heretter ARRANGØREN )

AVTALE

mellom NORGES SKIFORBUND

( heretter NSF) og

xx

( heretter ARRANGØREN )

1. BAKGRUNN

NSF innehar alle rettigheter til alle renn på NSFs terminliste, jf. NSFs Fellesreglement pkt 201.

I henhold til NSFs Fellesreglement kapittel 202 tildeler NSF v/Skistyret arrangementene til lokale arrangører som gjennomfører disse som tekniske arrangører på vegne av NSF. Tildelingen av arrangementene skjer på de vilkår som følger av de til enhver tid gjeldende regler fastsatt av FIS og NSF, samt denne avtalen.

2. FORMÅL

Formålet med denne avtalen er å sikre en optimal gjennomføring av de arrangementene som denne avtalen omfatter, samt å fordele de nærmere rettigheter og forpliktelser mellom partene.

3. TILDELING AV ARRANGEMENTET

3.1 NSF tildeler hermed arrangementet NM xx 20xx til xx. Tildelingen omfatter følgende øvelser:

xx

Detaljert program og datoer fastsettes av NSF.

3.2 ARRANGØRENs ansvar

ARRANGØREN påtar seg ansvaret for å gjennomføre arrangementet i hht. de til enhver tid gjeldende regler fastsatt av FIS og NSF, samt de forpliktelser som følger av denne avtalen.

NSFs reglement skal i tilfelle motstrid gå foran denne avtalen.

3.3 Radio-, TV- og øvrige medierettigheter

NSF innehar samtlige medierettigheter knyttet til alle terminfestede internasjonale og nasjonale skikonkurranser i Norge, jf Fellesreglementets pkt 208.

3.4 Øvrige kommersielle rettigheter

Alle kommersielle rettigheter til arrangementene tilhører NSF, dersom ikke rettighetene gjennom denne avtalen uttrykkelig er overdratt til ARRANGØREN. ARRANGØREN kan ikke inngå noen kommersielle avtaler uten at dette er hjemlet i denne avtalen.

NSF overdrar hermed til ARRANGØREN de rettigheter som følger av denne avtalens vedlegg 2, jfr. avtalens pkt. 4.1.

Selv om ARRANGØREN har fått rett til å selge markedsavtaler til arrangementet i hht denne avtalens pkt

4.1 og vedlegg 2, kan ikke ARRANGØREN selge kommersielle rettigheter innenfor de produktkategorier som omfattes av de avtalene som er solgt av NSF, eller som kan/vil bli inngått av NSF. ARRANGØREN skal heller ikke på noen måte opptre slik at noen av disse rettighetene/avtalene krenkes.

For markedsrettigheter som ARRANGØREN i hht denne avtalen er tildelt, skal ARRANGØREN først tilby disse til NSFs sponsorer.

ARRANGØREN kan når førsteretten eventuelt ikke benyttes av NSFs sponsorer, selge sine rettigheter etter denne avtalen på den måten ARRANGØREN selv velger, dog alltid innenfor de regler som til enhver tid gjelder for NSF.

Eventuell avtale som ARRANGØREN inngår med sponsorformidlingsselskap skal forelegges NSF.

4. NSFs RETTIGHETER OG FORPLIKTELSER

4.1 NSF beholder ved denne avtalen alle kommersielle rettigheter knyttet til arrangementene med unntak av

• Billettsalg

• Servering i arenaen(e)

• Kiosksalg i arenaen(e)

• Rettigheter omtalt i vedlegg 2

4.2 ARRANGØREN kan utvikle hospitality-opplegg etter avtale med NSF. Type og omfang avtales mellom partene.

4.3 NSF skal sørge for at øvelsene blir TV-sendt. ARRANGØREN skal tilrettelegge for TV-produksjon og dekker kostnadene for dette i samsvar med vedlegg 4.

5. ARRANGØRENs RETTIGHETER OG FORPLIKTELSER

5.1 Arrangøren

ARRANGØREN gjennomfører arrangementene som omfattes av denne avtalen på en best mulig måte slik at arrangementene tilfredsstiller de krav som forventes av NSF, TV produsent, sponsorer og av omverdenen for øvrig.

ARRANGØREN skal bekoste og forestå all planlegging, all forberedelse og all gjennomføring av arrangementene.

ARRANGØREN forpliktelser omfatter alle forhold som er nødvendige og som følger av NSFs Fellesreglements kapittel 211 – 221 samt denne avtale.

5.2 Organisasjonskomiteen

Organisasjonskomiteens sammensetning og evt. endringer skal godkjennes av NSF og skal være i henhold til Fellesreglementets kapittel 211

NSFs arrangementsavdeling deltar på møter i organisasjonskomiteen og arbeidsutvalget etter behov og kapasitet, og skal bistå ARRANGØREN med råd og veiledning.

Arrangementsavdelingens bistand m.v. innbefatter bl.a.:

- Oppfølging av avtalen mellom NSF og ARRANGØREN.

- Løpende kontakt med ARRANGØREN om forberedelsene til arrangementet.

- Fastsette starttider i samarbeid med TV-rettighetshaver.

- Avklaring og kontroll av kommersielle rettigheter.

- Kvalitet på innkvartering, transport og mat.

- Oppfølging av TV-produksjonen og NSFs TV-rettigheter til arrangementene

- Arenaproduksjon/storskjerm, ref avtalens pkt 5.19

- Oppfølging av budsjett og regnskap.

NSF v/arrangementsavdelingen kan stille krav til ARRANGØREN i henhold til reglementet og denne arrangøravtalen.

5.3 Arena, lokaliteter og infrastruktur

Arena og fasiliteter skal være i hht NSF sine krav.

Se for øvrig denne avtalens vedlegg 4 (TV-produksjon), vedlegg 5 (tidtaking) og kravene i NSFs søknadsskjema for TV-sendte renn. ARRANGØREN skal stille til rådighet for NSFs arrangementsavdeling kontor på inntil 10 kvm dersom dette er mulig.

Serviceområdet skal være tilstrekkelig stort i hht de krav som følger av reglementet.

ARRANGØREN bør tilrettelegge for funksjonshemmede, som for eksempel reservert parkering, egnet tribuneplass og toaletter.

Konkurransearenaer skal være godkjent av FIS og NSF. Godkjenning skal innhentes i god tid før gjennomføringen av arrangementene.

5.4 Framdriftsplan

ARRANGØREN skal utarbeide en fremdriftsplan for planlegging, forberedelse, gjennomføring og etterarbeid. Fremdriftsplanen skal forelegges NSF etter nærmere avtale.

5.5 FIS Calendar og NSFs terminliste

ARRANGØREN skal sørge for at NSF innen 15.august får de opplysninger som skal legges inn i FIS Ski Calendar og NSFs terminliste. ARRANGØREN legger selv rennet inn i NSFs terminliste via xxx.xxxxxxxxxxx.xx .

ARRANGØREN betaler kalenderavgift til FIS i hht FIS sitt reglement.

5.6 Teknisk delegerte og dommere

Teknisk delegerte (TD’er) og jurymedlemmer oppnevnes i samsvar med FIS og NSF reglementet. ARRANGØREN betaler utgifter til reise og opphold m.v. i samsvar med FIS og NSF reglementet.

5.7 Informasjon

ARRANGØREN skal sende all relevant informasjon og møtereferater fra organisasjonskomiteen fortløpende til NSF.

5.8 Hjemmeside

Det skal opprettes en egen hjemmeside for arrangementet. Oppsett, innhold og design skal godkjennes av NSF. Ref også denne avtalens pkt 5.10 ang bruk av logoer.

ARRANGØREN kan hvis ønskelig benytte NSFs hjemmesidemal på NSFs plattform kostnadsfritt.

5.9 Renninnbydelse

Krav til innhold framgår av FIS reglement og NSFs Fellesreglement. Innbydelsen skal forelegges NSF for godkjenning skriftlig før utsendelse.

5.10 Profilering av FIS og NSF. Bruk av logoer og bilder ARRANGØREN skal invitere til arrangementene på vegne av NSF. NSFs logo skal brukes på alle offisielle publikasjoner, som brevark, invitasjon, hjemmeside, program, avis, start- og resultatlister.

Logoene fås ved henvendelse til NSF. All bruk skal godkjennes av NSF i hvert enkelt tilfelle.

NSFs flagg skal benyttes på arenaen(e).

Det er ikke tillatt å benytte FIS’ eller NSFs logo på klær, unntatt dersom man benytter klesleverandør som har avtale med NSF.

ARRANGØRENS eventuelle bruk av bilder av NSFs landslagsutøvere skal godkjennes skriftlig av NSF i hvert enkelt tilfelle.

5.11 Smørefasiliteter

Lokaliteter for skismøring inkl avfallshåndtering.

ARRANGØREN skal tilby lokaliteter for skipreparering på arenaen. Dette kan være telt, brakker eller rom i bygninger som er formålstjenelig. ARRANGØREN har anledning til å kreve en leiesum for fasilitetene tilsvarende kostpris og i tråd med det tidligere arrangører har tatt ved tilsvarende arrangementer.

Veiledende pris: kr 100,- pr kvm pr døgn

ARRANGØREN skal også informere overnattingsstedene om behovet for smørefasiliteter og sørge for at overnattingsstedene klargjør for dette. Avfallsregler for NC, NM, SC og FIS -renn i Norge

• Alt smøreavfall fra smøretelt og smøreboder skal legges i avfallssekker/beholdere til dette formålet.

• Gulv i telt dekkes med

geotekstil i bruksklasse 1 eller 2. Når arrangementet er slutt og før nedrigging kappes duken i håndterbare størrelser (f.eks 4 x4 m), brettes sammen og legges i gjennomsiktig plastsekker som knytes. Bruk beskyttelsesmaske og egnede hansker.

• Smøreavfall fra smøreboder og - vogner samles og legges i gjennomsiktig plastsekker som knytes. Bruk beskyttelsesmaske og egnede hansker.

• Sekkene med smøreavfall transporteres til et forbrenningsanlegg uten forbehandling eller kommunalt mottak for brennbart restavfall. Renovatører kan også forestå denne løsningen. Merk at dette avfallet ikke skal gjennom forbehandling. Forbehandling som kverning kan føre til spredning av fluorstoffene slik at disse ikke når fram til forbrenningsanlegget. Arrangør inngår avtale med renovatør/mottak der det blir spesifisert at avfallet ikke kan forbehandles.

• Kopi av avtale med renovatør/avfallsanlegg samt veielapper for innlevert avfall sendes NSF etter arrangementet.

5.12 Skipool-leverandører

Leverandører i NSFs Skipool har gratis adgang til arrangementene for å yte service overfor utøverne. ARRANGØREN skal skaffe til veie nødvendige brakker eller lokaliteter for bruk for disse.

Rutiner og retningslinjer for fasiliteter, priser m.v. i forhold til leverandørene utarbeides i forkant av hver sesong av NSF langrenn, og ettersendes som et vedlegg til denne kontrakten.

ARRANGØREN plikter å reservere innkvartering for Skipool- leverandørene i hht spesifikasjoner fra NSF.

5.13 Akkrediteringssystem

ARRANGØREN og NSF fastsetter sammen hvilket akkrediteringssystem og soner som skal benyttes.

NSF har rett på det antall akkrediteringer, kjøre- og parkeringstillatelser man har behov for til ansatte, tillitsvalgte og andre personer tilknyttet NSF.

5.14 Invitasjoner - innbudte gjester - akkreditering - billetter Invitasjon til å overvære arrangementene sendes Skistyrets medlemmer og andre aktuelle personer i NSFs komiteer og administrasjon. Invitasjon sendes også til egen skikrets.

ARRANGØREN skal ikke ha utgifter forbundet med de inviterte, men skal være behjelpelig med å bestille overnatting.

NSF mottar inntil xx VIP-billetter pr.dag til Skistyret, grenkomitè og arrangementsavdelingen dersom ARRANGØREN har VIP-opplegg.

I tillegg mottar NSF fritt antall gjesteakkrediteringer og/eller ordinære billetter pr. dag.

NSF melder inn spesifisert behov til ARRANGØREN senest 14 dager før arrangementet.

5.15 NSFs offisielle representant

NSF oppnevner en eller flere offisielle representanter fra Skistyret og/eller de aktuelle grenkomiteene. Representantens oppgaver er av formell karakter.

5.17 Data og tidtaking

NSF dekker kostnadene til tidtaking og TV-grafikk, inkludert reise og opphold for personellet.

ARRANGØREN må besørge og dekke kostnadene til mat/bevertning på arenaen for dette personellet på rigg- og konkurransedager.

Se for øvrig vedlegg 5 om lokaliteter og infrastruktur for data/tidtaking.

5.18 Resultatlister

Resultatlister utformes iht. FIS’ regelverk. Utøvernes FIS-Code skal fremgå.

Resultatlistene skal sendes FIS og NSF på det formatet FIS og NSF bestemmer.

5.19 Arenaproduksjon, storskjerm, lyd og speaker

NSF stiller med arenaproduksjon og storskjerm, og dekker kostnadene til dette. Dette inkluderer arenaprodusent, hovedspeaker, billedprodusent, teknisk leder og fotografer for storskjermproduksjonen. Personell utover dette, som for eksempel xxxxxxx og utegående speaker, må skaffes og bekostes av ARRANGØR.

ARRANGØREN må sørge for nødvendig infrastruktur, lydanlegg og lokaliteter til arenaproduksjon, samt bespisning til personellet på arenaen.

ARRANGØREN skal forholde seg til - og samarbeide nært med - NSFs storskjermkoordinator i alle sammenhenger som omhandler arenaproduksjon, storskjerm, lyd og speaker.

5.20 Presse og media

ARRANGØREN skal tilrettelegge for presse og media i hht NSFs krav og FIS Media Guide. Pressesenteret skal ha tilstrekkelig internettilknytning. Størrelse og innredning på pressesenter og kapasitet på internett skal gjennomgås og godkjennes av NSF på forhånd.

Pressen bør tilbys enkel servering gratis.

Mixed zone skal utformes i samarbeid med og godkjennes av NSF, TV- produksjonsselskap og TV-rettighetshaver. Kun personer godkjent av NSF har adgang til mixed zone.

5.21 Premier og seremonier

Opplegg og gjennomføring av seremonier skal avtales med NSF.

5.22 Barne og ungdomsposjekter

NSF anbefaler alle arrangører å gjennomføre prosjekter for barn og ungdom i tilknytning til arrangementene.

5.23 NSFs Arrangørseminar og arrangørmøter

ARRANGØREN skal delta på NSFs arrangørseminar som

avholdes annethvert år, samt eventuelle møter og seminarer som NSF gjennomfører for arrangørene i tillegg. ARRANGØREN skal selv bekoste deltagelse, reise og opphold.

5.24 Reservearena, avlysning – flytting

ARRANGØREN skal inngå avtale med en godkjent reservearena etter avtale med NSF.

Dersom arrangementene eller deler av arrangementene må avlyses eller flyttes (enten som følge av NSFs eller av juryens avgjørelse) er det NSFs ansvar å vedta at hele eller deler av arrangementet, kan flyttes til et annet sted med ARRANGØREN eller en annen arrangør.

5.25 Rent Idrettslag

ARRANGØREN plikter å gjennomføre Antidoping Norges e- læringsprogram «Rent Idrettslag».

5.26 Miljø

ARRANGØREN skal legge til rette for en miljøvennlig gjennomføring av arrangementene. ARRANGØREN skal sørge for at deltakere får tilstrekkelig med informasjon om avfallshåndtering på arrangementet. Avfall skal fjernes, snarest mulig etter arrangementets slutt, i publikumsområder langs konkurransetraseen og langs adkomster.

ARRANGØREN skal kartlegge og planlegge transportbehovet og parkeringsbehovet til publikum og samarbeidspartner for å hindre unødvendig transport og bidra til at publikum og andre velger det minst miljøbelastende transportmiddel. ARRANGØREN skal informere publikum om kollektivtilbud for arrangementet.

ARRANGØREN bør undersøke alternativer til aggregater på fossilt brennstoff, for å begrense miljøbelastning på arrangementet.

NSF anbefaler at ARRANGØREN miljøsertifiseres.

6. ØKONOMISKE FORHOLD

6.1 Alle kostnader med arrangementene er ARRANGØRENS ansvar og dekkes og betales av ARRANGØREN. NSF skal ikke holdes ansvarlig for noen kostnader.

NSF betaler et beløp til ARRANGØREN til delvis dekning av ARRANGØRENS kostnader.

Størrelsen på dette beløpet fastsettes av NSF v/Skistyret. Utbetalingsplanen fremgår av vedlegg 3 til denne avtalen.

NSF betaler leie av storskjerm (avtale med Mediatec) etter avtale med ARRANGØREN. Beløpet trekkes fra arrangørtilskuddet før utbetaling.

6.2 NSF skal til enhver tid ha innsyn i alle budsjetter og økonomiske disposisjoner angående arrangementene.

6.3 ARRANGØREN beholder alle inntekter som oppnås i form av offentlige eller andre tilskudd, gaver, donasjoner etc. som ikke er kommersielle inntekter.

6.4 Fullstendig regnskap for arrangementene skal sendes NSF senest 3 måneder etter arrangementenes avslutning. Regnskapet skal revideres og godkjennes av revisor i hht idrettens regnskapsregler.

7. DEKNING AV TAP VED AVLYSNING OG/ELLER FLYTTING OG FORSIKRINGER

7.1 Dekning av tap som følge av hel eller delvis avlysning og/eller flytting av arrangementene

NSF er selvassurandør og dekker selv de tap som NSF påføres ved avlysning og/eller flytting, herunder tap etter bortfall av NSFs TV- og markedsinntekter.

NSF dekker ARRANGØRENs faktiske tap som ARRANGØREN direkte påføres ved avlysning og/eller flytting, oppad begrenset til tilskuddsbeløpets størrelse, dog også begrenset til:

1) Dekning av påløpte FIS-/reglements-pålagte kostnader som premiepenger, reise- og oppholdskostnader osv

2) Påløpte utgifter til kjøp av de tjenester ved å planlegge, forberede og gjennomføre arrangementene, samt utføre nødvendig etterarbeid. NSF dekker ikke ARRANGØRENs bortfall av inntekter av de kommersielle rettigheter som er tildelt ARRANGØREN etter pkt. 4.1.

7.2 Dekning av tap som følge av skadeforvoldelse - ansvarsforsikringer

ARRANGØREN skal tegne og bekoste ansvars/ulykkesforsikring som minimum skal dekke følgende forhold:

• skade/tap som blir påført en person i ARRANGØRS tjeneste og/eller en annen person til stede eller slike personers ting og eiendeler, eller evt. skade/tap som person i ARRANGØRS tjeneste påfører 3.mann eller 3.manns ting og eiendeler.

ARRANGØREN skal under enhver omstendighet søke å holde NSF skadesløs for ethvert krav som måtte rettes mot NSF som følge av slike skader/tap.

For øvrig gjelder kravene til forsikring i FIS og NSF reglement.

8. SAMARBEID

ARRANGØREN og NSF skal samarbeide tett om alle forhold knyttet til planleggingen, forberedelsene og gjennomføringen av arrangementet. NSF skal til en hver tid ha fullt innsyn i alle forhold vedrørende arrangementet.

9. MISLIGHOLD

9.1 Mislighold fra ARRANGØRENs side

Dersom ARRANGØREN vesentlig misligholder sine forpliktelser i henhold til denne avtale eller unnlater å rette opp et mislighold av denne avtale innen 14 dager etter å ha blitt oppfordret til det ved skriftlig varsel fra NSF, kan NSF heve avtalen.

Som vesentlig mislighold regnes blant annet:

• Salg av rettigheter som ikke disponeres av ARRANGØREN uten samtykke fra NSF

• Manglende planlegging, forberedelse og/eller gjennomføring av arrangementene iht. ARRANGØRENS forpliktelser.

ARRANGØREN skal holde NSF skadesløs for tap som NSF påføres som følge av mislighold fra ARRANGØRENS side.

9.2 Mislighold fra NSFs side

Xxxxxx NSF vesentlig misligholder sine forpliktelser i henhold til denne avtale eller unnlater å rette opp et mislighold av denne avtale innen 14 dager etter å ha blitt oppfordret til det ved skriftlig varsel fra ARRANGØREN, kan ARRANGØREN heve avtalen.

ARRANGØREN skal holdes skadesløs for ethvert tap som han påføres som følge av mislighold fra NSFs side.

9.3 Ovennevnte bestemmelser avskjærer ikke partenes rettigheter til å gjøre gjeldende andre misligholdsbeføyelser (krav om retting, omlevering, erstatning mv.) som følge av at en av partene har misligholdt sine forpliktelser etter avtalen

10. TVISTELØSNING

Enhver tvist eller uoverensstemmelse vedrørende denne avtalen skal søkes løst i minnelighet. Partene skal lojalt og etter beste evne søke å bidra til at løsningen skjer ved forhandlinger.

Dersom løsning ikke oppnås i minnelighet innen 30 dager etter at en av partene har krevd forhandlinger, jf. avsnittet ovenfor, skal tvisten løses ved de sivile domstoler.

Vernetinget avtales til å være i Oslo.

11. REFORHANDLING

Hvis rammebetingelsene for NSFs og/eller ARRANGØRENs virksomhet endres i vesentlig grad, gis hver av partene rett til å kreve reforhandling av avtalen. Slik forhandling skal i så fall starte innen to uker etter at den annen part har mottatt skriftlig krav om reforhandling.

12. KONTAKTPERSONER

NSF: xx ARRANGØREN: xx

13. AVTALENS VEDLEGG

Følgende vedlegg inngår som del av denne avtalen:

1. Kommersielle rettigheter i forholdet mellom NSF og ARRANGØREN.

2. Tilskudd/ betalingsplan

3. Forpliktelser ved TV-produksjon.

4. Forpliktelser ved data/tidtaking

5. Arenaproduksjon og storskjerm

6. Rutiner for bestilling av smøreboder og oppfølging av skipoolleverandører (ettersendes)

Denne avtalen er utferdiget og undertegnet i to eksemplarer, ett til hver av partene.

Sted/dato …….. Sted/dato……..

NORGES SKIFORBUND ARRANGØREN

xx xx

Generalsekretær Leder Organisasjonskomiteen

xx

Leder klubb

Vedlegg 1 - Kommersielle rettigheter i forholdet mellom NSF og ARRANGØREN

1. Formålet med dette vedlegget er å legge til rette for salg av sponsor- og hospitality-rettigheter i ARRANGØRENs lokalmarked i forbindelse med arrangement.

2. Alle sponsor- og hospitality-rettigheter knyttet til arrangement styres av NSF. Ingen andre parter kan selge eller disponere disse rettighetene uten etter avtale med NSF.

3. NSF forestår salget av sine sponsorrettigheter for arrangementet. Dette omfatter hovedsponsorer som disponerer reklameplass på startnummer, all arenareklame i TV-sone, og forøvrig reklameplass i alle typer trykksaker, på storskjerm og alle andre steder hvor det er naturlig å profilere arrangementets sponsorer.

Disse hovedsponsorene skal i alle sammenhenger profileres og omtales som ”Hovedsponsorene” for arrangementet, og dette skal fremgå tydelig ved bruk av logoer/layout og annet. ARRANGØREN plikter å legge til rette for slik profilering. Det skal ikke betales noen avgift for slik profilering til ARRANGØREN.

Det gjelder absolutt bransjeeksklusivitet for arrangementets hovedsponsorer. Partene avtaler nærmere de forhold som er nevnt i dette vedleggets pkt. 7.

4. NSF gir ARRANGØREN rett til i eget navn å selge de sponsor- og hospitality- rettigheter knyttet til arrangementet som er angitt i dette vedleggets pkt. 7. ARRANGØREN kan ikke selge andre kommersielle rettigheter enn de angitte, uten at det skriftlig avtales med NSF.

5. Partene skal holde hverandre fortløpende oppdatert om salget av sponsor- og hospitalityrettigheter ved å utveksle lister med oversikt over hva som er solgt.

6. ARRANGØREN skal inngå skriftlige avtaler med sine kjøpere av sponsor- og hospitalityrettigheter i form av et standardisert avtaleoppsett som skal godkjennes av NSF. ARRANGØREN er alene ansvarlig for alle økonomiske og ethvert annet forhold knyttet til avtalene med sine samarbeidspartnere.

NSF skal holdes skadesløs i forhold til ethvert krav som slike kjøpere måtte reise mot ARRANGØREN og evt. NSF.

7. Rettigheter som kan selges av ARRANGØREN i forbindelse med arrangementet.

• Billetter til arrangementene

• Hospitality-rettigheter, dvs. servering og annen tilrettelegging under arrangementene

• Profileringsrettigheter

• Bannere i publikumsområder og arena utenfor TV-sone. Plassering skal godkjennes av NSF på forhånd.

• Logoer i sending på storskjerm, se eget punkt i dette vedlegget.

• Logoer og annonser i program, i annonsering og på arrangementet sine Internett-sider, se eget punkt i dette vedlegget

Mht. logoer i sending på storskjerm gjelder følgende:

Lokale sponsorer kan profileres med logo og eventuelt reklamefilm på storskjerm. Eventuelle reklamefilmer fra lokale sponsorer skal godkjennes av NSF på forhånd.

Mht. annonser og logoer i program gjelder følgende:

Hovedsponsorene skal profileres i program og annonser etter opplegg som avtales nærmere (jfr. dette vedleggets pkt 3, 2. avsnitt). ARRANGØREN står fritt til å profilere lokale sponsorer i annonser/program, men slik profilering/annonsering for lokale sponsorer kan ikke omfatte forside eller omslagssider i programmet.. Det skal overalt klart fremgå hvem som er arrangementet sine hovedsponsorer. Evt. materiellkostnader forbundet med annonser dekkes av respektive sponsorer.

Mht. eksponering på Internett-sider for arrangementet gjelder følgende: Hovedsponsorene skal profileres på arrangementet sine Internett-sider etter opplegg som avtales nærmere (jfr. dette vedleggets pkt 3, 2. avsnitt).

ARRANGØREN står fritt til å profilere lokale sponsorer på Internett-sidene, men slik profilering/annonsering for lokale sponsorer kan ikke omfatte åpningssiden/hovedsiden. Det skal overalt klart fremgå hvem som er arrangementet sine hovedsponsorer. Evt. Materiellkostnader forbundet med annonser dekkes av respektive sponsorer.

Hovedsponsorene har rett til, kostnadsfritt å ha stand/telt eller annen profilering i arena rettet mot publikum. NSF skal avklare eventuelle slike aktiviteter med ARRANGØREN på forhånd. Eventuelle kostnader forbundet med tilrettelegging (materiell, strøm, leie av telt etc,) skal dekkes av NSF/Sponsor.

8. ARRANGØREN kan benytte betegnelsen ”sponsorer” og/eller ”støttespillere” om sine lokale sponsorer. Lokale sponsorer kan benytte ARRANGØRENs logo i sin markedsføring. Betegnelse som ”hovedsponsor”, ”hovedsamarbeidspartner” og tilsvarende er forbeholdt sponsorene som NSF gjør avtaler med.

9. ARRANGØREN kan ikke selge andre rettigheter enn dem som er angitt her, uten etter evt. skriftlig tilleggsavtale med NSF.

10. ARRANGØREN skal kostnadsfritt stille materiell til eksponering (gjerder, rammer, start- og målinstallasjon m.v.) til rådighet for NSF. Spesifikasjoner avtales nærmere mellom ARRANGØR og NSF.

11. 2 snøscootere eller tilsvarende transportmiddel for NSF riggteam, samt lager på minimum 15 kvm sentralt plassert i arenaen, skal stilles til disposisjon vederlagsfritt for NSF.

12. ARRANGØREN må sørge for og bekoste varm mat på arenaen til NSFs riggteam og NSF Arrangement, totalt inntil 10 personer pr dag, hver dag fra og med tirsdag under mesterskapet.

Vedlegg 2 - Kostnadsrefusjon og oppgjør for kjøp av tjenester – betalingsplan

1. Samlet beløp fastsettes av NSF v/skistyret hvert år. For arrangementene som omfattes av denne avtalen er beløpet fastsatt til kr xxx ,-.

2. Beløpet skal bidra sikre gjennomføringen av arrangementene.

3. NSF betaler leie av storskjerm (avtale med Mediatec) etter avtale med ARRANGØREN. Beløpet trekkes fra arrangørtilskudd før utbetaling.

4. Dersom arrangementene avlyses og/eller flyttes, tilbakebetales tilskuddet i den utstrekning det ikke faktisk er brukt av ARRANGØREN i samsvar med og som forutsatt i denne avtalen.

5. ARRANGØREN forplikter seg til å føre regnskap for arrangementene, for å sikre best mulig økonomi for NSF og ARRANGØREN.

6. ARRANGØRENS regnskap skal revideres i hht idrettens regnskaps- og revisjonsregler.

7. Beløpet utbetales etter følgende betalingsplan etter mottatte fakturaer fra ARRANGØREN.

• 20 % ved kontraktens underskrift,

• 50% pr xx.xx.20xx

• 20% pr xx.xx.20xx

• 10 % når ferdig regnskapet foreligger i godkjent stand av partene og revisor,

Fra ARRANGØRENS konto skal NSF kunne tilbakebetales beløp i samsvar med pkt. 3 over, og mot denne kontoen skal NSF kunne motregne med ethvert krav som NSF skulle ha mot ARRANGØREN.

Vedlegg 3 - Samarbeid og forpliktelser i forholdet mellom NRK, NSF og lokal arrangør.

Innledning

Det er vesentlig at det fra et tidlig stadium i planleggingen opprettes kontakt mellom arrangør, NRK og NSF, og at alle parter bidrar til nær og god dialog og samarbeid gjennom hele forberedelsesfasen og gjennomføringen av arrangementet.

Arena- og konkurranseområdet skal tidligst mulig gjennomgås av arrangør, NRK og NSF i fellesskap. Sentrale punkter på slike befaringer/møter vil være avklaringer i hht dette vedlegget, arenautforming og planlegging og koordinering av program og aktiviteter.

Ved et tett samarbeid mellom alle ledd vil man i fellesskap bidra til at kvaliteten på arrangementet blir så god som mulig, samtidig som man kan oppnå både økonomiske og effektivitetsmessige besparelser.

.

Felles befaringer av arenaen og møter mellom representanter fra NSF, organisasjonskomité og NRK skal gjennomføres i det antall og omfang det er behov for.

Alle parter skal sørge for at sine forsikringsbehov er ivaretatt.

AREALBEHOV OG ROM

TV-compound

• Plassering og størrelse er avhengig av type arrangement, og avgjøres av NRK og NSF på et så tidlig tidspunkt som mulig. Området må ligge i umiddelbar nærhet til arena/målområde

• Arrangør skal klargjøre området, herunder brøyting og grusing i god tid før NRKs ankomst

• Arrangøren skal sikre området med 2-meters bygge gjerder og 24-timers vakthold fra NRKs ankomst til avreise. Arrangørens plikt til vakthold omfatter også kameraer og annet utstyr som er fast plassert ute under hele arrangementsperioden.

Kontor og oppholdsrom

• Arrangøren skal stille til rådighet følgende lokaliteter for NRK:

o 1 kontor, størrelse 15 kvm

o 2 redigeringsrom a’ 15 kvm (totalareal 30 kvm)

o Oppholdsrom for produksjonspersonellet, ca 1 kvm pr person. Dette kan være oppvarmet telt.

o Sanitærfasiliteter

Kommentatorplasser

• Arrangøren skal stille til rådighet nødvendig antall kommentatorplasser. Antall bokser/plasser bestemmes av internasjonal rettighetshaver, NRK og NSF

• Kommentatorbokser skal plasseres i et område som sikrer god og uhindret utsyn til arenaen og målområdet. Eksakt plassering avklares av NRK og NSF.

• Hver plass skal ha et bord stort nok for nødvendige monitorer (minimum lengde 2 meter), samt stoler nok til alle kommentatorene (normalt 3 stk).

• Arbeidsmiljøet for øvrig (varmeanlegg, airconditioning, lys) må bestemmes ut i fra klima og temperatur på stedet. Kommentatorplassen bør være beskyttet mot solinnslag.

• NRK er ansvarlig for å skaffe tilveie TV monitorer og tekniske kommentatorenheter så vel som nødvendig kabling til dette utstyret i kommentatorbodene.

Mixed zone

• Arrangøren må sette av tilstrekkelig plass til mixed zone i målområdet. NSF og NRK utformer detaljert skisse over området tilpasset gren/arrangement. Det er arrangørens ansvar å rigge området i hht denne skissen.

• Mixed Zone skal konstrueres slik at produksjonsselskapet har første prioritet for intervju. Videre rekkefølge er direktesendt TV, direktesendt radio, speaker/arenaproduksjon, ENG, øvrig radio og skrivende presse.

• Arrangør skal sørge for brøyting/grusing og adgang til alle steder der det skal rigges utstyr, legge/henge opp kabler, både før, under og etter øvelsene.

UTSTYR OG INFRASTRUKTUR

• I langrenn skal arrangøren stille til rådighet inntil 2 snøscootere som NRK disponerer fra start opprigg til nedrigg er ferdig. I alpint, freestyle, hopp og telemark skal arrangør ved hjelp av prepareringsmaskin, ATV eller annet egnet transportmiddel besørge nødvendig transport av NRKs utstyr etter NRKs anvisning

• Arrangøren skal klargjøre plass for kameraer og produksjonsutstyr etter nærmere avtale med NRK og NSF. Det er NRKs ansvar å skaffe og bekoste plattformer, kraner etc.

• Arrangør skal sørge for brøyting/grusing og adgang til alle steder der det skal rigges utstyr, legge/henge opp kabler, både før, under og etter øvelsene.

• Ved TV-sendte kveldsrenn må alle aktivitetsområdene ha tilstrekkelig lys (minimum 800 lux)

• Arrangøren er ansvarlig for å plassere og bekoste kommunikasjonskabel (tidtakerkabel) til posisjoner anvist av NRK eller tidtakerleverandør. Xxxxx skal plasseres og testes i god tid før NRKs og tidtakerleverandørens opprigg starter.

• Arrangøren skal levere tilstrekkelig strøm for alt teknisk og øvrig utstyr fra NRK etter nærmere spesifikasjon og på de steder NRK anviser. Både installasjon og forbruk er på arrangørens bekostning.

• Arrangøren skal sørge for at telelinjer er tilgjengelig i kommentatorbokser.

• Internett med tilstrekkelig kapasitet skal være tilgjengelig i kommentatorbokser, TV-compound, NRKs kontorer og mixed zone. Kapasitet og hastighet skal avklares i god tid på forhånd.

• Lydnivået i arenaen skal bestemmes og reguleres i samarbeid mellom NRK, NSF og arrangør. Arrangør skal sørge for at NRK har nødvendig plass til installasjon av mikrofoner.

• NRK skal levere TV-signal og monitor til speaker/arenaproduksjon, juryrom, NSF-kontor, utstyrskontrollbod i hopp, leaderboard og eventuell kongehytte, samt TV-signal til pressesenter.

For World Cup i noen grener stiller FIS særskilte krav til plassering av monitorer. NRK og NSF skal derfor gjennomgå antall og plassering i god tid før arrangementet. Dersom omfang og antall er av en slik karakter at dette medfører vesentlige merkostnader for NRK, skal NRK og NSF i forkant avklare oppgjør for disse.

ANDRE FORHOLD

• Arrangøren skal sørge for at NRKs personell får akkrediteringer til alle områder hvor de skal utføre oppgaver og parkeringstillatelse for nødvendig antall kjøretøy.

• NSF skal sammen med arrangør sørge for at all reklame, sponsorlogoer og markedsaktiviteter for øvrig er i hht. gjeldene regelverk for konkurransen og norsk lovgivning.

• Arrangøren skal skaffe til veie mat og drikke etter nærmere avtale med NRK. Arrangør skal kostnadsfritt levere kaffe, te og vann til disposisjon for produksjonspersonellet i NRKs oppholdsrom. Eventuell leveranse av mat og oppgjør for dette avtales direkte mellom arrangør og NSF.

• Arrangør plikter å sørge for at NRK mottar all relevant informasjon, herunder start- og resultatlister, utlevert på de steder NRK til enhver tid ber om

• Arrangør/NSF plikter å reservere passende og tilstrekkelig innkvartering etter avtale med NRK.

• NSF/arrangør (FIS ved World Cup) skal inngå avtale med tidtakerleverandør som godkjennes av NRK. Leverandøren skal også levere TV-grafikk.

• Arrangøren er pliktig til å gjennomføre testøvelse/treningsomganger med komplett stab til stede

• NRK kan be arrangøren om bistand av frivillige til opp- og nedrigg, kabelhjelp og meldeposter. Omfang og antall skal avklares mellom NRK og arrangør for hvert enkelt arrangement

Vedlegg 4 – Data Service/Tidtaking.

Krav til tidtaking for arrangører av TV-sendte renn Lokaler.

• Lokale på 20 – 40m2 i målhus eller lignende med god utsikt til mål. Rommet må være oppvarmet og ha benkeplass eller bord med plass til datamaskiner. Bredde på bord og benker må være mellom 60 og 80 cm.

• Det må være godt lys i rommet.

• Rommet må kunne låses av og fra den dagen utstyret er montert – og det må være vakthold døgnet rundt. Tidtaker må disponere egne nøkler.

• Brannslukningsutstyr må være tilgjengelig i rommet.

• Rommet må ha minimum 16 Amp 230 volt x 2 eller 10 Amp 230 volt x 3 som er reservert kun til data/tidtakning. Varme og lys må være på egen kurs. Eventuelle jordfeilbrytere må være frakoblet.

• Lokalene må kunne disponeres på kveld og natt.

Assistanse.

• Arrangør må oppnevne en ansvarlig som tidtaker kan forholde seg til under hele oppdraget.

• Arrangør må møte tidtaker ved ankomst for å låse opp lokaler, vise frem fasiliteter etc.

• Arrangør må besørge og bekoste kabel (tidtakerkabel) til passeringspunkter i løypene anvist av TV-produksjonsselskapet. Ref vedlegg 4 ang. TV- produksjon.

• Det bør settes av min 1 person som assistent til speaker som kjører resultatservice på tidtaker sitt system.

• Arrangør må stille nødvendig mannskap til disposisjon under konkurransedagene etter nærmere spesifikasjon fra NSFs tidtakerkoordinator og tidtakerselskap.

• Tidtaker trenger 1 snøscooter til bruk ute i traseen under hele sitt opphold.

• Ved testarrangement må alle funksjonærer stille.

• Opplæring gjøres dagen før øvelsen etter nærmere avtale mellom tidtaker og arrangør.

Kommunikasjon.

• Tidtaker må ha tilgang til minimum 2 telefonlinjer som er digitale.

Startlister.

• Det er arrangørens ansvar å skaffe til veie startlister. For renn med mer enn 50 deltakere må tidtaker ha assistanse til å registrere inn deltakere i tidtaker sin database. Ved offisiell trekning må arrangør stille med 1 rennsekretær for tidtaker til å koordinere dette arbeidet.

Akkrediteringer/Parkering/mat/drikke/innkvartering/reise/annet.

• Tidtaker må ha akkreditering til alle områder.

• Tidtaker må ha P – tillatelse for inntil 3 biler i umiddelbar nærhet til tidtakerrommet.

• ARRANGØR må besørge og bekoste mat (varm lunsj) og drikke til tidtaker i dagene som tidtaker arbeider på arenaen. Tidtaker må ha brakt mat og drikke til tidtakerrommet under konkurransene.

• Det er NSF sitt ansvar å sørge for innkvartering av tidtaker. I denne innkvarteringen inngår frokost og middag.

• Reise og evt. Flyttekostnader for tidtaker er NSF sitt ansvar.

• NSF stiller med en person som tidtakerkoordinator. Denne koordinerer kontakten mellom ARRANGØR og tidtakerfirma, påmelding og seeding.

Vedlegg 5: Arenaproduksjon og storskjerm

Mht til storskjerm under arrangementet gjelder følgende:

All kommunikasjon gjeldende praktiske detaljer rundt arenaproduksjon og storskjerm skal skje via NSFs storskjermkoordinator og i god tid før arrangementet.

ARRANGØR skal sørge for fri atkomst til arenaen herunder brøyting/ grusing, og ved behov skal trekkbil være standby. Strøm til skjerm skal være ordnet og trukket frem til skjermplass ved ankomst, spesifikasjoner hentes hos NSFs koordinator i god tid i forkant.

ARRANGØR skal stille med minimum 2 personer til opp- og nedrigg ved ankomst og arrangementslutt, og navnene skal meldes inn til storskjermkoordinator.

All personell som skal jobbe med Mediatec sitt utstyr skal være profesjonelt å kjenne til utstyret, disse skal godkjennes av NSF på forhånd. ARRANGØR skal ha inngått en kontrakt med produksjonsteamet hvor disse punktene er gjennomgått.

Bestilling av skjerm(er) og utstyr fra Mediatec skal gjøres gjennom NSFs storskjermkoordinator innen 01.oktober.