ANEXO – FICHA CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARALA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DE BIEN Fecha 02/06/2015
ANEXO – FICHA CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DE BIEN | Fecha | 02/06/2015 |
1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
Contratar la Interventoría administrativa, técnica, financiera, contable, jurídica, operativa y de control de calidad al contrato de concesión que tiene como objeto la Producción de Alimentos de Alto Valor Nutricional en las Plantas de Producción del ICBF y su Distribución mensual a los puntos de entrega primarios.
2. CODIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS (UNSPSC, V.14.080)
Código UNSPSC 80101500 – Servicios de consultoría de negocios y administración corporativa
3. UNIDAD DE MEDIDA
No aplica.
4. DESCRIPCIÓN GENERAL
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en adelante ICBF, cuenta con dos plantas de producción de Bienestarina® ubicadas en los municipios de Cartago – Xxxxx del Cauca y Sabanagrande – Atlántico. La operación de dichas plantas ha sido objeto de contratos de concesión desde el año 2000, y actualmente se está ejecutando el contrato de Concesión 894 de 2007, el cual finaliza el 30 de noviembre de 2015.
Consciente de la importancia que representa el control y la supervisión de las actividades encomendadas al concesionario, con el fin de garantizar el suministro de Alimentos de Alto Valor Nutricional con oportunidad y calidad, el ICBF requiere contratar la Interventoría al nuevo contrato de concesión de operación de las plantas y distribución de la Bienestarina®, como una herramienta de gestión efectiva que genera control y garantiza efectividad en el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones adquiridas por el Concesionario.
5. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)
La actividad de interventoría está reglada de manera específica entre otras en la Ley 1474 de 2011, capitulo 7, artículos 82 al 85.
6. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS INSUMOS, BIENES, PRODUCTOS, OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR
La Interventoría dentro de sus actividades debe incluir el control y vigilancia de las acciones administrativas, financieras, técnicas, operativas y de control de calidad verificando que el
desarrollo del contrato de concesión para la Producción de Alimentos de Alto Valor Nutricional en las Plantas de Producción del ICBF y su distribución mensual a los puntos de entrega primarios, se lleve a cabo de acuerdo con las estipulaciones contractuales, obligaciones legales y demás documentos que hagan parte del mismo.
6.1 ACTIVIDADES A REALIZAR
Realizar seguimiento a la ejecución de actividades del contrato de concesión para la producción y distribución de Alimentos de Alto Valor Nutricional en todo el territorio Nacional.
Realizar el número mínimo de visitas anuales establecidas en todo el territorio nacional de la siguiente manera:
VIGENCIAS | VISITAS ANUALES |
2016 | 15.000 |
2017 | 15.100 |
2018 | 15.200 |
2019 | 15.300 |
2020 | 15.400 |
TOTAL VISITAS | 76.000 |
El pago se hará por visita realizada y no por persona en este concepto. En la oferta económica se debe ofrecer el valor de cada visita.
En cada visita se debe realizar toma del inventario de Producto, así como el estado de almacenamiento y entrega efectiva del mismo. El detalle de los puntos de entrega primarios por departamento se encuentra definido en el Anexo No. 2 “FT1 – Entregas enero – noviembre 2014”
Al realizar las visitas se deben diligenciar los formatos que entregará el ICBF, según los procedimientos y estándares establecidos internamente, con la programación enviada el cual incluye responsable y dirección del punto de entrega primario, estado del mismo, inventarios de productos y características de almacenamiento. Las visitas iniciaran en el mes de enero de 2016. El tiempo estimado promedio para realización de la visita luego de la llegada al punto de entrega primario es de dos horas.
6.2 PRODUCTOS RELACIONADOS CON LA INTERVENTORÍA
La Interventoría debe realizar informes de acuerdo con la estructura que le indique el supervisor del contrato, así:
1. El interventor presentará un informe diario, el cual se definirá de común acuerdo entre las partes.
2. El Interventor presentará un informe mensual, durante los primeros 5 días hábiles del mes, sobre el control y verificación de la ejecución mensual del contrato de concesión,
acerca del manejo técnico, administrativo, financiero y de gestión de calidad que el concesionario reflejó en el mes inmediatamente anterior, y que incluya, entre otros, los siguientes aspectos:
- El registro de producción y entregas de Producto diarios.
- Hallazgos o Incumplimientos de las obligaciones contractuales tanto para el proceso de producción como de distribución del producto.
- Avance físico y financiero de la ejecución del contrato de concesión.
- Las novedades presentadas en el período analizado, con base en el cual se definirá la programación de entregas y distribución de Bienestarina MAS® y otros Alimentos de Alto Valor Nutricional.
- También debe incluir fotografías claras, nítidas de los lugares visitados, las pruebas de calidad de acuerdo a la normatividad vigente Decreto 3075 de 1997 INVIMA hechas a los materiales utilizados. De presentarse atraso en la programación inicial, deberá explicarse las medidas y acciones a tomar con el fin de efectuar los ajustes del caso. A estos informes deberá adjuntarse, programaciones y anexos aclaratorios. Estos informes deben ser presentados en medio magnético.
- Estos informes incluirán una evaluación diaria de las cantidades de Alimentos de Alto Valor Nutricional producidos y distribuidos e índices de gestión mensual. Se incluirá un registro de las notas que sean cruzadas entre el Interventor, el Concesionario y el ICBF. El interventor deberá, en el informe mensual de actividades hacer referencia a los estándares de calidad establecidos en el contrato de concesión que incluyan todos los aspectos relativos a la calidad y pruebas de laboratorio sobre materias primas e insumos, infraestructura de plantas, equipos y maquinaria y conexos.
- En el informe mensual se deberá incluir un acápite de informe administrativo, en el cual se incluirá un resumen de trabajo adelantado por el Interventor durante el respectivo período, utilización de recursos y sus costos durante el período y acumulados, balance del contrato, porcentajes de avances de cada una de las actividades, cronograma de ejecución programado y real y si existe reprogramado, relación de informes presentados y de actas de interventoría celebradas.
Los aspectos que deben incluirse en este informe serán determinados de conformidad con las instrucciones del supervisor del contrato durante los 5 días hábiles siguientes a la firma del acta de iniciación y su contenido será como mínimo la evaluación y/o verificación del cumplimiento de las obligaciones por parte del Concesionario.
3. Remitir las actas durante los primeros 5 días hábiles siguientes a la finalización de reuniones y/o comités que se realicen.
4. Implementar la herramienta logística y de seguimiento, con base en el sistema de información existente “Seguimiento y Control de Entregas e Inventario”, que le será entregada por el supervisor para el control respectivo.
5. La Interventoría deberá desarrollar, en formato Excel, un sistema tipo BPM de software libre y fuentes abiertas para el ICBF, incluyendo los servicios de acompañamiento y
soporte para su respectiva implantación y desarrollo del sistema software (Este documento será analizado y aprobado por el ICBF), para recolectar la información de la Producción de Alimentos de Alto Valor Nutricional en las Plantas de Producción del ICBF y su distribución mensual a los puntos de entrega primarios y reportarla en forma diaria, en agregados semanales y mensuales, que contengan como mínimo la información sobre las cantidades de bienes producidos en planta y la llegada oportuna a cada uno de los sitios de destino, señalados en la programación mensual de distribución del ICBF.
Cuando existan novedades que afecten y/o modifiquen la programación, el interventor elaborará los documentos de justificación, debidamente soportados y aprobados por el ICBF, relacionados con las solicitudes de modificación.
De la misma manera actuará cuando se le reporten novedades por parte del ICBF, relacionadas con la modificación, suspensión, reiniciación o liquidación de contratos o convenios suscritos con responsables de programas o puntos de entrega, que impliquen de igual forma modificación a la programación.
7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
Además de las labores inherentes al desarrollo de la labor de interventoría técnica, administrativa, operativa, financiera y de control de calidad, el contratista interventor deberá cumplir con las siguientes obligaciones generales y específicas:
7.1. Obligaciones Específicas
7.1.1. Cumplir con plena autonomía técnica y administrativa con las actividades descritas y las especificaciones técnicas definidas en el numeral 6 (ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS INSUMOS, BIENES, PRODUCTOS, OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR) del presente documento.
7.1.2. Conocer el proceso al cual se le va a hacer la Interventoría.
7.1.3. Certificar el volumen de producto efectivamente entregado por el Concesionario en el mes correspondiente, para efectos de la aplicación de la fórmula de remuneración del Concesionario conforme a lo establecido en el contrato de concesión.
7.1.4. Presentar, cuando haya lugar, concepto relacionado con el incumplimiento del contrato de concesión, estimando los perjuicios ocasionados a la entidad con ocasión del mismo y recomendando las medidas que deba adoptar el ICBF, en cada caso.
7.1.5. Requerir por escrito al concesionario, en caso de no ejecución, ejecución indebida o deficiente del objeto y de las obligaciones contractuales, e informar a las instancias pertinentes del ICBF para tomar las medidas preventivas, correctivas o de control necesarias, según lo indicado en el presente contrato.
7.1.6. Emitir concepto o recomendación sobre la viabilidad y conveniencia de efectuar modificaciones en las condiciones contractuales del contrato de concesión como prórrogas, adiciones, suspensiones, reiniciación, terminación anticipada o aplicación de las cláusulas excepcionales del contrato y demás situaciones especiales que se presenten durante la ejecución del mismo.
7.1.7. Informar al supervisor del contrato de interventoría las situaciones que se consideran pueden alterar el equilibrio económico y financiero del contrato de concesión, sobre el cual se ejerce la labor de seguimiento y control, a fin de que se estudie la situación, se determine la viabilidad jurídica y se adopten los mecanismos tendientes a actualizar o revisar los precios, en caso de que el ICBF lo considere procedente.
7.1.8. El Interventor controlará, verificará y exigirá la ejecución o cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones contractuales del concesionario, velando por los intereses del ICBF, dentro de los parámetros de costo, tiempo y calidad.
7.1.9. Verificar que se cumplan las metas de producción y los estándares de calidad de los Alimentos de Alto Valor Nutricional establecidos en el contrato de concesión.
7.1.10. Verificar que se cumpla con los niveles de oportunidad, calidad y continuidad en la distribución de los alimentos de alto valor nutricional, de acuerdo con lo previsto en el Contrato de concesión.
7.1.11. Verificar que la remuneración que obtenga el concesionario, corresponda y cumpla con los parámetros fijados para el efecto en el Contrato de concesión.
7.1.12. El Interventor requerirá al concesionario cuando incumpla obligaciones contractuales y comunicará por escrito al Supervisor del ICBF y a la Aseguradora, para que se hagan efectivas las garantías del contrato.
7.1.13. Exigir al concesionario los informes de avance físico y financiero, sobre la ejecución del contrato y los demás informes que solicite el ICBF.
7.1.14. Verificar la trazabilidad de los procesos de entrega de inventarios y la idoneidad del personal contratado por el concesionario, para el desarrollo del objeto contractual, así mismo verificar los elementos que hacen parte de la reversión.
7.1.15. El Interventor estudiará y analizará el cumplimiento de la totalidad de las circunstancias que permitan la continuación del contrato de concesión; en el caso de presentarse una situación no prevista que impida la continuación del mismo, informará de estas circunstancias de manera inmediata al ICBF.
7.1.16. Constatar que el concesionario tramite, renueve, obtenga y mantenga a favor del ICBF todas las licencias, autorizaciones, concesiones y permisos necesarios para la ejecución del contrato.
7.1.17. Verificar que las pólizas del contrato de concesión se mantengan vigentes e informar al ICBF, antes de su vencimiento, en un tiempo no menor de veinte (20) días hábiles, con el fin de poder ampliarlas, si es del caso.
7.1.18. Tramitar, oportunamente, las solicitudes de aplicación de multas o sanciones contractuales, y requerimientos al concesionario.
7.1.19. Realizar las visitas programadas por el ICBF para el desarrollo del contrato de interventoría. La metodología para el desarrollo de estas visitas de control será establecida por el ICBF durante los 5 días hábiles posteriores a la firma del acta de inicio.
7.1.20. Informar por escrito inmediatamente tenga conocimiento de la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor o caso fortuito al ICBF- Dirección de Nutrición, supervisor del contrato de Interventoría y a la oficina jurídica, que puedan afectar la ejecución y recomendar la actuación que debe proceder.
7.1.21. El Interventor, antes de la solicitud de aplicación de multas o sanciones contractuales, debe haber requerido al concesionario para que cumpla y darle un plazo prudencial para efectuarlo.
7.1.22. La Interventoría efectuará el control de la administración y desarrollo del contrato de concesión, velando porque se cumplan las condiciones de salubridad, seguridad industrial, vinculación del personal del concesionario a los sistemas generales de seguridad social y que se encuentre x xxx y salvo con dichas entidades; así mismo que el concesionario se encuentre x xxx y salvo con los aportes parafiscales al SENA, ICBF y cajas de compensación, en los términos xx xxx.
7.1.23. La interventoría hará mensualmente un análisis del avance contractual del concesionario, con el fin de prever con la suficiente anticipación eventuales incumplimientos de términos que hagan necesaria la toma de medidas frente al concesionario para prevenirlos, o del ICBF para efectos de las sanciones contractuales correspondientes.
7.1.24. El interventor deberá adquirir los escritorios, sillas, archivadores, mesa de trabajo, los equipos como fax, computador, impresora, sistema de comunicaciones para llamadas nacionales, útiles de oficina, papelería y demás implementos necesarios para dotar las oficinas o espacios físicos destinados por el concesionario en las plantas de producción para desarrollar las actividades propias de la interventoría.
7.1.25. La interventoría deberá atender conjuntamente con el ICBF las eventuales reclamaciones que pudiera presentar el concesionario por la ejecución del contrato.
7.1.26. Diligenciar diariamente el registro de producción y despachos de Bienestarina MAS® y otros Alimentos el Alto Valor Nutricional.
7.1.27. Verificar que el concesionario cumpla en relación a su objeto contractual con los siguientes documentos y manuales: 1.Especificaciones técnicas. 2. Legislación Ambiental
Municipal y Nacional. 3. Legislación de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. 4. Legislación de tránsito vehicular y peatonal.
7.1.28. El Interventor realizará inspecciones completas y continuas a los trabajos del contrato de concesión, verificando el cumplimiento de los volúmenes y tiempos de entrega de Bienestarina® y otros Alimentos de Alto Valor Nutricional que sean producidos en la planta del ICBF, los análisis y diseños de nuevos productos y de las obligaciones contractuales.
7.1.29. Exigir al concesionario que disponga del recurso humano y físico exigido en el contrato de concesión.
7.1.30. Verificar el cumplimiento de las especificaciones y la calidad de las materias primas e insumos utilizados para la ejecución del contrato.
7.1.31. Consolidar, verificar y aprobar las cantidades de Bienestarina MAS® y otros Alimentos de Alto Valor Nutricional que sean o no producidos en la planta del ICBF, distribuidos y entregados en los puntos de entrega.
7.1.32. Vigilar que la producción, la logística de distribución y la entrega de la Bienestarina MAS®, en cada uno de los puntos de entrega primarios establecidos por el ICBF según Anexo N°2 FT1 – Entregas Enero – Noviembre 2014-, se realice de conformidad con lo establecido en el contrato de concesión.
7.1.33. La Interventoría deberá exigir que el concesionario presente, con anticipación a la ejecución de los trabajos, para su consideración y aprobación los programas de BPM establecidos en el contrato de concesión. En tal sentido deberá revisar y aprobar o improbar el contenido de estos, los cuales deberán contener como mínimo: La secuencia de los programas, la duración estimada de los mismos, el tiempo de iniciación y terminación de cada una de las actividades de esos programas. En ese orden, el interventor podrá realizar sugerencias y ajustes a los mismos, previa consulta por escrito al ICBF a fin de garantizar el cabal cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de concesión.
7.1.34. La Interventoría efectuará una comparación de la producción diaria reportada por el concesionario a través de su personal en planta de acuerdo al Anexo N°1 Personal Mínimo Requerido en la planta. De lo anterior, llevará un registro diario de volúmenes de producción en cada una de las plantas, así como de los despachos que con base en dicha producción se realice, de manera que exista un flujo de información que permita cruzar los datos del concesionario y los de la interventoría. Estos últimos deberán ser reportados diariamente al ICBF a través de la página web.
7.1.35. En cuanto a las novedades en los datos del reporte diario recogidos por el Interventor, éste deberá verificar las causas, dejar las constancias escritas correspondientes y establecer un plan de manejo para corregir las no conformidades que se detecten. Este mismo procedimiento se replicará para la distribución de Bienestarina MAS® desde la
planta y hasta los puntos de entrega primarios, o demás productos que en el desarrollo del contrato se pacten con el ICBF. En ese sentido, los datos finales de producción y despacho deberán también incluir principalmente las condiciones de almacenamiento, rotación de existencias de los Alimentos de Alto Valor Nutricional, a lo largo de toda la cadena de producción y distribución y todas las condiciones que legalmente se requieren para el buen manejo de alimentos (Decreto 3075 de 1997).
7.1.36. Con base en los informes diarios, la supervisión del contrato por parte del ICBF evaluará el cumplimiento mensual de las actividades desarrolladas por la Interventoría. Estos reportes diarios deberán ser remitidos y permanecer disponibles en un servidor que deberá administrar el interventor bajo su total responsabilidad (Seguridad y oportunidad de la Información) y asumiendo la totalidad de los costos, otorgando los permisos necesarios a los usuarios que defina el Supervisor del contrato de interventoría. Esta información deberá estar actualizada diariamente y contener datos certeros relativos al proceso de producción y distribución y en general de la ejecución de los contratos de concesión e interventoría.
7.1.37. Verificar el cumplimiento por parte del Concesionario de las obligaciones relativas al plan de mantenimiento de la maquinaria y equipos en cada una de las plantas.
7.1.38. Verificar el cumplimiento del Concesionario a las obligaciones relativas a la ejecución de las inversiones, conforme a lo establecido en el contrato de concesión.
7.1.39. Verificar que el concesionario ha empacado el producto terminado, de acuerdo con las condiciones técnicas establecidas.
7.1.40. Realizar el seguimiento a la implementación del esquema de almacenamiento y ubicación en las bodegas de producto terminado de Alimentos de Alto Valor Nutricional diseñado por el Concesionario, según lo establecido en contrato de concesión.
7.1.41. Inspeccionar las áreas físicas involucradas en el proceso de producción de la Bienestarina MAS® o los demás productos que en el desarrollo del contrato se definan, a fin de determinar las condiciones técnicas y de asepsia que deba cumplir el concesionario en el desarrollo de la actividad productiva.
7.1.42. Efectuar los análisis de las situaciones que incidan en el buen funcionamiento de la planta de producción y aprobar un plan de mejoramiento para la solución por parte del Concesionario.
7.1.43. Inspeccionar los trabajos que adelante el concesionario en materia de maquinaria y equipos y garantizar que cumpla con la normatividad vigente desde su adquisición y hasta su instalación y puesta en funcionamiento, así como con las especificaciones técnicas exigidas para cada uno de los equipos o maquinaria.
7.1.44. Inspeccionar el mantenimiento y condiciones físicas de la planta, así como la ejecución de las mejoras que sobre la maquinaria e infraestructura física deba realizar el Concesionario, de acuerdo con lo establecido en el contrato de concesión.
7.1.45. Corroborar y exigir que el Concesionario mantenga y entregue al final del contrato el manual de uso y funcionamiento de cada uno de los equipos, con sus fichas técnicas y directorio de fabricantes, proveedores, y firmas de mantenimiento preventivo y correctivo.
7.1.46. En caso de ser necesario la interventoría ordenará, previa consulta con el ICBF y habiéndolo justificado por escrito, la suspensión temporal de la producción, cuando en virtud de los procedimientos utilizados por el concesionario, se considere que no cumplen las condiciones exigidas en el contrato de concesión.
7.1.47. Verificar que el concesionario cumpla con los planes de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo para la planta (instalaciones, maquinaria y equipos), de acuerdo con la planeación y programación respectiva.
7.1.48. Efectuar el seguimiento respecto del mantenimiento para garantizar el adecuado y eficiente funcionamiento de la planta de producción y de los equipos afectos al contrato de concesión.
7.1.49. En los casos que se requiera cambio o reparación de equipos por equipos importados o repuestos importados, deberá verificar que sean solicitados de acuerdo con los diseños, especificaciones y recomendaciones del diseñador para cubrir la necesidad del programa previa aceptación por parte de los supervisores de los contratos de concesión y de Interventoría. Así mismo, realizar el seguimiento de su entrega y legalización de los respectivos documentos para ingresar al país. Verificar que los mismos queden debidamente registrados dentro del inventario general de bienes del contrato de concesión.
7.1.50. Durante el funcionamiento de los equipos deberá verificar igualmente que el Concesionario de correcto cumplimiento a los procedimientos y recomendaciones de uso establecidos por el fabricante, a fin de mantener las garantías otorgadas por éste.
7.1.51. Verificar que los equipos importados o nacionales o los repuestos respectivos, en el momento de recibirlos en la respectiva planta, se encuentren en perfectas condiciones, de lo contrario deberá solicitar al concesionario la inmediata sustitución garantizando que no se afecte la producción.
7.1.52. Verificar que el almacenamiento de los equipos o sus repuestos cumplan con las condiciones solicitadas por los fabricantes y que el concesionario disponga de los medios físicos y de seguridad para su adecuada custodia y conservación.
7.1.53. Monitorear que el concesionario, en la instalación de los equipos dé cumplimiento a la programación de producción y con las condiciones de las normas de calidad. Así mismo, verificar que las personas que participen en la instalación sean personas idóneas y
autorizadas para el efecto y que se cumplan las normas industriales y de seguridad de acuerdo con la actividad a realizar
7.1.54. Verificar mensualmente el correcto funcionamiento de todos los equipos y los bienes. Para el efecto, el interventor deberá revisar las fichas técnicas de los equipos y maquinaria a fin de solicitar en caso de requerirse su ajuste o cambio.
7.1.55. Exigir, una vez se apruebe la instalación o reparación de los equipos, que el Concesionario implemente un sistema de mantenimiento que garantice su permanencia y perfecto funcionamiento.
7.1.56. Constatar el cumplimiento por parte del concesionario de las disposiciones para el almacenamiento de materias primas y del producto terminado, de conformidad con las condiciones exigidas en el contrato de concesión y la normatividad vigente para la producción y manejo de alimentos para consumo humano.
7.1.57. Constatar que el concesionario diseñó y presentó para la aprobación del ICBF el esquema de almacenamiento y distribución de Alimentos de Alto Valor Nutricional, en los términos establecidos en el contrato de concesión.
7.1.58. Constatar que el concesionario cumpla con las obligaciones establecidas por el ICBF frente al Sistema de Reporte (sistema de información logístico) en el contrato de concesión.
7.1.59. Efectuar el seguimiento y conteo del producto que sale de la planta, la forma en que se dispone el mismo dentro de los vehículos de distribución.
7.1.60. Efectuar, aleatoriamente, el seguimiento a los vehículos utilizados en la distribución (desde la partida de la planta hasta los puntos de entrega primarios).
7.1.61. Aplicar los instrumentos de verificación de estándares entregados por el ICBF, de acuerdo con el plan de visitas determinado por el Supervisor del Contrato de Interventoría. Anexo 2 y diligenciamiento del Anexo 57 -Instrumento para verificación de estándares para Bienestarina MAS® o Alimentos de Alto Valor Nutricional en punto de entrega.
7.1.62. Visitar mensualmente los puntos de entrega primarios definidos en el Formato FT1 – Entregas Enero - Noviembre 2014- según lo especificado por el supervisor del contrato de Interventoría. Para esto, el interventor presentará el plan de visitas, dentro de los 5 días siguientes al día en que el ICBF ha hecho la entrega del Formato FT1 Entregas Enero- Noviembre 2014-. Dicho plan será aprobado por el Supervisor del Contrato de Interventoría.
7.1.63. Constatar la llegada oportuna del producto en las condiciones, características y cantidades establecidas en la programación mensual, de manera que haya coincidencia entre lo despachado, desde cada una de las plantas o bodegas definidas por el
Concesionario y lo entregado en los puntos de entrega primarios, de manera que se cumpla con la programación establecida por el ICBF.
7.1.64. Adelantar durante la visita la toma del inventario de Bienestarina® y otros alimentos de alto valor nutricional en cada uno de los puntos de recibo de la misma, establecidos en el contrato de concesión, e igualmente de todos los puntos de entrega primarios del producto que se hayan modificado por decisión del ICBF. Para ello, se utilizará el instrumento Anexo 57-Instrumento para verificación de estándares para Bienestarina MAS® o Alimentos de Alto Valor Nutricional en punto de entrega.
7.1.65. Efectuar el seguimiento en cada visita de las actas o planillas de programación de distribución mensuales de cada punto primario, según los servicios y modalidades que se ejecutan según contrato o convenio y efectuar un reporte del mismo en el Instrumento diseñado por el ICBF para tal fin.
7.1.66. El interventor en todo caso deberá revisar e inspeccionar las condiciones y existencias almacenadas en los siguientes puntos: Plantas, puntos de almacenaje intermedio del concesionario, puntos de entrega primarios según programación enviada por el ICBF y dejar constancia de los hallazgos. De estos hallazgos, se solicitará al Concesionario elaborar un plan de mejoramiento que será revisado y aprobado por el Interventor.
7.1.67. Analizar y hacer las recomendaciones pertinentes frente al plan de inversiones presentado por el Concesionario, para aprobación del ICBF.
7.1.68. Constatar que el concesionario cumpla con las inversiones de acuerdo a cantidades, características de los equipos, cronogramas previstos en el contrato de concesión.
7.1.69. Realizar el seguimiento a las investigaciones y desarrollos de nuevas presentaciones de Alimentos de Alto Valor Nutricional y de los nuevos productos, de acuerdo con lo establecido en el contrato de concesión.
7.1.70. Verificar que el concesionario presente los informes mensuales sobre la ejecución del contrato de concesión y revisarlos a fin de establecer posibles incumplimientos por parte del Contratista o riesgos futuros de incumplimiento e informar de los mismos al ICBF.
7.1.71. Hacer recomendaciones que contribuyan a mejorar el desempeño del Concesionario y del ICBF.
7.1.72. El Interventor deberá impartir instrucciones al concesionario sobre asuntos de su responsabilidad, relacionados con la producción y distribución de Bienestarina® y/o los productos previamente autorizados por el ICBF. De todas las instrucciones del Interventor al concesionario deberá remitir copia escrita a la Dirección de Nutrición.
7.1.73. Deberá exigir al Concesionario la reparación o renovación de equipos que considere necesarias por razones de seguridad, riesgo de perjuicios o para garantizar la buena calidad, uniformidad y correcta ejecución de las obligaciones.
7.1.74. Conceptuar y someter a aprobación del ICBF las modificaciones a las especificaciones de producción previstas. Toda solicitud de modificación deberá estar acompañada de la respectiva justificación técnica y económica.
7.1.75. Estudiar oportunamente las sugerencias, reclamaciones y consultas del Concesionario y resolver aquellas que fueren de su competencia o dar traslado únicamente de las que le competen al ICBF y solucionar, conjuntamente con el Concesionario los problemas que puedan afectar el normal desarrollo del contrato de concesión.
7.1.76. Evaluar y conceptuar dentro de los 60 días calendario, siguientes a la iniciación de la Interventoría, la documentación presentada por el Concesionario de acuerdo con las obligaciones del contrato de concesión.
7.1.77. Revisar y constatar que los inventarios de bienes de cada una de las plantas de producción del ICBF entregados al concesionario para el desarrollo del contrato, concuerden con la información suministrada por el ICBF, tanto para el recibo como para efectos de la liquidación del contrato de concesión.
7.1.78. Exigir, verificar e implementar las medidas correctivas de las actividades no conformes para que el Concesionario a su xxxxx las corrija y ejecute sin derecho a remuneración distinta a la que hubiere demandado la ejecución correcta de las actividades de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas para la producción de Bienestarina MAS® y/o demás productos previamente autorizados por el ICBF y demás condiciones del contrato.
7.1.79. Verificar y garantizar que en la ejecución de los procesos de mantenimiento el Concesionario cumpla con las reparaciones o reconstrucciones respectivas.
7.1.80. Controlar y establecer las medidas necesarias para que el concesionario se responsabilice del manejo de la totalidad de bienes muebles e inmuebles entregados al Concesionario, del mantenimiento de la sanidad y el orden en ellos y en todos sus trabajos (seguros, mantenimiento, repuestos etc.).
7.1.81. Verificar que el Concesionario reciba y devuelva las plantas y demás bienes entregados por el ICBF y que revierta aquellos bienes que el contratista haya adquirido, instalado o implementado para la ejecución del Contrato.
7.1.82. Verificar que el Concesionario elaboró y presentó al ICBF los planes de contingencia de las áreas administrativas, compras, abastecimiento, producción, aseguramiento de calidad, mantenimiento, logística y sistemas de información, en los términos exigidos en el contrato.
7.1.83. En los aspectos técnicos el interventor debe conocer y aplicar las normas técnicas obligatorias que rigen este tipo de producción de alimentos, su transporte y manipulación.
7.1.84. Ejercer control sobre la producción y distribución de Bienestarina MAS® u otros productos aprobados por el ICBF, con el fin de garantizar que se ejecuten en los sitios, cantidades, materias primas, insumos y con los procedimientos establecidos.
7.1.85. Solicitar al Concesionario el suministro de toda la información necesaria para cumplir sus funciones de supervisión y control, entre otros la relativa a la operación, costos de materia prima, insumos, personal, mantenimiento y en general toda aquella información sobre costos, gastos y conexos en los que incurra el contratista dentro del proceso productivo y de desarrollo de nuevos productos y de distribución.
7.1.86. Tomar registro fotográfico de los sitios o lugares donde se desarrollarán la producción y la entrega del(os) nuevos producto (s) los cuales se deben incluir en el informe mensual que se le envía al ICBF en medio magnético.
7.1.87. Vigilar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de producto, procesos e inversiones.
7.1.88. Verificar y garantizar que en la ejecución del contrato de concesión se cumpla con los procedimientos adecuados de buen manejo y protección contra cualquier daño o deterioro en las plantas de producción.
7.1.89. Verificar y garantizar que en la ejecución del contrato se cumpla con los criterios técnicos de producción y buenas prácticas de manufactura, almacenamiento, transporte y manipulación de alimentos para consumo humano, de manera tal que se garantice la calidad del producto entregado.
7.1.90. La Interventoría llevará un registro diario de las cantidades producidas y distribuidas y otros aspectos relevantes de la ejecución del contrato.
7.1.91. La Interventoría verificará que el concesionario cuente con un análisis de riesgos desde el inicio del contrato de concesión, así como con el plan de inducción.
7.1.92. Revisar las actas de entrega de Alimentos de Alto Valor Nutricional presentadas por el Concesionario, y constatar que las mismas se encuentran firmadas por las personas autorizadas para el efecto y que cumplen con los demás requisitos del esquema de validación y/o autorización aprobado por el ICBF.
7.1.93. Implementar, dentro del primer bimestre de operación, con base en el sistema de información existente, un sistema tipo BPM (Business Process Management) de software libre y fuentes abiertas para el ICBF, incluyendo los servicios de acompañamiento y soporte para su respectiva implantación y desarrollo del sistema software: “Seguimiento y Control de Entregas e Inventario” para el proceso de Interventoría a la producción y distribución de Bienestarina® y Alimentos de Alto Valor Nutricional.
Este sistema debe permitir gestionar el control a la información generada en cada uno de los puntos de entrega primarios para el control de las entregas e inventario. Deberá ser
un Portal Web con definición de roles, grupos y permisos, conteniendo el diseño de formularios para acelerar la creación de interfaces de usuario, espacios de trabajo gráfico para composición, colaboración y cambios continuos rápidos, pensado para simplificar la tarea a los participantes en los procesos.
Configuración de informes y reportes: El reporteador podrá ser de libre escogencia por parte del Interventor y deberá ser un producto software xx xxxxxxx abiertas. Estos reportes serán especificados durante el proceso de análisis. Todos los componentes que se integren a la solución deben ser soportados por el Interventor, incluyendo el reporteador.
La solución debe incluir los siguientes componentes:
Servicios de acceso a usuarios como el primer punto de contacto donde se recibe información de los usuarios (Ej. Autorización, Autenticación).
Servicios de Gestión de Información que provean una forma uniforme de representación, acceso, mantenimiento, gestión, análisis e integración de datos y contenido. El desarrollo tipo BPM de software libre y fuentes abiertas no deberá requerir licencias de servidor de aplicaciones para ser ejecutado, y debe ser compatible con la base de datos MS SQL SERVER 2008 R2 o la base de datos MySQL.
Se debe elaborar un formato que involucre los aspectos a analizar en las visitas que se realice por parte de la firma interventora a los puntos de entrega primarios, el cual deberá ser diligenciado de manera clara y contener información certera de conformidad con los lineamientos que para el efecto suministre el ICBF y la inclusión de aquellos aspectos que surjan en ejecución del contrato que resulten del conocimiento de campo recogido por la Interventoría y permitan un proceso de captura de información eficiente y entregarla para aprobación del Supervisor del Contrato de Interventoría, estos formatos debidamente diligenciados deberán ser remitidos mensualmente al ICBF.
El sistema que para el efecto desarrolle el interventor será entregado al ICBF por el interventor a la finalización del contrato.
7.1.94. De la información tomada durante las visitas de campo que se realizarán según la programación del ICBF, deberá ser registrada cada vez que se realice en el sistema tipo BPM, de manera que se cuente con información verificable y actualizada sobre la ejecución del contrato de concesión. La remisión de la información recolectada deberá ser alimentada diariamente en el sistema dispuesto para el efecto dentro de máximo los 3 días hábiles siguientes a la recolección de los datos.
7.1.95. La interventoría deberá estructurar un instrumento tecnológico compatible con computadores, para recolectar la información de producción de Bienestarina MAS® y otros Alimentos de Alto Valor Nutricional e igualmente de cada uno de los puntos de entrega primarios, y reportarla en forma diaria, en agregados semanales y mensuales, que contengan como mínimo la información con las características solicitadas por el ICBF, señalados en la programación mensual de distribución del ICBF.
7.1.96. De acuerdo con la recolección de la información, el sistema implementado tipo BPM de software libre y xx xxxxxxx abiertas debe permitir las consultas por parte del ICBF de manera permanente (tiempo real) mediante el otorgamiento de claves de usuario. La información allí contenida corresponderá a la producción y distribución verificada por la interventoría el día inmediatamente anterior, la xxxx xx xxxxx será definida por la interventoría y aprobada por el ICBF. Así mismo contendrá la información verificada por la interventoría, de los respectivos inventarios por punto de entrega primarios, con un margen de actualización de máximo de tres (3) días hábiles respecto de la fecha de recolección, aspecto que deberá aparecer como “Nota” en la información que se administre en el sistema dispuesto para el efecto; en todo caso el registro de producción debe ser diario por cada una de las plantas de producción, y el de distribución no podrá tener fecha xx xxxxx de datos que superen los cuarenta y cinco (45) días calendario.
7.1.97. La interventoría deberá, independientemente de su propio sistema de información, constatar periódica y sistemáticamente la información que genera el Concesionario, respecto a producción y distribución y cruzarla con la toma directa de su información, las anomalías deben ser reportadas en los comités de Interventoría y ajustadas, a través del respectivo plan de mejoramiento, produciendo los respectivos reportes al supervisor del contrato de Interventoría.
7.1.98. Verificar el cumplimiento del pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones y demás obligaciones laborales, así como de las obligaciones parafiscales del personal vinculado en la ejecución del contrato de concesión.
7.1.99. Revisar y aprobar las hojas de vida de los profesionales que intervendrán en el contrato de concesión y/o cuando se requiera nuevo personal de tal forma que cumplan con los perfiles exigidos en el Contrato de concesión.
7.1.100. Constatar que el Concesionario mantenga durante la ejecución del contrato el recurso humano, técnico, físico y demás para la normal operación de producción y distribución de la Bienestarina MAS®.
7.1.101. Llevar una relación detallada de todo el personal que el concesionario tenga en las plantas y personal directo o subcontratistas para la operación logística de distribución de Bienestarina MAS® y otros Alimentos de Alto Valor Nutricional, así como constatar y exigir que cada una de las personas que allí se encuentra cumplan con las afiliaciones que de seguridad social exige la ley.
7.1.102. Verificar el cumplimiento del Concesionario de las obligaciones relativas a la Gestión de Calidad.
7.1.103. Verificar que el concesionario adopte, implemente y de cumplimiento a las medidas de higiene y seguridad industrial, de acuerdo con las normas vigentes.
7.1.104. Realizar el seguimiento sobre el manejo de producto no conforme que deba efectuar el Concesionario de conformidad con las condiciones exigidas en el contrato de concesión.
7.1.105. Verificar que en la definición e implementación del sistema de aseguramiento de calidad el Concesionario dé cumplimiento a lo establecido en el Decreto 3075 de 1997, las normas que lo modifiquen y complementen, o en la normativa vigente, de acuerdo con lo establecido en el contrato de concesión.
7.1.106. Verificar el cumplimiento por parte del Concesionario de las normas y reglamentaciones vigentes en materia ambiental y de protección de recursos naturales.
7.1.107. Efectuar el control de calidad a los insumos y materias primas que debe adquirir el Concesionario, para lo cual se deberá realizar mensualmente cinco (5) análisis a las materias primas que hacen parte de la composición bien sea de la Bienestarina® o de otros Alimentos de Alto Valor Nutricional que se resuelva producir en las plantas, asegurando no solo su oportuna disposición en las plantas, sino el cumplimiento de las especificaciones técnicas y las normas de calidad, de tal forma que no represente ningún riesgo para los consumidores finales. Cada uno de los análisis comprenderá como mínimo los siguientes aspectos:
A. Análisis fisicoquímico completo que deberá comprender como mínimo el análisis de:
1. Humedad
2. Fibra
3. Grasa
4. Cenizas
5. Proteína
6. Granulometría
7. pH.
B. Análisis microbiológico completo en donde deberá comprender mínimo:
1. Recuento de microorganismos Mesófilos
2. Número Más probable de Coliformes Totales
3. Número más probable de Coliformes Fecales
4. Recuento de Staphlycoccus áureas.
5. Recuento de Bacillus Céreus.
6. Recuento de Esporas Clostridium Sulfito Reductor NTC.
7. Detección de Salmonella.
C. Análisis específico aleatorio de vitaminas, minerales y/o ácidos grasos esenciales según lo que el supervisor del contrato de Interventoría le indique. El análisis se realizará a cinco (5) muestras por semestre dentro de los siguientes posibles:
1. Fosforo
2. Omega
3. (Acido Alfa-Linolenico)
4. Hierro
5. Vitamina B3
6. Vitamina B1
7. Vitamina B2
8. Ácido Fólico
9. Potasio
10. Sodio
D. Análisis de ácido sórbico o acido benzoico. A dos 2 muestras aleatorias por semestre
E. El precio que se oferte por el concepto análisis de laboratorio incluirá los costos directos e indirectos de las tomas de las respectivas muestras.
El ICBF se reserva el derecho de realizar modificaciones a los anteriores análisis de laboratorio de acuerdo a sus necesidades, sin que ello signifique pérdida de autonomía y responsabilidad por parte de la firma Interventora.
7.1.108. Verificar que el Concesionario cumpla con la obligación de realizar los análisis y pruebas de laboratorio que establece el contrato de concesión. El interventor debe exigir al concesionario el análisis y resultados de laboratorio de las muestras de las materias primas e insumos antes de vincularlas en el proceso productivo (durante el proceso y del producto terminado), de acuerdo a las normas vigentes.
7.1.109. La Interventoría efectuará control de calidad del producto terminado mediante muestreos aleatorios, tomando muestras en plantas y/o bodegas y/o en los puntos de entrega primarios y/o en las Unidades Ejecutoras velando por la calidad del producto según su criterio y experticia así como las señaladas por el supervisor del contrato de Interventoría, los cuales serán analizados en laboratorios certificados por el ICONTEC, diferentes de los del Concesionario, bajo responsabilidad y costo de la firma interventora, a fin de verificar el cumplimiento de las condiciones y normas técnicas de los productos de alto valor nutricional que, en ejecución del contrato de concesión, se produzcan en las plantas.
En tal sentido, dichos laboratorios deberán cumplir con la norma técnica ICONTEC - NTC
- ISO -17025. Para el efecto la interventoría realizará mínimo 20 análisis de laboratorio mensuales, utilizando para cada análisis una bolsa distinta de Bienestarina® de 900 gr. (producto terminado).
Cada análisis debe comprender todos y cada uno de los aspectos señalados en el numeral 7.1.107
7.1.110. Vigilar, controlar y aprobar o improbar las materias primas y/o los insumos (incluido empaque y demás), que no cumplan con las condiciones exigidas en el contrato de concesión y las normas vigentes sobre productos alimenticios para consumo humano.
7.1.111. Analizar los resultados de las pruebas de laboratorio desarrolladas por el concesionario, revisarlas y cruzarlas contra sus propios resultados y consignar esto dentro del informe mensual.
7.1.112. Deberá llevar el control del presupuesto y la programación de los recursos, porcentaje de participación de los factores de materias primas, costos de producción y costos de distribución y los ajustes de precios de manera mensual, conforme a lo señalado en el contrato de concesión.
7.1.113. Autorizar los pagos que deba realizar el ICBF al concesionario.
7.1.114. La Interventoría verificará la correcta utilización del pago anticipado y/o anticipo, si existiere, para lo cual le exigirá al Concesionario, la revisión del flujo de fondos, y amortizará dicho valor contra el primer pago, sobre lo cual presentará ante el ICBF un informe especifico.
7.1.115. La interventoría realizará mensualmente un análisis del avance financiero del contrato, a fin de prever con la suficiente anticipación, eventuales necesidades de modificaciones de reserva o de disponibilidades presupuestales o cualquier otra medida que el ICBF deba tomar para asegurar el flujo de fondos del Contrato.
7.1.116. Aprobar las facturas presentadas por el concesionario, previa confrontación del contenido de las mismas con las cantidades declaradas en las actas de entrega de alimentos de alto valor nutricional presentadas por éste, y que los valores contenidos en dichas facturas, corresponden a las fórmulas de remuneración y ajuste establecidas en el contrato, y en general, previa constatación del cumplimiento de las obligaciones a cargo del Concesionario. Las cuentas que sean objetadas serán conciliadas con el Concesionario y una vez aprobadas se dará curso al respectivo trámite para efectos de los desembolsos a que haya lugar. Evaluadas por el interventor las cuentas de cobro y no existiendo objeciones por parte de éste, los documentos deberán ser remitidos al área encargada de la supervisión por parte del ICBF para el trámite de su competencia.
7.1.117. Coordinar con el supervisor del contrato de Interventoria del ICBF las visitas a los puntos de entrega primarios o demás visitas requeridas en la ejecución del proyecto.
7.1.118. Presentar oportunamente al ICBF las facturas recibidas del Concesionario, con los soportes correspondientes.
7.1.119. Documentar todas las comunicaciones al concesionario por escrito, enviando copia al ICBF.
7.1.120. Llevar a cabo el seguimiento de los aspectos técnicos, de calidad, económico y financiero, e informar periódicamente su estado.
7.1.121. La interventoría efectuará por lo menos una reunión mensual con el concesionario para evaluar el desarrollo del contrato y llevará un estricto control mediante el levantamiento de actas de estas reuniones las cuales incluirá en su informe mensual de actividades.
7.1.122. El Interventor revisará y emitirá la correspondiente acta de recibo a satisfacción mensual de las actividades desarrolladas por el concesionario. De llegar a glosar los informes presentados para el cobro de la facturación mensual que presente el concesionario, el interventor devolverá los apartes que deban ser ajustados; aquellos que puedan ser tramitados serán objeto de certificaciones parciales de cumplimiento dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recibo. Aquellos aspectos que deban ser objeto de ajuste serán devueltos al concesionario y una vez ajustados por este nuevamente revisados por la Interventoría a fin de que expida la certificación de recibo a satisfacción del período evaluado y facturado. Lo anterior implica la revisión, aprobación de las actas de conciliación de cuentas parciales de ejecución del Contrato realizadas por el Concesionario, en las que se dejará constancia de las cantidades de Alimentos de Alto Valor Nutricional producidas, entregadas y pagadas mensualmente, de conformidad con las condiciones exigidas en el contrato de concesión. La información suministrada por el concesionario deberá, para efecto del recibo a satisfacción del período facturado, será entregada al ICBF dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, en la cual constará la aprobación u objeción de la cuenta presentada por el concesionario para el periodo facturado en los términos establecidos en el presente acápite.
7.1.123. De acuerdo con los pliegos de condiciones, sus anexos y el contrato, la interventoría producirá los informes que el ICBF le requiera a efectos de atender los requerimientos solicitados por los organismos de control y otros organismos jurisdiccionales o de control político.
7.1.124. El personal diferente al incluido en el Anexo No 1 deberá ser aprobado por el supervisor del contrato de Interventoría dentro de los diez (10) días siguientes a la adjudicación y/o suscripción del mismo. Los documentos soporte para acreditar la experiencia general y especifica de los profesionales propuestos deben ser certificaciones de vinculaciones laborales o de los contratos ejecutados y terminados o su respectiva acta de liquidación o cualquier otro documento debidamente firmado por las partes. El personal que presente el adjudicatario una vez avalado por el ICBF no podrá ser cambiado, salvo por autorización expresa y escrita del supervisor del contrato.
7.1.125. Durante la vigencia del presente Contrato, el Interventor deberá contar con todo el personal experto y especializado en las materias relacionadas con el Contrato de concesión. Por lo tanto, el Interventor deberá cumplir con todas las disposiciones legales sobre la contratación de personal colombiano y extranjero. Así mismo deberán observarse las disposiciones que reglamentan las diferentes profesiones. Por lo anterior, deberá sujetarse como mínimo a mantener los cargos ofrecidos, sin perjuicio de que disponga de personal adicional para el cabal cumplimiento del objeto del contrato de interventoría, de acuerdo con lo ofrecido en su propuesta.
7.1.126. Ejecutar el contrato con la totalidad del personal propuesto de conformidad con las exigencias xxx xxxxxx de condiciones, cuyas hojas de vida y soportes han sido aprobados por el ICBF con antelación a la suscripción del contrato y garantizar que este cumpla las
condiciones académicas, de experiencia y demás condiciones ofertadas en la propuesta. Durante la ejecución del contrato, el interventor podrá sustituir cualquier miembro del Equipo Directivo, previa autorización del supervisor del ICBF, quien impartirá dicha autorización siempre que el nuevo miembro propuesto cuente con calidades iguales o superiores a las presentadas en la oferta respecto del miembro del equipo a quien reemplaza.
7.1.127. El INTERVENTOR se obliga al cumplimiento de todas las normas legales vigentes en materia laboral y al pago de todos los salarios y prestaciones sociales en los términos que ellas establezcan, en relación con todo el personal dispuesto para la ejecución del contrato de interventoría. El personal que vincule el INTERVENTOR no tiene carácter oficial y, en consecuencia, sus relaciones obrero-patronales se rigen por lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo y demás disposiciones concordantes y complementarias. Ninguna obligación de tal naturaleza corresponde al ICBF y éste no asume responsabilidad ni solidaridad alguna a este respecto ni frente al pasivo laboral.
7.1.128. Todos los empleados de la interventoría serán nombrados y removidos por el Interventor, quien es el único responsable por la vinculación del personal y por el cumplimiento de todas las disposiciones legales sobre la contratación laboral.
7.1.129. Presentar dentro de los primeros quince (15) días calendario, siguientes al cumplimiento de los requisitos de ejecución, un cronograma de seguimiento a los procesos técnicos archivísticos a desarrollar, para efectos de asegurar el proceso de organización de los archivos desde el inicio de su ejecución. El contratista deberá solicitar al ICBF, las visitas de inspección y verificación, para efectos de dar cumplimiento a los lineamientos técnicos archivísticos.
7.1.130. Asegurar la organización de los archivos que se generen en desarrollo y ejecución del contrato, incluidos los remitidos por los proveedores, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 “ley general de Archivos “y los lineamientos que al respecto ha venido emitiendo el ICBF, los cuales son de obligatorio cumplimiento en la organización de la totalidad de los archivos. Quien ejerza la función de interventoría, deberá entregar la totalidad de los mismos, al finalizar la ejecución del contrato.
7.1.131. Asumir los costos de desplazamiento a los municipios (transporte y viáticos) del equipo de trabajo para el desarrollo de las visitas, así como los costos de los insumos requeridos para el adecuado desarrollo de las labores de Interventoría y los demás necesarios para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
7.1.132. Garantizar que los profesionales cuenten con un carné y chaleco, que permita su identificación como interventores al momento de realizar las visitas, además para el ingreso a las bodegas de almacenamiento y plantas de producción del proveedor deben presentar el carné de afiliación o planilla de pago vigente de ARP.
7.1.133. Aplicar los instrumentos de supervisión e Interventoría, entregados por el ICBF. Se debe diligenciar la hoja de caracterización y registro, hoja de calificación, registro de resultados para compromisos de mejora y compromisos de mejora y el acta de visita de supervisión
técnica - Interventoría, las cuales se constituyen en el informe de visita. Dichos instrumentos podrán ser ajustados por el ICBF, cuando se requiera.
7.1.134. Entregar en cada punto de entrega primario de Bienestarina MAS® o punto de entrega de otro Alimento de Alto Valor Nutricional, copia del acta de la visita.
7.1.135. Realizar mínimo una reunión mensual con una duración entre 2 y 3 horas (presencial, videoconferencia o conferencia) con todos los profesionales de campo con el fin de dar asesoría, retroalimentar el proceso de interventoría y establecer oportunidades de mejora (en el proceso de interventoría y funcionamiento del programa), presentando los soportes respectivos como anexo en el informe mensual. Para estas reuniones, deberá convocarse al ICBF para la respectiva verificación y seguimiento a los temas tratados.
7.1.136. Requerir al concesionario por las demoras en las entregas de los productos, evidenciadas en la revisión de las actas de entrega. Con base en la respuesta del concesionario: i) emitir concepto técnico, ii) efectuar la tasación del perjuicio cuando aplique, y iii) realizar el acompañamiento para que el ICBF inicie el debido proceso en cumplimiento de la Ley 1150 de 2007. En los casos en que el concesionario no de respuesta dentro del término establecido contractualmente, la interventoría, una vez vencido el plazo establecido, deberá emitir concepto técnico sobre el objeto del requerimiento dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento de dicho plazo.
7.1.137. Mantener actualizado el formato FT1 correspondiente al listado de puntos de entrega primarios y número de beneficiarios en cada una de las regionales en donde funciona el programa, según los reportes de la Sede Nacional y aplicarlo para la revisión de las actas de entrega y las visitas programadas a los puntos de entrega primarios .
7.1.138. Realizar visitas por solicitud del ICBF por circunstancias que ameriten, cuando se considere necesario o por razones de caso fortuito o fuerza mayor y presentar el informe respectivo con los resultados, análisis y concepto dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la solicitud del ICBF.
7.1.139. Socializar con los centros zonales correspondientes, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la finalización del período de visitas, los resultados y novedades encontradas en dichas visitas.
7.1.140. Las demás inherentes a la naturaleza del contrato.
7.2. Obligaciones Generales
7.2.1. Reportar por escrito al supervisor del contrato cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados.
7.2.2. Acatar las instrucciones que imparta el Instituto para el cabal cumplimiento del contrato, a través del Supervisor del contrato.
7.2.3. Guardar debida y completa reserva y confidencialidad sobre la información y los documentos del ICBF que tenga conocimiento o a los que tenga acceso en virtud del objeto del contrato.
7.2.4. Suscribir la garantía única, presentar los amparos requeridos para el cumplimiento del contrato y mantener actualizada su vigencia acorde con los términos pactados en la cláusula pertinente del contrato.
7.2.5. Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales y presentar los recibos de pago al sistema de seguridad social (salud, pensiones y riesgos profesionales) y parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ICBF), para efectos del pago.
7.2.6. Mantener los precios presentados en la oferta, durante el tiempo de la ejecución del contrato.
7.2.7. Cumplir con las obligaciones derivadas del contrato actuando con alto grado de profesionalismo responsabilidad y eficacia en la ejecución de las tareas correspondientes.
7.2.8. Cumplir con las demás instrucciones que le sean impartidas por el supervisor del contrato que se deriven o tengan relación con la naturaleza del mismo.
7.2.9. Suscribir el acta de liquidación del contrato.
7.2.10. Entregar al Grupo Financiero de la Dirección General el formato de autorización para abono directo en cuenta de ahorros o corriente, debidamente diligenciado y firmado, anexando certificación bancaria de la titularidad de la cuenta.
7.3. Obligaciones del sistema de gestión de calidad
7.3.1. Para el eje de Calidad
7.3.1.1. El contratista debe referir el diseño e implementación de un procedimiento de personal idóneo y competente para el desarrollo de los servicios a contratar.
7.3.1.2. El contratista debe socializar con el equipo que realizará las actividades definidas en el contrato, la información básica del ICBF (Misión, Visión, Principios, Objetivos Estratégicos y Políticas de los Sistemas de Gestión).
7.3.2. Para el eje de Seguridad y Salud Ocupacional
7.3.2.1. El contratista debe referir el diseño e implementación de un Plan Básico de Seguridad y Salud Ocupacional para el equipo que realizará las actividades definidas en el contrato.
7.3.2.2. Todo el personal del contratista deberá estar afiliado al Sistema de Seguridad Social en riesgos laborales.
7.3.2.3. Suministrar a sus trabajadores todos los Elementos de Protección Personal requeridos para la realización de sus actividades y garantizar el uso correcto de estos durante la ejecución de los trabajos. En caso de deterioro o daño el remplazo deberá hacerse de forma inmediata.
7.3.2.4. El contratista es responsable del reporte a la ARL y EPS, atención en salud e investigación de los incidentes y accidentes de trabajo presentados durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato.
7.3.2.5. El ICBF podrá suspender trabajos del contratista si éstos no se ajustan a los estándares de seguridad establecidos por normas técnicas nacionales o internacionales o a la normatividad legal.
7.3.3. Para el eje Ambiental
7.3.3.1. El contratista deberá garantizar el cumplimiento de la política ambiental en lo concerniente a buenas prácticas de manipulación de alimentos, almacenamiento y manejo de sustancias químicas, ahorro y uso eficiente de los recursos de agua, energía, papel y sustancias de limpieza y desinfección, combustibles, gestión de residuos, manejo de vertimientos y gestión de residuos.
7.3.3.2. Establecer que el personal vinculado reciba inducción sobre el Sistema Integrado de Gestión.
7.3.3.3. El contratista cuyo objeto vincule la supervisión e interventoría a contratistas (misionales/funcionales), deben tener presente los aspectos e impactos ambientales, los requisitos legales regionales y locales asociados a la actividad a desarrollar, los estándares de supervisión y seguimiento.
7.3.4. Para el eje de Política de Seguridad de la Información
7.3.4.1. El contratista debe garantizar los procesos adecuados para la protección y confidencialidad de la información suministrada por los beneficiarios.
7.3.5. Para el eje de Innovación
7.3.5.1. El contratista deberá promover y desarrollar acciones de innovación y mejora que permitan ajustar y fortalecer el trabajo a desarrollar.
8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y DOMICILIO CONTRACTUAL
El contrato de interventoría se ejecutará en todo el territorio nacional. El domicilio contractual será la ciudad de Bogotá.
9. PLAZO DE EJECUCIÓN
El contrato resultante de esta convocatoria tendrá un plazo de ejecución mínimo de tres (3) años a cinco (5) años, contados a partir de la suscripción del acta de iniciación respectiva.
Para el presente estudio de sector se estima que la ejecución del contrato será de 12 meses para las vigencias 2016, 2017, 2018, 2019 y 2020.
10. VALOR Y FORMA DE PAGO
El valor del contrato a suscribir será hasta por el valor del presupuesto oficial, incluidos todos los costos directos e indirectos asociados a la prestación del servicio, el IVA, demás impuestos xx xxx.
El ICBF pagará al contratista así:
Personal fijo y análisis de materias primas:
Se realizarán pagos mensuales por todas las actividades relacionadas directa o indirectamente con la ejecución del objeto de este contrato correspondientes al personal fijo de la interventoría y los análisis de materias primas, mes vencido, previa presentación del informe mensual, de la factura, la certificación por parte del supervisor del contrato de interventoría y la certificación del revisor fiscal o representante legal, según corresponda, sobre el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social de sus empleados de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
Visitas de control:
Se incluirá en el pago mensual a la interventoría el costo variable que depende del total de visitas efectivamente ejecutadas en el mes a los puntos definidos por el ICBF. No se reconocerán los valores por visitas no realizadas o cuando éstas no cumplan con cualquiera de las siguientes condiciones:
1. Los soportes deben contar con el nombre completo y la firma del responsable del punto de entrega primario.
2. Diligenciamiento de los datos de caracterización del punto de entrega primario referidos a: a). Nombre completo del punto de entrega primario b). Nombre completo del responsable c). Dirección del punto de entrega.
3. Cumplimiento de la duración mínima de la visita, definida por el ICBF.
4. Cumplimiento del perfil del personal que realiza la visita.
5. Coincidencia en lugar, hora y personal programado para la visita y sin horas traslapadas a Puntos de entrega primarios distintos, firmadas por la misma persona.
6. El intervalo entre dos visitas a un mismo punto, no sea inferior a 2 meses o no cuente con autorización del ICBF.
El último pago, correspondiente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, se sujetará a la entrega por parte del contratista al supervisor del mismo, de la documentación necesaria para adelantar el proceso de liquidación, de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación de la Entidad.
Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación de la factura y la certificación de cumplimiento y según la disponibilidad de PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja).
Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elaborada(s), o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para este solo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.
Todos los pagos se realizarán conforme al PAC del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
11. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES
Con el fin de conocer los riesgos que afectarían el contrato que se pretende adelantar, tanto en aspectos favorables como adversos; y con el fin de contribuir a asegurar los fines que el estado persigue con la contratación, el ICBF ha preparado este anexo, el cual permite dilucidar aspectos que deben ser considerados en la adecuada estructuración de ofertas y planes de contingencia y continuidad del proyecto.
De este modo, corresponderá al contratista seleccionado la xxxxxxxx del riesgo previsible propio de este tipo de contratación, asumiendo su costo, siempre que el mismo no se encuentre expresamente a cargo del ICBF en el Pliego de Condiciones.
Los riesgos que podrían afectar el normal desarrollo de las actividades previstas en esta contratación son:
TABLA 1 - MATRIZ DE RIESGOS | ||||||||||||
N° | CLASE | FUENTE | ETAPA | TIPO | DESCRIPCIO N (Que puede pasar y, como puede ocurrir) | consecuencia s de la ocurrencia del evento | probabilidad | impacto | valoración del riesgo | Categoría | ¿A quién se le asignan? | tratamiento/c ontroles a ser implementad os |
1 | General | externa | ejecución | Riesgo regulatorio | Modificaciones del régimen tributario que implique afectación a la ejecución del contrato y la prestación del servicio | desequilibrio de la ejecución contractual | 3 | 2 | 5 | Riesgo medio | contratista | reducir las consecuencias a través de planes de contingencia |
2 | General | externa | ejecución | Riesgo Operacional | Enfermedad general, enfermedad profesional, accidentes de trabajo (incapacidad, discapacidad, muerte entre otros) sin que el recurso humano se encuentre efectivamente cubierto por el régimen de seguridad | acciones judiciales | 3 | 1 | 4 | Riesgo Bajo | contratista | Reducción de la probabilidad de ocurrencia del evento teniendo en cuenta actividades de seguridad industrial y realizando la constitución de la garantía contractual |
3 | General | externa | ejecución | Riesgo regulatorio | Riesgo por cambios en el régimen laboral colombiano que afecte la ejecución del contrato y la prestación del servicio | desequilibrio de la ejecución contractual | 3 | 2 | 5 | Riesgo medio | contratista | reducir las consecuencias a través de planes de contingencia |
4 | General | externa | ejecución | Riesgo Operacional | Fallas en la planeación, programación y organización que afecten la prestación del servicio | Incumplimiento en la entrega del objeto contractual | 3 | 2 | 5 | riesgo medio | contratista | reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento |
TABLA 1 - MATRIZ DE RIESGOS | ||||||||||||
N° | CLASE | FUENTE | ETAPA | TIPO | DESCRIPCIO N (Que puede pasar y, como puede ocurrir) | consecuencia s de la ocurrencia del evento | probabilidad | impacto | valoración del riesgo | Categoría | ¿A quién se le asignan? | tratamiento/c ontroles a ser implementad os |
5 | General | externa | ejecución | Riesgo Social y político | Situaciones de orden público que puedan alterar la seguridad e integridad de los bienes y personas custodiadas | Suspensión de la ejecución del objeto contractual | 2 | 5 | 7 | Riesgo alto | la entidad estatal | Reducir las consecuencias a través de planes de contingencia |
6 | General | externa | ejecución | Riesgo de la Naturaleza | eventos de la naturaleza fuera del control de las partes que impiden continuar con la ejecución del contrato temporal o definitivamente | Suspensión de la ejecución del objeto contractual | 2 | 5 | 7 | Riesgo alto | la entidad estatal y el contratista | Reducir las consecuencias a través de planes de contingencia y mitigación |
7 | Especifico | interna/ externa | ejecución | Riesgo Tecnológico | Fallas en los sistemas de comunicación, voz o datos, suspensión de servicios públicos, desarrollos tecnológicos, estándares de obsolescencia tecnológica, que impidan que se cuente con información en línea | Incumplimiento en la entrega de la información oportuna por parte del contratista | 3 | 2 | 5 | Riesgo medio | contratista | reducir las consecuencias a través de planes de contingencia y mitigación |
TABLA 1 - MATRIZ DE RIESGOS | ||||||||||||
N° | CLASE | FUENTE | ETAPA | TIPO | DESCRIPCIO N (Que puede pasar y, como puede ocurrir) | consecuencia s de la ocurrencia del evento | probabilidad | impacto | valoración del riesgo | Categoría | ¿A quién se le asignan? | tratamiento/c ontroles a ser implementad os |
8 | Especifico | interna | ejecución | Riesgo Operacional | Enfermedad general, enfermedad profesional, accidentes de trabajo (incapacidad, discapacidad, muerte entre otros) sin que el recurso humano residente en plantas se encuentre efectivamente cubierto por el régimen de seguridad | acciones judiciales | 3 | 1 | 4 | Riesgo Bajo | contratista | Reducción de la probabilidad de ocurrencia del evento teniendo en cuenta actividades de seguridad industrial y realizando la constitución de la garantía contractual |
12. ANEXOS
Anexo No.1 – Perfiles mínimos requeridos
Anexo No.2 – Entregas Enero a Noviembre 2014
13. ACEPTACIÓN CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
Señor proveedor o contratista potencial: Al remitir cotización y/o propuesta, usted está aceptando que la misma cumple con la totalidad de los requerimientos incluidos en el presente documento y que incluye la totalidad de costos y gastos, directos e indirectos, así como los impuestos, asociados a la ejecución del contrato. Así mismo, que en caso de resultar adjudicatario del proceso de selección correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, con las condiciones técnicas descritas en el presente documento.
Elaboró | Xxxxxx | Aprobó |
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Dirección de Nutrición | Xxxxxx Xxxxxxxx Dirección de Nutrición | Xxx Xxxxx Xxxxx Directora de Nutrición |