DECRETO N. 1330/2014

REGOLAMENTO D’ATENEO PER LA DISCIPLINA DELLE MODALITÀ, DEI CRITERI E DELLE PROCEDURE PER LA STIPULA ED IL MONITORAGGIO DI CONVENZIONI, CONTRATTI, ACCORDI E PROTOCOLLI
SENATO ACCADEMICO	Delibera n. 15 del 11/02/2014
CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE	Delibera n. 49 del 18/02/2014
DECRETO RETTORALE	Emanato con D. R. n. 1330 del 07/04/2014 – Prot. n. 25366 del 07/04/2014
ALBO UFFICIALE DI ATENEO	Pubblicato mediante affissione all’Albo Ufficiale di Ateneo (ALBO ON-LINE) al n. 589 del 07/04/2014 – Prot. n. 25643
ENTRATA IN VIGORE	In vigore dal 08/04/2014
NOTE
STRUTTURA UNIPA DI RIFERIMENTO	AREA AFFARI GENERALI E LEGALI AFFARI LEGALI NEGOZIALI- PATRIMONIALI, OSSERVATORIO CONTRATTI-CONVENZIONI E SISTEMI FRUIBILITÀ INFORMAZIONI TRA PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
AREA DI INTERESSE	Regolamenti di interesse generale

DECRETO N. 1330/2014

Del 07/04/2014

IL RETTORE

Visto lo Statuto dell’università degli Studi di Palermo;

Vista la delibera n. 15 del 11/02/2014 del Senato Accademico;

Vista la delibera n. 49 del 18/02/2014 del Consiglio di Amministrazione;

DECRETA

1- Emanare il sotto riportato regolamento d’ateneo per la disciplina delle modalità, dei criteri e delle procedure per la stipula ed il monitoraggio di convenzioni, contratti, accordi e protocolli:

REGOLAMENTO D’ATENEO PER LA DISCIPLINA DELLE MODALITA’, DEI CRITERI E DELLE PROCEDURE PER LA STIPULA ED IL MONITORAGGIO DI CONVENZIONI, CONTRATTI, ACCORDI E PROTOCOLLI.

TITOLO I DISPOSIZIONI GENERALI

Art. 1 – Ambito di applicazione e finalità

1. Il presente Regolamento disciplina le modalità, i criteri e le procedure per la stipula di convenzioni, di contratti, di accordi e di protocolli in conformità ai principi generali del vigente Statuto dell’Università degli Studi di Palermo e di quanto previsto dall’art. 9 dello stesso, all’art.

53 del Regolamento Generale di Ateneo emanato con Decreto Rettorale n. 3423 del 31.10.2013, alle linee guida approvate dal Senato Accademico e dal Consiglio di Amministrazione con rispettive deliberazioni n. 6 del 29.11.2011 e n. 25 del 07.12.2011.

2. Il presente Regolamento si applica, altresì, alle convenzioni, ai contratti, agli accordi ed ai protocolli aventi ad oggetto le attività ed i servizi configurabili quali prestazioni conto terzi, per quanto non prescritto dall’apposito vigente Regolamento per le Prestazioni Conto Terzi.

3. Le norme del presente Regolamento sono, inoltre, indirizzate ad assicurare l’omogeneità delle procedure, di cui al precedente comma 1, di tutte le strutture dell’Università al fine di ridurre i tempi dei procedimenti istruttori e rendere più autonomi gli uffici nelle correlate fasi procedimentali finalizzate alla formulazione delle conseguenti proposte ai competenti organi preposti all’approvazione e stipula dei rapporti con enti esterni.

4. L’Università, nell’ambito dei propri fini istituzionali, si muove per interpretare i processi di cambiamento, comunitari e nazionali, del sistema legislativo, sociale, culturale, politico, tecnologico, industriale ed economico che richiedono: un continuo sviluppo dell’attività di ricerca e delle sue applicazioni; una sistematica azione di diffusione della cultura e di

trasferimento delle conoscenze; il costante adeguamento delle pubbliche amministrazioni, delle istituzioni accademiche e di ricerca a forme di collaborazione e cooperazione tra le stesse e con altri soggetti pubblici e privati.

A tal fine l’Università:

a) promuove, favorisce e sviluppa ogni forma di scambio culturale e di esperienze didattiche e scientifiche con altri enti ed istituzioni universitarie e non, pubbliche e private, siano esse italiane o estere;

b) pone in essere rapporti, anche per disciplinare attività di interesse comune, con soggetti pubblici e privati, in Italia e all’estero, utili al perseguimento delle finalità pubbliche della didattica e della ricerca;

c) svolge attività di formazione, ricerca, collaborazione, consulenza e servizio, anche di assistenza sanitaria per il tramite dell’Azienda Ospedaliera Universitaria Policlinico, per conto o favore di soggetti pubblici o privati.

Art. 2 – Criteri generali

1. Le proposte di stipula convenzioni, di contratti, di accordi e di protocolli possono essere avanzate motu proprio o su richiesta di enti terzi, pubblici o privati, nei limiti delle finalità istituzionali dell’Università, nel rispetto delle vigenti leggi e delle norme interne d’Ateneo: da tutte le Strutture Universitarie, didattiche, di ricerca ed amministrative;

2. Le attività oggetto dei rapporti che si stipulano sono svolte, di norma, con apposita prestazione d’opera scientifica e/o di personale, con l’uso di beni, attrezzature e strutture e, solo per motivate esigenze di interesse pubblico o di rilievo normativo anche attraverso apporto finanziario.

3. Si esclude l’assegnazione di spazi dell’Ateneo a soggetti terzi per lo svolgimento dei rapporti che si stipulano, fatti salvi casi eccezionali e congruamente motivati, previa:

a) individuazione dei locali;

b) parere favorevole della Struttura universitaria che dispone degli spazi;

c) nulla osta, dell’Area Patrimoniale e Negoziale d’Ateneo- Settore Patrimonio, in ordine al rispetto della legislazione e dei regolamenti d’Ateneo vigenti in materia;

d) regolamentazione dell’uso degli spazi e del rimborso dei costi sostenuti dall’Ateneo per spese comuni in proporzione alla superficie dei locali, alla stima dell’eventuale uso utenze, servizi, ecc.

4. La stipula di convenzioni, di contratti, di accordi e di protocolli è subordinata all’individuazione di una o più strutture universitarie interessate all’oggetto del rapporto.

5. Ogni Struttura o Xxxxxxxx proponente accompagna i progetti di convenzioni, contratti, accordi e protocolli con idonee relazioni che motivano la proposta.

6. In relazione all’oggetto del rapporto, i Responsabili delle Strutture che propongano l’avvio di rapporti di collaborazione con enti esterni dovranno verificare, preliminarmente, la possibilità di partecipazione al rapporto anche di altre Strutture dell’Ateneo. Il Consiglio di Amministrazione o il Senato Accademico, laddove esprime il proprio parere, possono, in ogni caso, valutare la possibilità e l’opportunità di coinvolgere, nelle attività, altre Strutture d’Ateneo.

7. I rapporti di collaborazione con enti esterni devono stabilire forme di consultazione tra i contraenti, i loro rapporti finanziari ed i reciproci obblighi e garanzie con determinazione, in particolare, delle modalità e tempi di esecuzione.

8. I rapporti disciplinati dal presente Regolamento devono prevedere:

- i soggetti contraenti con indicazione della denominazione, sede, codice fiscale e partita IVA, rappresentanti legali e dati anagrafici degli stessi;

- i referenti o responsabili scientifici dei contraenti;

- finalità ed oggetto con indicazione delle attività da svolgere, allegando eventuale progetto dettagliato delle attività;

- eventuali finanziamenti o corrispettivi, erogati dal contraente, con specificazione espressa se al netto o comprensivi di IVA se dovuta;

- eventuali risorse aggiuntive, indicando possibili forniture di beni o servizi messe a disposizione dal contraente, utili allo svolgimento dell’attività;

- eventuali oneri e/o costi a carico dell’Università;

- condizioni di pagamento, se rapporto oneroso, indicando tempi e modi di erogazione del finanziamento o di pagamento del corrispettivo;

- la riserva per l’Università, nei rapporti di ricerca e consulenza, della proprietà dei risultati conseguiti nell’ambito delle attività convenute, salva diversa pattuizione in funzione delle condizioni del contratto e della rilevanza dell’apporto di ciascuno dei contraenti;

- l’impegno del contraente a non utilizzare il nome e/o logo dell’Università, fatti salvi specifici accordi fra le parti che prevedano, previa espressa autorizzazione dell’Università e le indicazioni della medesima, le forme di comunicazione, pubblicizzazione delle iniziative oggetto del rapporto senza snaturarne i limiti dei contenuti ed il conseguente uso del logo con espressa prescrizione che nessun diritto sullo stesso è trasferito o concesso, né in via temporanea né in via definitiva, al contraente. Il Contraente non può essere autorizzato, comunque, ad usare il logo o qualunque altro segno distintivo dell’Università per finalità diverse da quelle oggetto del rapporto in essere con l’Università con espressa avvertenza che l’eventuale uso autorizzato viene meno alla cessazione, per qualsivoglia motivo, del rapporto ed indipendentemente da eventuali contestazioni sulla stessa cessazione;

- l’individuazione, laddove essenziale in ragione dell’oggetto del rapporto, dei soggetti cui competono gli obblighi previsti dal Decreto Legislativo 81/2018 – T.U. in materia di sicurezza sul lavoro;

- responsabilità ed eventuale copertura assicurativa;

- decorrenza e durata del rapporto che deve essere certa con esclusione della clausola del rinnovo tacito, prevedendo, comunque, la risoluzione nel caso in cui l’attuazione di quanto convenuto dovesse diventare o risultare impossibile ovvero quando le attività previste non vengono poste in essere per due anni consecutivi dal momento della stipula o dagli effetti della stessa.

- facoltà di recedere e possibilità di risoluzione consensuale considerando eventualmente, in ragione della tipologia delle attività convenute, che queste abbiano effetto per l’avvenire e non incidano sulla parte del rapporto già eseguita o ancora in esecuzione;

- clausola sul trattamento dei dati personali stabilendo, comunque, che: l’Università provvede al trattamento, alla diffusione ed alla comunicazione dei dati personali relativi al rapporto nell’ambito del perseguimento dei propri fini istituzionali e di quanto previsto dal proprio Regolamento emanato in attuazione del D. Lgs. n. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e s.m.i.; il Contraente si impegna a trattare i dati personali provenienti dall’Università unicamente per le finalità connesse all’esecuzione del rapporto in essere;

- che per la risoluzione di eventuali controversie non venga posta alcuna clausola arbitrale, bensì in caso di impossibilità di amichevole composizione tra le parti la competenza del Foro di Palermo o altro convenuto tra le parti.

Art. 3 - Proposta di stipula

TITOLO II PROCEDURE STIPULA E RINNOVO

1) La proposta di stipula di convenzioni, di contratti, di accordi e di protocolli è inoltrata presso la Struttura competente preposta alla cura, diretta o indiretta, dell’oggetto del rapporto che si vuole porre in essere (ricerca, didattica, servizi agli studenti, tirocini, consulenza, ecc.) giuste

le attribuzioni poste dallo Statuto, dai vigenti Regolamenti, dalle disposizioni degli Organi di Governo e dall’Organigramma d’Ateneo.

2) Al fine di consentire alla Struttura competente, ratione materiae, di svolgere la pertinente attività istruttoria, la proposta deve essere accompagnata da quanto segue:

a) relazione della struttura e/o soggetto proponente sull’attività da svolgere nell’ambito del rapporto, con la quale si esprimano in tutta evidenza, oltre all’eventuale rilevanza dei costi/benefici che si prospettano e degli oneri diretti e/o indiretti, i requisiti indicati dall’art. 53 del Regolamento Generale d’Ateneo:

a.1- che gli scopi da perseguire sono congrui alle finalità istituzionali dell'Università;

a.2- che l'oggetto del rapporto è tale da contribuire allo sviluppo e al potenziamento dell'Università ed al suo ruolo di promozione culturale, professionale, economica e sociale del territorio;

a.3- l'esistenza nell'Università di una o più strutture idonee e disponibili ad adempiere gli obblighi contrattuali;

a.4- che gli atti relativi ai rapporti da porre in essere sono stati approvati dagli organi delle strutture interessate;

a.4- che lo sviluppo del rapporto consente di promuovere l'utilizzazione e la valorizzazione delle capacità professionali degli addetti alla/e struttura/e;

b) espressa indicazione da parte della Struttura (o Strutture) proponente/disponibile dei propri obiettivi istituzionali, della fattibilità dell’oggetto del rapporto e del referente o responsabile scientifico;

c) progetto di convenzione in formato elettronico;

d) provvedimento del competente organo della struttura universitaria disponibile (nel caso in cui il rapporto coinvolga un Centro Interuniversitario, oltre all’approvazione del Comitato Scientifico anche quella del Consiglio di Dipartimento ospitante la sede amministrativa) che, indicati espressamente gli obiettivi istituzionali della struttura medesima e la fattibilità dell’oggetto contrattuale, approva: il testo e la stipula dell’atto relativo al rapporto; l’eventuale piano di utilizzo del finanziamento o ripartizione del corrispettivo secondo le norme di riferimento; l’eventuale ricorso a consulenze esterne con espressa e motivata giustificazione; la proposta del responsabile del contratto e/o referente scientifico di cui al punto b) ;

e) adeguata documentazione di presentazione dell’altro contraente e, se privato: Atto Costitutivo, Statuto, Curriculum, Rappresentante Legale e Governance, Bilanci, Visura Camerale, ecc.;

f) indicazione delle modalità e dei criteri seguiti ai fini dell’individuazione e scelta del contraente, nonché atto da cui si evince la volontà di quest’ultimo alla stipula: verbale degli organi competenti, dichiarazione, ecc.

3. I Soggetti, pubblici o privati, che, nell’ambito di quanto previsto dal precedente art. 1, intendono stipulare rapporti con l’Università devono formalizzare la proposta:

- specificando: le motivazioni; la natura dell’oggetto, delle attività e delle prestazioni che si intendono convenire;

- indicando gli elementi dell’atto e le condizioni del rapporto, tenuto comunque conto delle prescrizioni del presente Regolamento e, in particolare, dell’art. 2, comma 4;

- producendo eventuale progetto dell’atto anche in formato word.

I Soggetti privati devono, altresì, produrre:

- copia atto costitutivo e statuto;

- curriculum delle attività;

- deliberazione, adottata dagli organi statutariamente competenti, a stipulare il rapporto con l’Università;

- copia documento di riconoscimento e codice fiscale del legale rappresentante;

- ogni ulteriore informazione utile ai fini dello svolgimento delle attività che si intendono pattuire.

4. La proposta, con allegata la suddetta documentazione, fatti salvi i rapporti di cui all’art. 28 – comma 2 – lettera e) dello Statuto o demandati ai soggetti all’uopo individuati dalla vigente normativa, è indirizzata al Magnifico Rettore presso l’Ufficio Competente ratione materiae.

Art. 4 – Istruttoria e stipula

1. La competente Struttura, ricevuta la proposta nella forma di cui all’art. 3, procede all’attività istruttoria e, rilevata la sussistenza della necessaria documentazione e delle prescritte condizioni, sottopone il progetto di deliberazione al competente organo di governo. Dopo l’approvazione, la stessa Struttura cura gli adempimenti per la stipula del rapporto e, perfezionato l’atto, lo trasmette: alla Struttura proponente ed al referente e/o responsabile scientifico; agli Uffici o Strutture eventualmente coinvolte o interessate; all’Osservatorio sulle convenzioni e sui contratti di cui all’art.47 del vigente Statuto d’Ateneo secondo quanto previsto da tale norma e dall’art. 8 del presente Regolamento.

Art. 5 – Rinnovo o proroga

1. Nell’ipotesi di rinnovo o proroga di un rapporto, da effettuare nei limiti di legge solo prima della naturale scadenza, gli stessi proponenti devono trasmettere alla Struttura competente una relazione che descrive: risultati raggiunti e attività che si prevede di continuare a svolgere al fine di motivare le ragioni del rinnovo o della proroga del rapporto.

TITOLO III

SUBORDINAZIONE DELL’EFFICACIA DEGLI ATTI E POTERI DI FIRMA

Art. 6 – Subordinazione dell’efficacia

1. Lettere o dichiarazioni d’Intenti e Manifestazioni d’Interesse possono essere sottoscritte senza previa approvazione dei competenti organi di governo, purché, verificato comunque l’interesse verso l’oggetto dei rapporti che potranno derivarne e la compatibilità degli stessi con i principi e le finalità istituzionali dell’Università, nelle stesse venga espressamente previsto: che non hanno carattere vincolante per l’Università e l’assunzione di ogni impegno, onere, obbligo e conseguente attività o accordo attuativo sono subordinati all’approvazione dei competenti organi di governo dell’Università.

2. La stipula di convenzioni, di contratti, di accordi e di protocolli – ove non comportino oneri finanziari a carico dell’Università - è possibile, a fronte di ragioni di urgenza ed avuto riguardo all’oggetto ed alle parti del rapporto, senza previa approvazione dei competenti organi di governo subordinandone, comunque, l’efficacia e gli effetti, verso l’Università o tra le parti, all’approvazione dei competenti organi di governo dell’Università.

Art. 7 – Firma

1. Gli atti, relativi ai rapporti le cui procedure di stipula sono disciplinate dal presente regolamento, sono di norma sottoscritti:

- dal Rettore ai sensi dell’art. 14, comma 2 lett. g), del vigente Statuto d’Ateneo;

- dai Direttori dei Dipartimenti, giusta il combinato disposto dell’art. 28, comma 2 lett. e), ed art. 30, comma 1 lett. d), del vigente Statuto d’Ateneo.

2. Nelle ipotesi espressamente previste dallo Statuto e da Regolamenti dell’Università o da apposito atto di delega del Rettore, la stipula degli atti è attribuita ai Presidenti delle Strutture di Raccordo, ai Direttori di Dipartimento, ai Direttori delle Scuole di Specializzazione, al Direttore Generale, ai Dirigenti ed al personale di categoria EP (Elevata Professionalità) Responsabile di Servizi o Settori.

TITOLO IV TRASPARENZA E MONITORAGGIO

Art. 8 – Osservatorio sulle Convenzioni e sui contratti

1. Le Strutture, perfezionata la stipula dei rapporti di propria competenza, provvedono, ai fini delle attività di cui all’art. 47 del vigente Statuto d’Ateneo, a trasmettere all’Osservatorio sulle Convenzioni e sui Contratti presso la Struttura di afferenza, a mezzo e.mail o piattaforma informatica laddove attivata:

a) copia dell’atto sottoscritto dalle parti, in formato pdf;

b) scheda, in formato pdf e word, nella quale sono sinteticamente riportati le seguenti informazioni sul rapporto:

b.1- qualificazione (convenzione, contratto, accordo, protocollo);

b.2 – oggetto

b.3 – ambito

b.4 – indicazione delle parti;

b.5 – Struttura/Soggetto Proponente

b.6 – Struttura competente attività istruttoria;

b.7– numeri e date deliberazioni assunte dai competenti organi d’Ateneo (consiglio Dipartimento, S.A., C di A., ecc.);

b.8- data stipula; b.9- durata;

b.10- scadenza;

b.11- Struttura/e responsabile/i dell’esecuzione; b.12- referente/responsabile scientifico

b.13- Entrate: finanziamento o corrispettivo, eventuali risorse aggiuntive; b.14-oneri;

c) tutte le comunicazioni utili sull’andamento del rapporto e, in particolare, le relazioni annuali e finali.

Art. 9 – Obblighi della Struttura responsabile dell’esecuzione, del referente e del responsabile scientifico

1. La Struttura responsabile dell’esecuzione ed il referente o responsabile scientifico del rapporto relazionano alla Struttura che ha curato l’istruttoria – se non coincide con quella responsabile dell’esecuzione - ed all’Osservatorio di cui all’art. 47 del vigente Statuto d’Ateneo, entro il 30 settembre di ogni anno, sullo stato di attuazione dell’oggetto contrattuale e sulle criticità riscontrate rispetto ai tempi, ai costi ed ai rischi, evidenziando il grado di aderenza dell’attività con gli obiettivi, i piani e le procedure convenute.

2. La struttura responsabile dell’esecuzione ed il referente o responsabile scientifico, concluso il rapporto, redigono una relazione finale, con le medesime informazioni richieste per quella annuale di cui al precedente comma 1, che è trasmessa alla Struttura che ha curato l’istruttoria – se non coincide con quella responsabile dell’esecuzione - ed al predetto Osservatorio presso la Struttura di afferenza.

Art. 10 – Prestazioni conto terzi

1. I rapporti per prestazioni conto terzi, oltre a quanto prescritto dal presente regolamento, vengono posti in essere secondo quanto disciplinato dall’apposito regolamento d’Ateneo. Le strutture coinvolte nel rapporto trasmettono, comunque, gli atti all’Osservatorio di cui all’art. 47 del Vigente Statuto d’Ateneo secondo quanto previsto dall’art. 3 del Regolamento per le prestazioni conto terzi e con le medesime modalità e forme previste

dal precedente art. 8, unitamente alla relativa delibera, del competente organo, di approvazione di tali atti, delle tariffe e dei corrispettivi relativi alle prestazioni di che trattasi, nonché della ripartizione dei fondi in conformità a quanto previsto dal vigente Regolamento d’Ateneo per le Prestazioni Conto Terzi.

Art. 11 – Pubblicazione

1. L’Osservatorio provvede, ai sensi dell’art. 47, comma 1 lett. c), a pubblicare, al termine di ciascun anno, un rapporto sulle attività regolate da contratti, convenzioni, accordi e protocolli. Tale rapporto dovrà essere corredato da schede riassuntive delle informazioni più significative quali: i contenuti, i contraenti, la struttura incaricata della esecuzione, l'importo, lo stato di attuazione ed altri elementi utili ai fini di offrirne un quadro il più possibile esauriente

TITOLO V

NORME TRANSITORIE, FINALI E DI RINVIO

Art. 12 – Norme transitorie.

1. Tutte le norme in contrasto con presente Regolamento sono abrogate.

2. Sono fatte salve, alla data di entrata in vigore del presente Regolamento, tutte le procedure di approvazione e stipula già poste in essere.

Art. 13 – Rinvio

1. Per quanto non previsto si rinvia alle vigenti norme e disposizioni vigenti in materia:

- dello Statuto dell’Università degli Studi di Palermo;

- del Regolamento Generale dell’Università degli Studi di Palermo;

- del Regolamento per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità dell’Università degli Studi di Palermo;

- del Regolamento di Ateneo per le prestazioni conto terzi;

- delle norme del codice civile.

Art. 14. Entrata in vigore e pubblicità

1. Il presente Regolamento entra in vigore il giorno successivo a quello della sua emanazione con Decreto Rettorale.

2. La pubblicità è data mediante affissione all’albo ufficiale di Ateneo e nel sito internet del Settore Ufficio Studi e Documentazione.

2- Il sopra riportato regolamento entra in vigore il giorno successivo alla data del presente decreto di emanazione ed è pubblicato mediante affissione all’albo ufficiale di Ateneo e nel sito internet del settore ufficio studi e documentazione.

IL RETTORE

Xxxx. Xxxxxxx XXXXXXX