Procedimiento para la Administración de Contratos
Procedimiento para la Administración de Contratos
Objetivo: Establecer los lineamientos generales para el aseguramiento de una adecuada administración de los contratos suscritos por la Unidad de Negocio HIDROPAUTE.
Versión: 5.0
Fecha de vigencia: 11 xx xxxxx del 2016
4 Responsabilidades y Políticas 5
5 Procedimiento para la Administración de Contratos 7
5.1 Designación de Equipo de Apoyo 7
5.3.1 Verificación de garantías 10
5.3.2 Renovación de garantías 10
5.4 Inicio y ejecución del contrato 11
5.4.1 Cómputo del plazo contractual 11
5.4.2 Inicio de Actividades 12
5.4.3 Ejecución de Contrato 13
5.5.1 Transferencia de anticipo 14
5.5.2 Determinación de documentos habilitantes de pago 14
5.5.3 Requerimiento de recursos 15
5.5.4 Solicitud y realización del pago 15
5.6 Revisión del Buen Uso del Anticipo 18
5.7 Terminación del contrato 18
5.7.1 Terminación de mutuo acuerdo 18
5.7.2 Terminación unilateral del contrato y declaración de contratista incumplido 19
5.8 Modificación y xxxxxxxx xx xxxxxx 00
5.8.1 Modificación de cronogramas e hitos intermedios 20
5.8.2 Prórroga o ampliación de plazo 21
5.9 Contratos modificatorios y complementarios 21
5.10 Multas y Sanciones por Incumplimientos contractuales 23
5.10.2 En caso de sanciones 23
5.11 Reclamaciones y controversias 23
5.12 Reemplazo del Administrador del Contrato 24
5.12.1 Por ausencia temporal 24
5.12.2 Por ausencia definitiva: cambio de responsabilidades, renuncia, despido o destitución 24
5.13 Cierre de Administración de Contrato 25
5.13.1 Recepción del objeto de contrato 25
5.14 Liquidación de la administración del contrato 26
5.14.1 Evaluación de la gestión institucional 27
6 Disposiciones transitorias 27
Este procedimiento regula la administración de contratos suscritos por la Unidad de Negocio Hidropaute y aplica desde la designación del Administrador de Contrato hasta la liquidación del contrato.
Este procedimiento regula la administración de convenios en lo que corresponda hasta la creación de un documento oficial para los mismos.
Este procedimiento en los casos que corresponda se subordina a toda instancia legal o normativas vigentes superiores.
Administrador de Contrato: Servidor público de la Unidad de Negocio designado por la Gerencia de Unidad de Negocio, con la finalidad de administrar un contrato para la prestación de servicios, ejecución de obras, suministro de bienes o una combinación de éstos.
Sistema Documental: Herramienta informática de repositorio de la documentación digital del expediente del contrato. Único medio de respaldo de información. Su dirección es xxxx://xxxxxxx.xxxxx.xxx.xx
Contratista: Es la persona natural o jurídica que ha celebrado un contrato con la Unidad de Negocio para la prestación de servicios, ejecución de obras, suministro de bienes o una combinación de éstos.
Equipo de Apoyo: Servidores públicos de la Unidad de Negocio designados por escrito por la Gerencia de Unidad de Negocio o Subgerente o Jefatura de Nivel Gerencial, con la finalidad de apoyar, asistir y pronunciarse formalmente cuando el Administrador de un Contrato lo solicite para el logro del objeto del contrato.
Informe técnico de avance para pago: Documento que debe llenar el Administrador de Contrato que describe el estado de ejecución del contrato y detalla los pagos solicitados.
Memorando de Informe de Cierre: Memorando de rendición de cuentas final del cumplimiento del objeto y los resultados esperados de un contrato y su administración, que constituye el habilitante para la terminación de la designación del rol de Administrador de Contrato.
Jefatura de Nivel Gerencial: Jefatura que responde directamente a la Gerencia, es este caso Jefatura de Gestión Socio Ambiental y Jefatura de Seguridad y Salud Ocupacional.
Portal Institucional del SERCOP: Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Pública
Herramienta de planificación: Herramienta informática disponible para la administración de proyectos y contratos, en la que se registra el avance y vínculos del expediente digital del contrato xxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx
Formato vigente: Documento prediseñado, aprobado por el responsable del procedimiento y con versionamiento propio. Si el formato modifica el procedimiento, éste último debe ser aprobado para habilitarlo.
Lista de verificación para contratistas: Formato establecido para que el Administrador de contrato pueda verificar las condiciones mínimas para el inicio de actividades, tales como: personal, maquinaria, equipo y herramientas, condiciones de logística, requisitos de seguridad y salud laboral, requisitos ambientales, vigilancia física y demás condiciones establecidas en el contrato, procedimientos internos y legislación vigente asociada.
La elaboración y aplicación del presente procedimiento requiere de cumplir los requisitos legales y normativos vigentes. A continuación se indican los principales, sin embargo el Administrador de Contrato debe aplicar todos los vinculantes.
Xxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento y reformas.
Reglamento a la ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Resoluciones emitidas por el SERCOP.
Norma de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personal Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos
Disposiciones de la Corporación Eléctrica del Ecuador.
Matriz de requisitos normativos.
Reglamento de ordenadores de gastos y pagos de la Empresa Pública Estratégica CELEC EP
4 Responsabilidades y Políticas
Administrador de Contrato
1. Verificar el cumplimiento del contrato, pliegos, oferta, acta de preguntas, respuestas y aclaraciones, de aplicar el acta de negociación, procedimientos internos y legislación vigente asociada.
2. Realizar el aseguramiento de la calidad de obras, bienes o servicios, objeto del contrato.
3. Identificar y evaluar los riesgos de la ejecución del contrato. Notificar a la Gerencia de Unidad de Negocio lo
pertinente.
4. Realizar las gestiones internas necesarias para la consecución del objeto del contrato.
5. Emitir las comunicaciones oficiales (escritas) entre la Unidad de Negocio y el contratista, en los aspectos y dentro de los plazos establecidos en los pliegos y el contrato.
6. Coordinar y mantener informado a su nivel superior de las gestiones y estado de la ejecución del contrato, así como a otras áreas interesadas.
7. Solicitar la designación del equipo de apoyo, dependiendo de su criterio y de la naturaleza del contrato.
8. Solicitar a las áreas internas, cuando se requiera, información o soporte relacionado al contrato, incluso a otros Administradores de Contratos.
9. Elaborar y suscribir, conjuntamente con el Técnico designado al efecto por la Gerencia de Unidad de Negocio, el (las) acta(s) de Entrega Recepción Provisional y/o Definitiva.
10. Validar y aprobar las facturas y demás habilitantes de pago del contrato.
11. Solicitar el pago oportuno de las obligaciones previstas en el contrato.
12. Asegurar que el expediente físico y digital contenga los documentos habilitantes de pago y los respaldos que demuestren la validez, razonabilidad y exactitud del pago.
13. Supervisar la ejecución y desarrollo del objeto, eventos y actividades previstas en el contrato.
14. Velar para que el contrato se cumpla en los plazos, condiciones y precios estipulados.
15. Realizar las acciones necesarias para superar retrasos, gestionar modificaciones o cambios cuando sean pertinentes de tal manera que no comprometan los intereses de la Unidad de Negocio.
16. Solicitar a la Gerencia de la Unidad de Negocio la suscripción de contratos modificatorios y/o complementarios a que hubiere lugar.
17. Evaluar al personal del contratista y solicitar su reemplazo o incremento, con el propósito de cumplir con la calidad y plazos contractuales.
18. Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes laborales, de seguridad y salud laboral y aquellas disposiciones de cumplimiento obligatorio en el país, para con sus trabajadores.
19. Reportar a la Gerencia de Unidad de Negocio en caso de accidente laboral del personal de contratista o accidente ambiental, en cumplimiento del contrato y solicitar la investigación, causas y plan de acción correspondiente.
20. Colaborar con la Subgerencia Jurídica en los casos de litigio o gestiones judiciales o extrajudiciales relaciones con el contrato, proporcionando oportunamente la documentación que permita la defensa.
21. Vigilar que el contratista de estricto cumplimiento a las políticas de gestión de la calidad, seguridad y salud ocupacional, gestión ambiental y responsabilidad social y demás políticas de gestión de la Unidad de Negocio, procedimientos internos y legislación vigente.
22. Vigilar que el contratista de cumplimiento al manual de imagen corporativa, a través del uso de logotipo, hojas membretadas, formatos, etc. y en las actividades de promoción, trabajo comunitario y/o socialización de los trabajos del contrato.
23. Colaborar y responder en los procesos de evaluación interna o auditoría externa, lectura de informes, determinación de causas y ejecución de planes de acción de hallazgos identificados.
24. Mantener el expediente físico y digital del contrato, organizado y actualizado.
25. Actualizar la información del contrato en el Portal Institucional del SERCOP.
26. Actualizar el avance de la contratación en la Herramienta de Planificación.
27. Cumplir con la entrega correcta, suficiente y puntual de informes, indicadores, avances y demás información requerida institucionalmente con respecto a la ejecución del contrato.
28. Asegurar al contratista las facilidades logísticas, de ingreso a las instalaciones, a sistemas informáticos, que se hayan previsto en el contrato; y, dar aviso a las áreas pertinentes de la conclusión del contrato.
29. Las demás que prevea el contrato y la ley.
30. Suspender las actividades en caso de evidenciar actos y condiciones sub estándar que pongan en riesgo la salud y la integridad del personal del contratista y/o personal de la Unidad de Negocio Hidropaute.
El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente acuerdo, por parte de las autoridades y colaboradores de la Unidad de Negocio HIDROPAUTE, da lugar a las sanciones que correspondan conforme a la normativa vigente.
5 Procedimiento para la Administración de Contratos
5.1 Designación de Equipo de Apoyo
Administrador de Contrato
Dependiendo de la naturaleza del contrato y al criterio del Administrador para el logro del objeto contractual:
1. Solicita mediante memorando a la Gerencia de Unidad de Negocio (coordinando previamente con las Subgerencias o Jefaturas de nivel Gerencial relacionadas) la autorización y designación de miembros del Equipo de Apoyo tales como: Personal Técnico, Fiscalizador, Seguridad y Salud Ocupacional, Gestión Ambiental, entre otros. Excepto Subgerencia Jurídica y Finanzas.
2. Cuando el requerimiento no es interdepartamental, solicita mediante memorando a la Subgerencia o Jefatura de nivel Gerencial relacionada la autorización y designación del Equipo de Apoyo, pudiendo solicitar un miembro para los asuntos administrativos.
a. No se asigna al Equipo de Apoyo personal de Subgerencia Jurídica y Finanzas en cuyo caso, estas áreas, tiene la obligación de responder a las consultas concurrentes.
b. La Subgerencia Xxxxxxxx procurará la asignación del mismo especialista jurídico que intervino en la fase precontractual para la administración de contrato.
c. En todos los casos, Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental, son corresponsables del ámbito de su competencia y deben considerar los contratos en ejecución en las inspecciones de rigor coordinando previa y proactivamente con el Administrador de Contrato.
d. Si por la demanda de tiempo completo y/o especialidad se requiere de miembros de Equipo de Apoyo externos, se deberá gestionar las contrataciones de personal correspondientes.
Subgerencia Jurídica
1. Ingresa información básica del contrato en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN. Incluyendo la fecha de suscripción y fecha de inicio de contrato cuando esta corresponde a la de suscripción.
2. Crea la carpeta “Contractual” en el Expediente Digital del proceso de contratación en el SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ingresando el Contrato y Garantías en caso de aplicar.
3. Crea la carpeta “Administrador” en el Expediente Digital del proceso y asigna los permisos al Administrador de contrato designado.
4. Entrega mediante memorando al Área Financiera la verificación de garantía, realizada con el Ente Asegurador.
La copia de oferta ganadora completa se encuentra publicada en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN.
Jefatura de Adquisiciones
5. Gestiona la creación del Administrador de Contrato como usuario del Portal Institucional del SERCOP.
El link (URL) del expediente digital se encuentra disponible en la pestaña Documentos en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN
Administrador del Contrato
6. Mantiene actualizado el expediente digital en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN según la Tabla 1.
7. Mantiene actualizado en el Portal Institucional del SERCOP la información según la Tabla 1 y/o lo indicado en la legislación vigente.
8. Mantiene organizado y actualizado el expediente físico según la Tabla 1.
9. Con la liquidación de la Administración de Contrato aplica sección Liquidación de Contrato.
Por requerimiento del Administrador de Contrato y una vez autorizado por el Subgerente o Jefe Gerencial, el Asistente Administrativo del área relacionada cumple con la responsabilidad sobre la administración del expediente físico y digital durante la ejecución del contrato.
Los memorandos generados en Quipux deben archivarse en el expediente digital (opcional físico) y constar en el FORMATO REGISTRO DE MEMORANDOS VIGENTE. Los oficios deben archivarse en el expediente digital.
Jefatura de Adquisiciones
10. Finaliza el proceso de contratación en el Portal Institucional del SERCOP con el ingreso del
MEMORANDO DE INFORME DE XXXXXX enviado por el Administrador de Contrato.
Asistente Administrativo
11. Al cierre de la Administración de Contrato, mantiene el expediente identificado, organizado, legible y accesible. Previniendo su deterioro y respetando la imagen corporativa.
Tabla 1- Documentos requeridos en el expediente físico, digital y de ingreso al Portal Institucional del SERCOP
DOCUMENTO | SERCOP | DIGITAL | FISICO |
Contrato, oferta ganadora, copia de garantías, pliegos, acta de preguntas y respuestas, acta de negociación. | √ | √ | |
Memo de notificación de transferencia de anticipo. | √ | √ | |
Contratos modificatorios, y/o contratos complementarios y otra situación especial. | √ | √ | |
Ordenes de cambio, de trabajo. | √ | √ | √ |
Autorizaciones de subcontratación | √ | √ | √ |
Garantías presentadas durante la ejecución del contrato. | √ | √ | |
Comunicaciones al contratista y actos administrativos de aplicación de multas y sanciones. | √ | √ | √ |
Autorizaciones de delegación. | √ | √ | |
Designación de Administrador en caso de reemplazo. | √ | √ | |
Planillas, solicitud de pago, orden de pago y sus respaldos. | √ | √ | √ |
Informes técnicos de avance para pago | √ | √ | |
Ingreso a bodega, en caso de bienes. | √ | √ | √ |
Informes de fiscalización, cuando aplique. | √ | √ | √ |
Informes del Equipo de Apoyo, cuando aplique. | √ | √ | |
Actas de trabajo o reunión, comunicaciones oficiales (correos electrónicos en caso de ser relevantes). | √ | √ | |
Documentos que evidencien obras, productos o servicios adquiridos, su verificación y aseguramiento de calidad y cantidad. | √ | √ | |
Actas de entrega recepción provisional y/o definitiva previstas en el contrato. | √ | √ | √ |
Memo de informe de cierre de administración de contrato | √ | √ | √ |
Registro de correspondencia cruzada con el contratista que afecte la ejecución contractual | √ | ||
Factura electrónica (xml y pdf) | √ | ||
Planos | √ | √ |
Cronograma de ejecución autorizada con los recursos disponibles | √ | √ | |
Resultados de ensayos y pruebas | √ | √ | |
Libro de obra | √ |
5.3.1 Verificación de garantías
Subgerencia Jurídica
1. Verifica las garantías de buen uso de anticipo y fiel cumplimiento.
2. Recepta las garantías técnicas entregadas por el Administrador del Contrato.
3. Entrega a Subgerencia Financiera, mediante memorando:
Ejemplar original de contrato
Garantías originales
Verificación de garantías realizada con el Ente Asegurador cuando aplique.
Certificado bancario
Las garantías técnicas deberán ser verificadas por parte del Delegado o Comisión Técnica en la fase precontractual y en caso de que las garantías se entreguen en la fase contractual son responsabilidad del Administrador de contrato.
T esorería
4. Resguarda la(s) garantía(s) original (es), asegurando su integridad.
5.3.2 Renovación de garantías
Tesorería
1. Con un mínimo de 15 días previos al vencimiento de garantías, notifica al Administrador de Contrato el vencimiento de las mismas mediante correo electrónico generado automáticamente desde HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN.
Administrador de Contrato
2. Verifica la necesidad de renovación, plazo, monto o demás datos necesarios de las garantías.
3. De ser el caso, solicita la renovación de la(s) garantía(s) al contratista o a la institución bancaria o aseguradora.
4. Recibe las garantías renovadas y solicita mediante memorando a la Subgerencia Jurídica su calificación.
Subgerencia Jurídica
5. Verifica que la garantía ha sido efectivamente emitida por el Ente Asegurador y la califica.
Si la garantía califica:
6. Entrega mediante memorando la garantía original a Tesorería con copia al Administrador de Contrato.
Si la garantía no califica:
7. Se procede a analizar y gestionar las alternativas de corrección.
Tesorería
8. Resguarda las garantías originales, asegurando su integridad.
9. Ingresa información de las garantías en HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN.
La Subgerencia o Jefatura de Nivel Gerencial relacionada con la administración de los activos resultantes del contrato es responsable del trámite de ejecución de garantías técnicas, de ser el caso.
5.4 Inicio y ejecución del contrato
5.4.1 Cómputo del plazo contractual
Administrador del Contrato
1. Determina las fechas de plazo de duración del contrato, de entrega de obras, productos o servicios, informes, hitos, facturación, aplicación de multas, etc. Para fechas de facturación aplica la sección Documentos Habilitantes de Pago.
2. En el caso de que la fecha de inicio del plazo contractual esté condicionada al pago del anticipo u otra circunstancia, notifica al Contratista la verificación de las condiciones previstas para el inicio del plazo contractual.
Para la determinación de fechas se consideran los criterios indicados a continuación:
Plazo:
El plazo se considera en días calendario y hasta la media noche de la fecha de finalización.
Fecha de finalización
a. Plazo en días
Si el plazo está en días, se cuentan todos los días desde el día siguiente a la fecha de suscripción o la establecida en el propio contrato (generalmente la fecha de notificación de transferencia de anticipo).
También resulta de sumar el número de días plazo a la fecha de suscripción o la establecida en el propio contrato.
Tabla 2- Ejemplo de cómputo de plazo en días desde la fecha de suscripción.
FECHA SUBSCRIPCIÓN | PLAZO | FECHA DE FINALIZACIÓN |
30/01/2014 | 10 DÍAS | 9/02/2014 |
b. Plazo en meses o años
Si el plazo es en meses o años, se suman el número de meses o años plazo (nunca días) y se determina el mes o año de finalización.
La fecha de finalización corresponde al mismo día o fecha de suscripción o la establecida en el propio contrato en el correspondiente mes o año de finalización.
Cuando el día de suscripción, o condición establecida en el contrato, es mayor al número de días existentes en el mes de finalización, la fecha de finalización recae en el último día de éste mes.
Tabla 3- Ejemplo de cómputo de plazo en meses y años desde la fecha de suscripción.
FECHA SUCRIPCIÓN | MES/AÑO SUSCRIPCIÓN | PLAZO | MES/AÑO FINALIZACIÓN | FECHA DE FINALIZACIÓN |
29/02/2012 | 2012 | 3 AÑOS | 2015 | 28/02/2015 |
31/01/2014 | Enero | 10 MESES | Noviembre | 30/11/2014 |
Si la fecha de finalización recae en día no laborable, se considera el siguiente día hábil.
5.4.2 Inicio de Actividades
Administrador del Contrato
Oportunamente posterior a la fecha de inicio de contrato;
1. Utiliza la LISTA DE VERIFICACIÓN PARA CONTRATISTAS definiendo las condiciones mínimas para el inicio de actividades, tales como: orden de trabajo, personal, maquinaria, equipo y herramientas, condiciones de logística, requisitos de seguridad y salud laboral, requisitos ambientales, vigilancia física y demás condiciones establecidas en el contrato, procedimientos internos y legislación vigente asociada y realiza la sociabilización de la misma al contratista.
2. Si para la debida ejecución del contrato la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxxxxxx estableció en los pliegos la necesidad de entregar al contratista bienes de su propiedad, es responsabilidad del administrador del contrato, suscribir con bodega el acta de entrega recepción de tales bienes, para posteriormente proceder a su entrega al contratista mediante la suscripción de un acta.
3. Verifica las condiciones para el inicio de actividades.
4. Para el caso de contratos de obra, servicio y consultoría, incluido la instalación de bienes suministrados; previo el inicio de las actividades, propicia y lleva a cabo una reunión de difusión
con el contratista, que entre otros temas se tratarán: riesgos de seguridad y salud laboral, aspectos ambientales, reglamentos e instructivos de la Unidad de Negocio y cumplimiento de las OBLIGACIONES PARA LA GESTIÓN INTEGRAL establecidas en la fase precontractual, que a consideración del administrador del contrato abordan el contrato, multas y sanciones, etc. Quedará reflejando en un acta el detalle de los temas abordados.
5. Genera las órdenes de trabajo y las consignaciones correspondientes para la ejecución de actividades de contratistas en las instalaciones de la Unidad de Negocio Hidropaute, previa coordinación con los responsables de las diferentes localidades conforme lo establecido en el INSTRUCTIVO PARA GESTIÓN DE INTERVENCIONES
6. Notifica al Contratista las fechas de plazos contractuales según sección habilitantes de pago y fechas de facturación según “Determinación de Documentos Habilitantes de Pago”
Para las centrales de generación y sus campamentos serán considerados como responsables de localidades los jefes de central, mientras que en las oficinas administrativas será la Jefatura de Servicios Generales.
Para la reunión de difusión el Administrador del contrato podrá pedir soporte al personal de Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Laboral.
En caso de adquisición de bienes no es necesario aplicar verificación para inicio de actividades.
Adicional a la verificación de condiciones mínimas para el inicio de actividades, los administradores de contrato deben realizar verificaciones aleatorias utilizando la LISTA DE VERIFICACIÓN PARA CONTRATISTAS vigente a lo largo de la ejecución del contrato.
El seguimiento de contratistas para Construcción de Centrales de Generación se realiza mediante reuniones. No aplica LISTA DE VERIFICACIÓN PARA CONTRATISTAS.
La LISTA DE VERIFICACIÓN PARA CONTRATISTAS aplica para todo tipo de contratación que incluye adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios y consultorías.
5.4.3 Ejecución de Contrato
Administrador del Contrato
1. Cumple las responsabilidades de la Administración de Contrato establecidas en la sección 3.
2. Ejecuta el plan de verificación del cumplimiento del contrato que incluya además requisitos de seguridad y salud ocupacional, gestión ambiental, responsabilidad social, orden y limpieza y demás políticas de gestión de la Unidad de Negocio, procedimientos internos y legislación vigente.
3. Registra en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN problemas que afectan el contrato con la finalidad de documentar y consultar al momento de realizar el informe de cierre del contrato. Esto también servirá como base de conocimientos para futuros administradores. Si el problema no está al alcance del Administrador solucionarlo, envía un memorando a quien corresponda la solución, recomendando las posibles alternativas.
4. Registra en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN toda actividad que represente un avance en la ejecución del contrato.
En el caso de existir temas relacionados con accidentes e incidentes de Seguridad y Salud Laboral o Medio ambiente, ingresar esta información como Problema en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN llenando en el campo de RECEPTOR EXTRA el correo electrónico del personal del área relacionada.
VIDEO REPORTAR PROBLEMAS: xxxx://xxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/x/x/xxxxxxxxx/XxxxxxXxxxx/000xx000-0xx0-00x0-00x0- f74b7e3ad9b3/W2P%20-%20Reportar%20problemas.mp4.
5.5.1 Transferencia de anticipo
Tesorería
1. Notifica mediante correo electrónico al Contratista con copia al Administrador de Contrato, la transferencia del anticipo.
2. Ingresa en HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN la fecha de inicio de contrato cuando esta depende de la notificación de la transferencia del anticipo.
3. Entrega mediante correo electrónico la orden de pago y OPI (orden de pago interbancaria) al Administrador de Contrato.
Cuando el plazo del contrato inicie con la fecha de notificación del anticipo, ésta corresponde a la fecha del correo electrónico de notificación al Contratista sobre la transferencia del anticipo, indicada en el numeral uno.
5.5.2 Determinación de documentos habilitantes de pago
Administrador del Contrato
1. Determina los documentos habilitantes de pago considerando la legislación y guías vigentes, y lo establecido en el contrato, pliegos y oferta.
Cuando en una misma factura se incluyen bienes y servicios, consultar al área de Contabilidad para guiar al contratista en su forma de facturación a fin de evitar retenciones mayores.
2. Informa los habilitantes de pago y fechas de facturación al Contratista previo al inicio de actividades.
Documentos habilitantes de pago adicionales se solicitan únicamente previos a la recepción de factura correspondiente.
Cuando sea necesario se debe adjuntar a los habilitantes de pago documentos de soporte como: documentos de aduanas, certificados de origen, etc.
5.5.3 Requerimiento de recursos
Administrador del Contrato
1. Envía por correo electrónico mensualmente a la Subgerencia o Jefatura de nivel Gerencial a la que pertenece el requerimiento de recursos económicos para cumplir con los pagos contractuales.
Subgerente o Jefatura de Nivel Gerencial
2. Actualiza el requerimiento mensual, según el FORMATO DE REQUERIMIENTO DE RECURSOS MENSUAL VIGENTE.
5.5.4 Solicitud y realización del pago
Previo a la solicitud de pago se deben tomar en cuenta las siguientes condiciones para la facturación:
1. Deben ser válidas a la fecha de emisión y cumplir con la Normativa tributaria vigente tanto los documentos de pre impresión de la factura como las facturas electrónicas.
2. Deben asegurar la correcta información ingresada, exactitud de valores y coherencia con el Certificado de Validez obtenido en el portal del SRI.
3. En caso de facturas pre impresas no deben contener tachones, rayones o enmendaduras.
4. Debe entregarse de manera oportuna a la Subgerencia Financiera.
5. Las facturas deben ser emitidas a nombre de la CORPORACION ELECTRICA DEL ECUADOR CELEC EP, o solamente CELEC EP, con RUC 1768152800001, Dirección: Xxxxxxxxxxxx Xxxxx xx 0, Teléfono 000000000.
6. En caso de facturas pre impresas deben estar firmadas por el Contratista y por el Administrador del Contrato o responsable del trámite de pago.
7. Debe constar de la cantidad, precio unitario y total, subtotales sin incluir impuestos, descuentos, el IVA señalando la tarifa y debe estar totalizada.
8. En el caso de facturas electrónicas se debe entregar la impresión de la factura y enviar mediante correo electrónico el archivo xml y pdf.
Administrador del Contrato
1. Realiza el control previo al pago mediante la verificación de por lo menos las siguientes actividades:
a. Revisa exhaustivamente los habilitantes de pago que garantice su veracidad, exactitud y precisión aritmética, cuyo monto total determinado para el pago, es de su responsabilidad.
b. Realiza la verificación aritmética de: reajustes de precios, tablas de cantidades y precios, pagos acumulados, amortización de anticipo, uso y control de disponibilidad presupuestaria.
c. Asegura que los habilitantes de pago (incluida la factura) sean coherentes con los rubros, plazos, multas, descuentos y demás consideraciones económicas previstas en el contrato.
d. Asegura que la recepción parcial o definitiva de obras, bienes o servicios guardan conformidad plena con la calidad y cantidad especificada en comprobante de pago, contrato, oferta, pliegos, acta de preguntas, respuestas y aclaraciones, la legislación aplicable y de aplicar el acta de negociación.
2. Actualiza el avance del contrato y expediente digital en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN
3. Solicita mediante memorando el pago a la Subgerencia Financiera adjuntando:
Informe técnico de avance para pago según formato vigente.
Factura original.
Certificado de Validez de la Factura emitido a través del portal del SRI.
Copia del Certificado de disponibilidad presupuestaria por cada pago.
Orden de compra, ingreso a bodega valorado y registro contable MPL para el caso de bienes, emitidos y firmados por el departamento de Inventarios.
Demás documentación habilitante de pago definida en los pliegos y contrato de referencia.
4. En el memorando de solicitud de pago debe detallar el número de contrato, valor a cancelar, número de CDP y documentación que se adjunte como respaldo para el pago.
Para el caso de adquisición de bienes (excepto valores por contratos complementarios o modificatorios), o contratos de obra (excepto costo más porcentaje, valores de contratos complementarios o modificatorios) la certificación presupuestaria entregada para el inicio del proceso de contratación será válida para la gestión de pagos autorizados dentro del mismo año de emisión de la certificación, siempre que los valores ejecutados no superen los comprometidos.
El departamento financiero NO tramitará los pagos sino se cuenta con la documentación original.
Art 115. Código de planificación y finanzas públicas: Ninguna entidad u organismo público podrá contraer compromisos, celebrar contratos ni autorizar o contraer obligaciones sin la emisión de la respectiva certificación presupuestaria.
En caso de bienes:
Orden de Compra firmados por el departamento de Inventarios y Bodegas
Ingreso a Bodega firmados por el departamento de Inventarios y Bodegas
No se debe adjuntar respaldos o anexos de habilitantes de pago, que deben reposar en el expediente físico de responsabilidad del Administrador de Contrato.
Para realizar el certificado de validez guiarse con los Videos disponibles en el SISTEMA DOCUMENTAL.
SRI-VALIDACIÓN DE FACTURA: xxxx://xxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/x/x/xxxxxxxxx/XxxxxxXxxxx/0xxxx0x0-x000-0000-0000- 98be84766a22/SRI%20-%20Validaci%c3%b3n%20de%20factura.mp4
SRI-VALIDACIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA: xxxx://xxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/x/x/xxxxxxxxx/XxxxxxXxxxx/0x0xx0x0-0000-000x- b300-5bda513d6d22/SRI%20-Validaci%c3%b3n%20factura%20electr%c3%b3nica.mp4
Contabilidad
7. Verifica que lo facturado corresponda a los valores solicitados para el pago en base a los documentos que el Administrador debe enviar adjunto a la factura, caso contrario emite observaciones y devuelve el trámite al administrador para su corrección.
8. Verifica el avance del contrato actualizado en HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN.
9. En caso de requerir, solicita información al Administrador de Contrato, para un adecuado registro contable y asignación de costos.
10. Ingresa la factura al sistema, vincula la disponibilidad presupuestaria, genera registros contables, asigna retenciones, amortiza el anticipo y registra las multas ordenadas por el Administrador.
El Administrador de Contrato es responsable de archivar, en el expediente físico y digital, los documentos habilitantes de pago y los respaldos que demuestren la validez, razonabilidad y exactitud del pago. Es responsable de solventar observaciones y entrega de información oportuna a Contabilidad que no afecte al pago.
Tesorería
11. Emite comprobante de retención y de pago.
12. Envía al contratista el comprobante de retención.
13. Realiza transferencia de recursos a la cuenta indicada por el contratista.
14. Notifica mediante correo electrónico al Administrador de Contrato el pago adjuntando comprobante de retención, orden de pago y OPI (orden de pago interbancaria).
15. En caso de pago final, ingresa la fecha en HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN.
Contabilidad y Tesorería no son responsables de verificar el cumplimiento contractual ni la razonabilidad y exactitud aritmética de los respaldos habilitantes de pago, reajustes, aplicación de multas, descuentos y demás implicaciones económicas, aquello le corresponde al Administrador de Contrato.
5.6 Revisión del Buen Uso del Anticipo
Administrador del Contrato
1. Corresponde al administrador del contrato verificar el correcto uso de los recursos que por concepto de anticipo se haya otorgado, siendo de su responsabilidad verificar que el empleo de tales recursos se encuentre destinado única y exclusivamente a la ejecución contractual.
2. Para el cumplimiento de lo mencionado en el numeral anterior deberá, conforme lo previsto en los pliegos, exigir a los contratistas la presentación de facturas y más documentación de soporte que permita corroborar que el uso de los recursos entregados, han sido destinados al cumplimiento del objeto contractual. Dicha verificación deberá realizarse hasta que el anticipo otorgado se haya devengado.
3. En caso de encontrar irregularidades notifica al Gerente de Unidad de negocio el cual a su vez asignará el caso a la Subgerencia Jurídica para realizar el análisis pertinente y determinar las acciones a tomar.
5.7.1 Terminación de mutuo acuerdo
Administrador del Contrato
1. Estudia el contrato, y el marco jurídico vigente en cuanto hace relación a la terminación de mutuo acuerdo.
2. Realiza la respectiva consulta a la Subgerencia Jurídica mediante correo electrónico sobre la procedencia de la terminación del contrato por mutuo acuerdo.
3. Recomienda a la Gerencia de Unidad de Negocio, mediante memorando, terminación de mutuo acuerdo y solicita la emisión de la correspondiente resolución. El memorando debe contener un informe motivado con:
Los antecedentes, sustentos contractuales y legales
Avance y estado de la ejecución de contrato.
Valoración económica de lo entregado, realizado y pendiente.
Aplicación de multas, descuentos, ejecución de garantías, etc., de ser el caso.
Gerencia de Unidad de Negocio
4. Autoriza y reasigna el memorando a la Subgerencia Jurídica para que proceda a la elaboración de resolución.
5. Dispone al Administrador de Contrato la elaboración y suscripción del acta de terminación de contrato por mutuo acuerdo.
Subgerencia Jurídica
6. Elabora la resolución y gestiona su suscripción por parte de la Gerencia de Unidad de Negocio
7. Entrega copias al Administrador de Contrato y al Contratista.
Administrador del Contrato
8. Con copia de la resolución, procede a gestionar su publicación en el Portal Institucional del SERCOP y archiva en expediente digital y físico.
9. Aplicar ejecución de garantías de ser el caso.
10. Procede a la suscripción de la respectiva acta de entrega-recepción.
11. Solicita, de ser el caso, el pago según lo previsto en la sección 5.5.4. Solicitud y Realización del Pago.
12. Aplicar Cierre de Administración de Contrato, según lo previsto en la sección “Cierre de Administración de Contrato”.
5.7.2 Terminación unilateral del contrato y declaración de contratista incumplido
Administrador del Contrato
1. Estudia el contrato y el marco jurídico vigente en cuanto hace relación a la terminación unilateral del contrato.
2. Realiza la consulta a la Subgerencia Jurídica mediante correo electrónico sobre la procedencia de la terminación unilateral del contrato.
3. Recomienda a la Gerencia de Unidad de Negocio, mediante memorando, terminación unilateral de contrato y solicita la emisión de la correspondiente resolución. El memorando debe contener un informe motivado con:
Los antecedentes, sustentos contractuales y legales
Avance y estado de la ejecución de contrato.
Valoración económica de lo entregado, realizado y pendiente
Aplicación de multas, descuentos, ejecución de garantías, etc., de ser el caso.
Gerencia de Unidad de Negocio
4. Autoriza y reasigna al Administrador de Contrato la notificación al Contratista.
Administrador del Contrato
5. Notifica mediante oficio al Contratista la intención de terminación unilateral de contrato adjuntando el informe correspondiente.
6. Aplica terminación unilateral del contrato una vez que el contratista no ha justificado debidamente las razones de su incumplimiento; o cumplido el contrato en el plazo de 10 días desde la notificación.
7. Con copia de la resolución de Terminación Unilateral de Contrato suscrita por la Gerencia de Unidad de Negocio, procede a gestionar su publicación en el Portal Institucional del SERCOP y archiva en expediente digital y físico.
8. Aplica ejecución de garantías de ser el caso.
9. Procede a la suscripción de la respectiva acta de entrega-recepción, de ser el caso.
10. Solicita, de ser el caso, el pago según lo previsto en la Sección “Gestión de Pago”.
11. Aplica Cierre de Administración de Contrato, según lo previsto en la Sección “Cierre de Administración de Contrato”.
Subgerencia Jurídica
12. Entrega Resolución de Terminación Unilateral de Contrato suscrita por la Gerencia de Unidad de Negocio al Administrador de Contrato para ingresar al Portal Institucional del SERCOP y archivo en expediente digital y físico.
13. Notifica mediante oficio adjuntando la Resolución al Contratista.
14. Notifica mediante oficio al Servicio Nacional de Contratación Pública (SERCOP) adjuntando la Resolución y el informe.
El Administrador de Contrato mediante memorando puede recomendar la Gerencia de Unidad de Negocio la terminación unilateral de contrato, cuando la aplicación de multas ha superado el 5% del valor del contrato.
5.8 Modificación y prórroga de plazos
5.8.1 Modificación de cronogramas e hitos intermedios
Administrador del Contrato
1. Recibe la solicitud motivada de modificación de cronogramas e hitos intermedios, mediante oficio enviado por el Contratista.
2. Autoriza, mediante oficio, las modificaciones de cronograma, siempre y cuando no comprometan el plazo total del objeto del contrato; con copia a la Subgerencia o Jefatura Gerencial que le corresponde y demás áreas afectadas por la modificación.
3. Actualiza el expediente.
4. Incluye en el INFORME TÉCNICO DE AVANCE PARA PAGO.
La modificación de cronogramas e hitos intermedios relacionados a proyectos del Plan Anual de Inversiones (PAI), es responsabilidad del Administrador y debe ser informado a la Gerencia de Unidad de Negocio
En el caso de que exista fiscalización debe existir el informe correspondiente.
5.8.2 Prórroga o ampliación de plazo
1. Recibe la solicitud motivada de ampliación de plazo, mediante oficio enviado por el Contratista.
2. El Administrador de Contrato analiza la solicitud del contratista y aprueba o rechaza la solicitud.
3. En caso de haber aprobado la solicitud por estimarse responsabilidad o conveniencia para LA UNIDAD DE NEGOCIO, el Administrador recomienda a la Gerencia de Unidad de Negocio la ampliación del plazo contractual mediante memorando incluyendo el respectivo informe justificativo.
4. Verifica la fecha de vencimiento de las garantías contractuales y de ser el caso aplica sección “Renovación de Garantías”.
Gerencia de Unidad de Negocio
5. De estimarlo procedente, autoriza la ampliación del plazo y notifica al Administrador con copia al Subgerencia o Jefatura de Nivel Gerencial y Gestión Organizacional.
Gestión Organizacional
6. Actualiza la planificación y establece vínculo en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN.
Administrador del Contrato
7. Notifica al contratista mediante oficio la autorización o rechazo. En caso de aprobación solicita el nuevo cronograma.
La ampliación del plazo que implique variación del valor de contrato debe realizarse mediante un contrato complementario, excepto en obras hasta un 25% del valor del contrato en cuyo caso se debe actualizar el certificado de disponibilidad presupuestaria.
5.9 Contratos modificatorios y complementarios
Administrador del Contrato
1. Recibe la solicitud motivada de elaboración de contrato modificatorio o complementario, mediante oficio enviado por el contratista o solicitud directa del administrador.
2. En caso de duda, consulta por correo electrónico a la Subgerencia Jurídica, respecto a la viabilidad legal de proceder con la suscripción de un contrato modificatorio o complementario.
3. Cuando existe variación del valor consulta disponibilidad de recursos y demás requisitos financieros.
4. Elabora un informe motivado.
5. Recomienda mediante memorando de manera motivada, la elaboración del contrato modificatorio o complementario, adjuntando el requerimiento recibido.
Gerencia de Unidad de Negocio
6. De ser el caso, autoriza y reasigna a Subgerencia Jurídica la elaboración del contrato modificatorio o complementario.
Contando con la autorización de Xxxxxxxx y antes se la suscripción de un contrato complementario vinculado a proyectos de inversión (Plan Anual de Inversión, PAI) el Gerente de Unidad de Negocio debe notificar al Ministerio de Electricidad y Energías Renovables adjuntando el informe motivado, para la creación de espacios presupuestarios y efectuar los trámites ante SENPLADES. Sin este requisito el MEER no atiende desembolsos de recursos.
Subgerencia Jurídica
7. Elabora contrato modificatorio o complementario.
8. Mediante memorando entrega original de contrato complementario o modificatorio, adjuntando las nuevas garantías recibidas o actualizadas y el comprobante de verificación a la Subgerencia Financiera para su registro y custodia, con copia al Administrador de Contrato.
9. Entrega un original del contrato complementario o modificatorio al Contratista.
10. Informa a Gestión Organizacional para modificación de planificación, con copia a la Subgerencia o Jefatura de Nivel Gerencial.
Administrador del Contrato
11. Ingresa el contrato modificatorio en el expediente digital en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN
Gestión Organizacional
12. Actualiza la planificación
Para ampliación del plazo sin variación de costos se requiere autorización la Gerencia de Unidad de Negocio. Para enmendación de errores se requiere celebrar un contrato modificatorio. Para los demás casos se requiere un contrato complementario. Un contrato modificatorio o complementario no debe modificar el objeto contractual.
5.10 Multas y Sanciones por Incumplimientos contractuales
5.10.1 En caso de multas
Administrador de Contrato
1. Estudia lo relacionado en el contrato.
2. Calcula y valora las multas. Sustenta y notifica mediante oficio al contratista la aplicación de multas y sus valores.
3. Indica en la solicitud de pago el valor correspondiente al descuento por multas. Aspecto que se incluye en EL INFORME TÉCNICO DE AVANCE PARA PAGO.
5.10.2 En caso de sanciones:
Administrador de Contrato
1. Aplica la suspensión y sanción, cuando corresponda en atención a lo estipulado en el contrato o lo previsto por la legislación respectiva.
2. Las sanciones se sustentan y notifican mediante oficio al contratista, de conformidad a lo establecido en el contrato y la legislación vigente.
Para la determinación de multas se considera el valor actualizado del contrato incluyendo el reajuste de precios y planillas de costo más porcentaje en caso que corresponda y sin considerar los impuestos.
El Administrador es el único que en atención a lo estipulado en el contrato o a lo previsto en la legislación vigente, aplica multas, sanciones y suspensiones de trabajos. En caso de encontrarse actividades con riesgos importantes o intolerables poniendo en riesgo la vida de personas, el área de Seguridad y Salud Laboral puede suspender la ejecución de actividades realizadas por el Contratista simultáneamente con la notificación al Administrador.
5.11 Reclamaciones y controversias
Administrador de Contrato
1. Agota las gestiones a su alcance a efectos de resolver los reclamos presentados.
2. Si existen reclamos por escrito relativos a la ejecución o cumplimiento del contrato, pondrá de manera inmediata en conocimiento de la Gerencia de Unidad de Negocio.
Gerencia de Unidad de Negocio
3. Reasigna a la Subgerencia Jurídica para que determine las acciones correspondientes.
Subgerencia Jurídica
4. Instruye mediante correo electrónico a la Gerencia de Unidad de Negocio y Administrador de Contrato sobre las acciones a seguir para el manejo del reclamo.
5.12 Reemplazo del Administrador del Contrato
5.12.1 Por ausencia temporal
Administrador de Contrato en funciones
1. En caso que el Administrador del Contrato requiera ausentarse de su lugar de trabajo, de considerar conveniente, solicita motivadamente mediante memorando a la Gerencia de Unidad de Negocio, la designación de un Administrador Provisional del Contrato. En el memorando se debe recomendar candidatos acordados con la Subgerencia o Jefatura de Nivel Gerencial correspondiente.
2. Procede a entregar al Administrador temporal designado, toda la información relativa al contrato bajo su administración con un informe que dé cuenta del estado de su gestión.
Gerencia de Unidad de Negocio
3. Designa al Administrador Provisional del Contrato, mediante memorando con copia al Subgerente o Jefe de nivel Gerencial relacionado y al solicitante. La Gerencia de Unidad de Negocio puede designar un nuevo Administrador de Contrato provisional, de considerarlo conveniente a los intereses de la Unidad de Negocio.
Gestión Organizacional
4. Habilita los accesos del Administrador Provisional del Contrato en los aplicativos informáticos HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN y SISTEMA DOCUMENTAL.
5.12.2 Por ausencia definitiva: cambio de responsabilidades, renuncia, despido o destitución
Administrador de Contrato en funciones
1. Presenta al Gerente de la Unidad un informe detallado del Contrato con copia al Subgerente o Jefe de nivel Gerencial. Este es un requisito previo a la elaboración de la respectiva liquidación de haberes.
Subgerente o Jefe de nivel Gerencial relacionada
2. Solicita mediante Memorando un nuevo Administrador de Contrato recomendando a candidatos para esta designación.
El nuevo administrador es responsable a partir de la fecha de notificación.
Gerencia de Unidad de Negocio
3. Aprueba el Informe con copia al Subgerente o Jefe de nivel Gerencial.
4. Designa al nuevo Administrador de Contrato, adjuntando el expediente e Informe de la Administración saliente.
Gestión Organizacional
5. Deshabilita los accesos otorgados al Administrador del Contrato en los aplicativos informáticos HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN y SISTEMA DOCUMENTAL.
6. Habilita los accesos del Administrador de Contrato en los aplicativos informáticos HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN y SISTEMA DOCUMENTAL.
Si por causas de fuerza mayor, el Administrador Contrato no elabora el INFORME, el Subgerente o Jefe de nivel Gerencial del área relacionada a la naturaleza del Contrato, elabora este memorando y presenta a la Gerencia de Unidad de Negocio solicitando la designación de un nuevo Administrador de Contrato, recomendando candidatos.
5.13 Cierre de Administración de Contrato
Mediante este punto se finaliza la designación de la Gerencia de Unidad para Administrador de Contrato.
5.13.1 Recepción del objeto de contrato
Administrador de Contrato
1. Recibe mediante oficio la solicitud de recepción del Contratista.
2. Solicita al Gerente de Unidad mediante memorando o correo electrónico, la designación del Delegado para la integración de la Comisión que actuará en la entrega recepción provisional y definitiva.
En caso de que el contrato contempla entregas parciales o provisionales se solicitara al Delegado oportunamente, que servirá para la suscripción de todos los entregables del contrato.
Administrador de activos/Administrador de Contrato
3. Si para la debida ejecución del contrato la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxxxxxx estableció en los pliegos la necesidad de entregar al contratista bienes de su propiedad, es responsabilidad del administrador del contrato en coordinación con bodega realizar su recepción mediante la suscripción del acta respectiva, misma que dé cuenta del estado de los mismos y de la eventual necesidad de proceder a su descuento o devolución.
Los bienes a reponer deben ser de iguales o mejores características a los inicialmente entregados. Los descuentos se efectuarán de cualquier pago pendiente a favor del contratista.
4. Entrega los bienes devueltos a bodega para su custodia.
Comisión de Recepción del Contrato
5. Procede a la recepción del objeto contractual y sus productos.
6. Suscribe el ACTA ENTREGA RECEPCIÓN PROVISIONAL, PARCIAL Y DEFINITIVA en tres ejemplares, uno para el administrador, otro para la Subgerencia Financiera y otro para el contratista, según formato vigente.
Administrador de Contrato
7. Ingresa la fecha de entregas recepción provisional y definitiva en HERRAMIENTA DE
PLANIFICACIÓN.
La responsabilidad del Delegado de la Gerencia de Unidad se limita a la verificación de la suficiencia documental habilitante de la entrega recepción. La responsabilidad del cumplimiento contractual y la calidad es exclusiva del administrador del contrato.
Se procurará que el acta de entrega recepción definitiva se suscriba dentro de los plazos establecidos en el contrato y de acuerdo a la normativa vigente.
Si por causas imputables a la entidad contratante no se firma el acta entrega recepción definitiva en los plazos establecidos, las consecuencias que ello genere será de exclusiva responsabilidad de la comisión de recepción del contrato.
5.13.1.1 Particularidades en la recepción de bienes
Adicional a lo indicado en la sección anterior.
Administrador de contrato
1. Solicita al Subgerente de Finanzas la inclusión en la póliza de seguros de los bienes susceptibles de ser asegurados. Para lo mencionado realizarlo acorde al PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE SEGUROS.
Subgerencia Financiera
2. Reasigna al Analista de Presupuesto para aplicar lo establecido en el PROCEDIMIENTO DE
MANEJO DE SEGUROS.
Bodega
3. Realiza el ingreso de los bienes a bodega.
4. Emite documento de ingreso el cual constituye documento habilitante de pago.
Por ningún motivo puede utilizarse bienes suministrados sin que se cuente con el comprobante de ingreso previo a bodega.
5.14 Liquidación de la administración del contrato
Administrador de Contrato
1. Entrega mediante memorando el expediente físico al Asistente Administrativo del área requirente (considerando también Jefatura de Central y de Ingeniería de Mantenimiento) incluyendo planos as-built, especificaciones, manuales, garantías técnicas, cronogramas de ejecución, libro de obra, correspondencia cruzada relevante con el contratista, resultado de ensayos y pruebas de laboratorio y demás documentos originales de soporte que permitan su buen uso y mantenimiento.
2. Informa mediante correo electrónico la obra, bien(s) o servicios a la Subgerencia o Jefatura de nivel Gerencial que tenga relación con su uso, administración o mantenimiento, indicando la ubicación del expediente físico y digital.
3. Solicita a TIC que proceda a deshabilitar usuarios, cuentas y permisos de acceso a sistemas informáticos, recibe credenciales y demás acciones que garanticen la desvinculación total de contratista y sus trabajadores.
4. Actualiza el avance total en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN.
5. Gestionar el pago final a la Subgerencia Financiera.
6. Informa mediante MEMORANDO DE INFORME DE CIERRE a la Gerencia de Unidad de Negocio con copia a la Jefatura de Adquisiciones la terminación de administración de contrato.
7. Evalúa el desempeño del contratista en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN con la finalidad de recopilar lecciones aprendidas y oportunidades de mejora.
Se evalúa el desempeño de los contratistas en vista de que la Unidad de Negocio Hidropaute cuenta con un Sistema Integrado de gestión siendo parámetros obligatorios del sistema.
Jefatura de Adquisiciones
8. Finaliza el contrato en el Portal Institucional del SERCOP con el MEMORANDO DE INFORME DE
XXXXXX enviado por el administrador de contrato.
Subgerente, Jefatura de nivel Gerencial relacionada al uso o Administrador de Bodega
9. Asume la responsabilidad de verificar y administrar las garantías técnicas y seguros durante su período de vigencia.
5.14.1 Evaluación de la gestión institucional
Asistente Administrativo
10. Contacta al contratista telefónicamente o por correo electrónico para completar la encuesta para EVALUACIÓN DEL SERVICIO A CONTRATISTAS para medir su satisfacción y expectativas respecto a la gestión del contrato por parte de la Unidad de Negocio.
11. Tabula los resultados de la encuesta en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN.
Aplica desde la publicación del presente procedimiento.
Procedimiento para Administración de contratos versión 3.0.
Procedimiento para la Administración de Contratos Página 29 de 30
Procedimiento para la Administración de Contratos Página 30 de 30
No aplica.