Bundel van de Algemeen Bestuur SK van 29 juni 2021
Bundel van de Algemeen Bestuur SK van 29 juni 2021
1 Opening
2 Ingekomen stukken
2.a Voorstel wijziging klachtenregeling SK
Ter vaststelling. Is reeds in DB van 15 december 2020 vastgesteld.
2021-06-16 AB Voorstel wijziging klachtenregeling.docx
2.b Overeenkomst met accountant
Ter kennisneming.
210615 accountant overeenkomst GRSK.pdf
2.c Van Provincie Noord Brabant aan DB - interbestuurlijk toezicht beleidsproducten 2021
Ter kennisgeving.
Prov NB aan AB - interbestuurlijk toezicht beleidsproducten 2021.pdf
3 Verslag vorig overleg d.d. 23 februari 2021
Ter vaststelling bijgevoegd.
210223 CONCEPT verslag AB SK.pdf
4 Mededelingen
5 Bedrijfsvoering
5.a Jaarstukken 2020
Ter besluitvorming.
Voorstel:
1\. het jaarverslag en jaarrekening 2020 vast te stellen conform de bijgevoegde stukken;
2\. de overschrijdingen van budgetten die opgenomen zijn in de jaarrekening en toegelicht worden in het jaarverslag, te autoriseren;
3\. kennis te nemen van het rapport van bevindingen van de externe accountant;
4\. te besluiten om het positieve resultaat uit te keren aan de deelnemende gemeenten op basis van de bijgevoegde specificatie.
Resultaatbestemming 2020_voorstel_DB-AB.doc
2020 GRSK jaarstuk + controleverklaring gewaarmerkt & getekend.pdf 2020 Accountantsverslag GRSK.pdf
5.b Begroting SK 2022 en beantwoording zienswijzen
1\. Instemmen met beantwoording van de zienswijzen\. 2\. Vaststellen van de begroting GRSK 2022\.
2021-04-13 vastgestelde begroting GRSK 2022 voor zienswijzen.pdf 210622 Nota van zienswijzen.pdf
5.c Vaststellen begrotingswijziging GRSK 2021
Ter vaststelling.
In de procedure van de begroting 2022 is de begrotingswijziging 2021 meegenomen.
210628 AB voorstel vaststellen begrotingswijziging 2021.pdf
6 Rondvraag
Datum
16-6-2021
Onderwerp
Wijziging klachtenregeling SK
Voorstel
Klachtenregeling Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten vaststellen conform bijgevoegde regeling en toelichting
Inleiding/aanleiding
In de huidige regeling is de juridische basis voor afhandeling van de klachten op basis van de Jeugdwet niet opgenomen. Het voorstel tot wijziging van de klachtenregeling is eerder al geagendeerd in de DB- vergadering van 15-12-2020 en het DB heeft ingestemd met de voorstellen tot wijziging van de klachtenregeling GRSK. Het Algemeen Bestuur van de GRSK dient een nieuwe regeling vast te stellen, die hierbij wordt voorgelegd.
Waar gaat het over?
Als inwoners niet tevreden zijn over hoe ze worden behandeld kunnen ze een klacht indienen. Een klacht gaat altijd over de behandeling door of het gedrag van een persoon of instantie. Als een inwoner het niet eens is met een besluit, kan er geen klacht worden ingediend. Dan kan er namelijk bezwaar worden gemaakt tegen het besluit.
De Awb regelt hoe de klachtafhandeling door een bestuursorgaan dient te worden gedaan. Dit is van toepassing op medewerkers van alle onderdelen van de afdeling MD, met uitzondering van de uitvoering van jeugdhulp (LOT en KTJ). De klachtenafhandeling op grond van de Awb is dus ook van toepassing op de medewerkers in de toeleiding naar jeugdhulp (toegangsteam). Deze voeren namelijk een gemeentelijke taak uit. De jeugdhulpverleners binnen LOT en KTJ leveren zorg wat maakt dat zij handelen als jeugdhulpaanbieders waardoor voor hen het klachtenrecht vanuit de Jeugdwet (§ 4.2.a. Klachtrecht) van toepassing is en niet de Awb, ondanks dat zij in dienst zijn van de gemeenten.
Wat is er al geregeld?
Een klacht wordt altijd eerst informeel behandeld door in gesprek te gaan met de klager. Als dat niet leidt tot een oplossing kan het formele pad bewandeld worden. Voor de afdeling MD geldt dan de klachtenregeling GRSK (zie website Kempengemeenten) die betrekking heeft op alle medewerkers behalve de medewerkers van het LOT en KTJ. De juridisch medewerker van de afdeling MD is aangewezen als klachtencoördinator. Het afdelingshoofd behandelt klachten over de medewerkers.
Als een inwoner niet tevreden is met de afhandeling van een klacht door de gemeente dan kan deze naar de gemeentelijke of Nationale Ombudsman gaan.
Wat is er nog niet geregeld?
De afhandelingsprocedure van klachten die betrekking hebben op medewerkers die jeugdhulp uitvoeren is nog niet geregeld. Dit betreft de medewerkers binnen LOT en KTJ.
Wat is er nodig?
• Klachtenregeling op grond van de Jeugdwet.
De Jeugdwet schrijft voor dat iedere aanbieder (instelling of vrijgevestigde aanbieder) van jeugdhulp moet beschikken over een klachtenregeling en deze bekend moet maken.
• Klachtencommissie op grond van de Jeugdwet
Elke instelling moet een onafhankelijke klachtencommissie instellen of aansluiten bij een reeds bestaande onafhankelijke klachtencommissie jeugdhulp. Deze beoordeelt klachten en kan daar een uitspraak over doen. De klachtencommissie heeft minimaal drie leden, waaronder een voorzitter die niet werkzaam is voor of bij de jeugdhulpaanbieder (in dit geval de gemeente). De bezwaarschriftencommissie Sociaal Domein heeft te kennen gegeven deze taken te willen vervullen.
• Benoeming van de leden klachtencommissie
Wettelijk en/of beleidskader
Concept Klachtenregeling Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten is toegevoegd als bijlage
Alternatieven
n.v.t.
Risico’s
n.v.t.
Financieel
n.v.t.
Bijlage
Klachtenregeling Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten
Het Algemeen Bestuur van het openbaar lichaam Samenwerking Kempengemeenten gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van ………;
gelet op de hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en hoofdstuk 4.2.a. van de Jeugdwet; besluit tot vaststelling van de volgende regeling:
Klachtenregeling Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepaling
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. een klacht:
een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan dan wel de voorzitter of een lid van het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur, het Overleg van portefeuillehouders, een vaste commissie van advies, de Directie, dan wel een ambtenaar van het openbaar lichaam Samenwerking Kempengemeenten of een arbeidscontractant, in dienst van het openbaar lichaam, zich in een bepaalde aangelegenheid van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten heeft gedragen tegenover een natuurlijk persoon of een rechtspersoon.
b. een klaagschrift:
een schriftelijk ingediende klacht.
c. een bestuursorgaan:
1. het Algemeen Bestuur;
2. het Dagelijks Bestuur;
3. het Overleg van portefeuillehouders;
4. een onafhankelijke vaste commissie van advies.
d. een gedraging:
het handelen of nalaten te handelen jegens een (rechts)persoon in een bepaalde aangelegenheid door:
1. een bestuursorgaan;
2. de voorzitter of een lid van het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur, het Overleg van portefeuillehouders, een vaste commissie van advies of de Directie;
3. een ambtenaar in de uitoefening van zijn functie of een daarmee op grond van diens werkzaamheden gelijk te stellen persoon (inclusief arbeidscontractant), alsmede een gewezen ambtenaar.
e. klachtencoördinator:
de functionaris als bedoeld in artikel 4.
f. klachtbehandelaar:
de functionaris als bedoeld in artikel 7.
g. Nationale ombudsman:
het bureau van de Nationale ombudsman te ’s-Gravenhage die als onafhankelijke externe instantie onderzoek verricht naar de feiten die aanleiding hebben gegeven tot de klacht. Het bureau rapporteert aan het verantwoordelijke bestuursorgaan over zijn bevindingen en geeft een behoorlijkheidsoordeel over de gedraging, eventueel voorzien van aanbevelingen.
i. commissie:
de Klachtencommissie Sociaal Domein als bedoeld 4.2.1 lid 2 onder a Jeugdwet en 9:14 Awb die belast is met de behandeling van klachten in het kader van de uitvoering van de Jeugdwet.
j. jeugdwet:
handelingen in de toegangsfase worden afgehandeld volgens de Algemene wet bestuursrecht. Gaat het om handelingen waarbij de medewerker van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten daadwerkelijk zelf jeugdhulp heeft verleend, is de klachtenprocedure van de Jeugdwet van toepassing. De gemeente wordt dan namelijk als jeugdhulpaanbieder gezien.
Hoofdstuk 2 Klachtenbehandeling
Artikel 2 Klachten
Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan of een lid daarvan, dan wel een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht of klaagschrift bij dat bestuursorgaan in te dienen.
Artikel 3 Fasering
De klachtbehandeling kent drie fasen, te weten:
a. informele behandeling
Indien iemand zich met een (mondelinge) klacht tot het openbaar lichaam Samenwerking Kempengemeenten wendt, wordt in eerste instantie met de betrokken perso(o)n(en) in overleg met de klachtencoordinator getracht de klacht direct op te lossen en de klager tevreden te stellen. Het naar tevredenheid van de klager tegemoetkomen aan een schriftelijke klacht wordt schriftelijk bevestigd door de klachtbehandelaar.
b. formele behandeling in eerste instantie
Indien de klacht na informele behandeling niet naar tevredenheid van de klager is opgelost, vindt formele behandeling van de klacht plaats. Een mondelinge klacht wordt daartoe op schrift gesteld. De organisatie is daarbij zonodig behulpzaam. Een klaagschrift wordt behandeld overeenkomstig de bepalingen van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en/of hoofdstuk 4.2.a. van de Jeugdwet en met inachtneming van de bepalingen van deze regeling. Met instemming van klager kan gekozen worden voor een andere wijze van behandeling van de klacht.
c. formele behandeling in tweede instantie
Indien de klager niet tevreden is met de uitkomst van de formele behandeling in eerste instantie, kan hij vervolgens een klacht indienen bij de Nationale ombudsman.
Artikel 4 Klachtencoördinator
1. Het Dagelijks Bestuur stelt een of meer klachtencoördinatoren en plaatsvervangend klachtencoördinatoren aan.
2. De klachtencoördinator wordt betrokken bij de informele behandeling van klachten en zorgt (zonodig) voor het opstarten van de formele behandeling.
3. De klachtencoördinator ziet erop toe, dat de formele behandeling van een klaagschrift
conform de bepalingen van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en/of hoofdstuk 4.2.a. van de Jeugdwet en het bepaalde in deze regeling plaatsvindt.
4. De klachtencoördinator draagt zorg voor de registratie van mondelinge en schriftelijke klachten en stelt het jaarverslag op.
5. Bij de klachtbehandeling in tweede instantie is de klachtencoördinator contactpersoon voor de Nationale ombudsman.
Artikel 5 Indiening klaagschriften
1. Het klaagschrift is ondertekend en bevat ten minste:
a. de naam en het adres van de klager;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van de gedraging waarop de klacht betrekking heeft en de mededeling wie zich aldus heeft gedragen;
2. De klachtencoördinator zorgt ervoor dat de ontvangst van het klaagschrift binnen twee weken na ontvangst door de klachtbehandelaar wordt bevestigd.
3. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval:
a. de datum waarop de klacht is ontvangen;
b. de termijn waarbinnen de klacht zal worden afgehandeld;
c. de naam van de klachtbehandelaar;
d. de procedure xxx xxxx en wederhoor;
e. de mogelijkheid om de tekst van de klachtregeling op te vragen of via de website te lezen.
Artikel 6 Ontvankelijkheid
1. Een bestuursorgaan is niet verplicht een klaagschrift in behandeling te nemen indien:
a. niet is voldaan aan het bepaalde in artikel 5, eerste lid van deze regeling en klager de voor behandeling vereiste gegevens niet binnen vier weken nadat klager op de tekortkoming is gewezen, heeft verstrekt;
b. deze een gedraging betreft die reeds eerder met inachtneming van deze regeling is behandeld;
c. deze een gedraging betreft die langer dan één jaar voor indiening van het klaagschrift plaatsvond;
d. de aangelegenheid behoort tot het algemeen gemeentelijk beleid of het een algemeen verbindend voorschrift betreft;
e. deze een gedraging betreft waartegen door klager bezwaar gemaakt had kunnen worden of waartegen door klager beroep had kunnen worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit;
f. deze een gedraging betreft die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest, of zolang ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is;
g. het belang van de klager of het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
2. Van het niet in behandeling nemen van het klaagschrift wordt klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld, onder vermelding van de redenen daarvan.
Hoofdstuk 3 Formele klachtenprocedure Awb Artikel 7 Behandeling
1. De behandeling van de klacht geschiedt door een persoon die niet bij de gedraging, waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest.
2. Hierbij wordt de navolgende leidraad gehanteerd:
a. Een klaagschrift over het Algemeen Bestuur of over een lid daarvan, wordt behandeld door de voor- zitter, tenzij deze zelf het onderwerp van de klacht is. In dat geval is het bepaalde onder b van toepassing.
b. Een klaagschrift over de voorzitter van het Algemeen Bestuur wordt behandeld door de plaatsver- vangend voorzitter.
c. Een klaagschrift over het Dagelijks Bestuur of over een lid daarvan, wordt behandeld door de voor- zitter, tenzij deze zelf onderwerp van de klacht is. In dat geval is het bepaalde onder d van toepassing.
d. Een klaagschrift over de voorzitter van het Dagelijks Bestuur wordt behandeld door de plaatsvervan- gend voorzitter.
e. Een klaagschrift over het Overleg van portefeuillehouders of over de voorzitter of een lid daarvan, wordt behandeld door de voorzitter van het Dagelijks Bestuur.
f. Een klaagschrift over een onafhankelijke vaste commissie van advies of over een lid daarvan, wordt behandeld door de voorzitter van de commissie, tenzij deze zelf het onderwerp van de klacht is. In dat geval is het bepaalde onder g van toepassing.
g. Een klaagschrift over de voorzitter van een onafhankelijke vaste commissie van advies, wordt be- handeld door de plaatsvervangend voorzitter.
h. Een klaagschrift over de Directie of over een lid daarvan wordt behandeld door de voorzitter van het Dagelijks Bestuur.
i. Een klaagschrift over een afdelingsmanager wordt behandeld door een lid van de Directie.
j. Een klaagschrift over een medewerker in dienst van het openbaar lichaam Samenwerking Kempengemeenten wordt behandeld door de afdelingsmanager van het betreffende taakveld, tenzij deze zelf het onderwerp van de klacht is. In dat geval is het bepaalde onder i van toepassing.
Artikel 8 Onderzoek
1. De begeleiding van de formele behandeling van klaagschriften vindt plaats door de klachtencoördinator.
2. De klachtencoördinator is in verband met de voorbereiding van de behandeling van een klaagschrift bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.
Artikel 9 Hoor en wederhoor
1. Degene op wiens gedraging het klaagschrift betrekking heeft, ontvangt een kopie van het klaagschrift en de eventueel daarbij meegezonden stukken.
2. De indiener en degene tegen wie de klacht is gericht, worden in de gelegenheid gesteld in elkaars tegenwoordigheid, in persoon of bij gemachtigde, te worden gehoord.
3. De klachtbehandelaar zit de hoorzitting voor, in aanwezigheid van de klachtencoördinator.
4. Van het bepaalde in het tweede lid kan worden afgeweken:
a. indien klager expliciet te kennen geeft geen gebruik te willen maken van het recht te worden ge- hoord;
b. indien degene tegen wie de klacht is gericht, gemotiveerd bij de klachtencoördinator te kennen geeft dat hij niet wenst te worden gehoord of niet in elkaars aanwezigheid wenst te worden gehoord.
5. Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt.
6. Het verslag vermeldt in ieder geval:
a. de naam van de klachtbehandelaar;
b. de naam van de verslaglegger;
c. de namen van de verschenen klager(s) en degene(n) tegen wie de klacht is gericht en, indien aanwezig, van gemachtigde(n) en van getuigen en deskundigen;
d. datum hoorzitting;
e. een zakelijke weergave van wat tijdens de hoorzitting over de klacht wordt besproken.
7. Het verslag wordt ter kennisneming aan partijen toegezonden of uitgereikt.
Artikel 10 Eindoordeel
1. De klachtencoördinator stelt op basis van de ingewonnen informatie en het horen en wederhoren, in overleg met de klachtbehandelaar een rapport van bevindingen op en legt dit ter besluitvorming voor aan:
a. in geval van een klaagschrift als bedoeld in artikel 7 lid 2 onder a en b, aan het Algemeen Bestuur;
b. in geval van een klaagschrift als bedoeld in artikel 7 lid 2 onder c tot en met e alsmede h, i en j aan het Dagelijks Bestuur;
c. in geval van een klaagschrift als bedoeld in artikel 7 lid 2 onder f en g, aan de onafhankelijke vaste commissie van advies waartegen de klacht is gericht dan wel waartoe het lid behoort, waartegen de klacht is gericht;
2. Het beslissingsbevoegde bestuur of de beslissingsbevoegde persoon stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het interne onderzoek en van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.
3. Het beslissingsbevoegde bestuur of de beslissingsbevoegde persoon informeert de klager over de mogelijkheid de klacht aan een externe instantie voor te leggen.
4. In geval van een klaagschrift als bedoeld in artikel 7 lid 2 onder i en j verstrekt het Dagelijks Bestuur, respectievelijk de afdelingsmanager een afschrift van het rapport van bevindingen en van de klachtafhandelingsbrief aan het Overleg van portefeuillehouders van het betreffende taakveld.
Artikel 11 Afhandelingstermijn
1. De klachtbehandelaar handelt de ontvankelijke klacht af binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift.
2. De klachtbehandelaar kan de afhandeling met vier weken verdagen. Zowel de klager(s) als degene(n) tegen wie de klacht is gericht, krijgen schriftelijk bericht van de verdaging.
Hoofstuk 4 Formele Klachtenprocedure Jeugdwet Artikel 12 Jeugdwet
Handelingen waarbij de medewerker van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking
Kempengemeenten daadwerkelijk zelf jeugdhulp heeft verleend, is de klachtenprocedure van de Jeugdwet van toepassing. De klacht wordt in de formele procedure in behandeling genomen door een onafhankelijke commissie.
Artikel 13 Instelling commissie
1. Er is een onafhankelijke commissie die belast is met de behandeling van klachten. De commissie bestaat uit vier personen die niet werkzaam zijn of zijn geweest voor de Gemeenschappelijke regeling Samenwerking Kempengemeenten.
2. Het Dagelijks Bestuur benoemt een commissie als bedoeld in artikel 4.2.1 van de Jeugdwet en als bedoeld in artikel 9:14 van de Algemene wet bestuursrecht, bestaande uit een voorzitter en drie leden.
Artikel 14 Benoeming leden
1. De voorzitter en de leden van de commissie worden benoemd voor een termijn van drie jaar. Het is mogelijk twee keer herbenoemd te worden. Hun benoeming eindigt echter eerder, van rechtswege, zodra de werkzaamheden van de commissie worden ondergebracht in een andere klachtencommissie.
2. De commissie regelt de vervanging van de voorzitter.
3. De voorzitter en de leden van de commissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het Dagelijks Bestuur.
4. De aftredende of ontslag nemende voorzitter of leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.
5. De voorzitter en de leden van de commissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het Algemeen of Dagelijks Bestuur dan wel van de bestuursorganen van de Kempengemeenten.
Artikel 15 Secretaris
De secretaris van de commissie is een door de afdelingsmanager van de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening aangewezen medewerker. De afdelingsmanager wijst tevens een of meer plaatsvervangers van de secretaris aan.
Artikel 16 Werkwijze
1. Aan de behandeling van de klacht neemt deel de voorzitter en tenminste twee leden.
2. Indien een lid van de commissie op enigerlei wijze betrokken is bij een te behandelen klacht, dan treedt dit lid terug uit de commissie gedurende de behandeling van de klacht.
3. Alleen op eigen verzoek, bij langdurige onmogelijkheid om de werkzaamheden als lid uit te oefenen, bij gebleken stelselmatige achteloosheid in de uitoefening van die werkzaamheden, of indien is gebleken dat een lid niet als onafhankelijk kan worden beschouwd, kan het college een lid tussentijds van zijn lidmaatschap ontheffen.
Artikel 17 Financiële vergoedingen
1. De voorzitter en de leden van de commissie ontvangen voor het bijwonen van de vergadering een vergoeding per vergadering, gebaseerd op het vergoedingsbedrag voor commissieleden, categorie tussen de 10.001 en 20.000 inwoners, zoals opgenomen in artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.
2. De vergoeding als bedoeld in het eerste lid wordt voor de voorzitter vermenigvuldigd met de factor 3 en voor de leden met de factor 2,5.
3. De in het eerste en tweede lid bedoelde vergoedingen worden jaarlijks aangepast aan de hand van een door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties te bepalen indexcijfer.
4. De voorzitter en de leden ontvangen een vergoeding op basis van de gemaakte kosten van openbaar vervoer of voor reizen met eigen vervoer ter hoogte van de fiscale onbelaste vergoeding voor de in redelijkheid gemaakte noodzakelijke reiskosten op basis van de kortste route.
5. De vergoedingen worden per kwartaal uitbetaald.
Artikel 18 De ontvankelijkheid van de klacht
1. Na ontvangst van een klacht onderzoekt de commissie of een klacht ontvankelijk is. Zo nodig legt zij aan klager schriftelijke vragen voor.
2. de in artikel 5 van deze regeling opgenomen is overeenkomstig van toepassing.
3. Van het niet (verder) in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift, schriftelijk in kennis gesteld.
Artikel 19 Het onderzoek naar de gegrondheid van de klacht
1. Op verzoek van de commissie dient de klachtencoördinator een verweerschrift in.
2. Alle stukken die de ene partij bij de commissie indient, zijn ter inzage voor de andere partij. Stukken die de ene partij indient onder voorwaarde dat zij niet ter inzage zijn voor de andere partij, worden onverwijld geretourneerd en worden niet bij de beoordeling van de klacht betrokken.
3. De klager en degene over wie wordt geklaagd, worden in de gelegenheid gesteld te worden gehoord op een daartoe door de commissie te houden hoorzitting. Het horen vindt plaats in elkanders aanwezigheid. De commissie kan op verzoek of ambtshalve bepalen dat zij afzonderlijk worden gehoord. De hoorzitting is niet openbaar. De commissie beslist wie bij een hoorzitting aanwezig kan zijn.
4. Een ieder kan zich ter behartiging van zijn belangen laten bijstaan of zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde.
Artikel 20 Het oordeel van de commissie
1. De commissie legt de bevindingen van haar onderzoek naar de ontvankelijkheid en de gegrondheid van de klacht neer in een gemotiveerd schriftelijk oordeel.
2. Het oordeel van de commissie kan inhouden:
a. dat klager in zijn klacht (niet-)ontvankelijk is;
b. dat de klacht niet gegrond is;
c. dat de klacht gegrond is;
d. dat de commissie zich van een uitspraak over de gegrondheid van de klacht onthoudt, indien de lezingen van partijen tegenover elkaar staan en geen aanwijzingen bestaan dat de ene lezing aannemelijker is dan de andere.
3. De commissie beoordeelt of beklaagde heeft gehandeld conform bestaande wetgeving, protocollen en interne richtlijnen en vereiste van professionaliteit.
4. Indien de commissie daartoe aanleiding ziet, kan zij aan dit oordeel een of meer aanbevelingen toe voegen.
5. De commissie wijst de klager op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Nationale Ombudsman over de wijze waarop de klacht is afgehandeld. Ingeval de klager minderjarig is wijst de commissie op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Kinderombudsman.
Artikel 21 De termijn van de klachtprocedure
1. Binnen tien weken na ontvangst van de klacht stuurt de commissie haar oordeel aan de klager, aan degene over wie is geklaagd en aan de klachtencoördinator.
2. De commissie kan de termijn verlengen. Van iedere verlenging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager, aan degene over wie is geklaagd en aan de klachtencoördinator. De reden van de verlenging en de termijn waarbinnen de commissie haar oordeel zal uitbrengen, worden in deze mededeling aangegeven.
Artikel 22 Beslissing van de het Dagelijks Bestuur
1. Het Dagelijks Bestuur deelt binnen een maand na ontvangst van het oordeel van de commissie aan de klager, aan de commissie, aan degene over wie is geklaagd en aan zijn leidinggevende(n) schriftelijk en gemotiveerd mee of het oordeel aanleiding geeft tot het nemen van maatregelen en zo ja welke.
2. Het Dagelijks Bestuur kan de in lid 1 genoemde termijn verlengen. Van de verlenging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager, aan degene over wie is geklaagd, aan zijn leidinggevende(n) en aan de commissie. De reden van de verlenging en de termijn waarbinnen het Dagelijks Bestuur een beslissing zal nemen, wordt in deze mededeling aangegeven.
Hoofdstuk 5 Overige bepalingen
Artikel 23 Tussentijdse beëindiging
De behandeling van een klacht kan tussentijds worden beëindigd indien de klager daarmee instemt. De tussentijdse beëindiging wordt schriftelijk bevestigd. In dat geval vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling.
Artikel 24 Registratie, publicatie en jaarverslag
Alle ingediende klachten worden geregistreerd.
2. De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd.
3. De klachtencoördinator brengt jaarlijks schriftelijk verslag uit van de ingediende klachten. In het jaarverslag, dat openbaar is, worden de persoonsgegevens geanonimiseerd weergegeven.
Artikel 25 Onvoorziene gevallen
In de gevallen waarin de wet of deze regeling niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 26 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op de dag na die waarop zij is bekendgemaakt.
Artikel 27 Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als “Klachtenregeling Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten”.
Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van ……..
Het Algemeen Bestuur van het openbaar lichaam Samenwerking Kempengemeenten, De voorzitter, De directie,
Artikelsgewijze toelichting Klachtenregeling Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten
Per 1 januari 2010 is de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten van kracht geworden. Daarbij is het openbaar lichaam Samenwerking Kempengemeenten ingesteld.
De Algemene wet bestuursrecht (Awb) kent in hoofdstuk 9, titel 9.1, regels voor de klachtbehandeling door een bestuursorgaan. Onder bestuursorgaan verstaat de Awb onder meer: een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld (artikel 1:1 lid 1 onder a). Het openbaar lichaam Samenwerking Kempengemeenten is een dergelijke rechtspersoon. Het klachtrecht van de Awb is dan ook op de Samenwerking Kempengemeenten van toepassing. De regeling in de Awb voor de interne klachtprocedure voorziet in waarborgen waaraan de behandeling van klachten over een gedraging van een bestuursorgaan door dat orgaan zelf, ten minste moet voldoen. Handelingen waarbij de medewerker van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten daadwerkelijk zelf jeugdhulp heeft verleend, is de klachtenprocedure van de Jeugdwet van toepassing (4.2.1 lid 2 onder a Jeugdwet en 9:14 Awb). De klacht wordt in de formele procedure in behandeling genomen door een onafhankelijke commissie. Deze klachtenregeling geeft aanvullende voorschriften voor een zorgvuldige behandeling van klachten door het openbaar lichaam Samenwerking Kempengemeenten.
Artikel 1 Begripsbepalingen
In overeenstemming met het bepaalde in de Wet Nationale ombudsman en de Awb is uitgangspunt dat het gaat om klachten over gedragingen van bestuursorganen. Daarbij wordt een gedraging van een persoon, die werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan, als een gedraging van dat orgaan wordt aangemerkt. Onder c van dit artikel zijn de bestuursorganen van het openbaar lichaam Samenwerking Kempengemeenten opgesomd. Bij een vaste commissie van advies, anders dan het Overleg van portefeuillehouders, kan gedacht worden aan een commissie van advies voor de bezwaarschriften.
De begrippen gedraging (een handelen of nalaten te handelen) en klacht (een uiting van ongenoegen) zijn zo ruim mogelijk geformuleerd.
Artikel 2 Klachten
“Een ieder” heeft het recht een klacht in te dienen. Anders dan bij bezwaar of beroep is niet vereist dat een klager belanghebbende is. De klacht moet betrekking hebben op een “bepaalde aangelegenheid”. Algemene klachten over beleid of beleidsuitvoering vallen daarmee buiten de reikwijdte van hoofdstuk 9 van de Awb en deze klachtenregeling.
Gedragingen kunnen zowel feitelijke handelingen betreffen als besluiten en privaatrechtelijke rechtshandelingen. Waar de gedraging het nemen van een besluit betreft, moeten de procedures van bezwaar en beroep worden benut. Via de klachtprocedure kan bijvoorbeeld wel de behoorlijkheid van een besluit aan de orde worden gesteld. Gedragingen van bestuurs- en commissieleden, ambtenaren en arbeidscontractanten worden toegerekend aan het bestuursorgaan waarvoor de beklaagde persoon werkzaam is. Een onafhankelijke commissie, zoals een bezwaarschriftencommissie, handelt zelf haar klachten af.
Algemene wensen over het optreden c.q. beleid van een bestuursorgaan, hebben geen betrekking op de wijze waarop een bestuursorgaan zich heeft gedragen. Deze vallen dus niet onder het klachtrecht.
Het is niet mogelijk over mondelinge uitingen van leden van het Algemeen of Dagelijks Bestuur (en anderen die deelnemen aan de beraadslagingen) in bestuurs- of commissievergaderingen of over hetgeen aan de vergadering schriftelijk is overgelegd, een klacht in te dienen. Op grond van artikel 22 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, juncto artikel 22 van de Gemeentewet geldt hiervoor immuniteit.
Artikel 3 Fasering
Dit artikel geeft de opbouw van de volledige klachtenprocedure weer. De behandeling van een klacht is in eerste instantie informeel en laagdrempelig.
Overigens kan ook de klachtenprocedure bij de Nationale ombudsman als laagdrempelig worden beschouwd. Er gelden voor het in behandeling nemen van een klacht bij deze instantie echter enkele in de Wet Nationale ombudsman vastgelegde criteria waaraan de in te dienen klachten moeten voldoen, willen deze in behandeling kunnen worden genomen.
Als algemene regel geldt, dat zowel mondelinge als schriftelijke klachten zorgvuldig afgedaan moeten worden. Wat een zorgvuldige afdoening inhoudt, kan per geval verschillen.
Bij een ingediende klacht zal zoveel mogelijk moeten worden getracht de klacht reeds in de informele fase afdoende te behandelen. Met het geven van opheldering, het verstrekken of toezenden van informatie of het aanbieden van verontschuldigingen kunnen in deze fase vaak al misverstanden uit de wereld worden geholpen en "de kou uit de lucht" worden gehaald. De informele fase is met opzet niet aan procedurele regels gebonden om de flexibiliteit voor het bereiken van een oplossing zo groot mogelijk te laten zijn.
Als een schriftelijke klacht met de informele wijze van behandelen naar tevredenheid van de klager wordt afgedaan, dan wordt dit aan de klager schriftelijk bevestigd.
De klager wordt, indien hij na de informele behandeling niet tevreden is, gewezen op de verdere klachtenprocedure. Een mondelinge klacht moet daarvoor door klager op schrift te worden gesteld. Als de klager moeite heeft met het op schrift stellen van zijn klacht, dan is het de taak van de organisatie om daarbij te helpen.
Hierbij wordt nog wel aangetekend dat niet iedere negatieve opmerking bedoeld hoeft te zijn als een klacht. Van alle bestuurders en medewerkers wordt wel verwacht dat zij negatieve opmerkingen serieus nemen en bij twijfel gericht vragen of de opmerking bedoeld is als klacht.
Artikel 4 Klachtencoördinator
De klachtencoördinator vervult een centrale rol in de formele klachtbehandeling. Hij is het eerste aanspreekpunt, zowel binnen als buiten de organisatie. Hij is belast met de (voorbereiding van de) behandeling van een klaagschrift, maar beschikt niet over zelfstandige bevoegdheden wat betreft het beslissen omtrent de afhandeling van een klaagschrift. Hiertoe is alleen het betreffende bestuursorgaan of de gemandateerde persoon bevoegd.
Het openbaar lichaam Samenwerking Kempengemeenten kent meerdere taakvelden, waarbinnen afzonderlijke afdelingen in belangrijke mate zelfstandig functioneren. Het verdient daarom aanbeveling voor elke afdeling een eigen (plaatsvervangend) klachtencoördinator te benoemen.
Artikel 5 Indiening klaagschriften
Het eerste lid komt overeen met artikel 9:4 lid 2 Awb. Indien een klaagschrift niet aan deze criteria voldoet, hoeft het niet in behandeling te worden genomen, maar dat mag uiteraard wel.
Het tweede en derde lid geven aan dat de klachtencoördinator zorgt voor een ontvangstbevestiging met daarin een uitleg over de te volgen procedure. Voor een snelle en correcte behandeling van een klacht is het gewenst direct zo volledig mogelijk geïnformeerd te zijn.
Anonieme klachten worden in beginsel niet in behandeling genomen. Naar het oordeel van de Nationale ombudsman kan op dit beginsel een uitzondering worden gemaakt als aannemelijk is dat klager zwaarwegende belangen heeft om anoniem te blijven. Uiteraard dient de anonieme klager wel op zodanige wijze kenbaar en bereikbaar te zijn, dat zijn klacht naar behoren kan worden onderzocht.
In artikel 9:4 Awb is voor klaagschriften artikel 6:5 lid 3 van deze wet van overeenkomstige toepassing verklaard. Dit betekent dat klager de verplichting heeft een klaagschrift in de Nederlandse taal in te dienen of om het klaagschrift te voorzien van een Nederlandse vertaling. In concrete gevallen zal in redelijkheid moeten worden getoetst of aan deze eis moet worden vastgehouden.
Artikel 6 Ontvankelijkheid
Het eerste lid geeft de gevallen aan waarin een bestuursorgaan niet verplicht is een klacht in behandeling te nemen. Het bestuursorgaan zal altijd moeten afwegen of al dan niet tot het in behandeling nemen van de klacht, en dus tot onderzoek, wordt overgegaan. De in het eerste lid geformuleerde gronden zijn grotendeels ontleend aan de Awb.
Klachten kunnen betrekking hebben op het niet tijdig nemen van besluiten. Ingevolge artikel 4:17 Awb kan bij het uitblijven van een besluit op een aanvraag of een bezwaarschrift het bestuursorgaan in gebreke worden gesteld. Als de belanghebbende over het niet tijdig beslissen een schriftelijke klacht als bedoeld in artikel 9:4 Awb indient, is daarmee tevens voldaan aan het vereiste van schriftelijke ingebrekestelling. Het bestuursorgaan is dan in beginsel niet verplicht, maar wel bevoegd, de klacht als zodanig te behandelen, omdat beroep mogelijk is (artikel 9:8 lid 1 aanhef en onderdeel d Awb).1 Klager kan te kennen geven dat hij er prijs op stelt, dat zijn brief wordt aangemerkt als een klaagschrift en niet als een ingebrekestelling.
Het tweede lid geeft aan dat het betreffende bestuursorgaan de klager binnen vier weken in kennis moet stellen van het niet in behandeling nemen van een klacht. Deze termijn is ook ontleend aan de Awb.
Artikel 7 Behandeling
In dit artikel wordt bepaald wie een klaagschrift formeel behandelt.
De klacht moet worden behandeld door een persoon die niet bij de gedraging, waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. De wet maakt een uitzondering voor het geval de klacht betrekking heeft op een gedraging van het bestuursorgaan zelf, dan wel zijn voorzitter of een lid (zie artikel 9:7 lid 2 Awb). Hiermee is rekening gehouden bij de bepaling van de klachtbehandelaar.
Artikel 8 Onderzoek
Een klacht die in behandeling is genomen, kan uiteraard pas worden afgedaan nadat een deugdelijk onderzoek heeft plaatsgevonden. Afhankelijk van de aard van de klacht zal het onderzoek meer of minder formeel kunnen verlopen. Tevens kan het onderzoek, indien wenselijk, het karakter kunnen krijgen van bemiddeling.
Artikel 9 Hoor en wederhoor
Een belangrijk onderdeel van het in artikel 8 bedoelde onderzoek is hoor en wederhoor, met inbegrip van de mogelijkheid om op elkaars standpunten te reageren. Hoor en wederhoor is een van de basisbeginselen van de Nederlandse rechtsorde.
Het eerste lid is overgenomen van artikel 9:9 Awb. Een ieder heeft het recht te weten dat er over zijn of haar handelen een klacht is ingediend, alsmede wat die klacht inhoudt. Bovendien geeft dit de betreffende persoon de gelegenheid zich voor te bereiden op het vervolg van de procedure.
Het horen geschiedt door de klachtbehandelaar. De klachtencoördinator is daarbij aanwezig.
Het verdient in het algemeen aanbeveling klager en degene over wiens gedraging is geklaagd, in elkaars aanwezigheid te horen. Betrokkenen kunnen dan direct op elkaars stellingen reageren. Vaak wordt dan direct duidelijk over welke punten overeenstemming bestaat en over welke niet. Afzonderlijk horen moet een uitzondering zijn.
Het staat klager en/of degene over wie wordt geklaagd vrij zich op de hoorzitting te laten vergezellen of bijstaan door iemand van zijn of haar keuze. Dit is in het tweede lid vastgelegd. Het is immers mogelijk en begrijpelijk dat iemand zich onprettig of onzeker voelt in een dergelijke hoorzitting. Het is belangrijk dat men zich veilig genoeg voelt om vrijuit te kunnen spreken. Dat komt een zorgvuldige behandeling van de klacht ten goede. Eventuele kosten zijn voor rekening van degene die zich laat vergezellen.
De verplichting tot het opmaken van een verslag staat in artikel 9:10 Awb. De toezending van een exemplaar van het verslag aan beide partijen is een beginsel van behoorlijk procesrecht.
Artikel 10 Eindoordeel
Het is uiteindelijk het bestuursorgaan dat een eindoordeel geeft over de klacht, i.c. het Algemeen, het Dagelijks Bestuur of de onafhankelijke vaste commissie van advies, waartegen de klacht is gericht. Op grond van artikel 9:2 van de Awb behoort bij het bestuursorgaan de behandeling van klachten over gedragingen van bestuursorganen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn.
Klager en beklaagde worden schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van het besluit over de klacht. Aan de motivering mogen bij een ongegrondverklaring van de klacht hogere eisen worden gesteld, dan bij een gegrondverklaring.
1 Wet beroep bij niet tijdig beslissen, Kamerstukken II 2005/06, nr. 30435, p. 17(MvT).
Het derde lid van dit artikel is gebaseerd op artikel 9:12 Awb. Indien een klager niet tevreden is over de wijze waarop zijn klacht binnen de gemeente is behandeld of indien hij het niet eens met de conclusie die het bestuursorgaan na het onderzoek heeft getrokken, dient hij de gelegenheid te hebben zijn klacht nog eens voor te leggen aan een onafhankelijke instantie. Gekozen is voor de aansluiting bij de Nationale Ombudsman. Blijkens de memorie van toelichting op artikel 9:12 Awb is de beslissing over een klacht geen appellabel besluit, omdat de bevindingen van het bestuursorgaan en zijn conclusies niet op rechtsgevolg zijn gericht.
Artikel 11 Afhandelingstermijn
Dit betreft de wettelijke termijnen zoals genoemd in de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 12 Jeugdwet
Het klachtenrecht vanuit de Jeugdwet (§ 4.2.a. Klachtrecht) is van toepassing.
Artikel 13 Instelling commissie
Dit artikel verwijst naar de onafhankelijke commissie zoals bedoeld in artikel 4.2.1 van de Jeugdwet. De wet stelt als minimale eisen aan de samenstelling van een commissie:
1. De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden
2. De leden zijn niet werkzaam voor of bij de jeugdhulpaanbieder of de gecertificeerde instelling.
Artikel 14 Benoeming leden
De benoeming van de commissieleden is gedelegeerd aan het Dagelijks Bestuur. Om de zittingsduur van de commissie niet gelijk met de raadsperiode te laten lopen is voor een zittingsduur van drie jaar gekozen, met de mogelijkheid van twee keer een herbenoeming. Daarnaast is rekening gehouden met de mogelijkheid om de werkzaamheden van de commissie in de toekomst onder te brengen in een regionale algemene klachtencommissie. Om deze reden is opgenomen, dat de benoeming van de voorzitter en de leden van de commissie eerder, van rechtswege, eindigt, zodra de werkzaamheden van de commissie worden ondergebracht in een regionale algemene klachtencommissie. Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.
De bepaling omtrent het benoemen van plaatsvervangende leden is facultatief. Hierdoor is het mogelijk te kiezen voor een systeem waarbij de bezetting van de commissie plaats vindt vanuit een pool van vaste leden. In die gevallen is geen behoefte aan plaatsvervangende leden.
Artikel 15 Secretaris
Hoewel in de Awb en de Jeugdwet nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden. Vanwege de personele capaciteit en de diverse rollen bij een klacht is het wenselijk om meerdere plaatsvervangend secretarissen aan te wijzen.
Artikel 16 Werkwijze
Indien de onpartijdigheid van een commissielid in het geding kan zijn, laat hij zich vervangen door een plaatsvervangend lid. Ook al is de voorzitter formeel onafhankelijk, dan staat daarmee nog niet vast dat automatisch ook op inhoudelijk vlak van niet-vooringenomenheid sprake is.
Artikel 17 Financiële vergoedingen
Bij de hoogte van de vergoeding is aangesloten bij het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Het in dit artikel genoemde vergoedingsbedrag geldt per (bijgewoonde) vergadering (casu quo dagdeel) van de commissie. Tijdens een vergadering zullen in de meeste gevallen meerdere hoorzittingen worden gehouden.
Voor de reiskostenvergoeding is per (bijgewoonde) vergadering (casu quo dagdeel) van de commissie aansluiting gezocht bij de onbelaste reiskostenvergoeding van de belastingdienst.
8
Artikel 18 De ontvankelijkheid van de klacht
In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een klaagschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen.
Artikel 19 Het onderzoek naar de gegrondheid van de klacht
Een verweerschrift wordt ingediend door de klachtencoördinator. Klachtencoördinator is tevens verantwoordelijk voor het sturen van alle stukken naar de betrokken partijen en de commissie.
Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de klager en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Gekozen is voor een termijn van twee weken.
Artikel 20 Het oordeel van de commissie
Het oordeel van de commissie wordt vastgelegd in een schriftelijk verslag.
Artikel 21 De termijn van de klachtprocedure
Dit artikel spreekt voor zich.
Artikel 22 Beslissing van de het Dagelijks Bestuur
De klachtencoördinator deelt binnen een maand na ontvangst van het oordeel van de commissie aan de klager, aan de commissie, aan degene over wie is geklaagd en aan zijn leidinggevende(n) schriftelijk en gemotiveerd mee of het oordeel aanleiding geeft tot het nemen van maatregelen en zo ja welke.
Artikel 23 Tussentijdse beëindiging
Niet alleen in de voorfase, maar ook daarna, kan klager te kennen geven dat zijn klacht geen verdere behandeling meer behoeft. Dit wordt dan aan de klager schriftelijk bevestigd. Dit onder de mededeling dat de klacht – tenzij anders wordt bericht – als ingetrokken wordt beschouwd.
Artikel 24 Registratie, publicatie en jaarverslag
Het eerste en tweede lid van deze bepaling volgen uit artikel 9:12a van de Algemene wet bestuursrecht.
Een goed inzicht in aard, frequentie en oorzaak van klachten is van belang voor de beleidsontwikkeling en uitvoering op het gebied van (juridische) kwaliteitszorg. Daarom is een goede verslaglegging van de ingediende klaagschriften en van de afdoening ervan ook een onmisbaar instrument.
Het verslag wordt geanonimiseerd opgesteld. Er worden dus geen persoonsgegevens in opgenomen. Het wordt uitgebracht aan de het Algemeen Bestuur.
Artikel 25 Onvoorziene gevallen
Dit artikel fungeert als vangnet bepaling.
Artikel 26 Inwerkingtreding
Dit artikel spreekt voor zich.
Overeenkomst
Accountancy diensten 2021 e.v.
BIZOB-2020-KEM-RUN-00317
1 juni 0000
Xxxxxxxxxxxx inzake accountancy diensten 2021 e.v.
De ondergetekenden:
1. De Samenwerking Kempengemeenten, zetelend aan het Kerkplein 3 te Reusel, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd namens het Algemeen Bestuur door de heer B.K.F. Cerutti, hierna te noemen (ook): ‘de Opdrachtgever’
en
2. Xxxxx Foederer B.V., gevestigd te Eindhoven (KvK-nummer 17034844), te dezen rechtsgeldig verte- genwoordigd door de heer X.X.X. xxx Xxxxxx, hierna (ook): ‘de Contractant’;
Hierna tevens gezamenlijk te noemen: ‘Partijen’
In aanmerking genomen dat:
− de Opdrachtgever in 2017 een aanbesteding met referentie BIZOB-2016-GEZ-JGR-00888 heeft door- lopen voor het aangaan van een overheidsopdracht met betrekking tot de accountantscontrole voor boekjaar 2017 e.v.;
− de Contractant op 4 oktober 2017 de opdracht definitief gegund heeft gekregen en verantwoordelijk is geweest voor het uitvoeren van de accountantscontrole voor de boekjaren 2017 t/m 2020;
− Partijen de bestaande samenwerking wensen voort te zetten met in achtneming van de uitgangspun- ten en voorwaarden zoals gesteld in het aanbestedingsdocument met referentie XXXXX-0000-XXX- XXX-00000, datum 17 april 2017;
− Partijen hun rechten en plichten met betrekking tot uitvoering van de accountantscontrole in onder- havige Overeenkomst wensen vast te leggen.
Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1 Opdracht
1. De Opdrachtgever geeft opdracht aan de Contractant, hetgeen door de Contractant wordt aanvaard, tot:
• het vervullen van de certificerende functie gericht op het verstrekken van onafhankelijke (goedkeurende) verklaringen bij de jaarrekening voor het onderdeel getrouwheid en recht- matigheid en bij (deel) verantwoordingen;
• het vervullen van de natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en verbonden met de certi- ficerende functie;
• het jaarlijks uitvoeren van een TPM-audit op de ICT-beheerprocessen zoals ingericht binnen SSC de Kempen.
2. De werkzaamheden als bedoeld in lid 1 van dit artikel worden op dezelfde wijze en voor dezelfde organisaties en afdelingen uitgevoerd als bij de controle van het boekjaar 2020.
3. Uitvoering van de werkzaamheden door de Contractant als bedoeld in lid 1 van dit artikel geschiedt onder de voorwaarden en bedingen van deze Overeenkomst en haar bijlagen.
Artikel 2 Duur van de Overeenkomst
1. Deze Overeenkomst is aangegaan voor de duur van twee (boek)jaren, ingaande bij de start van de werkzaamheden voor het boekjaar 2021.
2. Na het verstrijken van de looptijd van de Overeenkomst kunnen de Partijen tweezijdig, twee keer, de Overeenkomst verlengen met 1 (boek)jaar. Indien een van de Partijen gebruik wil maken van deze verlengingsoptie laat zij dit uiterlijk 3 maanden voor het einde van het contractjaar schriftelijk aan de andere Partij weten.
Artikel 3 Algemene (inkoop)voorwaarden
1. Op deze Overeenkomst zijn de “Algemene inkoopvoorwaarden 2014 voor accountancy” van toepas- sing (later: inkoopvoorwaarden).
2. De algemene (verkoop-)voorwaarden van de Contractant zijn door partijen uitdrukkelijk niet van toe- passing verklaard op onderhavige Overeenkomst.
Artikel 4 Prijzen
1. De door de Opdrachtgever aan de Contractant verschuldigde vaste vergoedingen per jaar bedragen:
Controle jaarrekening, inclusief WNT | € 18.000,- |
Controle personeelskosten (6 organisaties) | € 7.500,- |
Controle Jeugdhulp en WMO | € 17.500,- |
Uitvoeren TPM onderzoek bij SSC de Kempen | € 9.000,- |
Totaal | € 52.000,- |
Een en ander zoals volgt uit de offerte behorende bij deze Overeenkomst.
2. De in lid 1 van dit artikel genoemde vergoeding en bijbehorende uurtarieven zijn vast tot en met de afronding van de controle voor boekjaar 2021. Na deze datum heeft de Contractant het recht de uur- tarieven jaarlijks en voor het eerst met ingang van de controle voor boekjaar 2022 aan te passen met maximaal de jaarmutatie 1e kwartaal van het prijsindexcijfer voor ’Accountants, boekhouders en be- lastingconsulenten’ (CPA 69.2) zoals opgenomen in de door het CBS gepubliceerde tabel ‘Diensten- prijzen; commerciële dienstverlening en transport, index 2015=100 ’, althans de opvolger daarvan.
3. Prijsaanpassingen dienen uiterlijk op 1 juli van het te controleren boekjaar aan Opdrachtgever schrif- telijk kenbaar gemaakt te worden door middel van het overleggen van aangepaste tarieven, inclusief de onderbouwing hoe de aangepaste tarieven tot stand zijn gekomen. Prijsaanpassingen die na deze datum kenbaar worden gemaakt hoeven niet geaccepteerd te worden door Opdrachtgever. Inhaal- slagen op niet doorgevoerde indexeringen worden niet geaccepteerd.
Artikel 5 Facturatie en betaling
1. Facturatie en betaling van de vaste jaarlijkse aanneemsom voor accountancy diensten vindt uitslui- tend plaats op basis van verrichte werkzaamheden conform onderstaand schema:
- 40% na oplevering en eindbespreking definitieve managementletter;
- 60% ineens na afgifte definitieve accountantsverklaring.
2. Facturatie en betaling van overige werkzaamheden voor de Contractant vindt plaats maandelijks ach- teraf na afronding van die werkzaamheden, middels één gespecificeerde (verzamel)factuur.
Artikel 6 Beroeps- en gedragsregels
1. Gedurende de looptijd van de overeenkomst zal de accountant, in geval van dienstverlening aan an- dere (potentiële) cliënten, bij (potentieel) conflicterende belangen ten opzichte van die van de Op- drachtgever integer handelen met in achtneming van wet- en (beroeps-)regelgeving.
2. In afwijking van artikel 2.4 van de inkoopvoorwaarden voert Contractant de opdracht uit in overeen- stemming met de toepasselijke (beroeps)regelgeving en hetgeen bij of krachtens de wet van hem wordt geëist. De Opdrachtgever zal de daaruit voortvloeiende verplichtingen steeds volledig respec- teren.
3. Contractant houdt een werkdossier aan met daarin kopieën van relevante stukken, welk dossier ei- gendom is van contractant.
Artikel 7 Aansprakelijkheid
1. In geval de Contractant – al dan niet van rechtswege – in verzuim is, is de Contractant aansprakelijk voor alle schade die door de Opdrachtgever wordt geleden voortvloeiende uit de uitvoering van de werkzaamheden, ingevolge deze Overeenkomst. Deze bepaling is ook van toepassing wanneer de schade het gevolg is van het niet naleven van wetgeving of van een gebrek in de uitvoering van de Over- eenkomst. Dit alles ongeacht het feit of de schade veroorzaakt is door Contractant zelf en/of zijn Perso- neel dan wel degenen die door Contractant op welke andere wijze dan ook bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken.
2. De in het kader van de Overeenkomst door de Contractant te vergoeden schade is, ongeacht de grond- slag (waaronder tevens begrepen aanspraken uit hoofde van garantieverplichtingen en vrijwaringen), per gebeurtenis beperkt tot een bedrag van drie maal het jaarlijkse honorarium. Hierbij definiëren wij het begrip gebeurtenis als het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening, inclusief de voor- bereidende werkzaamheden. Samenhangende gebeurtenissen worden beschouwd als één (1) gebeur- tenis.
3. De Opdrachtgever zal haar eventuele vorderings- en verhaalsrechten uitsluitend uitoefenen tegen Contractant en niet tegen (bestuurders van) members/vennoten, bestuurders of werknemers van Contractant of door Contractant ingeschakelde derden c.q. hulppersonen.
Artikel 8 Arbeidsvoorwaarden
1. Contractant houdt zich bij het verrichten van de Diensten aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en aan de cao die voor zijn medewerkers van toepassing is.
2. Contractant legt alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van het verrichten van de Dien- sten op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast.
3. Contractant verschaft desgevraagd en onverwijld aan bevoegde instantie toegang tot deze arbeids- voorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie.
4. Contractant verschaft desgevraagd en onverwijld aan de Opdrachtgever toegang tot de in lid 3 ge- noemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken indien de Opdrachtgever dit noodzakelijk acht in verband met het voorkomen van of de behandeling van een loonvordering aangaande verrichte arbeid ten behoeve van het verrichten van de Diensten.
5. Contractant legt de verplichtingen voortvloeiend uit de vorige leden onverkort op aan alle partijen waarmee hij contracten aangaat ten behoeve van het verrichten van Diensten en bedingt tevens dat deze partijen vervolgens bedoelde verplichtingen onverkort opleggen aan alle partijen met wie zij op hun beurt contracten aangaan ten behoeve van het verrichten van de Diensten.
Artikel 9 Tussentijdse beëindiging
1. De Opdrachtgever is in geval van het bepaalde in artikel 12 van de inkoopvoorwaarden, tevens ge- rechtigd haar betalingsverplichtingen op te schorten en/of uitvoering van de werkzaamheden geheel of gedeeltelijk aan derden op te dragen, zonder dat de Opdrachtgever tot enige schadevergoeding gehouden is, onverminderd eventuele aan de Opdrachtgever verder toekomende rechten, daaronder inbegrepen het recht van de Opdrachtgever op volledige schadevergoeding.
Artikel 10 Toepasselijk recht en geschillen
1. Op deze Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen (daaronder inbegrepen geschillen die slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd) die naar aanleiding van deze Overeenkomst of daaruit voortvloeiende overeenkomsten tussen Partijen mochten ontstaan zullen aanhangig worden gemaakt bij de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant.
Artikel 11 Algemene bepalingen
1. Wijzigingen van deze Overeenkomst, alsmede aanvullingen daarop, zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen.
Artikel 12 Bijlagen en rangorde
1. De onderstaande documenten maken integraal onderdeel uit van deze Overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheden tussen de Overeenkomst en deze documenten, gaat de Overeenkomst voor. Daarna geldt de volgende rangorde:
- aanbestedingsdocument “Accountantscontrole boekjaar 2017 e.v.” kenmerk XXXXX-0000-XXX- XXX-00000, versie 1.0, d.d. 17 april 2017
- inkoopvoorwaarden
- Offerte Xxxxx Foederer B.V. d.d. 29 januari 2021
2. Bovengenoemde bijlagen zijn reeds in het bezit van beide Partijen en Partijen hebben hier kennis van genomen.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt
Plaats: Plaats:
Datum: Datum:
De Opdrachtgever De Contractant
Voor deze: Voor deze:
………… ……………
Notulen Algemeen Bestuur SK
Datum 23-02-2021
Tijd 15:00 - 16:00
Locatie MS Teams
Voorzitter X. Xxxxxxxxxx
Toelichting
Aanwezig
Gasten Afwezig m.k.
Gezien de korte agenda is besloten de vergadertijd in te korten.
X. Xxxxxxxxxx, X. Xxxxxxx, X. Xxxxxxx, X. Xxxxxxxx-Xxxxxxxxxxxx, X. xxx xx Xxx,
X. Xxxx, X. Xxxx, X. Xxxxx, X. Xxxxxxxx, X. Xxx,
X. xxx xx Xxxxx, X. xxx xxx Xxxxxx, X. xxx Xxxxx, F. d’Xxxxx,
X. Helder (verslag)
X. Xxxx, X. Xxxxxxxxx
X. Xxxxxxx, X. Xxxxxxxxxx, X. Xxxxxxxxxxx, X. Xxxxxxx
1. Opening
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx opent de vergadering en heet iedereen welkom.
2. Ingekomen stukken
Er zijn geen ingekomen stukken.
3. Verslag AB 17 november 2020
Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
4. Mededelingen
Er zijn geen mededelingen.
5. Bedrijfsvoering
Kadernota 2022 en meerjarenperspectief
De xxxx Xxxxxxx licht op uitnodiging van xxxxxxx Xxxxxxxxxx de Kadernota kort toe. De Kadernota is besproken in het portefeuillehoudersoverleg Bedrijfsvoering; men is tevreden over het stuk.
- In de Kadernota is voldoende rekening gehouden met eventuele schommelingen in de stijgingen van de salarissen.
- De Kadernota kenmerkt zich door stijgingen als gevolg van de loon- en prijsindex.
- Er zijn middelen opgenomen voor de Omgevingswet en er is een ontwikkelbudget opgenomen voor het Shared Service Center.
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx voegt hieraan toe dat de Kadernota vanmiddag ook in het Dagelijks Bestuur is besproken. Daarin zijn enkele tekstuele aanpassingen genoemd.
- Zo werd er ergens in de tekst gesproken over 'Opnieuw verbonden' terwijl dit 'Opnieuw verbinden' moet zijn.
- De belangrijkste aanpassing in de tekst betreft de beweging die de gemeenten willen maken op het gebied van samenwerken, deze wordt niet alleen opgepakt vanuit de directie maar ook vanuit de gemeenten. Dit is een gezamenlijk proces.
- Voorts is de datum die in de Kadernota wordt genoemd met betrekking tot de Omgevingswet wederom verschoven, ook daar zal de tekst enigszins worden aangepast.
Vragen naar aanleiding van:
- De heer Xxx Xxxxx wil voorstellen om met betrekking tot de salarissen i.p.v. 0% op 1% te begroten omdat gisteren vanuit de werkgevers een Cao-bod is gedaan van 1%. Dit bod is echter afgeslagen. Hij kan zich voorstellen dat het een mooie meevaller is om te begroten op 0% maar 1% is wellicht veiliger om vanuit te gaan.
- De vraag van de heer Xxx xxx Xxxxxx heeft betrekking op de lagere formatielasten voor jeugdhulp. Dit heeft het afgelopen jaar een besparing opgeleverd van 110.000 euro. Hij vraagt zich af of er niet te voorbarig begroot is met betrekking tot dit onderdeel.
De xxxx Xxxxxxx reageert op de opmerkingen.
- Voor wat betreft de vraag van de heer Xxx Xxxxx: dit betreft de Kadernota 2022 en daarna. In 2022 is al uitgegaan van een loonstijging van 1,8%. Er volgt zo nodig nog een tussentijdse begrotingswijziging over 2021. In die begroting worden de op dat moment bekende cijfers meegenomen uit de CAO-onderhandelingen.
De heer Cerutti licht aanvullend toe. Hij meent dat het verstandig is om een eventueel incidenteel nadeel over dit boekjaar in de tussentijdse begrotingswijziging mee te nemen en de structurele doorwerking van de 2,8% vooralsnog buiten beschouwing te laten.
- Voor wat betreft de vraag van de heer Xxx xxx Xxxxxx: de lagere lasten jeugdhulp is een voordeel op de inbesteding. Dit komt onder andere ook door de inschaling van personeel. Men is ervan overtuigd dat het inbesteden van jeugdhulp een voordeel heeft opgeleverd ten opzichte van het werken via De Combinatie zoals dat in het verleden plaatsvond.
Vragen naar aanleiding van:
- De heer Xxx Xxxxx vraagt wanneer de aangekondigde tussentijdse begrotingswijziging voor 2021 verwacht kan worden.
De heer Xxxxxxx geeft hierop aan dat dit in de loop van dit jaar zal zijn.
Het AB stelt hierna de kadernota 2022 vast en informeert de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten over dit besluit.
6. Machtiging verlenging contract accountant
Er worden geen bijzonderheden vermeld of vragen gesteld over dit voorstel.
Het AB stemt in met het voorstel.
7. Rondvraag
De heer Xxx Xxxxx: vraagt naar aanleiding van het voorstel met betrekking tot het rural datacenter dat eerder vandaag in het college werd besproken, of het niet verstandig is om in het kader van Opnieuw verbinden onderwerp rural datacenter mee te nemen.
De heer Xxxxxxx vertelt dat dit onderwerp al in Opnieuw verbinden is opgenomen in de vorm van het bouwen van een informatiehuis in het kader van Regie op gegevens.
8. Sluiting
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx dankt eenieder voor zijn/haar bijdrage en sluit de vergadering om 15.17 uur.
Pagina 2
Voorstel DB /AB
Aan: Dagelijks Bestuur van de Samenwerking Kempengemeenten Van: Directie
Betreft: Voorstel vaststelling jaarverslag en jaarrekening 2020
Voorstel kennis te nemen van het Rapport van bevindingen van Xxxxx Foederer B.V. Voorstel resultaatbestemming
Datum: 6 april 2021
Inleiding
Met deze nota wordt het jaarverslag en de jaarrekening 2020 van Samenwerking Kempengemeenten aangeboden aan het bestuur. Uit de bijgevoegde stukken blijkt dat over het jaar 2020 het exploitatieresultaat is berekend op een bedrag van 459.571 euro positief.
Aan het Dagelijks Bestuur en aan het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om:
1. Het jaarverslag en jaarrekening 2020 vast te stellen conform de bijgevoegde stukken;
2. De overschrijdingen van budgetten, die opgenomen zijn in de jaarrekening en toegelicht worden in het jaarverslag, te autoriseren;
3. Kennis te nemen van het Rapport van bevindingen van de externe accountant;
4. Te besluiten om het positieve resultaat uit te keren aan de deelnemende gemeenten op basis van de bijgevoegde specificatie.
Jaarverslag en jaarrekening 2020
De jaarstukken van 2020 zijn als bijlagen bij deze nota gevoegd.
Voorgesteld wordt om deze vast te stellen, conform de bijlagen. In het kader van de vaststelling wordt voorgesteld om de vermelde overschrijdingen van budgetten en overschrijdingen van investeringskredieten te autoriseren.
Rapport van bevindingen
Het Rapport van bevindingen bij de controle jaarrekening 2020 is als bijlage gevoegd bij dit voorstel. Geadviseerd wordt om kennis te nemen van de bevindingen bij de jaarrekeningcontrole door Xxxxx Foederer B.V., en de aanbevelingen uit het rapport over te nemen.
Over de verdeling van exploitatieresultaten werden afspraken gemaakt door het Algemeen Bestuur op 15 november 2011. In bijlage I bij dit voorstel is een berekening van de verdeling opgenomen. Per afdeling van de Samenwerking Kempengemeenten is een berekening opgesteld. Voorgesteld wordt om het resultaat 2020 uit te keren aan deelnemende gemeenten conform de bijgevoegde berekening.
Samenvatting van het voorstel
Aan het Dagelijks Bestuur en aan het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om te besluiten conform de punten 1 tot en met 4, die in de inleiding van dit voorstel zijn vermeld.
Specificatie verdeling exploitatieresultaat 2020
Resultaten van afdelingen | € 559.571 |
Budgetoverheveling | € 100.000 |
Totaal te verdelen resultaat | € 459.571 |
Specificatie resultaat per afdeling
Afdeling | Resultaat 2020 | Bijdragen gemeenten o.b.v. begroting | ||
Staf | € | 39.947 | € | 1.359.477 |
P&O (Bijdrage exclusief Staf) | € | 1.450 | € | 596.702 |
SSC (Bijdrage exclusief Staf) | € | 43.960 | € | 6.000.875 |
MD (Bijdrage exclusief Staf) | € | 249.615 | € | 6.627.390 |
Afdeling VTH (Bijdrage exclusief Staf) | € | 124.599 | € | 4.108.162 |
Totaal | € | 459.571 | € | 18.692.606 |
Verdeling resultaat van afdelingen
Afdeling Staf | |||||
Bijdragen deelnemende gemeenten | Bijdrage | % | Aandeel | resultaat | |
Bergeijk | € | 211.535 | 15,56% | € | 6.216 |
Bladel | € | 328.817 | 24,19% | € | 9.662 |
Eersel | € | 305.375 | 22,46% | € | 8.973 |
Oirschot | € | 301.948 | 22,21% | € | 8.872 |
Reusel-De Mierden | € | 211.802 | 15,58% | € | 6.224 |
Totaal | 1.359.477 | 100,00% | € | 39.947 | |
Afdeling P&O | |||||
Bijdragen deelnemende gemeenten | Bijdrage | aandeel | Aandeel | resultaat | |
Xxxxxxxx | 0 | 0 | 0 | ||
Xxxxxx | € | 138.826 | 23,27% | € | 337 |
Eersel | € | 156.151 | 26,17% | € | 379 |
Oirschot | € | 160.278 | 26,86% | € | 389 |
Reusel-De Mierden | € | 141.447 | 23,70% | € | 344 |
Totaal | € | 596.702 | 100,00% | € | 1.450 |
Afdeling SSC | |||||
Bijdragen deelnemende gemeenten | Bijdrage | aandeel | Aandeel | resultaat | |
Bergeijk | € | 1.157.838 | 19,29% | € | 8.482 |
Bladel | € | 1.237.885 | 20,63% | € | 9.068 |
Eersel | € | 1.253.824 | 20,89% | € | 9.185 |
Oirschot | € | 1.348.542 | 22,47% | € | 9.879 |
Reusel-De Mierden | € | 1.002.785 | 16,71% | € | 7.346 |
Totaal | € | 6.000.874 | 100,00% | € | 43.960 |
Afdeling MD | |||||
Bijdragen deelnemende gemeenten | Bijdrage | aandeel | Aandeel | resultaat | |
Bergeijk | € | 1.732.756 | 26,15% | € | 65.263 |
Bladel | € | 1.916.133 | 28,91% | € | 72.170 |
Eersel | € | 1.436.306 | 21,67% | € | 54.097 |
Oirschot | € | 541.361 | 8,17% | € | 20.390 |
Reusel-De Mierden | € | 1.000.834 | 15,10% | € | 37.696 |
Totaal | € | 6.627.390 | 100,00% | € | 249.615 |
Afdeling VTH | |||||
Bijdragen deelnemende gemeenten | Bijdrage | aandeel | Aandeel | resultaat | |
Bergeijk | € | - | 0,00% | € | - |
Bladel | € | 1.024.120 | 24,93% | € | 31.061 |
Eersel | € | 1.177.609 | 28,67% | € | 35.716 |
Oirschot | € | 1.024.063 | 24,93% | € | 31.059 |
Xxxxxx-Xx Xxxxxxx | € | 882.371 | 21,48% | € | 26.762 |
Totaal | € | 4.108.163 | 100,00% | € | 124.599 |
Totaaloverzicht verdeling exploitatieresultaat 0000
XXXX | Xxxxxxxx | Bladel | Eersel | Oirschot | Reusel-De Mierden | Totaal | ||||||
Afdeling Staf | € | 6.216 | € | 9.662 | € | 8.973 | € | 8.872 | € | 6.224 | € | 39.947 |
Afdeling P&O | € | - | € | 337 | € | 379 | € | 389 | € | 344 | € | 1.450 |
Afdeling SSC | € | 8.482 | € | 9.068 | € | 9.185 | € | 9.879 | € | 7.346 | € | 43.960 |
Afdeling MD | € | 65.263 | € | 72.170 | € | 54.097 | € | 20.390 | € | 37.696 | € | 249.615 |
Afdeling VTH | € | - | € | 31.061 | € | 35.716 | € | 31.059 | € | 26.762 | € | 124.599 |
Voorstel verdeling resultaat 2020 | € | 79.960 | € | 122.298 | € | 108.351 | € | 70.590 | € | 78.371 | € | 459.571 |
BTW
De berekende bedragen zijn exclusief BTW. Bij de afrekening van uit te keren bedragen wordt de berekening inclusief BTW opgesteld.
5651 CD Eindhoven
Tel. x00 (0)00 000 00 00
PERSOONLIJK/VERTROUWELIJK
Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten
T.a.v. de xxxx X. Xxxxxx Xxxxxxx 00
0000 XX XXXXXX
Eindhoven, 5 maart 2021 Xxx.xx. 103884/ xxx.xx 4512185 Behandeld door: X. xxx Xxxxxx
Geachte heer Xxxxxx,
Inzake: controleverklaring jaarrekening 2020
Hierbij ontvangt u een gewaarmerkt exemplaar van de jaarrekening voorzien van onze controleverklaring d.d. 6 maart 2021 voor de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten. Wij bevestigen u akkoord te gaan met het opnemen van deze controleverklaring in de jaarrekening 2020, die overeenkomst met het bijgevoegde gewaarmerkte exemplaar.
Een exemplaar van het jaarverslag dient te worden ondertekend door de leden van Dagelijks Bestuur en dient te worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Wij bevestigen u ermee akkoord te gaan dat een afschrift van onze controleverklaring openbaar wordt gemaakt mits de opgemaakte jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur.
Openbaarmaking van de controleverklaring is slechts toegestaan tezamen met deze jaarrekening. Indien u het jaarverslag en de controleverklaring opneemt op Internet, dient u te waarborgen dat het jaarverslag inclusief jaarrekening goed is afgescheiden van andere informatie op de internet-site.
Afscheiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de jaarstukken in niet-bewerkbare vorm als een afzonderlijk bestand op te nemen of door een waarschuwing op te nemen indien de lezer de jaarstukken verlaat (“u verlaat de beveiligde, door de accountants gecontroleerd jaarrekening’’).
Vertrouwende u hiermede van dienst te zijn geweest en tot het verstrekken van verdere inlichtingen gaarne bereid.
Hoogachtend,
Xxxxx Foederer X.X.
X.X.X. xxx Xxxxxx RA MSc
Xxxxx Foederer B.V.
Xxxxxxxxxx 00 x 0000 XX Xxxxxxxxx | K.v.K. nr. 17034844 | IBAN: XX00 XXXX 0000000000 | BIC: XXXXXX0X | B.T.W. nr. NL0015.94.540.B.11
Op onze dienstverlening zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van onze aansprakelijkheid voorkomt. Deze algemene voorwaarden zijn bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd onder nummer 17034844. Vestigingen: Eindhoven, Amsterdam, Bladel, Lelystad, Oostzaan, Roermond
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT
Aan: het Algemeen Bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten
Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2020 Ons oordeel
Wij hebben de jaarrekening 2020 van Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking
Kempengemeenten te Reusel gecontroleerd.
Naar ons oordeel:
• geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten op 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV);
• zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen, zoals opgenomen in het normenkader.
De jaarrekening bestaat uit:
• het overzicht van baten en lasten over 2020;
• de balans per 31 december 2020;
• de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen;
• de bijlage met het overzicht van gerealiseerde baten en lasten per taakveld.
De basis voor ons oordeel
Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur en het Controleprotocol Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) 2020 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’.
Wij zijn onafhankelijk van Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).
Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd
In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2020 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
Materialiteit
Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 188.400 waarbij de bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorschreven in artikel 2 lid 1 Bado.
Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT.
Wij zijn overeengekomen dat wij aan het bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 50.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn.
Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie
Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij ,omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit:
• jaarverslag; waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen;
• overige bijlagen.
Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat;
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening
Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.
Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het Dagelijks Bestuur voor de jaarrekening
Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het Dagelijks Bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen, zoals opgenomen in het normenkader.
In dit kader is het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het Dagelijks Bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.
Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening
Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.
Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.
Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur, het controleprotocol WNT, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit:
• het identificeren en inschatten van de risico's:
o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude
o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen,
het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;
• het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten;
• het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het Dagelijks Bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;
• het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en
• het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Wij communiceren met het Algemeen Bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Eindhoven, 5 maart 2021 Xxxxx Foederer X.X.
X.X.X. xxx Xxxxxx RA MSc
Jaarverslag en Jaarrekening 2020 Samenwerking Kempengemeenten
Voorlopige jaarstukken bestemd voor accountantscontrole
JAARVERSLAG EN JAARREKENING GRSK 2020
Datum 5 maart 2021
Opdrachtgever Dagelijks Bestuur Samenwerking Kempengemeenten Status Voorlopige Jaarstukken 2020, t.b.v. accountantscontrole
De Samenwerking Kempengemeenten Xxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxx
Postadres: Xxxxxxx 00
0000 XX Xxxxxx
VOORWOORD
Het jaar 2020 was een bijzonder jaar veroorzaakt door het Coronavirus. Uit de ervaringen tot nu toe blijkt de GRSK niettemin, onvoorbereid, een wendbare en weerbare organisatie te zijn. Medewerkers, processen en systemen hebben deze langdurige beproeving succesvol doorstaan. Ook hebben we ondervonden dat ICT een bijzondere sleutelpositie heeft ingenomen binnen de bedrijfsvoering. Medewerkers verdienen een compliment voor hun inzet en flexibiliteit. Met een tevreden gevoel wordt er teruggekeken op 2020 en met vertrouwen kijken we naar de toekomst.
De directeur De voorzitter
X. Xxxxxxx X. Xxxxxxxxxx
INHOUD
1 Jaarverslag en jaarrekening op hoofdlijnen 6
1.1 Algemeen 6
1.2 Ontwikkelingen in de samenwerking 6
1.3 Financieel resultaat 2020 7
2 Verantwoording per afdeling 8
2.1 Afdeling Staf 8
2.2 Afdeling Personeel & Organisatie 11
2.3 Afdeling Shared Service Centre 14
2.4 Afdeling Maatschappelijke Dienstverlening 18
2.5 Afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving 22
3 Paragrafen 24
3.1 Algemeen 24
3.2 Paragraaf Weerstandvermogen en risicobeheersing 24
3.3 Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen 25
3.4 Paragraaf Financiering 26
3.5 Paragraaf Bedrijfsvoering 27
4 Jaarrekening GRSK 2020 30
4.1 Overzicht van xxxxx en lasten in 2020 31
4.2 Verantwoording conform Wet Normering Topinkomens (WNT) 34
4.3 Investeringen in 2020 36
4.4 Bijdragen van deelnemende gemeenten in 2020 37
5 Balans en toelichting op de balans 38
5.1 Balans van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten 39
5.2 Toelichting op de balans 40
5.3 Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen 46
5.4 Verantwoording schatkistbankieren 47
6 BIJLAGEN 48
6.1 Samenstelling bestuur en directie van de GRSK in 2020 48
6.2 BBV verantwoordingsbijlage 2020 49
JAARVERSLAG & JAARREKENING GRSK
1 JAARVERSLAG EN JAARREKENING OP HOOFDLIJNEN
1.1 Algemeen
In 2020 hebben de afdelingen van de Samenwerking Kempengemeenten (SK) uitvoering gegeven aan de jaarplannen. De primaire begroting voor 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK) werd vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 25 juni 2019. Op 23 juni 2020 en op 17 november 2020 hebben er begrotingswijzigingen plaatsgevonden.
In dit jaarverslag en jaarrekening wordt verantwoord wat bereikt is in 2020, wat gedaan werd en wat de
uitvoering van de programma’s heeft gekost.
In de jaarrekening zijn de exploitaties van P&O, Maatschappelijke Dienstverlening, SSC, VTH en Staf opgenomen. Het verslag van de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening heeft enkel betrekking op de bedrijfsvoeringskosten van deze afdeling. De programmakosten worden verantwoord in de jaarrekeningen van de deelnemende gemeenten.
1.2 Ontwikkelingen in de samenwerking
Kempengemeenten opnieuw verbonden
De toekomst van de Samenwerking tussen de Kempengemeenten is al enige jaren onderwerp van gesprek. Omdat de bewegingen die gemeenten willen maken op het gebied van samenwerking tot op heden verschillend waren is er vanuit de directie GRSK een intensief traject gestart om gemeenten op een lijn te krijgen ten aanzien van de toekomst voor de GRSK.
Dit traject lijkt te resulteren in een andere focus binnen de samenwerking, namelijk die van autonome gemeenten en regie op gegevens. Door deze focus uit te werken binnen de GRSK ontstaat de mogelijkheid om de taken en bevoegdheden die belegd zijn binnen de GRSK opnieuw te verbinden met gemeenten.
Hierdoor ontstaat een veranderingsopgave voor zowel de gemeenten als voor de GRSK. Deze zal een uitwerking moeten krijgen in de zin van personeel, financiën, juridisch, organisatorisch enzovoorts.
Perspectief per afdeling
Op basis van notitie die colleges vaststelden worden er onderzoeken naar de haalbaarheid gedaan betreffende herpositionering van werkzaamheden van de afdelingen P&O, VTH, MD, SSC en Regie op Gegevens. Specifiek voor de afdelingen MD en SSC zal worden gekeken naar de mogelijkheden van een nieuwe juridische structuur (de Governance). Ook zal ten aanzien van de afdeling SSC onderzocht worden welke mogelijkheden er in de markt zijn voor het vinden van strategische partner(s).
Deze haalbaarheidsonderzoeken worden ter besluitvorming voorgelegd en vervolgens uitgewerkt in een organisatieplan. Dit organisatieplan zal eveneens worden voorgelegd ter vaststelling waarna de implementatie ter hand zal worden genomen. De planning is dat het gehele traject “Opnieuw verbinden” op 01-01-2023 is afgerond. Het onderwerp Regie op Gegevens zal voor een gedeelte synchroon lopen met de ontwikkelingen
binnen “Opnieuw verbinden” maar zal per saldo een langere doorlooptijd hebben in verband met de ontwikkeling van nieuwe technieken, aanbestedingen en financiën.
1.3 Financieel resultaat 2020
De GRSK behaalde in het jaar 2020 een positief financieel resultaat van € 459.571. De onderstaande tabel geeft het resultaat per afdeling weer.
Een deel van het overschot is te verklaren door Covid-19 . In 2020 zijn er minder uitgaven geweest voor bijvoorbeeld reizen werkverkeer, opleidingen en teamuitjes.
Gerealiseerd resultaat 2020 GRSK
Alle afdelingen Euro x 1 | Realisatie | Primaire Begroting | Gewijzigde Begroting | Realisatie | Verschil | voordeel / nadeel |
EXPLOITATIEREKENING | 2019 | 2020 | 2020 | 2020 | ||
Totaal lasten | 22.241.017 | 21.305.245 | 22.194.753 | 21.589.159 | 605.594 | V |
Interne doorbelastingen | 2.430.474 | 2.589.709 | 2.748.702 | 2.748.702 | 0 | |
Lasten exclusief doorbelastingen | 19.810.544 | 18.715.536 | 19.446.051 | 18.840.457 | 605.594 | V |
Totaal baten van derden | 769.067 | 789.248 | 1.053.445 | 1.007.423 | -46.022 | N |
Totaal saldo van lasten en baten | 19.041.477 | 17.926.288 | 18.392.606 | 17.833.034 | 559.571 | V |
Totaal bijdragen gemeenten | 19.306.774 | 17.926.288 | 18.692.606 | 18.692.606 | 0 | |
Gerealiseerd resultaat (baten minus lasten) | 265.297 | 0 | 300.000 | 859.571 | 559.571 | V |
Toevoeging en ontrekkingen aan de reserves | ||||||
Onttrekking door afdeling Staf | 50.000 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Budgetoverheveling 2020 | 0 | 0 | 0 | 100.000 | 100.000 | N |
Vorming Bestemmingsreserve 2020 | 0 | 0 | 300.000 | 300.000 | 0 | |
Gerealiseerd resultaat na mutaties reserves | 315.297 | 0 | 0 | 459.571 | 459.571 | V |
De afwijkingen ten opzichte van de begroting van zowel de lasten als de baten worden in het volgende hoofdstuk toegelicht. Uitgangspunt daarbij is dat verschillen boven € 10.000 worden toegelicht en dat bedragen in de toelichting afgerond worden op duizendtallen.
Voor de bestemming van het jaarresultaat zijn in het verleden afspraken gemaakt tussen de deelnemende gemeenten. In lijn met deze afspraken wordt een voorstel resultaatbestemming opgesteld, dat ter besluitvorming zal worden aangeboden aan het Dagelijks Bestuur en aan het Algemeen Bestuur.
2 VERANTWOORDING PER AFDELING
2.1 Afdeling Staf
Inleiding
In 2020 heeft de afdeling Staf naast de reguliere taken de nodige inzet geleverd op majeure ontwikkelingstrajecten binnen de GR.
Het waarborgen van privacy en gegevensbescherming zet zich geleidelijk binnen de afdeling Staf.
In de verhouding met deelnemende gemeenten is de situatie ontstaan waarin afdelingshoofden bedrijfsvoering van de gemeenten een centrale rol vervullen.
Wat heeft de Staf bereikt?
De afdeling Staf heeft ondersteuning gegeven aan de besluitvorming door Dagelijks Bestuur, Algemeen Bestuur, directie, MT GRSK (Kempen Managementteam) en aan het secretarissenoverleg.
Door planning en control zijn in 2020 voorstellen voor het bestuur opgesteld: het jaarplan en begroting 2020 inclusief meerjarenraming, jaarverslag en jaarrekening 2019 en de Tussentijdse Rapportage 2020. Voor de jaarstukken van 2019 werd een goedkeurende accountantsverklaring ontvangen met betrekking tot de getrouwheid en de rechtmatigheid.
Wat heeft de Staf ervoor gedaan?
De activiteiten van de Staf in 2020 hadden betrekking op:
o Invulling geven aan secretariaat van directie en bestuur
o Ondersteuning van de medezeggenschap
o Vorm en inhoud gegeven P&C cyclus; begroting; tussentijdse rapportage en jaarrekening 2019
o Een nieuwe financiële verordening werden opgesteld en vastgesteld
o Voeren van de financiële administratie
o Aanspreekpunt zijn van de GRSK, voor externe partijen waaronder begrepen de accountant, de deelnemende gemeenten en de afdelingen van de SK, op het gebied van GRSK en financiën.
o De functie van functionaris gegevensbescherming werd binnen de Staf ingevuld voor de GRSK, voor deelnemende gemeenten en voor KempenPlus
o De noodzakelijke werkzaamheden met betrekking archiefbeheer werden uitgevoerd. Een inhaalslag op de organisatie van het archief
o De bestuurlijke besluitvorming over de doorontwikkeling van de GRSK is vanuit de Staf voorbereid. Daarbij is een proces in gang gezet waarin de directeur GRSK met de gemeentesecretarissen voorstellen gaat ontwikkelen voor de samenwerking vanaf 2023.
Wat heeft de Staf gekost?
De afdeling Staf sluit het jaar 2020 met een voordelig resultaat voor reserves van afgerond € 439.947. In het DB van 17-11-2020 is besloten om het budget van Kempengemeenten opnieuw verbinden a € 100.000 over te hevelen naar 2021. Tevens is er ook op 17-11-2020 besloten om een bestemmingsreserve te vormen van in
totaal € 300.000. Dit houdt verband met het besluit om vanaf 1 januari 2021 structureel € 150.000 te bezuinigen op kosten van overhead. De bestemmingsreserve is gevormd om in 2021 en 2022 de formatie daadwerkelijk te reduceren.
De lasten van de formatie waren lager dan begroot. In de begrootte loonkosten is formatiebudget opgenomen
van € 78.000 om knelpunten bij ziektevervanging op te lossen. Hiervoor is in 2020 36.166 op uitgegeven. Tussen de begrootte en werkelijke loonkosten zijn geen noemenswaardige verschillen te benoemen.
Op uitbesteed werk is een overschrijding van € 11.018. Dit betreft werkzaamheden van Bizob. Hier was niets op begroot. Op medezeggenschap is een onderschrijding van € 14.219. Dit komt mede doordat cursussen etc. niet zijn doorgegaan ivm Covid19. Ook is er minder vraag geweest naar extern advies.
De baten zijn € 17.431 lager uitgevallen dan begroot doordat er een ander tarief is afgesproken dan tijdens de begrotingsfase bekend was.
Overzicht van baten en lasten van de afdeling Staf
Staf | Rekening | Primaire Begroting | Gewijzigde Begroting | Realisatie | Verschil | incidenteel / structureel | voordeel / nadeel |
LASTEN | 2019 | 2020 | 2020 | 2020 | V/N | ||
Loonkosten | 621.354 | 854.428 | 825.377 | 740.303 | 85.074 | I | V |
Inhuur | 78.804 | 36.166 | -36.166 | I | N | ||
Uitbesteed werk | 7.755 | 0 | 0 | 11.018 | -11.018 | N | |
Personeelskosten | 41.532 | 27.488 | 18.500 | 22.926 | -4.426 | I | N |
Huisvestingskosten | 19.309 | 10.074 | 20.000 | 18.766 | 1.234 | I | V |
Organisatiekosten | 55.369 | 69.750 | 83.000 | 74.292 | 8.708 | I | V |
Medezeggenschap | 14.975 | 19.000 | 19.000 | 4.781 | 14.219 | V | |
Financiële lasten | 5.086 | 12 | 3.600 | 3.384 | 216 | I | V |
Nieuwe ontwikkelingen | |||||||
Kempengemeenten opnieuw verbinden | 0 | 0 | 100.000 | - | 100.000 | I | V |
Onvoorzien | 0 | 50.000 | 50.463 | -463 | I | N | |
Totaal lasten | 844.183 | 980.752 | 1.119.477 | 962.099 | 157.378 | V | |
BATEN | |||||||
Baten van derden Totaal doorbelasting afdelingen | 34.106 954.069 | 0 980.752 | 60.000 1.359.477 | 42.569 1.359.477 | -17.431 0 | I | N |
Totaal baten | 988.175 | 980.752 | 1.419.477 | 1.402.046 | 17.431- | I | N |
Gerealiseerd resultaat (baten minus lasten) | 143.992 | 0 | 300.000 | 439.947 | 139.947 | V | |
Budgetoverheveling | 50.000 | 0 | 0 | 100.000 | 100.000 | N | |
Vorming Bestemmingsreserve | 300.000 | 300.000 | 0 | ||||
Gerealiseerd resultaat na mutaties reserves | 193.992 | - | - | 39.947 | 39.947 | V | |
* := incidentele last / baat Alle bedragen in euro's
2.2 Afdeling Personeel & Organisatie
Algemeen
De afdeling P&O verricht diensten voor vier gemeenten (Bladel, Eersel, Oirschot, Reusel-De Mierden), de organisatie GRSK, BIZOB en voor KempenPlus.
Wat heeft P&O bereikt in 2020?
P&O heeft in 2020 haar eigen taken vervuld op uitvoerend en adviserend terrein. P&O faciliteerde gemeenten, de GRSK, KempenPlus en BIZOB bij het ontwikkelen van en uitvoering geven aan HRM-beleid.
Wat heeft P&O gedaan in 2020?
In 2020 heeft de focus de eerste maanden gelegen op de gevolgen van de inwerkingtreding van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren, nog voortvloeiende werkzaamheden voortkomend uit de insourcing van de jeugdzorg en nazorg van de implementatie van Motion.
Ook is in de eerste maanden de aanbesteding van de payrolldienstverlening afgerond met deelname van een adviseur van P&O De Kempen in het inkoopteam.
Met betrekking tot de crisis rondom COVID-19 heeft P&O Xx Xxxxxx diverse werkzaamheden verricht rondom advisering en uitvoering. Enkele voorbeelden hiervan zijn het opmaken van verklaringen dat werknemers voor het werk vanuit België naar Nederland mochten reizen, werkgeversverklaring naar aanleiding van de invoer van de avondklok, aanpassing reisdagen woon-werkverkeer, aandacht voor thuiswerken met publicaties op alle intranetsites, advisering aan managementteams over thuiswerken en arbeidsvoorwaarden.
In 2020 is ook op de achtergrond gestart met de voorbereidende werkzaamheden voor de invoering van fase 2 van Motion.
In het kader van het traject “Opnieuw Verbinden” zijn vanuit P&O tevens werkzaamheden verricht.
Na de invoering van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren hebben de P&O adviseurs in de regio zich ingezet voor de vorming van een regionale geschillencommissie. Deze is in 2020 tot stand gekomen en samen met de juridisch adviseur van de gemeente Reusel– De Mierden, en tevens deelnemer van de regionale werkgroep, heeft P&O De Kempen hier inzet op gepleegd.
Met betrekking tot contractbeheer zijn er meerdere aandachtspunten geweest in 2020. Het vertrek van de bedrijfsarts en vervolgens langdurige ziekte van haar opvolger hebben geleid tot veel inzet vanuit P&O in relatiebeheer (met HCC en met al onze deelnemers) en contractopvolging.
De overeenkomst met betrekking tot de werving is verlengd evenals de dienstverlening op juridisch gebied. In relatie tot het traject “Opnieuw Verbinden” wordt nagedacht over hoe dit in te richten, afhankelijk van de keuzes die door de gemeenten worden gemaakt.
Ook werving en selectie heeft, ondanks de crisis die het grootste deel van 2020 overheerste, een flink aandeel gehad in de werkzaamheden van P&O. In 2020 is door P&O ondersteuning geleverd voor 84 vacatures.
Daarnaast hebben trajecten binnen de diverse organisaties uiteraard gewoon doorgang gevonden. Denk hierbij aan lokaal beleid of organisatieontwikkeling waaraan de adviseurs een belangrijke bijdrage hebben geleverd.
Vanwege langdurige ziekte, zwangerschapsverlof en een collega van de salarisadministratie die met pensioen ging in relatie tot het niet kunnen invullen van vacatures vanwege het traject “Opnieuw Verbinden” heeft er inhuur plaatsgevonden in 2020.
Wat heeft P&O gekost in 0000?
Xxxxxx deze afdeling is een positief resultaat behaald van € 1.450. De onderstaande tabel laat zien dat er onderschrijding en overschrijding plaats van meer dan € 10.000 heeft plaatsgevonden op loonkosten, inhuur, uitbesteed werk en dienstverlening aan Kempenplus. Deze posten houden allemaal verband met elkaar.
De begrootte post van dienstverlening aan Kempenplus bestond voor een deel opgebouwd uit loonkosten en voor een deel uit uitbesteed werk (salarisverwerking). De verantwoording heeft direct plaatsgevonden op loonkosten, inhuur en uitbesteed werk.
Overzicht Baten en lasten afdeling P&O in 2020
Specificatie afdeling P&O
Afdeling P&O | Rekening | Primaire Begroting | Gewijzigde Begroting | Realisatie | Verschil | incidenteel / structureel | voordeel / nadeel |
LASTEN | 2019 | 2020 | 2020 | 2020 | V/N | ||
Loonkosten | 667.350 | 701.310 | 706.168 | 679.016 | 27.152 | I | V |
Inhuur | 57.499 | 21.000 | 0 | 126.517 | -126.517 | I | N |
Uitbesteed werk | 79.574 | 0 | 80.000 | 90.644 | -10.644 | I | N |
Personeelskosten | 32.678 | 29.500 | 21.500 | 24.300 | -2.800 | I | N |
Huisvestingskosten | 16.454 | 18.469 | 18.000 | 16.719 | 1.281 | I | V |
Organisatiekosten | 55.683 | 121.658 | 56.000 | 61.637 | -5.637 | I | N |
Doorbelastingen | 109.744 | 120.110 | 138.219 | 138.219 | -0 | ||
Dienstverlening aan KempenPlus | 0 | 116.365 | 0 | 116.365 | I | V | |
Bezwaar | 2.276 | 1.000 | 0 | 932 | -932 | I | N |
Totaal lasten | 1.021.258 | 1.013.047 | 1.136.252 | 1.137.983 | -1.731 | I | N |
BATEN | |||||||
Totaal Baten van derden | 124.678 | 90.705 | 207.070 | 211.251 | 4.181 | I | V |
- | |||||||
Verhaal kosten van bezwaren | - | 1.000 | 1.000 | - | 1.000- | I | N |
Totaal bijdragen gemeenten | 640.701 | 654.131 | 664.676 | 664.676 | 0 | ||
Totaal doorbelastingen afdelingen | 275.243 | 267.211 | 263.505 | 263.505 | 0 | ||
Totaal baten | 1.040.622 | 1.013.047 | 1.136.252 | 1.139.432 | 3.181 | I | V |
Gerealiseerd resultaat | 19.364 | - | - | 1.450 | 1.450 | I | V |
* := incidentele last / baat Alle bedragen in euro's
2.3 Afdeling Shared Service Centre
Inleiding
Het SSC de Kempen verzorgt voor de gemeenten Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot, Reusel-De Mierden, Kempenplus en de SK de ICT en levert daarnaast ook geo-gegevensbeheer en landmeetkundige diensten. Ook Bizob is afnemer van diensten van het SSC.
Wat heeft het SSC in 2020 gedaan?
Het afgelopen jaar stond in het teken van de vernieuwing van de technische infrastructuur en realiseren van een technische robuustheid die voldoet aan de wensen van de gebruikers. Een belangrijk aandachtspunt hierbij was de verandering in gebruik van het systeem als gevolg van de Covid-19 pandemie. Dit is niet altijd zichtbaar voor de eindgebruikers maar wel essentieel voor de kwaliteit van dienstverlening. Wat nadrukkelijk zichtbaar is geweest voor de eindgebruikers is de uitrol van MS-teams en het faciliteren van de thuiswerkers met apparatuur.
Daarnaast is dit jaar het project om de ICT-omgeving van de Gemeenschappelijke Regeling KempenPlus te integreren in de Kempeninfrastructuur afgerond.
Toenemend belang van Informatiebeveiliging
Er zijn in 2020 opnieuw stappen gezet in het opzetten en professionaliseren van de informatiebeveiliging. In dit kader zijn de aanbevelingen op basis van de “pen-test 2019” binnen het SSC geïmplementeerd op de technische infrastructuur. Dit taakveld vraagt binnen de automatisering en informatisering steeds meer aandacht, zowel intern als extern gericht. In het afgelopen jaar is er meerdere keren proactief gehandeld om de risico’s op informatiebeheer te mitigeren. In 2020 hebben de Kempengemeenten het informatiebeveiligingsbeleid geactualiseerd waarmee we een vernieuwde koers hebben om ons hierin verder te ontwikkelingen.
Projecten en investeringen SSC de Kempen
• Vernieuwing telefonie
Het investeringskrediet voor vaste telefonie was voor 2020 begroot op € 79.985.
Hierop is in 2020 voor € 92.564 uitgegeven. De hogere kosten van € 12.579 hebben te maken met meer inhuur van expertise dan eerder werd begroot. Het project is voor 80% afgerond in 2020 en zal opgeleverd worden in februari 2021. Er zal in 2021 nog een krediet opgenomen moeten worden voor deze afronding.
• Direct hieraan gerelateerd is het krediet aanschaf mobiele devices waar een overschot is van € 71.372. Enerzijds heeft dit te maken met de afronding van het project in 2021 en het feit dat door de lange doorlooptijd van het project meer medewerkers al over een mobiele telefoon beschikten dan vooraf geïnventariseerd.
• Door de prioritering in de projecten is het project beveiliging devices outside infrastructuur pas in het laatste kwartaal van 2020 opgepakt. Het gevolg hiervan is dat in 2020 niet alle geplande investeringen hebben plaats gevonden.
• Het project verbetering van Wifi is, behoudens bij KempenPlus, in 2020 afgerond. Dit project is gerelateerd aan het project telefonie behaald. Het krediet is nog niet volledig benut. Van het restant ter grootte van
€ 38.110 zal nog een gedeelte benodigd zijn voor het laatste deel van de implementatie.
• Het blussysteem voor de serverruimte in Bladel is besteld en ontvangen. De facturering volgt na installatie hiervan in de Serverruimte. Deze activiteit staat gepland in het eerste kwartaal van 2021.
• Er zijn meerdere geplande investeringen ten behoeve van de infrastructuur uitgevoerd. (Vervangen firewalls, UPS Bladel, Cabinet Bladel, Blades Bladel, Blades Eersel en de San Bladel en Eersel) Hiermee voldoet de technische infrastructuur van de Kempen weer aan de eisen die softwareleveranciers en beveiliging hieraan stellen. De totale kosten hiervoor waren op € 755.000 begroot. De uiteindelijke
investering waren € 897.755 en daarmee hoger dan begroot. Deze hogere uitgaven hebben te maken met de investeringen die nodig waren ten behoeve van KempenPlus en niet op voorhand waren opgenomen in de begroting van het SSC.
• In 2020 is de implementatie van de geo-applicaties voor het nagenoeg afgerond. Het laatste stuk van overdracht naar de beheerorganisatie staat gepland voor april van 2021.
• De nieuwe Omgevingswet wordt een jaar later van kracht dan eerder werd aangekondigd. Hierdoor zullen de investeringen voor de implementatie pas plaats vinden in 2021.
• Gedurende de bezuinigingsopgave die de GRSK in 2020 heeft uitgevoerd heeft ook het SSC de Kempen een forse bijdrage geleverd. Hierbij zijn de investeringen op vervanging AS400 naar 2022 doorgeschoven en is de berichtenbox tot nader order komen te vervallen.
• Het project voor het realiseren van de vernieuwing in het WOZ-berichtenverkeer is afgerond.
• De invoering IPv6 en digitaal ondertekenen zijn in 2020 vooruitgeschoven naar 2021. Dit heeft te maken met een gewijzigde prioritering van werkzaamheden, waar het SSC zich voor geplaatst zag door de Covid19 pandemie.
• De investeringen in de projecten upgrade RO-totaal, licenties DMS, MS exchange software en GCI veilig zijn afgerond. Deze drie projecten hebben gezamenlijk een kleine onderschrijding op de investeringen.
Wat heeft het SSC in 2020 gekost?
De afdeling SSC sluit met een positief resultaat van ca € 43.960. Dit resultaat komt enerzijds tot stand door lagere lasten dan begroot en anderzijds waren ook de baten lager dan begroot. Onderstaand wordt een toelichting gegeven op de belangrijkste verschillen tussen de vastgestelde begroting en de realisatie.
De loonkosten in 2020 en de inhuur ter vervanging wegens openstaande vacatures waren in onbalans met elkaar. Er is voor € 128.184 meer ingehuurd dan er ruimte was binnen de formatie. Dit is met name te verklaren doordat er meer externe inhuur vereist was voor de nieuwe software en de nieuwe installaties. Daarnaast heeft de additionele ondersteuning, ten behoeve van het thuiswerken door de Covid-19, bij de servicedesk en de versnelde implementatie van MS-teams geleid tot onverwachte additionele inhuur. De incidentele software-uitgaven lagen op het begrootte niveau.
De overige personeelskosten zijn € 31.406 lager uitgevallen dan verwacht doordat er met name minder is uitgegeven aan opleidingen. Dit is te verklaren door het uitvallen en niet aanwezig zijn van opleidingen en cursussen door de Covid-19 pandemie. Het overschot op het uitbesteed werk € 19.127 is voornamelijk te verklaren door minder gebruik te maken van BIZOB ten opzichte van begroot.
Lasten IT
In de exploitatielasten ICT laat een onderschrijding zien € 191.819. De onderschrijding wordt veroorzaakt op softwarekosten. Dit komt doordat de investering digitaal ondertekenen niet heeft plaatsgevonden. De
verwachte exploitatie van € 48.000 is dan ook niet uitgegeven. Daarnaast wordt de onderschrijding veroorzaakt
door € 49.000 aan exploitatielasten die door de latere implementatie niet of deels in rekening zijn gebracht. Ook werden er inkoopvoordelen gerealiseerd van ongeveer € 45.000 ten opzichte van begroot. Het zijn allen incidentele resultaten.
Kapitaallasten
Bij de kapitaallasten is er een overschrijding van € 19.100 vastgesteld. In de begrootte kapitaallasten was bij een enkele activa de gebruiksduur niet juist begroot.
Baten
De baten van landmeten kwamen in 2020 in totaal € 70.000 lager uit dan begroot. Deze lagere opbrengsten komen met name voort uit een vermindering van maatwerk op het gebied van de Geo-dienstverlening in opdracht van de gemeenten.
Voor de dienstverlening aan KempenPlus werd ruim € 30.000 ontvangen. KempenPlus werd in de loop van 2020 aangesloten op de ICT-infrastructuur van de GRSK. Daarbij is sprake van gemeenschappelijk gebruik van hardware, software en infrastructuur. Voor deze dienstverlening werden de gemaakte kosten verhaald op KempenPlus.
Overzicht van baten en lasten van de afdeling SSC
Specificatie afdeling SSC
SSC | Rekening | Primaire Begroting | Gewijzigde Begroting | Realisatie | Verschil | incidenteel / | voordeel / nadeel |
LASTEN | 2019 | 2020 | 2020 | 2020 | V/N | ||
Loonkosten | 2.027.655 | 2.735.358 | 2.782.933 | 2.114.627 | 668.306 | I | V |
Inhuur | 662.012 | 0 | 0 | 796.490 | -796.490 | I | N |
I | |||||||
Inhuur externen ten behoeve van landmeten | 120.587 | 120.000 | 120.000 | 151.445 | -31.445 | I | N |
Uitbesteed werk | 24.921 | 36.070 | 59.000 | 39.873 | 19.127 | I | V |
Personeelskosten | 81.993 | 92.383 | 71.000 | 39.594 | 31.406 | I | V |
I | |||||||
Huisvestingskosten | 93.006 | 100.000 | 103.000 | 96.102 | 6.898 | I | V |
Organisatiekosten | 29.998 | 76.571 | 52.000 | 61.749 | -9.749 | I | N |
Exploitatielasten ICT | |||||||
IT-Software | 2.579.463 | 2.490.540 | 2.933.040 | 2.741.865 | 191.175 | I | V |
IT-Hardware | 759.318 | 1.041.320 | 838.095 | 837.451 | 644 | I | V |
Totaal exploitatielasten ICT | 3.338.781 | 3.531.860 | 3.771.135 | 3.579.316 | 191.819 | I | V |
Geo - gegevensbeheer | 158.479 | 119.100 | 125.000 | 119.439 | 5.561 | I | V |
Doorbelastingen | 455.782 | 490.208 | 652.110 | 652.110 | 0 | ||
Kapitaallasten | 811.272 | 1.004.099 | 812.484 | 577.528 | 234.956 | I | V |
Onderuitputting kapitaallasten | -254.056 | 0 | -254.056 | I | N | ||
Totaal lasten | 7.804.484 | 8.305.649 | 8.294.606 | 8.228.272 | 66.334 | I | V |
BATEN | |||||||
Totaal baten van derden Totaal bijdragen gemeenten | 368.261 6.540.576 | 513.105 6.696.360 | 583.437 6.585.449 | 561.063 6.585.449 | -22.374 0 | I | N |
Totaal doorbelastingen afdelingen | 955.600 | 1.096.184 | 1.125.720 | 1.125.720 | 0 | ||
Totaal baten | 7.864.437 | 8.305.649 | 8.294.606 | 8.272.232 | 22.374 | I | N |
Gerealiseerd resultaat | 59.953 | 0 | -0 | 43.960 | 43.960 | I | V |
* := incidentele last / baat Alle bedragen in euro's
2.4 Afdeling Maatschappelijke Dienstverlening
De afdeling Maatschappelijke Dienstverlening is sinds juli 2019 de uitvoeringsorganisatie voor alle Kempengemeenten voor verschillende onderdelen in het Sociaal Domein. Deze jaarrekening heeft enkel betrekking op de bedrijfsvoering van de afdeling. De verantwoording van de programma’s vindt plaats in de jaarrekeningen van de deelnemende gemeenten.
Wat heeft de afdeling MD bereikt in 2020?
De afdeling is een uitvoeringsorganisatie van waaruit een kwalitatief hoogwaardige, optimale dienstverlening geboden wordt aan inwoners in de Kempen op het gebied van Wmo, Bijzondere Bijstand en minimaregelingen, Schuldhulpverlening, Sociaal Raadsliedenwerk, Jeugdhulp. De uitvoering van de werkzaamheden omvat ook de administratieve processen die daarbij horen en beleid, kwaliteit en juridische ondersteuning. In 2020 is de afdeling tevens ingezet voor de uitvoering van de Wet verplichte GGZ (gedurende 2020 en 2021). De inzet van de afdeling is steeds gericht geweest op het bevorderen en maximaliseren van de zelfredzaamheid van de inwoners die een beroep doen op ondersteuning. In 2020 heeft als gevolg van Corona de afdeling de digitale dienstverlening versneld geïmplementeerd.
De afdeling MD is opgezet in de vorm van een drietal clusters en een team voor beleid, kwaliteit en juridisch: Het Cluster Maatschappelijke ondersteuning,
bestaande uit Bijzondere Bijstand en Minimaregelingen (vijf gemeenten); Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) (Bergeijk, Bladel, Oirschot), Schuldhulpverlening (vijf gemeenten) en Sociaal Raadsliedenwerk (Bergeijk, Bladel, Eersel, Reusel-De Mierden). In 2020 heeft de afdeling ook zorggedragen voor de uitvoering van de Wet verplichte GGZ (Bergeijk, Bladel, Eersel, Reusel-De Mierden). Xxxxxx heeft een effect gehad op de dienstverlening door deze teams.
Het Cluster Jeugdhulp (Bergeijk, Bladel, Eersel, Reusel-De Mierden)
bestaande uit een Kempisch team voor de Toegang tot de Jeugdhulp, een Kempisch team voor de ondersteuning aan (zeer) complexe casuïstiek en een Lokaal ondersteuningsteam voor enkelvoudige ondersteuningsvragen per gemeente. Xxxxxx heeft een effect gehad op de vorm van dienstverlening en de efficiëntie.
Het cluster Bedrijfsbureau
van waaruit alle afdelingsprocessen ondersteund worden op het gebied van applicaties, administratie, telefonie en postverwerking. Ook (financiële) monitoring en controle vindt plaats vanuit het bedrijfsbureau.
Het bedrijfsbureau draagt zorg voor de kritische bedrijfsprocessen en de financiële monitoring. Een aanpassing in de dienstverlening was het 10 dagdelen per week bemensen van de telefooncentrale. De bereikbaarheid van de afdeling is daarmee aanzienlijk vergroot, verbeterd en eenduidiger geworden voor inwoners en leveranciers en of ketenpartners. De bemensing van de telefooncentrale wordt uitgevoerd door de administratieve en uitvoerende teams volgens dagroosters. De druk op de administratieve ondersteuning is vergroot in 2020 gelet op de effecten van Corona en de verdere ontwikkeling in de vorm van digitalisering om thuiswerken-op afstand vorm te geven.
Schuldhulpverlening; Bijzondere bijstand/minimabeleid
Er is binnen de Schuldhulpverlening sprake van een toenemende complexiteit. Door Corona is de vraag naar Schulddienstverlening enigszins vergroot, nog complexer geworden en is speciaal ingezet op vroeg-signalering in samenspraak met bijvoorbeeld huisartsen praktijken.
Een risico vormen de ondersteunende technische systemen waar veel aandacht naar uit moet gaan om deze voortdurend actueel te houden.
In 2020 hebben alle gemeenteraden een nieuw beleidsplan Armoede-minima vastgesteld waaronder ook Schulddienstverlening is vorm gegeven. Vroeg-signalering en preventie vormt hierin een belangrijk onderdeel waarop de afdeling zich voorbereidt. In 2020 is van overheidswege een aankondiging gekomen op wetswijziging van vier wetten die betrekking hebben op het schuldendomein per 2021. Hierop dient directe sturing plaats te vinden.
Bijzondere bijstand
Het onderdeel bijzondere bijstand heeft te maken met een doorlopend hoge werkdruk met kritische processen op het gebied van tijdig nemen van beslissingen. Hierop vond dagelijkse sturing plaats. Het proces van bijzondere bijstand werd in samenwerking met Kempenplus continue geëvalueerd en afgestemd. Onderzoek van de ketenbenadering vindt plaats om toekomstbestendige afspraken te maken binnen de technische mogelijkheden.
WvGGZ Gemeenten Bergeijk, Bladel, Eersel en Reusel-De Mierden hebben besloten de fase Melding en Verkennend Onderzoek bij MD onder te brengen en dit medio 2021 te evalueren. MD heeft de uitvoering vormgegeven conform landelijke standaarden en bereidt de evaluatie voor zodat in 2021 besloten kan worden over de voortzetting.
Wmo
De reguliere werkzaamheden ten aanzien van de Wmo liepen ook in 2020 door. Op basis van het abonnementstarief is net als in 2019 een toename van het aantal indicaties waar te nemen. Deze maatregel van het Rijk zorgt voor een aanzuigende werking, waardoor dit meer aanvragen genereert voor het team Wmo. Protocollen en kaders zijn vastgesteld wat een aanscherping in de uitvoering betekent.
De indicatiestelling voor Beschermd Wonen door consulenten van Maatschappelijke Dienstverlening wordt vooralsnog gecontinueerd. Tot en met 2021 ligt de financiële verantwoordelijkheid voor Beschermd Wonen bij centrumgemeente Eindhoven. De doordecentralisatie van Beschermd Wonen naar de regiogemeenten zal – op basis van de huidige informatie - per 1 januari 2022 plaatsvinden. Dat betekent dat de Kempengemeenten vanaf dan ook financieel verantwoordelijk worden voor Beschermd Wonen. Om deze doordecentralisatie zo goed mogelijk te laten verlopen, zijn er in dit kader diverse ((sub)regionale) werkgroepen belast met de voorbereiding. Beleidsmatig zijn in 2020 werkzaamheden verricht om op basis van landelijke handreikingen de omzetgarantie regeling te treffen als gevolg van Xxxxxx.
Jeugdhulp
Het Centrum voor Jeugd en Gezin+ (CJG+) in de Kempen is sinds januari 2015, de uitvoeringsorganisatie voor de Kempengemeenten op het gebied van de Jeugdhulp, met uitzondering van gemeente Oirschot. De benodigde capaciteit in formatie van CJG+ heeft een relatie met de vraagzijde, inwoners die een beroep doen op Jeugdhulp.
Conform de visie van het CJG+ wordt door de adequate, deels preventieve inzet van het CJG+, dichtbij de thuissituatie, kwalitatief goede jeugdhulp verleend waardoor:
o de eigen kracht van inwoners vergroot wordt, sociale netwerken versterkt, beroep op voorliggende voorzieningen plaatsvindt
o de inzet van de specialistische Jeugdhulp vermindert.
Vanaf 2020 zijn de Jeugd- en gezinswerkers in dienst bij de GRSK. Dit met het oog op continuering van kwaliteit, dienstverlening, sturing en netwerkvorming. De indiensttreding is bijzonder vlot verlopen. In 2020 is de dienstverlening op het gebied van Jeugdhulp onder spanning komen staan door Xxxxxx. Doorlooptijden werden hierdoor langer doordat effecten minder vlot behaald worden door alternatieve werkwijzen.
Complexiteit van de Jeugdhulpproblematiek neemt hierdoor in veel situaties toe.
Het tweede deel van 2020 heeft in het teken gestaan van een oriëntatie op het gebied van Grip Op Jeugdhulp. Er is scherp gekeken naar mogelijkheden om sterker te sturen op programmakosten door in de werkwijze werkprocessen aan te passen en ook voorliggende projecten goed te positioneren. Een extern onderzoeksbureau heeft een rapport opgeleverd over de preventieve inzet voor Jeugdhulp in de Kempen.
Verbindingen met Kansrijke Start en het IJslands leertraject worden gemaakt.
Met betrekking tot de inzet van de beleidscapaciteit van de gemeenten voor de monitoring, evaluatie en het gezamenlijke beleid op het gebied van jeugdhulp is een aparte dienstverleningsovereenkomst gesloten tussen SK en betreffende gemeenten. Het beleidsteam heeft op basis van de dienstverleningsovereenkomst gezamenlijk een nieuwe verordening opgesteld en heeft de voorbereidingen getroffen voor een nieuw Meerjaren Beleidskader Jeugdhulp in de Kempen waarvan 2020 het eerste uitvoeringsjaar was. De uitvoer van het werkplan “21voordeJeugd” vond plaats. Ook hieraan was beleidsmatige capaciteit verbonden.
Op het gebied van pgb’s, monitoring, inkoop, verbinding met medici, (Passend) onderwijs, kostenbeheersing en het onderdeel kwaliteit werd de beleidscapaciteit ingezet. Als gevolg van Xxxxxx zijn de aanbestedingen ingetrokken voor de contractering Specialistische Jeugdhulp door inkooporganisatie Eindhoven. Dit heeft beleidsmatig en voor het management tot meerwerk geleid vanwege verlengingen.
Met de bestaande capaciteit kunnen de jeugdige inwoners niet vlot genoeg doorstromen omdat door het werken op afstand gezinnen een langere trajecttijd hebben dan de beoogde zes maanden.
Wat heeft de afdeling MD in 2020 gekost?
2020 is het eerste volledige jaar met een begroting voor de afdeling MD (na samenvoeging onderdelen ISD de Kempen met Jeugdhulp). De afdeling MD sluit het kalenderjaar af met een positief resultaat van € 249.615 Corona heeft voor een groot deel bijgedragen aan dit positief resultaat doordat kosten voor opleidingen, dienstreizen, teambuildingsactiviteiten enzovoorts niet gemaakt werden. Daarnaast zijn er op de materiële posten voor Jeugdhulp structureel minder uitgaven geweest.
Hoewel een positief resultaat o.a. aan de gevolgen van corona zijn toe te schrijven en er structureel minder uitgaven op enkele materiele posten Jeugdhulp verwacht worden, zijn de loonkosten MD op onderdelen punten van aandacht doordat het werk voor de afdeling structureel toeneemt, met name op de administratieve taken, schulddienstverlening en bijzondere bijstand. Ook als gevolg van toenemende wachttijden jeugdhulp zijn er knelpunten op het gebied van de personele inzet ten opzichte van de beschikbare formatie inclusief de flexibele schil.
Op de loonkosten en inhuur is per saldo een € 35.000 minder uitgegeven dan begroot. Door verhoogde werkdruk als gevolg van dis-continuïteit en coronaeffecten zijn inhuurkosten gemaakt.
Daarnaast heeft de samenvoeging van ISD en Jeugdhulp een effect op de formatie-bezetting waardoor een overschrijding heeft plaatsgevonden. In de begroting 2020 zijn de loonkosten conform splitsingsbegroting opgenomen. Er is sprake van een positief effect op onder andere de insourcing van Jeugdhulp daar bij aanvang rekening is gehouden met de maximale schaal omdat de werkelijke inschaling nog niet bekend was. Dit levert een structureel voordeel op.
Op de post Uitbesteed werk, onderdeel uitvoering preventieplan Jeugd, zijn minder uitgaven gedaan dan verwacht als gevolg van Corona. Hetzelfde geldt voor de het onderdeel Versterken teams Jeugd. Op het werkplan 21voor de Jeugd zit een structureel voordeel. Het preventieplan 2021 is inmiddels voorzien van verplichtingen in de vorm van Buurtgezinnen, E-Health etcetera.
Op de post Organisatiekosten is minder uitgegeven. Als gevolg van Corona zijn minder kosten gemaakt voor bijvoorbeeld dienstreizen.
Overzicht Baten en lasten afdeling MD in 2020
Specificatie afdeling MD
Maatschappelijke Dienstverlening | Rekening | Primaire Begroting | Gewijzigde Begroting | Realisatie | Verschil | incidenteel / structureel | voordeel / nadeel |
LASTEN | 2019 | 2020 | 2020 | 2020 | V/N | ||
Loonkosten | 3.056.772 | 2.785.860 | 4.885.686 | 4.565.413 | 320.273 | I/S | V |
Inhuur | 1.056.348 | 60.700 | - | 285.180 | -285.180 | N | |
Uitbesteed werk | 1.604.577 | 1.777.021 | 245.000 | 80.159 | 164.841 | I/S | V |
Personeelskosten | 117.438 | 76.316 | 144.000 | 94.624 | 49.376 | I | V |
Huisvestingskosten | 160.257 | 92.144 | 93.000 | 92.124 | 876 | I | V |
Organisatiekosten | 334.328 | 258.087 | 318.000 | 314.202 | 3.798 | I | V |
- | |||||||
Doorbelastingen | 1.289.204 | 1.359.377 | 1.258.675 | 1.258.676 | 0 | V | |
Flexibele schil | 500.000 | 250.000 | 254.514 | -4.514 | I | N | |
Totaal lasten | 8.546.273 | 6.909.505 | 7.194.361 | 6.944.892 | 249.469 | I | V |
BATEN | |||||||
Totaal baten derden | 166.515 | 184.438 | 131.938 | 132.084 | 146 | I | V |
Totale bijdragen gemeenten en afdelingen | 8.135.207 | 6.725.067 | 7.062.423 | 7.062.423 | 0 | ||
Totaal baten | 8.615.604 | 6.909.505 | 7.194.361 | 7.194.507 | 146 | I | V |
Gerealiseerd resultaat | 69.331 | - | - | 249.615 | 249.615 | I | V |
* := incidentele last / baat Alle bedragen in euro's
2.5 Afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving
Algemeen
In 2020 is er bij de afdeling VTH sprake geweest van 0% verloop. Daarnaast zijn nog openstaande vacatures begin 2020 ingevuld. De formatie is dus op orde. Bijzonder is tevens dat het verplichte thuiswerken een hogere productie en een snellere doorlooptijd van vergunningen heeft veroorzaakt. Het ziekteverzuim is met 2,05% (excl. zwangerschapsverlof) bijzonder laag te noemen.
De provincie houdt toezicht op de uitvoering van de VTH-taken door gemeenten en waterschappen. En wel daar waar er sprake is van risico’s voor veiligheid en volksgezondheid of kans op onherstelbare schade. In het kader van het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie scoorde de afdeling VTH in 2020 een score van 100 uit 100.
Wat heeft de afdeling VTH gedaan en bereikt in 2020?
De primaire focus van de afdeling heeft, zoals ieder jaar, gelegen op de uitvoering van het Uitvoeringsprogramma. Dit is de leidraad waarlangs de afdeling VTH zijn werkzaamheden organiseert. Ook dit jaar is het gelukt om alle in het Uitvoeringsprogramma opgenomen werkzaamheden uit te voeren. Voor zover deze vanwege de epidemie door konden gaan uiteraard. Veel evenementen konden niet doorgaan. De capaciteit die daardoor beschikbaar kwam is op een andere wijze ingezet. Deels bij de afdeling MD en deels intern binnen VTH door ondersteuning bij de afhandeling van reguliere omgevingsvergunningen. Daarbij heeft ook het niet door kunnen gaan van evenementen en alles wat daarbij kwam kijken, het nodige aan inzet gevraagd van de medewerkers die normaliter daar de vergunningen voor verlenen (in plaats van intrekken). Voor het overige wordt verwezen naar het jaarverslag XXX 0000.
Wat heeft de afdeling VTH gekost in 0000?
Xx vorig jaar voor het eerst met een klein nadelig resultaat te hebben afgesloten, sluit de afdeling VTH dit jaar af met een positief resultaat van ca. € 125.000,-. Dit valt voor een groot deel te verklaren door de uitstel van de Omgevingswet, waardoor niet alle opleidingskosten hiervoor in 2020 zijn gemaakt en doordat door het vele thuiswerken er minder werk-werk kilometers zijn gedeclareerd. Ook zijn er geen kosten gemaakt voor werving en selectie, gelet op het feit dat er sprake was van 0% verloop.
Daarnaast is er minder inzet nodig geweest op de dossiers met betrekking tot verzoeken vanuit de stichting Groen Kempenland dan vooraf was ingeschat.
Voorts zijn er In de marge minder uitgaven gedaan aan personele activiteiten en is de viering van diverse jubilea uitgesteld.
Overzicht Baten en lasten afdeling VTH in 2020
Specificatie afdeling VTH
VTH | Rekening | Primaire Begroting | Gewijzigde Begroting | Realisatie | Verschil | incidenteel / structureel | voordeel / nadeel |
LASTEN | 2019 | 2020 | 2020 | 2020 | V/N | ||
Loonkosten | 2.969.008 | 3.156.373 | 3.279.161 | 3.105.899 | 173.262 | I | V |
Inhuur | 198.686 | 58.888 | - | 190.371 | 190.371- | N | |
Personeelskosten | 110.350 | 104.231 | 93.000 | 53.203 | 39.797 | I | V |
Huisvestingskosten | 92.345 | 92.355 | 94.000 | 93.830 | 170 | I | V |
Organisatiekosten | 41.436 | 60.600 | 79.500 | 62.939 | 16.561 | I | V |
N | |||||||
Extra werkzaamheden met baten | - | 70.000 | 0 | 70.000 | I | V | |
Doorbelastingen | 575.743 | 620.014 | 699.698 | 699.698 | 0- | N | |
Kapitaallasten | 3.843 | 3.831 | 3.698 | 3.698 | 0 | V | |
Nieuwe ontwikkelingen | |||||||
Extra werkzaamheden Milieu | 33.408 | - | 120.000 | 77.400 | 42.600 | I | V |
Extra werkzaamheden BAG | - | 53.500 | 28.875 | 24.625 | I | V | |
Totaal lasten | 4.024.819 | 4.096.292 | 4.450.057 | 4.315.913 | 134.144 | V | |
BATEN | |||||||
Totaal Baten van derden | 75.507 | - | 70.000 | 60.456 | 9.544- | I | N |
Totaal bijdragen gemeenten | 3.921.968 | 4.096.292 | 4.380.057 | 4.380.057 | 0- | ||
Totaal baten | 3.997.475 | 4.096.292 | 4.450.057 | 4.440.513 | 9.544- | I | N |
Gerealiseerd resultaat | 27.344- | - | 0 | 124.599 | 124.599 | I | V |
* := incidentele last / baat Alle bedragen in euro's
3 PARAGRAFEN
3.1 Algemeen
In de jaarrekening van de GRSK worden op basis van besluit begroting en verantwoording (BBV) een aantal verplichte paragrafen opgenomen. Voor de GRSK betreft het de paragrafen Weerstandsvermogen en risicobeheersing, kapitaalgoederen, financiering en bedrijfsvoering. De bepalingen in het BBV die betrekking hebben op de paragrafen lokale heffingen, verbonden partijen en grondbeleid zijn voor de GRSK niet van toepassing.
3.2 Paragraaf Weerstandvermogen en risicobeheersing
In 2011 is door het Algemeen Bestuur, met betrekking tot beheersing van risico’s en de afdekking daarvan, beleid vastgesteld. Dit betekent dat GRSK geen eigen vermogen aanhoudt als weerstandscapaciteit. Als calamiteiten zich voordoen worden de deelnemende gemeenten aangesproken, volgens de vastgestelde systematiek. Verder geldt de afspraak, dat binnen de P&C-cyclus de risico’ s worden vastgesteld en benoemd bij de opstelling van de begroting, de tussentijdse rapportage en de jaarrekening. Vervolgens is het aan de deelnemende gemeenten om hiervoor weerstandscapaciteit aan te houden.
De GRSK is een organisatie op uitvoerend niveau. Risico’s voor de deelnemende gemeenten liggen met name in de sfeer van de programmakosten. In de procedure tot opstelling van de jaarrekening 2020 zijn alle afdelingen van de GRSK aangesproken om de risico’s die bekend zijn te vermelden in het jaarverslag. Dit heeft geleid tot de volgende vaststellingen.
Risico’s op organisatieniveau
De Kempengemeenten hebben een strategische oriëntatie op de regionale samenwerking in gang gezet, welke een vervolg krijgt in de komende jaren. Daardoor is er op dit moment onzekerheid over de ontwikkeling van de samenwerking, die ook voor de GRSK-onzekerheden en risico’s met zich brengt. Dat geldt ook voor de formatiewijzigingen. Daarbij is het op voorhand niet zeker dat de maatregelen die nu genomen worden later passen in de vorm van samenwerking waarvoor gemeenten uiteindelijk gaan kiezen. Het risico is het mogelijk ontstaan van frictiekosten bij aanpassing van het samenwerkingsverband.
Afdeling Staf
Bij de afdeling Staf zijn geen bijzondere risico’s vastgesteld die met de activiteiten van deze afdeling verband houden.
Afdeling SSC
Xxxxxx’x bij SSC blijven mogelijke investeringen in de komende jaren met een verplicht karakter. Een verplichting kan ontstaan door extra eisen die het Rijk stelt c.q. nieuwe wetgeving waar gemeenten aan moeten voldoen. Een verplicht karakter van investeringen kan ook ontstaan waar softwareleveranciers updates van applicaties doorvoeren.
Afdeling MD
De open-einde regelingen die de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening uitvoert dragen het risico in zich dat bij een toenemend beroep op deze regelingen, ook de bedrijfsvoeringskosten kunnen toenemen (als gevolg van extra benodigde inzet).
Afdeling P&O
Bij de afdeling P&O zijn geen bijzondere risico’s bekend die met de activiteiten van deze afdeling verband houden.
Afdeling VTH
De effecten van de Omgevingswet voor de deelnemende gemeenten zijn op dit moment nog niet bekend. Daarom wordt de invoering van deze wet ook als risico aangeduid. Verder werd de afdeling VTH met onverwachte vraag naar dienstverlening door de Stichting Groen Kempenland.
Financiële risico’s
In onderstaande tabel zijn de kengetallen voor de financiële risico’s opgenomen.
Kengetallen | Realisatie 2029 | Begroting 2020 | Realisatie 2020 |
Netto schuldquote | 7,16 % | 9,57% | 8,62% |
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen | 7,16 % | 9,57% | 8,62% |
Solvabiliteitsrisico | 4,18 % | 0 | 12,08% |
Structurele exploitatieruimte | 0 | 0 | 0 |
Grondexploitatie | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t |
Belastingcapaciteit | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t |
De netto schuldquote is berekend op 8,62%. GRSK verstrekt geen leningen. Daardoor is de correctie van de schuldquote niet relevant.
In de berekening van solvabiliteitsrisico is enkel het jaarresultaat als eigen vermogen in de berekening opgenomen. Samenwerking Kempengemeenten houdt geen reserves aan.
3.3 Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen
Conform de voorschriften van het BBV bevat de jaarrekening van GRSK een paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen. In die paragraaf wordt minimaal het beleidskader en de hieruit voortvloeiende financiële consequenties vertaald naar de begroting voor tenminste de volgende kapitaalgoederen: wegen, riolering, water, groen en gebouwen.
De genoemde categorieën zijn niet van toepassing op de GRSK. Voor wat betreft de huisvesting werden geen gebouwen in eigendom verkregen. De GRSK was in 2020 gehuisvest in de gemeentehuizen van de deelnemende gemeenten. De GRSK heeft tot op heden geen expliciet beleid vastgesteld voor het onderhoud van kapitaalgoederen. Het activerings- en afschrijvingsbeleid werd vastgesteld in 2020. Investeringen door de GRSK hebben uitsluitend betrekking op investeringen met economisch nut.
Kapitaalgoederen van de GRSK betreffen voornamelijk hardware- en softwarevoorzieningen, die door de afdeling SSC worden aangeschaft en worden onderhouden.
Voor het onderhoud van de hard- en software werd in het verleden geen voorziening gevormd. Alle kosten komen ten laste van de exploitatie. De kosten voor het onderhoud van hard- en software bestaan vooral uit het aanschaffen, onderhoud en verlengen van softwarelicenties.
De investeringen van de GRSK in 2020 zijn beschreven in paragraaf 4.3. Uit dat overzicht blijkt dat in 2020 geïnvesteerd werd voor een bedrag van € 1.435.44. Investeringen betroffen vooral hardware en software. De balanswaarde van de materiële vaste activa is in 2020 toegenomen met circa € 27.578.
3.4 Paragraaf Financiering
In 2020 heeft het Dagelijks Bestuur besloten om een kasgeldlening aan te trekken van 1,5 miljoen euro. Deze lening wordt op 1 maart 2021 afgelost. In 2021 wordt de behoefte aan vreemd vermogen opnieuw bepaald.
Het systeem van bekostiging dat binnen de GRSK wordt gehanteerd is in de praktijk een robuust systeem gebleken. De bevoorschotting vindt op grond van de Gemeenschappelijke Regeling plaats per kwartaal, vooraf, en op basis van de vastgestelde begroting. Ook in 2020 is gebleken dat de liquiditeitspositie van de GRSK door het jaar heen sterk fluctueert. Om die reden wordt deze positie actief en doorlopend opgevolgd. In 2021 wordt bezien of een wijziging van de systematiek van bevoorschotting voordelen gaat bieden.
Sinds december 2013 wordt ook binnen de GRSK uitvoering gegeven aan het verplichte Schatkistbankieren. Saldi op bankrekeningen boven het drempelbedrag van € 250.000 worden dagelijks overgeheveld naar de schatkist. Over tegoeden in de schatkist werd in 2020 geen rente ontvangen.
De programmakosten van de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening vallen buiten de bedrijfsvoering van de GRSK. De daarvoor benodigde middelen worden in de vorm van voorschotten per kwartaal ter beschikking gesteld aan de GRSK. Jaarlijks vindt afrekening met gemeenten plaats van de programmakosten over het afgesloten dienstjaar. Op programmakosten ontstaat geen resultaat.
Bij de vorming van het Participatiebedrijf KempenPlus in 2019 zijn afspraken gemaakt over de afhandeling van de programmakosten van de uitvoering van de Participatiewet. Afspraak was dat de financiële stromen van de participatiewet (vooralsnog) lopen via de bankrekening van de GRSK. Over de verantwoording zijn in onderling overleg afspraken gemaakt.
In 2020 is onderzoek in gang gezet naar de mogelijkheid dat elke GR de eigen programmakosten afhandelt. In het voorjaar van 2021 wordt daar besluitvorming over verwacht.
Kasgeldlimiet en renterisiconorm
De kasgeldlimiet en de renterisiconorm hebben beiden tot doel de leningenportefeuille van decentrale overheden te behoeden voor een onverantwoord grote gevoeligheid voor rentefluctuaties. Ze stellen dus een grens aan de structuur van de leningen, niet aan de hoogte. De kasgeldlimiet richt zich hierbij op leningen met een rentetypische looptijd van maximaal een jaar (ook wel korte leningen, of kort geld genoemd). De renterisiconorm betreft leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer (lange leningen, lang geld).
De kasgeldlimiet stelt dat de gemiddelde netto-vlottende schuld van een decentrale overheid (ofwel openbaar lichaam) in een bepaald kwartaal niet hoger mag zijn dan een wettelijk bepaald percentage van het begrotingstotaal. Het wettelijke percentage voor de GRSK was in 2020 bepaald op 8,2 %. In onderstaand overzicht wordt de kasgeldlimiet voor de GRSK afgezet tegen de korte leningen in 2020.
Overzicht kasgeldlimiet
2020 | 1e kwartaal | 2e kwartaal | 3e kwartaal | 4e kwartaal |
Begrotingstotaal | 18.715.536 | 18.715.536 | 18.715.536 | 18.715.536 |
Toegestane kasgeldlimiet | 8,20% | 8,20% | 8,20% | 8,20% |
Kasgeldlimiet in bedrag | 1.534.674 | 1.534.674 | 1.534.674 | 1.534.674 |
Vlottende schuld (0) | 0.000.000 | 11.936.739 | 7.487.858 | 6.254.623 |
Vlottende middelen (0) | 0.000.000 | 14.326.784 | 10.168.821 | 4.593.593 |
Saldo (1) – (2) | -1.458.389 | -2.390.045 | -2.680.964 | -1.661.030 |
Overschrijding limiet | n.v.t. | n.v.t | n.v.t | n.v.t |
Alle bedragen in euro’s.
Als de gemiddelde liquiditeitspositie van drie achtereenvolgende kwartalen de kasgeldlimiet overschrijdt, dan dient de betrokken decentrale overheid de drie kwartaalrapportages toe te zenden aan de toezichthouder, met daarbij een plan om weer te voldoen aan de kasgeldlimiet. Deze situatie heeft zich in 2020 bij de GRSK niet voorgedaan.
Renterisico op vaste schuld: de renterisiconorm
De renterisiconorm is opgesteld met als doel de rentegevoeligheid van de portefeuille van leningen met een looptijd van een jaar of langer te beperken. Dit komt erop neer dat het renterisico in een bepaald jaar niet meer mag bedragen dan een wettelijk bepaald percentage van het begrotingstotaal. Het wettelijke percentage voor de Gemeenschappelijke Regeling was in 2020 bepaald op 20%.
De GRSK had in 2020 geen leningen met een looptijd langer dan een jaar
3.5 Paragraaf Bedrijfsvoering
De organisatiestructuur van de GRSK is als volgt. Op 1 januari 2010 is de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK) formeel van start gegaan. De organisatie bestond eind 2020 uit vijf afdelingen te weten Staf, SSC, P&O, Maatschappelijke Dienstverlening en Vergunningverlening Toezicht en Handhaving. Ondersteuning op het gebied van bestuur, financiën en P&C vindt plaats vanuit de Staf.
De afdelingen worden aangestuurd vanuit de directie, die gevormd wordt door de vijf gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten. Sinds september 2017 is er een directeur in dienst op basis van een vaste aanstelling.
Het Dagelijks Bestuur wordt gevormd door de vijf burgemeesters van de deelnemende gemeenten. Het Algemeen Bestuur bestaat uit de leden van het college van burgemeester en wethouders, van de vijf deelnemende gemeenten.
Huisvesting
Er werd in 2015 een nieuwe afspraak gemaakt over de vergoeding die de GRSK betaalt aan deelnemende gemeenten voor de huisvesting van afdelingen van de organisatie. Afgesproken werd dat met ingang van 2016 een vergoeding van de variabele kosten per werkplek wordt betaald. Daarom werden de gemiddelde variabele kosten per werkplek van de deelnemende gemeenten vastgesteld. De vergoeding bedroeg € 1.706 per werkplek in 2020.
Formatie in 2020
De omvang van de totale formatie binnen het samenwerkingsverband van de GRSK, aan het begin en aan het einde van het boekjaar, is in onderstaand overzicht opgenomen.
Afdeling | Formatie 01-01-2020 | Formatie 31-12-2020 | Locatie |
Staf | 9,03 | 8,07 | Eersel |
Personeel & Organisatie | 8.90 | 8,90 | Reusel-De Mierden |
Shared Service Centre | 37,53 | 34,94 | Bergeijk |
Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving | 46,15 | 45,72 | Eersel |
Maatschappelijke dienstverlening | 36,84 | 66,01 | Bladel |
Totaal formatie | 138,45 | 163,64 |
De toename van de formatie met 30 fte is het gevolg van de inbesteding Jeugdhulp ultimo 2019.
Verzuim
Het ziekteverzuim is in 2020 ten opzichte van 2019 gedaald. Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage was in 2020 2,09% en in 2019 was dit 4,25%
De gemiddelde verzuimfrequentie is licht gedaald.
Afdeling | Verzuimpercentage gemiddeld in 2020 | Verzuimfrequentie gemiddeld in 2020 |
Staf | 7,4 | 0,7 |
Personeel & Organisatie | 3,21 | 0,64 |
Shared Service Centre | 3,54 | 0,96 |
Maatschappelijke Dienstverlening | 2,53 | 0,71 |
Vergunningverlening, Toezicht en handhaving | 2,09 | 0,54 |
Overall | 2,89 | 0,69 |
Privacy
In 2020 is verder gewerkt aan het verder implementeren van de AVG en de bewustwording richting de medewerkers. Er zijn DPIA’s uitgevoerd, het verwerkingsregister is geactualiseerd, er zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten, datalekken zijn behandeld, er is gestart met het verder uitwerken van het nieuwe informatieveiligheidsbeleid en –plan. Het softwareprogramma voor het bijhouden van processen, procedures en handleidingen voor privacy en informatieveiligheid is uitgebreid.
Er zijn ook nieuwe ontwikkelingen. Er zijn voorbereidingen gestart om te kunnen voldoen aan de WEP (Wet elektronische publicaties) en de Woo (Wet open overheid). Beide geven voorschriften voor een actieve openbaarmaking van informatie. Naast ingrijpende aanpassingen van organisatie, werkwijzen, technieken én bewustzijn brengt dit ook aanzienlijke risico’s met zich mee op het gebied van privacy. Veel documenten zullen alvorens ze gepubliceerd (kunnen) worden eerst moeten worden gescand en geschoond van persoonsgegevens (anonimiseren).
Informatieveiligheid
De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is in 2020 van kracht geworden. Het is het normenkader voor informatiebeveiliging waaraan de gehele overheid – waaronder gemeenten - moet voldoen en een update van het hiervoor geldende kader voor gemeenten (de BIG). Als gevolg hiervan is een nieuw op de BIO gebaseerd informatiebeveiligingsbeleid voor de Kempengemeenten, GRSK en Kenpenplus opgesteld en vastgesteld. Dit is vertaald in een informatiebeveiligingsplan met concrete maatregelen en een bijbehorende planning van de uitvoering.
Het door de GRSK aangekochte programma voor privacy en informatieveiligheid gaat hierbij ondersteunen.
De ENSIA (Eenduidige Normatiek en Single Informatie Audit) heeft in 2020 voor extra werk gezorgd. Vooral op het gebied van SUWI is veel inzet geleverd verricht om te kunnen voldoen aan de gestelde normen.
Archief
Op basis van het onderzoeksrapport van 2018 is zowel in 2019 als in 2020 nadruk gelegd op het in orde maken van het archief rondom het sociaal domein in verband met de ontwikkelingen op het gebied van de WMO en het participatiebedrijf. De analoge archieven zijn geschoond en gesplitst waar nodig.
Dit wordt verder opgepakt in 2021 en komen ook de archieven van de andere teams binnen de GRSK aan de orde. In 2021 zal de nadruk vooral liggen op de beheer- en control cyclus om ervoor te zorgen dat ook op de lange termijn aan de wet- en regelgeving voldaan kan worden vooral in samenhang tussen archiefwet, privacy (AVG) en informatiebeveiliging (BIO).
4 JAARREKENING GRSK 2020
4.1 Overzicht van xxxxx en lasten in 2020
In onderstaande tabel worden de resultaten van de afdelingen van de Samenwerking Kempengemeenten samengevat tot een overzicht op organisatieniveau.
Gerealiseerd resultaat 2020 GRSK
Alle bedragen in euro's
Alle afdelingen | Rekening | Primaire Begroting | Gewijzigde Begroting | Realisatie | Verschil * | voordeel / nadeel |
EXPLOITATIEREKENING | 2019 | 2020 | 2020 | 2020 | ||
Lasten | ||||||
Staf | 844.183 | 980.752 | 1.119.477 | 962.099 | 157.378 | V |
P&O | 911.514 | 1.013.047 | 998.033 | 999.764 | -1.731 | N |
SSC | 7.348.703 | 8.305.649 | 7.642.496 | 7.576.162 | 66.334 | V |
Maatschappelijke dienstverlening | 7.257.069 | 6.909.505 | 5.935.686 | 5.686.216 | 249.468 | V |
VTH | 3.449.076 | 4.096.292 | 3.750.359 | 3.616.216 | 134.145 | V |
Totaal lasten | 19.810.544 | 21.305.245 | 19.446.051 | 18.840.457 | 605.594 | V |
Baten van derden | ||||||
Staf | 34.106 | 0 | 60.000 | 42.569 | -17.431 | N |
P&O | 124.678 | 91.705 | 208.070 | 211.251 | 3.181 | V |
SSC | 368.261 | 513.105 | 583.437 | 561.063 | -22.374 | N |
Maatschappelijke dienstverlening | 166.515 | 184.438 | 131.938 | 132.084 | 146 | V |
VTH | 75.507 | 0 | 70.000 | 60.456 | -9.544 | N |
Totaal baten van derden | 769.067 | 789.248 | 1.053.445 | 1.007.422 | -46.022 | N |
Saldo lasten en baten van derden | ||||||
Staf | 810.077 | 980.752 | 1.059.477 | 919.530 | 139.947 | V |
P&O | 786.836 | 921.342 | 789.962 | 788.512 | 1.450 | V |
SSC | 6.980.442 | 7.792.544 | 7.059.059 | 7.015.099 | 43.960 | V |
Maatschappelijke dienstverlening | 7.090.553 | 6.725.067 | 5.803.748 | 5.554.132 | 249.614 | V |
VTH | 3.373.569 | 4.096.292 | 3.680.359 | 3.555.761 | 124.600 | V |
Totaal saldo van lasten en baten | 19.041.477 | 20.515.997 | 18.392.606 | 17.833.034 | 559.571 | V |
Totaal bijdragen gemeenten | 19.306.773 | 20.515.997 | 18.692.606 | 18.692.606 | 0 | |
Gerealiseerd resultaat (baten minus lasten) | 265.295 | 0 | 300.000 | 859.571 | 559.571 | V |
Toevoeging en Onttrekkingen aan de reserves | ||||||
Staf Budgetoverheveling (Onttrekking) Budgetoverheveling 2020 Vorming Bestemmingsreserve | 50.000 0 0 | 0 0 0 | 0 0 300.000 | 0 100.000 300.000 | 0 100.000 0 | N |
Gerealiseerd resultaat na mutaties reserves | 315.295 | 0 | 0 | 459.571 | 459.571 | V |
* Verschillen worden veroorzaakt door incidentele en structurele factoren. Deze kenmerken zijn vermeld op specificaties per afdeling.
Toelichting op het overzicht van baten en lasten
Het financieel resultaat van de Samenwerking Kempengemeenten wordt gevormd door bundeling van de resultaten van de afdelingen. Over 2020 is het resultaat van de Samenwerking Kempengemeenten in totaal
459.571 positief.
Analyse van verschillen tussen gewijzigde begroting en jaarrekening
In het jaarverslag zijn per afdeling de afwijkingen tussen gewijzigde begroting en jaarstukken geanalyseerd. Om die reden wordt naar het jaarverslag verwezen voor een verklaring van de genoemde verschillen.
Op basis van artikel 28 van het BBV dient de rekening een overzicht te bevatten van de aanwending van de post onvoorzien. Aan dit voorschrift wordt voldaan met verwijzing naar het jaarverslag. Bij elke afdeling van de GRSK wordt de vraag beantwoord: Wat heeft het gekost? Daarbij worden de afwijkingen tussen gewijzigde begroting en jaarstukken verklaard. Die verklaring wordt ook gegeven voor de post onvoorzien, ingeval daar aanleiding toe is.
De financiële resultaten zijn per afdeling gespecificeerd in het jaarverslag. In de overzichten per afdeling is een onderscheid aangebracht in incidentele en structurele baten en lasten.
Vennootschapsbelasting
Op basis van de Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen geldt per 1 januari 2016 belastingplicht voor overheidsondernemingen. Gemeenten, provincies, waterschappen, maar ook andere publiekrechtelijke lichamen en overheidsstichtingen en –verenigingen zullen in dat kader per activiteit moeten beoordelen of met de uitoefening van de betreffende activiteit een onderneming in fiscaalrechtelijke zin wordt gedreven. Voor de vraag of een activiteit (dan wel een clustering van meerdere activiteiten) voor fiscale doeleinden kwalificeert als onderneming, is van belang om vast te stellen of sprake is van:
1. een duurzame organisatie van arbeid en kapitaal;
2. waarmee wordt deelgenomen aan het economische verkeer; en
3. waarmee een winst wordt beoogd/behaald.
In 2020 is bericht van de Belastingdienst ontvangen dat de GRSK niet vpb-plichtig is.
In een jaar waarin de bedrijfsvoering wezenlijk veranderd, hetgeen duidelijk wordt uit de beantwoording van de drie genoemde vragen, is er een aanleiding om de vpb plicht opnieuw vast te stellen.
Taakvelden BBV
In bijlage 6.3 “BBV verantwoordingsbijlage 2020” zijn de lasten van de GRSK gespecificeerd naar taakvelden. In dat overzicht zijn de overheadkosten van de GRSK gespecificeerd.
4.2 Verantwoording conform Wet Normering Topinkomens (WNT)
Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Beloningen van bestuurders en overige topfunctionarissen in de (semi)publieke sector dienen wettelijk genormeerd, respectievelijk gemaximeerd te worden. Dit heeft geresulteerd in de wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De WNT voorziet in een democratisch gelegitimeerd instrument waarmee normen en verplichtingen kunnen worden opgelegd voor de bezoldiging van bestuurders en andere topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. De gemeenschappelijke regeling is verplicht om jaarlijks in het financieel jaarverslag de bezoldiging van iedere topfunctionaris en gewezen topfunctionaris op persoonsnaam op te nemen, ongeacht een eventuele overschrijding van het bezoldigingsmaximum.
Ten aanzien van de gemeenschappelijke regeling zijn topfunctionarissen in de zin van de WNT:
o Leden van het Algemeen Bestuur
o Leden van het Dagelijks Bestuur
o Leden van de directie
Voor de naam en toenaam van de leden van het Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur en de directie wordt verwezen naar paragraaf 6.1.
In de structuur van de GRSK ligt vast dat de burgemeesters van de deelnemende gemeenten het Dagelijks Bestuur vormen. Burgemeesters en Wethouders van de deelnemende gemeenten vormen het Algemeen Bestuur. Gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten vormen samen het directieteam van de GRSK.
Directieleden en bestuursleden van de GRSK zijn dus functionarissen van deelnemende gemeenten, die qualitate qua functionaris zijn van de GRSK. Deze topfunctionarissen in de zin van WNT zijn niet in dienst bij de GRSK en ontvangen geen bezoldiging voor hun werkzaamheden ten behoeve van GRSK.
Sinds 18 september 2017 is een directeur met vaste aanstelling benoemd. Hiervoor is een WNT- verantwoording opgenomen.
WNT-verantwoording 2020 GRSK
De WNT is van toepassing op GRSK. Het voor GRSK toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020
€ 201.000.
1. Bezoldiging topfunctionarissen
1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling alsmede degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt
Gegevens 2020 bedragen x € 1 | B.K.F. Cerutti |
Functiegegevens | Directeur A |
Aanvang en einde functievervulling in 2020 | 01/01 – 31/12 |
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) | 1,0 |
Dienstbetrekking? | ja |
Bezoldiging | |
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen | 97.190,75 |
Beloningen betaalbaar op termijn | 17.304,60 |
Subtotaal | 114.495,36 |
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum | 201.000,00 |
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag | N.v.t. |
Bezoldiging | 114.495,36 |
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan | N.v.t. N.v.t. |
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling | N.v.t. |
Gegevens 2019 | |
bedragen x € 1 | B.K.F. Cerutti |
Functiegegevens | Directeur A |
Aanvang en einde functievervulling in 2019 | 01/01 – 31/12 |
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) | 1,0 |
Dienstbetrekking? | ja |
Bezoldiging | |
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen | 94.007,88 |
Beloningen betaalbaar op termijn | 16.211,52 |
Subtotaal | 110.219,40 |
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum1 | 194.000,00 |
Bezoldiging | 110.219,40 |
4.3 Investeringen in 2020
In onderstaand overzicht zijn de investeringen in 2020 afgezet tegen de gevoteerde kredieten. Deze investeringen betreft volledig de afdeling SSC. In het jaarverslag van deze afdelingen worden deze toegelicht.
Investeringen in 2020
Omschrijving Krediet | Krediet in Primaire Begroting 2020 | Krediet 2020 na begrotingswijziging | Investering 2020 | Verschil |
IT-hardware vervanging | 1.055.000 | 755.000 | 897.755 | -142.755 |
Vervangen server Bladel AS400 | 300.000 | 0 | 0 | 0 |
Vervanging van fire walls | 75.000 | 75.000 | 78.711 | -3.711 |
UPS Bladel | 20.000 | 20.000 | 19.699 | 302 |
Blades Bladel | 175.000 | 175.000 | 211.901 | -36.901 |
Cabinet Bladel | 25.000 | 25.000 | 30.272 | -5.272 |
Blades Eersel | 60.000 | 60.000 | 72.652 | -12.652 |
SAN bladel en Eersel | 400.000 | 400.000 | 484.521 | -84.521 |
IT-software/hardware nieuw | 260.000 | 345.000 | 126.552 | 218.448 |
Beveiling devices outside infrastructuur | 30.000 | 30.000 | 12.924 | 17.076 |
Invoering IPv6 Kempenbreed | 50.000 | 50.000 | 0 | 50.000 |
Berichtenbox mijn overheid | 100.000 | 0 | 0 | 0 |
Digitaal ondertekenen | 80.000 | 80.000 | 0 | 80.000 |
Aanschaf mobiele devices | 0 | 185.000 | 113.628 | 71.372 |
IT-software vervanging | 437.285 | 437.285 | 369.046 | 68.239 |
Ms exchange software | 75.000 | 75.000 | 73.949 | 1.051 |
Vernieuwing telefonie | 79.985 | 79.985 | 92.564 | -12.579 |
Geo aanbesteding | 39.000 | 39.000 | 73.473 | -34.473 |
ICT Omgevingswet | 100.000 | 100.000 | 0 | 100.000 |
Upgrade RO-totaal | 20.000 | 20.000 | 17.500 | 2.500 |
Woz-berichtenverkeer | 56.300 | 56.300 | 42.300 | 14.000 |
GCI veilig (SIEM / SOC) | 15.000 | 15.000 | 17.120 | -2.120 |
Licentie Document Management Systeem | 52.000 | 52.000 | 52.140 | -140 |
Overige investeringen vervanging | 115.000 | 115.000 | 41.890 | 73.110 |
Infrastructuur wifi | 80.000 | 80.000 | 41.890 | 38.110 |
Blussysteem | 35.000 | 35.000 | 0 | 35.000 |
Totaal | 1.867.285 | 1.652.285 | 1.435.244 | 217.041 |
Alle bedragen in euro's.
Kredieten worden op geaggregeerd niveau vastgesteld.
4.4 Bijdragen van deelnemende gemeenten in 2020
De gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten schrijft voor, dat bevoorschotting door deelnemende gemeenten plaatsvindt, op basis van de vastgestelde begroting, vooraf en per kwartaal.
De primaire begroting 2020 werd vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 25 juni 2019.
De voorschotbedragen voor de eerste drie kwartalen van 2020, die bij deelnemende gemeenten in rekening werden gebracht, waren gebaseerd op de primaire begroting van 2020. Bij het vaststellen van de primaire begroting 2021, op 23 juni 2020, werd ook tot een begrotingswijziging 2020 besloten. Daarnaast heeft er nog een begrotingswijziging plaatsgevonden op 17 november 2020.
Primaire begroting 2020 | Vastgesteld door AB op 25 juni 2019 |
1e begrotingswijziging 2020 | Vastgesteld door het AB op 23 juni 2020 |
2e begrotingswijziging 2020 | Vastgesteld door het AB op 17 november 2020 |
Tabel: Vastgestelde bijdragen voor de deelnemende gemeenten voor 2020 vastgesteld door AB op 17 november 2020
Begroting 2020 (17-11-2020) | |
Bijdrage per gemeente | 0000 |
Xxxxxxxx Xxxxxxxx | 3.102.130 |
Gemeente Bladel | 4.645.781 |
Gemeente Eersel | 4.329.264 |
Gemeente Oirschot | 3.376.192 |
Gemeente Reusel-De Mierden | 3.239.239 |
Totaal | 18.692.605 |
5 BALANS EN TOELICHTING OP DE BALANS
Balans van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten | |||||
ACTIVA | 31-12-2020 | 31-12-2019 | PASSIVA | 31-12-2020 | 31-12-2019 |
Vaste activa | Vaste Passiva | ||||
Materiele vaste activa - investeringen met economisch nut | 2.520.602 2.520.602 | 1.666.584 1.666.584 | Eigen vermogen | 859.571 | 315.295 |
- Bestemmingsreserve - Saldo gerealiseerd resultaat | 400.000 459.572 | 0 315.295 | |||
Totaal vaste activa | 2.520.602 | 1.666.584 | |||
Vlottende activa | Vaste schulden met een looptijd van meer dan 1 jaar | 0 | 0 | ||
Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar | 3.532.904 | 4.791.088 | |||
Totaal vaste passiva | 859.571 | 315.295 | |||
- vorderingen op openbare lichamen | 575.759 | 1.707.493 | Vlottende passiva | ||
- overige vorderingen | 9.301 | 25.202 | Netto vlottende schulden korter dan één jaar | 6.142.154 | 7.139.211 |
- uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar | 2.947.844 | 3.058.393 | - Kasgeldlening - Overige schulden | 1.500.000 4.642.154 | 0 7.139.211 |
Liquide middelen | 278.315 | 252.945 | Overlopende passiva | ||
Overlopende activa | 782.374 | 830.355 | - Nog te betalen bedragen | 112.470 | 86.466 |
Totaal vlottende activa | 4.593.593 | 5.874.388 | Totaal vlottende passiva | 6.254.624 | 7.225.677 |
Totaal generaal | 7.114.195 | 7.540.972 | Totaal generaal | 7.114.195 | 7.540.972 |
5.1 Balans van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten
5.2 Toelichting op de balans
In de volgende paragrafen worden de op de balans vermelde posten van een toelichting voorzien.
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening
Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht.
VASTE ACTIVA
Vaste activa
Activa die bedoeld zijn om de uitoefening van de werkzaamheid van de GRSK duurzaam te dienen.
Materiële vaste activa
Materiële vaste activa zijn fysiek aanwezige activa. Het BBV kent de volgende soorten materiële vaste activa:
o investeringen met een economisch nut;
o investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;
o investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
De Samenwerking Kempengemeenten heeft alleen geïnvesteerd in activa met economisch nut. Alle materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.
De op de oorspronkelijke verkrijgings- of vervaardigingsprijs toegepaste jaarlijkse afschrijvingen corresponderen met een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (kortste van de geschatte economische levensduur óf technische gebruiksduur) van de geactiveerde objecten en voorzieningen. In onderstaande tabel is het verloop in 2020 vermeld.
Verloop boekwaarde investeringen met economisch nut
Materiële vaste activa | Boekwaarde 01-01-2020 | Investeringen 2020 | Vermindering / subsidies | Afwaar- dering | Afschrijving 2020 | Boekwaarde 31-12-2020 |
Gronden en terreinen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Woonruimten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Bedrijfsgebouwen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Xxxxx-, weg- en water- bouwkundige werken | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Vervoermiddelen | 36.154 | 0 | 0 | 0 | 5.602 | 30.552 |
Machines, apparaten en installaties | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Overige m.v.a. | 1.630.430 | 1.435.244 | 0 | 0 | 575.624 | 2.490.050 |
Totaal | 1.666.584 | 1.435.244 | 0 | 0 | 581.226 | 2.520.602 |
Alle bedragen in euro’s.
Vervoermiddelen
De afschrijving is conform de vastgestelde regels ter zake.
Overige materiële vaste activa
Hardware- en software en overige
In 2020 heeft de Samenwerking Kempengemeenten in hard- en softwareprojecten geïnvesteerd voor een
bedrag van € 1.435.244.
Er hebben in 2020 geen afwaarderingen plaatsgevonden op activa.
VLOTTENDE ACTIVA
Uitzettingen korter dan 1 jaar
Deze uitzettingen worden onderverdeeld in “Vorderingen op openbare lichamen”, “Overige vorderingen” en
“Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rente typische looptijd korter dan één jaar”.
Vorderingen op openbare lichamen
De debiteuren van de Samenwerking Kempengemeenten betreffen met name de vorderingen over 2020 op de deelnemende gemeenten en enkele andere openbare lichamen volgens onderstaande specificatie:
Vorderingen op openbare lichamen | 31-12-2020 | 31-12-2019 |
Kempengemeenten | 551.346 | 659.583 |
Overige openbare lichamen | 24.413 | 1.047.910 |
Totaal | 575.759 | 1.707.493 |
Overige vorderingen
De stand van de overige vorderingen per 31-12-2020 bedroeg € 9.301 (2019: € 25.202). Hierin zijn onder andere vorderingen op niet-openbare lichamen opgenomen.
Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rente typische looptijd korter dan één jaar
De Samenwerking Kempengemeenten heeft in 2020 uitvoering gegeven aan het verplichte schatkistbankieren. Het saldo van de middelen in de schatkist op 31 december 2020 bedraagt € 2.947.844 (2019: € 3.058.393).
Liquide middelen
Specificatie | 31-12-2020 | 31-12-2019 |
Kassaldo | 0 | 0 |
Banksaldi | 278.315 | 252.945 |
Totaal | 278.315 | 252.945 |
De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Bedragen in Euro’s
Overlopende activa
De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
Specificatie | 31-12-2020 | 31-12-2019 |
Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van | 722.780 | 777.498 |
volgenden begrotingsjaren komen | ||
Nog te ontvangen van overige Nederlandse | 59.594 | 52.291 |
overheidslichamen | ||
Overige nog te ontvangen bedragen | 0 | 567 |
Totaal | 782.374 | 830.356 |
Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen
Betreft (jaarlijks) vooruitbetaalde facturen van hard- en software leveranciers. Het gaat hier met name om gebruikerslicenties die afgesloten zijn voor meerdere jaren. Een bedrag ad € 139.000 van de vooruitbetaalde bedragen heeft een looptijd van langer dan één jaar.
Nog te ontvangen van overige Nederlandse overheidslichamen
De post nog te ontvangen van overige Nederlandse overheidslichamen bestaat uit nota’s met betrekking tot 2020.
VASTE PASSIVA
Hieronder is bij de diverse onderdelen van de vaste passiva een toelichting gegeven.
De vaste passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde, tenzij bij het betreffende balanshoofd anders staat ver- meld.
Eigen vermogen
De post eigen vermogen wordt onderscheiden in reserves, gespecificeerd naar:
- bestemmingsreserve
- saldo gerealiseerd resultaat
Algemene reserve
De Samenwerking Kempengemeenten heeft niet de beschikking over reserves. Het Algemeen Bestuur stelde op 15 november 2011 het beleid met betrekking tot het weerstandsvermogen vast. Besloten is dat de deelnemende ge- meenten weerstandscapaciteit aanhouden om de risico’s van SK te dekken. Het exploitatieresultaat wordt elk jaar af- gerekend met de deelnemende gemeenten.
Saldo gerealiseerd resultaat
Het saldo van baten en lasten over 2020 levert een resultaat op van € 459.571
Na vaststelling van de jaarstukken door het Algemeen Bestuur, wordt een voorstel voorgelegd aan het AB over uitke- ring van het resultaat 2020 aan de deelnemende gemeenten, conform de gemaakte afspraken. Het voorstel tot resul- taatbestemming 2020 zal inhouden, dat € 459.571 wordt uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten.
Saldo gerealiseerd resultaat | 01-01-2020 | Uitgekeerd resultaat 2019 | Toevoeging reserves 2020 | Resultaat 2020 | 31-12-2020 |
Gerealiseerd resultaat | 315.295 | 315.295 | 0 | 459.571 | 459.571 |
Bestemmingsreserve | 0 | 0 | 400.000 | 400.000 | |
Totaal Eigen Vermogen | 315.295 | 315.295 | 400.000 | 459.571 | 859.571 |
Bestemmingsreserve | 01-01-2020 | Toevoeging reserves 2020 | 31-12-2020 |
Opnieuw verbinden | 0 | 100.000 | 100.000 |
Frictiekosten taakstelling | 0 | 300.000 | 300.000 |
Totaal bestemmingsre- serve | 0 | 400.000 | 400.000 |
Bestemmingsreserve opnieuw verbinden
Deze reserve houdt verband het project opnieuw verbinden. In 2020 hebben er geen uitgaven plaatsgevonden op het budget van opnieuw verbinden. In het AB van 17 november 2020 is besloten om het krediet over te hevelen naar 2021.
Bestemmingsreserve Frictiekosten taakstelling
Voor structurele bezuiniging op de kosten van overhead wordt bij de afdeling staf de formatie verminderd met ingang van 1 januari 2021. Deze maatregel gaat gepaard met de vorming van een bestemmingsreserve. Om de reductie van overhead kosten tot stand te brengen zijn incidentele maatregelen nodig. De omvang van de bestemmingsreserve is bepaald op de loonkosten van de vervallen functies voor twee jaren. In het AB van 17 november is besloten om de bestemmingsreserve te vormen.
VLOTTENDE PASSIVA
Hieronder is bij de diverse onderdelen van de vlottende passiva een toelichting gegeven. De vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde, tenzij bij het betreffende balanshoofd anders staat vermeld.
Xxxxx vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
De netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
Overige schulden
De overige schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
Specificatie overige schulden | 31-12-2020 | 31-12-2019 |
Schulden aan deelnemende gemeenten | 3.083.854 | 5.600.896 |
Crediteuren | 1.050.931 | 1.269.575 |
Belastingen | 507.368 | 268.740 |
Kasgeldlening | 1.500.000 | 0 |
Totaal | 6.142.153 | 7.139.211 |
Overlopende passiva
De overige overlopende passiva worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
Specificatie overlopende passiva | 31-12-2020 | 31-12-2019 |
Nog te betalen bedragen | 112.470 | 86.466 |
Totaal | 112.470 | 86.466 |
Alle bedragen in euro’s.
Nog te betalen bedragen
Jaarlijks wordt bij het afsluiten van een dienstjaar bepaald welke bedragen nog niet door crediteuren over het af te sluiten jaar in rekening zijn gebracht.
Garantstellingen
De Samenwerking Kempengemeenten heeft geen garantstellingen afgegeven.
In het BBV wordt summier ingegaan op de niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen. Artikel 53 vermeldt het volgende: “In de toelichting op de balans worden de niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen vermeld waaraan de provincie of de gemeente voor toekomstige jaren is verbonden.” In de toelichting op dat artikel worden als voorbeeld vermeld de langlopende huurcontracten en leasecontracten. Bij de niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen gaat het om meerjarige overeenkomsten.
Toegepast op de SK betreft dit bijvoorbeeld huurovereenkomsten en contracten waaraan de SK voor toekomstige jaren is gebonden. Onderstaand is het overzicht per einde boekjaar vermeld.
Niet uit balans blijkende verplichtingen | Opmerking | Verplichtingen 1 jaar 2021 | Verplichtingen 2022 tot en met 2026 | Totaal |
Lopende huurcontracten Huurovereenkomst Bergeijk Huurovereenkomst RDM Huurovereenkomst Eersel Huurovereenkomst Bladel | 42 werkplekken 11 werkplekken 66 werkplekken 56 werkplekken | 73.000 19.000 114.000 97.000 | 292.000 76.000 457.000 388.000 | 365.000 95.000 571.000 485.000 |
ICT-contracten * Bundeling | Lopende contracten | 2.702.000 | 5.375.000 | 8.077.000 |
Totaal | 3.005.000 | 6.588.000 | 9.593.000 |
Alle bedragen in euro’s.
* Bij ICT contracten zijn deze gebundeld tot de totale verplichting, op basis van het contractenregister, dat in Topdesk wordt bijgehouden door SSC.
Vanaf december 2013 geldt voor de Samenwerking Kempengemeenten de verplichting om liquide middelen boven een bepaald drempelbedrag, aan te houden bij het Rijk; het zogenaamde schatkistbankieren.
Verantwoording wordt gevraagd met betrekking tot:
⮚ Het drempelbedrag voor het begrotingsjaar
Het drempelbedrag is het bedrag dat de GRSK maximaal aan eigen liquiditeit (buiten de schatkist) aan mag houden.
⮚ Voor ieder kwartaal van het jaar dient het bedrag aan middelen toegelicht te worden dat “buiten de schatkist” is gehouden Dit bedrag dient het gemiddelde per kwartaal te zijn.
Voor de verantwoording van de genoemde punten wordt gebruik gemaakt van onderstaande tabel.
Het drempelbedrag voor de SK is het minimumbedrag dat bij Schatkistbankieren geldt, namelijk 250.000 euro. Buiten de schatkist houdt de Samenwerking Kempengemeenten alleen middelen aan in de vorm van saldi op de bankrekeningen BNG.
In 2020 werd voldaan aan de voorschriften die van kracht zijn voor het schatkistbankieren.
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) | |||||
Verslagjaar | 2020 | ||||
(1) | Drempelbedrag | 250 | |||
Kwartaal 1 | Kwartaal 2 | Kwartaal 3 | Kwartaal 4 | ||
(2) | Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen | 000 | 000 | 000 | 269 |
(3a) = (1) > (2) | Ruimte onder het drempelbedrag | - | - | - | - |
(3b) = (2) > (1) | Overschrijding van het drempelbedrag | 1 | 2 | 13 | 19 |
(1) Berekening drempelbedrag | |||||
2020 | Verslagjaar | ||||
(4a) | Begrotingstotaal verslagjaar | 18.716 | |||
(4b) | Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen | 18.716 | |||
(4c) | Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat | - | |||
(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een minimum van €250.000 | Drempelbedrag | 250 | |||
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen | |||||
Kwartaal 1 | Kwartaal 2 | Kwartaal 3 | Kwartaal 4 | ||
(5a) | Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) | 22.547 | 22.963 | 24.191 | 24.738 |
(5b) | Dagen in het kwartaal | 90 | 91 | 92 | 92 |
(2) - (5a) / (5b) | Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen | 251 | 252 | 263 | 269 |
6 BIJLAGEN
6.1 Samenstelling bestuur en directie van de GRSK in 2020
Samenstelling Dagelijks Bestuur in 2020
Burgemeesters van de deelnemende gemeenten:
X. Xxxxxxxxxx
R.P.G. Bosma
W.A.C.M. Wouters
J.C.R. Keijzers-Verschelling
X.X.X. xxx xx Xxx
Samenstelling Algemeen Bestuur in 2020
Colleges van de deelnemende gemeenten:
College B&W gemeente Bergeijk
X. Xxxxxxxxxx; M.M. Kuijken; S.C.A. Xxxxxxx ; X. Xxxxxx.
College B&W gemeente Bladel
R.P.G. Xxxxx; X.X.X.X. xxx xxx Xxxxxx; A.P. d’Haens; D.S.C. Xxxxxx.
College B&W gemeente Eersel
W.A.C.M. Xxxxxxx; H.J.M. Beex; S.P.G. Xxx; S.J. Kraaijeveld.
College B&W gemeente Oirschot
J.C.R. Keijzers-Verschelling; P.A.G. Xxxxxxxxxx; E.G.H. Langens-Xxxxxxxxx; X.X.X. xxx Xxxx.
College B&W gemeente Reusel-De Mierden
X.X.X.X. xxx xx Xxx, M.P.M. Xxxx, X.X.X. xxx xx Xxxxx, X. Rombouts.
Samenstelling Directie in 2020
Gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten:
X. Xxxx (Xxxxxxxx) ; E.L.C.M. Mol (Bladel), H.M.L. Offermans (Eersel),
X. Xxxxxxx- xxx Xxxxx (Oirschot), X.X.X.X. Xxxxxxxxxx (Xxxxxx-Xx Xxxxxxx).
De xxxx X. Xxxxxxx is benoemd tot directeur van de GRSK.
6.2 BBV verantwoordingsbijlage 2020
Realisatie 2020 ingedeeld naar Taakvelden BBV
Taakveld | Staf | P&O | SSC | MD | VTH | Totaal lasten | Totaal Baten | Saldo lasten en baten |
Beheer en ondersteuning | ||||||||
0.1 Bestuur | ||||||||
0.4 Overhead | 962.099 | 999.764 | 6.056.723 | 484.726 | 308.009 | 8.811.321 | 8.985.312 | -173.991 |
0.5 Treasury | ||||||||
0.8 Baten en lasten | ||||||||
0.10 Mutaties reserves | 400.000 | 400.000 | - | |||||
Totaal Beheer en ondersteuning | 1.362.099 | 999.764 | 6.056.723 | 484.726 | 308.009 | 9.211.321 | 8.985.312 | 226.009 |
Veiligheid | ||||||||
1.2 Openbare orde en veiligheid | 556.426 | 556.426 | 627.555 | -71.129 | ||||
Totaal veiligheid | - | - | - | - | 556.426 | 556.426 | 627.555 | -71.129 |
Sociaal domein | ||||||||
6.2 Wijkteams | 2.923.812 | 2.923.812 | 3.316.872 | -393.060 | ||||
6.3 Inkomensregelingen | 526.696 | 526.696 | 275.432 | 251.264 | ||||
6.4 Begeleide participatie | - | |||||||
6.5 Arbeidsparticipatie | ||||||||
6.71 Maatwerkdienstverlening 18+ | 1.750.982 | 1.750.982 | 2.046.039 | -295.057 | ||||
6.72 Maatwerkdienstverlening 18- | ||||||||
Totaal sociaal domein | - | - | - | 5.201.490 | - | 5.201.490 | 5.638.343 | -436.853 |
- | ||||||||
Volksgezondheid en milieu | ||||||||
7.3 Afval | 157.585 | 157.585 | 166.633 | -9.048 | ||||
7.4 Milieubeheer | 433.733 | 433.733 | 540.834 | -107.101 | ||||
Totaal volksgezondheid en milieu | - | - | - | - | 591.318 | 591.318 | 707.467 | -116.149 |
Volkshuisvestiging, ruimtelijke | ||||||||
ordening en stedelijke vernieuwing | ||||||||
8.1 Ruimtelijke ordening | 1.063.608 | 1.063.608 | 1.010.735 | 52.873 | ||||
8.3 Wonen en bouwen | 455.832 | 2.160.462 | 2.616.294 | 2.730.616 | -114.322 | |||
Totaal volkshuisvestiging, ruimtelijke | ||||||||
ordening en stedelijke vernieuwing | - | - | 1.519.440 | - | 2.160.462 | 3.679.901 | 3.741.351 | -61.450 |
1.362.099 | 999.764 | 7.576.162 | 5.686.216 | 3.616.215 | 19.240.457 | 19.700.028 | -459.571 |
SAMENWERKING KEMPENGEMEENTEN
BEGROTING 2022
MEERJARENRAMING 2023-2025
BEGROTINGSWIJZIGING 2021
“KOERS ZETTEN NAAR OPNIEUW VERBINDEN”
Ontwerpbegroting 2022
Versie ten behoeve van zienswijzen raden
13-4-2021