Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
Udbud af rammeaftale om fjerntolkning på tegnsprog
Indholdsfortegnelse
1. Indledning 3
2. Den ordregivende myndighed 3
3. Udbudsmaterialet 4
4. Tidsplan for udbudsforretningen 4
4.1 Anmodninger om yderligere oplysninger (spørgsmål) 4
4.2 Frist for modtagelse af tilbud 5
4.3 Vedståelsesfrist 5
5. Udelukkelsesgrunde 5
6. Tildelingskriterier 6
7. Mindstekrav og forbehold 7
8. Alternative tilbud 7
9. Social klausul om praktikpladser 8
10. Databehandleraftale 8
11. Behandling af tilbud 8
12. Kommunikation 8
13. Aktindsigt og fortrolighed 8
14. Tilbuddets indhold 9
1. Indledning
Nærværende udbud omfatter varetagelse af fjerntolkning på tegnsprog for døve i forbindelse med deltagelse i sociale aktiviteter, der ikke er omfattet af sektoransvar eller anden lovgivning. Desuden omfatter udbuddet fjerntolkning på tegnsprog for døve, hvor andre offentlige myndigheder, der har tilsluttet sig rammeaftalen, har et sektoransvar.
Fjerntolkning er en handicapkompenserende ydelse efter den sociale lovgivning, der omfatter mundtlig telefonisk kontakt til en samtalepart, samtidig med videostreame t forbindelse med den hørehandicappede samtalepart, eksempelvis via Skype.
Tolkning til hørehandicappede er en social og personlig ydelse, der falder ind under CPV-koden 98000000 ”andre kollektiv, sociale og personlige tjenesteydelser”.
Opgaven udbydes efter reglerne om light-udbud i udbudslovens afsnit III (lov nr. 1564 af 15. december 2015 med senere ændringer).
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter light-regimet. Tolkemyndigheden ønsker at indgå rammeaftale med én fjerntolkeleverandør.
Tolkeleverandøren skal levere fra 1. september 2017 indtil 31. august 2019. Tolkemyndigheden har herudover option på forlængelse af kontrakten i to gange ét Kontraktens samlede værdi skønnes til 5,2 mio kr.
2. Den ordregivende myndighed
Nærværende udbud er med følgende ordregivende myndighed: Den Nationale Tolkemyndighed
Xxxxxxxxxx 0
5000 Odense C
E-mail: xx@xxxx.xx Internetadresse: xxx.xxxx.xx
Tolkemyndigheden er den nationale myndighed for bevilling af tolk til hørehandicappede, på de områder, hvor der ikke er noget sektoransvar. Tolkemyndigheden er oprettet pr. 1. januar 2010 ved tolkeloven (LBK nr. 927 af 3. juli 2013).
Tolkeloven og regler udstedt i medfør heraf regulerer tolkemyndighedens forpligtelser i forhold til levering af tolkeydelser.
Tolkemyndigheden hører under Socialstyrelsen og er fysisk placeret i Odense. Tolkemyndigheden har til opgave at betjene brugere (hørehandicappede) i hele landet.
Myndigheden udsteder bevillinger om tolkebistand til sociale aktiviteter efter ansøgning fra brugerne.
2.1 Andre myndigheders brug af rammeaftalen
Foruden Tolkemyndigheden kan andre offentlige myndigheder, som på udbudstidspunktet har tilsluttet sig rammeaftalen, trække på rammeaftalen. Se liste i kravspecifikationen (bilag 1) over myndigheder, der har tilsluttet sig rammeaftalen.
3. Udbudsmaterialet
Det samlede udbudsmateriale består af:
Udbudsbekendtgørelsen Udbudsbetingelser |
Bilag til rammeaftale Bilag 1: Kravspecifikation Bilag 2: Tilbud |
Rammeaftalen med bilag fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af tjenesteydelserne.
Det samlede udbudsmateriale, herunder skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samt svar herpå, kan findes gennem Kammeradvokatens digitale udbudssystem.
Det digitale udbudssystem kan tilgås via linket xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.
For at få adgang til udbudsmaterialet og deltage i udbuddet kræver det online registrering i Kammeradvokatens digitale udbudssystem. Det er gratis at oprette sig som bruger i systemet. En registrering som bruger i systemet medfører ikke en pligt til at afgive tilbud.
4. Tidsplan for udbudsforretningen
Frist for afgivelse af tilbud er 23. juni 2017 kl. 12.00. Rammeaftalen forventes at blive indgået medio august 2017 med ikrafttrædelse 1. september 2017.
4.1 Anmodninger om yderligere oplysninger (spørgsmål)
Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger til udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål).
Spørgsmål, der modtages senest 18. juni 2017 kl. 12.00, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål der stilles senere end det, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelsen kan afgives 6 dage før tilbudsfristen.
Spørgsmål til udbudsmaterialet skal være skriftlige, på dansk og skal ske via det digitale udbudssystem, jf. pkt. 3.
Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og ordregivers besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt alle via det digitale udbudssystem.
I tilfælde af tekniske spørgsmål til brugen af det digitale system skal EU-Supply Support kontaktes på telefon x00 00000000 eller via mail dksupport@eu- xxxxxx.xxx.
4.2 Frist for modtagelse af tilbud
Sidste frist for modtagelse af tilbud er 23. juni 2017 klokken 12.00.
Tilbud skal afgives via Kammeradvokatens digitale udbudssystem, jf. pkt. 3. Tilbud kan ikke afgives på anden vis, herunder via e-mail.
Tilbuddet afgives ved, at tilbudsgiver uploader tilbuddet i det digitale udbudssystem. Når tilbuddet er uploadet, kan tilbudsgiver, indtil tilbudsfristens udløb, ændre indholdet af tilbuddet eller trække det tilbage.
DNTM har ikke adgang til tilbuddets indhold, før tilbudsfristens udløb.
Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den senest uploadede udgave være den gældende. Tidsangivelsen i det elektroniske udbudssystem er afgørende for, hvilken udgave der er den seneste.
Tilbuddet skal afgives på dansk.
4.3 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb.
Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen.
Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet.
5. Udelukkelsesgrunde
Tolkemyndigheden vil ikke acceptere tilbud fra tilbudsgivere:
• som inden for de seneste to år, har fået ophævet en kontrakt med Tolkemyndigheden som følge af væsentlig misligholdelse af kontrakten.
• som har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr., jf. udbudslovens § 135, stk. 3.
• som ved en endelig dom er blevet dømt/har vedtaget bøde (for højst fire år
siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse), for et af nedennævnte forhold, jf. udbudslovens § 135, stk. 1:
o at have deltaget i en kriminel organisation,
o bestikkelse,
o svig,
o terrorhandlinger eller strafbare handlinger i forbindelse med terroraktivitet,
o hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme,
o børnearbejde og andre former for menneskehandel
Som dokumentation for, at tilbudsgiveren ikke har gæld til det offentlige eller har begået grov kriminalitet, skal tilbudsgiveren vedlægge sit tilbud en tro- og loveerklæring på opfyldelse af kravene. Den vindende tilbudsgiver skal dokumentere opfyldelsen af kravene ved fremsendelse af en aktuel serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation fra relevante myndigheder.
Tilbudsgivere, der er omfattet af en udelukkelsesgrund, vil blive udelukket fra udbuddet. I det tilfælde, at tilbudsgiver er omfattet af en udelukkelsesgrund, vil tilbudsgiver dog få mulighed for at dokumentere sin pålidelighed i overensstemmelse med udbudslovens § 138.
6. Tildelingskriterier
Rammeaftalen tildeles efter tildelingskriteriet ’bedste forhold mellem pris og kvalitet’ med følgende underkriterier:
• Pris pr. hele tolketime (ekskl. aften- og weekendtillæg).
• Antal timers ugentlig ordinære åbningstid.
Øvrige forhold beskrevet i kravspecifikationen (bilag 1) indgår ikke i evalueringen.
6.1 Beskrivelse af underkriterier
Prisen:
I evalueringen indgår pris pr. tolketime (eksklusiv aften- og weekendtillæg). Der gælder en maksimumpris på 450 kr. (eksklusiv aften- og weekendtillæg). Åbningstid:
I evalueringen indgår antal timer, som leverandøren ugentligt har åbent udover mindstekravet på 40 timer og op til 65 timer.
6.2 Evalueringsmetode
Der laves et pointindeks med basis i timeprisen: Basisindeks=Timepris.
Indekset reduceres med 1 pct. for hver times ugentlig ordinær åbningstid, der ligger udover 40 timer, op til 25 timer udover mindstetimetallet. Således vil en ugentlig åbningstid på 50 timer, reducere indekset med 10 pct. Der fradrages ikke udover 25 timer, dvs. ved en ugentlig åbningstid på 65 timer og derover.
Den tilbudsgiver, der opnår samlet laveste beregnede indeks, opnår rammeaftale.
Eksempler:
Pris | Timers åbningstid over 40 timer | Indeks |
410 kr. | 10 (dvs. 410*0,1) | 410-41=369 |
430 kr. | 20 (dvs. 430*0,2) | 430-86=344 |
450 kr. | 55 (dvs. 450*0,25) | 450-112,5=337,5 |
Tilbudsgiveren med prisen på kr. 450 pr. time, ugentlig åbningstid på 95 timer (40 timer + 55 timer) vinder udbuddet, da han opnår det laveste indekstal.
7. Mindstekrav og forbehold
Hvis tilbudsgiver har forbehold i forhold til udbudsmaterialet, skal det angives i tilbuddet.
Tilbuddet må ikke indeholde forbehold over for ufravigelige krav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold over for ufravigelige krav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at tilbuddet bliver afvist.
Afgrænsningen af ”grundlæggende elementer” foretages af ordregiver, der vil foretage en vurdering af, om forbeholdet er af en karakter, så identiteten af det samlede udbud ændres. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan medføre, at forbeholdene samlet set udgør et forbehold over for grundlæggende elementer.
Hvis tilbudsgiver er i tvivl, om et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål.
Forbehold for ikke-grundlæggende elementer, der ikke kan prissættes af ordregiver, vil medføre at tilbuddet ikke tages i betragtning.
8. Alternative tilbud
Tilbudsgiver må ikke afgive alternative tilbud.
9. Social klausul om praktikpladser
Tolkemyndigheden stiller som krav, at leverandøren i kontraktperioden stiller praktikpladser til rådighed for studerende på tegnsprogstolkeuddannelsen fra UCC eller tilsvarende anden uddannelsesinstitution, med minimum en praktikant i forårssemestret (øvepraktik) og minimum en praktikant i efteråret (eksamenspraktik). Herved er leverandøren med til at understøtte en fremtidssikring af kvalificerede tegnsprogs- og skrivetolke.
Tolkepraktikanter skal i starten følge en erfaren fjerntolk, og må først, når det skønnes at eleven har opnået tilstrækkelig erfaring, tolke selvstændigt.
Tolkeleverandøren forudsættes at aftale indholdet af en fjerntolkepraktik med uddannelsesstedet.
10. Databehandleraftale
Videoplatform
Tolkemyndigheden stiller som krav, at leverandøren indgår en databehandleraftale med platformsudbyder, hvori garanteres, at alle data og metadata om foretagne samtaler på platformen alene opbevares i EU's geografiske område. Såfremt tilbudsgiver påregner at anvende flere forskellige platforme, skal der vedlægges databehandlingsaftale for hver enkelt.
11. Behandling af tilbud
Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
Tolkemyndigheden er ikke pligtig at tilbagelevere tilbudsmaterialet til tilbudsgiveren.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er tolkemyndigheden uvedkommende.
12. Kommunikation
Al Kommunikation vedrørende udbuddet og tilbuddet inkl. bilag skal være skriftlig og affattes på dansk.
Al kommunikation i forbindelse med udbuddet, herunder spørgsmål til udbudsmaterialet, skal ske via Kammeradvokaten digitale udbudssystem, jf. pkt. 3.
13. Aktindsigt og fortrolighed
Tolkemyndigheden er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven og forvaltningsloven.
Tolkemyndigheden er ikke bundet af tilbudsgivers eventuelle angivelser om fortrolighed i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne
vil indgå som et element i myndighedernes vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt.
Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning.
14. Tilbuddets indhold
Tilbudsgiver skal udfylde:
1. Bilag 2 som angiver de kriterier og priser leverandøren byder ind med. Tilbudsgivere der ikke anvender bilag 2, vil ikke komme i betragtning. Husk underskrifter!
2. Tro og loveerklæring om, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund.
.