SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA W TRYBIE PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO NIE OBJĘTEGO USTAWĄ PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

I. Zamawiający.

CENTRUM USŁUG SPECJALISTYCZNYCH

CENTRALNEJ STACJI RATOWNICTWA GÓRNICZEGO CEN-RAT Sp. z o.o.

00-000 Xxxxx

xx. Xxxxxxxxxx 00

adres strony internetowej xxx.xxx-xxx.xxxxx.xx e-mail: xxxxxxxxx@xxx-xxx.xxxxx.xx

tel.: x00 00 000 00 00

fax.: + 00 00 000 00 00

NIP 000-00-00-000

II. Tryb udzielenia zamówienia.

Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego nie objętego Ustawą Prawo zamówień publicznych.

III. Przedmiot zamówienia.

1.Rozwój i integracja systemu informatycznego Centrum Usług Specjalistycznych Centralnej Stacji Ratownictwa Górniczego CEN-RAT Sp. z o.o., zwanego w dalszej treści Systemem Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) realizowany poprzez dostawę oprogramowania i uruchomienie systemu.

2.Dostawa obejmuje dwa etapy realizacji przedmiotu umowy:

I etap: zaprojektowanie, wdrożenie, uruchomienie procesów i procedur (workflow), integracja z aplikacją SKOP (System Kompleksowej Obsługi Przedsiębiorstwa) autorstwa Bytomskiej Spółki Informatycznej COIG będącą systemem ERP w firmie CEN-RAT Sp. z o.o.

II etap: praktyczne potwierdzenie poprawności działania systemu.

IV. Termin realizacji zamówienia i okres gwarancji:

1. Wymagany termin realizacji zamówienia: I etap - do 4 miesięcy od daty zawarcia umowy,

II etap - do 5 miesięcy od protokolarnego zatwierdzenia realizacji etapu I-go.

2. Okres gwarancji: minimalny okres gwarancji 36 miesięcy od dnia protokolarnego odbioru II etapu przedmiotu zamówienia.

V. Warunki wymagane od Wykonawcy:

A. O zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który spełnia następujące warunki:

1. Jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym.

2. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie to znaczy:

w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (jeżeli okres działalności jest krótszy w tym okresie) wykonali dostawy odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia.

3. Dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

4. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

5. Nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z wyjątkiem przypadków gdy uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

6. Nie jest w stanie likwidacji lub upadłości za wyjątkiem Wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym wyrokiem sądu jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.

B. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie takich podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.

Wraz z pisemnym zobowiązaniem, o którym mowa powyżej, Wykonawca musi dołączyć do oferty dokumenty wystawione na podmiot udostępniający (zgodnie z wymogiem Zamawiającego określonym w SIWZ w zakresie sposobu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu w zakresie objętym w/w zobowiązaniem).

VI. Dokumenty bezwzględnie wymagane od Wykonawcy:

1. Wypełniony i podpisany Formularz Ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do SIWZ.

2. Wykaz wykonanych dostaw w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert np. zgodnie z załącznikiem nr 4.

3. Projekt dokumentacji przedmiotu zamówienia uwzględniający wymagania Zamawiającego zawarte w specyfikacji technicznej.

4. Oryginał lub kopia, poświadczona przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionej nie wcześniej niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie nie znajdowania się w stanie likwidacji lub upadłości za wyjątkiem Wykonawców, którzy po ogłoszeniu zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.

5. Informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których Wykonawca posiada rachunek, potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy na kwotę nie mniejszą niż 100 000,00 zł.

6. Oświadczenie Wykonawcy, stwierdzające brak zaległości w opłacaniu podatków.

7. Oświadczenie Wykonawcy, stwierdzające brak zaległości w opłacaniem opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne.

8. Oświadczenie Wykonawcy stwierdzające, że nie znajduje się w stanie likwidacji lub upadłości.

VII. Wymagania dodatkowe gdy kilka podmiotów składa ofertę wspólną:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, w tym przypadku ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

2. W przypadku, o którym mowa w ustępie 1 Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia, albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia.

Wszelką korespondencję związaną z prowadzonym postępowaniem Zamawiający będzie prowadził wyłącznie z ustanowionym pełnomocnikiem.

3. W przypadku, kiedy ofertę składa kilku Wykonawców wspólnie, oferta oraz wszystkie załączniki muszą być podpisane przez pełnomocnika ustanowionego przez tych Wykonawców lub osoby reprezentujące poszczególnych wykonawców składających ofertę wspólną.

4. W przypadku, kiedy kilku Wykonawców składa ofertę wspólnie, do oferty należy załączyć:

a) pełnomocnictwo, podpisane przez upoważnionych przedstawicieli wszystkich pozostałych Wykonawców,

b) dokumenty i oświadczenia wystawione indywidualnie dla każdego z Wykonawców, (jeżeli ich dołączenie jest wymagane) potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono jego upadłości, nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,

c) oświadczenie o solidarnej odpowiedzialności za wykonanie przedmiotu zamówienia,

5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą wykazać, że warunki dotyczące wiedzy i doświadczenia, potencjału technicznego, osób zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolności finansowych spełniają łącznie i na tą okoliczność załączyć odpowiednie dokumenty (jeśli są wymagane). Jeżeli jeden z Wykonawców spełnia określone przez Zamawiającego warunki można przedłożyć tylko dokumenty jego dotyczące.

6. W przypadku wyboru wspólnej oferty Wykonawców, Zamawiający może zażądać przed zawarciem umowy, umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

VIII. Opis przygotowania oferty:

1. Ofertę należy sporządzić dokładnie wg dołączonego Formularza Ofertowego lub na nim, zgodnie z załącznikiem nr 1.

2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

3. Oferta oraz wszelkie załączniki muszą byś sporządzone w języku polskim, pismem czytelnym i trwałym.

4. Oferta zaopatrzona powinna być w spis wszystkich przedkładanych dokumentów w tym załączników.

5. Wykonawca w formularzu ofertowym winien podać: adres do korespondencji, numer telefonu, numer faksu oraz adres poczty elektronicznej.

6. Oferta, wszelkie oświadczenia wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy.

7. Upoważnienie do podpisywania ofert i do występowania w przetargu w imieniu Wykonawcy musi być dołączone do oferty w oryginale lub musi wynikać z przedstawionych dokumentów.

8. Wszelkie poprawki dokonane w treści oferty (przed jej złożeniem) muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osób podpisujących ofertę.

9. Wszelkie zapisane strony oferty muszą być kolejno ponumerowane i opatrzone podpisem Wykonawcy. Oferta powinna być zszyta w sposób utrudniający jej naruszenie. Strony zawierające informacje nie wymagane przez Zamawiającego (np. prospekty reklamowe o firmie, jej działalności itp.) nie podlegają ocenie.

10. Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w jednym egzemplarzu.

11. Cena oferty musi być określona w PLN, podana w tabeli Formularza Ofertowego jako cena netto i brutto, z wyodrębnieniem podatku VAT – zgodnie z załącznikiem nr 1

12. Cena oferty musi uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

13. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, chyba, że prośba o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynęła do Zamawiającego na mniej niż 5 dni przed terminem składania ofert. Zamawiający nie przewiduje zebrania Wykonawców w celu wyjaśnienia treści SIWZ.

IX. Warunki płatności.

Po realizacji I etapu zamówienia Wykonawca otrzyma zaliczkę na poczet wynagrodzenie w wysokości 50% wartości zamówienia, po realizacji II etapu zamówienia Wykonawca otrzyma pozostałe wynagrodzenie w wysokości 50% wartości dostawy.

Płatność zaliczki lub pozostałej części wynagrodzenia zrealizowana będzie przelewem na konto Wykonawcy w terminie do 30 dni od dnia doręczenia faktury, wystawionej w oparciu o protokół zdawczo-odbiorczy potwierdzający prawidłową realizację każdego z etapów zamówienia.

X. Wadium.

1) Wadium musi obejmować okres związania ofertą.

2) Wadium winno być wniesione do dnia 15.02.2013 r. do godz1000.

3) Ustala się wadium w wysokości 5 000,00 zł.

4) Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach:

- w pieniądzu,

- w poręczeniach bankowych,

- w gwarancjach bankowych,

- w gwarancjach ubezpieczeniowych.

5) Wpłaty wadium w pieniądzu należy dokonać przelewem na konto Centrum Usług Specjalistycznych Centralnej Stacji Ratownictwo Górniczego CEN-RAT Sp. z o.o., nr rachunku 74 1050 1230 1000 0023 4941 0437, jako tytuł wpisać: Wadium do przetargu na dostawę Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

6) Wadium wniesione w formie przelewu będzie uznane przez Zamawiającego za wniesione prawidłowo tylko po wpłynięciu żądanej kwoty na wskazane konto w wyżej wymienionym terminie.

7) Wadium wnoszone w innej formie niż pieniądz należy zdeponować w Kasie Centrum Usług Specjalistycznych Centralnej Stacji Ratownictwo Górniczego CEN-RAT Sp. z o.o., Xxxxx, xx. Xxxxxxxxxx 00 w Dziale Księgowości (pokój nr 600) - w formie oryginału dokumentu przed upływem wyznaczonego w pkt. 2) terminu.

8) Wykonawcy, którzy złożą oferty bez wniesionego wadium będą wykluczeni z postępowania, a ich oferta nie będzie rozpatrywana.

9) Zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postepowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.

10) Zwrot wadium nastąpi w terminie 14 dni od momentu otwarcia ofert, a w zależności od formy w jakiej wadium było złożone, zostanie zwrócone na konto wskazane przez oferenta lub wydane w Kasie Centrum Usług Specjalistycznych Centralnej Stacji Ratownictwo Górniczego CEN-RAT Sp. z o.o. w Bytomiu.

11) Zamawiający zatrzymuje wadium jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana:

a) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia na warunkach określonych w ofercie;

b) zawarcie umowy w sprawie zamówienia stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

XI. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy.

Celem zabezpieczenia ewentualnych roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, w szczególności w zakresie niezgodnego z umową wykonywania zobowiązań z tytułu gwarancji jakości i usług serwisu (§ 12 umowy), opieki autorskiej oraz zapłaty kar umownych, Wykonawca złoży w dniu podpisania umowy weksel własny In blanco opatrzony klauzulą „bez protestu” wraz z deklaracją wekslową maksymalnie do wysokości wartości umowy.

XII. Kryteria oceny ofert.

Przy ocenie Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

1. Cena przedmiotu zamówienia 50 punktów

2. Warunki gwarancji i serwisu 20 punktów

3. Warunki techniczne 30 punktów

Ad. 1. – Xxxx ryczałtowa przedmiotu zamówienia

Zamawiający przyjmuje do oceny łączną cenę brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia.

Punkty za oferowaną cenę oblicza się przyjmując za podstawę najniższą cenę ofertową, przyznając jej maksymalną ilość punktów, tj. 100 pkt.

Punkty dla pozostałych ofert oblicza się wg wzoru:

cena najniższa

-------------------------- x 100 pkt. = ilość punktów dla danej oferty cena danej oferty

Ad. 2. – Ocena warunków gwarancji i serwisu

Zamawiający będzie oceniał warunki gwarancji i serwisu na podstawie poniższej punktacji.

Lp.	Parametry podlegające ocenie		Max ilość punktów możliwa do uzyskania
1.	Okres gwarancji	40
2.	Warunki wykonania napraw gwarancyjnych	30
4.	Dodatkowe informacje serwisowe	30
5.	Razem	100

Ad. 3. – Warunki techniczne

Zamawiający będzie oceniał warunki techniczne na podstawie poniższej punktacji.

Lp.	Parametry podlegające ocenie		Max ilość punktów możliwa do uzyskania
1.	Możliwość samodzielnego projektowania przebiegu procesów obiegu dokumentów	10
2.	Możliwość prostego i samodzielnego projektowania dowolnej ilości formularzy dokumentów i zadań w oprogramowaniu do obiegu dokumentów	30
3.	Możliwość wprowadzania dowolnych załączników do systemu w tym współpraca ze skanerami	10
4.	Integracja z posiadanym przez Zamawiającego Systemem księgowym SKOP	50
5.	Razem:	100

Sposób bilansowania oceny i wyboru oferty.

W zakresie każdego kryterium oferta może uzyskać max. 100 pkt.

Wyliczona ocena w poszczególnych kryteriach będzie przemnażana przez wagę danego kryterium.

Wygrywającym przetarg będzie Wykonawca, który uzyskał maksymalną ilość punktów ocenianych. W przypadku uzyskania jednakowej sumy punktów przez dwóch lub więcej oferentów zostanie wybrana oferta z najniższą ceną. W przypadku zaś dwu lub więcej jednakowych cen, ta która uzyska najwięcej punktów w kryterium warunki techniczne.

XIII. Warunki umowy.

Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do umowy, zostały określone w załączniku nr 3 do SIWZ.

XIV. Termin związania ofertą.

Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

XV. Termin i miejsce składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć w nieprzejrzystym opakowaniu, w siedzibie:

CENTRUM USŁU SPECJALISTYCZNYCH CENTRALNEJ STACJI RATOWNICTWA GÓRNICZEGO CEN-RAT Sp. z o.o.

00-000 Xxxxx

xx. Xxxxxxxxxx 00 sekretariat Zarządu, VI p.

do dnia 15.02.2013 r godz. 1100

2. Na opakowaniu należy umieścić nazwę Wykonawcy oraz dane adresowe, temat zamówienia oraz napis: Nie otwierać do dnia 15.02.2013 r. godz.:1130

3. Odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie oferty ponosi Wykonawca.

4. Oferta złożona po terminie będzie zwrócona Wykonawcy bez otwierania.

5. Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty należy złożyć według takich samych zasad jak złożenie oferty z dopiskiem na kopercie „Zmiana” lub „Wycofanie”.

XVI. Otwarcie ofert.

1. Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi w dniu 15.02.2013 r. o godz. 1130 w: CENTRUM USŁU SPECJALISTYCZNYCH

CENTRALNEJ STACJI RATOWNICTWA GÓRNICZEGO CEN-RAT Sp. z o.o.

00-000 Xxxxx

xx. Xxxxxxxxxx 00 xxx. nr 3 VI p.

1. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert.

2. Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym, że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.

3. Kolejność otwierania ofert zgodna jest z kolejnością rejestracji ich wpływu do Zamawiającego.

4. Podczas otwarcia ofert podane zostaną nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.

5. Informacje, o których mowa w pkt. 4, przekazane zostaną niezwłocznie Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich wniosek.

XVII. Informacje dodatkowe.

1. Zamawiający dopuszcza możliwość składania oferty wspólnej.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia przetargu bez podania przyczyny na każdym etapie realizacji procedury przetargowej. Zamawiający nie zwraca Wykonawcom kosztów sporządzenia oferty.

3. Zamawiającemu przysługuje prawo przeprowadzenia uzgodnień ostatecznych warunków realizacji zamówienia z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę – bez względu na ustalony wcześniej sposób uzyskania ceny ostatecznej. Dopuszcza się przeprowadzenie uzgodnień w formie pisemnej/elektronicznej/ faksowej.

XVIII. Sposób komunikowania się z Wykonawcą.

1. Zamawiający ustala następujący sposób komunikowania się z Wykonawcą:

a) Pisemnie na adres: 00-000 Xxxxx, xx. Xxxxxxxxxx 00

b) Faksem nr x00 00 000 00 00

c) Drogą elektroniczną na adres: xxxxxxxxx@xxx-xxx.xxxxx.xx

2. Osobą udzielającą informacji dotyczących przedmiotu zamówienia ze strony Zamawiającego jest:

a) w sprawach formalnych: xxx. Xxxxx Xxxxxxxxx xxxxxxxxx@xxx-xxx.xxxxx.xx (00) 000 0000,

b) w sprawach technicznych: xxx xxx. Xxxxxx Xxxxxx xxxxxxxxxx@xxx-xxx.xxxxx.xx

Wyjaśnienia udzielane są od poniedziałku do piątku w godz. 8:00 do 14:00.

XIX. Tryb ogłoszenia wyników przetargu.

1. Niezwłocznie po wyborze oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawcę/ów, którzy złożyli oferty o wyniku/ach postępowania.

2. Wykonawcę, którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą, Zamawiający wezwie odrębnym pismem do zawarcia umowy.

Załączniki:

1. Formularz ofertowy.

2. Specyfikacja techniczna.

3. Istotne postanowienia umowy.

4. Wykaz wykonanych dostaw.

Załącznik nr 1

Miejscowość……………, dnia ………………

FORMULARZ OFERTOWY

Pełna nazwa Wykonawcy:	…………………………………………………………………
Siedziba Wykonawcy (adres):	………………………………………………………………...
Województwo:	…………………………………………………………………
Nr telefonu :	…………………………………………………………………
Numer faxu:	…………………………………………………………………
Numer NIP:	…………………………………………………………………
Numer REGON:	…………………………………………………………………
e-mail:	…………………………………………………………………

Do: Centrum Usług Specjalistycznych

Centralnej Stacji Ratownictwa Górniczego CEN-RAT Sp. z o.o.

00-000 Xxxxx

xx. Xxxxxxxxxx 00

w związku z ogłoszeniem o przetargu nieograniczonym na:

„Rozwój i integracja systemu informatycznego Centrum Usług Specjalistycznych Centralnej Stacji ratownictwa Górniczego CEN-RAT Sp. z o.o., zwanego Systemem Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD)”.

1. Oferujemy wykonanie zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego za cenę zgodnie z poniższą tabelą:

Wyszczególnienie

Oferowana cena netto w PLN

Kwota VAT w PLN

Oferowana cena brutto w PLN

Dostawa Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów SEOD

2. Cena ofertowa uwzględnia wszelkie koszty: w tym transport materiałów, ubezpieczenie, opakowanie oraz wszelkie podatki opłaty i inne ewentualne obciążenia związane z realizacją zamówienia.

3. Warunki płatności: …………………….

4. Oferujemy termin realizacji przedmiotu zamówienia:…………………………………..

5. Oferowane terminy gwarancji ……………………………………………………………..

6. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z SIWZ oraz akceptujemy warunki realizacji określone przez Zamawiającego i wymagania SIWZ bez zastrzeżeń.

7. Przyjmujemy bez zastrzeżeń Istotne postanowienia, które wprowadzone zostaną do umowy, określone w Załączniku nr 3 SIWZ.

8. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z Ustawą z dnia 05.08.2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182 z dnia 05.08.2010 r. poz. 1228) oraz, że będziemy stosować przepisy przedmiotowej Ustawy w odniesieniu do wszelkich informacji uzyskanych w trakcie przetargu.

9. Oświadczamy, że należności wynikające z niniejszej umowy w tym odszkodowawcze i odsetkowe nie mogą być przedmiotem obrotu (cesja, sprzedaż), zgodnie z art. 509 KC, bez pisemnej zgody Zamawiającego.

10. Oświadczamy, że oferowany towar jest wolny od wad prawnych i nie narusza praw majątkowych osób trzecich oraz jest zgodny ze złożoną ofertą.

11. Oświadczamy, że podmiot składający niniejszą ofertę:

a) jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym,

b) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania danego zamówienia,

c) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

12. Oświadczamy, że bez pisemnej zgody Zamawiającego nie będziemy powierzali wykonania przedmiotu umowy osobom trzecim (podwykonawcom).

13. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami zakupów opisanymi w treści Regulaminu zakupów CUSCSRG CEN-RAT Sp. z o.o. oraz że warunki Regulaminu zakupów przyjmujemy bez zastrzeżeń.

14. Oświadczamy, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone w SIWZ.

………………………………………….

Załącznik nr 2

SPECYFIKACJA TECHNICZNA

1. Przez system elektronicznego obiegu dokumentów(SEOD) rozumie się system, który w szczególności:

1.1. Jest w pełni polskojęzyczny, posiada interfejs oraz instrukcje i pełną dokumentację napisane w języku polskim.

1.2. Zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi w CEN-RAT Sp. z o. o. procedurami określonymi w wewnętrznym regulaminie, zarządzeniach, pismach okólnych.

1.3. Realizuje wewnętrzne procedury (a co najmniej przyjmowanie, dekretowanie, wykonywanie wszelkich czynności określonych procedurami dla danych dokumentów lub procesów, archiwizację dokumentów i spraw). Dokładna ilość procedur zostanie określona na podstawie wykonanej analizy przedwdrożeniowej wchodzącej w skład zakresu przedmiotu dostawy.

1.4. Umożliwia sporządzania, weryfikacji, zatwierdzania i obiegu (Workflow) dokumentów sporządzanych w Spółce (dokumentów wewnętrznych oraz zewnętrznych), w tym przede wszystkim:

• dokumentów procedur udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane,

• dokumentów dla realizacji sprzedaży ,

• dokumentów do procedur planowania,

• korespondencji handlowej,

• dokumentów kadrowych (zakresów czynności, planów urlopowych i in.),

• dokumentów organizacyjnych i regulujących wykonywanie zadań (informacji, notatek, regulaminów, protokołów i in.)

• innych szczegółowych dokumentów technicznych użytkowanych przez poszczególne komórki organizacyjne.

1.5. Umożliwia obsługę korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej w zakresie przyjęcia, rejestracji wraz z załącznikami, jednolitej numeracji, wielopoziomowej dekretacji, odsyłania do wszystkich wskazanych komórek organizacyjnych i możliwej archiwizacji w postaci dokumentów elektronicznych (skanów).

1.6. Zawiera funkcjonalność obsługi „spraw”, w oparciu o dokumenty przychodzące oraz generowane w Spółce, zapewniającą definiowanie automatycznych procedur przepływu zadań, a także ręczny mechanizm przesyłania spraw pomiędzy stanowiskami pracy, bez obligatoryjnego skanowania i przechowywania dokumentów w formie „skanuj”.

1.7. Umożliwia tworzenie, aktualizację i udostępnianie uprawnionym stanowiskom rejestrów dokumentów użytkowanych w Spółce, obejmujące generowanie dokumentów, centralną rejestrację, wyszukiwanie i analizy według zadanych kryteriów, sygnalizowanie stanów wymagających podejmowania działań, w tym między innymi w odniesieniu do następujących grup dokumentów:

• wzorów dokumentów (umowy, protokoły, sprawozdania, zlecenia, zamówienia, wnioski itp.).

• podstawowych dokumentów organizacyjnych (obowiązujących regulaminów, protokołów i uchwał Organów Spółki, zarządzeń, planów, pełnomocnictw, decyzji organów administracji państwowej: NIP, REGON i in.),

• zawartych umów i porozumień,

• otrzymanych zaświadczeń, opinii, certyfikatów i in. (x.xx.: z Urzędu Skarbowego, ZUS, Banków);

• prowadzonych procedur udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane,

• składanych ofert handlowych

• otrzymanych i wydawanych dokumentów technicznych (certyfikatów, świadectw, deklaracji, gwarancji, instrukcji, cenników, opinii – dla potrzeb uprawnionych komórek organizacyjnych).

1.8. Umożliwia integrację z użytkowanym w Spółce Systemu Kompleksowej Obsługi Przedsiębiorstwa (SKOP –przy czym obowiązek zlecenia prac związanych z integracją, wymaganych po stronie systemu SKOP, podmiotowi odpowiedzialnemu za opiekę tym systemem tj. firmie BSI spoczywa na Zamawiającym. Wszelkie koszty wynikające z tego typu zleceń również pokrywa Zamawiający.)

w następujących zakresach:

1) elektronicznego sporządzania dokumentów zawierających dane wprowadzane do systemu SKOP, z bezpośrednią wymianą danych z dokumentami funkcjonującymi w SKOP (np.: obciążeń do faktur),

1.9. Umożliwia monitorowanie obsługi środków technicznych nieobjętych dotychczas użytkowanymi systemami w zakresie przeglądów, rejestracji, dopuszczeń, obsług technicznych.

1.10. Zawiera funkcjonalność definiowania i tworzenia raportów oraz zestawień monitorujących pracę i ilość załatwianych pism oraz spraw.

1.11. Zawiera możliwość tworzenia interaktywnych prezentacji i analiz przebiegu procesów.

1.12. Korzysta z relacyjnej bazy danych i posiada możliwość rozbudowy o funkcjonalność kodów kreskowych,

1.13. Jest dostępny w oparciu o przeglądarkę web działającą w lokalnej sieci intranetowej (bez dostępu z sieci Internet) w trybie on-line. Jako przeglądarkę rozumie się oprogramowanie Microsoft Internet Explorer, Mozilla, Chrome. System SEOD jest systemem zamkniętym a dostęp z lokalizacji zdalnych możliwy jest w oparciu o połączenie wirtualnych sieci prywatnych VPN (ang. Virtual Private Network, Wirtualna Sieć Prywatna).

1.14. Umożliwi równoczesną pracę 40 pracowników zalogowanych jednocześnie, z możliwością poszerzenia liczby pracowników.

2. Zakres dostawy obejmuje:

2.1. Wykonanie analizy przedwdrożeniowej, tj. struktury organizacyjnej, procedur obiegu dokumentów, szablonów dokumentów, infrastruktury informatycznej. Liczba szablonów dokumentów zostanie określona w czasie analizy przedwdrożeniowej.

2.2. Dostawę, instalację i konfigurację oprogramowania SEOD pełniącego rolę podstawowego narzędzia do zarządzania dokumentami oraz sprawami w formie elektronicznej – wraz z integracją w wymaganym zakresie z istniejącym systemem ERP

– Systemem Kompleksowej Obsługi Przedsiębiorstwa,

2.3. Dostarczenie licencji niewyłącznej oprogramowania SEOD na czas nieokreślony oraz innych licencji (np. na bazy danych, systemu operacyjnego serwera) niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania całego systemu SEOD. Licencja niewyłączna oznacza, iż licencjodawca ma prawo udzielania dalszych licencji innym podmiotom na danym polu eksploatacji i w związku z tym w żadnym stopniu nie ogranicza się praw majątkowych.

2.4. Określenie minimalnych i rekomendowanych parametrów wymaganych do pracy oprogramowania (CPU, RAM, HDD, I/O) (wraz z konfiguracją systemu operacyjnego i konfiguracją relacyjnej bazy danych) do poprawnego działania oferowanego rozwiązania,

2.5. Szkolenia dla użytkowników i administratorów SEOD w zakresach tematycznych obejmujących wszystkie moduły funkcjonalne oraz całość funkcjonowania, obsługi, użytkowania, administrowania i utrzymania SEOD. Szkolenia odbywać się będą w grupach nie więcej niż 10 osobowych. Dla każdej grupy zorganizowane zostaną trzy szkolenia: pierwsze – trzygodzinne, drugie – dwugodzinne i trzecie jednogodzinne. Dla celów szkoleniowych Zamawiający, po uprzednim uzgodnieniu terminów, udostępni salę komputerową wraz ze stanowiskami komputerowymi. Zamawiający wymaga co najmniej szesnastogodzinnego szkolenia dla trzech administratorów. Szkolenia dla użytkowników oraz administratorów zostaną potwierdzone zaświadczeniami. Szkoleniem będzie objętych 50 osób. Szkolenie wszystkich osób nie może odbywać się tego samego dnia.

2.6. Dostarczenie dokumentacji powykonawczej, w tym: dokumentacji użytkownika, instrukcji użytkownika; dokumentacja ma być dostarczona w języku polskim,

2.7. Udzielenie minimum 36 miesięcy gwarancji na oprogramowanie,

2.8. Przekazania kodów źródłowych całego SEOD.

2.9. W ramach prac przedwdrożeniowych należy wykonać:

2.9.1) dostosować system do struktury organizacyjnej oraz ustalić z zamawiającym zakres integracji z istniejącym systemem SKOP, oraz zdefiniować dane przenoszone do SEOD, zlecenia prac integracyjnych opiekunom systemu (BSI COIG-4) wraz z pokryciem kosztów związanych z tymi pracami, odpowiada Zamawiający.

2.9.2) zamawiający zastrzega sobie prawo wykorzystania dokumentacji w celu redakcji wewnętrznych procedur niezbędnych dla celów poprawy efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej oraz certyfikacji,

2.9.3) ustalić uprawnienia użytkowników oraz wprowadzić i uaktualnić słowniki systemu, zgodnie z istniejącą praktyką i potrzebami Zmawiającego (Analiza powinna być wykonana przez zespół składający się z pracowników Zamawiającego i pracowników Wykonawcy. W wyniku tych prac powinien powstać odpowiedni system klasyfikacji dokumentów, wyznaczane powinny być ścieżki obiegu dokumentów, powstać nowe dzienniki),

2.9.4) identyfikację prowadzonych dzienników i rejestrów,

2.9.5) identyfikację klasyfikacji stosowanych u Zamawiającego,

2.9.6) raport obejmujący wykaz niezbędnych przedsięwzięć organizacyjnych do wprowadzenia przed wdrożeniem systemu,

2.9.7) ustalenie ścieżek obiegu prowadzonej dokumentacji,

2.9.8) ustalenie odpowiedzialności za dokumenty

2.10. W ramach prac wdrożeniowych należy:

2.10.1) zainstalować oprogramowanie SEOD wraz z niezbędnym oprogramowaniem oraz skonfigurowaniem wszystkich parametrów pracy.

2.10.2) zaimplementować (odwzorować) istniejącą strukturę organizacyjną spółki,

2.10.3) zintegrować system SEOD (w wymaganym zakresie) z istniejącym systemem SKOP, Zlecenie prac integracyjnych opiekunowi (BSI COIG-4) oraz za koszty z tym związane odpowiada Zamawiający.

2.10.4) stworzyć niezbędne bazy danych,

2.10.5) ustalić uprawnienia dostępu użytkowników do dokumentów, spraw, terminarzy itp.

2.10.6) ustalić i wprowadzić parametry startowe systemu niezbędne do rozpoczęcia eksploatacji,

2.10.7) zapewnić pomoc na stanowiskach użytkowników w zakresie obsługi systemu,

2.10.8) zapewnić gotowość do rozwiązywania problemów związanych z eksploatacją systemu,

2.10.9) zapewnić nadzór merytoryczny nad pracą systemu,

2.10.10) przeprowadzić szkolenie pracowników Zamawiającego.

3. Koncepcja rozwiązania

3.1. Celem SEOD jest optymalizacja zarządzania procesami przepływu informacji pomiędzy pracownikami.

3.2. W ramach projektu muszą zostać wdrożone i odpowiednio skonfigurowane narzędzia systemu umożliwiające wykonywanie czynności związanych z obowiązkami użytkowników.

3.3. W ramach wdrożenia muszą zostać wykonane wszystkie niezbędne prace gwarantujące sprawne działanie całego rozwiązania.

3.4. Za główną część rozwiązania uważa się SEOD, który będzie pełnił rolę narzędzia pracy codziennego użytku.

3.5. Wykonawca określi minimalne parametry serwera.

4. Wymagania ogólne dotyczące przedmiotu zamówienia

4.1. Funkcja

4.1.1. Wszystkie moduły SEOD muszą stanowić jednolity system informatyczny.

4.1.2. System SEOD jest systemem zamkniętym a dostęp z lokalizacji zdalnych możliwy jest w oparciu o połączenie wirtualnych sieci prywatnych VPN.

4.1.3. SEOD powinien:

1) posiadać jednolity i przejrzysty interfejs graficzny,

2) zawierać w pełni polskojęzyczny interfejs użytkownika i posiadać polskojęzyczną instrukcję obsługi,

3) zapewniać obieg dokumentów zgodnie z obowiązującymi w CEN-RAT Sp. z o.o. procedurami.

4) udostępniać logi wszystkich wprowadzanych zmian,

5) posiadać mechanizm dynamicznych atrybutów umożliwiających dodawanie określonych pól co najmniej do formatek opisu dokumentu, umożliwiać generowanie raportów do formatu Microsoft Excel,

6) umożliwiać śledzenie wszystkich ruchów oraz umożliwiać raportowanie tych ruchów,

7) zapewniać kontrolę dostępu do dokumentów w systemie według uprawnień,

8) zapewniać wielopoziomową dekretację dokumentów,

9) umożliwiać zmianę kryteriów sortowania dokumentów i spraw,

10) posiadać centralną numerację dokumentów, gwarantującą unikalność numeracji w całym systemie,

11) umożliwiać wprowadzenie struktury organizacyjnej spółki (schematu organizacyjnego będącego do wglądu u Zamawiającego), oraz ich zmian w trakcie użytkowania systemu,

12) zapewniać bezpieczeństwo dokumentów we wszystkich aspektach, w szczególności: dystrybucji, klasyfikowania, składowania, archiwizowania. Aspekty bezpieczeństwa powinny dotyczyć x.xx.: poufności, integralności, niezaprzeczalności, autentyczności,

13) umożliwiać integrację i pobieranie danych z innych systemów użytkowanych przez CEN-RAT Sp. z o.o.,

14) pokazywać poszczególne etapy obiegu dokumentów w formie graficznej i opisowej,

15) umożliwić przydzielenie roli administratora dla więcej niż jednego użytkownika systemu poprzez nadanie mu odpowiednich uprawnień,

16) zawierać rozbudowane funkcje raportowania według wielu kryteriów,

17) automatycznie rozłączać sesje (ang. logout) po zadanym czasie nieaktywności użytkownika z poziomu aplikacji,

18) uniemożliwić szeregowe i równoległe dzielenie licencji przez użytkownika,

19) umożliwiać uruchamianie procedur bazodanowych z poziomu aplikacji,

20) umożliwiać samodzielne tworzenie kolejnych ścieżek i dodawanie kolejnych typów dokumentów,

21) umożliwiać przypisanie odpowiedzialności za sprawę oraz za dokument,

22) umożliwiać tworzenie dynamicznych formularzy umożliwiających użytkownikowi dodawanie/usuwanie kolejnych pól danego typu,

23) umożliwiać zautomatyzowane nadzorowanie dystrybucji dokumentów oraz nadzorowanie czynności z nimi związanych (np. zadań),

24) umożliwiać przyjmowanie i przekazywanie co najmniej następujących plików elektronicznych: kompatybilnych z Microsoft Office, pdf, jpg,

25) umożliwiać powiadamianie przez email o zdarzeniach związanych z realizacją obiegu; funkcjonalność ta powinna być konfigurowana (np. jakie zdarzenia powodują wysłanie powiadomienia i do których użytkowników),

26) umożliwiać zarządzanie ścieżkami workflow z poziomu konta administracyjnego,

27) zapewnić bezpieczeństwo przesyłu danych SSL (ang. Secure Socket Layer - protokół służący do bezpiecznej transmisji zaszyfrowanego strumienia danych),

28) umożliwić wyświetlanie podglądu dokumentów bezpośrednio w tym samym oknie przeglądarki w trybie on-line, obok innych danych dokumentów i procesów,

29) umożliwić generowanie podglądu dokumentów do formatu PDF (ang. Portable Document Format, przenośny format dokumentu) i do formatu procesora tekstu Microsoft (MS) Word i innych na podstawie zdefiniowanego szablonu np. dokument zamówienia, delegacja itp

30) umożliwić automatyczne wysyłanie cyklicznych raportów na zdefiniowane konta e-mail,

31) zapewnić znajdowanie odpowiednich dokumentów przez wyszukiwarkę dokumentów,

32) zapewnić obsługę cachowania na stanowisku użytkownika dokumentów w celu ograniczenia transmisji danych,

33) umożliwić obsługę urządzeń skanujących (drivery, interfejsy itp.),

34) pracować na stacjach roboczych z oprogramowaniem systemowym Microsoft Windows w wersji co najmniej XP/Vista/Windows 7,

35) zawierać mechanizmy raportów wspierające automatyczne przeliczanie danych,

4.1.4. Budowa każdego z elementów SEOD powinna być oparta o technologie zapewniające jego skalowalność.

4.1.5. Licencje nazwane do SEOD będą niezależnie przypisane do użytkowników, a nie do konkretnych stacji roboczych.

4.1.6. Licencje dostępowe umożliwią grupie użytkowników zalogowanie się do SEOD bez konieczności przypisania licencji do użytkownika.

4.2. Wymagania ogólne dotyczące modułów funkcjonalnych

4.2.1. XXXX xxxxxxxx:

1) rozproszoną rejestrację wszelkiej korespondencji każdego typu wraz z załącznikami,

2) wielostronicowe skanowanie dokumentów z poziomu aplikacji oraz rejestrowanie ich formy elektronicznej,

3) rejestrację i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej (pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi),

4) dostęp do bazy nadawców i odbiorców korespondencji w celu sprawnej obsługi systemu i przeglądania korespondencji wg nadawców i odbiorców,

5) rejestrację każdej czynności związanej z poszczególnymi dokumentami,

6) nadanie poleceń i terminów realizacji związanych z korespondencją,

7) przydzielanie zadań samemu sobie oraz innym użytkownikom zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami oraz umożliwi nadzorowanie terminu i sposobu realizacji,

8) tworzenie przypomnień przypisanych do pracowników oraz zarządzania nimi,

9) udzielania zastępstw przez pracowników oraz pracy w zastępstwie, przy czym każdy z użytkowników będzie miał możliwość wskazania okresu, w którym będzie zastępowany,

10) rejestrowanie i prowadzenie spraw wraz z dokumentami związanymi. Powinna być zapewniona możliwość kontrolowania stanu sprawy (stopnia realizacji) i poszczególnych terminów realizacji wraz z powiadamianiem o opóźnieniach,

11) przekazywanie prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia.

4.2.2. SEOD musi być wyposażony w wyszukiwarkę, która w prosty i szybki sposób znajduje odpowiednie dokumenty.

4.2.3. Uprawnieni użytkownicy SEOD muszą mieć możliwość sumarycznej kontroli dotyczącej ilości korespondencji przychodzącej, terminów realizacji i przydzielonych zadań dla poszczególnych użytkowników oraz ich grup.

4.2.4. Uprawnieni użytkownicy SEOD powinni mieć możliwość wglądu w bieżącą pracę innych pracowników. SEOD powinien zawierać stronę ulubionych, na której zawierają się najczęściej wykonywane raporty, które aktualizowane są on-line.

4.2.5. SEOD musi umożliwiać zarządzanie uprawnieniami i dostępem użytkowników zarówno do informacji (treści dokumentów, spraw) jak i funkcji systemu.

4.2.6. SEOD powinien funkcjonować w oparciu o relacyjną bazę danych.

4.2.7. SEOD powinien umożliwiać obsługę faktur, w tym elektronicznych, w zakresie: weryfikacja, akceptacja, opisu.

5. Wymagania dotyczące poszczególnych modułów systemu

5.1. Identyfikacja użytkownika

1) SEOD jednoznacznie identyfikuje użytkownika.

2) SEOD musi zapewnić logowanie użytkownika do systemu przy pomocy indywidualnego hasła.

3) SEOD umożliwi zastępowania użytkownika bez konieczności ujawniania hasła dostępu.

4) Hasła użytkowników w SEOD muszą być szyfrowane.

5) W przypadku pracy w zastępstwie, SEOD odnotowuje w historii zdarzeń czynności, zastępowanego użytkownika oraz osoby wykonujące.

6) SEOD zapewni zarządzanie uprawnieniami użytkowników z poziomu konta administracyjnego.

5.2. Zarządzanie terminami SEOD powinien:

1) posiadać wbudowaną funkcję kalendarza, na którym zaznaczone są zadania oczekujące na wykonanie, zadania zamknięte oraz priorytet zadania,

2) umożliwiać następujące widoki terminarzy: dzienny, tygodniowy, miesięczny z listą zdarzeń dla każdego widoku,

3) sygnalizować przeterminowane dokumenty, sprawy i zadania oraz automatycznie generować ich wykazy, przy czym dokumenty i sprawy przeterminowane powinny być wyświetlane np. wyróżnionym kolorem,

4) umożliwiać filtrowanie zadań w kalendarzu według np. priorytetów, zadań, statusów,

5) umożliwiać definiowanie czasu względem którego ma nastąpić powiadomienie

o zbliżającym się terminie zakończenia/wystąpieniem zdarzenia.

5.3. Moduł Kancelaria – Registratura SEOD zapewni:

1) jednoczesne rejestrowanie korespondencji na wielu stanowiskach pracy,

2) automatyczną numerację rejestrowanych pism,

3) rejestrowania załączników do pism,

4) możliwość udostępniania dokumentów w formie dowolnych plików elektronicznych,

5) klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanych przez użytkownika słowników,

6) ustalanie terminów załatwiania spraw związanych z pismem,

7) zautomatyzowanie i usprawnienie procesu obiegu dokumentów i ich dystrybucji do zewnętrznych odbiorców,

8) zestawianie statystyk i raportów dotyczących korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej,

9) dekretowanie i przekazywanie kopii pism kierowanych „do wiadomości” pracowników i komórek organizacyjnych,

10) automatyczne rejestrowanie historii „życia” pisma od zarejestrowania go w systemie poprzez drogi obiegu pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami oraz czas

zatrzymania,

11) rejestrację poczty elektronicznej odebranej przez użytkownika w programie pocztowym (Outlook Express, Mozilla Thunderbird)

12) automatyczne generowanie korespondencji seryjnej,

13) automatyczne generowanie raportów z listą dokumentów i indeksami opisującymi dokument tj. datą wpływu, nazwą komórki, od kogo, typu korespondencji, formą wpływu, datą przekazania,

14) obsługę listów ZPO (Za Potwierdzeniem Odbioru)i automatyczne dopasowywanie zwrotki ZPO do nadanej przesyłki,

15) gromadzenie bazy danych o nadawcach pism i kontrahentach.

5.4. Moduł zarządzania zamówieniami i zakupami SEOD umożliwi:

1) przygotowywanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi w CEN-RAT Spółka z o.o. procedurami udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane,

2) wielopoziomową akceptację zamówień,

3) porównywanie ofert różnych kontrahentów,

4) dostęp do informacji kto i kiedy złożył zamówienie, na jakich warunkach,

5) automatyczne przygotowywanie zamówień, wysyłanych do kontrahentów,

6) generowanie raportów i zestawień oraz wydatków na poszczególne towary,

7) nadawanie statusów dla zamówień i automatyczną ich zmianę wraz z postępem danego zamówienia,

8) generowanie raportów związanych np. z sumą zapotrzebowania, zamówień w podziale na komórki, użytkowników, okresy rozliczeniowe,

9) automatyczne przygotowywanie zapotrzebowań i zapytań ofertowych, wysyłanych do kontrahentów na podstawie wybranego szablonu.

5.5. OBSŁUGA SPRAW SEOD zapewni możliwość:

1) zakładania spraw w oparciu o pisma wpływające do Zamawiającego, pisma wychodzące, pisma wewnętrzne, notatki i inne dokumenty. Dołączanie dowolnych dokumentów do sprawy – pism przychodzących i wychodzących, dokumentów wewnętrznych, możliwość tworzenia automatycznych rejestrów z definiowalną numeracją,

2) procedowania sprawy trybem ad hoc, tj. poprzez definiowanie na bieżąco kolejnego stanowiska zajmującego się sprawą bez konieczności wykorzystania uprzednio zdefiniowanej ścieżki,

3) umieszczenia na ścieżce procedury sprawy:

- stanowisk, komórek organizacyjnych bądź ról na podstawie ewidencji struktury organizacyjnej,

- konkretnych pracowników na podstawie ewidencji pracowników,

- bezpośredniego przełożonego lub zastępcy osoby wykonującej czynności,

4) prowadzenia kontroli czasu wykonania szeregu czynności na ścieżce,

5) delegowania zadań realizujących proces na użytkownika, grupę użytkowników lub listę użytkowników i grup,

7) śledzenia przebiegu procesów, co najmniej w zakresie:

- wyświetlenie listy wystąpień wybranego procesu,

- wyświetlenie listy zadań wybranego procesu,

- wyświetlenie przebiegu wystąpienia wybranego procesu,

- wyświetlenie przebiegu zadania wybranego procesu.

8) eksportu dziennika zdarzeń do pliku,

9) bieżącego monitorowania czasu pozostałego do terminowego wykonania przez niego czynności na danym etapie realizacji sprawy z przypisaną ścieżką procedowania,

10) informowania użytkownika o zaległościach (w tym pocztą elektroniczną),

11) automatycznej numeracji zakładanych spraw,

12) pracy grupowej umożliwiające wspólną pracę nad prowadzonymi sprawami,

13) wyświetlenia wszystkich połączeń dokumentów przypisanych do danej sprawy,

14) zakończenia, wstrzymywania na określony czas, wznawiania oraz usuwania spraw,

15) definiowania dowolnych postaci formularzy elektronicznych, których wypełnianie byłoby wykonywane bezpośrednio przez osoby uczestniczące w sprawie,

16) zamodelowania dowolnej ilości obiegów dokumentów elektronicznych, o dowolnym zakresie we wskazanych procesach biznesowych,

17) usunięcia błędnie wprowadzonej sprawy, dokumentu,

18) zmiany terminów realizacji spraw z wymaganymi adnotacjami dotyczącymi zmiany tych terminów,

19) zamodelowania relacji typu „wiele do wielu”, między różnego rodzaju elementami, np. łączenie kilku faktur z jednym zamówieniem bądź kilku zamówień z jedną fakturą,

20) włączania do obiegu w procesach dokumentów niestanowiących treści pisanych, a będących treściami zapisów dźwięku i obrazu,

21) tworzenia grup pracowników współpracujących przy realizacji spraw z możliwością definiowania uprawnień każdego z użytkowników w poszczególnych sprawach,

22) przedstawienia średniego czasu procedowania dokumentów w formie graficznej,

23) wysyłania dokumentów i spraw w trybie do zapoznania się (uprawnienia tylko do odczytu),

24) nadzorowania przebiegu spraw przez kierownictwo poprzez:

- sygnalizowanie spraw o określonym terminie załatwienia, (dla których termin załatwienia upłynął, upływa w dniu bieżącym bądź upłynie za jakiś czas itp.),

- śledzenie historii przebiegu sprawy od chwili zarejestrowania jej w systemie oraz drogi obiegu dokumentów sprawy pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami.

25) archiwizowania dokumentacji spraw ostatecznie zakończonych,

26) filtrowania przeglądanych zadań co najmniej według kryteriów: zadania oczekujące, zadania wykonane, zadania przeterminowane,

27) sporządzania zestawień prowadzonych spraw,

28) automatycznego wstawiania do dokumentu generowanego na podstawie szablonu podstawowych danych na podstawie informacji zawartych w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (np. nr sprawy, dane adresowe, warunki dostawy, warunki płatności),

29) przerwania procesu w dowolnym stadium realizacji i powrotu do niego bez utraty wprowadzonych danych,

30) pracy w trybie VPN (ang. Virtual Private Network, Wirtualna Sieć Prywatna) z określonej lokalizacji geograficznej. Zamawiający zapewni infrastrukturę VPN.

5.6. MODUŁ EWIDENCJA FAKTUR SEOD zapewni możliwość:

1) elektronicznej ewidencji faktur przychodzących oraz monitoring ich przepływu,

2) wprowadzanie terminu płatności oraz kwoty faktury,

3) wprowadzanie wysokości kwoty, powyżej której obieg faktury będzie w systemie wyróżniony,

4) wielostopniowa dekretacja faktur,

5) dostęp do wyszukiwarki faktur,

6) dostęp do raportów.

5.7. MODUŁ RAPORTOWANIA SEOD zapewni:

1) raporty stanu obiegu dokumentów każdego pracownika ze szczególnym uwzględnieniem:

- ilości nieodebranych oraz przeterminowanych pism wewnętrznych zarejestrowanych w obiegu między komórkami organizacyjnymi,

- ilości nieodebranych oraz przeterminowanych pism, które zostały zarejestrowane w rejestrze korespondencji przychodzącej, które wpłynęły od klienta,

- pozycji rejestrów załatwianych przez daną osobę,

2) raporty statystyczne zarejestrowanych pism w systemie z podziałem na poszczególne osoby oraz typy dokumentów (decyzja, faktura, wniosek, akt notarialny, itp.),

3) możliwość filtrowania raportów po dowolnym okresie,

4) raporty aktywności poszczególnych użytkowników, który będzie przedstawiał x.xx.: ogólną ilość logowań do systemu, ilość wykonanych operacji, ilość zarejestrowanych spraw przez daną osobę i ilość zarejestrowanych pism przez daną osobę,

5) możliwość alarmowania np. o sprawach przeterminowanych i powiadamiania zainteresowane osoby emailem.

5.8. MODUŁ ELEKTRONICZNE ARCHIWUM

1. Archiwum będzie stanowiło odrębny moduł, który może być wykorzystany w innych systemach za pomocą ustalonego interfejsu webservice (Usługa internetowa (ang. web service)).

2. SEOD zapewni:

1) nie może mieć ograniczeń co do ilości archiwizowanych dokumentów oraz użytkowników z niego korzystających,

2) możliwość wprowadzenia informacji o brakowaniu dokumentów oraz wyraportuje dokumenty do usunięcia,

3) przechowywanie faktur elektronicznych, udostępnianie ich w celach audytu lub kontroli skarbowej, ciągły dostęp do archiwum on-line (ang. online, dosł. na linii),

4) archiwum i obsługę dokumentów we wszystkich formatach,

5) wyszukiwanie dokumentów po indeksach,

6) informację o dokumencie: osoba rejestrująca, data rejestracji, historia obiegu dokumentu,

7) możliwość archiwizowania danych: bazy danych oraz obrazów w oparciu o mechanizm log shipping (proces automatyzacji tworzenia kopii zapasowych bazy danych i pliki dziennika transakcji serwerze produkcyjnym oraz przywrócenie kopii na serwerze zapasowym),

8) możliwość podglądu zarchiwizowanych dokumentów z poziomu zewnętrznych systemów poprzez link,

9) możliwość lokalizacji dokumentów papierowych oraz możliwość zmiany ich lokalizacji.

PLATFORMA SPRZĘTOWA SERWERA

1. Implementacja systemu będzie realizowana na serwerze zainstalowanym w siedzibie Zamawiającego, w pełni kompatybilnym z oprogramowaniem SEOD.

I. Gwarancja:

1. Wykonawca udzieli na okres minimum 36 miesięcy gwarancji na dostarczone oprogramowanie SEOD i oraz na okres minimum 24 miesięcy na zastosowane materiały (o ile zostaną użyte), licząc od daty protokołu odbioru. Wykonawca zapewni także serwis

gwarancyjny. Wszelkie koszty gwarancji wraz z serwisem gwarancyjnym są w pełni włączone do ceny ofertowej.

2. Wykonawca w ramach serwisu gwarancyjnego będzie świadczył następujące usługi:

1) zapewni telefoniczne wsparcie techniczne umożliwiające zgłaszanie usterek oprogramowania,

2) zapewni telefoniczne konsultacje merytoryczne przy rozwiązywaniu problemów z oprogramowaniem,

3. W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca:

1) usunie usterki i awarie oprogramowania,

2) usunie błędy baz danych nie wynikające z błędnej obsługi,

3) zapewni prawidłowe (nieograniczone czasowo i funkcjonalnie) działanie SEOD,

4) nie pobiera dodatkowych opłat za wszelkie prace gwarancyjne wraz z dojazdem, delegacją itp.,

5) będzie informował Xxxxxxxxxxxxx o dostępnych aktualizacjach i poprawkach oprogramowania, a także dokona jego aktualizacji.

4. Czas naprawy awarii programowej wyznaczony jest zgodnie z określonym poziomem SLA (ang. Service Level Agreement) usługi zgodnie z określonym priorytetem zgłoszenia/incydentu (Parametr będący kombinacją wpływu i pilności - określa ważność zgłoszenia oraz decyduje o kolejności realizacji.). Zgłoszenie incydentu (każde zdarzenie nie będące częścią normalnego działania oprogramowania, które powoduje, lub może powodować przerwę w dostarczaniu usługi, względnie obniżenie jej jakości) odbywa się drogą telefoniczną z potwierdzeniem e-mailem, faxem.

Priorytet

Definicja

Czas Reakcji [roboczo- godziny]

Czas Obejścia (rozwiązania tymczasowego)

[roboczo-

godziny]

Czas Realizacji [robocz- godziny]

Krytyczna

Zatrzymanie pracy systemu SEOD. Brak możliwości pracy z systemami SEOD dla wszystkich

Użytkowników Końcowych

2 Średnia

Użytkownicy końcowi SEOD nie mogą wykonywać wszystkich transakcji w ramach danego procesu biznesowego

Użytkowników Końcowych

Priorytet

Definicja

Czas Reakcji [roboczo- godziny]

Czas Obejścia (rozwiązania tymczasowego)

[roboczo-

godziny]

Czas Realizacji [robocz- godziny]

3 Niska

Ogólne zapytania związane z funkcjonalnością, konfiguracją i

obsługą systemu SEOD

Przy czym:

Czas Reakcji - Czas upływający od rejestracji zgłoszenia u Dostawcy do czasu potwierdzenia otrzymania zgłoszenia i rozpoczęcia działań naprawczych.

Czas Obejścia - Czas upływający od rejestracji zgłoszenia do czasu wykonania operacji tymczasowych powodujących zmniejszenie lub wyeliminowanie wpływu Incydentu dla którego pełna funkcjonalność nie jest jeszcze dostępna

Czas Realizacji - Czas upływający od rejestracji Zgłoszenia lub Problemu do czasu pełnego przywrócenia funkcjonalności (usunięcia Problemu)

5. Do programowych awarii gwarancyjnych Zamawiający zalicza w szczególności:

1) wszelkie awarie w funkcjonowaniu oprogramowania,

2) błędy baz danych (w tym brak spójności i integralności danych, itp.) niezawinione przez użytkowników systemu, tzn. powstałe nie wskutek błędnego wprowadzania danych i złej obsługi SEOD.

6. Przez naprawę awarii programowej Zamawiający rozumie w szczególności:

1) naprawę wadliwego oprogramowania,

2) rekonfigurację wadliwych ustawień,

3) naprawę baz danych,

4) naprawę zawartości baz danych (w tym brak spójności i integralności danych, itp.).

7. Wykonawca wykona na miejscu u Zamawiającego przeglądy gwarancyjne oprogramowania i baz danych w ilości 1 przegląd w pierwszym roku użytkowania SEOD, 2 przegląd pod koniec okresu gwarancyjnego. Przeglądy gwarancyjne obejmują x.xx.:

1) kontrolę integralności i spójności baz danych,

2) kontrolę i poprawę konfiguracji i poprawności działania oprogramowania.

Załącznik nr 3 do SIWZ

ISTOTNE POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO UMOWY

UMOWA

zawarta w dniu w Bytomiu pomiędzy:

Centrum Usług Specjalistycznych Centralnej Stacji Ratownictwa Górniczego CEN - RAT Sp. z o.o. z siedzibą w Bytomiu, 41-000 Xxxxx, xx. Xxxxxxxxxx 00, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Katowicach, Katowice – Wschód, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000165379, NIP: 000-00-00-000, którą reprezentują:

1....................................................................................,

2. ..................................................................................,

zwaną w dalszej części umowy „Zamawiającym”, a

......................................................................................................

którą reprezentują: 1. ,

2. ..................................................................................,

zwaną w dalszej części umowy „Wykonawcą”.

W rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w wyniku przeprowadzenia przetargu nieograniczonego nie objętego wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010 Nr 113, poz. 759), została zawarta umowa o następującej treści.

§ 1.

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem niniejszej umowy jest zapewnienie „rozwoju i integracji systemu informatycznego Zamawiającego, zwanych w dalszej treści systemem elektronicznego obiegu dokumentów” (SEOD) realizowanego poprzez dostawę oprogramowania i uruchomienie systemu na warunkach opisanych w treści niniejszej umowy.

2. Na dostawę składają się dwa etapy realizacji zamówienia: I etap: zaprojektowanie oraz następujące usługi -

- wdrożenie,

- uruchomienie procesów i procedur (workflow),

- integracja z aplikacjami (systemami) informatycznymi użytkowanymi u Zamawiającego,

- wyposażenie techniczne wymagane dla SEOD,

II etap: praktyczne potwierdzenie poprawności działania systemu.

3. Charakterystykę techniczną przedmiotu umowy określono w załącznik nr 2 do SIWZ.

§ 2.

TERMIN DOSTAWY

1. Termin dostawy przedmiotu umowy ustala się w następujący sposób: I etap - do 4 miesięcy od daty zawarcia umowy,

II etap - do 5 miesięcy od protokolarnego zatwierdzenia realizacji etapu I-go.

2. Miejsce dostawy: siedziba Centrum Usług Specjalistycznych Centralnej Stacji Ratownictwa Górniczego CEN-RAT Sp. z o.o. w Bytomiu.

§ 3.

OSOBY ODPOWIEDZIALNE

Ze strony Zamawiającego nadzór nad realizacją przedsięwzięcia na wszystkich jego etapach (nadzór nad umową) pełnić będzie: Główny Specjalista - Kierownik projektów informatycznych - Xxxxxx Xxxxxx, tel: 000-000-000

Ze strony Wykonawcy nadzór nad przedmiotem umowy pełnić będzie:

..........................................................................................................................

§ 4.

ODBIÓRU PRZEDMIOTU UMOWY

1. Strony ustalają, że odbiór przedmiotu zamówienia dokonywany będzie po zakończeniu realizacji każdego z etapów umowy i przedłożeniu wszelkich dokumentów niezbędnych do odbioru, w szczególności: instrukcji użytkownika i instrukcji administratora, potwierdzenia przeprowadzenia szkoleń.

2. Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpi na podstawie protokołów zdawczo – odbiorczych podpisanych przez upoważnionych przedstawicieli obu stron. Protokoły stanowić będą podstawę do rozliczeń finansowych w zakresie przedmiotu zamówienia.

3. Przystąpienie przez Xxxxxxxxxxxxx do odbioru nastąpi nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od daty zgłoszenia przez Wykonawcę gotowości do odbioru każdego z etapów przedmiotu zamówienia.

4. Strony umowy ustalają, iż licencja na oprogramowanie dostarczone przez Wykonawcę, przechodzi na Zamawiającego z dniem zrealizowania ostatecznej zapłaty wynagrodzenia za dostawę będącą przedmiotem niniejszej umowy.

§ 5.

WYNAGRODZENIE

1. Strony ustalają, że wynagrodzenie za wykonanie przedmiot umowy jest ryczałtowe i stanowi wartość umowy dla potrzeb naliczania kar umownych.

2. Wynagrodzenie, o którym stanowi się w ust. 1 wynosi:

1) wartość netto .......................... zł (słownie: ..................................................... złotych ),

2) wartość brutto ......................... zł (słownie: ..................................................... złotych ),

3) wartość podatku VAT .............. zł (słownie złotych).

3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 obejmuje także zapłatę za udzielenie licencji, o której mowa w § 7 oraz przeniesienie nośników, o których mowa w § 8.

4. Płatność zaliczki lub pozostałej części wynagrodzenia zrealizowana będzie przelewem na konto Wykonawcy w terminie do 30 dni od dnia doręczenia faktury, wystawionej w oparciu o protokół zdawczo-odbiorczy potwierdzający prawidłową realizację każdego z etapów zamówienia.

Bank Wykonawcy – ………………..

nr konta: ……………………………………………

5. W razie odmowy przyjęcia przez Zamawiającego całości dostawy w ustalonym do tego terminie z uwagi na wadliwe działanie systemu, Wykonawca zobowiązany będzie bez odrębnego wezwania do zwrotu pobranej zaliczki na poczet wynagrodzenia w terminie do 30 dni od daty protokolarnego potwierdzenia wadliwości działania systemu.

6. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawienia i wysłania faktury VAT bez podpisu Zamawiającego.

7. Zamawiający oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT, NIP 000-00-00-000.

1. Strony ustanawiają kary umowne:

§ 6.

KARY UMOWNE

a) w przypadku odstąpienia od umowy przez jedną ze Stron umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy - Wykonawca może zostać zobowiązany do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 10% wartości netto umowy.

b) w przypadku niedotrzymania terminów określonych w umowie za każdy dzień opóźnienia Wykonawca może zostać zobowiązany do zapłaty kary umownej na rzecz Zamawiającego w wysokości 0,3% wartości netto umowy.

c) za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie gwarancji/rękojmi w wysokości 0,1% wartości netto umowy za każdy dzień zwłoki.

2. Zamawiający może zostać zobowiązany do zapłaty na rzecz Wykonawcy kary umownej w wysokości 10 % wartości netto przedmiotu umowy, gdy Wykonawca odstąpi od umowy z powodu okoliczności zawinionych przez Xxxxxxxxxxxxx.

3. W sytuacji, gdy kara umowna przewidziana w ust. 1, nie pokrywa szkody Zamawiającego, przysługuje prawo żądania odszkodowania na zasadach ogólnych.

§ 7.

LICENCJA NA OPROGRAMOWANIE

1. Wykonawca w cenie wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu niniejszej umowy udzieli Zamawiającemu licencji na korzystanie z oprogramowania SEOD oraz innych licencji niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania całego systemu.

2. Licencje, o których mowa w ust. 1, winny być licencjami udzielonymi na czas nieokreślony.

3. Licencja nie może być związana z określonym stanowiskiem pracy lub komputerem.

4. Na podstawie udzielonej licencji, Zamawiający uprawniony będzie do korzystania z SEOD na następujących polach eksploatacji:

a) użytkowanie oprogramowania w zakresie wynikającym z jego charakteru i przeznaczenia w siedzibie Zamawiającego, wyłącznie na użytek własny bez prawa dystrybucji, użyczania, wynajmowania, wydzierżawiania, udzielania dalszych sublicencji lub innego przenoszenia swych praw na osoby trzecie,

b) zwielokrotnienia (sporządzenia kopii) całości lub części oprogramowania do ilości niezbędnej dla celów bezpiecznej i efektywnej eksploatacji,

c) dokonywanie modyfikacji związanych z dostosowaniem oprogramowania do wymagań Zamawiającego, z zastrzeżeniem postanowienia zawartego w ust. 5 niniejszego paragrafu; wszelkie zmiany w kodach źródłowych mające na celu modyfikację oprogramowania będącego przedmiotem licencji muszą być w sposób czytelny i jednoznacznie oznakowane i powinny udostępniać pełną informację o zawartości pliku przed wprowadzeniem zmian. Zamawiający nie oczekuje przekazania kodów źródłowych do oprogramowania dostępnego powszechnie na rynku, z którego Wykonawca korzysta podczas wdrożenia.

d) zabrania się wprowadzania jakichkolwiek zmian jak i usuwania fragmentów bądź całości tekstu klauzul poświadczających prawa autorskie w kodach źródłowych, a wprowadzonych tam przez Wykonawcę w postaci komentarzy.

5. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za nie funkcjonowanie lub nieprawidłowe funkcjonowanie oprogramowania będące skutkiem dokonania przez Zamawiającego modyfikacji oprogramowania.

6. Dla realizacji prawa wynikającego z ust. 4 pkt. c) niniejszego paragrafu Wykonawca przekaże Zamawiającemu na żądanie każdorazowo aktualne kody źródłowe oprogramowania.

7. Licencja na oprogramowanie systemowe udzielana jest na warunkach jego producenta.

§ 8.

PRZENIESIENIE KODÓW ŹRÓDŁOWYCH

1. Wykonawca zobowiązany jest po dokonaniu odbioru dostawy do wydania Zamawiającemu kodów źródłowych wraz ze szczegółową procedurą kompilacji systemu SEOD w wersji elektronicznej, redundantnie - na dwóch nośnikach o gwarantowanej trwałości (nie krótszej niż 10 lat) w zalakowanych kopertach. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do przekazania pełnej dokumentacji technicznej i dokumentacji powykonawczej użytkowej oraz materiałów szkoleniowych.

2. Wykonawca zobowiązany jest po okresie gwarancji do przeniesienia na rzecz Zamawiającego w całości autorskie prawa majątkowe dotyczące przedmiotu dostawy oraz prawa do kodów źródłowych w stosunku do całego systemu SEOD w celu jego swobodnej modyfikacji.

3. W przypadku zmian w kodzie źródłowym SEOD, związanej z naprawami SEOD, aktualizacjami, przeglądami gwarancyjnymi dokonywanymi przez Wykonawcę, Wykonawca niezwłocznie po dokonaniu jakichkolwiek zmian przekaże Zamawiającemu nową wersję kodu źródłowego lub „łatkę” (patch), której uruchomienie powoduje automatyczne uaktualnienie SEOD do najnowszej wersji.

§ 9.

OPIEKA AUTORSKA

1. Wykonawca zobowiązuje się na okres gwarancji do udzielenia Zamawiającemu opieki autorskiej.

2. Wynagrodzenie za pełnienie opieki autorskiej zostało uwzględnione w wynagrodzeniu za dostawę SEOD, o której mowa w § 5 umowy.

3. Pod pojęciem opieki autorskiej rozumie się modernizację i konserwację systemu SEOD eksploatowanego w siedzibie Zamawiającego obejmującą:

1) nadzór nad poprawnym działaniem serwera,

2) nadzór nad poprawnym działaniem SEOD,

3) aktualizację systemu SEOD – dostawy i instalacje nowych wersji oprogramowania (tzw. "upgrade") włącznie z dokumentacją w wersji elektronicznej,

4) rozwiązywanie problemów występujących w czasie eksploatacji, udzielanie wyjaśnień w zakresie zasad funkcjonowania i pełnego wykorzystania SEOD,

5) reinstalacja oprogramowania i baz danych w przypadku zmian sprzętowych lub systemowych,

6) bieżącą pomoc telefoniczną ("support"),

7) pomoc przy odtwarzaniu baz danych w przypadku błędów eksploatacji SEOD, powstałych z winy Zamawiającego,

8) wykonanie wnioskowanych przez Zamawiającego drobnych usprawnień oprogramowania (poprawa działania istniejących funkcji).

4. Problemy występujące w trakcie eksploatacji systemu SEOD będą zgłaszane przez wyznaczonych pracowników – administratorów Zamawiającego odpowiedzialnych za jego eksploatację.

5. Zgłoszenie błędu systemu SEOD powinno zawierać co najmniej takie informacje jak:

1) nazwisko osoby zgłaszającej lub jej identyfikator (login)

2) datę wystąpienia błędu

3) możliwie dokładny opis problemu,

4) inne dane służące rozwiązaniu problemu.

6. Zgłoszenie błędów systemu SEOD będzie przekazywane Wykonawcy faksem na numer

......................, pocztą elektroniczną na adres .............................. lub telefonicznie z określeniem typu błędu.

7. Wykonawca zobowiązuje się do przystąpienia i rozpoznania błędów niezwłocznie.

8. Czas naprawy awarii programowej lub sprzętowej jest liczony według zasad przewidzianych w § 12 pkt. 5 i 6 niniejszej umowy.

9. Wykonawca gwarantuje dotrzymanie terminu określonego w ust. 8 jedynie przy założeniu poprawnie działającej komputerowej sieci wewnętrznej Zamawiającego, stanowisk komputerowych użytkowników oraz poprawnego dostępu do internetu po stronie Zamawiającego.

10. Wykonawca zapewni telefoniczne wsparcie techniczne umożliwiające zgłaszanie usterek i awarii sprzętu oraz oprogramowania oraz zapewni telefoniczne konsultacje merytoryczne przy rozwiązywaniu problemów z oprogramowaniem.

11. Zgłoszone propozycje zmian w systemie SOED poprawiające funkcjonalność systemu zostaną rozpatrzone przez Wykonawcę w czasie 10 dni roboczych od momentu zarejestrowania zgłoszenia. W tym czasie zostanie udzielona odpowiedź

Zamawiającemu czy zgłoszona przez niego poprawka zostanie dostarczona wraz z kolejną aktualizacją systemu SOED czy też propozycja nie zostanie uwzględniona.

13. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych umieszczonych w obsługiwanym sprzęcie, których utrata nastąpiła z winy Zamawiającego, bądź też jeśli dane archiwalne nie zostały należycie zabezpieczone przez Xxxxxxxxxxxxx.

14. Wykonawca nie może bez konsultacji z Zamawiającym usuwać istniejących funkcjonalności. Dopuszcza się zastępowanie istniejących funkcjonalności nowymi pod warunkiem nie pogarszania ergonomii pracy z systemem.

§ 10.

PODWYKONAWCY

1. Zamawiający może wyrazić zgodę na wykonanie przez podwykonawcę, tj …-

z siedzibą w ………………następującego zakresu prac: ………………………….

2. Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego za działania i zaniechania podwykonawcy, z którego pomocą przedmiot umowy wykonuje.

§ 11.

RĘKOJMIA ZA WADY

1. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady fizyczne przedmiotu dostawy.

2. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne przedmiotu dostawy, w tym również za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw własności intelektualnej lub przemysłowej, w tym praw autorskich, patentów, praw ochronnych na znaki towarowe oraz praw z rejestracji na wzory użytkowe i przemysłowe, pozostające w związku z wprowadzeniem towarów do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 12.

GWARANCJA I SERWIS

Warunki gwarancji strony określają następująco:

1. Wykonawca udzieli na okres minimum miesięcy gwarancji na dostarczony system

SEOD oraz …… miesięcy na zastosowane materiały (o ile będą podlegały zastosowaniu), licząc od daty podpisania protokołu odbioru II etapu zamówienia.

2. Wszelkie koszty gwarancji i serwisu są w pełni wliczone do ceny ofertowej.

3. Wykonawca w ramach serwisu gwarancyjnego będzie świadczył następujące usługi:

a) zapewni telefoniczne wsparcie techniczne umożliwiające zgłaszanie usterek i awarii sprzętu oraz oprogramowania,

b) zapewni telefoniczne konsultacje merytoryczne przy rozwiązywaniu problemów z oprogramowaniem,

4. W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca:

a) usunie usterki i awarie oprogramowania oraz dostarczonego sprzętu,

b) usunie błędy baz danych nie wynikające z błędnej obsługi,

c) zapewni prawidłowe (nieograniczone czasowo i funkcjonalnie) działanie SEOD,

d) nie będzie pobierał dodatkowych opłat za wszelkie prace gwarancyjne wraz z dojazdem, delegacją itp.,

e) będzie informował Xxxxxxxxxxxxx o dostępnych aktualizacjach i poprawkach oprogramowania, a także dokona jego aktualizacji,

5. Czas naprawy awarii sprzętowej wynosi ………. godziny od chwili zgłoszenia usterki e-mailem, faxem lub telefonicznie,

6. Czas naprawy awarii programowej wyznaczony jest zgodnie z określonym poziomem SLA (ang. Service Level Agreement) usługi zgodnie z określonym priorytetem zgłoszenia/incydentu (Parametr będący kombinacją wpływu i pilności - określa ważność zgłoszenia oraz decyduje o kolejności realizacji.).

Zgłoszenie incydentu (każde zdarzenie nie będące częścią normalnego działania oprogramowania, które powoduje, lub może powodować przerwę w dostarczaniu usługi, względnie obniżenie jej jakości)odbywa się drogą telefoniczną z potwierdzeniem

e-mailem, faxem.

Priorytet

Definicja

Czas Reakcji [roboczo- godziny]

Czas Obejścia (rozwiązania tymczasowego) [roboczo-

godziny]

Czas Realizacji [robocz- godziny]

Krytyczna

Zatrzymanie pracy systemu SEOD. Brak możliwości pracy z systemami SEOD dla wszystkich Użytkowników

Końcowych

2 Średnia

Użytkownicy końcowi SEOD nie mogą wykonywać wszystkich transakcji w ramach danego procesu biznesowego Użytkowników

Końcowych

3 Niska

Ogólne zapytania związane z funkcjonalnością, konfiguracją i

obsługą systemu SEOD

Przy czym:

Czas Reakcji - Czas upływający od rejestracji zgłoszenia u Dostawcy do czasu potwierdzenia otrzymania zgłoszenia i rozpoczęcia działań naprawczych.

Czas Obejścia - Czas upływający od rejestracji zgłoszenia do czasu wykonania operacji tymczasowych powodujących zmniejszenie lub wyeliminowanie wpływu Incydentu dla którego pełna funkcjonalność nie jest jeszcze dostępna

Czas Realizacji - Czas upływający od rejestracji Zgłoszenia lub Problemu do czasu pełnego przywrócenia funkcjonalności (usunięcia Problemu)

7. Do programowych awarii gwarancyjnych Zamawiający zalicza w szczególności:

a) wszelkie awarie w funkcjonowaniu oprogramowania,

b) błędy baz danych (w tym brak spójności i integralności danych, itp.) niezawinione przez użytkowników systemu, tzn. powstałe nie wskutek błędnego wprowadzania danych i złej obsługi SEOD.

8. Przez naprawę awarii programowej Zamawiający rozumie w szczególności:

a) naprawę wadliwego oprogramowania,

b) rekonfigurację wadliwych ustawień,

c) naprawę baz danych,

d) naprawę zawartości baz danych (w tym brak spójności i integralności danych, itp.).

9. Wykonawca wykona na miejscu u Zamawiającego przeglądy gwarancyjne oprogramowania i baz danych w ilości 1 przegląd w pierwszym roku użytkowania SEOD, 2 przegląd pod koniec okresu gwarancyjnego. Przeglądy gwarancyjne obejmują x.xx.:

a) kontrolę integralności i spójności baz danych,

b) kontrolę i poprawę konfiguracji i poprawności działania oprogramowania.

§ 13.

GWARANCJA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

CESJA

1. Wierzytelność wynikająca z niniejszej umowy nie może być przedmiotem obrotu (cesji, sprzedaży itp.) bez pisemnej zgody Zamawiającego.

2. Wykonawca w treści wystawionej przez siebie faktury zobowiązuje się opisać następującej treści klauzulę: „ Zgodnie z treścią §13 zawartej w dniu …….. umowy cesja wierzytelności wynikającej z niniejszej faktury, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego jest niedopuszczalna”.

§15.

SIŁA WYŻSZA

1. Xxxxxx nie ponoszą odpowiedzialności za częściowe lub całkowite niewykonanie umowy spowodowane „siłą wyższą”.

2. Za przypadki „siły wyższej”, które uwalniają strony od odpowiedzialności za wadliwe wypełnienia zobowiązań umownych na czas trwania siły wyższej, uznaje się nieprzewidziane wydarzenia, które wystąpią niezależnie od woli Stron i po zawarciu niniejszej umowy, a w którym Strona nie będzie mogła zapobiec, przy zastosowaniu należytej staranności, udaremniającej całkowicie lub częściowo wypełnianie zobowiązań umownych, jak np. pożar, powódź, trzęsienie ziemi, strajk, wojna, mobilizacja, działania wojenne wroga, rekwizycja, embargo lub zarządzenia władz.

3. Nie uznaje się za siłę wyższą braku siły roboczej, materiałów i surowców, chyba, że jest to spowodowane siłą wyższą.

4. Jedna ze Stron może powołać się na „siłę wyższą” pod warunkiem, że druga Strona zostanie natychmiast powiadomiona o w/w okolicznościach.

§ 16.

ROZWIĄZANIE UMOWY

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do jednostronnego odstąpienia od umowy w razie wystąpienia okoliczności powodującej, że jej wykonanie nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. W razie odstąpienia od umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie należne mu z tytułu wykonania części umowy.

2. Odstąpienie od umowy nie uprawnia Wykonawcy do dochodzenia od Zamawiającego kar umownych zgodnie z § 6 niniejszej umowy.

3. Rozwiązanie umowy może nastąpić w każdym czasie na mocy porozumienia Stron.

§ 17.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszelkie zmiany umowy wymagają dla swej ważności formy aneksu.

2. Wszelkie sprawy sporne wynikłe w związku z realizacją niniejszej umowy rozstrzygną sądy powszechne właściwe miejscowo dla Zamawiającego.

3. Wszelkie informacje związane z realizacją niniejszej umowy podlegają zapisom ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (j.t. Dz. U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228).

4. Wykonawca wyraża zgodę na zaciąganie o nim informacji w sądzie i innych organach administracyjnych, których wykorzystanie będzie miało miejsce wyłącznie w celu zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

5. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.

6. Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron umowy.

7. Oferta Wykonawcy z dnia …….. stanowi integralną częścią umowy o ile jej treść nie pozostaje w sprzeczności z postanowieniami niniejszego kontraktu.

WYKONAWCA : ZAMAWIAJĄCY:

Załącznik nr 4

WYKAZ WYKONYWANY USŁUG

w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia

Nazwa Wykonawcy: ……………………………….

Adres Wykonawcy: ………………………………..

Lp.	Przedmiot zamówienia	Wartość zamówienia netto {PLN]	Data wykonania (odbioru)	Pełna nazwa Odbiorcy

Uwaga!

− Przez wykonanie zamówienia należy rozumieć jego ostateczny odbiór.

− Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie.

..….........................................................

(Pieczęć i podpis upoważnionego przedstawiciela)

Document Metadata

Table of Contents

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA W TRYBIE PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO NIE OBJĘTEGO USTAWĄ PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Document Metadata