IT. [PC 02.12]-05
Recepción de bienes en los contratos de suministros.
IT. [PC 02.12]-05
Elaborado | Jefe del Servicio de Contratación y Patrimonio |
Aprobación | Equipo del Proceso PC02 |
Coordinar la recepción de bienes en los contratos de suministros entre las Unidades Administrativas implicadas.
Objeto
Histórico de cambios | ||
Código edición | Fecha | Modificaciones |
01 | 14/02/2012 | |
02 | 14/12/2015 | Incorporación de la persona responsable del contrato como interlocutora con las empresas adjudicatarias. |
03 | 30/03/2018 | Adaptación a la nueva Ley de Contratos del Sector Público. |
1. Introducción.
Con objeto de coordinar las actuaciones necesarias entre el Servicio de Contratación y Patrimonio, la Unidad promotora del contrato y la empresa adjudicataria del mismo, se dicta esta instrucción técnica para regular la entrega y recepción de bienes en los contratos de suministros.
De acuerdo con lo establecido en Ley de Contratos del Sector Público, la empresa contratista estará obligada a entregar los bienes objeto del suministro en el tiempo y lugar fijados en el contrato y de conformidad con las prescripciones técnicas y cláusulas administrativas establecidas en los pliegos.
Por entrega de bienes entendemos la entrada del material en dependencias de la Universidad sin que se haya producido su recepción formal. La firma de albaranes o notas de entrega, no supone la aceptación de los bienes, pero sí supone que la Universidad será responsable de la custodia de los mismos hasta tanto se realice su recepción definitiva.
Por recepción entendemos el acto formal mediante el que se da conformidad a los bienes objeto del suministro. Este acto puede conllevar o no la instalación y puesta en funcionamiento del equipo según lo establecido en el pliego de prescripciones técnicas conforme al objeto del contrato. Generalmente, en el contrato suele ir incluida la instalación y puesta en marcha y, por consiguiente, para levantar acta de recepción positiva ambas deben de haberse realizado a plena conformidad de la Universidad.
2. Formalización del contrato y notificación a la empresa contratista.
Una vez que el Órgano de Contratación ha firmado el contrato, una persona del Servicio de Contratación y Patrimonio lo enviará a la empresa adjudicataria junto con el pliego de condiciones, para que ambos sean firmados por ésta. La documentación se enviará preferentemente por medios electrónicos.
Junto a los documentos mencionados anteriormente, se indicará en el correo de remisión los datos de contacto de la persona responsable del contrato y que servirá como interlocutora entre ambas partes: la Universidad y la empresa contratista.
La nueva Ley de Contratos del Sector Público dispone que con independencia de la Unidad encargada del seguimiento y ejecución ordinaria del contrato que figure en los pliegos, el Órgano de Contratación deberá designar a una persona responsable del contrato a la que corresponderá supervisar su ejecución y adoptar las decisiones y dictar las instrucciones necesarias con el fin de asegurar la correcta realización de la prestación pactada.
El nombramiento de la persona responsable se hará constar en el documento administrativo de formalización del contrato.
3. Proceso de entrega y recepción.
El proceso de entrega y recepción de los bienes contratados requerirá los siguientes trámites:
1º La empresa contratista notificará por correo electrónico a la persona responsable del contrato que está en disposición de hacer la entrega del suministro correspondiente, con objeto de planificar la fecha exacta de la misma.
2º Si el bien no necesita instalación, la persona responsable del contrato se hará cargo del mismo y comprobará que está en perfecto estado y, por consiguiente, puede ser objeto de recepción. A estos efectos, lo comunicará al Servicio de Contratación y Patrimonio a quien corresponderá cumplimentar tanto la ficha de inventario como el acta de recepción.
3º En los bienes de suministros que requieran de instalación, la empresa contratista notificará por correo electrónico a la persona responsable del contrato que está en disposición de hacer la entrega del suministro y así poder planificar la fecha exacta de la misma. Los técnicos de la empresa serán los encargados de realizar la instalación y puesta en marcha del equipamiento.
4º La persona responsable del contrato notificará al Servicio de Contratación y Patrimonio la fecha de la instalación con objeto de que personal de este
Servicio proceda a elaborar la ficha de inventario y la correspondiente acta de recepción.
De acuerdo con lo establecido en la normativa de la Universidad, se podrán recibir los bienes objeto del suministro, pero no se elaborará el acta de recepción hasta que no haya una comprobación material de la inversión y el responsable del centro de gasto dé el visto bueno una vez que se haya realizado la instalación y comprobado su funcionamiento a plena satisfacción.
En aquellos casos en que los bienes objeto del suministro no se encuentren en estado de ser recibidos, se hará constar esta circunstancia en el acta de recepción y se darán las instrucciones precisas a la empresa contratista para que subsane los defectos observados o proceda a un nuevo suministro de conformidad con lo pactado.
Conforme a las normas generales de ejecución presupuestaria, las personas que tienen competencia para firmar el acta de recepción en los contratos de suministros son las siguientes:
- El Jefe del Servicio de Control Interno.
- La persona responsable del Centro de Gasto.
- Una persona representante de la empresa adjudicataria.
En todo caso, corresponderá al Servicio de Contratación y Patrimonio requerir a la empresa adjudicataria el cumplimiento del plazo de ejecución establecido en el contrato.