Regolamento del servizio di Verificazione Periodica

Regolamento del servizio di Verificazione Periodica

Sommario

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 2

2. NORME DI RIFERIMENTO 2

3. TERMINI E DEFINIZIONI 2

4. RESPONSABILITA’ 4

5. OBBLIGHI DEL TITOLARE DELLO STRUMENTO 5

6. MODALITA’ OPERATIVE 6

7. PUBBLICITA’ E USO DELLA DOCUMENTAZIONE DI VERIFICAZIONE PERIODICA 9

8. UTILIZZO DEL MARCHI BARON PE.S.I 9

9. RISERVATEZZA 9

10. RECLAMI E RICORSI 10

11. LISTINO PREZZI 11

12. INTERRUZIONI CONTRATTUALI 11

13. MODIFICHE AL REGOLAMENTO 12

REV.	DATA	MOTIVI	APPROVATA
0	18/09/2017	Emissione
1	02/01/2019	Aggiornamento a seguito rilievi di ACCREDIA
2	21/02/2019	Aggiornamento portate e divisioni verificabili
3	31/10/2019	Aggiornamento contrassegni di Verificazione Periodica (vedi punto 7)
4	25/02/2020	Aggiornamento a seguito rilievo ACCREDIA (vedi punto 6.2)
5	18/10/2022	Aggiornamento (vedi punti 6.1 e 6.2)
6	01/02/2023	Aggiornamento per recepimento rilievi esame documentale di rinnovo

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Il presente documento definisce le regole e le modalità operative per l’attività di verificazione periodica di strumenti per pesare a funzionamento non automatico ai sensi del Decreto 21 aprile 2017 n. 93.

In particolare, si applica ai seguenti strumenti:

- Strumenti in classe di precisione III e IIII con le seguenti caratteristiche:

a) Portata massima fino a 160000 kg

b) Divisione minima ≥ 1 g

Nell’esecuzione delle suddette verificazioni BARON PE.S.I. srl opera con assoluta indipendenza dalle parti interessate al processo di verificazione.

Gli ispettori di BARON PE.S.I. srl non svolgono né direttamente né indirettamente attività che potrebbero compromettere il carattere di riservatezza, obiettività e imparzialità del processo di verificazione in questione.

2. NORME DI RIFERIMENTO

Le norme, regolamenti e direttive di riferimento, nelle revisioni ultime applicabili, per le attività di verificazione periodica sono:

- Decreto 21 aprile 2017 n. 93 “Regolamento recante la disciplina attuativa della normativa sui controlli degli strumenti di misura in servizio e sulla vigilanza sugli strumenti di misura conformi alla normativa nazionale e europea”.

- UNI XXX XX 00000 “Aspetti metrologici di strumenti per pesare non automatici”.

- UNI ISO/IEC 17020 “Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismo che eseguono le ispezioni”.

- RG-01 “Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Certificazione e Ispezione - Parte Generale”.

- RG-01-04 “Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Ispezione”

- RG-09 “Regolamento per l’utilizzo del marchi ACCREDIA Guida CEI 0-14”.

3. TERMINI E DEFINIZIONI

Titolare dello strumento: persona fisica o giuridica titolare della proprietà dello strumento di misura o che, ad altro titolo, ha la responsabilità dell’attività di misura.

Verificazione Periodica: il controllo metrologico legale periodico effettuato sugli strumenti di misura dopo la loro messa in servizio, secondo la periodicità definita in funzione delle caratteristiche metrologiche, o a seguito di riparazione per qualsiasi motivo comportante la rimozione di sigilli di protezione, anche di tipo elettronico.

Organismo di Ispezione: organismo che effettua la verificazione periodica degli strumenti di misura a seguito della presentazione a Unioncamere della Scia dopo essere stato accreditato in conformità ad una delle seguenti Norme o successive revisioni:

1) UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2012

2) UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005

3) UNI CEI EN ISO/IEC 17065:2012

Certificato di Ispezione: documento appositamente predisposto dall’Organismo di Ispezione che contiene il risultato dell’ispezione che può avere esito positivo o negativo.

Rapporto di Ispezione: documento appositamente predisposto dall’Organismo di Ispezione per le registrazioni e le risultanze delle prove di ispezione.

Verbale di Intervento V.P.: documento appositamente predisposto dall’Organismo di Ispezione (foglio di lavoro) per dare al cliente evidenza/registrazione degli interventi di ispezione effettuati a fronte dell’ordine ricevuto dallo stesso e di eventuali annotazioni dell’Ispettore (da firmare per accettazione da parte del cliente alla fine delle prove).

Masse campione: pesi campione (masse di lavoro riferibili ai campioni di prima linea detenuti dall’OdI) utilizzati per la verificazione di uno strumento, che non devono essere affette da errore superiore ad 1/3 dell’ERRORE MASSIMO PERMESSO sullo strumento per quel carico di prova.

Zavorre: carico costante che possa essere utilizzato in aggiunta alle masse di lavoro disponibili durante l’ispezione al fine di avvicinarsi il più possibile alla portata massima dello strumento.

Non Conformità: rilievo che evidenzia il fatto che lo strumento produca degli errori massimi fuori dalle tolleranze previste per la tipologia di controllo o non provvisto delle iscrizioni o della documentazione prevista dalla normativa.

Cliente/Committente: richiedente l’esecuzione di una verificazione periodica; nella fattispecie è il Titolare dello strumento o suo legale rappresentante.

Ispettore: soggetto in possesso di appropriate competenze e qualifiche incaricato da BARON PE.S.I. srl per l’esecuzione della verificazione periodica.

Responsabile Tecnico e Sostituto Responsabile Tecnico: soggetto che sovrintende a tutte le funzioni correlate con l’attività di Verificazione Periodica all’interno dell’Azienda a livello organizzativo, logistico, operativo e amministrativo (gestione documentazione di pertinenza).

Reclamo: espressione di insoddisfazione, diversa dal ricorso, manifestata da una persona o da una organizzazione ad un Organismo di Ispezione, relativa alle attività di tale Organismo, per la quale è attesa una risposta.

Ricorso, Appello: richiesta indirizzata dal fornitore dell’elemento da sottoporre ad ispezione all’Organismo di Ispezione, per la riconsiderazione, da parte di tale Organismo, di una decisione che questi ha assunto relativamente a quell’oggetto.

Accreditamento: l'accreditamento attesta il livello di qualità del lavoro di un Organismo (di certificazione e di ispezione), verificando la conformità del suo sistema di gestione e delle sue competenze a requisiti normativi internazionalmente riconosciuti, nonché alle prescrizioni legislative obbligatorie. L'accreditamento è pertanto garanzia di:

- Correttezza: le norme europee vietano la prestazione di consulenze sia direttamente che attraverso società collegate.

- Competenza: l'accreditamento attesta in primo luogo che il personale addetto all'attività di verificazione sia culturalmente, tecnicamente e professionalmente qualificato.

ACCREDIA: ACCREDIA è l'Ente unico nazionale di accreditamento, riconosciuto dallo Stato il

22 dicembre 2009, nato come Associazione senza scopo di lucro, dalla fusione di SINAL e SINCERT e con il contributo di SIT - INRIM, ENEA e ISS. Con ACCREDIA l'Italia si è adeguata al Regolamento del Parlamento Europeo e del Consiglio n. 765, del 9 luglio 2008, che dal 1° gennaio 2010 è applicato per l'accreditamento e la vigilanza del mercato in tutti i Paesi UE. Ogni Paese europeo ha il suo Ente di Accreditamento. Tutti gli Enti di Accreditamento operano senza fini di lucro. ACCREDIA valuta la competenza tecnica e l'idoneità professionale degli operatori di valutazione della conformità (Laboratori e Organismi), in conformità a standard internazionali, accertandone la conformità a regole obbligatorie e norme volontarie, per assicurare il valore e la credibilità delle attività sottoposte ad accreditamento. ACCREDIA opera a livello europeo in sede EA (European cooperation for Accreditation) e a livello internazionale in sede IAF (International Accreditation Forum). ACCREDIA, attraverso il Dipartimento Organismi di Certificazione e Ispezione, opera l'accreditamento di Organismi di Certificazione di sistemi di gestione aziendali, prodotti, personale e Organismi di Verifica e Ispezione, ed ha l'obiettivo di contribuire al miglioramento della qualità dei prodotti, dei servizi, dei sistemi di gestione aziendale, dei processi e delle persone attraverso la verifica della competenza (accreditamento) dei relativi Organismi di valutazione di conformità. Visite in affiancamento: l'attività di controllo svolta da ACCREDIA non si limita alla concessione dell'accreditamento. L'Organismo di Certificazione, Verifica o Ispezione viene sottoposto periodicamente a visite di sorveglianza per verificare il mantenimento nel tempo delle caratteristiche di competenza ed esperienza che sono alla base dell'accreditamento stesso. ACCREDIA effettua queste attività di controllo, sia conducendo verifiche ispettive presso la sede dell'Organismo di Certificazione, Verifica o Ispezione, sia accompagnando gli Ispettori dell'Organismo stesso nel corso di alcune verifiche ispettive presso le organizzazioni, per verificare in campo l’adeguatezza e la corretta applicazione delle procedure, nonché il comportamento degli stessi Ispettori. In sostanza la presenza degli Ispettori ACCREDIA presso l’azienda ha lo scopo di verificare l'adeguatezza del comportamento dell'Organismo di Certificazione/Verifica/Ispezione e di assicurare in merito all'uniformità del giudizio professionale espresso.

4. RESPONSABILITA’

4.1 Responsabilità del Titolare dello strumento

Il Titolare dello strumento con la sottoscrizione del contratto con l’Organismo di Ispezione (accettazione dell’offerta) assume le seguenti responsabilità e doveri:

- mettere a disposizione l’impianto di pesatura per l’esecuzione della verificazione in perfetto stato di funzionamento e in condizioni di pulizia adeguate;

- mettere a disposizione la quantità di zavorra necessaria all’esecuzione delle prove di verificazione e i mezzi per la movimentazione concordate con BARON PE.S.I. srl in fase di accettazione dell’offerta;

- fornire, ai sensi del Xx.xx 81/08 e successive modifiche, tutte le informazioni sui rischi specifici esistenti e sulle azioni per prevenirli e coordinare il proprio personale con gli ispettori per garantire il rispetto delle norme in materia di sicurezza;

- fornire, prima dell’esecuzione dell’ispezione tutta la documentazione esistente a corredo dello strumento in verificazione;

- comunicare tempestivamente la variazione dei dati fiscali, indirizzi, ecc…;

- comunicare l’eventuale smarrimento del Libretto Metrologico o della documentazione prescritta in dotazione allo strumento;

- accettare la presenza di ispettori dell’Ente di accreditamento in veste di osservatori o la presenza di personale ispettivo di BARON PE.S.I. srl in affiancamento (senza che ci siano costi aggiuntivi per il cliente);

- rispettare quanto previsto dal presente Regolamento.

4.2 Responsabilità dell’Organismo di Ispezione BARON PE.S.I. srl

BARON PE.S.I. srl, con l’accettazione dell’incarico di Verificazione Periodica assume le seguenti responsabilità e doveri:

- intervenire entro 45 giorni dall’accettazione dell’incarico/contratto (salvo diverse richieste e/o indicazioni da parte del Titolare dello strumento);

- operare con la massima professionalità nel rispetto dei principi di indipendenza, imparzialità e riservatezza;

- garantire che la propria struttura organizzativa e le persone incaricate delle attività di ispezione agiscono in condizioni da assicurare un giudizio imparziale;

- gestire con riservatezza le informazioni acquisite durante l’ispezione, salvo obblighi legali e derivanti dagli organismi di controllo o dall’Ente di Accreditamento;

- utilizzare durante le ispezioni personale specificatamente qualificato e strumentazione (masse campioni) idonea allo scopo;

- rendere disponibile le risorse necessarie (nella misura prevista dal contratto stipulato) a svolgere le attività di ispezione in accordo con quanto descritto nel presente Regolamento e in conformità a quanto prescritto dal Decreto 21 aprile 2017 n. 93 e norme applicabili;

- informare preventivamente il Titolare dello strumento della presenza di ispettori dell’Ente di accreditamento e di altri enti di sorveglianza;

- apporre a seguito delle prove eseguite il contrassegno e i xxxxxxx previsti e darne subito conoscenza al Titolare dello strumento o suo delegato;

- provvedere alla comunicazione dell’esito delle Verificazioni effettuate in maniera telematica alla Camera di Commercio competente per territorialità del luogo di esecuzione delle Verificazioni;

- comunicare eventuali provvedimenti inibitori alla prosecuzione dell'attività o di autotutela da parte di Unioncamere ai titolari degli strumenti oggetto di verificazioni periodiche già programmate, dell’impossibilità ad eseguire le verificazioni. I titolari degli strumenti sono tenuti alla riprogrammazione degli stessi con altro organismo, entro sessanta giorni lavorativi dal ricevimento della comunicazione;

- rilasciare qualora non presente, a titolo gratuito nel caso di prima verificazione periodica dall’entrata in vigore del Decreto 21 aprile 2017 n. 93, un Libretto Metrologico contenente le informazioni relative allo strumento di misura oggetto di verificazione.

Si precisa che BARON PE.S.I. srl non delega ad altri organismi ed enti l’esecuzione di parti delle attività descritte ed ha la responsabilità complessiva delle attività stesse nei confronti del cliente.

5. OBBLIGHI DEL TITOLARE DELLO STRUMENTO

Il Titolare dello strumento ha i seguenti obblighi normativi:

- comunicare entro 30 giorni alla Camera di commercio della circoscrizione in cui lo strumento è in servizio la data di fine utilizzo dello stesso;

- richiedere una nuova Verificazione Periodica almeno 5 giorni lavorativi prima della scadenza della precedente o entro dieci giorni lavorativi dall’avvenuta riparazione dei propri strumenti, se tale riparazione ha comportato la rimozione di etichette o di ogni altro sigillo anche di tipo elettronico.

N.B. : può utilizzare gli strumenti dopo la riparazione con i sigilli provvisori applicati dal riparatore, per un massimo di 10 giorni e successivamente alla richiesta di una nuova Verificazione Periodica all’Organismo, fino all’esecuzione della Verificazione stessa.

In caso di esito negativo della Verificazione Periodica può detenere gli strumenti nel luogo d’impiego, purchè muniti del contrassegno previsto dalla normativa vigente e non utilizzati; gli stessi strumenti dopo la riparazione possono essere utilizzati previa richiesta di nuova Verificazione Periodica purchè muniti di sigilli provvisori applicati dal riparatore;

- mantenere l’integrità del contrassegno apposto in sede di Verificazione Periodica, nonché di ogni altro marchio, sigillo, anche di tipo elettronico, o elemento di protezione;

- mantenere l’integrità dei sigilli provvisori applicati dal riparatore;

- conservare il Libretto Metrologico e l’eventuale documentazione prescritta (comunicandone l’eventuale smarrimento);

- curare il corretto funzionamento del proprio strumento e non utilizzarlo quando palesemente difettoso o inaffidabile dal punto di vista metrologico.

Tali obblighi sono esclusi a fronte di eventi non prevedibili o rispetto ai quali non si abbia un effettivo controllo secondo i normali criteri di diligenza.

6. MODALITA’ OPERATIVE

L’erogazione del servizio richiesto dal Titolare dello strumento avviene secondo le modalità e procedure interne dell’OdI nel rispetto delle normative vigenti di riferimento.

Il Titolare dello strumento/Cliente, anche tramite un proprio delegato, deve garantire l’accesso al sistema di pesatura fornendo l’assistenza, le zavorre e i mezzi dovuti da contratto perché siano eseguite le prove necessarie alla Verificazione.

6.1 Pianificazione

Il Cliente richiede il preventivo per il servizio di verificazione periodica a BARON PE.S.I. srl a mezzo lettera, mail, fax o telefono oppure è l’Organismo stesso che invia, sulla base di dati storici, le offerte. L’Organismo entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta di preventivo, salvo ritardi dovuti a chiusura dell’azienda per ferie/festività o a causa di forza maggiore, effettua l’analisi di fattibilità ed a fronte dell’esito positivo di quest’ultima emette la relativa offerta e la invia al richiedente allegando copia del Regolamento D 520 R in vigore. Ricevuta copia dell’offerta firmata per accettazione o altra forma d’ordine formale, che faccia riferimento all’offerta stessa, da parte del Cliente (l’accettazione dell’offerta da parte del Cliente vale anche come accettazione automatica del presente Regolamento), il Responsabile Commerciale o il Responsabile Tecnico o il suo Sostituto, dopo averlo riesaminato, confermano/non confermano entro 3 giorni lavorativi via mail al Cliente l’accettazione dell’ordine e quindi dell’incarico. Con la stessa mail o con altra successiva vengono comunicati al Cliente i nominativi degli Ispettori dell’Organismo che possono essere incaricati di eseguire l’attività di Verificazione Periodica: gli Ispettori si intendono accettati qualora non pervengano all’Organismo di Ispezione, entro 3 giorni lavorativi dall’invio della comunicazione o immediatamente nel caso di attività da eseguirsi entro 3 giorni lavorativi, motivazioni giustificate e scritte per una eventuale loro ricusazione. La pianificazione delle attività avverrà concordandone la tempistica con il Cliente. In ottemperanza a quanto prescritto dal comma 16 dell’articolo 4 del

Decreto 21 aprile 2017, n. 93, la verificazione periodica dovrà essere eseguita entro 45 giorni dalla data di accettazione dell’incarico da parte dell’Organismo di Ispezione, considerando le esigenze delle scadenze, la localizzazione degli impianti e le disponibilità del cliente, allo scopo di ottimizzare la tempistica di esecuzione e i trasferimenti tra i diversi siti.

Pianificazione specifica, non rientrante nei 45 giorni dalla data di accettazione dell’incarico da parte dell’Organismo di Ispezione, viene fatta per interventi relativi a contratti annuali aperti, contratti con validità pluriennale o per ordini nei quali il Cliente abbia espressamente richiesto un diverso periodo/data per l’effettuazione della verificazione periodica.

Durante l’esame di fattibilità si effettueranno le seguenti azioni:

- accertamento che la richiesta rientri nel campo di accreditamento dell’Organismo,

- verifica che l’Organismo sia in grado di soddisfare nei modi e nei tempi la richiesta stessa,

- verificare che il richiedente dell’ispezione sia nell’elenco dei Titolari degli strumenti di misura presente sui siti delle camere di commercio e consultabili dal pubblico.

L’attività di verificazione viene eseguita nei giorni lavorativi fatto salve specifiche esigenze del cliente. BARON PE.S.I. srl provvede a comunicare al cliente, prima dell’intervento, la data di esecuzione della verificazione, i nominativi degli ispettori incaricati e in assenza di comunicazione in senso contrario, la verificazione si intende confermata. Il Cliente ha il diritto di ricusare gli ispettori incaricati a fronte di giustificate motivazioni.

Alle attività ispettive hanno facoltà di partecipare ispettori dell’Organismo di Accreditamento (Accredia), previa comunicazione. Nel caso di rifiuto o inadempienza del suddetto obbligo da parte del Cliente, la BARON PE.S.I. srl non darà seguito all’attività ispettiva. A conclusione dell’ispezione, l’esito (Verificazione Periodica) sarà attestato dall’apposizione dei contrassegni conformi a quanto previsto dal Decreto n.93/2017, Art. 4, comma 13.

6.2 Effettuazione del servizio

Il servizio viene effettuato, in ottemperanza al Decreto 21 aprile 2017 n. 93 e secondo le prescrizioni della norma armonizzata UNI CEI EN 45501:2015, come da procedure interne dell’Organismo di Ispezione. I risultati delle prove eseguite dall’Ispettore vengono registrate, dallo stesso, nell’apposito Rapporto di Ispezione.

La Verificazione Periodica prevede:

- il controllo visivo che verifica la presenza e l'integrità delle marcature e/o etichette adesive attestanti la verificazione prima nazionale o CE, la presenza della targa delle iscrizioni regolamentari e dei sigilli (anche in caso di sigilli elettronici);

- il controllo che verifica la presenza del Libretto Metrologico;

- l'effettuazione di prove metrologiche per verificare il funzionamento ed il rispetto degli errori massimi tollerati e l’emissione della documentazione della verificazione.

La BARON PE.S.I. srl utilizza, per registrare i risultati delle prove ed effettuare i calcoli matematici richiesti, modulistica in formato cartaceo/elettronico verificata e validata.

In base alle attività concordate contrattualmente, l'Ispettore dell’Organismo di Ispezione BARON PE.S.I. srl rileva i dati che emergono durante lo svolgimento della verificazione annotandoli sul Rapporto di Ispezione. L'esito della verificazione (POSITIVO o NEGATIVO) sarà riportato sul Libretto Metrologico. Qualora il Libretto Metrologico non sia presente, l’Organismo di Ispezione lo rilascerà a titolo gratuito sia nel caso di prima verificazione periodica dall’entrata in vigore del Decreto 21 aprile 2017 n. 93, sia nel caso di verificazioni periodiche successive.

Nel caso in cui lo strumento sia stato riparato antecedentemente all’esecuzione della prima verificazione periodica, l’Organismo richiede al Titolare dello strumento la dichiarazione, rilasciata dal riparatore, con la descrizione dell’intervento effettuato e dei sigilli provvisori applicati:

l’Organismo annota i riferimenti di tale dichiarazione sul Libretto Metrologico e la allega allo stesso.

In caso di verificazione periodica con esito NEGATIVO, l'Ispettore apporrà sullo strumento il contrassegno di colore rosso di ESITO NEGATIVO. In questo caso il Cliente dovrà definire adeguate azioni correttive volte alla risoluzione delle difformità rilevate, al completamento delle quali il Cliente sarà tenuto a richiedere, per non precludersi la possibilità a proseguire nell’uso dello strumento nei termini di legge e comunque entro 10 giorni dall’avvenuta riparazione, una nuova Verificazione Periodica.

Le ragioni che precludono il buon esito dell’attività ispettiva sono:

• mancata corrispondenza delle caratteristiche dello strumento e dei parametri di ispezione alle norme cogenti applicabili ed alle norme armonizzate;

• mancata presenza dei bolli di verificazione prima nazionale, o di quelli CEE/CE, o della marcatura CE e della marcatura supplementare M;

• mancato rispetto degli errori massimi tollerati.

In caso di ispezione con esito POSITIVO l'ispettore apporrà una targhetta di colore verde .

I contrassegni attestanti l'esito dell'ispezione (POSITIVO/NEGATIVO), sono quelli previsti dal Decreto Ministeriale 21 aprile 2017 n. 93, descritti al Capo I, Art. 2, Punto 1, lettera m, e riportati all’allegato VI (art. 4, comma 13) del suddetto Decreto.

Si precisa che l’Organismo di Ispezione non emette giudizi di conformità sullo strumento oggetto della verificazione.

I dati emersi dalla Verificazione Periodica vengono consegnati al Responsabile Tecnico che procederà al riesame del Rapporto di Ispezione, che se ritenuto valido verrà approvato ed emesso mediante apposizione di data e firma da parte dello stesso. Se il Rapporto di Ispezione è ritenuto valido, il Responsabile Tecnico entro 10 giorni lavorativi dall'effettuazione dell'ispezione, emette il Certificato di Ispezione. Copia conforme del Certificato di Ispezione viene consegnata al Titolare dello strumento a mezzo PEC, posta elettronica normale o in originale cartaceo unitamente al Libretto Metrologico dello strumento (se non già esistente o non già rilasciato).

Il Rapporto di Ispezione non viene rilasciato al Titolare dello strumento.

Il Titolare dello strumento può richiedere all’Organismo copia del Rapporto di Ispezione associato ad uno specifico Certificato inviando normale mail all’indirizzo xxx@xxxxxxxxx.xx (vedi anche nota a margine del Certificato di Ispezione).

In questo caso copia conforme del Rapporto di Ispezione viene consegnata al Titolare dello strumento a mezzo PEC, posta elettronica normale o in originale cartaceo.

Nel caso in cui nel riesame dell’attività di verificazione da parte del Responsabile Tecnico si evinca una anomalia che possa cambiare l’esito del controllo, l’Organismo di Ispezione comunica immediatamente il risultato al cliente e provvede, entro 1 giorno lavorativo, ad accertarsi, mediante l’invio di un Ispettore in azienda, che il contrassegno venga rimosso.

L’Organismo di Ispezione apre una “Non Conformità” e riorganizza, previo esplicito assenso preventivo da parte del Cliente, l’esecuzione di una nuova verificazione entro 10 giorni lavorativi, salvo cause di forza maggiore, senza nessun addebito aggiuntivo a carico del Cliente.

Tutta la documentazione inerente l’ispezione viene conservata per un tempo minimo di 5 anni.

6.3 Registrazione telematica dell’esito della verificazione

A seguito dell’intervento di ispezione per la Verificazione Periodica di uno strumento e del successivo riesame di validazione, il Responsabile Tecnico dell’Organismo di Ispezione provvede a

inviare in maniera telematica (entro 10 giorni lavorativi) l’esito della stessa alla Camera di Commercio della circoscrizione in cui lo strumento è in servizio.

7. PUBBLICITA’ E USO DELLA DOCUMENTAZIONE DI VERIFICAZIONE PERIODICA

Il Cliente, ottenuto il Certificato di Ispezione per l’avvenuta Verificazione Periodica, per tutto il periodo di validità della stessa può fare riferimento ad essa.

La durata e validità della verificazione è documentata sullo strumento da apposito contrassegno verde, mentre eventuale esito negativo è documentata sullo strumento da contrassegno rosso.

Tali contrassegni rappresentano l’esito della verificazione.

8. UTILIZZO DEL MARCHI BARON PE.S.I.

L’uso del marchio BARON PE.S.I. srl da parte del Cliente è consentito esclusivamente dietro preventiva ed esplicita autorizzazione scritta da parte di BARON PE.S.I. srl. L’utilizzo del marchio deve essere riferito esclusivamente ad opere, ai servizi, ai prodotti o agli aspetti gestionali interessati dalle verificazioni effettuate dalla BARON PE.S.I. srl medesima ed a cui attengono i Rapporti e documenti rilasciati da BARON PE.S.I. srl. La facoltà di utilizzare il marchio BARON PE.S.I. srl non può essere in alcun modo trasferita a terzi dal Cliente. L’utilizzo del marchio di accreditamento ACCREDIA da parte di BARON PE.S.I. srl è svolto in conformità al Regolamento Generale ACCREDIA RG-09 disponibile sul sito ACCREDIA “xxx.xxxxxxxx.xx”. In particolare i Rapporti di Ispezione e i Certificati di Ispezione rilasciati dalla BARON PE.S.I. srl nell’ambito dello scopo di accreditamento riportano il marchio ACCREDIA. L’uso del marchio ACCREDIA è precluso al cliente.

9. RISERVATEZZA

Le informazioni e i documenti acquisiti durante l’attività di ispezione sono considerati riservati. BARON PE.S.I. srl garantisce la riservatezza ai sensi dell’ex art. 13 del D.Lgs 196/03 e art. 13 del GDPR 679/2019 e successive modifiche circa il trattamento dei dati forniti dal Cliente e prevede adeguate misure di controllo, gestione e conservazione delle informazioni e documenti veicolati su supporti informatici. BARON PE.S.I. srl ha esteso l’obbligo della riservatezza a tutto il personale interno ed esterno coinvolto nell’attività oggetto del presente Regolamento.

Nei casi di legge in cui sia previsto che le informazioni siano rese note a terzi (Organismi di controllo, Autorità Giudiziaria e/o Magistratura), BARON PE.S.I. srl si ritiene sollevata dall’obbligo della Riservatezza e, nel caso in cui sia consentito dalla legislazione, provvederà ad informare preventivamente il Cliente del rilascio delle informazioni. Il Cliente approva

esplicitamente che le informazioni e gli atti che li riguardano siano accessibili all’Ente di Accreditamento e ai soggetti di BARON PE.S.I. srl preposti alle attività di controllo previste dalle Norme di riferimento.

10. RECLAMI E RICORSI

10.1 Reclami

Reclami scritti (ad esempio riferiti al comportamento del personale ispettivo) possono essere presentati alla BARON PE.S.I. srl dal Cliente, dal Titolare dello strumento o da chiunque si ritenga leso dall’operato dell’Organismo di Ispezione, in qualsiasi momento, scrivendo una mail a xxx@xxxxxxxxx.xx.

In presenza di reclami, BARON PE.S.I. srl confermerà per iscritto l'avvenuta ricezione degli stessi entro 10 giorni e si impegna a rispondere entro 30 giorni dalla conferma di avvenuta ricezione.

Dettaglio di processo:

- ricezione del reclamo o ricorso;

- analisi di responsabilità;

- invio di lettera di presa in carico;

- analisi di fondatezza;

- azioni intraprese a fronte di;

- risposta per iscritto;

- chiusura.

La figura del Responsabile Tecnico della BARON PE.S.I. srl esamina personalmente i reclami ricevuti avvalendosi anche delle modalità operative definite nel MQ 17020. Nel caso in cui lo stesso Responsabile Tecnico non sia indipendente in questa analisi, la stessa verrà assegnata al Sostituto Responsabile Tecnico o ad altra figura indipendente nominata dalla Direzione.

10.2 Ricorsi

Il Cliente, il Titolare dello strumento o l’Organizzazione che è stata sottoposta al controllo hanno facoltà di presentare ricorsi scritti, scrivendo una mail a xxx@xxxxxxxxx.xx, nei confronti delle decisioni/valutazioni prese da BARON PE.S.I. srl, entro 90 giorni dalla data in cui BARON PE.S.I. srl ha formalizzato, mediante documento scritto, detta decisione/valutazione: trascorso tale termine la detta decisione/valutazione si intende integralmente accettata.

Nel caso di ricezione di ricorsi, l’Organismo di Ispezione:

- entro 3 giorni lavorativi, comunica via mail al soggetto ricorrente la ricezione e presa in carico del ricorso;

- valuta la fondatezza del ricorso e, qualora sia fondato, lo annota all’interno del “Registro Reclami e Ricorsi” gestendolo come Non Conformità da risolvere entro 30 giorni lavorativi (la figura del Responsabile Tecnico della BARON PE.S.I. srl esamina personalmente i ricorsi ricevuti avvalendosi anche delle modalità operative definite nel MQ 17020. Nel caso in cui lo stesso Responsabile Tecnico non sia indipendente in questa analisi, la stessa verrà assegnata al Sostituto Responsabile Tecnico o ad altra figura indipendente nominata dalla Direzione);

- mette in atto le azioni eventualmente necessarie per la soluzione del ricorso e comunica via mail al soggetto ricorrente gli interventi attuati e/o previsti (es. nuovo intervento di verificazione periodica…..);

- qualora il ricorso non sia ritenuto fondato, comunica via mail al soggetto ricorrente le motivazioni del rigetto entro 30 giorni lavorativi.

Qualora risultasse necessario, l’eventuale contenzioso verrà gestito attraverso gli Uffici Legali delle parti in causa e, in assenza di accordi tra queste, la controversia sarà deferita al foro competente di Vicenza.

11. LISTINO PREZZI

Al fine di formulare le offerte, la BARON P.E.S.I. srl ha definito un listino prezzi. Sulla base delle tipologie e storicità dei clienti, sulla loro dislocazione geografica, sulla economicità e l’accorpamento di più verificazioni periodiche possono essere applicate eventuali scontistiche.

11.1 Condizioni di pagamento e fatturazione

La fatturazione avviene alle condizioni indicate nelle singole offerte/ordini/contratti.

Nel caso di interruzione dell’attività di ispezione per qualsiasi motivo non imputabile all’Organismo di Ispezione, BARON PE.S.I. srl emetterà comunque fattura per le prestazioni concordate.

Successivamente alla firma del contratto non è normalmente possibile modificare il Contratto e i suoi allegati se non tramite nuovo accordo formale tra le parti.

11.2 Mancato o ritardato pagamento

Per il ritardato pagamento delle fatture, BARON PE.S.I. srl si riserva la facoltà di addebitare un interesse annuo pari al tasso di sconto incrementato del 2%, calcolato dalla data di emissione della fattura al momento dell’effettivo pagamento. Sono a carico del Cliente/Committente tutti i costi relativi al recupero del credito, comprese le eventuali spese legali.

BARON PE.S.I. srl si riserva il diritto di sospendere o di interrompere le attività in caso di mancato pagamento delle fatture già emesse.

12. INTERRUZIONI CONTRATTUALI

Le parti hanno rispettivamente facoltà di recedere dal Contratto con un preavviso di 5 giorni dalla data di intervento prevista, attraverso comunicazione formale, secondo le modalità di seguito indicate. In tale ipotesi, qualora sia il Cliente/Committente a voler recedere, egli s’impegna a corrispondere a BARON PE.S.I. srl il corrispettivo per le attività svolte sino al momento del recesso. Il Cliente/Committente riceverà una fattura da parte BARON PE.S.I. srl relativa alle prestazioni svolte fino al momento dell'interruzione.

Si precisa che dopo la chiusura del Contratto, non è più possibile modificare i documenti contrattuali; tuttavia BARON PE.S.I. srl si riserva il diritto di revisionare i documenti contrattuali qualora nel corso delle attività riscontrasse variazioni rispetto alle condizioni dichiarate dal Cliente/Committente in base alle quali è stata emessa l'offerta. Ciò darà luogo a una nuova procedura contrattuale, fermi restando i termini sopra indicati. Le Parti espressamente convengono che il mancato adempimento anche di uno soli degli obblighi di cui ai precedenti paragrafi e punti comporterà la risoluzione del Contratto ai sensi e per gli effetti dell'art. 1456 c.c., con conseguente obbligo della parte inadempiente di corrispondere il risarcimento del danno. Le Parti si riservano altresì la facoltà di risolvere in ogni momento con effetto immediato il Contratto mediante comunicazione scritta qualora una delle Parti sia dichiarata fallita o sia sottoposta ad una qualsiasi procedura concorsuale. BARON XX.X.X. xxx non sarà responsabile del ritardo nell'espletamento dell'incarico o della mancata esecuzione dello stesso, qualora intervengano cause di forza maggiore, o cause comunque non imputabili a BARON PE.S.I. srl. In questo caso il Cliente/Committente

riconoscerà a BARON PE.S.I. srl l'importo delle prestazioni a seconda dei casi sopra richiamati, poiché il compenso è comunque dovuto.

13. MODIFICHE AL REGOLAMENTO

In caso di aggiornamenti e modifiche del Regolamento, l’Organismo d’ispezione renderà disponibile sul sito web il nuovo documento esecutivo dalla sua data di emissione.

Per i contratti/rapporti già in essere, viene comunicato al Cliente l’avvenuto aggiornamento del Regolamento nelle forme ritenute più opportune (PEC, posta raccomandata A/R, e-mail, fax, ecc.) e viene richiesta, ove non già prevista, l’evidenza della ricezione della comunicazione.

La nuova edizione del Regolamento verrà ritenuta accettata secondo il principio del silenzio-assenso qualora non pervenga all’Organismo di Ispezione, entro 3 giorni lavorativi dall’invio della comunicazione o immediatamente nel caso di attività da eseguirsi entro 3 giorni lavorativi, comunicazione formale di mancata accettazione delle modifiche.

La nullità e/o inefficacia e/o invalidità di una o più clausole delle presenti condizioni del regolamento non comporterà la nullità e/o inefficacia e/o invalidità delle altre clausole qui contenute.

Data Timbro e Firma (Cliente)

Ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 1341 e 1342 c.c., si approvano specificatamente le seguenti clausole vessatorie:

4.1 Responsabilità del Titolare dello strumento 6 Modalità operative

10 Reclami e Ricorsi

12 Interruzioni contrattuali

Data Timbro e Firma (Cliente)