Proceso de Licitación para la Contratación de los Seguros Grupo de Vida Deudores y de Incendio y Terremoto Asociados a Créditos con Garantía Hipotecaria Otorgados por JFK Cooperativa Financiera
Proceso de Licitación para la Contratación de los Seguros Grupo de Vida Deudores y de Incendio y Terremoto Asociados a Créditos con Garantía Hipotecaria Otorgados por JFK Cooperativa Financiera
Pliego de Condiciones Anexo 2 Definitivo
Acuerdo de Buen Uso y Confidencialidad de la Información
Entre XXXXXX XXXX XXXXXX XXXXXX mayor de edad, vecino de Medellín, identificado con cédula de ciudadanía No. 98.659.581 expedida en Envigado, obrando en calidad de Representante Legal de JFK Cooperativa Financiera con domicilio en Medellín, identificada con el NIT. No. 890.907.489-0; y de otra parte, (Nombre del Representante Legal de la Aseguradora) mayor de edad y vecino de la ciudad de XXXXXXX identificado con Cédula De Ciudadanía No. XXXXXXX, quien obra en su calidad de representante legal de (Nombre de la Compañía de Seguros), sociedad con domicilio principal en la ciudad de XXXXXXX, legalmente constituida por medio de la escritura pública No. XXX del XXX de XXX de XXX otorgada en la XXXXXXX, identificada con el NIT No. XXXXXXX , todo lo cual se acredita con los Certificados De Existencia Y Representación Legal expedidos por la Cámara de Comercio de Bogotá D.C. y la Superintendencia Financiera de Colombia, en adelante LAS PARTES, se celebrará el presente Acuerdo de Confidencialidad en virtud del proceso de licitación para la contratación de los seguros colectivos Vida Grupo Deudores e Incendio y Terremoto asociados a los créditos con garantía hipotecaria a favor de JFK Cooperativa Financiera, acuerdo que se regulará por las cláusulas que a continuación se expresan, previas las siguientes consideraciones y, en general, por lo dispuesto en el Código Civil Colombiano.
CLÁSULAS
PRIMERA: PARTES. LAS PARTES para efectos de este Acuerdo y de la relación comercial que se pretende entre ellas, manifiestan que quien entrega información a la otra parte será LA PARTE REVELADORA y quien la reciba será LA PARTE RECEPTORA, pudiendo de esta manera coincidir cualquiera de ellas en ambas posiciones.
SEGUNDA: CONFIDENCIALIDAD: Se entiende por información confidencial toda la información de cualquier clase que, en cualquier momento y de manera directa o indirecta, se entregue, utilice, conozca o se ponga a disposición de LA PARTE RECEPTORA para la ejecución del proceso objeto del presente acuerdo por cualquier medio (transferida verbalmente, por escrito, en medio magnético, en cualquier forma tangible o no), y que se encuentre relacionada con, pero sin limitarse a, clientes, proveedores, know - how, técnicas, procedimientos, metodologías, productos, tecnologías, operación y modelos de negocio, información técnica, financiera, administrativa, legal, comercial, de mercadeo y estrategia, proyectos, entre otras, junto con notas de análisis, hojas de trabajo, compilaciones, comparaciones, estudios o cualquier otro documento preparado por alguna de LAS PARTES, que contenga, refleje, esté basado en o sea generado en razón del presente acuerdo y por tanto, debe permanecer en reserva para todas aquellas personas no autorizadas expresamente para conocerla. Dentro de la información confidencial se encuentra incluido el secreto empresarial, entendido de acuerdo con la definición
consagrada en el artículo 260 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina.
LA PARTE RECEPTORA declara y reconoce que la información de LA PARTE REVELADORA que llegue a conocer con motivo del desarrollo de los negocios que se pretenden realizar, es de carácter confidencial y se encuentra sujeta a reserva, por ende en ningún caso podrá revelarla a terceros, salvo a los empleados, asesores y/o consultores vinculados al proceso objeto del presente acuerdo, cuando sea necesario que estos conozcan dicha información y únicamente para los fines previstos en el pliego. Para estos efectos, LA PARTE RECEPTORA deberá utilizar en la ejecución de los servicios prestados, funcionarios que sean de su entera confianza. LA PARTE RECEPTORA, así como sus funcionarios, se comprometen a no reproducir, copiar, entregar a terceros o hacer uso indebido de los datos o de cualquier tipo de información confidencial que pudiere causar perjuicio a LA PARTE REVELADORA y a implementar todas las medidas, seguridades y precauciones necesarias tendientes a proteger dicha información para evitar su divulgación, actuando con la mayor diligencia en la guarda y tratamiento de la misma. En todo caso, LA PARTE RECEPTORA deberá restituir a LA PARTE REVELADORA toda la información y/o documentación que reciba de ella, una vez se haya cumplido el objeto para el cual fue suministrada. La devolución y/o destrucción de la información no procede cuando exista normatividad que exija a LA PARTE RECEPTORA la conservación de la misma.
PARÁGRAFO PRIMERO: LA PARTE RECEPTORA acepta devolver y/o destruir, o en el caso de medios magnéticos electrónicos o digitales, borrar o volver ilegibles, a elección de LA PARTE REVELADORA, los materiales suministrados por ésta que contengan información confidencial, incluyendo todos los documentos y soportes que la comprenden, así como todas las copias que existan de la misma, entre ellos, formularios, proformas, dibujos, modelos, prototipos, bosquejos, diseños, listas, escritos, medios magnéticos y cualquier otro medio tangible. Para el efecto utilizará métodos idóneos de acuerdo con el nivel de sensibilidad y el medio físico o electrónico en el cual se encuentra almacenada la información.
LA PARTE RECEPTORA deberá, salvo que proceda alguna norma legal que indique lo contrario, garantizar y certificar por medio escrito: a) que no existen copias o respaldos realizados a la información, archivos, programas, entre otros, o b) el procedimiento empleado para la depuración o destrucción de la información.
TERCERA: EXTENSIÓN DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: La obligación de
confidencialidad de LAS PARTES sobre la información confidencial no se extenderá en ningún caso a: a) Información que sea de dominio público con anterioridad a la fecha en la cual hubiere sido entregada a la otra parte. b) Información que se haya hecho pública lícitamente antes o durante la existencia de este acuerdo. c) Información que haya sido previamente conocida sin la obligación de mantenerla bajo confidencialidad. d) Información que haya sido conocida a través de terceros sin que exista la obligación de mantenerla bajo confidencialidad, a menos que LA PARTE RECEPTORA tenga pleno conocimiento que dichos terceros, no están autorizados para revelar o divulgar sin restricción alguna dicha información. e) Información que deba ser entregada por mandato legal a las autoridades de cualquier orden. f) Información que haya construido LA PARTE RECEPTORA sin utilizar la información confidencial de LA PARTE REVELADORA. g).
Información cuya divulgación apruebe LA PARTE REVELADORA de forma escrita y sólo hasta el límite de dicha autorización.
PARÁGRAFO PRIMERO: Si se le solicitare o exigiere a LAS PARTES revelar información confidencial mediante una orden judicial, requerimiento administrativo u otro mecanismo similar, las partes deberán: a) Notificar a la otra parte de tal solicitud o requerimiento de manera inmediata y con anterioridad a la divulgación, de tal forma que la otra parte pueda adelantar la acción judicial o administrativa tendiente a la protección de la información confidencial. b) Xxxxxxxx en el caso que se presente una apelación o acción para la protección de la información confidencial. En cualquier caso, LAS PARTES únicamente revelarán la información confidencial exacta o la porción de la misma específicamente solicitada.
CUARTA: OBLIGACIONES ESPECIALES DE LA PARTE RECEPTORA: LA PARTE
RECEPTORA se obliga a tomar todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar, proteger y mantener reserva, confidencialidad e integridad absoluta de la información que LA PARTE REVELADORA le suministre y entregue en desarrollo del proceso licitatorio para la contratación de los seguros colectivos Grupo de Vida Deudores y de Incendio y Terremoto asociados a los Créditos con garantía hipotecaria a favor de JFK Cooperativa Financiera.
LA PARTE RECEPTORA se obliga a mantener la confidencialidad de los usuarios y las claves utilizadas para acceder a las bases de información de LA PARTE REVELADORA y a definir un procedimiento que asegure dicha confidencialidad, como por ejemplo: el cambio periódico de contraseña, la no divulgación del usuario, la clave o la dirección. Además, deberá controlar la lista de personas que tengan las claves de acceso. También será necesario que a lo largo de este Acuerdo mantenga un procedimiento que asegure que cuando un empleado o dependiente termine el vínculo que le permitió conocer los mecanismos de acceso a las bases de información de LA PARTE REVELADORA según el caso, estos mecanismos sean modificados y no puedan ser utilizados por la persona o personas salientes.
LA PARTE RECEPTORA se compromete a no revelar y/o usar la información confidencial de manera distinta a los términos del presente acuerdo, a acceder única y exclusivamente a la información mínima necesaria para realizar su trabajo. Nunca deberá copiar, modificar o borrar datos o documentos de las bases de datos y sistemas de archivos de LA PARTE REVELADORA, a menos que exprese su necesidad detallada de la información que copiará, modificará o borrará y que dicho requerimiento sea explícitamente aprobado por LA PARTE REVELADORA.
LA PARTE RECEPTORA se abstendrá de revelar a terceros los mecanismos de acceso a la información de LA PARTE REVELADORA, absteniéndose además de divulgar los resultados o conclusiones derivadas de los estudios y gestiones realizadas para LA PARTE REVELADORA, y acepta que una vez terminado el encargo, dicha información tiene el carácter de privilegiada y no podrá ser usada por LA PARTE RECEPTORA para futuras asesorías o gestiones al servicio de otras empresas.
LA PARTE RECEPTORA se hace responsable por cualquier falta a la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información que resulte como efecto del acceso
debido o indebido, con o sin consentimiento suyo, utilizando sus credenciales y/o mecanismos de acceso.
LA PARTE RECEPTORA deberá tener suscritos acuerdos de confidencialidad y seguridad con el personal que destine para la ejecución de la labor, con sujeción a los términos y condiciones anteriormente expuestos.
QUINTA. PROTECCIÓN DE DATOS. LAS PARTES manifiestan que en desarrollo del presente convenio la PARTE REVELADORA entregará los datos personales de sus clientes y/o usuarios siempre y cuando se cuente con la respectiva autorización y sean necesarios para la debida ejecución del presente convenio a la PARTE RECEPTORA, la cual sólo hará uso de la información para los fines pertinentes del desarrollo del presente contrato; cualquier uso distinto al antes indicado queda estrictamente prohibido, salvo que resulte aplicable alguna de las excepciones previstas en la ley. La PARTE RECEPTORA se compromete en su calidad de encargado del tratamiento de los datos, a manejar la información entregada por la PARTE REVELADORA, con los mecanismos y procedimiento necesarios para proteger los datos personales de conformidad con los niveles de seguridad que requiere la ley, es decir, con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La PARTE RECEPTORA se compromete a divulgar éste compromiso a todo el personal que ponga a disposición de éste contrato y a garantizar a la PÁRTE REVELADORA su estricto cumplimiento.
En cumplimiento de la normatividad prevista por la protección de datos personales vigentes en el territorio nacional, LAS PARTES se obligan a acatar en su integridad y en lo que les corresponda, las disposiciones allí contenidas, con el objetivo de garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales a los que, por cualquier razón tengan acceso, atendiendo las instrucciones y recomendaciones que para el efecto realice quien ostente la calidad de “Responsable del Tratamiento” y, los principios rectores que son de obligatorio cumplimiento en el tratamiento de datos personales, así como las obligaciones asumidas por cada una de las PARTES cuando ostenten su calidad de “Encargado del Tratamiento” de los datos. De la misma manera, LAS PARTES se encuentran en la obligación de informarse por escrito, y en un término que no podrá ser superior a cinco
(05) días calendario contados a partir del momento en que tengan conocimiento de cualquier conducta o situación contraria a la normatividad aplicable a la materia, que pueda poner o ponga en riesgo el cumplimiento de las obligaciones a su cargo en materia de datos personales. En todo caso, LAS PARTES se obligan a mantener indemne de cualquier reclamación, multa, sanción, investigación y en general de cualquier daño o perjuicio causado a su contraparte por la violación o el incumplimiento de la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales. La presente obligación permanecerá vigente después de la terminación del presente contrato.
PARÁGRAFO: Como responsable de la información LA PARTE REVELADORA se reserva el derecho en cualquier momento de impedir o prohibir a LA PARTE RECEPTORA el uso de los datos personales compartidos, sobre todo cuando la Parte Transmisora no cuente con la autorización del titular del dato, en cuyo caso la Parte Receptora deberá cesar inmediatamente su uso y eliminar dicha información o datos de sus registros, una vez reciba la notificación de aviso por escrito.
SEXTA: PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: La información
confidencial seguirá siendo propiedad exclusiva de la parte que la revela y será devuelta, junto con todas las copias que de ella se hubiere hecho, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud que en este sentido haga la parte REVELADORA. La devolución de la información no procede cuando exista normatividad que exija a LA PARTE RECEPTORA la conservación de la misma.
SÉPTIMA: DERECHOS SOBRE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL. La entrega de
información confidencial no concede a quien la recibe, autorización, permiso o licencia de uso de marcas comerciales, patentes, derechos de autor o de cualquier otro derecho de propiedad industrial o intelectual, incluyendo el know how, cuya propiedad intelectual se reconoce a la parte que la revela, y la parte que la recibe se obliga a no utilizarlo de manera igual o parecida, para llevar a cabo negociaciones con terceras personas. Ni este Acuerdo ni la entrega o recepción de información confidencial constituyen o implican promesa o intención de asociarse o de llevar a cabo compra o venta de productos o servicios, o promesa de contrato de cualquier índole por cualquiera de las partes o compromiso con respecto a la comercialización presente o futura de cualquier producto o servicio.
LAS PARTES se comprometen a manejar la información de los clientes, con la debida diligencia y cuidado, lo que supone entre otros deberes, el de limitar su divulgación, y el de tomar las medidas idóneas y eficaces para evitar el tráfico y fuga indebida de la información, así como su uso por fuera de los límites de este Acuerdo. LAS PARTES se comprometen a divulgar éste compromiso a todo el personal que ponga a disposición de éste contrato, y garantizar su estricto cumplimiento.
OCTAVA: SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: LAS PARTES garantizan que los
sistemas de comunicación y la infraestructura tecnológica en la cual almacenarán y/o procesarán la información recibida, poseen los elementos de seguridad necesarios para salvaguardar la información. Así mismo, se requerirá la utilización de sistemas de autenticación y encripción para el intercambio de información confidencial entre las partes.
NOVENA: RESPONSABILIDAD: LAS PARTES reconocen que el incumplimiento de este Acuerdo podría causar un perjuicio irreparable para ambas y declaran mantenerse indemnes de cualquier tipo de reclamo, demanda y en general de cualquier acción legal en que puedan verse involucradas en desarrollo del presente acuerdo. La violación de la confidencialidad, el uso indebido de la información o el incumplimiento de las demás obligaciones que se pactan en este Acuerdo, dará lugar a la parte afectada a reclamar judicial o extrajudicialmente el resarcimiento económico de todos los daños y perjuicios que tal incumplimiento pudiera representarle, entablando todas las medidas judiciales que considere pertinentes; así mismo constituye justa causa para adelantar la terminación unilateral de la relación.
En el evento de divulgación o uso no autorizado de información confidencial de una de LAS PARTES, ocurrida por revelaciones que haga la contraparte, ésta última deberá desplegar los esfuerzos necesarios para recuperar y prevenir el uso, diseminación, venta, u otra disposición de dicha información, además facultará a la parte afectada para exigir la indemnización de perjuicios que se causen a él o a terceros como consecuencia de la
violación de la obligación de confidencialidad. Lo anterior, sin perjuicio de los demás derechos que tenga cada uno derivados de este acuerdo.
La parte culpable será la única responsable de atender y adelantar todos los trámites y gestiones ante el interesado o afectado y/o ante las autoridades correspondientes, para soportar técnica, jurídica y económicamente la respuesta de negociación, solicitud, contestación de demanda, arreglo directo, conciliación o proceso que se surta, si fuere el caso.
PARÁGRAFO: Cualquier notificación que reciba alguna de las Partes relacionada con proceso judicial o reclamación de un tercero, será inmediatamente notificada a la Parte directamente responsable, para que esta asuma su propia defensa y exonere de toda responsabilidad a la otra parte, dejándola libre e incólume de toda responsabilidad
DÉCIMA. DURACIÓN. El deber de confidencialidad que aquí se pacta, permanecerá vigente durante todo el proceso de selección y contratación del seguro, y a partir de su terminación de manera indefinida. Una vez se produzca la terminación del acuerdo, LA PARTE RECEPTORA en su calidad de profesional, implemente y ejecute las políticas vigentes en materia de protección a la información confidencial de sus clientes, tratándola con especial responsabilidad, control y protección.
DÉCIMA PRIMERA: NOTIFICACIONES: Cualquier notificación o comunicación que deba realizarse de conformidad con el presente acuerdo, excepto la información confidencial objeto del mismo, se hará por escrito y se entenderá surtida si se entrega en persona o por correo certificado (pero en todo caso enviando previamente copia completa del mismo por fax o correo electrónico) a la siguiente dirección: JFK Cooperativa Financiera Carrera 51 Nro. 43 – 24, Medellín.
DÉCIMA SEGUNDA. CLÁUSULA COMPROMISORIA: Las controversias, disputas o diferencias entre LAS PARTES relativas a la ejecución, interpretación, validez, incumplimiento o cualquier otra que surja entre las partes y relativas a este acuerdo o de cualquiera de sus cláusulas, se intentarán resolver de buena fe mediante arreglo directo en primera instancia. En consecuencia, si surgiere alguna diferencia, cualquiera de las partes notificará a la otra y surgirá una etapa de acuerdo directo desde el día siguiente a la respectiva notificación. Esta etapa de arreglo directo culminará a los treinta (30) días siguientes a la fecha de su comienzo.
Si no hubiere arreglo directo entre LAS PARTES, se resolverá por un Tribunal de Arbitramento que se sujetará al reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Medellín, de acuerdo con los procedimientos establecidos en las leyes y/o reglamentos vigentes sobre la materia. Los árbitros serán tres (3), deberán ser abogados colombianos y se designarán mediante sorteo efectuado entre la lista de los árbitros inscritos en el Centro de Arbitraje y Conciliación de la mencionada Cámara, su decisión será en derecho, sesionarán en la ciudad de Medellín y aplicarán la ley colombiana a los méritos de la controversia; el arbitraje se realizará en idioma español. La parte interesada en la convocación del Tribunal de Arbitramento, notificará a la otra parte y por escrito enviado por correo certificado, su intención de convocatoria. En dicha notificación se detallarán la naturaleza y los asuntos sobre los que tratará el proceso.
DÉCIMA TERCERA: DIVISIBILIDAD DEL ACUERDO: Si cualquier disposición del presente acuerdo fuere considerada ilegal, inválida o inejecutable por autoridad competente, las disposiciones restantes permanecerán en pleno vigor y efecto, siempre y cuando la disposición declarada ilegal, inválida o inejecutable no constituya el objeto esencial del acuerdo.
DÉCIMA CUARTA: CESIÓN: El acuerdo no podrá ser cedido por ninguna de las partes, salvo autorización expresa y escrita de la otra parte.
DÉCIMA QUINTA. TOTALIDAD DEL ACUERDO. Este Acuerdo representa lo acordado totalmente entre las partes con respecto a la información confidencial y será considerado un Anexo a todos los contratos, ofertas mercantiles, o cualquier otro documento que JFK Cooperativa Financiera celebre con (Nombre de la Compañía de Seguros), y sólo puede modificarse por documento escrito firmado por los representantes legales de las partes.
LAS PARTES reconocen, en virtud del presente acuerdo, que el intercambio de información no genera ninguna expectativa económica presente y/o futura reclamable judicial o extrajudicialmente, excepto en los eventos que se evidencie incumplimiento de este acuerdo. Por lo tanto, no están obligadas a suscribir contratos, convenios, acuerdos o aceptar ofertas entre sí.
DÉCIMA SEXTA. CONDICIONES DE NEGOCIACIÓN: LAS PARTES expresamente
reconocen que el acuerdo ha sido negociado por ellas de manera libre, consciente y razonable y que ambas partes han colaborado eficaz y equitativamente en la preparación y redacción de todos sus términos y condiciones.
LEGISLACIÓN APLICABLE: Para todos los efectos el presente acuerdo se regirá e interpretará de conformidad con las leyes de la República de Colombia.
Para constancia se firma por las partes, en la ciudad de el día del mes de del año dos mil diecinueve (2019) en dos ejemplares de un mismo tenor, con destino a cada una de ellas.
XXXXXX XXXX XXXXXX XXXXXX
Gerente General
JFK Cooperativa Financiera
Nombre representante legal.
Representante Legal Nombre Aseguradora