PLIEGOS DE CONDICIONES
XXXXXXXXXX XXXXXXX Xx. 0000 XX 0000 ADM
PLIEGOS DE CONDICIONES
SELECCIONAR Y CONTRATAR PERSONA(S) JURÍDICA(S) PARA EL SUMINISTRO DE INSUMOS DE PAPELERÍA Y TONERS SEGÚN LOS REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
BOGOTÁ D.C., Marzo de 2019
CRONOGRAMA
ACTIVIDAD | FECHA PROGRAMADA |
Publicación Aviso de prensa | 24 xx Xxxxx de 2019 |
Apertura de la Licitación y publicación de Pliegos de Condiciones en la página WEB - OIM. | 27 xx Xxxxx de 2019 |
Periodo de preguntas por parte de los proponentes | Hasta el 04 xx Xxxxx de 2019 a las 16:00 PM |
Publicación del Acta de respuesta a preguntas recibidas por correo electrónico. | 08 xx Xxxxx de 2019 |
Cierre de la Licitación | Hasta el 12 xx Xxxxx de 2019 hasta las 16:00 PM |
Evaluación de propuestas | A partir de 15 xx Xxxxx de 2019. |
ÍNDICE CAPÍTULO I
1. Antecedentes
2. Régimen Jurídico de la Licitación Pública
3. Personas que pueden participar
4. Objeto de la Licitación Pública
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTOS Y LINEAMIENTOS GENERALES DE LA LICITACION
1. Apertura de la Licitación Pública
2. Aclaraciones a los Pliegos de Condiciones
3. Presentación de las propuestas, cierre de la LICITACIÓN y apertura de propuestas
4. Periodo para subsanar propuestas
5. Documentos requeridos para la presentación de la propuesta
6. Régimen de inhabilidades para participar en la LICITACIÓN
7. Causales de rechazo de la propuesta
8. Periodo de validez de la propuesta
9. Criterios de desempate
10. Declaratoria de desierto del proceso de selección
11. Perfeccionamiento y ejecución del contrato
12. Prohibición de las peores formas de trabajo infantil
13. Previsiones Contra La Corrupción
14. Suspensión Del Proceso Precontractual
CAPÍTULO III
ASPECTOS TÉCNICOS DE LA PROPUESTA
Justificación Objeto del Contrato
Obligaciones contractuales Lugar de trabajo Presupuesto oficial Especificaciones
CAPÍTULO IV
CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS
1. Evaluación Jurídica
2. Evaluación de la Capacidad Financiera del Proponente
3. Evaluación de la Propuesta Técnica
4. Evaluación de la Experiencia del Proponente
4.1. Experiencia general – SMLMV en ejecución de contratos
4.2. Experiencia específica del proponente
5. Evaluación de la Propuesta Económica
5.1. Valor de la Propuesta (Cada programa debe determinar la forma de evaluación de la propuesta económica.)
CAPÍTULO V
ASPECTOS CONTRACTUALES
1. Plazo del documento a suscribir
2. Forma de Pago
3. Privilégios e Inmunidades de OIM
ANEXOS
Anexo A.- Modelo de carta de presentación de la propuesta Anexo B.- Formato de información sobre proponentes.
Anexo C.- Modelo de Documento a suscribir Anexo D.- Certificación de Variaciones
Anexo E.- Estándares de conducta de proveedores (firmar y adjuntar a la propuesta)
ANEXOS
Anexo A.- Modelo de carta de presentación de la propuesta
Xxxxx X.- Formato de información sobre proponentes.
Anexo C.- Modelo de contrato
Anexo D.- Certificación de variaciones
Anexo E. - Listado de talleres y elementos
TEMAS INSUBSANABLES
▪
TEMAS INSUBSANABLES
Se recomienda a los proponentes prestar especial atención a los siguientes aspectos que por su no presentación o por presentarlo con errores ocasionan que las propuestas queden rechazadas o inhabilitadas:
▪ Carta de presentación de la propuesta firmada y en formato OIM
▪ Propuesta Económica
▪ Presentación de la Garantía de seriedad de la propuesta
▪ Propuesta Económica
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES DE LA LICITACIÓN PUBLICA
1- ANTECEDENTES
La Organización Internacional para las Migraciones - OIM está interesada en recibir propuestas, con el fin de seleccionar persona(s) jurídica(s) para EL SUMINISTRO DE INSUMOS DE PAPELERIA Y TONERS SEGÚN REQUERIMIENTOS DE LA
ORGANIZACION, por un periodo de doce (12) meses.
La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que estudió completamente este documento, que recibió las aclaraciones necesarias por parte de la OIM sobre inquietudes o dudas previamente consultadas y que estos Pliegos de condiciones son completos, compatibles y adecuados para identificar los trabajos que se requieren y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su propuesta.
2. RÉGIMEN JURÍDICO DE LA LICITACIÓN PUBLICA
La presente Licitación y el o los contratos que consecuentemente se celebren, estarán sujetos a los procedimientos de la OIM. En consecuencia, toda propuesta será analizada, estudiada y calificada de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente documento. La OIM se reserva el derecho de celebrar o no contratos con los participantes en el presente proceso.
3. PERSONAS QUE PUEDEN PARTICIPAR
Podrán presentar propuestas aquellas personas jurídicas, que cumplan con los siguientes requisitos:
Demostrar por lo menos TRES (3) AÑOS de antigüedad desde su creación (contada a partir de su inscripción ante la Cámara de Comercio respectiva o en la entidad competente en Colombia) y acreditar la experiencia específica de 3 Años en la ejecución de contratos de SUMINISTRO DE INSUMOS DE PAPELERIA Y TONERS SEGÚN
REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACION, de acuerdo con lo exigido en estos Pliegos de condiciones.
NOTA: No se aceptarán Consorcios ni Uniones Temporales.
Los oferentes deberán estar legalmente constituidos y contar con capacidad demostrada en el ámbito financiero, técnico y operativo para el desarrollo del objeto del contrato y deberán contar con el personal administrativo y técnico, cumpliendo con las exigencias establecidas en cuanto a número y los requisitos de formación y experiencia.
Se invita a registrarse en la base de datos de proveedores en el siguiente link: xxxx://xxxxxx00/XxxxxxxxXxxxxxxxxxx/ o ingresando a la página de la OIM: xxx.xxx.xxx.xx
4. OBJETO DE LA LICITACIÓN PUBLICA
El objeto de la presente LICITACIÓN PUBLICA es recibir propuestas de personas jurídicas, con el fin de que los seleccionados, realicen EL SUMINISTRO DE INSUMOS DE PAPELERIA Y TONERS SEGÚN LOS REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACION
de acuerdo con los requerimientos periódicos de la OIM y/o de sus Programas.
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTOS Y LINEAMIENTOS GENERALES DE LA LICITACIÓN PUBLICA
1. APERTURA DE LA LICITACIÓN PUBLICA
La elaboración y la presentación de las propuestas será responsabilidad exclusiva de cada proponente. Las condiciones y los requerimientos para la elaboración, presentación, evaluación y calificación de propuestas serán los establecidos en estos Pliegos de condiciones y en las adendas (las cuales deberán ser publicadas o enviadas con por lo menos 24 horas de anticipación) que se produjeren de acuerdo con el procedimiento aquí establecido, las cuales podrán ser publicadas hasta 24 horas antes del cierre de la licitación.
Los proponentes interesados deberán sufragar todos los costos, tanto directos como indirectos, relacionados con los estudios, la preparación y presentación de su propuesta, por lo cual la OIM no será responsable en ningún caso de dichos costos, cualquiera que sea el resultado del proceso de selección y contratación.
Igualmente corresponderá al proponente la responsabilidad de determinar, evaluar y asumir los impuestos tasas y contribuciones, así como los demás costos tributarios y de cualquier otra naturaleza que conlleve la celebración del contrato, según la asignación de costos prevista en los presentes Pliegos de condiciones.
2. ACLARACIONES A LOS PLIEGOS DE CONDICIONES
Para las aclaraciones o modificaciones a los Pliegos de Condiciones se podrá proceder así:
i) Unilateralmente por parte de la OIM, cuando a su juicio existan apartes del documento que requieran aclararse o modificarse.
ii) A solicitud de los proponentes, quienes deberán formular sus inquietudes a través del correo electrónico xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx según cronograma establecido en el presente documento.
Solo serán admisibles las consultas presentadas por medio del correo electrónico mencionado y no serán admisibles las consultas de manera verbal ni por otro medio.
3. PRESENTACIÓN, CIERRE DE LA LICITACIÓN PÚBLICA Y APERTURA DE PROPUESTAS
Los proponentes deberán presentar sus propuestas SEGÚN CRONOGRAMA ESTABLECIDO EN EL PRESENTE DOCUMENTO, en las oficinas de la OIM ubicadas en Bogotá en la Xxxxxxx 00 Xx. 00 X-00, xx xx siguiente manera:
3.1 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN: La propuesta se deberá presentar debidamente numeradas (foliadas) en CUATRO (4) libros o carpetas separadas una de la otra en forma física y una copia en USB de los documentos incluidos en los 4 libros, las cuales contendrán respectivamente:
CARPETA No. 1 SECCIÓN ADMINISTRATIVA
Documentos legales del Proponente:
Copia de la carta de presentación de la propuesta firmada (anexo A) (insubsanable su no presentación).
Certificado de Existencia y Representación Legal no mayor a 30 días.
Copia de la habilitación obtenida por parte del Ministerio de transporte, de acuerdo al Decreto No. 0348 de 2015 y el Decreto 171 de 2001.
Autorización para Contratar Fotocopia de la cédula de ciudadanía Registro Único Tributario (RUT)
Garantía de seriedad de la propuesta (insubsanable su no presentación)
Recibo de pago de la garantía de seriedad de la propuesta expedido directamente por la aseguradora.
Certificado de antecedentes disciplinarios
Certificación bancaria (La cuenta debe ser cuenta corriente).
Anexo G - Estándares de Conducta de la OIM- debidamente firmado
CARPETA No. 2 SECCIÓN TÉCNICA
Propuesta técnica:
Copia de la carta de presentación de la propuesta firmada (Anexo A) (insubsanable su no presentación).
Copia del certificado de existencia y representación legal.
Copia de la habilitación del Ministerio de transporte, de acuerdo al Decreto No. 0348 de 2015 y el Decreto 171 de 2001.
Certificaciones de experiencia del proponente: Experiencia General.
Experiencia Específica.
Copia Propuesta Económica (insubsanable)
Hojas de vida de los conductores con los soportes solicitados. Documentos de los vehículos propuestos.
Copia Propuesta Económica (insubsanable) Certificados de gestión de calidad.
Copia del RUNT.
CARPETA No. 3 SECCIÓN FINANCIERA
Información financiera:
Copia de la carta de presentación de la propuesta firmada (anexo A) (insubsanable su no presentación)
Estados Financieros, notas de los mismos, dictámenes y otros anexos.
Conciliación fiscal (documento requerido para verificación de cifras contables vs cifras fiscales)
Declaraciones de impuesto a la renta. Certificación de variaciones financieras. Copia del RUT.
4.- CARPETA No. 4 SECCIÓN ECONÓMICA DE LA PROPUESTA
Información de precios de la propuesta:
Carta de presentación de la propuesta firmada (Anexo A) (insubsanable su no presentación).
Propuesta Económica (insubsanable).
COPIA MAGNÉTICA
Una copia escaneada completa en medio magnético que contenga la información de las 4 carpetas definidas anteriormente en USB. (ver causales de rechazo)
3.2 FORMA DE PRESENTACIÓN:
Las propuestas deberán presentarse debidamente foliadas (de manera consecutiva entre los libros, por ejemplo si la carpeta No. 1 termina en el folio No 20 entonces la carpeta No. 2 deberá comenzar con el número 21 y así sucesivamente).
Cada carpeta además de la foliación deberá incluir un índice con la numeración correspondiente.
Las cuatro carpetas o libros deberán entregarse en un (1) solo paquete cerrado y sellado indicando lo siguiente
LICITACIÓN No. 1168 de 2019 ADM
NOMBRE DEL PROPONENTE:
DIRECCIÓN, TELÉFONO Y CORREO ELECTRÓNICO DEL PROPONENTE: CIUDAD:
TÍTULO: “SELECCIONAR Y CONTRATAR PERSONA(S) JURÍDICA(S) PARA EL SUMINISTRO DE INSUMOS DE PAPELERIA Y TONERS SEGÚN REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACION”.
Nota 1: No se admitirán propuestas entregadas con posterioridad a la fecha y hora señaladas para el cierre de esta LICITACIÓN. Estas propuestas no serán consideradas y se devolverán sin abrir. (Ver causales de rechazo).
Nota 2: En caso de recibir una sola propuesta ésta será considerada y se procederá a la adjudicación siempre y cuando cumpla con lo exigido en los presentes Pliegos de Condiciones.
Nota 3: Si se presentara alguna discrepancia entre el original de la propuesta y la copia electrónica, prevalecerá el texto del original. No se admitirán propuestas enviadas vía fax.
Nota 4: La foliación consiste en numerar consecutivamente (1, 2, 3……n), cada una de las páginas incluidas en la propuesta así como los anexos, pólizas y la misma carta de presentación. En caso de presentarse errores en la foliación se reducirán 5 puntos de la calificación total que obtenga el proponente.
El cierre de la LICITACIÓN y la apertura de las propuestas se realizarán una vez finalizado el plazo para presentar propuestas, levantando un acta en donde se dejará constancia del número de propuestas recibidas, el nombre de los proponentes y el valor de cada propuesta.
4. PERIODO PARA SUBSANAR PROPUESTAS
Durante el proceso de evaluación, los evaluadores, podrán solicitar a través del correo electrónico xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx a los proponentes, las aclaraciones y explicaciones que estimen convenientes a las propuestas presentadas, las cuales deberán ser contestadas por escrito dentro del término que se le indique. Con ocasión de la respuesta los proponentes no podrán mejorar, modificar, corregir o adicionar sus propuestas. Si lo hacen, dichas comunicaciones no serán tenidas en cuenta.
Si el proponente no entrega las aclaraciones, explicaciones o soportes solicitados dentro del término concedido para ello y dentro de lo consignado en la propuesta no es posible aclarar lo solicitado, ni se localiza un documento que permita suplir la falencia del soporte faltante, la oferta será rechazada.
En caso de requerir subsanaciones financieras el proponente tendrá hasta tres días hábiles para entregar la documentación solicitada, de lo contrario la propuesta será inhabilitada.
5. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La propuesta deberá estar integrada por la totalidad de los documentos exigidos en los presentes Pliegos de condiciones, debidamente diligenciados. La omisión de cualquiera de los documentos señalados como insubsanables en estos Pliegos de condiciones será causal de rechazo de la propuesta. Si se trata de documentos subsanables, la OIM solicitará al proponente que los xxxxxxx, señalando el término para ello, si no se cumple
con el requerimiento de la OIM, se incurrirá en causal de rechazo de la propuesta. Los costos de preparación y elaboración de la propuesta serán a cargo del proponente.
La Propuesta debe acompañarse de los siguientes documentos en el orden aquí establecido, quedando la OIM autorizada para verificar la veracidad de toda la información suministrada:
5.1. Carta de presentación de la propuesta: (Insubsanable su no presentación) (también debe venir foliada e incluida en la propuesta) La carta de presentación deberá ser firmada por el representante legal de la persona jurídica o la persona que tenga facultades para contratar en su nombre y obligarla, en este caso se deberá allegar el respectivo poder. En dicha carta deberá haber manifestación expresa acerca del conocimiento y aceptación de los Pliegos de Xxxxxxxxxxx y de sus adendas si las hubiere. Deberá haber manifestación de no encontrarse incurso el proponente, sus socios o directivos, en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en los presentes Pliegos de Condiciones. Deberá contener, igualmente, el nombre o razón social, la dirección, el número telefónico, el número de fax, la dirección electrónica del proponente y el valor de la propuesta. Indicando el término de validez de la misma, el cual no podrá ser inferior a NOVENTA (90) días. En caso de que no se especifique el término de validez o que éste sea menor al exigido en los presentes Pliegos de Condiciones se entenderá que es el mínimo requerido en los mismos.
La OIM podrá verificar la información en ella contenida, su no presentación o no presentación debidamente firmada, no será subsanable. El proponente está en la obligación de utilizar el formato de carta de presentación de propuesta, Anexo A de este documento.
El valor de la propuesta colocado en la carta de presentación deberá ser igual al que presente en la propuesta económica detallada, en caso de presentarse diferencia entre estos dos valores se tomará como válido el monto estipulado en la propuesta económica detallada. El IVA deberá ser incluido según el estatuto tributario vigente.
5.2. Certificado de Existencia y Representación Legal, otorgado por autoridad Competente, es decir, expedido por la respectiva Cámara de Comercio o el órgano que haga sus veces. El certificado deberá haberse expedido dentro de los treinta (30) días calendarios previos, a la fecha de cierre de la presente LICITACIÓN.
Las personas jurídicas interesadas en presentar propuestas deberán tener una duración que en ningún caso podrá ser inferior al término de duración del contrato y dos años más.
5.3. Autorización para Contratar: En el caso de personas jurídicas proponentes en las cuales sus representantes legales estén limitados para actuar en la presente LICITACIÓN, se requerirá que el Órgano Directivo competente emita la correspondiente autorización, en la que se indicará lo siguiente:
a. Xxxxxxxx expresa al representante legal para representar, proponer y suscribir el contrato en la cuantía requerida, en la presente LICITACIÓN.
b. Si la autorización dada, tiene límites de vigencia, indicar la vigencia de la misma.
La propuesta será no tendrá validez cuando se verifique que el representante legal de la correspondiente persona jurídica excede sus facultades legales y no acompaña y no se anexa a la propuesta la respectiva autorización. El proponente podrá subsanar este documento a petición del evaluador.
5.4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la persona jurídica.
5.5. Registro Único Tributario (RUT), Debe anexarse la documentación que acredite cuál es el Régimen Tributario al cual se encuentra sometido el proponente. El RUT debe ser actualizado posterior al 31 de diciembre de 2012 según las resoluciones No. 139 y 0154 de 2012.
5.6. Garantía de seriedad de la propuesta (Insubsanable su no presentación): (ESTE DOCUMENTO DEBE VENIR TAMBIÉN FOLIADO COMO PARTE DE LA PROPUESTA) El proponente deberá constituir una póliza de garantía de seriedad de la propuesta en favor de entidades particulares otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, la cual contendrá:
5.6.1. Objeto: LICITACIÓN PÚBLICA No. 1168 de 2019 ADM “SELECCIONAR Y CONTRATAR PERSONA(S) JURÍDICA(S) PARA EL SUMINISTRO DE INSUMOS DE PAPELERIA Y TONERS SEGÚN REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
5.6.2. Asegurado / Beneficiario: Organización Internacional para las Migraciones
-OIM
5.6.3. Nit. 800.105.552-8
5.6.4. Cuantía: Con un valor asegurado equivalente al 10% del valor total de la propuesta.
5.6.5. Vigencia: Noventa días (90) contados a partir de la fecha de cierre de la presente LICITACIÓN.
5.6.6. Tomador / Afianzado: La póliza deberá tomarse con el nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio o el órgano que haga sus veces, y no sólo con su sigla, a no ser que en el referido documento se exprese que la entidad podrá denominarse de esa manera. El proponente deberá anexar el recibo de pago de la póliza de seriedad.
Las garantías de seriedad de la propuesta serán devueltas a solicitud de los proponentes.
La garantía de seriedad de la propuesta podrá hacerse efectiva en los siguientes casos:
a) Si el proponente retira su propuesta durante su periodo de validez.
b) Si el proponente adjudicatario dentro del plazo estipulado no perfecciona y legaliza el contrato.
Lo anterior, sin perjuicio de que la OIM pueda optar entre abrir un nuevo proceso precontractual, o adjudicar, dentro de los (10) días hábiles siguientes, al oferente calificado en segundo lugar, siempre y cuando la propuesta sea igualmente favorable a la OIM.
NOTA: cuando se haya seleccionado el proponente para la ejecución del contrato, la OIM se reservará el Derecho de aceptar o no continuar con la aseguradora que expidió la póliza de seriedad de la oferta, para constituir las garantías del posterior contrato.
5.7. Certificado de antecedentes disciplinarios del proponente (persona jurídica) expedido por la Procuraduría General de la Nación: Con fecha de expedición no mayor a 30 días.
5.8. Estados Financieros
Los proponentes deberán anexar los siguientes documentos legibles, para el desarrollo de la evaluación financiera:
• Estados Financieros del año 2016
• Notas a los Estados Financieros del año 2016
• Dictamen del revisor Fiscal año 2016 (Si aplica).
• Declaración xx Xxxxx año 2016 y conciliación fiscal (documento requerido para verificación de cifras contables vs cifras fiscales).
• Estados Financieros del año 2017
• Notas a los Estados Financieros del año 2017
• Dictamen del revisor Fiscal año 2017 (Si aplica).
• Declaración xx Xxxxx año 2017 y conciliación fiscal (documento requerido para verificación de cifras contables vs cifras fiscales).
• Estados Financieros provisionales con corte al mes diciembre de 2018
• Certificación de variación y/o hechos ocurridos en el ejercicio 2018 que puedan afectar la situación financiera del oferente con corte al mes de diciembre de 2018, según el anexo D.
• Copia de la Tarjeta Profesional del Contador Público y del Revisor Fiscal.
• Copia del Certificado de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Contador Público y del Revisor Fiscal (Vigencia de 3 meses).
El análisis financiero se realizará en función de los dos últimos años cerrados, es decir 2016 y 2017.
En caso de requerir subsanación de requerimientos financieros, el proponente tendrá hasta 3 días hábiles para entregar la documentación solicitada, de lo contrario la propuesta será inhabilitada.
Las cifras de los estados financieros deberán ser iguales a la declaración de impuesto a la Renta.
5.9. Propuesta Económica (Insubsanable):
La propuesta económica deberá presentarse completa, detallada discriminando precios unitarios en pesos colombianos / en dólares para el caso de toners para cada ítem que figura en el Anexo F (este anexo debe ser entregado también en Excel y no debe ser modificado en su estructura. Deben discriminar el IVA, según lo establecido en el estatuto tributario vigente y debe coincidir con el valor colocado en la carta de presentación de la propuesta, (la carta de presentación debe venir foliada y dentro de la propuesta) en caso de presentarse diferencia entre estos dos valores se tomará como válido el estipulado en la propuesta económica detallada.
El valor unitario de todos los ítems deberá conservarse durante el tiempo que dure el convenio corporativo.
Nota No.1: No se aceptarán rubros como “administración” “utilidades” “fees” ”overhead” para los convenios o contratos que se celebren con fondos provenientes del Gobierno Colombiano. Y no se aceptarán rubros como gastos financieros, fees o utilidades, u
overhead para los convenios o contratos que se celebren con fondos provenientes de otros gobiernos y/o sector privado.
Nota No. 2. No obstante lo dispuesto en la Nota No. 1 precedente la OIM se reserva el derecho de solicitar ajustes al presupuesto del proponente si existiere alguna restricción contenida en el convenio con el donante que no esté contemplada en los presentes Pliegos de condiciones
Nota No. 3: Será potestad de la OIM solicitar ajustes relacionados con temas de orden tributario o en función de requerimientos técnicos solicitados por el donante o por los encargados técnicos de la OIM, los mismos que surgen durante el proceso de evaluación o cuando la propuesta incluya rubros no admitidos por el donante, sin que esto signifique un incremento al valor de la propuesta.
5.10. Certificaciones de la experiencia (específica) del proponente en la ejecución de contratos similares. Se trata de anexar mínimo 3 (tres) y máximo 5 (cinco) CERTIFICACIONES o Actas de liquidación emitidas por la entidad contratante, de los contratos o convenios a través de los cuales se demuestre la experiencia del proponente en suministros de oficina (papelería y toners) dentro de los últimos tres (3) años, los cuales se encuentren ejecutados. (Para efectos de evaluación los 3 años se contaran a partir de la fecha de cierre de la presente licitación los cuales se encuentren ejecutados o en ejecución y cuya sumatoria sea por lo menos del 200% del valor de su propuesta incluida en el presente documento.
Las certificaciones o actas de liquidación deben contener por lo menos la siguiente información (las certificaciones o actas de liquidación que no cuenten con la información solicitada tendrán una calificación de 0 puntos):
1. Nombre de las partes,
2. Fecha de inicio,
3. Fecha de finalización,
4. Plazo,
5. Valor ejecutado
6. Descripción del objeto contractual (si aplican varios objetos dentro de la misma certificación se debe detallar cada uno de ellos, en caso de que sea un solo proyecto se debe describir solo éste),
7. Evaluación de cumplimiento, (preferiblemente). No se tendrán en cuenta las certificaciones en las que se califique un nivel de cumplimiento regular o deficiente.
NOTA 1: Si la CERTIFICACION o ACTA DE LIQUIDACIÓN que emite la entidad contratante, no cumple con alguna de las características solicitadas anteriormente, los proponentes podrán anexar a los mismos (certificación o Acta de liquidación) otros documentos (contratos, o documentos que contengan la información requerida.) soporte con los cuales se puedan verificar la información solicitada en éste numeral.
No obstante de lo anterior, la OIM se reserva el derecho de realizar verificación de la información suministrada por el proponente para lo cual procederá a llamar a las entidades para corroborar la información suministrada así como el nivel de cumplimiento.
NOTA 2: La presentación de un contrato o cualquier otro documento por si solos no reemplazan a la CERTIFICACIÓN O ACTA DE LIQUIDACIÓN, si no se reciben éstos documentos el puntaje obtenido será cero puntos.
Únicamente se tendrán en cuenta las certificaciones o actas de liquidación legibles en su totalidad.
Las certificaciones o actas de liquidación deben ser detalladas según el cuadro adjunto, en caso de presentarse más de 5 certificaciones éstas no serán tomadas en cuenta y se las considerará en el orden en que han sido presentadas.
5.11 Certificación Bancaria cuenta corriente: El proponente deberá presentar dentro de los documentos de la propuesta la certificación bancaria no mayor a tres (3) meses, en donde se pueda verificar el número, tipo de cuenta y el nombre del titular de la misma, en caso de resultar favorecido ésta será la cuenta en la que la OIM realizara los respectivos desembolsos del contrato (subsanable)
6. RÉGIMEN DE INHABILIDADES PARA PARTICIPAR EN LA LICITACIÓN PUBLICA
No podrán participar en la presente LICITACIÓN PUBLICA , los proponentes que se encuentren incursos en cualquiera de las siguientes causales:
6.1. Haber tratado de interferir, influenciar, o informarse de manera indebida sobre el análisis de las propuestas.
6.2. Quienes sean Cónyuges o compañeros permanentes de quienes se encuentren dentro del 2do grado de consanguinidad o 2do de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya participado en la elaboración de estos Pliegos de condiciones.
6.3. Los proponentes que previamente hayan celebrado contratos con la OIM, y que hayan incumplido la ejecución de dichos contratos.
6.4. Los proponentes a quienes en contratos con el Estado colombiano se les haya decretado la caducidad por incumplimiento de dichos contratos.
6.5. Los proponentes que a la fecha de presentación de la propuesta presenten embargos en parte o en la totalidad de sus bienes y/o servicios (según se requiera).
6.6. En caso de que el valor del endeudamiento obtenido de las cifras de los estados financieros presentados sea superior al setenta por ciento (70%) y la propuesta sea técnicamente excelente (un puntaje excelente será entre 95 y 100 puntos en la parte técnica), la OIM a través del Comité de compras tomará la decisión de adjudicarle o no la propuesta y en caso de hacerlo tomará medidas en lo relacionado al tema de forma de pago, considerando también para el análisis los contratos o convenios que tenga en ejecución con la OIM como de otras entidades que provoquen que el endeudamiento supere el 70%.
6.7 Las propuestas que en su puntaje total no haya obtenido 70 puntos mínimo, pero si el puntaje técnico obtenido está entre 95% y 100%, la OIM a través del Comité de compras tomará la decisión de adjudicarle o no la propuesta.
6.8 En caso de que los estados financieros contengan inconsistencias o descuadres en sus cifras y que no hayan sido subsanados en el tiempo que la OIM estime conveniente.
7. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA
Son causales de rechazo de la propuesta las siguientes:
7.1. La no presentación junto con la propuesta de cualquiera de los documentos señalados como insubsanables en el presente documento.
7.2. Si se verifica que existe irregularidad o falsedad en alguno de los documentos presentados en la propuesta, o cuando verificada la información suministrada por el proponente no esté conforme con la realidad.
7.3. La entrega de la propuesta en lugar, día y hora posterior a la establecida en los presentes Pliegos de condiciones.
7.4. Que el objeto de la propuesta y/o su desarrollo o contenido difiera del objeto de la LICITACIÓN.
7.5. La no presentación de los documentos subsanables dentro del plazo adicional que le haya concedido la OIM.
7.6. Todas aquellas contenidas en el presente documento, donde el proponente de manera explícita se consideró informado y por omisión o error no cumplió a cabalidad con lo estipulado.
7.7. Cuando el valor total de la propuesta no sea financieramente viable, con el propósito de obtener la adjudicación del convenio.
7.8. Cuando el valor de la propuesta supere el presupuesto estimado para la presente contratación. (Salvo que el presupuesto esté disponible y con las debidas autorizaciones)
7.9. La OIM podrá rechazar todas las ofertas presentadas cuando ninguna de ellas satisfaga el propósito del presente proceso de selección.
Pliegos de condiciones.
7.10. Que el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad señaladas en estos Pliegos de condiciones.
7.11 El proponente deberá entregar en magnético la propuesta escaneada en formato PDF con todos sus anexos. (Subsanable).
7.12 El proponente que se halle dentro de un proceso que técnica, jurídica o financieramente no esté resuelto con la OIM.
7.13 Si la OIM ha sido notificada sobre certificaciones presentadas por el proponente sobre su experiencia obtenida con OIM y que la misma no las hubiere emitido.
8. PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA
El proponente deberá indicar el término de validez de la propuesta, el cual no podrá ser inferior a NOVENTA (90) días. También deberá manifestar expresamente que acepta la forma de pago señalada en los Pliegos de condiciones.
9. CRITERIOS DE DESEMPATE
En caso de presentarse empate en la calificación total, se adjudicará al proponente que obtenga mayor xxxxxxx en la propuesta técnica. En caso de persistir el empate se seleccionará en primer lugar al proponente que presente la oferta más económica, si persiste el empate se adjudicará el contrato al Proveedor que haya acreditado el mayor valor en la sumatoria de los contratos que certificaron su experiencia, si persiste el empate, se realizará un sorteo.
10. DECLARACIÓN DE DESIERTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN
La OIM podrá declarar desierto el proceso de selección bien por motivos que impidan la escogencia objetiva de una propuesta o cuando ninguna propuesta se ajuste a las condiciones requeridas en los presentes Pliegos de condiciones. La OIM no se hace responsable por los costos en los que incurra el proponente por la preparación, garantías y envío de su propuesta, ni se encuentra obligada a explicar a los proponentes los motivos de su decisión.
11. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL DOCUMENTO A SUSCRIBIR
Una vez seleccionada la propuesta ganadora, se informará por escrito al proponente favorecido, y se iniciarán los trámites correspondientes para la celebración del respectivo documento.
El documento se perfecciona con la firma de las partes y la aprobación de las pólizas de seguro constituidas por el Contratista a favor de la OIM de acuerdo con lo requerido en el documento.
El Proveedor seleccionado deberá abstenerse de realizar cualquier tipo de gasto antes de la firma y perfeccionamiento del Contrato/Orden de Compra. La OIM sólo reconocerá rubros que se encuentren dentro de la vigencia de la relación contractual y que previamente hayan sido aprobados por la Organización
12. PROHIBICIÓN DE LAS PEORES FORMAS DE TRABAJO INFANTIL:
De conformidad con lo establecido en la Ley 704 de 2001, mediante el cual se ratifica el Convenio 182 sobre la Prohibición de las Peores Formas de Trabajo Infantil y la Acción Inmediata para su Eliminación, el contratista seleccionado declara bajo la gravedad de juramento, que no empleará dentro del documento que se celebre en virtud del presente proceso de selección, menores de 18 años. El incumplimiento de la presente disposición será causal para dar por terminado el respectivo documento.
13. PREVISIONES CONTRA LA CORRUPCIÓN
No se deberá ofrecer y/o realizar pago, consideración o beneficio de cualquier tipo que constituya una práctica ilegal o corrupta, directa o indirectamente, como incentivo o compensación por la adjudicación del documento a suscribir. Cualquier práctica de este tipo dará lugar a la cancelación del proceso de selección de ofertas, adjudicación o ejecución del documento a suscribir, además de iniciar acciones civiles y penales en contra de los involucrados en aplicación a lo dispuesto por la Legislación Colombiana.
14. SUSPENSION DEL PROCESO DE SELECCION
La OIM podrá suspender el presente proceso de selección cuando se presenten impedimentos que afecten el objeto de la convocatoria o cuando así lo considere necesario la OIM. En dicho caso la Organización informará de la suspensión del mismo.
CAPÍTULO III
ASPECTOS TÉCNICOS DE LA PROPUESTA
1. Verificar Anexo F Se requiere que se cotice el 100% de los ítems, con la mejor calidad. Cotizar con Impuestos requeridos.
NOTA: Los productos deberán presentarse con marcas de reconocido prestigio en el mercado y con fotos legibles de cada ítem.
CAPÍTULO IV
CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS
En el proceso de evaluación y calificación de las propuestas se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
1) Los aspectos jurídicos, que no serán objeto de calificación, pero si habilitarán o inhabilitarán a los oferentes.
2) Los relacionados con la capacidad financiera del oferente, que tampoco serán objeto de calificación, pero si habilitarán o inhabilitarán a los oferentes.
No | Criterio | Descripción | Porcentaje asignado Máximo |
3) | Experiencia | Los que tiene que ver con la experiencia del proponente | 25 puntos |
4) | Propuesta Económica | Los proponentes deberán cumplir con todos los criterios de elegibilidad | 50 puntos |
5) | Tiempos de entrega | Entrega y disponibilidad de inventarios | 20 puntos |
6) | Valores agregados | Servicios adicionales ofrecidos como valor agregado (Postventa, Garantías Extendidas, repuestos garantizados, servicios técnicos etc…) | 5 puntos |
Total | 100 puntos |
Una vez finalizado el proceso de evaluación, solo se considerarán habilitadas las propuestas que hayan obtenido un puntaje mínimo de 70 puntos sobre 100.
Los proponentes deberán cumplir con todos los criterios de elegibilidad.
1. EVALUACIÓN JURÍDICA
Una vez cerrado el proceso de licitación pública, la OIM procederá a verificar si los proponentes cumplen con la documentación y los requisitos jurídicos exigidos en los presentes Pliegos de condiciones. Esta etapa de la evaluación de las propuestas no será objeto de calificación. El objetivo de esta evaluación es determinar si los proponentes quedan habilitados o inhabilitados para continuar con las siguientes etapas y el resultado será: PROPONENTE HABILITADO o PROPONENTE INHABILITADO.
Las propuestas que resulten inhabilitadas en razón de la evaluación jurídica no serán objeto de las demás evaluaciones.
2. EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA DEL PROPONENTE
Superada la habilitación jurídica, se procederá con la evaluación de la capacidad financiera de los proponentes. Esta etapa de la evaluación de las propuestas no será objeto de calificación.
El objetivo de esta evaluación es determinar si los proponentes quedan habilitados o inhabilitados para continuar con las siguientes etapas y el resultado será: PROPUESTA HABILITADA o PROPUESTA INHABILITADA.
La elegibilidad financiera de las entidades oferentes se estimará con los registros de los Estados Financieros de los dos últimos años cerrados. (Ver nota en la sección de Estados Financieros) No se considerarán por ningún motivo los estados financieros de años anteriores, ni estados financieros parciales.
La OIM se reserva el derecho de evaluar los Estados Financieros de los oferentes de acuerdo con los indicadores financieros o métodos generalmente aceptados con los cuales se podrá determinar la capacidad financiera para cumplir con las obligaciones de la presente Licitación pública.
Se emitirá un informe de evaluación financiera con los criterios utilizados para el efecto, por cada una de las propuestas donde la conclusión será: PROPUESTA HABILITADA ó PROPUESTA INHABILITADA.
3. EVALUACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Y DE LOS MONTOS QUE HA MANEJADO EN EVENTOS ANTERIORMENTE.
La evaluación y calificación de la experiencia del proponente será realizada sobre un máximo de veinticinco (25) puntos de acuerdo con los siguientes criterios y de acuerdo al cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 5.10:
3.1. Experiencia general del proponente medida en años desde su creación legal
AÑOS de antigüedad | PUNTAJE 10 puntos |
<3 años | 0 puntos |
3 años | 6 puntos |
Más de 3 años | 10 puntos |
3.2. Experiencia específica en la ejecución de contratos cuya experiencia cumpla con lo establecido en el numeral 5.10 del capítulo II de este pliego de condiciones:
CERTIFICACIONES o Actas de Liquidación DE EXPERIENCIA EN DOCUMENTOS – Hasta 15 puntos | Puntaje máximo 15 PUNTOS |
Menos de 3 | 0 |
3 | 5 |
4 | 10 |
5 | 15 |
4. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA (MÁXIMO 50 PUNTOS)
Se realizará un análisis de precios unitarios tomando en cuenta la totalidad de ítems cotizados que cumplan con las especificaciones técnicas al menor precio y esto tendrá un puntaje de veinticinco (25) el mismo que se asignará proporcionalmente
Los otros 25 puntos serán asignados a la sumatoria de los precios unitarios de acuerdo a la siguiente fórmula:
Pi = Om x PMPE / Oi Dónde:
i = Propuesta
Pi = Puntaje de la propuesta económica i Oi = Propuesta Económica i
Om = Propuesta Económica de monto o precio más bajo PMPE = Puntaje Máximo de la Propuesta Económica
Aquellas propuestas que en su elaboración no refleje consistencia técnica, financiera y legal serán rechazadas por la OIM y no serán incluidas para el cálculo proporcional.
5. TIEMPOS DE ENTREGA Y DISPONIBILIDAD DE INVENTARIOS
Se otorgará el mayor puntaje de veinte (20) puntos a la propuesta mejor estructurada técnicamente de acuerdo a los siguientes criterios.
Los oferentes deberán tener en cuenta que se evaluará la capacidad de respuesta, medida en tiempo máximo de entrega de productos que OIM solicite en el territorio nacional, de acuerdo con la siguiente tabla:
TIEMPO DE ENTREGA PUNTAJE | |
Más de tres (3) semanas | 0 puntos |
Entre 15 y 21 días | 5 puntos |
Entre 8 y 14 días | 15 puntos |
Entrega en 2 y 7 días Continuos | 20 puntos |
6. VALORES AGREGADOS
Todos los elementos que brinden valores agregados que garanticen la disponibilidad y oportunidad de los suministros serán tenidos en cuenta como ventaja competitiva, tales como: Servicios postventa, garantías extendidas, suministro de elementos de papeleria y tonmers el mismo día de la Orden de compra, cambios productos vencidos, etc.
La evaluación de los Valores Agregados del proponente será realizada sobre cinco (5) puntos de acuerdo con los siguientes criterios:
SERVICIOS LOGISTICOS PUNTAJE | ||
No hay propuesta que evidencie valores agregados a OIM por parte del proponente. | 0 puntos | |
La propuesta evidencia valores agregados a OIM por parte del proponente. Servicios postventa, garantías extendidas, suministro de elementos de papelería y toners el mismo día de la Orden de compra, cambios productos vencidos, etc. | 5 puntos |
CAPÍTULO V ASPECTOS CONTRACTUALES
Se adjunta el Anexo C l modelo del documento que como resultado de la presente Licitación Pública se suscribirá; no obstante lo anterior la OIM se reserva el derecho a
realizar modificaciones a dicho modelo una vez adjudicado el proceso cuando así lo considere pertinente.
En particular se tendrán en cuenta las siguientes disposiciones:
1. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL DOCUMENTO
El documento resultante de la presente Licitación Pública tendrá el siguiente plazo de ejecución: Doce (12) meses, tiempo que requiere se mantengan los precios unitarios.
Nota: El plazo estipulado se contará a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato.
2. FORMA DE PAGO
El valor del contrato que se llegar a celebrar con ocasión de la presente Licitación será pagado al respectivo Contratista de la siguiente manera:
• Pago mensual a 30 días a la fecha de radicación de la factura, entrega de bienes a satisfacción y soportes requeridos por la OIM acorde a las tarifas acordadas entre las partes.
3. PRIVILEGIOS E INMUNIDADES
Ninguna disposición de las cláusulas del contrato ni de los Pliegos de condiciones se entenderá como renuncia, explícita o implícita a ninguno de los privilegios e inmunidades de que en la actualidad goza la OIM.
ANEXO A
Modelo de carta de presentación de la propuesta.
Bogotá D.C., de de 2019 Señor
Organización Internacional para las Migraciones - OIM
Xxxxxxx 00 Xx 00 X- 00 Xxxxxx - Xxxxxxxx Ciudad
Asunto: LICITACIÓN PUBLICA No. 1168 de 2019 ADM
En mi condición de representante legal de , con la presente comunicación presento propuesta técnica y económica para participar en la LICITACIÓN PUBLICA No. 1168 de 2019 ADM, para lo cual, en cumplimiento de lo exigido por la OIM en los Pliegos de condiciones elaborados para la LICITACIÓN, manifiesto lo siguiente:
1. Que hemos examinado el documento de los Pliegos de condiciones incluyendo todas y cada una de sus secciones y documentos complementarios, y que estamos de acuerdo y en consecuencia cumplimos y aceptamos todas y cada una de las disposiciones en él contenidas para la LICITACIÓN de la referencia.
2. Que nos comprometemos a adelantar el objeto de esta LICITACIÓN de conformidad con los Pliegos de condiciones de fecha de de y con nuestra propuesta.
3. Que nos comprometemos, independientemente de la forma de contratación, a ejecutar el documento adjudicado en un plazo máximo de , contados a partir de .
4. Que aceptamos sin ningún cuestionamiento la forma de pago establecida por la OIM en los Pliegos de condiciones base para la contratación.
5. Que esta propuesta es de carácter obligatorio para nosotros y está sujeta a las modificaciones que resulten de las negociaciones del documento.
6. Que somos conciertes y así lo aceptamos, de que la OIM no está obligada a aceptar ninguna de las propuestas que reciba, y que un posible documento podría resultar únicamente después de finalizadas las negociaciones basadas en los componentes técnicos, económicos, jurídicos y demás.
7. Que dejamos constancia de que no existen causales de inhabilidad o incompatibilidad que nos impida participar en la presente LICITACIÓN y suscribir el documento respectivo; que esta propuesta y el documento que llegare a celebrarse sólo comprometen a los
firmantes de esta carta; que ninguna entidad o persona distinta a los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta ni en el documento probable que de ella se derive.
8. Que declaramos conocer todo lo concerniente a la naturaleza del servicio que estamos cotizando, así como el sitio del mismo; las condiciones generales y locales; las relacionadas con el transporte, el acceso, el clima, la disposición de bienes y/o servicios (según se requiera), vías de comunicación, la situación de orden público, y en general, todos los demás aspectos sobre los cuales obtuvimos información y que en alguna forma afecten el servicio que se prestará o su costo, por lo cual renunciamos expresamente a cualquier reclamación futura por falta de información o información parcial en este aspecto.
9. Que el costo total de la sumatoria de los precios unitarios incluidos en la propuesta, expresado en pesos colombianos es el siguiente: COP $ Incluido el IVA, según el estatuto tributario vigente (NOTA: El valor colocado aquí tiene que coincidir con el valor incluido en la propuesta económica detallada)
10. Confirmo que los precios de los equipos incluyen el transporte y entrega de los mismos en el territorio nacional Colombiano.
11. Que la vigencia de la presente propuesta es de NOVENTA (90) días.
Atentamente,
Firma autorizada:
Nombre y cargo del signatario:
Nombre del proponente:
Dirección:
Teléfono y fax:
e-mail:
Ciudad
(**La carta se debe acomodar a singular cuando aplique)
Anexo B
FORMATO DE INFORMACIÓN – PROPONENTES
INFORMACIÓN PARA PROPONENTES
Nombre de la empresa:
Tipo de propiedad:
Alquilada
Propia Área: Metros
Ciudad y dirección:
Ubicación de la Planta / Bodega (en caso de que aplique)
Números de contacto:
Alquilada
Propia Área: Metros
Número de Teléfono Persona de contacto
Número de Fax
Dirección electrónica Sitio Web
Razón social Corporación Sociedad Negocio Propio
Licencia / NIT
Régimen simplificado
Régimen Común
Número de personal Regular Contratado / Casual
Naturaleza del negocio
Fabricante
Intermediario
Servicios de información
Mayorista
Minorista
Equipos de informática
Comerciante
Importador
Empresa de servicios
Construcción Consultor Otros
Experiencia en el mercado en tiempo: Años Meses
Relación Productos & Servicios:
Servicios Adicionales ofrecidos (si los hay):
Términos de venta:
Relaciones comerciales
No | Compañía | Persona Contacto | Número de Contacto | Correo Electrónico |
Referencias Bancarias
No | Banco | Persona Contacto | Número de Contacto |
Compañías con las que he trabajado en los últimos años con valor aproximado en pesos
No | Nombre empresa | Lugar | Fecha Inicio | Fecha Fin | Valor Contrato | Valor Ejecutad o | Persona Contacto |
Alguna vez ha vendido servicios o productos a alguna misión de OIM?
Si No
En caso afirmativo informe el departamento y nombre del funcionario a quien le ha vendido productos y/o servicios.
No | Área/Programa/Depto. | Persona Contacto | Misión | Producto/Servicio Vendido |
Tiene parientes que han trabajado con nosotros o actualmente son funcionarios de la Organización Internacional para las Migraciones? En caso afirmativo, por favor indique el nombre del funcionario y su parentesco. En caso de personas jurídicas indique si los Accionistas, Gerentes, Jefes de Compras tienen parientes con la OIM.
Sí No
No. | Funcionario | Parentesco |
LISTADO DE DOCUMENTOS REQUERIDOS
Por favor anexe los siguientes documentos junto con la hoja de información:
No. | Documento | Para uso exclusivo de OIM | |
si aplica | no aplica | ||
1 | Perfil de la empresa | ||
2 | Referencias bancarias /últimos estados financieros auditados | ||
3 | Certificado xx Xxxxxx y Comercio y Número de NIT | ||
4 | Nombre y breve información de oficiales o representantes | ||
5 | Nombre de funcionarios principales |
Certifico que la información es cierta y correcta Recibe:
Firma Firma
Nombre Nombre
Cargo Cargo
ANEXO C
MODELO CONTRATO CORPORATIVO DE SUMINISTRO
NOTA: El presente modelo es el que se suscribirá como resultado de la Licitación Pública; no obstante lo anterior la OIM se reserva el derecho a realizar modificaciones a dicho modelo una vez adjudicado el proceso cuando así lo considere pertinente.
ANEXO C
Contrato para el Suministro y la Entrega de Bienes PSPJ-XXXX de 2019 XXXXX
entre
La Organización Internacional para las Migraciones (OIM) y
XXXXX
El presente Contrato de suministro y entrega de artículos (el “Contrato”) se establece entre la ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES (OIM), una organización que forma parte del Sistema de Naciones Unidas, ubicada en la ciudad de Bogotá, D.C. en la Xxxxxxx 00 Xx. 00 X - 00, representada por XXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXXXXXX quien actúa en su calidad de representante legal, identificada con el Carnet de Identificación No.O-0000000 expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, quien obra en calidad de Jefe de Misión, en adelante denominada la “OIM”, y XXXX, identificada con el NIT No. 860.536.250-6, ubicada en la ciudad de Bogotá, D.C. en la Xxxxxxx 000 Xx. 00 – 41, representada legalmente por XXXX, en su calidad de Representante Legal, identificado con la Cédula de Ciudadanía No. XXXX de XXXX., en adelante denominado “Proveedor”. La OIM y el Proveedor también se denominarán individualmente como una “Parte” y conjuntamente como las “Partes”.
1. Introducción y documentos constitutivos del Contrato
1.1 La OIM requiere XXXXXXXX
1.2 Teniendo en cuenta lo anterior, la OIM adelantó la Licitación Pública XXXX No. XXXX de 2019 XXXX, para la cual el Proveedor presentó propuesta.
1.3 Al tenor de lo dispuesto en el presente Contrato y sus anexos, si los hubiere, el Proveedor se compromete a suministrar a la OIM una Camioneta 4Runner SR5 Modelo 2019 color gris metálico.
1.4 Los documentos que se enumeran a continuación forman parte del presente Contrato:
a) Anexo A: Propuesta del Proveedor XXXXX
b) Anexo B: Términos de Referencia de la Licitación Pública XXXXX No. XXXX de 2019 XXX;
c) Anexo C: Solicitudes de compra de la OIM;
d) Anexo D: Aviso de adjudicación;
e) Anexo E: Pólizas de seguro solicitadas en el numeral 4 del presente contrato.
1.5 En caso de alguna inconsistencia entre el contenido del presente Contrato y el contenido de la propuesta presentada por el Proveedor, prevalecerá lo dispuesto en el contenido del presente Contrato.
2. Artículos y servicios facilitados
2.1 El Proveedor se compromete a suministrar los artículos a la OIM en estricto cumplimiento de las especificaciones y por el precio indicado para XXX en el Anexo A.
2.2 El Proveedor se compromete a suministrar los siguientes servicios adicionales (“Servicios Adicionales“):
a) La ejecución o supervisión del montaje y/o la puesta en marcha in situ de los artículos suministrados;
b) La provisión de las herramientas necesarias para llevar a cabo el montaje y/o mantenimiento de los artículos suministrados;
c) La provisión de un manual de operaciones y mantenimiento detallado para cada artículo suministrado según xxxxxxx;
d) La ejecución, supervisión, mantenimiento y/o reparación de los artículos suministrados, durante un periodo de tiempo acordado por las Partes, siempre que este servicio no exima al Proveedor de las obligaciones derivadas de la garantía, contraídas en virtud del presente Contrato; y
e) La capacitación del personal de la OIM, en las instalaciones del Proveedor o in situ, en materia de montaje, puesta en marcha, funcionamiento, mantenimiento y/o reparación de los artículos suministrados.
3. Honorarios y pagos
3.1 El valor por el suministro, la entrega de xxxx y los servicios conexos que contempla este Contrato asciende a la suma de xxxxxxx (COP xxxxx) IVA incluido, que serán pagados por la OIM de la siguiente manera:
3.1.1. Un primer pago correspondiente al TREINTA POR CIENTO (30%) del valor total del contrato, a manera de anticipo, contra entrega y aprobación por parte de la OIM de las pólizas solicitadas en el presente contrato.
3.1.2. Un segundo y último pago correspondiente al SETENTA POR CIENTO (70%)
restante xxxxxxxxx
3.2 El Proveedor presentará una factura a la OIM tras la entrega del vehículo, con arreglo a lo dispuesto en el presente Contrato. El pago será exigible 30 (treinta) días calendario después de la aceptación del vehículo por parte de la OIM.
3.3 A la factura se adjuntará los siguientes documentos: certificación bancaria donde conste el número de cuenta para la realización de los pagos respectivos (esto solo se deberá adjuntar por una sola vez) y la Orden de compra emitida por la OIM, con su respectivo recibido.
3.4 Los pagos se efectuarán en pesos colombianos mediante transferencia bancaria a la Cuenta xxxxxx No. xxxxxx del xxxxxx, a nombre del Proveedor.
3.5 El Precio estipulado en la Cláusula 3.1. constituye el importe total que deberá abonar la OIM. El Proveedor se hará cargo del pago de todos los impuestos, derechos, tasas y demás gravámenes que le correspondan con relación al presente Contrato.
3.6 Sin perjuicio de ningún otro derecho de que goce, la OIM podrá aplazar el pago parcial o integral del Precio hasta que el Proveedor haya completado íntegramente y de forma
satisfactoria para la OIM la entrega de los artículos y los servicios adicionales correspondientes a dicho Precio.
4. Pólizas de seguros
4.1 El Proveedor se obliga a constituir a favor de la OIM, identificada con el NIT No. 800.105.552- 8, a favor de entidades particulares, las garantías que se señalan, ante una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia. Estas garantías deben amparar los siguientes riesgos:
4.1.1. Buen manejo, correcta inversión y devolución del anticipo: por un valor equivalente al cien por ciento (100%) del valor total del anticipo, con vigencia igual a la del Contrato y cuatro (4) meses más
4.1.2. Garantía de cumplimiento del Contrato, Para responder por los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones establecidas en el Contrato, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del Contrato, con vigencia igual a la del Contrato y cuatro (4) meses más.
4.1.3. Garantía de calidad de los bienes suministrados, Para garantizar la calidad de los productos y del servicio objeto del presente Contrato, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del Contrato, con una vigencia igual a la del Contrato y un (1) año más.
4.2 Las pólizas deberán ser presentadas por el Proveedor a la OIM dentro de los cinco (5) días siguientes a la firma del contrato junto con el recibo de pago expedido por la aseguradora.
5. Entrega y plazo
5.1 La OIM informará al Proveedor con por lo menos cinco (5) días calendario de antelación, en el lugar y la fecha de entrega del vehículo objeto del presente Contrato, cuando aplique.
5.2 Si alguna de las partes cambiare de lugar para recibir notificaciones deberá avisar por correo certificado, con diez (10) días calendario de anticipación, la nueva dirección, so pena de que cualquier comunicación que se envíe a la anterior dirección, se entienda válidamente recibida. Lo anterior no implica cambio del domicilio contractual.
5.3 La OIM podrá suspender unilateralmente la obligación del proveedor de servicios del artículo
5.1 para el periodo especificado por la Organización. Dicha suspensión deberá acordarse mediante la firma de una enmienda. En caso de emergencia la OIM informará la suspensión por correo electrónico, lo cual deberá igualmente incluirse en la enmienda. El proveedor de servicios deberá modificar las pólizas del artículo 4 y entregarlo a la OIM dentro de los cinco
(5) días calendario luego de que fuera notificado de la suspensión.
5.4 El presente contrato tendrá un plazo de ejecución de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del Contrato y aprobación de las garantías por parte de la OIM, previo pedido y confirmación de la disponibilidad del vehículo en Zona Franca.
6. Sanciones y Penalidades
6.1 En caso de incumplimiento de la presente Cláusula, la OIM se reserva el derecho a:
a) Rescindir el presente Contrato sin responsabilidades mediante notificación inmediata, en cuyo caso el Proveedor sufragará las pérdidas incurridas debido a su incumplimiento de la entrega en el momento especificado; o
b) Cobrar una multa del 0,1% (una décima del uno por ciento) del Precio por cada día de retraso o incumplimiento de los plazos de entrega por parte del Proveedor.
6.2 El presente Contrato prestará mérito ejecutivo en contra del Proveedor por la pena estipulada en la presente Cláusula, sin necesidad de reconocimiento de firmas. En caso de ejecución serán de cargo de éste, todos los gastos judiciales, honorarios de abogado y demás costas por el cobro.
7. Inspección y aceptación
7.1 En el caso de que exista algún anexo con especificaciones técnicas que establezcan las inspecciones y pruebas que deberán efectuarse y el lugar donde deberán llevarse a cabo dichas estipulaciones, prevalecerán de haber alguna contradicción con las disposiciones previstas en esta cláusula.
7.2 La OIM o su representante tendrán derecho a inspeccionar y verificar el vehículo, sin costo adicional alguno para la OIM, en los locales del Proveedor, en el punto de entrega o en el destino final. El Proveedor facilitará dichas inspecciones y proporcionará la asistencia requerida.
7.3 Tras la recepción del vehículo adquirido, la OIM dispondrá de 30 (treinta) días naturales para inspeccionarlo y aceptarlo, o rechazarlo por no ajustarse a lo dispuesto en el presente Contrato. Bastará la inspección de una muestra válida para que la OIM pueda rechazar la entrega. La OIM también podrá exigir al Proveedor el pago del costo de la inspección del vehículo rechazado. El vehículo rechazado será devuelto al Proveedor x xxxxxx debidos, o bien será retenido por la OIM hasta su retirada por cuenta y riesgo del Proveedor. El derecho de la OIM a rechazar el vehículo no podrá limitarse ni derogarse por el hecho de que ésta haya inspeccionado o verificado el mismo antes de su entrega.
7.4 El Proveedor conviene en que la realización del pago por la OIM según lo dispuesto en este Contrato no constituirá aceptación del vehículo.
7.5 El Proveedor conviene en que cualquier aceptación por parte de la OIM no le eximirá de ninguna garantía ni de ninguna otra obligación establecida en virtud del presente Contrato.
7.6 La titularidad del vehículo se transferirá una vez que éste haya sido entregado, y aceptado por la OIM. El Proveedor asumirá todo riesgo de pérdida, deterioro o destrucción del vehículo hasta haber transferido su titularidad a la OIM.
8. Modificaciones
8.1 La OIM se reserva el derecho a modificar en cualquier momento la cantidad, el embalaje, las dimensiones de las unidades y el lugar, el método y/o el momento en que se efectuará la entrega de los artículos o la prestación de los Servicios Adicionales. Cuando los artículos se produzcan exclusivamente para la OIM, la Organización también podrá realizar cambios en los dibujos, diseños o especificaciones técnicas.
8.2 El Proveedor se compromete a cursar el presente Contrato con arreglo a tales cambios y a solicitar que se realice un ajuste equitativo en el precio o en las condiciones de entrega, correspondiente a dichos cambios.
8.3 La OIM considerará que el Proveedor renuncia a cualquier solicitud de ajuste equitativo según lo previsto en esta cláusula, salvo que dicha solicitud se realice por escrito y se presente en un plazo de 10 (diez) días a partir de la recepción por el Proveedor de la notificación de dicho cambio o cambios por la OIM.
8.4 Ningún cambio, modificación o revisión del presente Contrato será válido salvo que se formalice por escrito y con la firma de un representante autorizado de la OIM.
9. Embalaje
9.1 El Proveedor deberá suministrar un embalaje adecuado y suficiente, de conformidad con las mejores prácticas comerciales, a fin de garantizar que los artículos que se entregan a la OIM no sufran daño alguno. El embalaje deberá ser suficiente para poder soportar un manejo brusco durante el tránsito, la exposición a temperaturas extremas, la sal y las precipitaciones durante el transporte, y el almacenamiento al aire libre, teniendo en cuenta el tipo de artículos y medio de transporte utilizado. La OIM se reserva el derecho de rechazar cualquier entrega que considere no ha sido embalada de forma adecuada.
9.2 El embalaje, el marcado y la documentación deberán cumplir cualquier requisito o instrucción notificada por la OIM.
10. Garantías
10.1 El Proveedor afirma solemnemente que el vehículo suministrado de conformidad con este Contrato carecerá de cualquier defecto debido al diseño, los materiales o su fabricación, o derivado de la acción u omisión del Proveedor, que pueda ponerse de manifiesto durante un uso normal del vehículo suministrado en las condiciones prevalecientes en el país de destino final. Esta garantía tendrá una validez de 12 (doce) meses a partir de la entrega y la aceptación de los artículos en el destino final indicado en el Contrato.
10.2 El Proveedor garantiza que el vehículo suministrado de conformidad con este Contrato es nuevo, está sin usar, corresponde al modelo más moderno e incorpora los avances más recientes en diseño y materiales, salvo que se disponga otra cosa en el presente Contrato. Todos los servicios y artículos proporcionados en virtud de este Contrato se ajustarán a las especificaciones, dibujos, muestras u otras descripciones proporcionadas o especificadas por la OIM.
10.3 La OIM notificará sin dilación por escrito al Proveedor cualquier reclamación que pueda surgir al amparo de esta garantía.
10.4 Una vez recibida la notificación, el Proveedor deberá reparar o sustituir en el plazo establecido en dicha notificación los artículos defectuosos o las partes defectuosas de éstos sin costo alguno para la OIM.
10.5 El hecho de que la OIM continúe utilizando dichos artículos tras haber informado al Proveedor de la existencia de defectos, falta de conformidad o incumplimiento de obligaciones no se entenderá como una renuncia a las garantías ofrecidas por el Proveedor.
10.6 El Proveedor asegura además que:
a) Goza de la plena titularidad de los artículos, está plenamente capacitado para vender los artículos a la OIM y es una entidad financieramente sólida que cuenta con la autorización, recursos humanos, equipos, pericia y experiencia adecuados y con las capacidades y aptitudes necesarias para implementar, completa y
satisfactoriamente, dentro del periodo estipulado, la entrega de los artículos en conformidad con el presente Contrato;
b) Se atendrá a todas las leyes, ordenanzas, normas y reglamentos vigentes al dar cumplimiento a sus obligaciones en el marco del presente Contrato;
c) Actuará en aras del interés superior de la OIM en cualesquiera circunstancias;
d) Xxxxxx funcionario, empleado o agente de la OIM ni terceros han recibido o recibirán, por parte del Proveedor, beneficio directo o indirecto alguno que pudiere surgir del presente Contrato o de las asignaciones que de él dimanen, ni tampoco oferta alguna de dichos beneficios directos o indirectos;
e) No ha tergiversado, falseado u ocultado ningún hecho sustancial con miras al establecimiento del presente Contrato;
f) El Proveedor, su personal o sus accionistas no han sido inhabilitados por la OIM con anterioridad para recibir la adjudicación de un contrato de la OIM;
g) Respetará las normas éticas más estrictas en la ejecución del presente Contrato, lo que excluye la realización de prácticas discriminatorias o de explotación ni de prácticas contrarias a los derechos enunciados en la Convención sobre los Derechos del Niño;
h) Los precios que se estipulan en el presente Contrato no superarán los precios que el Proveedor ofrece a otros clientes por artículos similares;
i) El Precio estipulado en la Cláusula 3.1 del presente Contrato constituirá la única remuneración en relación con el mismo. El Proveedor no aceptará, para su propio beneficio, ninguna comisión comercial, descuento o pago similar en relación con las actividades estipuladas en el presente Contrato o en el cumplimiento de sus obligaciones en virtud del mismo. El Proveedor se asegurará de que todos los subcontratados, así como los oficiales, empleados y agentes de los mismos, no reciban remuneración alguna adicional de tal naturaleza.
10.7 El Proveedor garantiza asimismo que:
a) Adoptará todas las medidas apropiadas para prevenir la explotación y el abuso sexuales, o cualquier intento o amenaza o de cometerlos, por parte de sus empleados o de cualquier otra persona contratada o bajo su supervisión para que lleve a cabo las actividades previstas en el marco del presente Contrato (“otro personal”). A efectos del presente Contrato, se entenderá que la explotación y el abuso sexuales comprenden:
1. La concesión de dinero, bienes, servicios, tratos preferenciales, oportunidades de empleo u otras ventajas a cambio de favores o actividades sexuales, incluidos los tratos humillantes o degradantes de naturaleza sexual; el abuso de una situación de vulnerabilidad, una relación de poder desigual o una relación de confianza con fines sexuales, y el contacto físico de carácter sexual impuesto por la fuerza o en condiciones de desigualdad o de coerción.
2. Toda actividad sexual mantenida con una persona menor de 18 años (“menor”), excepto en el caso de que el empleado o miembro de personal concernido esté casado legalmente con el menor, y este último tenga la mayoría de edad o la edad de libre consentimiento establecida tanto en su país de ciudadanía como en el país de ciudadanía del empleado o miembro del personal concernido.
b) Desaconsejará firmemente a sus empleados y otros miembros del personal cualquier relación sexual con los beneficiarios de la OIM.
c) Notificará oportunamente a la OIM las denuncias o sospechas de eventuales actos de explotación o abuso sexuales, e investigará y adoptará las medidas correctivas pertinentes, incluida la imposición de medidas disciplinarias a las personas responsables de los actos de explotación o abusos sexuales.
d) Garantizará la incorporación de las disposiciones relativas a los actos de explotación o abusos sexuales en todos los subcontratos.
e) Respetará los compromisos antedichos en todo momento. El incumplimiento de los puntos a) a d) será motivo de rescisión inmediata del presente Contrato.
10.8 Estas garantías previas seguirán teniendo vigencia tras la expiración o rescisión del Contrato.
11. Cesión y subcontratación
11.1 El Proveedor no cederá ni subcontratará el presente Contrato, ni ninguna de las actividades previstas en él, ni en parte ni en su totalidad, a menos que haya obtenido la aprobación previa por escrito de la OIM. Cualquier subcontratación que emprenda el Proveedor sin la aprobación escrita de la OIM podrá ser motivo de rescisión del presente Contrato.
11.2 En determinadas circunstancias excepcionales podrán cederse a un subcontratista determinados trabajos o parte del Contrato mediante la aprobación previa por escrito de la OIM. A pesar de la aprobación escrita antedicha, el Proveedor no estará eximido de ninguna responsabilidad u obligación en el marco del presente Contrato ni creará relación contractual alguna entre el subcontratista y la OIM. El Proveedor seguirá estando vinculado y siendo responsable en virtud del presente Contrato y será directamente responsable ante la OIM de cualquier falta en el desempeño del subcontratista. Por ende, el subcontratista no tendrá fundamento alguno de demanda en contra de la OIM por cualquier incumplimiento del subcontrato.
12. Fuerza mayor
Ninguna de las Partes será responsable de cualquier retraso en el desempeño o incumplimiento de las obligaciones en el marco del presente Contrato si dicho retraso o incumplimiento se debiere a motivos de fuerza mayor, a saber: conflicto civil, acción militar, desastre natural u otras circunstancias que estuvieren fuera del control de la Parte de que se trata. En ese caso, la Parte informará de inmediato por escrito a la otra Parte de la existencia de dicha causa o acontecimiento y de la probabilidad de que se produzcan retrasos.
13. Contratista Independiente
13.1 El Proveedor suministrará el vehículo con arreglo al presente Contrato como contratista independiente y no en calidad de empleado, socio o agente de la OIM.
13.2 Las partes contratantes dejan constancia que los trabajadores y empleados que requiera la labor del Proveedor serán de su exclusivo patronazgo, por tener el carácter de proveedor independiente y por estarle expresamente subordinados. Por tanto, los salarios y prestaciones sociales de dichos trabajadores, serán cancelados directamente por el Proveedor. En caso de incumplimiento de dicha obligación la OIM podrá repetir en su contra por los perjuicios que dicho incumplimiento le hubiera causado.
13.3 La OIM podrá solicitar la remoción de cualquiera de las personas dependientes del Proveedor que estén a su servicio y que a su juicio no sea idónea para la prestación del servicio contratado. El Proveedor deberá dar cumplimiento a más tardar dentro del día hábil siguiente a la respectiva solicitud.
13.4 El Proveedor se obliga a afiliar todo el personal bajo su dependencia a una EPS, Fondo de Pensiones Obligatorias y ARP y a dar cumplimiento a todas las obligaciones laborales establecidas en la Ley. La OIM podrá exigir en cualquier momento documentos que así lo prueben.
13.5 El Proveedor será responsable del pago de los aportes parafiscales correspondientes a sus obligaciones laborales y de seguridad social para con el personal a su cargo, tales como Régimen de Seguridad Social, SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje), Caja de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. La OIM podrá solicitar para efectos de la terminación y liquidación del Contrato los últimos recibos de pago.
13.6 Con todo, el Proveedor asume la responsabilidad plena en relación con las obligaciones que le corresponden en desarrollo o por mandato del Código Sustantivo de Trabajo y de las disposiciones legales que le adicionen, modifiquen, sustituyan o reformen, así como de las relacionadas con el régimen legal de Seguridad Social en Colombia y, en consecuencia, renuncia a invocar en cualquier momento y por cualquier causa solidaridad alguna por parte de la OIM para tales fines.
14. Auditorías
El Proveedor se compromete a llevar registros contables y a conservar comprobantes, datos estadísticos o cualquier otro documento pertinente, con arreglo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, a fin de justificar adecuadamente todos los gastos directos e indirectos de cualquier índole, derivados de las transacciones relacionadas con el suministro y la entrega de los artículos y servicios adicionales, según lo dispuesto en el presente Contrato. El Proveedor pondrá a disposición de la OIM o del representante designado por ésta dichos registros y documentos en un tiempo prudencial durante un plazo de 7 (siete) años a partir de la fecha del último pago, con fines de inspección, auditoría o reproducción. Los empleados del Proveedor tendrán que estar a disposición para ser entrevistados previa petición.
15. Confidencialidad
Cualquier información, incluida aquella de carácter personal, sobre los beneficiarios que esté en posesión o conocimiento del Proveedor con relación al presente Contrato deberá ser tratada con estricta confidencialidad. El Proveedor no comunicará dicha información a terceros sin la previa autorización escrita de la OIM. El Proveedor deberá cumplir con los Principios de Protección de Datos de la OIM en caso de que reúna, reciba, utilice, transfiera o almacene cualquier dato personal en el cumplimiento del presente Contrato. Esta obligación subsistirá tras la expiración o rescisión del presente Contrato.
16. Notificaciones
Cualquier notificación efectuada en cumplimiento del presente Contrato será suficiente si es por escrito y recibida por la Otra Parte en las siguientes direcciones:
a) Organización Internacional para las Migraciones (OIM)
A la atención de: Xxxxx Xxxxx
Xxxxxxx 00 Xx. 00 X - 00, Xxxxxx, X.X.
b) XXXX
A la atención de: XXXX xxxxxxxx
17. Solución de conflictos
17.1 Todo conflicto, controversia o reclamación derivada del presente Contrato o relacionada con este, así como el incumplimiento, rescisión o nulidad del mismo se resolverá de forma amistosa mediante negociación entre las Partes.
17.2 En el supuesto de que el conflicto, controversia o reclamación no se resuelva mediante negociación en los 3 (tres) meses siguientes a la recepción de la notificación enviada por una de las Partes a fin de señalar la existencia del conflicto, controversia o reclamación, cualquiera de las Partes podrá solicitar la resolución del conflicto, controversia o reclamación mediante un proceso de conciliación dirigido por un conciliador. La conciliación se realizará de conformidad con el Reglamento de Conciliación de 1980 de la CNUDMI. No es aplicable el Artículo 16 del Reglamento de Conciliación de la CNUDMI.
17.3 En caso de que la conciliación no resulte satisfactoria, cualquiera de las Partes podrá someter el conflicto, controversia o reclamación a arbitraje, a más tardar 3 (tres) meses después de la fecha de fin del proceso de conciliación, de conformidad con el Artículo 15 del Reglamento de Conciliación de la CNUDMI. El arbitraje se realizará de conformidad con el Reglamento de Arbitraje de 2010 de la CNUDMI, aprobado en 2013. Habrá únicamente un árbitro y el idioma del proceso de arbitraje será el inglés, a menos que las Partes acuerden lo contrario por escrito. El tribunal de arbitraje no tendrá autoridad para conceder indemnizaciones punitivas. El laudo arbitral será definitivo y obligatorio.
17.4 El presente Acuerdo, así como el acuerdo de arbitraje anterior, se regirán por los términos del presente Acuerdo, complementados por los principios generales del derecho aceptados internacionalmente para los asuntos que no estén cubiertos por el Acuerdo, con exclusión de cualquier sistema jurídico nacional individual que someta el Acuerdo a las leyes de una jurisdicción específica. Se considerará que los principios generales del derecho aceptados internacionalmente comprenden los Principios UNIDROIT sobre los Contratos Comerciales Internacionales. Ambas Partes mantendrán la confidencialidad en la solución de controversias. Esta cláusula continuará vigente tras el vencimiento o la rescisión del presente Contrato.
18. Utilización del nombre de la OIM
El Proveedor podrá utilizar el logotipo y el nombre oficiales de la OIM únicamente con relación a este Contrato, previa autorización por escrito de la OIM.
19. Estatus de la OIM
Nada de lo dispuesto en el presente Acuerdo, o que esté relacionado con él, se podrá considerar una renuncia explícita o implícita de cualquiera de los privilegios e inmunidades de la Organización Internacional para las Migraciones en su calidad de organización intergubernamental.
20. Exención de responsabilidad y seguros
20.1 En todo momento, el Proveedor actuará en defensa de la OIM, en tanto que organización, y de sus funcionarios, empleados y agentes, eximiéndoles y exonerándoles de toda responsabilidad con relación a cualesquiera pérdidas, costos, daños y gastos (incluidos gastos jurídicos y costas judiciales), reclamaciones, pleitos, procesos judiciales, peticiones y responsabilidades de toda índole o naturaleza, en la medida en que resulten o se deriven de los actos u omisiones del Proveedor o de sus empleados, directivos, agentes o subcontratistas, en la ejecución del presente Contrato. La OIM informará con prontitud al Proveedor acerca de cualquier reclamación, pérdida o petición por escrito de las que el Proveedor sea responsable en virtud de esta cláusula.
20.2 La indemnidad no se verá afectada por ninguna de las disposiciones contenidas en el presente documento y subsistirá tras la expiración o rescisión del presente Contrato.
20.3 Los artículos suministrados en virtud de este Contrato deberán estar completamente asegurados en una moneda libremente convertible frente a pérdidas o daños derivados de su fabricación o adquisición, transporte, almacenaje y envío, o con relación a ellos. En las especificaciones técnicas podrán establecerse otros requisitos adicionales en materia de seguros.
21. Exención de obligaciones
El hecho de que ninguna de las Partes insista en una o más instancias sobre el estricto cumplimiento de cualquiera de las disposiciones del presente Contrato no constituirá una exoneración o renuncia del derecho a aplicar las disposiciones del presente Contrato en futuras instancias, por ende este derecho continuará y seguirá siendo plenamente válido y efectivo.
22. Rescisión y nueva adquisición
22.1 La OIM podrá rescindir parcial o íntegramente el presente Contrato en cualquier momento, mediante notificación escrita al Proveedor. Cualquier cantidad de dinero que haya sido pagada por adelantado por la OIM será devuelta a más tardar en la fecha de rescisión.
22.2 En el caso de que la OIM rescindiera en parte o en su totalidad el presente Contrato por incumplimiento del Proveedor, ésta podrá comprar a otro proveedor artículos similares a los invalidados y el Proveedor se hará cargo de cualquier costo en exceso de dichos artículos que deba sufragar la OIM por la nueva adquisición de los mismos, así como por la retirada de parte o de la totalidad de los productos o los equipos del Proveedor de las instalaciones de la OIM o del lugar de entrega. El Proveedor no será responsable de ningún sobrecosto cuando el incumplimiento de este Contrato se deba a causas ajenas a su voluntad sin que haya habido culpa o negligencia por parte del Proveedor.
22.3 Tras la rescisión del Contrato, el Proveedor renunciará al derecho de reclamar daños y perjuicios, incluida la pérdida de beneficios esperados.
23. Divisibilidad
Si cualquier parte del presente Contrato fuese inválida o inaplicable, dicha parte será excluida del mismo mientras que el resto del Contrato seguirá plenamente en vigor.
24. Indivisibilidad
El presente Contrato y sus anexos constituyen la totalidad del Contrato entre las Partes y reemplazan cualquier otro contrato o Contrato previos, si los hubiere, relacionados con el objeto del presente Contrato.
25. Cláusulas finales
25.1 El presente Contrato entrará en vigor una vez que haya sido firmado por ambas Partes y permanecerá en vigor hasta que éstas hayan cumplido con todas las obligaciones contraídas en virtud del mismo.
25.2 Podrán hacerse modificaciones al presente Contrato, siempre que sean de común acuerdo entre las Partes y se realicen por escrito.
*****
Firmado por duplicado en español, en la ciudad de Bogotá, D.C., .
En nombre de la Organización Internacional para las Migraciones | En nombre de XXXX |
XXX XXXXX XXXXXXXXXXX | XXXX |
Jefe de Misión | Representante Legal |
ANEXO D CERTIFICACION DE VARIACIONES
Por este medio certificamos que durante el presente ejercicio SI ( )* o NO ( ) se presentaron variaciones financieras que afecten los estados financieros.
* Detalle de las principales variaciones indicando la cuenta del balance general o del estado de resultados correspondiente:
La presente certificación se expide a los XX del mes de XXXXX de 20XX
(Nombre y Firma) (Nombre y Firma) Elaborado por Aprobado por
Contador Público T.P. Representante Legal
ANEXO E
Estándares de conducta de proveedores (Firmar y adjuntar a la propuesta)
La OIM se ha comprometido firmemente en la observación de los más altos estándares éticos en todas sus actividades. Como tal, este Código de Conducta para contratistas/proveedores de servicios profesionales ha sido preparado para proporcionar un resumen claro de la expectativa de la OIM en todo lo relacionado a la ejecución de las tareas asignadas a sus contratistas/proveedores de servicios para garantizar que la ética internacional sea reconocida y observada. La transparencia y rendición de cuentas deben ser escrupulosamente respetadas en todas las actividades.
La ética de la OIM se centra en el principio xx XXXX TOLERANCIA contra la corrupción, evitando cualquier conflicto de interés en sus actividades y la honestidad en la forma de actuar de los contratistas/proveedores de servicios profesionales. Se insta a todos los contratistas/proveedores de servicios profesionales a que se familiaricen con este Código de Conducta para garantizar el éxito de las relaciones contractuales con la OIM.
La OIM espera de todos sus contratistas/proveedores honestidad y cumplimiento de lo siguiente:
1. Todas las normas, reglamentos y requisitos legales relativos a la entrega de los productos/servicios a la OIM.
2. No deberá contratar o subcontratar o externalizar cualquier parte de los productos/servicios sin el consentimiento por escrito de la OIM.
3. Mantener los más altos estándares de integridad y calidad de las actividades en todo momento.
4. Respetar la imparcialidad e independencia de la OIM, por tanto, en el marco del contrato de consultoría no deberá solicitar ni aceptar instrucciones en el desempeño de sus funciones de ninguna autoridad externa a la Organización o de las contrapartes que forman parte del convenio para el cual están prestando sus servicios. Durante el periodo de servicio, los contratistas/proveedores de servicios profesionales evitarán cualquier conducta que pueda incidir negativamente en la OIM y no emprenderán ninguna actividad que no sea compatible con las aspiraciones y objetivos de la Organización.
5. Ejercer discreción en todas las actividades relacionadas con el desempeño de sus tareas. Salvo en caso de autorización explícita por parte de la OIM, los contratistas no podrán comunicar, en ningún momento, a los medios de comunicación, ni a ninguna institución, persona, gobierno o autoridad externa información que no haya sido dada a conocer y de la que tengan conocimiento gracias a su asociación con la OIM. Los contratistas/proveedores de servicios profesionales no podrán utilizar dicha información sin previa autorización escrita por parte de la Organización.
Política sobre la corrupción y conflictos de interés
La OIM espera que todos los contratistas/proveedores de servicios profesionales contratados lleven a cabo sus actividades de acuerdo con los más altos estándares éticos y cumplan estrictamente con todas las normas y reglamentos contra el soborno, la corrupción y eviten las prácticas inaceptables. Por lo tanto, los contratistas/proveedores de servicios profesionales deben observar lo siguiente:
1. No podrán, directa o indirectamente, ofrecer a cualquier personal de la OIM dinero, bienes o servicios como cuenta o en espera de una decisión favorable, información, opinión, recomendación, voto o cualquier otra forma de favoritismo o cualquier cosa que sea calificado como corrupción.
2. No podrán, directa o indirectamente, ofrecer, dar o estar de acuerdo o prometer dar a cualquier persona de la OIM ninguna gratificación para el beneficio propio o a solicitud de cualquier persona de la OIM.
3. Informar inmediatamente al Oficial de Cumplimiento de la OIM en el caso de que cualquier persona de la OIM solicitare o hubiere obtenido o ha realizado un intento de obtener una gratificación, para sí mismo o para cualquier otra persona.
4. Declarar inmediatamente en el caso de que el contratista/proveedor de servicios profesionales tenga familiares vinculados contractualmente con OIM o con las entidades contrapartes que forman parte del convenio para el cual está siendo contratado. Si no se realiza dicha declaración se interpretará como un conflicto de intereses en sus actividades y puede dar lugar a la exclusión del contratista/proveedor de servicios profesionales de las actividades presentes y futuras y/o cualquier otra acción legal que la OIM considere prudente.
5. Responder con prontitud las solicitudes razonables de los representantes de la OIM en relación a la aplicación de este Código de Conducta.
Canal de comunicación para temas de Código de Conducta
La OIM ha establecido un canal de comunicación seguro para permitir a los contratistas/proveedores de servicios profesionales presentar sus preocupaciones de manera confidencial y con responsabilidad. Para preguntas sobre este Código de Conducta o informar de un comportamiento cuestionable o posible violación de este Código, por favor comunicarse con:
Oficial de Cumplimiento OIM Colombia
Edificio Chicó 94
Xxx. 00 Xx. 00X-00, Xxxx. 0
Xxxxxx, Xxxxxxxx Telf. 0000000000
La OIM no tolerará ningún castigo o represalia en contra de un contratista/proveedor de servicios profesionales que denuncie irregularidades o incumplimiento de este Código. OIM tomará las medidas disciplinarias incluyendo hasta la terminación del contrato de cualquier
persona que amenace con una represalia, venganza u hostigamiento de la persona en cuestión. La identidad, información y quejas serán tratadas en estricta confidencialidad.
Sanciones
La violación de este Código de Conducta dará lugar a que la OIM tome acciones de índole contractual o legal. Las acciones aplicadas dependerán de la naturaleza y gravedad de la infracción y el grado de responsabilidad en el incumplimiento de sus obligaciones con relación al Código de Conducta.
Las acciones que se impongan incluyen pero no se limita a lo siguiente:
1. Advertencias formales - el continuo incumplimiento dará lugar a acciones más severas.
2. Divulgación de la naturaleza de la violación a todas las filiales, contrapartes, instituciones de control gubernamental competentes y oficinas que solicitan referencias.
3. Inmediata rescisión del contrato, sin recurso.
Por la presente me comprometo personalmente a observar y cumplir con lo establecido en este Código de Conducta y cumplir plenamente con todos sus principios.
FIRMA