Fișa informațională

Fișa informațională

a procedurii de achiziție tip: Licitaţie publică nr. 13/00667

pentru achiziția de: Achiziţionarea serviciilor de scanare a dosarelor şi amplasarea lor într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate

Informație generală:

1. Autoritatea contractantă/ Закупающий орган:

2. Administratorul alocaţiilor bugetare/ Распорядитель денежных средств:

3. Sursa alocaţiilor bugetare/ Источник финансирования:

4. Cantitatea necesară/ Необходимое количество:

5. Denumirea cumpărătorului/ Для кого производится закупка:

Ministerul Justiției al Republicii Moldova Ministerul Justitiei al Republicii Moldova

Ministerul Finanțelor

Cantitatea necesară este indicată în specificația bunurilor/serviciilor/lucrărilor achiziționate.

Необходимое количество указано в спецификации товаров/услуг/работ

Ministerul Justitiei al Republicii Moldova

6. Destinatarul bunurilor / serviciilor / lucrărilor/ Ministerul Justitiei al Republicii Moldova

Получатель товаров/услуг:

7. Limba de comunicare/ Язык общения: De stat

8. Valuta procedurii de achiziţie/ Валюта закупки:

Leu MD

9. Condiţii de livrare/ Условия поставки: DDP - Franco destinație vămuit

10. Termenul de livrare/ Период (дата) поставки:

2 luni, de la data înregistrării contractului la Agenţia Achiziţii Publice

11. Condiţii de achitare/ Условия оплаты: prin transfer timp de 20 zile din momentul primirii

facturii fiscale

12. Locul prezentării ofertelor/ Место представления оферт:

13. Termenul limită de prezentare a ofertelor/ Дата /Время окончания приема оферт:

14. Termenul limită de deschidere a ofertelor/ Время вскрытия оферты:

15. Locul deschiderii ofertelor/ Место вскрытия оферт:

mun.Chişinău, str. 31 August 1989, nr. 82

02.10.2013 10:00

02.10.2013 10:00

mun.Chişinău, str. 31 August 1989, nr. 82

16. Telefon de contact/ Контактный телефон(ы): 000-00-00-00

Taxa de achitare pentru ridicarea

17. documentaţiei standard în afara sistemului/ Цена документации (вне системы):

18. Cuantumul garanţiei pentru ofertă/ Процент обеспечения оферты:

Cuantumul garanţiei pentru buna execuţie a

19. contractului/ Процент обеспечения контракта:

20. Criteriul de evaluare o ofertelor/ Условия оценки оферт:

0.00

1.5

5

Numai prin preț

Informație suplimentară:

1a. Starea curentă a procedurii de achiziţie/ Текущий статус торгов:

2a. Data deschiderii procedurii de achiziţie/ Дата открытия торгов:

3a. Numărul Buletinului Achiziţiilor Publice / Номер бюллетеня:

Primirea ofertelor 02.10.2013

73

4a. 17.09.2013

Data Buletinului Achiziţiilor Publice/ Дата бюллетеня:

5a. Perioada bugetară/ Бюджетный период: 2013

6a. Contul bancar pentru achitarea taxei de

ridicare a documentaţiei standard în afara sistemului/ Счет оплаты документов:

7a. Contul bancar de achitare a garanţiei pentru ofertă/ Счет гарантии оферты:

Cont de decontare: 3359502

Banca: Ministerul Finantelor – Trezoreria de Stat

Cont trezorerial: 461300000013101

Cont de decontare: 3359502

Banca: Ministerul Finantelor – Trezoreria de Stat

Cont trezorerial: 461300000013101

8a. Contul bancar de achitare a garanţiei de bună Cont de decontare: 3359502

execuţie a contractului/ Счет гарантии контракта:

9a. Documente de calificare/ Представляемые документы:

Banca: Ministerul Finantelor – Trezoreria de Stat

Cont trezorerial: 461300000013101

Nr. d/o	Denumirea documentului	Mențiunea privind obligativitatea	Cerințe suplimentare față de document
1.	Date despre Participant	DA	original – potrivit formularului F3.3, confirmate prin semnătura şi ştampila Participantului
2.	Garanţia pentru ofertă	DA	original - prezentată în modalitatea prevăzută în formularul F3.2, confirmata prin semnătura şi ştampila Participantului
3.	Formularul ofertei	DA	original – potrivit formularului F3.1, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului
4.	Declaraţia privind conduita etică şi neimplicarea în practici frauduloase şi de corupere	DA	original – potrivit formularului F3.4, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului
5.	Lista serviciilor şi graficul îndeplinirii	DA	original – potrivit formularului F4.1, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului
6.	Specificaţia tehnica şi preţ	DA	original – potrivit formularului F4.3, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului
7.	Certificat de înregistrare a întreprinderii	DA	copie – emis de Camera Înregistrării de Stat (Ministerul Dezvoltării Informaţionale), confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului
8.	Certificat de atribuire a contului bancar	DA	copie – eliberat de banca deţinătoare de cont, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului
9.	Certificat de efectuare sistematică a plăţii impozitelor, contribuţiilor	DA	copie – eliberat de Inspectoratul Fiscal (valabilitatea certificatului - conform cerinţelor Inspectoratului Fiscal al Republicii Moldova), confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului
10.	Ultimul rapoart financiar	DA	copie – confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului
11.	Licenţa de activitate	DA	copie – confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului
12.	Certificat de unitate service autorizata de la producător sau alt certificat care confirmă acoperirea cu service pentru echipamentele propuse	DA	original sau copie confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului
13.	Certificat ISO 20000 de	DA	copie - confirmată prin semnătura şi

conformitate a sistemului de management al serviciilor tehnologia informatiei ştampila Participantului

10a. Tipul obiectului de achiziţie/ Тип предмета торгов:

Servicii

11a. Codul CPV/ Общий код CPV: 79999100-4

12a. Suma estimată a achiziţiei/ Предполагаемая сумма закупки:

Locul ridicării documentaţiei standard în 13a. afara sistemului/ Место выдачи

документации:

Documente anexate (aprobate de AAP)/ 14a. Присоединенные документы торгов

(одобренные АГЗ):

1000000.00

pe site-ul Ministerul Justiţiei al RM: xxx.xxxxxxx.xxx.xx, compartimentul: Xxxxxxxx, Achiziţii Publice

Nr. d/o	Denumirea documentului	Numarul de pagini
1.	Documente de licitatie - Scanarea dosarelor	37

15a. Datele autorităţii contractante / Данные закупающего органа : IDNO 1006601000118

Denumirea/Краткое наименование Ministerul Justiției al Republicii Moldova

Forma organizatorico-juridică/ Организационно-юридическая форма

Instituţie publică

Fax/Факс 000000000

E-Mail xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx

Cont de decontare/ Расчетный счет Cont de decontare: 3359502

Banca: Ministerul Finantelor – Trezoreria de Stat

Cont trezorerial: 461300000013101

Specificația bunurilor/serviciilor/lucrărilor achiziționate:

Nr. d/o	Cod CPV	Denumire	Descriere/Cerințe suplimentare	Cantitatea	Un. de măsură
1		Scanarea documentelor şi amplasarea lor într-un sistem informaţional
1.1	79999100-4	Scanarea dosarelor în format mixt A4	Scanarea dosarelor în format mixt A4; recunoaşterea documentelor scanate în baza codurilor de bare de pe dosar şi crearea metadatelor fiecărui dosar; salvarea documentelor scanate şi a metadatelor create pe serverele ofertantului, utilizând aplicaţii specializate oferite de către Ofertant. Termenul de livrare/prestare - 2 luni (conform cerintelur stipulate in documentele de licitatie)	613500.00	buc.
1.2	79999100-4	Stocarea dosarelor scanate şi a metadatelor aferente într-un sistem informaţional	Stocarea dosarelor scanate şi a metadatelor aferente într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate, oferit de către Ofertant, efectuînd legătura între baza de date cu documentele scanate şi altă baza de date în baza unui identificator comun amplasat pe toate paginile dosarului, migrarea sistemului informaţional şi a datelor pe serverele Cumpărătorului. Termenul de livrare/prestare - 2 luni (conform cerintelur stipulate in documentele de licitatie)	613500.00	buc.

D O C U M E N T A Ţ I A - S T A N D A R D

pentru realizarea achiziţiilor publice de bunuri şi servicii

Obiectul achiziţiei: Achiziţionarea serviciilor de scanare a dosarelor şi amplasarea lor într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate.

Cod CPV : 79999100-4

Autoritatea contractantă: MINISTERUL JUSTIŢIEI AL REPUBLICII MOLDOVA

Procedura achiziţiei: LICITAŢIE PUBLICĂ

Licitaţia nr. 13/00667 din 02.10.2013

Nr. BAP şi data publicării: nr. 73 din 17.09.2013

Data deschiderii: 02.10.2013, ora 10:00

INVITAŢIE LA LICITAŢIE

Ministerul Justiţiei al R.M:

Licitaţia Publică

Achiziţionarea serviciilor de scanare a documentelor şi amplasarea lor într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate.

codul CPV 79999100-4

Această invitaţie la licitaţie este urmarea anunţului de participare publicat în Buletinul achiziţiilor publice nr. 73 din 17.09.2013.

În scopul achiziţionării serviciilor de scanare a documentelor şi amplasarea lor într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate, conform necesităţilor Ministerului Justiţiei (în continuare – Cumpărător), este alocată suma necesară din bugetul de stat.

Ministerul Justiţiei invită operatorii economici interesaţi, care pot satisface necesităţile Cumpărătorului, să participe la licitaţie privind livrarea următoarelor servicii şi bunuri aferente:

Nr. d/o	Serviciile/Bunurile	Cantitatea şi locul livrării/prestării serviciilor	Termenul de livrare/prestare
1	scanarea dosarelor în format mixt A4; recunoaşterea documentelor scanate în baza codurilor de bare de pe dosar şi crearea metadatelor fiecărui dosar; salvarea documentelor scanate şi a metadatelor create pe serverele ofertantului, utilizând aplicaţii specializate oferite de către Ofertant;	613500 pagini, Chişinău	2 luni
2	stocarea dosarelor scanate şi a metadatelor aferente într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate, oferit de către Ofertant, efectuînd legătura între baza de date cu documentele scanate şi altă baza de date în baza unui identificator comun amplasat pe pagina principala a dosarului, migrarea sistemului informaţional şi a datelor pe serverele Cumpărătorului;	613500 pagini, Chişinău	2 luni

CERINŢE TEHNICE

Descriere generală. Serviciile solicitate vor include scanarea mixtă în format A4 a dosarelor cusute, recunoaşterea documentelor scanate în baza codului de bare de pe pagina principala a dosarului şi crearea metadatelor; salvarea documentelor scanate şi a metadatelor create pe serverele ofertantului, utilizând aplicaţii specializate oferite de către Ofertant; stocarea dosarelor scanate şi a metadatelor aferente într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate, oferit de către Ofertant, efectuînd legătura între baza de date cu documentele scanate şi altă bază de date în baza unui identificator comun amplasat pe pagina principala a dosarului, migrarea sistemului informaţional şi a datelor pe serverele Cumpărătorului.

Modul de scanare:

1. Scanarea mixtă a dosarelor – şi în regim monocrom, şi în regim color; recunoaşterea documentelor scanate în baza codurilor de bare de pe fiecare pagina a dosarului şi crearea metadatelor; salvarea documentelor scanate şi a metadatelor create pe serverele ofertantului, utilizând aplicaţii specializate oferite de către Ofertant; stocarea dosarelor scanate şi a metadatelor aferente într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate, oferit de către Ofertant, efectuînd legătura între baza de date cu documentele scanate şi altă bază de date în baza unui identificator comun amplasat pe pagina principala a dosarului, migrarea sistemului informaţional şi a datelor pe serverele Cumpărătorului.

Dosarul reprezintă totalitatea actelor scrise privitoare la o organizatie necomerciala, la o persoană juridica, etc. care poate fi compus din câteva dosare/mape fizice, fiecare organizatie/persoana juridică fiind identificată prin număr individual, respectiv fiecare dosar sau dosar/mapă fizic de asemenea fiind identificat prin număr individual; copertă de carton în care se păstrează aceste acte, cu un număr nedeterminat şi nestabilit de pagini pe foi format A4, capsate sau cusute.

Codul de bare corespunzător dosarului constă dintr-o consecutivitate de simboluri alfanumerice – cifre separate prin litere. Cifrele indică, consecutiv: id-ul dosarului din 5 cifre; id-ul tipului de dosar (asociatii, fundatii, patronate, institutii publice, culte religioase, partide etc)

Etapele de predare-primire a dosarelor la diferite etape de prelucrare:

1. Reprezentantul Cumparatorului va elibera şi va transmite dosare, prin proces-verbal, operatorului, colaborator al Ofertantului.

2. Operatorul scanează dosarul în format alb-negru sau color , asigurând calitatea scanării, integritatea şi confidenţialitatea dosarelor. La scanare se formează fişiere în format PDF/A. După scanarea lotului de dosare primite, sau la încheierea zilei de muncă, sau în cazul altei circumstanţe care dictează întreruperea activităţii de scanare, operatorul transmite, prin proces verbal, toate dosarele primite sau dosarul solicitat Reprezentantului Cumparatorului.

Componenta software, care asigură scanarea dosarelor şi crearea metadatelor, va fi instalată şi rulată pe serverele puse la dispoziţie de Ofertant şi administrată de specialiştii ofertantului.

Ofertantul se obligă să instaleze şi să configureze componentele utilizate (scanere, aplicaţii specializate etc.) şi să asigure executarea procedurilor de scanare şi adăugare metadate de către specialişti instruiţi ai Ofertantului, precum şi să asigure buna funcţionalitate a aplicaţiilor.

Componenta hardware se va compune din echipamente multifuncţionale ale Ofertantului, plasate la sediul cumpărătorului, precum şi echipamente de stocare temporară a dosarelor scanate, pentru a evita problemele de conectivitate la serverele Cumpărătorului. Pentru amplasarea echipamentului vor fi puse la dispoziţie săli care să asigure spaţiu pentru fiecare aparat de scanare.

Migrarea datelor din subsistemul de scanare, de pe mediul ofertantului, în sistemul informaţional de management al documentelor scanate pe mediul Cumpărătorului va avea loc periodic, după acceptarea de către Cumpărător a loturilor verificate. Procedura de acceptare si modalitatea de migrare a datelor vor fi definitivate cu ofertantul cîştigător.

Fiecare dosar va fi scanat prin amplasare manuală, ţinând cont de existenţa numarului de pagini cusute/capsate. Capacitatea de scanare a utilajului va rezulta din orarul de lucru a Cumpărătorului.

Ofertantul va garanta integritatea si securitatea materialelor scanate prin excluderea deteriorării dosarelor. Ofertantul va garanta calitatea scanării, astfel încât toate semnele distincte de pe pagina din dosar în original să fie distincte şi în documentele electronice în formate alb negru. Calitatea scanării va fi verificată de către angajaţii Ofertantului. Cumpărătorul îşi rezervă dreptul să inspecteze integral sau selectiv dosarele/paginile scanate şi metadatele introduse. În cazul depistării unor scanuri/metadate cu defecte, acestea vor fi întoarse ofertantului pentru rescanare şi verificare. În cazul în care numărul dosarelor/paginilor cu defecte descoperite de Cumpărator va depăşi 1% din lotul scanat, întreg lotul se va întoarce ofertantului pentru reverificare. Acest lucru va fi fixat în procesul verbal semnat de reprezentanţii Cumpărătorului şi Ofertantului.

Cerinţele faţă de încăperile unde vor fi amplasate scanerele

Ofertantul şi Cumparatorul vor asigura ca încăperile pentru prestarea serviciilor să corespundă următoarelor cerinţe:

Tabelul nr. 2.

1	Cumpărătorul va rezerva pentru fiecare echipament spaţiu necesar
2.	Cumparatorul va desemna la propria decizie unul sau câţiva supraveghetori de securitate care să monitorizeze securitatea informaţiei şi să se asigure ca toate procedurile să fie respectate
3.	Personalul Ofertantului trebuie să asigure curăţenia şi ordinea în încăperi pe parcursul zilei de lucru.
4.	Intrarea în încăperea de scanare fără permisele eliberate de către Cumpărător este strict interzisă
5.	Personalul implicat în prosesul de scanare nu trebuie să consume alimente sau băuturi, în afară de apă, sau să păstreze obiecte străine în sălile de scanare, inclusiv genţi, echipamente electronice, brichete, soluţii şi materiale chimice/inflamabile, etc.
6.	Este obligatoriu de întreprins măsuri de siguranţă şi precauţie împotriva incendiilor (inclusiv interzicerea utilizării neautorizate a aparatelor suplimentare de încălzire, fumatul, blocarea căilor de evacuare şi acces pentru pompieri, etc.).
7.	Personalul implicat în prosesul de scanare trebuie să evite acţiunile care potenţial deteriorează bunurile, iar în cazul deteriorării bunurile trebuie să fie recuperate de către Ofertant.
8.	Este obligatoriu de creat un registru pentru vizitatori; de definit instrucţiunile privind evidenţa drepturilor de acces pentru persoanele care se adresează, precum şi de monitorizat vizitatorii minuţios
9.	Este obligatoriu de asigurat ca computerele, serverele (in afara de acelea implicate în proces) să nu fie conectate în nici un fel la LAN, Internet, Wi-Fi, Bluetooth şi alte căi de transmitere potenţială a conţinutului scanat în afara încăperilor. Conectarea calculatoarelor la reţelele externe se va face în strictă coordonare cu reprezentantul autorizat al Beneficiarului.

10.	După fiecare schimb – un supraveghetor trebuie să asigure ca operatorii care pleacă să nu ducă cu sine imaginile scanate sau dosarele pe suport de hârtie în afara încăperilor
11.	La finele procesului de scanare, reprezentanţii Ofertantului şi ai Beneficiarului vor verifica ca documentele originale şi imaginile scanate să fie înlăturate din computere, scanere şi alţi purtători.

Cerinţele faţă de sistemul informaţional de management al documentelor scanate

Sistemul informaţional de management al documentelor scanate, oferite de ofertant, va conţine o bază de date în care fiecare înregistrare va conţine dosarele scanate, metadatele din codurile de bare, metadatele create suplimentar la scanarea dosarelor (data şi ora scanării, detalii operator scanare, alte metadate relevante), date suplimentare despre tipul dosarului, accesate din alte baze de date cu identificatori comuni. Sistemul informaţional de management al documentelor scanate va oferi posibilitatea colaboratorilor Cumparatorului de a accesa documentele scanate în format PDF.

Sistemul va asigura o bună calitate a conţinutului înregistrărilor.

Executori pentru procedura de scanare vor fi asiguraţi de Ofertant tot odata asumându-şi obligaţia de a seta echipamentele, de a le menţine în stare funcţională şi a instrui utilizatorii.

Cerinţele generale faţă de Serviciile solicitate: Tabelul nr. 2.

Cerinţe generale faţă de serviciile solicitate:

1. Formatul de ieşire a documentelor scanate va fi PDF/A.

2. Fiecare înregistrare va conţine dosare scanate, metadatele extrase din codurile de bare, metadatele create suplimentar la scanarea dosarelor (data si ora scanării, detalii operator scanare, alte metadate relevante), date suplimentare despre tip dosar, accesate din alte baze de date cu identificatori comuni.

3. Toate echipamentele implicate în proces trebuie să fie apte să-şi sincronizeze timpul cu una şi aceeaşi sursă în scopul omogenităţii.

4. Materialele scanate vor fi identificabile în baza metadatelor care se conţin în codurile de bare corespunzătoare dosarului şi fiecărui tip de dosar.

5. Sistemul de management al documentelor va asigura identificarea operatorilor pentru fiecare lucrare scanată.

6. Sistemul va avea prevăzute mecanisme de protecţie care să prevină alterarea sau înlocuirea nesancţionată a imaginilor.

7. Sistemul va avea prevăzute mecanisme de auditare a activităţii utilizatorilor în cadrul sistemului

8. Numărul şi performanţele echipamentelor utilizate de către Ofertant vor asigura scanarea dosarelor în perioada solicitată de către Cumpărător

Cerinţele de calificare pentru operatorii economici includ următoarele: Documente obligatorii:

1. Date despre Participant – original – potrivit formularului F3.3, confirmate prin semnătura şi ştampila Participantului;

2. Garanţia pentru ofertă – original - prezentată în modalitatea prevăzută în formularul F3.2, confirmata prin semnătura şi ştampila Participantului;

3. Formularul ofertei – original – potrivit formularului F3.1, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului;

4. Declaraţia privind conduita etică şi neimplicarea în practici frauduloase şi de corupere - original – potrivit formularului F3.4, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului;

5. Lista serviciilor şi graficul livrarii - original – potrivit formularului F4.1, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului;

6. Specificaţia tehnica şi preţ - original – potrivit formularului F4.3, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului;

7. Certificat de înregistrare a întreprinderii – copie – emis de Camera Înregistrării de Stat (Ministerul Dezvoltării Informaţionale), confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului;

8. Certificat de atribuire a contului bancar – copie – eliberat de banca deţinătoare de cont, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului;

9. Certificat de efectuare sistematică a plăţii impozitelor, contribuţiilor – copie – eliberat de Inspectoratul Fiscal (valabilitatea certificatului - conform cerinţelor Inspectoratului Fiscal al Republicii Moldova), confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului;

10. Ultimul rapoart financiar – copie – confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului;

11. Licenţa de activitate – copie – confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului.

12. Certificat de unitate service autorizata de la producător sau alt certificat care confirmă acoperirea cu service pentru echipamentele propuse– copie - confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului;

13. Certificat ISO 20000 de conformitate a sistemului de management al serviciilor tehnologia informatiei – copie - confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului;

Lista/Diplomele a specialistilor care vor presta servicii de instalare, configurare echipament pentru scanare - original sau copie confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului.

Operatorii economici interesaţi pot obţine informaţie suplimentară de la autoritatea contractantă pe adresa mun. Chişinău, str. 31 August 1989, nr. 82, etaj.3, bir. 308, tel/fax: 000-00-00-00.

Setul de documente pentru participare la licitaţie se eliberează gratis, fiind plasat pe site-ul Ministerul Justiţiei al RM: xxx.xxxxxxx.xxx.xx, compartimentul: Xxxxxxxx, Achiziţii Publice. Informaţii suplimentare: 000-00-00-00

Documentele Participantului puse în plic, sigilat şi ştampilat, urmează a fi prezentate până la 02 octombrie 2013 ora 10:00 la sediul Ministerului Justitiei al R.M, str. 31 august 1989, nr.82, bir.308. Ofertele întârziate vor fi respinse. Ofertele vor fi deschise în prezenţa fizică a membrilor grupului de lucru al Ministerului Justitiei al R.M şi a reprezentanţilor Participanţilor la licitaţie la data de 02 octombrie 2013 ora 10:00, pe adresa , str. 31 august 1989, nr.82, bir.104.

Toate ofertele trebuie să fie însoţite de garanţie pentru ofertă în formă de:

- garanţia bancară, prezentată de o bancă autohtonă sau străină (dacă aceasta nu vine în contradicţie cu legislaţia în vigoare), bancă care nu are documente de remediere.

- transferul pe contul autorităţii contractante:

Ministerul Justiţiei al RM, mun. Chişinău

Banca Ministerul Finanţelor - Trezoreria de stat c/f : 1006601000118

c/b: 3359502

c/t: 461300000013101

Banca: TREZMD2X , în valoare de 1,5% din valoarea ofertei prezentate.

Secţiunea 1. Instrucţiuni pentru ofertanţi (IPO)

A. Dispoziţii generale

1. Scopul licitaţiei

1.1. Autoritatea contractantă, indicată în Fişa de date a achiziţiei (FDA), emite Documentele de licitaţie în vederea furnizării de bunuri/servicii, după cum este specificat în secţiunea a 4-a – Tabelul cerinţelor. Obiectul şi numărul licitaţiei sunt specificate în FDA. Denumirea şi numărul loturilor sunt prevăzute în FDA.

2. Sursa de finanţare

2.1. Autorităţii contractante i-au fost alocaţi bani publici, după cum este indicat în FDA, pentru plăţi eligibile conform contractului pentru care acest document de licitaţie este emis.

3. Originea bunurilor şi serviciilor

3.1. Toate bunurile/serviciile, livrate/prestate în urma acestei licitaţii, vor fi eligibile.

4. Participanţii la licitaţie

4.1. Participant la licitaţie poate fi orice operator economic cu statut de întreprinzător, rezident sau nerezident, persoană fizică sau juridică, care are dreptul de a participa, în condiţiile Legii nr. 96-XVI din 13 aprilie 2007 privind achiziţiile publice, la procedura de atribuire a contractului de achiziţii publice.

4.2. Participantul la licitaţie poate fi persoană fizică sau juridică, companie, asociaţie sau orice combinaţie legală a acestora sub formă de acord de intenţie, sau una existentă, privind formarea Asociaţiei , care a fost invitată să participe la procedura de achiziţii publice sau doreşte să participe, sau depune ofertă în urma invitaţiei la licitaţie. Toţi membrii Asociaţiei vor purta răspundere faţă de autoritatea contractantă în comun şi individual.

4.3. Întreprinderile de stat ale Republicii Moldova pot participa la licitaţie doar în cazul în care demonstrează că sunt autonome din punct de vedere juridic şi financiar şi operează conform dreptului comercial.

4.4. Ofertantul depune o declaraţie potrivit formularului din secţiunea a 3-a (F 3.4), referitor la faptul că acesta (inclusiv membrii Asociaţiei) nu este în conflict de interes privind participarea lui la licitaţie, şi anume: (i) nu este asociat şi nici nu a fost asociat în trecut, în mod direct sau indirect, cu vreun consultant sau altă entitate care a pregătit specificaţiile şi alte documente aferente acestei licitaţii; şi (ii) depune doar o singură ofertă, cu excepţia ofertelor alternative conform articolului IPO20 (aceasta nu restrânge participarea subcontractorilor în mai multe oferte).

4.5. Ofertantul nu este admis la licitaţie în cazul în care acesta este inclus în Lista de interdicţie a operatorilor economici, conform prevederilor articolului IPO36. Lista de interdicţie poate fi găsită la adresa indicată în FDA.

5. Cheltuielile de participare la licitaţie

5.1. Ofertantul suportă toate costurile legate de pregătirea şi înaintarea ofertei, iar autoritatea contractantă nu poartă nici o responsabilitate pentru aceste costuri, indiferent de desfăşurarea sau rezultatul procedurii de licitaţie.

6. Secţiunile Documentelor de licitaţie

6.1. Documentele de licitaţie includ toate secţiunile indicate mai jos şi trebuie citite în conjuncţie cu orice modificare conform articolului IPO 7.

Secţiunea 1. Instrucţiuni pentru ofertanţi (IPO) Secţiunea a 2-a. Fişa de date a achiziţiei (FDA) Secţiunea a 3-a. Formulare pentru depunerea ofertei Secţiunea a 4-a. Tabelul cerinţelor.

Secţiunea a 5-a. Formular de contract

7. Clarificarea şi modificarea documentelor de licitaţie

7.1. Participantul care solicită clarificări asupra documentelor de licitaţie va contacta autoritatea contractantă, în scris, la adresa specificată în FDA. Autoritatea contractantă va răspunde în scris la orice cerere de clarificare, înainte de termenul-limită pentru depunerea ofertelor. Autoritatea contractantă va transmite copii ale răspunsului tuturor participanţilor care au obţinut documentele de licitaţie direct de la aceasta, incluzând o descriere a cererii, dar fără identificarea sursei.

7.2. În orice moment, înainte de termenul-limită de depunere a ofertelor, autoritatea contractantă poate modifica documentele de licitaţie. Orice modificare, efectuată în scris, va constitui parte componentă a documentelor de licitaţie şi va fi comunicată imediat, în scris, tuturor participanţilor care au obţinut documentele de licitaţie direct de la autoritatea contractantă şi Agenţiei Achiziţii Publice.

8. Practicile de corupere şi alte practici interzise

8.1. Guvernul solicită ca autorităţile contractante şi participanţii la licitaţiile publice să respecte cele mai înalte standarde ale eticii de conduită în desfăşurarea şi implementarea proceselor de achiziţii, precum şi în executarea contractelor finanţate din banii publici.

8.2. În conformitate cu prevederile punctului IPO8.1, în cazul în care Agenţia Achiziţii Publice sau autoritatea contractantă va depista că ofertantul a fost implicat în practicile descrise în punctul IPO8.3 în cadrul procesului de concurenţă pentru contractul de achiziţie publică sau pe parcursul executării contractului, aceasta:

a) va exclude ofertantul din procedura respectivă de achiziţie prin includerea lui în Lista de interdicţie, conform prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 45 din 24 ianuarie 2008; sau

b) va întreprinde orice alte măsuri prevăzute în articolul 30 al Legii nr. 96-XVI din 13 aprilie 2007 privind achiziţiile publice.

8.3. În vederea aplicării prevederilor acestui punct, nu se permit următoarele acţiuni în cadrul procedurilor de achiziţie şi executării contractului:

a) promisiunea, oferirea sau darea unei persoane cu funcţie de răspundere, personal sau prin mijlocitor, de bunuri sau servicii, sau a oricărui alt lucru de valoare, pentru a influenţa acţiunile unei alte părţi;

b) orice acţiune sau omisiune, inclusiv interpretare eronată, care, conştient sau din neglijenţă, induce în eroare sau tinde să inducă în eroare o parte pentru obţinerea unui beneficiu financiar sau de altă natură ori pentru a evita o obligaţie;

c) înţelegerea interzisă de lege, între două sau mai multe părţi, realizată în scopul coordonării comportamentului lor la procedurile de achiziţii publice;

d) deteriorarea sau prejudicierea, direct sau indirect, a oricărei părţi sau a proprietăţii acestei părţi, pentru a influenţa în mod necorespunzător acţiunile acesteia;

e) distrugerea intenţionată, falsificarea, contrafacerea sau ascunderea materialelor de evidenţă ale investigării, sau darea unor informaţii false anchetatorilor, pentru a împiedica esenţial o anchetă condusă de către organele de resort în vederea identificării unor practici descrise mai sus; precum şi ameninţarea, hărţuirea sau intimidarea oricărei părţi pentru a o împiedica să divulge informaţia cu privire la chestiuni relevante anchetei sau să exercite ancheta.

8.4. Personalul autorităţii contractante va avea obligaţii egale cu privire la excluderea practicilor de constrângere pentru obţinerea beneficiilor personale în legătură cu desfăşurarea achiziţiilor publice.

B. Criterii de calificare

9. Criterii generale

9.1. Ofertantul va avea experienţa, buna reputaţie, dotarea tehnică şi competenţa profesională necesară, capacităţi de producere, echipamente şi alte facilităţi fizice, inclusiv pentru servicii postvînzare (după caz), competenţa managerială, experienţa specifică, personalul calificat

necesar pentru îndeplinirea contractului şi alte capacităţi necesare executării calitative a contractului de achiziţii publice pe întreaga perioadă de valabilitate a acestuia.

10. Criterii de experienţă

10.1. Ofertantul va dispune de un nivel minim de experienţă în livrarea bunurilor şi/sau serviciilor pentru a se califica cerinţelor de îndeplinire a contractului:

a) experienţă specifică în livrarea bunurilor şi/sau serviciilor similare, specificat în FDA; În cazul Asociaţiei cel puţin unul dintre asociaţi va întruni această condiţie, şi

b) capacitate minimă de producere sau echipamentele specificate în FDA.

11. Criterii de capacitate financiară

11.1. Ofertantul va dispune de un nivel minim de capacitate financiară pentru a se califica cerinţelor de îndeplinire a contractului:

a) realizarea satisfăcătoare a unei livrări de bunuri similare pe parcursul unei perioade

specificate în FDA, în care valoarea unui contract individual a constituit suma stabilită în FDA;

În cazul cerinţei de mai sus, autoritatea contractantă acceptă cumularea de contracte pentru o perioadă egală cu perioada de realizare a viitorului contract. În cazul Asociaţiei cel puţin un asociat va întruni cerinţa. Ceilalţi asociaţi vor întruni cerinţa în cuantum de cel puţin 30%,

şi

b) disponibilitate de bani lichizi sau de capital circulant, sau de resurse creditare de la o bancă, conform FDA.

C. Pregătirea ofertelor

12. Documentele ce constituie oferta

12.1. Oferta va cuprinde următoarele:

a) Formularul ofertei (F3.1);

b) Garanţia pentru ofertă (F3.2) în original;

c) Formularul specificaţiei tehnice şi preţ (F4.3);

d) Formularul informativ despre ofertant (F3.3), inclusiv toate certificatele şi documentele enumerate în punctul 1.9 al formularului;

e) orice alt document cerut în FDA.

12.2. Toate documentele menţionate la literele a), b) şi c) ale punctului IPO12.1 vor fi completate fără nici o modificare sau abatere de la original, spaţiile goale fiind completate cu informaţia solicitată. Completarea defectuoasă a formularelor poate atrage respingerea ofertei ca fiind necorespunzătoare.

13. Documente pentru demonstrarea conformităţii bunurilor şi serviciilor

13.1. Pentru a stabili conformitatea bunurilor/serviciilor cu cerinţele documentelor de licitaţie, ofertantul va depune, ca parte a ofertei sale, dovezi documentare ce atestă faptul că bunurile se conformează condiţiilor de livrare, specificaţiilor tehnice şi standardelor specificate în secţiunea a 4-a – Tabelul cerinţelor.

13.2. Pentru a demonstra conformitatea cantităţilor propuse şi a termenelor de livrare, ofertantul va completa formularele „Lista bunurilor şi graficul livrării” (F4.1) şi „Lista serviciilor şi graficul îndeplinirii” (F4.2). Pentru a demonstra conformitatea tehnică a bunurilor şi serviciilor propuse, ofertantul va completa Formularul specificaţiilor tehnice şi preţ (F4.3). De asemenea, ofertantul va include literatură de specialitate, desene, extrase din cataloage şi alte date tehnice justificative.

14. Principiul unei singuri oferte. Oferte alternative

14.1. Ofertantul va depune doar o singură ofertă, individual sau în calitate de membru al Asociaţiei. Toate ofertele cu participarea unui ofertant care depune sau participă la mai multe oferte vor fi respinse (aceasta nu se referă la participarea subcontractorilor în mai multe oferte). Ofertele alternative nu vor fi acceptate, cu excepţia cazurilor în care acest lucru este permis în FDA.

15. Garanţia pentru ofertă

15.1. Ofertantul va depune, ca parte a ofertei sale, o Garanţie pentru ofertă (F3.2), după cum este specificat în FDA.

15.2. Garanţia pentru ofertă va fi în suma specificată în FDA, în lei moldoveneşti, emisă de o bancă licenţiată şi va fi:

a) în formă de garanţie bancară de la o instituţie bancară, valabilă pentru perioada de valabilitate a ofertei sau altă perioadă prelungită, după caz, în conformitate cu punctul IPO17.2.; sau

b) transfer pe contul autorităţii contractante.

15.3. Dacă o garanţie pentru ofertă este cerută în conformitate cu punctul IPO15.1, orice ofertă neînsoţită de o astfel de garanţie pregătită în modul corespunzător va fi respinsă de către autoritatea contractantă ca fiind necorespunzătoare.

15.4. Garanţia pentru ofertă a ofertanţilor necâştigători va fi restituită cât mai rapid posibil, dar nu mai târziu de 5 zile de la momentul:

a) semnării contractului de către ofertantul câştigător, în urma depunerii Garanţiei de bună execuţie conform punctului IPO42;

b) anulării procedurii de achiziţie;

c) expirării termenului de valabilitate a garanţiei de ofertă.

15.5. Garanţia pentru ofertă poate fi reţinută:

a) dacă un ofertant îşi retrage sau îşi modifică oferta în timpul perioadei de valabilitate a ofertei specificate de către ofertant în Formularul ofertei, cu excepţia cazurilor prevăzute în punctul IPO17.2; sau

b) dacă ofertantul câştigător refuză:

- să accepte corectarea greşelilor aritmetice conform punctului IPO29;

- să depună Garanţia de bună execuţie conform punctului IPO42;

- să semneze contractul conform articolului IPO43.

15.6. Garanţia pentru ofertă prezentată de Asociaţie trebuie să fie în numele Asociaţiei care depune oferta. Dacă Asociaţia nu a fost constituită juridic la momentul licitaţiei, Garanţia pentru ofertă va fi în numele tuturor membrilor intenţionaţi.

16. Preţuri

16.1. Preţurile indicate de către ofertant în Formularul ofertei (F3.1) şi în Specificaţiile tehnice şi preţ (F4.3) se vor conforma cerinţelor specificate mai jos.

16.2. Toate loturile şi poziţiile trebuie enumerate şi evaluate separat în Specificaţiile tehnice şi preţ (F4.3).

16.3. Preţul ce urmează a fi specificat în Formularul ofertei va constitui suma totală a

ofertei.

16.4. Termenii Incoterms, cum ar fi EXW, CIP, DDP şi alţi termeni similari, vor fi supuşi regulilor prevăzute în ediţia curentă a Incoterms, publicată de către Camera Internaţională de Comerţ, după cum este menţionat în FDA.

16.5. Preţurile vor fi indicate după cum este arătat în Specificaţiile tehnice şi preţ, formular inclus în secţiunea a 4-a – Specificaţii tehnice şi preţ.

16.6 Preţurile indicate de către ofertant vor fi fixate pe parcursul executării contractului de către ofertant şi nu se vor schimba din orice cauză, cu excepţia cazurilor prevăzute în FDA.

16.7 Autoritatea contractantă va efectua achitări conform metodologiei şi condiţiilor

indicate în FDA.

17. Termenul de valabilitate a ofertelor

17.1 Ofertele vor rămâne valabile pe parcursul perioadei specificate în FDA, de la data- limită de depunere a ofertei stabilită de autoritatea contractantă. O ofertă valabilă pentru un termen mai scurt va fi respinsă de către autoritatea contractantă ca fiind necorespunzătoare.

17.2. În cazuri excepţionale, înainte de expirarea perioadei de valabilitate a ofertei, autoritatea contractantă poate cere ofertanţilor să extindă perioada de valabilitate a ofertelor lor, cu maximum 60 zile de la termenul iniţial. Solicitarea şi răspunsurile vor fi făcute în scris. În cazul în care se cere o garanţie pentru ofertă în cadrul licitaţiei, conform prevederilor punctului IPO15, aceasta de asemenea va fi extinsă pentru perioada corespunzătoare. Un ofertant poate refuza solicitarea de extindere fără a pierde garanţia pentru ofertă. Ofertanţilor ce aprobă solicitarea de extindere nu li se va cere şi nu li se va permite să modifice ofertele.

18. Limba de comunicare în cadrul licitaţiei

18.1 Oferta, documentele legate de licitaţie şi toată corespondenţa dintre ofertant şi autoritatea contractantă vor fi întocmite în limba de stat. Documentele justificative şi literatura de specialitate tipărită, care fac parte din ofertă, pot fi în altă limbă, cu condiţia ca acestea să fie însoţite de o traducere exactă a fragmentelor relevante în limba de stat, caz în care, în scopul interpretării ofertei, această traducere va prevala.

19. Valuta ofertei

19.1. Preţurile pentru bunurile şi serviciile solicitate vor fi indicate în lei moldoveneşti, cu excepţia cazurilor în care FDA prevede altfel.

20. Formatul şi semnarea ofertei

20.1. Ofertantul va pregăti originalul documentelor ce cuprind oferta, după cum este descris în punctul IPO12.

20.2. Oferta va fi tipărită sau scrisă cu cerneală care nu poate fi ştearsă şi va fi semnată de către persoana autorizată să semneze în numele ofertantului. Această autorizare va fi efectuată în formă de scrisoare de delegare/împuternicire, care se ataşează la Formularul informativ despre ofertant (F3.3). Numele şi funcţia fiecărei persoane ce semnează scrisoarea de delegare/împuternicire se va tipări sub semnătura respectivă. Toate paginile ofertei, cu excepţia condiţiilor generale care rămân neschimbate, vor fi numerotate succesiv şi semnate/notate cu iniţiale de către persoana ce semnează oferta.

20.3. Orice înscrieri suplimentare, ştersături sau suprascrieri vor fi valabile doar dacă sunt semnate sau parafate de către persoana autorizată să semneze oferta.

D. Depunerea şi deschiderea ofertelor

21. Depunerea, sigilarea şi marcarea ofertelor

21.1. Ofertanţii pot să depună ofertele prin intermediul serviciilor poştale sau personal. Ofertanţii vor pune separat oferta şi dacă se permite conform punctului IPO14 ofertele alternative, în plicuri sigilate, marcându-le în mod corespunzător.

21.2. Plicul va conţine:

a) numele şi adresa ofertantului;

b) adresa autorităţii contractante în conformitate cu punctul IPO22.1;

c) numărul licitaţiei, conform punctului IPO1.1, şi orice semne adiţionale de identificare, dacă este specificat în FDA;

d) o avertizare să nu fie deschise înainte de ora şi data deschiderii ofertelor, în conformitate cu punctul IPO25.1.

21.3. Dacă plicurile nu sunt sigilate şi marcate conform cerinţelor de mai sus, autoritatea contractantă nu îşi va asuma responsabilitatea pentru plasarea lor incorectă sau deschiderea înainte de termen a ofertei.

22. Termenul limita de depunere a ofertelor

22.1. Ofertele se vor primi de către autoritatea contractantă nu mai târziu de data şi ora specificate în FDA. Autoritatea contractantă poate, la discreţia sa, să extindă termenul-limită de depunere a ofertelor prin modificarea documentelor de licitaţie în conformitate cu punctul IPO7, caz în care toate drepturile şi obligaţiile autorităţii contractante şi ale ofertanţilor vor fi supuse ulterior termenului-limită prelungit.

23. Oferte întârziate

23.1. Autoritatea contractantă nu va lua în considerare nici o ofertă depusă după expirarea termenul-limită de depunere a ofertelor, în conformitate cu punctul IPO18. Orice ofertă primită de către autoritatea contractantă după termenul-limită de depunere a ofertelor va fi înregistrată în modul corespunzător şi restituită ofertantului fără a fi deschisă, cu consemnarea în procesul-verbal de deschidere.

24. Modificarea, substituirea şi retragerea ofertelor

24.1. Un ofertant poate retrage, substitui sau modifica oferta sa după ce a fost depusă doar până la data-limită de depunere a ofertelor prin trimiterea unei notificări în scris, în conformitate cu punctul IPO21, semnată în modul corespunzător de către un reprezentant autorizat şi incluzând o copie a scrisorii de delegare/împuternicire, în conformitate cu punctul IPO20.2. Substituirea sau modificarea corespunzătoare a ofertei trebuie să fie însoţită de o notificare în scris. În cazul retragerii ofertei, aceasta se va face printr-o scrisoare autorizată din partea ofertantului.

24.2. Ofertele care se solicită a fi retrase în conformitate cu punctul IPO24.1 vor fi înapoiate la momentul solicitării ofertantului, fără a fi deschise.

24.3. Nici o ofertă nu poate fi retrasă, substituită sau modificată în perioada dintre termenul de deschidere a ofertelor şi expirarea perioadei de valabilitate a ofertei sub sancţiunea reţinerii garanţiei pentru ofertă.

25. Deschiderea ofertelor

25.1. Autoritatea contractantă va deschide ofertele în public la adresa, data şi ora specificate în FDA.

25.2. Toate celelalte plicuri vor fi deschise unul câte unul, citind:

a) numele ofertantului şi dacă există vreo modificare a ofertei;

b) preţurile ofertei, pe lot şi total, şi ofertele alternative;

c) prezenţa Garanţiei de ofertă, dacă se aplică;

d) documentele prezentate de ofertant.

Nu va fi respinsă nici o ofertă în cadrul procedurii de deschidere, cu excepţia ofertelor întârziate, în conformitate cu punctul IPO23.1.

25.3. Autoritatea contractantă va întocmi un proces-verbal de deschidere a ofertelor şi, la solicitarea reprezentanţilor operatorilor economici prezenţi la şedinţa de deschidere, îl va înainta acestora spre contrasemnare. O copie a procesului-verbal va fi distribuită, la solicitare, ofertanţilor care au depus ofertele la timp.

25.4. Formularul ofertei F (3.1) şi Formularul F (4.3), care reprezintă valoarea financiară a propunerii, vor fi contrasemnate de către toţi membrii grupului de lucru.

E. Evaluarea şi compararea ofertelor

26. Confidenţialitate

26.1. Informaţiile ce ţin de examinarea, evaluarea, compararea şi postcalificarea ofertelor nu vor fi dezvăluite ofertanţilor sau altor persoane ce nu sunt oficial implicate în acest proces, până la momentul înregistrării contractului în modul stabilit.

26.2. Orice acţiuni ale unui ofertant de a influenţa autoritatea contractantă în examinarea, evaluarea, compararea şi postcalificarea ofertelor sau în luarea deciziilor de adjudecare a contractului pot avea drept consecinţă respingerea ofertei acestuia.

27. Clarificarea ofertelor

27.1. Autoritatea contractantă poate, la discreţia sa, să ceară oricăruia dintre ofertanţi o clarificare a ofertei acestora, pentru a facilita examinarea, evaluarea, compararea şi postcalificarea ofertelor. Nu vor fi solicitate, oferite sau permise schimbări în preţurile sau în conţinutul ofertei, cu excepţia corectării erorilor aritmetice descoperite de către autoritatea contractantă în timpul evaluării ofertelor, în conformitate cu punctul IPO29.

27.2. În cazul în care ofertantul nu oferă autorităţii contractante clarificările solicitate în timpul stabilit în cererea de clarificare (cu condiţia că recepţionarea acestei cereri a fost confirmată de către ofertant), oferta respectivă poate fi respinsă.

28. Determinarea conformităţii ofertelor

28.1. Aprecierea corespunderii unei oferte de către autoritatea contractantă urmează a fi bazată pe conţinutul ofertei.

28.2. Se consideră conformă cerinţelor oferta care corespunde tuturor termenilor, condiţiilor şi specificaţiilor din documentele de licitaţie, neavând abateri esenţiale sau având doar abateri neînsemnate, erori sau omiteri ce pot fi înlăturate fără a afecta esenţa ofertei. O abatere se va considera ca fiind neînsemnată dacă:

a) nu afectează în orice mod substanţial sfera de acţiune, calitatea sau performanţa bunurilor şi/sau a serviciilor specificate în contract;

b) nu limitează în orice mod substanţial drepturile autorităţii contractante sau obligaţiile ofertantului conform contractului;

c) nu ar afecta într-un mod inechitabil poziţia competitivă a altor ofertanţi ce prezintă oferte conforme cerinţelor.

28.3. Dacă o ofertă nu este conformă cerinţelor din documentele de licitaţie, ea va fi respinsă de către autoritatea contractantă şi nu poate fi făcută corespunzătoare ulterior de către ofertant prin corectarea abaterilor, erorilor sau omiterilor esenţiale.

29. Neconformităţi, erori şi omiteri

29.1. Autoritatea contractantă are dreptul să considere oferta conformă cerinţelor dacă aceasta conţine abateri neînsemnate de la prevederile documentelor de licitaţie, erori sau omiteri ce pot fi înlăturate fără a afecta esenţa ei. Orice deviere de acest fel se va exprima cantitativ, în măsura în care este posibil, şi se va lua în considerare la evaluarea şi compararea ofertelor.

29.2. Dacă ofertantul care a depus oferta cea mai avantajoasă nu acceptă corectarea erorilor aritmetice, oferta acestuia este respinsă.

30. Examinarea prealabila a ofertelor

30.1. Autoritatea contractantă va examina ofertele pentru a confirma faptul că toate documentele şi documentaţia tehnică cerută în punctul IPO12 au fost prezentate şi pentru a determina caracterul complet al fiecărui document depus.

30.2. Autoritatea contractantă va confirma faptul că următoarele documente şi informaţii au fost prezentate în cadrul licitaţiei:

a) Formularul ofertei (F3.1);

b) Lista bunurilor şi graficul livrării (F4.1) sau Lista serviciilor şi graficul îndeplinirii (F4.2);

c) Garanţia pentru ofertă, în conformitate cu punctul IPO15;

d) Specificaţia tehnică şi preţ (F4.3) din secţiunea a 4-a – Tabelul cerinţelor.

e) Formularul informativ despre ofertant (F 3.3), şi toate documentele enumerate la pct. 1.9 din acesta.

f) Declaraţia privind conduita etică şi neimplicarea în practici frauduloase şi de corupere

(F.3.4)

Dacă oricare dintre aceste documente sau informaţii lipsesc, oferta va fi respinsă.

31. Evaluarea tehnică

31.1. Ofertele care nu au fost respinse în cadrul examinării prealabile, conform punctului

IPO30, vor fi admise spre evaluarea tehnică.

31.2. Autoritatea contractantă va examina ofertele pentru a confirma faptul că toţi termenii şi condiţiile specificate în contract au fost acceptate de către ofertant fără devieri majore sau rezerve.

31.3. Autoritatea contractantă va evalua aspectele tehnice ale ofertei depuse pentru a verifica îndeplinirea tuturor cerinţelor specificate în secţiunea a 4-a – Tabelul cerinţelor a documentelor de licitaţie, fără abateri, erori sau omiteri esenţiale.

31.4. Dacă, în urma examinării termenilor, condiţiilor şi evaluării tehnice, autoritatea contractantă stabileşte că oferta nu este conformă cerinţelor potrivit condiţiilor din punctul IPO28, oferta va fi respinsă.

32. Evaluarea financiară

32.1. Ofertele care nu au fost respinse în cadrul examinării tehnice, conform punctului IPO31, vor fi admise pentru evaluarea financiară.

32.2. În scopul evaluării financiare şi comparării ofertelor, toate preţurile ofertelor exprimate în valute diferite (în cazul în care acest lucru este permis conform punctului IPO19.1) vor fi convertite de către autoritatea contractantă într-o singură valută specificată în FDA, utilizând ratele de schimb de vânzare stabilite, şi la data specificată în FDA.

32.3 Autoritatea contractantă va lua în considerare următoarele:

a) evaluarea va fi efectuată pe loturi sau pe poziţii;

b) preţul ofertei stabilit conform punctului IPO16, inclusiv taxele locale aplicabile în Republica Moldova (tarife, accize etc.), cu excepţia TVA, care ar fi aplicate în cazul adjudecării contractului;

c) ajustările valorii ofertei ca urmare a erorilor aritmetice, conform punctului IPO29;

d) factorii de evaluare aplicabili, conform prevederilor din punctul IPO32.4;

32.4. În cadrul evaluării financiare, autoritatea contractantă va lua în considerare, pe lângă cel mai mic preţ oferit, unul sau mai multe criterii legate de caracteristicile, performanţa, termenii şi condiţiile achiziţionării bunurilor şi/sau serviciilor, dacă acest lucru este specificat în FDA.

32.5. În cazul neaplicării unuia sau a mai multe criterii conform punctului IPO32.4, se va folosi criteriul cel mai mic preţ pe întreaga listă.

33. Compararea ofertelor

33.1. Autoritatea contractantă va compara toate ofertele conforme cerinţelor pentru a determina oferta cea mai avantajoasă economic, în conformitate cu punctul IPO32.

34. Postcalificarea ofertantului

34.1. Autoritatea contractantă va determina dacă ofertantul, care este selectat ca depunând cea mai avantajoasă economic şi corespunzătoare ofertă, este calificat să execute Contractul.

34.2. Aprecierea calificării va fi bazată pe o examinare minuţioasă a documentelor de calificare ale ofertantului, incluse în ofertă conform prevederilor punctului IPO12, clarificărilor posibile conform punctului IPO27, precum şi în baza criteriilor stabilite în punctele IPO9, IPO10 şi IPO11. Criteriile care nu au fost incluse în aceste puncte nu vor fi folosite în aprecierea calificării ofertantului.

34.3. O apreciere afirmativă va constitui drept premisă pentru adjudecarea contractului ofertantului respectiv. O apreciere negativă va rezulta în descalificarea ofertei, caz în care autoritatea contractantă poate trece la următoarea ofertă cea mai avantajoasă economic, pentru a face o apreciere similară a capacităţilor acelui ofertant în executarea contractului.

35. Excluderea negocierilor

35.1. Nu se vor accepta nici un fel de negocieri cu ofertantul câştigător sau cu alţi ofertanţi. Ofertantului nu i se va cere, drept condiţie pentru adjudecarea contractului, să-şi asume responsabilităţi care nu au fost prevăzute în documentele de licitaţie, precum şi să majoreze preţul oferit sau să modifice oferta.

36. Descalificarea ofertantului

36.1. Autoritatea contractantă va descalifica ofertantul care depune documente ce conţin informaţii false, cu scopul calificării, sau derutează ori face reprezentări neadevărate pentru a demonstra corespunderea sa cerinţelor de calificare. În cazul în care acest lucru este dovedit, autoritatea contractantă poate declara ofertantul respectiv ca fiind neeligibil pentru participarea ulterioară în contractele de achiziţii publice, prin includerea lui în Lista de interdicţie a operatorilor economici pe un termen de 3 ani.

36.2. Lista de interdicţie a operatorilor economici reprezintă un înscris oficial şi este întocmită de către Agenţia Achiziţii Publice cu scopul de a limita participarea operatorilor economici la procedurile de achiziţie publică. Aceasta este întocmită, actualizată şi ţinută de Agenţie conform prevederilor articolului 18 din Legea nr. 96-XVI din 13 aprilie 2007 privind achiziţii publice.

36.3. Ofertantul poate fi descalificat în cazul în care este insolvabil, în privinţa lui a fost iniţiată procedura de sechestrare a patrimoniului, este în faliment sau în proces de lichidare sau dacă activităţile ofertantului sunt suspendate ori există un proces de judecată privind oricare dintre cele menţionate.

36.4. Ofertantul este descalificat în cazul aplicării sancţiunilor administrative sau penale, pe parcursul ultimilor 3 ani, faţă de persoanele de conducere ale operatorului economic în legătură cu activitatea lor profesională sau cu prezentarea de date eronate în scopul încheierii contractului de achiziţii publice. Ofertanţii vor prezenta informaţia corespunzătoare în punctul 3.3 al Formularului informativ despre ofertant din secţiunea a 3-a (F 3.3).

36.5. Ofertantul este descalificat pentru neachitarea impozitelor şi altor plăţi obligatorii în conformitate cu legislaţia ţării în care el este rezident. Autoritatea contractantă va solicita ofertanţilor să demonstreze împuternicirea de a încheia contractele de achiziţii publice şi componenţa fondatorilor şi a persoanelor afiliate.

36.6. Autoritatea contractantă descalifică ofertantul dacă constată că acesta este inclus în Lista de interdicţie a operatorilor economici.

36.7Autoritatea contractantă nu acceptă oferta în cazul în care ofertantul nu corespunde cerinţelor de calificare.

37. Dreptul autorităţi contractante de a accepta sau de a respinge unele sau toate ofertele

37.1. Autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul de a anula procedura de licitaţie şi de a respinge toate ofertele în orice moment înainte de adjudecarea contractului, în cazul în care sesizează lipsa unei concurenţe efective, se află în imposibilitatea acoperirii financiare sau în cazurile necorespunderii ofertelor cerinţelor stabilite în prezenta documentaţie, fără a-şi crea astfel anumite obligaţii faţă de ofertanţi. Autoritatea contractantă are obligaţia de a comunica în scris tuturor participanţilor la procedura de achiziţie publică, în cel mult 3 zile de la data anulării, atât încetarea obligaţiilor pe care aceştia şi le-au creat prin depunerea de oferte, cât şi motivul anulării.

F. Adjudecarea contractului

38. Criteriul de adjudecare

38.1. Autoritatea contractantă va adjudeca contractul, conform criteriului stabilit în FDA, acelui ofertant a cărui ofertă a fost apreciată potrivit criteriilor stabilite în punctul IPO32.4 şi altor condiţii ca având cel mai mic preţ sau fiind cea mai avantajoasă economic şi care este conformă cerinţelor din documentele de licitaţie, cu condiţia ca şi ofertantul să fie calificat pentru executarea contractului.

39. Dreptul autorităţii contractante de a modifica cantităţile în timpul adjudecării

39.1. La momentul adjudecării contractului, autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul de a micşora cantitatea de bunuri şi/sau servicii, specificate iniţial în secţiunea a 4-a – Tabelul cerinţelor, pentru a se putea încadra în mijloacele financiare alocate, însă fără a efectua vreo schimbare în preţul unitar sau în alţi termeni şi condiţii ale ofertei şi ale documentelor de licitaţie.

40. Înştiinţarea de adjudecare

40.1. Înainte de expirarea perioadei de valabilitate a ofertei, autoritatea contractantă va anunţa în scris ofertantul câştigător despre faptul acceptării ofertei şi atribuirii contractului de achiziţii publice.

40.2. Odată cu prezentarea de către ofertantul câştigător a Formularului de contract (F5.1) semnat şi a Garanţiei de bună execuţie (F5.2) conform punctului IPO42, autoritatea contractantă va anunţa în timp de trei zile fiecare ofertant necâştigător privind motivele neacceptării ofertei acestora şi le va elibera Garanţia de ofertă, în conformitate cu punctul IPO15.4.

41. Garanţia de bună execuţie

41.1. La momentul încheierii contractului, dar nu mai târziu de data expirării Garanţiei pentru ofertă (dacă s-a cerut), ofertantul câştigător va prezenta Garanţia de bună execuţie în mărimea prevăzută de FDA, folosind în acest scop formularul Garanţiei de bună execuţie (F5.2), inclus în a secţiunea a 5-a – Formulare de contract, sau alt formular acceptabil pentru autoritatea contractantă, dar care corespunde condiţiilor formularului (F5.2).

41.2. Refuzul ofertantului câştigător de a depune Garanţia de bună execuţie sau de a semna contractul va constitui motiv suficient pentru anularea adjudecării şi reţinerea Garanţiei pentru ofertă. În acest caz, autoritatea contractantă poate adjudeca contractul următorului ofertant cu oferta cea mai avantajoasă economic, a cărui ofertă este conformă cerinţelor şi care este apreciat de către autoritatea contractantă a fi calificat în executarea Contractului. În acest caz, autoritatea

contractantă va cere tuturor ofertanţilor rămaşi extinderea termenului de valabilitate a Garanţiei pentru ofertă. Totodată, autoritatea contractantă este în drept să respingă toate celelalte oferte.

42. Semnarea contractului

42.1. O dată cu expedierea înştiinţării de adjudecare, autoritatea contractantă va trimite ofertantului câştigător Formularul contractului (F5.1) completat şi toate celelalte documente componente ale contratului.

42.2. Ofertantul câştigător va semna contractul în modul corespunzător şi îl va restitui autorităţii contractante în termenul specificat în FDA.

42.3. Încheierea contractului poate fi suspendată în cazurile prevăzute la punctul IPO45.

42.4. În termen de până la 5 zile după recepţionarea contractului semnat şi a Garanţiei de bună execuţie (F5.2), autoritatea contractantă va elibera şi va transmite Garanţia pentru ofertă ofertantului câştigător.

43. Înştiinţarea celorlalţi ofertanţi

43.1. Ceilalţi ofertanţi participanţi la licitaţie vor fi informaţi de autoritatea contractantă despre încheierea contractului de achiziţie doar în urma depunerii de către ofertantul câştigător a Garanţiei de bună execuţie conform punctului IPO42 şi semnării contractului conform punctului IPO43, în decurs de 3 zile calendaristice de la data deciziei grupului de lucru, indicându-se denumirea şi datele de contact ale operatorului economic cu care s-a încheiat contractul, precum şi preţul contractului.

43.2. În urma primirii înştiinţării de adjudecare, ofertanţii necâştigători pot cere în scris autorităţii contractante o prezentare succintă ce ar conţine explicaţii cu privire la motivele pentru care ofertele lor nu au fost selectate. Autoritatea contractantă va răspunde prompt în scris oricărui ofertant necâştigător care solicită o explicaţie.

44. Dreptul de contestare

44.1. Orice operator economic care consideră că, în cadrul procedurilor de achiziţie, autoritatea contractantă, prin decizia emisă sau prin procedura de achiziţie aplicată cu încălcarea legii, a lezat un drept al său recunoscut de lege, în urma cărui fapt el a suportat sau poate suporta prejudicii, are dreptul să conteste decizia sau procedura aplicată de autoritatea contractantă, în modul stabilit de Legea nr. 96-XVI din 13 aprilie 2007 privind achiziţiile publice.

44.2 Contestaţiile se vor depune direct la Agenţia Achiziţii Publice. Toate contestaţiile vor fi depuse, examinate şi soluţionate în modul stabilit în articolele 71-74 din Legea nr. 96-XVI din 13 aprilie 2007 privind achiziţiile publice.

44.3. Operatorul economic, în termen de până la 10 zile calendaristice de la data la care a aflat despre circumstanţele ce au servit drept temei pentru contestaţie, are dreptul să depună la Agenţia Achiziţii Publice o contestaţie argumentată a acţiunilor, a deciziei ori a procedurii aplicate de autoritatea contractantă.

44.4. Contestaţiile privind invitaţiile de participare la licitaţie şi documentaţia de licitaţie vor fi depuse până la deschiderea de către autoritatea contractantă a pachetelor cu oferte.

Secţiunea a 2-a. Fişa de date a achiziţiei (FDA)

Următoarele date specifice referitoare la bunurile şi la serviciile solicitate vor completa, suplimenta sau ajusta prevederile instrucţiunilor pentru ofertanţi (IPO) din Partea I a documentelor de licitaţie. În cazul unei discrepanţe sau al unui conflict, prevederile de mai jos vor prevala asupra prevederilor din IPO.

Instrucţiunile pentru completarea Fişei de date a achiziţiei sunt oferite cu litere cursive, alături de articolele corespunzătoare din IPO

A. Dispoziţii generale

IPO 1.1

Autoritatea contractantă: Ministerul Justiţiei al Republicii Moldova

IPO 1.1

Obiectul şi numărul licitaţiei: Achiziţionarea serviciilor de scanare a documentelor şi amplasarea lor într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate.

IPO 2.1

Sursa alocaţiilor bugetare/banilor publici: Bugetul de Stat

IPO 2.1

Plăţi/mijloace financiare din partea partenerului de dezvoltare: nu se aplică

IPO 4.5

Pentru consultarea Listei de interdicţie a operatorilor economici se va referi la adresa: xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxx_xxxx/

IPO 7.1

Pentru clarificarea documentelor de licitaţie, adresa autorităţii contractante este: Adresa:str. 31 august 1989, nr.82, mun. Chişinău, Republica Moldova, bir.308 Tel: 000-00-00-00; Fax: 000-00-00-00

E-mail: xxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx Xxxxxxxx de contact: Xxxxxxxxxx Xxx

X. Criterii de calificare

IPO 10.1(a)

Ofertantul va avea experienţă de minim două contracte de livrări de lucrări similare.

IPO 10.1(b)

Capacitatea minimă de producere sau echipamentele necesare: nu se cere

IPO 11.1(a)

Cifra de afaceri în servicii similare pentru ultimii 3 ani a companiei ofertante trebuie să fie nu mai mică de 1 000.000 MDL.

IPO 11.1(b)

Disponibilitate de bani lichizi sau capital circulant, sau de resurse creditare în sumă de minim: Nu se cere

C. Pregătirea ofertelor

IPO 12.1(e)

Ofertantul va include în ofertă următoarele documente adiţionale: nu este necesar

IPO 14.1

Oferte alternative nu vor fi acceptate.

IPO 15.1

a) Oferta va fi însoţită de o Garanţie pentru ofertă (emisă de o bancă comercială) conform formularului F3.2 din secţiunea a 3-a – Formulare pentru depunerea ofertei; sau

b) Garanţia pentru ofertă prin transfer la contul autorităţii contractante, conform următoarelor date bancare

Ministerul Justiţiei al RM, mun. Chişinău

Banca Ministerul Finanţelor - Trezoreria de stat c/f : 1006601000118

c/b: 3359502

c/t: 461300000013101 Banca: TREZMD2X

Pentru garanţia pentru ofertă la licitaţia publică nr.    din       ”

fiscale.

IPO 15.2

Garanţia pentru ofertă va fi în valoare de: 1,5 % din valoarea ofertei prezentate

IPO 16.4

Ediţia aplicabilă a Incoterms şi termenii comerciali acceptaţi vor fi: „Incoterms 2000 DDP”.

IPO 16.6

Preţurile indicate de către ofertant vor fi fixe pe perioada contractului.

IPO 16.7

Metoda şi condiţiile de plată vor fi : prin transfer timp de 20 zile din momentul primirii facturii

IPO 17.1

Perioada valabilităţii ofertei va fi de 40 zile.

IPO 19.1

Se acceptă depunerea ofertelor în valută străină pentru nerezidenţi.

IPO 20.1

În plus la originalul ofertei, numărul copiilor ofertei va fi: 1 copie pe suport de hîrtie şi 1 copie indexabilă pe suport electronic.

D. Depunerea şi deschiderea ofertelor

IPO 21.2(c)

Plicurile vor conţine următoarea informaţie suplimentară: L.P. nr.13/00667 din 02.10.2013 pentru achiziţionarea serviciilor de scanare a documentelor şi amplasarea lor într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate.

IPO 22.1

Pentru depunerea ofertelor, adresa autorităţii contractante este:

Adresa: str. 31 august 1989, nr.82, mun. Chişinău, Republica Moldova, bir.308

Tel: 000-00-00-00; Fax: 000-00-00-00

Data-limită pentru depunerea ofertelor este:

Data: 02.10.2013

Ora: 10.00

IPO 25.1

Deschiderea ofertelor va avea loc la următoare adresă:

Adresa: str. 31 august 1989, nr.82, mun. Chişinău, Republica Moldova, bir.104

Data 02.10.2013

Ora: 10.00

E. Evaluarea şi compararea ofertelor

IPO 32.2

Preţurile ofertelor depuse în diferite valute vor fi convertite în: lei MDL

Sursa ratei de schimb în scopul convertirii: BNM

Data pentru rata de schimb aplicabilă va fi: ziua deschiderii licitaţiei.

IPO 32.3

Evaluarea va fi efectuată pe: întreaga listă

IPO 32.4

Factorii economici aplicabili pentru evaluare vor fi următorii: nu se aplică.

F. Adjudecarea contractului

IPO 38.1

Criteriul aplicat pentru adjudecarea contractului va fi: cel mai mic preţ fără T.V.A. pe întreaga listă, corespunderea criteriilor tehnice stabilite şi prezentarea întregului set de documente obligatorii

IPO 41.1

Suma Garanţiei de bună execuţie se stabileşte în mărime de 5 % din preţul contractului adjudecat.

IPO 42.2

Numărul maxim de zile pentru semnarea şi prezentarea contractului către autoritatea contractantă: 20 zile.

Secţiunea a 3-a. Formulare pentru depunerea ofertei

Următoarele tabele şi formulare vor fi completate de către ofertant şi incluse în ofertă.

Formular	Denumirea
F3.1	Formularul ofertei
F3.1.1	Tabel pentru aprecierea funcţională a Sistemului informaţional de management al documentelor scanate.
F3.2	Garanţia pentru ofertă – formularul garanţiei bancare
F3.3	Formularul informativ despre ofertant
F3.4	Declaraţia privind conduita etică şi neimplicarea în practici frauduloase şi de corupere (F3.4)

FORMULARUL OFERTEI (F3.1)

[Ofertantul va completa acest formular în conformitate cu instrucţiunile de mai jos. Nu se vor permite modificări în formatul formularului, precum şi nu se vor accepta înlocuiri în textul acestuia.]

Data: [introduceţi data depunerii ofertei]

Licitaţia nr.: [introduceţi numărul/codul licitaţiei]

Invitaţie la licitaţia nr.: [introduceţi numărul/codul anunţului]

Alternativa nr.: [introduceţi numărul/codul în cazul unei oferte alternative]

Către: [introduceţi numele deplin al autorităţii contractante]

[introduceţi denumirea ofertantului] declară că:

a) Au fost examinate şi nu există rezervări faţă de documentele de licitaţie, inclusiv modificările nr.           [introduceţi numărul şi data fiecărei modificări, dacă au avut loc].

b) [denumirea ofertantului] se angajează să furnizeze/presteze, în conformitate cu documentele de licitaţie şi condiţiile stipulate în specificaţiile tehnice şi preţ, următoarele bunuri şi/sau servicii

[introduceţi o descriere succintă a bunurilor şi/sau a serviciilor].

c) Preţul total al ofertei constituie:

[introduceţi preţul pe loturi (unde e cazul) şi totalul ofertei în cuvinte şi cifre, indicând

toate sumele şi valutele respective].

d) Prezenta ofertă va rămâne valabilă pentru perioada de timp specificată în instrucţiunile pentru ofertanţi, punctul IPO17.1, începând cu data-limită pentru depunerea ofertei, în conformitate cu punctul IPO22.1, va rămâne obligatorie şi va putea fi acceptată în orice moment până la expirarea acestei perioade;

e) În cazul acceptării prezentei oferte, [denumirea ofertantului] se angajează să obţină o Garanţie de bună execuţie în conformitate cu punctul IPO41, pentru executarea corespunzătoare a contractului de achiziţie publică.

f) Nu suntem în nici un conflict de interese, în conformitate cu punctul IPO4.4.

g) Compania semnatară, afiliaţii sau sucursalele sale, inclusiv fiecare partener sau subcontractor ce fac parte din contract, nu au fost declarate neeligibile în baza prevederilor legislaţiei în vigoare sau a regulamentelor cu incidenţă în domeniul achiziţiilor publice, în conformitate cu punctul IPO4.5.

Semnat:     [semnătura persoanei autorizate pentru semnarea ofertei] [sigiliul firmei se va aplica alături de semnătură]

Nume:         [numele complet al persoanei ce semnează formularul ofertei]

În calitate de:          [funcţia oficială a persoanei ce semnează formularul

ofertei]

Ofertantul:            [denumirea completă oficială a ofertantului] Adresa:             [adresa completă oficială a ofertantului] Data:               [introduceţi data semnării formularului]

GARANŢIA PENTRU OFERTA (GARANŢIA BANCARĂ, F3.2)

[Banca emitentă va completa acest formular de garanţie bancară în conformitate cu instrucţiunile indicate mai jos. Garanţia bancară se va imprima pe foaie cu antetul băncii, pe hârtie specială protejată.]

[Numele băncii şi adresa oficiului sau a filialei emitente]

Beneficiar:           [numele şi adresa autorităţii contractante]

Data:           _

GARANŢIE DE OFERTĂ Nr.        

[denumirea băncii] a fost informată că [numele ofertantului] (numit în continuare

„Ofertant”) urmează să înainteze oferta către Dvs. la data de         (numită în continuare

„ofertă”) pentru livrarea/prestarea   [obiectul achiziţiei] conform invitaţiei la licitaţia nr. din        . 201_ [numărul şi data licitaţiei].

La cererea Ofertantului, noi, [denumirea băncii], prin prezenta, ne angajăm în mod irevocabil să vă plătim orice sumă sau sume ce nu depăşesc în total suma de [suma în cifre] ( [suma în cuvinte] ), la primirea de către noi a primei solicitări din partea Dvs. în scris, însoţite de o declaraţie în care se specifică faptul că Ofertantul încalcă una sau mai multe dintre obligaţiile sale referitor la condiţiile ofertei, şi anume:

a) şi-a retras oferta în timpul perioadei valabilităţii ofertei sau a modificat oferta după expirarea termenului-limită de depunere a ofertelor; sau

b) fiind anunţat de către autoritatea contractantă, în perioada de valabilitate a ofertei, despre adjudecarea contractului: (i) eşuează sau refuză să semneze formularul contractului; (ii) nu acceptă rectificarea erorilor aritmetice, efectuată de către grupul de lucru, erori depistate în ofertă în timpul examinării ei; sau (iii) eşuează sau refuză să prezinte garanţia de bună execuţie, dacă se cere conform condiţiilor licitaţiei, ori nu a executat vreo condiţie specificată în documentele de licitaţie, înainte de semnarea contractului de achiziţie.

Această garanţie va expira în cazul apariţiei uneia dintre următoarele situaţii:

a) Ofertantul devine ofertant câştigător, la primirea de către noi a copiei înştiinţării privind adjudecarea contractului şi în urma emiterii Garanţiei de bună execuţie eliberată către Dvs. la solicitarea Ofertantului, sau

b) Ofertantul nu devine ofertant câştigător, fie în urma primirii de către noi a copiei înştiinţării Dvs. despre numele altui ofertant câştigător; fie la terminarea perioadei de treizeci de zile după expirarea valabilităţii ofertei depuse de către Ofertant în cadrul licitaţiei.

Prin urmare, orice cerere sau plată în conformitate cu această garanţie trebuie recepţionată de către noi la oficiu până la data respectivă inclusiv.

Prezenta garanţie este valabilă până la data de                .

[semnătura autorizată a băncii]

FORMULAR INFORMATIV DESPRE OFERTANT (F3.3)

[Ofertantul va completa acest formular în conformitate cu instrucţiunile de mai jos. Nu se vor permite modificări în formatul formularului, precum şi nu se vor accepta înlocuiri în textul acestuia.]

Data:           _

Numărul licitaţiei:   Pagina   din

A. Ofertanţi individuali

1. Informaţii generale
1.1.	Numele juridic al ofertantului
1.2.	Adresa juridică a ofertantului în ţara înregistrării
1.3.	Statutul juridic al ofertantului
	Proprietate
	Formă de organizare juridică
	Altele
1.4.	Anul înregistrării ofertantului
1.5.	Statutul de afaceri al ofertantului
	Producător
	Agent local/Distribuitor al producătorului străin
	Intermediar
	Companie de antrepozit
	Altele
1.6.	Informaţia despre reprezentantul autorizat al ofertantului
	Numele

	Locul de muncă şi funcţia
	Adresa
	Telefon / Fax
	E-mail
1.7.	Numărul de înregistrare pentru TVA
1.8.	Numărul de identitate al ofertantului pentru impozitul pe venit (pentru ofertanţii străini)
1.9.	Ofertantul va anexa copiile următoarelor documente:	Documente obligatorii: 1. Date despre Participant – original – potrivit formularului F3.3, confirmate prin semnătura şi ştampila Participantului; 2. Garanţia pentru ofertă – original - prezentată în modalitatea prevăzută în formularul F3.2, confirmata prin semnătura şi ştampila Participantului; 3. Formularul ofertei – original – potrivit formularului F3.1, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului; 4. Declaraţia privind conduita etică şi neimplicarea în practici frauduloase şi de corupere - original – potrivit formularului F3.4, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului; 5. Lista serviciilor şi graficul livrarii - original – potrivit formularului F4.1, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului; 6. Specificaţia tehnica şi preţ - original – potrivit formularului F4.3, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului; 7. Certificat de înregistrare a întreprinderii – copie – emis de Camera Înregistrării de Stat (Ministerul Dezvoltării Informaţionale), confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului; 8. Certificat de atribuire a contului bancar – copie – eliberat de banca deţinătoare de cont, confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului; 9. Certificat de efectuare sistematică a plăţii impozitelor, contribuţiilor – copie – eliberat de Inspectoratul Fiscal (valabilitatea certificatului - conform cerinţelor Inspectoratului Fiscal al Republicii Moldova), confirmată prin aplicarea semnăturii şi ştampilei Participantului; 10. Ultimul rapoart financiar – copie – confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului; 11. Licenţa de activitate – copie – confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului. 12. Certificat de unitate service autorizata de la producător sau alt certificat care confirmă acoperirea cu service pentru echipamentele propuse– copie - confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului; 13. Certificat ISO 20000 de conformitate a sistemului de management al serviciilor tehnologia

		informatiei – copie - confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului; 14. Lista/Diplomele a specialistilor care vor presta servicii de instalare, configurare echipament pentru scanare - original sau copie confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului; Documente facultative, prezentate obligatoriu numai la solicitarea lor ulterioară: Certificat care confirmă neaplicarea sancţiunilor penale (cazier juridic) faţă de funcţionarii Participantului – eliberat de Ministerul Afacerilor Interne, care reflectă informaţia despre neaplicarea sancţiunilor penale pe parcursul ultimilor 3 ani; Certificat care confirmă neaplicarea sancţiunilor administrative şi disciplinare faţă de funcţionarii Participantului – original – eliberat de Participant, care reflectă informaţia despre neaplicarea sancţiunilor administrative şi disciplinare pe parcursul ultimilor 3 ani; Certificat care confirmă modalitatea şi criteriile de calculare a preţului – original – eliberat de Participant; Copia standardelor de referinţă pentru mărfurile şi serviciile propuse, confirmată prin semnătura şi ştampila Participantului; Recomandaţii – original; Altele [se va completa de către autoritatea contractantă, după necesitate]
2. Informaţii de calificare
2.1.	Numărul de ani de experienţă a ofertantului în domeniile livrării echipamentelor şi/sau serviciilor de scanare	min. 2 ani
2.1.	Numărul de contracte similare în ceea ce priveşte implementări de sisteme informatice specializate de management a documentelor scanate si scanari efective.	Min. 2
2.2.	Valoarea monetară a livrărilor de servicii similare pe parcursul perioadei prevăzute în IPO 11.1 (a)	min. 1 000 000 lei MDL
2.3	Disponibilitate de resurse financiare (bani lichizi sau capital circulant, sau de resurse creditare, extras din cont bancar etc.). Enumeraţi şi anexaţi copiile documentelor justificative	Nu se aplică
2.4	Detalii privind capacitatea de producere / echipamente disponibile	Din stoc

3. Informaţii financiare
3.1.	Rapoarte financiare sau extrase din bilanţul financiar, sau declaraţii de profit / pierderi, sau rapoartele auditorilor pentru ultimii 3 ani de activitate. Enumeraţi mai jos şi anexaţi copii.
3.2.	Denumirea, adresa, numerele de telefon, telex şi fax ale băncilor care pot oferi caracteristici despre ofertant în cazul contactării de către autoritatea contractantă
3.3.	Informaţie privind litigiile în care ofertantul este sau a fost implicat:
	a) Orice proces pe parcursul ultimilor 3 ani:
	Cauza litigiului	Rezultatul sau sentinţa şi suma implicată
	b) Procese curente, pe parcursul anului fiscal curent:
	Cauza litigiului	Situaţia curentă a procesului
	Notă: Alte cerinţe şi detalii pot fi adăugate de către autoritatea contractantă, după caz

B. Partenerii individuali ai Asociaţiei

4.1.	Fiecare partener al Asociaţiei va depune toată informaţia solicitată în formularul de mai sus, în compartimentele 1-3.
4.2.	Anexaţi procura/împuternicirea pentru fiecare semnatar autorizat al ofertei în numele Asociaţiei.
4.3.	Anexaţi acordul semnat între toţi partenerii ai Asociaţiei (care va purta caracter obligatoriu în mod juridic pentru toţi partenerii).
Notă: Alte cerinţe şi detalii pot fi adăugate de către autoritatea contractantă, după caz.

DECLARAŢIA PRIVIND CONDUITA ETICĂ ŞI NEIMPLICAREA ÎN PRACTICI FRAUDULOASE ŞI DE CORUPERE (F3.4)

[Ofertantul va semna şi va include această declaraţie în oferta depusă. Declaraţia semnată va fi de asemenea inclusă în contractele ofertanţilor câştigători. Nu se vor permite modificări în formatul formularului, precum şi nu se vor accepta înlocuiri în textul acestuia.]

Data:         

Numărul licitaţiei:          

Către:          

[denumirea ofertantului] confirmă prin prezenta că:

1. Nici unul dintre angajaţii, companionii, agenţii, acţionarii, consultanţii, partenerii noştri sau rudele sau asociaţi ai lor nu este în relaţii care ar fi putut considerate ca un conflict de interese, conform prevederilor din documentele de licitaţie, punctul IPO4.

2. În cazul în care vom afla despre faptul unui conflict potenţial, vom raporta imediat informaţia respectivă către autoritatea contractantă.

3. Nici unul dintre angajaţii, companionii, agenţii, acţionarii, consultanţii, partenerii noştri sau rudele sau asociaţii ai lor nu a fost angajat în practici de corupere, escrocherie, complotare, constrângere sau alte practici anticoncurenţiale în procesul pregătirii ofertei din cadrul prezentei licitaţii, conform prevederilor din documentele de licitaţie, punctul IPO8.

4. În legătură cu procedura respectivă de licitaţie şi cu orice contract care, eventual, ne va fi adjudecat ca rezultat al acesteia, nu au fost, nici nu vor fi efectuate nici un fel de plăţi către angajaţii, companionii, agenţii, acţionarii, consultanţii, partenerii noştri sau rudele lor, care sunt implicaţi în achiziţia publică, implementarea contractului şi aprobarea plăţilor contractuale în numele autorităţii contractante.

Semnat:                               Nume:                 

Funcţia în cadrul firmei:               

Denumirea firmei şi sigiliu:              

Secţiunea a 4-a. Tabelul cerinţelor

Următoarele tabele şi formulare vor fi completate de către ofertant şi incluse în ofertă. În cazul unei discrepanţe sau al unui conflict cu textul IPO, prevederile de mai jos vor prevala asupra prevederilor din IPO.

Formular	Denumirea
F4.1	Lista serviciilor şi graficul livrării
F4.3	Specificaţii tehnice şi preţ

LISTA ŞI GRAFICUL LIVRĂRII (F4.1)

[Acest tabel va fi completat de către autoritatea contractantă, cu excepţia coloanei 9]

Numărul licitaţiei:	Data:	Alternativa nr.
Denumirea licitaţiei	Lot:	Pagina   din

Nr. d/o	Codul CPV	Bunurile/serviciile solicitate	Cantitatea	Unitatea de măsură	Locul destinaţiei finale (conform IPO)	Termenul de livrare/prestare
1	2	3	4	5	6	7
1	79999100-4	scanarea dosarelor în format mixt A4; recunoaşterea documentelor scanate în baza codurilor de bare de pe dosar şi crearea metadatelor; salvarea documentelor scanate şi a metadatelor create pe serverele Ofertantului, utilizând aplicaţii specializate oferite de către Ofertant.	613500 pagini, Chişinău	pagini	Chişinău	2 luni
2	79999100-4	stocarea dosarelor scanate şi a metadatelor aferente într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate, oferit de către Ofertant, efectuînd legătura între baza de date cu documentele scanate şi altă baza de date în baza unui identificator comun amplasat pe toate paginile dosarului, migrarea sistemului informaţional şi a datelor pe serverele Cumpărătorului.	613500 pagini, Chişinău	pagini	Chişinău	2 luni

Semnat:           Numele, prenumele:              În calitate de:        

Ofertantul:                      Adresa: _          

SPECIFICAŢII TEHNICE ŞI PREŢ (F4.3)

[Acest tabel va fi completat de către ofertant în coloanele 3, 4, 5, 9, 10, 11, 12 şi 13, iar de către autoritatea contractantă – în coloanele 1, 2, 6,

7, 8 şi 14]

Numărul licitaţiei:	Data:	Alternativa nr.
Denumirea licitaţiei	Lot:	Pagina   din

Co- dul CPV

Denumirea bunurilor şi/sau a serviciilor

Mode- lul artico- lului

Ţara de origi- ne

Produ- cătorul

Unitatea de măsură

Canti-tatea teste

Specificarea tehnică deplină solicitată

Specificarea tehnică deplină propusă de către ofertant [se va completa rând cu rând alături de cerinţele din coloana 8]

Preţ unitar (fără TVA)

Preţ unitar (cu TVA)

Suma fără TVA

Suma cu TVA

Standar- de de referinţă

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

1

scanarea

Vezi

dosarelor în

specificaţiile

format mixt

de sub tabel

A4;

recunoaşterea

documentelor

scanate în baza

codurilor de

bare de pe

dosar şi crearea

metadatelor;

pagini

613 500

salvarea

documentelor

scanate şi a

metadatelor

create pe

serverele

ofertantului,

utilizând

aplicaţii

specializate

oferite de către Ofertant;

2

stocarea

Vezi

dosarelor

specificaţiile

scanate şi a

de sub tabel

metadatelor

aferente într-un

sistem

informaţional

de

management al

documentelor

scanate, oferit

de către

Ofertant,

efectuînd

legătura între

baza de date

cu

pagini

613 500

documentele

scanate şi altă

baza de date în

baza unui

identificator

comun

amplasat pe

toate paginile

dosarului,

migrarea

sistemului

informaţional

şi a datelor pe

serverele

Cumpărătorulu

i;

Total

CERINŢE TEHNICE

Descriere generală

Serviciile solicitate vor include scanarea mixtă în format A4 a dosarelor cusute, recunoaşterea documentelor scanate în baza codului de bare de pe pagina principala a dosarului şi crearea metadatelor; salvarea documentelor scanate şi a metadatelor create pe serverele ofertantului, utilizând aplicaţii specializate oferite de către Ofertant; stocarea dosarelor scanate şi a metadatelor aferente într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate, oferit de către Ofertant, efectuînd legătura între baza de date cu documentele scanate şi altă bază de date în baza unui identificator comun amplasat pe pagina principala a dosarului, migrarea sistemului informaţional şi a datelor pe serverele Cumpărătorului.

Modul de scanare:

1. Scanarea mixtă a dosarelor – şi în regim monocrom, şi în regim color; recunoaşterea documentelor scanate în baza codurilor de bare de pe fiecare pagina a dosarului şi crearea metadatelor; salvarea documentelor scanate şi a metadatelor create pe serverele ofertantului, utilizând aplicaţii specializate oferite de către Ofertant; stocarea dosarelor scanate şi a metadatelor aferente într-un sistem informaţional de management al documentelor scanate, oferit de către Ofertant, efectuînd legătura între baza de date cu documentele scanate şi altă bază de date în baza unui identificator comun amplasat pe pagina principala a dosarului, migrarea sistemului informaţional şi a datelor pe serverele Cumpărătorului.

Dosarul reprezintă totalitatea actelor scrise privitoare la o organizatie necomerciala, la o persoană juridica, etc. care poate fi compus din câteva dosare/mape fizice, fiecare organizatie/persoana juridică fiind identificată prin număr individual, respectiv fiecare dosar sau dosar/mapă fizic de asemenea fiind identificat prin număr individual; copertă de carton în care se păstrează aceste acte, cu un număr nedeterminat şi nestabilit de pagini pe foi format A4, capsate sau cusute.

Codul de bare corespunzător dosarului constă dintr-o consecutivitate de simboluri alfanumerice

– cifre separate prin litere. Cifrele indică, consecutiv: id-ul dosarului din 5 cifre; id-ul tipului de dosar (asociatii, fundatii, patronate, institutii publice, culte religioase, partide etc).

Etapele de predare-primire a dosarelor la diferite etape de prelucrare:

1. Reprezentantul Cumparatorului va elibera şi va transmite dosare, prin proces-verbal, operatorului, colaborator al Ofertantului.

2. Operatorul scanează dosarul în format mixt, asigurând calitatea scanării, integritatea şi confidenţialitatea dosarelor. La scanare se formează fişiere în format PDF/A. După scanarea lotului de dosare primite, sau la încheierea zilei de muncă, sau în cazul altei circumstanţe care dictează întreruperea activităţii de scanare, operatorul transmite, prin proces verbal, toate dosarele primite sau dosarele solicitate Reprezentantului Cumpărătorului.

Componenta software, care asigură scanarea dosarelor şi crearea metadatelor, va fi instalată şi rulată pe serverele puse la dispoziţie de Ofertant şi administrată de specialiştii ofertantului.

Ofertantul se obligă să instaleze şi să configureze componentele utilizate (scanere, aplicaţii specializate etc.) şi să asigure executarea procedurilor de scanare şi adăugare metadate de către specialişti instruiţi ai Ofertantului, precum şi să asigure buna funcţionalitate a aplicaţiilor.

Componenta hardware se va compune din echipamente multifuncţionale ale Ofertantului, plasate la sediul cumpărătorului, precum şi echipamente de stocare temporară a dosarelor scanate, pentru a evita problemele de conectivitate la serverele Cumpărătorului. Pentru amplasarea echipamentului vor fi puse la dispoziţie săli care să asigure spaţiu pentru fiecare aparat de scanare.

Migrarea datelor din subsistemul de scanare, de pe mediul ofertantului, în sistemul informaţional de management al documentelor scanate pe mediul Cumpărătorului va avea loc periodic, după acceptarea de către Cumpărător a loturilor verificate. Procedura de acceptare si modalitatea de migrare a datelor vor fi definitivate cu ofertantul cîştigător.

Fiecare dosar va fi scanat prin amplasare manuală, ţinând cont de existenţa numarului de pagini cusute/capsate. Capacitatea de scanare a utilajului va rezulta din orarul de lucru a Cumpărătorului.

Ofertantul va garanta integritatea si securitatea materialelor scanate prin excluderea deteriorării dosarelor. Ofertantul va garanta calitatea scanării, astfel încât toate semnele distincte de pe pagina din dosar în original să fie distincte şi în documentele electronice în formate alb negru. Calitatea scanării va fi verificată de către angajaţii Ofertantului. Cumpărătorul îşi rezervă dreptul să inspecteze integral sau selectiv lucrările scanate şi metadatele introduse. În cazul depistării unor scanuri/metadate cu defecte, acestea vor fi întoarse ofertantului pentru rescanare şi verificare. În cazul în care numărul lucrărilor cu defecte descoperit de Cumpărator va depăşi 1% din lotul scanat, întreg lotul se va întoarce ofertantului pentru reverificare. Acest lucru va fi fixat în procesul verbal semnat de reprezentanţii Cumpărătorului şi Ofertantului.

Cerinţele faţă de încăperile unde vor fi amplasate scanerele

Ofertantul şi Cumparatorul vor asigura ca încăperile pentru prestarea serviciilor să corespundă următoarelor cerinţe:

1	Cumparatorul va rezerva pentru fiecare scaner un spaţiu necesar
2.	Cumpărătorul va desemna unul sau câţiva supraveghetori de securitate care să monitorizeze securitatea informaţiei şi să se asigure ca toate procedurile să fie respectate
3.	Personalul Ofertantului trebuie să asigure curăţenia şi ordinea în încăperi pe parcursul zilei de lucru.

4.	Intrarea în încăperea de scanare fără permisele eliberate de către Cumpărător este strict interzisă
5.	Personalul implicat în prosesul de scanare nu trebuie să consume alimente sau băuturi, în afară de apă, sau să păstreze obiecte străine în sălile de scanare, inclusiv genţi, echipamente electronice etc.
6.	Este obligatoriu de întreprins măsuri de siguranţă şi precauţie împotriva incendiilor (inclusiv interzicerea utilizării neautorizate a aparatelor suplimentare de încălzire, fumatul, blocarea căilor de evacuare şi acces pentru pompieri, etc.).
7.	Personalul implicat în prosesul de scanare trebuie să evite acţiunile care potenţial deteriorează bunurile, iar în cazul deteriorării bunurile trebuie să fie recuperate de către Ofertant.
8.	Este obligatoriu de creat un registru pentru vizitatori; de definit instrucţiile privind evidenţa drepturilor de acces pentru persoanele care se adresează, precum şi de monitorizat vizitatorii minuţios
9.	Este obligatoriu de asigurat ca computerele, serverele (in afara de acelea implicate in proces) să nu fie conectate în nici un fel la LAN, Internet, Wi-Fi, Bluetooth şi alte căi de transmitere potenţială a conţinutului scanat în afara încăperilor. Conectarea calculatoarelor la reţelele externe se va face în strictă coordonare cu reprezentantul autorizat al Beneficiarului.
10.	După fiecare schimb – un supraveghetor trebuie să asigure ca operatorii care pleacă să nu ducă cu sine imaginile scanate sau dosarele pe suport de hârtie în afara încăperilor
11.	La finele procesului de scanare, reprezentanţii Ofertantului şi ai Cumparatorului vor verifica ca documentele originale şi imaginile scanate să fie înlăturate din computere, scanere şi alţi purtători.

Cerinţele faţă de sistemul informaţional de management al documentelor scanat

Sistemul informaţional de management al documentelor scanate, oferite de ofertant, va conţine o bază de date în care fiecare înregistrare va conţine dosarele scanate, metadatele din codurile de bare, metadatele create suplimentar la scanarea dosarelor (data şi ora scanării, detalii operator scanare, alte metadate relevante), date suplimentare despre tipul dosarului, accesate din alte baze de date cu identificatori comuni. Sistemul informaţional de management al documentelor scanate va oferi posibilitatea colaboratorilor Cumparatorului de a accesa documentele scanate în format PDF.

Sistemul va asigura o bună calitate a conţinutului înregistrărilor.

Executori pentru procedura de scanare vor fi asiguraţi de Ofertant tot odata asumându-şi obligaţia de a seta echipamentele, de a le menţine în stare funcţională şi a instrui utilizatorii.

Cerinţele generale faţă de Serviciile solicitate:

Tabelul nr. 2.

Cerinţe generale faţă de serviciile solicitate:

1. Formatul de ieşire a documentelor scanate va fi PDF/A.

2. Fiecare înregistrare va conţine dosare scanate, metadatele extrase din codurile de bare, metadatele create suplimentar la scanarea dosarelor (data si ora scanării, detalii operator scanare, alte metadate relevante), date suplimentare despre tip dosar, accesate din alte baze de date cu identificatori comuni.

3. Toate echipamentele implicate în proces trebuie să fie apte să-şi sincronizeze timpul cu una şi aceeaşi sursă în scopul omogenităţii;

4. Materialele scanate vor fi identificabile în baza metadatelor care se conţin în codurile de bare corespunzătoare dosarului şi fiecărui tip de dosar.

5. Sistemul de management al documentelor va asigura identificarea operatorilor pentru fiecare lucrare scanată.

6. Sistemul va avea prevăzute mecanisme de protecţie care să prevină alterarea sau înlocuirea nesancţionată a imaginilor.

7. Sistemul va avea prevăzute mecanisme de auditare a activităţii utilizatorilor în cadrul sistemului

8. Numărul şi performanţele echipamentelor utilizate de către Ofertant vor asigura scanarea dosarelor în perioada solicitată de către Cumpărător

Notă: Toate aceste echipamente trebuie conectate întru-un sistem centralizat, care este gestionat dintr-o singura locaţie.

Semnat: Numele, prenumele: În

calitate de:         

Ofertantul:                       Adresa: