Compra.

Artículo 92.- Otros medios de invitación. Cuando el número de proveedores inscritos para una determinada prestación sea igual o superior a cinco, la Proveeduría Institucional podrá invitar a participar en la licitación mediante publicación en el Diario Oficial y facultativamente en dos diarios de circulación nacional, según autorice la Dirección Ejecutiva, en cuyo caso no será necesario que el oferente se encuentre inscrito en el Registro de Proveedores.

Artículo 93.- Plazo para la recepción de ofertas. El plazo para recibir ofertas no podrá ser menor a cinco ni mayor a veinte días hábiles. Dentro del plazo para recibir ofertas no se cuenta el día de la comunicación a cada oferente o el de la publicación según proceda y si el del vencimiento. La Proveeduría Institucional deberá realizar todas las invitaciones en un mismo día.

Concluido el acto de apertura de ofertas, el Consejo de Transporte Publico dentro de los cinco días hábiles siguientes al acto de apertura realizara el análisis correspondiente de las ofertas, existirán dos análisis que deberán ser remitidos a la Proveeduría Institucional en un plazo máximo de tres días hábiles detallados a continuación.

1. Análisis Técnico:

Responsable: El Ejecutor de Programa autorizado o a quien este delegue:

Deberá integrar la contraparte técnica de valoración de las ofertas de manera indispensable, será el responsable de informar por escrito a la Proveeduría Institucional mediante las plantillas correspondientes la veracidad y el cumplimiento de las ofertas en cuanto a los requerimientos específicos de orden técnico de lo solicitado, así como el análisis del precio ofertado y la estructura de costos presentado en la oferta, para definir si dicho precio está acorde al estudio xx xxxxxxx.

2. Análisis Jurídico:

Responsable: Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto la Dirección de Asuntos Jurídicos del CTP:

Le corresponde emitir criterio por escrito acerca de los aspectos de orden jurídico del análisis de las ofertas y que sean parte del proceso de Contratación Administrativa.

La recomendación de adjudicación deberá ser estrictamente firmada por los miembros de la comisión de adjudicaciones del CTP, la cual estará conformada por el Proveedor Institucional, el titular del programa solicitante o el representante que él designe, y un Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o designada por el jerarca al efecto. La ausencia temporal del Proveedor Institucional será suplida por el Sub proveedor o Encargado de Compra.

Artículo 94.- Adjudicación y Re adjudicación. El acto de adjudicación deberá dictarse dentro del plazo establecido en el cartel. El plazo para adjudicar podrá ser prorrogado por un tanto igual al indicado en el cartel, para lo cual deberá mediar resolución escrita motivada y suscrita por el funcionario competente.

Vencido dicho plazo sin que se haya dictado el acto de adjudicación, los oferentes tendrán derecho a dejar sin efecto su propuesta y a que se les devuelva la garantía de participación, sin que les resulte aplicable sanción alguna. Asimismo, los funcionarios responsables de no haber dictado oportunamente el acto de adjudicación, estarán sujetos a las sanciones previstas en los artículos 96 y 96 bis de la Ley de Contratación Administrativa, por incumplimiento general de plazos legales. Para confirmar presuntas responsabilidades, previamente se realizará una investigación preliminar. El acto de adjudicación dictado fuera del plazo previsto será válido para todos los efectos legales.

El acuerdo de adjudicación será debidamente motivado y deberá ordenarse su publicación o notificación por el mismo medio por el cual se cursó la invitación.

En caso de anulación o revocación del acto de adjudicación, la re adjudicación o declaratoria de infructuoso o de desierto del concurso deberá dictarse dentro del plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de la notificación de la respectiva resolución. Este plazo no podrá ser prorrogado.

El acto de Adjudicación, desierto o infructuoso será aprobado de la siguiente manera:

Director Ejecutivo: menos del 50% del límite económico establecido para la Licitación Abreviada

Junta Directiva: sea mayor o igual al cincuenta (50%) por ciento de la Licitación Abreviada

MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS Y TRANSPORTES

CONSEJO DE TRANSPORTE PUBLICO

Departamento de Proveeduría

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Procedimiento de Licitación Abreviada

(ART. 99 REGLAMENTO A LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA).

PRIMERA PARTE: Acto de Adjudicación

#

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

TIEMPO (días hábiles)

RESPONSABLE

1

Período que se otorga a los proveedores para presentar ofertas para el procedimiento de Licitación abreviada. Inclusión en Comprared

No podrá ser menor a cinco ni mayor a 20 días hábiles (ARTICULO 99 RLCA)

Fecha a cumplir:

Departamento de Proveeduría

2

Apertura de ofertas

No podrá ser menor a cinco ni mayor a 20 días hábiles

Fecha a cumplir:

Departamento de Proveeduría

3

Análisis Jurídico de ofertas.

Máximo 03 días hábiles

Fecha a cumplir para ambas dependencias :

Abogado responsable del análisis Jurídico, Jefatura Unidad Solicitante o Ejecutor de Programa Responsable y Jefatura del Departamento Financiero

Análisis técnico de ofertas

 

Jefatuta y numero de oficio

4

Revisión por parte de la Proveeduría Institucional de ambos análisis (Legal y Técnico).

Máximo 02 días hábiles

Departamento de Proveeduría

Fecha a cumplir:

5

Solicitud de Subsanes a los Proveedores comerciales

Máximo 01 días hábiles

Departamento de Proveeduría

Fecha a cumplir:

6

Tiempo para que Proveedores comerciales presenten subsanes solicitados

Máximo hasta 5 días hábiles para presentar subsanes

Proveedores comerciales

7

Elaboración de la Recomendación de Xxxxxxxxxxxx, después de recibir los subsanes solicitados en su totalidad.

Máximo 8 días hábiles

Fecha a cumplir:

Departamento de Proveeduría

8

Convocatoria a los miembros de la Comisión de Recomendación de Adjudicación para análisis del documento.

Máximo 03 días hábiles ( 1 día hábil para la convocación por parte de la Proveeduría y 2 días hábiles para que miembros analicen el documento)

Miembros de la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones

9

Aprobación por parte de la Junta Directiva o Director Ejecutivo de la Recomendación de Xxxxxxxxxxxx y notificación del acuerdo de Junta Directiva a la Proveeduría Institucional.

05 días hábil

Fecha a cumplir:

Junta Directiva o Director Ejecutivo

TOTAL PROGRAMADO:

TOTAL REAL:

CAPITULO X

REGISTRO DE PROVEEDORES

Artículo 95—Registro de Proveedores. La Ley de Contratación Administrativa en el artículo 46, establece que cada Proveeduría institucional, llevará un registro de proveedores interesados en contratar con la administración, además el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, (en adelante el Reglamento) define las condiciones para la inscripción, vigencia, plazo y reglas de funcionamiento de las proveedurías.

El Registro de Proveedores constituirá el instrumento idóneo, en el que se inscribirán las personas físicas y jurídicas que desean participar en los procesos de contratación administrativa del CTP, de manera que se encuentren debidamente acreditados y evaluados de manera integral y particular para un determinado tipo de concurso, en cuanto a su historial, sanciones, capacidad técnica, financiera, jurídica y cualquier otra que resulte indispensable para una adecuada selección del contratista y del interés público.

Por pertenecer el Consejo de Transporte Publico al Poder Ejecutivo, este deberá utilizar el registro central a cargo de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, (en adelante DGABCA).

En el año 2010, la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa emitió la directriz N°DGABCA-NP-1336-2010, en la cual destaca lo siguiente: las Instituciones de la Administración Central, sus instituciones adscritas y aquellas que voluntariamente utilizan Compr@Red así como las instituciones descentralizadas, deben acatar lo indicado en el artículo 46 párrafo tercero y cuarto de la Ley de Contratación Administrativa^[3] y 116 párrafo segundo del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa en cuanto a que “deben utilizar el Registro Central de Proveedores que administra la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa como referencia para cursar invitaciones en las licitaciones abreviadas o en los casos de compra directa por escasa cuantía, sin que esto signifique que solamente puedan recibir ofertas de quienes están inscritos en dicho registro, ya que en el caso de recibir ofertas  de personas físicas o jurídicas que no se encuentren inscritas en dicho registro estas deben ser tomadas en cuenta para su análisis, tal y como lo establece la normativa vigente y la directriz, DGABCA-NP-864-2009, de fecha 06 de octubre de 2009”.

El Consejo de Transporte Publico deberá hacer uso del registro central a cargo de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, tomando en cuenta lo que dicta la normativa, por ende no se encuentran autorizados para llevar registros de proveedores en forma independiente.

CAPITULO XI

MEDIOS ELECTRONICOS

Artículo 96. —Uso de medios electrónicos. Los procedimientos de contratación administrativa podrán desarrollarse por medios electrónicos utilizando el sistema de compras aprobado para el gobierno central, y que sea posible establecer con toda precisión, por medio de registros fidedignos la identificación del emisor y el receptor, la hora, la fecha y el contenido del mensaje. Así mismo deberá cumplirse lo establecido en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley Nº 8454 y su reglamento.

Para tales efectos, el CTP requerirá de los oferentes la indicación de casilleros electrónicos, facsímiles u otros medios telemáticos para dirigir las comunicaciones oficiales.

Podrán transmitirse por medios electrónicos entre otros los siguientes actos: publicidad de los planes de compra; registro de proveedores; las invitaciones a participar, la divulgación del cartel, objeciones, modificaciones y aclaraciones, recibir ofertas y sus aclaraciones, realizar prevenciones para que se subsanen defectos formales trascendentes, así como recibir la subsanación, comunicar los actos finales del procedimiento como la adjudicación, declaratoria de desierta, fase recursiva, así como la formalización contractual y su aprobación interna o refrendo, orden de compra o pedido. Todo lo anterior conformará el expediente electrónico.

Para ello, podrán utilizarse redes abiertas o cerradas, operando en plataformas de comercio electrónico o mercados digitales de transacciones.

Artículo 97. —Principios rectores. Deberán utilizarse medios electrónicos que garanticen la transparencia; libre competencia; igualdad, libre acceso, integridad, neutralidad, seguridad, consistencia, confidencialidad; y no revocación de las actuaciones, basados en normas interoperables, permitir el respaldo de la información y el registro de operaciones desde su origen.

Artículo 98. —Disponibilidad de la información. La información debe estar disponible a través del sitio Web del CTP o de la Proveeduría Institucional, de modo que se garantice el acceso público, con las salvedades xx xxx.

Salvo caso fortuito o fuerza mayor, debe garantizarse la disponibilidad de la información las 24 horas del día.

Artículo 99. —Libertad de tecnologías y seguridad de la información. El sistema que utilice el CTP no deberá contener exigencias propias de tecnologías propiedad de determinados fabricantes. De igual forma no podrá permitir la alteración de los documentos contenidos en dicho sistema.

Artículo 100. —Reglamentación. La Proveeduría Institucional del Consejo de Transporte Publico utilizara de manera obligatoria el sistema de compras aprobado para el Gobierno Central y cumpliendo las directrices emanadas por el Ministerio de Hacienda como ente rector en materia de compras públicas definiendo este los requerimientos técnicos que debe atender la plataforma tecnológica de compras.

CAPITULO XII

DE LOS CONTRATOS

SECCION PRIMERA

TIPOS DE CONTRATOS

Artículo 101. —Generalidades. El CTP Administración puede acudir a cualquiera de las figuras contractuales típicas o atípicas desarrolladas en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento, en el presente Reglamento y demás normas vigentes del ordenamiento jurídico.

Artículo 102. —Tipos de contratos

Entre otros, el CTP está facultado a utilizar los siguientes tipos contractuales:

a)  Permutas: Dar un objeto a cambio de otro.

b)  Renting: Uso de bienes en plazo variable.

c)  Factoreo: Transferencia de un crédito comercial de su titular a un tercero (factor) que se encarga de la cobranza mediante un pago o retribución.

d)  Franquicia: Una empresa se compromete a concederle al CTP la venta de productos o prestación de servicios complementarios, reparaciones, servicios financieros, auditorios o ventas de repuestos que son de su propiedad intelectual.

Artículo 103. —Contrato de obra pública. La contratación de obras públicas se hará mediante los procedimientos de licitación pública, abreviada o por contratación directa basada en la escasa cuantía, de acuerdo con la estimación del negocio, se debe aplicar artículos 148 al 152 del RLCA.

Artículo 104. —Contrato de suministro de bienes. La adquisición de bienes, se hará siguiendo los procedimientos de licitación pública, abreviada o por contratación directa basada en la escasa cuantía, de acuerdo con la estimación preliminar del negocio o excepción utilizada. En el caso de que se utilicen las modalidades de entrega según demanda y consignación se acudirá al procedimiento de Licitación Pública.

Cuando el objeto contractual así lo amerite, se pondrá especial atención, tanto en la elaboración de carteles, como en las fases de selección del contratista y de ejecución contractual, así como a la existencia de garantías, repuestos, talleres y servicios posteriores de venta que resulten adecuados de acuerdo al objeto de la contratación.

El CTP tiene la facultad de inspeccionar y de ser informada del proceso de fabricación o elaboración del producto, pudiendo ordenar o realizar por sí misma análisis, ensayos y pruebas de los materiales que se vayan a emplear, establecer sistemas de control de calidad y dictar cuantas disposiciones considere oportunas para el estricto cumplimiento de lo convenido, dentro de los principios de razonabilidad, proporcionalidad y realidad xxx xxxxxxx.

Artículo 105.—Modalidades del contrato de suministros. La contratación del suministro de bienes podrá realizarse bajo alguna de las siguientes modalidades, y según el tipo de procedimiento que por cuantía corresponda: 

a)  Cantidad definida: mediante la compra de una cantidad específica previamente definida, ya sea que se fije un plazo de entrega único o con varios tractos referidos a entregas parciales.

b)  Entrega según demanda: cuando las condiciones xxx xxxxxxx, así como el alto y frecuente consumo del objeto lo recomienden, se podrá pactar no una cantidad específica, sino el compromiso de suplir los suministros periódicamente, según las necesidades de consumo puntuales que se vayan dando durante la fase de ejecución. En este supuesto el CTP incluirá en el cartel, a modo de información general, los consumos, al menos del año anterior.

Las cotizaciones se harán sobre la base de precios unitarios formulados con fundamento en una proyección de los consumos mensuales y totales aproximados. El cartel deberá definir con toda claridad, entre otros: el plazo de la contratación, el cual no podrá ser superior a cuatro años, incluyendo plazo inicial y eventuales prórrogas, las condiciones de revisión periódicas de precios, sea en aumento o disminución según comportamiento xxx xxxxxxx, las reglas sobre la eventual exclusividad, la metodología de ejecución del contrato, incluyendo los plazos mínimos de aviso al contratista para la siguiente entrega y los máximos en los que éste debe entregar, sistemas del control de calidad, causas de resolución contractual, reglas para excluir un producto y demás asuntos pertinentes.

En este tipo de contrataciones será posible la inclusión de nuevos suministros no contratados originalmente, en tanto obedezca a una necesidad surgida con posterioridad al inicio del concurso que originó el contrato, que se trate de bienes de similar naturaleza, que el aumento no implique más de un 50% de la cantidad de bienes originalmente contratados, estimación inicial y que además, se acredite la razonabilidad del precio cobrado.

c)  Ejecución por consignación: En aquellos objetos en los que la determinación de la demanda puede sufrir variaciones importantes y periódicas durante la fase de ejecución, es posible realizar la contratación mediante la entrega de un lote inicial con el compromiso del contratista durante el plazo contractual de restituir los componentes o elementos consumidos.

De previo a la utilización de esta modalidad, deberá dejar acreditado que para el caso particular, su uso es más conveniente que la adquisición de una cantidad única.

El cartel deberá regular las condiciones de entrega original y formas de restitución, así como el plazo máximo del contrato, el cual no podrá ser superior a cuatro años. Las cotizaciones se harán en precios unitarios sobre la base de una estimación de consumo.

Artículo 106. —Venta y donación de bienes muebles. Para la venta de bienes muebles, el CTP, acudirá al procedimiento de licitación pública o remate dependiendo de la cuantía del negocio, así como al remate regulado en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento. En caso de que se hubiera realizado el procedimiento que corresponda y no hubieren oferentes o postores interesados, el CTP podrá declarar la degradación del procedimiento y el rebajo de la base. Lo anterior sin perjuicio de que se realice una venta directa en caso de que se disponga de un interesado en su adquisición; sin perjuicio del control posterior facultativo de la Contraloría General de la República.

De previo a tramitar la respectiva venta, será necesario realizar un peritaje que determine la estimación del valor de los bienes, según las referencias xxx xxxxxxx, la cual se considerará el monto mínimo por el que se venderán.

De igual forma todos los bienes muebles declarados en desuso o en mal estado podrán ser objeto de venta o donación por los medios establecidos en las normativas internas de cada entidad y la legislación vigente.

Previo a la ejecución de la donación, se deberá contar con el avalúo de los bienes realizado por el Área de Avalúos de la Institución o bien el Área de Avalúos del MOPT o el Ministerio de Hacienda, de acuerdo con el valor real xxx xxxxxxx.

Artículo 107.—Arrendamiento de bienes muebles. Para tomar en arriendo bienes muebles, tales como equipo o maquinaria, con opción de compra o sin ella, el CTP deberá seguir los procedimientos de licitación pública, licitación abreviada, o contratación directa, todo conforme con los parámetros que establece la Ley de Contratación Administrativa, su reglamento y el presente Reglamento, cuando corresponda.

Cuando el contrato de arrendamiento contenga la cláusula de opción de compra, su monto se estimará a partir del precio actual del equipo o maquinaria respectivo. Cuando no se incluya dicha opción, la contratación se estimará tomando el monto total de alquileres correspondientes a cuatro años.

Cuando se contemple la opción de compra, en el respectivo cartel quedará establecido, al menos, su plazo, el cual será inmodificable y proporcional a la vida útil del bien, el monto del arrendamiento, el porcentaje de amortización, así como el valor residual real preestablecido.

El arrendante corre con los riesgos tales como destrucción y robo, así como también ha de cubrir las reparaciones, mantenimiento, seguros, e impuestos, entre otros.

Artículo 108. —Adquisición de inmuebles. Para adquirir bienes inmuebles la Administración debe seguir el procedimiento de licitación pública, salvo los casos en que leyes especiales autorizan la compra directa o bien cuando la Contraloría General de la República autorice la compra de un determinado bien.

En el cartel respectivo, se indicará que el inmueble sujeto de adjudicación será sometido a un avalúo realizado por el Área de Avalúos de la Institución o bien, el Área de Avalúos del MOPT o el Ministerio de Hacienda, a efecto de determinar el tipo de procedimiento concursal a utilizar.

El CTP adjudicará el concurso a aquella oferta que resulte mejor calificada de acuerdo con las condiciones que establece el cartel respectivo.

Además, de previo a dictar el acto de adjudicación, deberá constar en el expediente una justificación técnica en la cual se acredite que el bien es apto para la necesidad que se pretende satisfacer, haciendo referencia a la relación entre los fines y las características del inmueble. Adquirir un bien sin que se haya realizado este estudio generará responsabilidad disciplinaria.

Artículo 109. —Enajenación de bienes inmuebles. Para enajenar bienes inmuebles el CTP debe utilizar el procedimiento de Licitación Pública o el remate según convenga al interés público. En el expediente respectivo debe incorporarse la resolución debidamente motivada que justifique la enajenación y el procedimiento por el que se ha optado, así como el inventario y clasificación del bien o los bienes objeto de la enajenación.

Los bienes inmuebles afectos a un fin público no podrán ser enajenados por el CTP, pero podrán ser desafectados por el mismo procedimiento utilizado para establecer su destino actual. Si no consta el procedimiento utilizado para la desafectación, se requerirá la autorización expresa de la Asamblea Legislativa para su desafectación.

La base de la venta de los bienes inmuebles pertenecientes al CTP, será la que fije pericialmente, el personal especializado del Area de Avalúos de la Institución o bien del Área de Avalúos del MOPT o del Ministerio de Hacienda.

Artículo 110. —Arrendamiento de inmuebles. El CTP podrá tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con o sin opción de compra, mediante el procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el monto estimado; sin perjuicio de lo establecido en relación con el arrendamiento o compra de bienes únicos de este Reglamento.

El propietario del inmueble no rendirá ninguna clase de garantía de cumplimiento a favor del CTP.

Para el reajuste de la renta o precio se aplicará lo dispuesto en la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos.

Artículo 111. —Contrato de Servicios. Para la contratación de servicios técnicos o profesionales, a cargo de personas físicas o jurídicas, el CTP, deberá seguir los procedimientos de licitación pública, abreviada o contratación directa, según corresponda.

Ese tipo de contrataciones no originará relación de empleo público entre el CTP y el contratista, y deberá remunerarse conforme las respectivas tarifas, cuando los servicios se encuentren regulados por aranceles obligatorios. Caso contrario el cartel o el respectivo formulario, para los casos de contrataciones directas, deberá solicitar un desglose del costo de los servicios, detallado en costos directos, indirectos y utilidades.

Se deberá establecer en los requisitos de admisibilidad un perfil idóneo y cuando no se encuentren reguladas las tarifas, el precio no constituirá el único factor determinante en la comparación de las ofertas, sino que podrán incluirse también parámetros que permitan valorar las condiciones personales, profesionales o empresariales de los participantes.

La contratación de servicios profesionales propios de una relación de empleo público, está excluida de la aplicación de la Ley de Contratación Administrativa y de su Reglamento.

Cuando las condiciones xxx xxxxxxx, así como la alta y frecuente demanda de servicios lo recomienden, se podrá pactar el compromiso de suplir los servicios, según las necesidades puntuales que se vayan dando durante un período determinado o bien contra demanda. Las cotizaciones se harán sobre la base de precios unitarios formulados con fundamento en una proyección de los costos y eventuales demandas del servicio. El cartel deberá definir con toda claridad, entre otros: el plazo de la contratación, el cual no podrá ser superior a cuatro años, las condiciones de revisiones periódicas de precios, sea en aumento o disminución según comportamiento xxx xxxxxxx, las reglas sobre la eventual exclusividad, la metodología de ejecución del contrato y demás asuntos pertinentes.

SECCION SEGUNDA

PERFECCIONAMIENTO, FORMALIZACIÓN Y REFRENDO DE LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS

Artículo 112. —Sobre el Refrendo de la contrataciones administrativas. Las contrataciones administrativas que requieran o no del refrendo por parte de la Contraloría General de la República, en razón de su cuantía y estrato presupuestario en el cual se ubique el CTP, deberán someterse a las disposiciones contempladas en el Reglamento sobre Refrendos de las Contrataciones de la Administración Pública emitido por el Órgano Contralor.

Artículo 113. —De los contratos. Una vez que el CTP determine la formalización contractual, se deberán integrar al documento contractual, los términos relevantes del cartel y de la oferta adjudicada, para ordenar los derechos, las obligaciones y demás datos de interés que se encuentran dispersos en el cartel, según la estructura que éste tenga.

Artículo 114. —Inicio del procedimiento: El Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto la Dirección de Asuntos Jurídicos será responsable de la elaboración del contrato, previa solicitud del Departamento de Proveeduría en donde remitirá el expediente administrativo para su confección así como la respectiva garantía de cumplimiento y especies fiscales de la empresa contratista, el cual luego remitirá a la Proveeduría Institucional para coordinar las firmas del mismo.

Plazo para la elaboración del contrato: El Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto la Dirección de Asuntos Jurídicos contara con un tiempo de hasta 6 días hábiles máximo para la confección del respectivo contrato.

Artículo 115. —Codificación de los contratos. Los contratos tendrán una codificación dada por el Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto la Dirección de Asuntos Jurídicos en forma consecutiva por tipo de bien, obra o servicio, utilizando números y letras para facilitar su archivo y su posterior control, quien además deberá mantener una lista actualizada de los contratos formalizados, debidamente clasificada.

Artículo 116. —Estructura y contenidos del contrato. Sin perjuicio de las disposiciones emitidas en esta materia, por la Contraloría General de la República, en el Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, el contrato deberá contener como mínimo:

1. Número consecutivo.

2. Titulo o encabezado.

3. Identificación y calidades de las partes contratantes.

4. Antecedentes en que se basa.

5. Objeto.

6. Obligaciones del CTP.

7. Obligaciones del contratista.

8. Otras condiciones (cláusula penal, retenciones). Se deben establecer penalizaciones por el atraso en el cumplimiento de la fecha establecida de inicio del contrato por causas imputables al contratista, por el atraso en el cumplimiento de las fechas parciales establecidas como hitos en el Programa de Ejecución, por causas imputables al contratista, se debe establecer la posibilidad de que el contratista pueda recuperar las penalizaciones canceladas por el atraso en cumplimiento de las fechas parciales establecidas como hitos en el Programa de Ejecución convenido, si éste recupera los tiempos de atraso conforme al citado programa y logra cumplir con la fecha final de terminación pactada en el contrato, se debe indicar penalización por la ejecución tardía (cláusula penal) en el cumplimiento de la fecha final de terminación, por causas imputables al contratista, una bonificación por la ejecución prematura en el cumplimiento de la fecha final de terminación pactada.

9. Monto y forma de pago.

10. Inicio y plazo de la contratación.

11. Fórmula para los reajustes de precios, cuando corresponda.

12. Cláusula de Exoneración del pago de Impuestos selectivo de Consumo y de Ventas.

13. Estimación Fiscal.

14. Fecha de suscripción por las partes.

Artículo 117. —Correcciones al proyecto del contrato. La Proveeduría Institucional remitirá el proyecto del contrato al contratista, para que emita sus observaciones al respecto.

Artículo 118. —Formalización del contrato. Una vez corregido y firmado el contrato por el contratista, la Proveeduría Institucional remitirá el contrato para refrendo interno a la Dirección de Asuntos Jurídicos y el Director Ejecutivo , cada uno tendrá un plazo de hasta 3 días hábiles máximo para la firma del contrato.

Artículo 119. —Archivo y custodia de los contratos. Una vez recibido por parte de la Dirección Ejecutiva, el contrato refrendado o aprobado, ésta lo remitirá a la Proveeduría Institucional, quien se encargará de entregar una copia al contratista, otra a la unidad solicitante o fiscalizadora, e incorporará una copia al expediente de la contratación administrativa correspondiente.

El original será custodiado por la Proveeduría Institucional en el respectivo expediente de contratación administrativa

Artículo 120.- Fiscalización del contrato. La fiscalización del contrato estará a cargo de la Comisión de Contraparte que se conformara siempre por la Unidad Solicitando y/o Técnica pudiendo adicionarse la integración de asesores del área financiera, legal o del área que corresponda cuyo nombramiento será potestad del Director Ejecutivo. El ejecutor del programa solicitante del objeto contractual o a quien este delegue tendrá por objeto tomar oportunamente las providencias necesarias para obligar al contratista al estricto cumplimiento de las condiciones específicas y plazos establecidos o, para proceder a la ejecución de las garantías correspondientes y a la resolución del contrato, cuando estas medidas se estimen pertinentes, tanto como para impartir instrucciones respecto a técnicas y oportunidades, o sustituciones que se impongan en cuanto a materiales o planillas, fundamentalmente tratándose de contrato de obra, además de cumplir con artículo 11 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Las responsabilidades de la Comisión Contraparte serán las siguientes:

• Las labores de supervisión durante la ejecución y cierre del contrato.

• La adopción de decisiones y el dictado de instrucciones durante la ejecución del contrato.

• El aseguramiento de la correcta realización del contrato.

• La valoración de las propuestas para la imposición de las penalizaciones establecidas contractualmente.

• La concurrencia a la recepción del objeto contractual.

• La resolución de reclamos que surjan producto de la ejecución y cierre del contrato.

• La vigilancia para que se cuente con los recursos presupuestales necesarios para realizar los trabajos ininterrumpidamente, para contratos prorrogables debe gestionar ante el Departamento Financiero del CTP la reserva presupuestaria necesaria para enfrentar periodos venideros e informar con tres meses de anticipación a vencer el contrato si procederá a solicitar prorroga o informar si han existido inconvenientes en el servicio brindado por el contratita.

• La vigilancia para que en los contratos de obra, previamente al inicio de los trabajos, se cuente con los proyectos arquitectónicos y de ingeniería, especificaciones de calidad de los materiales y especificaciones generales y particulares de construcción, desglose de los precios con sus análisis de precios unitarios o alcance de las actividades de obra, programas de ejecución y suministros o utilización, términos de referencia y alcance de servicios.

• La coordinación con las unidades administrativas y servidores públicos responsables de efectuar las terminaciones anticipadas o resoluciones de contratos y, cuando se justifique, las suspensiones de los trabajos.

• La rendición de informes periódicos (mensuales, bisemanales, semanales), así como de un informe final sobre el cumplimiento del contratista en los aspectos legales, técnicos, económicos, financieros y administrativos.

• La solicitud de autorización y trámite de las modificaciones del contrato y de los convenios necesarios para ello.

• El levantamiento de las actas de recepción del objeto contractual y, de resultar necesario, el señalamiento de las instrucciones precisas y del plazo fijado para remediar los defectos o vicios observados.

• La autorización y firma del finiquito del contrato.

Por otra parte, los Jefes de Programa o la Unidad solicitante, al ser los responsables de realizar el plan de compras, al tener la inmediatez de la información de los bienes y servicios necesarios, para el periodo presupuestario y al ser a su vez los responsables de la ejecución presupuestaria del programa a su cargo; son quienes deben confeccionar las solicitudes de pedido para dar inicio a los tramites de contratación administrativa de acuerdo a las facultades a ellos concedidas, de forma que dispongan de la mejor forma del presupuesto asignado a su unidad en concordancia con los planes de trabajo establecidos para ese año.

De igual forma son los Jefes de Programa, subprograma/ proyecto o la Unidad Solicitante los que deben indicar si previendo el plazo necesario para realizar el procedimiento de contratación y su ejecución en caso de prolongarse a otros periodos presupuestarios, contarán con la disponibilidad presupuestaria para los otros periodos, emitiéndose la respectiva certificación de fondos y así se debe indicar en la decisión inicial o de tener conocimiento en el trascurso del proceso de contratación deberá gestionar lo pertinente para contar con la disponibilidad presupuestaria o en su defecto indicar como responsables del proyecto y del presupuesto la no continuidad del proceso al Departamento de Proveeduría.

La designación de la comisión deberá disponerla el Director Ejecutivo a más tardar 1 día hábil antes de iniciar la etapa de ejecución del contrato.

En la etapa de Ejecución contractual la comisión Contraparte velara para que se cumpla por parte del contratista con la presentación de la Estructura de Desglose de Trabajo de la ejecución contractual, que permita identificar con claridad los distintos productos entregables del contrato, a un nivel de control tal que permita asignar la responsabilidad por el desarrollo y/o entrega de cada uno de ellos a una persona o empresa determinada, así como su programación, costeo y monitoreo respectivo.

La elaboración de la Matriz de Roles y Responsabilidades de la ejecución y cierre contractual, que permita asignar los roles y responsabilidades de los distintos participantes en la contratación, con el fin de asegurar la entrega de los productos y así cumplir con los objetivos del proyecto

El desarrollo de la Matriz de Comunicación de la ejecución y cierre contractual, que busque mantener informados a los involucrados claves, asegurar una comunicación efectiva y facilitar la toma oportuna de decisiones., dicha matriz debe incluir lo siguiente:

• La lista de informes de avance de ejecución del contrato y sus contenidos.

• Los documentos de planificación relevantes y sus contenidos

• La lista de distribución de la información

• La periodicidad de la información

• El medio de distribución de la información.

• El responsable de emitir cada informe.

• Para efecto de las reuniones, la utilización xx xxxxxxxxxx de las minutas, que permitan recoger los principales aspectos y acuerdos tomados en dichas reuniones.

El desarrollo del Cronograma de la Ejecución del contrato, con el objetivo de establecer la línea base del cronograma, dar seguimiento al estado del proyecto y asegurar que el contrato se concluya, dentro del tiempo establecido según los compromisos contractuales.

El desarrollo del Presupuesto de Costos del contrato, con la finalidad de establecer la línea base de los costos y asegurar que éste se termine dentro del presupuesto aprobado, según los compromisos contractuales, así como un Programa de Erogaciones del contrato que integra los siguientes aspectos:

• El Presupuesto Base.

• El Programa de Ejecución del contrato.

• La forma de pago establecida en el contrato.

La identificación, integración, estandarización y documentación de las lecciones aprendidas, con la finalidad de emitir recomendaciones de mejora para el proceso de ejecución y cierre contractual.

El desarrollo del Plan de Gestión Ambiental, en caso que el objeto del contrato lo amerite, con el propósito de identificar y adoptar oportunamente las acciones dirigidas al manejo ambiental de los efectos del contrato.

Control de la Seguridad Laboral y Seguridad Ocupacional: Para la ejecución del contrato, la Comisión Contraparte solicitara al contratista en caso de resultar pertinente un Plan de Seguridad Laboral y de Salud Ocupacional, con el propósito de monitorear su cumplimiento, en cuanto a los términos contractuales o previstos en la normativa vigente sobre esa materia.

Cuando sea necesario el desarrollo de la Matriz de Administración de Riesgos como instrumento para prever y actuar con oportunidad para evitar los problemas potenciales, que incluya los siguientes aspectos:

• Las amenazas y oportunidades seleccionadas

• Las posibles respuestas.

• El plan de acción.

• La identificación del responsable de administrar el riesgo.

Se debe elaborar planes de respuesta al riesgo, con la debida asignación de los responsables de gestionarlos, por parte del equipo de la gestión contractual.

Control de manejo ambiental: De resultar pertinente y si aplica para la contratación se deberá solicitar al contratista un Plan de Manejo Ambiental durante la ejecución del contrato, que incluye las previsiones necesarias para preservar o restaurar las condiciones ambientales y los procesos ecológicos de la zona cuando pueden verse deteriorados o afectados por dicha ejecución.

Durante la ejecución del contrato se monitorean en forma periódica las medidas o acciones adoptadas en materia ambiental, de modo que permita identificar y confirmar el trabajo realizado y compararlo con lo planeado en el Plan de Manejo Ambiental.

Artículo 121.- Modificación del contrato. El CTP podrá aumentar, disminuir o modificar la prestación objeto del contrato en razón de un interés justificado de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 12 de la LCA y artículos 200 y 201 del RLCA. Por vía de modificación no se podrá variar el objeto del negocio.

La modificación deberá ser aprobada y confeccionada por la Proveeduría Institucional, solicitada previamente por la Unidad Solicitante responsable de la contratación, si se trata de una variación superficial o formal respecto de las condiciones pactadas, por estar referida a aspectos de detalle del contrato.

La variación de condiciones específicas o relevantes del contrato deberá ser autorizada por el Director Ejecutivo o la Junta Directiva, según corresponda.

Artículo 122.- Prórroga a la ejecución de los contratos. En situaciones de caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditada, el contratista podrá solicitar por escrito ante la Comisión de Contraparte respectiva, prórrogas para la ejecución del contrato, misma que analizará la gestión en un plazo de cinco días hábiles y remitirá su criterio y recomendación ante la Dirección Ejecutiva para que resuelva lo pertinente.

También se autorizará prórrogas para la ejecución del contrato por demoras ocasionadas por el propio CTP.

No se concederán prórrogas vencidos los términos de ejecución previstos, sin perjuicio del derecho de justificar el incumplimiento por los medios legales establecidos.

Las prórrogas de los plazos establecidos en los documentos contractuales son valoradas con base en la afectación del atraso en las actividades críticas según metodologías xx xxxx crítica o cadena crítica para la elaboración del Programa de Ejecución.

MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS Y TRANSPORTES

CONSEJO DE TRANSPORTE PUBLICO

Departamento de Proveeduría

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Validez, perfeccionamiento y formalización contractual

(ART. 190 REGLAMENTO A LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA).

PRIMERA PARTE: Acto de Adjudicación

#

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

TIEMPO (días hábiles)

RESPONSABLE

1

Remisión del Expediente de Contratación al Asesor Legal de la Proveeduría o en su Defecto a la Dirección de Asuntos Jurídicos para elaboración del contrato

Máximo:2 días hábiles

Fecha a cumplir:

Departamento de Proveeduría

2

Confección y remisión del Contrato por parte del Asesor Legal de la Proveeduría o en su Defecto la Dirección de Asuntos Jurídicos a la Proveeduría Institucional

M áximo : 6 días hábiles

 

Fecha a cumplir:

del Asesor Legal de la Proveeduría o en su Defecto a la Dirección de Asuntos Jurídicos

3

Proveeduría Institucional remite al contratista el borrador del contrato para su revisión.

Máximo 02 días hábiles

Fecha a cumplir para ambas dependencias :

Asesor Legal de la Proveeduría o la Proveeduría Institucional

4

Contratista revisa el contrato, lo acepta o emite sus observaciones al respecto y procede a presentarse a la Proveeduría Institucional a firmar la formalización contractual.

Máximo 03 días hábiles

Contratista

Fecha a cumplir:

5

Proveeduría Institucional coordina las firmas respectivas del contrato(Dirección de Asuntos Jurídicos , y el Director Ejecutivo)

Máximo 01 días hábiles

Departamento de Proveeduría

Fecha a cumplir:

6

Dirección de Asuntos Jurídicos y Director Ejecutivo cada uno tendrán un plazo de 3 días hábiles para la firma del contrato

Máximo 3 días hábiles

Asesoría Jurídica, Dirección Ejecutiva y contratista )

Fecha a cumplir:

7

Si Procede refrendo Contralor , la Proveeduría Institucional remitirá el contrato a la Contraloría General de la Republica

Máximo: 2 días hábiles

Departamento de Proveeduría

8

Contraloría General de la Republica refrenda el contrato

Máximo: Licitación Pública: 25 días hábiles y 20 días hábiles en los restantes casos ( arti.190 RLCA)

Contraloría General de la Republica

9

Proveeduría Institucional procede a notificar contrato refrendado a la Dirección Ejecutiva, contratista y Unidad Solicitante.

Máximo. 2 días hábiles

Proveeduría Institucional

10

Dirección Ejecutiva procede a nombrar a los miembros de la Comisión Contraparte y girar orden de inicio al contratista.

Máximo: 1 día hábil.

Dirección Ejecutiva

9

Proveeduría Institucional procede a notificar responsabilidades y funciones que por ley le competen a los Miembros De la Comisión Contraparte o a la Unidad Solicitante

Máximo: 1 día hábil.

Proveeduría Institucional

TOTAL PROGRAMADO:

TOTAL REAL:

SECCION TERCERA

GESTION DE PAGO POR SERVICIOS INSTITUCIONALES

Artículo 123. —Aprobación de facturas. Sin perjuicio de los otros requisitos que en adelante se señalarán, toda factura (independientemente del bien, obra o servicio a que se refiera) de previo a su presentación ante el CTP, debe contar con el sello, nombre y firma del órgano o funcionario receptor del bien, obra o servicio, responsable del control y cumplimiento de las obligaciones contractuales. Para tales efectos la impresión del sello, nombre y firma se tendrá como recibo conforme de la o de las facturas y el ajuste de las mismas a los requisitos de forma y contenido y que la información en ellas consignada se ajusta a lo real, además del llenado correspondiente de la plantilla elaborada para tal fin en donde se deje constancia la persona responsable del bien o servicio recibido a satisfacción.

Artículo 124. —Sobre el pago. Los pagos a que el CTP se obligue y que realice a los proveedores se harán contra la prestación del servicio, por mes vencido en caso de alquileres, recepción de bienes o avance de obra; sea una vez que todas las contraprestaciones a cargo del contratista correspondiente hayan sido debidamente ejecutadas, conforme a lo convenido y a entera satisfacción del Consejo, resultando absolutamente nula cualquier estipulación en contrario. En las contrataciones de arrendamiento, los pagos se harán por período vencido.

Artículo 125. —Remisión y/o presentación de facturas. La presentación de facturas por ejecución de servicios u obras, la tramitara los miembros de la Comisión Contraparte o la Unidad Solicitante por medio de oficio dirigido a la Jefatura del Departamento de Proveeduría, en el que se detallará el número de la factura, el acreedor, el monto, y solicitando que se dé el respectivo trámite.

Tal solicitud se hará únicamente por las unidades, órganos o funcionarios de la Administración autorizados para ello. En ningún caso el CTP dará trámite a facturas presentadas directamente por el acreedor, ni por funcionarios no autorizados.

A efectos de identificar a la Unidad, órgano o funcionario autorizado de la recepción de bienes, servicios u obras y de presentar facturas, la Proveeduría Institucional deberá remitir copia de la orden de compra u contrato al Departamento Financiero, en donde se indican los responsables o encargados del control del cumplimiento de las obligaciones asumidas por los contratistas.

Artículo 126. —Acciones Disciplinarias por pagos indebidos o retención de pagos. El funcionario que autorice un pago entiéndase Comisión Contraparte o Unidad Solicitante en contravención de estas disposiciones incurrirá en responsabilidad laboral. Igual sucederá con el funcionario que sin motivo justificado retenga un pago a un proveedor o contratista. Para tales efectos, el órgano que detecte la irregularidad lo pondrá en conocimiento del Departamento de Recursos Humanos o de la Dirección Ejecutiva para que se adopten las acciones disciplinarias procedentes.

Artículo 127. —Documentos que acompañan el pago. Para la tramitación del pago de facturas, estas deberán además acompañarse de:

1. Oficio formal dirigido a la Jefatura del Departamento de Proveeduría solicitando el trámite de pago, firmado por los funcionarios responsables( Unidad Solicitante o Comisión contraparte)

2. Plantilla debidamente llena en donde indica que se recibió a satisfacción el bien o servicio.

   1. En caso de reparaciones: La expresión por escrito de la unidad solicitante de la reparación dando el recibido conforme.

   2. En caso de bienes, con la correspondiente fórmula de ingresos de los equipos, suministros o muebles firmada y sellada por el funcionario responsable de la recepción, en la que se indique que éstos se ajustan a lo ofrecido por el contratista y lo aceptado o requerido por el CTP, en cuanto a calidad, plazo, características y a las muestras cuando éstas se hubieren solicitado.

2. 3. Tratándose de servicios de ejecución continua, como los de seguridad y vigilancia y de limpieza, por los cuales los pagos se hagan en forma periódica y por períodos vencidos; se elaborará un documento en el que se consigne si el servicio se ejecutó o no en forma eficiente, si se autoriza o no el pago, en virtud de haberse ejecutado el servicio acorde con las disposiciones contractuales.

4. Cuando se está en presencia de cobros por servicios de índole profesional, técnica, intelectual u otros análogos, se debe señalar en el documento de remisión de las facturas, sí el contratista ha cumplido el objeto, conforme las obligaciones por él contraídas, en tiempo y forma, y si se autoriza el pago. Tales señalamientos deberán hacerse en forma expresa, debe indicarse si la prestación es por etapas (tractos). En caso de traer la ejecución aparejada la entrega de informes, dictámenes o cualquier otro documento de resultados, se debe hacer pronunciamiento si éstos se entregaron.

5. Para la tramitación del pago de facturas por ejecución de obras sea por haberse concluido en su totalidad el objeto contractual o por ejecuciones parciales (por avance, admitidos por el cartel) el funcionario (s) que fiscaliza (n) la ejecución deberá informar por escrito si la obra (su todo o su parte) se recibe a plena satisfacción.

6. Una vez verificados los requerimientos anteriores, La Proveeduría Institucional gestionarán ante el Departamento Financiero la solicitud de pago, sin dilaciones innecesarias, a efectos de que la Institución cumpla con sus contraprestaciones y no se cause perjuicio a los contratistas.

Artículo 128. —Requisito de las facturas. Es obligación la Proveeduría Institucional en conjunto con los miembros de la Comisión Contraparte (Unidad Solicitante) y Departamento Financiero, verificar que las facturas remitidas para su pago cumplan con los requisitos de forma y contenido que establecen la normativa que le es aplicable, y contengan además:

1. La indicación de la fecha de emisión del documento cobratorio, que el deudor es el CTP.

2. La descripción clara y precisa de los bienes, servicios u obras objeto del cobro, incluyendo cantidades, la contratación o procedimiento en que se originó (número, tipo y objeto de la contratación, número y fecha de la orden de compra u otros que permitan determinar el origen de la obligación).

3. La leyenda de que la compra está exenta de los impuestos de consumo y de ventas o los que correspondan.

4. El encargado o ejecutor del proyecto, deberá indicar si se trata de un pago parcial o cancelación. Para las cancelaciones deberá indicar las reversiones o sobrantes, de existir, aportando los originales correspondientes.

SECCIÓN CUARTA

DE LA RECEPCION DE BIENES

Artículo 129. —Inicio de la actividad. Mediante una copia de la Orden de Compra remitida por la Proveeduría Institucional, en la cual conste la fecha y la hora de recibo por parte del contratista, así como el nombre y firma del proveedor, los funcionarios xxx Xxxxxxx Central del CTP se informarán de la recepción de bienes, materiales, suministros, equipo o maquinaria que habrán de recibir y dentro de qué plazo.

Para el caso de eventuales donaciones o contrataciones en las cuales el objeto a recibir no conste en una orden de compra, la unidad solicitante deberá remitir fotocopia de la información que respalda dicho trámite, oportunamente.

El responsable de dicho trámite en el Almacén Central del CTP, asignará el valor de la donación que se indique en los documentos que soportan el registro y cuando se tratare de activos tramitara todo el proceso que por ley corresponde para el tema de donaciones y que se encuentra definido por la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa En caso de que no sea factible determinar el valor, éste se le asignará con base en el precio anterior que maneje el Almacén Central a la fecha de la donación.

Artículo 130. —Verificación. La entrega de bienes, materiales, suministros, equipo o maquinaria, se entenderá formalmente efectuada en el lugar y el momento señalados en el cartel correspondiente al procedimiento de contratación respectivo.

Las entregas se pueden realizar de las siguientes formas:

a. Una sola entrega al Almacén Central del CTP, en cuyo caso se requiere que el oferente al entregar la mercadería, presente el original de la factura, copia de la orden de compra, las especies fiscales respectivas, y cuando aplica certificación de la garantía del equipo o suministro. Estos documentos serán revisados con el propósito de corroborar que lo descrito en la orden de compra (cantidad, precio, descripción y garantía, sea coincidente con lo que se detalla en la factura). Además se verificará que esta cumpla con los requisitos que señalan la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

b. Entregas parciales en el Almacén Central del CTP. En estos casos se solicitará al proveedor, una copia de la orden de compra y la presentación de la factura respectiva. Asimismo se verificarán los aspectos indicados en los incisos anteriores. No deberán aceptarse entregas parciales sino se presenta fotocopia de la orden de compra y la factura original respectiva por parte del contratista en donde se facture lo que se está entregando y recibiendo, excepto en los casos en donde medie una justificación de caso fortuito o fuerza mayor, debidamente demostrado por el contratista.

Artículo 131. —Recepción provisional de bienes con características especiales. Cuando por las características técnicas o especiales del bien a recibir, el funcionario encargado de la recepción, se hará acompañar, de un representante de la Contraparte y/o Unidad Técnica o bien de la Proveeduría Institucional, según corresponda, quién verificará que dichos bienes se ajustan a los términos generales de la contratación.

De presumir el representante de la Comisión de Contraparte y/o Unidad Técnica o la Proveeduría Institucional, que los bienes presentados no se ajustan a lo solicitado por el CTP, se procederá a emitir un acta en la que consten las razones que originan la devolución total Ad portas de los bienes. Dicha acta deberá ser suscrita por el funcionario designado por la Comisión Contraparte y/o Unidad Técnica o la Proveeduría Institucional, por el funcionario xxx Xxxxxxx Central del CTP y por el Representante del adjudicatario y/o contratista.

En aquellos casos en que los bienes cumplen con lo solicitado en el pliego de condiciones, se procederá a emitir un acta provisional de recibo, que deberán suscribir los mismos funcionarios mencionados en el párrafo anterior, quedando obligada la Comisión Contraparte y/o Unidad Técnica o la Proveeduría Institucional, según corresponda, a efectuar las pruebas que considere pertinentes por el plazo de hasta un mes calendario posteriores a la fecha del acta provisional. Dicho plazo podrá prorrogarse a solicitud de la Comisión Contraparte y/o Unidad Técnica o bien de la Proveeduría Institucional, de considerarse necesario en virtud de la complejidad de las pruebas requeridas.

Una vez que la Comisión Contraparte y/o Unidad Técnica o la Proveeduría Institucional ha realizado todas las pruebas necesarias y que corrobore que los bienes se ajustan y cumplen satisfactoriamente con las especificaciones requeridas, solicitará por escrito al Almacén Central del CTP que realice el acta definitiva, la cual debe ser suscrita por el funcionario que realizó las pruebas, un funcionario xxx Xxxxxxx Central del CTP y el representante del adjudicatario y/o contratista.

Artículo 132. —Recepción de bienes con características comunes. Cuando por las características comunes del bien a recibir, no se requiera de la presencia de personal técnico, bastará con que el funcionario designado como receptor en el Almacén Central del CTP, verifique la cantidad y estado de los bienes, comparando la información consignada en la factura y en la Orden de Compra; y con las muestras si las hubiere, a efectos de asegurarse del pleno cumplimiento de las especificaciones pactadas.

De determinarse que el bien no cumple con las condiciones pactadas, se deberá consignar en el acta las razones por las cuales se procede a devolver ad portas el bien, y deberá de suscribir dicha acta, el funcionario xxx Xxxxxxx Central del CTP y el representante del adjudicatario y/o contratista.

Si el bien se recibe de conformidad, así deberá especificarse en el acta respectiva, misma que deberá suscribirse por parte de las personas definidas en el párrafo anterior.

Artículo 133. —Requisitos del acta de recibo. Como requisito y formalidad previa para dar por recibidos los bienes, el funcionario receptor, al momento de la entrega por el contratista, elaborará un acta de recibo, en la que se consignará como mínimo:

1. Lugar, hora y fecha.

2. Nombres completos y número de cédula de identidad de los presentes en el acto de recepción.

3. El nombre o razón social del contratista.

4. Mención de los bienes y número de la contratación cuyo objeto se está recibiendo, y número de la correspondiente Orden de Compra.

5. La descripción y cantidad de los bienes que se están recibiendo, así como indicación de si se trata de entrega parcial o total.

6. Cualquier observación acerca de los bienes.

7. Indicación de la hora en que se concluye el acto de recepción.

Artículo 134. —Trámite posterior al acta de recepción. Para efectos de control de los bienes y verificado que éstos se ajustan a lo pactado en la contratación, el funcionario receptor sellará con un sello de recibido conforme en el reverso de la Orden de Compra original o su copia.

La factura quedará en poder xxx Xxxxxxx Central del CTP hasta su traslado junto con la orden de pago a la Proveeduría Institucional la cual solo se dará cuando el objeto contratado haya sido recibido a satisfacción por parte de la Unidad solicitante y/o fiscalizadora cuando corresponda, o por parte del funcionario designado como receptor en el Almacén Central del CTP, cuando se trate de bienes que se agoten con la entrega pura y simple.

Al proveedor o su representante se le devolverá copia de la factura debidamente sellada y firmada como acuse de recibo y copia del acta, si tuviere interés en ella. Si se trata de un activo también se requerirá la entrega de la correspondiente garantía sobre ese bien, debiéndose verificar que coincida el plazo y demás condiciones, con lo establecido en la oferta del contratista.

La orden de compra original o su copia, según se trate de entrega total o parcial, junto con la factura original habrá de ser trasladada al funcionario encargado de incluir en el sistema de cómputo la entrada de los materiales y su correspondiente registro en el inventario de stock o de materiales en tránsito.

El plazo de garantía de buen funcionamiento o comportamiento rige a partir de la recepción definitiva del objeto contractual al finalizar el plazo de garantía de buen comportamiento o funcionamiento, la Comisión Contraparte debe elaborar un informe sobre el estado o condición del objeto del contractual

En caso que los resultados de comportamiento o funcionamiento del objeto contractual durante el plazo de garantía hayan sido favorables, la comisión contraparte procederá a efectuar lo siguiente:

• La relevación de la responsabilidad del contratista, excepto de los vicios ocultos.

• La devolución de la garantía de buen comportamiento o funcionamiento.

• La liquidación económica del contrato, en caso de que proceda.

• El pago de las obligaciones pendientes.

En caso que los resultados de comportamiento o funcionamiento del objeto contractual durante el plazo de garantía hayan sido desfavorables, debido a defectos o vicios que aparecieron en ese período, los Miembros de la Comisión Contraparte o la Unidad Solicitante procederán a girar las instrucciones y a otorgar el plazo respectivo para que el contratista corrigiera o subsanara tales defectos o vicios o para que repusiera el objeto del contrato. De lo contrario, procedió a ejecutar la garantía de buen comportamiento o funcionamiento.

SECCION QUINTA

FISCALIZACIÓN DE LA EJECUCION CONTRACTUAL Y PROCEDIMIENTO EN CASO DE INCUMPLIMIENTOS

Artículo 135. —Fiscalización de la ejecución contractual. La Unida Solicitante o Contraparte Técnica es la responsable de verificar los plazos y condiciones pactadas en el contrato. Ellas son las responsables de recibir los bienes, obras y servicios contratados debiendo controlar la entrega oportuna, de acuerdo a los términos de la contratación. Salvo que medien contrataciones que se agoten con la entrega pura y simple donde el responsable será el Almacén Central del CTP.

Las unidades solicitantes o fiscalizadoras acreditarán en el expediente de la contratación, las actuaciones correspondientes al control practicado, remitiendo copia de los documentos la Proveeduría Institucional y al Almacén Central del CTP.

Artículo 136. —Determinación del atraso. Cuando la unidad solicitante o fiscalizadora determine un atraso en la entrega o incumplimiento de las condiciones pactadas, deberá de comunicarlo al contratista para que éste justifique su conducta en el plazo señalado en el pliego de condiciones respectivas. Salvo, que en el mismo no se especifique se otorgará un plazo de cinco días hábiles contados a partir de la notificación.

Expirado el plazo sin respuesta alguna o de no resultar la misma satisfactoria, se deberá proceder de inmediato a comunicar el hecho a la Proveeduría Institucional, para iniciar los trámites de apercibimiento, suspensión, resolución de la contratación, aplicación de la multa, ejecución de la garantía de cumplimiento según corresponda.

En las actuaciones del personal encargado de la fiscalización y verificación de la ejecución del Contrato, así como de todo documento que con relación a tal tarea se origine, se deberá dejar constancia en el expediente administrativo de la contratación. Para ello, es obligación de la Unidad solicitante y/o fiscalizadora remitir la documentación e informar con dos días hábiles de emitido el acto administrativo, por escrito a la Proveeduría Institucional sin dilaciones.

Artículo 137. —Anulación de contrato sin multa. Cuando la unidad ejecutora o fiscalizadora determine el incumplimiento en los términos contractuales, pero el CTP no contemple multas por atraso, ni se haya establecido garantía de cumplimiento, como respaldo, solicitará a la Dirección Ejecutiva la anulación de la contratación, o la solicitud de una nueva contratación, justificando la misma de manera razonada.

En caso de que la Unidad solicitante o fiscalizadora determine que la falta es grave, cuya conducta requiera iniciar un procedimiento de apercibimiento o suspensión, deberá comunicarse a la Proveeduría Institucional para que inicie los trámites correspondientes.

Artículo 138. —Anulación de contrato con multa. Cuando la unidad ejecutora y/o fiscalizadora determine el incumplimiento en los términos contractuales cuantificará los eventuales daños y perjuicios ocasionados de una manera razonada y trasladará la solicitud a la Dirección Ejecutiva para que inicie el procedimiento correspondiente.

Artículo 139. —Procedimiento para la ejecución de la garantía de cumplimiento. Una vez que la unidad ejecutora y/o fiscalizadora determine incumplimiento en los términos contractuales solicitará al contratista que en el improrrogable plazo de cinco días hábiles presente las pruebas de descargo correspondientes.

Una vez recibidas dichas pruebas la unidad solicitante y/o fiscalizadora valorará las mismas y determinará por escrito si se debe o no ejecutarse la garantía de cumplimiento.

Si determina que se debe ejecutar la garantía de cumplimiento, comunicará por escrito a la Proveeduría Institucional para que active el procedimiento correspondiente.

El funcionario encargado de dicho procedimiento en la Proveeduría Institucional, remitirá informe al Asesor Legal de la Proveeduría o en su defecto a la Dirección de Asuntos Jurídicos del Consejo de Transporte Publico para su resolución, después de recibida la resolución legal se trasladara a la Dirección Ejecutiva para su aprobación y ejecución o no de la Garantía de cumplimiento al contratista, remitiendo copia de todo lo actuado a la unidad solicitante y/o fiscalizadora y al expediente de la contratación.

SECCIÓN SEXTA

RESOLUCION Y RESCISIÓN DEL CONTRATO

Artículo 140. —Trámite administrativo ante resolución contractual. Cuando la Comisión Contraparte encargada de la fiscalización de la ejecución del contrato determinen que por razones imputables al contratista, éste haya incumplido gravemente con sus obligaciones, de inmediato lo comunicará a la Proveeduría Institucional para que ésta a su vez solicite a la Dirección Ejecutiva remitir a la Asesoría Legal el expediente completo a efecto de iniciar el procedimiento administrativo para dar por resuelto el contrato. Verificadas las causales que motivan la resolución y acreditadas en el expediente que se debe levantar al efecto, la Asesoría Legal dará audiencia al contratista para que dentro de los siguientes diez días hábiles exprese su oposición a la decisión del Consejo y aporte la prueba de descargo que considere pertinente.

De así solicitarlo el contratista dentro de los cinco días hábiles siguientes a la notificación, la Asesoría Legal atenderá su oposición mediante comparecencia oral, aplicándose para ello supletoriamente lo dispuesto en el libro segundo de la Ley General de la Administración Pública para este tipo de situaciones.

Una vez notificado por parte de la Dirección de Asuntos Jurídicos a la Dirección Ejecutiva, la decisión administrativa de resolver el contrato y que ésta alcance firmeza, procederá dicha Unidad a la ejecución de la garantía de cumplimiento en la proporción dispuesta en la resolución.

En caso de que la indicada ejecución de garantía no compense los daños y perjuicios producidos, la Dirección de Asuntos Jurídicos dispondrá la adopción de las medidas necesarias para el debido resarcimiento.

En caso que el cierre del contrato se haya realizado por resolución contractual, la Comisión contraparte en conjunto con la Dirección de Asuntos Jurídicos, siempre manteniendo informada a la Proveeduría Institucional procede a realizar lo siguiente:

• La suspensión del contrato.

• El cobro de las multas correspondientes.

• La ejecución de la garantía de cumplimiento.

• El inventario de lo ejecutado y del faltante por ejecutar hasta el momento de la suspensión del contrato.

• La liquidación económica del contrato.

• La estimación de los daños y perjuicios.

• La adopción de las medidas administrativas y judiciales pertinentes.

Artículo 141. —Trámite administrativo ante rescisión contractual. Cuando la interrupción de la ejecución del contrato la disponga el CTP aduciendo motivos de interés público, caso fortuito o fuerza mayor, la unidad encargada de la ejecución del contrato deberá confeccionar los estudios e informes técnicos que acrediten fehacientemente las causales de la rescisión y deberá remitirlos al encargado de la Proveeduría Institucional, para que este a su vez solicite a la Dirección Ejecutiva remitir el expediente completo a la Asesoría Legal a efecto de emitir el acuerdo de rescisión notificándole al contratista, para que dentro de los diez días hábiles siguientes a la comunicación se manifieste sobre el particular. La Asesoría Legal emitirá un informe con la recomendación correspondiente para conocimiento de la Junta Directiva y una vez firme el acuerdo de rescisión el CTP y/o Dirección Ejecutiva procederá con las indemnizaciones que correspondan.

Si la rescisión se origina en caso fortuito o fuerza mayor, el CTP resarcirá por completo al contratista la parte efectivamente ejecutada del contrato y los gastos en que haya incurrido para la ejecución total del contrato. Si la rescisión se origina en motivos de interés público, el CTP deberá resarcir adicionalmente cualquier daño o perjuicio que causare al contratista con motivo de la terminación del contrato. Todo ello de conformidad con lo que disponga al respecto la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.

Para el reconocimiento de las indemnizaciones, el contratista deberá presentar un detalle de la liquidación a la Administración Superior, acompañado de la respectiva prueba. El CTP tendrá un plazo de treinta días hábiles para tramitar la liquidación y deberá verificar todos los rubros presentados. En caso de desacuerdo, el contratista podrá presentar un reclamo administrativo o solicitar el sometimiento del asunto a arbitraje.

La liquidación de los extremos anteriores podrá ser reconocida en sede administrativa y requerirán para su pago, de la aprobación de la Contraloría General de la República.

En caso que el cierre del contrato se haya realizado por rescisión contractual o por mutuo acuerdo, la Comisión contraparte en conjunto con la Dirección de Asuntos Jurídicos, siempre manteniendo informada a la Proveeduría Institucional procede a realizar lo siguiente:

• La suspensión del contrato.

• El inventario de lo ejecutado hasta el momento de la suspensión del contrato.

• La valoración y resolución sobre la liquidación económica presentada por el contratista.

• El envío a la Contraloría General de la República de la liquidación económica del contrato.

En cuanto a la resolución de reclamos, la Comisión Contraparte será la responsable de resolver los conflictos del contrato, en caso de darse esta situación la Comisión llevara un registro de los conflictos del contrato, así como los elementos de acción para afrontar y resolver tales conflictos.

Artículo 142.- Liquidación del contrato. En todo caso en que el contrato llega a su término, en condiciones normales o anormales, el CTP, procederá a la liquidación respectiva, conservando en el segundo supuesto su derecho a ejercitar las acciones correspondientes a daños y perjuicios ocasionados. Salvo las ejecuciones o retenciones procedentes, la devolución de garantías de pago diferidos que procedan se harán conforme a las estipulaciones contractuales, una vez efectuada la recepción definitiva, o en el silencio del contrato, dentro del mes siguiente a esa recepción.

La comisión contraparte nombrada deberá elaborar un informe final del contrato y elaborar el cierre documental del contrato, este cierre debe contener los siguientes aspectos cuando así corresponda:

• Los resultados relevantes de la ejecución y cierre del contrato.

• Los documentos del proyecto y/o los planos actualizados cuando corresponda.

• La bitácora de ejecución.

• Las evaluaciones efectuadas.

• Los manuales de operación, cuando corresponda.

• Las actas de recepción del objeto del contrato.

• Las comunicaciones realizadas.

• Las garantías y fianzas rendidas.

Artículo 143.- Cesión de contratos. La cesión de derechos y obligaciones del adjudicatario o contratista sólo podrá acordarla la Junta Directiva, mediante acto razonado, cuando circunstancias especiales así lo impongan en beneficio del interés público. Quedan a salvo las cesiones que dispongan el contratista respecto de la forma y destino del pago.

Artículo 144.- Subcontratación. Toda subcontratación que promueva el contratista deberá ser autorizada por el mismo órgano que dictó el acto de adjudicación.

CAPITULO XIII

DE LOS RECURSOS

Artículo 145.- Regulación de los recursos. En todo lo relacionado con los recursos de objeción, revocatoria y apelación dentro del procedimiento de contratación administrativa que desarrolle el CTP, se aplicará lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.

Artículo 146.- Audiencias de la Contraloría General de la República. Las audiencias que confiera la Contraloría General de la República con ocasión de los recursos de objeción que se interpongan en contra de los carteles de las licitaciones públicas promovidos por el CTP serán atendidas por la Proveeduría Institucional del CTP. La Proveeduría Institucional, tan pronto reciba el emplazamiento, remitirá una copia del recurso al Asesor Legal de la Proveeduría o en su defecto a la Dirección de Asuntos Jurídicos y a los demás Departamentos relacionados con los alegatos del recurso para la elaboración de informe correspondiente y les señalará un plazo para que hagan las observaciones que estimen pertinentes.

Artículo 147- De las aclaraciones y/o modificaciones, prórroga al plazo de Recepción de ofertas, del recurso de objeción y denuncias. Las aclaraciones y/modificaciones y prórrogas al plazo de recepción de ofertas pueden ser planteadas por los potenciales oferentes, o bien acordadas a gestión del Ejecutor de Programa Autorizado o a iniciativa de la misma Proveeduría Institucional. La Proveeduría Institucional procederá, en coordinación con el Ejecutor de Programa Autorizado y con la Dirección de Asuntos Jurídicos del CTP, a analizarlas y valorará si debe confeccionar una respuesta directa al potencial oferente o bien, si se debe elaborar un documento de Fe de Erratas –conteniendo aclaraciones y/o modificaciones y/o prórroga al plazo de recepción de ofertas-, que distribuirá y comunicará según lo exigido por ley.

Los recursos de objeción al cartel, interpuestos ante la Contraloría General de la República o ante la Proveeduría Institucional del CTP, serán atendidos y tramitados por La Proveeduría Institucional, quien solicita criterio legal al Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o en su defecto a la Dirección de Asuntos Jurídicos del CTP, la cual tendrá un plazo de cinco días hábiles para emitir el criterio solicitado. Una vez resuelto el recurso de objeción por la Proveeduría Institucional, valorará la procedencia de elaborar un documento de Fe de Erratas. En las situaciones expuestas deberá constar en el expediente administrativo toda la documentación que surja de este proceso y el visto bueno de aceptación del Ejecutor de Programa Autorizado.

CAPITULO XIV

DEL REGIMEN SANCIONATORIO

Artículo 148.- Responsabilidad por violación del ordenamiento jurídico. Ningún funcionario del CTP será relevado de responsabilidad por haber procedido contra la LCA o las disposiciones reglamentarias en lo relativo a trámites que le corresponda cumplir en el proceso de contratación administrativa. Cualquier anomalía debe ser objetada por escrito ante la Dirección Ejecutiva y al Auditor Interno del CTP según lo determine el artículo 8 de la Ley de la Administración Financiera de la República.

Artículo 149. —De las sanciones. Los servidores del CTP que incurran en las prohibiciones establecidas en el artículo 22, o que incurran en las infracciones establecidas en el artículo 96; 96 bis y 96, todos de la Ley de Contratación Administrativa se harán acreedores a las sanciones que prescriben esas mismas disposiciones.

Cualquiera otra irregularidad en que concurrieren los servidores del CTP o de las Unidades solicitantes del objeto contractual, en el curso de los procedimientos de Contratación Administrativa, será sancionada de acuerdo al régimen disciplinario aplicable a la relación de servicio existente entre el servidor y el patrono, sin perjuicio de la aplicación de otras normas del ordenamiento jurídico.

Para la aplicación del régimen de sanciones, la Administración Superior (Junta Directiva ó Dirección Ejecutiva) procederá de oficio o por denuncia de particulares y siempre otorgando al servidor la audiencia correspondiente dentro del debido proceso y garantizando su derecho de defensa.

Artículo 150.- Órganos competentes. Corresponderá a la Dirección de Asuntos Jurídicos, instruir los procedimientos administrativos que deban promoverse, a efecto de establecer si algún funcionario del CTP o un contratista, han incurrido en alguna de las causas que determinen la aplicación del régimen de sanciones administrativas previsto en el Capítulo X de la LCA. En todo caso, las sanciones serán establecidas por la Dirección Ejecutiva o Junta Directiva, según corresponda, conforme a lo regulado en nuestro ordenamiento jurídico.

Artículo 151.- Procedimientos para las sanciones a servidores del CTP. Las sanciones a los funcionarios del CTP se substanciarán siguiendo los procedimientos establecidos en la LGAP y el RLCA y lo que al respecto señale el Estatuto del Servicio Civil y su reglamento.

Artículo 152.- Prohibición para invitar proveedores sancionados. La Proveeduría Institucional no cursará invitación en las Licitaciones Públicas y Abreviadas, a los proveedores que se encuentren incluidos en la lista de personas con incompatibilidad o que hayan sido sancionados con suspensión.

En los procedimientos de contratación directa la Proveeduría dentro de las limitaciones legales procederá a seleccionar a los proveedores que no hayan sido apercibidos.

Artículo 153.- Disposiciones aplicables a lo no regulado por este reglamento. En todo lo no contemplado por este reglamento se aplicará las disposiciones de la LCA y del RLCA, en forma supletoria.

Artículo 154.- Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Aprobado por la Junta Directiva en Sesión ordinaria número _____; del ______

Publíquese.- Lic._________, Secretaria.- 1vez.- (Solicitud)

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