CONTRATO N°2015-00004
CONTRATO N°2015-00004
CONTRATACION DE SERVICIOS DE ALIMENTACION (CATERING SERVICE) PARA USO EN LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN, PROTOCOLARIAS Y SOCIALES PROGRAMADAS POR LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD.
Entre nosotros XXXXXX XXXX XXXX, mayor de edad, casada una vez, cédula cuatro-cero cero cuarenta y siete-cero ochocientos treinta y cuatro, vecina de Xxxxx xx Xxxxxxx, Licenciada en Química actuando como rectora de la Universidad Nacional según nombramiento efectuado por la Asamblea Universitaria el veintiuno xx xxxxx del 2010 y juramentada en la sesión extraordinaria del Consejo Universitario número 3085-410 del 21 xx xxxxx del 2010, quien según las funciones dispuestas en los artículos 14 de la Ley No.5182 de la Ley de Creación de la Universidad Nacional y 36 inciso d del Estatuto Orgánico ejerce la representación judicial y extrajudicial de la Universidad Nacional, cédula jurídica número cuatro-cero cero cero-cero cuatro dos uno cinco cero-catorce, en adelante conocida como LA UNIVERSIDAD y la PROMOTORA DE EVENTOS ESPECIALES PEVE S.A., cuyo apoderado generalísimo es XXXXXXXXX DE XXXXX XXXXX XXXX, mayor, soltero, comerciante, xxxxxx xx Xxxxxxx, con cédula de identidad cuatro-ciento cincuenta-doscientos diez y siete, en adelante conocido como EL ADJUDICATARIO, decimos:
CONSIDERANDO:
1. El artículo 2 de la Ley de Contratación Administrativa, 160 y 131 del Reglamento de Contratación Administrativa y las Normas para la Regulación de las Contrataciones Administrativas de la Universidad Nacional.
2. El procedimiento de la Licitación Pública 2014LN-000013-SCA para la CONTRATACION DE SERVICIOS DE ALIMENTACION (CATERING SERVICE) PARA USO EN LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN, PROTOCOLARIAS Y SOCIALES PROGRAMADAS POR LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD.
3. Regulaciones Internas emitidas por la Proveeduría Institucional de la UNA para la regulación y funcionamiento del servicio.
4. El cartel, la oferta, ADJUDICACIÓN y otras disposiciones vinculantes dentro del proceso que obligan al ADJUDICATARIO con la institución.
Hemos convenido en formalizar el presente contrato PARA LOS SERVICIOS DE ALIMENTACION (CATERING SERVICE) PARA USO EN LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN, PROTOCOLARIAS Y SOCIALES PROGRAMADAS POR LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD, el cual se
regirá por las siguientes cláusulas:
PRIMERO: OBJETO DEL CONTRATO
El presente contrato tiene por objeto establecer los lineamientos sobre los cuales ser prestará el servicio de alimentación (servido y sin servir) en las actividades que programen las distintas dependencias de la Universidad Nacional, el cual se compone de al menos los siguientes rubros:
1. Coffe Break
2. Desayuno Completo
3. Refrigerios
4. Almuerzo y Cena Tipo Informal
5. Almuerzo y Cena Tipo Formal
6. Servicios de Eventos y Recepciones Especiales
7. Alquiler de Mobiliario
Los servicios que se brinden en las Sedes de la Universidad ubicadas fueras del área Metropolitana, a saber: Sede Brunca, Chorotega y Sarapiquí de la UNA no están incluidas dentro del presente contrato, así como tampoco está incluido el Museo de Cultura Popular ubicado en Xxxxx xx Xxxxxxx, en el tanto este cuente con servicio propio de restaurante.
SEGUNDO: OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO
Además de las derivadas de la Ley de Contratación Administrativa y de su Reglamento, son obligaciones DEL ADJUDICATARIO.
1. Presentar un listado y currículo actualizado de todo el personal que estará directamente relacionado con los servicios a prestar, cuando la Administración se lo solicite. Esto de los empleados directos que se encuentren en planillas al momento de la presentación de la oferta, en caso de que haya cambio de personal durante la ejecución del contrato se deberá de actualizar este punto, cada vez.
2. Presentar copia de los certificados emitidos en cursos de manejo de alimentos, tanto del personal de cocina como de los meseros y en caso de que hubiera cambio de personal, deberá de aportar este certificado de cada nuevo empleado, esto cuando la Administración se lo solicite.
3. Mantener vigente el permiso sanitario de funcionamiento emitido por el Ministerio de Salud durante todo el plazo de ejecución del contrato. La Universidad se reserva el derecho de pedir copia del mismo cuando así lo considere conveniente. En caso de que durante la ejecución del contrato se deba de realizar un cambio de las instalaciones de la empresa, se deberá de informar a la UNA de manera inmediata y se dará un tiempo prudencial de 02 meses una vez anunciado el cambio para la presentación de la copia del servicio sanitario,
además que la UNA podrá realizar una visita de inspección a las nuevas instalaciones del contratista.
4. Contar con transporte adecuado para la prestación del servicio. El costo de este transporte correrá por cuenta del ADJUDICATARIO.
5. Mantener al personal de servicio adecuadamente capacitado y cuando así se requiera por la Universidad deberá presentarse debidamente uniformado para eventos en los que se necesite una presentación formal, ejemplos cócteles y cenas en las que participen altas autoridades de la UNA, gobierno ó invitados internacionales, según indicación del usuario que requiera el servicio. La Universidad indicará en que casos se requiere estos servicios.
6. Contar con todo el mobiliario, menaje, mantelería, cristalería y enseres necesarios para la prestación de los servicios.
7. En caso de solicitarse la prestación del servicio en vajilla desechable esta deberá ser de cartón o cualquier otro material biodegradable EN NINGUN CASO SE ACEPTARA PLASTICO O ESTEREOFON.
8. El oferente deberá tener la disponibilidad de brindar el servicio en las instalaciones que la Universidad requiera para tal efecto, en el Área Metropolitana, principalmente en las instalaciones ubicadas en el Campus Xxxxxxxx Xxxxx y el Campus Xxxx Xxxxx, o bien en alguna de las instalaciones de la Universidad Nacional, o de otras instituciones siempre que las mismas se ubiquen en el Área Metropolitana.
9. El contratista se compromete al brindar un servicio de primera calidad, con variedad de menú, en forma oportuna y en lugar que así se determine para el mismo. Solo se recibirán alimentos preparados para el efecto, frescos y de primera calidad en ningún momento se aceptarán alimentos comerciales salvo que específicamente así lo requiera la Universidad.
TERCERO: HORARIO DEL SERVICIO
El Contratista deberá apegarse a los horarios requeridos por la Universidad para la prestación de los servicios, inclusive en días no hábiles o feriados si así se requiriera.
El Contratista se compromete a prestar el servicio los 365 días del año, esto incluye fines de semana y días feriados.
CUARTO: DE LOS SERVICIOS A PRESTAR (ALIMENTOS SERVIDOS, SIN SERVIR Y ALQUILER DE MOBILIARIO)
ÍTEM 1. COFFE BREAK | PRECIO OFERTADO | |
Servido | Sin servir | |
Café, Té. (Incluye azúcar, edulcorante, leche, etc.) | 255.00 | 250.00 |
Jugo de naranja natural, jugo de frutas natural | 300.00 | 290.00 |
Bocadillo dulce | 490.00 | 480.00 |
Bocadillo salado | 490.00 | 480.00 |
Emparedado con pan integral, queso xxxxxx, xxxxx de pollo o pavo | 550.00 | 525.00 |
Porción de frutas con granola y yogurt | 450.00 | 425.00 |
PRECIO TOTAL POR PERSONA | ¢ 2.535.00 | ¢ 2.450.00 |
ÍTEM 2. DESAYUNO COMPLETO | PRECIO OFERTADO | |
Servido | Sin servir | |
Café, Té. (Incluye azúcar, edulcorante, leche, etc.) | 255.00 | 250.00 |
Jugo de naranja natural, jugo de frutas natural | 300.00 | 290.00 |
Porción xx xxxxx xxxxx | 515.00 | 505.00 |
Un huevo (frito o picado) | 275.00 | 270.00 |
Porción de natilla | 150.00 | 140.00 |
Un huevo con jamón | 390.00 | 370.00 |
Una tajadita de queso tierno | 290.00 | 275.00 |
Dos rebanadas xx xxxxxx | 100.00 | 90.00 |
PECIO POR PERSONA DE UN DESAYUNO COMPLETO | ¢ 2.275.00 | ¢ 2.190.00 |
ÍTEM 3. REFRIGERIO | PRECIO OFERTADO | |
Servido | Sin servir | |
Refrescos envasados en presentación individual | 365.00 | 355.00 |
Un emparedado en pan cuadrado elaborado a base de: jamón, queso, lechuga y aderezos. | 550.00 | 500.00 |
Emparedado con pan integral, carne desmechada o pollo desmechado, lechuga, tomate, aderezos | 650.00 | 625.00 |
Una presentación de frutas de la época, variadas empacadas individualmente | 440.00 | 400 |
PECIO POR PERSONA | ¢ 2.005.00 | ¢ 1.880.00 |
ÍTEM 4. ALMUERZO Y CENA TIPO INFORMAL | PRECIO OFERTADO | |
Servido | Sin servir | |
Refresco natural | 180.00 | 165.00 |
Porción de arroz | 250.00 | 240.00 |
Porción de frijoles | 225.00 | 200.00 |
Guarnición, incluir vegetales no harinosos en al menos 3 de las 5 opciones (describir las alternativas) | 325.00 | 300.00 |
Ensalada | 275.00 | 250.00 |
Una porción de carne a elegir xxxxxx x xxxx (pescado, pollo, res o cerdo) | 550.00 | 535.00 |
Mini-vegetales | 330.00 | 325.00 |
Porción de fruta de temporada como postre | 100.00 | 90.00 |
PECIO POR PERSONA | ¢ 2.235.00 | ¢ 2.105.00 |
ÍTEM 5. ALMUERZO Y CENA TIPO FORMAL | PRECIO OFERTADO | |
Servido | Sin servir | |
Refresco natural | 180.00 | 165.00 |
Coctel sin licor | 285.00 | 275.00 |
Coctel con licor | 400.00 | 380.00 |
Porción de arroz | 250.00 | 240.00 |
Guarnición, incluir vegetales no harinosos en al menos 3 de las 5 opciones (describir las alternativas) | 325.00 | 300.00 |
Ensalada | 275.00 | 250.00 |
Una porción de carne elaborada (tales como: xxxxxx blue, filet mignon, etc) | 1.100.00 | 1.050.00 |
Mini-vegetales | 330.00 | 325.00 |
Postre | 350.00 | 325.00 |
PECIO POR PERSONA | ¢ 3.495.00 | ¢ 3.310.00 |
ÍTEM 6. SERVICIOS DE EVENTOS Y RECEPCIONES ESPECIALES | PRECIO OFERTADO | |
Servido | Sin servir | |
Una copa de vino blanco o tinto, importado (DE LA CALIDAD MÍNIMA XX XXXXXX Y TORO) | 450.00 | 435.00 |
Un coctel con licor | 285.00 | 275.00 |
Un coctel sin licor | 400.00 | 380.00 |
Un bocadillo para coctel: tipo canapé de camarón, canapé de roastbeef, deditos de pescado empanzado con salsa tartara, dip de palmito con tostadas, crema de vegetales, Gazpacho frío (Consultar por opciones similares) | 950.00 | 930.00 |
Un bocadillo xx xxxxxx frías que incluya roast beef, xxxxx xxxxxxx, prosciutto, salami, acompañados de panes y salsas. | 950.00 | 930.00 |
Un bocadillo de quesos importados. | 725.00 | 700.00 |
Un pincho de frutas (100 gramos) con salsa de yogurt | 400.00 | 380.00 |
PECIO POR PERSONA | ¢ 4.160.00 | ¢ 4.030.00 |
ÍTEM 7. ALQUILER DE MOBILIARIO | PRECIO UNITARIO | |
Alquiler xx Xxxx coctelera, con mantelería. | ¢2.500.00 | |
Alquiler xx Xxxx redonda para 10 personas, con mantelería. | ¢2.000.00 | |
Alquiler xx Xxxx rectangular para 4 personas, con mantelería. | ¢1.200.00 | |
Alquiler xx Xxxx rectangular para 6 personas, con mantelería. | ¢1.500.00 | |
Alquiler xx Xxxx rectangular para 10 personas, con mantelería. | ¢2.000.00 | |
Alquiler xx Xxxxxx Plegables para eventos | ¢200.00 | |
QUINTO: DE LAS CONDICIONES DE LOS SERVICIOS A PRESTAR
1. Alimentos Servidos
1.1. Se requiere que el contratista los sirva directamente a los usuarios; en el caso de los coffe break, refrigerios y los almuerzos y cenas tipo informal se requiere la instalación de una mesa tipo bufete y saloneros que se encarguen de la entrega de los alimentos.
1.2. En el caso de los almuerzos y cenas tipo formal y servicios de eventos y recepciones especiales se requiere de saloneros que sirvan los alimentos en cada una de las mesas.
1.3. En todos los casos de alimentos servidos el contratista deberá llevar agua para consumo de aquellos usuarios que así lo requieran.
1.4. En todos los casos el contratista deberá aportar las mesas y la mantelería para servir los alimentos. La mantelería deberá ajustarse a los colores institucionales.
2. Alimentos Sin Servir:
2.1. NO se requiere el servicio de saloneros, ni el montaje o servicio de catering, los alimentos deberán de ser entregados preempacados en las instalaciones de la Universidad Nacional.
3. Alquiler de mobiliario
Como parte de los servicios de alimentación y en caso de ser necesario el Contratista debe brindar el servicio de alquiler de mobiliario, de acuerdo al siguiente detalle:
3.1. Mesa coctelera, con mantelería.
3.2. Mesa redonda para 10 personas, con mantelería según los colores institucionales.
3.3. Mesa rectangular para 4 personas, con mantelería según los colores institucionales.
3.4. Mesa rectangular para 6 personas, con mantelería según los colores institucionales.
3.5. Mesa rectangular para 10 personas, con mantelería según los colores institucionales.
3.6. Sillas Plegables para eventos.
Para todos los casos la Universidad se reserva el derecho de solicitar el servicio de alimentación con o sin alquiler de mobiliario, o incluso podría solicitar el alquiler del mobiliario y no contratar servicio de alimentación.
Corresponde al contratista el montaje y desmontaje del mobiliario arrendado.
4. Servicios Especiales de Alimentación:
Cuando se requieren servicios de alimentación especiales, es decir que no están contemplados dentro del listado suministrado en este contrato la Universidad a través de la Proveeduría Institucional solicitará a todos los adjudicatarios una cotización por ese servicio especial, la cual debe ser presentada en el plazo máximo de un día hábil; al oferente que proponga el precio más bajo se le adjudicará el servicio especial. Es obligación de los contratistas presentar siempre cotización de los servicios especiales de alimentación que la Proveeduría le solicite.
SEXTO: DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE LOS SERVICIOS A PRESTAR
1. La asignación del servicio de catering que requiera la unidad solicitante de la Universidad Nacional se realizará por medio de una Orden de Trabajo al proveedor según el siguiente orden:
1.1. Promotora De Eventos Especiales P.E.V.E. S.A.
1.2. Asociación Solidarista De Empleados CCSS
1.3. Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx
2. En caso de que la Promotora De Eventos Especiales P.E.V.E. S.A. no pueda prestar los servicios en la hora y día requerido por la Universidad, se le asignará el servicio a la Asociación Solidarista De Empleados CCSS y en caso de no poder los adjudicatarios anteriores se le asignara a Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx.
3. Los servicios asignados tanto a Promotora De Eventos Especiales P.E.V.E. S.A como a Asociación Solidarista de Empleados CCSS y Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx, no podrán sobrepasar la capacidad indicada por el ADJUDICATARIO en su oferta, excepto cuando la demanda de los servicios de la Universidad así lo requiera y en tanto el ADJUDICATARIO este anuente a brindar el servicio.
4. Si la ADMINISTRACIÓN determina que el servicio brindado por cualquiera de los tres ADJUDICADOS desmejora en el momento en el que más servicios de catering se les asignan, la Administración estará en la facultad de asignarle un máximo de servicios. La ADMINISTRACIÓN podrá medir esta desmejora en la calidad del servicio, mediante las calificaciones que realizan las unidades usuarias. Una vez determinado este límite se partirá de este límite para asignarle al proveedor con la segunda mejor calificación y así sucesivamente.
5. La ADMINISTRACIÓN se encontrará en la facultad de solicitar un servicio de catering hasta con un mínimo de 10 horas hábiles antes del evento.
6. La ADMINISTRACIÓN se reserva el derecho de cancelar el servicio ya solicitado por medio de una orden de trabajo para lo cual solo deberá comunicarlo al contratista con 10 horas de antelación.
7. La Administración podrá realizar cualquier cambio en cuanto la cantidad de personas a atender, el día, el lugar o la hora del servicio, según el siguiente detalle:
- Cambio en el número de personas: oportunamente el mismo día
- Cambio de día: día anterior a la presentación del servicio
- Cambio de hora o lugar: oportunamente el mismo día
8. En el caso de los servicios especiales, la Proveeduría Institucional solicitará a todos los adjudicatarios una cotización por ese servicio especial, la cual debe sería presentada en el plazo máximo de un día hábil; al oferente que proponga el precio más bajo se le adjudicará el servicio especial y se le estará comunicando a la Unidad Usuaria.
SÉPTIMO: VIGENCIA DE ESTE CONTRATO
La vigencia del presente contrato regirá a partir de la comunicación de la Orden de Inicio por parte de la Proveeduría Institucional por un periodo de un año, con posibilidades de prorrogarse por períodos similares hasta por un máximo de 4 años (1 año de contrato original mas tres prórrogas). El contrato se entenderá prorrogado si la Universidad no avisa el contratista que no lo prorrogará, al menos un mes antes de su vencimiento.
OCTAVO: SUPERVISIÓN DE LOS SERVICIOS
Por tratarse de un servicio que muchas unidades, departamentos y secciones de la Universidad Nacional utilizarán, se establece como Órgano General Fiscalizador del contrato a la Proveeduría Institucional de la Universidad Nacional, siendo esta quién se encontrará con las siguientes facultades para actuar durante la vigencia del contrato:
1. La Proveeduría Institucional por medio de sus funcionarios, podrá realizar visitas sin previo aviso a las actividades en las que se esté brindando el servicio de catering, con el objetivo de supervisar que se esté cumpliendo con las condiciones del contrato, de encontrarse irregularidades o incumplimientos en el servicio que se brinda, se procederá con los trámites sancionatorios correspondientes.
2. La Proveeduría Institucional por medio de sus funcionarios podrá visitar sin previo aviso, el domicilio del contratista en donde se elaboran los alimentos , este órgano fiscalizador
estará en la facultad de ingresar al área en donde se preparan y almacenan los alimentos y las materias primas, con el objetivo de verificar que estos se estén manipulando de manera adecuada y levantar una acta en donde indicará las condiciones higiénicas y salubres en las que encuentre el sitio, de encontrarse condiciones no apropiadas, una copia del acta será remitida a la Sección de Control y Evaluación de la Proveeduría Institucional, quien se encargará de realizar los trámites correctivos y/o sancionatorios que correspondan.
3. Cada unidad solicitante, procederá a calificar el servicio brindado inmediatamente después de haber finalizado la actividad, esta calificación la realizará mediante el formulario del anexo 1 a este Contrato, documento que deberá de entregar una copia al contratista, este documento deberá ser entregado junto con la factura al momento del respectivo cobro (no se tramitarán facturas que incumplan con ese trámite).
4. En caso de que un mismo contratista reciba en un plazo de dos meses 5 o más calificaciones malas, la Sección de Contratación Administrativa procederá a remitir una copia con las disconformidades del servicio a la Sección de Control y Evaluación de la Proveeduría Institucional, Sección que tendrá la facultad de iniciar un proceso sancionatorio al respecto.
NOVENO: CONTRATACIONES LABORALES
Las contrataciones laborales que EL ADJUDICATARIO efectué serán de su exclusiva responsabilidad, por lo que no transcenderán a LA UNIVERSIDAD las cargas sociales ni ningún otro tipo de responsabilidad de índole laboral. EL ADJUDICATARIO exime expresamente a LA UNIVERSIDAD de responsabilidades sobre este punto, así como de riesgos profesionales.
DÉCIMO: INTRANSFERIBILIDAD DEL CONTRATO
Los derechos que adquiere EL ADJUDICATARIO por este contrato son intransferibles a terceros, y no podrán establecer subarriendos o ceder en todo o en parte los derechos que este contrato le confiere.
UNDÉCIMO: TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO POR PARTE DE LA UNIVERSIDAD
LA UNIVERSIDAD podrá RESCINDIR UNILATERALMENTE el contrato en los términos que lo establece la normativa vigente, artículos 11 de la Ley de Contratación Administrativa y 206 del Reglamento General de Contratación Administrativa, y podrá RESOLVERLO unilateralmente por incumplimiento DEL ADJUDICATARIO y sin responsabilidad, cuando se de alguna de las siguientes circunstancias.
1. La labor deficiente DEL ADJUDICATARIO o incumplimiento del contrato, pérdida de cualidades que requiera para la naturaleza de las labores que debe asumir.
2. Cualquier acto de indisciplina o cualquier otro que atente contra el norma desempeño y ejecución del contrato o contra la Institución.
3. El incumplimiento o trasgresión de cualquiera de las cláusulas establecidas en el presente contrato.
La UNA se reserva el derecho a cobrar en la vía judicial ejecutiva, los daños y perjuicios que hubiese ocasionado EL ADJUDICATARIO, de conformidad con el artículo 149 de la Ley General de la Administración Pública. La resolución del contrato será sin ninguna responsabilidad por parte de LA UNIVERSIDAD.
Además el contrato podrá rescindirse de mutuo acuerdo conforme lo estipula el artículo 207 del Reglamento General de la Contratación Administrativa.
DUODÉCIMO: NORMATIVA SUPLETORIA
En forma supletoria rigen para el presente contrato, la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento de Contratación Administrativa y disposiciones conexas, las normas y reglamentos internos de LA UNIVERSIDAD.
DECIMOTERCERO: ESTIMACIÓN
Para efectos fiscales se considera este contrato como de cuantía inestimable. EL ADJUDICATARIO junto con la firma del contrato cancela la suma de ¢225.00 en especies fiscales; asimismo junto con cada Orden de Compra que emita la Proveeduria Institucional deberá cancelar 0.025% en especies fiscales.
DECIMOCUARTO: OBLIGACIÓN DE PAGO DE LAS CARGAS SOCIALES
El contratista se encuentra obligado a estar al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social, conforme a la ley. En caso de que incurra en incumplimiento en el pago de estas obligaciones, el mismo se entenderá como un incumplimiento contractual que motivará la resolución del contrato.
En fe de lo anterior firmamos de conformidad en la ciudad xx Xxxxxxx a las ocho horas del dia 24 xx xxxxx del 2015.
XXXXXX XXXX XXXX XXXXXXXXX DE XXXXX XXXXX XXXX RECTOR PROMOTORA DE EVENTOS ESPECIALES
P.E.V.E. S.A, ADJUDICATARIO