Behovsanalys exempelklausuler
Behovsanalys. Innan en avropsförfrågan skickas till ramavtalsleverantörerna bör en analys göras av vilka behov som finns. Syftet med behovsanalysen är att ni ska få kännedom om sitt nuläge och önskat läge. Denna kunskap underlättar kravställningen i avropsförfrågan. Det är viktigt att den funktion, produkt eller tjänst som efterfrågas specificeras så noggrant som möjligt för att underlätta för leverantörerna att lämna anbud. Behovsanalysen syftar bl.a. till att besvara följande frågor: • Vilket är behovet idag och framåt? • Vilka är de nuvarande volymerna idag och hur kommer det se ut framåt? • Vad är kostnaden för produkterna och tjänsterna idag? • Hur stor är budgeten för produkterna och tjänsterna framöver? • Vilka är våra befintliga licens-/underhållsavtal och vilka löptider har de? I syfte att bättre förstå marknaden och leverantörernas utbud kan en s.k. RFI (Request For Information) genomföras.
Behovsanalys. I behovsanalysfasen ska beställande nämnd respektive bolag genomföra en behovsanalys, och specificera behoven och effektmålen från nuläget till önskat läge. En initial dialog med intressenter ska genomföras i syfte att skapa en gemensam förståelse av behov och problembeskrivning. Behovsanalysfasen ska finansieras inom ramen för fastställd driftkostnadsbudget. I behovsanalysfasen tas ett underlag fram inför beslut om nästa fas, Åtgärdsval. Beslutsunderlaget ska utgöras av • en beskrivning av behovet, nuläget och önskat läge • en intressentanalys • effektmål • en hållbarhetsbeskrivning • en godkänd kostnadsbudget för nästkommande fas, Åtgärdsval • eventuella överenskommelser om samverkan och medfinansiering för nästkommande fas, Åtgärdsval. Fasen ska avslutas genom beslut om att antingen inleda nästa fas i processen, efter godkännande av beslutsunderlaget, eller avsluta projektet. Beslut om att starta fasen Åtgärdsval fattas av förvaltning eller bolag.
Behovsanalys. När ni ska genomföra en förnyad konkurrensutsättning är det mycket viktigt att först analysera ert behov. Genomför en behovsanalys för att fastställa vilka tjänster inom ramavtalsområdet som ni är i behov av. Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden är preciserad desto lättare är det för leverantörerna att lämna ett optimalt svar på er förfrågan. • Kontakta den pensionsadministratör ni har idag för att få en översyn och över de tjänster och försäkringar ni har för närvarande. • Fundera över vart er organisation är på väg för att se det framtida behovet. • Tänk på vilka funktioner ni har idag och vill ha i morgon och använd inte specifika benämningar på tjänster för att göra avropet så öppet som möjligt och för att få bästa möjliga tjänst vid avrop. Det är mycket viktigt att angivna volymer i avropsförfrågan är så korrekta som möjligt för att leverantörerna ska kunna lämna ett så fördelaktigt avropssvar som möjligt.
Behovsanalys. I samband med att ▇▇▇▇▇▇ gör sin behovsanalys finns det möjlighet att avropa konsultstöd för hjälp med att göra en kompetenskartläggning (se avsnitt 2.6.1). Om en sådan kartläggning sedan jämförs med Kundens eventuell IT-strategi eller plan för framtida IT-miljö är det möjligt att identifiera inom vilka områden det finns behov av IT-utbildning.
1 Se standard SS 624070:2009 avseende Ledningssystem för kompetensförsörjning ▇▇▇▇://▇▇▇.▇▇▇.▇▇/▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇/▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇-▇%▇▇%▇▇▇- kompetensf%C3%B6rs%C3%B6rjning Inför avropet av IT-utbildning kan följande frågeställningar bli aktuella: • Har ni en beskrivning av er IT-miljö som ni kan bifoga avropet? Detta kan vara en stor hjälp för leverantörerna när de ska offerera lämpliga utbildningar • Vilka programvaror kommer ni att använda i framtiden? Och vilka typer av licenser och vilka versioner? • Vilka roller har deltagarna och vilket är deras utbildningsmål? Vilka områden ska de behärska efter genomförd utbildning? Och vad de ska arbeta med? • Täcks behovet av öppna utbildningar? Eller finns det även behov av kundanpassad utbildning eller kanske av privatundervisning? • Är det lämpligt att planera utbildningarna till enstaka komprimerade tillfällen eller bör de fördelas i tiden på flera tillfällen? • Ska avropad utbildning ska ingå i ett större utbildningsprogram för en eller flera medarbetare? • Ska avropad utbildning ska inkludera någon form av certifiering och finns det något önskemål på förväntad utbildningsväg till ett certifikat?
Behovsanalys. När ni ska genomföra en förnyad konkurrensutsättning är det mycket viktigt att först analysera ert behov, både vad gäller vilka typ av tjänster ni önskar samt uppskattat antal konton och transaktioner. Det är mycket viktigt att angivna volymer i avropsförfrågan är så korrekta som möjligt för att leverantörerna ska kunna lämna ett så fördelaktigt avropssvar som möjligt.
Behovsanalys. För att uppnå en god affärsrelation under hela avtalstiden anser Swedish Labtech att det finns några viktiga punkter att uppmärksamma. Leverantörerna besitter expertis på det utbud som finns och de innovativa lösningar som är möjliga att utveckla. Det är användarna inom forskning, industri och sjukvården som ser vad behovet är. Samverkan är därför av största vikt. Behovsana- lysen bör utgå ifrån den funktion man vill uppnå på den upphandlande verksamheten. Laborato- rieutrustning och instrument innefattar mycket specialanpassade lösningar som fordrar samar- bete. Upphandlande part bör därför nyttja branschens kunskap för att få det bästa alternativet för sin verksamhet. Olika tekniska lösningar kan fylla samma önskade funktion. Ett samarbete kan därmed leda till den mest kostnadseffektiva lösningen och förutsättningar för fortsatt ut- veckling av lösningen för att möta nya behov. För att kunna specificera funktionaliteten bör dialog föras med leverantörerna i god tid inför kommande upphandlingar. Vi anser att RFI, extern remiss och hearings, när det är relevant, är goda verktyg som - trots att de kan vara resurskrävande i ett första skede - i slutändan innebär mindre risk för överprövningar och bättre förutsättningar för en verksamhet att få det man verk- ligen har behov av. Denna bransch har en komplex struktur då användare kommer från olika delar av verksamheten och inte en specifik användare av produkterna eller utrustningen. Sammansättning av referens- grupper är därmed av stor vikt och bör spegla alla intressenters behov. Fördelarna med samar- bete istället för en ren transaktion mellan köpare och säljare är främst hjälpen att formulera be- hovet ihop och därmed utgå från rätt funktion från början. Partnerskapet minskar risken för att i ett senare skede behöva göra dyra tillägg och kompletteringar eller t o m behöva göra om upp- handlingen för att behovet inte fyllts.
Behovsanalys. Tillgänglighetsanalys • Bristanalys
Behovsanalys. Nuvarande avtal, nr 1201242-02
Behovsanalys. Många obligatoriska krav i upphandlingar kan göra tjänsten dyrare. Det är viktigt att fokusera på det som innebär en positiv skillnad och att undvika onödiga kostnadsdrivare. På så sätt kan man arbeta fram ett avtal som är kommersiellt attraktivt för både upphandlare och leverantör. Det innebär att du noggrant bör gå igenom vilka behov ni har. Om det exempelvis gäller arbetskläder bör du tänka igenom hur många medarbetare som behöver arbetskläder, hur ofta ska de byta kläder, osv. Det innebär även att man bör vara återhållsam med att ställa detaljerade krav. Utgå exempelvis från att inte ha några detaljkrav på vilket typ av textilmaterial som ska användas. Olika leverantörer har olika lösningar, vilka likväl fyller samma funktion. Med allt för detaljerade krav riskerar du att gå miste om alternativa lösningar.
Behovsanalys. Alla upphandlingar föregås av en behovsanalys. Då görs en analys av hur verksamhetens behov kan tillgodoses. Beslut tas om upphandling ska genomföras eller om befintliga avtal kan användas.