MODELO DE ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
MODELO DE ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
(para incorporar en todo contrato de prestación de servicios ya suscrito y que no incluyese la cláusula de protección de datos y medidas de seguridad a la que se refiere el apartado A del Anexo del Reglamento de Protección de Datos de Carácter Personal de la Universidad de Granada)
[Lugar y Fecha]
REUNIDOS
DE UNA PARTE.- La UNIVERSIDAD DE GRANADA
Actúa en su nombre y representación Don/Doña [nombre y apellidos]
Y DE OTRA PARTE. - La Empresa [denominación de la empresa], con domicilio social en [dirección y localidad] , provista de CIF [número]
Actúa en su nombre y representación Don/Doña [nombre y apellidos] en virtud del poder otorgado ante la Notaría de Xxx/Doña [nombre y apellidos] con fecha y con el número de protocolo el cual asegura que se encuentra en vigor.
EXPONEN
I.- Que la UNIVERSIDAD DE GRANADA es una Institución de Derecho Público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, a la que corresponde, en el marco de sus competencias, la prestación del servicio público de la educación superior, mediante la investigación, la docencia, el estudio, la transferencia del conocimiento a la sociedad y la extensión universitaria. Para ello, necesita que distintas empresas le presten sus servicios.
II.- Que [denominación de la empresa] es una empresa que presta a la UNIVERSIDAD DE GRANADA los servicios de [especificar tipo de servicios] en los términos establecidos en el contrato de servicios suscrito por ambas partes con fecha
Y en base a lo expuesto, ambas partes proceden a formalizar el presente conforme a las siguientes
CLÁUSULAS
PRIMERA. DEFINICIONES
CESIÓN O COMUNICACIÓN DE DATOS: tratamiento de datos que supone su revelación a una persona distinta del interesado. A efectos del presente contrato, [denominación empresa] únicamente realizará las cesiones expresamente autorizadas y por cuenta de la UNIVERSIDAD DE GRANADA, que en ese caso ostentará la condición de cedente.
DATOS DE CARÁCTER PERSONAL: cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: la persona jurídica o el profesional que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de la UNIVERSIDAD DE GRANADA como consecuencia de una relación jurídica que le vincula con ella y delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio. A efectos del presente contrato, [denominación empresa] y aquellas empresas o profesionales que ésta precise subcontratar para el desarrollo de la prestación de los servicios contratados, tendrán la consideración de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO en relación con el acceso al/los ficheros titularidad de la UNIVERSIDAD DE GRANADA.
FICHERO DE DATOS: conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso, responsabilidad de la UNIVERSIDAD DE GRANADA al que accede y que es puesto a disposición de [denominación empresa] para desarrollar el servicio que esta última presta por cuenta de la UNIVERSIDAD DE GRANADA.
MEDIDAS DE SEGURIDAD: son aquellas medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal exigibles a los ficheros y tratamientos, recogidas en el TÍTULO VIII del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD.
NIVEL DE SEGURIDAD: cada uno de los niveles de seguridad (básico, medio y alto) regulados en el TÍTULO VIII del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD.
RESPONSABLE DEL FICHERO O DEL TRATAMIENTO: persona jurídica de naturaleza pública, titular del FICHERO DE DATOS, que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento, aunque no lo realice materialmente. A efectos del presente contrato, UNIVERSIDAD DE GRANADA.
TRATAMIENTO DE DATOS: cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, consulta, utilización, cancelación, bloqueo o supresión, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias.
SEGUNDA. – OBJETO DEL ACUERDO
El presente Acuerdo de Confidencialidad tiene por objeto garantizar la seguridad de la información a la que accede y trata [denominación empresa] para la prestación del servicio acordado con la UNIVERSIDAD DE GRANADA, y en especial la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos de carácter personal de [especificar tipo de datos] de la UNIVERSIDAD DE GRANADA. De este modo, y a los efectos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en los sucesivo LOPD), [denominación empresa] como prestataria del servicio de [especificar servicio prestado] se convierte en encargado del tratamiento, comprometiéndose al cumplimiento de las obligaciones que le son inherentes.
TERCERA. – PRESTACIONES Y PROPIEDAD DE LOS DATOS
En el contexto de la prestación de servicios encargada por la Universidad y con la finalidad mencionada, la Universidad proporciona a [denominación empresa] los datos de carácter personal relativos a [especificar tipo de datos](en adelante los «datos»), con el fin de hacer posible la prestación de los servicios encomendados. La prestación de servicios se extiende hasta el [especificar fecha].
[denominación empresa] reconoce expresamente que los datos a los que tiene acceso son de exclusiva propiedad de la UNIVERSIDAD DE GRANADA, por lo que no podrá aplicarlos o utilizarlos con fines distintos a los previstos en el contrato de prestación de servicios.
[denominación empresa] únicamente tendrá acceso a aquellos datos que la UNIVERSIDAD DE GRANADA le proporcione, y procederá a su tratamiento de acuerdo con las instrucciones proporcionadas no constituyendo, en ningún caso, dicho acceso una comunicación de datos, ni siquiera a efectos de su conservación; se trata exclusivamente de una simple entrega de los datos, a efectos de dar cumplimiento al contrato de servicios suscrito.
CUARTA.- TRATAMIENTO DE DATOS
[denominación empresa] se compromete a tratar los datos con la finalidad exclusiva de la realización del servicio. Una vez realizada la prestación del servicio, [denominación empresa] se compromete a destruir los datos proporcionados por la Universidad así como el resultado de cualquier elaboración de los mismos y los soportes o documentos en que se halle recogida la información o, en su caso, a devolvérselos a la Universidad en función de la decisión tomada por la misma en cada caso.
En caso de ser necesario que [denominación empresa] conserve los datos o una parte de los mismos a efectos de la atención de posibles responsabilidades que pudiesen derivarse del tratamiento, estos deberán permanecer convenientemente bloqueados hasta que transcurran los plazos de prescripción correspondientes, momento en que deberán ser destruidos. La Universidad deberá tener conocimiento de ellos así como de las medidas que garanticen el adecuado bloqueo de los datos y finalmente su destrucción.
[denominación empresa] se obliga a utilizar los datos que facilite la UNIVERSIDAD DE GRANADA única y exclusivamente para los fines del presente contrato y a guardar secreto profesional respecto a todos los datos de carácter personal que conozca y a los que tenga acceso durante la realización del contrato de prestación de servicios. Igualmente, se obliga a custodiar e impedir el acceso a los datos de carácter personal a cualquier tercero ajeno al presente contrato. Las anteriores obligaciones se extienden a toda persona que pudiera intervenir en cualquier fase del tratamiento por cuenta de [denominación empresa] y subsistirán aun después de terminados los tratamientos efectuados en el marco del presente contrato.
[denominación empresa] se compromete a comunicar y hacer cumplir a sus empleados, asignados al proyecto, las obligaciones establecidas en los apartados anteriores.
Cualquier tratamiento de los datos que no se ajuste a lo dispuesto en el presente acuerdo, será responsabilidad exclusiva de [denominación empresa] frente a terceros y frente a la Universidad, ante la que responderá por los daños y perjuicios que le hubiere podido causar, siendo considerado también responsable del tratamiento a estos efectos.
QUINTA.- MEDIDAS DE SEGURIDAD
[denominación empresa] manifiesta cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal y, en particular, con las medidas de seguridad correspondientes a sus ficheros.
[denominación empresa] se compromete a aplicar a los datos facilitados por la UNIVERSIDAD DE GRANADA, las medidas de seguridad de nivel [especificar el nivel de seguridad aplicable] previstas en el TÍTULO VIII del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, de acuerdo con las categorías de datos tratados. En todo caso las que se especifican en el Anexo I.
El incumplimiento de este compromiso será responsabilidad exclusiva de [denominación empresa], que responderá frente a terceros y frente a la propia Universidad de los daños y perjuicios que pudieran generarse.
SEXTA.- SUBCESIONES
[denominación empresa] se compromete a no realizar ninguna cesión de los datos. Ello, salvo que tal cesión fuese imprescindible para la efectiva prestación del servicio, en cuyo caso, [denominación empresa] solicitará la subcesión previa autorización de la Universidad, que podrá otorgarla o resolver el contrato de servicios con [denominación empresa].
SÉPTIMA. SUBCONTRATACIÓN
Queda prohibida la subcontratación de todos o parte de los servicios contratados por la UNIVERSIDAD DE GRANADA a [denominación empresa]. Si durante la prestación del servicio resultase necesario subcontratar todo o una parte de éste, dicha subcontratación deberá ser expresamente autorizada por la UNIVERSIDAD DE GRANADA, obligándose [denominación empresa], a exigir contractualmente al subcontratista, la implementación en sus instalaciones de las medidas de seguridad previstas en el TÍTULO VIII del Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre, así como los demás extremos previstos en los artículos 9, 10 y 12 de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y demás concordantes del citado Real Decreto que la desarrolla reglamentariamente. Dicho contrato deberá contener expresa mención a las instrucciones dictadas por la UNIVERSIDAD DE GRANADA en relación con la prestación del servicio, sin perjuicio de cualesquiera otras adicionales que [denominación empresa] exija al subcontratista en el marco de las establecidas por la UNIVERSIDAD DE GRANADA. A estos efectos el subcontratista será considerado encargado del tratamiento.
(En caso de ser conocida previamente la necesidad de subcontratación dicha cláusula será sustituida por la siguiente):
La UNIVERSIDAD DE GRANADA, autoriza expresamente y mediante la presente estipulación, a [denominación empresa], la cual acepta, a subcontratar los siguientes servicios:
_________________
_________________
Lo que supone el tratamiento de los datos contenidos en los ficheros denominados “[incluir el nombre de los ficheros accedidos]”, a las entidades [denominación subcontratista 1] y/o [denominación subcontratista 2], obligándose [denominación empresa], a exigir contractualmente a éstas, la implementación en sus instalaciones de las medidas de seguridad previstas en el TÍTULO VIII del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, así como los demás extremos previstos en los artículos 9, 10 y 12 de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y demás concordantes del citado Real Decreto que la desarrolla reglamentariamente. Dicho contrato deberá contener expresa mención a las instrucciones dictadas por la UNIVERSIDAD DE GRANADA en relación con la prestación del servicio, sin perjuicio de cualesquiera otras adicionales que [denominación empresa] exija al subcontratista en el marco de las establecidas por la UNIVERSIDAD DE GRANADA. A estos efectos el subcontratista será considerado encargado del tratamiento.
OCTAVA - EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE LOS INTERESADOS
[denominación empresa] trasladará a la UNIVERSIDAD DE GRANADA, cualquier solicitud de ejercicio de derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición que hubiese recibido por parte de los interesados cuyos datos sean objeto de tratamiento en el marco de la prestación del servicio, a fin de que sea resuelta por la UNIVERSIDAD DE GRANADA.
Xxxxx traslado deberá ser inmediato, de forma que permita a la UNIVERSIDAD DE GRANADA respetar los plazos legalmente establecidos de atención al ejercicio de sus derechos por parte de los interesados, asumiendo [denominación empresa] la responsabilidad que se pueda derivar del incumplimiento de dichos plazos por causa imputable a la falta o tardanza en su comunicación a la UNIVERSIDAD DE GRANADA.
NOVENA - INFORMACIÓN ACERCA DEL TRATAMIENTO
En cumplimiento de lo dispuesto en la LOPD, queda informado de que los datos personales que, en su caso, se recogieron a través de la presentación de su oferta y demás documentación necesaria para proceder a la contratación de la prestación del servicio al que se refiere el presente acuerdo, serán tratados por la UNIVERSIDAD DE GRANADA con domicilio en Xxxx. xxx Xxxxxxxx, x/x, 00000 Xxxxxxx, con la finalidad de garantizar el adecuado mantenimiento, cumplimiento y control del desarrollo del contrato.
Al objeto de mantener los datos actualizados en todo momento, el interesado deberá comunicar a la UNIVERSIDAD DE GRANADA cualquier modificación en sus datos de carácter personal.
En el caso en que [denominación empresa] aporte documentos que contengan datos de carácter personal de sus trabajadores o de terceros, ya sea durante la presentación de la oferta o la ejecución del contrato, garantiza que dicha información procede de ficheros o tratamientos previamente inscritos en el Registro General de Protección de Datos y cumple todas las garantías previstas en la citada norma respecto al derecho de información y en su caso consentimiento de los interesados para llevar a cabo la cesión de datos a la UNIVERSIDAD DE GRANADA.
[denominación empresa] únicamente comunicará a la UNIVERSIDAD DE GRANADA datos de carácter personal adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con las necesidades de la prestación del servicio objeto del presente contrato, garantizando que dichos datos sean exactos y puestos al día, y obligándose a comunicar a la UNIVERSIDAD DE GRANADA en el plazo legalmente establecido al efecto aquellos que hayan sido rectificados y/o deban ser cancelados según proceda.
Cualesquiera interesados podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición solicitándolo por escrito dirigido a la Secretaría General de la UNIVERSIDAD DE GRANADA a la dirección anteriormente indicada.
DÉCIMA.- ENTRADA EN VIGOR Y DURACIÓN
El presente Acuerdo de Confidencialidad entrará en vigor en la fecha de su firma, y su duración se extenderá durante la vigencia del contrato de servicios suscrito entre ambas partes con fecha . Este compromiso de confidencialidad formará parte del contrato de servicios existente entre ambas partes.
Xxx/Doña [nombre y apellidos] [nombre y apellidos]
UNIVERSIDAD DE GRANADA [denominación empresa]
ANEXO AL ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD– MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICABLES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
Las medidas de seguridad aplicables por [denominación empresa] en el tratamiento de datos de carácter personal serán como mínimo las establecidas en el presente ANEXO, en función de los datos objeto de tratamiento y del nivel de medidas de seguridad que se especifique en el ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD DE TRATAMIENTO DE DATOS del que el presente ANEXO forma parte.
En el caso en que durante la prestación del servicio [denominación empresa] acceda y trate datos de nivel básico, se compromete al cumplimiento de las medidas de seguridad recogidas en los artículos 85 a 94 y 105 a 108 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD (en lo sucesivo RDLOPD), y en todo caso las siguientes:
a) En el caso en que el servicio sea prestado en los locales de la [denominación empresa], ésta dispondrá de un Documento de Seguridad de obligado cumplimiento en el que se recogerán las medidas de índole técnica y organizativa acordes a la normativa de seguridad vigente.
b) El personal de [denominación empresa] conocerá sus deberes de custodia y confidencialidad respecto a los datos o la documentación que tengan a su cargo, sus funciones y obligaciones, así como las normas de seguridad que afectan al desarrollo de las mismas, encontrándose claramente definidas y documentadas.
c) En el caso en que el tratamiento se realice en los sistemas de [denominación empresa], ésta dispondrá de mecanismos para identificar y autenticar de forma inequívoca y personalizada a los usuarios del sistema, y si la autenticación está basada en contraseñas, éstas caducarán periódicamente y serán almacenadas de forma ininteligible.
d) El sistema tendrá establecidos perfiles de acceso que permitirán, en atención a la asignación de obligaciones y responsabilidades relacionadas con el tratamiento de datos de carácter personal, que cada usuario acceda únicamente a aquellos recursos que precise para el desarrollo de sus funciones. La asignación del perfil y otorgamiento del acceso se hará mediante un procedimiento documentado y auditable.
e) Si los sistemas empleados en el tratamiento fuesen propiedad de la UNIVERSIDAD DE GRANADA, [denominación empresa] adoptará los mecanismos de control implantados por ésta, comprometiéndose el personal de la [denominación empresa] al cumplimiento de las medidas y procedimientos asociados al mismo.
f) [denominación empresa] mantendrá un registro de las incidencias, acorde a lo establecido en el artículo 90 del RDLOPD, que puedan afectar a la seguridad de los datos de carácter personal. [denominación empresa] comunicará a la UNIVERSIDAD DE GRANADA un resumen de las incidencias acaecidas, con la periodicidad que se establezca.
g) Si los sistemas empleados en el tratamiento fuesen propiedad de la UNIVERSIDAD DE GRANADA, el personal de [denominación empresa] utilizará el sistema de notificación de incidencias de la UNIVERSIDAD DE GRANADA, y se preocupará de que su personal conozca su responsabilidad en la notificación, considerándose el conocimiento y la no notificación de una incidencia como una falta contra la seguridad.
h) [denominación empresa] dispondrá de procedimientos de copias diarias, y de recuperación que puedan garantizar la reconstrucción en el estado en que se encontraban los datos en caso de producirse su pérdida o destrucción. La correcta definición, funcionamiento y aplicación de dichos procedimientos se verificará cada seis meses, quedando registro de dichas verificaciones.
i) Si la prestación de servicios objeto del contrato del que este documento trae causa conlleva la creación de soportes informáticos o en papel con datos de carácter personal, estarán sujetos a procedimientos de identificación, inventario y almacenamiento de acuerdo con criterios de archivo definidos y acceso restringido. Las salidas de dichos soportes y documentos estarán autorizadas de acuerdo con relaciones de responsables debidamente designados, disponiendo [denominación empresa] de mecanismos de destrucción de soportes y documentos, de forma que se evite su recuperación posterior.
j) En dicho caso el traslado de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal, se realizará protegido de forma que se evite su sustracción, pérdida, manipulación o acceso indebido.
k) Si fuese necesario realizar una parte del tratamiento fuera de los locales de la [denominación empresa] incluso mediante el uso de dispositivos portátiles, dicha actuación será autorizada de acuerdo con relaciones de responsables debidamente designados.
l) Las transmisiones y accesos a través de redes de telecomunicaciones se realizarán con medidas que garanticen un nivel de seguridad equivalente a los accesos en modo local.
m) No se realizarán pruebas con datos reales procedentes de los ficheros titularidad de la UNIVERSIDAD DE GRANADA, salvo que ésta lo autorice expresamente, debiendo en ese caso respetar durante el proceso las medidas de seguridad acordes al nivel de seguridad que corresponda a las categorías de datos empleados. Dicho proceso se reflejará en un registro.
Si durante la prestación del servicio [denominación empresa] accediese y tratase datos de carácter personal de nivel medio, además del cumplimiento de lo ya expuesto, garantiza tener implantadas las medidas de seguridad recogidas en los artículos 95 a 100, 109 y 110 del RDLOPD, y en todo caso las siguientes:
a) Los mecanismos de acceso a los sistemas donde se estén tratando datos de carácter personal por cuenta de la UNIVERSIDAD DE GRANADA, impedirán intentar reiteradamente un acceso no autorizado.
b) Si la prestación de servicios objeto del contrato del que este documento trae causa conllevara la creación de soportes informáticos o en papel con datos de carácter personal y fuese necesario su traslado, [denominación empresa] contará con sistemas de registro de entradas y salidas acordes a lo establecido en el artículo 97 del RDLOPD.
c) Los procedimientos de recuperación de datos requerirán autorización de la UNIVERSIDAD DE GRANADA y quedarán debidamente registrados.
d) [denominación empresa] habrá designado al menos un Responsable de Seguridad encargado de coordinar y controlar las medidas de seguridad aplicables a los tratamientos de datos de carácter personal, sin perjuicio de la coordinación llevada a cabo por el responsable de seguridad designado por la UNIVERSIDAD DE GRANADA para lo cual recibirá la información de control que periódicamente le deba ser facilitada por [denominación empresa].
e) [denominación empresa] contará con medidas de acceso físico que impidan a toda aquella persona que no esté convenientemente autorizada el acceso a los lugares donde se encuentran los equipos.
f) La UNIVERSIDAD DE GRANADA podrá realizar auditorías de los sistemas de información [denominación empresa], donde se estén realizando los tratamientos de datos de carácter personal, con el fin de verificar el cumplimiento de las medidas recogidas en el presente ANEXO, al menos cada dos años, siempre que se hagan de forma que no se altere el adecuado desarrollo de la prestación del servicio contratado.
En el caso en que durante la prestación del servicio [denominación empresa] acceda y trate datos de nivel alto, se compromete al cumplimiento de las medidas de seguridad recogidas en los artículos 101 a 104 y 111 a 114 del RDLOPD, y en todo caso las siguientes:
a) Los sistemas de [denominación empresa] empleados para el tratamiento de datos de carácter personal, dispondrán de mecanismos de registro de cualquier acceso que se produzca a datos considerados especialmente protegidos por la LOPD y así como a cualquier tipo de dato al que se le asigne un nivel alto de medidas de seguridad. Dichos registros se conservarán al menos durante dos años. En caso de detectar incidencias en la información de control registrada [denominación empresa] se lo comunicará a la UNIVERSIDAD DE GRANADA.
b) Si la prestación de servicios objeto del contrato del que este documento trae causa conlleva la creación de soportes informáticos o en papel con datos de carácter personal, su método de etiquetado se realizará con sistemas de codificación debidamente custodiados que impidan identificar su contenido a terceros. Dichos soportes y documentos se almacenarán protegidos, en áreas de acceso restringido que quedará debidamente registrado.
c) En dicho caso, estará controlada la reproducción de información con datos de carácter personal y sometida a procesos de destrucción una vez finalizado su uso.
d) El traslado de datos de carácter personal fuera de las instalaciones de [denominación empresa] donde se esté realizando el tratamiento, en soportes informáticos o en ordenadores portátiles se realizará cifrando dichos datos o con un mecanismo que ofrezca garantías similares.
e) [denominación empresa] dispondrá al menos de dos juegos de copias de seguridad y procedimientos de recuperación de los datos de carácter personal, debiendo almacenarse uno de ellos debidamente protegido, en una ubicación protegida y suficientemente alejada del Centro de Proceso de Datos de forma que se garantice su recuperación en caso de tener lugar una incidencia importante.
f) La transmisión de datos de carácter personal a través de redes de comunicaciones públicas o inalámbricas se hará cifrado o mediante mecanismo similar.