FIRAT ELEKTRİK DAĞITIM A.Ş.
FIRAT ELEKTRİK DAĞITIM A.Ş.
SATIN ALMA VE SATIŞ İŞLEMLERİ PROSEDÜRLERİ (19.04.2021)
REVİZE-1
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Hükümler
MADDE 1 - AMAÇ
Bu Satın Alma ve Satış İşlemleri Prosedürü; 29.12.2020 tarih, 31349 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan “Elektrik Dağıtım Şirketlerinin Satın Alma ve Satış İşlemleri Uygulama Yönetmeliği” esaslarına uygun olarak Fırat Elektrik Dağıtım A.Ş.’nin (Şirket), dağıtım faaliyeti kapsamında yapacağı her tür yapım işleri, mal ve hizmet alımı ile varlık satışı işlerinde şeffaflığı, rekabeti, eşit muameleyi, isteklilerin 13.01.2011 tarih, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve diğer mevzuat uyarınca ticari sırlarının gizliliğini, denetlenebilirliğini ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamak üzere hazırlanmıştır.
Şirket, Satın Alma ve Satış İşlemlerini, “Xxxxxxxxxxxxx Xxx. Xxxxx Xxxxxxx Xx:00 Xxxxxxx/Xxxxxx/XXXXXXXX veya Xxxxxxxxxx Xx. Xxxxxx Xx. Xx: 0/X XXXXXX adresinde, bu prosedür çerçevesinde hazırlayıp sonuçlandıracaktır.
MADDE 2 - KAPSAM
Bu Prosedür; Kamu İhale Kanununa tabi olmayan Şirket’in, dağıtım faaliyeti kapsamında gerçekleştirecekleri yapım işleri, mal ve hizmet alımı ile varlık satışı işlerine esas yapılacak satın alma ve satış süreç ve işlemlerini kapsar.
Şirketin, dağıtım faaliyeti kapsamında veya dağıtım faaliyeti ile birlikte yürüttüğü;
1) Elektrik, su, doğal gaz, toplantı organizasyonu, eğitim, konaklama, ulaşım, sağlık giderleri, reklam, bağımsız denetim hizmetleri, mali müşavirlik, tesis varlıklarının güvence altına alınması kapsamındaki sigorta poliçesi alımları haricindeki sigorta alımları, araç takip sistemlerine yönelik alımlar, nakit tahsilatına yönelik hizmet alımları, kargo hizmeti alımları, hukuki danışmanlık ve avukatlık hizmet alımları, kamu kurumları ve üniversitelerden alınan hizmet ve danışmanlık alımları, veri ve ses hatları gibi telekomünikasyon hizmet alımları, araç bakım onarımları, periyodik sağlık muayenesi hizmet alımı, personel yemekleri ile ilgili hizmet ve malzeme alımları, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili malzeme alımlarını,
2) Ar-Ge projeleri kapsamında yapılacak alımları,
3) İktisadî ve teknik bütünlük dikkate alınarak 250.000 TL’nin altında maliyeti olan yapım, mal ve hizmet alımı işleri,
için bu Prosedür uygulanmaz.
MADDE 3 - TANIMLAR
1) Açık ihale: Bütün isteklilerin teklif verebildiği ihale metodunu,
2) Aday: Kısa liste yeterliği için başvuran gerçek veya tüzel kişileri,
3) Alt yüklenici: İşin bir kısmının veya tamamının gerçekleşmesinde yüklenici veya tedarikçinin dağıtım şirketi ile imzaladığı anlaşmadaki yükümlülüklerini üstlenen gerçek veya tüzel kişiyi,
4) Belli istekliler arasında ihale usulü: Ön yeterlik ihalesi sonucunda ihaleyi gerçekleştiren elektrik dağıtım şirketi tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usulü,
5) Çerçeve anlaşma: İhale dokümanında belirtmek ve mal alımı ve yapım işleri için en fazla iki yıl, hizmet alımları ve varlık satışları için en fazla dört yıl olmak kaydı ile elektrik dağıtım şirketi ile en az üç istekli arasında, belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alımların/satışların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartları belirleyen anlaşmayı,
6) Çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmesi: Çerçeve anlaşmaların imzalanmasını müteakip çerçeve anlaşmalar kapsamında yapılacak her bir alım/satış öncesi çerçeve anlaşma imzalanan istekliler arasında toplanan teklifler sonucu alım/satış yapılmasına karar verilen istekli ile yapılan alım/satış sözleşmesini,
7) Davetiye usulü ihale: Kısa listede bulunan, ihale edilen iş için belirlenen yeterlik şartlarını haiz tüm adayların davet edilmesi ile yapılan ihale metodunu,
8) Doğrudan temin: Bu Yönetmelikte belirtilen kriterler çerçevesinde ilan ve yeterlik koşullarını arama zorunluluğu olmaksızın fiyat araştırması yapılıp teknik şartların ve fiyatın görüşülerek, sözleşme imzalanmak suretiyle doğrudan alımın yapıldığı usulü,
9) Ekonomik açıdan en avantajlı teklif: Fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, işin bütünlüğü, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenen teklifi,
10) Hizmet: Dağıtım faaliyeti kapsamında; arıza giderme, endeks okuma, kesme-bağlama, sayaç sökme-takma, ihbarname dağıtma, kaçak tarama, proje, hukuk, bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, mimarlık ve mühendislik, tanıtım, basım ve yayın, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, mesleki eğitim, fotoğraf, film, fikri ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri,
11) İhale: İhale yoluyla satın alma/satma kararı ile başlayıp bu Yönetmelikte yazılı esaslara uygun olarak mal veya hizmet alımları, yapım işleri ile varlık satışlarının, istekliler arasından seçilecek gerçek veya tüzel kişilerin üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanmasıyla tamamlanan iş ve işlemleri,
12) İhale dokümanı: İstekliye verilecek olan ihale konusu mal veya hizmet alımları, yapım işleri ile varlık satışlarında isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile varsa yaptırılacak işin projesini de kapsayan özel teknik şartnameler, sözleşme taslağı ve benzeri yapılacak işi tevsik edici tüm bilgi ve belgeleri,
13) İhale dosyası: İhtiyacın karşılanmasına yönelik talebin oluşturulmasından sözleşmenin imzalanmasına kadar geçen süre zarfındaki projesi varsa proje, yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale ilanı, ihale dokümanı, davetiyeler, zeyilnameler, adaylar tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, teknik şartnameler, idari şartnameler, özel teknik şartnameler, ihale değerlendirme evrakları, ihale kararları, sözleşme gibi yapılan iş ve işlemlerle, süreci tevsik edici tüm bilgi ve belgeleri ihtiva eden dosyayı,
14) İhale komisyonu: İhalelerde teklif zarflarını incelemek, açmak, isteklilerin yeterliklerini değerlendirmek ve ihale yetkilisine sunmak üzere karar üretmekle görevli komisyonları,
15) İhale yetkilisi: Şirketin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile yetki devri yapılmış görevlilerini,
16) İnternet ana sayfası: Elektrik dağıtım şirketinin resmî internet sitesinin ana sayfasını,
17) İstekli: Mal veya hizmet alımları, yapım işleri ile varlık satışlarının ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet yüklenicisi veya yapım yüklenicisini,
18) Kısa liste: Davetiye usulü ihale yönteminin kullanılması halinde, elektrik dağıtım şirketlerinin belirleyeceği ve yayımlayacağı yeterlik kriterleri çerçevesinde yapım, mal, hizmet alımları için oluşturdukları, yüklenici/istekli listelerinden her birini,
19) Kurul: Enerji Piyasası Düzenleme Kurulunu,
20) Kurum: Enerji Piyasası Düzenleme Kurumunu,
21) Mal: Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları,
22) Ön yeterlik ihalesi: Belli istekliler arasında ihale usulü kapsamında, fiyat teklifi davetiyesi gönderilecek isteklilerin belirlenmesine yönelik olarak, belirlenen yeterlik kriterleri çerçevesinde gerçekleştirilen yeterlik ihalesini,
23) Sözleşme: Mal veya hizmet alımları, varlık satışı ile yapım işlerinde dağıtım şirketi ile yüklenici ve/veya tedarikçi arasında yapılan yazılı anlaşmayı,
24) Teklif: Bu Yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde isteklinin dağıtım şirketine sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belgeleri,
25) Teknik şartname: İşin teknik ayrıntıları ve şartları ile varsa projesini de kapsayan ihale dokümanını,
26) TÜFE: Türkiye İstatistik Kurumu tarafından belirlenen Tüketici Fiyat Endeksini,
27) Varlık satışı: Gayrimenkul ve mütemmim cüzleri ile işletme altındaki şebeke varlıkları hariç olmak üzere, dağıtım lisansı kapsamındaki faaliyetlerin yürütülmesi için tesis edilmiş veya iktisap edilmiş varlıklar ile hurda varlıkların satışını,
28) Yapım: Elektrik piyasası mevzuatında tanımlı şebeke yatırımları kapsamında yapılacak elektrik tesisleri ile diğer yapım işlerini,
29) Yaklaşık maliyet: Mal veya hizmet alımları, yapım işleri ile varlık satışları ihalesi yapılmadan önce elektrik dağıtım şirketi tarafından, fiyat araştırması ve/veya hesaplamalar yapılarak ihale edilen işin maliyetinin belirlenmesine yönelik hesaplar ve hesaplamalar sonucu ortaya çıkan bedeli,
30) Yerli istekli: Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti mevzuatına göre kurulmuş tüzel kişilikleri,
31) Yerli katkı oranı: 13/9/2014 tarih ve 29118 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Yerli Malı Tebliği (SGM 2014/35) ile belirlenen formülle hesaplanarak bulunan oranı,
32) Yerli malı: Yerli Malı Tebliği (SGM 2014/35) ile belirlenen kriterlere uygun mamulü,
33) Yerli malı belgesi: Yerli Malı Tebliği (SGM 2014/35) uyarınca alınan, istekliler tarafından teklif edilen malın yerli malı olduğunu gösteren belgeyi,
34) Yüklenici: İş üzerine kalan ve sözleşme imzalanan istekliyi, ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Xxxxx Xxxxxxx, İhale, Satın Alma ve Satış Usulleri, Çerçeve Anlaşmalar
MADDE 4 - TEMEL İLKELER
1) Şirketin yapım, mal ve hizmet alımı ile varlık satışı kapsamında yapılacak olan işleri; açık ihale, davetiye usulü ihale, doğrudan temin, belli istekliler arasında ihale ve kapsam dışı alım olmak üzere beş metotla yapılacaktır.
2) Tek bir sözleşmeye bağlanacak olan işlerin üst limit tutarı, uygulama dönemine ait ilk onaylı yatırım planında yer alan yıllık yatırım tavanının %10’unu aşmayacak şekilde her bir sözleşme yılı için 30.000.000 TL’dir. Sözleşme süresi bir yıldan fazla olduğu durumda üst limit tutarı, her sözleşme yılı için uygulanması gereken üst limitlerin toplamı olarak uygulanır. Yabancı para birimi ile imzalanan sözleşmeler için, sözleşmenin imzalandığı tarihte geçerli olan Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankasınca ilan edilen döviz satış kuru baz alınır. Şebeke işletim sistemi yatırımları karakteristiğindeki işler için bu fıkrada belirtilen parasal üst limitler uygulanmaz.
3) İktisadî ve teknik bütünlüğü bulunan işler parçalara bölünerek ihale edilemez. Bu kapsamda, mal alımı, hizmet alımı, yapım işleri ve varlık satışları bu Prosedürde yer alan parasal limitlerin altında kalmak ya da diğer hükümlerin uygulanmasından kaçınmak amacıyla kısımlara bölünemez.
4) Yapım işleri ile uzaktan izleme ve kontrol sistemi (SCADA), otomatik sayaç okuma sistemi (OSOS), coğrafi bilgi sistemi (CBS) işleri, bilgi sistemleri ve teknoloji işleri kapsamında yapılan hizmet alımları, proje yapımı, kamulaştırmaya esas harita-plan ve dosyalarının hazırlanması işleri, dağıtım tesisleri planlı bakım iş ve işlemleri hariç diğer işlerde yüklenici veya tedarikçi, alt yüklenici çalıştıramaz. Yapım işleri kapsamında teklif veren istekli işin bir kısmını veya tamamını alt yükleniciye verecek ise hangi işlerde alt yüklenici çalıştıracağını teklifinde belirtir. İhaleyi kazanan istekli, çalıştırabileceği yeterlikteki alt yüklenicileri Şirkete sunar.
5) Yapılan tüm işler için olası ilave iş artışı veya eksilişi; ihale dokümanı ve sözleşmede belirtilmek kaydı ile yapılan tüm alımlar ve varlık satışları (kesin hesap farkları dahil) için ilave iş artışı veya eksilişi sözleşme bedelinin %25’inden fazla olamaz.
6) Gayrimenkul kiralama ve kiraya verme işleri hariç olmak üzere, ihale sonucu imzalanan sözleşmeler ve çerçeve anlaşmaların süresi, yapım ve mal alımı işleri için iki yılı, varlık satışı ve hizmet alımı işleri için dört yılı aşamaz. Çerçeve anlaşmalar hariç bu fıkrada belirtilen sözleşme süreleri, Xxxxxx tarafından gerekçeleri ve sözleşmesinde belirtilmek kaydıyla en fazla bir yıl uzatılabilir. Hizmet alımları için sözleşme şartları değişmemek kaydıyla bu kapsamda yapılan süre uzatımlarında beşinci fıkrada belirtilen %25 oranı uygulanmaz.
7) Sözleşmenin imzalandığı tarihte miktarın sabit, fiyatın eskalasyona tabi olması durumunda eskalasyondan kaynaklanan fiyat farkı %25 iş artış oranı hesabında dikkate alınmaz.
8) İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilecektir. Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterler bütün istekliler için fırsat eşitliğini bozan ve rekabeti engelleyici hususlar içeremez.
9) Her bir ihale için, ayrı bir ihale dosyası düzenlenecektir. İşin yapılması talebinin oluşturulmasından ihalenin tamamlanmasına kadar geçen süre zarfındaki proje, yaklaşık
maliyet, ihale ilanı, davetiyeler, zeyilnameler, teknik şartnameler, idari şartnameler, özel teknik şartnameler, ihale değerlendirme evrakları, ihale kararları ve ekleri, ihale tutanakları, ihale süreci ile ilgili açıklama ve gerekçe belgeleri, isteklilerin sunduğu tüm belgeler, itirazlar, şikayetler ve bunlarla ilgili cevaplar, sözleşme taslağı ve sözleşme ile benzeri tüm bilgi ve belgeler ihale dosyasında muhafaza edilecektir. İhtiyaç duyulması halinde, gerekli güvenlik önlemlerinin alınması kaydıyla, ihale dokümanı dijital ortama aktarılabilecektir.
10) 20.000 TL üzerindeki kapsam dışı alımlar liste halinde kayıt edilecek ve elektronik olarak dijital ortamda ya da fiziki olarak bir dosyada muhafaza edilecektir.
11) Fiziki ihale dosyaları Şirket Merkezinde muhafaza edilecektir.
12) Birden fazla şirket ile birleşerek ihaleye çıkılmayacaktır.
13) Bu Prosedür kapsamında yapılan anlaşma ve sözleşmeler devredilemez.
14) Varlık satışı ihalelerinde, tehlikeli ve tehlikesiz atıkların birlikte ihale edilmesi halinde, asgari olarak tehlikeli ve tehlikesiz atıklar için ayrı ayrı kısmi teklif verilebilecek şekilde gerekli düzenlemeler yapılacaktır.
15) Sözleşme imzalanmasından sonra yüklenici ile yapılan sözleşmenin sonlandırılması halinde, sözleşme fesih şartları uygulanacaktır. En avantajlı/uygun ikinci teklifi veren istekli ile sözleşme imzalanamaz.
16) En avantajlı/uygun teklifi veren istekli sözleşme imzalamaktan imtina ederse geçici teminatı irat kaydedilir.
17) Davetiye usulü ihale yönteminin uygulanmayacağı sürelerde kısa liste oluşturulmayacaktır. Bu hususa ilişkin olarak şirketin internet ana sayfasında, davetiye usulü ihale yönteminin uygulanmayacağına ve kısa liste başvurularının alınmayacağına dair bilgi yayımlanacaktır.
18) Çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmeleri için alınan teklifler hariç, e-posta ile ihale teklifi alınmayacaktır.
19) Bu Prosedürde, Yönetmeliğe aykırı veya açıkça ifade edilmeyen bir hüküm bulunması halinde Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümleri geçerlidir.
MADDE 5 – İHALE, SATIN ALMA VE SATIŞ USULLERİ
Şirket genelinde yapım, mal ve hizmet alımı ile varlık satışı kapsamında yapılacak olan işlerin alım veya satışları;
1) Açık İhale,
2) Davetiye Usulü İhale,
3) Doğrudan Temin,
4) Belli İstekliler Arasında İhale,
5) Kapsam Dışı Alım
olmak üzere beş metotla yapılacaktır.
1) AÇIK İHALE;
Bütün isteklilerin teklif verebildiği, ihaleden en az yedi iş günü öncesinden ilan edilen usuldür. Tesis varlıklarının güvence altına alınması kapsamındaki sigorta poliçesi alımları, çerçeve anlaşma yapılmasına yönelik ihaleler ve varlık satışları açık ihale usulü ile yapılacaktır.
2) DAVETİYE USULÜ İHALE;
Kısa listede bulunan ihale edilen iş için belirlenen yeterlik şartlarına haiz tüm isteklilere ihaleden en az yedi iş günü öncesinden davet edilerek yapılan usuldür. Sözleşme bedeli
2.000.000 TL’ye kadar olan işler bu kapsamda ihale edilebilir. Kısa listede yer alan, yapılacak ihale için yeterlik şartlarına haiz isteklilerin sayısının üçten az olması halinde davetiye usulü ihale yöntemi kullanılmayacaktır.
3) DOĞRUDAN TEMİN USULÜ;
Aşağıda belirtilen hallerde ihtiyaçların ilan yapılmaksızın tekliflerin hazırlanması için yeterli süre tanınmak suretiyle davet edilecek istekli ile Şirketin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılamak amacıyla teknik şartlar ve fiyat üzerinde görüşme yapılarak;
a) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel, tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi,
b) Tek bir gerçek veya tüzel kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması,
c) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonunun sağlanması için ihtiyaç duyulan yedek parça, malzeme veya hizmetin ilk alım yapılanın dışında başka gerçek veya tüzel kişiden temin edilememesi,
d) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can ve mal kaybı tehlikesi, ülkenin ve/veya bölgenin ekonomik ve sosyal hayatının etkileneceği acil yapım, onarım gerekleri gibi ani ve beklenmeyen veya Şirket tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine alımın yapılmasının zorunlu olması,
e) Asansör, jeneratör, kombi, kazan, araç üstü tesisler gibi şebeke dışı periyodik bakım onarım hizmet alımları, akaryakıt alımları, gayrimenkul satın alma ve kiralama gibi mal ve hizmet alımları, gayrimenkul kiraya verme işleri, tefrişat malzemeleri alımları,
f) Sözleşmesine ve ilgili mevzuata uygun şekilde; herhangi bir sebeple yüklenicinin namı hesabına yaptırılması gereken işler ile fiziki gerçekleşmesi %75 veya üzerinde olan; fesih veya tasfiye edilen işlerin tamamlatılmasına yönelik işlerin yaptırılması,
halinde doğrudan temin usulü ile ihale süreci beklenmeden görevlendirilecek kişiler tarafından (a), (b) ve (c) bentlerinde belirtilen durumlar ile gayrimenkul satın alma ve kiralama gibi mal ve hizmet alımları, gayrimenkul kiraya verme işleri haricindeki alımlarda en az üç teklif almak sureti ile piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilebilir. Bu hususlara ilişkin gerekçeler ile ispatlayıcı tüm bilgi ve belgeler dosyasında muhafaza edilecektir.
4) BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE USULÜ;
Ön yeterlik ihalesi sonucunda Xxxxxx tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği iki aşamalı ihale usulüdür. Bu ihale usulü yalnızca SCADA, OSOS, CBS gibi teknolojik ve siber güvenlik kapsamındaki alımlar için kullanılabilir.
Bu kapsamda;
a) Ön yeterlik ihaleleri, açık ihale usulüne uygun şekilde yapılacaktır.
b) Bu Prosedüre uygun olarak belirlenen ve ön yeterlik dokümanı ile ön yeterlik ilanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre adayların ön yeterlik değerlendirmesi yapılacaktır. Belirtilen asgari yeterlik koşullarını sağlayamayanlar yeterli kabul edilmeyecektir. Yeterlikleri tespit edilen isteklilerin tamamı teklif vermeye davet edilecektir. Teklif vermeye davet edilmeyenlere davet edilmeme gerekçeleri, en geç
ön yeterlik ihalesinin sonuçlanmasını müteakip iki iş gününe kadar yazılı olarak bildirilecektir.
c) Teklif değerlendirmelerinin fiyat dışında belirlenen unsurların da geçerli olacağı şekilde puanlama yöntemi ile yapılacak ihalelerde, ihale konusu işin tekniğine göre değerlendirmelerde hangi bilgi veya belgelerin kullanılacağı ve etkisi, ihale dokümanında açıkça belirtilecektir.
d) Ekonomik açıdan en uygun fiyatın belirlenmesine yönelik olarak yapılacak ihaleye davet edilebilecek aday sayısının üçten az olması veya teklif veren istekli sayısının ikiden az olması halinde ihale iptal edilecektir.
e) Teklifin ikiden fazla olması halinde işin niteliğine göre rekabeti engellemeyecek şekilde, bu Prosedüre uygun olarak belirlenen ve ihale dokümanı ile davet mektubunda belirtilen değerlendirme kriterlerine göre tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak ihale sonuçlandırılacaktır.
f) İhalenin ikinci aşamasında fiyat teklifi veren istekli sayısının ikiden az olması nedeniyle ihalenin iptal edilmesi durumunda, ihale dokümanı gözden geçirilerek varsa hatalar ve eksiklikler giderilmek suretiyle ön yeterliği tespit edilen bütün istekliler tekrar davet edilerek ihale sonuçlandırılabilir. Tekrarlanan ihalede (ç) maddesi şartı aranmaz
g) Belli istekliler arasında ihale, ön yeterlik şartlarını haiz isteklilerin belirlenmesi ve ön yeterliği haiz tüm isteklilerin ihaleye davet edilmesi sonrasında, ihale yeterlik şartlarını haiz istekliler arasında yalnızca fiyat teklifleri üzerinden yapılır, ön yeterlik ihalesi aşaması haricinde yeterlik belgesi istenmez.
5) KAPSAM DIŞI ALIM VE SATIŞ;
2 nci maddenin 1, 2 ve 3 üncü fıkralarında belirlenen işlerin temin edilmesine yönelik usuldür.
6) ÇERÇEVE ANLAŞMA
Çerçeve anlaşması bir ihale usulü olmayıp, ancak ihale dokümanında belirtmek ve mal alımı veya yapım işleri için en fazla iki yıl, varlık satış ve hizmet alımları için en fazla dört yıl olmak kaydı ile veya daha kısa süreli belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alımların/satışların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartları belirleyen açık ihale sonucunda oluşan bir anlaşmadır.
Bu kapsamda;
a) Çerçeve anlaşma, işin süresi veya miktarının tamamlanması durumunda sona erer.
b) Çerçeve anlaşma ihalelerinde, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda yeterli bulunan istekliler üçten az olmamak üzere belirlenir ve ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlanmak suretiyle sıralanarak listeye alınır. Kesinleşen ihale kararı tüm isteklilere bu Prosedürde belirtilen süre ve esaslar dâhilinde bildirilir. Çerçeve anlaşma ihalelerinde, anlaşmaya taraf olan istekli sayısının üçün altına inmesi halinde, çerçeve anlaşma sona erer ve bu durum taraflara bildirilir.
c) İstekliler yeterliklerinin devam ettiğini çerçeve anlaşmanın imzalandığı tarihten itibaren oniki ayda bir belgelendirir. Yeterliği devam etmeyen isteklilerin çerçeve anlaşmaları feshedilir.
d) Satın alma/satış öncesi çerçeve anlaşma imzalanan tüm isteklilerden alınan teklifler arasında en düşük teklif sahibi ile çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmesi imzalanır.
Çerçeve anlaşma alım sözleşmeleri, çerçeve anlaşma bitiş tarihi ile sınırlıdır. Alınan tekliflerin ikiden az olması halinde, çerçeve anlaşma alım sözleşmesi imzalanamaz.
e) Çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmesine esas teklif fiyatları, çerçeve anlaşma alım sözleşmeleri için isteklinin çerçeve anlaşmasına esas teklif fiyatlarını geçemez, çerçeve anlaşma satış sözleşmeleri için isteklinin çerçeve anlaşmasına esas teklif fiyatlarından düşük olamaz. Güncelleme yöntemi ihale dokümanı ve çerçeve anlaşmasında belirtilmek kaydıyla çerçeve anlaşmasına esas fiyatlar güncellenebilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Bildirimler, İlanlar, Dokümanlar, Kısa Liste Adaylarının Değerlendirilmesi ve İhale Sürecine İlişkin Hususlar
MADDE 6 – İHTİYAÇ TALEBİNİN OLUŞTURULMASI
İhaleye çıkılmasına ihtiyaç duyulan;
a) Yapım İşlerinde: Öngörülen yıllık yatırım tutarı kapsamında, Kuruma sunulan yıllık yatırım planlarına göre projeleri hazırlanan (KET işleri hariç) yapım işleri için,
b) Hizmet Alımı ve/veya Mal Alımı İşlerinde: Hizmet alımı ve/veya mal alımı işleri için,
c) Satış İşlemlerinde: Varlık satış işleri için,
İlgili birimlerin Yöneticileri tarafından ihtiyaç talepleri oluşturulacaktır.
Madde 7 – YAKLAŞIK MALİYETLERİN BELİRLENMESİ
Yapım işleri, mal veya hizmet alımları ile satış işlemlerinde, ihaleye çıkılmadan önce, birim fiyat, piyasa fiyat araştırması, geçmiş ihalelerde oluşan fiyatların uyarlanması, proforma fatura, fiyat oluşturmak için toplanan tekliflerin değerlendirilmesi, geçmiş tecrübelere dayanarak ve/veya diğer yöntemlerle oluşturulan veya Şirkete özel birim fiyatlardan biri veya birden fazlası ile yapılan hesaplamalar sonucunda yaklaşık maliyetler ilgili birim Yöneticisi tarafından belirlenecektir.
Madde 8 – İHALE KARARININ ONAYI
İhtiyaç talebi oluşturulan ve yaklaşık maliyetleri belirlenen yapım işleri, mal veya hizmet alım işleri ile satış işlemlerinin ihale edilmesine yönelik talep, ilgili birim Yöneticisi ve Şirket Müdürünün uygun görüşü ile Yönetim Kurulunun onayına sunulacaktır. İhale kararı en az iki Yönetim Kurulu Üyesinin onayı ile alınacaktır.
Madde 9 - İHALE KOMİSYONU
İhale komisyonu; en az iki Yönetim Kurulu Üyesinin onayı ile belirlenecektir. İhale komisyonu, Komisyon Başkanı dahil en az üç kişiden oluşacaktır. Mazeret nedeniyle toplantıya katılamayacak üyenin yerine Komisyon başkanı onayı ile yedek üye komisyona katılabilecektir.
İhale komisyonu başkanı ve üyeleri çekimser oy kullanamazlar, çoğunluk görüşüne katılmayan üye/üyelerin karşı oyunu ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalaması gerekmektedir.
MADDE 10 – İHALE İLANLARI
1) Kapsam dışı alımlar hariç, gerçekleştirilecek Satın Alma-Satış işleri için ihale ilanları; ihale tarihinden en az yedi iş günü, ilan niteliğinde olan hazırlık gerektiren zeyilnameler en az iki iş günü önce Basın İlan Kurumunun ilan portalında ve ihale tarihine kadar kalmak üzere Şirket internet ana sayfasında yayımlanacaktır. Şirket internet ana sayfasında yayımlanan ilanlar ve Basın İlan Kurumunun ilan portalında yer alan ilanlar birlikte ihale dosyasında muhafaza edilecektir.
2) Yayımlanacak ihale ilanları aşağıdaki bilgileri içerecektir.
a) İş sahibi şirkete ilişkin bilgiler; Şirket adı, adresi, telefon numarası, elektronik posta ve kayıtlı elektronik posta adresi,
b) İhaleye ilişkin bilgiler; İşin adı, yapılacağı yer, ihale tarihi ve saati, ihale usulü, işin süresi, ihale dosyası teslim adresi, son teslim tarihi ve saati
c) İhale dokümanın görülmesi ve teminine ilişkin bilgiler
Yayımlanacak ihale ilanlarına işin durumuna göre ilave olarak; mali, teknik yeterlilik, geçici teminat vb. gibi bilgilerde eklenebilecektir.
3) İlanlar açık ve net olacak, istekli veya aday olmak isteyenlerin ihaleye veya kısa liste başvurularına ilişkin bilgilere erişimi engellenmeyecektir.
4) İhale veya ön yeterlik ilanında, yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulanıp uygulanmayacağı, uygulanacak ise oranı belirtilecektir.
5) İhale tarihinden önce ihalenin iptal edilmesi halinde ihalenin iptal edildiği, ihale dokümanı alan isteklilere bu Prosedürde belirlenen usullerle bildirilecektir. Ayrıca ihale ilanın yayımlandığı yayın organında ihalenin iptal edildiği duyurulacaktır.
MADDE 11 – İHALE ŞARTLARININ DÜZENLENMESİ
İhaleye katılacak isteklilerden; ekonomik ve malî yeterlik ile meslekî ve teknik yeterliklere ilişkin kriterleri ihale dokümanında belirtilerek işin tekniğine uygun olarak bilgi ve belge istenecektir. İhale ilanında ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklere ilişkin kriterler belirtilecektir.
Bu kapsamda;
1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, rekabeti engelleyecek şekilde belirlenmeyecek, alım konusu iş veya benzer işler aşağıdaki hususular dikkate alınarak tarif edilecektir.
a) Benzer işlerin tarifinde; en az 3 örnek belirtmek ve “ve muadili” ifadesini kullanmak kaydıyla marka belirtilebilir.
b) İş deneyim belgeleri için belirlenen benzer işler, genel anlamda tarif edilecek, rekabeti engelleyici şekilde, benzer iş alanı çok daraltılarak, bir ya da birbirine çok benzeyen birkaç iş baz alınarak belirlenemez.
c) İsteklilere ve ürünlere ilişkin olarak yabancı belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenen ve zorunlu olmayan belgeler yeterlik şartı olarak belirlenemez.
d) Varlık satışı ihalelerinde, yalnızca elektrik dağıtım şirketlerinden alınan iş deneyim belgelerinin kabul edilmesi şartı konulamaz.
e) Varlık satışı ihalelerinde, ihale konusu işin yapımında kullanılacak araç ve gereçlerin isteklilerin öz malı olması tek şart olarak istenemez. Yeterlik şartları ve şartnameler,
söz konusu araç ve gereçlerin kiralama yolu ile de karşılanabileceği şekilde düzenlenecektir.
f) Varlık satışı ihalelerinde satışa konu malzemeye ilişkin olmayan yeterlik şartları konulamaz, sertifika ve benzeri belgeler talep edilmeyecektir.
2) Xxxxxx verme işleri hariç, açık ihalelerde ihale konusu iş ile ilgili iş deneyim belgesi istenecektir. İstenecek iş deneyim belgesi tutarları, isteklinin, her bir sözleşme için yıllık toplam teklif bedeli tutarının %150’sinden fazla %50’sinden az olamaz. Malzeme ihalelerinde, malzeme tedarikinin ve garanti şartlarının belgelendirilmesi halinde söz konusu belgeler iş deneyim belgesi olarak kabul edilebilir ve %50 asgari iş deneyim belgesi şartı aranmayabilir. Yıllık ciro ve benzeri mali yeterlik belgeleri istenmesi halinde bu belge tutarları her bir sözleşme için yıllık toplam teklif bedeli tutarının %200'ünden fazla olamaz.
3) İsteklilerden ekonomik ve mali yeterlilik kriterleri ihale dokümanında belirtilmek koşulu ile istenebilir.
4) İş deneyimine ilişkin olarak; Kamu veya özel sektörde OG/YG Elektrik Tesis Yapım İşleri (Enerji iletim havai hatları ve/veya yeraltı kablo yapım işleri, Enerji dağıtım havai hatları ve/veya yeraltı kablo yapım işleri, Şalt tesisleri yapım işleri, Trafo merkezleri yapım işleri), OG/AG Kompanzasyon tesisleri yapım İşleri, OG/AG Aydınlatma Tesis yapım işleri, OG/AG Havai-Yeraltı Hat bakım onarım ve yapım işleri, Elektrik şebekelerinde Xxxxx Xxxxxx ve Bakım İşleri, Doğalgaz Dağıtım Şebekeleri Altyapı İşleri, beraber veya ayrı ayrı benzer iş olarak kabul edilecektir.
İş deneyimi bulunmayan mühendis veya mimarların, aldıkları lisans eğitimine uygun yapım işi ihalelerine başvurularında, toplam süresi onbeş yılı geçmemek kaydıyla mezuniyetlerinden sonra geçen her yıl, için 358.977 TL (üçyüzellisekizbindokuzyüzyetmişyedi TL 2020 yılsonuna kadar, sonraki yıllar bu Prosedürde belirtilen Parasal Limitlerin Güncellenmesi metoduyla yeniden hesaplanacaktır.) benzer iş deneyimi olarak dikkate alınır.
5) Ekonomik açıdan en avantajlı teklif; teklif fiyatı veya teklif fiyatının yanı sıra, işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak puanlama yöntemi ile belirlenebilir.
Bu kapsamda;
a) Fiyat dışındaki unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin puanlama yöntemi ile yapılabilmesi için teklif sahibi tarafından sunulacak belge veya numune, ihale dokümanlarında açıkça ifade edilecektir. Bu durumda uygulanacak kriterlerin rekabeti engellememesi ve bir firmayı veya bir ürünü tanımlamaması gerekir.
b) Teklif değerlendirmelerinin fiyat dışında belirlenen unsurlar da geçerli olacak şekilde puanlama yöntemi ile yapılacak ihalelerde, ihale konusu işin tekniğine göre ikinci fıkrada belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin değerlendirmede kullanılacağı ve puan değerleri, ihale dokümanında belirtilecektir.
c) Fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak puanlama yöntemi ile en uygun teklifin belirlendiği ihalelerde, ihale komisyonunca; fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplamaya ilişkin işlemlerin gerekçelerinin yer aldığı açıklama belgesi düzenlenecektir.
6) İhaleye katılacak isteklilerden aşağıdaki belgeleri sunması istenecektir.
a) Son beyan dönemi vergi levhası.
b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri.
c) İlgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler.
d) İhale dokümanındaki forma uygun teklif mektubu ve teklif cetveli ( keşif icmali)
e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi
7) Yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine fiyat avantajı sağlanan ihalelerde;
a) Malzemeli olarak ihale edilen yapım işleri ve mal alımı ihalelerinde yerli malı teklif eden yerli istekli lehine %10 oranında fiyat avantajı uygulanacaktır.
b) Yazılım, donanım ve bunların mütemmim cüzü niteliğindeki ürünleri içeren hizmet alımı ihalelerinde yerli malı teklif eden yerli istekli lehine %15 oranında fiyat avantajı uygulanacaktır.
c) İthal ürün teklif eden isteklilere mal tesliminden önce ön ödeme yapılmasına imkân tanınması durumunda, yerli malı teklif eden yerli isteklilere de avans ödemesi yapılmasına yönelik ihale dokümanlarında düzenleme yapılacaktır.
MADDE 12 - KISA LİSTE ADAYLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ
1) Kısa listeye başvuran adaylardan, ekonomik ve malî yeterlik ile meslekî ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak kısa liste ilanında belirtilmek kaydıyla işin tekniğine uygun olarak bilgi ve belge istenecektir.
2) Adayların referansları, teknik ve malî yeterlikleri de dikkate alınarak tedarikçiler, hizmet yüklenicileri veya yapım yüklenicileri arasından ilanda da açıkça belirtilmiş olan objektif kriterlere göre tercih yapılarak, ana ve alt kategorilerdeki kısa listeler oluşturulacaktır.
3) Kısa listeye dahil olmak üzere gelen başvuruların değerlendirilmesi ve kısa listelerin güncellenmesi amaçları ile kısa listeler yılda en az iki kez değerlendirilecektir.
4) Kısa listede yer alan isteklilerden, yeterliklerinin devam ettiğini oniki ayda bir belgelendirmeleri istenecek, yeterliği devam etmeyen veya yenilemeyen istekliler kısa listelerden çıkartılacaktır.
5) Kısa liste başvuru ilanlarında aşağıdaki hususlara yer verilecektir.
a) Başvuru yapılabilecek kısa liste kategorileri, kısa liste kategorilerinin niteliği, türü, miktarı gibi özellikler.
b) Kısa listeye katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğu.
c) Kısa liste değerlendirmesinde uygulanacak kriterler.
d) Kısa listelerin yenilenme periyotları ve tarihleri.
6) İhaleye davet aşamasında yapılacak işe uygun kategoride yer alan tüm isteklilere davetiye gönderilecektir.
7) Kısa liste yeterlilik şartları olarak istenen belgeler, davetiye usulü yapılan ihalelerde isteklilerden yeniden istenmeyebilir. Kısa liste yeterlilik şartları içerisinde olmayan bir yeterlilik şartı istenmesi halinde bu yeterlilik ile ilgili belgeler isteklilerden talep edilebilir.
8) Kısa listelerin oluşturulması kapsamında hazırlanan her bir liste için ayrı bir kısa liste dosyası düzenlenecektir.
9) Kısa liste değerlendirmelerinde aşağıdaki kriterler esas alınacaktır.
Referansları, Xx Xxxxxxx Xxxxxxxxx – 30 Puan Uzman Personel – 30 Puan
Sahip olunan belgeler/sertifikalar – 10 Puan Makine, Teçhizat ve Ekipman Listesi – 30 Puan DEĞERLENDİRME ORTALAMA PUAN
(0-69) Yetersiz, kısa listeye alınmaz. (70-100 ) Yeterli
10) Davetiye usulü ihale yöntemi kullanılmaya başlandığında kısa liste müracaatlarının alınacağına dair Şirket internet sayfasında bildirim yapılacaktır. Değerlendirilen kısa liste adayları ayrıca Şirket internet sayfasında yayımlanacaktır.
MADDE 13- YERLİ İSTEKLİ VE YERLİ MALI AVANTAJI SAĞLANAN İHALELER
1) Sözleşme bedeli 5.000.000 TL’nin altında olan tüm ihalelerde, yalnızca yerli isteklilerin katılabileceğine ilişkin düzenleme yapılabilir.
2) İsteklilerin, yerli istekli oldukları, teklif kapsamında sunduğu, Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi, vergi levhası ve benzeri belgeler üzerinden değerlendirilir. Yerli istekli olunduğuna ilişkin ayrıca bir belge istenmez.
3) İhaleye yalnızca yerli isteklilerin katılması ve/veya yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine fiyat avantajı tanınmasına yönelik olarak;
a) İsteklilerce teklif edilen malın yerli malı olduğu, Yerli Malı Belgesi ile belgelendirilir. Yerli Malı Belgesi ve yerli katkı oranlarına ilişkin uygulamalar ve düzenlemelerde Yerli Malı Tebliği (SGM 2014/35) hükümleri esas alınır.
b) Ortak girişimlerin yerli istekli sayılabilmesi için bütün ortaklarının yerli istekli olması zorunludur.
c) Bu madde kapsamında yapılacak alımlara ilişkin; alım yapılacak ürünler, alım garantisi verilecek ürünler ve garanti süreleri, varsa ürün için uygulanacak asgari yerli katkı oranı, uygulanacak fiyat avantajı oranı, miktar, parasal limitler, alım yöntem ve kuralları, fiyat farkı, iş artışı, iş eksilişi ve benzeri şartlar ile sözleşmeye ilişkin hususlara yönelik bu Prosedüre uygun olarak yapılan düzenlemelere ihale dokümanlarında yer verilecektir.
d) Yerli malı teklif eden yerli istekli lehine avantaj uygulanan ihalelerde, yerli malı olduğuna yönelik belgeleri sunmayan veya öngörülen yerli malı ve yerli istekli şartlarını sağlamayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılamaz, yalnızca avantajdan yararlandırılmayacaktır.
MADDE 14 – İHALEYE KATILAMAYACAKLAR, İHALE DIŞI BIRAKILMA VE İHALE İPTAL ŞARTLARI
1) İhaleye Katılamayacak Olanlar:
a) Kamu kurum ve kuruluşları tarafından yasaklı olarak belirlenen veya mahkeme kararıyla kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan veya örgütlü suçlardan veyahut kendi ülkesinde ya da yabancı bir ülkede kamu görevlilerine rüşvet verme suçundan dolayı hükümlü bulunan gerçek ve tüzel kişiler katılamazlar. EKAP internet sitesinden yapılan sorgulama sonucunun ekran görüntüsü ihale dosyasına eklenecektir.
b) Xxxxxxx teklif vermek isteyen isteklilerin kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi olmak zorundadır. KEP adresi olmayan istekliler ihaleye teklif veremez.
2) İhale Dışı Bırakılma Şartları:
a) Teklif zarfları, ilanda belirtilen tarih ve saate kadar, (Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar) yazılı ve imzalı olarak ilanda belirtilen adrese sunulması esastır. İhale dokümanında belirtilen saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir.
b) Açık ihale ve davetiye usulü ihalelerde tekliflerin kapalı zarf yöntemi ile sunulmaması.
c) Açık ihalelerde, isteklilerin sunması gereken bilgi ve belgeleri içeren yeterlik zarfı ile fiyat teklifini içeren fiyat teklif zarfının aynı kapalı zarf içerisinde ve ayrı ayrı kapalı zarflarda sunulmaması, idari şartnamede belirtilen şekil şartına uygun olmaması.
d) Teklif zarfı üzerinde teklif tutarı vb. bilgilerin yer alması.
e) Tekliflerin kapalı zarf ile alınması durumunda, her bir zarf üstünde isteklinin adı ve/veya unvanı, imzası, iletişim adresleri (posta ve kayıtlı e-posta adresleri), telefonu, hangi ihale için teklif verildiği bilgi veya bilgilerinin yer almaması.
f) İlk oturumda açılan yeterlilik zarfı içerisinde belgeleri eksik olduğu tespit edilen durumlarda istekliler ihale dışı bırakılır.
İhale dışı bırakılan isteklilerin teklifi oluşturan belgeleri düzeltilemez, tamamlanamaz ve teklif zarfları açılamaz, ihale dosyaları iade edilmez, istekliler ikinci oturuma katılamaz.
3) İhale İptaline İlişkin Hükümler:
İhalelerde, gelen tekliflerin üçten az olması durumunda ihale iptal edilebilir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum ihale komisyonunca hazırlanan bir tutanakla tespit altına alınır ve ihale madde 10 hükümlerine uygun olarak yeniden ilan edilir. Tekrar edilen ihalede bu maddede belirtilen teklif sayısı şartı aranmaz. Bu hususlara ihale dokümanında yer verilecektir.
MADDE 15 – İHALE DOKÜMANLARI VE İÇERİKLERİ
1) İhale dokümanları; istekliye ihale konusu işle ilgili tüm bilgileri içerecek şekilde Şirket tarafından hazırlanacak ve isteklilere sunulacaktır.
2) İhale dokümanlarında en az aşağıdaki başlıkları içeren konular bulunacaktır;
✓ Sözleşmenin Tarafları ve taraflarına ilişkin bilgiler |
✓ Sözleşmenin Konusu |
✓ Sözleşmenin Süresi |
✓ Sözleşmenin Türü, Xxxxxx ve Sözleşme Bedeline Dahil Giderler |
✓ Faturalama ve Ödeme Şartları |
✓ Genel Yükümlülükler |
✓ Teslim Alma Şekli, Şartları, Teslim Programı, Cezalar ve Kesintiler |
✓ Kalite |
✓ Garanti ve Ayıba Karşı Sorumluluk |
✓ Teminatlar |
✓ Sözleşmenin İfa Edilememesi ve Sözleşmenin Feshi ✓ Sözleşmenin Devri ve Alt Yüklenici Çalıştırılması ✓ Sözleşmede Değişiklik Yapılması ✓ Anlaşmazlıkların Çözümü |
✓ Diğer Hükümler |
a) Aşağıda içerikleri belirtilen Sözleşme;
b) Aşağıda içerikleri belirtilen İdari Şartname;
✓ İş Sahibi Şirkete İlişkin Bilgiler |
✓ İhale Konusu Xxx Xxxxxxx Bilgiler |
✓ İhale Dokümanı Kapsamı |
✓ İhale Dokümanının Görülmesi ve Temini |
✓ Teklif Verme (Tekliflerin Sunuluş Şekli) |
✓ Tekliflerin Değerlendirilmesi |
✓ Sözleşmenin Uygulanması |
✓ Ticari Şartlar ✓ İhaleye Katılamayacak Olanlar ✓ Alt Yüklenici Çalıştırılması ✓ Geçici Teminat ✓ Yüklenicinin Personellerine İlişkin Şartlar |
✓ Diğer Hususlar |
c) Aşağıda İçerikleri Belirtilen Teknik Şartname,
✓ İşin Adı ve Tanımı
✓ İşin Kapsamı
✓ İşin İfası İle İlgili Şartlar
✓ İşin Yeri ve Yer Teslimi
✓ Xxx Xxxxxma ve Bitirme Süresi
✓ Birim Fiyatlar ve Birim Fiyat Tarifleri
✓ Sözleşme Bedeli ve Sözleşme Bedeline Dahil Olan Giderler
✓ Teslim, Muayene ve Kabul İşlemlerine İlişkin Şartlar
✓ Geçici ve Kesin Kabul
✓ Fiyat Farkı Ödenmesi ve Hesaplanması Şartları
✓ İşin İfasında Kullanılacak Personel, Xxxx Xxxxx, Malzeme
✓ İş Programı ve Hakediş Programı
✓ Diğer Hususlar
d) İhale konusu işe göre hazırlanan Teklif Mektubu,
3) İhale dokümanları içinde yer alan sözleşme, idari şartname ve teknik şartname maddeleri işin çeşit ve cinsine göre değişkenlik gösterebilir.
4) Teklifi etkileyecek her türlü husus ihale dokümanında belirtilecektir. İhale ilanı veya dokümanlarında bulunmayan herhangi bir husus ihale veya ihaleye konu işin bir parçası olamaz. Bu husus ek sözleşmeye de konu edilemez.
5) Alım ihalelerinde yapılan tekliflerin açılmasından sonra açık eksiltme, satış ihalelerinde yapılan tekliflerin açılmasından sonra ise açık arttırma yapılacağı hususuna ihale dokümanında yer verilecektir.
6) İkinci ihale oturumunda, ilk tekliflerin açılması sonrasında, alım ihalelerinde en yüksek, satış ihalelerinde en düşük teklifi veren isteklinin ihaleden elenerek, nihai tekliflerin oluşturulacağı, bu isteklilerin açık eksiltme/açık arttırma/pazarlık işlemleri aşamasına katılamamasına yönelik hususlara ihale dokümanında yer verilecektir.
7) İhale dokümanlarında, Türkiye’de üretilen ürünlerin teklif edilmesini engelleyen düzenlemelere yer verilmeyecektir. İsteklilerin yalnızca ithal ürün ya da belirli bir yabancı ülkenin malını teklif etmesine yönelik düzenlemeler yapılmayacaktır.
8) Değerlendirmelerde fiyat dışı unsurların da geçerli olacağı ihalelerde, ihale konusu işin tekniğine göre ihale dokümanında belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin değerlendirmede kullanılacağı ve etkisi ihale dokümanında belirtilecektir.
MADDE 16 – İHALE DOKÜMANINDA DEĞİŞİKLİKLER
1) İhale ve satın alma-satma işleri için gerekli olan ilan niteliğinde ki zeyilname gibi ilanlar; hazırlık gerektiren bilgi ve belgeleri, işin tekniğine uygun olarak istekli veya adayların gerekli hazırlıkları yapabilmeleri için ihale tarihinden en az iki iş günü önce Basın İlan Kurumu aracılığı ile yerel gazetede, ilan portalında ve ihale tarihine kadar kalmak üzere Şirketin internet ana sayfasında kolayca erişilebilecek görünür bir alanda yayımlanacaktır. Şirketin internet ana sayfasında yayımlanan ilanlar, Basın İlan Kurumu’nun ilan portalında yer alan ilanlar ile birlikte ihale dosyasında muhafaza edilecektir.
2) İlan yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Teklif hazırlanmasını etkileyebilecek maddi, teknik hatalar veya eksikliklerin tespit edilmesi halinde, değişiklik gerektiren sebep ve zorunluluklar tutanak altına alınarak, zeyilnameyle dokümanda değişiklik yapılabilir.
Bu kapsamda;
a) Tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi, teknik hataların veya eksikliklerin tespit edilmesi ve ihale dokümanında düzeltme yapılmasına karar verilmesi halinde, ihale tarihine iki günden az süre kalmış olsa dahi gerekli düzeltme yapılır. Bu durumda ihale tarihi ertelenebilir veya ihale iptal edilebilir. Belirlenen maddi, teknik hataların veya eksikliklerin ilanda da bulunması halinde ise ihale sürecine devam edilebilmesi, ancak bu Prosedür hükümlerine göre düzeltme ilanı yapılması ile mümkündür.
b) İhale dokümanında yapılan değişiklikler, ihale ilanında belirtilen hususlarla ilgili olması halinde ilgili zeyilname 10 inci maddede belirtilen şartlara uygun şekilde ilan edilir.
c) İlan yoluyla yapılan zeyilnameler de dâhil olmak üzere, tüm zeyilnameler ihale dokümanlarına eklenerek zeyilname tarihinden sonra ihale dokümanı alan isteklilere verilir, ihale dokümanını daha önce alan isteklilere ise en geç ihale tarihinden 48 saat öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde bu Prosedürde belirtilen bildirim usulleri çerçevesinde gönderilir.
3) Yalnızca yerli isteklilerin katılabileceğine yönelik düzenleme yapılan ihalelerde, yalnızca yerli isteklilerin katılabileceğine; yerli malı teklif eden yerli isteklilere avantaj sağlanan ihalelerde ise, yerli malı teklif edenler lehine tanınan fiyat avantajı oranı, fiyat avantajının nasıl uygulanacağı ve benzeri hususlara ihale ilanında ve ihale dokümanında yer verilecektir.
MADDE 17 – BİLDİRİMLER
1) Bu Prosedür kapsamında;
a) Üzerine sözleşme bırakılmayan tüm isteklilere, ihaleyi kazanan istekli adı ve sözleşme bedelini içeren ihale sonucu bildirimleri bu Prosedürde belirtilen süreler ve şartlar dahilinde yapılır. Alım ihalelerinde teklif fiyatı, sözleşme imzalanacağı bildirilen isteklinin teklif fiyatından daha düşük olan, satış ihalelerinde teklif fiyatı, sözleşme imzalanacağı bildirilen isteklinin teklif fiyatından daha yüksek olan isteklilere gönderilen sonuç bildirimleri ile fiyat dışı unsurların geçerli olduğu ihalelerde, üzerine
sözleşme bırakılmayan tüm isteklilere gönderilen ihale sonuç bildirimlerinde söz konusu istekli ya da isteklilerin sözleşme bırakılmama gerekçeleri de ihale sonuç bildiriminde yer alacaktır.
b) Kısa listeye başvuran adayların yeterli görülmemesi halinde; kısa liste adayına, yeterli görülmeme gerekçelerini içeren bildirimler, kısa listeden çıkartılanlara da kısa listeden çıkarılma gerekçelerini içeren bildirimler bu Prosedürde belirtilen süreler ve şartlar dâhilinde yapılacaktır.
c) Yapılan tüm bildirimlerin anlaşılır ve açık bir şekilde bu Prosedürde belirlenen usullerle yazılı olarak yapılması esastır.
2) İtiraz süresi, bildirimlerin yapılması gereken süre, sözleşmeye davet süresi ve benzeri tüm asgari sürelerin her biri iki iş gününden, ilan süreleri yedi iş gününden az olmamak üzere süreler ihale dokümanında belirtilecektir.
3) Aday, istekliler ve ihale dokümanı alanlara yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlarda aşağıdaki yöntemlerden birinin kullanılması zorunludur:
a) İmza karşılığı elden.
b) İadeli taahhütlü mektup.
c) Kayıtlı elektronik posta.
MADDE 18 – TEKLİFLERİN ALINMASI VE SUNULMASI
1) Açık ihale ve Davetiye usulü ihalelerde teklifler, kapalı zarf yöntemi ile alınacaktır.
2) Teklifler, ihale ilanında/davetinde belirtilen zamandan önce açılmayacaktır.
3) Açık ihalelerde, isteklilerin sunması gereken bilgi ve belgeleri içeren yeterlik zarfı ile fiyat teklifini içeren fiyat teklif zarfı aynı zarfın içerisinde sunulacaktır.
4) Tekliflerin kapalı zarf ile alınması durumunda, her bir zarf üstünde isteklinin adı ve/veya unvanı, imzası, iletişim adresleri, telefonu, hangi ihale için teklif verildiği yer alacaktır.
5) Teklifler ihale ilanında/davetinde belirtilen yer ve son teklif verme tarih ve saatinde, isteyen isteklilerin de katılabileceği oturumda;
a) İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu ve ihaleye katılan isteklilerin listesi tutanakla tespit edilerek oturumda hazır olanlara duyurulur.
b) Teklif zarflarının usulüne uygun sunulup sunulmadığı kontrol edilir,
c) İstenilen bütün belgeleri içeren yeterlik zarfı açılarak belgelerin eksik olup olmadığı kontrol edilir.
d) Teklif zarfı usulüne ve şekil şartına uygun olmayan, yeterlilik zarfında belgeleri eksik olan isteklilerin tutanakla tespiti yapılır. Bu isteklilerin fiyat teklif zarfları açılmaz.
e) Bu aşamada teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz.
f) Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler oturumdan çıkartılarak birinci oturum kapatılır, ara verilmeden ikinci oturuma geçilir.
MADDE 19 – TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ
1) DEĞERLENDİRME;
a) İkinci oturumda fiyat teklif zarfları açılır ve okunur. İkinci ihale oturumunda, ilk tekliflerin açılması sonrasında, alım ihalelerinde en yüksek, satım ihalelerinde en düşük teklifi veren istekli ihaleden elenerek, nihai tekliflerin oluşturulacağı açık eksiltme/açık
arttırma/pazarlık işlemleri aşamasına katılamamasına yönelik düzenlemeye ihale ilanı ve/veya ihale dokümanında yer verilmesi halinde, elenen istekli oturumdan çıkartılır.
b) Kalan isteklilerle, nihai teklifler alınana kadar alım ihalelerinde açık eksiltme ve pazarlık, satış ihalelerinde açık arttırma ve pazarlık işlemleri gerçekleştirilerek teklif fiyatları ile pazarlık aşamasındaki ara verilmeksizin yapılan etaplarda oluşan nihai teklif fiyatları tutanak altına alınarak oturum sonlandırılır.
c) Belli istekliler arasındaki ihale usulü ile yapılan ihalelerde ise, ön yeterlik ihalesi aşaması tamamlandıktan sonra, yeterlik alan istekliler arasında yapılacak ikinci aşama ihale, ikinci oturumdan başlanarak sonuçlandırılır.
d) İhale komisyonunca ihtiyaç duyulması halinde, teknik ve mali değerlendirmeler sonucunda yeterli bulunan firmaların tümü ile ikinci oturumda verdikleri nihai teklif fiyatları üzerinden alım ihalelerinde açık eksiltme ve/veya pazarlığın, satış ihalelerinde açık arttırma ve/veya pazarlığın yapılacağı üçüncü bir oturum düzenlenebilir. Bu oturumda oluşan nihai teklif fiyatları, alım ihaleleri için ikinci oturumda oluşan nihai teklif fiyatlarının üzerinde, satış ihalelerinde ikinci oturumda oluşan nihai teklif fiyatlarının altında olamaz. Üçüncü oturumda oluşan nihai teklif fiyatları tutanak altına alınarak oturum sonlandırılır ve ihale sonuçlandırılır.
e) Yaklaşık maliyeti 2.000.000 TL ve üzerindeki ihalelerin birinci, ikinci ve gerçekleşmesi durumunda üçüncü oturumları, görüntü ve sesler anlaşılır olacak şekilde en az bir video kamera ile kaydedilir. Söz konusu video kayıtları, ihale dosyasında muhafaza edilir.
f) İhalelerin birinci, ikinci ve üçüncü oturumları, isteklilerin elektronik olarak uzaktan erişimle katılabileceği canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilebilir.
Bu kapsamda;
1. İhalelerin birinci ve ikinci oturumları elektronik olarak uzaktan erişimli canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilecekse söz konusu oturumlara uzaktan erişim için gerekli bilgiler ihale dosyası alan tüm isteklilere bu Prosedürde belirtilen bildirim esasları çerçevesinde ihale saatinden en geç 24 saat öncesine kadar bildirilecektir.
2. Üçüncü oturumun elektronik olarak uzaktan erişimli canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilmesine karar verilmesi halinde, söz konusu oturuma uzaktan erişim için gerekli bilgiler oturuma katılmaya hak kazanan tüm isteklilere bu Prosedürde belirtilen bildirim esasları çerçevesinde ihale saatinden en geç 24 saat öncesine kadar bildirilecektir.
3. Elektronik olarak uzaktan erişimli canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilecek ihale oturumları, görüntü ve sesler anlaşılır olacak şekilde kaydedilir. Söz konusu görüntü kayıtları, ihale dosyasında muhafaza edilecektir.
g) Teklif cetvelindeki iş kalemlerinin tamamı yerli malı olmayan yerli malı teklif eden yerli istekliler ile yerli olmayan isteklilerin; nihai tekliflerinin sıralanmasına esas teklif bedelleri aşağıdaki formül uyarınca hesaplanacaktır:
YO=1-YB/TB
Yerli olmayan istekliler için YO=1 olarak kabul edilir. AUTB=TB+YOxYAxTB
AUTB: Yalnızca fiyat sıralamasına esas, sözleşmeye esas olmayan avantaj uygulanmış teklif bedelini,
YO: Yerli malı olmayan ürün oranını,
YB: İsteklinin teklif cetvelinde yer alan yerli malı ürünlerine ilişkin toplam tutarı,
YA: İhale ilanı ve ihale dokümanında belirtilen yerli ürün avantaj oranını,
TB: Açık eksiltme, açık artırma veya pazarlık aşamasından sonra oluşan isteklinin nihai toplam teklif bedelini,
ifade eder.
h) Fiyat dışında belirlenen unsurların da geçerli olacağı şekilde puanlama yöntemi ile yapılacak ihalelerde, ihale ilanı ve ihale dokümanında belirtilen yerli ürün avantaj oranı fiyat dışı unsurlar için uygulanmaz.
2) İHALENİN KARARA BAĞLANMASI;
İhale oturumları sonrasında, ihale komisyonu; ihale kararına yönelik olarak, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi tespit etmek için yeterlikler ile teklif fiyatının yanı sıra işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi unsurları da değerlendirmek, ihtiyaç duyması halinde, teklif fiyatını etkilemeyecek hususlarda isteklilerden açıklamalar istemek, ihtisas birimlerine teknik ve/veya mali değerlendirme raporları hazırlatmak sureti ile ihaleyi sonuçlandırmak üzere ihale komisyonunca belirlenen yer ve zamanda ayrıca toplanır.
İhale komisyonu tarafından yapılan değerlendirmeler sonucunda düzenlenen gerekçeli karar Yönetim Kurulu onayına sunulacaktır.
Gerekçeli karar metninde asgari olarak;
- İhalenin tarihi,
- İsteklilerin adları veya ticaret unvanları,
- Teklif edilen bedeller,
- İhale karar tarihi,
- Tekliflerin değerlendirme/karşılaştırma tabloları,
- Teklifi geçerli kabul edilmeyen/elenen istekli varsa, geçersiz teklifler ve bu tekliflere yönelik geçersiz sayılmaları ile ilgili gerekçe, açıklama ve tevsik edici bilgi ve belgeler,
- Açık eksiltme ve artırmaya ilişkin iş ve işlemlere yönelik tutanaklar ve benzeri belgeler,
- Karara ilişkin tüm detayları da içerecek şekilde gerekçeli karar ve açıklamaları ve sonuç metni,
- İhale komisyonu isim, unvan ve imzaları
bulunacaktır. İhale komisyon kararı en az iki Yönetim Kurulu Üyesi tarafından onaylanır veya gerekçesi belirtilerek iptal edilebilir.
3) KESİNLEŞEN İHALE KARARLARININ BİLDİRİLMESİ
İhaleyi alan yüklenicinin teklif bedelini de içeren ihale sonucu, ihaleye teklif veren tüm isteklilerin kayıtlı e-posta adreslerine en geç ihale kararının onay tarihinden sonraki iki iş günü içerisinde gönderilecektir.
İhale sonucunun bildiriminde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilecektir.
İhalenin, ihale komisyonu ve/veya Yönetim Kurulu tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılacaktır.
Kapsam dışı alımlar hariç tüm alım ve satımlarda, ihaleyi kazanan istekli isimleri ve sözleşme bedeli bilgileri erişim sınırı olmaksızın Şirket internet ana sayfasında süresiz olarak yayımlanacaktır.
MADDE 20 – TEMİNATLAR VE TEMİNAT OLARAK KABUL EDİLECEK DEĞERLER
1) Geçici Teminat: İhale dokümanında belirtilen bedelde ve süre ile sınırlı Banka tarafından verilen teminat mektubudur. İhale dokümanlarında bedeli ve süresi belirtilerek geçici teminat alınabilir. Geçici teminat alınan ihalelerde; Kamu Kurum ve Kuruluşlarında yasaklı olan, teklif zarfında sunduğu evrakları gerçeği yansıtmayan, ihaleyi kazandığı bildirilmesine rağmen 15 iş günü içinde sözleşmeyi imzalamayan isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir. Geçici teminat mektupları söz konusu ihaleye istinaden sözleşmenin istekli ile karşılıklı imzalanmasına ve sözleşmeye istinaden kesin teminat mektubunun alınmasına müteakip tüm isteklilere iade edilir.
2) Kesin Teminat: Banka tarafından verilen süreli/süresiz teminat mektubudur. Kesin teminat mektubunun; bedeli, süresi, iade edilmesi, gelir kaydedilmesi vb. hususlara ihale dokümanında yayımlanan Sözleşmede yer verilir.
3) Teminat Olarak Kabul Edilecek Değerler: Banka tarafından verilecek teminatlar dışında sadece nakit teminatlar kabul edilir. Geçici teminat ve kesin teminat bedeli, süresi, iade edilmesi, gelir kaydedilmesi vb. şartları nakit teminat içinde geçerli olacaktır.
MADDE 21 – İHALENİN SÖZLEŞMEYE BAĞLANMASI VE SÖZLEŞME ÖZELLİKLERİ
İhale sonucunda;
a) Kapsam dışı hariç yapılan bütün ihaleler bir sözleşmeye bağlanacaktır.
b) Sözleşmeler; ihale sonucunun bildirilmesine müteakip ihale sonucuna ilişkin olarak iki iş günü içerisinde itiraz edilmemiş ise sözleşmeler taraflarca imzalanacaktır. İtiraz süresi olan iki iş günü içerisinde ihale sonucuna itiraz edilmiş ise bir iş günü içerisinde itiraza ilişkin kabul veya red cevabı verilir, itiraz kabul edilmiş ise ihale iptal edilir, itiraz red edilmiş ise sözleşme taraflarca imzalanacaktır.
c) İhale dokümanında belirtilen şartlara aykırı Sözleşme düzenlenemeyecektir.
d) Birim fiyatlı sözleşme imzalanmayacak, çerçeve anlaşmalar hariç, çerçeve anlaşma alım sözleşmeleri dahil tüm sözleşmeler miktar ve bedel içerecektir.
Madde 22 – İTİRAZ VE ŞİKAYET BAŞVURULARI
1) İtiraz ve/veya Şikayet başvurusu; ihale ilanının yayınlanması ve şikayette bulunan isteklinin dokümanları teslim aldığı tarihten itibaren başlar. İlan veya ihale dokümanlarına ilişkin itiraz ve /veya şikayetler en geç ihale veya son başvuru tarihinden iki iş günü öncesine kadar ilanda belirtilen ihalenin yapılacağı adrese yazılı olarak yapılmalıdır. İhale dokümanı almayan istekliler itiraz ve/veya şikayet başvurusunda bulunamaz.
2) İtiraz ve/veya Şikayet başvurusu, ihale sonucuna yönelik olarak yapılacaksa şikayet süresi ihale sonucunun bildirildiği tarihinden itibaren iki iş günü içinde ilanda ve ihale dokümanlarında belirtilen ihalenin yapıldığı adrese yazılı olarak yapılmalıdır. İhaleye katılmayan istekliler ihale sonucuna ilişkin olarak itiraz ve/veya şikayet başvurusunda bulunamaz.
3) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya Şirket tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalelerin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması veya savunma ve güvenlikle ilgili özel durumların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması sebebiyle Doğrudan Temin Usulüyle yapılan ihalelerde itiraz ve /veya şikayet başvurusu, itiraz ve/veya şikayet
edilecek işlem veya eylemin farkına varıldığı günden itibaren iki iş günü içinde ve her halükarda sözleşmenin imzalanmasından önce yazılı olarak yapılmalıdır.
4) İhale ilanı veya ihale sonucuna yönelik yapılan itirazlar bir iş günü içerisinde cevaplanacaktır.
MADDE 23 - PARASAL LİMİTLERİN GÜNCELLENMESİ
Bu Prosedürde yer alan parasal limitler 2020 yılı Haziran ayı fiyatlarına göredir ve her bir yıl için ilgili yılın Haziran ayı TÜFE endeksine göre aşağıdaki formül uyarınca güncellenir:
MLt = MLt-1,*TÜFEt-1,6/TÜFEt-2,6
Bu formülde geçen;