International Plastic Modellers' Society Nederland
International Plastic Modellers' Society Nederland
Algemene Voorwaarden / Beursreglement Euro Scale Modelling (ESM) beurs
Deze reglementen zijn van toepassing op deelnemers en bezoekers van de door de vereniging International Plastic Modellers Society Nederland georganiseerde modelbouwbeurs.
Artikel 1 Definities
a. organisator, International Plastic Modellers Society Nederland (IPMS)
x. xxxxxxxxx, huurder van tafel of standruimte op de beurs, IPMS-leden en niet leden
c. bezoeker, IPMS-leden en niet leden die tijdens de reguliere openingstijden voor het publiek de beurs bezoeken.
d. partijen, organisator, deelnemer, bezoeker, exploitant beurshallen
x. xxxxxxxx, gehuurde tafel of standruimte volgens de afmetingen zoals vermelde op de inschrijfformulieren
f. schriftelijk, In dit reglement worden elektronisch dataverkeer en faxen gelijkgesteld aan schriftelijke stukken. Onder elektronisch dataverkeer wordt verstaan het berichtenverkeer per e-mail, internet en EDI.
g. no-show, Het niet verschijnen of op komen dagen op de beursdag. Met name indien een deelnemer een tafel / standruimte heeft gehuurd.
x. xxxxxxx, het schriftelijk aanbod tussen deelnemer en organisator om tegen een bepaalde prijs tafel / standruimte te huren.
I .overeenkomst. De schriftelijk vastgelegde afspraken tussen deelnemer en organisator, betreffende de huur van tafelruimte inclusief tafel(s) en overige ondersteunende dienstverlening.
Artikel 2 Toepasselijkheid
2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, offertes en overeenkomsten met betrekking tot de huur van tafelruimte, materialen en ondersteunde dienstverlening, tussen de organisator en de (potentiële) deelnemer(s). Zij vormen een onverbrekelijk onderdeel van de individuele offertes en/of overeenkomsten.
2.2 Afwijking van deze voorwaarden kan alleen schriftelijk worden overeengekomen.
2.3 De in lid 1 van dit artikel van toepassing verklaarde voorwaarden worden geacht door de deelnemer te zijn geaccepteerd. Algemene voorwaarden van de deelnemer, onder welke benaming dan ook, zijn niet van toepassing, onafhankelijk van het moment dat hierop een beroep wordt gedaan.
Artikel 3 Huurprijs
3.1 In de huurprijs is inbegrepen: De gehuurde beurstafel(s) / ruimte inclusief 1 of meerdere stoelen volgens de geldende huurvoorwaarden. De toegang tot de beurs volgens de geldende huurvoorwaarden elders genoemd.
3.2 Niet inbegrepen in de huurprijs is de afvoer van afval van de deelnemer of de door hem toegelaten of door hem uitgenodigde personen, het schoonmaken van standruimte en grote vervuiling van xxxxxxxxxxxxxx alsmede schade zoals beschreven in artikel 4.3
Artikel 4 Aansprakelijkheid en verzekering
4.1 Deelnemer is gehouden zich in de hoedanigheid van beursdeelnemer te verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid, met inbegrip van aansprakelijkheid als omschreven in onderstaande punten.
4.2 Organisator is niet aansprakelijk dan wel zal door deelnemer niet aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen, en schade, verlies of diefstal van zaken die zich, als gevolg van gebruikersactiviteiten, bevinden in of nabij de ter beschikking gestelde (beurs)ruimte noch voor eventuele beschadigingen aan de bedekking van de beursvloer en alle typen beurswanden/muren.
4.3 Deelnemer is aansprakelijk voor alle schade en/of letsel toegebracht aan het gebouw en/of de inventaris, aan goederen van andere deelnemers en/of bezoekers, door hem of de door hem toegelaten of door hem uitgenodigde personen. Dit geldt ook voor de schade toegebracht aan zaken die zich bevinden binnen de hekken van het pand met inbegrip van de zich daar bevindende inventaris en andere eigendommen.
Artikel 5 Het aanbrengen van veranderingen en toevoegingen door de deelnemer
5.1 Het is de deelnemer en/of de door hem toegelaten personen niet toegestaan in vloeren, wanden en/of plafonds te boren, te spijkeren, te plakken, te beschilderen en te behangen dan wel deze op enige andere wijze te beschadigen.
5.2 Elektrische 230 V aansluitingen ten behoeve van verlichting of andere installaties op een beurstafel van een deelnemer, op het energienet van Expo Houten, mogen uitsluitend na schriftelijke aanvraag door de deelnemer en na goedkeuring door de organisator, tot stand worden gebracht. Het is de deelnemer verboden enigerlei veranderingen in de leidingen en aansluitingen aan te brengen. Het is de deelnemer verboden om koffiezetapparatuur, waterkokers en andere elektrische kook- en keukenapparaten aan te sluiten en te gebruiken.
5.3 De organisator en exploitant beurshal hebben te allen tijde het recht verrichte werkzaamheden te controleren. Bij een geschil over het al dan niet voldoen van de elektrische installaties aan de voorgeschreven normen en voorschriften, waardoor de veiligheid nadelig wordt beïnvloed, zal een controle worden uitgevoerd door de organisator samen met Exploitant beurshal. Ingeval van een voortdurend geschil is de mening
van de organisator samen met exploitant beurshal doorslaggevend.
5.4 Het is niet toegestaan dat de deelnemer zijn gehuurde en toegewezen beurstafels cq. standruimte in de lengte en/of breedte uitbreid met zelf meegebrachte tafels, stellingen of andere expo materialen en/of aanpassingen, dit met het oog op de voorgeschreven veiligheidsregels in artikel 7 en het daarmee blokkeren van gangpaden en vluchtwegen.
Artikel 6 Uitgesloten producten
6.1 Op de ESM beurs en binnen Expo Houten worden de volgende producten niet toegelaten: alle (ontvlambare) waren die door de brandweer en/of organisator of Expo Houten als gevaarlijk beschouwd worden voor deelnemers of bezoekers. Voor decoratiemateriaal mogen geen licht ontvlambare stoffen worden gebruikt. Bij de toepassing van brandbare weefsels, dienen deze afdoende brandwerend te zijn geïmpregneerd. Het voorradig en het in gebruik hebben van flessen met vloeibaar gas binnen de gebouwen. Het exposeren met stromend, sproeiend of verneveld water is verboden.
Artikel 7 Brandweer en veiligheidsvoorschriften
7.1 Alle uitgangen, doorgangen, gangpaden, nooduitgangen, trappen etc. mogen op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden versperd.
7.2 Alle brandblusmiddelen, brandkranen en afsluitpunten moeten steeds zichtbaar en direct bereikbaar blijven. De deelnemer is verplicht alle aanwijzingen van de organisator, exploitant beurshal en/of de brandweer onverwijld op te volgen.
Artikel 8 Handhaving orde
8.1 Exploitant beurshallen draagt zorg voor handhaving van de orde binnen haar gebouwen en terreinen. Zij geeft daartoe dusdanige voorschriften en aanwijzingen als zij in het belang van de orde en veiligheid nuttig en nodig acht. Exploitant beurshallen regelt en beperkt, in overleg met de organisator, openstelling van haar gebouwen en terreinen voor deelnemers en bezoekers.
8.2 Personeel of gemachtigden van exploitant beurshallen hebben tijdens de ESM beurs, mits deugdelijk gelegitimeerd, te allen tijde toegang tot de (beurs)ruimte(n).
8.3 Deelnemers zijn verplicht zowel de voorschriften en aanwijzingen, bedoeld in artikel 8, als overige (overheids-) voorschriften in het belang van de orde en veiligheid, stipt na te leven en op te volgen.
8.4 In onderling overleg zijn exploitant beurshallen en de organisator gerechtigd om, jegens de deelnemer die de verplichting, omschreven in het voorgaande lid, niet of niet geheel nakomt, dusdanige maatregelen te treffen als hen nuttig of nodig lijkt. Deze maatregelen kunnen onder meer gehele of gedeeltelijke ontruiming van de standen/of tafelruimte inhouden. Tenslotte zijn zij gerechtigd, ten aanzien van de eerder bedoelde deelnemer, de deelneming met onmiddellijke ingang als beëindigd te beschouwen. Dit zonder de deelnemer te ontheffen van betaling van alle door en voor hem gemaakte kosten, ook die kosten gemaakt ter zake van de beëindiging of de getroffen maatregelen en zonder dat de deelnemer enige aanspraak kan maken op vergoeding van schade in welke zin dan ook.
8.5 Bij diefstal, of betrapping op diefstal zal de toegang tot, en deelname aan de ESM beurs blijvend ontzegd worden. De benadeelde partij zal aangeraden worden aangifte te doen bij de politie.
Artikel 9 Aan- en afvoer van producten, leeggoed en afval
9.1 De organisator is niet verantwoordelijk voor ontvangen zendingen noch voor het materiaal voor inrichting c.q. opbouw van de beurstafels en/of stands, noch voor de tentoongestelde producten of goederen.
9.2 De deelnemers dienen op eigen verantwoording, risico en kosten te zorgen voor aanvoer, uitpakken, tentoonstellen, inpakken en afvoeren van al de voor hen bestemde producten. Dit dient door henzelf of hun geautoriseerde vertegenwoordigers te gebeuren.
9.3 Deelnemers kunnen hun goederen voor opbouw van de beurs aanleveren op vrijdagavond tussen 18.00 en 21.00 uur mits van te voren schriftelijk aangemeld. Op zaterdagochtend van de beursdag tussen 08:00 uur en 10:30 uur. Aan en afvoer van goederen mag uitsluitend via een van de overheaddeuren in de hallen. Aanlevering via de bezoekersingang is niet toegestaan
9.4 Tijdens de duur van de beurs mag een deelnemer geen goederen aan- afvoeren via de grote overheaddeuren tussen 10.00 en 17.00 uur
9.5 Deelnemers zijn verplicht hun lege verpakkingsmiddelen, pallets, boxkarren, pallettrucks en alle andere niet nader genoemde lege verpakkingsmaterialen direct na opbouw te verwijderen uit de looppaden en zorg te dragen voor voldoende ruimte achter de beurstafels. Er
mag zich niets van genoemde artikelen voor de nooduitgangen of routes naar nooduitgangen bevinden. In de expeditie ruimte achter Hal 1 is ruimte beschikbaar voor de tijdelijke opslag tijdens de duur van de beurs waar de omschreven materialen naar toe gebracht dienen te worden.
9.6 Deelnemers kunnen hun goederen voor de afbouw aan het eind van de beurs afvoeren via alle overhead deuren aan de achterzijde en zijkanten van de beurshal welke door Exploitant beurshallen vanaf 17:00 uur geopend worden. Het zelf in eigen regie openen van de bedoelde overhead deuren is niet toegestaan.
9.7 Tijdens inpakken van de producten vanaf de beurstafels, dient alles volledig opgeruimd te worden en de beurstafels en gebruikte ruimte in nette staat achter te blijven.
9.8 In het kader van de milieuwetgeving dient vuilnis correct en gescheiden te worden afgevoerd. Deelnemers zijn gehouden aan een correcte en gescheiden afvoer van vuilnis. De organisator is te allen tijde gerechtigd kosten van vuilverwerking aan deelnemers in rekening te brengen.
9.9 Ingeval de deelnemer het gehuurde na afloop de tijdsduur waarvoor huurder het gehuurde gehuurd heeft, naar het redelijk oordeel van de organisator niet correct oplevert, is de organisator gerechtigd zonder de deelnemer vooraf in gebreke te stellen het gehuurde door een derde partij te laten opruimen, schoonmaken dan wel te laten repareren. Alle kosten die hieruit voortkomen zullen bij de deelnemer in rekening worden gebracht.
Artikel 10 Reservering, betaling, facturering
10.1 Deelnemers dienen reserveringen voor tafel- dan wel standruimtehuur via de ESM website (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) van de IPMS in te sturen. Voor iedere individuele beurs dient een separate reservering gemaakt te worden. Reserveringen maken voor of namens derden is niet toegestaan.
10.2 Deelnemers dienen de reservering zonder uitzondering volledig en compleet in te vullen met de gevraagde data.
10.3 Reserveringen kunnen tot uiterlijk 1 november gemaakt worden. Reserveringen welke op enige andere wijze na de sluitingsdatum voor de dan geldende beurs worden gemaakt, worden in principe niet meer behandeld, zulks ter beoordeling door de beursorganisatie.
10.4 Betaling van de via de website gereserveerde tafelruimte geschied uitsluitend vooraf per bank zoals aangegeven op de door de deelnemer ontvangen ‘Bevestiging tevens factuur’.
10.5 De ‘Bevestiging tevens factuur’ die de deelnemer ontvangt voldoet aan de Nederlandse fiscale regels. Tafelhouders die ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel kunnen op verzoek een separate factuur ontvangen. De aanvraag hiervoor dient door de deelnemer per email aan de beursorganisatie te worden gestuurd.
10.8 Bezoekers aan de ESM beurs hebben toegang via de bezoekersingang aan de voorzijde welke op de beursdag om 10:00 uur open gaat.
10.9 Bezoekers die lid zijn van de IPMS kunnen via de website een gratis ticket bestellen waarmee toegang mogelijk is. Vertoon van een lidmaatschapskaart, of kopieën of digitale afbeelding van de lidmaatschapskaart op mobiele apparaten worden niet geaccepteerd.
10.10 Bezoekers die geen lid zijn van IPMS kunnen via de website een ticket bestellen en betalen de toegangsprijs zoals op de website en de flyers vermeld staat.
10.11 Voor bezoekers en deelnemers aan de ESM beurs geldt dat men bij voorkeur met PIN betaald.
Artikel 11 Tafel huurprijzen, planning, beschikbaarheid.
11.1 De tafelhuur geschied per tafel, de afmetingen hiervan zijn 160 x 80 cm. De prijzen per tafel zijn gedifferentieerd naar leden, clubs en handelaren zoals vermeld op de inschrijfformulieren op de ESM website.
11.2 Na betaling van de gereserveerde beurstafels ontvangt men de bijhorende toegangspolsbanden voor de betreffende beurs ’s ochtends voor de opbouw van de beurs.
11.3 Tafels worden gereserveerd op volgorde van binnenkomst van de reservering tot aan de inschrijfdatum van 1 november. Indien de betaling niet uiterlijk 1 november door de organisatie ontvangen is vervalt de reservering. Bij de planning en toewijzing van de tafels wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de voorkeur van de tafelhouders, dit voor zover de beurshallen dat wat ruimte betreft mogelijk maken om uit te voeren. Vaste plaatsen kunnen derhalve nooit gegarandeerd worden waarbij de organisator het recht voorbehoud om de indeling en planning aan te passen binnen de uitvoerbare mogelijkheden.
11.4 Indien het tijdens de gehele reserveringsperiode voor zou komen dat de beurs volgeboekt is, worden de deelnemers die geen plaats meer hebben op een wachtlijst geplaatst. De betreffende deelnemers ontvangen hierover bericht van de organisatie.
11.5 Beurstafels die op de ochtend van de beursdag als gevolg van “no-show”, annulering of andere oorzaken leeg blijven, kunnen door de organisatie direct opnieuw verhuurd worden. De organisatie geeft deze lege tafels vanaf 10:00 uur vrij indien er geen nieuwe of verplaatste huurders door de organisatie zijn geplaatst. Het door naastgelegen huurders in gebruik nemen van deze lege tafels is uitsluitend toegestaan na
overleg en met verkregen toestemming van de organisatie.
11.6 Deelnemers dienen hun tafel c.q. ruimte actief bezet te houden tot 17.00 uur
Artikel 12 Annuleringen
12.1 Annuleringen door een deelnemer aan de beurs dient schriftelijk aan de beursorganisator meegedeeld te worden.
12.2 Bij annulering voor 1 november vindt 50% restitutie plaats van de vooruitbetaalde tafelhuur, annulering vanaf 1 november geeft geen recht op restitutie.
12.3 Annulering voordat de verschuldigde factuur verstuurd is leidt niet tot ontslag van de betalingsverplichting, dan zal alsnog conform artikel 12.2 de huur in rekening gebracht worden.
Artikel 13 Overmacht
13.1 Partijen zijn niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting, indien zij daartoe gehinderd worden als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan grove schuld of opzet aan de zijde van de partij die zich daarop beroept en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor hun rekening komt.
13.2 Onder overmacht wordt in deze voorwaarden verstaan hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop de partij die zich erop beroept geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor desbetreffende partij niet in staat is zijn verplichtingen na te komen.
13.3 De organisator heeft tevens het recht zich op overmacht te beroepen indien het gebouw of het terrein waarbinnen het evenement zich bevindt om welke oorzaak dan ook dusdanig is beschadigd dat de uitvoering van de overeenkomst in alle redelijkheid niet plaats kan vinden, alsmede indien de omstandigheid die (verdere) nakoming verhindert, intreedt nadat organisator zijn verbintenis had moeten nakomen.
13.4 Organisator heeft tevens het recht zich te beroepen op overmacht als een overheidsmaatregel het organiseren van een beurs onmogelijk maakt dan wel verbiedt.
13.5 Partijen kunnen gedurende de periode dat de overmacht voortduurt de verplichtingen uit de overeenkomst opschorten. Indien deze periode langer duurt dan 21 dagen, is ieder der partijen gerechtigd de overeenkomst zonder gerechtelijke tussenkomst te ontbinden, zonder verplichting tot vergoeding van schade aan de andere partij. 13.6 Gedane betalingen voor tafel / standruimtehuur zullen niet worden terugbetaald.
13.7 Voor zoveel de organisator ten tijde van het intreden van de overmacht inmiddels gedeeltelijk zijn verplichtingen uit de overeenkomst is nagekomen of deze zal kunnen nakomen en aan het nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte zelfstandige waarde toekomt, is de organisator gerechtigd om het reeds nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte separaat te factureren. De deelnemer is gehouden deze factuur te voldoen als ware het een afzonderlijke overeenkomst.
Artikel 14 Toepasselijk recht
14.1 Op de overeenkomst en alle overeenkomsten die daaruit voortvloeien, is uitsluitend Nederlands recht van toepassin