GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TIC): PLANEJAMENTO
Série sobre contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE
SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TIC):
PLANEJAMENTO
Série sobre contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TIC): PLANEJAMENTO
CONSELHEIROS
Xxxxxxxxx xx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx – Presidente Xxxxxxx Xx Xxxxx - Vice-Presidente
Xxxxxx Xxxxxxx Xxx-Xxxx – Corregedor-Geral Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx
Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxx Xxxxxxxx Xxxxxx
CONSELHEIROS SUBSTITUTOS
Xxxxxx xxx Xxxxxx Sicca Xxxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx
Assessoria de Comunicação Social - Coordenadoria de Publicações
COORDENAÇÃO EDITORIAL - Coordenadoria de Publicações Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx (MTb. XX 00000 JP)
COORDENAÇÃO DE CONTEÚDO - Diretoria de Informações Estratégicas (DIE) Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx de Macedo
Xxxxxxx Xxxxxxxx
TEXTOS Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxx
Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx xx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx
Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx
PROJETO E PLANEJAMENTO GRÁFICO Xxx Xxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxxxx (DRT/SC 4709)
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)
S231g Santa Catarina. Tribunal de Contas do Estado
Guia para contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC): planejamento. Florianópolis : TCE/SC-ACOM-DIE, 2020.
19 p.
Série Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC); 1
1. Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC).
2. Soluções de TIC - Contratação. I. Título. II. Tribunal de Contas de Santa Catarina.
Sílvia M. B. Volpato Bibliotecária CRB 14/408
Sugestões para o aperfeiçoamento do presente guia podem ser enviadas para: xxx@xxxxx.xx.xx .
SUMÁRIO Clique no destino desejado.
1 IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA 10
2 IDENTIFICAÇÃO DA NECESSIDADE 10
4 ESPECIFICAÇÃO DOS REQUISITOS 12
6 ESTIMATIVA PRELIMINAR DO PREÇO 14
LISTA DE ABREVIATURAS
TIC - Tecnologia da Informação e Comunicação
TCU - Tribunal de Contas da União
TCE/SC - Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina
IN - Instrução Normativa
A
elaboração de um guia de planejamento para contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) é uma iniciativa que consta no Plano de Ação do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina (TCE/SC) para os exercícios de 2019 e 2020 (PORTARIA
TC-0895/2019). O objetivo é orientar, de maneira simples e direta, os jurisdicionados do TCE/SC.
A necessidade de orientação foi observada a partir da análise dos gastos com TIC e do questionário aplicado aos municípios, pelo TCE/SC, para medir o Índice de Efetividade da Gestão Municipal (IEGM)1. Constatou-se que tais gastos representam valores significativos nas despesas dos órgãos jurisdicionados. Verificou-se, também, a necessidade de aperfeiçoamento técnico do pessoal que atua na área de licitações e contratações de soluções de TIC.
Esta edição piloto será a número 1 de uma série de guias que serão elaborados sobre essa temática e abordará a fase do planejamento, que antecede o processo licitatório, fundamental para verificar a adequação das demandas de TIC aos objetivos do planejamento estratégico dos órgãos fiscalizados.
A presente publicação atende à função permanente do TCE/SC de orientação aos jurisdicionados, e servirá de modelo para os próximos volumes, que serão aprimorados a partir do diálogo com os leitores.
Com a série “Guia para contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)”, o TCE/SC pretende contribuir para a capacitação técnica dos agentes públicos e para a boa governança pública.
Conselheiro Xxxxxxxxx xx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Presidente do TCE/SC
1 Ver também Índice de Efetividade da Gestão Municipal (IEGM) 2020.
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA 5
E
ste Guia tem como objetivo orientar os gestores da Administração Pública estadual e municipal, bem como os profissionais envolvidos com a área de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), sobre a fase de planejamento de um processo de contratação de bens e serviços de soluções de Tecnologia da Informação e
Comunicação (TIC).
O guia constitui um documento simples e conciso, elaborado a partir de leis nacionais e instruções normativas federais (Lei 8.666/1993, Lei 10.520/2002, IN 01/2019,
entre outras), e notas técnicas e deliberações
dos Tribunais de Contas. Também foram consultados exemplos de boas práticas citados na Revista Técnica do TCU, em guias e manuais de outras entidades, na doutrina e no livro- texto do Ciclo de Estudos de Controle Público da Administração Municipal do TCE/SC.
A proposta é oferecer orientações gerais sobre o processo de contratação de bens e serviços de soluções de TIC em sua fase preparatória, com enfoque na demanda, na identificação das soluções e na definição do objeto.
Para isso, são utilizados os termos apresentados abaixo.
VOCÊ DEVE CONSIDERE VOCÊ NÃO DEVE EVITE
É utilizado para indicar algo que você deve fazer em razão de ser uma obrigação, conforme a legislação vigente, notas técnicas e deliberações dos Tribunais de Contas.
É utilizado para recomendações, normalmente baseada em boas práticas, que
você poderá seguir quando verificar a oportunidade de melhoria de desempenho ou desconsiderar em
caso contrário.
É utilizado para indicar algo que você não deve fazer, em razão de ser uma vedação da legislação vigente notas técnicas e deliberações dos Tribunais de Contas.
É utilizado para indicar algo que você não deveria fazer, salvo em situações excepcionais.
Ressalta-se, no entanto, que, apesar do uso dos termos no imperativo, o presente documento não tem caráter normativo. Seu objetivo é servir de fonte de consulta aos jurisdicionados nos procedimentos de contratação de soluções de TIC pela Administração, sem a intenção de esgotar o assunto.
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA 7
Entendendo Solução de TIC como o conjunto de bens e/ou serviços que apoiam processos de negócio2, mediante a conjugação de recursos, processos e técnicas utilizados para obter, processar, armazenar, disseminar e fazer uso de informações3, no procedimento para contratação deve-se descrever de forma detalhada a Solução de TIC4. Para tanto, é necessário:
realizar o levantamento das diferentes soluções de TIC existentes no mercado que poderiam atender à necessidade do serviço e alcançar os resultados esperados com a contratação, com os respectivos preços estimados, feita com base nos requisitos definidos;
justificar a escolha do tipo de solução a contratar, levando-se em conta aspectos de eficiência, economicidade e padronização, bem como as boas práticas de mercado.
Figura 1 – Exemplo de mapa de processo para a contratação de TIC
VOCÊ DEVE planejar a aquisição.
O planejamento é imprescindível e antecede qualquer aquisição. Previne, por exemplo, o direcionamento para uma determinada solução ou a obtenção de soluções incompatíveis com a real necessidade da unidade, isto é, que não satisfaçam a demanda ou não resolvam o problema.
CONSIDERE utilizar um mapa de processo como guia.
Apresenta-se uma sugestão de atividades para auxiliar a criação do termo de referência. O mapa tem início em um problema a ser resolvido e termina na elaboração do termo de referência.
Relacionar o problema com o objeto
Identificar o que falta para atingir o objetivo
Formalizar dentro Relacionar os requisitos que da fase interna devem ser atendidos de de Licitação modo a satisfazer a demanda
Identificar possíveis soluções para atender os requisitos relacionados à demanda
Ajudar na escolha da solução
Solução escolhida
Identificar o Problema
Identificar a necessidade
Formalizar a Demanda
Especificar os requisitos
Identificar Soluções
Realizar a estimativa de preço
Escolher a solução
Definir o objeto
Processo 1
Objeto
Problema
Necessidade
Documento Oficial de Demanda
Requisitos
Possíveis Soluções
Estimativa de Preço
Justificativa
2 De acordo com o art. 2º, inciso VIII, da IN 01/2019, processo de negócio “é uma agregação de atividades e comportamentos executados por pessoas ou máquinas que entrega valor para o cidadão ou apoia outros processos de suporte ou de gerenciamento do órgão ou entidade”.
3 Art. 2º, VII, da IN 01/2019.
4 Disponível em: <xxxxx://xxxxxxx.xxx.xxx.xx/xxx/xxxxx.xxx/XXXX/xxxxxxx/xxxx/000/000>.
Fonte: Elaborado pelos autores.
9
GUIA 01
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TIC): PLANEJAMENTO
1
IDENTIFICAÇÃO
DO PROBLEMA
CONSIDERE que existe no mínimo um problema a ser resolvido para cada aquisição de solução de TIC.
Existe uma relação direta entre problema de TIC e solução de TIC. Logo, espera-se que as aquisições de TIC solucionem problemas enfrentados pela Administração.
2
IDENTIFICAÇÃO DA NECESSIDADE
CONSIDERE que a necessidade decorre da existência de um problema a ser resolvido.
A necessidade é a representação da medida de O QUE é necessário para a resolução do problema identificado pela administração.
VOCÊ NÃO DEVE criar necessidades que não resolvam nenhum problema concreto da administração.
CONSIDERE solicitar aos setores requisitantes que enviem, pelo menos uma vez ao ano, as necessidades relacionadas à TIC, inclusive quanto
à renovação de contratos.
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA 10
3
FORMALIZAÇÃO
DA DEMANDA
VOCÊ DEVE verificar se a demanda associada à aquisição foi devidamente formalizada.
A aquisição deve ter uma demanda associada, descrita em documento formal, no qual se detalhe a necessidade a ser atendida (o problema a ser resolvido).
CONSIDERE assegurar que o requisitante da demanda informe, no mínimo, os seguintes itens:
Quem? Nome, cargo e setor do responsável pela demanda;
Qual é a demanda? Identificar a necessidade, qual problema a ser resolvido;
Por quê? Informar qual é a solução que atende a necessidade, e se é viável;
Para quê? Informar qual objetivo a ser atingido, a qual plano está alinhado e qual o interesse público a ser atendido;
Para quando? Informar a previsão de quando a demanda deverá ser atendida;
Quais os responsáveis? Nomes do responsável pelos detalhamentos da demanda e do responsável pela gestão contratual proveniente dessa demanda.
VOCÊ NÃO DEVE criar demanda sem real necessidade, sem identificação do problema a ser resolvido.
EVITE colocar pessoal de TIC como demandante, salvo quando a demanda for estritamente uma necessidade do setor de TIC.
Continua >>
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA 11
Continua Item 3 >>
3
FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA
EVITE requisitar solução de TIC em quantidade superior ou com especificações técnicas
desnecessárias, sem justificativa ou demanda.
EVITE limitar a demanda à proposta de fornecedor, a demanda deve
ser elaborada em função das necessidades do órgão com relação ao uso de TIC.
4
ESPECIFICAÇÃO DOS REQUISITOS
CONSIDERE analisar projetos similares realizados por outros órgãos ou entidades
da Administração Pública.
CONSIDERE definir mecanismos para continuidade do fornecimento da Solução de TIC em eventual interrupção contratual5.
CONSIDERE avaliar as necessidades de adequação do ambiente para viabilizar a execução contratual6, como:
infraestrutura tecnológica; infraestrutura elétrica; logística;
espaço físico; mobiliário;
outras aplicáveis (ex. infraestrutura predial).
Continua >>
5 Art. 12, VII, da Instrução Normativa 04/2014, que foi revogada pela Instrução Normativa 01/2019.
6 Art. 12, V, da Instrução Normativa 04/2014, que foi revogada pela Instrução Normativa 01/2019.
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA 12
4
Continua Item 4 >>
ESPECIFICAÇÃO DOS REQUISITOS
VOCÊ NÃO DEVE definir especificações que limitem ou frustrem a competição.
CONSIDERE verificar os padrões tecnológicos vigentes para o produto ou serviço, para evitar a aquisição de produto “fora de linha” ou de difícil manutenção por falta de peças de reposição ou de solução de tecnologia (software) em desuso.
CONSIDERE definir requisitos não tecnológicos, como7:
de negócio, que independem de características tecnológicas e que definem as necessidades e os aspectos funcionais da Solução de TIC; de capacitação, que definem a necessidade de treinamento, de carga horária e de materiais didáticos; legais, que definem as normas com as quais a Solução de TIC deve estar em conformidade;
de manutenção, que independem de configuração tecnológica e que definem a necessidade de serviços de manutenção preventiva, corretiva, evolutiva e adaptativa; temporais, que definem datas de entrega da solução de TIC contratada;
de segurança da informação e de propriedade dos dados; e
sociais, ambientais e culturais, que definem requisitos que a Solução de TIC deve atender para estar em conformidade com costumes, idiomas e ao meio ambiente, dentre outros.
7 Art. 16, I, da Instrução Normativa 01/2019.
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA 13
5
IDENTIFICAÇÃO
DA SOLUÇÃO
VOCÊ DEVE identificar alternativas de soluções8 para atender a demanda.
Como resultado dessa atividade, espera- se a criação de artefatos que descrevam análises realizadas requisitos, alternativas, escolhas, resultados pretendidos, vantagens e desvantagens e demais características, e que demonstrem a viabilidade técnica e econômica da solução a ser adquirida.
6
ESTIMATIVA
PRELIMINAR
DO PREÇO
VOCÊ DEVE fazer as estimativas preliminares dos preços dos itens a contratar, com base nos preços praticados no mercado, no intuito de apoiar a análise de viabilidade da contratação, em especial em
relação ao custo-benefício:
nas contratações mais simples (ex. contratação de número pequeno de pen drives), a estimativa dos preços da contratação elaborada na fase dos estudos técnicos preliminares, que são de baixa complexidade, pode ser aproveitada no termo de referência ou projeto básico9;
Continua >>
8 Art. 7º e 6º, IX, da Lei 8.666/1993; art. 3º, III, da Lei 10.520/2002.
9 Disponível em: <xxxxx://xxxxxx.xxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxx/xxxx/xxxxXxxxxxxx. jsp?fileId=8A8182A24F0A728E014F0B22132B79D2>.
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA 14
6
ESTIMATIVA PRELIMINAR DO PREÇO
7
ESCOLHA DA SOLUÇÃO
nas contratações mais complexas (ex. contratação de solução de Enterprise Resource Planning (ERP)10), as estimativas preliminares de preços para a análise de viabilidade, devem ser verificadas durante a elaboração do termo de referência ou do projeto básico11.
VOCÊ DEVE selecionar a solução de contratação que satisfaça a necessidade identificada, resolvendo o problema.
10 Sistema de gestão integrado.
11 Disponível em: <xxxxx://xxxxxx.xxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxx/xxxx/xxxxXxxxxxxx. jsp?fileId=8A8182A24F0A728E014F0B22132B79D2>.
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA 15
8
DEFINIÇÃO
DO OBJETO
VOCÊ DEVE verificar as condições do objeto, como necessidade de instalação e montagem, incluindo ou não o fornecimento de materiais e mão de obra.
VOCÊ DEVE avaliar a viabilidade técnica e econômica do parcelamento da Solução de TIC, justificando a decisão de parcelamento ou não.
Sempre que possível, a contratação deverá ser parcelada. Isso porque o parcelamento, em tese, aumenta a possibilidade de competição, uma vez que determinado fornecedor pode não ser capaz de oferecer uma solução integrada, mas, sim, algum ou alguns de seus componentes12.
EVITE fazer aglutinações que possam diminuir a competitividade e criar dependência excessiva da contratada.
VOCÊ NÃO DEVE fracionar
a despesa, em várias licitações distintas, visando enquadrar cada uma delas numa modalidade de licitação mais simples do que a
que seria indicada para a totalidade, ou até mesmo evitar a licitação
por meio da dispensa em razão do valor13.
Continua >>
12 Art. 23, § 1º, da Lei 8.666/1993 e Súmula 247 do TCU.
13 Art. 23, § 5º, da Lei 8.666/1993.
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA 16
8
Continua Item 8 >>
DEFINIÇÃO DO OBJETO
CONSIDERE discriminar separadamente os serviços ou produtos do lote, mesmo em situações de licitações por preço global, de modo a permitir a identificação do seu preço individual na composição do preço global.
VOCÊ NÃO DEVE indicar ou direcionar a compra para
determinada marca14, salvo se for precedida de apresentação de justificativas técnicas que demonstrem, de forma clara e inafastável, que a alternativa adotada é a mais vantajosa e
única que atende às necessidades da licitação15.
CONSIDERE evitar a indicação de marcas de produtos para configuração do objeto, quando da realização de seus certames
licitatórios para a aquisição de bens de informática, a não ser quando legalmente possível e estritamente necessária para atendimento das exigências de uniformização e padronização, sempre mediante justificativa prévia, em processo administrativo regular, no qual fiquem comprovados os mencionados requisitos16.
14 Art. 15, § 7º, I, c/c o art. 3º, parágrafo 1º, inciso I, da Lei 8.666/1993.
15 Xxxxxxx 636/2006 do TCU.
16 Xxxxxxx 849/2012 do TCU.
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA 17
XXXXX, Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx; HERNANDES, Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx. Conteúdo mínimo de um termo de referência para contratação de serviços de TI. Revista do TCU. Distrito Federal, n. 117, p. 31-40, jan. /abr. 2010. Disponível em: <xxxxx://xxxxxxx.xxx.xxx.xx/xxx/xxxxx.xxx/XXXX/xxxxxxx/xxxx/000/000>. Acesso em: 10 jun. 2020.
BRASIL. Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Disponível em:
<xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx_00/xxxx/x0000xxxx.xxx>. Acesso em: 10 jun. 2020.
BRASIL. Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002. Institui no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências. Disponível em:
<xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx_00/xxxx/0000/x00000.xxx>. Acesso em: 10 jun.2020.
BRASIL. Secretaria de Governo Digital do Ministério da Economia. Instrução normativa nº 01, de 04 de abril de 2019. Dispõe sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação
– TIC pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - SISP do Poder Executivo Federal. Disponível em: <xxxx://xxx.xx.xxx.xx/xxxxxxx/-/xxxxx_xxxxxxxxx/Xxxxx0XXX0Xx/ content/id/70267659/do1-2019-04-05-instrucao-normativa-n-1-de-4-de-abril-de-2019-70267535>. Acesso em: 10 de jun. de 2020.
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 636/2006. Processo 008.623/2003-9. Plenário. Relator: Xxxxxx Xxxxxxx. Brasília, DF, 03 de maio de 2019. Disponível em: <xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xxx.xxx.xx/#/xxxxxxxxx/ acordao-completo/862320039.PROC/%20/DTRELEVANCIA%20desc,%20NUMACORDAOINT%20desc/2/%20
?uuid=34f61770-d98d-11e9-a2f9-b98093594971>. Acesso em: 17 set. 2019.
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 849/2012. Processo 013.542/2009-9. Plenário. Relator: Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx. Brasília, DF, 11 de abril de 2012. Disponível em: <xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xxx.xxx.xx/#/ documento/acordao-completo/*/PROC%253A01354220099/DTRELEVANCIA%20desc,%20NUMACORDAOINT%20 desc/0/%20?uuid=32d60430-db1a-11e9-9d08-95f6d30385dd>. Acesso em: 10 jun. 2019.
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Guia de boas práticas em contratação de soluções de tecnologia da informação: Riscos e Controles para o Planejamento da Contratação - versão 1.0. Brasília, DF, p. 95 e 96, 2012. Disponível em: <xxxxx://xxxxxx.xxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxx/xxxx/xxxxXxxxxxxx. jsp?fileId=8A8182A24F0A728E014F0B22132B79D2>. Acesso em: 10 jun. 2020.
BRASIL. Tribunal de Contas da União.
Súmula
247. Relator: Marcos Vinicios Xxxxxx. Xxxxxxxx, XX, 00 de
outubro de 2004. Disponível em: <xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xxx.xxx.xx/#/xxxxxxxxx/xxxxxx/000/%0000/ DTRELEVANCIA%2520desc%252C%2520NUMEROINT%2520desc/0/sinonimos%253Dtrue?uuid=84ead910- ab23-11ea-a97f-4bf196f23a5d>. Acesso em: 20 jun. 2019.
GUIA PARA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA 19