CODICE DI CONDOTTA FORNITORI
CODICE DI CONDOTTA FORNITORI
1. Definizioni
Nel contesto del Codice di Condotta Fornitori i seguenti termini hanno il significato di seguito precisato:
▪ “Contratto”: accordo concluso dalle Parti sulla base delle Condizioni Generali e dei relativi Ordini di Acquisto emessi dalla Società al Fornitore, per l’acquisto da parte della Società di Merci e/o Servizi del Fornitore, a condizione che le Condizioni Generali e gli Ordini di Acquisto riportino l’intero accordo tra le Parti per quanto riguarda l’oggetto in questione; OPPURE l’accordo concluso dalle Parti sulla base dei termini e delle condizioni specifiche convenute per la fornitura di determinate Merci e/o Servizi alla Società, a seconda dei casi;
▪ “Consociata": qualsiasi persona giuridica/entità direttamente o indirettamente controllata, controllante o soggetta al controllo comune di una delle Parti, intendendo tale controllo esercitato attraverso la proprietà diretta o indiretta del 50% o più del capitale sociale o dei diritti di voto di detta persona giuridica/entità;
▪ “Società”: la società Fedrigoni S.p.A., con sede legale a Verona, Xxx Xxxxxx Xxxxx 00/X, codice fiscale e partita IVA 01664630223, e/o la/e sua/e Consociata/e indicata/e nell’Ordine di Acquisto, che rilascia un Ordine di Acquisto per l’acquisizione di Beni o l’ottenimento di Servizi dal Fornitore;
▪ "Informazioni riservate": qualsiasi informazione riservata, commerciale o di altro tipo, relativa a una Parte, ai suoi materiali, prodotti, procedure, servizi e attività, forniti, in qualsiasi forma, da e/o per conto di una Parte all'altra Parte;
▪ "Rappresentanti": i dipendenti e i rappresentanti legali della Società;
▪ "Merci": beni materiali o immateriali venduti dal Fornitore alla Società;
▪ “Parte”: la Società o il Fornitore intesi singolarmente, a seconda dei casi;
▪ “Parti”: la Società e il Fornitore intesi collegialmente;
▪ "Ordini di acquisto": ordini di acquisto per Merci o la fornitura di Servizi erogati dalla Società al Fornitore;
▪ “CCF”: il presente Codice di condotta fornitori;
▪ "Servizi": lavoro e/o servizi intellettuali eseguiti dal Fornitore per la Società;
▪ "Fornitore": persona fisica o giuridica che fornisce Merci e/o Servizi alla Società in base al Contratto.
2. Scopo e oggetto
2.1. La Società crede fermamente che un approvvigionamento sostenibile sia un mezzo efficace per promuovere i valori e le prassi responsabili lungo tutta la catena del valore. L’azienda, adoperandosi per costruire relazioni e partnership forti e durature con i propri fornitori, intende promuovere un comportamento responsabile per tutta la propria catena di fornitura.
2.2. Il presente CCF stabilisce gli standard minimi relativi alle norme e ai requisiti di sostenibilità richiesti dalla Società, che tutti i Fornitori devono osservare per l'intera durata del rapporto commerciale tra le Parti.
2.3. Il Fornitore si impegna a rispettare le disposizioni del CCF, come di volta in volta modificato, relativamente al rispetto dei propri obblighi derivanti dal Contratto e nei suoi rapporti con la Società. Resta inteso che se il Fornitore ha adottato il proprio codice di condotta (o documento analogo) che prevede, in tutto o in parte, norme più rigorose di quelle del CCF, questi sarà autorizzato ad attenersi alle proprie norme più restrittive, purché sia garantito in ogni caso il rispetto delle disposizioni del presente CCF.
2.4. Il presente CCF costituisce parte integrante ed essenziale di tutti gli accordi tra le Parti.
2.5. Questo CCF è disponibile per la consultazione e il download gratuito presso la sede della Società e sul sito xxx.xxxxxxxxx.xxx.
3. Sistemi di gestione
3.1. Il Fornitore deve garantire la messa in atto di sistemi di gestione adeguati ed efficaci al fine di rispettare il presente CCF, le leggi e i regolamenti applicabili. Il funzionamento e la qualità del sistema di gestione devono essere proporzionati alle dimensioni, alla complessità e al contesto di rischio dell’attività del Fornitore.
3.2. I requisiti minimi sono i seguenti:
a) il Fornitore deve adottare un approccio strutturato per valutare, mitigare e gestire i rischi relativi ai diritti umani e del lavoro, alla salute e alla sicurezza sul lavoro, al business responsabile e all’impatto ambientale (di seguito “questioni relative al Codice di condotta”);
b) il Fornitore deve adottare azioni di miglioramento relative alle questioni relative al Codice di condotta e identificare le azioni tese al raggiungimento di tali obiettivi al fine di garantire il miglioramento delle prestazioni. In caso di inadempienza degli standard previsti dal CCF, il Fornitore si obbliga a prendere tutte le misure necessarie per garantirne l'osservanza;
c) il Fornitore deve osservare tutte le leggi, i regolamenti e le condizioni contrattuali che riguardano i propri incarichi, e comunicarli in modo tempestivo ai dipendenti e ai partner commerciali attraverso un'adeguata formazione;
d) il Fornitore deve mettere in atto sistemi per consentire la segnalazione di rimostranze relative a questioni relative al Codice di condotta.
4. Diritti umani e del lavoro
4.1. Diritti umani
Il Fornitore si impegna a:
a) rispettare i diritti umani e a non rendersi complice delle violazioni dei diritti umani;
b) mappare il suo impatto sui diritti umani se così convenuto;
c) disporre dei mezzi adeguati a risolvere eventuali violazioni dei diritti umani.
4.2. Diritti fondamentali dei lavoratori Il Fornitore si impegna a:
a) non assumere persone di età inferiore ai 18 anni, o l’età minima secondo la legislazione nazionale, se superiore
(in linea con la Convenzione OIL 138 sul lavoro minorile);
b) assicurarsi che il fatto di assumere persone al di sopra dell’età legale minima, ma al di sotto dei 18 anni non
metta a repentaglio l’istruzione, la salute, la sicurezza o la morale delle persone;
c) riconoscere i diritti dei dipendenti ad organizzarsi, essere membri di un sindacato e negoziare a livello collettivo;
d) non ricorrere a nessuna forma di lavoro forzato;
e) non discriminare nessun dipendente o potenziale dipendente;
f) trattare tutti i dipendenti con equità e rispetto.
4.3. Xxxxxx e orari di lavoro
Il Fornitore si impegna a:
a) pagare ai dipendenti il salario minimo e gli straordinari secondo quanto stabilito dalle leggi nazionali o dai contratti collettivi;
b) applicare l'orario di lavoro in conformità alla legge e ai contratti collettivi applicabili. Laddove non esistano tali leggi o accordi, l'orario di lavoro non dovrà superare le 48 ore settimanali;
c) concedere a tutti i dipendenti almeno un giorno di riposo ogni sette giorni consecutivi di lavoro se non disposto altrimenti dalle leggi applicabili.
5. Salute e sicurezza sul lavoro (OHS)
Il Fornitore si impegna a:
a) soddisfare tutti i requisiti legali applicabili in materia di salute e sicurezza sul lavoro (OHS);
b) avere una propria politica scritta in materia di OHS che dimostri il proprio impegno verso OHS, e nominare figure responsabili di OHS all'interno della propria organizzazione;
c) assicurarsi di disporre di un controllo operativo, quali norme e procedure, e di informarne tutti i dipendenti;
d) disporre di procedure di gestione delle emergenze;
e) sensibilizzare i dipendenti sulle questioni OHS, potenziare la cultura della sicurezza attraverso una comunicazione aperta e accertarsi che tutto il personale abbia ricevuto un'adeguata formazione OHS;
f) misurare e monitorare le prestazioni e gli eventuali pericoli OHS attraverso ispezioni e audit sul posto di lavoro;
g) segnalare e indagare sugli incidenti relativi a OHS.
6. Impatto ambientale
Il Fornitore si impegna a:
a) soddisfare tutti i requisiti ambientali in conformità con le leggi, i regolamenti e i permessi applicabili;
b) nominare dei responsabili per le questioni ambientali all'interno della propria organizzazione;
c) assicurarsi che i propri dipendenti dispongano di adeguate conoscenze ed esperienze in materia ambientale, oltre che di risorse che consentano loro di adempiere alle proprie responsabilità ambientali;
d) garantire la diffusione a tutti i dipendenti di istruzioni scritte e informazioni pertinenti riguardanti i processi aventi un potenziale impatto ambientale (ad esempio lo stoccaggio e la manipolazione di materiali pericolosi);
e) lavorare per prevenire eventuali emergenze ambientali e garantirne la preparazione per rispondere adeguatamente in tale eventualità, analizzando, identificando e adottando misure preventive e correttive;
f) gestire sistematicamente le violazioni o le problematiche ambientali e comunicare le informazioni ai dipendenti e alle parti interessate esterne, compresa la Società se coinvolta;
g) fornire alla Società schede di sicurezza dei materiali (schede tecniche o di dati di sicurezza) aggiornate e tutti i documenti e le informazioni pertinenti richiesti dalla Società.
7. Business responsabile.
Il Fornitore si impegna a:
a) svolgere le proprie attività nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di antitrust e concorrenza leale;
b) prevenire eventuali conflitti d'interesse tra le Parti;
c) non accettare o offrire tangenti, pagamenti agevolativi o qualsiasi oggetto di valore allo scopo di ottenere o intrattenere affari o eventuali benefici o vantaggi indebiti, dovendo, in generale, rispettare la legislazione anticorruzione esistente;
d) rispettare tutte le norme e i regolamenti, compresi quelli previsti dalla Società, relativi alla sicurezza e alla qualità dei prodotti e dei servizi;
e) registrare e divulgare con trasparenza e accuratezza i dettagli delle proprie operazioni commerciali, della struttura organizzativa, della situazione economica e delle prestazioni conformemente alle leggi e ai regolamenti in vigore. Ciò può includere quanto segue:
i. i Rappresentanti saranno tenuti a pagare le proprie spese di trasferta e alloggio durante le visite al Fornitore, in occasione di conferenze, sopralluogo agli impianti, ecc;
ii. ai Rappresentanti non dovranno essere elargiti doni, omaggi o somme di denaro che possano essere considerati inappropriati o inopportuni in relazione a potenziali transazioni commerciali.
8. Segnalazioni
8.1. L’Ufficio Acquisti della Società è disposto a fornire assistenza in merito all’interpretazione e all’attuazione di questo CCF, affinché il Fornitore e tutti i suoi dipendenti possano riportare in modo confidenziale eventuali perplessità/dubbi/timori a:
Xxxxxxxxx S.p.A.
Xxx Xxxxxx Xxxxx 00/X, 00000 Xxxxxx, Xxxxxx
Ufficio Compliance & Internal Audit del Gruppo xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx
8.2. Il Fornitore si impegna, in particolare, a segnalare tempestivamente alla Società, all'indirizzo indicato al punto 8.1, eventuali questioni relative al CCF che potrebbero influire sul rapporto tra le Parti ed eventuali inosservanze del CCF.
9. Audit
9.1. Il Fornitore si impegna a garantire il permesso ai Rappresentanti, o a qualsiasi terza parte autorizzata dalla Società e che sia ritenuta ragionevolmente accettabile dal Fornitore, di sottoporre a verifica le operazioni del Fornitore che siano rilevanti per questo CCF (in presenza del Fornitore), comprese, ma non solo, gli impianti del Fornitore e l'analisi di scritture e registri (l'"Audit").
9.2. Resta inteso che la Società si riserva il diritto di realizzare un Audit prima della firma di un Contratto e/o durante tutta la durata del relativo Contratto in base alle proprie necessità.
9.3. In merito all’Audit, il Fornitore si impegna a comunicare, su istanza della Società, le informazioni e i dati richiesti, a meno che ciò non costituisca una violazione dei propri obblighi di legge sulla diffusione delle informazioni. Su richiesta del Fornitore, le Parti sottoscriveranno un accordo di riservatezza relativo a tutte le Informazioni riservate comunicate in riferimento all'Audit.
10. Attuazione del CCF e conseguenze in caso di eventuali violazioni
10.1. In linea generale, se la Società constata che il Fornitore non sta rispettando i requisiti e gli standard definiti in questo CCF, la Società può offrire indicazioni sulle questioni da affrontare. Il Fornitore si impegna a adottare tempestivamente le azioni necessarie come indicato dalla Società.
10.2. Resta comunque inteso che in caso di violazione delle disposizioni del CCF la Società si riserva il diritto di annullare gli Ordini di Acquisto in essere, sospendere i futuri Ordini di Acquisto o risolvere immediatamente il Contratto.
11. Codice etico
Il Fornitore prende atto del fatto che il Gruppo Fedrigoni, ai sensi del Decreto Legislativo dell’8 giugno 2001 n. 231 (il “Decreto”) ha altresì adottato un modello organizzativo ed un codice etico (quest’ultimo consultabile e scaricabile gratuitamente presso la sede della Società e sul sito xxx.xxxxxxxxx.xxx, di seguito il “Codice Etico”).
Il Fornitore si impegna ad astenersi da comportamenti che possano configurare fattispecie di reato di cui al Decreto, indipendentemente dall’effettiva commissione del reato o dalla sua punibilità, nonché ad operare nel rispetto delle disposizioni e dei principi del Decreto stesso.
Il Fornitore si impegna, inoltre, a rispettare le disposizioni del Codice Etico, per quanto di sua competenza e come di volta in volta emendato, in relazione al rispetto delle proprie obbligazioni derivanti dal Contratto e nel corso dei suoi rapporti con la Società.
In caso di violazione delle disposizioni del Codice Etico, la Società avrà il diritto di risolvere immediatamente il Contratto e di chiedere al Fornitore il risarcimento degli eventuali danni subiti, entro i limiti quantificati.
12. Subappaltatori
Il Fornitore, qualora si avvalga di subappaltatori (se e quando debitamente autorizzati dalla Società), resterà responsabile in solido nei confronti della Società della corretta esecuzione delle attività ad essi affidate e dell'osservanza di quanto previsto dal CCF le cui disposizioni saranno richiamate nel relativo contratto che verrà stipulato dal Fornitore e dal subappaltatore.