Algemene voorwaarden voor deelname 2021
Algemene voorwaarden voor deelname 2021
Definities
E-bike Challenge: Evenement voor mensen die zich oriënteren op de aanschaf van een elektrische fiets, hierna te noemen EBC.
Organisator: degene die de EBC organiseert, te weten Holcus Buiten BV, gevestigd te Diemen, hierna te noemen de Organisator
Deelnemer(s): bedrijven, instellingen of organisaties die een inschrijfformulier hebben ingeleverd bij de Organisator en wiens aanvraag door de Organisator is gehonoreerd waardoor zij expositieruimte huren gedurende de EBC.
Bezoeker(s): degene(n) die de EBC bezoek(t)en
Eigen stand: stand waarbij de deelnemer zelf voor de standbouw zorgt.
Uniforme stand: stand waarbij de Organisator voor de standbouw zorgt.
1. Deelnemers
Deelnemers kunnen uitsluitend bedrijven, instellingen of organisaties zijn die:
1.1 producent, leverancier, agent of importeur zijn op het gebied van elektrische fietsen, of van toebehoren en accessoires voor elektrische fietsen.
1.2 voorlichting, instructies of publicaties verzorgen op het gebied van of ten behoeve van het gebruik van de producten zoals genoemd onder 1.1.
1.3 aanbieders zijn van specifieke producten en/of activiteiten die naar hun mening thuishoren op de EBC, dit ter beoordeling van de Organisator.
2. Plaats en tijdstip
Het evenement vindt plaats op zaterdag 13 en zondag 14 februari 2021 in Flanders Expo te Gent.
3. Openingstijden
Bezoekers: de EBC is voor bezoekers toegankelijk op beide dagen van 10.00 uur tot 17.00 uur.
Deelnemers: een uur voorafgaand tot een half uur na de openingstijden voor bezoekers, tevens is het beursgebouw toegankelijk tijdens de opbouw- en afbraakperiode.
AANDACHT: De openingstijden zijn onder voorbehoud. Indien noodzakelijk als gevolg van de Corona pandemie kunnen de openingstijden worden verruimd om meer bezoekers de gelegenheid te geven onder veilige omstandigheden de ECB te bezoeken.
4. Opbouw- en afbraakperiode
Aanvang eigen standbouw de donderdag vooraf vanaf 12:00 uur. Aanvang inrichting uniforme standbouw de vrijdag vooraf vanaf 12:00 uur. De opbouw van de stand moet uiterlijk vrijdag klaar zijn.
Na dit tijdstip is de Organisator gerechtigd om op kosten van de exposant ten minste een achterwand te laten plaatsen en tapijt te leggen. De inrichting van de stand kan ook na dit tijdstip worden afgerond.
Demontage begint zondag om 17:30 uur. Vanaf 19:00 uur mogen auto's de hallen in en kan daadwerkelijk worden begonnen met het afbreken van de stands. De hallen moeten ’s nachts om 24:00 uur leeg worden opgeleverd.
Uniforme stands dienen 19:00 uur leeg en schoon te worden opgeleverd. De demontage van eigen stands dient uiterlijk om 21:00 uur te zijn begonnen. Na dit tijdstip is de organisator gerechtigd de betreffende stand te demonteren Demontage van alle stands dient te geschieden op deze voorgeschreven tijden. De Organisator publiceert alle informatie op zijn exposantenwebsite.
Indien de stand niet op tijd is afgebroken dan wel in de oorspronkelijke staat is teruggebracht, zijn de hierdoor veroorzaakte kosten voor rekening van de deelnemer.
Gedurende de opbouw en demontage gelden veiligheidsvoorschriften zoals deze zijn gedefinieerd door Flanders Expo. AANDACHT: De opbouw- en demontagetijden zijn onder voorbehoud. Indien noodzakelijk als gevolg van de Corona pandemie kunnen deze tijden worden aangepast om onder veilige omstandigheden de noodzakelijke werkzaamheden te kunnen verrichten.
5. Standbouw en inrichting
5.1 Een uniforme stand is ten minste drie meter diep. Het oppervlak van zowel een eigen stand als een uniforme stand is minimaal 15 vierkante meter
5.2 De deelnemer dient bij de bouw en inrichting van zijn stand nadrukkelijk de door de Organisator beoogde uitstraling en sfeer van de EBC in acht te nemen, zoals enige vorm van standbouw (een pop-up-tent voldoet) en vloerbedekking. Het gebruik van geluidsinstallaties en andere audiovisuele middelen dient zodanig beperkt te worden, dat andere deelnemers hiervan geen hinder ondervinden bij hun reguliere presentatie op de EBC. Een en ander ter beoordeling van de Organisator.
5.3 De door de deelnemer in de door hem gehuurde stand aan te brengen materialen mag de grenzen van de gehuurde ruimte niet overschrijden. Testfietsen waarop niet wordt gereden dienen te allen tijde in de afgenomen omgeving te staan. De deelnemer dient te allen tijde de aanwijzingen door of vanwege de Organisator op te volgen. Tevens dient de deelnemer zich te houden aan de regels die in het beursgebouw gelden. Deze zijn te vinden op de website van de Organisator. De maximale bouwhoogte is drie meter, mits de ruimte het toelaat. De organisatie kan toestemming verlenen van de bouwhoogte af te wijken. Een schriftelijk verzoek hiertoe dient uiterlijk twee maanden voor aanvang van de EBC ingediend te worden bij de Organisator. Bij te late of geen indiening van verzoek is de schade, in geval van weigering en/of vereiste aanpassing van de standbouw, geheel voor risico van de deelnemers. Op de uniforme stands zullen door de Organisator letters en/of nummers worden aangebracht ter aanduiding van de plaats. De zichtbare buitenzijde van de stand dient te worden afgewerkt.
5.4 De ontwerpen van de eigen stands moeten in overeenstemming zijn met de door de Organisator beoogde uitstraling en sfeer van de EBC en dienen uiterlijk twee maanden voor aanvang van de EBC ter goedkeuring aan de Organisator te worden voorgelegd. Bouwkundige ontwerpen zullen aan de betreffende afdeling van de lokale overheid worden voorgelegd. Het is niet toegestaan om zelf voorwerpen aan het plafond en/of de kapconstructie te bevestigen.
5.5 De deelnemer is gehouden de door hem gehuurde stand na gebruik, op het tijdstip zoals de Organisator dit zal aangeven, in dezelfde staat achter te laten als waarin deze hem ter beschikking is gesteld. Indien de stand na gebruik niet in de oorspronkelijke staat verkeert en/of hierin zaken of goederen zijn achtergelaten, is de Organisator gerechtigd deze voor rekening en risico van de deelnemer te herstellen en/of te verwijderen.
5.6 De stand dient gedurende de openingstijden van het even steeds volledig ingericht en bemand te zijn.
5.7 De Organisator behoudt zich het recht voor om standruimte naar eigen inzicht toe te kennen aan deelnemers. Aan indelingen (plattegrond) kunnen geen rechten worden ontleend. De Organisator kan op ieder door haar gewenst moment de indeling van de standruimtes wijzigen.
5.8 Het is de deelnemer niet toegestaan op enigerlei wijze te voorzien in de catering van de bezoekers zonder uitdrukkelijke toestemming van de Organisator.
6. Technische voorzieningen
De aanleg van de elektriciteits- en watervoorziening binnen de stand dient via de webwinkel het daartoe bestemde formulier en volgens de vermelde procedure te worden aangevraagd bij de hiervoor, door de Organisator, ingeschakelde firma's. Deze firma's verzorgen ook de aanleg van de aangevraagde elektriciteits- en watervoorzieningen. Het is de deelnemers niet toegestaan zelf de elektriciteits- en watervoorzieningen aan te leggen en/of zelf wijzigingen of uitbreidingen aan te brengen. Deelnemers hebben de plicht om de regels die staan vermeld op de website stipt op te volgen.
7. Betaling
7.1 Betaling door de deelnemer dient te geschieden binnen 21 dagen na factuurdatum. Indien de factuurdatum minder dan 21 dagen voor aanvang van de opbouw is, dan ten laatste op de dag voorafgaand aan de start van de opbouw. De factuur wordt toegezonden na ontvangst door de Organisator van het inschrijvingsformulier van de deelnemer.
7.2 Indien geen tijdige betaling plaatsvindt, heeft de deelnemer geen recht op deelname aan de EBC. De deelnemer blijft in een dergelijk geval wel verplicht de huurprijs te betalen.
7.3 Later aangevraagde voorzieningen zullen in aanvullende facturen worden verrekend. Hiervoor gelden dezelfde betalingsvoorwaarden zoals vermeld onder 7.1, tenzij de factuur is verzonden na afloop van de EBC. Deze dienen ook binnen 21 dagen te zijn voldaan.
8. Annuleren
Annuleren door een deelnemer kan uitsluitend schriftelijk door middel van een aangetekende brief aan de Organisator. De datum van het poststempel geldt als annuleringsdatum. Bij annulering zijn de onderstaande annuleringskosten verschuldigd:
bij annulering uiterlijk vier weken vóór aanvang opbouw (13 januari 2021) en binnen 14 dagen na factuurdatum: 50% van het totale factuurbedrag inclusief btw.
bij annulering uiterlijk twee weken vóór aanvang opbouw (27 januari 2021): 75% van het totale factuurbedrag inclusief btw.
bij annulering op of na 27 januari 2021: 100% van het totale factuurbedrag inclusief btw.
Voor annuleringen en wijzigingen van de inschrijving in verband met de Corona pandemie, zie Artikel 15.
9. Aansprakelijkheid
9.1 Iedere deelnemer is aansprakelijk voor de schade die uit zijn deelname aan de EBC voortvloeit voor derden of de Organisator.
9.2 De Organisator is niet aansprakelijk voor beschadiging of vermissing van goederen tijdens de EBC of de opbouw- en afbraakperiode.
9.3 De Organisator is niet aansprakelijk voor schade die is toegebracht door bezoekers van de EBC.
9.4 De Organisator is niet aansprakelijk voor schade of letsel ten gevolge van een gebrek in de constructie van een stand of daarin aangebrachte installatie.
10. Verzekering
De deelnemer dient gedurende de EBC en de opbouw- en demontageperiode te beschikken over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
11. Verkoop
Het is uitsluitend toegestaan om binnen de grenzen van de gehuurde stand producten, diensten of promotiemateriaal aan de bezoekers aan te bieden. Tenzij speciaal toegestaan, is tijdens de EBC verkoop van enig artikel door de deelnemer aan een bezoeker, ongeacht diens hoedanigheid, tegen gelijktijdige of nagenoeg gelijktijdige afgifte van het verkochte goed, verboden. Bij overschrijding van bovenstaande is het de Organisator toegestaan aanwijzingen te geven die de deelnemer gehouden is op te volgen.
12. Ontbinding en wanprestatie
12.1 Indien er sprake is van niet dan wel niet correcte nakoming door de deelnemer van een verplichting die voortvloeit uit de deelname aan de EBC en de Organisator heeft reeds een mondelinge aanmaning tot nakoming gegeven, dan is de Organisator gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. Dit heeft als gevolg dat de deelnemer zich van de EBC dient terug te trekken zonder dat de deelnemer recht heeft op teruggave van (een deel van) de huurprijs dan wel op enige andere vorm van schadevergoeding. Tevens is de Organisator gerechtigd de deelnemer bij toekomstige beurzen uit te sluiten van deelname.
12.2 Indien de deelnemer tijdens de EBC andere activiteiten ontplooit of promoot dan omschreven in het inschrijvingsformulier, dan is de Organisator gerechtigd de betreffende producten en diensten dan wel de betreffende deelnemer van de EBC te verwijderen zonder dat de deelnemer recht heeft op teruggave van (een deel van) de huurprijs dan wel op enige andere vorm van (schade)vergoeding.
13. Doorgang EBC
13.1 De Organisator behoudt zich het recht voor te allen tijde wegens bijzondere omstandigheden te bepalen dat de EBC of onderdelen hiervan, niet of op een ander tijdstip of andere locatie doorgaan.
13.2 De Organisator is in bovengenoemd geval tegenover de deelnemer niet aansprakelijk voor eventueel door hem geleden schade, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de Organisator.
13.3 De deelnemer heeft in het geval dat de EBC niet of op een ander tijdstip of andere locatie doorgaat geen recht op nakoming of ontbinding van de overeenkomst, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de Organisator.
13.4 Indien er sprake is van een omstandigheid als genoemd in 13.1, dan wordt de reeds door de deelnemer betaalde huur voor oppervlak, standbouw en diensten, onder aftrek van de naar evenredigheid door de Organisator gemaakte kosten, terugbetaald. Indien de deelnemer de huur nog niet heeft betaald, blijft deze verschuldigd met inachtneming van het hiervoor genoemde.
13.5 De deelnemer is niet gerechtigd de betaling op te schorten.
14. Algemeen
14.1 De Organisator beslist over het al dan niet toelaten van een deelnemer tot de EBC.
14.2 De deelnemer dient zich te onthouden van gedragingen die mogelijkerwijs enig risico bevatten voor de veiligheid van de bezoekers en andere deelnemers van de EBC en voor de terreinen en gebouwen. Indien de Organisator een dergelijk gedrag constateert, heeft zij het recht de betreffende deelnemer, zonder enige voorafgaande waarschuwing van de EBC te verwijderen zonder dat de deelnemer recht heeft op teruggave van (een deel van) de huurprijs dan wel op enige andere vorm van (schade)vergoeding.
14.3 Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
14.4 Algemene voorwaarden van de deelnemer zijn uitdrukkelijk niet op deze overeenkomst van toepassing.
15. Corona
15.1 Zoals gesteld in de artikelen 3 en 4 zijn de vermelde openingstijden voor publiek en exposanten, alsmede de opbouw- en demontagetijden onder voorbehoud van aanpassingen als gevolg van de Corona pandemie.
15.2 Overheidsvoorschriften als gevolg van de Corona pandemie zullen te allen tijde worden opgevolgd.
15.3 Indien als gevolg van de Corona pandemie de EBC niet kan doorgaan, dan zal reeds door de deelnemer betaalde huur worden terugbetaald overeenkomstig het gestelde in artikel 13.4.
15.4 Indien als gevolg van wijzigingen van de overheidsvoorschriften de opzet en/of indeling van de EBC moet worden aangepast, en als gevolg van deze wijzigingen de deelnemer een kleinere stand wenst, dan zal deze wijziging zonder kosten worden uitgevoerd mits:
• de nieuwe afmeting niet meer dan 40% kleiner is dan de oorspronkelijke afmeting én ten minste 3x3 meter,
• de wijziging niet later dan vijf weken voor de aanvang van de opbouw wordt doorgegeven
In de overige gevallen zullen annuleringskosten in rekening worden gebracht overeenkomstig het gestelde in artikel 8.