MANUAL DE CONTRATACIÓNPÚBLICA

MUNICIPIO DE MALAMBO ATLANTICO

Agosto de 2015

DECRETO N°248

(Agosto 5 de 2015)

Mediante el cual se acoge el manual de contratación del municipio de Malambo-Atlántico

El Alcalde del municipio de Malambo (Atl.) en uso de las facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas en el Artículo 211 de la Constitución Política, el Artículo 12 de la Ley 80 de 1993, los Artículos 7 y 9 de la Ley 489 de 1998, el Artículo 21

de la Ley 1150 de 2007, el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015

CONSIDERANDO

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

Que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 prevé que "Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo

o ejecutivo o sus equivalentes".

Que en el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 se adicionó un inciso al Artículo 12 de la Ley 80 de 1993 en el que se impuso que en "(…) ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual".

Que mediante la misma norma se incorporó un parágrafo al artículo 12 de la Ley 80 de 1993 en el que se estableció que para "(…) los efectos de esta ley, se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio.” y que por tanto contra las actividades cumplidas "(…) en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso”.

Que en el artículo2.2.1.2.5.3del Decreto 1082 de 2015 ordena que “Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente”.

Que para dar cumplimiento a las referidas disposiciones legales y constitucionales resulta indispensable establecer mecanismos o instrumentos de control que procuren el adecuado ejercicio de las funciones delegadas.

Que en desarrollo de la facultad de desconcentrar funciones se hace indispensable expedir disposiciones sobre el ejercicio de funciones relativas a la celebración de contratos, sus procedimientos internos y reglas para el ejercicio de la Interventoría y supervisión.

Que el Artículo 9 de la Ley 489 de 1998 establece que las “(…) autoridades administrativas podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias (...)”. Así mismo impone que sin “(…) perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente (…)”.

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 489 de 1998 el acto de delegación será escrito y determinará la autoridad delegataria y las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren.

Que en el artículo 87 del referido Decreto se estableció que para la imposición de multas y a “…efecto de respetar el derecho de audiencia del afectado a que se refiere el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la entidad señalará en su manual de contratación el procedimiento mínimo a seguir, en el que en todo caso se precisará el mecanismo que le permitirá al contratista ejercer su derecho de defensa de manera previa a la imposición de la sanción, dejando constancia de todo ello en el acto administrativo de imposición”. La Sección Tercera del Consejo de Estadomediante sentencia de 14 xx xxxxx de 2010 declaró nulo el anterior artículo “(…)pero únicamente en tanto se interprete que faculta a la administración para crear procedimiento administrativo sancionador.” Y en cambio se negaron las “(…) pretensiones contra la misma norma en tanto se interprete que sólo permite

establecer el procedimiento interno mínimo a seguir para la imposición de multas, es decir que sólo se limita a definir los aspectos inter-orgánicos, en los términos analizados en esta providencia.”.

Que para la elaboración del presente Manual de Contratación el municipio de Malambo acogió los Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación que para tal efecto expidió Colombia Compra Eficiente.

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

DECRETA:

PRIMERO: Acójase como Manual de Contratación Pública del municipio de Malambo, el siguiente:

CAPÍTULO I

ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

1.1 NATURALEZA JURÍDICA DEL MUNICIPIO DE MALAMBO Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO

1.2. MODELO CONTRACTUAL DEL MUNICIPIO DE MALAMBO

1.3. MARCO LEGAL

1.4. COMPETENCIA PARA DIRIGIR LOS PROCESOS CONTRACTUALES

1.5. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN

1.6. OBJETIVO

1.7. ALCANCE

1.8. PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

1.9. DOCUMENTOS ASOCIADOS

CAPÍTULO II

VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

2.1. DELEGACIÓN

2.2. FUNCIONES DEL DELEGATARIO

2.3. COMITÉ DE EVALUACIÓN

CAPÍTULO III PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

3.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

3.1.1. Elaboración

3.1.2. Análisis

3.1.3. Adopción

3.1.4. Evaluación y seguimiento

3.2. PLAN DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

3.2.1. Objetivos

3.2.2. Elaboración

3.2.3. Análisis

3.2.4. Adopción

3.2.5. Evaluación y seguimiento

CAPÍTULO IV

ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN

4.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

4.1.1. Etapa de la Planeación

4.1.1.1. Estudios y documentos previos

A. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la Contratación.

B. Ubicación del proceso en la estructura del Plan de Desarrollo Municipal

C. Competencia del organismo para adelantar el proceso

D. La forma de satisfacer tal necesidad

E. El objeto a contratar

F. Alcance del Objeto Contractual

G. Especificaciones técnicas

H. Partes

I. Plazo

X. Xxxxx de ejecución el contrato

K. Identificación del contrato que se pretende celebrar

L. Obligaciones de las Partes

X. Xx modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección

N. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen

O. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable

P. El análisis de Xxxxxx y la forma de mitigarlo

Q. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación

R. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

S. Convocatorias Limitada a Mi pymes

T. Comité Asesor y Evaluador

U. Tipo De Supervisión y/o Interventoría

4.1.1.2. Otros documentos necesarios para la contratación

4.1.2. Modalidades de Selección del Contratista

4.1.2.1. Licitación Pública

4.1.2.2. Selección Abreviada

A. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización

I. Subasta inversa (Modalidad presencial o electrónica)

II. Compra por acuerdo marco de precios

III. Adquisición a través de bolsa de productos

B. Contratación de menor cuantía

C. Contratos para la prestación de servicios de salud

D. Por declaratoria de desierta de la licitación

E. Enajenación de Bienes del Estado

I. Enajenación directa por oferta en sobre cerrado

II. Enajenación directa a través de subasta pública

III. Enajenación a través de intermediarios idóneos

F. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria

G. Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM).

H. Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad

I. Adquisición de bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional

4.1.2.3. Concurso de Méritos

A. Clases de concurso de méritos

I. Procedimiento de Precalificación

II. Procedimiento de Selección

4.1.2.4. Contratación Directa

4.1.2.5. Contratación de Mínima Cuantía

4.1.2.6. Buenas prácticas en el proceso de contratación

A. En la Etapa de Planeación

B. En la Etapa Precontractual

C. En la Ejecución del Contrato

D. En la liquidación del contrato

4.2. ETAPA CONTRACTUAL

4.2.1. El Contrato

4.2.1.1. Requisitos de suscripción

4.2.1.2. Requisitos de perfeccionamiento

4.2.1.3. Requisitos de legalización

4.2.1.4. Requisitos de ejecución

4.2.2. El Pago o Desembolso

4.2.3. Publicación del Contrato

4.2.4. Pago de Impuestos

4.2.5. Nombramiento del Supervisor

4.2.6. Inicio del Contrato

4.2.7. Interpretación de los Contratos

4.2.8. Situaciones que pueden presentarse en la ejecución del contrato

4.2.8.1. Modificación a los contratos estatales u otrosí

4.2.8.2. Adición

4.2.8.3. Ampliación del plazo o prórroga

4.2.8.4. Cesión

A. Cesión de contrato

B. Cesión de derechos económicos

4.2.8.5. Suspensión y Reinicio del contrato

4.2.8.6. Resciliación o terminación anticipada

4.3. ETAPA POSCONTRACTUAL

4.3.1. Liquidación del Contrato

4.3.1.1. Formas de llevar a cabo la liquidación

A. Por mutuo acuerdo de las partes

B. Unilateralmente por el Municipio de Malambo

C. Liquidación Judicial

4.3.1.2. Extensión del plazo para la liquidación de los contratos

4.3.1.3. Contenido mínimo del documento de liquidación

CAPÍTULO V

RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL

CAPÍTULO VI

RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERES

6.1. En caso inhabilidades e incompatibilidades

6.2. En caso de conflicto de intereses

CAPITULO VII

ADMINISTRACIÓN DE LAS CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

CAPITULO VIII

PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOSCONTRATOS

CAPITULO IX PRÁCTICAS ANTICORRUPCION

CAPITULO X

NORMAS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTÁNDAR

CAPITULO XI

MECANISMOS DE PARTICIPACION CIUDADANA

CAPITULO XII

REFORMA, DEROGACIÓN, Y AJUSTES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

CAPITULO XIII GLOSARIO

CAPITULO XIV MODELOS GUÍAS

CAPÍTULO XV

LEYES Y DECRETOS REGLAMENTARIOS

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

1.1 NATURALEZA JURÍDICA DEL MUNICIPIO DE MALAMBO Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO

El Municipio de Malambo (Atlántico) es una entidad territorial fundamental de la división política administrativa del Estado colombiano, perteneciente a la rama del Poder Ejecutivo, con autonomía política, fiscal y administrativa, dentro de los límites que le señale la Constitución y la Ley. A partir de ordenanza 024 del 24 xx xxxxx de 1912 se categoriza como Municipio, así mismo, de conformidad con el Artículo 286 de la Constitución de 1991 se reconoce como ente territorial y según Ley 617 de 2000 del Congreso de Colombia y el acuerdo municipal número070 del

5 de octubre de 2009,se clasifica en categoría Cuarta. El Municipio y sus autoridades locales se rigen principalmente por la Constitución Política y la Ley 136 de 1994 del Congreso de Colombia, que regula la Administración Pública Municipal y demás normativa pertinente para los entes territoriales.

1.2 MODELO CONTRACTUAL DEL MUNICIPIO DE MALAMBO

Buscando ser un referente de transparencia y legalidad en los diferentes ámbitos, con el objetivo de cumplir los fines estatales, la Administración Municipal en su misión de garantizar que las actuaciones, actos y contratos de la administración se ajusten a derecho con unidad de criterio y se protejan legalmente los intereses y recursos públicos, adoptó un nuevo modelo contractual, estructurado, ordenado, articulado y transparente, ello, aunado a la planeación, implementación de acciones, políticas, directrices y mecanismos de control que conllevarán a minimizar la ocurrencia de posibles errores y agilizará el procedimiento para que los servidores públicos actúen bajo los parámetros de la debida información y adelanten de manera diligente y planeada cada uno de los procesos contractuales. El presente modelo contractual fue adoptado por el Municipio de Malambo mediante acto administrativo.

El modelo contractual del Municipio de Malambo se encuentra soportado en los principios de la Constitución Política, la contratación estatal y la función pública. Así las cosas, el resultado de las actividades desarrolladas con la aplicación del Modelo Contractual incrementará la optimización de recursos y potencializará las herramientas de vigilancia y control de la actividad contractual y administrativa, facilitando la participación de los diferentes actores contractuales.

1.3 MARCO LEGAL

Este Manual de Contratación adopta el proceso interno para la “Adquisición de bienes y servicios” que entre otras desarrolla las siguientes normas: Constitución Política, Ley 80 de 1993, Ley 388 de 1997, Ley 489 de 1998, Ley 1150 de 2007,

Ley 1474 de 2011, Decreto Ley 019 de 2012, Decreto 2150 de 1995, Decreto 777

de 1992, Decreto 1403 de 1992, Decreto 1082 de 2015, y demás normas que modifiquen, reglamenten, adicionen o complementen.

1.4. COMPETENCIA PARA DIRIGIR LOS PROCESOS CONTRACTUALES

La competencia para dirigir los procesos de selección y celebrar contratos en el Municipio de Malambo radica en el Alcalde Municipal, quien, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, podrá delegar total o parcialmente la competencia en funcionarios del nivel directivo o ejecutivo, o en sus equivalentes en el nivel central del Municipio.

1.5 PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN

Toda contratación que adelante el Municipio de Malambo debe tener en consideración los fines y principios previstos en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, en la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, así como las demás normas que las adicionen, modifique o sustituyan, los mandatos de la buena fe, la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos, entre otros. Así mismo se desarrollan de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa, la gestión fiscal y la contratación pública, al tenor de los cuales son aplicables igualmente las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, régimen de inhabilidades e incompatibilidades, conflicto de intereses, los principios generales del derecho y los de derecho administrativo.

Igualdad. Contenido en el artículo 13 de la Constitución Política que establece que todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica. Tal principio conlleva que el Estado promueva las condiciones para que la igualdad sea real y efectiva y adopte medidas en favor de grupos discriminados o marginados.

Políticas de Desarrollo Administrativo, literal d; la moralización y transparencia en la Administración Pública se orienta a la formación de valores de responsabilidad y vocación de servicio que garantice el interés general en la administración de lo público y se promueva la publicidad de las actuaciones de los servidores públicos; así mismo se orienta a la prevención de conductas corruptas y a la identificación de áreas susceptibles de corrupción. Eficacia. Está referido a la rapidez, la celeridad y la sencillez con que se cumplan los procedimientos de la gestión contractual.

Eficiencia. Cumple como objetivo concreto que persigue el cumplimiento del procedimiento de la manera más económica posible, siendo el principio de economía su versión más positiva.

Economía. Contenido en el artículo 25 de la ley 80 de 1993. En los procesos de selección de contratistas se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para seleccionar la propuesta más favorable. Así, se señalarán términos preclusivos y perentorios en las distintas etapas del proceso de selección y el competente contractual impulsará de oficio las actuaciones. El funcionario competente, no ordenará la apertura del proceso de selección, sin que previamente se cuente con los estudios, diseños, proyectos requeridos, pliegos, e igualmente sin que existan las respectivas disponibilidades presupuestales. Como criterio de actuación para la gestión contractual, se tendrá presente que las reglas, procedimientos y recursos de esta gestión, sirven a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de los derechos de los administrados, para lo cual se evitarán interpretaciones que generen trámites distintos y adicionales a los expresamente previstos, o que permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias inhibitorias.

Celeridad. Este principio dispone que las autoridades administrativas deben evitar costosos, lentos o complicados pasos administrativos que obstaculicen el desarrollo del trámite de los procedimientos contractuales, el cual debe generar una racionalidad en el empleo del tiempo, de los medios y la configuración de las formas.

Imparcialidad. En desarrollo de la función pública los servidores públicos están en el deber de cumplir a cabalidad las funciones asignadas, soportados en los principios de la función administrativa como lo dispone el artículo 209 de la Constitución. Se consagra como un principio orientador de las actuaciones administrativas el de imparcialidad, mediante el cual se proscribe toda forma de

procesos de selección, se les concederá igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden de su actuación.

Publicidad. Por regla general la gestión contractual es pública, excepto aquellos aspectos que por su naturaleza o condiciones especiales estén amparados de reserva legal. Así, los procesos se publicarán en el Portal Único de Contratación, conforme el artículo 2.2.1.1.1.7.1 Dec.1082 de 2015 y se garantiza a todos los interesados el libre acceso a la información generada en los procesos de selección.

Debido Proceso. El artículo 29 de la Constitución Política lo consagra cuando establece que el debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. Nadie podrá ser juzgado sino conforme a leyes preexistentes al acto que se le imputa, ante juez o tribunal competente y con observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio. En materia penal, la ley permisiva o favorable, aun cuando sea posterior, se aplicará de preferencia a la restrictiva o desfavorable. En la gestión contractual del Municipio todo trámite se surtirá observando y acatando material y formalmente la Constitución, la ley y sus decretos reglamentarios, así como el presente Manual. En tal sentido, el Municipio en los términos del artículo 86 de la ley 1474 de 2011 podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal.

Buena Fe. Conforme el artículo 83 de la Constitución Política se establece que las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas, se ceñirán a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas.

Planeación. Los artículos 30 de la Ley 80 de 1993 y 2.2.1.1.2.1.1del Decreto 1082 de 2015 establecen que previo a la apertura de un proceso de selección o de la suscripción del contrato, según la modalidad utilizada, la secretaría del municipio que requiera el bien, servicio u obra elaborará el estudio previo, diseño, o proyecto requerido. Toda la gestión contractual de la Alcaldía de Malambo se fundamenta en una planeación previa que pretende el cumplimiento de los propósitos, objetivos, metas y prioridades de la entidad. Este principio tiende a evitar que la selección de un contratista, la suscripción de un contrato, su ejecución y liquidación, sea producto de la improvisación.

Transparencia. Contenido en el artículo 24 de la ley 80 de 1993 subrogado por el artículo 2 de la ley 1150 de 2007. En virtud de este principio, la escogencia del

abreviada, concurso de méritos y contratación directa; los interesados tendrán oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo cual se establecerán etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar observaciones y finalmente, las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que las contengan estarán abiertos al público, permitiendo en el caso de licitación el ejercicio del derecho de que trata el artículo 273 de la Constitución Política.

Responsabilidad. Corresponde al precepto contenido en el artículo 6º de la Constitución Política, desarrollado en los artículos 4, 5, 56, 57 y 58 de la ley 80 de 1993. Se formula en el sentido de considerar que los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

Con la observancia de este principio, se tiene que los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación y a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado, respondiendo por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizando los daños causados por razón de ellas. Los contratistas responderán cuando formulen propuestas en las que fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas destinadas a obtener la adjudicación del contrato así como por ocultar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por suministrar información falsa, asumiendo responsabilidad por la ocurrencia de hechos antijurídicos a ellos imputable.

Selección objetiva. Principio contenido en el artículo 5 de la ley 1150 de 2007 el cual dispone que “Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva (…)”, a su vez la precitada norma establece que los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios: 1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de la contratación de consultores. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio. 2. La oferta más

de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la Entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La Entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. En los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; o, b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo- beneficio para la entidad. 3. En los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, la Entidad incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido. 4. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto.

Calidad. Los funcionarios del Municipio que intervienen en su gestión contractual, controlarán la calidad de los procesos de selección y de los bienes, obras o servicios obtenidos como resultado de la ejecución de los contratos.

1.6. OBJETIVO

Establecer las directrices y estándares para simplificar y homogenizar las actividades que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, de planeación, selección, contratación, ejecución y supervisión de los contratos que requiera el Municipio de Malambo para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos institucionales.

1.7. ALCANCE

Este Manual de Contratación debe ser aplicado por todos los servidores y contratistas que presten sus servicios al Municipio de Malambo y posibles oferentes que participen en los respectivos procesos de selección para la Adquisición de bienes y servicios.

1.8. PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

Son partícipes del sistema de compras y contratación pública:

1. Las Entidades Estatales que adelantan Procesos de Contratación.

2. Colombia Compra Eficiente.

3. Los oferentes en los Procesos de Contratación.

4. Los contratistas.

5. Los supervisores.

6. Los interventores.

7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.

1.9. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Este Manual de Contratación adopta el proceso de “Adquisición de Bienes y Servicios” con su caracterización, procedimientos, documentos específicos, instructivos, metodologías, servicios, guías, manuales y formatos, que determinan los pasos a seguir en las etapas planeación, selección, contratación, ejecución y supervisión a través de las modalidades de selección establecidas en la normativa vigente.

Harán parte integral del presente Manual de Contratación las guías, manuales, circulares y demás lineamientos que expida la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente.

CAPITULO II

VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

El artículo 12 de la Ley 80 de 1993, establece las facultades para delegar de los jefes y representantes legales de las entidades estatales. En virtud de esta facultad el señor alcalde municipal delega en la Secretaria General la vigilancia y control de la ejecución contractual.

2.1. DELEGACIÓN

En virtud de la delegación que se confiere a la Secretaria General su función en materia contractual es la de definir los lineamientos que regirán la actividad precontractual, contractual y post-contractual.

Para el desempeño de su encargo, la Secretaria General, podrá asesorarse del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o de los encargados de la Secretarías o dependencias en las que se origine la necesidad.

Para el caso de los contratos de obras, el Secretario de Despacho de Infraestructura, o quien suscriba el Estudio Previo, ejercerá la Secretaría Técnica.

2.2. FUNCIONES DEL DELEGATARIO

Serán funciones del delegatario de las facultades para contratar las siguientes:

a) Formular las políticas de contratación, los criterios y estrategias internas en materia de contratación que deben regir la actividad contractual en cada una de sus etapas, dentro del marco establecido por las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011 y demás normas legales y reglamentarias que regulan la materia incluyendo el presente Manual de Contratación.

b) Xxxxxxxxx en lo que corresponda con las respuestas a las observaciones presentadas a los pre-pliegos, informe de evaluación según sea el caso.

c) Velar por la publicación de los actos realizados dentro de los procesos contractuales.

d) Todas las inherentes y relacionadas con la materia de Contratación Pública.

2.3. COMITÉ DE EVALUACIÓN

El Comité de Evaluación para cada proceso contractual que se lleve a cabo en el Municipio de Malambo se integrará conforme lo prevé el Decreto 1082 de 2015 en su artículo 2.2.1.1.2.2.3 y s.s. o la norma que lo modifique o sustituya.

CAPÍTULO III PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

Como lo señala el manual de buenas prácticas para la gestión contractual pública, elaborado por el Departamento Nacional de Planeación, Programa de Renovación de la Administración Pública del año 2004, “la concepción del contrato se inicia con el proceso de planeación del negocio contractual”.

La Administración Pública podrá celebrar contratos sólo en la medida en que verifique con certeza que:

1) Se ajustan a las necesidades de la entidad para el cumplimiento del servicio público que tiene encomendado.

2) Se dispone de recursos suficientes para solventar las prestaciones que se dejarán a cargo del contratista.

3) Se cuenta con los estudios de soporte requeridos para estructurar los alcances técnicos y jurídicos del contrato, así como para definir las condiciones (objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor) en que debe ser ejecutado.

4) Se conocen los riesgos que implican para las partes la ejecución del objeto contractual y ha asignado en la minuta respectiva, por cuenta de cuál de éstas corren, ha obtenido los bienes (predios, equipos, edificaciones), permisos y licencias que demande la iniciación o ejecución del contrato, o ha dado inicio al trámite para su obtención oportuna de acuerdo con el cronograma de ejecución contractual y, ha definido el esquema para hacer seguimiento y control a la actividad del contratista.

Con el propósito de adelantar una gestión contractual eficiente y transparente, el Municipio de Malambo con la participación de cada una de las Secretarías de Despacho y demás oficinas elaborará el Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios.

3.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

El Plan Anual de Adquisiciones es el plan general de compras el cual es independiente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión. Debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en el art. 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015 y según los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente (Ver Circular N° 399 del 21 de octubre de 2015).

El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo deben publicarse en la página web del Municipio de Malambo y en el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada vigencia y deberá actualizarse por lo menos una vez al año.Para el caso del Municipio de Malambo esta actualización se realizará en el mes de julio de cada anualidad.

La planeación de las adquisiciones se fundamenta en el Plan de Desarrollo pero se va perfilando o detallando con instrumentos como el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el Presupuesto Anual de Gastos, pasando de ser proyecciones hasta finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se registran en los estudios de costos de los Estudios Previos de cada proceso contractual.

herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos y así desarrollar habilidades y competencias para su programación, elaboración, ejecución, control y evaluación dentro de un marco de gerencia efectiva, sin que la entidad se encuentre obligada a efectuar los procesos de adquisición que se incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones.

El Plan Anual de Adquisiciones es un elemento que está integrado al presupuesto y al plan de acción institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos instrumentos de planeación y control.

Cada Secretario de Despacho y Jefe de Oficina Asesora son los líderes gestores para la elaboración del Plan específico de su dependencia. Sin embargo, la Secretaría General será la dependencia encargada de administrar, compilar y autorizar con el ordenador del gasto el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, la cual mediante circulares socializará la metodología y los formatos para su elaboración(ver Circulares de Colombia Compra Eficiente N° 000399 del 21 de octubre de 2013 y 000402 del 24 de octubre de 2013).

3.1.1. Elaboración

Los Secretarios de Xxxxxxxx y Jefes de Oficinas Asesoras se deben reunir con sus equipos de trabajo con el fin de proyectar los planes específicos, dejando constancia de la aprobación de los mismos.

Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversión por dependencia; con el fin de que las adquisiciones estén articuladas con los objetivos de la organización. De igual manera, para su preparación, se recolecta información de diferentes fuentes históricas, bases de datos, índices de precios u otros datos necesarios para hacer la proyección de cifras que permitan formular dichos planes lo más ajustados a la realidad, respetando los principios de economía y eficacia contemplados en la norma, en busca de la estandarización y consistencia en las adquisiciones.

El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento gerencial de planificación y programación de las adquisiciones del Municipio de Malambo, que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución de recursos, convirtiéndose en un mecanismo para el seguimiento a la ejecución contractual y apoyo para el control de la gestión. Comprende principalmente la programación

selección, clasificación de los bienes y servicios en el sistema de UNSPSC, tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio y fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratación.

Permite dar a conocer al público en general y a los organismos de control los bienes, servicios y obra pública que el Municipio de Malambo contratará en el período fiscal respectivo, con miras a incentivar la participación ciudadana y a la transparencia.

El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los siguientes elementos mínimos:

 Necesidad.

 Identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios, (UNSPSC) con el máximo nivel posible de descripción de este clasificador.

 Valor y tipo de recursos.

 Modalidad de selección.

 Fecha aproximada de inicio del proceso de contratación.

 Declaración estratégica (nombre de la entidad, dirección, teléfono, página web, perspectiva estratégica incluyendo iniciativas clave, información útil para posibles proveedores, número de personas que trabajan en la entidad, políticas y programas previstos para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de Adquisiciones y presupuesto anual información de contacto, valor total del Plan Anual de Adquisiciones, límite de contratación de menor cuantía, límite de contratación de mínima cuantía y fecha de última actualización del Plan Anual de Adquisiciones)

3.1.2. Análisis

Después de la elaboración de los planes por Secretarías y/u Oficinas Asesoras se remite a la Secretaría para su análisis y propuesta de ajustes en lo que tiene que ver con los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización (genéricos), buscando economías de escala.

3.1.3. Adopción

El Plan Anual de Adquisiciones se presenta al ordenador del gasto con el fin de analizarlo y presentar las recomendaciones para su posterior adopción. La Secretaría General es responsable de su consolidación y publicación en la página Web del Municipio de Malambo y en el SECOP antes del 31 de enero de cada año

2015.

3.1.4. Evaluación y Seguimiento

Los Secretarios de Xxxxxxxx y Jefes de Oficinas Asesoras deben hacer seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones en los términos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de recomendar los ajustes correspondientes por lo menos una vez durante su vigencia en el mes xx xxxxx de cada anualidad o cuando se presenten cambios que modifiquen los elementos que hacen parte del Plan Anual de Adquisiciones.

La Secretaría General procederá a realizar los ajustes que sean necesarios y mínimo uno en el mes de Julio de cada año fiscal, de conformidad al procedimiento para su aprobación y publicación señalado.

3.2. Plan de Supervisión e Interventoría

El Plan de Supervisión e Interventoría es un instrumento de política que permite conocer con anticipación las clases y tipos de supervisión e/o Interventoría, los perfiles requeridos, las cargas de trabajo y los costos de la Interventoría en los procesos de contratación plasmados en el plan anual de adquisiciones, con la finalidad de poder planear y controlar el seguimiento a la ejecución de los contratos.

3.2.1. Objetivos

 Disminuir la improvisación: La supervisión e Interventoría no será más esa actividad endilgada de manera coyuntural al servidor, mediante este plan será una actividad organizada y presupuestada.

 Asegurar la calidad de la ejecución de los contratos: Uno de los elementos más importantes en la elaboración del plan de supervisión e Interventoría será la idoneidad con la cual se designe el interventor y/o supervisor asegurando con esto la ejecución contractual y presupuestal.

 Realizar una distribución equitativa de responsabilidades: Mediante una planificación de la actividad de supervisión e Interventoría se ajustarán las cargas laborales de los servidores.

 Incluir en la formulación de los proyectos de inversión y funcionamiento las partidas presupuestales para cubrir los costos de las interventoras.

ejecución de los contratos y se asegura la calidad de los bienes o servicios recibidos.

3.2.2. Elaboración

La formulación del plan de supervisión e Interventoría se hace de manera simultánea con el plan anual de adquisiciones e involucra el mismo equipo de trabajo en su elaboración.

3.2.3. Análisis

Una vez elaborados los planes por cada una de las dependencias y revisados por el ordenador del gasto, en el ámbito de su respectiva competencia, corresponde a la Oficina Asesora Jurídica consolidar el plan de supervisión e Interventoría de la entidad.

3.2.4. Adopción

Los Secretarios de Despacho y jefes de Oficinas Asesoras validarán y adoptarán el Plan institucional de Supervisión e Interventoría previamente consolidado por la Oficina Asesora Jurídica. Evaluarán y recomendarán las modificaciones al mismo.

Será responsabilidad de cada ordenador del gasto, adoptar y efectuar las modificaciones a los planes específicos.

3.2.5. Evaluación y seguimiento

La evaluación y seguimiento del plan de supervisión e Interventoría se hará de manera periódica por parte de los Secretarios de Despacho y Jefes de Oficinas Asesoras.

CAPÍTULO IV

ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN

4.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

Constituye el período en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista o actos preliminares a la celebración del contrato en procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte del Municipio de Malambo.

Las principales actividades que se realizan en esta etapa son:

ACTIVIDAD		RESPONSABLE (S)
1	Verificación que la obra a ejecutar, el servicio a solicitar o el bien a adquirir estén incorporados dentro del Plan de Desarrollo del Municipio, el plan Anual de adquisiciones del Municipio y radicados en el Banco de proyectos.	Dependencia donde se origina la necesidad.
2	Elaboración de Estudios y demás Documentos Previos	Dependencia donde se origina la necesidad.
3	Recomendación del inicio del proceso.	Dependencia donde se origina la necesidad ante el Ordenador del Gasto.
4	Solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).	Dependencia donde se origina la necesidad proyecta y gestiona la solicitud con el Ordenador del Gasto y con la Secretaría de Hacienda el respectivo CDP.
5	Comunicación y/o designación del Comité de Evaluación (acto administrativo).	Ordenador del Gasto una vez efectuado el cierre del respectivo proceso.
6	Elaboración del Proyecto y Pliego de Condiciones según la modalidad de selección en procesos de convocatoria pública.	Secretaría General con el acompañamiento de la oficina de requiera la necesidad.
7	Desarrollo de la modalidad de selección: Publicaciones, Resolución de Apertura,	Publicaciones SECOP: Profesional de Sistemas.

observaciones, adendas, comunicaciones, audiencias, recibo de propuestas, evaluación, adjudicación o declaratoria de desierta.

Resolución de Apertura: Ordenador del Gasto.

Respuesta a observaciones, adendas, comunicaciones, audiencias, recibo de propuestas: Ordenador del Gasto, Secretaria General y/o Jefe de Oficina Asesora Jurídica

Evaluación: Comité Evaluador Adjudicación o declaratoria de desierta: Ordenador del Gasto,

Secretaría Generaly/o Jefe de Oficina Asesora Jurídica.

4.1.1.1. Estudios y documentos previos

Se entiende por estudios y documentos previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se refleja el análisis que el Municipio de Malambo ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan de Desarrollo, el Presupuesto y el Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación.

Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto xx Xxxxxx de Condiciones, Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por el Municipio de Malambo, así como la distribución de riesgos que se propone.

Los estudios previos deberán contener los siguientes elementos mínimos:

A. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

Expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué, el por qué y el para qué de la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato

Xxxx describirse la necesidad de realizar el proyecto y la contratación de servicios, obras y bienes haciendo especial énfasis en los aspectos más relevantes que expliquen de manera clara el entorno de la situación y enumeren los problemas, dificultades y complicaciones que se están presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratación.

Responder a las preguntas de qué necesito contratar, por qué necesito contratar, para qué necesito contratar y la relación que existe entre la necesidad identificada y el objeto contratar.

En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:

 La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.

 Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.

 Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.

 Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.

B. Ubicación del proceso en la estructura del Plan de Desarrollo Municipal

Indicar puntualmente a que proyecto (s) apunta esta inversión, enunciando la Línea – Programa – Proyecto del Plan de Desarrollo (En caso de no corresponder a un proyecto de inversión, indicar que afecta recursos de funcionamiento).

C. Competencia del organismo para adelantar el proceso

En este punto se debe justificar la competencia del organismo para adelantar la contratación, soportado ya sea en su misión, objetivos y/o funciones, o regulación relacionada que identifique este proceso, indicando la norma que fundamenta la competencia.

D. La forma de satisfacer tal necesidad

y porqué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o prediseño o la contratación de un servicio).

E. El objeto a contratar

Es la forma en que la Administración establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.

Para su elaboración se recomienda tener en cuenta: identificar el tipo de contrato y los propósitos que se buscan con el proceso contractual, sin incluir cantidades, fechas o lugares específicos. También se recomienda evitar elaborar objetos largos que detallen las obligaciones del contrato o el alcance del mismo.

F. Alcance del Objeto Contractual

En este punto se indica la fecha, el lugar, la cantidad de bienes, la población beneficiaria, y demás condiciones de tiempo, modo y lugar en que se desarrolla el objeto contractual.

G. Especificaciones técnicas

La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.

Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que serán verificados por la entidad como requisito habilitante, DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el período de evaluación de las ofertas.

objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte etc.

Cuando se trate de un proceso de selección para la selección de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la ficha deberá contener, como mínimo:

a) Denominación de bien o servicio;

b) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios;

c) La identificación adicional requerida;

d) La unidad de medida;

e) La calidad mínima, y

f) Los patrones de desempeño mínimos

Así mismo, deberá incluirse:

Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos: En este punto se deja constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato.

Cuando el contrato incluye diseño y construcción se deben adjuntar los respectivos documentos técnicos, ejemplo: cálculos, planos, entre otros.

Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas - UNSPSC: Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.

Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la forma en que las entidades del Estado definen sus objetos contractuales y aquella en la que adquieren sus productos. Si es posible incluir diferentes bienes y/o servicios en un mismo proceso de contratación, se deben incluir todos los códigos en un mismo renglón en el Plan Anual de Adquisiciones. De otro modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos en procesos independientes puesto que las modalidades de adquisición son diferentes.

Siempre se debe analizar que entre más códigos se incluyan en un mismo proceso de contratación, existe la posibilidad de que menos proveedores ofrezcan de manera integral todos los bienes y/o servicios involucrados en el proceso

competencia y la optimización de los recursos públicos.

Ver Guía para la Codificación de Bienes y Servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx

H. Partes

Son quienes intervienen en la relación contractual. Todo contrato estatal es una relación jurídica conformada por dos extremos, en el que uno de ellos es una entidad estatal de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. El otro extremo de la relación la constituye una persona natural o jurídica – de derecho público o privado–, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley. (Artículos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993).

I. Plazo

Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración. Se debe especificar si el plazo corresponde a meses, días hábiles o calendario.

Para la determinación del plazo debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad.

No obstante lo anterior, los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, si los recursos fueron autorizados con vigencias futuras o se encuentran expresamente autorizados en las directrices y políticas expedidas cada año por Consejo Municipal de Política Fiscal (COMFIS), o existe un régimen especial para el manejo de los recursos, como es el caso de los recursos provenientes del Sistema General de Regalías, de convenios internacionales, entre otros.

X. Xxxxx de ejecución el contrato

Es el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato.

K. Identificación del contrato que se pretende celebrar

Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.

L. Obligaciones de las Partes

Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual.

X. Xx modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección

En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de selección.

Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.

En este punto se explica la modalidad de contratación que aplica para el proceso de contratación y las normas que lo fundamentan (para el efecto este numeral deberá ser justificado por el servidor público que desempeña el rol jurídico).

Nota: Para el caso de contratación directa se debe justificar las razones que soportan dicha modalidad, en virtud del principio de selección objetiva, lo cual servirá de fundamento para la expedición del acto administrativo que justifica la contratación directa en los casos que aplique.

N. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen

Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.

Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta: Análisis del sector: En esta etapa la entidad estatal debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector. Este análisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos habilitantes.

Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben especificar todas las observaciones que losproveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.

Forma de Pago. Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).

Acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando la Tesorería cuente con los recursos líquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre el Municipio de Malambo se podrá pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto no podrá exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

Si el convenio o contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el valor del anticipo más los impuestos y las retenciones a que hubiere

lugar, no podrán ser igual al 100% de la apropiación de la vigencia, debido a la dinámica contable y sus efectos técnicos.

Para la constitución de anticipos deberá tenerse en cuenta que las siguientes directrices:

a) El anticipo solo puede ser pactado en los contratos de tracto sucesivo.

b) En los contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por licitación pública el contratista deberá suscribir un contrato xx xxxxxxx mercantil para crear un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la Superintendencia Financiera.

c) Para los demás contratos no contemplado en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, los desembolsos del anticipo se harán a previa constitución de una garantía.

Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales

Los servidores que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de los procesos de contratación, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los análisis xxx xxxxxxx adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre y clasifique la información contable.

Si durante alguna de las fases del proceso contractual (precontractual, contractual o poscontractual) se presentan dudas en los aspectos presupuestales, tributarios, financieros y contables, se debe elevar la consulta ante la Secretaría de Hacienda.

Rendimientos financieros

El Municipio de Malambo no pactará reinversión de los rendimientos financieros en la celebración de contratos interadministrativos, generados por los establecimientos públicos o por la Empresas industriales y Comerciales del Estado y las sociedades de Economía mixta del Orden Municipal con los recursos transferidos por este.

Los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados en calidad de anticipo pertenecerán al Municipio de Malambo.

O. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable

En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios no podrán determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo dicho por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.

Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso de Contratación; b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; c) el análisis del sector económico respectivo; y d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.

Se debe indicar así mismo, en este apartado del estudio previo, en prosa, la respuesta a los siguientes interrogantes:

 ¿La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del contrato?

 ¿La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratación es acorde con las condiciones financieras xxx xxxxxxx de los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?

 ¿Los requisitos habilitantes permiten la participación de la mayoría de los actores xxx xxxxxxx que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?

 ¿Quién cumple con los requisitos habilitantes está en posibilidad de cumplir con el objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso de contratación?

Acto seguido se debe relacionar cuál de los factores de selección se eligió o eligieron, de acuerdo con la modalidad de selección que aplique.

cual se hace la evaluación de las ofertas.

Dentro de los criterios de calificación de las propuestas se debe otorgar un puntaje a los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional. Para ello se debe tener en cuenta que el puntaje otorgado debe estar comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales. Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.

Este incentivo no es aplicable para la Contratación Directiva ni en los procesos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

P. El análisis de Xxxxxx y la forma de mitigarlo

Las entidades estatales tienen la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación (sin excepción alguna), teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.

En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el Proceso de Contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.

las entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las entidades estatales examinen en el pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado.

De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.

Para el análisis de riesgos, la oficina gestora de la obligación podrá acudir a profesionales de la entidad para que según el conocimiento y la experticia, identifiquen los posibles riesgos.

Ver Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx

Q. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación

Estimados los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigar aquellos de acuerdo con los términos previstos en el artículo 2.2.1.2.3.1.1 de la SECCIÓN 3, GARANTÍAS, SUBSECCIÓN 1, GENERALIDADES Decreto 1082 de 2015 y

demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones por las cuales no se requerirán.

No serán obligatorias en:

 Los contratos de empréstito

 Los contratos interadministrativos

 Los contratos de seguro

 Los contratos que se celebren con grandes superficies.

 Los contratos celebrados por contratación directa.

 Los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía.

R. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

entidades públicas deberán indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas.

Ver Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx

Se debe verificar:

Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.

Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.

Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mantiene publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar tal verificación.

Adicionalmente, para realizar la verificación de la aplicación de los acuerdos comerciales a los procesos de selección, deberá verificarse el Manual explicativo que para el efecto expida el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y el Municipio Nacional de Planeación.

Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si están o no cubiertos por los mismos.

La entidad para efectos de la contratación respectiva y en caso que la misma esté cobijada por alguno de los acuerdos comerciales vigentes suscritos por Colombia, en materia de compras estatales, dará aplicación en todo el proceso contractual los principios y deberes comunes que constituyen el núcleo de las obligaciones internacionales de Colombia en este tema:

Trato Nacional y no discriminación Plazos para la presentación de ofertas

Publicación xxx Xxxxxx de Condiciones en Internet – Accesibilidad

Condiciones de participación esenciales

Experiencia previa que no discrimine la participación de los proponentes en procesos de selección.

Conservación de registros Reglas de origen Transparencia Compensaciones

Revisión nacional de impugnaciones.

En este ítem de los estudios previos se debe tener en cuenta además, los países con los cuales se tenga la obligación de Trato Nacional con fundamento en el Principio de Reciprocidad de conformidad con los artículos 20 y 21 de la Ley 80 de 1993.

Adicionalmente, el artículo 2.2.1.2.4.1.3 del Decreto 1082 de 2015 indica que el trato nacional se concederá a: (a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales; (b) a los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya certificado que los oferentes de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado. En este caso el certificado es expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores y puede ser consultado en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxx-xxxxxxxx-xxx- reciprocidad; y (c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia, los cuales pueden ser consultados en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/Xxxxxxx.xxxx

S. Convocatorias Limitada a Mipyme

En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme de acuerdo con las reglas señaladas en los artículos 2.2.1.2.4.2.2 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.

En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme cuando:

1. El valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de

Industria y Turismo.

2. La Entidad Estatal haya recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación.

La entidad puede realizar convocatorias limitadas a Mipyme nacionales domiciliadas en el departamento o el municipio. La Mipyme debe acreditar su domicilio con el registro mercantil o el certificado de existencia y representación legal de la empresa.

T. Comité Asesor y Evaluador

Acorde con lo previsto en el Capítulo II del presente documento, el Comité Asesor de Contratación y Evaluación detenta como obligación realizar las evaluaciones de todos los procesos de selección (licitaciones, selecciones abreviadas, concursos de méritos, subastas, procesos de mínima cuantía en caso de requerirse acorde con lo expuesto en el respectivo acápite) y emitir los correspondientes informes de evaluación, así como, como las respuestas a las observaciones presentadas al informe de evaluación según sea el caso.

Por tal motivo ante cada proceso de contratación deberá surtirse la respectiva comunicación a cada uno de los miembros y en caso de requerirse adicionalmente conocimientos específicos de personal diferente a este, deberá expedirse acto administrativo de designación.

El Ordenador del Gasto podrá designar, indicando nombre y cargo, quiénes adicionalmente conformarán el Comité de Evaluación, después de la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones respecto a cada proceso en particular.

U. Tipo De Supervisión e/o Interventoría

Supervisión. La supervisión es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. La entidad podrá contratar personal de apoyo para la supervisión, a través de los contratos de prestación de servicios profesionales que sean requeridos.

Con el fin de realizar una correcta labor a través de la supervisión a los diferentes contratos que celebre el Municipio de Malambo, el ordenador de gasto al momento

designado para tal fin cuáles son las funciones a su cargo haciendo entrega de una copia del expediente del contrato con la documentación surtida hasta la fecha.

Para la asignación de un supervisor, el ordenador del gasto, deberá tener en cuenta que el perfil profesional del funcionario designado se ajuste al objeto del contrato cuya supervisión se le asigna y tendrá en cuenta, además, si el funcionario cuenta con la disponibilidad de tiempo y logística para desarrollar correctamente sus funciones.

Entre las principales tenemos:

 Vigilar a través de todo el proceso contractual que se cumpla con lo estipulado en el contrato y que se ejecuten los controles para la ejecución del mismo.

 Estudiar la propuesta del contratista, así como el contrato, constatando que el contrato se cumple de acuerdo con las especificaciones.

 Suscribir junto con el contratista el acta de iniciación en la que se indicará el procedimiento bajo el cual operará, así como el desarrollo de los diferentes aspectos que comprende el mismo.

 Rechazar los bienes que no se ajusten al contrato o a la propuesta presentada por el contratista, en la medida que sean inferiores o diferentes, en el término máximo establecido en el contrato.

 Expedir el Certificado de cumplimiento final, a través del cual certificará que el contratista cumplió con las obligaciones contratadas por el municipio.

 Verificar que se cumpla con la ejecución del contrato en los términos y condiciones establecidos.

 Informar de manera oportuna a la Alcaldía cualquier demora e incumplimiento en las obligaciones del contratista, con el fin de aplicar los correctivos o sanciones correspondientes.

 Llevar las novedades en la ejecución del contrato y formular las recomendaciones del caso.

 Velar por el cumplimiento del contrato de acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993, Estatuto de Contratación de la Administración Pública ý demás normas complementarias.

 Elaborar el proyecto de liquidación del contrato de conformidad con el modelo empleado por la Alcaldía Municipal.

 Las demás inherentes a la función asignada

Parágrafo: De conformidad con lo previsto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2003, es obligación del interventor verificar mensualmente y como requisito para cada pago, que el Contratista esté al día en el pago de sus aportes al sistema general

que lo aportado corresponde a lo exigido por la Ley.

Interventoría. La Interventoría es el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la entidad estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga un conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante lo anterior, cuando la entidad estatal lo encuentre justificado y acorde con la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable y jurídico del objeto o contrato dentro de la Interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e Interventoría. Sin embargo, la entidad estatal puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de Interventoría, se deberá indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la entidad a través del supervisor.

En todo caso, los contratos de Interventoría serán supervisados directamente por el Municipio de Malambo a través del supervisor del mismo.

ACTIVIDADES

En desarrollo de la Interventoría, las actividades a realizar serán:

 La Interventoría previo inicio de los trabajos deberá realizar conjuntamente con el contratista la revisión detallada de los diseños, replanteamiento de estructuras y cantidades de obra, cuando el contrato principal sea de obra pública.

 Efectuar, en coordinación con el contratista, el reconocimiento de la zona del proyecto para verificar su estado, accesos, permisos y demás aspectos que resulten necesarios para la ejecución del proyecto y de la Interventoría, dejando las respectivas constancias.

 Revisar y otorgar no objeción al programa de trabajo para la ejecución de los trabajos.

 Tener conocimiento completo y detallado del objeto del contrato, del respectivo pliego de condiciones, del contrato mismo, de las especificaciones técnicas, de la propuesta del contratista, del cronograma de ejecución y de cualquier otro documento que haga parte del contrato.

conformidad con los cronogramas, propuestas técnicas y económicas, metodología y especificaciones pactadas en el contrato.

 Efectuar las evaluaciones periódicas correspondientes, establecer los incumplimientos y recomendar las sanciones a que haya lugar.

 Exigir de los contratistas el cumplimiento de las normas técnicas obligatorias de calidad de los bienes y servicios contratados.

 Tomar los datos y hacer los cálculos necesarios para cuantificar los trabajos realizados y previstos en el contrato para los efectos del pago.

 Rechazar los bienes, instrumentos, instalaciones, trabajos y demás elementos utilizados por el contratista o sus dependientes, que no se ajusten a las condiciones pactadas, manifestando su objeción al respecto.

 Velar por la actualización de los estudios, diseños y planos indispensables para la correcta ejecución de la obra, por parte del contratista.

 Elaborar los planos de detalle de las obras en todos los casos en que sea necesario cuando a ello haya lugar.

 Exigir al contratista la mitigación de los impactos ambientales generados por la ejecución del proyecto, y requerir al contratista la ejecución de las obras y medidas necesarias de acuerdo con las condiciones ambientales de manejo cuando a ello haya lugar.

 Analizar con el Contratista los planos y especificaciones del proyecto, el programa de inversiones, el programa de trabajo, el equipo disponible, las fuentes de materiales, requerimientos de mano de obra, los sitios de disposición de sobrantes, el mantenimiento del tránsito, la seguridad de los trabajadores y del público y en general todo aquello que permita el correcto desarrollo del objeto contractual, cuando a ello haya lugar.

 Verificar el replanteo que el constructor realice con base en las referencias entregadas y manifestando su objeción cuando se encuentren diferencias, cuando a ello haya lugar.

 Verificar durante la construcción la permanencia de las referencias topográficas y exigir al contratista su protección, traslado o reposición cuando sea necesario, cuando a ello haya lugar.

 Requerir al contratista la ejecución de los ensayos de campo, de laboratorio y de control de calidad de materiales para cumplir con las normas y especificaciones de construcción establecidas para el proyecto. En caso de incumplimiento de alguna de estas variables objetar la obra correspondiente e informar al supervisor, cuando a ello haya lugar.

 Informar periódicamente al Supervisor del Contrato de la forma como se desarrolla la ejecución del contrato, indicando todos los detalles que sean necesarios y poniendo en conocimiento las irregularidades, atrasos y demás circunstancias atinentes al cumplimiento del contratista.

ellas de manera oportuna, resolver oportunamente aquellas que sean de su competencia y emitir concepto sobre las que no lo sean, remitiéndolas al Supervisor.

 Comunicar en forma inmediata, a través del Supervisor, todas las determinaciones tomadas y enviar copia de todas las comunicaciones u órdenes dirigidas al contratista.

 Llevar un diario de trabajo o libro, en donde se consignará las incidencias más importantes en desarrollo de los trabajos, así como de las condiciones meteorológicas y de la ocurrencia de situaciones imprevistas. En este libro se resumirán las objeciones comunicadas al Contratista, las cuales deberán constar por escrito, cuando a ello haya lugar.

 Adelantar las revisiones periódicas que sean necesarios para garantizar que los contratistas cumplan con las especificaciones y condiciones de calidad del objeto contratado.

 Exigir la correcta aplicación de la reglamentación vigente sobre señalización temporal durante la etapa de construcción y sobre señalización definitiva, en el caso de estar incluido en el contrato de obra, cuando a ello haya lugar. El Inspector residente de la Interventoría deberá tener su sede permanente en el sitio donde se realicen las obras, o en un lugar cercano, durante toda la vigencia del contrato. El profesional designado como residente deberá portar la documentación que lo acredite como tal. Esta podrá ser requerida por el Supervisor, para evaluación o supervisión del contrato y registros contables, o por las entidades financieras autorizadas para tal fin. Los demás profesionales y personal técnico deberán cumplir con lo establecido en los términos de referencia y con la propuesta presentada.

DE ORDEN ADMINISTRATIVO

 Exigir al contratista los informes, documentos y demás detalles que sean necesarios para asegurar la correcta ejecución del contrato.

 Adoptar, durante el desarrollo y ejecución del contrato, todas las medidas que sean necesarias para asegurar y mantener las condiciones técnicas, mecánicas, profesionales, económicas y financieras ofrecidas por el contratista.

 Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral vigente y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial que son de cumplimiento obligatorio.

 Tener especial cuidado en que el Municipio esté amparado por las garantías contractuales establecidas. Así mismo exigir con la debida anticipación su renovación o modificación, si fuere el caso.

CONTROL FINANCIERO

 Controlar la correcta inversión del anticipo si fuere el caso o de los dineros entregados al contratista. El interventor deberá vigilar que el contratista maneje los fondos de acuerdo a lo estipulado en el contrato y que solo gire contra ella cuando el gasto tenga relación directa con el objeto del mismo.

 Estar informado del estado financiero del contrato y registrar las operaciones efectuadas con los fondos del mismo.

 Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro oportuno de las sanciones, multas y garantías a que hubiere lugar.

 Propender por la adecuada disponibilidad presupuestal para la ejecución del contrato.

 Actuar de tal modo que se impida que por causas imputables a él o al contratista, sobrevenga una mayor onerosidad en contra de los intereses patrimoniales del Municipio en el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

 Verificar y autorizar las actas parciales que se presenten en el desarrollo del contrato

CONTROL DE TIEMPOS

 Exigir al contratista la iniciación y ejecución de los trabajos en los plazos establecidos dentro del contrato.

 Someter a consideración del Supervisor, las modificaciones relativas a los términos o condiciones del contrato en lo relacionado a las prórrogas.

 Controlar el avance del contrato de acuerdo con el programa de inversiones vigente y con el programa detallado de ejecución. En los casos que se requiera, deberá relacionar los incumplimientos totales o parciales y solicitar si se considera pertinente, con la debida sustentación, la aplicación de las sanciones a que hubiere lugar.

 Exigir al contratista el cumplimiento del cronograma de trabajo y en caso de incumplimiento por causas imputables al contratista informar al Supervisor para que se hagan efectivas las sanciones correspondientes.

 Emitir concepto sobre las modificaciones que sobrevengan durante la ejecución del contrato y someterlas a consideración del Supervisor, con la debida justificación técnica y el análisis de beneficio, en los siguientes casos:

 Cambios o modificaciones en el valor.

 Cambios o modificaciones en el diseño y/o especificaciones iníciales del proyecto.

 Cambios o modificaciones en métodos.

 Reprogramaciones.

 Solicitudes de prórroga del plazo.

ELABORACIÓN DE ACTAS

 Suscribir con el supervisor del contrato el acta de iniciación de la Interventoría.

 Consignar en la respectiva acta todos los convenios, acuerdos y pactos que sean necesarios y convenientes para el normal desarrollo del contrato y que propendan por la defensa de los intereses del Municipio.

 Elaborar las siguientes actas respecto al contrato a supervisar, en las fechas en que realmente se produzcan los hechos a que se refieren:

 Acta de iniciación del contrato.

 Acta de iniciación de obra, cuando a ello haya lugar.

 Acta de suspensión.

 Acta de reanudación.

 Acta de recibo final.

 Acta de liquidación del contrato.

 Acta de comités de Interventoría.

 Acta de recibo y entrega de Interventoría.

 Actas parciales de avance.

En todo caso, las actas de inicio, suspensión, reinicio y liquidación del contrato solo tendrán efectos jurídicos respecto del Municipio cuando sea impuesto el visto bueno por el Supervisor del Contrato.

En el acta de iniciación de obra se dejará constancia del personal, las instalaciones, el equipo y los materiales del constructor que se encuentren disponibles en el sitio de la obra, así como cualquier información que considere necesaria.

 Elaborar y allegar al Supervisor los documentos requeridos para la liquidación del respectivo contrato, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

VINCULACIÓN DE PERSONAL

 Verificar y controlar la vinculación del personal propuesto para la ejecución del contrato de acuerdo a la propuesta presentada y aceptada, y solicitar los cambios que fueren necesarios.

 Disponer, administrar y mantener los recursos de personal, equipos, implementos, materiales y demás servicios necesarios para el normal desarrollo de la Interventoría.

 Verificar que el contratista ocupe en el lugar de los trabajos el personal profesional técnico ofrecido y aprobado en la propuesta técnica para que las actividades se ejecuten en forma ágil, eficiente y se culminen dentro de los plazos acordados.

Cualquier modificación al personal ofrecido en la propuesta deberá ser aprobada por el Supervisor del Contrato tanto para la vinculación o desvinculación al proyecto.

 En general, todas las actividades que exija el supervisor para garantizar la correcta ejecución del proyecto.

SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

El interventor deberá tener afiliado su personal a los sistemas de seguridad social e igualmente estar al día en los pagos de los anteriores aportes y en el pago de sus obligaciones parafiscales durante la vigencia del contrato (Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA), de ser el caso.

PRESENTACIÓN DE INFORMES

El interventor deberá presentar los informes que se relacionan a continuación, con destino a la Secretaria correspondiente, impreso y en medio magnético.

a. Informe mensual, que incluya el estado de ejecución del contrato, considerando la siguiente información:

 Actividades ejecutadas.

 Personal que participa.

 Equipos: Estado, rendimientos y funcionamiento.

 Avance en Programa de trabajo, atrasos presentados, sus causas y su justificación, si las hay.

 Registro fotográfico de la secuencia de las actividades desarrolladas debidamente numeradas y marcadas.

 En general, todo aquello que de una u otra forma esté relacionado con el desarrollo del contrato.

b. Informe mensual de gestión de la Interventoría. En éste deberá incluir la descripción de las actividades ejecutadas por la Interventoría, tiempos y actividades del personal que labora, cumplimiento del cronograma y demás labores que se requieran para el normal desarrollo del contrato.

c. Informes especiales que el Supervisor requiera de la Interventoría.

d. Informe final que tenga en cuenta los siguientes aspectos: Antecedentes y descripción general de ejecución del contrato, datos generales relacionados con la Interventoría, problemas presentados y soluciones adoptadas, desarrollo de los trabajos en el tiempo y avance mensual de actividades.

La Interventoría deberá cumplir con las normas vigentes que fijan el procedimiento para el recibo de la Interventoría.

Las demás que el Municipio considere pertinentes y las que se deriven de la naturaleza del Contrato.

4.1.1.2. Otros documentos necesarios para la contratación

A. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

Existe la obligación por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de contratación las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos. (Véase Ley 80 de 1993 artículo 25).

Para el caso del Municipio de Malambo, se debe garantizar cuando el proceso entre para la Elaboración del Proyecto y Pliego de Condiciones, la existencia del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

B. Autorización para contratar

En los términos del artículo 313, numeral 3 de la Constitución Política de Colombia, corresponde al Concejo Municipal autorizar al Alcalde para celebrar contratos.

C. Estudios técnicos y diseños

Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros.

Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o

razones.

Es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de documentos adicionales.

El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada meticulosamente por el técnico encargado del proceso.

4.1.2. Modalidades de Selección del Contratista

4.1.2.1. Licitación Pública

La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades, es decir, si el contrato a celebrar no se encuentra entre las causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Licitación Pública.

Fase

Trámites Necesarios

Términos

Responsable

Estudios y documentos previos. Diseños y proyectos de factibilidad y prefactibilidad, cuando sea procedente.

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Discrecional

Dependencia donde se origina la necesidad.

Secretario de Hacienda.

Avisos en la página web y en el SECOP: Artículo 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012 y Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del

Decreto 1082 de 2015

Dentro de los 10 a 20 días calendarios anteriores a la apertura de la Licitación, se publicarán hasta 3 avisos de convocatoria con intervalos entre 2 y 5 días calendarios, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato

en la página Web de la entidad y SECOP

Secretaria General.

Proyecto xx xxxxxx de condiciones

Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones:

Durante la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones

El proyecto de pliegos de condiciones se publicará por lo menos con 10 días hábiles de antelación a la fecha que

ordena la apertura del proceso.

Los prepliegos son elaborados por la secretaria General con el acompañamiento de la

oficina que genera la necesidad.

	(Artículo 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015).		Las observaciones al prepliego deben ser presentadas a la Secretaría General en físico o email administrativa@malambo- xxxxxxxxx.xxx.xx
4	Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015. Simultáneamente se publicará el Pliego de condiciones definitivo (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015.	El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.	Oficina de la Secretaría General
5	Visita técnica. No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello.	Preferiblemente antes de la audiencia de asignación de riesgos.	Secretaría de Infraestructura
6	Audiencia de asignación de riesgos (Artículo 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015). Si a solicitud de un interesado es necesario celebrar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de riesgos. Como resultado de lo debatido en las audiencias y cuando resulte conveniente, el jefe o representante de la entidad expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de la licitación hasta por seis (6) días hábiles.	Dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas. Artículo 30, numeral 4 Ley 80 de 1993 modificado por el Artículo 220 Decreto 019 de 2012.	Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx
0	Xxxxx xx xx Xxxxxxxxxx. Xx el momento a partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre de la Licitación (Artículo 30, numeral 5, de la Ley	El término se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.	En físico ante la Oficina Secretaría General

	80 de 1993). El plazo para la presentación de propuestas debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas.
8	Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas (Artículo 2.2.1.1.2.2.1 del Decreto 1082 de 2015). La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a.m. y 7:00 p.m.	De acuerdo con el Articulo 89 de la Ley 1474/2011, que modifica el inciso 2º, numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993: “(…) no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo’’.	Oficina Secretaría Generalu Ordenador del Gasto.
9	Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.	Durante el término señalado en el Pliego de condiciones.	Las observaciones deberán presentarse en físico a la Oficina Secretaría General o mediante email a administrativa@malambo- xxxxxxxxx.xxx.xx
10	Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas.	Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas, siempre y cuando no implique modificaciones al pliego de	Las respuestas podrán ser otorgadas por: la Secretaría General, Comité de Evaluación o Alcalde Municipal principal.

Cierre del proceso licitatorio. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o a solicitud de un número plural de posibles oferentes. (Numeral 5 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011).

Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas, en presencia de los proponentes y/o equipo de la Administración que

se encuentre, dejando constancia mediante acta.

Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas.

El cierre se realizará en la Oficina Secretaría General

Evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150/2007.

El ofrecimiento más favorable para la entidad se determinará de acuerdo con las reglas del artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015 y con las señaladas en el pliego de condiciones definitivo.

El Comité de Evaluación verificará si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendará la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del Decreto 1082 de 2015 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.

El plazo para la evaluación será estipulado por la dependencia encargada de la licitación, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma.

Comité de Evaluación

13	Publicación del informe de evaluación. Es el período durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar.	Mínimo 5 días hábiles (Artículo 30 numeral 8 de la Ley 80 de 1993).	Secretaría General.
14	Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP.	El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuesta a más tardar en la audiencia de adjudicación.	Respuestas a observaciones: la Oficina Secretaría General, Comité de Evaluación u Ordenador del gasto. Publicación de las respuestas en el SECOP: Secretaría General.
15	Vencido el término de traslado del informe de evaluación, el proceso es llevado al Ordenador del Gasto apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité de Evaluación.	Con anterioridad a la audiencia de Adjudicación de acuerdo con las sesiones del comité.	Oficina la Oficina Secretaría General u Ordenador del Gasto.
16	Audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta: La adjudicación se efectúa en audiencia pública mediante resolución motivada, la que se entiende notificada al proponente favorecido en dicha audiencia (Artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y artículo 9 de la Ley 1150 de 2007). Los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. (Art. 9 Ley 1150/07 y Art. 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015). La declaratoria de desierta deberá hacerse mediante acto motivado.	De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones.	Oficina Secretaría General u Ordenador del Gasto.

Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones.

Durante el término establecido en el pliego de condiciones.

La minuta la elaborarla Secretaría General y el Ordenador del gasto lo suscribirá.

Registro presupuestal de compromiso: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la

adjudicación.

Una vez suscrito el contrato.

Secretaría de Hacienda

4.1.2.2. Selección Abreviada

Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Esta modalidad de selección se encuentra desarrollada en el artículo 2° numeral 2 de la Ley 1150 de 2007 y en los artículos 2.2.1.2.1.2.1 al 2.2.1.2.1.2.26 del Decreto

1082 de 2015.

Las causales de selección abreviada de contratistas son:

a) La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

b) La contratación de menor cuantía.

c) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

d) La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.

e) La enajenación de bienes del Estado.

f) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.

g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM).

h) Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad.

i) La contratación de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.

El Decreto 1082 de 2015 reglamenta cada una de las causales de Selección Abreviada sin embargo, para efectos de este Manual se detallarán las causales más utilizadas al interior del Municipio que de acuerdo con el reglamento tienen diferente procedimiento:

técnicas uniformes y de común utilización

Las características técnicas uniformes de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el inciso 6 del artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, se predican de aquellos bienes y servicios “que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”.

Por características técnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o servicio que presta la misma utilidad para la Administración y satisface idéntica necesidad de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento fundamental son las características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física.

La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3) procedimientos:

I. Subasta inversa (Modalidad presencial o electrónica)

ETAPA

TRAMITES NECESARIOS

TERMINOS

RESPONSABLE

Estudios y documentos previos. Ficha Técnica de los bienes y servicios a adquirir.

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Discrecional

Dependencia donde se origina la necesidad.

Secretario de Hacienda

Aviso de convocatoria: publicarse en el SECOP. Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082

de 2015.

Proyecto xx xxxxxx de condiciones.

Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones: Durante este proceso deberán publicarse todas las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos y las respuestas a las observaciones (Artículo 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082

de 2015).

El proyecto de pliegos de condiciones se publicará por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso (Artículo 2.2.1.1.2.1.4 del

Decreto 1082 de

2015).

PUBLICACION

SECOP: Secretaría General

Proyecto de pliegos: Secretaría General Respuestas a observaciones: Comité de Evaluación.

Acto Administrativo de apertura y designación comité de evaluación: Deberá contener la información a que alude el Artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015.

Pliego de condiciones definitivo (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones hechas por los futuros proponentes interesados en participar en el proceso de selección durante la etapa del proyecto de pliegos, o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082

de 2015.

El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.

Ordenador del Gasto Secretaría General.

Plazo. Es el momento a partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre

(Artículo 30, numeral 5, de la Ley 80 de 1993).

El término se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del

Secretaría General

Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas (2.2.1.1.2.2.1 del Decreto 1082 de 2015).

La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma.

Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria.

La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días

A más tardar el día hábil anterior al cierre. En todo caso deberá otorgarse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas si fuere necesario.

Secretaría General U Ordenador del Gasto

hábiles entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m.

Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones.

La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la

entidad agrupará aquellas de naturaleza común.

Las observaciones al pliego de condiciones deben ser presentadas durante el término establecido en el cronograma.

Secretaría General o Comité de Evaluación.

Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas.

Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas siempre y cuando no implique

modificaciones al pliego de condiciones.

Secretaría General, Comité de Evaluación u ordenador del gasto.

Cierre del proceso de subasta inversa. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas.

Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas técnicas en presencia del Secretario General o cualquier miembro del Comité de Evaluación y/o los proponentes, dejando constancia en acta de dicha apertura (la propuesta económica inicial será abierta al momento de inicio de

la puja).

Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas.

Secretaría General o Comité de Evaluación.

Verificación de requisitos habilitantes: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y conforme las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007.

El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada, a través de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, será aquél con el menor precio (Numeral 3 del

Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007).

El plazo para la evaluación estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma será.

Comité de Evaluación

Publicación del informe de verificación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que

haya lugar.

Se pondrá a disposición por un término no inferior a 3 días hábiles.

Publicación SECOP: Profesional de sistemas.

Respuesta a las observaciones hechas al informe.

El plazo será determinado en el pliego de condiciones.

Secretaría General, Comité de Evaluación u

Ordenador del gasto.

De quedar solamente habilitado un oferente, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su propuesta se ajuste al

pliego de condiciones.

El plazo será determinado en el pliego de condiciones

Secretaría General y/uOrdenador del Gasto.

Procedimiento de subasta inversa. En el evento de resultar 2 o más proponentes habilitados, la subasta podrá hacerse en forma presencial o electrónica para lo cual se observará el procedimiento señalado entre los artículos 2.2.1.2.1.2.2. al

2.2.1.2.1.2.6 del Decreto 1082 de 2015 y lo establecido en el Pliego de Condiciones. Se deberá disponer de las herramientas tecnológicas para que las subasta se desarrollen en forma electrónica.

La subasta se podrá realizar mediante lotes o ítems, siempre y cuando la naturaleza del objeto a contratar lo justifique o el análisis sectorial permita concluir que dicha forma de subasta está acorde con las variables económicas del sector del bien o servicio de características uniformes.

Cuando el Municipio no cuente con los medios o mecanismos para realizar la subasta por medios electrónicos, podrá

hacerse de forma presencial conforme al procedimiento que

Una vez publicadas las respuestas a las observaciones, según el cronograma previsto en el pliego.

Secretaría General, Comité de Evaluación u Ordenador del gasto.

se describe en el presente manual.

El Comité de Evaluación podrá verificar si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité podrá recomendar la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 2.2.1.1.2.2.4 del Decreto 1082 de 2015 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.

Con posterioridad al procedimiento de subasta inversa.

Comité de Evaluación.

Discriminación final de precios: En el caso de que la subasta inversa verse sobre varios ítems que se estén contratando a precio global, se podrá hacer la discriminación final de precios de acuerdo con lo establecido en

los pliegos de condiciones o invitación pública.

De acuerdo con el plazo señalado en el pliego de condiciones

Comité de Evaluación

Apertura del sobre económico, la subasta y la adjudicación, será realizada en una sola audiencia.

Audiencia.

Xxxxxxxxx miembro del Comité Asesor de Evaluación, Secretaria General

u Ordenador del Gasto.

Resolución de Adjudicación: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada.

La declaratoria de desierta deberá hacerse mediante acto motivado.

En la fecha señalada en el pliego de condiciones definitivo.

Secretaría General u Ordenador del Gasto.

Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones.

Durante el término establecido en el pliego de condiciones.

Ordenador del gasto y Contratista

Registro presupuestal de compromiso: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación.

Una vez suscrito el contrato.

Secretaría de Hacienda

Es una puja dinámica efectuada presencialmente mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Pliego de Condiciones.

Se precisa dentro del procedimiento para realizar la subasta inversa presencial, que el certamen será mediante una puja dinámica efectuada presencialmente.

Abiertos los sobres que contienen las propuestas económicas en el certamen de la subasta, la Administración Municipal verificará y realizará las correcciones de errores aritméticos si hay lugar a ello y dará a conocer el menor precio ofrecido entre las ofertas iniciales de precio.

Luego de terminado el certamen, el proponente favorecido con la adjudicación, deberá ajustar su propuesta respecto de la oferta final, realizada en el certamen de subasta.

b. Condiciones para la realización de la subasta inversa

- Mínimo de proponentes habilitados

Para que la subasta pueda llevarse a cabo en los términos xxx Xxxxxx de Condiciones deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes.

Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, el Municipio de Malambo puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.

- Tiempo asignado para realizar lances de mejora

El Municipio de Malambo otorgará un término común de “10” minutos para recibir por parte de todos los proponentes sus lances, usando el formulario previsto para ello, contados a partir de la entrega de los sobres con los formularios.

- Margen mínimo de mejora

Se deberá respetar en cada lance el margen mínimo de mejora de ofertas, establecido en el Pliego de Condiciones.

Los lances que no superen el margen mínimo de mejora serán inválidos, lo que inhabilitará al proponente para continuar en la puja.

- Representación en el certamen

La persona del proponente autorizado para realizar la subasta inversa será el representante legal o su delegado debidamente autorizado conforme a la ley.

- Errores en el diligenciamiento del formulario propuesta de precio

En cualquiera de los siguientes casos, el oferente no podrá continuar participando del certamen de subasta:

 Si presenta cifras ilegibles.

 Si el lance no es válido por estar por debajo del margen mínimo de mejora establecido.

 Si presenta el formulario para lances en blanco.

 Si entrega el sobre sin formulario para lances.

 Si consigna anotaciones adicionales en el formulario para lances, diferentes al valor de la puja.

- Lances sin mejora de precios

En el desarrollo del certamen, cuando el oferente decida que no hará más lances de mejora, deberá manifestarlo en el formulario para lances, consignando una “X” al frente del siguiente enunciado: “NO REALIZARE MÁS LANCES EN ESTA SUBASTA”. Como consecuencia no podrá continuar participando del Certamen de Subasta y el valor del último lance válido que haya efectuado se tendrá como el valor definitivo de su oferta.

Corresponde a la entidad, garantizar que el formulario para lances, contenga la expresión clara e inequívoca, que indique que el oferente desiste de continuar en el certamen.

- Oferta con valor artificialmente bajo

Conforme al artículo 2.2.1.1.2.24 del Decreto 1082 de 2015.

c. Procedimiento para la realización de la subasta inversa presencial

- Lugar y fecha

Indicar en el cronograma del proceso, el lugar y la fecha del certamen de subasta inversa presencial. La entidad elaborará el acta correspondiente de lo sucedido en el certamen, adjuntando la planilla de asistencia.

El certamen de Subasta Inversa Presencial se realizará, una vez se haya cumplido con lo precisado por el artículo 2.2.1.2.1.2.2 del Decreto 1082 de 2015, en términos de la pluralidad de oferentes.

El Municipio de Malambo avisará oportunamente a los proponentes habilitados sobre la fecha del certamen.

- Introducción a la subasta inversa y suscripción del acta de asistencia

Antes de dar inicio al certamen se pondrá a disposición de los participantes la planilla de asistencia.

El acta señalará que los proponentes conocen y aceptan las obligaciones y derechos contenidos en los Pliego de Condiciones y sus anexos.

- Apertura de los sobres con la presentación de la oferta inicial de precio

El servidor (a) que dirige la subasta abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y dará a conocer cuál de ellas es la menor.

- Lances en sobres cerrados

Se entregarán los sobres y los formularios sobre los cuales se consignarán los lances. En dichos formularios, el proponente deberá consignar únicamente el precio ofertado o la expresión clara e inequívoca de que no hará ningún lance de mejora de precios, en el campo destinado para el efecto.

Los proponentes harán su lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio utilizando los sobres y los formularios suministrados dentro del término común (número de minutos) señalado.

Un servidor (a) recogerá los sobres cerrados de todos los participantes.

este orden, se dará a conocer únicamente el menor precio ofertado.

Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta.

La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.

Cuando no se reciban más lances, la entidad informará el último lance válido y la identidad del proponente.

Para los efectos de este numeral una ronda empieza desde el momento en que se reciben simultáneamente los lances en sobre cerrado y termina cuando se da a conocer el menor precio ofertado de la ronda.

d. Criterios de desempate

En caso de existir empate se adjudicará el contrato al oferente que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo.

II. Compra por acuerdo marco de precios

Este procedimiento está reglamentado mediante el Decreto 1082 de 2015 en los artículos 2.2.1.2.1.2.7 para los bienes y servicios de características técnicas uniformes que adquieran las entidades estatales de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, sin que sea obligatoria su aplicación para las entidades territoriales como el Municipio de Malambo.Sin embargo, están facultadas para hacerlo en los términos que defina el reglamento.

El Municipio de Malambo podrá adquirir los bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios que suscriba la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, previo análisis que permita identificar las ventajas de contratar bajo este Acuerdo frente a otros procedimientos de selección.

Fase

Trámite de Necesidad

Término

Responsable

Estudios y documentos previos: En adición al contenido de los elementos mínimos contendrán los siguientes: 1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa. 2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.

Ficha Técnica de los bienes y servicios a adquirir.

Certificado de disponibilidad presupuestal. Artículo 2.2.1.2.1.2.15

del Decreto 1082 de 2015. Además del contrato de comisión, se deberá tener en cuenta el de la operación que celebrará el comisionista a través de la bolsa, los pagos que deban hacerse por causa o con ocasión de aquella, las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa correspondiente.

Comunicación y/o designación del Comité de Evaluación (Acto

administrativo)

Discrecional

Dependencia donde se origina la necesidad.

Ordenador del gasto.

Seleccionar objetivamente un comisionista debidamente acreditado, conforme al artículo 2.2.1.2.1.2.14 del Decreto 1082 de 2015. Esta selección se realiza mediante un procedimiento competitivo, de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa. Las normas y procedimientos aplicables a la selección de los comisionistas serán los contenidos en los artículos 2.2.1.2.1.2.13 y siguientes del Decreto 1082 de 2015 y en la reglamentación que las bolsas expidan en su desarrollo. La entidad puede exigir al comisionista el cumplimiento de requisitos adicionales a su condición, siempre y cuando éstos sean adecuados y proporcionales al objeto

a contratar y a su valor.

Debe tenerse en cuenta los requisitos habilitantes para hacer una selección objetiva.

El procedimiento será el señalado por la respectiva Bolsa.

Comité de Evaluación.

El proceso es llevado al ordenador del gasto para que apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité Asesor de Evaluación.

Con anterioridad a la celebración del contrato y de acuerdo con las sesiones de

comité.

Comité de Evaluación. Ordenador del Gasto.

Suscripción del contrato

Una vez elaborado el

contrato.

Ordenador del gasto.

Registro presupuestal de compromiso: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor

del adjudicatario y por el valor de la adjudicación.

Una vez suscrito el contrato.

Secretaría de Hacienda

Ordenador del gasto.

B. Contratación de menor cuantía

Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las demás causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, y además es inferior a los mil salarios mínimos mensuales vigentes (1000 SMMLV), el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Selección Abreviada de Menor Cuantía literal b numeral 2º del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.2.20del Decreto 1082 de 2015.

FASE

TRAMITES NECESARIOS

TERMINOS

RESPONSABLE

Estudios y documentos previos Diseños y proyectos de factibilidad y prefactibilidad

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Discrecional

Dependencia donde se origina la necesidad.

Aviso de convocatoria. El cual además de publicarse en el SECOP por política del Municipio de Malambo debe publicarse en la página web de la entidad. Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de

2015.

Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Durante este proceso deberán publicarse todas las observaciones y sugerencias presentadas al proyecto

xx xxxxxx.

El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publicará por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso.

Publicidad en el SECOP: Secretaría General

Prepliegos: Secretaría General.

Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015.

Pliego de condiciones definitivo (conforme al Artículo 30 de la Ley 80

de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde

El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones Definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.

Ordenador del Gasto Secretaría General.

con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en la disposición normativa.

Visita técnica. No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello.

De acuerdo con el cronograma establecido en el pliego.

Dependencia que origina la necesidad.

Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones.

La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad

agrupará aquellas de naturaleza común.

De acuerdo con lo determinado en el Pliego de condiciones.

Secretaría General.

Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas.

Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas.

Respuestas a observaciones: Secretaría General,Comité de Evaluación u ordenador del gasto.

Publicación en el

SECOP: Secretaría General.

Conformación de lista de posibles oferentes.

La manifestación de interés es requisito habilitante para presentar propuestas, por tanto, en caso de no presentarse ninguna el proceso se declarará desierto.

Si no se presentan manifestaciones de interés el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse un nuevo

proceso de contratación.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura (Artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015).

Secretaría General.

Sorteo: En caso de que el número de posibles oferentes sea superior a 10, la entidad podrá hacer sorteo, para seleccionar máximo diez interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación.

En los pliegos de condiciones se determinará si hay lugar a sorteo y la forma en la que se hará.

Si el número de oferentes interesados es inferior a 10 se

adelantará el proceso con todos los

De conformidad con el cronograma establecido en el Pliego de Condiciones.

Secretaría General.

interesados.

El plazo para presentar propuestas empieza a contar a partir del día siguiente a la fecha en la cual la entidad informe a los interesados el resultado del sorteo.

Modificación a través de Adendas (Artículos2.2.1.1.1.3.1 y 2.2.1.1.2.2.1

del Decreto 1082 de 2015).

La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma.

de convocatoria.

Deberá regularse en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual pueden expedirse adendas o a falta de tal previsión, a más tardar el día hábil anterior al cierre.

Secretaría General u Ordenador del Gasto.

Publicación: Secretaría General.

Cierre del Plazo para presentar propuestas. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas en presencia del Secretario General o cualquier miembro del Comité de Evaluación y los proponentes que se encuentren, dejando constancia mediante acta

de la apertura.

Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas.

Oficina Jurídica o Comité Asesor de Contratación y Evaluación

Evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007.

El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada de menor cuantía, será aquel que resulte de aplicar alguna de las alternativas señaladas en el Artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de

2015.

El plazo para la evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma.

Comité de Evaluación

El Comité de Evaluación verificará si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendará la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 2.2.1.1.2.2.4 de Decreto 1082 de 2015 y recomendar el rechazo o la continuidad de la

oferta en el proceso.

Publicación del informe de evaluación. Es el período durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. Numeral 4 del Artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de

2015.

Durante por lo menos 3 días hábiles.

Publicación: Secretaría General

C. Contratos para la prestación de servicios de salud

De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.2.21 del Decreto 1082 de 2015, cuando se requiera la prestación de servicios de salud se seleccionará al contratista haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía.

Cabe anotar que las personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios deben estar inscritas en el Registro Especial Nacional del Ministerio de la Salud o quien haga sus veces.

Para el presente proceso se debe tener en consideración lo previsto en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, como quiera que no se exigirá el Registro Único de proponentes.

D. Por declaratoria de desierta de la licitación

Por disposición del artículo 2.2.1.2.1.2.22 del Decreto 1082 de 2015, si la entidad decide no adelantar nuevamente un proceso de Licitación Pública, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía, de conformidad al procedimiento del presente manual.

Se toma como referencia lo establecido en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, que faculta a las entidades públicas para la venta de bienes de su propiedad y en tal sentido, el literal e) de la norma invocada establece: “En los procesos de enajenación de los bienes del Estado se podrá utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva”.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015 la entidad podrá realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores, bancas de inversiones, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar.

I. Enajenación directa por oferta en sobre cerrado

FASE

TRAMITES NECESARIOS

TERMINOS

RESPONSABLE

Estudios y documentos previos que deberán incluir el avalúo comercial del bien y el precio mínimo de la venta, obtenido de conformidad con lo señalado en los artículos2.2.1.2.2.3.1 y 2.2.1.2.2.3.2

del Decreto 1082 de 2015, Tratándose de bienes muebles se atenderán las disposiciones de los artículos 2.2.1.2.2.4.1 y

2.2.1.2.2.4.2 del Decreto 1082 de 2015. En lo que respecta a otro tipo de bienes se atenderá lo dispuesto

en el artículo 2.2.1.2.2.4.4del Decreto 1082 de 2015.

Discrecional

Dependencia que genere la necesidad.

Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015.

Pliego de condiciones definitivo (conforme al Artículo 30 de la Ley

80 de 1993, artículo 22 y artículo

El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.

Ordenador del Gasto Secretaría General.

2.2.1.2.2.1.9 del Decreto 1082 de 2015). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Además de contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3 y 2.2.1.2.2.1.9 del

Decreto 1082 de 2015.

Audiencia para dar apertura a las ofertas económicas de los proponentes habilitados.

Se informará la mejor oferta recibida en sobre cerrado, con el fin de permitir por una sola vez, que los oferentes la mejoren.

La mejor oferta será aquella que ofrezca el mejor precio.

De acuerdo con el cronograma establecido en el pliego.

Secretaría General o Comité de Evaluación

El proceso es llevado al ordenador del gasto para que apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité Asesor de Contratación

y Evaluación

Previamente al acto de adjudicación.

Comité de Evaluación u Ordenador del Gasto.

Resolución de adjudicación: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada al proponente que haya ofertado el mejor precio.

La declaratoria de desierta: deberá hacerse mediante acto motivado indicando las razones o causas que impidan la selección objetiva.

Según la fecha señalada en el pliego de condiciones.

Secretaría General Ordenador del Gasto.

Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones.

Durante el término establecido en el pliego de condiciones.

Ordenador del gasto

Registro presupuestal de Compromiso.

Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación.

Una vez suscrito el contrato.

Secretaría de Hacienda

oferente que haya ofrecido el mayor valor a pagar por los bienes objeto de enajenación y en consecuencia, el Xxxxxx Xxxxxx debe ser al alza.

III. Enajenación a través de intermediarios idóneos

El artículo 2.2.1.2.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015 reglamenta que cuando se elija este mecanismo de enajenación, la venta siempre debe realizarse a través de subasta pública o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario.

La selección del intermediario idóneo se hace a través de un proceso de contratación en el cual se utilice las reglas de la selección abreviada de menor cuantía. Si el intermediario es un comisionista de bolsa de productos se selecciona mediante el procedimiento interno aplicable a la bolsa de productos, de conformidad con lo señalado en los artículos2.2.1.2.2.1.5 y 2.2.1.2.2.1.6 del Decreto 1082 de 2015.

Nota: Para participar en los procesos de enajenación de bienes del Estado, directamente (Enajenación directa por oferta en sobre cerrado y Enajenación a través de subasta pública) o cuando la misma se realice a través de intermediarios idóneos, el oferente deberá consignar a favor de la entidad un valor no inferior al veinte por ciento (20%) del precio mínimo de venta como requisito habilitante para participar en la puja y que se imputará al precio de ser el caso.

F. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria

De acuerdo con el literal f) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.2.23 del Decreto 1082 de 2015, el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto relativo a la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos. En lo no previsto en este procedimiento el régimen aplicable será el contenido en las disposiciones legales sobre los respectivos mercados de las bolsas de productos de origen o destinación agropecuaria.

hace en mejores condiciones, en cuyo caso debe expresar en los documentos del proceso esta situación.

Se aplicará el procedimiento para la bolsa de productos previsto en parte III del literal A del numeral 4.1.2.2 de este manual.

Se consideran productos de origen agropecuario, los bienes y servicios de carácter homogéneo, provenientes de recursos agrícolas, pecuarios, forestales y pesqueros, que no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus características físicas y/o químicas, o que, no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad así como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. También se consideran productos de origen o destinación agropecuaria los documentos representativos de los mismos.

G. Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM).

De conformidad con el Artículo 2.2.1.2.1.2.24 del Decreto 1082 de 2015 las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta, sus filiales y las empresas en las que el Estado tenga más del cincuenta por ciento (50%) del capital social que no se encuentren en situación de competencia, deben utilizar el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía para los contratos que tengan como objeto su actividad comercial e industrial, descrito en el literal B del numeral 4.1.2.2 de este manual, salvo para los contratos de obra pública, consultoría, prestación de servicios, concesión, encargo fiduciario y fiducia pública para los cuales se les aplicará la modalidad que corresponda.

H. Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad.

De conformidad al artículo 2.2.1.2.1.2.25 del Decreto 1082 de 2015, los contratos a los que se refiere el literal h) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y que estén directamente relacionados con el desarrollo o ejecución de los programas de:

 Desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley.

 Atención a población desplazada por la violencia.

 Protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo.

 Programas para población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo incluidos los contratos fiduciarios que demanden.

Se celebrarán por parte del Municipio de Malambo, haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía, ver paso a paso señalado en el literal B del numeral 4.1.2.2 del presente Manual de Contratación.

I. Adquisición de bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional

Para los efectos previstos en el literal i) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 son bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional, los adquiridos para ese propósito por las entidades estatales.

Los contratos que se suscriban para la adquisición de los bienes y servicios de conformidad al listado del artículo 2.2.1.2.1.2.26 del Decreto 1082 de 2015, se realizarán haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía, ver paso a paso señalado en el literal B del numeral 4.1.2.2 del presente Manual de Contratación.

Cuando se trate de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, deben adquirirse mediante subasta inversa, Acuerdo Marco de Precios o bolsa de productos según aplique.

4.1.2.3. Concurso de Méritos

El concurso de méritos es el procedimiento aplicable para la selección de consultores. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2, se entiende por contrato de consultoría:

“(…) Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos

específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la Interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato (…)”.

A. Clases de concurso de méritos

La contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse mediante concurso abierto o con precalificación. En la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Cuando se trate de objetos que incluyan diseño y ejecución se determinará la modalidad de contratación de acuerdo con la obligación principal.

El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto o con precalificación se desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en los artículos 2.2.1.2.1.3.2 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.

Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el presente capítulo.

En el caso de que el objeto contractual de consultoría incluya obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de conformidad con lo señalado en la ley.

I. Procedimiento de Precalificación

La entidad en la etapa de planeación del concurso de méritos, puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente, en cuyo caso se deberá seguir el procedimiento señalado en el artículo 2.2.1.2.1.3.3 y siguientes del decreto 1082 de 2015. ETAPA

FASE

TRAMITES NECESARIOS

TERMINOS

RESPONSABLE

Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal

Discrecional

Dependencia donde se origina la necesidad y Secretaria de Hacienda

Publicación del aviso de solicitud de expresiones de interés y del proyecto de pliegos. Los cuales deben publicarse en el SECOP y por políticas del Municipio de MALAMBO en la página web de la entidad, el cual debe contener la información establecida en el artículo 2.2.1.2.1.3.4 del Decreto 1082 de 2015.

El que se considere razonable para que los interesados alleguen la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos

habilitantes.

Publicación: Secretaria General o a quien se delegue esta función.

Audiencia de Aclaraciones cuando se requiera. Caso especial cuando el valor exceda de la menor cuantía.

De acuerdo con el cronograma fijado en el aviso de convocatoria.

Secretaria General y/o ordenador del Gasto.

Presentación manifestaciones de interés y verificación de los requisitos habilitantes

De acuerdo con el cronograma fijado en el aviso de

convocatoria.

Secretaria General.

Publicación del informe de precalificación y presentación de observaciones

Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación dentro de los términos señalados en el

cronograma

Secretaria General

Audiencia de precalificación.

Si el número de interesados que cumplen con las condiciones de precalificación supera el máximo establecido en el aviso, en esta audiencia se hace el sorteo para conformar la lista.

En el caso de no conformar la lista podrá continuarse el concurso de méritos abierto o sin precalificación u optar nuevamente por realizar la

precalificación.

Se realizará conforme las reglas establecidas en el artículo 2.2.1.2.1.3.6 del Decreto 1082 de 2015.

Secretaria General y/o Ordenador del gasto

La conformación de la lista de precalificados no obliga a la entidad abrir el proceso de contratación.

FASE

TRAMITES NECESARIOS

TERMINOS

RESPONSABLE

Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal

Para calcular el presupuesto oficial se podrán tener en cuenta criterios tales como el personal, el tiempo de ejecución de actividades, el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución, los

imprevistos y la utilidad razonable del contratista.

Discrecional

Dependencia donde se origina la necesidad.

Aviso de convocatoria El cual además de publicarse en el SECOP y por política del Municipio de MALAMBO en la página web

de la entidad. Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082

El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publicará por lo

menos con cinco (5) días

Secretaria General y/o Ordenador del Gasto

Presentación de observaciones y sugerencias al proyecto xx xxxxxx de condiciones. (Art. 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015).

La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará

aquellas de naturaleza común.

Dentro del término previsto anteriormente.

Observaciones se presentan ante la oficina de la Secretaria General y/o el E-mail que se disponga en los pliegos o

cronograma.

Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 2.2.1.2.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015. En los eventos en que se haga uso de precalificación, sólo procederá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista

Aviso de Invitación a presentar propuestas: Cuando se hace uso de precalificación Pliego de condiciones definitivo (conforme al Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2.2.1.1.2.1.3 y el numeral 1 del artículo 2.2.1.2.1.3.4 del Decreto 1082 de 2015). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.1.3 y el numeral 1 del artículo 2.2.1.2.1.3.4 del

Decreto 1082 de 2015 y de los requerimientos técnicos de

El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.

Secretaria General y/o Ordenador del Gasto

Verificación de los requisitos habilitantes en el caso del concurso abierto y evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007

El ofrecimiento más favorable para la entidad en el concurso de méritos será aquél que ofrezca los mejores aspectos técnicos de la oferta, en ningún caso se incluirá el precio como factor de escogencia. Numeral 4 del artículo 5 de la

Ley 1150 de 2007.

El plazo para la evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma.

Comité de Evaluación

Publicación del informe de evaluación. Numeral 2 del artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto 1082 de 2015: El cual debe contener la calificación técnica y el orden de elegibilidad.

Por un término no inferior a tres (3) días hábiles para que los proponentes puedan formular observaciones las cuales deberán ser resueltas dentro del

acto de adjudicación.

Secretaria General

Revisión de la oferta económica: La entidad debe revisar la oferta económica ubicado en el primer orden de elegibilidad de conformidad con lo señalado en el numeral 3 y 4 del artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto

1082 de 2015.

Una vez concluida la evaluación técnica y en audiencia pública.

Ordenador del Gasto y/o Secretaria General, Comité Asesor de Evaluación

El proceso es llevado al ordenador del gasto para que apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité Asesor de Evaluación

adjudicación

Ordenador del Gastoy/oSecretaria General

Resolución de adjudicación: Debidamente motivada.

Según la fecha señalada en el pliego de condiciones.

Ordenador del Gasto y /o Secretaria General

10.

Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones.

Durante el término establecido en el pliego de

condiciones.

Ordenador del gasto. y/o Secretaria general

11.

Registro presupuestal de Compromiso. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del

contratista y por el valor adjudicado y suscrito en el contrato

Una vez suscrito el contrato

Secretaría de Hacienda

Son causales de contratación directa, de acuerdo con el numeral 4º del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 las siguientes:

Urgencia manifiesta. Contratación de empréstitos. Contratos interadministrativos.

La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición.

Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público.

Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que regula la Ley 996 de 2005.

De acuerdo con el Decreto 1082 de 2015 (Libro 2, parte 2, Título I, Capitulo 2, sección 1, subs.4, artículos 2.2.1.2.1.4.1 y siguientes), las disposiciones generales aplicables a la contratación directa son las siguientes:

FASE

TRAMITES NECESARIOS

TERMINOS

RESPONSABLE

Estudios y documentos previos: salvo urgencia manifiesta.

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Si se trata de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se requiere certificado de la planta de empleos de la Unidad de Recursos Humanos Y Físicos y constancia escrita sobre la idoneidad o

experiencia directamente relacionada con el área de que se trate. Por política del

Discrecional.

Dependencia donde se origina la necesidad

Municipio de MALAMBO y en aras de garantizar la selección objetiva se deberá

dejar constancia de la idoneidad y experiencia del futuro contratista.

Verificación de las condiciones mínimas del futuro contratista: La Secretaria General deberá dejar constancia de la verificación realizada a través de un

informe.

Discrecional.

Secretaria General

Acto administrativo que justifique la contratación directa de acuerdo con lo señalado en el Artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, salvo cuando la causal de contratación directa se refiere a prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la contratación de empréstitos y contratación de bienes y servicios en el Sector Defensa.

El acto administrativo que declare la urgencia manifiesta hará las veces del acto administrativo de justificación.

Antes de la suscripción del contratación.

Ordenador del Gasto. y/o Secretaria General.

Registro presupuestal de compromiso. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la

adjudicación.

Después de la suscripción del contrato

Secretaría de Hacienda

Suscripción del contrato.

Posterior al acto administrativo que justifica la

contratación directa.

Ordenador del gasto y/o Secretaria General

4.1.2.5. Contratación de Mínima Cuantía

Corresponde a aquellos contratos cuya cuantía no excede el diez por ciento (10%) de la menor cuantía determinada por la entidad, independientes de su objeto.

FASE

TRAMITES NECASARIO

TERMINOS

RESPONSABLE

Estudios y documentos previos. Certificado de disponibilidad presupuestal

Discrecional.

Dependencia donde se origina la necesidad Secretario de hacienda

Invitación pública: La cual deberá contener como mínimo la información contenida en el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015.

La invitación se publicará por un término no inferior a un

(1) día hábil (artículo 94 de la Ley 1474 de

2011.

Ordenador del Gasto y/o Secretario General

Presentación de Observaciones. Numeral 3 artículo 2.2.1.2.1.5.2 del

Decreto 1082 de 2015.

Las observaciones se contestarán antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas de acuerdo con el término fijado

en el cronograma.

Ordenador del Gasto y/o Secretaria General.

Cierre del Proceso de Contratación y Apertura de propuestas: En la fecha señalada en la invitación, de lo cual se dejará acta.

De acuerdo con el cronograma establecido en la invitación.

El término para presentar la oferta no podrá ser inferior a un (1) día hábil.

Ordenador del Gasto y/o Secretaria General

Verificación requisitos habilitantes y evaluación de la oferta con el menor precio: Según los requisitos señalados en la invitación, teniendo en cuenta que el único factor de evaluación es el precio, de conformidad con lo señalado en los numerales 1, 2 y 6 del artículo

2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015 La Entidad Estatal dentro del término fijado en la invitación pública, puede solicitar a los proponentes subsanar inconsistencias o errores, siempre y cuando la corrección de las inconsistencias o de los errores no represente una reformulación de la

oferta.

De acuerdo con el cronograma establecido en la invitación.

Ordenador del Gasto y/o Secretaria General

Publicación del informe de evaluación. Durante dicho término los proponentes podrán formular observaciones (Numeral 5 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del

Decreto 1082 de 2015).

Por lo menos un (1) día hábil.

Ordenador del Gasto y/o Secretaria General

Comunicación de la aceptación de la oferta y respuesta a observaciones de la verificación de requisitos habilitantes. La respuesta a las observaciones se publicará en el SECOP, simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.

La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

Si hay empate, la Entidad debe aceptar la oferta presentada primero

De acuerdo a lo establecido en la invitación.

Ordenador del Gasto y/o Secretaria General

Solo se requerirá de experiencia mínima de contratación cuando así se estime en el estudio previo a la luz de los principios de razonabilidad y proporcionalidad.

4.1.2.6. Buenas prácticas en el proceso de contratación

A. En la Etapa de Planeación

1) El instrumento de planeación es la piedra angular para que el proceso de contratación inicie con todas las garantías de transparencia e integridad, por eso la planeación debe ser una constante en la gestión contractual. Para ello es indispensable elaborar juiciosamente el Plan Anual de Adquisiciones el cual debe estar aprobado y publicado en el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal.

2) Gestionar vigencias futuras para aquellos contratos cuyo plazo de ejecución supera la vigencia fiscal.

3) En caso de contradicción entre lo consignado en el presente Manual y las normas legales y reglamentarias vigentes en la materia, prevalecerán estas últimas.

4) La publicación electrónica de los actos y de todos los documentos que se generen en desarrollo del Proceso de Contratación deberá hacerse en la fecha de su expedición, o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

5) La Secretaria General es responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La falta de publicación en el SECOP constituye la vulneración de los deberes funcionales de los responsables.

6) Consultar el marco jurídico que regula el bien, servicio u obra que se pretende contratar, para determinar los requisitos de orden legal que deben verificarse. Ejemplo: autorizaciones de Ministerios, avales, entre otros.

7) Se recomienda no hacer uso de certificados de disponibilidad presupuestal globales que sirvan de soporte de varias necesidades, lo anterior para garantizar el respaldo de los recursos.

8) En los contratos y convenios financiados con recursos del Sistema General de Regalías se dará aplicación al manual de contratación del Municipio de MALAMBO.

9) Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación asistencia o ayudas internacionales, pueden someterse a los reglamentos de tales entidades, incluidos los recursos aportados por el Municipio que hacen parte de estos convenios. En caso que el aporte del Municipio supere el cincuenta por ciento (50%) del valor total del convenio o contrato de cooperación, se someterá al Estatuto de Contratación.

10) En los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos deberán respetarse los términos establecidos para aquellos procesos a los que le apliquen acuerdos comerciales.

B. En la Etapa Precontractual

1) Los anexos de los estudios previos deben llevar el nombre y la firma de quien los elaboró y revisó.

2) Todos los documentos deben ir con la fecha en la cual son elaborados o el mes de su elaboración.

3) Establecer en los pliegos de condiciones que la carta de presentación debe ser entregada en original y debidamente firmada por el representante legal.

4) Publicar las cantidades de obras y formatos de propuestas económicas.

5) Los informes de verificación/evaluación deben ser detallados, no basta con decir "no cumple", hay que decir el por qué, para que los informes sean claros y permitan el derecho de contradicción.

6) De conformidad con el numeral 11 del artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015, el pliego de condiciones contendrá el proyecto de minuta del contrato a celebrarse, de ahí la importancia de revisar cada una de sus cláusulas y contenido.

7) Incluir en los pliegos de todas las modalidades de selección la siguiente regla: “En el evento de no discriminar el IVA y que el valor de los bienes y servicios ofrecidos causen dicho impuesto, el Municipio de MALAMBO lo considerará incluido en el valor de la oferta o en el evento de discriminar el IVA y no causen dicho impuesto, éste no será tenido en cuenta.

Para el análisis del precio se confrontará la relación entre los precios unitarios y los totales por medio de las cuatro operaciones aritméticas básicas. En caso de encontrarse diferencia, el Municipio realizará las respectivas correcciones.

En caso de diferencia de precios en diferentes partes de la propuesta, primará para todos los efectos, los que figuran en el formato “Resumen Económico”.

Todos los costos asociados a la preparación y presentación de la propuesta estarán a cargo del Proponente y el Municipio de MALAMBO, en ningún caso, será responsable de los mismos.

Los errores en que incurra el proponente al diligenciar y/o presentar el contenido del enunciado de cada uno de los ítems (descripción), serán de su exclusiva responsabilidad, debiendo asumir para todos los efectos que el contenido es el enunciado por la entidad en el presupuesto oficial en PDF, por lo tanto así lo tendrá en cuenta la entidad para todos los efectos de evaluación y exigencias en la ejecución y posterior liquidación de las obras objeto del presente proceso.

Cuando de conformidad con la información a su alcance el Municipio considere o estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo se deberá proceder conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.2.4 del Decreto 1082 de 2015”.

8) En ningún caso el proponente podrá certificar su experiencia.

9) En los estudios previos debe establecerse un plazo cierto para la ejecución de los contratos, y no dejarlo a discreción de la fecha en que se suscriba el acta de inicio.

10) Entre el plazo para que los proponentes presenten sus observaciones y el plazo máximo para expedir adendas debe existir por lo menos un día hábil, para que el comité asesor evaluador tenga el suficiente tiempo de analizar la pertinencia de modificar el pliego de condiciones.

11) Todas las observaciones que se reciban dentro de los procesos de selección deben responderse de fondo, sí se trate de observaciones extemporáneas según

el cronograma igualmente se responderán al correo electrónico o dirección que indique el interesado.

12) Cuando se trate de procesos complejos, bien sea por su naturaleza o cuantía, se recomienda solicitar el acompañamiento de la Procuraduría Regional, en ejercicio de su función preventiva.

13) Se deben tener claros los criterios que sirvan para determinar en qué casos el pacto de anticipo es imprescindible para la correcta ejecución del contrato.

14) En los procesos de mínima cuantía para respetar el término de publicación de la invitación pública, el cual debe ser de mínimo un día hábil, se recomienda publicarla desde un día antes, o en su defecto publicarlo a las 7:00 a.m.

15) No establecer la residencia o domicilio como requisito habilitante o de calificación, pues constituye un factor discriminatorio que afecta la libre competencia y la igualdad.

16) No pactar prorrogas automáticas por ser contrarias al principio de libre concurrencia y selección objetiva.

17) Al momento de confeccionar los pliegos de condiciones deben establecerse requisitos y exigencias coherentes al objeto y valor del proceso, que no constituyan condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren.

18) Los procesos de selección deben tener reglas claras que no induzcan a error a los proponentes y que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.

19) El cronograma de los procesos de selección debe contener plazos suficientes para que los interesados analicen la información del proceso y puedan preparar y diseñar sus ofertas, de igual forma debe fijar un plazo razonable para la evaluación de las ofertas, de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.

20) La visita de obra además de NO ser obligatoria, debe informarse con suficiente anticipación para que los interesados puedan asistir a la misma.

21) En las audiencias tanto de cierre como de adjudicación, se podrá invitar a un delegado de Control interno.

22) Durante la etapa de evaluación de las ofertas, el Comité de Evaluación atenderá las siguientes reglas de sub-sanabilidad, sin perjuicio de lo establecido por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en su manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación, apartado 1D:

formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007.

condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, sin que tal previsión haga nugatorio el principio de lo sustancial prima sobre lo formal.

previsto en el pliego o en la invitación, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla.

ilice el mecanismo de subasta esta posibilidad deberá ejercerse hasta el momento previo a su realización.

documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, así como tampoco que se adicione o mejore el contenido de la oferta.

23) En los pliegos de condiciones e invitaciones públicas debe fijarse el número de oficina y el correo electrónico donde se recibirán las observaciones, manifestaciones de interés u ofertas.

24) En todos los procesos de selección, sin importar su modalidad, las ofertas económicas deben evaluarse antes de IVA, lo anterior en aras de garantizar el principio de igualdad.

25) Los principios del Estatuto Contractual son transversales a todos los regímenes especiales de contratación.

26) Durante el proceso precontractual, se podrá hacer uso de la facultad de sanear los vicios de procedimiento o de forma, en virtud del artículo 49 de la Ley 80 de 1993.

27) No obstante la audiencia de asignación de riesgos solo es obligatoria en procesos de licitación pública, por política del Municipio de MALAMBO en los procesos de Selección Abreviada y Concurso de Méritos no será obligatoria esta audiencia junto con la de aclaraciones a los pliegos de condiciones, ya que se constituye en un espacio de utilidad no solo para los proponentes sino también para la entidad contratante.

28) En ningún caso, dentro de los pliegos de condiciones o invitaciones públicas se podrán establecer límites a partir de los cuales se presuma que la propuesta es artificial.

29) De conformidad con el artículo 77 de la Ley 80 de 1993 y atendiendo a los principios de la contratación y de la función pública, el proceso de contratación podrá suspenderse mediante acto administrativo debidamente motivado cuando a juicio de la entidad se presenten circunstancias demostrables que puedan afectar la normal culminación del proceso.

30) En el acto administrativo de suspensión, la entidad indicará el período por el cual será suspendido el proceso.

31) Es deber del comité evaluador, independiente de la modalidad, analizar si la oferta del proponente constituye un precio artificialmente bajo, para ello se sugiere desde la misma confección de los estudios previos calcular el precio artificialmente bajo, mediante documento independiente, el cual no se publica ni tampoco se anexa al expediente del proceso de selección ya que su naturaleza es informativa y de consulta del Comité Evaluador y que se podrá utilizar por éste al momento de evaluar las ofertas económicas o podrá optar por realizar un nuevo análisis de precios artificialmente bajo. Cuando la entidad requiera al proponente con el menor precio para que justifique su oferta, éste deberá aportar todos los soportes correspondientes. Es decir, es el proponente quien tiene la carga de la prueba.

32) Toda comunicación con los oferentes debe realizarse por los medios establecidos en los Pliegos de Condiciones o Invitación Pública y a través de los correos institucionales habilitados para tal fin.

33) En los pliegos de condiciones o invitaciones públicas, se incluirá el siguiente párrafo o similar:

El Municipio de MALAMBO convoca a las veedurías ciudadanas para que ejerzan vigilancia preventiva y posterior del proceso de gestión haciendo recomendaciones escritas y oportunas ante las entidades que ejecutan el programa proyecto o contrato y ante los organismos de control del estado para mejorar la eficiencia institucional y la actuación de los funcionarios públicos de conformidad con lo establecido en la Ley 850 de 2003, para lo cual pueden consultar este proceso en el Portal Único de Contratación Estatal xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

34) La Alcaldía municipal de Malambo, podrá realizar las publicaciones en el SECOP por fuera del horario de trabajo establecido, sin que medie o sea necesario para ello la habilitación de la hora laboral.

C. En la Ejecución del Contrato

1) Incluir en los pliegos de condiciones y en las invitaciones públicas la cláusula de indemnidad como una obligación del contratista, conforme a la cual se pacte la obligación del contratista de mantenerla a la entidad libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.

2) Incluir como obligación del contratista el pago oportuno a sus proveedores so pena de incurrir en una posible sanción.

3) En el expediente del contrato deben reposar los documentos originales que se generen durante todo el Proceso de Contratación.

4) La designación de supervisión debe hacerse a más tardar en la fecha de inicio del contrato. Es designación de supervisión no delegación y debe hacerse por escrito.

5) No solo la garantía que se constituye para el inicio del contrato debe ser revisada y aprobada, sino también aquellas que se expiden para las modificaciones al contrato, esto es, para adiciones, modificaciones, prórrogas, suspensiones y reanudaciones.

6) No se puede adicionar un contrato si ya se cumplió el objeto contractual, esto es, si estamos en frente de una ejecución física del 100%.

7) Cuando se requiere la adición de un contrato, se debe pactar si es necesario, la forma de pago, en caso contrario, aplica la que se haya pactado en el contrato inicial.

8) En los contratos de prestación de servicios para apoyar labores de supervisión e Interventoría, debe dejarse claro hasta dónde va la responsabilidad de cada uno.

9) En aquellos casos en que el contrato cuente con Interventoría externa se debe proyectar como obligación del interventor la elaboración del acta de liquidación del contrato.

10) Cuando durante la ejecución del contrato hay un cambio de supervisor, inmediatamente se debe designar otro funcionario que se encargue de dichas funciones previo informe que entregaré el supervisor saliente, o si la ausencia del supervisor es temporal deberá designarse un supervisor suplente únicamente por el tiempo que dure la ausencia del supervisor principal.

11) En la minuta del contrato debe señalarse el término para liquidar el contrato.

12) Durante la ejecución del contrato se deben revisar y monitorear los riesgos de la contratación y adoptar las medidas necesarias para mitigarlos.

13) La suspensión del contrato, la revisión de precios, la potestad de modificación unilateral de los contratos, son prácticas de buena gestión reguladas en la ley 80 de 1993 o delimitadas por la jurisprudencia, que utilizadas correctamente pueden dar solución a las contingencias en forma ágil y significar una negociación ventajosa o ahorro de recursos públicos. (Sentencia del Consejo de Estado. Radicación 10880, fecha 9/10/1997, consejero Ponente: Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx; Artículo 16 ley 80 de 1993).

14) La revisión periódica de precios es una facultad que puede usar la administración para impedir que se configure la ruptura del equilibrio económico. (Sentencia Consejo de Estado. Radicado 11194, fecha 15/02/1999).

15) El supervisor debe asegurar que las garantías se encuentren vigentes por el término previsto en el contrato, de ahí la importancia de comunicar a las compañías aseguradoras las suspensiones y reinicios de los contratos.

16) Antes de cualquier modificación unilateral por parte de la entidad se deben agotar todos los instrumentos y mecanismos que le permitan una solución de común acuerdo.

17) Cuando se esté frente a modificaciones con las cuales se pretende incluir bienes o servicios no pactados dentro del contrato inicial, en la justificación debe quedar consignado como se obtuvo el presupuesto de la adición y consultar los precios xx xxxxxxx.

18) En los contratos de mandato para la administración de recursos los rendimientos son de la entidad pública contratante.

19) Todo contrato estatal sin importar el régimen legal bajo el cual se suscriba debe tener un supervisor o interventor.

20) Todo requerimiento frente a presunto incumplimiento efectuado a un contratista debe ser por escrito e ir con copia a la compañía aseguradora.

21) Suspendido un contrato no pueden ejecutarse actividades, ello implica asumir riesgos, además de que contraría la motivación misma de la suspensión.

22) Los consorcios y uniones temporales deben constituir un RUT para cada contrato y una vez liquidado deben cancelarlo.

23) Las adiciones deben estar soportadas el presupuesto y debe indicarse si afectan o no la forma de pago pactada en el convenio inicial.

24) Se mantendrá el equilibrio del contrato durante toda su ejecución, por ello la entidad reconocerá y pagará los imprevistos en los contratos a los que haya lugar, debidamente justificados.

25) El supervisor y/o interventor del contrato verificará el cumplimiento del pago de la Seguridad Social Integral, Parafiscales y ARL.

26) En los contratos de obra, una vez se firme el acta de recibo final de la obra, es deber del supervisor y/o interventor, remitir copia del acta de recibo a la compañía aseguradora, para que así pueda iniciar la vigencia de la póliza de estabilidad. Adicionalmente, es deber del supervisor y/o interventor del contrato comunicar a las aseguradoras sobre las modificaciones a las especificaciones técnicas que se hagan a través de actas de modificación de obra.

27) El supervisor del contrato deberá hacer seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación del contrato, como las de velar por la calidad, estabilidad y mantenimiento del bien o servicio entregado durante el término de

duración de las garantías, las condiciones de disposición final o la recuperación ambiental de las obras o bienes.

28) De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del decreto 1082 de 2015, una vez vencidas los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, debe dejarse constancia del cierre del expediente del proceso de contratación.

29) Las comunicaciones que con ocasión a la ejecución del contrato se realicen con el contratista se harán por escrito y se dejará constancia de ello en el expediente del contrato, aún si aquella se realiza por medios electrónicos.

30) En aras de disminuir las controversias contractuales, las partes podrán pactar mecanismos alternativos de solución de conflictos.

D. En la liquidación del contrato

1) La liquidación finiquita la relación entre las partes del negocio jurídico, por ende, no puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieron en ese momento.

2) Toda entidad estatal debe privilegiar la realización de liquidaciones de contratos de común acuerdo.

3) Cuando se ha declarado la caducidad o ejercido la Administración pública cualquiera otra de las facultades que le dan fin al contrato, una vez en firme la resolución respectiva debe procederse a la liquidación del contrato, que es el paso consiguiente necesario para determinar qué derechos y obligaciones corresponden a los contratantes y qué sumas líquidas de dinero deben pagarse o cobrarse en forma recíproca.

4) Liquidar los contratos dentro del término establecido en el contrato o en su defecto dentro del término legal, so pena de incurrir en posibles sanciones disciplinarias.

5) En aquellos casos en que el contrato cuente con interventoría externa se debe proyectar como obligación del interventor la elaboración del acta de liquidación del contrato.

6) La liquidación finiquita la relación entre las partes del negocio jurídico, por ende, no puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieron en ese momento.

7) Toda entidad estatal debe privilegiar la realización de liquidaciones de contratos de común acuerdo.

8) Cuando se ha declarado la caducidad o ejercido la Administración pública cualquiera otra de las facultades que le dan fin al contrato, una vez en firme la resolución respectiva debe procederse a la liquidación del contrato, que es el paso consiguiente necesario para determinar qué derechos y obligaciones corresponden a los contratantes y qué sumas líquidas de dinero deben pagarse o cobrarse en forma recíproca.

9) Liquidar los contratos dentro del término establecido en el contrato o en su defecto dentro del término legal, so pena de incurrir en posibles sanciones disciplinarias.

En todas las etapas del Proceso de Contratación se garantizará el cumplimiento de los principios de la contratación pública, contenidos en la Constitución

Política de Colombia y en la Ley, en especial los contenidos en el Decreto 019 de 2012.

4.2. ETAPA CONTRACTUAL

Es la etapa comprendida entre la celebración del contrato y el vencimiento del plazo contractual.

4.2.1. El Contrato

Es un acto jurídico generador de obligaciones que para el manual que nos ocupa es celebrado por el Municipio de MALAMBO. Los contratos que éste celebre deberán constar por escrito.

Las estipulaciones de los contratos que celebre el Municipio de MALAMBO serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto contractual, correspondan a su esencia y naturaleza. En los contratos podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarios y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la Ley, el orden público y a los principios y finalidades de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administración.

Para suscribir y ejecutar el contrato deben agotarse los requisitos de suscripción, de perfeccionamiento, de legalización y de ejecución, a saber:

4.2.1.1. Requisitos de suscripción

Son aquellos requisitos y documentos de orden legal y aquellos indispensables para elaborar la minuta y suscribir el contrato, los cuales pueden ser revisados y corroborados por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, indispensables para suscribir el contrato. Ejemplos: Certificado de existencia y representación legal, registro mercantil, fotocopia de la cédula del representante legal, documentos que permitan verificar la inexistencia de inhabilidades o incompatibilidades del contratista para contratar con el Estado, entre otros.

Las personas responsables de que se aporten todos estos documentos y se cumplan los requisitos previa suscripción del contrato son quienes tienen los roles jurídico, técnico y logístico en cada una de las dependencias del Municipio de MALAMBO.

4.2.1.2. Requisitos de perfeccionamiento

Los contratos que suscribe el Municipio de MALAMBO se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto, la contraprestación y el plazo y éste se eleve a escrito.

Hacemos referencia a la minuta o documento del contrato que contiene el acuerdo de voluntades, la cual debe contener por lo menos lo siguiente:

a) Tipo de contrato: Suministro, prestación de servicios, mandato, obra pública, entre otros.

b) Identificación completa de las partes del contrato

c) Objeto: el bien, obra o servicio a contratar.

d) Los elementos esenciales del contrato: Valor, plazo de ejecución, forma de pago (apropiaciones presupuestales)

e) El sitio de entrega de los bienes, de la prestación de los servicios o ejecución de la obra.

f) Las obligaciones de las partes

g) Las especificaciones técnicas del bien, servicio u obra contratada.

h) Indicación de la existencia de una supervisión y/o Interventoría del contrato.

i) Indicación de las multas aplicables conforme las normas y procedimientos vigentes.

j) Cláusula de indemnidad

k) Cláusula penal pecuniaria (Cuando aplique)

l) Garantías (Cuando aplique)

m) Cláusula de restablecimiento o ampliación de la garantía (Ver artículo 2.2.1.2.3.1.18 del Decreto 1082 de 2015)

n) Pacto de las clausulas excepcionales al derecho común (Ver artículo 14 de la ley 80 de 1993) cuando estas apliquen.

o) Indicación expresa de la no existencia de relación laboral con el contratista o el personal del que éste disponga.

p) Prohibiciones a las que haya lugar.

q) La indicación del régimen jurídico aplicable.

r) Indicación sobre la solución de controversias.

s) Domicilio del contrato.

En tratándose de contratación de mínima cuantía, la comunicación de aceptación de la oferta por parte de la Alcaldía de MALAMBO, junto con la oferta presentada por el contratista seleccionado constituyen para todos los efectos el contrato celebrado por las partes, en los términos previstos en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y reglamentada en lo pertinente, por el numeral 4 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 y numeral 4 del artículo 2.2.1.2.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015.

La persona competente en el Municipio de MALAMBO para elaborar la minuta del contrato será el Secretario General con apoyo de un asesor Jurídico. Para la elaboración del contrato deberá tener en cuenta lo manifestado en el estudio previo, pliego de condiciones, adendas, propuesta del contratista y recomendaciones de los demás miembros del Comité de Evaluación. Así mismo el rol jurídico deberá apoyarse de quienes asumen el rol técnico y logístico en lo que compete a cada uno de ellos dentro del proceso contractual.

4.2.1.3. Requisitos de legalización

Para la legalización de los contratos se requiere del correspondiente registro presupuestal de compromiso (RPC). La dependencia competente en el Municipio de MALAMBO para crearlo es la Secretaria de Hacienda.

El registro presupuestal de compromiso consiste en la certificación de apropiación de presupuesto con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es un instrumento a través del cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto autorizado en el presupuesto, con el objeto de evitar que los recursos destinados a la financiación de un determinado compromiso de desvíen a otro fin.

4.2.1.4. Requisitos de ejecución

Para la ejecución de los contratos se requiere de la aprobación de la(s) garantía(s) requerida(s) en el contrato conforme al análisis de riesgos hecho (desde el estudio previo), la existencia de la disponibilidad presupuestal, entendiéndose ésta última como registro presupuestal de compromiso (RPC) y la constancia de afiliación a la seguridad social y a Riesgos Profesionales del personal que se destinará a la ejecución del contrato.

Si bien el registro presupuestal de compromiso (RPC) es un requisito de ejecución del contrato estatal, como política del Municipio de MALAMBO, el registro presupuestal de compromiso deberá expedirse a la firma del contrato.

En cuanto a la aprobación de las garantías, debe realizarla el Secretario General. En ese orden de ideas, es importante conocer lo pertinente a las garantías así:

Garantías en los Contratos:

Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor del Municipio de MALAMBO con ocasión de: a) La presentación de las ofertas. b) Los contratos y de su liquidación c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Ver artículos 2.2.1.2.3.1.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015).

Clases de garantías:

En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:

a) Contrato de seguro contenido en una póliza

b) Patrimonio autónomo

c) Garantía Bancaria

Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada con un contrato de seguro.

Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías:

Se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas

2.2.1.2.3.1.7 del Decreto 1082 de 2015).

Las particularidades de cada garantía y las disposiciones especiales o excepcionales deberán ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboración del estudio previo de la respectiva contratación y su cumplimiento deberá ser verificado el funcionario con rol jurídico dentro del comité asesor evaluador.

No obligatoriedad de garantías:

a) No serán obligatorias en:

b) Los contratos de empréstito

c) Los contratos interadministrativos

d) Los contratos de seguro

e) Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía prevista para cada entidad, caso en el cual se aplicarán las reglas previstas para la mínima cuantía.

f) Los contratos que se celebren con grandes superficies.

g) Los contratos celebrados por contratación directa.

La entidad estatal podrá abstenerse de exigir garantía de cumplimiento para los contratos anteriores salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo.

La entidad podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en los demás modalidades deberá exigirse.

Preservación de las garantías:

Para preservar la vigencia de las garantías, en ejercicio de su labor el supervisor y/o interventor deberá advertir inmediatamente al ordenador del gasto delegado para la respectiva contratación de todas aquellas situaciones que puedan afectar la(s) garantías). El Supervisor informará al garante de aquellas circunstancias que alteren el estado del riesgo, así por ejemplo remitirá, entre otros: La copia de la aprobación de la garantía y sus anexos, de las modificaciones u otrosí del contrato, las actas de suspensión y de reanudación, y de las diversas actuaciones que se adelanten con miras a la imposición de multas, cláusula penal pecuniaria y declaratoria de caducidad.

restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla.

4.2.2. El Pago o Desembolso

Para la realización de cada pago, el Municipio de MALAMBO deberá verificar la forma de pago planteada en el contrato, la ejecución del contrato por parte del contratista, el cumplimiento satisfactorio de dicha ejecución, y que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Profesionales), así como los propios xxx XXXX, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

Para estos pagos el Municipio de MALAMBO deberá respetar el orden de turno, cuyo procedimiento es fijado por la Secretaria de Hacienda quien dará aplicación a lo dispuesto en las normas vigentes aplicables. (Ver artículo 4º numeral 10º de la Ley 80 de 1993, 19 de la Ley 1150 de 2007)

En cada dependencia del Municipio de MALAMBO, la persona responsable de verificar la acreditación de estos pagos al contratista es el supervisor o interventor, quien en caso de requerirlo se apoyará en quien asumió el rol jurídico del respectivo contrato para verificar que se está dando cumplimiento a la norma.

Cuando se trate de contratos de administración delegada o mandato, debe pactarse desembolso de recursos y pago de honorarios, este último contra entrega de informe de actividades y certificación de pago de seguridad social y parafiscales.

4.2.3. Publicación del Contrato

Los contratos suscritos por el Municipio de MALAMBO se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP- conforme lo dispuesto en las normas vigentes aplicables. (Ver artículo 223 del Decreto Ley 0019 de 2012 y artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015). Adicionalmente y como una política de transparencia y publicidad, los contratos también seguirán siendo publicados en la página web del Municipio de MALAMBO, al igual que en los demás medios que exija la Ley o los entes de control.

4.2.4. Pago de Impuestos

Deberá aportarse por parte del contratista el comprobante de pago de los impuestos en los casos que sea procedente, al igual que las estampillas de

Con el fin de realizar una correcta labor a través de la supervisión a los diferentes contratos que celebre el Municipio de MALAMBO, el ordenador del gasto al momento de asignar una supervisión, deberá informar al funcionario designado para tal fin cuáles son las funciones a su cargo.

Para la asignación de un supervisor, el ordenador del gasto deberá tener en cuenta que el perfil profesional del servidor público designado se ajuste al objeto del contrato cuya supervisión se le asigna y tendrá en cuenta además, si este cuenta con la disponibilidad de tiempo y logística para desarrollar correctamente sus funciones.

Cuando se presenten faltas temporales del supervisor, por cualquier causa, el ordenador del gasto deberá nombrar un suplente durante el tiempo que dure la ausencia del supervisor principal. En caso que la falta sea definitiva, se debe nombrar un nuevo supervisor.

4.2.6. Inicio del Contrato

Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, el supervisor y/o interventor deberá suscribir el acta de inicio de acuerdo con el formato que para el efecto figure en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán ponerse en contacto para suscribir el acta de inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso contractual.

En todo contrato que celebre el Municipio de MALAMBO en el que para su ejecución el contratista deba utilizar personal, el supervisor o interventor al momento de elaborar el acta de inicio, deberá consignar la relación del personal que se destinará por parte del contratista, con la correspondiente identificación; así como su remuneración, y cualquier cambio deberá ser informado al supervisor o interventor.

4.2.7. Interpretación de los Contratos

A continuación se señalarán algunos principios básicos que orientan la interpretación de los contratos:

PRINCIPIO	DESCRIPCION
Prevalencia de la intención (Artículo 1618 Código Civil)	Conocida claramente la intención de los contratantes, debe estarse a ella más que a lo literal de las palabras. En caso de desacuerdo entre lo escrito y lo verbal podrá intentarse cualquiera de los métodos alternativos de solución de conflictos aplicable.
Limitaciones del contrato a su materia (Artículo 1619 Código Civil)	Por generales que sean los términos de un contrato, únicamente se aplicarán a la materia sobre que se ha contratado.
Preferencia del sentido que produce efectos (Artículo 1620 Código Civil)	El sentido en que una cláusula puede producir algún efecto, deberá preferirse a aquel en que no sea capaz de producir efecto alguno.
Interpretación por la naturaleza del contrato (Artículo 1621 Código Civil)	En aquellos casos en que no apareciere voluntad contraria, debe atarse a la interpretación que mejor se ajuste a la naturaleza del contrato.
Interpretación sistemática, por comparación y por aplicación práctica (Artículo 1622 Código Civil)	Las cláusulas de un contrato se interpretarán unas por otras, dándosele a cada una el sentido que mejor convenga al contrato en su totalidad. Podrán también interpretarse por las de otro contrato entre las mismas partes y sobre la misma materia. O por la aplicación práctica que hayan hecho de ellas ambas partes, o una de las partes con aprobación de la otra parte.
Interpretación de la inclusión de casos dentro del contrato (Artículo 1623 Código Civil)	Cuando en un contrato se ha expresado un caso para explicar la obligación, no se entenderá por solo eso haberse querido restringir la convención a ese caso, excluyendo los otros a que naturalmente se extienda.
Interpretación a favor del deudor (Artículo 1624 Código Civil)	No pudiendo aplicarse ninguna de las reglas precedentes de interpretación, se interpretarán las cláusulas ambiguas a favor del deudor. Pero las cláusulas ambiguas que hayan sido extendidas o dictadas por una de las partes, sea acreedora o deudora, se interpretarán contra ella, siempre que la ambigüedad provenga de la falta de una explicación que haya debido darse por ella.
Autonomía de la voluntad	La expresión de voluntad de la Administración, se empieza a manifestar desde el momento en que decide iniciar un proceso contractual: La manifestación de voluntad del particular interesado se concreta, en principio, con la presentación de su oferta2. No obstante, este principio se ve limitado frente a las reglas del derecho público3.
Principio de legalidad	La legalidad o primacía de la ley, es un principio fundamental conforme al cual todo ejercicio del poder público debería estar sometido a la voluntad de la ley de su jurisdicción y no a la voluntad de las personas

4.2.8. Situaciones que pueden presentarse en la ejecución del contrato

Las situaciones que se describen a continuación son las que común o frecuentemente pueden llegar a presentarse en la ejecución del contrato, razón por la cual dichas situaciones requieren del análisis de cada una de las dependencias y de la participación de cada uno de los roles de los equipos de contratación.

4.2.8.1. Modificación a los contratos estatales u Otrosí

La modificación contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato, bien sea porque el Municipio de MALAMBO lo considere pertinente o a solicitud del contratista. Esta figura es la que comúnmente se conoce como Otrosí que consiste en una modificación hecha por las partes de mutuo acuerdo o bilateral.

Téngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del estatuto contractual. Por ello, solamente podrá ser objeto de modificación contractual el clausulado que no altere de manera la esencia o naturaleza de lo inicialmente pactado.

Para modificar un contrato en el que es parte el Municipio de MALAMBO, se deben seguir las orientaciones que se describen a continuación:

La Secretaria General deberá analizar el caso de acuerdo al informe del supervisor y/o interventor, y recomendará o no al ordenador del gasto la suscripción del Otrosí. Los documentos que deben aportarse y verificarse como mínimo son:

a) La manifestación escrita del contratista en la que conste su solicitud justificada o la aceptación de la propuesta del Municipio de MALAMBO de modificar el clausulado del contrato.

b) La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la modificación. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de éste respecto de la modificación pretendida, avalado por el supervisor.

c) Expediente completo del contrato o convenio.

d) Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.

e) Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato.

f) Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten el Otrosí.

En aquellos casos en que por su cuantía o especialidad el contrato haya sido recomendado por el interventor y/o supervisores ejercicio sus funciones, la modificación de dicho contrato deberá ser analizada y recomendada por dicho interventor y/o supervisor.

4.2.8.2. Adición

Cuando hablamos de esta figura hacemos relación a la inclusión, inyección de más dinero al contrato inicial en aras de garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración.

Esta categoría de modificación contractual no conlleva al cambio de las especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado, pero si hace necesario el presupuesto de más cantidad de objeto o más calidad del mismo.

Documentos necesarios para la adición

Manifestación escrita del contratista en donde solicite la adición o acepte la intención de adición hecha por el Municipio de MALAMBO, con indicación expresa de la propuesta de presupuesto previsto para el efecto, el cual en todo caso deberá basarse en los precios de la propuesta inicial y en la fórmula de reajuste de precios que se haya establecido en el contrato, según el caso.

La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la adición.

En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la adición pretendida, avalado por el supervisor.

a) Presupuesto oficial que soporta la adición suscrito por el supervisor y/o interventor.

b) Expediente completo del contrato o convenio.

c) Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.

d) Certificado de Disponibilidad Presupuestal que respalde la adición en recursos.

e) Certificado del Banco de Proyectos vigente.

f) Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato

g) Cronograma de actividades que soporta la adición.

h) Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la adición.

Los contratos no podrán adicionarse en más del 50% de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales (Ver parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, Ley 1508 de 2012), salvo las excepciones que establezca la ley, verbo y gracia el contrato de Interventoría.

4.2.8.3. Ampliación del plazo o prórroga:

Hace referencia a una extensión o ampliación en el tiempo que inicialmente se había acordado para la ejecución del contrato.

Documentos necesarios para la ampliación:

a) Manifestación escrita del contratista en donde solicite la prórroga o la intención de hacerla por parte del Municipio de MALAMBO, con indicación expresa de que no generan sobrecostos.

b) La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la prórroga. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la ampliación del plazo pretendida, avalado por el supervisor.

c) Nuevo cronograma de trabajo que respalda la prórroga.

d) Expediente completo del contrato o convenio.

e) Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, este y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.

f) Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato.

g) Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la prórroga.

En aquellos casos en que por su cuantía o especialidad el contrato haya sido recomendado por el supervisor en ejercicio sus funciones, la prórroga de dicho contrato deberá ser analizada y recomendada por dicho supervisor

NOTA: En el evento que un contrato, previa justificación, deba ser modificado en las condiciones estipuladas inicialmente, adicionado y ampliado, deberá cumplirse con los cada uno de los requisitos señalados anteriormente.

4.2.8.4. Cesión

A. Cesión de contrato

Una de las principales características de los contratos estatales es que son intuito personal, por lo tanto, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita del Municipio de MALAMBO.

El actual estatuto contractual consagra dos (2) causales legales de cesión de los contratos, relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista (Ver artículo 9º de la Ley 80 de 1993), a las que se suman las demás que se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes.

Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones objeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato - cesionario- queda con la obligación de ejecutar el contrato a favor del Municipio de MALAMBO.

Para el caso de la cesión de mutuo acuerdo, es decir, previa autorización del Municipio de MALAMBO, el procedimiento es el siguiente:

a) El contratista debe solicitar mediante oficio al ordenador del gasto o su delegado para contratar, la autorización para realizar la cesión del contrato, indicando su justificación y las causas que le imposibiliten seguir ejecutando el mismo.

b) El Supervisor o interventor presentará el oficio presentado por el contratista junto con el informe detallado, justificando y presentado las circunstancias que dan lugar a la cesión del contrato.

c) El ordenador del gasto contratante previa revisión y aprobación del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a autorizar o rechazar la cesión.

d) Una vez recomendada la cesión, se procederá a suscribir la correspondiente acta de cesión del contrato (Debe quedar plasmado expresamente el estado en que queda el contrato), la cual será proyectada por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

e) El cesionario del contrato (contratista), deberá tramitar la expedición o modificación de la garantía única que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar.

f) Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la cesión, las cuales serán proyectadas por Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

g) Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables.

h) Celebrada la cesión del contrato, se procederá a incluir y registrar esta novedad en el sistema de información presupuestal vigente, conforme el procedimiento dispuesto por la Secretaria de Hacienda.

i) Una vez se haya autorizado la cesión del contrato, el supervisor deberá entregar a la Secretaría de Hacienda copia del acta de la respectiva cesión y las condiciones de la misma. Lo anterior con el fin de modificar la información contable y presupuestal que reposa en la Secretaría de Hacienda de los contratistas del Municipio de MALAMBO.

B. Cesión de derechos económicos

Cuando se celebra esta cesión, se está entregando a un tercero los derechos de pago y todo lo que de él se derive. (Ver Capitulo 1 Código Civil Colombiano)

El trámite de la cesión del contrato es el dispuesto por la Secretaría de Hacienda del Municipio de MALAMBO, debe existir previa autorización del ordenador del gasto, el cual debe ser apoyado por el supervisor o interventor del contrato después de haber recibido la solicitud del contratista dirigido al ordenador del gasto contratante.

4.2.8.5. Suspensión y Reinicio del contrato

En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, el Municipio de MALAMBO y el contratista, podrá de mutuo acuerdo, suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna circunstancia que imposibilite continuar con la ejecución del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del contrato, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición, de lo contrario estaríamos en presencia de una figura o situación diferente. La finalidad de la suspensión del contrato estatal, es una medida excepcional.

La suspensión no prorroga el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad.

Para que se produzca la suspensión del contrato, se deben de cumplir varios requisitos como son:

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MANUAL DE CONTRATACIÓNPÚBLICA

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