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RESPUESTA A OBSERVACIONES LICITACION PUBLICA No. SA-004-2012

OBJETO: CUSTODIA, ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LOS RECURSOS DEL CONTRATO DE CONCURRENCIA 0858 DE 1998 PARA EL PAGO DEL PASIVO PRESTACIONAL DEL SECTOR SALUD EN EL DEPARTAMENTO DE RISARALDA¨.

1. BBVA

Bogotá D.C., 01 de noviembre de 2012. Señores

DEPARTAMENTO DE RISARALDA

SECRETARIA DE XXXXX

Xxxxxxx, Xxxxxxxxx

Referencia: Licitación Pública No. SA-004-2012

Respetados Señores:

En atención al proceso de la referencia, a continuación nos permitimos plantear las siguientes observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones:

1. Numeral 2. Entendemos que los recursos que gire la Nación al encargo fiduciario, en cumplimiento del contrato de concurrencia, se reciben a nombre y por cuenta del Departamento de Risaralda, de tal suerte que el Departamento es el único Constituyente. Solicitamos confirmar o corregir.

RESPUESTA

SE CORRIGE, EL DEPARTAMETO ES EL FIDEICOMITENTE

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2. Numeral 2.1. El 3). Entendemos que los rendimientos se mantendrán el encargo fiduciario y se capitalizarán (acrecientan), la cuenta que corresponda según su origen (bonos o mesadas). Solicitamos confirmar o corregir.

RESPUESTA

Aceptada, los rendimientos se abonan a la respectiva cuenta de bonos o mesadas.

3. Numeral 2.1. El 4). Solicitamos precisar en el pliego de condiciones definitivo, que tal tal y como se viene haciendo en el contrato actual con Fiduciaria Cafetera, los recursos podrán ser invertidos en la(s) cartera(s) colectiva(s) administradas por la sociedad fiduciaria que cumplan con lo establecido en el Decreto 1525 del 9 xx xxxx de 2008, y las normas que lo modifiquen o adicionen. En nuestra opinión, no resulta claro de la redacción que esto sea posible y éste resulta ser un factor esencial para evaluar el alcance de las obligaciones de las fiduciarias y la comisión fiduciaria.

RESPUESTA

Para efectos del decreto 1525 del 2008 se hace referencia al artículo 49 del capítulo IV que en su parágrafo 3 que reza:

Las sociedades fiduciarias que administren o manejen recursos públicos vinculados a contratos estatales y/o excedentes de liquidez de las entidades territoriales y sus descentralizadas a través xx xxxxxxx pública deben sujetarse a lo previsto en el inciso único y los parágrafos 1° y 2° del presente artículo. Cuando dichas sociedades administren excedentes de liquidez de las entidades territoriales y sus descentralizadas deberán además contar con la máxima calificación vigente en fortaleza o calidad en la administración de portafolio según la escala de la sociedad calificadora que la otorga y que la misma esté vigente.

Para efectos del decreto 1861 del 2012 se hace referencia a la administración de recursos públicos destinados a la garantía y pago de pensiones, así como la rentabilidad mínima de acuerdo con las condiciones ofrecidas por el mercado atendiendo a criterios de seguridad, rentabilidad y liquidez

En conclusión el decreto 1525 de 2008 solo se aplicará para efectos de criterios de calificación y el decreto 1861 de 2012 para efectos de inversión de recursos.

4. Numeral 2.1. El 5). Solicitamos aclarar sí ésta obligación ¿refiere a traslado entre las cuentas de BONOS u la de MESADAS? ¿A qué refieren con “nuevos títulos con cargo a los inicialmente registrados”

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RESPUESTA:

Se aperturan dos cuentas: una para bonos y otra para mesadas. No se podrán habilitar más, si bien es un requerimiento del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

En caso de presentarse error involuntario de imputación a la cuenta creada, se informará oportunamente al FIDEICOMITENTE. Inicialmente registrados hace referencia a inicialmente APERTURADOS.

5. Numeral 2.1. El 8). Entendemos que la expresión “realizar una liquidación parcial del contrato cada mes”, refiere a un cierre contable y financiero, que no es en sí una liquidación. Solicitamos corregir en el pliego de condiciones definitivo.

RESPUESTA

Resulta viable la observación

6. Numeral 2.1. El 11). Respetuosamente solicitamos precisar en el pliego de condiciones definitivo que los gastos de defensa del encargo, de haberlos, estarán a cargo del Departamento. El Departamento debe entender que éste tipo de situaciones es incuantificable, y por lo tanto imposible de ser incluido por en la comisión fiduciaria. Por otro lado, en atención a las disposiciones legales vigentes, a las fiduciarias le está expresamente prohibido asumir con recursos propios, los costos y/o gastos derivados de los negocios que administran. Este ajuste es esencial para determinar la participación de las sociedades fiduciarias.

RESPUESTA:

NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, porque no se podrá pagar con cargo a los recursos del fideicomiso los gastos de defensa, toda vez que los dineros administrados son de destilnación específica para el pago del pasivo prestacional.

7. Numeral 2.1. El 12. Respetuosamente solicitamos aclarar, por la importancia del tema: a) número de giros (pagos) mensuales por concepto de mesadas pensionales, b) número de giros (pagos) mensuales por concepto de bonos pensionales, c) modalidad y número de giro de mesadas y bonos pensionales, según corresponda (por transferencia electrónica, cheque, ventanilla, etc.). Esta precisión es esencial para que las fiduciarias interesadas podamos estimar de manera objetiva la comisión fiduciaria.

RESPUESTA

A) Número de giros Mesadas: son 14 al año. Es posible que sea necesario reajustar nóminas a los pensionados o reconocer algunas por muerte de un

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jubilado, por lo que debe reconocerse de inmediato, lo que implica realizar el movimiento.

B) Los Bonos pensionales se giran a demanda, es decir, cuando una entidad liquidadora xxx xxxx haga el requerimiento al Hospital, se procederá a su pago, por tanto, no es posible precisar una cifra por mes.

C) Transferencia electrónica

8. Numeral 2.1. El 13. Solicitamos modificar de dos (2) días calendario, a HÁBILES siguiente a la presentación de los documentos para ello, el plazo para el pago.

RESPUESTA

NO ACEPTADA- En este punto es necesario precisar que los pagos por concepto de bonos debe ser inmediato, si bien, éstos se liquidan con una fecha xx xxxxx, término después del cual acarreará sanción por xxxx que deberá asumir el responsable del pago, por tanto, el plazo para pago es el establecido en el pliego. Procedimiento similar aplica para las mesadas pensionales.

9. Numeral 2.1. El 18. Solicitamos eliminar, dado que excede el alcance del objeto del en cargo, cual es la administración y manejo de los recursos de contrato de concurrencia. En su lugar, sugerimos que dicha labor refiera a suministrar la información que sobre el encargo requiera el Departamento. Esta precisión es esencial para evaluar el alcance del contrato, y la participación de las sociedades fiduciarias.

RESPUESTA:

NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN. La fiduciaria debe brindar apoyo jurídico a EL FIDEICOMITENTE relacionado con el objeto del presente contrato en caso de requerirse

10. Numeral 2.1. El 21. Solicitamos eliminar la mención a “contratación” xxx xxxxxx de condiciones definitivo, dado que según entendemos, NO se prevé actividades de contratación derivada a cargo de la fiduciaria.

RESPUESTA

Se acepta la observación, se suprime el término contratación.

11. Numeral 2.1. El 23. Entendemos que refiere a Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros. Solicitamos corregir.

RESPUESTA

Esta póliza ampara al Departamento con relación al cumplimiento del objeto contractual por la Fiduciaria y la infidelidad es obligatoria para todas las fiduciarias.

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12. Numeral 2.1. El 30. Respetuosamente solicitamos retirar en los pliegos definitivos esta exigencia, dado que se entiendecomo un compromiso u obligación de rentabilidad mínima. En atención a lo previsto en las disposiciones vigentes, y en especial la ley comercial y directrices de la

Superintendencia Financiera, las obligaciones de las sociedades fiduciarias son de medio y NO de resultado, es decir que la sociedad fiduciaria hará su mejor esfuerzo, actuará con toda diligencia para lograr el mejor resultado en el negocio, pero NO puede garantizar un resultado como el que se menciona del 1% adicional. Esta precisión resulta definitiva para evaluar la participación de las sociedades fiduciarias.

RESPUESTA

Este es un criterio para la asignación de puntaje, no es requisito habilitante, lo que indica que la fiduciaria que este en capacidad de ofrecerlo se hará acreedor al puntaje del que trata el numeral 16 xxx xxxxxx de condiciones, por el contrario el que no esté en capacidad de hacerlo obtendrá cero puntos en esta calificación

13. Numeral 8. Solicitamos precisar que la pérdida de recursos del objeto del contrato relacionadas con fraudes externos o realizados a terceros, será asumida por la parte (fiduciaria o Departamento), a quien esté(n) vinculado(s) el (los) tercero(s) culpables del fraude.

RESPUESTA

NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN POR CUANTO EL RIESGO ES INHERENTE AL CONTRATISTA

14. Numeral 9.2. Respetuosamente solicitamos se ajusten, en el caso de cumplimiento y servicios al 10%, y salarios al 5%, conforme a los mínimos previstos en el Decreto 734 de 2012, y a lo que se acostumbra en éste tipo de procesos.

RESPUESTA

No se acepta la observación toda vez que los porcentajes solicitados en el pliego están dentro del rango autorizados para cada amparo por el decreto 734 de 2012 y son los que considera razonables el departamento para este proceso

15. Numeral 10.1. El E). Solicitamos precisar si se trata del RUP.

RESPUESTA:

AFIRMATIVO SE TRATA DEL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES

16. Numeral 10.2. Solicitamos precisar sí como se menciona en el numeral 15.1, la experiencia se verificaría entonces con un máximo de 3 contratos, es decir, puede ser con uno, dos o tres; o deben presentarse 3 contratos.

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RESPUESTA

Aceptada, se deberá certificar como experiencia mínima requerida, la suscripción de tres (3) contratos de encargos fiduciarios de administración y pagos, que hayan ejecutado en los últimos cinco (5) años, contados a partir del cierre de la

presente licitación y que la sumatoria de los mismos sea igual o superior al 50% del valor de los recursos a administrar.

17. Numeral 10.2. y 15.1. Solicitamos, con el ánimo de propiciar la participación de un número plural de oferentes, se permita la presentación de contratos ejecutados ó en ejecución; ejecución que de estimarlo el Departamento, sea superior a cinco (5) años.

RESPUESTA

NO SE ACEPTA, SE MANTIENE LA MISMA DESCRIPCIÓN

18. Numeral 12.21.4. Se menciona un portafolio (portafolio y liquidez). De haberlo, solicitamos aclarar entonces su composición por tipo de títulos, plazo, duración.

RESPUESTA

Se hace alusión es a Delitos por computador.

El proponente que resulte favorecido por el presente proceso de selección, para la suscripción del contrato y durante toda su vigencia deberá contar con una póliza de infidelidad y riesgos financieros IRF o Global Bancaria, que sea suficiente para el cubrimiento del 5% de la sumatoria del saldo inicial de recursos (portafolio y liquidez) que recibirá el contratista y los recursos administrados por mes. Esta póliza deberá cubrir los riesgos por evento y mantener siempre la cobertura del 5% del valor de los recursos administrados por mes

19. Numeral 12.26. Solicitamos precisar en el pliego definitivo que corresponde a rentabilidad neta anual promedio.

RESPUESTA:

El numeral citado no corresponde al cual se hace referencia a esto.

20. Numeral 16.1. Entendemos que puede ser presentada suscrita por Xxxxxxxx o Revisor Fiscal y Representante Legal. Favor confirmar.

RESPUESTA

Se aclara por error, se incluyo Contador, lo cual será modificado en el pliego de condiciones quedando así: REVISOR FISCAL Y REPRESENTANTE LEGAL

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Agradecemos su atención, y reiteramos nuestro interés conocer sus respuestas para hacer parte del proceso.

BBVA

Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx

Xxx. Comercial - Director Comercial Fideicomisos

Móvil (00-0) 0000000000 - Tel. (00-0) 0000000 Ext. 12705

xxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxx BBVA ASSET MANAGEMENT - Xxx. 0 Xx 00 00 Xxxx 0, Xxxxxx XX, Xxxxxxxx

2. FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A.

FO-DC- 643

Bogotá 1 de noviembre de 2012 Señores

SECRETARÍA DE SALUD DEPARTAMENTAL

DEPARTAMENTO DE RISARALDA

Xxxxxxx de la Gobernación Cra. 13 No. 19 – 17 Piso 5 Pereira (Risaralda)

ASUNTO: Observaciones y Preguntas Proyecto de Pliegos Licitación Pública No. SA-004- 2012

Respetados señores,

La Fiduciaria de Occidente se encuentra interesada en participar en el proceso de selección de la fiduciaria que administrará y manejará los recursos del Contrato de Concurrencia 0858 de 1998 para el pago del pasivo de prestaciones del Sector Salud en el Departamento de Risaralda.

Por tal razón a continuación y de la manera más atenta, nos permitimos relacionar nuestras inquietudes, observaciones y sugerencias al proceso en mención, así:

1. Una vez estudiado el proyecto de pliegos y comparándolos con lo solicitado en el estudio xx xxxxxxx realizado por el Departamento según comunicación 1-30-50-11- 0907 del 10 de octubre de 2012, lo solicitado en dicha comunicación no refleja todo lo que se está pidiendo en el proyecto de pliegos.

RESPUESTA

El estudio xx xxxxxxx es insumo para la construcción xxx xxxxxx de condiciones, por lo tanto no contempla la totalidad del mismo

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2. En este orden de ideas, nos parece que el presupuesto es bajo para el alcance de éstos de nuevos parámetros.

RESPUESTA:

El valor presupuesto obedece a un estudio xx xxxxxxx

3. Por tal motivo y con el fin de poder cuantificar de una forma más detallada los ingresos y costos de la operación del negocio, solicitamos respetuosamente se haga público el Flujo de Caja mensual Proyectado teniendo en cuenta tanto el ingreso como los egresos, que generaría el negocio en cuestión.

RESPUESTA

El contrato inicia con los saldos (ingresos) publicados a la fecha de inicio del proceso licitatorio. Los giros se realizarán a partir de la legalización del contrato. Como mesadas mensualmente se reportan $204 millones mensuales aproximadamente. Partida que puede variar así: mayor si ingresa algún sustituto de un pensionado o disminuir por muerte de un pensionado. Con respecto a los bonos pensionales no puede precisarse la cifra calificada como desembolso.

4. Dado que en el proyecto de pliegos, se es reiterativo en nombrar el Contrato de Concurrencia, solicitamos nos hagan llegar el mismo con la finalidad de determinar el régimen jurídico y alcance que requerirá la constitución del Encargo Fiduciario.

RESPUESTA

Forma parte de los documentos publicado en el proceso LICITATORIO SA No. 004 de 2012

5. Favor aclarar en qué se deberán invertir los recursos dado que se menciona en unos apartes una normatividad específica, pero también se menciona en otros la libertad de manejar recursos en la Cartera Colectiva.

RESPUESTA

Para efectos del decreto 1525 del 2008 se hace referencia al artículo 49 del capítulo IV que en su parágrafo 3 que reza:

Las sociedades fiduciarias que administren o manejen recursos públicos vinculados a contratos estatales y/o excedentes de liquidez de las entidades territoriales y sus descentralizadas a través xx xxxxxxx pública deben sujetarse a lo previsto en el inciso único y los parágrafos 1° y 2° del presente artículo. Cuando dichas sociedades administren excedentes de liquidez de las entidades territoriales y sus descentralizadas deberán además contar con la máxima calificación vigente en fortaleza o calidad en la administración de portafolio según la escala de la sociedad calificadora que la otorga y que la misma esté vigente.

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para efectos del decreto 1861 del 2012 se hace referencia a la administración de recursos públicos destinados a la garantía y pago de pensiones, así como la rentabilidad mínima de acuerdo con las condiciones ofrecidas por el mercado atendiendo a criterios de seguridad, rentabilidad y liquidez

En conclusión el decreto 1525 de 2008 solo se aplicará para efectos de criterios de calificación y el decreto 1861 de 2012 para efectos de inversión de recursos

6. Favor corroborar que entendemos que los recursos a administrar se deben invertir en Carteras Colectivas que cumplan con las políticas de inversión establecidas en el Decreto 1525 de 2008

RESPUESTA

Aplica la respuesta dada a la observación anterior

7. Cuál es el alcance de las actividades que deberá desarrollar la fiduciaria, para dar cumplimiento al Encargo?

RESPUESTA

CUSTODIAR, ADMINISTRAR Y MANEJAR LOS RECURSOS DEL CONTRATO DE CONCURRENCIA 0858 DE 1998 PARA EL PAGO DEL PASIVO PRESTACIONAL DEL SECTOR SALUD EN EL DEPARTAMENTO DE RISARALDA¨

Las actividades a las cuales se Comprometerá la fiducia son:

En desarrollo del objeto de este contrato de Encargo Fiduciario, la Sociedad Fiduciaria XXX asume las siguientes obligaciones:

Recibir los recursos entregados del Departamento de Risaralda del Pasivo Prestacional para cumplir con el Contrato de Concurrencia 0858 del 30 de diciembre de 1998 y administrarlos atendiendo los lineamientos de los Decretos 1525 del 9 xx xxxx de 2008, 2555 del 00 xx xxxxx 0000,0000 xxx 0 xxx xxxxxxxxxx xx 0000. Además, abrir dos (2) cuentas para el manejo de los recursos así: Una (1) para BONOS y otra para MESADAS

Realizar diligentemente los actos necesarios para la consecución del objeto del contrato del presente ENCARGO FIDUCIARIO.

Desarrollar el procedimiento operativo idóneo para vigilar que los recursos recibidos, ingresen al Contrato de ENCARGO FIDUCIARIO. Para efectos de la recepción de los ingresos LA FIDUCIARIA abrirá dos (2) cuentas de ahorro a nombre de la misma: una para BONOS y otra para MESADAS, en entidades financieras vigiladas por la Superfinanciera de Colombia y remitirá dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de firma del presente contrato, certificación del número de la cuenta de ahorros donde se recibirán los recursos. Se aclara que los rendimientos financieros se capitalizarán teniendo en cuenta su origen y serán fuente de pago para el objeto del encargo fiduciario, salvo se norme lo contrario.

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Administrar e invertir los recursos que le sean entregados en virtud del Contrato, mientras se destinan exclusivamente al cumplimiento del objeto del mismo con criterios de seguridad, rentabilidad, liquidez, oportunidad y con el menor riesgo posible y atendiendo los lineamientos de los Decretos

1525 del 9 xx xxxx de 2008, 2555 del 00 xx xxxxx 0000,0000 xx 0 xxx xxxxxxxxxx de

2012.

Consultar oportunamente al FIDEICOMITENTE sobre alternativas de movimientos (traslados) entre cuentas o apertura de nuevos títulos con cargo a los inicialmente registrados.

Realizar diligentemente la gestión encomendada, actuando siempre en beneficio del contratante.

Mantener los recursos recibidos separados de sus propios activos y de los demás activos fiduciarios que se encuentren administrando.

Llevar una contabilidad separada para el presente contrato, realizar una liquidación parcial del contrato cada mes y dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente a la fecha xx xxxxx del periodo que se está informando, rendir al FIDEICOMITENTE un informe de la situación financiera del mismo, quien tendrá un término de quince

(15) días siguientes al recibo del mismo para examinarlo y hacer las observaciones que consideren pertinentes, de todo lo cual se dejará constancia de conformidad con lo previsto en el Título V de la Circular Básica jurídica de la Superfinanciera de Colombia. Vencido este plazo, los informes se entenderán aprobados.

Las observaciones presentadas por el FIDEICOMITENTE sobre los informes que periódicamente rendirá la FIDUCIARIA en desarrollo de su gestión, deberán ser resueltas dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación de la observación.

Adicionalmente, presentará al FIDEICOMITENTE los informes que llegare a requerir en caso de ser solicitado por un Organismo de Control.

El informe deberá contener como mínimo:

(a) Monto de los recursos recibidos, desagregados por cuentas de acuerdo con la destinación y el origen de los mismos (bonos o mesadas). Periodicidad : mensual

(b) Relación desagregada de los pagos efectuados por cuenta. Periodicidad: mensual

(c) Monto de los rendimientos financieros generados de los recursos invertidos por cada concepto (bonos o mesadas). Periodicidad : mensual

(d) Monto de los recursos disponibles en el presente ENCARGO FIDUCIARIO. Periodicidad: Mensual.

(e) Balance General y Estado de Resultados de las operaciones efectuadas. Periodicidad: Semestral.

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(f) Calificación del Riesgo. Periodicidad: Semestral

Seguir estrictamente las instrucciones dadas por el FIDEICOMITENTE, para el desarrollo del objeto del Contrato de Encargo Fiduciario.

Garantizar archivo histórico del manejo de los recursos mientras la vigencia del contrato

Llevar la personería para proteger y defender los recursos que le hayan sido entregados para su custodia, administración y manejo y prever medidas de conservación o recuperación de lo administrado y salir en su defensa ante los actos de terceros, con cargo a recursos propios de la FIDUCIARIA. No se podrá pagar con cargo a los recursos del fideicomiso los gastos de defensa, toda vez que los dineros administrados son de destilación específica para el pago del pasivo prestacional.

Recaudar, administrar los recursos y efectuar el giro mensual al Hospital Universitario San Xxxxx xx Xxxxxxx por concepto de MESADAS PENSIONALES en la cuenta bancaria que para el efecto determine el Ordenador del Gasto- Gobernación de Risaralda, de manera inmediata, una vez éste suscriba la orden de pago. A su vez, la FIDUCIARIA informará al Hospital a través del correo electrónico xx0@xxxx.xxx.xx o tesorería @xxxx.xxx.xx al momento de realizar el giro. Los desembolsos serían catorce (14) por año de acuerdo con la duración del contrato. En este punto es preciso aclarar que en caso de presentarse un pago adicional por reajuste de mesada a un beneficiario, deberá proceder a realizarse atendiendo la solicitud hecha por el FIDEICOMITENTE.

De otra parte, cuando la orden de pago haga referencia a BONOS PENSIONALES, la FIDUCIARIA, previa autorización del Ordenador del Gasto, girará al Fondo de Pensiones respectivo el valor correspondiente. Una vez efectuado el giro, la Fiduciaria enviará copia de la consignación y del movimiento al FIDEICOMITENTE. Es importante tener en cuenta que los beneficiarios por Xxxxx se registran en el Certificado de Calidad Número 9 del 17 de septiembre de 1997 (Anexo).

Así mismo, la FIDUCIARIA verificará que las órdenes de pago deben estar amparadas con la autorización suscrita por el Ordenador del Gasto – Gobernación de Risaralda, bajo ninguna circunstancia se podrá efectuar ningún pago sin la autorización escrita por parte de éste, cualquier detrimento patrimonial que sufra el ente territorial por esta omisión será responsabilidad exclusiva de la FIDUCIARIA. Por tanto, responderá al Departamento de Risaralda por la restitución de los recursos que sean pagados, transferidos o girados indebidamente, como consecuencia de errores de incumplimiento de las obligaciones del Administrador Fiduciario y efectuará los requerimientos respectivos cuando se detecten giros indebidos originados en el cruce con otras bases de datos.

Los pagos y traslados los efectuará la FIDUCIARIA dentro de los dos (2) días calendario siguiente a la presentación de los documentos requeridos para ello.

Devolver, una vez efectuados los pagos y dentro de un término máximo de cinco (5) días hábiles siguientes, a la Tesorería General del FIDEICOMITENTE o quien haga sus veces, las órdenes de giro o pago con sus respectivos soportes para el trámite

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interno y las no canceladas por cualquier circunstancia, deberán ser devueltas inmediatamente, indicando la razón del por qué no se llevó a cabo el pago.

Permitir y facilitar la práctica de auditorías por parte del

FIDEICOMITENTE y de los Organismos de Control y Vigilancia, conforme a la Ley.

Pedir instrucciones al Superintendente Financiero cuando tenga fundadas dudas sobre la naturaliza y alcance de sus obligaciones o deba apartarse de las autorizaciones contenidas en el acto constitutivo, cuando las circunstancias lo exijan.

Disponer de capacidad operativa y técnica para la administración y ejecución del contrato de ENCARGO FIDUCIARIO.

Brindar apoyo jurídico a EL FIDEICOMITENTE relacionado con el objeto del presente contrato de ENCARGO FIDUCIARIO.

Cumplir bajo su NIT las obligaciones tributarias inherentes al presente ENCARGO FIDUCIARIO. A través de éste, se dará cumplimiento a las obligaciones tributarias surgidas en desarrollo de dicho contrato, en forma independiente de los demás contratos que ejecute y administre, así como el de las obligaciones propias.

Así las cosas, la FIDUCIARIA realizará con sus recursos los descuentos y retenciones por concepto de impuestos con destino a la DIAN y al Departamento de Risaralda en lo relacionado con las cargas impositivas y otros gastos a que tenga lugar la puesta en ejecución del Contrato.

Realizar los trámites de constitución de las garantías que exige la Ley 80 de 1993, decreto 0734 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Establecer y mantener un mecanismo de control interno que garantice un debido control de todos los términos como son: la contratación, rendición de cuentas, giros de acuerdo con las normas que rige para el FIDEICOMITENTE y las demás que sean de esencia y naturaleza para el contrato.

Informar al FIDEICOMITENTE cualquier hecho o circunstancia que se considere necesario, hacerle conocer, en lo relacionado con la ejecución y desarrollo del contrato xx Xxxxxxx.

Mantener vigente durante todo el tiempo de ejecución del contrato y seis (6) meses más una Póliza Integral de Seguros que ampare todos y cada uno de los riesgos que se deriven de la ejecución del contrato xx Xxxxxxx, el incumplimiento de esta obligación genera la terminación unilateral del contrato, sin indemnización alguna para la FIDUCIARIA y responderá patrimonialmente por los perjuicios generados al FIDEICOMITENTE.

Cumplir todos los requisitos y condiciones previstos en los pliegos de condiciones y la propuesta presentada por LA FIDUCIARIA.

Restituir a EL FIDEICOMITENTE dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la terminación y/o liquidación del contrato de ENCARGO FIDUCIARIO por cualquier causa, los recursos recibidos en administración que se encuentren en poder de la FIDUCIARIA y que no se hayan utilizado para efectuar los pagos que se deben realizar en desarrollo del presente ENCARGO FIDUCIARIO, así como los valores o documentos representativos de las inversiones efectuadas si las hubiere y el saldo de los rendimientos.

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Cumplido el objeto del Contrato de ENCARGO FIDUCIARIO, LA FIDUCIARIA presentará una rendición final de cuentas dentro de los quince (15) días siguientes al vencimiento del CONTRATO, en el que se detallen los siguientes aspectos: (a) El estado de cuenta del contrato,

para lo cual, se apoyará en las rendiciones de cuentas mensuales presentadas durante la vigencia del contrato. (b) Las obligaciones financieras pendientes de ejecución. (c) Estados Financieros.

Entregar inmediatamente al DEPARTAMENTO a la finalización del Contrato, los saldos de capital y los rendimientos que se generen con ocasión de la ejecución del contrato, previa liquidación del mismo. Si el DEPARTAMENTO a la fecha de terminación del contrato no retira los saldos existentes, éstos se continuarán invirtiendo en el Fondo Común Ordinario de la FIDUCIARIA hasta tanto el Departamento manifieste por escrito la fecha cuando deberá efectuarse su retiro, evento en el cual, el Contratista dispondrá de Ocho (8) días calendario prorrogables mediante acuerdo de las partes para entregar los saldos sobrantes.

Los proponentes deben estar supervisados por la Superintendencia Financiera de Colombia y cumplir con los requisitos del Decreto 1525 del 2008, 2555 del 00 xx xxxxx xx 0000, 0000 xxx 00 xx xxxxxxxxxx de 2012 y sus decretos modificatorios.

La FIDUCIARIA certificará al Departamento, que cada seis (6) meses revisará y modificará las tasas negociadas de acuerdo con el comportamiento xxx xxxxxxx, con el fin que el Departamento obtenga la mejor rentabilidad.

Generar la mejor rentabilidad posible más un punto porcentual (1%), de acuerdo con la certificación que cada seis (6) meses entregará al Departamento.

Las demás que sean necesarias para el cumplimiento de la Ley y del presente ENCARGO FIDUCIARIO.

8. El Numeral 2 xxx xxxxxx señala que la fiduciaria evaluará y determinará, bajo su responsabilidad, las operaciones de inversión de los recursos. En opinión nuestra, el régimen de inversión de estos recursos está reglado en la ley y por lo tanto no es responsabilidad de la fiduciaria evaluar y determinar las operaciones de inversión. La Fiduciaria simplemente se mueve en un marco legal y a lo que se obliga es a cumplir con ese marco.

RESPUESTA

El decreto 1525 de 2008, solo se aplicará para efectos de criterios de calificación y el decreto 1861 de 2012 para efectos de inversión de recursos

9. Numeral 2.1. (1) xxx xxxxxx señala que la fiduciaria recibe recursos. Debemos entender que recibimos recursos de quién? En qué proporción? Había un fideicomiso ó encargo fiduciario anterior?

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RESPUESTA

SE RECIBEN RECURSOS DEL DEPARTAMENTO Y LA NACIÓN DE ACUERDO CON LO PUBLICADO EN EL PLIEGO. LA FIDUCIARIA QUE MANEJÓ LOS RECURSOS FUE FIDUCAFÉ S.A. Av. El Dorado 68-b-85 3300000.

10. Numeral 2.1. (3) xxx xxxxxx señala que la fiduciaria tiene un procedimiento operativo para vigilar que los recursos ingresen al Encargo Fiduciario. Favor aclarar esta obligación porque no es muy clara y como es tan amplia, se vuelve confusa e indeterminada. Cuál es el alcance para determinar lo que debe hacer la fiduciaria, es decir que espera el Departamento de Risaralda que realice la fiduciaria?

RESPUESTA

QUE EL PROPONENTE ESTE EN CAPACIDAD DE CUMPLIR CON LAS OBLIGACIONES DETERMINADAS EN EL PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES

11. Respetuosamente solicitamos ampliar el plazo para la apertura de la cuenta y la remisión de la certificación correspondiente.

RESPUESTA

NO SE ACEPTA LA OBSERVACION, POR CUANTO OBEDECE A LAS NECESIDADES DEL DEPARTAMENTO

12. Así mismo favor aclarar en el mismo numeral 3 del capítulo 2.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTAS, en el sentido de determinar a qué se refieren con que los rendimientos serán “fuente de pago para el objeto del encargo fiduciario”.

RESPUESTA

Hace referencia a que los rendimientos generados en cada cuenta (bonos o mesadas) deben invertirse para atender el pago del mismo objeto

13. Numeral 2.1. No encontramos en el objeto descrito en el pliego la obligación específica de la fiduciaria de hacer pagos. Más adelante, la minuta aclara que si debemos hacer pagos pero se dice que los pagos se harán al Hospital Universitario San Xxxxx xx Xxxxxxx (en cuanto a las mesadas pensionales) y a los fondos de pensiones (en cuanto a los bonos pensionales). Más adelante, se señala que habrá una relación de beneficiarios del contrato (anexo) y no se especifica más. Posteriormente se dice que el Contrato de Concurrencia prevé pagos a 17 instituciones públicas de salud. Consideramos que el tema de los pagos se debe aclarar en el pliego con el fin de determinar con exactitud cuántos pagos y a quiénes es que la fiduciaria está obligada a realizar dichos pagos y con qué periodicidad.

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RESPUESTA LOS GIROS SON.

MENSUALMENTE : MESADAS PENSIONALES EVENTUALMENTE: PARA BONOS PENSIONALES

NOTA: EN CASO DE UN REAJUSTE POR MESADAS SE HARÁ EL PAGO UNA VEZ SE SOLICITE O CUANDO INGRESE UN SUSTITUTO DE UN PENSIONADO SE APLICARÁ EL MISMO PROCEDIMIENTO.

EN EL CONTRATO DE CONCURRENCIA SE REGISTRA EL HISTÓRICO DE LA PROCEDENCIA DEL PASIVO PENSIONAL DEL SECTOR SALUD DESDE 1998.

PARA EL PAGO DE MESADAS ES ATRAVÉS DEL HOSPITAL QUIEN RECIBIRÁ LA TRANSFERENCIA HECHA POR LA FIDUCIARIA DEL MES CORRESPONDIENTE.

PARA LOS BONOS LA FIDUCIA GIRA A LOS FONDOS DE PENSIONES

14. Numeral 2.1. (5): se habla de apertura de nuevos títulos. Favor aclarar y detallar el alcance de ésta obligación.

RESPUESTA

Se aperturan dos cuentas: una para bonos y otra para mesadas. No se podrán habilitar más, es un requerimiento del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

En caso de presentarse error involuntario de imputación a la cuenta creada, se informará oportunamente al FIDEICOMITENTE. Inicialmente registrados hace referencia a inicialmente APERTURADOS

15. Es importante aclarar a que se refieren con una “liquidación parcial del contrato cada mes” (numeral 2.8) y los informes parciales. Es importante tener en cuenta que la Circular Externa de la Superfinanciera instruye en el sentido que los informes se presentan en forma semestral.

RESPUESTA

Hace referencia a la rendición mensual de cuentas (entradas y salidas, rendimientos), para conocer su estado y monitorear los movimientos.

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16. Favor aclarar a qué hace referencia la expresión “Calificación de Riesgo periodicidad semestral” del literal (f). Debemos entender que es la calificación de la fiduciaria como Sociedad o de la Cartera Colectiva donde se administrarán los recursos?

RESPUESTA

Efectivamente es la calificación de riesgo de la fiduciaria

17. Numeral 2.1. (11): se señala que con los recursos administrados no se podrán descontar los gastos de defensa del contrato y de los bienes entregados en Encargo Fiduciaria. Favor aclarar que quien debe asumir estos gastos es el Departamento de Risaralda. Debido a que dichos gastos son imponderables y no pueden ser asumidos por la Sociedad Fiduciaria.

RESPUESTA

En este caso no se podrá pagar con cargo a los recursos del fideicomiso los gastos de defensa, toda vez que los dineros administrados son de destilación específica para el pago del pasivo prestacional, en consecuencia los gastos deben ser asumidos por la Fiduciaria

18. En la página 4 tercer párrafo se hace referencia de un Anexo en los siguientes términos “Es importante tener en cuenta que los beneficiarios por Xxxxx se registran en el Certificado de Calidad Número 9 del 17 de septiembre de 1997 (Anexo). Favor publicar e informarnos puntualmente qué tipo de anexo es y qué repercusiones tienen para la entidad fiduciaria el diligenciamiento de dicho Anexo, y que debe hacer la fiduciaria?

RESPUESTA

Se publicara la lista de beneficiarios de las mesadas y bonos pensionales conjuntamente con el pliego definitivo

19. En el párrafo siguiente de la misma página 4, solicitamos por favor aclarar a qué “bases de datos” se hace referencia para la verificación solicitada y a cargo de quién estarían los costos de dicha actividad?

RESPUESTA

El numeral 12 precisa la responsabilidad que asume la FIDUCIARIA en caso de actuar indebidamente, en tal, sentido, el Departamento contará con un INTERVENTOR quien hará seguimiento periódico al encargo, para verificar y comparar resultados de acuerdo con el reporte mensual de la información financiera del contrato

20. Numeral 2.1. (18): se señala que la fiduciaria debe brindar apoyo jurídico al Departamento. Favor aclarar el alcance del “apoyo jurídico” que requiere el Departamento.

RESPUESTA

El apoyo jurídico se limita al desarrollo en la ejecución del contrato

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21. Numeral (21): Se habla de que la fiduciaria deberá controlar la contratación. Se refiere a la subcontratación que la fiduciaria puede hacer para cumplir con sus obligaciones? O se trata de alguna subcontratación que el Departamento requiera? A qué contratación hace referencia dicho numeral? Favor aclarar

RESPUESTA

Se suprime el término “contratación”

22. Respetuosamente solicitamos que se aclare tanto en los pliegos como en la minuta de contrato, que las personas a las cuales se van a girar los recursos provenientes de las mesadas pensionales son “beneficiarios de pago” y no del contrato fiduciario, dado que en el segundo caso implicaría la vinculación a la fiduciaria con su correspondiente estudio y diligenciamiento de los formularios de vinculación respectivo para cada una de las personas que reciben su mesada.

RESPUESTA

Para mejor ilustración revisar el numeral 12 de las obligaciones del contratista establecidas en el proyecto xx xxxxxx

23. Dentro de las obligaciones de la fiduciaria está la de realizar pagos y traslados dentro de los dos (2) días calendario siguiente a la presentación de los documentos requeridos para ello. Respetuosamente solicitamos ampliar el plazo dado que dos días calendarios son pocos si la solicitud coincide en un fin de semana con días festivos Recomendamos dejar cinco (5).

RESPUESTA

NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN- En este punto es necesario precisar que los pagos por concepto de bonos debe ser inmediato, si bien, éstos se liquidan con una fecha xx xxxxx, término después del cual acarreará sanción por xxxx que deberá asumir el responsable del pago, por tanto, el plazo para pago es el establecido en el pliego. Procedimiento similar aplica para las mesadas pensionales.

24. En el numeral 25 se menciona la restitución al FIDEICOMITENTE dentro de los 10 días hábiles siguientes a la terminación y/o liquidación del contrato, pero a su vez en el numeral 27 se expresa que el contratista dispondrá de 8 días calendario para restituir saldos. Consideramos que puede causar confusión el manejo de períodos distintos para operaciones similares. Favor aclarar.

RESPUESTA

La obligación Numeral 25 hace referencia al momento de terminar o liquidar el contrato y en el Numeral 27 se determina que el departamento tendrá adicionalmente 8 días prorrogables para retirar los saldos de la fiduciaria

25. Respetuosamente recomendamos en el numeral 28 página 6 modificar que los proponentes deben estar “vigilados” y no “supervisados” por la Superintendencia Financiera de Colombia.

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RESPUESTA

SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN

26. Por favor nos informan en forma clara y expresa cuales son los impuestos Municipales, Departamentales y Nacionales que generaría este contrato? Esto con la finalidad de determinar el costo del negocio.

RESPUESTA

Los descuentos que la entidad (departamento) practicara son las estampillas prodesarrollo y proancianos y son establecidas en el pliego de condiciones y contrato

27. Una de las obligaciones del Contratista específicamente la que está registrada en el numeral veintinueve (29) la cual dice que “La Fiduciaria certificará al Departamento, que cada seis meses revisará y modificará las tasas negociadas de acuerdo con el comportamiento xxx xxxxxxx, con el fin que el Departamento obtenga la mejor rentabilidad”. Solicitamos de la manera más respetuosa eliminar esta actividad, dado que las actividades de las Fiduciarias son de medio y no de resultado, adicionalmente la rentabilidad de las Carteras Colectivas es variable y diariamente liquidable, por lo anterior no es posible determinar ni mucho menos certificar una tasa de rentabilidad futura.

RESPUESTA

La tasa hace referencia a la inicialmente pactada en el contrato de encargo fiduciario y su consulta con las que ofrece el mercado deberán ser evaluadas para escoger la más atractiva para el Fideicomitente

28. En este orden de ideas y con el fin de aclarar también la actividad del numeral cuarenta y seis (46) “Generar la mejor rentabilidad posible más un punto porcentual (1%), de acuerdo con la certificación que cada seis meses entregará al Departamento”; ofrecer un punto porcentual más (1%), Las Cartera Colectivas Abiertas tienen por característica que la rentabilidad es “colectiva”, por ello no se pueden pactar tasas o reciprocidades por fuera del reglamente de las mismas el cual abriga a todos los inversionistas por igual. Así las cosas solicitamos cordialmente eliminar dichas obligaciones del proceso licitatorio. Debido al principio natural de las fiduciarias como es el de servir de medio y no de resultado

RESPUESTA

Este es un criterio para la asignación de puntaje, no es requisito habilitante, lo que indica que la fiduciaria que este en capacidad de ofrecerlo se hará acreedor al puntaje del que trata el numeral 16 xxx xxxxxx de condiciones, por el contrario el que no esté en capacidad de hacerlo obtendrá cero puntos en esta calificación

29. Es necesario hacer claridad si el manejo de los recursos será la administración de los mismos al interior de una Cartera Colectiva bajo los principios del Decreto 1525 o si es necesarios la conformación de un “portafolio especial de inversión” bajo los mismos criterios. Dado que, de la lectura del proceso de licitación se percibe ambigüo al respecto y maneja en forma indiscriminada una u otra forma de invertir los recursos.

Secretaria Administrativa Departamental

RESPUESTA

Para efectos del decreto 1525 del 2008 se hace referencia al artículo 49 del capítulo IV que en su parágrafo 3 que reza:

Las sociedades fiduciarias que administren o manejen recursos públicos vinculados a contratos estatales y/o excedentes de liquidez de las entidades territoriales y sus descentralizadas a través xx xxxxxxx pública deben sujetarse a lo previsto en el inciso único y los parágrafos 1° y 2° del presente artículo. Cuando dichas sociedades administren excedentes de liquidez de las entidades territoriales y sus descentralizadas deberán además contar con la máxima calificación vigente en fortaleza o calidad en la administración de portafolio según la escala de la sociedad calificadora que la otorga y que la misma esté vigente.

Para efectos del decreto 1861 del 2012 se hace referencia a la administración de recursos públicos destinados a la garantía y pago de pensiones, así como la rentabilidad mínima de acuerdo con las condiciones ofrecidas por el mercado atendiendo a criterios de seguridad, renta

En conclusión el decreto 1525 de 2008 solo se aplicará para efectos de criterios de calificación y el decreto 1861 de 2012 para efectos de inversión de recursos de rentabilidad y liquidez

30. En la página 6 tercer párrafo se menciona que “EL CONTRATISTA se compromete a diligenciar conjuntamente con la Interventoría la evaluación de proveedores, conforme a las obligaciones y documentación solicitada” De la manera más atenta solicitamos informar de que tipo y cuales proveedores se deben evaluar y cuál documentación? Favor informar que alcance debe tener la Fiduciaria para el cumplimiento de este compromiso?

RESPUESTA

Es un documento de Gestión de Calidad en el cual se evalúan los servicios prestados por la fiduciaria en ocasión a la ejecución del contrato que se suscriba, el cual será publicado en la página web

31. Continuando en la misma página el párrafo siguiente en el cual la fiduciaria se compromete a cumplir con el Sistema de Gestión de Calidad de la Gobernación en cuanto al uso de la documentación. Favor aclarar estas obligaciones con el fin de determinar si las podemos cumplir.

RESPUESTA

El procedimiento de contratación se encuentran inmerso dentro del proceso de Gestión de Calidad en razón a ello existen formatos los cuales son de obligatorio cumplimiento y se encuentran publicados en la página web del departamento

32. Dentro de las Obligaciones del Departamento numeral 2.2, específicamente el numeral 2. Consideramos que se debe dejar clara y explícitamente el procedimiento para dar

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cumplimiento a dicha obligación, dado que si se concerta con posterioridad podría implicar costos o gastos no cuantificados, en aras de tener un costeo adecuado del negocio recomendamos mencionar el procedimiento de la forma más detallada posible.

RESPUESTA

El departamento elabora el acto administrativo ordenando el pago que luego será enviado por correo electrónico a la Fiduciaria. Por lo tanto no genera costo alguno para la Fiduciaria

33. Así mismo recomendamos revaluar la Obligación del Departamento del numeral 5, dado que de acuerdo a lo mencionado en los puntos 26 y 27 el Departamento no podría solicitar ajustes sobre el comportamiento de las tasas, dado que las Fiduciarias somos de medio y no de resultado.

RESPUESTA

NO SE ACEPTA. Este es un criterio para la asignación de puntaje, no es requisito habilitante, lo que indica que la fiduciaria que este en capacidad de ofrecerlo se hará acreedor al puntaje del que trata el numeral 16 xxx xxxxxx de condiciones, por el contrario el que no esté en capacidad de hacerlo obtendrá cero puntos en esta calificación

34. Con relación al capítulo 7 Condiciones General específicamente el 7.2. “Registro Único de Proponentes”, respetuosamente sugerimos ajustarlo a los términos del Decreto 0734 del 13 xx xxxxx de 2012, así:

DIVISIÓN	GRUPO	CLASE	DESCRIPCIÓN
67. Intermediación financiera, excepto el establecimiento y gestión de planes de seguros, pensiones y cesantías	671. Otro tipo de intermediación financiera	6717	Actividades de las sociedades fiduciarias.

RESPUESTA

Se acepta la observación siguiendo los lineamientos del parágrafo transitorio del artículo 6.1.3.4. del decreto 0734 de 2012

Actividad: 03. PROVEEDOR

Especialidad: 23. SERVICIOS

Grupo: 33 SERVICIOS FINANCIEROS PRESTADOS POR SOCIEDADES FIDUCIARIAS

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DIVISIÓN	GRUPO	CLASE	DESCRIPCIÓN
67. Actividades de servicios auxiliares de la intermediación financiera	671. Actividades de servicios auxiliares de la intermediación financiera, excepto el establecimiento de planes de seguros, pensiones y cesantías	6717	Actividades de las sociedades fiduciarias.

35. Numeral 7.28: Cláusula de indemnidad. Esta cláusula debe redactarse en forma tal que la fiduciaria responda sólo si ella es considerada culpable del acto o de la omisión, pues en contrario, no deberá responder.

RESPUESTA

No se acepta, toda vez que este requisito se encuentra establecida en el articulo 5.1.6. Decreto 0734 de 2012

36. Numeral 8: Riesgos. No se prevén riesgos xx xxxxxxx. Quién los asume? Debe asumirlos el Departamento.

RESPUESTA

No aceptada- la fiduciaria deberá garantizar la seguridad y rentabilidad de los recursos según lo estipulado en el decreto 1861 de 2012

37. En el capítulo siete 7 CONDICIONES GENERALES, específicamente el numeral 7.20.4 “Impuesto de Valor Agregado IVA”. Respetuosamente creemos que por la naturaleza del constituyente y del negocio, la remuneración fiduciaria no incluye el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Lo anterior en razón a lo establecido en el numeral 3 del artículo 476 del Estatuto Tributario, “….los servicios de administración de fondos del Estado y los servicios vinculados a la seguridad social de acuerdo con lo previsto en la Ley 100 de 1993…”, son excluidos del Impuesto sobre las Ventas. No obstante lo dejamos a su deliberación, consulta y aclaración.

RESPUESTA

El impuesto al valor agregado – IVA es responsabilidad de quien factura, dependiendo de sus obligaciones a cumplir frente a la DIAN

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38. En el capítulo 9. Garantías. De la manera más atenta solicitamos considerar los porcentajes requeridos por cada aseguramiento, en nuestro concepto se

encuentran altos dada la media que utiliza el mercado en general, así las cosas sugerimos que el Cumplimiento y Calidad del Servicio sea del 10%. Y la de Salarios y Prestaciones Sociales e indemnizaciones laborales sea del 5%

RESPUESTA

No se acepta la observación toda vez que los porcentajes solicitados en el pliego están dentro del rango autorizados para cada amparo por el decreto 734 de 2012 y son los que considera razonables el departamento para este proceso

39. En el capítulo 10. REQUISITOS HABILITANTES, específicamente numeral 10.2 y posterior en el capítulo 15. FACTORES DE SELECCIÓN NUMERAL 15.1 Experiencia Acreditada; se entiende que las certificaciones de experiencia que se solicitan en el proyecto xx xxxxxx de condiciones pueden ser firmadas por el Representante Legal de la Fiduciaria. Favor confirmar.

RESPUESTA

No, los certificados solicitados en el numeral 15.1 experiencia crediticia deberán contener la información solicitada en el pliego y adicionalmente deberán ser firmados por la persona competente de la entidad que los expide

40. Favor corregir en el Anexo No. 1 “Carta de Presentación de la Propuesta”, la numeración, dado que pasa del número 4 a la numeral 12 y vuelve posteriormente al 6.

RESPUESTA

SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN

41. Aclarar el numeral 7 del mismo anexo (Anexo No.1) a qué documentos se refiere.

RESPUESTA

Se refiere a los formatos y documentos publicados en el SECOP SA-004-2012

42. En la minuta de Contrato Fiduciario favor corregir en la página 37 primer párrafo Financiera de Colombia por; “SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA”.

RESPUESTA SE ACEPTA

43. En la misma minuta de contrato en el numeral 9 creemos que lo que se quiere decir es “EL FIDUCIARIO y el Departamento”, en vez de el “FIDEICOMITANTE”. Favor ajustar.

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RESPUESTA

SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN

44. Con relación al Formato de Minuta de Contrato de Encargo Fiduciario en la cláusula QUINTA –ALCANCE Y RESPONSABILIDAD DE LA GESTIÓN DE LA FIDUCIARIA, en el numeral cinco (5) que dice; “Cuando la rentabilidad acumulada en términos efectivos anuales obtenida por la FIDUCIARIA durante el período de cálculo correspondiente sea inferior a la rentabilidad mínima obligatoria exigida, las misma deberá responder con sus propios recursos por los defectos. En este caso, se afectará en primer término la reserva de estabilización de rendimientos constituida, mediante el aporte de la diferencia entre el valor del patrimonio autónomo al momento de la verificación y el valor que este debería tener para alcanzar la rentabilidad mínima obligatoria”. Respetuosamente solicitamos eliminar dicha responsabilidad, dado que, el alcance de las obligaciones del Fiduciario son de medio y no de resultado, y de otro lado la rentabilidad de las Carteras Colectivas son variables y dependen de los efectos xxx xxxxxxx que son indeterminables.

RESPUESTA

NO SE ACEPTA, Porque este tema esta reglamentado por el Decreto 1861 de 2012, al que se deben someter los proponentes interesados en este proceso

A la espera de sus respuestas Cordial saludo

XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXX

Director Comercial Negocios Fiduciarios

FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A.

Xxxxxxx 00 Xx. 00-00 Xxxx 0

Tel. (0) 000 0000 Ext. 2635

Correo electrónico: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

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3. FIDUCIARIA POPULAR

Xxxxxxxx xx Xxxx, xxxxxxxxx 0 xx 0000

Xxxxxxx

XXXXXXXXXXXX XX XXXXXXXXX

Secretaria de Salud Xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx Xxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx 00 Xx. 00-00 xxxx 0 Teléfono 6-3398300 ext. 451 -465

Pereira (Risaralda)

ASUNTO: LICITACIÓN PÚBLICA No. SA-004-2012

Respetados señores:

De manera atenta nos permitimos presentar observaciones a la licitación de la referencia, por lo cual comedidamente solicitamos:

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. Aclarar si los recursos podrán ser administrados en carteras colectivas que cumplan con lo establecido en el decreto 1525 de 2008.

RESPUESTA

Para efectos del decreto 1525 del 2008 se hace referencia al artículo 49 del capítulo IV que en su parágrafo 3 que reza:

Las sociedades fiduciarias que administren o manejen recursos públicos vinculados a contratos estatales y/o excedentes de liquidez de las entidades territoriales y sus descentralizadas a través xx xxxxxxx pública deben sujetarse a lo previsto en el inciso único y los parágrafos 1° y 2° del presente artículo. Cuando dichas sociedades administren excedentes de liquidez de las entidades territoriales y sus descentralizadas deberán además contar con la máxima calificación vigente en fortaleza o calidad en la administración de portafolio según la escala de la sociedad calificadora que la otorga y que la misma esté vigente.

para efectos del decreto 1861 del 2012 se hace referencia a la administración de recursos públicos destinados a la garantía y pago de pensiones, así como la rentabilidad mínima de acuerdo con las condiciones ofrecidas por el mercado atendiendo a criterios de seguridad, rentabilidad y liquidez

Secretaria Administrativa Departamental

En conclusión el decreto 1525 de 2008 solo se aplicará para efectos de criterios de calificación y el decreto 1861 de 2012 para efectos de inversión de recursos de rentabilidad y liquidez

2. Numeral 8: aclarar e indicar el alcance a que hace referencia la obligación de “realizar una liquidación parcial del contrato cada mes y dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente a a la fecha xx xxxxx del periodo que se está informando”.

RESPUESTA

La rendición mensual hace referencia al estado de las cuentas para conocer sus movimientos y verificar resultados (rendimientos, ingresos y egresos) Remitirse al numeral 8º. Obligaciones del contratista

3. Numeral 11: con respecto a este numeral nos permitimos aclarar que no es posible que la fiduciaria con cargo a sus recursos propios salga en defensa de los recursos del encargo fiduciario, esta responsabilidad es directa del fideicomitente.

RESPUESTA

NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN. No se podrá pagar con cargo a los recursos del fideicomiso los gastos de defensa, toda vez que los dineros administrados son de destinación específica para el pago del pasivo prestacional

4. Indicar el numero de pagos a realizar mensualmente por cada subcuenta, si todos los pagos realizaran por transferencia y a que bancos; igualmente si hay pagos con cheques el numero de estos.

RESPUESTA

LOS GIROS SON:

MENSUALMENTE : MESADAS PENSIONALES EVENTUALMENTE: PARA BONOS PENSIONALES

NOTA: EN CASO DE UN REAJUSTE POR MESADAS SE HARÁ EL PAGO UNA VEZ SE SOLICITE O CUANDO INGRESE UN SUSTITUTO DE UN PENSIONADO SE APLICARÁ EL MISMO PROCEDIMIENTO.

EN EL CONTRATO DE CONCURRENCIA SE REGISTRA EL HISTÓRICO DE LA PROCEDENCIA DEL PASIVO PENSIONAL DEL SECTOR SALUD DESDE 1998.

Secretaria Administrativa Departamental

PARA EL PAGO DE MESADAS ES ATRAVÉS DEL HOSPITAL QUIEN RECIBIRÁ LA TRANSFERENCIA HECHA POR LA FIDUCIARIA DEL MES CORRESPONDIENTE.

PARA LOS BONOS LA FIDUCIA GIRA A LOS FONDOS DE PENSIONES

LA TRANSFERENCIA ES ELECTRONICA

4. Indicar si la liquidación de la nomina de los pensionados será responsabilidad del departamento y la periodicidad de los pagos de la misma

RESPUESTA

Esta obligación no aparece en el proyecto xx xxxxxx de condiciones del presente proceso

5. Comedidamente solicitamos indicar el valor del portafolio y la composición del mismo, para cada una de las subcuentas.

RESPUESTA

Verificar en documentos publicados con el pliego de condiciones; estudio previo y extractos bancarios

6. Numeral 12: anexar el certificado de calidad número 9 en el cual la fiduciaria debe registrar los bonos Pensionales pagados

RESPUESTA

Se publicara dentro del proceso en la página web

7. Numeral 13: ampliar el plazo para que la fiduciaria realice los pagos, de dos (2) días a tres (3) días hábiles.

RESPUESTA

NO SE ACEPTA ESTA OBSERVACIÓN. En este punto es necesario precisar que los pagos por concepto de bonos deben ser de inmediato, si bien, éstos se liquidan con una fecha xx xxxxx, término después del cual acarreará sanción por xxxx que deberá asumir el responsable del pago, por tanto, el plazo para pago es el establecido en el pliego. Procedimiento similar aplica para las mesadas pensionales

8. Numero 19: aclaramos que por ser un encargo fiduciario, esta responsabilidad la debe cumplir el departamento.

Secretaria Administrativa Departamental

RESPUESTA

NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, porque las obligaciones tributarias deben ser asumidas por la Fiduciaria

9. Numeral 29: solicitamos aclarar el alcance de esta obligación.

RESPUESTA

NO ACEPTADA. La tasa hace referencia a la inicialmente pactada en el contrato de encargo fiduciario y su consulta con las que ofrece el mercado deberán ser evaluadas para escoger la más atractiva para el Fideicomitente

10. Numeral 30: al fiduciaria no puede garantizar un punto adicional a la rentabilidad obtenida en la inversión de los recursos, dado que nuestra responsabilidad es de medio mas no de resultados, por lo cual comedidamente solicitamos eliminar este punto

RESPUESTA

NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN. Este es un criterio para la asignación de puntaje, no es requisito habilitante, lo que indica que la fiduciaria que este en capacidad de ofrecerlo se hará acreedor al puntaje del que trata el numeral 16 xxx xxxxxx de condiciones, por el contrario el que no esté en capacidad de hacerlo obtendrá cero puntos en esta calificación

11. Adjuntar la evaluación de proveedores que debe diligenciar la fiduciaria junto con la interventoria.

RESPUESTA

Se publicara el documento dentro del proceso

CONDICIONES GENERALES

12. Numeral 7.4: comedidamente solicitamos ajustar el presupuesto, dado que no es a acorde con las obligaciones y responsabilidades de la fiduciaria.

RESPUESTA

NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN- Este valor obedece a estudio de precios xxx xxxxxxx el cual fue publicado

13. Adicionar la información del numeral 7.20.6- pólizas, la cual no fue publicada.

Secretaria Administrativa Departamental

RESPUESTA

Esta información se encuentra en el numeral 9º. Garantías xxx xxxxxx de condiciones

14. REQUISITOS HABILITANTES

Numeral 10.2- comedidamente solicitamos se modifique este requerimiento en el sentido que se pueda certificar experiencia en contratos de encargo fiduciario y/o patrimonios autónomos ejecutados y/o en ejecución, dado con este requerimiento no permiten la participación de fiduciarias que cuentan con amplia experiencia en el manejo de este tipo de negocios

RESPUESTA

NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, Porque a los contratos que se encuentran en ejecución, no es posible calificar su resultado final

VARIOS

16. Indicar si el departamento trasladara recursos adicionales para cada uno de las subcuentas a la fiduciaria, porque valor, la periodicidad y la procedencia de los mismos.

RESPUESTA

Dependerá de la disponibilidad de recursos para atender los pagos, situación que el fideicomitente validara e informara oportunamente a la fiduciaria

17. Indicar si para el pago mensual que realizara la fiduciaria si liquidaran títulos del portafolio administrado o si el departamento trasladara recursos mensualmente.

RESPUESTA

El departamento trasladara los saldos iniciales a la fiduciaria tanto de bonos como de pensiones y de allí se procederá a realizar los pagos de acuerdo a lo solicitado con el fideicomitente

18. Solicitamos autorizar que al momento de suscribir el contrato, la fiduciaria le pueda hacer ajustes con respecto a clausulas adicionales que deben ser incluidas en dicha minuta.

Secretaria Administrativa Departamental

RESPUESTA

NO SE ACEPTA. Por esta razón se publicara la minuta del contrato que se utilizará para este proceso

19. Ampliar el plazo para la entrega de las propuestas dado que la consecución de las certificaciones con las entidades públicas es un poco demorado o validar que las certificaciones sean firmadas por el representante legal de la fiduciaria

RESPUESTA

NO SE ACEPTA, porque el cronograma está ajustado a las necesidades y requerimientos del departamento.

Para efectos de envió de correspondencia favor tener en cuenta las siguientes direcciones:

Fiduciaria Popular S.A Xxxxxxx 0x. X. 0-00 Xxxx 00

Tel. 8822464-8822341

Cel. 314-6829524

Calí (Valle)

Correos electrónicos: Xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx Xxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx

Cordialmente,

XXXXXXXXX VALENCIA XXXXXXX

Gerente Oficina Cali

Secretaria Administrativa Departamental

4.FIDUPREVISORA

Bogotá D.C

02 de noviembre de 2012

Señores

DEPARTAMENTO DE RISARALDA SECRETARIA DE XXXXX

Xxxxxxx de la Gobernación, Xxxxxxx 00 Xx. 00-00 Xxxx 0 Xxxxxxx

Correo electrónico: xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx

REF: PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA No. SA-004-2012 OBSERVACIONES GENERALES:

Para efecto de poder dimensionar la operación del fideicomiso, es importante que dentro xxx Xxxxxx de Condiciones a expedir, se incorpore la siguiente información:

a. Flujo de Caja del Fideicomiso: Informar de manera estimada la fecha de ingreso de los recursos que serán administrados y sus montos, así como la fecha de egresos y sus valores.

RESPUESTA

El contrato inicia con los saldos (ingresos) publicados a la fecha de inicio del proceso licitatorio. Los giros se realizarán a partir de la legalización del contrato. Como mesadas mensualmente se reportan $204 millones mensuales aproximadamente. Partida que puede variar así: mayor si ingresa algún sustituto de un pensionado o disminuir por muerte de un pensionado. Con respecto a los bonos pensionales no puede precisarse la cifra calificada como desembolso

b. Número Mensual de Pagos a realizar

Secretaria Administrativa Departamental

RESPUESTA

LOS GIROS SON.

 MENSUALMENTE : MESADAS PENSIONALES

 EVENTUALMENTE: PARA BONOS PENSIONALES

 NOTA: EN CASO DE UN REAJUSTE POR MESADAS SE HARÁ EL PAGO UNA VEZ SE SOLICITE O CUANDO INGRESE UN SUSTITUTO DE UN PENSIONADO SE APLICARÁ EL MISMO PROCEDIMIENTO.

 EN EL CONTRATO DE CONCURRENCIA SE REGISTRA EL HISTÓRICO DE LA PROCEDENCIA DEL PASIVO PENSIONAL DEL SECTOR SALUD DESDE 1998.

 PARA EL PAGO DE MESADAS ES ATRAVÉS DEL HOSPITAL QUIEN RECIBIRÁ LA TRANSFERENCIA HECHA POR LA FIDUCIARIA DEL MES CORRESPONDIENTE.

 PARA LOS BONOS LA FIDUCIA GIRA A LOS FONDOS DE PENSIONES

c. Modalidad de los Pagos a realizar: Abono en cuenta, transferencia electrónica, cheque, igualmente es importante se indique el porcentaje frente l total mensual de cada modalidad

RESPUESTA

Transferencia electrónica

d. Costos de Defensa del Encargo: Es importante aclarar en el Pliego que los costos de defensa del Encargo por acciones/omisiones del FIDELCOMITENTE serán de cargo de éste, siendo responsabilidad de la FIDUCIARIA sólo la xxxxxxxx de los costos que se origen por sus acciones u omisiones.

RESPUESTA

En este caso no se podrá pagar con cargo a los recursos del fideicomiso los gastos de defensa, toda vez que los dineros administrados son de destilación específica para el pago del pasivo prestacional, en consecuencia los gastos deben ser asumidos por la Fiduciaria

Secretaria Administrativa Departamental

OBSERVACIONES ESPECÍFICAS

Numeral 2.1 – Obligaciones del Contratista

Frente a las obligaciones de la FIDUCIARIA presentamos las siguientes observaciones:

- Sub Numeral 19: Por la naturaleza de os recursos y la destinación de los mismos, entendemos que sobre los pagos a realizar no se genera descuento y/o retención alguna. Es decir, la FIDUCIARIA realiza pagos netos a los beneficiarios, conforme la instrucción dada por el ordenador del gasto. Favor confirmar.

RESPUESTA

Se confirma, no hay descuentos

- Sub Numeral 29: No se entiende el alcanca y la naturaleza de esta obligación? A qué tasas se refiere? Debe tenerse en cuenta que las sociedades fiduciarias por Ley no pueden garantizar rentabilidades mínimas en la ejecución de sus negocios. Para efecto del proceso y por transparencia del mismo, consideramos que la s Entidades Financieras a través de las cuales se ejecuten los recursos (2 cuentas) sena seleccionadas por el Departamento siendo éste el que define las condiciones de tal negociación.

RESPUESTA

La tasa hace referencia a la inicialmente pactada en el contrato de encargo fiduciario y su consulta con las que ofrece el mercado deberán ser evaluadas para escoger la más atractiva para el Fideicomitente

- Sub Numeral 30: En coordinación con lo dicho anteriormente, la incorporación de este Numeral está sin contravia de la normatividad que regula las operaciones que le han sido autorizada a las Sociedades Fiduciarias. Atentamente pedimos eliminar tal exigencia y ajustar el prceso de selección a la normas aplicables al os Proponentes.

Bajo esta misma observación, igualmente se pide revisar el criterio de calificación denominado Componente Rendimientos Financieros. Este además de tratarse de un requisito contrario a la Ley no es un criterio que permita la selección objetiva de las propuestas.

Secretaria Administrativa Departamental

RESPUESTA

Este es un criterio para la asignación de puntaje, no es requisito habilitante, lo

que indica que la fiduciaria que este en capacidad de ofrecerlo se hará acreedor al puntaje del que trata el numeral 16 xxx xxxxxx de condiciones, por el contrario el que no esté en capacidad de hacerlo obtendrá cero puntos en esta calificación

OBLIGACIONES EN CUANTO A LA MINUTA DEL CONTRATO

Cláusula Novena. Los señalados en el Numeral 1 no son beneficiarios del contrato, son beneficiarios de pago, tal como se menciona. Sugerimos que sea omita su inclusión en ésta cláusula precisamente por la detonación de la misma.

RESPUESTA

Se modificara el numeral 1º. De esta clausula la cual quedará así: CLAUSULA NOVENA: SERAN BENEFICIARIOS DE GIRO LOS FONDOS DE PENSIONES Y LA ESE HOSPITAL XXX XXXXX XX XXXXXXX, QUIEN A SU VEZ PAGARA A LOS PENSIONADOS LAS MESADAS

Cláusula Vigésima. Esta cláusula está repetida con la Décima Quinta

RESPUESTA

Se acepta la observación

Agradecemos la atención a la presente comunicación y quedamos atentos a los avances del proceso.

XXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXXXX

Vicepresidente Comercial y xx Xxxxxxx (e)

Secretaria Administrativa Departamental

5. FIDUCIARIA BANCOLOMBIA

Bogotá D.C., 03 de octubre de 2012

Señores

SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD - PEREIRA

Pereira

Referencia: Licitación Pública No. SS-001-2012

Apreciados señores:

FIDUCIARIA BANCOLOMBIA S.A. SOCIEDAD FIDUCIARIA se encuentra interesada en participar en el proceso licitatorio para la custodia, administración y manejo de los recursos del contrato de concurrencia 0858 de 1998 para el pago del pasivo prestacional del sector salud en el Departamento de Risaralda.

Conforme a lo anterior, por medio de la presente remitimos nuestros comentarios al pre- pliego de condiciones de la licitación de la referencia.

Capitulo 2: DESCRIPCION O ALCANCE DEL OBJETO.

Párrafo: “…Corresponderá a la Sociedad Fiduciaria bajo su responsabilidad la evaluación y determinación de cada una de las operaciones que realice para la inversión de los recursos.”

Observación: La evaluación y determinación de las inversiones debe ser responsabilidad del comité de inversiones, en el cuál la fiduciaria participara sin voto.

RESPUESTA

No se acepta la observación porque es potestad de la Fiduciaria decidir sobre la inversión, cumpliendo con los decretos 1525 de 2008, 2555 de 2010 y 1861 de 2012

Capitulo: 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.

Observaciones generales:

Secretaria Administrativa Departamental

Se requiere manejo por centro de costos para llevar separadamente los recursos entregados por concepto de Bonos y de Mesadas?

RESPUESTA

Se encuentran en pliego de condiciones OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Numerales

1. Recibir los recursos entregados del Departamento de Risaralda del Pasivo Prestacional para cumplir con el Contrato de Concurrencia 0858 del 30 de diciembre de 1998 y administrarlos atendiendo los lineamientos de los Decretos 1525 del 9 xx xxxx de 2008, 2555 del 00 xx xxxxx 0000,0000 xxx 0 xxx xxxxxxxxxx xx 0000. Además, abrir dos (2) cuentas para el manejo de los recursos así: Una (1) para BONOS y otra para MESADAS

3-Desarrollar el procedimiento operativo idóneo para vigilar que los recursos recibidos, ingresen al Contrato de ENCARGO FIDUCIARIO. Para efectos de la recepción de los ingresos LA FIDUCIARIA abrirá dos (2) cuentas de ahorro a nombre de la misma: una para BONOS y otra para MESADAS, en entidades financieras vigiladas por la Superfinanciera de Colombia y remitirá dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de firma del presente contrato, certificación del número de la cuenta de ahorros donde se recibirán los recursos. Se aclara que los rendimientos financieros se capitalizarán teniendo en cuenta su origen y serán fuente de pago para el objeto del encargo fiduciario, salvo se norme lo contrario

Se requiere el giro periódico de los rendimientos obtenidos por los recursos ó los mismos hacen parte del disponible para realizar los pagos correspondientes establecidos en el objeto? . Si es periódico , cuál es la periodicidad?.

RESPUESTA

- Los rendimientos financieros se generan por cuenta (bonos o mesadas), por tanto, harán parte de las mismas y deberán destinarse para el mismo objeto. Estos deben reflejarse mensualmente en cada cuenta.

Numeral 3: Desarrollar el procedimiento operativo idóneo para vigilar que los recursos, ingresen al presente ENCARGO FIDUCIARIO, así como abrir la(s) cuenta(s) a nombre del mismo en entidades financiaras vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (Una para bonos y otra para mesadas), para que allí se depositen dichos ingresos en la forma en que se establece en el presente ENCARGO FIDUCIARIO.

Observación: Agradecemos aclarar cual es el alcance del procedimiento operativo.

Secretaria Administrativa Departamental

RESPUESTA

Desarrollar el procedimiento operativo idóneo para vigilar que los recursos recibidos, ingresen al Contrato de ENCARGO FIDUCIARIO. Para efectos de la recepción de los ingresos LA FIDUCIARIA abrirá dos (2) cuentas de ahorro a nombre de la misma: una para BONOS y otra para MESADAS, en entidades financieras vigiladas por la Superfinanciera de Colombia y remitirá dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de firma del presente contrato, certificación del número de la cuenta de ahorros donde se recibirán los recursos. Se aclara que los rendimientos financieros se capitalizarán teniendo en cuenta su origen y serán fuente de pago para el objeto del encargo fiduciario, salvo se norme lo contrario

Numeral 7: El valor de los pagos no puede exceder del monto señalado para cada uno de los beneficiarios. Comunicándole a los beneficiarios de los giros, pagos, o transferencias por correo electrónico, a la dirección que suministre el fideicomitente al momento de dar la instrucción de pago, dentro del día hábil siguiente a su realización, los valores con el detalle que le permita al beneficiario identificar el concepto del giro, pago o transferencia.

Observación: Se solicita dejar explicito que la Fiduciaria notificará por correo electrónico a los beneficiarios de los giros, pagos o transferencias, siempre y cuando la información del correo sea suministrada por el ordenador del gasto al momento de la instrucción de pago, cualquier omisión por parte del ordenador del gasto será responsabilidad de este.

RESPUESTA

Se acepta la observación, así lo establece la obligación numero 12 xxx xxxxxx de condiciones, el cual reza: Recaudar, administrar los recursos y efectuar el giro mensual al Hospital Universitario San Xxxxx xx Xxxxxxx por concepto de MESADAS PENSIONALES en la cuenta bancaria que para el efecto determine el Ordenador del Gasto- Gobernación de Risaralda, de manera inmediata, una vez éste suscriba la orden de pago. A su vez, la FIDUCIARIA informará al Hospital a través del correo electrónico xx0@xxxx.xxx.xx o tesorería @xxxx.xxx.xx al momento de realizar el giro

- Numeral 15: Presentar a EL FIDEICOMITENTE - en forma mensual dentro de los diez

(10) días calendarios del mes siguiente, un informe presupuestal y financiero del presente ENCARGO FIDUCIARIO, así como la información necesaria para el cierre contable mensual de EL FIDEICOMITENTE. Adicionalmente presentar los informes que llegue a requerir EL FIDEICOMITENTE. El informe mensual deberá contener como mínimo lo siguiente:

Secretaria Administrativa Departamental

RESPUESTA

Este numeral no hace parte del presente proceso

- Numeral 21: Presentar la rendición de cuentas mensual a EL FIDEICOMITENTE cada mes, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha xx xxxxx que se está informando, o cuando éstos lo soliciten, quienes tendrán un término de quince (15) días siguientes al recibo de las mismas para que las examinen y hagan las observaciones que consideren pertinentes, de todo lo cual se dejará constancia de conformidad con lo previsto en el Título V de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia. Vencido este plazo, los informes se entenderán

Observación 1: Es necesario establecer a cuál de las dos informes se refiere, es decir; si la solicitud está encaminada a tener una rendición mensual, el plazo para su envío es muy corto (10 días calendario) para preparar la información contenida en la CE 054 de la Superintendencia Financiera de Colombia, esto tendrá costos adicionales. Se recomienda se estipule como un informe mensual y presentar rendiciones semestralmente

RESPUESTA

Para el informe mensual remitirse al numeral 8 de las obligaciones del proyecto xx xxxxxx de condiciones y el semestral hará referencia al estado de cuentas con sus estados financieros.

Observación 2: Especificar que informes adicionales podría requerir el Fideicomitente y si es posible la periodicidad.

RESPUESTA

Los informes adicionales serán eventuales, dependerán de las solicitudes hechas por los organismos de control durante la vigencia del contrato, por tanto, su periodicidad no puede determinarse.

Observación 3: La rendición de cuentas no es mensual, por ley debe ser semestral.

RESPUESTA

La rendición mensual hace referencia a la información a reportar al Fideicomitente sobre la situación financiera de las cuentas aperturadas, si bien el Fideicomitente las monitoreará para conocer el saldo disponible (ingresos, egresos y rendimientos).

Secretaria Administrativa Departamental

Numeral 32: Xxxxxxxx y remitir oportunamente los informes que le sean solicitados por los entes de control con relación a la ejecución del presente ENCARGO FIDUCIARIO.

Observación: De manera atenta solicitamos informar cuales son los posibles informes que se pueden requerir y su periodicidades.

RESPUESTA

Los informes adicionales serán eventuales, dependerán de las solicitudes hechas por los organismos de control durante la vigencia del contrato, por tanto, su periodicidad no puede determinarse

Numeral 33: Brindar apoyo jurídico a EL FIDEICOMITENTE relacionado con el objeto del presente ENCARGO FIDUCIARIO.

Observación: Se debe delimitar totalmente el alcance de esta obligación, con el fin de no prestarse a interpretaciones y equívocos.

RESPUESTA

El apoyo jurídico se limita al desarrollo en la ejecución del contrato

Numeral 34: Cumplir bajo su Nit las obligaciones tributarias inherentes al presente ENCARGO FIDUCIARIO. A través de este, dará cumplimiento a las obligaciones tributarias surgidas en desarrollo de dicho Contrato, en forma independiente a los demás contratos que ejecute y administre, así como el de las obligaciones propias.

Observación: Los descuentos a que haya lugar en los pagos los informa el municpio? La fiduciria debe realizar algún calculo?.

RESPUESTA

Los descuentos que la entidad (departamento) practicara son las estampillas prodesarrollo y proancianos y son establecidas en el pliego de condiciones y contrato

Numeral 38: Realizar en línea el pago de los aportes por concepto de la seguridad social a las respectivas entidades.

Observación: Quien será el encargado de elaborar las respectivas planillas para su presentación y pago?

Secretaria Administrativa Departamental

RESPUESTA

Esta no aparece en el proyecto xx xxxxxx de condiciones de este proceso

Numeral 39: Realizar los descuentos y retenciones por concepto de impuestos con destino a la DIAN y al Departamento de Risaralda con relación a las estampillas.

Observación: Los descuentos por concepto de estampillas se aplican en el pago al tercero, y se trasladan al fideicomitente para que se cumpla la respectiva obligación.

RESPUESTA

No se acepta la observación los descuentos de estampillas y ante la DIAN se realizan directamente al contratista

Numeral 42: Los proponente deben estar supervisados por la Superintendencia Financiera de Colombia y cumplir con los requisitos del decreto 1525 del 2008, 2555 de 15 julio de 2010, 1861 del 6 de septiembre de 2012 y sus decretos modificatorios

Observación: Los recursos de la seguridad social están exceptuados de la aplicación del Decreto 1525 de 2008. Cuál es la razón de pedir certificación sobre el cumplimiento de tal norma?

RESPUESTA

Los Contratistas están en la obligación del pago de parafiscales durante el tiempo de ejecución del Contrato, ellos son: EPS, Pensión, ARL, Sena, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Caja de Compensación Familiar y FIC. Esto en concordancia con el Artículo 50 de la Ley 789 y el Articulo 23 de la ley 1150 de 2007. Según el caso y el departamento como contratante está obligado a la verificación de los mismos

Numeral 46: Generar la mejor rentabilidad posible más un punto porcentual (1%), de acuerdo con la certificación que cada seis meses entregará al Departamento.

Observación: Es importante resaltar que la interpretación que da este numeral estuviera estableciendo una rentabilidad mínima que se debe garantizar y la fiduciaria es de medio y no de resultados, por lo tanto no se puede garantizar rentabilidad.

RESPUESTA

Este es un criterio para la asignación de puntaje, no es requisito habilitante, lo que indica que la fiduciaria que este en capacidad de ofrecerlo se hará acreedor al puntaje del que trata el

Secretaria Administrativa Departamental

numeral 16 xxx xxxxxx de condiciones, por el contrario el que no esté en capacidad de hacerlo obtendrá cero puntos en esta calificación

Titulo: PARAFISCALES PARA PERSONA JURÍDICA

Párrafo 3: EL CONTRATISTA se compromete además del objeto del Contrato y su alcance, a cumplir con todas las obligaciones inherentes a él, en especial, las relacionadas con el uso de la documentación utilizada en el Sistema de Gestión de Calidad de la Gobernación de Risaralda.

Observación: Indicar explícitamente las obligaciones que debe cumplir la Fiduciaria en relación con el uso de la documentación utilizada en el Sistema de Gestión de Calidad de la Gobernación de Risaralda.

RESPUESTA

El procedimiento de contratación se encuentran inmerso dentro del proceso de Gestión de Calidad en razón a ello existe formatos los cuales son de obligatorio cumplimiento y se encuentran publicados en la página web del departamento

Capitulo 8: ANÁLISIS DE RIESGOS

Observación: Resaltar que sean retrasos que sea por la debida diligencia del administrador, ya que no es claro el responsable del retraso y como afecta. Y si existen penalidades adicionales.

RESPUESTA

En el capítulo 8º. se señala que son a cargo del contratista

Capitulo 10: REQUISITOS HABILITANTES y 15. FACTORES DE SELECCIÓN

Literal: 10.6 y 15.3: Capacidad Administrativa:

- Organigrama general de la entidad (Mínimo de 40 personas)

- Organigrama específico de las áreas que intervienen en el manejo del encargo fiduciario con descripción de los procesos. (Mínimo 8 personas)

Observación 1: Se solicita replantear el número de personas mínimo, que deben intervenir en el manejo del encargo fiduciario, “Mínimo 8 personas”, teniendo en cuenta que esto

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depende de la descripción de los procesos que ya tiene previamente establecida la Fiduciaria, de acuerdo a sus necesidades.

RESPUESTA

Este requisito fue ajustado en el proyecto xx xxxxxx de condiciones del presente proceso

Observación 2: El numeral 10.6 y 15.3 hace referencia a la misma información solicitada en cuanto a la capacidad administrativa. Se sugiere eliminar uno de los dos numerales.

RESPUESTA

Este es un formato previamente establecido por el Sistema de Gestión de Calidad

Capitulo: MINUTA DEL CONTRATO

CLAUSULA TERCERA: INVERSIONES DEL ENCARGO FIDUCIARIO: LA FIDUCIARIA en la

ejecución del presente contrato invertirá los recursos del presente ENCARGO FIDUCIARIO, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1861 del 06 de septiembre de 2012, según las instrucciones que al respecto imparta EL FIDEICOMITENTE.

Numeral 2: Administrar los recursos del presente ENCARGO FIDUCIARIO de manera independiente de sus recursos propios y de los otros negocios fiduciarios, llevando una contabilidad separada de la contabilidad de LA FIDUCIARIA y de los otros negocios fiduciarios de tal manera que se pueda verificar en cualquier momento su situación

Observación 1: En la minuta del contrato se señala que los recursos se invertirán de acuerdo al decreto 1861 de 2012, es decir se cataloga como “recursos destinados a la garantía y pago de pensiones, pero en el numeral 7.1 de los pliegos (Obligaciones del contratista) señalan que también debe cumplir el decreto 1525 de 2008 destinado para excedentes de liquidez, el cual es excluyente con el decreto 1861 de 2012, por lo tanto solicitamos que se defina exactamente el decreto a aplicar.

Para efectos del decreto 1525 del 2008 se hace referencia al artículo 49 del capítulo IV que en su parágrafo 3 que reza:

Las sociedades fiduciarias que administren o manejen recursos públicos vinculados a contratos estatales y/o excedentes de liquidez de las entidades territoriales y sus descentralizadas a través xx xxxxxxx pública deben sujetarse a lo previsto en el inciso único y los parágrafos 1° y 2° del presente artículo. Cuando dichas sociedades administren excedentes de liquidez de las entidades territoriales y sus descentralizadas deberán además contar con la máxima calificación vigente en fortaleza o calidad en la administración de portafolio según la escala de la sociedad calificadora que la otorga y que la misma esté vigente.

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para efectos del decreto 1861 del 2012 se hace referencia a la administración de recursos públicos destinados a la garantía y pago de pensiones, así como la rentabilidad mínima de acuerdo con las condiciones ofrecidas por el mercado atendiendo a criterios de seguridad, rentabilidad y liquidez

En conclusión el decreto 1525 de 2008 solo se aplicará para efectos de criterios de calificación y el decreto 1861 de 2012 para efectos de inversión de recursos de rentabilidad y liquidez

Observación 2: El decreto 1861 hace relación a “otros Patrimonios autónomos” y la licitación está encaminada a la constitución de un Encargo Fiduciario, por lo tanto es importante se defina el tipo de Contrato a constituir para la aplicación de la norma.

RESPUESTA

Para esta observación aplica la respuesta dada a la anterior

Numeral CLAUSULA CUARTA – OBLIGACIONES DE LA FIDUCIARIA

12. Presentar a EL FIDEICOMITENTE en forma mensual dentro de los primeros cinco (5) días calendarios del mes siguiente, la información necesaria para el cierre contable mensual de EL FIDEICOMITENTE, así mismo rendir un informe presupuestal y financiero del presente ENCARGO FIDUCIARIO. Adicionalmente llevar contabilidad separada para el presente contrato y remitir un informe mensual dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de los estados financieros del contrato, de los rendimientos de los recursos entregados y la relación de pagos, igualmente tener a disposición del fideicomiso un sistema de registro escrito que permitan el control y manejo de las operaciones que se deriven de la administración del presente encargo fiduciario.

Observación: Solicitamos que se exima la obligación de remitir rendición mensual, adicionalmente agradecemos definir cuál es la información que se requiere al 5to día calendario con el fin de validar si el tiempo es suficiente, ya que fácilmente 5 días calendario puede ser un tercer día hábil.

RESPUESTA

La información hace referencia a los extractos bancarios de cierre de mes

Observación 2: Amablemente solicitamos definir la expresión “tener a disposición del fideicomiso un sistema de registro escrito que permitan el control y manejo de las operaciones que se deriven de la administración del presente encargo fiduciario.”

RESPUESTA

Esta no aparece en el proyecto xx xxxxxx de condiciones de este proceso

CLAUSULA QUINTA-ALCANCE Y RESPONSABILIDAD DE LA GESTION DE LA FIDUCIARIA.

Secretaria Administrativa Departamental

5. Cuando la rentabilidad acumulada en términos efectivos anuales obtenida por la FIDUCIARIA durante el período de cálculo correspondiente sea inferior a la rentabilidad mínima obligatoria exigida, las misma deberá responder con sus propios recursos por los defectos. En este caso, se afectará en primer término

la reserva de estabilización de rendimientos constituida, mediante el aporte de la diferencia entre el valor del patrimonio autónomo al momento de la verificación y el valor que este debería tener para alcanzar la rentabilidad mínima obligatoria.

Observación: La fiduciaria es de medios y no de resultados, por lo tanto no se puede garantizar rentabilidad y va en contra del numeral 4 de esta misma clausula, adicionalmente se menciona una “reserva de estabilización de rendimientos” que no se detalla en la licitación, tampoco se conocemos la metodología utilizada para el cálculo de la rentabilidad mínima y las implicaciones en términos de caducidad o terminación anticipada del contrato. Consideramos que se debe eliminar o modificar estas cláusulas en la medida que no conocemos las metodologías.

RESPUESTA

NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, porque este tema esta reglamentado por el Decreto 1861 de 2012, a la que se deben someter los proponentes del presente proceso

Observación 2: Se considera que la Fiduciaria no debería responder con sus propios recursos cuando la rentabilidad obtenida durante el periodo respectivo sea inferior a la rentabilidad mínima obligatoria exigida, toda vez que la misma depende de las fluctuaciones xxx xxxxxxx. Así mismo, se considera que en la minuta se debería dejar un ítem aparte para todo el tema de la reserva de estabilización detallando el mecanismo de dicha reserva, ya este tema solo lo tocan en esta clausula y de manera muy general.

RESPUESTA

NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, porque este tema esta reglamentado por el Decreto 1861 de 2012, a la que se deben someter los proponentes del presente proceso

CLAUSULA VIGESIMA SEPTIMA- IMPUESTOS Y GASTOS

Párrafo 2: Conforme al Numeral 14 del artículo 530 del estatuto tributario, modificado por el artículo 8° de la ley 488 de 1998 y por tratarse de una operación conexa a una operación de crédito público, el presente ENCARGO FIDUCIARIO se encuentra exento del pago del impuesto de timbre.

Observación: Este contrato es una operación conexa a una operación de crédito público?

RESPUESTA

SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN

Secretaria Administrativa Departamental

Observación 3: Solicitamos unificar el tiempo para la presentación de la rendición final de cuentas teniendo en cuenta que se indica 4 meses y en el numeral 36 del 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA xxx xxxxxx de condiciones se indica 2 meses

RESPUESTA

Esta obligación no hace parte de este proceso

Anexo No. 1: CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Numeral 8: Así mismo, declaro bajo la gravedad de juramento, sujeto las sanciones establecidas en el Artículo 172 del Código Penal

Observación: No consideramos que las declaraciones exigidas, en caso de que las mismas tengan una inexactitud puedan ser catalogadas dentro de las actuaciones descritas en el artículo 172 del Código Penal, pues las mismas no tienen de ninguna manera a la defraudación o similares. La sanción debe ser las contempladas como de rechazo de la propuesta.

RESPUESTA

NO ACEPTADA, porque son los señalados por la ley

Finalmente, una vez más queremos manifestar el interés de Fiduciaria BANCOLOMBIA en el presente proceso, sujeto en todo caso al conocimiento y claridad que sobre los aspectos mencionados se tenga

Quedamos atentos a sus comentarios y respuestas,

Para efectos del envío de correspondencia, por favor tener en cuenta la siguiente dirección:

Dirección: Xxxxx 00 Xx. 0 -00 Xxxx 19

Teléfono: (0) 0000000 Ext. 15085 / 15566

Fax: (0) 0000000

Ciudad: Bogotá

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Gerente de Estructuración de Negocios

Fiduciaria Bancolombia S.A.

Correo: xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx