PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICO PARA LA CONTRATACIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS VIRTUALES DEL ÁREA DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y CIENCIA DE LA ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS PARA LA EDUCACIÓN, LA CIENCIA Y LA CULTURA

PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICO PARA LA CONTRATACIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS VIRTUALES DEL ÁREA DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y CIENCIA DE LA ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS PARA LA EDUCACIÓN, LA CIENCIA Y LA CULTURA

Ref.: SIM. 01/2021

1. OBJETO DEL CONTRATO

El objeto del contrato se compone de la organización de dos eventos virtuales que el área de Educación Superior y Ciencia de la Secretaría General de la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura (OEI) prevé realizar a lo largo de 2021.

• Kick off meeting virtual del Programa para el Fortalecimiento de los Sistemas de Ciencia y Tecnología de América Latina (FORCYT).

• Evento virtual: Noche Iberoamericana de l@s Investigador@s.

2. INFORMACIÓN DE LOS PROYECTOS

Título del proyecto	Programa para el Fortalecimiento de los Sistemas de Ciencia y Tecnología de América Latina (FORCYT)
Objetivo del proyecto	Fortalecer las políticas públicas en materia de ciencia y tecnología para hacer frente a los efectos de la pandemia del COVID-19 y al cambio climático, dos de los grandes desafíos de la región para los próximos años, apoyando la producción científica para transformar los sistemas productivos y sociales latinoamericanos de modo que estos resulten más justos, equitativos, sostenibles y resilientes, de acuerdo con los ODS de la Agenda 2030.
Financiador	UNIÓN EUROPEA
Países de incidencia	Todos los países de la región iberoamericana

Título del proyecto	Noche Iberoamericana de l@s Investigador@s
Objetivo del proyecto	La Noche Europea de los Investigadores es un proyecto europeo de apoyo a la carrera de los y las investigadoras que se celebra en más de 350 ciudades europeas. La OEI colabora en este proyecto desarrollando la Noche Iberoamericana de l@s Investigador@s ampliando el alcance del proyecto a Iberoamérica.
Financiador	Fondos propios de la OEI

Países de incidencia Países aún sin concretar. De momento se prevé la participación de Argentina, Ecuador, República Dominicana y Uruguay.

3. ANTECEDENTES

El programa FORCYT que la OEI llevará a cabo para fortalecer los sistemas científicos y tecnológicos (CYT) de los países latinoamericanos, es una iniciativa innovadora que integra diferentes componentes y tiene un alcance geográfico supranacional dirigido tanto a responsables de las políticas de Ciencia y Tecnología de los diferentes países iberoamericanos, personal investigador y representante de empresas y organizaciones de la sociedad civil. Es un programa que vincula la producción científica y tecnológica en América Latina con la implementación de la Agenda 2030 y las pone al servicio de la ciudadanía, para resolver problemas sociales, como la causada por la pandemia del COVID-19 o el cambio climático.

En el marco de este programa, se prevé la realización durante la segunda quincena de febrero de 2021, de una reunión inicial (kick off meeting) de la OEI con los puntos focales (representantes de los ministerios de educación superior y ciencia, organismos internacionales, Comisión Europea, etc.) para el programa en cada país. Esta reunión inicial se previó presencialmente, aunque dada las restricciones impuestas por la pandemia del COVID-19, ha tenido que adaptarse a un modelo virtual.

Por su parte, la Noche Iberoamericana de l@s Investigador@s1, es una iniciativa de la OEI que se enmarca en la Noche Europea de los Investigadores, un proyecto europeo de divulgación científica y apoyo a la carrera de las y los investigadores que se celebra en más de 350 ciudades europeas. El día 27 de noviembre de 2020 se celebró la undécima edición de esta Noche, en la que la OEI participó por primera vez coordinando y financiando actividades en Argentina, Uruguay y Ecuador con el fin de ampliar el alcance del proyecto a la región iberoamericana y generar sinergias para la promoción de la ciencia entre la ciudadanía de la Unión Europea y Latinoamérica. En 2021 se prevé que la OEI coordine nuevamente este evento. Se prevé su realización en fechas aproximadas a las del año 2020 y con la participación de más países de la región. Instituciones de diferente índole (administraciones públicas, centros de investigación, museos, universidades, etc.) de cada país organizan eventos de divulgación científica (por ejemplo, cuentacuentos, juegos, workshops, webinars) dirigidos a público infantil, juvenil y adulto. La actual situación de pandemia internacional ocasionada por la COVID- 19 obligará a priorizar las actividades virtuales nuevamente, aunque este último aspecto abre una posibilidad y es facilitar el acceso a la participación de personas de todos los países de la región.

1 Para más información sobre la Noche Iberoamericana de l@s Investigador@s de 2020 ver: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxx-xx-xxxxxxxxxxxx

Los presentes pliegos tienen como objetivo determinar las condiciones, requisitos y el perfil de la entidad experta que se va a encargar de la gestión de ambos eventos virtuales.

4. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS A REALIZAR

4.1. KICK OFF MEETING DEL PROGRAMA FORCYT

De manera preliminar, se espera que esta reunión tenga las siguientes características:

• 4 sesiones distribuidas en 2 tardes. Un total de aproximadamente 6 horas de duración.

• Se espera que se conecten aproximadamente 100 personas, de las cuales 20 personas serán ponentes, y el resto tendrán la posibilidad de participar en abierto.

• Se desea la interacción de las personas asistentes no sólo mediante audio, sino también por chat, en formato tipo encuesta y otro tipo de formatos que puedan requerirse cuando se cierre el programa del evento por parte de la OEI.

• Se desea que el evento pueda verse en streaming. Las personas ponentes y participantes se conectarán de diferentes países de Latinoamérica y Europa. Por lo tanto será necesario que se lleve a cabo antes del evento pruebas individualizadas con los diferentes ponentes. También se solicitará el registro previo de asistentes en el momento de la conexión con su correspondiente nombre, organización y autorización de protección de datos.

4.2. NOCHE IBEROAMERICANA DE L@S INVESTIGADOR@S

De manera preliminar, se espera que sea un evento de aproximadamente 8 horas de duración en el que diferentes actividades realizadas en streaming y on line, en diferentes países y por diferentes organizaciones y se mostrarán en una plataforma común. Cada una de las actividades tendrá una duración aproximada de entre 1 y 2 horas, pudiendo ser simultáneas.

Se requerirá que las personas participantes al evento se registren en el momento de la conexión tanto al evento en su conjunto, como al evento concreto en el que participen, con su correspondiente nombre y autorización de protección de datos.

5. DISTRIBUCIÓN DE RESPONSABILIDADES

La organización contratante OEI será responsable de:

• Facilitar información sobre la temática necesaria.

• Asegurar los pagos correspondientes.

• Coordinar y organizar la difusión, invitación y participación previa de asistentes a los eventos.

Serán de responsabilidad exclusiva de la empresa consultora:

• Cumplir con los plazos y las necesidades técnicas requeridas para la realización del servicio con calidad.

• La aportación de al menos una persona de apoyo técnico durante la realización de los eventos.

• La disponibilidad de todos los recursos personales y técnicos necesarios para el cumplimiento de los servicios requeridos con calidad.

• Estar cubiertos con los seguros necesarios para la realización de los servicios de asistencia técnica requeridos.

• Contar con factura legal.

• Grabación de ambos eventos.

• Realización de las pruebas previas necesarias para ajustar los servicios requeridos.

6. PRESENTACIÓN DE LA OFERTA TÉCNICA

La oferta técnica presentada por los candidatos deberá incluir:

1. Elaboración de una propuesta metodológica en la que se incluya una explicación de cómo se gestionarán cada uno de los dos eventos, cómo se prevé cumplir con los requerimientos técnicos solicitados en el presente pliego, un cronograma detallado del plan de trabajo previo y durante los eventos, así como los recursos técnicos y humanos que aportará la empresa para la realización de las diferentes tareas.

2. Currículo vitae del personal asociado al proyecto. Se debe indicar la experiencia en servicios similares del personal asociado.

La mayor puntuación será otorgada, atendiendo a los criterios de adjudicación descritos en el punto 7 del presente pliego.

En relación a la experiencia del personal que participará en la asistencia técnica, la OEI podrá, en cualquier momento del procedimiento, solicitar a la entidad adjudicataria la acreditación de los criterios de adjudicación establecidos en el punto 7 del presente documento. Se podrá solicitar la acreditación de los títulos académicos y referencias de terceros respecto a la experiencia profesional.

7. CRITERIOS TÉCNICOS DE ADJUDICACIÓN

La evaluación técnica será realizada por el comité de evaluación en base a los siguientes criterios de adjudicación:

Valoración técnica (100 puntos en total)
Elaboración de propuesta (Máximo 70 puntos)
Calidad de la propuesta metodológica			Máximo puntos	35
Viabilidad de la propuesta con una planificación ajustada en su ejecución y claridad de procesos.			Máximo puntos	35
Experiencia (Máximo 30 puntos)
Experiencia del personal asociado* en la realización de eventos virtuales similares a los requeridos en el presente pliego, en los últimos tres años.	• De 1 a 4 eventos • De 5 a 8 eventos • De 9 a 12 eventos • Más de 13 eventos	8 puntos 15 puntos 22 puntos 30 puntos	Máximo puntos	30

*Para el cálculo de la puntuación únicamente se tomará en cuenta el mismo evento en varios empleados una vez.

Por motivos de protección de datos personales, los CV deben presentarse anonimizados, en caso que el candidato sea un equipo de profesionales.

La ponderación entre los criterios de adjudicación técnicos y económicos se realizará conforme a lo descrito en el apartado 16 xxx Xxxxxx de condiciones administrativas.

8. VERIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO

La coordinación del trabajo se llevará a cabo desde la Secretaría General de la OEI y se trabajará junto con los otros socios de ambos proyectos.