Omschrijving. Indirecte kosten gerelateerd aan het functioneren van de projectmedewerker. Overheadkosten mogen enkel opgenomen worden in het kostenplan wanneer kosten voorzien zijn in de rubriek “personeel” en dit zowel bij het hanteren van het forfaitair percentage als een standaarduurtarief in de kostenrubriek “personeel”. Overheadkosten worden steeds berekend als een forfaitair percentage van 15% van de subsidiabele directe personeelskosten. De lijst van overheadkosten is limitatief en omvat de volgende kosten, gerelateerd aan het functioneren van de projectmedewerker: kantoorhuur verzekeringen en belastingen in verband met de gebouwen waarin het personeel is gevestigd en de uitrusting van het kantoor (bv. brand- en diefstalverzekering) nutsvoorzieningen (bv. elektriciteit, verwarming, water) kantoorbenodigdheden algemene boekhouding van de projectpartner archieven onderhoud, reiniging en reparaties beveiliging IT-systemen23 communicatie (bv. telefoon, fax, internet, postdiensten, visitekaartjes) bankkosten voor het openen en beheren van rekeningen wanneer voor de uitvoering van het project een afzonderlijke rekening moet worden geopend kosten voor transnationale financiële transacties. Overheadkosten kunnen niet ingediend worden binnen een andere kostenrubriek.
Omschrijving. Btw op de projectuitgaven is subsidiabel indien de gedeclareerde btw effectief en definitief door de projectpartner gedragen wordt.
Omschrijving. Kosten van externe expertise en diensten die derden voor de projectuitvoering leveren. Kosten voor diensten en experten zijn onder meer: ontwerp, ontwikkeling, productie en verspreiding van communicatietools, studies en onderzoeken, auditkosten, juridisch advies en andere advieskosten, erelonen (notaris, architect, erkend taxateur), reis- en verblijfskosten van experten, kosten voor projectevents (huur, catering en sprekersvergoedingen), interim personeel, huur (voor zover dit niet om huur van machines gaat) en vormingskosten,… Op deze kosten zijn de wetgeving inzake overheidsopdrachten / aanbestedingswet of regels inzake marktconformiteit van prijs van het programma van toepassing (zie par 4.5 en 4.6).
Omschrijving. Enkel bij publieke partners kan er sprake zijn van een ‘overheidsopdracht tussen entiteiten in de overheidssector’ (zogenaamde in-house opdrachten (BE) of quasi-inbestedingsopdrachten (NL)) Er zijn verschillende vormen van “in house”-toezicht: gewoon, opwaarts en collateraal. Gewone in-house: Er is sprake van een dergelijke opdracht indien aan de volgende criteria cumulatief wordt voldaan bij de toewijzing van een opdracht aan een rechtspersoon: a. waarop de aanbestedende overheid een toezicht uitoefent zoals op haar eigen diensten en b. die tegelijkertijd meer dan 80% van haar werkzaamheden verricht ten behoeve van het lichaam of de lichamen die haar beheersen c. waarin geen directe participatie is van privékapitaal, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale en Europese regelgeving, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon. Dit toezicht kan ook worden uitgeoefend door een andere rechtspersoon, die zelf op dezelfde wijze door de aanbestedende overheid wordt gecontroleerd (onrechtstreeks in-house). Opwaartse in-house: Er is sprake van een dergelijke opdracht indien aan de volgende criteria cumulatief wordt voldaan bij de toewijzing van een opdracht aan een rechtspersoon: a. die als controlerende overheid toezicht uitoefent op de aanbestedende overheid zoals op haar eigen diensten en b. waarin geen directe participatie is van privékapitaal, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale en Europese regelgeving, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon. Collaterale in-house: Er is sprake van een dergelijke opdracht indien aan de volgende criteria cumulatief wordt voldaan bij de toewijzing van een opdracht aan een rechtspersoon: a. waarop de aanbestedende overheid samen met andere aanbestedende overheden, toezicht uitoefenen zoals op hun eigen diensten en b. die tegelijkertijd meer dan 80% van haar werkzaamheden verricht ten behoeve van de aanbestedende overheden die haar beheersen en c. waarin geen directe participatie is van privékapitaal, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale en Europese regelgeving, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon. De wet op de overheids...
Omschrijving. De aankoop van onroerend goed (in de vorm van bestaande gebouwen en de grond waarop die staan) is subsidiabel indien er een rechtstreeks verband bestaat tussen de aankoop en de projectdoelstellingen. Het onroerend goed wordt gedurende een vastgestelde periode voor een vastgestelde bestemming gebruikt. Deze periode voor behoud van bestemming wordt minimaal vastgesteld op 5 jaar en begint te lopen vanaf de voltooiing van het project. Bij de goedkeuring van het project kan een langere periode vastgesteld worden. Wanneer bij de aankoop van een gebouw ook de grond wordt aangekocht waarop het gebouw staat, moet de regel inzake de aankoop van grond toegepast worden (max. 10 % van de subsidiabele projectkosten). In plaats van de aankoop van een gebouw is het ook mogelijk de afschrijvingskost in te brengen als directe kost. Zie paragraaf 4.8 met betrekking tot voorwaarden en bewijslast voor afschrijvingen.
Omschrijving. Loonkosten (=salariskosten) van personeel en voltijds of deeltijds direct betrokken bij de uitvoering van het project (i.e. projectmedewerker). Kosten voor interimpersoneel vallen hier niet onder. Dergelijke kosten dienen ondergebracht te worden in kostenrubriek ‘externe expertise en diensten’. Interimpersoneel is personeel dat via een uitzendkantoor wordt tewerkgesteld. De berekening van de directe personeelskosten kan gebeuren op basis van een forfaitair percentage of op basis van een standaarduurtarief (SUT). De toepassing van het forfaitair percentage of SUT situeert zich op projectpartnerniveau. De toepassing forfaitair percentage of SUT kan enkel gewijzigd worden indien er voor deze partner nog geen enkele gedeclareerde uitgave is aanvaard (uitgezonderd het forfaitaire bedrag voor voorbereidingskosten). Forfaitair percentage Het bedrag wordt berekend als een forfaitair percentage van 20 procent op de subsidiabele directe kosten van de projectpartner uitgezonderd de directe personeelskosten (i.c. externe expertise en diensten, uitrusting, infrastructuur en bouwwerken). Projectpartners die hun projectaandeel uitsluitend uitvoeren via een externe opdracht van werken, goederen of diensten en daardoor niet de volledige controle over het management en de uitvoering van hun projectactiviteiten behouden, kunnen geen gebruik maken van dit forfaitair percentage (cfr. art. 67, lid 4 van Verordening nr. 1303/2013).
Omschrijving. Binnen de kostenrubriek “externe expertise en diensten” zijn financiële vergoedingen voor het gebruik van grond subsidiabel zoals bijvoorbeeld een financiële vergoeding in het kader van natuurontwikkeling. Deze uitgaven zijn subsidiabel indien zij rechtstreeks verbonden zijn met de doelstellingen van het project.
Omschrijving. De gedeclareerde uitgaven en inkomsten van voorziene ‘projectpartners light’ moeten aan volgende voorwaarden (cumulatief) voldoen: er is een subsidiereglement voor de projectpartners light vastgesteld door de managementautoriteit; er is een samenwerkingsovereenkomst tussen de projectpartner en de projectpartner light en de projectpartner light is ingekoppeld in het project; de gedeclareerde uitgaven vallen binnen de periode gedefinieerd in de samenwerkingsovereenkomst; de ‘projectpartner light’ volgt het Programmareglement.
Omschrijving. Kosten voor de aankoop, afschrijving, huur of leasing van materiële zaken tijdens de projectperiode ten behoeve van de uitvoering van het project. De rubriek “uitrusting” omvat de volgende kostensoorten: Uitrusting, installaties en machines Grondstoffen en verbruiksgoederen 1.
Omschrijving. Zowel bij publieke als niet-publieke partners kan er sprake zijn van interne facturatie, waarbij een interne verzelfstandigde afdeling (bijvoorbeeld IT-afdeling of logistieke afdeling) facturen stuurt voor haar diensten/leveringen/werken naar andere afdelingen binnen de eigen rechtspersoon (beide afdelingen opereren onder dezelfde ondernemingsnummer/KvK-nummer). Een interne factuur kan louter boekhoudkundig verwerkt worden (geen geldstroom) of effectief betaald worden (geldstroom). Voor publieke partners is de wet op de overheidsopdrachten (BE) / aanbestedingswet (NL) (of een overeenkomstige nationale wet in het geval van andere lidstaten) niet van toepassing bij facturatie van opdrachten tussen zuiver interne afdelingen van dezelfde organisatie. De facturerende afdeling dient de wet op de overheidsopdrachten/ aanbestedingswet na te leven bij extern geplaatste opdrachten in het kader van de intern gefactureerde opdracht. Voor niet-publieke partners zijn de regels met betrekking tot marktconformiteit van prijs van toepassing voor opdrachten boven 50.000 euro (excl. BTW), zowel voor de interne factuur als voor de extern geplaatste opdracht van de facturerende afdeling (voor uitgaven die vanaf 4 maart 2020 een eerste keer worden gedeclareerd, betreft het bedrag van 50.000 euro het gedeclareerde bedrag). Bewijslast Interne factuur en betalingsreferentie boekhouding of bewijs van boekhoudkundige verwerking Bij publieke partners: bewijs dat de facturerende afdeling in voorkomend geval de wet op de overheidsopdrachten/aanbestedingswet heeft nageleefd bij externe opdrachten in het kader van de intern gefactureerde opdracht: Publicatie van de aankondiging of uitnodiging tot indiening van offertes (indien geen publicatie vereist) Bestek Gunningsverslag Bij niet-publieke partners: Onderbouwing dat een marktconforme prijs werd betaald voor opdrachten boven 50.000 euro (excl. BTW), zowel voor de interne levering, als in voorkomend geval voor de externe opdrachten in het kader van de intern gefactureerde opdracht. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie van de betreffende uitgave. Het volledige dossier van de interne factuur opdracht dient beschikbaar te zijn voor controle. Daarbij moet ook kunnen worden vastgesteld dat de afschrijving in de eigen boekhouding overeenkomst met de gedeclareerde afschrijving (vooraf aan een eventuele toepassing van een verdeelsleutel). l.7.Rekeninguittreksels en collectieve betalingen Als betalingsbew...