PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL INSTITUTO DE LA CULTURAL Y LAS ARTES DE SEVILLA (ICAS) (LOTE 1); PARA LOS PONENTES Y COLABORADORES DE LAS ACTIVIDADES DE LA PRO- GRAMACIÓN DEL ICAS (LOTE...
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL INSTITUTO DE LA CULTURAL Y LAS XXXXX XX XXXXXXX (ICAS) (LOTE 1); PARA LOS PONENTES Y COLABORADORES DE LAS ACTIVIDADES DE LA PRO- GRAMACIÓN DEL ICAS (LOTE 2) Y PARA LOS MIEMBROS DE LA INDUSTRIA CINEMATOGRÁFICA Y ASISTENTES A LA XIV EDICIÓN DEL FESTIVAL DE CINE EUROPEO XX XXXXXXX (LOTE 3)
1.- OBJETO.
Contratación de los servicios de agencia de viajes y organización de los desplazamientos na- cionales e internacionales, transporte y asistencia en viajes para:
LOTE 1: Servicio de organización de los desplazamientos nacionales e internacionales, trans- porte, alojamiento y asistencia en viajes para el personal del ICAS, realizados en el desarrollo de las actividades propias de la entidad por motivos profesionales. En este Lote, se tendrán en cuen- ta, tanto en las indemnizaciones por gastos de viaje como en las dietas de alojamiento, las xxxx- fas y los importes establecidos en el Real Decreto 462/2002 de 24 xx xxxx sobre indemnizacio- nes por razón del servicio así como a la Resolución de 2 de diciembre de 2005 de la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos, por la que se revisa el importe de las dietas en territorio nacional. Si esta normativa sufriera variación en sus cuantías, se estará a lo dispuesto en la misma desde el momento de su entrada en vigor.
LOTE 2: Servicio de organización de los desplazamientos nacionales e internacionales, trans- porte, alojamiento y asistencia en viajes para los ponentes y colaboradores de las actividades de la programación del ICAS.
LOTE 3: Servicio de organización de los desplazamientos nacionales e internacionales, trans- porte y asistencia en viajes para los miembros de la industria cinematográfica (actores, directo- res, productores, distribuidores, etc.) asistentes a la XIV Edición del Festival de Cine Europeo xx Xxxxxxx. Este Festival se celebrará del 3 al 11 de noviembre de 2017, y el servicio se contrata habi- da cuenta de que son ellos los verdaderos protagonistas con la proyección de las películas en las que participan, teniendo todos ellos una relación directa con las actividades del Festival: para los ponentes en encuentros, charlas y presentaciones del Festival, para los miembros de los jurados de las secciones del Festival y para todas aquellas personalidades destacadas del panorama cine- matográfico europeo determinadas por la organización del Festival, a propuesta de la dirección del Festival. Se estima un número aproximado de 195 servicios de viajes.
2.- JUSTIFICACIÓN DEL CONTRATO
Este servicio resulta necesario por la imposibilidad de hacerlo con los medios técnicos y humanos de los que dispone el ICAS. Se considera imprescindible contar con una empresa contratada para cada uno de los servicios señalados en los lotes 1, 2 y 3 del contrato, por resultar necesarios para los traslados y asistencias del personal del ICAS designado por la Gerencia para su representación o asistencia a actos o eventos relacionados directamente con los fines del Instituto (LOTE 1); para la realización de las actividades culturales incluidas en la programación del ICAS (LOTE 2) y para la celebración del Festival de Cine Europeo xx Xxxxxxx (LOTE 3).
3.- DETALLE DEL SERVICIO QUE SE CONTRATA
Servicio a prestar en los LOTES 1, 2 Y 3:
• Facilitar información horaria y de tarifas relacionadas con los medios de transporte, ya sea en avión, ferrocarril, autobús o barco y la reserva, adquisición y entrega de los correspondientes
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títulos de viaje.
• A los efectos de calcular los precios unitarios de la facturación de los billetes, la agencia de viajes adjudicataria deberá buscar los precios más económicos xxx xxxxxxx para el trayecto solicitado por el contratante, enviando el responsable de la agencia de viajes, por correo electrónico, al solicitante del servicio, la información completa en la cual se designe el precio más económico conseguido para cada concepto, con el correspondiente desglose de parti- das: gastos de emisión (aplicando el importe ofrecido a los efectos de la licitación), tasas y otros.
En los LOTES 1 y 2 además:
• Reservar alojamientos: la agencia de viajes adjudicataria deberá buscar los precios más eco- nómicos xxx xxxxxxx para cada alojamiento correspondiente.
El precio ofertado vinculará durante el plazo que la agencia de viajes obligatoriamente indique en su cotización del servicio solicitado. Deberá mantener la reserva hasta la fecha de la efectiva emisión del billete, que deberá tener lugar dentro de dicho plazo. Si durante el plazo de la re- serva aparecieren precios más económicos para el trayecto o estancia solicitado por el contra- tante, la agencia de viajes estará obligada a hacer la actualización y a facturar el precio más eco- nómico surgido en el ínterin.
Al precio final que resulte, se aplicarán las bonificaciones que proponga la empresa adjudicata- ria a los efectos de la licitación, sin que tales bonificaciones puedan revisarse durante la vigencia del contrato.
• Alquiler de vehículos, cuando se requiera, en las mejores condiciones de precio y seguridad.
• Gestión de los documentos administrativos que fueran necesarios para la organización de un viaje tales como visado, gestión de aduanas, exceso de equipaje, seguros especiales.
• Cualesquiera otros servicios propios de una agencia de viajes.
Asimismo y para el LOTE 3, para los servicios de viaje, nacional e internacional correspondientes al Festival de cine, la empresa adjudicataria hará entrega del título de viaje al director del Festival o a quien éste designe a tal efecto. En casos puntuales y aislados puede darse la necesidad de servi- cio de traslado de enlace a transportes principales (autobús, tren regional, etc.) que hay que abo- nar in situ, por lo que la empresa adjudicataria realizará el reembolso de esos gastos suplidos en cuenta, una vez entregado el correspondiente ticket/factura por el invitado.
4.- EXCEPCIONES AL CONTRATO.
El ICAS no asume la obligación de contratar todos los viajes o servicios a través de la agencia que resulte adjudicataria cuando las condiciones ofertadas por otros medios sean económica- mente más ventajosas.
Con carácter general se considerarán las siguientes situaciones:
• Cuando el coste del mismo servicio demandado, obtenido por otros medios, sea inferior al ofertado por la empresa adjudicataria. Este extremo deberá quedar debidamente justificado con un presupuesto / oferta de la empresa adjudicataria.
• En los desplazamientos a jornadas, cursos o congresos, cuando la organización proponga el alojamiento en hoteles no ofertados por la empresa adjudicataria y el precio ofertado sea
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en peores condiciones económicas.
Igualmente, el ICAS se reserva el derecho de no incluir en el contrato determinadas prestaciones de hotel y de adquisición de títulos de viaje.
Queda expresamente excluido del LOTE 3 el servicio de alojamiento, dadas las características es- peciales del servicio que se requiere para el correcto desarrollo de este evento.
5.- USUARIOS DE LAS PRESTACIONES.
Los usuarios de las prestaciones del presente contrato serán, en función de los Lotes.
➢ LOTE 1: Personal contratado por el ICAS
➢ LOTE 2: Personas intervinientes y o participantes de actividades culturales del ICAS.
➢ LOTE 3: Festival de cine Europeo xx Xxxxxxx: Gestión de los traslados de los participantes a la XIV edición que se celebrará del 3 al 11 de noviembre.
6.- SOLICITUD DE SERVICIOS.
Los diversos encargos podrán ser realizados por La Gerente, el personal directivo del ICAS o la persona a la que designen para la gestión del Programa de que se trate, conforme al procedimiento que se comunicará al efecto, vía e-mail indicando: origen, destino, fe- xxxx, horarios, número de viajeros, datos personales, así como cualquier otra cir- cunstancia que se considere necesaria para la prestación del servicio.
Una vez solicitado el servicio por el ICAS y previo a la realización de la correspondiente reserva, la persona designada por la empresa adjudicataria para actuar como interlocutor con la entidad, envia- rá un email antes de las 48 horas de la petición formulada, salvo casos de urgencia en los que la respuesta se hará en un máximo de 24 horas, en el cual se detallen y completen los siguientes datos:
1. Nombre completo del titular y DNI.
2. Medio de transporte.
3. Trayecto que se va a facturar.
4. Referencia o localizador de la reserva
5. Número de vuelo. Clase billete.
6. Fecha y duración del desplazamiento. Hora/s de salida y llegada.
7. Importe desglosado del billete, alojamiento, o cualquier otro concepto contratado, con las distintas partidas que componen el precio.
8. Tasas de alojamiento, si procede.
9. Vigencia de las cotizaciones facilitadas para el medio de transporte y el alojamiento.
Si a la emisión del billete existiera un precio más económico, el contratista deberá enviar nue- vamente un e-mail actualizando la información.
En los bonos de hotel se indicará:
1. Nombre completo del titular.
2. Nombre del hotel y dirección.
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3. Tipo de habitación. Régimen A/D
4. Fechas de llegada y salida.
El bono se entregará en inglés cuando el destino sea fuera de territorio nacional.
7.- IMPORTE DE LICITACIÓN Y APLICACIONES PRESUPUESTARIAS
El presupuesto de contrato que servirá de base de licitación, es el que a continuación se señala para cada uno de los Lotes:
LOTE 1: Importe máximo de licitación: 21.818,18 €, IVA excluido del 10%, por importe de: 2.181,81 €, importe total 24.000,00 € (IVA incluido); de los que 15.000,00 € se imputarán a la aplicación presupuestaria 33000-23110:“Gastos de Locomoción” y 9.000,00 € a la aplicación 33000-23010:“Dietas”; con el siguiente detalle por anualidades:
2017: Importe total, IVA incluido:
o Aplicación: 33000-23110:“Gastos de Locomoción”: 5.000,00 €
o Aplicación: 33000-23010:“Dietas”: 3.000,00 €
2018: Importe total, IVA incluido:
o Aplicación: 33000-23110:“Gastos de Locomoción”: 10.000,00 €
o Aplicación: 33000-23010:“Dietas”: 6.000,00 €
LOTE 2: Importe máximo de licitación: 27.272,73 € IVA excluido del 10%, por importe de: 2.727,27
€, importe total 30.000,00 € (IVA incluido), con cargo a la aplicación 33000-22601 “Reuniones y Conferencias”.
2017: Importe total IVA incluido: 10.000,00 €
2018: Importe total IVA Incluido: 20.000,00 €
LOTE 3: Importe máximo de licitación: 51.000,00 €, IVA excluido del 10%, por importe de: 5.100,00 €, importe total 56.100,00 € (IVA incluido), con cargo a la aplicación presupuestaria 33401-22601.
Quedan incluidos en este precio todos los demás gastos y tributos que le sean de aplicación.
El precio del contrato incluye la realización del objeto mencionado en la estipulación primera jun- to con las aportaciones y obligaciones necesarias que aparecen detalladas en este pliego.
Siendo el importe del contrato estimado a tanto alzado, el ICAS no se compromete a agotar dicha cantidad durante el tiempo de vigencia del contrato.
8.- CONTENIDO, APORTACIONES Y OBLIGACIONES NECESARIAS PARA SU EJECUCIÓN.
Los trabajos a desarrollar por el adjudicatario de la licitación, con sus características técnicas que- dan definidos a continuación e incluyen los siguientes aspectos:
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8.1.- El adjudicatario estará obligado a remitir, al trabajador/a del ICAS, que haya requerido in- formación sobre un servicio, el presupuesto general tal como se indica en el punto 6.
8.2.- En cuanto a pasajes aéreos, la empresa deberá disponer de sistemas de adquisición xx xxxxx- tes aéreos vía Internet, que permita al ICAS beneficiarse de las tarifas de las compañías aéreas de bajo coste, así como de las ofertas especiales de las compañías aéreas que éstas lanzan a través de la red.
Los viajes se realizarán a ser posible y con carácter general en trayectos directos, en vuelos, líneas o recorridos que tengan la condición de regular, aunque cuando sea posible se podrán utilizar los servicios de compañías de “low cost”.
8.3.- El adjudicatario realizará la emisión de las tarjetas de embarque y asumirá en su caso, los costes de envío de billetes, reservas u otros documentos necesarios para los usuarios directamen- te a las dependencias del ICAS, o al lugar o domicilio que se le indique si el envío no puede reali- zarse vía e-mail.
En la documentación de viaje entregada deberán especificarse las direcciones y teléfonos de los lugares o de los responsables de resolver las incidencias que puedan surgir en relación con el transporte y alojamiento contratado, sin coste alguno para el usuario.
8.4.- La agencia de viajes tomará las medidas necesarias para que cualquier modificación o anula- ción de sus prestaciones se resuelva sin cargo alguno para el ICAS.
La anulación de un billete emitido implicará en su caso el abono del 100% de los gastos de emi- sión y sólo se cargarán los gastos de cancelación del mismo si los hubiere.
8.5.- El ICAS establecerá un protocolo de actuación para la contratación de los servicios de agencia de viajes por el personal de la entidad. Este protocolo será de obligado cumplimiento para la agencia adjudicataria. El ICAS facilitará una relación de los trabajadores/as junto con los datos personales necesarios para la correcta ejecución del servicio incluyendo copia de los D.N.I., pasa- portes, tarjetas descuento, grupo de pertenencia para la determinación de la correspondiente dieta de alojamiento, etc.
8.6.- La empresa adjudicataria se compromete a gestionar los servicios con la máxima rapidez y eficacia, utilizando a tal fin los medios que mejor garanticen la calidad del servicio requerido. En todo caso, deberá respetar el plazo máximo de 48 horas para la respuesta establecido en el punto 6 del presente Xxxxxx.
La empresa adjudicataria deberá contar con el personal necesario y la cualificación técnica ade- cuada para la prestación del servicio. Proporcionará una relación del personal que se dedique a la gestión de este contrato así como la designación de una persona como responsable o interlocuto- ra.
La persona responsable de la oficina deberá contar con capacidad y poder suficiente para:
- Ostentar la representación de la agencia cuando sea necesaria su actuación en los actos deriva- dos del cumplimiento de las obligaciones contraídas para la ejecución de los diferentes servicios contratados.
- Organizar las prestaciones y poner en práctica el Protocolo de actuación establecido por el ICAS.
- Realizar las propuestas pertinentes y colaborar con el ICAS, en la resolución de los problemas que se planteen durante la vigencia del contrato.
8.7.- La empresa adjudicataria atenderá y realizará el servicio de reserva, confirmación y emisión de los documentos que justifican los servicios prestados en jornada de lunes a viernes, con hora- rio mínimo de 9,00 a 20,00 horas. Asimismo, el licitador deberá disponer de un servicio telefónico de 24 horas.
8.8.- Corresponde a la Agencia, sin coste alguno para el ICAS la obtención de todas las autoriza- ciones y licencias, tanto oficiales como particulares, que se requieran para la realización del servi- cio.
8.9.- A los efectos de control de todos los viajes que se realicen con cargo a cualquiera de los 3 LOTES del presente contrato, junto con las facturas en las que se detallen los servicios prestados, debe incorporarse una hoja de control en la que se identifique la persona que viaja junto con su nombramiento o designación por el órgano competente (caso de los miembros de jurados o de personal del ICAS) así como la actividad en la que participe (organizada por el ICAS o por agentes externos, según los casos)
8.9. En el caso del servicio de viajes para el Festival de Cine (LOTE 3), además de todos los puntos mencionados anteriormente, la empresa adjudicataria se compromete a:
Facilitar una relación de los servicios que el Festival le haya encargado en formato infor- mático para su tratamiento, en cualquier momento durante la prestación del servicio, siendo obligatorio presentar a la finalización del servicio, junto a la factura final, una rela- ción detallada y cuantificada de manera desglosada de todos los servicios prestados.
Horarios prestación del servicio: Desde el inicio del contrato, en jornada de lunes a vier- nes, con horario mínimo de 9,00 a 20,00 horas. Desde el 1 de octubre, la empresa adjudi- cataria deberá también prestar servicio los sábados.
Solo para el LOTE 3: desde el 00 xx xxxxxxx xx 00 de noviembre de 2017, deberá ofrecer un servicio de 24 horas para la correcta realización de los servicios y posibles incidencias derivadas del mismo.
9.- TARIFAS.
Una vez formalizado el contrato, y siempre que lo solicite el ICAS, la agencia de viajes adjudicata- ria facilitará al ICAS, una lista de las tarifas oficiales, de las tarifas especiales y de las reducciones ofrecidas (conseguidas para los usuarios del presente contrato), clasificados según los distintos tipos de transportes y los principales destinos.
10.- CONFIDENCIALIDAD.
La empresa adjudicataria deberá guardar el debido sigilo sobre el contenido y desarrollo del contrato. Se establece un plazo de confidencialidad de la información de cinco años.
La información proporcionada por el ICAS a cerca de los usuarios/as finales de los servicios a con- tratar, será única y exclusivamente utilizada por la empresa adjudicataria con el fin de proporcio- nar una mejor asistencia, debiendo garantizar una absoluta privacidad y confidencialidad de dichos datos.
11.- DURACIÓN DEL CONTRATO.
La duración del contrato (tanto de los LOTES 1, 2 y del 3) será de un año a contar desde el día siguiente a la firma del contrato (estimada el 1 xx xxxxxx), prorrogable por otra anualidad.
12.- DIRECCIÓN DE LOS TRABAJOS.
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Con el fin de asegurar el normal funcionamiento del servicio a contratar, el ICAS podrá convocar a la empresa contratada cuantas veces juzgue oportuno con el fin de asegurar el cumplimiento de lo establecido en la descripción de contenidos del servicio.
Por ello, a fin de controlar adecuadamente que el adjudicatario ofrece en cada momento la mejor oferta disponible en el mercado, y que aplica correctamente las reglas fijadas en el pro- cedimiento para determinar el precio definitivo (con relación a costes efectivos y bonifi- caciones o descuentos sobre el precio pactadas) el ICAS, queda facultada para contrastar la in- formación suministrada por el contratista, con la que ofrezcan otras agencias de viajes, solici- tando a tal efecto presupuestos alternativos.
En Sevilla, en la fecha indicada en el pie de firma EL DIRECTOR DE PROGRAMACIÓN DEL ICAS
Fdo. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx