EL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS - CREG

RESOLUCIÓN No. ________________ DE ________________ HOJA No. 38/38

Por la cual se adopta el Manual de Contratación de la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG

COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS

RESOLUCIÓN No. DE 2017

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Por la cual se adopta el Manual de Contratación de la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG

EL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS - CREG

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial, de las conferidas por las Leyes 142 y 143 de 1994, y en desarrollo de los Decretos 1524 y 2253 de 1994 y el Decreto 1260 de 2013.

CONSIDERANDO

Que el artículo 10 del Decreto 2119 de 1992 creó la Comisión de Regulación Energética, como una unidad administrativa.

Que la Ley 142 de 1994 estableció que la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG es una unidad administrativa especial, con independencia administrativa, técnica y patrimonial, adscrita al Ministerio de Minas y Energía.

Que la Ley 143 de 1994 reiteró la naturaleza de la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG como una unidad administrativa especial, sin personería jurídica, adscrita al Ministerio de Minas y Energía.

Que las Leyes 142 y 143 establecieron que el Ministerio de Minas y Energía debe celebrar un contrato xx xxxxxxx mercantil para el manejo de los recursos de la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG.

Que el artículo 72 de la Ley 142 de 1994 determina que la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG cuenta con un funcionario que se encarga de coordinar el desarrollo y ejecución del contrato xx xxxxxxx “a través del cual vinculará al personal y desarrollará las demás actuaciones que le sean propias”.

Que el artículo 21 de la Ley 143 de 1992 determina que “(…) La Comisión contará con el personal profesional, técnico y administrativo necesario para el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con lo que ella misma determine y tendrá regímenes especiales en materia de contratación, de administración de personal, de salarios y de prestaciones y gozará de autonomía presupuestal. La Comisión manejará sus recursos presupuestales y operará a través del contrato xx xxxxxxx mercantil que celebrará el Ministerio de Minas y Energía con una entidad fiduciaria (…)”

Que, en igual sentido, el artículo 21 de la Ley 143 de 1994 determina que el contrato xx xxxxxxx está sometido “a las normas del derecho privado. Estas disposiciones regirán, igualmente, los actos que se realicen en desarrollo del respectivo contrato xx xxxxxxx”.

Que el artículo 84 de la Ley 142 de 1994 determina que las “Comisiones y la Superintendencia están sometidas a las normas orgánicas del presupuesto general de la Nación, y a los límites anuales de crecimiento de sus gastos que señale el Consejo de Política Económica y Social”.

Que el artículo 13° de la Ley 1150 de 2007 establece lo siguiente “las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal”.

Que el numeral 8 del artículo 7 del Decreto 1260 de 2013 establece que corresponde al Director Ejecutivo de la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG “Aprobar el manual de procesos y procedimientos de la Comisión y los demás manuales que se requieran”.

Que actualmente la CREG cuenta con un manual de contratación que en virtud de este acto administrativo queda derogado y, en adelante, será empleado para los fines contractuales de la entidad lo dispuesto en el presente acto.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. - Adoptar el “Manual de Contratación de la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG”, cuyo texto es el siguiente:

MANUAL DE CONTRATACIÓN

COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS – CREG

TÍTULO X.

XXXXX NORMATIVO

CAPÍTULO I.

NATURALEZA DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS – CREG Y MARCO LEGAL APLICABLE

1. Naturaleza Jurídica de la COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS – CREG. La Comisión de Regulación de Energía y Gas, en adelante CREG, es una unidad administrativa especial, sin personería jurídica, adscrita al Ministerio de Minas y Energía.

2. Régimen Contractual Aplicable. De conformidad con los artículos 72 de la Ley 142 de 1994 y 21 de la Ley 143 de 1994, los recursos de la CREG deben ser manejados a través de una fiducia mercantil, constituida por el Ministerio de Minas y Energía.

El artículo 21 de la Ley 143 de 1994 determina que el contrato xx xxxxxxx está sometido “a las normas del derecho privado. Estas disposiciones regirán, igualmente, los actos que se realicen en desarrollo del respectivo contrato xx xxxxxxx”.

En tal virtud, el presente manual deberá ser interpretado de manera integral y sistemática, en concordancia con las normas del derecho privado.

Los parámetros que se establecen en el manual de contratación de la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG, tienen como objetivo fundamental acatar los principios de la función pública que se encuentran previstos en la Constitución Política de Colombia y en la ley.

En todos los procesos de contratación que adelante la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG, deberá darse estricto cumplimiento a los principios y procedimientos establecidos en la normatividad vigente. Ningún servidor o contratista de la CREG podrá desarrollar procedimientos o actuaciones adicionales a los previstos en el presente manual.

No obstante que se trata de un régimen especial, la Comisión de Regulación de Energía y Gas –CREG adopta los aspectos que sean aplicables del manual de buenas prácticas de contratación publicado por el Departamento Nacional de Planeación y de aplicación a todas las entidades que contratan con recursos públicos, sin desvirtuar el propósito del régimen especial.

De acuerdo con el régimen jurídico que es aplicable a la contratación de la CREG, la entidad no tiene competencia para emitir actos administrativos en desarrollo de la actividad contractual que ejecuta.

3. Ámbito de aplicación. Las disposiciones previstas en el presente manual de contratación se aplicarán a todos los contratos de bienes y servicios que se celebren por parte de la CREG, o en desarrollo del contrato xx xxxxxxx.

4. Inhabilidades e incompatibilidades para contratar. De conformidad con lo establecido en los artículos 13° y 15° de la Ley 1150 de 2007, y demás normas que modifiquen o adicionen dichas disposiciones, la CREG aplicará el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal, de acuerdo con lo establecido en la Constitución y la ley. En particular serán aplicables las disposiciones contenidas en los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993, así como las modificaciones introducidas por la Ley 1474 de 2011.

En adición a lo anterior, resultan aplicables las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en el artículo 44 de la Ley 142 de 1994.

En consecuencia, quien esté incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución o la ley, no podrá participar en procedimientos de contratación ni celebrar contratos con la CREG.

No quedan cobijadas por las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la ley las personas que contraten por obligación legal o lo hagan para usar los bienes o servicios que se ofrezcan al público en condiciones comunes a quienes los soliciten, ni las personas jurídicas sin ánimo de lucro cuyos representantes legales hagan parte de las juntas o consejos directivos en virtud de su cargo o por mandato legal o estatutario, ni quienes celebren contratos en desarrollo de lo previsto en el artículo 60 de la Constitución Política.

En punto a los conflictos de intereses, la CREG determinará en las reglas de invitación a presentar oferta las situaciones que respecto del contrato a celebrar puedan originar la configuración de intereses contrapuestos de la entidad con los del contratista, o con los del supervisor o interventor.

Para el efecto, se deberá tener en cuenta que las causales de conflicto de intereses deberán ser preexistentes al señalamiento de configuración, y su interpretación será restrictiva, bajo el entendido que limitan la capacidad para contratar con la entidad.

CAPÍTULO II.

PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACIÓN Y POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO

1. Principios. Todas las actuaciones y procedimientos de carácter contractual que realice la CREG, sus servidores públicos y todos sus colaboradores vinculados, se sujetarán y orientarán por las normas del derecho privado y por los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad de acuerdo con los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal contenidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política.

De acuerdo con lo anterior, en desarrollo de la actividad contractual de la CREG se tendrán en cuenta, aunque sin limitarse a ellos, los siguientes principios:

1. Transparencia: el proceso de contratación deberá realizarse con base en procedimientos de selección objetiva y reglas claras que garanticen la calidad, imparcialidad e igualdad de oportunidades para todos los contratistas, proponentes u oferentes. La CREG publicará en la página web cada proyecto de inversión, ordenado según la fecha de inscripción en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión.

2. Responsabilidad: los servidores públicos de la CREG que sean designados para la supervisión de los contratos, están obligados a vigilar la correcta ejecución de los mismos de acuerdo con el objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, respondiendo por sus acciones y omisiones, en los términos previstos en este manual.

3. Economía: los procesos de contratación deberán adelantarse teniendo en cuenta que las normas de procedimiento se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos, que no se exijan más documentos que los estrictamente necesarios, haciendo la mejor inversión tanto en recursos humanos, como técnicos y económicos.

4. Celeridad: en el proceso de contratación se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarias con el fin de asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable para la CREG, en particular, y para la administración en general. Para el cumplimiento efectivo de este propósito, la CREG dará impulso oficioso a las actuaciones y suprimirá los trámites innecesarios.

Como desarrollo de este principio, por regla general, los funcionarios de la CREG deberán adelantar cada una de las acciones previstas en el presente Manual de contratación dentro del término de hasta tres (3) días hábiles. Lo anterior sin perjuicio de que se determine un plazo menor o mayor en los términos de contratación o en el presente manual de contratación.

Igualmente, como desarrollo del principio de celeridad, las comunicaciones entre funcionarios de la CREG o de la fiduciaria deberán realizarse por correo electrónico o el medio de comunicación más expedito.

5. Eficacia: la CREG propenderá para que el proceso de contratación logre su finalidad.

6. Igualdad e Imparcialidad: la igualdad e imparcialidad suponen que la CREG, deberá actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin discriminación de ningún tipo. Así, tanto en el proceso de contratación como durante la ejecución de los contratos, deberá garantizarse igualdad e imparcialidad en la participación, evaluación y tratamiento de todos los intervinientes.

7. Publicidad: las decisiones que con ocasión del proceso precontractual, contractual o post-contractual adopte la CREG, deberán darse a conocer de manera oportuna mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones a que haya lugar.

8. Buena fe: las partes que intervengan en cualquiera de las etapas del proceso contractual, deberán proceder de buena fe en todas sus actuaciones, y los contratos u órdenes de servicio que se suscriban, obligarán no solo en lo pactado expresamente, sino a todo lo que corresponda a la naturaleza de los mismos según la ley, la costumbre o la equidad, so pena de tener que indemnizar los perjuicios que se llegaren a causar. Lo anterior, en los términos de los artículos 863 y 971 del Código de Comercio.

En aplicación al artículo 835 del Código de Comercio, en la relación contractual se presumirá la buena fe de las partes. Quien alegue la mala fe o la culpa de una persona, o afirme que ésta conoció o debió conocer determinado hecho, deberá probarlo.

9. Contradicción: los interesados en el proceso contractual, tendrán oportunidad de conocer y de controvertir las decisiones que adopte la CREG, por conducto de los medios legales que sean pertinentes.

10. Selección objetiva: la CREG escogerá el ofrecimiento más favorable a los intereses y a los fines que busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés o motivos subjetivos en la contratación. Este principio tiene como finalidad la protección de los intereses y recursos públicos, evitando que la contratación dependa de razones personales o a intereses particulares de quienes intervienen en ella. En los procesos de selección de contratistas se privilegiarán las condiciones técnicas y económicas de la oferta.

La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos, contenidos en las reglas de participación, resulte ser las más ventajosa para la CREG, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los ya señalados.

2. Políticas de Buen Gobierno. La CREG, como parte de sus políticas de buen gobierno corporativo, está comprometida con establecer relaciones de confianza con sus grupos de interés, para lo cual utilizará prácticas de divulgación de información oportuna y veraz sobre sus procedimientos de contratación y aplicará a estos procedimientos reglas claras y procedimientos objetivos que garanticen tanto la calidad en la provisión de bienes y servicios para cumplir con su objeto social, como el respeto por la equidad en las oportunidades de participación de sus proveedores y el correcto análisis de las condiciones técnicas, comerciales y de valor agregado y, en general, la vigencia de la ética y la responsabilidad social en su contratación.

TÍTULO II.

DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO I.

DEFINICIONES

Cuando en el presente manual de contratación se encuentren alguno de los siguientes términos, se entenderá que tienen las siguientes definiciones:

1. Gestor de la Contratación: Es el representante del área solicitante que requiere de la satisfacción de una necesidad.

2. Comité de Compras y Contratos. La CREG contará con un Comité de Compras y Contratos, que evaluará la conveniencia y oportunidad de la compra y recomendará la celebración de contratos, respecto de la contratación administrativa o de apoyo para el cumplimiento de la misión institucional que cumple la CREG.

La integración del Comité de Compras y Contratos será definida por medio de resolución CREG.

3. Comité de Expertos. La CREG contará con un Comité de Expertos, conformado por los Expertos Comisionados. Éste comité es el máximo órgano de la Comisión de Regulación de Energía y Gas CREG.

4. Grupo Evaluador. Son los funcionarios designados por el Comité de Expertos para realizar la evaluación de propuestas en un determinado proceso de contratación.

5. Registro de Proveedores. El registro de proveedores que utilizará la CREG para celebrar contratos o convenios será el del Sistema Electrónico de Compras Públicas – SECOP II.

6. Sistema Electrónico de Compras Públicas, versión 2 – SECOP II. Es la plataforma transaccional con cuentas para las entidades estatales y proveedores, creada por Colombia Compra Eficiente.

7. Usuario Administrador. Es el funcionario que se encarga de crear y configurar la cuenta de la entidad estatal en el SECOP II. El Usuario Administrador tiene tres funciones principales: (i) autoriza los accesos de los Usuarios Compradores, (ii) define los roles de los Usuarios Compradores y (iii) administrar la biblioteca de documentos.

8. Usuario Comprador. Es el funcionario o contratista que participa en el desarrollo de la contratación de la entidad estatal, usando la cuenta de la CREG en el SECOP II.

Durante la etapa precontractual, prevista en el Título III del presente manual de contratación, se entenderá que el usuario comprador es el funcionario que haya sido designado para desarrollar los trámites para adelantar una modalidad de contratación y realizar los cargues en la plataforma.

Durante la etapa contractual y post-contractual, previstas en los Título IV y V del presente manual de contratación, se entenderá que el usuario comprador es el supervisor o interventor del contrato.

9. Usuario Ordenador del Contrato. Es el Usuario Comprador, autorizado por el usuario administrador, que legalmente cuenta con la ordenación del gasto o la administración de recursos públicos.

CAPÍTULO II.

REQUISITOS PARA LA CONTRATACIÓN EN LA CREG

1. Competencia para celebrar contratos y convenios. De conformidad con el Decreto 1260 de 2013, el Director Ejecutivo de la CREG es quien dirige y coordina la contratación, sin perjuicio de la posibilidad de delegar tales atribuciones a otros funcionarios.

De acuerdo con lo anterior, la competencia para seleccionar y dar instrucciones a la sociedad fiduciaria respecto de la selección del contratista, radica en el Director Ejecutivo de la CREG, en su calidad de ordenador del gasto.

Los siguientes, o quienes determine Colombia Compra Eficiente, son usuarios ordenadores del contrato, por tener competencia para celebrar los contratos o convenios:

1. Competencia de la Sociedad Fiduciaria: Los contratos cuyo valor supere doscientos cincuenta (250) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes, serán elaborados y suscritos por la Sociedad Fiduciaria encargada del manejo, administración e inversión de los recursos de la CREG. En este evento, los contratos son celebrados por la Sociedad Fiduciaria que administra el patrimonio autónomo que es conformado con los recursos necesarios para el funcionamiento de la CREG. Para esos efectos la sociedad fiduciaria actúa como vocera del patrimonio autónomo para el cumplimiento de la finalidad prevista en el contrato xx xxxxxxx mercantil que le da origen.

2. Competencia del Director Ejecutivo: los contratos cuyo valor sea superior a cincuenta (50) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes y no exceda de doscientos cincuenta (250) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes serán suscritos por el Director Ejecutivo de la CREG, quien establecerá los requisitos que se deberán cumplir o por el funcionario en que se delegue dicha ordenación del gasto, de acuerdo con lo señalado en el Decreto 1260 de 2013.

El Director Ejecutivo se reserva la competencia para celebrar contratos y convenios, sin importar su cuantía:

1. Cuando el contrato esté financiado, parcial o totalmente, con recursos de La Nación, con independencia del procedimiento con el que se realice la contratación;

2. Cuando se desarrolle el procedimiento previsto en el Numeral IV del Capítulo II del Título III del presente manual de contratación.

3. Competencia del Subdirector Administrativo y Financiero: los contratos cuyo valor no supere cincuenta (50) Salarios mínimos Legales Mensuales Vigentes, serán suscritos por el Subdirector Administrativo y Financiero de la CREG.

Parágrafo. Para efectos de aprobar la contratación por parte de la fiduciaria, se podrá dar acceso como usuario ordenador del contrato al vocero del patrimonio autónomo, de acuerdo con los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente.

Si la fiducia tuviese acceso como usuario ordenador del contrato, el documento de adjudicación que se encuentre en el SECOP II será la instrucción para efectos de la aprobación del contrato por parte de la sociedad fiduciaria. En caso contrario, el Subdirector Administrativo y Financiero remitirá la instrucción a la sociedad fiduciaria para celebrar el contrato, luego de que se hayan surtido los previstos en las modalidades establecidas en el Capítulo II del Título III del presente Manual de contratación.

2. Capacidad para contratar. Podrán contratar con la CREG, las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, de derecho público o privado, directamente o a través de modalidades de asociación previstas en el derecho privado, siempre que sean consideradas legalmente capaces para contratar de conformidad con las disposiciones vigentes y no se encuentren incursas en causales de inhabilidad, incompatibilidad o en un conflicto de intereses, de acuerdo con lo establecido en la Constitución y la ley. La CREG podrá celebrar contratos con Consorcios y Uniones Temporales, dando siempre cumplimiento a lo previsto en la Constitución Política, la legislación nacional y el presente manual de contratación.

3. Plan Anual de Compras. La CREG dispondrá de un Plan Anual de Compras para cada año elaborado por la Subdirección Administrativa y Financiera de la entidad, el cual deberá ser presentado al Comité de Compras y Contratos, para contar con su visto bueno, y aprobación por parte del Director Ejecutivo. Para el efecto, las áreas misionales deberán remitir la información que permita elaborar el Plan Anual de Compras por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera. Esta dependencia definirá anualmente el cronograma para consolidar la información y elaborar el Plan Anual de Compras, en los términos y condiciones previstas en la ley.

Si durante el respectivo año surgen nuevas necesidades de contratación, éstas se entenderán incluidas en el Plan Anual de Xxxxxxx, una vez el Director Ejecutivo, previa recomendación del Comité de Compras y Contratos, apruebe su inclusión.

El Plan Anual de Compras es flexible con el fin de dar cumplimiento a la misión de la Comisión de Regulación de Energía y Gas –CREG-.

La planeación de la contratación de bienes y servicios en la CREG se llevará a cabo con base en los siguientes criterios:

3.1. Racionalidad: la contratación debe planearse con sentido lógico y de orden en la ejecución, con el fin de lograr la eficiencia y eficacia en la utilización de recursos humanos, físicos y económicos.

3.2. Previsión: deberán determinarse las variables previsibles que puedan obstaculizar la adecuada ejecución del contrato, y establecer las posibles acciones para enfrentarlas.

3.3. Universalidad: Debe efectuarse un análisis en conjunto del objeto de la contratación, su necesidad, conveniencia y oportunidad, junto con las variables económicas y procedimientos de selección idóneos para la escogencia del contratista.

3.4. Unidad: todas las áreas que se encuentren involucradas con el objeto a contratar deberán trabajar de manera coordinada con el fin alcanzar los fines propuestos.

3.5. Continuidad: deberá asegurarse la secuencia del contrato desde su origen hasta su total culminación, para el efecto la CREG deberá adelantar el debido seguimiento.

4. Certificado de Disponibilidad. Todo procedimiento contractual que se inicie al interior de la CREG deberá disponer de un certificado de disponibilidad, previamente expedido por la Subdirección Administrativa y Financiera, cuyo valor deberá amparar la totalidad del monto de las obligaciones que se contraerán con la futura contratación; y cumplir con las afectaciones presupuestales que se requieran.

TÍTULO III.

ETAPA PRECONTRACTUAL

CAPÍTULO I.

ANÁLISIS PRELIMINAR DE LA CONTRATACIÓN

1. Alcance: Antes de iniciar cualquier modalidad de contratación, se deberán surtir las siguientes etapas y obtener los siguientes documentos.

2. Determinación de la Necesidad: Antes de elaborar el Análisis Preliminar de la Contratación, se deberá revisar el Plan Anual de Compras. En éste se verificará que la necesidad que se requiere satisfacer se encuentra establecida en el dicho Plan. Esta revisión se realizará por el Gestor de la Contratación.

Si la necesidad que se pretende satisfacer no se encuentra en el Plan Anual de Compras, el Gestor de la Contratación deberá iniciar, ante la Subdirección Administrativa y Financiera, los trámites respectivos para modificar dicho Plan con el objetivo de incluir la necesidad.

3. Análisis Preliminar de la Contratación: Los contratos que celebre la CREG estarán precedidos de un Análisis Preliminar de la Contratación realizado por el Gestor de la Contratación y aprobado por el Comité de Compras y Contratos o cuando así se requiera por el Comité de Expertos.

Una vez comprobada que la necesidad que se pretende satisfacer está incluida en el Plan Anual de Compras, se podrá elaborar el Análisis Preliminar de la Contratación.

El Análisis Preliminar de la Contratación deberá contener los siguientes elementos:

1. Descripción de la necesidad que se busca satisfacer con la futura contratación y del objeto a contratar para la CREG.

2. Definición de la modalidad de contratación aplicable a la futura contratación con fundamento en el presente manual.

3. Conveniencia y oportunidad de la celebración del contrato. Se deberá presentar un estudio de los precios, condiciones xxx xxxxxxx y potenciales proveedores. Para la elaboración del Análisis Preliminar de la Contratación, en lo posible, el Gestor de la Contratación deberá cotizar con un número plural de personas, tanto jurídicas como naturales, según corresponda.

4. Descripción del objeto y el alcance del bien o servicio a contratar, incluyendo las especificaciones técnicas.

5. El Código UNSPSC del bien y servicio a contratar.

6. El tipo de contrato a celebrar.

7. Determinación del valor estimado del futuro contrato.

8. Determinación de la forma de pago del valor del futuro contrato que se derive del procedimiento de contratación. En caso de aplicar, también se deberá determinar la justificación de la necesidad de pactar la entrega de anticipo o pago anticipado, así como el plan de amortizaciones de los anticipos.

9. La duración del contrato en días, meses o años del futuro contrato que se derive del procedimiento de contratación.

10. La dirección de recibo para notificaciones

11. Determinar si la contratación está sujeta a acuerdos comerciales.

12. Determinación de los requisitos para participar y criterios de calificación de carácter técnico, si aplica, que se tendrán en cuenta para seleccionar la propuesta más favorable para la CREG.

13. Indicación de las garantías que deben ser exigidas a los participantes del procedimiento de contratación y al proponente que resulte seleccionado de acuerdo con lo establecido en el presente manual.

14. Los plazos en los cuales se desarrollará el proceso de selección del contratista.

El Análisis Preliminar de la Contratación servirá de base para la información que se deberá diligenciar en el SECOP II.

El Análisis Preliminar de Contratación deberá estar suscrito por el Gestor de la Contratación.

En la aprobación del Análisis Preliminar de Contratación, el Comité de Compras y Contratos o el Comité de Expertos, podrán determinar la modalidad de contratación requerida de acuerdo con las necesidades de la entidad.

Parágrafo 1. En desarrollo de la contratación, no podrán modificarse los elementos previstos en los literales i, ii, iii, iv, vii, viii, ix, xii y xiii, salvo revisión y aprobación del Comité de Compras y Contratos. Esta aprobación también deberá ser dada por el Comité de Expertos, cuando haya decidido revisar la contratación.

Parágrafo 2. Una vez aprobada la contratación por el Comité de Compras y Contratos o el Comité de Expertos, esta instancia deberá remitir esta aprobación al Gestor de la Contratación para que realice el paso previsto en el siguiente numeral.

4. Solicitud de CDP: Luego de aprobado el Análisis Preliminar de la Contratación, el Gestor de la Contratación deberá diligenciar y presentar la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) ante el Director Ejecutivo. El CDP deberá estar avalado y aprobado por el Director Ejecutivo.

5. Solicitud de Contratación. Agotada la elaboración y suscripción del Análisis Preliminar de Contratación, y obtenido el CDP avalado y aprobado por el Director Ejecutivo, el Gestor de la Contratación deberá remitir los documentos al proceso de gestión de bienes y servicios, quienes deberán continuar con el trámite para surtir el procedimiento de contratación respectivo.

CAPÍTULO II.

MODALIDADES DE CONTRATACIÓN

Las modalidades de contratación dispuestas en este capítulo estarán sujetas a los principios indicados en el TÍTULO X. XXXXX NORMATIVO del presente manual.

Las siguientes serán las modalidades de contratación con fundamento en las cuales la CREG escogerá a sus contratistas:

1. Invitación a una pluralidad determinada de proponentes.

2. Convocatoria Pública

3. Invitación a un proponente

4. Tienda Virtual

1. INVITACIÓN A UNA PLURALIDAD DETERMINADA DE PROPONENTES

Definición. Modalidad de contratación competitiva en que presentarán propuesta para la contratación de bienes o servicios que requiera la CREG, previa definición de un número de personas. La oferta se seleccionará con base en factores objetivos definidos en las reglas de participación y en lo dispuesto en el presente manual, sin importar la tipología contractual que se busca celebrar.

Procedencia. La invitación a una pluralidad determinada de proponentes procederá cuando el valor de la contratación a adelantar sea igual o inferior a doscientos cincuenta (250) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes. Lo anterior, sin perjuicio de lo previsto en el Numeral 3 del Capítulo I del Título III del presente manual de contratación.

Procedimiento. La modalidad de contratación por invitación a una pluralidad determinada de proponentes se desarrollará conforme con el siguiente procedimiento:

1. Será requisito para este procedimiento invitar como mínimo tres (3) oferentes que estén en capacidad de ofrecer los bienes o servicios requeridos por la CREG, de acuerdo con el Análisis Preliminar de la Contratación.

2. En la invitación a presentar oferta, se deberán establecer las condiciones de aceptación o rechazo de la oferta, así como la forma de presentar la misma, plazo y condiciones necesarias para que la oferta sea considerada como válida por la CREG.

3. Después del cierre del plazo para presentar ofertas, el Usuario Comprador enviará las propuestas a los miembros del Grupo Evaluador o al evaluador designado quienes serán designados por el Comité de Expertos

4. Durante el plazo de evaluación de las ofertas, el Grupo Evaluador o el evaluador podrá determinar que se debe solicitar a los proponentes subsanar los requisitos habilitantes o aclarar el contenido de las ofertas, sin modificar o adicionar las mismas. Si esto ocurre, el Grupo Evaluador o el evaluador designado deberá comunicar esta circunstancia al Usuario Comprador, quien deberá solicitar la respectiva aclaración a los proponentes a través del portal.

5. Concluido el término de evaluación y calificación establecido, el Grupo Evaluador deberá elaborar el Informe de Evaluación.

6. Habiendo respondido a todas las observaciones y efectuadas las modificaciones o los ajustes a que hubiere lugar, el Grupo Evaluador o el evaluador emitirá el correspondiente informe final de evaluación. El informe final de evaluación tiene la naturaleza de una recomendación de contratación, respecto de la cual se puede apartar el Comité de Compras y Contratos o el Comité de expertos. Cuando el Comité de Expertos haya decidido revisar el proceso de contratación. podrá realizar las siguientes actuaciones: (i) aprobar la evaluación realizada por el Grupo Evaluador, (ii) descartar la contratación o (iii) solicitar, por una sola vez, la revisión de la evaluación presentada para su aprobación.

7. Con base en el informe final de evaluación, el Comité de Expertos o el Comité de Compras y Contratos, según su competencia, recomendará la contratación o la declarará desierta, dentro del plazo previsto en las Reglas de Participación.

8. La decisión del Comité de Expertos o del Comité de Compras y Contratos se comunicará al usuario comprador, quien deberá publicarla dentro del SECOP.

9. Una vez comunicada la decisión se procederá a elaborar el contrato en la plataforma SECOP II.

2. CONVOCATORIA PÚBLICA

Definición. Modalidad de contratación competitiva en la que pueden presentar propuesta para la contratación de bienes o servicios que requiera la CREG todas las personas que cumplan las condiciones de la respectiva convocatoria. La oferta se seleccionará con base en factores objetivos definidos en las reglas de participación y en lo dispuesto en el presente manual.

Procedencia. La convocatoria pública procederá cuando el valor del contrato supere los doscientos cincuenta (250) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes. Lo anterior, sin perjuicio de lo previsto en el Numeral 3 del Capítulo I del Título III del presente manual de contratación.

Procedimiento. La modalidad de contratación por convocatoria pública se desarrollará conforme con el siguiente procedimiento:

1. El Usuario Comprador deberá crear el proceso de selección en el portal SECOP II.

2. Posteriormente, el Usuario Comprador deberá publicar las Reglas de Participación electrónicas, conforme con el Análisis Preliminar de la Contratación.

3. Los interesados podrán formular observaciones a las reglas de participación dentro del SECOP II.

4. Dentro del término establecido en las reglas de participación, el usuario comprador deberá dar respuesta a las observaciones presentadas y podrá realizar las aclaraciones, adiciones y/o modificaciones correspondientes a las observaciones para consolidar y publicar las Reglas de Participación definitivas. El Usuario Comprador podrá hacer las modificaciones a las Reglas de Participación, salvo que se trate de los aspectos previstos en el parágrafo del Numeral 3 del Capítulo I del Título III del presente manual.

5. Si el Usuario Comprador requiere apoyo para responder cualquiera de las observaciones presentadas, podrá apoyarse en el gestor de la contratación.

6. Al cierre del plazo para presentar las ofertas, el usuario comprador procederá de conformidad con los lineamientos expedidos por Colombia Compra Eficiente.

7. Después del cierre del plazo para presentar ofertas, el Usuario Comprador enviará las propuestas a los miembros del grupo evaluador que será designado por el Comité de Expertos.

8. Durante el plazo de evaluación de las ofertas, el grupo evaluador podrá determinar que se debe solicitar a los proponentes subsanar los requisitos habilitantes o aclarar el contenido de las ofertas, sin modificar o adicionar las mismas. Si esto ocurre, el Grupo Evaluador deberá comunicar esta circunstancia al usuario comprador, quien deberá solicitar la respectiva aclaración a los proponentes a través del portal.

9. Concluido el término de evaluación y calificación establecido en las reglas de participación, el grupo evaluador deberá elaborar el Informe de Evaluación, el cual deberá ser remitido al usuario comprador. Éste deberá publicarlo dentro del SECOP II, por el plazo establecido en las reglas de participación, plazo durante el cual los proponentes podrán formular las observaciones que consideren pertinentes.

10. Si durante el plazo mencionado en el literal anterior los proponentes formulan las observaciones, el usuario comprador deberá remitirlas a los miembros del grupo evaluador.

11. Analizadas las observaciones formuladas por los proponentes, el grupo evaluador deberá dar respuesta a todas y cada una de las observaciones presentadas.

12. Habiendo respondido a todas las observaciones y efectuadas las modificaciones o los ajustes a que hubiere lugar, el grupo evaluador emitirá el correspondiente informe final de evaluación. El informe final de evaluación tiene la naturaleza de una recomendación de contratación, respecto de la cual se puede apartar el Comité de Compras y Contratos o el Comité de Expertos.

13. Con base en el informe final de evaluación, el Comité de Expertos o el Comité de Compras y Contratos, según su competencia, recomendará la contratación o la declaración de desierta, dentro del plazo previsto en las reglas de participación.

14. La decisión del Comité de Expertos o del Comité de Compras y Contratos se comunicará al usuario comprador, quien deberá publicarla dentro del SECOP II. Si se la invitación se declara desierta, se deberá publicar la decisión correspondiente según la funcionalidad del SECOP II.

15. Por último, el usuario comprador deberá hacer click en “finalizar selección” para terminar el proceso de contratación.

Si el oferente con quien se decide contratar no acepta dicha decisión, no aprueba el contrato por el SECOP II o si entre la comunicación de aceptación y la suscripción del contrato sobreviene una inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses o se evidencia que el oferente se encuentra incurso en las causales de rechazo previstas, la CREG descartará la propuesta. Si en los cronogramas no se establece un término para que ocurra alguna de las circunstancias previstas en este inciso, se entenderá que estas pueden ocurrir dentro del término que se establezca en el cronograma de la contratación. En caso de que este no prevea un plazo, el término para que se presenten las circunstancias es xx xxxx (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la publicación del documento de adjudicación en el SECOP II.

En caso de rechazo de la propuesta, la entidad podrá contratar al oferente calificado en segundo lugar. La oferta de éste deberá ser favorable para la CREG y estar vigente a la fecha. En ese sentido, será posible llegar a un acuerdo sobre precios y condiciones que mejoren su oferta inicial y que se asemeje a la oferta descartada. Si en los cronogramas no se establece un término para poder contratar al segundo calificado, se entenderá que las actuaciones previstas en este inciso se deberán realizar dentro del término que se establezca en el cronograma de la contratación. En caso de que este no prevea un plazo, el término para que realizar las actuaciones previstas en el presente inciso es xx xxxx (10) días hábiles contados a partir del día siguiente al rechazo de la propuesta inicialmente aceptada.

Lo anterior, sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta al proponente seleccionado en primer lugar.

3. INVITACIÓN A UN PROPONENTE

Definición. Modalidad de contratación mediante la cual se contrata con un ente capaz e idóneo para ejecutar el objeto del futuro contrato de acuerdo con los requerimientos y requisitos que se establezcan en el análisis preliminar de la contratación, de acuerdo con los términos de la invitación que se formule por parte de la CREG. La necesidad de recurrir a esta modalidad de contratación y a alguna de sus causales deberá ser justificada en el análisis preliminar de la contratación.

Procedencia. La modalidad de contratación por invitación a un proponente procederá en cualquiera de los siguientes casos:

1. Cuando se trate de la celebración de contratos en consideración a las calidades especiales (conocimiento del sector, experiencia, reconocimiento, seguridad, confianza, entre otras) de la persona que se debe contratar, lo cual incluye, sin limitarse, los contratos que tengan por objeto bienes o servicios (metodologías, procedimientos, entre otros) sobre los que recaen derechos de autor o propiedad industrial que se decida celebrar con los titulares de estos derechos.

2. Cuando se trate de la celebración de contratos que tengan por objeto una actividad complementaria y subsiguiente de otra previamente desarrollada, que por razones técnicas o jurídicas deba ser ejecutada por el mismo contratista. Dichas razones deben estar identificadas y justificadas en el documento de análisis preliminar de la contratación.

3. Cuando no exista en el mercado pluralidad de oferentes del bien o servicio a contratar.

4. Cuando se trate de la celebración de contratos para la prestación de servicios técnicos o profesionales cuando no exista personal de planta suficiente o capacitado para la realización de las actividades temporales requeridas por la CREG.

5. Cuando se trate de la celebración de contratos de compraventa y arrendamiento de bienes inmuebles.

6. Cuando se declare fallido alguno de los procedimientos de contratación adelantados bajo las modalidades de convocatoria pública, invitación a una pluralidad determinada de proponentes o, si antes del perfeccionamiento del contrato, el mismo no es suscrito.

7. Cuando se trate de la celebración de contratos para la actualización, mantenimiento, soporte de software y renovación de licenciamiento, cuyos servicios ofrece el mismo proveedor.

8. Cuando se trate de la celebración de contratos de condiciones uniformes bajo la modalidad de inscripción, suscripción o afiliación.

9. Cuando se trate de la celebración de contratos que se requieran para la adquisición de un bien o la prestación de un servicio, que garanticen la continuidad de uno ya existente y que el mismo proveedor esté en capacidad de ofrecer y represente la mejor relación costo – beneficio para la CREG.

10. Cuando se trate de la celebración de contratos o convenios interadministrativos.

11. Cuando se trate de la celebración de contratos de adhesión en los cuales la CREG es el adherente.

12. Cuando la necesidad inminente del bien o servicio, no permita adelantar la contratación bajo otra modalidad. En este evento se deberá dejar claramente establecido las razones de la imposibilidad de adelantar un proceso plural.

13. Cuando el Comité de Compras o el Comité de Expertos una vez revisadas las condiciones xx xxxxxxx del bien o servicio a contratar recomienden en virtud de los principios establecidos en este manual, adelantar la compra bajo esta modalidad.

Procedimiento. El usuario comprador deberá adelantar esta modalidad de contratación por invitación a un proponente conforme al siguiente procedimiento¨

1. El usuario comprador deberá crear el proceso de selección en el portal SECOP II.

2. Posteriormente, el Usuario Comprador deberá elaborar, diligenciar y publicar las Reglas de participación electrónicas, conforme con el Análisis Preliminar de la Contratación.

3. El Usuario Comprador deberá invitar al proveedor con el que se pretende realizar la contratación según el Análisis Preliminar de la Contratación.

4. El Usuario Comprador analiza los documentos presentados en la oferta, para ver si cumplen con lo requerido en las Reglas de Participación. El usuario comprador podrá solicitar al proponente la información que considere pertinente para subsanar la propuesta.

5. Una vez se verifique que el proponente cumplió con todos los requisitos de las reglas de participación, el usuario comprador deberá adjudicar el contrato conforme a las funcionalidades del SECOP II.

6. El usuario comprador informará previo a la celebración del contrato al Comité de Expertos el resultado del proceso.

4. TIENDA VIRTUAL

Definición: Modalidad de contratación mediante la cual se contrata a través de la Tienda Virtual de Colombia Compra Eficiente, en cualquiera de sus modalidades (Acuerdos marco de precios, agregación de la demanda y grandes superficies).

Procedencia: La contratación por Tienda Virtual procederá siempre que los bienes requeridos se encuentren ofertados en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. la CREG sólo podrá apartarse de este procedimiento cuando se demuestre que otro procedimiento podría generar una contratación más eficiente para entidad.

Procedimiento: La modalidad de contratación por Tienda Virtual se desarrollará conforme con el siguiente procedimiento:

1. El usuario en la tienda virtual deberá realizar la solicitud de orden de compra diligenciando todos los campos requeridos conforme con el Análisis Preliminar de la Contratación

2. El usuario ordenador del gasto (Director Ejecutivo) deberá aprobar o rechazar la solicitud de Orden de Compra elaborada por el Usuario a través de la plataforma.

3. Si el Director Ejecutivo rechaza la solicitud de orden de compra, ésta se devuelve al usuario en la tienda virtual para que la corrija o modifique. En caso de ser aprobado, la plataforma envía la solicitud de orden de compra al proveedor.

4. Una vez enviada la orden de compra, se deberá expedir el correspondiente Registro Presupuestal – RP. Para ello encontrará toda la información en la plataforma de la tienda virtual

CAPÍTULO III.

DESCRIPCIÓN DE NORMAS APLICABLES PARA LAS MODALIDADES DE INVITACIÓN A UNA PLURALIDAD DETERMINADA DE PROPONENTES, CONVOCATORIA PÚBLICA

1. Presentación de las propuestas. Por regla general las ofertas se deberán presentar por medio del SECOP II, no obstante, lo anterior la CREG podrá determinar otras formas de recibo de las mismas cuando las condiciones del proceso de selección así lo requieran indicando de manera clara y precisa las condiciones para su evaluación y aceptación.

2. Evaluación de las propuestas. Para los procedimientos que se realicen a través de convocatoria pública e invitación a una pluralidad determinada de proponentes, la CREG verificará el cumplimiento de los requisitos de participación que se hayan exigido, hará las comparaciones mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos, considerará los resultados de las asesorías internas o externas que estime conveniente solicitar, y, finalmente, aplicará los factores de evaluación que se hubieren establecido.

La evaluación de las ofertas será realizada por un grupo evaluador en el caso de las convocatorias públicas y se podrá designar un evaluador en el caso de la invitación a una pluralidad determinada de oferentes. Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad de contratar el desarrollo de esta actividad con un tercero. En principio, los miembros que integran el Grupo Evaluador no deben coincidir en su conformación con quienes estructuraron el proceso de selección.

La evaluación de las ofertas se debe realizar teniendo en cuenta los requisitos, los criterios de evaluación y su ponderación establecidos en los términos de referencia o en la invitación a presentar oferta y dentro del plazo que se haya señalado, el cual se podrá ampliar por el término que la CREG estime necesario, en tanto las propuestas se mantuvieren vigentes.

Durante el período de evaluación o verificación, de conformidad con lo previsto en el capítulo anterior, la CREG podrá solicitar los documentos, certificados o aclaraciones que considere necesarios con el fin de subsanar aquellos requisitos relativos al proponente que, luego de la verificación correspondiente, considere necesarios.

3. Grupo Evaluador. Para los procedimientos que se realicen a través de convocatoria pública e invitación a una pluralidad determinada de proponentes, existirá un grupo evaluador que tendrá a su cargo la evaluación de las ofertas que se presenten, con estricta sujeción a las condiciones establecidas en los términos de referencia y en el presente manual.

En desarrollo de sus funciones al grupo evaluador le corresponde el cumplimiento de las siguientes responsabilidades:

1. Elaborar el informe de evaluación que será puesto en conocimiento de los proponentes.

2. Evaluar las observaciones e intervenciones realizadas por los proponentes y demás interesados al informe mencionado y emitir el informe de evaluación definitivo que presentará al Comité de Compras y Contratos.

3. Verificar, analizar, comprobar y evaluar los ofrecimientos contenidos en cada una de las ofertas recibidas determinando el cumplimiento de todos los requerimientos y condiciones establecidos por la entidad para cada proceso. La verificación, evaluación y calificación de las ofertas a cargo del Grupo Evaluador, se efectuará en forma objetiva, ciñéndose a los criterios establecidos previamente en la invitación a presentar oferta o en los términos de referencia, así como en el presente manual.

4. Presentar cuando así se haya establecido el informe de evaluación definitivo al Comité de Compras y Contratos o al Comité de Expertos a fin de que éste adopte la decisión de selección del contratista o declarar desierta la modalidad de contratación.

La integración del grupo para cada procedimiento la realizará el Comité de Expertos, previo al cierre de presentación de ofertas, mediante comunicación de la Subdirección Administrativa y Financiera. Esta dependencia remitirá la comunicación a cada uno de los servidores que realizarán las evaluaciones.

En el procedimiento invitación a una pluralidad determinada de proponentes se podrá designar un funcionario evaluador cuando el Comité de Expertos así lo considere.

La integración de este grupo podrá efectuarse con funcionarios de la CREG o asesores externos de la entidad contratados o designados para tal propósito, cuando se considere pertinente por el Comité de Expertos.

El informe final que profiera el Grupo Evaluador no es vinculante para el Comité de Compras y Contratos, ni para el Comité de Expertos. Vale decir, el Comité de Compras y Contratos y el Comité de Expertos se pueden apartar de la evaluación realizada por el Grupo Evaluador, siempre que cuenten con el sustento técnico, económico y jurídico que soporte esa decisión. Para el efecto, podrán designar un nuevo grupo evaluador que analice las ofertas presentadas.

El documento de adjudicación o de declaratoria de desierta será elaborado y publicado en el SECOP II, en donde se dejará constancia de las circunstancias que motivan dicha decisión.

4. Suspensión del procedimiento de contratación. La CREG podrá suspender el procedimiento de contratación en cualquiera de sus etapas cuando lo considere conveniente.

Esta decisión podrá ser adoptada por el Usuario Comprador, por su propia cuenta o a solicitud del Grupo Evaluador.

El Comité de Compras y Contratos o el Comité de Expertos, según la competencia, podrá verificar las suspensiones a su discreción. El Usuario Comprador, cada quince días calendario, deberá remitir las suspensiones que haya adoptado a la instancia correspondiente.

5. Cancelación del procedimiento de contratación. La CREG podrá cancelar el procedimiento de contratación antes de la fecha y hora prevista para el cierre o para la presentación de ofertas.

Esta decisión deberá ser adoptada por el Comité de Compras y Contratos o por el Comité de Expertos.

6. Saneamiento del procedimiento de contratación. Si durante cualquier etapa del procedimiento de contratación se advierte que se pretermitió alguno de los requisitos establecidos en este manual de contratación o se encuentren irregularidades en el procedimiento, el Usuario Comprador deberá proceder al saneamiento y se continuará con el trámite respectivo en el estado en que el mismo se encuentre.

7. Etapa de Negociación. Cuando la CREG lo considere conveniente y en aplicación del principio de economía, se podrá prever una etapa de negociación, previa a la selección del contratista, siempre que las funcionalidades del SECOP II lo permitan, con los siguientes objetivos:

• Para obtener un mejor precio por parte del único oferente habilitado.

• Para obtener el menor precio de oferta dentro de los proponentes que hayan sido habilitados y que hayan obtenido en la evaluación final un puntaje ubicado dentro de los rangos que se prevean en las reglas de participación. Esta posibilidad deberá definirse claramente en las reglas de participación correspondientes.

La decisión de establecer la etapa de negociación deberá constar en el análisis preliminar de la contratación, para efectos de su aprobación por las instancias pertinentes.

Con esta etapa no se podrá poner en riesgo la ejecución del objeto del futuro contrato ni las obligaciones él contenidas. Tampoco desmejorar las condiciones técnicas presentadas en la oferta.

Los términos de referencia deberán prever las reglas que regirán esta etapa. Del desarrollo de esta etapa y los acuerdos que se obtengan, se deberá dejar constancia en el SECOP II.

8. Precio por fuera de condiciones xx xxxxxxx. El precio por fuera de condiciones xx xxxxxxx se determinará en cada caso concreto respecto de una oferta determinada, considerando el estudio xx xxxxxxx que respalda el procedimiento de contratación y las condiciones particulares del sector correspondiente a los bienes o servicios a adquirir. En este caso, el usuario comprador, previa solicitud del grupo evaluador, deberá requerir al oferente para que sustente y justifique el alcance del precio ofrecido. Estas explicaciones deberán ser analizadas de manera suficiente por el grupo evaluador, instancia que podrá apoyarse del gestor de la contratación.

9. Riesgo derivado del incumplimiento del ofrecimiento. En los procesos de selección que adelante, la CREG podrá exigir la presentación de una garantía que ampare el ofrecimiento. La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento, en los siguientes eventos:

1. La no aprobación del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.

2. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto, en los términos de referencia, para la adjudicación del contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la aprobación del contrato se prorrogue.

3. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato.

4. El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.

Para revisar la suficiencia de la garantía se aplicarán las siguientes reglas: el valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto del presupuesto oficial estimado, según se establezca en los términos de referencia, y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta y noventa (90) días más.

La suficiencia de esta garantía será verificada por la CREG al momento de la evaluación de las propuestas. En caso de exigirse por parte de la CREG la garantía de seriedad, y ésta no sea presentada de forma simultánea con la oferta será causal de rechazo de esta última.

TÍTULO IV.

ETAPA CONTRACTUAL

1. Perfeccionamiento y legalización del contrato. Una vez que sea elaborado el contrato o convenio por parte del usuario comprador, se procederá a su perfeccionamiento, de acuerdo con los siguientes pasos:

1. El Usuario Comprador deberá diligenciar todos los campos requeridos en el SECOP II para la elaboración del contrato en la plataforma.

2. Luego de elaborado, el usuario comprador deberá enviar el contrato al proveedor, por medio del SECOP II para su revisión y aprobación.

3. Una vez aprobado por el proveedor, el usuario comprador deberá revisarlo y aprobarlo, enviarlo para la revisión y aprobación del usuario ordenador del contrato, según sus competencias.

Perfeccionado el contrato, se procederá a su legalización la cual implica la aprobación de garantías y la elaboración del registro presupuestal.

El registro presupuestal consiste en la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será destinada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de la prestación del servicio a que haya lugar.

2. Tipologías contractuales y cláusulas pactadas. La CREG podrá celebrar cualquier topología contractual prevista en el Código Civil y en el Código de Comercio, y también contratos atípicos que requiere para el cumplimiento del objeto misional que le es propio. Para el efecto, incorporará las cláusulas que sean pertinentes para el mejor cumplimiento de la finalidad institucional, siempre respetando la Constitución, la ley y el orden público.

En particular, para los efectos de este manual de contratación, se definen las siguientes tipologías contractuales:

1. Contrato de arrendamiento. Entregar el uso y el goce de una cosa por un tiempo a cambio del pago de un precio determinado. La parte que entrega el uso y el goce se denomina arrendador y la parte que da el precio se denomina arrendatario.

2. Contrato de compraventa. Dar o transferir el dominio de una cosa determinada a cambio de un precio, en dinero o en especie. Cuando el precio consiste parte en dinero y parte en especie, el valor en especie no podrá ser mayor al valor en dinero.

3. Contrato de consultoría. Realización de estudios, diseños e interventorías relacionados con aspectos técnicos en el marco de un proyecto específico.

4. Contrato de mandato. Ejecución de uno o más actos por cuenta de otra. Entregar la gestión de uno o más negocios a una persona denominada mandatario, por cuenta y riesgo de otra denominada mandante.

5. Contrato de obra. Realización o ejecución de todo tipo de trabajo u obra material sobre bienes inmuebles que implican la construcción o modificación del mismo, a cambio de una remuneración.

6. Contrato de prestación de servicios. Desarrollar actividades u obligaciones de hacer de manera independiente, autónoma y temporal.

7. Contrato de suministro. Cumplimiento de prestaciones de bienes o servicios determinados en forma periódica, continuada o sucesiva, e independiente, a cambio de una contraprestación.

8. Contrato de Comodato. Entrega gratuita de un bien mueble o inmueble a una persona para que haga uso de ella con cargo a restituir el mismo bien después de determinado tiempo.

9. Convenios. Es un acuerdo de voluntades que, basado en la realización de intereses mutuos, celebra la CREG con otra persona, creando vínculos jurídicos cuyo objeto es el cumplimiento de un fin común de las partes.

10. Convenios interadministrativos. Es un tipo de convenio que se caracteriza porque las partes que lo celebran son entidades públicas.

11. Contratos interadministrativos. Los contratos interadministrativos son negocios jurídicos celebrados entre la CREG y una entidad pública, en los cuales existen contraprestaciones a favor de una y otra parte.

3. Ejecución. Para iniciar la ejecución de los contratos, se deberá contar con el cumplimiento de los requisitos de legalización previstos en el numeral anterior.

Las garantías que se requieran deberán estar vigentes durante el término de duración del contrato hasta la terminación o liquidación del contrato según corresponda.

Cuando se haya liquidado el contrato, el contratista podrá solicitar la devolución de las garantías.

Con apoyo de los funcionarios del Subdirector Administrativo y Financiero, o el funcionario que éste designe, deberá aprobar la respectiva garantía conforme con los requisitos exigidos en el contrato o la aceptación de oferta.

En los contratos, de acuerdo con su complejidad y naturaleza, se podrá pactar etapas de alistamiento, ejecución y transición, caso en el cual se podrá estipular que la ejecución contractual inicie con posterioridad a la etapa de alistamiento.

La CREG podrá suscribir acta de inicio cuando así lo consideré necesario, esta acta deberá ser suscrita por las partes.

4. Supervisión e Interventoría. Los contratos que celebre la CREG tendrán un supervisor o interventor para efectos de adelantar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones pactadas. La regulación sobre el ejercicio de la supervisión o interventoría, está contenido en el manual correspondiente, el cual hace parte integral de este documento. El seguimiento al cumplimiento contractual se deberá realizar por medio del SECOP II.

La supervisión en aspectos administrativos y financieros deberá realizarse por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera, lo cual implica aspectos como la revisión, aprobación y requerimiento de garantías, la revisión de pagos al sistema de seguridad social, la revisión de que las facturas hayan sido radicadas de manera adecuada y en general los trámites para que la CREG realice los pagos. Los aspectos misionales de la contratación deberán ser supervisados por el gestor de la contratación.

En calidad de usuario comprador, el supervisor o interventor deberá realizar directamente el cargue de la información a la plataforma SECOP II.

5. Garantías en la contratación de la CREG. La modalidad, los amparos, el valor asegurado y la vigencia de las garantías y/o seguros para la celebración de un contrato, se determinarán teniendo en cuenta la naturaleza del mismo, su objeto, los riesgos que se deban cubrir y/o la forma de ejecución de las prestaciones a cargo de cada una de las partes. La exigencia de garantías quedará sustentada en el análisis preliminar de la contratación que la justifica.

Teniendo en cuenta la naturaleza del contrato y las condiciones xxx xxxxxxx se adoptarán las siguientes garantías:

1. Pólizas de Seguro en favor de particulares expedidas por compañías aseguradoras autorizadas para funcionar en Colombia.

2. Garantías bancarias a primer requerimiento (carta de crédito).

3. Fiducia mercantil en garantía.

5.1. Consideraciones generales frente a las garantías

Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general, en los demás mecanismos de cobertura del riesgo autorizados para el efecto. Tratándose de pólizas, las mismas no expiraran por falta de pago de la prima, o por revocatoria unilateral. Las pólizas deberán ser expedidas en formato para entidades públicas que se rigen por el derecho privado.

En los procesos de contratación, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia podrán otorgar, como garantías, cartas de crédito stand by expedidas en el exterior.

La ocurrencia del siniestro que ampara las garantías será comunicada por la CREG al respectivo asegurador mediante la notificación en los términos señalados en el Código de Comercio.

Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los convenios interadministrativos, en los de seguro, en aquellos cuyo pago sea contra entrega, en los contratos de ejecución instantánea, en la compra de bienes cuya garantía es de fábrica y en los contratos cuyo valor sea igual o inferior a tres (3) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes, en los dos últimos casos, la CREG determinará la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.

Tampoco será obligatorio constituir garantías cuando se trate de contratos de consultoría con personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras cuando el pago de los servicios se haga contra entrega final de los productos y estos se reciban a plena satisfacción por parte de la CREG.

Los peritos o auxiliares de la administración deberán constituir garantías en el evento en que el pago se realice dentro de los tres (3) días siguientes a la posesión. En caso de que se acuerde realizar el pago al final de la gestión, no será obligatorio exigir garantías.

La responsabilidad extracontractual de la CREG derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas sólo puede ser amparada mediante póliza de seguro.

5.2. Aprobación de la garantía única de cumplimiento

Antes del inicio de la ejecución del contrato, la CREG deberá aprobar la garantía, siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.

La verificación y aprobación de la garantía por parte de la CREG se hará por medio del SECOP II. La aprobación la deberá hacer el Subdirector Administrativo y Financiero o por el funcionario que éste designe. Éste deberá remitir la aprobación al usuario comprador para reflejar la aprobación en la plataforma.

5.3. Restablecimiento o ampliación de la garantía

El oferente o contratista deberá restablecer el valor de la garantía cuando este se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas por la CREG. De igual manera, en cualquier evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue su término, o se afecte el monto amparado de la garantía, el contratista deberá ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.

5.4. Suficiencia de la garantía

Para evaluar la suficiencia de la garantía se aplicarán las siguientes reglas:

1. Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y, su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

2. Pago Anticipado. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

3. Cumplimiento. El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado y seis (6) meses más.

4. Pago de salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato en caso de que el contratista requiera contratar con terceras personas para lograr el cumplimiento del contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y tres (3) años más.

5. Estabilidad y Calidad de la Obra. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia iniciará a partir del recibo a satisfacción de la obra por parte de la CREG y no será inferior a cinco (5) años, salvo que la CREG justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior en el estudio previo.

6. Calidad del Servicio. El valor y la vigencia de estas garantías será por un monto mínimo equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y una duración igual al término de vigencia del contrato y un (1) año más. De cualquier manera, la garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

7. Responsabilidad Extracontractual. El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMLMV) al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.

En el evento en que se deban amparar otros riesgos, el objeto y la suficiencia de la garantía deberán fijarse por la Comisión de Regulación de Energía y Gas –CREG, teniendo en cuenta el objeto del contrato y la naturaleza de tales riesgos.

Parágrafo. La entidad se reserva el derecho de exigir o no garantías en función de la tipología y cuantía de los contratos, debiendo quedar justificado en el Análisis Preliminar de la Contratación lo pertinente.

5.5. Efectividad de la garantía

La efectividad de la garantía se hará mediante el procedimiento previsto en la póliza, así como en el Código de Comercio. La CREG para la efectividad de las garantías no emitirá actos administrativos, porque carece de competencia para esos efectos, en consideración a que se rige en materia de contratación solamente por las disposiciones del derecho privado.

6. Cláusula de Indemnidad. En los contratos que celebre la CREG se incorporará la cláusula de indemnidad conforme a lo dispuesto en la legislación vigente, en virtud de la cual, el contratista se obliga a mantener indemne a la CREG de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.

7. Cláusula de confidencialidad. En los contratos que celebre la CREG se incorporará la cláusula de confidencialidad conforme a lo dispuesto en la legislación vigente, en virtud de la cual, el contratista se obliga a mantener reserva de la información que conozca en virtud del contrato.

8. Cláusula de propiedad intelectual. En los contratos que celebre la CREG se incorporará una cláusula de propiedad intelectual conforme a lo dispuesto en la legislación vigente, en virtud de la cual, el contratista transfiere y cede los derechos de propiedad intelectual derivados de las actividades desarrolladas en el marco de los negocios jurídicos celebrados con la CREG. Igualmente, dicha cláusula deberá prever la obligación por parte del proveedor de respetar los derechos de propiedad intelectual que se encuentren en cabeza de la CREG.

9. Cláusula de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. En los contratos que celebre la CREG se incorporará una cláusula de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo conforme a lo dispuesto en la legislación vigente, en virtud de la cual, el contratista se obliga a implementar y cumplir con las disposiciones relativas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST.

10. Cláusula de Inhabilidades e incompatibilidades. En los contratos que celebre la CREG se incorporará una cláusula inhabilidades e incompatibilidades conforme a lo dispuesto en la legislación vigente, en virtud de la cual, el contratista acepta respetar el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en el Numeral 4 del Capítulo 1 del Título I del presente Manual de contratación.

11. Modificaciones contractuales. Los contratos pueden ser objeto de modificaciones en el marco del principio de la autonomía de la voluntad de las partes. Para el efecto, toda modificación (suspensión, aclaración, adición, prórroga o ampliación del plazo de ejecución contractual, entre otras), deberá realizarse durante el plazo de ejecución del respectivo contrato y contar con la justificación y recomendación escrita del supervisor o interventor del Contrato.

Las modificaciones a los contratos deberán cumplir con las mismas formalidades surtidas en relación con el acuerdo inicial. El contratista deberá ampliar o modificar las garantías exigidas en la forma establecida en la correspondiente modificación, suspensión, adición, prórroga o ampliación de plazo.

Toda modificación a los contratos deberá realizarse mediante el SECOP II según la funcionalidad que la plataforma prevea para tal fin y deberá atender a los principios previstos en el presente manual.

El procedimiento para realizar modificaciones contractuales es el siguiente:

1. El contratista, o el supervisor o interventores, deberá presentar la solicitud de adición, prorroga o modificación de las obligaciones.

2. Cuando el proveedor solicite la modificación, el supervisor o interventor deberá realizar una breve justificación, donde recomiende la viabilidad, o no, de la modificación. El supervisor o interventor deberá realizar la solicitud de revisión al Comité de Compras y Contratos o al Comité de Expertos.

3. El Comité de Compras y Contratos o el Comité de Expertos deberá analizar si se recomienda o no al ordenador del gasto realizar la modificación solicitada.

4. En caso que la modificación requiera recursos públicos de la CREG adicionales, el supervisor o interventor deberá surtir el trámite previsto en el numeral 11.1.1. del Título IV del presente manual de Contratación.

5. Una vez recibida la aprobación por parte del Comité de Compras y Contratos o del Comité de Expertos, el supervisor o interventor, se deberá realizar los trámites dentro de la plataforma para perfeccionar la modificación contractual.

11.1. Principales modificaciones contractuales

11.1.1. Adición de los contratos: modificación al contrato en ejecución, que implica que el valor inicialmente pactado debe ser aumentado para poder ejecutar plenamente el objeto contractual.

Este mayor valor del contrato, debe contar con su respectivo soporte presupuestal. El supervisor o interventor debe solicitar a la Subdirección Administrativa y Financiera la expedición del CDP, de conformidad con el procedimiento previsto anteriormente. Luego que el Subdirector Administrativo y Financiero expida el CDP, este funcionario deberá remitirlo al usuario comprador.

De cualquier forma, si pese a que la CREG adoptó todas las medidas necesarias, llegare a suceder que un contrato no cuenta con soporte presupuestal para su ejecución (Certificado de Disponibilidad Presupuestal o Registro Presupuestal), ya sea en el momento de iniciar su ejecución o en el desarrollo del mismo, la Comisión deberá reconocer lo debido y en consecuencia tomar todas las medidas disciplinarias que sean necesarias para proceder a efectuar los pagos y reconocimientos correspondientes.

La adición, deberá estar plenamente justificada y las pólizas que amparan los contratos deberán ajustarse a las nuevas condiciones del contrato. Una vez perfeccionada la adición, el Usuario Comprador deberá solicitar al Subdirector Administrativo y Financiero la expedición del registro presupuestal. Una vez expedido el registro presupuestal, el Subdirector Administrativo y Financiero de la CREG deberá remitirlo al usuario comprador, para que éste lo cargue en la plataforma.

11.1.2. Prórrogas de los contratos: consiste en modificaciones que se realizan al plazo de ejecución. La CREG deberá ejercer constante vigilancia sobre el contrato para verificar que este se ejecute dentro del término previsto inicialmente, y en caso de que su terminación se haga imposible dentro de este término inicial, deberá prorrogar una vez se determine que con ello se logrará el cumplimiento de los propósitos perseguidos con la suscripción del contrato.

Siempre que se verifique que un contrato debe prorrogarse, y se realice la prórroga, el contratista está en la obligación de extender la vigencia de la garantía del contrato, y el supervisor o interventor deberá verificar que dicha garantía cubra la totalidad del tiempo por el cual se prorrogó la ejecución del contrato. Esta actividad será apoyada por la Subdirección Administrativa y Financiera.

Sin perjuicio de lo anterior, el supervisor o interventor del contrato deberá verificar que las obligaciones a cargo tanto del contratista como de la CREG pactadas en el contrato, se cumplan dentro de los plazos pactados, y deberá informar sobre el avance y estado de la ejecución de lo acordado.

La CREG queda jurídicamente legitimada para adoptar las decisiones y los correctivos que considere necesarios, previo agotamiento del procedimiento que corresponda según el caso.

11.1.3. Suspensión de los contratos: en ejercicio del postulado de la autonomía privada cuando sea necesario asegurar los fines del contrato, y atendiendo al interés público o general, podrá suspenderse la ejecución del contrato.

Para el efecto deben presentarse razones plenamente justificadas, o caso fortuito o fuerza mayor, que lleven a las partes, a determinar que se suspende la ejecución del contrato.

La suspensión transitoria del contrato debe ser el resultado de una evaluación conjunta entre la CREG y el contratista, que lleve a que las partes de mutuo acuerdo decidan si es pertinente continuar con la ejecución del contrato, o por el contrario si lo más conveniente para las partes, es suspenderlo temporalmente con el fin de realizar ajustes o suplir deficiencias.

Ninguna de las partes puede suspender de manera unilateral la ejecución de las obligaciones pactadas en el contrato.

11.1.4. Cesión de los contratos: se presenta cuando el contratista cede a un tercero su posición contractual. Quien transfiere se llama cedente, y el tercero se llama cesionario. La cesión del contrato permite que el tercero cesionario adquiera en todo o en parte los derechos y las obligaciones que correspondían al cedente.

Siempre que se pretenda ceder un contrato, el contratista deberá solicitar autorización a la CREG. Tanto la autorización como la cesión deberán constar por escrito.

12. Multas y cláusula penal. Cuando el contrato prevé el pacto de multas o cláusula penal, el procedimiento para su efectividad se seguirá conforme a lo previsto en el acuerdo contractual. En todo caso, la ejecución de los valores se hará por el mecanismo de compensación, previamente acordado entre las partes o acudiendo al juez del contrato.

La CREG deberá estipular la cláusula penal pecuniaria en todos los contratos que celebre con el fin de asegurar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los contratistas. Esto sin perjuicio de las garantías que el contratista deba constituir.

El incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista, puede ser total, parcial, tardío o defectuoso. La renuencia del deudor en ejecutar la prestación debida como los efectos perjudiciales del incumplimiento de la obligación, pueden ser mitigadas de mutuo acuerdo entre las partes.

El supervisor o interventor del contrato deberá requerir por medio del SECOP II al contratista para que cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones pactadas e informar al Director Ejecutivo y a la Subdirección Administrativa y Financiera de la CREG, en caso de que los requerimientos no hayan sido atendidos de manera satisfactorio u oportuna, con el fin de determinar la procedencia de sanciones de acuerdo con lo pactado en el contrato.

La imposición de multas o la efectividad de la cláusula no se hará por acto administrativo, por cuanto la CREG no tiene competencia para esos efectos. El procedimiento será la compensación o la efectividad de la garantía de cumplimiento. En el evento de ser insuficiente, se deberá acudir al juez del contrato.

13. Terminación anticipada del contrato. En los contratos se incluirá la posibilidad de terminar anticipadamente el acuerdo de voluntades, como una facultad reglada a favor de cada una de las partes, bajo el entendido que la CREG se rige por el derecho privado y no tiene competencia para hacer efectivas cláusulas excepcionales ni exorbitantes.

TÍTULO V.

ETAPA POST CONTRACTUAL

1. Liquidación. Una vez terminado el plazo del contrato, empieza la etapa post contractual, la cual se considerará surtida con la terminación del contrato, momento en el cual el supervisor o interventor del contrato deberá expedir el correspondiente informe final, en contratos de ejecución sucesiva o la autorización de pago de factura, en contratos de ejecución instantánea, el cual deberá publicarse en el SECOP II según la funcionalidad para adjuntar los documentos de supervisión del contrato.

Únicamente deberán liquidarse aquellos contratos de tracto sucesivo o cuya ejecución se prolonga en el tiempo e implican una verificación de los pagos y saldos por pagar, así como del cumplimiento total del objeto contractual.

La liquidación del contrato no exime al contratista de responder por la estabilidad de la obra o la calidad de los bienes o servicios suministrados. En consecuencia, cuando con posterioridad a la liquidación del contrato se presenten hechos que se encuentren amparados en las garantías constituidas por el contratista o que le causen un perjuicio a la CREG, ésta deberá adelantar las respectivas acciones judiciales previstas en la ley para cada caso.

En esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el documento de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo. Toda liquidación debe contener un balance económico en el que se señale lo siguiente:

1. Valor Inicial del contrato.

2. Pagos efectuados al contratista.

3. Saldos a favor del contratista o por liberar.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

Sin perjuicio de lo anterior, la CREG podrá abstenerse de adelantar el procedimiento de liquidación, en aquellos contratos que se evidencie, a partir de los informes de ejecución y de manera inequívoca, el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones por las partes. En todo caso, el supervisor o interventor deberá expedir un documento certificando dicha situación.

En los casos en los cuales la liquidación del contrato sea necesaria, ésta se deberá realizar de mutuo acuerdo dentro del plazo que las partes prevean en el contrato, y en caso de no pactarse plazo alguno, dentro de los seis (6) meses siguientes a la terminación del respectivo contrato.

Si el contratista no se presenta a la suscripción del documento de liquidación, dentro del mes siguiente a la fecha en que fue informado, en la dirección de correo electrónico o física indicada en el contrato del proyecto de documento de liquidación, se tendrá como liquidación del contrato el Informe Final de Supervisión o Interventoría, con el fin de proceder a la liberación de los saldos a que haya lugar.

En todo caso, si vencido el término para intentar la liquidación de mutuo acuerdo, y no pudiendo obtener el informe del Supervisor, se podrá intentar la liquidación judicial del contrato. La CREG no tiene competencia para liquidar unilateralmente los contratos por cuanto su régimen de contratación es el derecho privado y no el Estatuto General de la Contratación Pública.

2. Administración de la biblioteca de documentos. El responsable de la biblioteca de documentos del SECOP II será el usuario administrador. En el archivo se deberá incluir todos los documentos que se hubieren producido en desarrollo de las etapas precontractual, contractual y post-contractual.

En cada contrato, la responsabilidad de mantener actualizado el respectivo expediente virtual dentro del SECOP II, y que éste corresponda a la realidad contractual, se regirá por las siguientes reglas:

1. En la etapa precontractual, la responsabilidad estará en cabeza de la Subdirección Administrativa y Financiera. Un funcionario de esta dependencia deberá cargar en la plataforma todos los documentos que se generen durante el desarrollo de alguna de las modalidades de contratación previstas en el Título III del presente manual de contratación.

2. En la etapa contractual y post-contractual la responsabilidad será del supervisor del contrato, en su calidad de usuario comprador, el cual deberá cargar en la plataforma todos los documentos que se generen durante la ejecución del contrato, sin perjuicio de las responsabilidades en cabeza del usuario administrador en la gestión de la biblioteca de documentos.

Sin perjuicio de la responsabilidad del supervisor o interventor en el cargue de la información, la Subdirección Administrativa y Financiera podrá requerir que a dichas personas para que la información que obre en el SECOP II se mantenga actualizada y corresponda a la realidad contractual.

3. Ejercicio de la acción contractual. La CREG, el contratista, el Ministerio Público o cualquier persona que acredite un interés directo, podrá promover la acción contractual con el fin de que se declare la legalidad (o ilegalidad) del contrato y se restablezca un derecho que se considere ha sido conculcado. Para iniciar esta acción no se requiere agotar la vía gubernativa.

TÍTULO VI.

DISPOSICIONES VARIAS

1. Formalidades de los actos contractuales. En todos los contratos celebrados por la CREG, se estipulará lo señalado en las normas civiles y comerciales. También podrán incluirse cláusulas requeridas para el cumplimiento de los fines del contrato, siempre que no sean contrarios a la Constitución, la ley o al orden público.

2. Utilización de medios electrónicos. En todos los tramites regulados en el presente manual de contratación, podrán utilizarse los medios electrónicos, previo cumplimiento de los requisitos legales. Principalmente se deberá realizar los trámites en el SECOP II, sin perjuicio de las leyes relativas a comercio electrónico y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

3. Idioma. En aplicación del artículo 823 del Código de Comercio, los términos técnicos o usuales que se empleen en documentos destinados a probar los contratos u obligaciones mercantiles, o que se refieran a la ejecución de dichos contratos u obligaciones, se entenderán en el sentido que tengan en el idioma castellano. En todo caso, se dará aplicación a las disposiciones contenidas en la Ley 14 de 1979, por medio de la cual se restablece la defensa del idioma español y se da una autorización a la Academia Colombiana de la Lengua.

Cuando se hayan utilizado simultáneamente varios idiomas, se entenderán dichos términos en el sentido que tengan en castellano, si este idioma fue usado; en su defecto, se estará a la versión española que más se acerque al significado del texto original.

El sentido o significado de que trata este artículo es el jurídico que tenga él termino o locución en el respectivo idioma, o el técnico que le dé la ciencia o arte a que pertenezca o finalmente el sentido natural y obvio del idioma a que corresponda.

4. Moneda. En aplicación del artículo 874 del Código de Comercio, cuando no se exprese otra cosa, las cantidades que se estipulen en los negocios jurídicos serán en moneda legal colombiana. La moneda nacional que tenga poder liberatorio al momento de hacer el pago se tendrá como equivalente de la pactada, cuando ésta no se halle en circulación al tiempo del pago.

Las obligaciones que se contraigan en monedas o divisas extranjeras, se cubrirán en la moneda o divisa estipulada, si fuere legalmente posible; en caso contrario, se cubrirán en moneda nacional colombiana, conforme a las prescripciones legales vigentes al momento de hacer el pago.

5. Reglas para los plazos. En los plazos de horas, días, meses y años, se seguirán las siguientes reglas:

1. Cuando el plazo sea de horas, comenzará a contarse a partir del primer segundo de la hora siguiente, y se extenderá hasta el último segundo de la última hora inclusive.

2. Cuando el plazo sea de días, se excluirá el día en que el negocio jurídico se haya celebrado, salvo que de la intención expresa de las partes se desprenda otra cosa.

3. Cuando el plazo sea de meses o de años, su vencimiento tendrá lugar el mismo día del correspondiente mes o año; si éste no tiene tal fecha, expirará en el último día del respectivo mes o año. El plazo que venza en día feriado se prorrogará hasta el día siguiente.

Los plazos de días señalados en la ley se entenderán hábiles; los convencionales, comunes. Los términos legales deben interpretarse conforme la regla general contenida en el artículo 70 del Código Civil, es decir, debe evaluarse sí la norma de manera expresa dispone que los días son calendario, de lo contrario se presume que son hábiles

6. Pago a los contratistas. El pago del valor del contrato se efectuará contra entrega de informes o productos por parte del contratista, en la forma estipulada en el contrato respectivo.

Son requisitos para realizar radicar la solicitud de pago contar con, al menos, los siguientes documentos:

1. Factura o cuenta de cobro;

2. Informe por parte del contratista acerca del cumplimiento de las obligaciones contractuales.

3. Pago de los aportes al sistema integrado de seguridad social y/o contribuciones parafiscales, en los términos de la Ley 789 de 2002.

Para el pago, se deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento:

1. Radicación física o electrónica de la factura en la Subdirección Administrativa y Financiera, con los anexos previstos en el presente aparte del Manual de contratación.

2. El proveedor deberá cargar la factura o cuenta de cobro en el SECOP II.

3. La Subdirección Administrativa y Financiera remitirá el informe presentado por el contratista al supervisor o interventor del contrato, para que estos lo revisen y expidan el recibo a satisfacción de las actividades contractuales que soportan la solicitud de pago.

Una vez se cuente con el visto bueno por parte del supervisor o interventor del contrato y firma del recibido a satisfacción, para los casos en que este requisito se exija.

4. Paralelamente, la Subdirección Administrativa y Financiera analizará los requisitos de la cuenta de cobro o factura y verificará que los pagos realizados al sistema integrado de seguridad social y/o contribuciones parafiscales corresponden a lo que por ley está obligado a pagar el contratista.

Una vez se cuente con el visto bueno por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera, ésta deberá remitir dicha documentación al usuario Comprador para realizar el cargue de la información a la plataforma e informar al supervisor o interventor.

5. Cuando el supervisor haya dado su visto bueno al informe y reciba la aprobación de la Subdirección Administrativa y Financiera, el usuario Comprador deberá aprobar la factura o cuenta de cobra a través del SECOP II.

En caso en que la revisión de la Subdirección Administrativa y Financiera o del Usuario Comprador resulte insatisfactoria, este último deberá rechazar la factura en el SECOP II y anexar los documentos que fundamentan la decisión, para que el proveedor subsane, si a esto hay lugar, los documentos de la solicitud de pago.

6. Una vez realizado el pago, la Subdirección Administrativa y Financiera informará de esa situación y remitirá los documentos que soporten el pago al usuario comprador. Éste deberá cargar dicha información en el SECOP II y marcar la factura o cuenta de cobro como pagada.

7. Responsabilidad Fiscal. El grado de culpabilidad para establecer la existencia de responsabilidad fiscal será el dolo o la culpa grave. Se presumirá que el gestor fiscal ha obrado con dolo cuando por los mismos hechos haya sido condenado penalmente o sancionado disciplinariamente por la comisión de un delito o una falta disciplinaria imputados a ese título.

8. Acción de repetición. El Director Ejecutivo de la CREG deberá iniciar la acción de repetición contra el servidor, contratista o ex contratista que, por su acción u omisión dolosa o gravemente culposa, ocasione una condena judicial en contra de la entidad.

En este sentido, el régimen disciplinario de los servidores públicos dispuso que, al no instaurarse en forma oportuna por parte del representante legal de la entidad, en el evento de proceder la acción de repetición contra el funcionario, ex funcionario o particular en ejercicio de funciones públicas cuya conducta haya generado conciliación o condena de responsabilidad contra el estado se configura como falta gravísima que como sanción es la destitución del cargo e inhabilidad general.

9. Presupuesto de publicidad. En cumplimiento a lo señalado en la Ley 1474 de 2011, no podrá hacerse uso de publicidad oficial, o de cualquier otro mecanismo de divulgación de programas y políticas oficiales, para la promoción de servidores públicos, partidos políticos o candidatos, o que hagan uso de su voz, imagen, nombre, símbolo, logo o cualquier otro elemento identificable que pudiese inducir a confusión.

En ningún caso la CREG- podrá patrocinar, contratar o realizar directamente publicidad oficial que no esté relacionada en forma directa con las funciones que legalmente debe cumplir, ni contratar o patrocinar la impresión de ediciones de lujo o con policromías.

TÍTULO VII.

DISPOSICIONES FINALES

1. Vigencia. El presente manual de contratación entrará en vigencia a partir de la fecha de publicación de la Resolución por medio de la cual se adopta. Los procedimientos de contratación en curso y los contratos vigentes a la fecha de entrada en vigencia del presente manual, así como las adiciones o prórrogas de contratos suscritos con anterioridad al presente manual de contratación, deberán regirse de conformidad con el manual vigente a la fecha de apertura del respectivo procedimiento o la celebración del contrato.

Los contratos resultantes de los procedimientos de contratación en curso, se regirán de conformidad con el manual de contratación vigente a la fecha de celebración del respectivo contrato.

2. Régimen de transición. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación, salvo en lo relacionado con el presente régimen de transición. Esta excepción sólo aplicará durante el término de cuatro (4) meses siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de publicación de este acto administrativo. Una vez vencido este término, entrará a regir la totalidad del presente manual de Contratación.

Durante los cuatro (4) meses siguientes contados a partir de día siguiente a la fecha publicación del presente acto administrativo, se aplicarán las siguientes reglas:

1. El cargue de la información en el SECOP II previsto en el Numeral 2.2. del Título V del presente manual de contratación será realizado por la Subdirección Administrativa y Financiera. Para esto, los supervisores o interventores deberán enviar la información a dicha dependencia a través de correo electrónico o por el medio de comunicación más expedito.

2. La Subdirección Administrativa y Financiera, directamente o indirectamente, deberá realizar capacitaciones a los supervisores o interventores acerca de las responsabilidades derivadas del presente manual de contratación y las actuaciones que deben realizar como consecuencia de ellas.

Estas capacitaciones también se podrán realizar con las dependencias, instancias o funcionarios que participen en las actividades precontractuales, contractuales y post-contractuales.

ARTÍCULO SEGUNDO. - La presente resolución sustituye todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial a la Resolución 176 de 2014.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C.,

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Director Ejecutivo