CONTRACTPARTIJEN:
AVG SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
t.b.v. Brede School Het Anker te Wijk bij Duurstede
CONTRACTPARTIJEN:
1. Stichting Gewoon Speciaal, gevestigd te Houten, KVK 30265539, vertegenwoordigd door
X. Xxxxxxx, voorzitter college van Bestuur hierna te noemen: “Gewoon Speciaal”
en
2. Stichting Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede, gevestigd te Wijk bij Duurstede, KVK 51482827, vertegenwoordigd door H.J. Sikken, voorzitter college van Bestuur
hierna te noemen: “Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede”
hierna tezamen te noemen: “partijen”
OVERWEGENDE DAT:
Gewoon Speciaal en Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede een samenwerking zijn gestart om een inspirerende leef- en leergemeenschap te creëren voor kinderen tussen 0 en 13 jaar uit de regio Wijk bij Duurstede;
Partijen met deze samenwerking gezamenlijk invulling willen geven aan de wet passend onderwijs, waarbij de competenties vanuit het regulier en speciaal basisonderwijs optimaal worden verenigd;
Deze samenwerking op uitvoerend niveau plaatsvindt tussen een school voor speciaal basisonderwijs en een basisschool. De school voor speciaal basisonderwijs is s.b.o. Het Anker. Dit is één van de scholen van Gewoon Speciaal. De basisschool is o.b.s. Het Anker. Dit is één van de basisscholen van Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede.
Voornoemde scholen tezamen naar buiten treden als Brede School Het Anker; Brede School Het Anker geen rechtspersoonlijkheid of BRIN-nummer bezit;
Leerlingen van Brede School Het Anker ofwel staan ingeschreven bij s.b.o. Het Anker ofwel staan ingeschreven bij o.b.s. Het Anker;
De directeur of directieleden, leerkrachten en overig ondersteunend personeel in dienst zijn van ofwel Gewoon Speciaal ofwel Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede, met uitzondering van het administratieve personeel dat in dienst van beide stichtingen is;
Gewoon Speciaal en Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede het belangrijk vinden om de privacy van leerlingen en hun ouders/verzorgers en personeel te beschermen;
De Algemene Verordening gegevensbescherming (hierna: AVG) op 25 mei 2018 van toepassing is geworden, die de rechten van betrokkenen versterkt en de plichten van organisaties uitbreidt; Gewoon Speciaal en Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede de bescherming van de privacy van hun leerlingen op de Brede School Het Anker, vanwege de bijzondere status die de school heeft binnen de beide stichtingen, tot op heden onderbelicht vinden.
Gewoon Speciaal en Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede daarom, mede in het licht van de AVG, de wens hebben om duidelijke afspraken te maken ten behoeve van de privacy van de leerlingen op Brede School het Anker en hun ouders/verzorgers en ten behoeve van het personeel dat werkzaamheden voor deze school verricht. Deze afspraken willen Gewoon Speciaal en Onderwijs Wijk bij Duurstede neerleggen in onderhavige AVG-samenwerkingsovereenkomst;
Deze AVG-samenwerkingsovereenkomst louter tot doel heeft om afspraken te maken over de bescherming van persoonsgegevens binnen de Brede School Het Anker;
Deze AVG-samenwerkingsovereenkomst uitdrukkelijk niet tot doel heeft om anderszins afspraken te maken over de samenwerking ten behoeve van Brede School Het Anker.
PARTIJEN KOMEN ALS VOLGT OVEREEN:
1. Totstandkoming en duur overeenkomst
1.1. Met deze AVG-samenwerkingsovereenkomst maken partijen afspraken over de gevolgen die hun samenwerking ten behoeve van Brede School Het Anker heeft voor de privacy van de leerlingen, hun ouders/verzorgers en het personeel dat werkzaamheden verricht ten behoeve van de school.
1.2. Deze overeenkomst eindigt indien de samenwerking tussen contractpartijen in
Brede School Het Anker eindigt.
1.3. Contractpartijen laten deze AVG-samenwerkingsovereenkomst opnieuw bezien en zo nodig aanpassen indien de samenwerking tussen contractpartijen in Brede School Het Anker ertoe leidt dat de Brede School een onderwijslicentie (brinnummer) krijgt toegewezen.
2. Definities
2.1. De definities die in deze overeenkomst worden gebruikt zijn, voor zover relevant, gelijkluidend aan de definities in de AVG en de Uitvoeringswet AVG.
3. Verwerkingsverantwoordelijken
3.1. Gewoon Speciaal is verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft van leerlingen die staan ingeschreven op s.b.o. Het Anker en voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft van personeel dat in dienst is bij Gewoon Speciaal.
3.2. Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede is verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft van leerlingen die staan ingeschreven op o.b.s. Het Anker en voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft van personeel dat in dienst is bij Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede
3.3. Gewoon Speciaal en Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede zijn allebei verwerkingsverantwoordelijk voor de financiële medewerker die in dienst van beide stichtingen is.
4. Verwerking van persoonsgegevens
4.1. Gewoon Speciaal onderkent dat ten behoeve van de samenwerking de persoonsgegevens van leerlingen die staan ingeschreven op s.b.o. Het Anker niet alleen door eigen personeel wordt verwerkt, maar ook door het personeel in dienst van Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede, werkzaam op Het Anker.
4.2. Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede onderkent dat ten behoeve van de samenwerking de persoonsgegevens van leerlingen die staan ingeschreven op o.b.s. Het Anker niet alleen door eigen personeel wordt verwerkt, maar ook door het personeel in dienst van Gewoon Speciaal, werkzaam op Het Anker.
4.3. De verwerking bedoeld onder 4.1 en 4.2 vindt (op termijn) onder meer plaats doordat het personeel van de ene partij toegang krijgt tot de administratiesystemen van de andere partij voor zover dit nodig is voor de uitvoering van hun werkzaamheden in het kader van de samenwerking in Het Anker. De verwerkingen bedoeld onder 4.1 en 4.2 vinden ook plaats doordat het personeel van beide partijen de ontwikkelingen van de leerlingen van Het Anker bespreekt in overleggen en er gezamenlijk kind- en groepsverslagen worden gemaakt die worden bewaard op een gedeelde server van beide stichtingen.
4.4. Partijen onderkennen dat er voor de gegevensverwerking als bedoeld onder 4.1 en 4.2 toestemming nodig is van de ouders/verzorgers van de leerlingen.
4.5. Partijen spreken daarom af dat zij het voor hen van toepassing zijnde toestemmingsformulier in bijlage 1 bij deze samenwerkingsovereenkomst naar de ouders/verzorgers sturen van de leerlingen die reeds staan ingeschreven op s.b.o. Het Anker respectievelijk o.b.s. Het Anker;
4.6. Voor nieuwe leerlingen spreken partijen af dat zij het onder 4.5 bedoelde toestemmingsformulier verwerken in de inschrijfformulieren van s.b.o. Het Anker en o.b.s. Het Anker, bijvoorbeeld door deze als appendix daaraan toe te voegen, zodat de toestemming reeds bij inschrijving van de leerling kan worden verkregen.
5. Toegangsmatrix
Conform de privacy protocollen van de beide stichtingen worden autorisatiematrixen gehanteerd om de toegang tot persoonsgegevens van de leerlingen, zoals die in het leerlingvolgsysteem en die op de gedeelde server, te reguleren.
6. Rechten van betrokkenen
6.1. Gelet op artikel 3 van deze overeenkomst, moet een betrokkene die gebruik wil maken van zijn rechten die de AVG hem toekent (inzage, rectificatie, wissing, beperking en dataportabiliteit), zich richten tot de contactpersoon van de (stichting van de) school waarop de betreffende leerling staat ingeschreven dan wel waarbij het betreffende personeelslid in dienst is.
6.2. Voor zover dit in het kader van de samenwerking ten behoeve van Brede School Het Anker redelijkerwijs van partijen kan worden verlangd, zullen zij op FG-niveau afstemmen over verzoeken van betrokkenen om van hun rechten gebruik te maken.
7. Transparantie en informatieplicht
Ten behoeve van de transparantie naar ouders toe en om aan hun informatieplicht te voldoen, zullen partijen de privacy statement in bijlage 2 bij deze overeenkomst op de website van Brede School Het Anker plaatsen. Deze statement verwijst naar de privacy protocollen van Gewoon Speciaal en Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede.
8. Gedragscode voor personeel
Het personeel van beide partijen conformeert zich aan de respectievelijke gedragscodes die op elkaar zijn afgestemd.
9. Verwerkingsregister
De verwerkingen van persoonsgegevens die in het kader van de samenwerking Brede School Het Anker plaatsvinden, worden toegevoegd aan de bestaande verwerkingsregisters die beide partijen reeds bijhouden om te voldoen aan artikel 30 AVG.
10. Datalekken
In geval van datalekken, geldt de procedure voor datalekken van de partij die ten aanzien van het datalek verwerkingsverantwoordelijke is. Die partij is dan ook verantwoordelijk voor eventuele melding van het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor zover dit in het kader van de samenwerking ten behoeve van Brede School Het Anker redelijkerwijs van partijen kan worden verlangd, zullen zij waar nodig op FG-niveau afstemmen over het verzamelen van informatie over het datalek.
11. Aansprakelijkheid
Partijen zijn niet aansprakelijk voor schade die de andere partij lijdt als gevolg van boetes of lasten onder dwangsom van de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij de schade te wijten is aan de omstandigheid dat het personeel van de andere partij zich aantoonbaar niet aan de gedragscode bedoeld in artikel 8 heeft gehouden.
12. Bewaartermijnen en vernietiging
Als een leerling Het Xxxxx verlaat of als de samenwerking tussen partijen ten behoeve van Het Anker stopt, worden de persoonsgegevens van leerlingen in beginsel alleen nog bewaard in het leerlingvolgsysteem van de school waarop de leerling stond ingeschreven. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk en niet langer dan de wettelijk gestelde termijnen. Groepsverslagen mogen wel op de gedeelde server worden bewaard. De toegangsrechten tot die verslagen worden vanaf dat moment echter wel (verder) beperkt en de verslagen worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Medische dossiers worden door de behandelend specialist bewaard in een beveiligde omgeving conform de wettelijke bewaartermijn.
Aldus in tweevoud opgemaakt en door beide partijen ondertekend en overeengekomen d.d. 1-8-2019:
Stichting Gewoon Speciaal | Stichting Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede |
X. Xxxxxxx, voorzitter College van Bestuur | H.J. Sikken, voorzitter College van Bestuur |
………………………………………………………………………… | ………………………………………………………………………….. |
BIJLAGE 1: Toestemmingsformulieren
A: o.b.s. Het Anker (ouders)
Uw kind krijgt les op Brede School Het Anker, maar staat officieel ingeschreven op o.b.s. Het Anker. Brede School Het Anker geeft elk kind het onderwijs, de begeleiding en de ondersteuning die het nodig heeft om zich te ontwikkelen. Om deze vorm van passend onderwijs mogelijk te maken wordt het onderwijsprogramma gezamenlijk verzorgd door o.b.s. Het Anker en s.b.o. Het Anker.
Dit betekent dat uw kind ook wordt ondersteund door personeel van s.b.o. Het Anker .
Om deze vorm van onderwijs, begeleiding en ondersteuning mogelijk te kunnen maken, is het voor Brede School het Anker een voorwaarde dat o.b.s. Het Anker de persoonsgegevens van uw kind, waaronder gezondheidsgegevens, mag delen met het personeel van s.b.o. Het Anker dat uw kind ondersteunt op school. En dat o.b.s. Het Anker dit personeel toegang mag geven tot de persoonsgegevens van uw kind in het leerlingvolgsysteem.
Stichting Openbaar Onderwijs Wijk, waarvan o.b.s. Het Anker onderdeel uitmaakt, vraagt hieronder daarvoor uw toestemming. U heeft ten allen tijde het recht om uw toestemming weer in te trekken. Het personeel van s.b.o. Het Anker heeft een geheimhoudingsplicht.
Naam Kind:………………………………………………….
Naam ouder/verzorger 1 Naam ouder/verzorger 2
…………………………………… …………………………………….
Datum Datum
………………………………….. …………………………………….
□ Ik geef toestemming om de persoons- □ Ik geef toestemming om de persoons- gegevens van mijn kind te delen met het gegevens van mijn kind te delen met het personeel van s.b.o. Het Anker dat mijn kind personeel van s.b.o. Het Anker dat mijn kind ondersteunt en om dit personeel toegang ondersteunt en om dit personeel toegang te geven tot de persoonsgegevens van te geven tot de persoonsgegevens van mijn kind in het leerlingvolgsysteem. mijn kind in het leerlingvolgsysteem.
□ Ik geef geen toestemming □ ik geef geen toestemming
Handtekening Handtekening
………………………………….. …………………………………….
B: s.b.o. Het Anker (ouders)
Uw kind krijgt les op Brede School Het Anker, maar staat officieel ingeschreven op s.b.o. Het Anker. Brede School Het Anker geeft elk kind het onderwijs, de begeleiding en de ondersteuning die het nodig heeft om zich te ontwikkelen. Om deze vorm van passend onderwijs mogelijk te maken wordt het onderwijsprogramma gezamenlijk verzorgd door basisschool o.b.s. Het Anker en s.b.o. Het Anker. Dit betekent dat uw kind ook wordt ondersteund door personeel van o.b.s. Het Anker.
Om deze vorm van onderwijs, begeleiding en ondersteuning mogelijk te kunnen maken, is het voor Brede School het Anker een voorwaarde dat s.b.o. Het Anker de persoonsgegevens van uw kind, waaronder gezondheidsgegevens, mag delen met het personeel van o.b.s. Het Anker dat uw kind ondersteunt op school. En dat s.b.o. Het Anker dit personeel toegang mag geven tot de persoonsgegevens van uw kind in het leerlingvolgsysteem.
Stichting Gewoon Speciaal, waarvan s.b.o. Het Anker onderdeel uitmaakt, vraagt hieronder daarvoor uw toestemming. U heeft ten allen tijde het recht om uw toestemming weer in te trekken. Het personeel van o.b.s. Het Anker heeft een geheimhoudingsplicht.
Naam Kind:………………………………………………….
Naam ouder/verzorger 1 Naam ouder/verzorger 2
…………………………………… …………………………………….
Datum Datum
………………………………….. …………………………………….
□ Ik geef toestemming om de persoons- □ Ik geef toestemming om de persoons- gegevens van mijn kind te delen met het gegevens van mijn kind te delen met het personeel van o.b.s. Het Anker dat mijn kind personeel van o.b.s. Het Anker dat mijn kind ondersteunt en om dit personeel toegang ondersteunt en om dit personeel toegang te geven tot de persoonsgegevens van te geven tot de persoonsgegevens van mijn kind in het leerlingvolgsysteem. mijn kind in het leerlingvolgsysteem.
□ Ik geef geen toestemming □ ik geef geen toestemming
Handtekening Handtekening
………………………………….. …………………………………….
C. Toestemmingsformulier persoonsgegevens op website: medewerkers en vrijwilligers
Om ouders en andere websitebezoekers te informeren over de samenstelling van het team en de vrijwilligers die allemaal een functie vervullen op De Brede School Het Anker, publiceren wij de namen en portretfoto’s van teamleden en/of vrijwilligers op de website van het Anker. Hieronder vragen wij daarvoor uw toestemming. U mag deze toestemming ten allen tijde weer intrekken.
□ Ik geef Stichting Openbaar Onderwijs Wijk en/of Stichting Gewoon Speciaal toestemming om mijn naam en portretfoto op de website van Het Anker te plaatsen;
□ Ik geef Stichting Openbaar Onderwijs Wijk en/of Stichting Gewoon speciaal geen toestemming om mijn naam en portretfoto op de website van Het Anker te plaatsen.
Naam
………………………………………………
Datum Handtekening
…………….... …………………………………………………….
BIJLAGE 2: PRIVACYSTATEMENT
Privacystatement
Inleiding
Brede School Het Anker geeft elk kind het onderwijs, de begeleiding en de ondersteuning die het nodig heeft om zich te ontwikkelen. Om deze vorm van passend onderwijs mogelijk te maken wordt het onderwijsprogramma gezamenlijk verzorgd door s.b.o. Het Anker en
o.b.s. Het Anker. Dit betekent dat personeel van zowel s.b.o. Het Anker als o.b.s. Het Anker voor de klas staat in de Brede School Het Anker. De leerlingen van Het Anker staan officieel ingeschreven bij ofwel o.b.s. Het Anker ofwel s.b.o. Het Anker. Op bestuurlijk niveau is Het Anker een samenwerking tussen Stichting Gewoon Speciaal en Stichting Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede. Hiermee geven de stichtingen gezamenlijk invulling aan de wet passend onderwijs.
Waarom dit privacystatement
Omdat Het Anker naar buiten treedt als één school, met bijvoorbeeld een eigen logo en website, is het voor ouders niet altijd duidelijk hoe de rolverdeling tussen de beide stichtingen is ten behoeve van Het Anker. Voor de transparantie en duidelijkheid naar ouders/verzorgers toe, hebben de stichtingen er daarom voor gekozen om dit privacystatement op de website van Het Anker te plaatsen.
Stichting Gewoon Speciaal
Stichting Gewoon Speciaal is verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG voor wat betreft de gegevensverwerking van leerlingen die zijn ingeschreven op s.b.o. Het Anker. Wij verwijzen u voor leerlingen die zijn ingeschreven op s.b.o. Het Anker daarom primair naar het privacyprotocol van stichting Gewoon Speciaal. Klik hier voor het privacyprotocol.
Stichting Openbaar Onderwijs Wijk
Openbaar Onderwijs Wijk is verwerkingsverantwoordelijke voor wat betreft de gegevensverwerking van leerlingen die zijn ingeschreven op o.b.s. Het Anker. Wij verwijzen u voor leerlingen die zijn ingeschreven op o.b.s. Het Anker daarom primair naar het privacyprotocol van Openbaar Onderwijs Wijk. Klik hier voor het privacyprotocol.
Verwerkingen
Vanwege de samenwerking in Het Anker vinden er extra verwerkingen plaats. Zo worden persoonsgegevens van leerlingen die staan ingeschreven op o.b.s. Het Anker gedeeld met personeel van s.b.o. Het Anker dat de leerling ondersteunt en krijgt dit personeel ook toegang tot de persoonsgegevens van die leerling in het leerlingvolgsysteem. Dit geldt vice versa ook voor leerlingen die staan ingeschreven op s.b.o. Het Anker en die worden ondersteund door personeel van o.b.s. Het Anker. Hiervoor hebben wij toestemming van de ouders/verzorgers gevraagd. Verder worden er groepsplannen gemaakt en worden leerlingen besproken in overleggen. Dit is noodzakelijk voor het geven van onderwijs. De persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving, zijn beperkt toegankelijk en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.
Uw rechten
Onder de AVG heeft u (als ouder van een kind tot 16 jaar) verschillende rechten gekregen. Welke rechten dit zijn, leest u in de privacyprotocollen waarnaar hierboven is verwezen. Als u gebruik wil maken van uw rechten, kunt u zich richten tot:
1. Voor kinderen die staan ingeschreven bij s.b.o. Het Anker:
Stichting Gewoon Speciaal
Xxxxxxxxxxx 00
0000 XX Xxxxxx xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx tel. 000-0000000
2. Voor kinderen die staan ingeschreven bij o.b.s. Het Anker:
Stichting Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede
Karel de Xxxxxxxxxxx 00 Xxxxxxx 00
0000 XX Xxxx xxx Xxxxxxxxx
xxxx@xxxxxxx.xx tel. 0000-000000