Beursreglement NAMAC beurzen
Beursreglement NAMAC beurzen
Deze reglementen zijn van toepassing op deelnemers en bezoekers van de door de vereniging Nederlandse Algemene Miniatuur Auto Club (NAMAC) georganiseerde miniatuurauto ruilbeurzen.
Artikel 1 Definities
a. organisator, Nederlandse Algemene Miniatuur Auto
Club (NAMAC)
x. xxxxxxxxx, huurder van tafel of standruimte op de
beurs, NAMAC-leden en niet leden.
x. xxxxxxxx, NAMAC-leden en niet leden die tijdens
de reguliere openingstijden voor het publiek
de beurs bezoeken.
d. partijen, organisator, deelnemer, bezoeker,
exploitant beurshallen.
x. xxxxxxxx, gehuurde tafel of standruimte volgens
afmetingen/tarieven in huurvoorwaarden.
f. schriftelijk, In dit reglement worden elektronisch
dataverkeer en faxen gelijkgesteld aan schriftelijke stukken. Onder elektronisch dataverkeer wordt verstaan het berichtenverkeer per e- mail, internet en EDI.
g. no-show, Het niet verschijnen of op komen
dagen op de beursdag.
Met name indien een (aspirant)deelnemer een tafel heeft gehuurd.
x. xxxxxxx, het schriftelijk aanbod tussen deelnemer en organisator om tegen een bepaalde prijs tafelruimte te huren.
I .overeenkomst. De schriftelijk vastgelegde afspraken
tussen deelnemer en organisator, betreffende de huur van tafelruimte inclusief tafel(s) en overige ondersteunende dienstverlening.
Artikel 2 Toepasselijkheid
2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, offertes en overeenkomsten met een betrekking tot de huur van tafelruimte, materialen en ondersteunde dienstverlening, tussen de organisator en de (potentiële) deelnemer(s). Zij vormen een onverbrekelijk onderdeel van de individuele offertes en/of overeenkomsten.
2.2 Afwijking van deze voorwaarden kan alleen schriftelijk worden overeengekomen.
2.3 De in lid 1 van dit artikel van toepassing verklaarde voorwaarden worden geacht door de deelnemer te zijn geaccepteerd. Algemene voorwaarden van de deelnemer, onder welke benaming dan ook, zijn niet van toepassing, onafhankelijk van het moment dat hierop een beroep wordt gedaan.
Artikel 3 Huurprijs
3.1 In de huurprijs is inbegrepen:
De gehuurde beurstafel(s) inclusief 1 of meerdere stoelen volgens de geldende huurvoorwaarden. De toegang tot de beurs volgens de geldende Huurvoorwaarden elders genoemd.
3.2 Niet inbegrepen in de huurprijs is de afvoer van afval van de deelnemer of de door hem toegelaten of door hem uitgenodigde personen, het schoonmaken van standruimte en grote
vervuiling van vloerbedekking alsmede schade zoals beschreven in artikel 4.3
Artikel 4 Aansprakelijkheid en verzekering
4.1 Deelnemer is gehouden zich in de hoedanigheid van beursdeelnemer te verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid, met inbegrip van aansprakelijkheid als omschreven in onderstaande punten.
4.2 Organisator is niet aansprakelijk dan wel zal door deelnemer niet aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen, en schade, verlies of diefstal van zaken die zich, als gevolg van gebruikersactiviteiten, bevinden in of nabij de ter beschikking gestelde (beurs)ruimte noch voor eventuele beschadigingen aan de bedekking van de beursvloer en alle typen beurswanden/muren.
4.3 Deelnemer is aansprakelijk voor alle schade en/of letsel toegebracht aan het gebouw en/of de inventaris, aan goederen van andere deelnemers en/of bezoekers, door hem of de door hem toegelaten of door hem uitgenodigde personen. Dit geldt ook voor de schade toegebracht aan zaken die zich bevinden binnen de hekken van het pand met inbegrip van de zich daar bevindende inventaris en andere eigendommen.
Artikel 5 Het aanbrengen van veranderingen en toevoegingen door de deelnemer
5.1 Het is de deelnemer en/of de door hem toegelaten personen niet toegestaan in vloeren, wanden en/of plafonds te boren, te spijkeren, te plakken, te beschilderen en te behangen dan wel deze op enige andere wijze te beschadigen.
5.2 Elektrische 230 V aansluitingen ten behoeve van verlichting of andere installaties op een beurstafel van een deelnemer, op het energienet van Expo Houten, mogen uitsluitend na schriftelijke aanvraag door de deelnemer en na goedkeuring door de organisator, tot stand worden gebracht. Het is de deelnemer verboden enigerlei veranderingen in de leidingen en aansluitingen aan te brengen.
Het is de deelnemer verboden om koffiezetapparatuur, waterkokers en andere elektrische kook- en keukenapparaten aan te sluiten en te gebruiken.
5.3 De organisator en Exploitant beurshal hebben te allen tijde het recht verrichte werkzaamheden te controleren. Bij een geschil over het al dan niet voldoen van de elektrische installaties aan de voorgeschreven normen en voorschriften, waardoor de veiligheid nadelig wordt beïnvloed, zal een controle worden uitgevoerd door de organisator samen met Exploitant beurshal. Ingeval van een voortdurend geschil is de mening van de organisator samen met Exploitant beurshal doorslaggevend
5.4 Het is niet toegestaan dat de deelnemer zijn gehuurde en toegewezen beurstafels c.q. standruimte in de lengte en/of breedte uitbreid met zelf meegebrachte tafels, stellingen of andere expo materialen en/of aanpassingen, dit met het oog op de voorgeschreven veiligheidsregels in artikel 7 en het daarmee blokkeren van gangpaden en vluchtwegen.
Artikel 6 Uitgesloten producten
6.1 Op de NAMAC beurs en binnen Expo Houten worden de volgende producten niet toegelaten Alle (ontvlambare) waren die door de brandweer en/of organisator of Expo Houten als gevaarlijk beschouwd worden voor deelnemers of bezoekers.
Voor decoratiemateriaal mogen geen licht ontvlambare stoffen worden gebruikt. Bij de toepassing van brandbare weefsels, dienen deze afdoende brandwerend te zijn geïmpregneerd.
Het voorradig en het in gebruik hebben van flessen met vloeibaar gas binnen de gebouwen. Het exposeren met stromend, sproeiend of verneveld water is verboden.
Artikel 7 Brandweer en veiligheidsvoorschriften
7.1 Alle uitgangen, doorgangen, gangpaden, nooduitgangen, trappen etc. mogen op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden versperd.
7.2 Alle brandblusmiddelen, brandkranen en afsluitpunten moeten steeds zichtbaar en direct bereikbaar blijven.
7.3 De deelnemer is verplicht alle aanwijzingen van de organisator, exploitant beurshal en/of de brandweer onverwijld op te volgen.
Artikel 8 Handhaving orde
8.1 Exploitant beurshallen draagt zorg voor handhaving van de orde binnen haar gebouwen en terreinen. Zij geeft daartoe dusdanige voorschriften en aanwijzingen als zij in het belang van de orde en veiligheid nuttig en nodig acht.
Exploitant beurshallen regelt en beperkt, in overleg met de organisator, openstelling van haar gebouwen en terreinen voor deelnemers en bezoekers.
8.2 Personeel of gemachtigden van Expo Houten hebben tijdens de NAMAC beurs, mits deugdelijk gelegitimeerd, te allen tijde toegang tot de (beurs)ruimte(n).
8.3 Deelnemers zijn verplicht zowel de voorschriften en aanwijzingen, bedoeld in artikel 8, als overige (overheids)voorschriften in het belang van de orde en veiligheid, stipt na te leven en op te volgen.
8.4 In onderling overleg zijn Expo Houten en de organisator gerechtigd om, jegens de deelnemer die de verplichting, omschreven in het voorgaande lid, niet of niet geheel nakomt, dusdanige maatregelen te treffen als hen nuttig of nodig lijkt. Deze maatregelen kunnen onder meer gehele of gedeeltelijke ontruiming van de stand- en/of tafelruimte inhouden. Tenslotte zijn zij gerechtigd, ten aanzien van de eerder bedoelde deelnemer, de deelneming met onmiddellijke ingang als beëindigd te beschouwen. Dit zonder de deelnemer te ontheffen van betaling van alle door en voor hem gemaakte kosten, ook die kosten gemaakt ter zake van de beëindiging of de getroffen maatregelen en zonder dat de deelnemer enige aanspraak kan maken op vergoeding van schade in welke zin dan ook.
8.5 Bij diefstal, of betrapping op diefstal zal de toegang tot, en deelname aan de NAMAC beurs blijvend ontzegd worden. De benadeelde partij zal aangeraden worden aangifte te doen bij de politie.
Artikel 9 Aan- en afvoer van producten, leeg goed en afval
9.1 De organisator is niet verantwoordelijk voor ontvangen zendingen noch voor het materiaal voor inrichting c.q. opbouw van de beurstafels en/of stands, noch voor de tentoongestelde producten of goederen.
9.2 De deelnemers dienen op eigen verantwoording, risico en kosten te zorgen voor aanvoer, uitpakken, tentoonstellen, inpakken en afvoeren van al de voor hen bestemde producten. Dit dient door henzelf of hun geautoriseerde vertegenwoordigers te gebeuren.
9.3 Deelnemers kunnen hun goederen voor opbouw van de beurs aanleveren op zaterdagochtend van de beursdag tussen 08:00 uur en 10:00 uur.
9.4 Tijdens de duur van de beurs mag een deelnemer geen goederen aan- of afvoeren via de grote overhead deuren tussen 10:00 uur en 15:00 uur.
9.5 Deelnemers zijn verplicht hun lege verpakkingsmiddelen, pallets, box karren, pallettrucks en alle andere niet nader genoemde lege verpakkingsmaterialen direct na opbouw te verwijderen uit de looppaden en zorg te dragen voor voldoende ruimte achter de beurstafels. Er mag zich niets van genoemde artikelen voor de nooduitgangen of routes naar nooduitgangen bevinden.
In de expeditie ruimte achter Hal 1 is plaats beschikbaar voor de tijdelijke opslag tijdens de duur van de beurs waar de omschreven materialen naar toe gebracht dienen te worden.
9.6 Deelnemers kunnen hun goederen voor de afbouw aan het eind van de beurs afvoeren via alle overhead deuren aan de achterzijde en zijkanten van de beurshal welke door Expo Houten vanaf 15:00 uur geopend worden.
Het zelf in eigen regie openen van de bedoelde overhead deuren is niet toegestaan. Deze mogen enkel door de organisator en/of exploitant worden bediend.
9.7 Tijdens inpakken van de producten vanaf de beurstafels, dient alles volledig opgeruimd te worden en de beurstafels en gebruikte ruimte in nette staat achter te blijven.
9.8 In het kader van de milieuwetgeving dient vuilnis correct en gescheiden te worden afgevoerd. Deelnemers zijn gehouden aan een correcte en gescheiden afvoer van vuilnis. De organisator is te allen tijde gerechtigd kosten van vuilverwerking aan deelnemers in rekening te brengen.
9.9 Ingeval de deelnemer het gehuurde na afloop de tijdsduur waarvoor huurder het gehuurde gehuurd heeft, naar het redelijk oordeel van de organisator niet correct oplevert, is de organisator gerechtigd zonder de deelnemer vooraf in gebreke te stellen het gehuurde door een derde partij te laten opruimen, schoonmaken dan wel te laten repareren. Alle kosten die hieruit voortkomen zullen bij de deelnemer in rekening worden gebracht.
9.10 Het is ten alle tijden niet toegestaan met steekwagens, plateauwagens of andere vervoersmiddelen goederen via de hoofdingang naar binnen of buiten te brengen.
Artikel 10 Reservering, betaling, facturering
10.1 Deelnemers kunnen reserveringen voor tafelhuur uitsluitend via het beursgedeelte van de website van de NAMAC maken en dienen direct online te betalen.
Voor iedere individuele beurs dient een separate reservering gemaakt te worden.
Reserveringen maken voor of namens derden is uitsluitend toegestaan na akkoord organisatie.
10.2 Deelnemers dienen de reservering via de NAMAC website zonder uitzondering volledig en compleet in te vullen met de gevraagde data.
10.4 Reserveringen online kunnen tot uiterlijk tot de op de NAMAC website vermelde datum gemaakt worden.
Reserveringen welke op enige andere wijze voor of na de sluitingsdatum voor de dan geldende beurs worden gemaakt, worden niet behandeld.
10.5 Tafelhouders welke ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel kunnen op verzoek een factuur ontvangen.
De aanvraag hiervoor dient door de deelnemer per email aan de beursorganisatie te worden gestuurd.
10.6 Bezoekers aan de NAMAC beurs hebben toegang via de bezoekersingang welke op de beursdag om 10:00 uur open gaat, tenzij anders vermeld.
10.7 Bezoekers, leden en niet-leden, aan de NAMAC beurs dienen vooraf online op de NAMAC website hun entreeticket te bestellen. NAMAC leden hebben na invulling van hun lidmaatschapsnummer gratis toegang.
Niet leden betalen online € 7,50 per persoon bij bestelling van een entreekaart.
Leden en niet-leden dienen hun reserveringsbewijs bij de entree te tonen en te laten scannen. Dit mag een digitale versie op een smartphone zijn of een print op papier van hoge kwaliteit.
10.8 Er zijn geen toegangskaarten te verkrijgen tijdens de beursdag bij de entree.
Bezoekers kunnen ter plaatse op de beurs bij de NAMAC entree niet met contant geld of PIN betalingen toegangskaarten kopen.
Artikel 11 Tafel huurprijzen,planning,beschikbaarheid.
11.1 De tafelhuur geschied per meter welke in de praktijk uitkomt op 100 cm.
De prijzen per beursmeter zijn verdeeld over tarieven voor leden en niet leden.
11.2 Deelnemers die hun reserveringbewijs hebben ontvangen, dienen dit op de ochtend van de beurs opbouw mee te brengen. Na controle hiervan ontvangt de deelnemer bij binnenkomst nieuwe polsbandjes als deelnemer.
Bij 1 of 2 meter 1 polsbandje
Bij 3 of 4 meter 2 polsbandjes
Bij 5 of 6 meter 3 polsbandjes
Bij 7 of 8 meter 4 polsbandjes
Bij 9 of 10 meter 5 polsbandjes. Uitzonderingen hierop na goedkeuring organisatie.
11.3 Tafels worden gereserveerd op volgorde van binnenkomst van de reservering tot aan de sluitingsdatum van de actuele beurs zoals gepubliceerd op de NAMAC website.
Bij de planning en toewijzing van de tafels wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de voorkeur van de tafelhouders, dit voor zover de beurshallen en omstandigheden dat wat ruimte betreft mogelijk maken om uit te voeren. Vaste plaatsen kunnen derhalve nooit gegarandeerd worden waarbij de organisator het recht voorbehoud om de indeling en planning aan te passen binnen de uitvoerbare mogelijkheden.
11.4 Indien het tijdens de gehele reserveringsperiode voor zou komen dat de beurs volgeboekt raakt, sluit de reservering online automatisch nieuwe reservering uit. Er wordt geen wachtlijst gehanteerd.
11.5 Beurstafels die op de ochtend van de beursdag als gevolg van “no-show”, annulering of andere oorzaken leeg blijven, kunnen door de organisatie toegewezen worden aan de directe naaste huurders van deze lege tafels indien hier behoefte aan is.
Het door naastgelegen huurders in gebruik nemen van deze lege tafels is uitsluitend toegestaan na overleg en met verkregen toestemming van de organisatie.
11.6 Deelnemers dienen hun tafel actief en bezet te houden tot minstens 15:00 uur.
Artikel 12 Annuleringen
12.1 Annuleringen door een deelnemer aan de beurs dienen minimaal 48 uur voor de beurs schriftelijk door de beursorganisator te zijn ontvangen.
12.2 Bij annulering conform art. 12.1. van de reeds geboekte en betaalde tafelruimte komt deze te vervallen kan deze niet naar een volgende beurs worden doorgeschoven. De betaling wordt retour geboekt.
12.3 Bij annulering korter dan 48 uur voor de beurs of op de beursdag zelf, of bij no-show zonder enige berichtgeving door de deelnemer is de organisator gerechtigd het reeds betaalde huurbedrag niet te retourneren.
Artikel 13 Overmacht
13.1 Partijen zijn niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting, indien zij daartoe gehinderd worden als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan grove schuld of opzet aan de zijde van de partij die zich daarop beroept en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor hun rekening komt.
13.2 Onder overmacht wordt in deze voorwaarden verstaan hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop de partij die zich erop beroept geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor desbetreffende partij niet in staat is zijn verplichtingen na te komen.
13.3 De organisator heeft tevens het recht zich op overmacht te beroepen indien het gebouw of het terrein waarbinnen het evenement zich bevindt om welke oorzaak dan ook dusdanig is beschadigd dat de uitvoering van de overeenkomst in alle redelijkheid niet plaats kan vinden, alsmede indien de omstandigheid die (verdere) nakoming verhindert, intreedt nadat organisator zijn verbintenis had moeten nakomen.
13.4 Partijen kunnen gedurende de periode dat de overmacht voortduurt de verplichtingen uit de overeenkomst opschorten. Indien deze periode langer duurt dan 14 dagen, is ieder der partijen gerechtigd de overeenkomst zonder gerechtelijke tussenkomst te ontbinden, zonder verplichting tot vergoeding van schade aan de andere partij. Een gedane aanbetaling aan een tafelreservering zal worden terugbetaald.
13.5 Voor zoveel de organisator ten tijde van het intreden van de overmacht inmiddels gedeeltelijk zijn verplichtingen uit de overeenkomst is nagekomen of deze zal kunnen nakomen en aan het nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte zelfstandige waarde toekomt, is de organisator gerechtigd om het reeds nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte separaat te factureren. De deelnemer is gehouden deze factuur te voldoen als ware het een afzonderlijke vereenkomst.
Artikel 14 Toepasselijk recht
14.1 Op de overeenkomst en alle overeenkomsten die daaruit voortvloeien, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
NAMAC Maart 2022.