INVITACIÓN PÚBLICA PROPONER No 3000000470 PARA CONTRATAR LAS PÓLIZAS DE SEGUROS QUE AMPAREN LOS BIENES E INTERESES ASEGURABLES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ, INCLUYENDO TODOS AQUELLOS POR LOS CUALES SEA O LLEGARE A SER LEGALMENTE RESPONSABLE..
INVITACIÓN PÚBLICA PROPONER No 3000000470 PARA CONTRATAR LAS PÓLIZAS DE SEGUROS QUE AMPAREN LOS BIENES E INTERESES ASEGURABLES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ, INCLUYENDO TODOS AQUELLOS POR LOS CUALES SEA O LLEGARE A SER LEGALMENTE RESPONSABLE..
TABLA DE CONTENIDO
1. SECCIÓN 1. GENERALIDADES DE LA ENTIDAD Y DE LA INVITACIÓN 3
1.1 NATURALEZA, FUNCIONES E INGRESOS DE LA CCB 3
1.2 RÉGIMEN LEGAL APLICABLE Y NATURALEZA DE LA PRESENTE INVITACION 4
1.4 NATURALEZA DEL ORIGEN DE LOS RECURSOS 4
1.5 NATURALEZA DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER 4
1.6 INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN 4
1.9 EXCLUSIÓN Y LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD PRECONTRACTUAL 5
1.10 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN 5
1.12 LUGAR DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: 6
1.13 ESTRUCTURA Y ETAPAS DEL PROCESO 6
1.15 ANEXOS DE LA INVITACIÓN 8
1.16 CONDICIONES DEL CONTRATO EVENTUAL 9
2. SECCIÓN 2 CONDICIONES GENERALES PARA PRESENTAR LA OFERTA 9
2.3 OFRECIMIENTOS ADICIONALES 10
2.5 ANEXOS DE LA INVITACIÓN A PROPONER 10
2.6 INFORMACIÓN ENTREGADA POR EL PROPONENTE 10
2.7 SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA 11
2.8 ACEPTACIÓN DE CONDICIONES 11
2.10 REVOCACIÓN DE LA OFERTA 11
2.11 PROPONENTES QUE NO PODRÁN PRESENTAR OFERTAS 11
2.12 DOCUMENTOS DE LA OFERTA 11
2.13 PRESENTACIÒN DE LA OFERTA 12
2.15 LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR 13
3. SECCIÓN 3. REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES 13
3.1 REQUISITOS JURÍDICOS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA 13
3.1.2 EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO 15
3.1.4 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL, EXPEDIDO POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 15
3.1.5 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA 16
3.1.8 DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN DE CONSORCIOS, UNIONES TEMPORALES U OTROS PROPONENTES PLURALES 16
3.2 REQUISITOS FINANCIEROS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA 20
3.3 REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA 21
3.3.1 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE 21
3.3.2 CONOCIMIENTO DE RIESGO 23
4. SECCIÓN 4. PROPUESTA ECONÓMICA 23
5.3.3 PARTICIPACIÓN PORCENTUAL PARA LOS GRUPOS 1 Y 2 26
INVITACIÓN PÚBLICA A PROPONER No 3000000470 PARA CONTRATAR LAS PÓLIZAS DE SEGUROS QUE AMPAREN LOS BIENES E INTERESES ASEGURABLES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ, INCLUYENDO TODOS AQUELLOS POR LOS CUALES SEA O LLEGARE A SER LEGALMENTE RESPONSABLE.
OBJETO: Contratar las pólizas de seguros que amparen los bienes e intereses asegurables de la Cámara de Comercio de Bogotá, incluyendo todos aquellos por los cuales sea o llegare a ser legalmente responsable.
FECHA DE APERTURA DE LA INVITACIÓN: 09 de enero de 2018
MANIFESTACIÓN DE INTERÉS: Desde la apertura y hasta el 19 de enero de 2018, las aseguradoras que estén interesadas en la presentación de sus propuestas deberán radicar en el Centro Empresarial Salitre ubicado Xxxxxxx Xxxxxxxx 00 X - 00 xx Xxxxxx primer piso ventanilla de correspondencia costado oriental, o a través del envío al correo electrónico xxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx su manifestación de interés de participación.
AUDIENCIA DE ACLARACIONES Y VISITA: 22 de enero de 2018 a partir de las 8:00 a.m. hasta las 10:00 a.m. en la Xxxx xxxxxxxxxxx Xx. 0 xxx Xxxx 0 xxx Xxxxxx Empresarial Salitre ubicado Xxxxxxx Xxxxxxxx 00 X - 00 xx Xxxxxx. Posteriormente se efectuara visita a tres
(3) inmuebles de la CCB.
FECHA LÍMITE PARA PRESENTAR OBSERVACIONES: 25 de enero de 2018, hasta las 5:00 p.m.
FECHA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN: 13 de febrero de 2018, hasta las 4:00 pm. (Para el recibo de las propuestas se tomará la fecha y hora de constancia de recibido expedido por la oficina de correspondencia de la CCB)
ÁREA RESPONSABLE: Vicepresidencia Administrativa y Financiera - Activos Fijos Almacén y Seguros
COLABORADOR DE LA CCB CON QUIEN PUEDE ESTABLECERSE CONTACTO:
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, teléfono: 5941000 ext. 2491, correo electrónico: xxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx
1. SECCIÓN 1. GENERALIDADES DE LA ENTIDAD Y DE LA INVITACIÓN
1.1 NATURALEZA, FUNCIONES E INGRESOS DE LA CCB. La Cámara de Comercio de Bogotá –CCB-, es una persona jurídica sin ánimo de lucro, corporativa, gremial y privada, que cumple las funciones señaladas en el artículo 86 del Código de Comercio y en el artículo 2.2.2.38.1.4, Sección 1, Capítulo 38 del Decreto 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”.
1.2 RÉGIMEN LEGAL APLICABLE Y NATURALEZA DE LA PRESENTE INVITACION. El derecho aplicable a esta invitación a proponer y al contrato que llegaré a suscribirse será el consagrado en el ordenamiento jurídico colombiano. Se sujetará por lo tanto a las disposiciones del derecho privado, el Estatuto de Contratación y el Manual de Procedimientos de Contratación de la CCB, salvo las excepciones expresamente consagradas en la ley”.
1.3 PACTO DE PROBIDAD. Tanto los colaboradores que intervengan en el proceso de selección, como lo interesados en participar en la presente convocatoria darán estricto cumplimiento al régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades y todas las disposiciones contenidas en el Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo de la Cámara de Comercio de Bogotá. Además se abstendrán de realizar cualquier conducta o acto que afecte la transparencia y probidad del proceso. El proponente acepta que conocen y entienden los términos de la presente invitación, así como como reglas establecidas para la misma y reconocen que las mismas son equitativas y no conllevan al favorecimiento de un proponente en particular. La participación en esta invitación a proponer la harán con estricto cumplimiento de las normas jurídicas y éticas propias de este tipo de procedimientos contractuales, y conforme al principio de la buena fe, transparencia y economía.
1.4 NATURALEZA DEL ORIGEN DE LOS RECURSOS. Los recursos con los que la CCB pagará las obligaciones a su cargo, como consecuencia de la ejecución y cumplimiento del contrato objeto de esta invitación serán de origen público y privado.
La CCB se reserva el derecho de modificar el origen de los recursos de manera unilateral, cuando se presenten circunstancias que a su juicio así lo ameriten, caso en el cual se le informará a los proponentes o al contratista seleccionado, según el caso, pero no requerirán su aprobación.
1.5 NATURALEZA DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER. Este documento contiene exclusivamente una invitación a presentar ofertas a la CCB y en ningún caso podrá considerarse como una oferta mercantil. La CCB no estará obligada a contratar con ninguno de los proponentes que presenten propuestas en virtud de esta invitación a proponer.
La CCB podrá suspender o terminar en cualquier momento el presente proceso de contratación, pero informará de ello por el mismo medio en que publicó o envió esta invitación a proponer o el mecanismo que considere más idóneo a los posibles proponentes.
1.6 INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN. La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta invitación y por ende está deberá ser tenida en cuenta en su integridad para la presentación de la oferta.
1.7 DOCUMENTOS Y PRELACIÓN. Son documentos de la invitación a proponer todos sus anexos y todas las adendas que la CCB expida con posterioridad a la fecha de publicación del presente documento.
En caso de existir contradicciones entre los documentos mencionados se seguirán las siguientes reglas:
a. Si existe contradicción entre un anexo y los términos de la invitación, prevalecerá lo establecido en la invitación.
b. Siempre prevalecerá la última adenda publicada sobre cualquier otro documento.
c. La CCB realizará una interpretación integral de la presente invitación en caso de vacío, falta de claridad y/o contradicción de acuerdo a la necesidad de la entidad.
Nota: El índice de esta invitación a proponer es meramente informativo y organizativo de la invitación, por lo tanto no establece orden para la interpretación de la información contenida en la presente invitación.
1.8 ADENDAS. La CCB podrá modificar o aclarar los términos de la invitación a través de adendas que publicará en la página web xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx.
1.9 EXCLUSIÓN Y LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD PRECONTRACTUAL. La CCB no será responsable por ningún daño o perjuicio causado a los posibles proponentes durante la etapa precontractual en caso de que decida no continuar con la invitación o suspender la misma. Por tal motivo no asumirá reconocimiento alguno por los costos o gastos en los que hubiera podido incurrir los proponentes para la elaboración de sus ofertas, dado que los proponentes conocen y aceptan que la CCB puede no continuar con la invitación o suspender la misma, cuando lo considere conveniente.
1.10 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
Los proponentes deberán destinar la información que conozcan en virtud del presente proceso de contratación única y exclusivamente para la presentación de la oferta. Se considera información confidencial:
a. Toda la información relacionada con la prestación de los servicios y el desarrollo de los fines de la CCB.
b. Las características y especificaciones de los productos, servicios y programas de la CCB que no sean de público conocimiento.
c. Todos los secretos empresariales que posea la CCB de conformidad con la legislación vigente.
d. Todos los conocimientos y experiencias de orden técnico, comercial y de economía de empresa que le permiten a la CCB realizar sus actividades productivas, desarrollar su objeto social y actividades de organización y administración, usualmente conocidas como know how.
e. Toda la información sobre políticas de ventas, precios, planes de distribución, métodos operativos y de trabajo, desarrollo de productos, políticas y prácticas comerciales.
f. Toda la información de datos personales que conozca en virtud de la presente invitación y el contrato eventual.
g. Toda la información sobre los clientes y potenciales clientes de la CCB, incluyendo pero sin limitarse a los datos personales de los mismos.
h. Toda la información financiera de la CCB.
i. Toda la documentación y demás información sobre el hardware y el software que utiliza la CCB.
j. Toda la información que conozca en virtud o con ocasión de la presente invitación.
Las restricciones respecto de la confidencialidad de la información no se aplicarán a la información que se describe a continuación:
a. Aquella que sea desarrollada independientemente por los proponentes o que sea recibida legalmente de otra fuente, libre de cualquier restricción.
b. Aquella que esté disponible generalmente al público o sea de público conocimiento.
Cuando para la preparación de las propuestas la CCB suministre información considerada confidencial, el interesado diligenciará previamente el respectivo acuerdo de confidencialidad, el cual adjuntará a su propuesta o en el momento de entregar la información y hará parte integral de la misma.
El incumplimiento de dicho acuerdo dará lugar al inicio de las acciones legales que correspondan para el cobro de los perjuicios que pudieran producirse a la CCB, por la divulgación de información considerada confidencial o por el incumplimiento de dicho acuerdo, según lo establecido en el mismo.
1.11 CAMBIO DE REGULACIÓN: La normatividad aplicable a esta invitación será la que se encuentra vigente a la fecha de publicación de la invitación, incluso si entre la fecha de la invitación y el plazo máximo señalado para recibir las ofertas se modifica o deroga alguna disposición normativa aplicable. Sólo se exceptúa de lo anterior aquello que por expresa e imperativa disposición de la ley nueva deba ser aplicado a las invitaciones en curso al momento de la entrada en vigencia de la nueva disposición. La Ley aplicable al contrato será la vigente al momento de su suscripción.
1.12 LUGAR DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Bogotá D.C., y la jurisdicción de la CCB. (Art. 8° Decreto 622 de 2000)
1.13 ESTRUCTURA Y ETAPAS DEL PROCESO. El texto de esta invitación a proponer y de todas sus adendas está disponible en la página Web xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx. Dentro del proceso se cumplirán las siguientes etapas:
1.13.1. Apertura: Es el acto a través del cual se da a conocer los términos de la invitación a los posibles proponentes.
1.13.2. Manifestación de Interés: Las aseguradoras que estén interesadas en la presentación de sus propuestas deberán radicar en la oficina de correspondencia de la CCB de la sede Salitre, o a través del envío al correo electrónico xxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx, el Anexo No 7 donde manifieste expresamente su manifestación de interés en participar en la presentación de sus propuestas en el grupo o grupos correspondientes.
Nota: La no presentación de manifestación de interés no constituye requisito mínimo para presentar su oferta, sin embargo, es responsabilidad del proponente conocer el estado de los riesgos.
1.13.3. Entrega de información de los riesgos y formularios. Solo a las aseguradoras que hayan manifestado su interés en presentar propuesta con la radicación o envió por email del Anexo No. 7, se les entregará la información de los riesgos y formularios correspondientes a las pólizas del grupo o grupos a los cuales ofertarán. Esta información se entregará en medio magnético.
Documentos que serán entregados para cada una de las pólizas:
A. Grupo 1: Seguros Generales
• Cuadro de riesgos y valores asegurados, para póliza todo riesgo daño material público y privado
• Relación Obras de Arte (detallada y valorizada)
• Relación de Autos (Con valor asegurado de acuerdo con la guía fasecolda)
• Siniestralidad últimos tres (3) años
B. Grupo 2: Vida Ejecutivos - Vida Empleados (Pacto Colectivo) – Accidentes Personales
• Relación de asegurados con valor asegurado y edad para todas pólizas
• Siniestralidad últimos tres (3) años
C. Grupo 3: Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros
• Formulario Póliza Infidelidad y Riesgos Financieros
• Formulario Crimen por Computador
D. Grupo 4: Póliza de Responsabilidad Civil Errores y Omisiones
• Formulario Responsabilidad civil Errores y Omisiones
• Siniestralidad últimos tres (3) años
E. Grupo 5: Póliza de Responsabilidad Civil Directores y Administradores
• Formulario Directores & Administradores
• Siniestralidad últimos tres (3) años
F. Grupo 6: Póliza de Hospitalización y Cirugía
• Relación de asegurados con edad
• Siniestralidad últimos tres (3) años
G. Grupo 7 : Póliza RC Protección de datos
• Formulario
1.13.4. Audiencia de aclaraciones y visita: La CCB realizará una audiencia aclaratoria del contenido de la invitación a proponer y seguidamente realizará la visita a los edificios de la CCB. Es facultad de los proponentes asistir.
NOTA: Si el proponente no asiste a la visita, se entiende que conoce y son claros todos y cada uno de los aspectos técnicos relacionados con el contrato a
suscribir, lo anterior sin perjuicio de la posibilidad que tienen de formular preguntas al respecto dentro del tiempo establecido
1.13.5. Etapa de observaciones: Desde la fecha de apertura y hasta la fecha establecida en la invitación podrán los interesados formular preguntas por escrito a la CCB sobre esta invitación a proponer. La CCB dará respuesta antes del cierre por escrito y publicará las preguntas y respuestas en la página Web, a las observaciones que sean presentadas en tiempo.
1.13.6. Cierre: momento límite de presentar propuesta.
1.13.7. Evaluación de propuestas: Es la etapa en la que la CCB verifica el cumplimiento de los requisitos habilitantes o mínimos establecidos en la invitación y realiza la etapa de evaluación de los criterios calificables para aquellos proponentes que resultaron habilitados. En esta etapa se otorga el puntaje de cada propuesta y se establece el orden de elegibilidad.
1.13.8. Adjudicación/Declaratoria desierta. La adjudicación será total, parcial o por grupos según se especifique en la presente invitación. La CCB podrá declarar desierto el proceso con lo cual no adjudicará a ningún proponente.
NOTA 1: SELECCIÓN POR GRUPOS. Los proponentes podrán presentar oferta para cualquiera de los grupos o para todos ellos. La adjudicación se realizará por grupos, de manera que la Compañía Aseguradora que resulte seleccionada para cualquiera de ellos deberá suscribir todas las pólizas que conforman el respectivo grupo.
1.14 NEGOCIACÍON. Si lo considera conveniente, la CCB, podrá realizar una etapa de negociación con el proponente seleccionado o con los proponentes que hayan cumplido los requisitos mínimos exigidos en la presente invitación, con el fin de obtener las condiciones más favorables para la entidad. Se entenderá que es definitiva la última oferta que incorpore las condiciones más favorables para la CCB, en caso de no presentarse alguna contraoferta se entenderá como oferta la última presenta por el proponente. En caso en que la CCB decida realizar la etapa de negociación, informará a los proponentes el procedimiento establecido para tal fin.
1.15 ANEXOS DE LA INVITACIÓN:
• ANEXO 1: Carta de Presentación de la Oferta.
• ANEXO 2: Condiciones Técnicas Básicas Obligatorias
• ANEXO 3: Condiciones Técnicas Complementarias
• ANEXO 4: Indicadores Financieros
• ANEXO 5: Propuesta Económica
• ANEXO 6: Certificaciones de Experiencia
• ANEXO 7: Manifestación Interés de Participación
• ANEXO 8: Documento de Constitución de La Unión Temporal / Consorcio
• ANEXO 9: Documento de Conocimiento de Riesgos e Información
• ANEXO 10: Solicitud de Seguro de Vida Grupo
• ANEXO 11: Documentos para la demostración del Siniestro
1.16 CONDICIONES DEL CONTRATO EVENTUAL
1.16.1. Plazo de ejecución: Desde el cumplimiento de los requisitos de ejecución y hasta el 31 xx xxxxx de 2020; con revisión anual de coberturas, deducibles y condiciones económicas al 31 xx xxxxx de 2019.
1.16.2 Forma de pago: La CCB pagará las obligaciones a su cargo dentro de los 60 días a la entrega de las respectivas pólizas, con la presentación de la respectiva factura. Los pagos estarán sujetos a la propuesta de pagos ofrecida por el proponente y a la verificación que la CCB haga del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Los pagos se realizarán mediante transferencia electrónica.
2. SECCIÓN 2 CONDICIONES GENERALES PARA PRESENTAR LA OFERTA
2.1 OBJETO DE LA OFERTA: Contratar las pólizas de seguros que amparen los bienes e intereses asegurables de la Cámara de Comercio de Bogotá, incluyendo todos aquellos por los cuales sea o llegare a ser legalmente responsable.
Para efectos de esta invitación, los seguros a contratar han sido clasificados en siete
(7) grupos. Cada grupo está conformado por las pólizas relacionadas a continuación y deben contener las condiciones técnicas básicas exigidas en la invitación a proponer y anexos técnicos. (Anexo No.2)
Los proponentes podrán presentar oferta para cualquiera de los grupos o para todos ellos. La adjudicación se realizará por grupos, de manera que la Compañía Aseguradora que resulte seleccionada para cualquiera de ellos deberá suscribir todas las pólizas que conforman el respectivo grupo.
Se tendrá como propuesta total aquella que se refiera a la totalidad de las pólizas que conforman los Grupos objeto de la presente invitación y se ajuste a las especificaciones y requerimientos señalados en la presente invitación a proponer. Se tendrá como propuesta parcial aquella que se refiera a uno cualquiera o varios de los siete (7) Grupos objeto de la presente invitación y se ajuste a las especificaciones y requerimientos señalados en la presente invitación a proponer. No obstante los proponentes deberán presentar propuesta para la totalidad de los xxxxx del grupo o grupos a los cuales decidan ofertar.
Nota: Las propuestas presentadas para los grupos número 1 y 2 deberán comprender las pólizas que conforman estos grupos.
Los grupos son:
Grupo No.1 |
1. Todo Riesgo Daños Materiales |
2. Manejo Global Comercial |
3. Responsabilidad Civil Extracontractual |
4. Responsabilidad Civil Parqueaderos |
5. Automóviles |
6. Incendio Deudores |
7. Transporte Automático de Valores |
8. Transporte Automático de Mercancías |
Grupo No.2 |
1. Grupo Vida Ejecutivos |
2. Grupo Vida Empleados Pacto Colectivo |
3. Póliza de Accidentes personales |
4.Vida deudores |
Grupo No.3 |
1. Infidelidad y Riesgos Financieros |
Grupo No.4 |
1. Responsabilidad Civil Errores y Omisiones |
Grupo No.5 |
1. Responsabilidad Civil Directores y Administradores |
Grupo No. 6 |
1. Hospitalización y cirugía |
Grupo No. 7 |
1. R.C. Protección de datos |
2.2 VIGENCIA DE LA OFERTA. Todas las ofertas deberán tener una vigencia mínima de 120 días contados a partir de la fecha de presentación.
2.3 OFRECIMIENTOS ADICIONALES. Sólo se tendrán en cuenta las variables técnicas indicadas en la presente invitación para la evaluación de las ofertas. Sin embargo, si se ofrecen otras ventajas técnicas del servicio o del bien y se suscribe contrato con el proponente respectivo, éste quedará obligado a cumplir con TODO lo ofrecido, sin que esto implique un mayor costo en el contrato. Estos ofrecimientos adicionales no supondrán una modificación o alteración a los parámetros esenciales establecidos en la invitación a proponer y, principalmente, a los factores de ponderación y escogencia.
2.4 OFERTAS CONDICIONADAS. No podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en esta invitación a proponer. En caso de que la propuesta formule condiciones diferentes a las establecidas, no serán tenidas en cuenta.
2.5 ANEXOS DE LA INVITACIÓN A PROPONER. Los proponentes deberán presentar los anexos establecidos en la invitación a proponer sin modificación y/o aclaración alguna, deberán diligenciarse con la información solicitada y presentarse firmados por el representante legal de la persona jurídica o la persona natural según sea el caso.
2.6 INFORMACIÓN ENTREGADA POR EL PROPONENTE. La CCB queda autorizada expresamente por el proponente para revisar, verificar y considerar toda la información recibida. El proponente acepta que la información que entregue a la CCB podrá ser conocida por sus colaboradores, por los asesores que ella contrate en relación con este
proceso o por las autoridades judiciales o administrativas que la requieran. Los proponentes serán responsables de advertir que alguna de la información presentada en las ofertas contiene información confidencial, privada o que configure secreto industrial, de acuerdo con la ley colombiana, debiendo indicar tal calidad y expresar las normas legales que le sirven de fundamento.
2.7 SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA. El proponente declara que ha recibido toda la información necesaria y suficiente para elaborar su oferta y que asume las consecuencias negativas que puedan seguirse de no haber solicitado información complementaria a la CCB en las oportunidades señaladas en esta invitación. Esta declaración se entiende hecha por el solo hecho de presentar la respectiva oferta.
2.8 ACEPTACIÓN DE CONDICIONES. Todos los proponentes deberán declarar que aceptan sin reservas y sin condicionamientos de ninguna naturaleza todas las condiciones de esta invitación y las del contrato eventual. Esta manifestación se entenderá presentada bajo la gravedad de juramento con la presentación de la propuesta.
2.9 POLÍTICAS DE LA CCB. El proponente con la presentación de su propuesta declara que conoce y dará aplicación a (VERIFICAR POLITICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, MANEJO DE DATOS PERSONALES, MANUAL DE SEGURIDAD INDUSTRIAL. DEPENDIENDO LA NATURALEZA DE LA CONTRATACIÓN), que se encuentra publicado en xxx.xxx.xxx.xx
2.10 REVOCACIÓN DE LA OFERTA. Los proponentes podrán retirar sus propuestas cuando lo consideren conveniente antes de la fecha de cierre establecida en la presente invitación o sus adendas. Con posterioridad a la fecha de cierre deberán presentar solicitud escrita de retiro o de no tener en cuenta la propuesta, está se entenderá como revocación de la propuesta situación que convertirá al proponente en deudor de la CCB de una suma equivalente al 10% del valor de la oferta presentada. La suma adeudada deberá ser cancelada dentro de los 3 días hábiles siguientes a la solicitud de retiro de la propuesta. La carta de revocación de la oferta y la carta de presentación de la oferta se constituirán en el título ejecutivo. Lo mismo sucederá ante la negativa injustificada para suscribir el contrato en caso de que le fuera adjudicado, se constituirá en título ejecutivo la carta de presentación de oferta, los cuales deberán ser consignados a la CCB en la cuenta bancaria informada por esta al proponente.
2.11 PROPONENTES QUE NO PODRÁN PRESENTAR OFERTAS. No podrán presentar ofertas quienes se encuentren en cualquiera de las hipótesis señaladas en el ‘Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo’ o en cualquier otra hipótesis legal que determine la configuración de una inhabilidad, incompatibilidad o de un conflicto de interés para contratar con la CCB, se encuentren reportados en listas restrictivas, y los proponentes que hayan suscrito contratos con la CCB y en la reevaluación de proveedores hayan tenido como calificación menos de 60 puntos.
2.12 DOCUMENTOS DE LA OFERTA. Los documentos que serán tenidos en cuenta para la evaluación de las ofertas serán únicamente los que se encuentren en la propuesta original, por ende no se tendrán en cuenta documentos que sean necesarios para la habilitación y/o evaluación y se encuentren en las copias.
2.13 PRESENTACIÒN DE LA OFERTA: Para presentar oferta no es necesario haber retirado formalmente esta invitación de ninguna dependencia o haber cancelado suma alguna para obtener este documento.
Los proponentes deberán radicar por separado la oferta técnica y la oferta económica de la presente invitación, en sobre cerrado, los valores deben ser expresados en PESOS COLOMBIANOS. Adicionalmente, la oferta deberá presentarse foliada, en original y copia y podrá radicarse por cualquiera de los dos
(2) siguientes medios:
a. Por escrito: Los proponentes deberán radicar por separado la oferta técnica y la oferta económica de la presente invitación y deberá dirigirse a la Dirección de Contratos. La oferta deberá presentarse en original en sobre cerrado, marcado así:
NOMBRE DEL PROPONENTE ORIGINAL Y COPIA
INVITACIÓN PÚBLICA A PROPONER No 3000000470 PARA CONTRATAR LAS PÓLIZAS DE SEGUROS QUE AMPAREN LOS BIENES E INTERESES ASEGURABLES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ, INCLUYENDO TODOS AQUELLOS POR LOS CUALES SEA O LLEGARE A SER LEGALMENTE RESPONSABLE.
XXXXX XXXXXXX - Comprador
La oferta deberá ser presentada en la ventanilla de correspondencia del Edificio Salitre, en la Xxxxxxx Xxxxxxxx 00X-00 xxxx 0, xxxxxxx xxxxxxxx. Se tendrá como fecha y hora de presentación de la propuesta la que figure en el stiker de radicado.
El proponente debe tener en cuenta que la propuesta es una sola y la hora de radicado xxx xxxxxx de cada uno de los sobres debe ser máximo en la hora prevista para el cierre.
b. Por correo electrónico: Los proponentes deberán enviar de forma separada la oferta técnica y la oferta económica de la presente invitación y deberá ser enviada vía correo electrónico a xxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx en formato .pdf con la seguridad necesaria que impida manipulación o alteración del contenido. Para que el proponente pueda hacer uso de este medio de entrega de la propuesta, deberá cumplir con las siguientes especificaciones para el envío, so pena de que la propuesta no sea tenida en cuenta:
(a) En ningún caso se aceptarán archivos enviados en formatos distintos de .pdf.
(b) El correo enviado deberá contener la propuesta (técnica y económica) con todos y cada uno de los documentos exigidos en esta carta de carta de invitación, sus anexos y soportes.
(c) El conjunto de archivos enviados por este medio que comprenden la totalidad de propuesta deberán tener un tamaño total no mayor de 15 MB, para
permitir su recepción de acuerdo con la capacidad xxx xxxxx destinado para ello por la CCB.
(d) Deberá iniciarse el envío de la propuesta con una antelación no menor de 1 hora a aquélla señalada para el cierre de la invitación, con el fin de prevenir y solucionar posibles fallas técnicas que dificulten, retrasen o impidan su recepción por parte de la CCB.
(e) Se entenderá que la propuesta fue entregada cuando se hayan recibido todos los archivos requeridos en la presente invitación, entendiendo que la fecha y hora de recibo corresponderá al recibo del último documento, lo cual será validado en el sistema.
(f) El proponente deberá confirmar a la CCB la entrega de la propuesta por este medio, sin perjuicio de que la CCB confirme su recepción de manera simultánea o posterior a este aviso.
(g) Los archivos adjuntos no deben tener dentro del nombre del archivo doble extensión y no deben contener caracteres ASCII o caracteres especiales tales como (.,*_-/+)
Nota: Las propuestas presentadas fuera de término no serán tenidas en cuenta y se entenderán como no presentadas, en este caso para las propuestas radicadas el proponente podrá recogerlas dentro de los tres (3) días siguientes en la oficina de correspondencia de la CCB ubicada en Xxxxxxx Xxxxxxxx 00X-00 xxxx 0, Dirección de Contratos. Si no se acercan a recogerlas dentro del término señalado para tal fin se procederá con la destrucción de las mismas.
2.14 IDIOMA: Se entiende que el idioma oficial para presentar oferta y suscribir el negocio jurídico que resultase de la presente invitación es el español, por lo tanto la oferta y sus anexos, así como los documentos y las comunicaciones entregadas, enviadas o expedidas por los proponentes para efectos del desarrollo de la presente invitación que estén en idioma extranjero, deben ser otorgados en idioma español y deberán presentarse junto con su original otorgado en idioma extranjero.
2.15 LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Si se presentan documentos públicos extranjeros, ellos deberán venir apostillados o legalizados según el caso de conformidad con la Resolución 7144 de 2014 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores y demás disposiciones que la reglamenten, adicionen o reformen.
Si el documento legalizado o apostillado está en idioma distinto al castellano, deberá presentarse acompañado de una traducción oficial al castellano.
Si se presentan documentos privados extranjeros, se entenderán por privados aquellos que no ostentan el carácter de públicos, deberán aportarse en original junto con la respectiva traducción.
3. SECCIÓN 3. REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES
3.1 REQUISITOS JURÍDICOS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA.
Además de los documentos que se mencionen en otros numerales de esta invitación y que se refieren a diferentes aspectos de la oferta o de la persona proponente, los interesados deberán anexar los siguientes documentos:
3.1.1 CAPACIDAD PARA PRESENTAR OFERTAS
3.1.1.1. PERSONAS QUE PUEDEN PARTICIPAR. En la presente invitación a proponer pueden participar personas jurídicas, nacionales o extranjeras; consorcios, uniones temporales, cuyo objeto social esté directamente relacionado con el objeto del contrato a celebrarse.
Para las personas jurídicas y cualquier forma plural de proponente la duración debe ser por lo menos por la vigencia del contrato y un año más.
La CCB consultará en listas restrictivas que los proponentes no se hallen incursos en causal de inhabilidad o incompatibilidad o conflictos de interés para celebrar o ejecutar el contrato que pudiere derivarse de la presente invitación, verificará entre otros el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la República y Antecedentes Judiciales. Los proponentes que se encuentren incursos en alguna causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses para contratar con la CCB, su oferta no será tenida en cuenta.
No podrán presentar ofertas aquellos proponentes que hayan celebrado y ejecutado contratos con la CCB y su calificación en la “reevaluación de proveedores” haya sido inferior a 60 puntos. En caso de presentarse algún proponente que tenga esta condición, su oferta se entenderá como no presentada.
La CCB se reserva el derecho de contratar o no, con proveedores con los que esté llevando controversias judiciales o extrajudiciales, y aquellos que se encuentren en proceso de reorganización bajo el marco de la Ley 1116 de 2006 y demás disposiciones que lo reglamenten, adicionen o reformen.
Las personas jurídicas extranjeras deben acreditar su existencia y representación legal con el documento idóneo expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio con expedición no superior a tres (3) meses desde la fecha de presentación de la oferta, en el cual conste su existencia, fecha de constitución, objeto, duración, nombre del representante legal, o nombre de la persona que tenga la capacidad de comprometerla jurídicamente, y sus facultades, señalando expresamente que el representante no tiene limitaciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, o aportando la autorización o documento correspondiente del órgano directo que lo faculta. En todo caso en el evento de ser adjudicado un contrato a una sociedad extranjera ésta deberá cumplir con lo establecido en el Art. 469 y ss Código de Comercio Colombiano.
Si se presentan documentos públicos extranjeros, ellos deberán venir apostillados o legalizados según el caso de conformidad con la Resolución 7144 de 2014 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores y demás disposiciones que la reglamenten, adicionen o reformen.
Si el documento legalizado o apostillado está en idioma distinto al castellano, deberá presentarse acompañado de una traducción oficial al castellano.
Si es persona natural extranjera o persona jurídica sin domicilio o sucursal en Colombia, deberá constituir apoderado con domicilio en Colombia y aportar el respectivo poder con las formalidades legales.
Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia, como requisito mínimo para presentar la propuesta, deben contar con un apoderado debidamente constituido y la obligación de constituir la sucursal será en caso de ser aceptada su oferta y está sujeta a los requisitos del Código de Comercio de Colombia, en este sentido la obligación de conformar una sucursal está sujeta a dos condiciones: a) Ser adjudicatario del contrato y b) Que la actividad a ejecutar en dicho contrato sea de las consideradas como actividades permanentes en los términos de los artículos 469 y ss del Código de Comercio de Colombia.
Dado lo anterior, para la suscripción del contrato no es requisito constituir una sucursal. Sin embargo, si el contratista se encuentra incurso en las dos condiciones antes citadas, estará en la obligación de constituir la respectiva sucursal con posterioridad a la suscripción del contrato.
Cuando los proponentes presenten sus propuestas a través de apoderado se deberán anexar con la propuesta un poder expedido y autenticado de acuerdo con la xxx xxx xxxxx de su otorgamiento y, cuando sea del caso, deberá anexarse la prueba de la existencia y representación legal de la persona poderdante.
En caso de que el representante legal o apoderado tenga limitaciones para presentar la oferta, el proponente deberá aportar copia o extracto del acta del órgano interno competente, donde conste la autorización para presentar la oferta.
3.1.2 Existencia y representación legal de entidades sin ánimo de lucro: Las entidades sin ánimo de lucro deberán acreditar su existencia y representación legal mediante el documento idóneo emitido por la autoridad administrativa competente, con una fecha de expedición no superior a 3 meses. Si el registro de esas entidades es competencia de la CCB no será necesario aportar el certificado.
3.1.3 Matricula Mercantil: Estar matriculados en la cámara de comercio del domicilio principal y estar al día con las renovaciones de sus matrículas mercantiles, cuando esté obligado legalmente a ello. A la oferta deberán anexar el certificado de existencia y representación legal y la constancia de renovación de la matricula mercantil, únicamente cuando el registro mercantil corresponda a una jurisdicción distinta de la Cámara de Comercio de Bogotá.
3.1.4 Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia: El proponente deberá acreditar con el certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Superintendencia Financiera, expedido con fecha no superior a un (1) mes anterior a la fecha de cierre de la Licitación, los siguientes aspectos:
a) Quien ejerce la representación legal y sus facultades.
Para tal efecto se solicita indicar si las facultades del representante legal son suficientes para la presentación de la oferta, en razón a lo dispuesto en un artículo específico de los
estatutos sociales, en tal caso indicar qué artículo, o en razón a una autorización impartida por el órgano social competente, en tal caso indicar qué órgano social y anexar copia del Acta de la reunión a través de la cual se impartió la autorización.
Cuando el monto de la propuesta fuere superior al límite autorizado al Representante Legal, el oferente deberá anexar la correspondiente autorización impartida por la Junta de Socios, asamblea de accionistas o el estamento de la sociedad que tenga esa función y que lo faculte específicamente para presentar la propuesta en este proceso de selección y celebrar el contrato respectivo, en caso de resultar seleccionado.
En el evento que del contenido del Certificado expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, se haga la remisión a los estatutos de la Sociedad para establecer las facultades del Representante Legal, el oferente deberá anexar copia de la parte pertinente de dichos estatutos, y si de éstos se desprende que hay limitación para presentar la propuesta en cuanto a su monto, se deberá igualmente adjuntar desde el momento de la presentación de la oferta, la autorización específica para participar en este proceso de selección y suscribir el contrato, en caso de resultar seleccionado.
Si la propuesta se presenta a nombre de una Sucursal, se deberán anexar los Certificados de Existencia y Representación Legal expedidos por la Cámara de Comercio tanto de la Sucursal como de la Casa Principal.
b) Que la sociedad proponente está autorizada por la Superintendencia Financiera para operar en Colombia los xxxxx de seguros correspondientes a las pólizas para los cuales presenta oferta.
Nota: Las personas jurídicas integrantes de un Consorcio o Unión Temporal deberán acreditar individualmente los requisitos de que trata este numeral.
3.1.5 Carta de Presentación de la Oferta: Carta de presentación de la oferta (ANEXO 1), diligenciada y suscrita por el representante legal de la persona jurídica o su apoderado, o por la persona natural o por el representante del consorcio o unión temporal, en la que deberá constar inequívocamente la aceptación del Código de Ética y Buen Gobierno de la CCB, la aceptación de todas las condiciones de la invitación y de las coberturas y cláusulas obligatorias que se señalan en el ANEXO 2. Esta carta de presentación de la oferta constituirá el título ejecutivo en los casos señalados en los numerales 2.10 de la presente invitación.
3.1.6 RUT: Fotocopia del certificado actualizado del RUT del proponente.
NOTA: si este documento ha sido remitido a la CCB durante el último año y no han cambiado su condición tributaria, absténgase de remitirlo nuevamente.
3.1.7 Cédula de Ciudadanía: Fotocopia de la cédula de ciudadanía de la persona natural o de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal o de cada uno de los integrantes de cualquiera de las otras formas de proponente plural establecido en la presente invitación.
3.1.8 Documento de constitución de Consorcios, Uniones Temporales u otros proponentes plurales: Documento de constitución de consorcios y uniones temporales o
de constitución de cualquiera de las otras formas de proponente plural establecido en la presente invitación. Documento donde consta el respectivo acuerdo, el cual debe contener como mínimo: nombres, identificación de las partes, domicilio, duración, representante y objeto.
Los deberes y las obligaciones que en esta invitación se señalan para los proponentes y para los eventuales contratistas serán asumidos solidariamente por los miembros del consorcio o unión temporal o los integrantes de cualquiera de las otras formas de proponente plural establecidas en la presente invitación, al igual que la indemnización de los perjuicios y las multas que puedan derivarse del incumplimiento de tales obligaciones. A la CCB le será inoponible todo pacto en virtud del cual se limite la responsabilidad de cada uno de los miembros y/o integrantes.
Las personas que integren un consorcio o una unión temporal o cualquiera de las otras formas de proponente plural establecidas en la presente invitación serán solidariamente responsables del cumplimiento de todas las obligaciones del contrato, así como frente a los derechos y sanciones derivadas del mismo.
Salvo que en el documento de constitución se haya nombrado expresamente un representante del consorcio o de la unión temporal o de las otras formas de proponente plural que se hayan establecido en la presente invitación, la oferta deberá ser suscrita por todos los miembros del consorcio o de la unión temporal o integrantes de las demás formas de participación plural de proponentes. La misma regla se aplicará para la suscripción del contrato eventual.
Se prohíbe la cesión en la participación del consorcio o unión temporal o de las demás formas de participación plural de proponentes establecidas en la invitación, de cualquiera de sus miembros o integrantes, salvo autorización expresa y por escrito de la CCB.
Es inaplicable a esta invitación a proponer y al contrato eventual, dada la naturaleza jurídica de la CCB, aquella que puede dar origen la regulación de los consorcios y las uniones temporales contenida en la Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”
3.1.9 Póliza de seriedad de la oferta: Por el hecho de presentar oferta y de vencerse el plazo del cierre sin que la misma haya sido retirada, se entenderá que la propuesta es irrevocable y que el proponente mantiene vigentes todas las condiciones originales de su oferta durante todo el tiempo que dure la invitación a proponer, incluidas las prórrogas de los plazos que llegaren a presentarse de acuerdo con estas bases:
El proponente debe constituir garantía de seriedad de la oferta con el fin de amparar la seriedad y validez de la oferta presentada, en los siguientes términos:
a. Objeto: Amparar la seriedad y validez de la oferta presentada.
b. Asegurado y beneficiario: CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA
c. Tomador
d. Valor Asegurado: Debe ser igual o superior a 200 SMMLV
e. Vigencia de la Garantía: Por el término de ciento veinte (120) días, contados a partir del CIERRE de la presente invitación. En todo caso, la garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente hasta el perfeccionamiento y legalización del contrato resultante de la presente invitación.
La garantía de seriedad de la oferta podrá ser:
I. Garantía Bancaria en cuyo caso deberá tener la siguiente leyenda. “La presente garantía será pagada por el garante dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha del documento que declare el incumplimiento del PROPONENTE”. Cuando la propuesta sea presentada por un consorcio o unión temporal, la garantía debe ser otorgada por todos los integrantes.
II. Póliza. La póliza deberá adjuntarse con la caratula y clausulado, deberá estar acompañada del recibo o constancia del pago de la prima o constancia de que la póliza no expirará por falta de su pago o por revocación unilateral. La garantía deberá ser expedida por una entidad financiera o aseguradora, vigiladas por la Superintendencia Financiera.
III. Fiducia Mercantil en Garantía. Con la finalidad de servir de garantía como mecanismo de cobertura aceptable por la CCB para cubrir los riesgos derivados de la seriedad del ofrecimiento o del cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato o de su liquidación. Los bienes o derechos que sean entregados en fiducia mercantil en garantía deberán ofrecer a la CCB un respaldo idóneo y suficiente para el pago de las obligaciones garantizadas. La sociedad fiduciaria, en desarrollo del contrato xx xxxxxxx en garantía, deberá expedir el respectivo certificado de garantía o el documento que haga sus veces, en el que conste: 1. El nombre de la entidad beneficiaria de la garantía (CCB). 2. La duración del contrato xx xxxxxxx. 3. El valor de la garantía. 4. La vigencia de la garantía, la cual deberá adecuarse a lo previsto en la invitación, para cada una de las coberturas. 5. El valor de los bienes y derechos fideicomitidos que conste en el último de los estados financieros actualizados del fideicomiso y una descripción detallada de los mismos. 6. El procedimiento a surtirse en caso de hacerse exigible la garantía, el cual no podrá imponer a la CCB condiciones más gravosas a las contenidas en la invitación. 7. Los riesgos garantizados. 8. La prelación que tiene la CCB para el pago. 9. Los mecanismos por los cuales la fiduciaria contará con los recursos para hacer efectiva la garantía, los cuales no podrán afectar la suficiencia de esta. Parágrafo. La fiduciaria no podrá proponer la excepción de contrato no cumplido frente a la CCB.
IV.Constitución y aprobación de la Fiducia Mercantil. Para la aprobación de la garantía por parte de la CCB, los oferentes o contratistas deberán acreditar la constitución de la garantía a través de la copia del respectivo contrato y entregar el certificado de garantía expedido por la sociedad fiduciaria. El contrato xx xxxxxxx mercantil debe contener al menos los siguientes requisitos sin los cuales no podrá ser aceptado como garantía por parte de la CCB: 1. Las partes del contrato fiduciario. i) el constituyente - que puede
ser el oferente o contratista o una persona jurídica autorizada por sus estatutos para garantizar obligaciones de terceros - y (ii) la fiduciaria. 2. Beneficiario. En el contrato xx xxxxxxx se debe estipular que el beneficiario es la CCB ante la cual el constituyente va a presentar una oferta o tiene celebrado el contrato. 3. Conservación de los bienes. En el contrato xx xxxxxxx se debe estipular que es obligación del fiduciario realizar todos los actos necesarios para la conservación de los bienes fideicomitidos o adoptar las medidas necesarias para que quien los tenga garantice dicha conservación. 4. Idoneidad de la garantía. El contrato deberá contener la obligación del fiduciario de efectuar periódicamente valoraciones y avalúos sobre los bienes que constituyen el patrimonio autónomo a precios xx xxxxxxx o técnica y suficientemente atendiendo el valor de realización de los mismos, con el objeto de velar por la idoneidad de la garantía. Adicionalmente, deberá incluirse la obligación para el fiduciario de avisar a la CCB, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en que conoció que los bienes no resultan suficientes para el pago de las obligaciones garantizadas por disminución de su precio en términos de valor xx xxxxxxx, con el fin de que se proceda a su reposición o ampliación, según el caso. 5. Reposición y ampliación de la garantía. En el contrato xx xxxxxxx debe quedar pactada la obligación a cargo del oferente o contratista de reemplazar o aumentar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al requerimiento del fiduciario los bienes cuyo valor se disminuya por aplicación de las normas de valoración a precios xx xxxxxxx, o de entregar otros adicionales de las especies y características indicadas. 6. Procedimiento en caso de incumplimiento. Sin perjuicio de lo previsto en la invitación, y sin que pueda hacerse más gravosa la actuación de la CCB. En todo caso, cuando exista incumplimiento se pondrá en conocimiento de la sociedad fiduciaria el documento que declara el incumplimiento y ésta adelantará los trámites del caso para hacer efectiva la garantía. A la fiduciaria no le será admisible discutir la responsabilidad del contratista.
V. Garantía bancaria a primer requerimiento. Pueden ser utilizadas como mecanismo de cobertura aceptable por la CCB para cubrir los riesgos derivados de la seriedad del ofrecimiento o del cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y de su liquidación. A través de una garantía bancaria, una institución financiera nacional o extranjera, asume el compromiso firme, irrevocable, autónomo, independiente e incondicional de pagar directamente a la CCB, a primer requerimiento, hasta el monto garantizado, una suma de dinero equivalente al valor del perjuicio sufrido por la CCB como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones asumidas por el proponente o contratista, ante la presentación del documento que así lo declara. La garantía deberá constar en documento privado en el cual el establecimiento de crédito asuma en forma expresa, autónoma e irrevocable en favor de la CCB el compromiso de honrar las obligaciones a cargo del solicitante, en caso de incumplimiento por parte de éste. La garantía deberá ser efectiva a primer requerimiento cuando el acto administrativo en firme que declara el incumplimiento de las obligaciones contractuales o cualquiera de los eventos constitutivos de incumplimiento de la seriedad de los ofrecimientos hechos, se ponga en conocimiento del establecimiento de crédito. El contratista u oferente deberá acreditar la constitución de la garantía, mediante la entrega del documento contentivo de la misma, suscrito por el representante legal del establecimiento de crédito o por su apoderado y en ella deberá constar: (i) el nombre de la CCB como beneficiaria de la garantía; (ii) los riesgos garantizados; (iii) la forma de hacer exigible
la garantía, en la cual no se podrá imponer a la CCB condiciones más gravosas a las contenidas en LA INVITACIÓN; (iv) el valor de la garantía y, (v) la vigencia de la garantía la cual deberá adecuarse a lo previsto en la invitación, para cada una de las coberturas. Serán admisibles, las siguientes garantías bancarias a primer requerimiento: El contrato de garantía bancaria, La carta de crédito stand by.
VI.Depósito de dinero en garantía. Será admisible como garantía el depósito de dinero en garantía de conformidad con lo previsto en el artículo 1173 del Código de Comercio. Esta garantía será constituida ante una institución financiera vigilada por la Superintendencia Financiera y deberá otorgarse a favor de la CCB, por el monto exigido por esta última, respetando como mínimo los límites establecidos en la invitación.
3.2 REQUISITOS FINANCIEROS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA
La Cámara de Comercio de Bogotá efectuara la verificación de la Capacidad Financiera de cada proponente con los valores mínimos con corte al 31 de diciembre de 2016, calculados según las normas emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y se acreditarán presentando la información solicitada en el Anexo No. 4 “Indicadores Financieros”, y son los que a continuación se señalan: La capacidad financiera exigida es la siguiente:
Nota: En el caso de consorcios o uniones temporales las condiciones financieras solicitadas se evaluarán de la siguiente manera:
Cada uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal o coaseguro debe cumplir en forma individual las condiciones establecidas en el Anexo 4.
La propuesta que no cumpla con la totalidad de las condiciones financieras exigidas no se tendrá en cuenta en la evaluación
(*) Solo podrán participar compañías de seguros cuyo PATRIMONIO TECNICO frente al PATRIMONIO ADECUADO al 31 de Diciembre de 2016 cumplan con lo requerido por la Superintendencia Financiera más el monto del capital adicional que se requerirá en función de las primas que le corresponderían a las pólizas objeto de este proceso y demostrar que continúan con margen de solvencia.
El representante legal y el revisor fiscal del oferente deberán certificar que cumple con los índices antes estipulados, certificando los valores de cada uno, a través del diligenciamiento del Anexo 4, el cual debe ser presentado con la propuesta
Nota 1: La CCB podrá verificar la coherencia de la información financiera de los proponentes contra los datos de balances y cifras publicadas en la página Web de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Nota 2: La CCB verificará que el proponente no se encuentre en liquidación o bajo condiciones financieras o de cualquier otra índole que pudieran implicar un riesgo no admisible para la CCB. Así mismo la oferta que no cumpla con la totalidad de las condiciones financieras exigidas no será considerada.
3.3 REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA:
Las condiciones enunciadas en el presente numeral son las mínimas necesarias para satisfacer los requerimientos de la CCB. El cumplimiento de estas condiciones mínimas no mejorará la calificación de la oferta y su incumplimiento impedirá tener en cuenta la oferta para evaluación.
3.3.1 Experiencia del Proponente: El proponente deberá acreditar su experiencia así:
1. La CCB verificará respecto a cuantías en primas y pólizas de seguros similares a las que son objeto de la presente Invitación, la experiencia de los proponentes en el manejo de programas de seguros con respecto a cuantías en primas y xxxxx.
2. Para tal efecto los proponentes deberán acreditar, mediante relación suscrita por el Representante Legal, según la información contenida en el Anexo No. 6, la experiencia con el siguiente perfil:
3. Se debe acreditar experiencia en manejo de hasta tres (3) programas de clientes públicos y/o privados, de conformidad con la información contenida en el Anexo No. 6.
4. La relación de clientes debe corresponder a vigencias anuales o superiores de contratos ejecutados durante los últimos siete (7) años anteriores, esto es, la iniciación de la vigencia certificada debe ser posterior al 01 de enero de 2010 y la fecha de vencimiento de la vigencia certificada no deberá exceder la fecha del 31 de diciembre de 2017.
5. (La tendencia en los procesos de contratación tanto públicos como privados, se solicita una experiencia entre 10 y 5 años)
6. Cuando la experiencia que se pretenda certificar corresponda a un Consorcio o Unión Temporal, el certificado deberá acreditar el porcentaje de su participación y sólo se tendrá en cuenta el porcentaje de participación del proponente.
7. La acreditación de la experiencia en el manejo de programas de seguros debe cumplir con los montos en primas y tipo de pólizas, de conformidad con lo siguiente:
sea o llegare a ser legalmente responsable. – 3000000470
Grupo | Xxxxx | Monto (Suma de los montos acreditados en hasta tres (3) programas de clientes) | Pólizas que deben certificarse |
Grupo 1 | 1.Todo Riesgo Daño Material 2.Manejo Global Comercial 3.Responsabilidad Civil Extracontractual 4.Responsabilidad Civil Parqueaderos 5.Automoviles 6. Incendio Deudores 7.Transporte de Valores 8.Transporte de Mercancías | $ 800.000.000 | Los programas de seguros acreditados en conjunto deben contemplar como mínimo cinco (5) de las pólizas que conforman este grupo. Obligatoriamente debe contener la póliza de seguro de Todo Riesgo Daños Materiales, se permite certificación con pólizas conjuntas que contemplen como mínimo de incendio y/o terremoto (excepto deudores), rotura de maquinaria, corriente débil y sustracción |
Grupo 2 | 1.Vida Grupo Ejecutivos 2.Vida Empleados Pacto Colectivo 3.Accidentes Personales 4.Vida Deudores | $ 250.000.000 | Los programas de seguros acreditados en conjunto deben contemplar obligatoriamente los xxxxx de Vida y Accidentes Personales. |
Grupo 3 | 1.Infidelidad y Riesgos Financieros | $ 165.000.000 | |
Grupo 4 | 1.Responsabilidad Civil Errores y Omisiones | $ 700.000.000 | |
Grupo 5 | 1.Responsabilidad Civil Directores y Administradores | $ 204.000.000 | |
Grupo 6 | 1.Hospitalización y Cirugía | $ 240.000.000 | |
Grupo 7 | 1.Responsabilidad Civil Protección de Datos | $ 100.000.000 |
3.3.2 Conocimiento de Riesgo: Es responsabilidad del proponente conocer las instalaciones de la CCB para conocen el estado de los riesgos.
Las aseguradoras deberán presentar con la propuesta el Anexo 9 “Documento de conocimiento de riesgos e información” donde hacen constar que conocen el estado de los riesgos, las actividades desarrolladas por la CCB y haber recibido toda la información necesaria para presentar la oferta. En ningún momento el proponente podrá alegar desconocimiento de estas circunstancias.
La CCB podrá solicitar aclaraciones y/o documentos relativos a la propuesta, sin que con ello el proponente pueda modificar el alcance inicial de la misma, ni acreditar requisitos o condiciones adquiridas con posterioridad al cierre del proceso de selección.
3.4 RECOMENDACIONES
Para la presentación de la propuesta se le sugiere tener en cuenta lo siguiente:
NOTA 1: ÍNDICE. Se sugiere incluir un índice que organice la información que se presente, donde se destaquen claramente los capítulos y subcapítulos de la propuesta, debidamente referenciados con la página que corresponde.
NOTA 2: La propuesta se presentará sin borrones, tachaduras o enmendaduras, a menos que se haga la respectiva salvedad, la cual se entiende hecha con la aclaración firmada por el representante legal. Si no se efectúa la respectiva salvedad y ésta obedece a un criterio de selección, no serán objeto de calificación los documentos que presenten este tipo de situaciones.
NOTA 3: El proponente utilizará y diligenciará la totalidad de los formatos que se suministren, sin modificar su tenor literal y/o su sentido.
4. SECCIÓN 4. PROPUESTA ECONÓMICA.
Los proponentes indicarán cuál es la remuneración total que exigirán por la ejecución de todos los bienes/servicios ofrecidos indicados en la presente invitación.
La oferta económica (ANEXO 5) corresponderá a los valores de todos los bienes y/o servicios ofrecidos. La oferta deberá incluir LA TOTALIDAD DE COSTOS directos o indirectos en los cuales incurre el proponente, así como el valor del respectivo IVA, cuando haya lugar a ello. Si el contrato es de tracto sucesivo, indicarán cuál es el valor de cada una de las prestaciones periódicas, siempre que ellas sean homogéneas, o indicarán el modo de determinar el valor total de cada una de las prestaciones, si ellas no son homogéneas. La expresión de la remuneración se hará en pesos (COLOMBIANOS), salvo que la CCB solicite que se exprese en monera extranjera.
El (ANEXO 5) deberá ser presentado sin tachones o enmendaduras, no podrá ser modificado, y deberá contener la totalidad de la información solicitada.
La CCB podrá en caso de error realizará las correcciones aritméticas de la propuesta económica a que haya lugar. El proponente está obligado a cumplir el valor ofertado en la propuesta económica luego de realizadas las correcciones.
Los valores deben presentarse en pesos, sin decimales, en caso de decimales se deberá aproximar al entero más cercano. Si la oferta no se encuentra aproximada la CCB queda facultada para realizar esta aproximación y el proponente acepta los valores finales que resulten de la oferta luego de las aproximaciones.
El riesgo cambiario lo asumirá el contratista, por lo que no aceptaran reajustes por este concepto en el valor del contrato.
5. SECCIÓN 5. EVALUACIÓN
Los criterios expresados en esta sección son indicativos de cuáles son los aspectos que la CCB considerará en las ofertas que reciba, del modo como realizará esa valoración y de los diversos niveles de importancia que concede a distintas materias.
5.1 ACLARACIÓN Y SUBSANABILIDAD DE LA OFERTA. Los proponentes podrán modificar o aclarar su oferta como lo consideren pertinente en cualquier momento antes del cierre. Luego de vencido el plazo para presentar propuestas, la CCB podrá pedir a los proponentes aclaraciones y/o documentos relativos a la propuesta, sin que con ello el proponente pueda modificar el alcance inicial de la misma, ni acreditar requisitos o condiciones adquiridas con posterioridad al cierre del proceso de selección. En el documento de solicitud de aclaraciones la CCB informará a cada proponente el plazo para subsanar lo solicitado. En caso de que el proponente no presente la aclaración en el plazo establecido (lugar y hora), la CCB podrá descartar su propuesta y no tenerla en cuenta para ser evaluada.
5.2. PRIMERA FASE DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS: Verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en la invitación. En la primera fase de la evaluación la CCB verificará que la oferta cumpla con todas las exigencias mínimas contenidas en esta invitación a proponer.
5.3. SEGUNDA FASE DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS: Se verificaran los criterios que otorgan puntaje para aquellas ofertas que quedaron habilitadas en el término de la primera fase.
Los criterios que se señalan a continuación serán aplicados a la evaluación de la oferta presentada por los proponentes para cada uno de los xxxxx o pólizas que conforman el Programa de Seguros de la CCB. Para el efecto, se ha establecido un total de 100 puntos para la evaluación de cada ramo o póliza, de conformidad con las siguientes reglas:
CRITERIO | FACTORES | PUNTAJE |
OFERTA ECONÓMICA | Prima: Obtendrá máximo 50 puntos | 74 |
Deducibles: Obtendrá máximo 24 puntos |
OFERTA TÉCNICA | Coberturas y cláusulas complementarias presentadas por el proveedor, acorde con las mejoras para cada una de las pólizas de cada ramo y en cada grupo. Según los criterios previamente establecidos por la CCB. | 20 |
CERTIFICADO DE CALIDAD | Certificación de Calidad: Corresponde a la tenencia por parte del proveedor de un certificado de calidad vigente sobre el servicio objeto de esta invitación, el cual debe ser presentado junto con su propuesta. Nota: Para el caso de Consorcios / Unión Temporal, puede ser acreditado por uno de los integrantes y obtendrá la totalidad de los puntos. | 3 |
AFILIACIÓN AL CÍRCULO DE AFILIADOS DE LA CCB | Ser afiliado a la CCB: Corresponde a la condición de pertenecer al Círculo de Afiliados de la CCB al momento de presentar la propuesta Nota: Para el caso de Consorcios / Unión Temporal, puede ser acreditado por uno de los integrantes y obtendrá la totalidad de los puntos. | 3 |
PUNTAJE TOTAL | 100 | |
Los criterios de calificación para consorcios o uniones temporales o cualquier modalidad de forma de proponente plural correspondientes a la calidad de afiliado o certificados de calidad serán aplicados de acuerdo al puntaje establecido en la presente invitación si alguno de los integrantes/miembros del consorcio/ unión temporal o cualquier modalidad de forma de proponente plural acredita tal condición (No es necesario que la acrediten todos).
5.3.1 Oferta económica:
Para el estudio de las propuestas presentadas, se efectuará una evaluación y ponderación económica, basado en los siguientes criterios:
1. Primas
Se calificará el monto total de la prima sin IVA que sea más favorable para la CCB, es decir la de menor valor; tendrán una calificación de 50 puntos por cada ramo y las demás, una calificación proporcional. Este puntaje se asignará para cada uno de los 7 grupos.
2. Deducibles
Los proponentes que ofrezcan los deducibles más favorables, es decir, la que tenga menores deducibles; tendrán una calificación de 24 puntos. Para los xxxxx de Vida Ejecutivos, Vida Pacto Colectivo, Xxxx Xxxxxxxx, Accidentes personales y Directores y Administradores que no tiene deducible la evaluación se realizará sobre 74 puntos para los aspectos económicos. Este puntaje se asignará por cada uno de los 7 grupos.
5.3.2 Oferta técnica:
Para el estudio de las propuestas presentadas, se efectuará una evaluación y ponderación técnica, basada en los siguientes criterios:
1. Coberturas y clausulas Complementarias
Los proponentes que ofrezcan las coberturas y clausulas complementarios se calificarán de conformidad con los criterios indicados y con un máximo de 20 puntos.
5.3.3 Participación porcentual para los grupos 1 y 2:
A continuación se indica la participación porcentual de las pólizas que conforman los grupos 1 y 2, este porcentaje se aplicará a la evaluación final de cada aspecto, señalado en el numeral 5.3
Grupo No. 1 | |
RAMO | % PARTICIPACIÓN |
Todo Riesgo Daños Materiales | 82,00% |
Manejo Global Comercial | 3,00% |
Responsabilidad civil Extracontractual | 4,00% |
Responsabilidad civil Parqueaderos | 4,00% |
Automoviles | 5.50% |
Incendio Deudores | 0,50% |
Transporte de Valores | 0,50% |
Transpore de Mercancias | 0,50% |
TOTALES | 100% |
Grupo No 2 | |
RAMO | % PARTICIPACIÓN |
Vida Grupo ejecutivos | 45,00% |
Vida Grupo Deudores | 45,00% |
Póliza de Accidentes personales | 5,00% |
Vida deudores | 5,00% |
TOTALES | 100% |
5.4 Empate. Si después de aplicar los criterios de evaluación a las ofertas recibidas, se tiene que dos o más de ellas obtienen el mismo puntaje, la CCB podrá convocar a los proponentes empatados a una etapa de negociación de la oferta, en tal caso la CCB le informará previamente a los proponentes el procedimiento establecido para esta etapa.
Si la etapa de negociación de las ofertas no es convocada o no se presentan contraofertas, prevalecerá entre las ofertas empatadas aquella que haya ofrecido el menor precio. Si el empate persiste, prevalecerá entre las empatadas la oferta que (SE DEBERÁN DEFINIR LOS CRITERIOS DE DESEMPATE SEGÚN LA NATURALEZA DE CADA CONTRATACIÓN).
2. SECCIÓN 6. ADJUDICACIÓN
ADJUDICACIÓN POR GRUPOS: La CCB se reserva el derecho de adjudicar por grupos a una o varias ofertas, según grupos establecidos en la invitación y a los que se presentó cada proponente, definidos así:
Grupo No.1 |
1. Todo Riesgo Daños Materiales |
2. Manejo Global Comercial |
3. Responsabilidad Civil Extracontractual |
4. Responsabilidad Civil Parqueaderos |
5. Automóviles |
6. Incendio Deudores |
7. Transporte de Valores |
8. Transporte de Mercancías |
Grupo No.2 |
1. Grupo Vida Ejecutivos |
2. Grupo Vida Empleados Pacto Colectivo |
3. Póliza de Accidentes personales |
4.Vida deudores |
Grupo No.3 |
1. Infidelidad y Riesgos Financieros |
Grupo No.4 |
1. Responsabilidad Civil Errores y Omisiones |
Grupo No.5 |
1. Responsabilidad Civil Directores y Administradores |
Grupo No. 6 |
1. Hospitalización y cirugía |
Grupo No. 7 |
1. Responsabilidad civil protección de datos |