Verwerkersovereenkomst abel administraties B.V.
Verwerkersovereenkomst abel administraties B.V.
Deze verwerkingsovereenkomst (hierna “Overeenkomst”), die is bedoeld voor de zakelijke klanten (hierna ook “Afnemer”, “U” of “Uw”) van ▇▇▇▇ administraties B.V. (hierna ook “Wij”, “Ons” of “Onze”), regelt de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens door ▇▇▇▇ administraties B.V. als onderdeel van haar dienstverlening, zoals vereist op grond van artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ( hierna ook: “AVG”)
De verwerking door ▇▇▇▇ administraties B.V. van persoonsgegevens van Afnemer dan wel van personeel van ▇▇▇▇▇▇▇, gebeurt ten behoeve van Afnemer, in het kader van de opdracht (hierna “Onderliggende opdracht”) die Afnemer aan ▇▇▇▇ administraties B.V. verleent, zoals is vastgelegd in de opdrachtbevestiging. Daarom beschouwen partijen Afnemer als de verantwoordelijke in de zin van de AVG (hierna “Verantwoordelijke”) en beschouwen zij abel administraties B.V. als de
verwerker (hierna “Verwerker”). Voor het samenstellen, beoordelen en/of controleren van jaarrekeningen, het verzorgen van aangiften inkomstenbelasting en het verlenen van adviezen zal abel administraties B.V. te allen tijde worden aangemerkt als Verantwoordelijke.
Indien Afnemer op grond van de AVG niet de verantwoordelijke is voor de verwerkte persoonsgegevens, maar de verwerker, dan wordt ▇▇▇▇▇▇▇ aangemerkt als Verwerker, ▇▇▇▇ administraties B.V. als Subverwerker, en enige Subverwerker als sub-Subverwerker
1. Definities
In deze Overeenkomst wordt een aantal begrippen gebruikt. De betekenis van die begrippen is hieronder verduidelijkt. De genoemde begrippen worden in deze Overeenkomst met een hoofdletter geschreven. Veelal wordt in de opsomming hieronder gebruik gemaakt van de omschrijving van het begrip uit de wet- en regelgeving op het gebied van privacy.
Betrokkene: | Degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft. |
Verwerker: | Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt , zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. |
Sub-verwerker: | Een andere verwerker die door de Verwerker wordt ingezet om ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten. |
Verwerkingsverantwoordelijke / Verantwoordelijke: | Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. |
Bijzondere Persoonsgegevens: | Dit zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, of |
gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Alsmede persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen. | |
Datalek / Inbreuk in verband met persoonsgegevens: | Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens. |
Derden: | Anderen dan U en Wij en Onze Medewerkers. |
Meldplicht Datalekken: | De verplichting tot het melden van Datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (in sommige gevallen) aan Betrokkene(n). |
Medewerkers | Personen die werkzaam zijn bij U of bij Ons, ofwel in dienstbetrekking dan wel tijdelijk ingehuurd. |
Onderliggende opdracht: | De opdracht zoals beschreven in een separate opdrachtbevestiging. |
Overeenkomst: | Deze verwerkersovereenkomst. |
Persoonsgegevens: | Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de Betrokkene”) die in het kader van de “Onderliggende opdracht” worden verwerkt; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. |
Persoonsgegevens van gevoelige aard | Persoonsgegevens waarbij verlies of onrechtmatige Verwerking kunnen leiden tot (onder meer) stigmatisering of uitsluiting van Betrokkene , schade aan de gezondheid, financiële schade of tot (identiteits)fraude. Tot deze categorieën van persoonsgegevens moeten in ieder geval worden gerekend: • Bijzondere persoonsgegevens • Gegevens over de financiële of economische situatie van de Betrokkene • (Andere) gegevens die kunnen leiden tot stigmatisering of uitsluiting van de Betrokkene • Gebruikersnamen, wachtwoorden en andere inloggegevens • Gegevens die kunnen worden misbruikt voor (identiteits)fraude |
Verwerken / Verwerking: | Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. |
AVG | Algemene Verordening Gegevensbescherming, inclusief de uitvoeringswet van deze verordening. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens per 25 mei 2018. |
2. Toepasselijkheid en looptijd
2.1 Deze Overeenkomst is van toepassing op iedere Verwerking die door Ons als Verwerker wordt gedaan op basis van de Onderliggende opdracht, gegeven door U als Verantwoordelijke.
2.2 Deze Overeenkomst treedt in werking op de datum waarop de Onderliggende opdracht van kracht wordt en eindigt op het moment dat wij geen Persoonsgegevens meer onder ons hebben die wij in het kader van de Onderliggende Opdracht voor u verwerken. Het is niet mogelijk om deze Overeenkomst tussentijds op te zeggen.
2.3 Artikel 6 en 7 van deze Overeenkomst blijven gelden, ook nadat de Overeenkomst (of de Onderliggende opdracht) is geëindigd.
3. Verwerking
3.1 Wij Verwerken de Persoonsgegevens uitsluitend op de manier die Wij met U hebben afgesproken in de Onderliggende opdracht. Dit Verwerken doen Wij niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van deze Onderliggende opdracht. De Verwerking vindt plaats volgens Uw schriftelijke instructies, tenzij Wij op grond van de wet- of regelgeving verplicht zijn om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een “ongebruikelijke transactie” moet worden gedaan in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)). Indien een instructie, naar onze mening, een inbreuk maakt op de AVG stellen wij U daarvan onmiddellijk in kennis.
3.2 De Verwerking vindt plaats onder Uw verantwoordelijkheid. Wij hebben geen zeggenschap over het doel en de middelen van de Verwerking en nemen geen beslissingen over zaken als het gebruik van Persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor u verwerkte Persoonsgegevens en het verstrekken van Persoonsgegevens aan Derden. U moet er voor zorgen dat U het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens duidelijk heeft vastgesteld. De zeggenschap over de Persoonsgegevens berust nooit bij Ons. Als Wij een zelfstandige verplichting mochten hebben op basis van wettelijke voorschriften of de voor accountants geldende beroeps- en gedragsregels met betrekking tot Verwerking van Persoonsgegevens, dan leven Wij deze verplichtingen na. Een overzicht van deze beroeps- en gedragsregels kunt U vinden op de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (▇▇▇.▇▇▇.▇▇).
3.3 U bent wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient u vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag
voor het Verwerken van de Persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat Wij voldoen aan de op ons als Verwerker van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de Verwerking van Persoonsgegevens en de afspraken die We hebben gemaakt in deze Overeenkomst.
3.4 Wij zorgen ervoor dat alleen Onze Medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens. De uitzondering hierop is opgenomen in artikel 3.5. Wij beperken de toegang tot Medewerkers voor wie de toegang noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, waarbij de toegang beperkt is tot Persoonsgegevens die deze Medewerkers nodig hebben voor hun werkzaamheden. Wij zorgen er bovendien voor dat de Medewerkers die toegang hebben tot de Persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met Persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.
3.5 Wij kunnen andere verwerkers (Sub-verwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de Onderliggende opdracht, bijvoorbeeld als deze Sub- verwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover Wij niet beschikken. Als het inschakelen van Sub-Verwerkers tot gevolg heeft dat deze Persoonsgegevens gaan Verwerken dan zullen wij die Sub-Verwerkers (schriftelijk) de verplichtingen uit deze Overeenkomst opleggen. Met ondertekening van deze Overeenkomst geeft u toestemming voor het inschakelen van de Sub-Verwerkers die genoemd zijn in de Bijlage die bij deze Overeenkomst hoort. Over het inschakelen van overige Sub-Verwerkers zullen wij u vooraf informeren en in de gelegenheid stellen hiertegen bezwaar te maken.
3.6 Voor zover mogelijk verlenen Wij U bijstand bij het vervullen van Uw verplichtingen om verzoeken om uitoefening van rechten van Betrokkenen af te handelen. Als Wij (rechtstreeks) verzoeken ontvangen van ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇(n) om uitoefening van hun rechten (bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van Persoonsgegevens), dan zenden Wij deze verzoeken door naar U. U handelt deze verzoeken zelf af, waarbij ▇▇▇ U natuurlijk behulpzaam kunnen zijn als Wij in het kader van de Onderliggende opdracht toegang hebben tot deze Persoonsgegevens. Hiervoor kunnen wij kosten in rekening brengen.
3.7 Wij zullen de Persoonsgegevens alleen Verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij Wij hierover met U andere afspraken hebben gemaakt. Deze afspraken leggen Wij Gezamenlijk schriftelijk vast, of per e-mail. Met ondertekening van deze Overeenkomst geeft u toestemming voor de Verwerkingen buiten de EER die in de bij deze Overeenkomst horende Bijlage worden genoemd.
3.8 Als Wij een verzoek krijgen om Persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan doen Wij dit alleen als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie. Bovendien beoordelen Wij eerst of Wij van mening zijn dat het verzoek bindend is, of dat Wij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moeten voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stellen Wij U op de hoogte van het verzoek. Wij proberen dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor U mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de Persoonsgegevens in te stellen. Als Wij U op de hoogte mogen stellen dan zullen Wij ook met U overleggen over de wijze waarop en welke gegevens Wij ter beschikking zullen stellen.
4. Beveiligingsmaatregelen
4.1 Wij hebben de beveiligingsmaatregelen genomen die zijn genoemd in de Bijlage die bij deze Overeenkomst hoort. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen.
4.2 U heeft zich goed geïnformeerd over de beveiligingsmaatregelen die Wij hebben genomen en bent van mening dat deze maatregelen een beveiligingsniveau hebben dat past bij de aard van de Persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de Verwerking.
4.3 Wij informeren U als een van de beveiligingsmaatregelen substantieel wijzigt.
4.4 Wij bieden passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen. Als U de wijze waarop Wij de beveiligingsmaatregelen naleven wilt laten inspecteren, dan kunt U hiertoe een verzoek aan Ons doen. Wij zullen hierover Gezamenlijk met U afspraken maken. De kosten van een inspectie zijn voor Uw rekening. U stelt aan ▇▇▇ een kopie van het inspectierapport ter beschikking.
5. Datalekken
5.1 Als er sprake is van een Datalek dan stellen Wij U daarvan op de hoogte. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit ▇▇▇▇▇▇▇ hebben ontdekt, of zo snel mogelijk nadat wij daarover door Onze Sub-verwerkers zijn geïnformeerd. Nadere afspraken over de wijze waarop zijn opgenomen in artikel 11 van deze Overeenkomst. Wij zullen U daarbij voorzien van de informatie die U redelijkerwijs nodig heeft om - indien nodig - een juiste en volledige melding te doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel de Betrokkene(n) in het kader van de Meldplicht Datalekken c.q. wij zenden de melding van onze Sub-verwerker aan u door. Ook van de door Ons, of onze Sub-verwerker, naar aanleiding van het Datalek genomen maatregelen houden Wij U op de hoogte.
5.2 De melding van Datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (eventueel) Betrokkene(n) is altijd Uw eigen verantwoordelijkheid.
5.3 Het (bij)houden van een register van Datalekken is altijd Uw eigen verantwoordelijkheid.
6. Geheimhoudingsplicht:
7. Aansprakelijkheid
7.1 U staat er voor in dat de Verwerking van Persoonsgegevens op basis van deze Overeenkomst niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van Betrokkene(n).
7.2 Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door U niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. U vrijwaart ons ook voor aanspraken van ▇▇▇▇▇▇ op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die Derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die Wij in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan Ons worden opgelegd ten gevolge van Uw handelen.
7.3 De in de Onderliggende opdracht en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van Onze aansprakelijkheid is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Overeenkomst, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze Overeenkomst en /of de Onderliggende opdracht nimmer tot overschrijding van de beperking kan leiden.
8. Overdraagbaarheid Overeenkomst
8.1 Het is voor U en Ons, behalve als Wij Gezamenlijk schriftelijke anders afspreken, niet toegestaan om deze Overeenkomst en de rechten en de plichten die samenhangen met deze Overeenkomst over te dragen aan een ander.
9. Beëindiging en teruggave / vernietiging Persoonsgegevens
9.1 Als de Onderliggende opdracht wordt beëindigd dan zullen Wij de door U aan Ons verstrekte Persoonsgegevens aan U terug overdragen of – als U Ons daarom verzoekt – vernietigen. Wij zullen uitsluitend een kopie van de Persoonsgegevens bewaren als Wij hiertoe op grond van wet- of (beroeps)regelgeving verplicht zijn.
9.2 De kosten van het verzamelen en overdragen van Persoonsgegevens bij het eindigen van de Onderliggende opdracht zijn voor Uw rekening. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de Persoonsgegevens. Als U daarom vraagt dan geven ▇▇▇ U vooraf een kosteninschatting.
10. Aanvullingen en wijziging Overeenkomst
10.1 Aanvullingen en wijzigingen op deze Overeenkomst zijn alleen geldig als ze op schrift zijn gesteld. Onder “schriftelijk” worden ook wijzigingen begrepen die per e-mail zijn gecommuniceerd, gevolgd door een akkoord per e-mail van de andere partij.
10.2 Een wijziging in de verwerkte Persoonsgegevens of in de betrouwbaarheidseisen, de privacyregelgeving of uw eisen kan aanleiding zijn om deze Overeenkomst aan te vullen of te wijzigen. Indien dit leidt tot significante aanpassingen in de onderliggende opdracht, of wanneer Wij niet kunnen voorzien in een passend niveau van bescherming, kan dit voor Ons reden zijn om de Onderliggende opdracht te beëindigen.
11. Slotbepalingen
11.1 Op Uw verzoek stellen Wij U alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de in deze Overeenkomst neergelegde verplichtingen aan te tonen. Wij maken audits mogelijk, waaronder inspecties, door U of een door U gemachtigde controleur en dragen er aan bij. De kosten van dergelijke verzoeken, audits of inspecties zijn voor Uw rekening. Ook eventuele audits bij Onze Sub-verwerkers zijn voor Uw rekening.
11.2 Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het vervullen van haar taken.
11.3 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze Overeenkomst.
11.4 Deze Overeenkomst is hoger in rang dan andere door Ons met U gesloten overeenkomsten. Als U algemene voorwaarden gebruikt dan zijn deze niet van toepassing op deze Overeenkomst. De bepalingen uit deze Overeenkomst gaan boven de bepalingen in Onze algemene voorwaarden, tenzij expliciet naar een bepaling in de algemene voorwaarden wordt verwezen.
11.5 Als één of meerdere bepalingen in deze Overeenkomst niet geldig blijken te zijn, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de andere bepalingen in deze Overeenkomst. Wij treden dan met U in overleg om Gezamenlijk een nieuwe bepaling op te stellen. Deze bepaling zal zoveel als mogelijk in de geest zijn van de ongeldige bepaling, maar dan uiteraard zo vormgegeven dat de bepaling wel geldig is.
’s-Hertogenbosch 22 mei 2018
Bijlage
Persoonsgegevens
Wij zullen de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verantwoordelijke is vastgesteld. De volgende Persoonsgegevens kunnen in het kader van de Onderliggende opdracht worden verwerkt:
• NAW-gegevens
• Pasfoto
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• BSN
• CV
• Geboortedatum
• Burgerlijke staat
• Personeelscontracten
• Financiële gegevens van natuurlijke personen
• Bedrijfsnamen die te herleiden zijn tot natuurlijke personen
Verwerking
▇▇▇▇ administraties B.V. verwerkt de Persoonsgegevens ten behoeve van Afnemer met als doel het verzorgen van een juiste financiële administratie, het kunnen uitvoeren van metingen op de financiële administratie, het verzorgen van een juiste salarisadministratie, het voldoen aan wet- en regelgeving omtrent het doen van fiscale aangiften loonbelasting, omzetbelasting en/of vennootschapsbelasting, het ondersteunen van de organisatie van Afnemer op het gebied van beheersing van de totale financiële organisatie. Afnemer bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt en op welke wijze. Afnemer is Verantwoordelijke voor deze verwerking.
De concrete verwerking bestaat uit de volgende stappen:
Financiële administratie:
Het verwerken van de door ▇▇▇▇▇▇▇, al dan niet digitaal aangeleverde, financiële informatie zoals bankafschriften en facturen. Dit verwerken doet abel administraties B.V. door middel van het gebruik van software van derden.
Salarisadministratie:
Het verwerken van de door ▇▇▇▇▇▇▇, al dan niet digitaal aangeleverde, personeels informatie zoals stamgegevens, contracten, loonbelastingsverklaringen, salarismutaties etc. Dit verwerken doet abel administraties B.V. door middel van het gebruik van software van derden.
Fiscale aangiften:
Het verwerken van de door ▇▇▇▇▇▇▇, al dan niet digitaal aangeleverde, fiscale informatie zoals opgaven omzetbelasting en vennootschapsbelasting. Tevens zal abel administraties B.V. fiscale aangiften verwerken op basis van de financiële administratie c.q. de salarisadministratie. Dit verwerken doet abel administraties B.V. door middel van het gebruik van software van derden
Technische en organisatorische maatregelen
Wij nemen de volgende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de Persoonsgegevens tegen verlies of onrechtmatige Verwerking:
Technische beveiligingsmaatregelen
o 2-weg authenticatie bij inloggen op de server van ▇▇▇▇ administraties B.V.;
o logging;
o firewalls;
o virusscanners;
o software tegen malware-aanvallen;
o het periodiek maken van back-ups.
Organisatorische beveiligingsmaatregelen
o het beperken van de kring van functionarissen die toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens tot die personen die de gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun werkzaamheden;
o het verlenen van toegang aan deze personen tot enkel persoonsgegevens die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun werkzaamheden;
o het overeengekomen van een geheimhoudingsbeding met een boeteclausule met alle personen aan wie toegang tot persoonsgegevens zal worden verleend;
o het bewaren van persoonsgegevens op servers in een afgesloten ruimte;
o het bewaren van papieren dossiers in afsluitbare kasten;
o papier vernietiging door externe partij;
o het creëren van informatieveiligheidsbewustzijn onder medewerkers;
o het opstellen van duidelijke protocollen en procedures voor het tijdig en doeltreffend behandelen van informatiebeveiligingsincidenten en zwakke plekken in de beveiliging;
o het houden van adequaat toezicht op de naleving van protocollen en wet- en regelgeving.
Derden
Wij schakelen deze derden (Sub-verwerkers) in bij het uitvoeren van de Onderliggende opdracht:
- Profast; onderhoud en hosting server;
- Cash software; financiële administratie;
- Infine; rapport generator;
- Elsevier Nextens; fiscale aangiften;
- ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ Online; salarisadministratie
- Loon; salarisadministratie;
- Radar; vastlegging documenten en CRM;
- Van Vught & ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇; belastingadviseurs;
- BOX; papiervernietiging.