WZÓR UMOWY
Załącznik Nr 3 do ZO/05/GCUW/2020
WZÓR UMOWY
Umowa świadczenie usług Inspektora Ochrony Danych Osobowych nr
Postępowanie Nr ZO/05/GCUW/2020, zamówienie publiczne w trybie zapytania ofertowego,
pomiędzy:
Gminą Miasta Gdańska (NIP 000-00-00-000) z siedzibą w Gdańsku (80-803) przy ul. Nowe Ogrody 8/12, w imieniu której działa Gdańskie Centrum Usług Wspólnych, xx. xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxx,
reprezentowane przez:
………………. – ……………………………..
zwanym w dalszym ciągu niniejszej umowy „ZAMAWIAJĄCYM”
a
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………z siedzibą: …………………………………………….
zwanym w treści umowy „Wykonawcą”,
reprezentowanym przez:
została zawarta umowa o następującej treści:
W rezultacie dokonania wyboru oferty Wykonawcy w postępowaniu o wartości niższej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 30 000 EURO, na świadczenie usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych na rzecz Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych w 2021 roku (na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych).
§1
Definicje
1. W niniejszej Umowie następujące wyrażenia i określenia będą miały znaczenie zgodnie z
podanymi poniżej definicjami, zapisanymi z dużej litery i/lub wyróżnionymi pogrubieniem w celu zaznaczenia, że są to pojęcia zdefiniowane:
a) UODO – Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 poz.1781) - akt pomocniczy/ uszczegóławiający przepisy RODO, w odniesieniu do regulacji o tym samym przedmiocie.
b) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27
kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – ma zastosowanie od 25 maja 2018 r.
c) IODO – Inspektor Ochrony Danych Osobowych, osoba wyznaczona imiennie do pełnienia zadań opisanych w § 2 ust. 2 wykonująca pracę na rzecz WYKONAWCY.
d) Umowa – niniejsza umowa wraz z Załącznikami, stanowiącymi jej integralne części, regulująca wynikające z niej prawa i obowiązki STRON.
e) GCUW – Gdańskie Centrum Usług Wspólnych.
§2
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest świadczenie usług Inspektora Ochrony Danych Osobowych na rzecz Zamawiającego w okresie od dnia 1 marca 2020 r. do dnia 31 grudnia
2020 r. w wymiarze pakietu godzinowego do wykorzystania w liczbie: 16 roboczogodzin
miesięcznie (w tym cztery godziny – wizyta w siedzibie Zamawiającego).
2. Bieżące kontakty robocze pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, co do zasady odbywają się za pośrednictwem mediów elektronicznych, w szczególności zaś: poczty e-mail, telefonicznie i innych narzędzi informatycznych.
3. Realizacja zadań objętych przedmiotem niniejszej Umowy obejmuje:
a) realizację zadań, o których mowa w artykule 39 RODO;
b) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego;
c) aktualizacje dokumentacji ODO (polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania
systemami);
d) opracowanie i aktualizacja minimalnej dokumentacji ODO: klauzule, zgody, oświadczenia, upoważnienia;
e) udzielanie wyjaśnień i odpowiedzi dla zew. inspektorów i przedstawicieli firm współpracujących (mail);
f) udzielanie wyjaśnień i odpowiedzi dla nauczycieli, kadry niepedagogicznej (mail);
g) szkolenia zdalne z zakresu ochrony danych osobowych dla nowych pracowników
h) prowadzenie Rejestru Czynności Przetwarzania (RCP);
i) prowadzenie rejestru upoważnień do przetwarzania danych osobowych;
j) przygotowywanie i opiniowanie umów powierzenia przetwarzania danych, umów dalszego
powierzenia przetwarzania
k) raportowanie i uzgadnianie z ADO wszystkich wykonywanych prac;
4. Każda roboczogodzina jest raportowana i rozliczna w systemie miesięcznym.
§3
Zobowiązania stron oraz dodatkowe ustalenia
1. Zamawiający udostępni, na żądanie Wykonawcy wszelkie dokumenty oraz informacje, wskazane przez Wykonawcę od osób kierujących Jednostką Oświatową niezbędne do wykonania prowadzenia czynności IODO w tym ich aktualizacji.
2. Zamawiający zapewni właściwą frekwencję w wyznaczonych i uzgodnionych terminach do prowadzenia szkoleń uzupełniających. Brak uczestnictwa wyznaczonych do przeszkolenia pracowników Zamawiającego we wskazanym terminie nie wpływa na wysokość wynagrodzenia, o którym mowa w §4.
3. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług z zachowaniem należytej staranności, zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami i doświadczeniem, w tym w szczególności do:
a) realizacji obowiązków przewidzianych art. 39 RODO
b) monitorowania przestrzegania obowiązków pracowników przy przetwarzaniu danych
osobowych,
c) w przypadku wykorzystania wszystkich godz. z danego miesiąca WYKONAWCA będzie po poinformowaniu Dyrektora o wykonywaniu zadań z pakietu podstawowego wykonywał zadania z pakietu następnego miesiąca
d) w przypadku niewykorzystania roboczogodzin z pakietu danego miesiąca przechodzą one na następny miesiąc, a gdy w całym okresie pozostaną niewykorzystane godz. to mogą w ramach nich być wykonane dodatkowe usługi opcjonalne zlecone przez Zamawiającego z zakresu tematycznego Ochrony Danych Osobowych.
e) Usługę Inspektora Ochrony Danych Osobowych będzie pełnił: ………. Imię i Nazwisko: …..; e-mail: tel.: +48 …..
g) zapewnienia dyspozycyjności IODO
§4
Wynagrodzenie
1. Za realizację przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma miesięczne wynagrodzenie w kwocie
netto ……….. PLN, (słownie ……………………………………), brutto …. PLN, (słownie:
........................................................, (łącznie z podatkiem VAT według stawki %).
2. Powyższe wynagrodzenie jest zgodne ze złożoną Ofertą Wykonawcy i obejmuje wszystkie elementy cenotwórcze, wynikające z zakresu i sposobu realizacji Przedmiotu Umowy określonego w zapytaniu ofertowym i w umowie.
3. Wynagrodzenie, o którym mowa w pkt 1, zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu
wykonania umowy.
4. Podstawą zapłaty wynagrodzenia będzie prawidłowo wystawiona faktura VAT wraz z załączonym potwierdzeniem wykonania usługi w danym miesiącu podpisanym przez Wykonawcę oraz zamawiającego. Wzór protokołu stanowi załącznik nr …. do niniejszej umowy.
5. Faktura VAT musi zawierać specyfikację wykonanych w danym miesiącu usług. Specyfikację
dostarcza wykonawca wraz z fakturą.
6. Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie w przypadku, gdy usługa nie zostanie zrealizowana nie z winy Zamawiającego ani Wykonawcy.
§5
Warunki płatności
1. Faktura będzie wystawiona przez Wykonawcę na adres:
• Nabywca – Gmina Miasto Gdańsk, xx. Xxxx Xxxxxx 0/00, XXX 000-00-00-000,
• Płatnik/Odbiorca – Gdańskie Centrum Usług Wspólnych, 00-000 Xxxxxx, xx. xxx. X. Xxxxxxx 00/00.
2. Płatności będą dokonywane przelewem na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze, w
terminie 21 dni od dnia doręczenia faktury.
3. Za datę zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy uważa się datę skutecznego obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Termin uważa się za zachowany, jeśli obciążenie rachunku bankowego Zamawiającego nastąpi najpóźniej w ostatnim dniu terminu płatności.
4. Dopuszcza się możliwość składania faktur w formie elektronicznej (eFaktura). Faktury w formie elektronicznej składane będę poprzez formularz „Pisma Ogólne” na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Gdańskiego Centrum Informatycznego, znajdującą się na platformie ePUAP xxx.xxxxx.xxx.xx, na której istnieje adres skrytki odbiorczej /GCUW/SkrytkaESP. Każda wysłana wiadomość, do której załączona będzie eFaktura musi być podpisana elektronicznie. Podpis może być zrealizowany za pomocą Profilu Zaufanego lub Podpisu Elektronicznego, weryfikowanego ważnym, kwalifikowanym certyfikatem. Dopuszcza się możliwość składania eFaktur za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania na numer skrzynki 9571088702. Dopuszcza się możliwość składania faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej, na następujący adres skrzynki: xxxxxxxxxx@xxxx.xx.
§6
Odstąpienie od umowy
1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o wymienionych okolicznościach:
a) w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy;
b) w przypadku zaistnienia przesłanek upadłości, w przypadku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w przypadku złożenia wniosku o zatwierdzenie układu, wniosku o otwarcie przyśpieszonego postępowania restrukturyzacyjnego, wniosku o otwarcie postępowania układowego, wniosku o otwarcie postępowania sanacyjnego jak również w przypadku wszczęcia postępowania likwidacyjnego;
c) jeżeli nastąpi znaczne pogorszenie sytuacji finansowej Wykonawcy, szczególnie w razie powzięcia wiadomości o wszczęciu postępowania egzekucyjnego wobec majątku Wykonawcy;
d) gdy zostanie wydany nakaz zajęcia całości lub części majątku Wykonawcy;
e) jeśli Wykonawca nie rozpoczął świadczenia usług w terminie bez uzasadnionych przyczyn;
f) jeżeli Wykonawca wykonuje umowę z naruszeniem jej warunków;
2. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy, jeżeli:
a) Zamawiający zawiadomił Wykonawcę, iż wobec zaistnienia niezależnych od Zamawiającego, a uprzednio nieprzewidzianych okoliczności nie będzie mógł spełnić zobowiązań umownych wobec Wykonawcy. W przypadku zaistnienia tych okoliczności Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o karę umowną tytułem odstąpienia od umowy.
3. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy nie może zostać złożone później niż do dnia 31 grudnia 2021 r.
§7
Kary umowne
1. W przypadku odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości miesięcznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w §4, ust. 1.
2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowne w przypadku stwierdzenia i udokumentowania przez Zamawiającego naruszenia warunków umowy lub niewykonania usługi w wysokości 2% wynagrodzenia, o którym mowa w §4, ust. 1. za każdy taki przypadek.
3. O naliczeniu kar umownych Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie podając uzasadnienie faktyczne. Kara umowna podlega zapłacie w terminie 7 dni od dnia doręczenia informacji o nałożeniu kary.
4. Kary umowne określone w umowie mogą być potrącone przez Zamawiającego z
wynagrodzenia Wykonawcy.
5. Jeśli kara umowna nie pokrywa poniesionej przez Zamawiającego szkody, Zamawiający może dochodzić odszkodowania ponad wysokość zastrzeżonej kary umownej.
§8
Zmiany umowy
1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej Umowy, będą wymagały pod rygorem nieważności
formy pisemnej w postaci aneksu.
2. Zmiany do Umowy następują na pisemny wniosek jednej ze Stron wraz z uzasadnieniem konieczności wprowadzenia tych zmian.
1. Strony oświadczają, że:
§9
Postanowienia końcowe
a) przestrzegają wszelkich obowiązków wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: „RODO”;
b) wypełniły obowiązki informacyjne przewidziane w artykule 13 lub artykule 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskały w celu realizacji niniejszego zamówienia publicznego;
2. Wykonawca zobowiązuje się wykorzystywać uzyskane informacje wyłącznie w celu należytego
wykonania Umowy.
3. W przypadku, jeżeli Wykonawca wejdzie w jakikolwiek sposób i w dowolnym czasie w posiadanie informacji poufnej nawet, jeżeli wiedza o poufności informacji dotarła do niego z opóźnieniem – nie zwalnia to w żadnym przypadku Wykonawcy z dochowania zasad poufności.
4. Obie Strony wyrażają zgodę na polubowne rozwiązywanie spraw spornych, a w przypadku nie uzyskania porozumienia, będą one rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego.
5. W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się przepisy kodeksu cywilnego, ustawy prawo zamówień publicznych, ustawy o finansach publicznych i ustawy o ochronie danych osobowych.
6. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej i zgody obu stron, pod rygorem nieważności i będą dopuszczone wyłącznie w granicach unormowanych art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.
Zamawiający Wykonawca
........................................ .............................................
ZAŁĄCZNIKI:
1. Wzór protokołu odbioru
2. Umowa powierzenia przetwarzania danych
Załącznik nr 1 do umowy …..
.................................................................
(pieczątka firmowa Wykonawcy)
Nabywca:
GMINA MIASTA GDAŃSKA
xx. Xxxx Xxxxxx 0/00, 00-000 Xxxxxx
Płatnik
GDAŃSKIE CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH
xx. xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxx
PROTOKÓŁ WYKONANIA ZAMÓWIENIA
zgodnie z umową ………………………z dnia r.
1. Liczba godzin świadczenia usługi IODO w miesiącu 2021:
2. Realizacja świadczenia usługi IODO w miesiącu przebiegła bez zastrzeżeń / z
zastrzeżeniami.
Lista zastrzeżeń:
………………….
………………….
..………………..
…………………
3. Szczegółowy zakres prac w miesiącu określa specyfikacja załączona do
faktury.
ADO GCUW IODO
……………………………………………………………
(Zamawiający) (Wykonawca)