COMMESSE \ SERVIZI

Release 4.90

Manuale Operativo

COMMESSE \ SERVIZI

Gestione Preventivi, Consuntivi e Timesheet

CONTRACT è un prodotto verticale, concepito per ottenere un più stretto controllo delle prestazioni su commessa di materiali e servizi (propri o di terze parti), specifico per la gestione delle aziende che producono servizi per conto terzi: Consulenza, Manutenzione, Sviluppo software, Allestitori Fieristici, Mobilieri, Impiantisti...

La procedura prevede una serie di funzionalità per gestire efficacemente tutti gli aspetti legati all’attività di produzione del servizio: preventivazione, sviluppo nel tempo della commessa, ciclo passivo e ciclo attivo per commessa, consuntivazione, redditività della commessa singola, del singolo cliente e dell’azienda. L’applicativo è interfacciabile al sistema gestionale per la contabilità e gli aspetti amministrativi, e per la gestione del magazzino: insieme ai servizi, è infatti possibile gestire la vendita della merce, generando dai preventivi gli ordini clienti, e da questi avviando la parte commerciale. La gestione del preventivo/commessa può essere integrata al Time Sheet per la rilevazione dei rapportini del personale, con la possibilità di indicare su quali commesse (e dettagli di esse) la risorsa ha lavorato e per quanto tempo, ottenendo così un controllo di gestione più efficace e dettagliato. L’applicativo può essere utilizzato solo con archivi in formato SQL SEVER.

Le funzioni peculiari previste dal modulo CONTRACT sono la gestione del preventivo/commessa, L’evasione del preventivo, i Consuntivi e l’analisi di redditività, il Time Sheet, e una serie di funzioni di Utilità. Il flusso informativo parte dal caricamento del Preventivo/Commessa, a seguito dell’inserimento del quale i dati, inputati un unica volta, possono essere automaticamente gestiti nelle funzioni successive di evasione del documento (con l’emissione fatture - gestibile in momenti diversi, a seconda delle fasi di avanzamento del progetto) e dei consuntivi finali. Nel seguito vediamo le caratteristiche principali di Contract, considerando che l’intera procedura può essere personalizzata e verticalizzata secondo le esigenze dell’utente

Indice degli argomenti

1 INTRODUZIONE AL MODULO CONTRACT 4

1.1 Caratteristiche tecniche 6

1.1.1 Attivazione del modulo aggiuntivo 6

2 IMPOSTAZIONE DELLA PROCEDURA 7

2.1 Definizione Codifica e altri Parametri di gestione 7

2.1.1 Definizione della codifica 8

2.1.2 Esempi di codifica 9

2.1.2.1 Esempio 1 9

2.1.2.2 Esempio 2 10

2.1.2.3 Esempio 3 11

2.1.3 Altri parametri 12

2.2 Definizione e Impostazione dei Preventivi 15

2.2.1 Tipi di Righe 15

2.2.2 Tabelle aggiuntive per gestione tipi riga. 17

2.2.3 Voci di Preventivo 18

2.2.4 Modelli di Preventivo 19

2.2.5 Tabella Attività preventivi 21

2.2.6 Tabella Commesse Interne 21

2.2.7 Tabella Testate Preventivi 22

2.3 Anagrafica Clienti 23

2.3.1 Pulsante per caricare i ‘diversi soggetti’ 23

2.3.2 Campi percentuale diritti di agenzia 24

2.4 Anagrafica Fornitori 25

2.4.1 Campo codice cliente per rifatturazione 25

3 CARICAMENTO PREVENTIVO PRODUZIONE 26

3.1 Campi di testata del preventivo 27

3.2 Campi di dettaglio del Preventivo 29

3.2.1 Esempio di preventivo 31

3.2.2 Caricamento Preventivo con calcolo Diritti di Agenzia 33

4 CARICAMENTO PREVENTIVI MEDIA 34

5 DAL PREVENTIVO ALLA FATTURAZIONE 37

5.1 Suddivisione Scadenze 39

5.2 Emissione Fatture Clienti 41

5.2.1 Fatturazione preventivi di produzione 42

5.3 Emissione Ordini Fornitori 44

5.4 Emissione Ordini Clienti 46

5.4.1 Dall’Ordine al DdT (o alla Fattura Accompagnatoria) 48

5.4.2 Legami con il Magazzino 49

5.4.2.1 Abilitazione delle Causali di Magazzino 49

5.4.2.2 Ricevimento Merce da Ordini Fornitori 49

5.4.2.3 Input Movimenti Entrata/Uscita 50

5.4.3 Dal DdT alla Fattura 51

5.5 Ricevimento fatture fornitori 52

5.6 Fatturazione diritti di agenzia 56

5.7 Rifatturazioni 57

5.8 Fatturazione media. 58

6 SOTTOMODULO GESTIONE 59

6.1 Blocco/Sblocco Preventivi 59

6.2 Eliminazione Preventivo 60

6.3 Archiviazione Preventivi 61

7 DALLA FATTURA ALLA CONTABILITÀ GENERALE 62

7.1 Contabilizzazione delle Fatture 62

7.2 Collegamento con le Fatture d’Acquisto e altri movimenti di prima nota 63

7.2.1 Abilitazione delle Causali Contabili 63

7.2.2 Input Movimenti di Prima Nota Iva 64

7.2.3 Input Movimenti Prima Nota Diversi a Diversi 65

7.3 Gestione Movimenti Analitica (modulo aggiuntivo) 66

8 LE STAMPE AGGIUNTIVE 67

8.1 Stampa Consuntivo Fatturato. 68

8.2 Stampa preventivi 70

8.3 Stampa consuntivo generale 71

9 RAPPORTINI 74

9.1 Attivazione del modulo aggiuntivo 74

9.2 Caricamento Utenti. 75

9.3 Gestione Calendario 78

9.4 Gestione Rapportini. 80

9.5 Gestione delle commesse interne ed inserimento attività utenti 83

9.5.1 Stampa Lista Sintetica 84

9.5.2 Stampa Lista Analitica 85

9.5.3 Stampa Costi Tariffe per Cliente/Preventivo 86

9.5.4 Stampa Costi per Cliente/Preventivo 88

9.5.5 Stampa elenco preventivi 90

9.5.6 Stampa attività per Cliente 91

9.5.7 Elenco Costi Tariffe Utenti. 92

9.5.8 Stampa tariffa utenti trasferta 93

9.5.9 Stampa riepiloghi attività per commessa interna. 94

9.5.9.1 Stampa Mensile progressivo per utente 94

9.5.9.2 Stampa Mensile progressivo per utente 95

1 Introduzione al modulo Contract

Il presente manuale guida il lettore alla comprensione delle funzionalità del modulo aggiuntivo Contract che è stato realizzato al fine di risolvere le problematiche di aziende di servizi caratterizzate dalla necessità di gestire per ciascun cliente una o più commesse composte da materiale e servizi, con la necessità di verificarne la redditività . I casi di aziende di servizi più ricorrenti sono: system house, società di consulenza, allestitori fieristici, agenzie di pubbliche relazioni, agenzie di pubblicità, ecc.

Al presente modulo possono essere associati anche i seguenti due altri moduli:

1. Rapportini per la gestione dei rapportini del personale che effettua prestazioni legate a commesse.

2. Gestione Media si tratta di un particolare modulo che serve per gestire la problematica delle Agenzie di Pubblicità, che hanno l’esigenza di fatturare i diritti di agenzia sulle uscite pubblicitarie.

Il flusso della procedura parte quindi dalla creazione di un preventivo che indica le voci offerte al cliente sotto forma di righe di servizi oppure di prodotti codificati a magazzino ; il preventivo può essere soggetto a variazioni con la possibilità di conservare interamente le revisioni in un archivio storico ed una volta confermato diventa la base per la fatturazione automatica senza ricorrere a trascrizioni manuali.

Tramite l’utilizzo di particolari tipi di righe è possibile inserire righe descrittive ,titoli di paragrafi ed effettuare calcoli parziali e generali in modo tale di permettere una stampa stilizzata del preventivo da consegnare al cliente. In alternativa è possibile utilizzare per la stampa del preventivo da consegnare al cliente un normale programma di scrittura e riportare in Contract le sole voci valorizzate in modo tale di permettere il flusso gestionale ; per questo motivo è stata prevista una funzione che permette di importare nelle righe preventivo voci presenti in una tabella compatibile con il programma Word con un particolare formato in modo tale di velocizzare il caricamento. E’ possibile inoltre esportare un preventivo in un documento compatibile con il programma word al fine di inserire ulteriori dettagli da allegare o immagini da allegare al preventivo da presentare al cliente.

Nel caso di preventivi con schemi ripetitivi è possibile duplicare interamente i preventivi oppure definire delle voci che raggruppano una serie di righe reimpostate oppure degli interi modelli di preventivo che potranno essere richiamati durante la fase di creazione del preventivo ; in questo modo l’utente dovrà personalizzare il preventivo inserendo solo i valori delle righe.

Il modulo base permette di gestire i preventivi di ‘Produzione’ mentre con il modulo aggiuntivo media è possibile gestire anche i preventivi ‘Media’ ; causa la particolarità degli argomenti trattati sono state realizzate due maschere differenti per caricare i preventivi mentre le altre funzioni sono predisposte per gestire entrambe le tipologie.

Con la tipologia preventivi di produzione è possibile gestire :

⬝ righe di prodotti codificati a magazzino

⬝ righe di servizi da compilare in modo manuale

⬝ righe di servizi collegate a tariffe con compilazione automatica

⬝ righe di commissioni relative alla intermediazioni per la vendita di materiali o servizi approvvigionati da fornitori esterni che fatturano direttamente al cliente finale ; il calcolo delle commissioni verrà effettuato in base a calcolo percentuale e l’importo potrà essere addebitato al cliente finale ( fatturazione diritti di agenzia ) oppure al fornitore tramite una apposita modalità di fatturazione ( rifatturazione ) .

Una volta caricato il preventivo, composto da tutti i dettagli che determineranno la realizzazione della commessa, la gestione prevede una serie di automatismi per ottenere quanto segue:

• Emissione dell’ordine del materiale al fornitore

• Emissione dell’ordine cliente per impegnare la merce a magazzino e generare successivamente in automatico il documento di trasporto e la fattura, o la fattura accompagnatoria, tenendo sempre memorizzato il preventivo e la riga di riferimento

• Per le righe che non si riferiscono a materiale, è possibile invece generare direttamente le fatture, anche suddividendo ciascuna riga del preventivo in più rate da fatturare a determinati intervalli

• Qualora l’azienda funga da capo commessa e ci siano fornitori collegati che forniscono direttamente materiale al destinatario della commessa, è possibile monitorare il rispetto dei termini stabiliti dal preventivo, ricevendo e controllando copia delle fatture per la merce inviata direttamente al cliente. Tali fatture possono essere caricate allo scopo di essere agganciate al preventivo, ed è possibile emettere una nota di accompagnamento delle stesse al cliente, per confermarne l’avvenuto controllo

• La stampa del consuntivo permette di verificare in qualsiasi momento la redditività delle commesse, fornendo tutti i riferimenti necessari di quanto è stato associato alla commessa stessa.

Con la tipologia preventivi media è possibile gestire righe di diritti di agenzia relative a uscite pubblicitarie ,calcolate in percentuale, che l’agenzia commissiona al concessionario esclusivo della pubblicità per la testata o l’emittente ; i diritti di agenzia verranno fatturati al cliente finale. Una volta caricato il preventivo, composto da tutti i dettagli che determineranno la realizzazione della commessa, la gestione prevede una serie di automatismi per ottenere quanto segue:

• Monitorare il rispetto dei termini stabiliti dal preventivo, ricevendo e controllando copia delle fatture emesse dal concessionario. Tali fatture possono essere caricate allo scopo di essere agganciate al preventivo, ed è possibile emettere una nota di accompagnamento delle stesse al cliente, per confermarne l’avvenuto controllo.

• Fatturazione dei diritti di agenzia al cliente finale in base alle date delle singole uscite pubblicitarie .

• La stampa del consuntivo permette di verificare in qualsiasi momento la redditività delle commesse, fornendo tutti i riferimenti necessari di quanto è stato associato alla commessa stessa.

1.1 Caratteristiche tecniche

Contract può essere installato come modulo aggiuntivo del pacchetto gestionale, e può lavorare solo con database SQL , e più precisamente SQL Server 2000.

Il pacchetto gestionale deve essere composto dal Modulo base [Contabilità – Fatturazione – Magazzino] e dal modulo aggiuntivo Ordini Clienti e Fornitori. Le licenze devono essere per il funzionamento con database in formato SQL.

Tutte le stampe di cui è fornita la procedura sono state realizzate con Seagate Crystal Report 8.0.

1.1.1 Attivazione del modulo aggiuntivo

Come per tutti i moduli aggiuntivi, l’attivazione avviene attraverso il rilascio della licenza d’uso che ne consenta l’utilizzo. Una volta copiata la licenza nel percorso definito, gli utenti, in base ai livelli decisi dall’utente amministratore, avranno a disposizione le varie voci che compongono i menù ‘Preventivi’ e ‘Rapportini’:

Nei capitoli seguenti viene descritto il funzionamento delle singole voci di menù, e vengono forniti alcuni esempi organizzativi rispetto ad alcune possibili realtà aziendali.

2 Impostazione della Procedura

Seguendo un ordine logico di utilizzo, in questo capitolo viene descritto il funzionamento dei programmi che compongono il sottomenù dei Servizi, a partire dalla definizione della codifica che si vuole associare ai preventivi.

2.1 Definizione Codifica e altri Parametri di gestione

Prima di partire con il caricamento dei Preventivi, occorre definire il tipo di codifica che si intende utilizzare , ed alcuni altri parametri di seguito descritti.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi - Servizi - Definizione Codifica:

In questa prima cartella è possibile costruire la regola di codifica per i preventivi ; è possibile definire un sistema differente per i preventivi produzione e media oppure unico selezionando gli appositi flag .

Tenere presente che nella seconda cartella esiste un parametro per abilitare l’inserimento manuale del codice dei preventivi fino ad un massimo di 20 caratteri ; in questo caso non vengono prese in considerazione le impostazioni nella presente cartella.

Nel caso si utilizzi un sistema differente di codifica tra i preventivi produzione e media è possibile gestire in comune il numero progressivo abilitando il flag ‘incremento uguale’ ( es. se in sequenza vengono caricati un preventivo produzione e uno media avremo P00001 , M00002

, P00003 , M00004 ecc. ).

2.1.1 Definizione della codifica

E’ possibile scegliere di costruire una codifica articolata su una serie di caratteri, fino ad un massimo di 20, a loro volta composti da più elementi, prelevati dalle possibili definizioni (visibili nel combo box), che sono le seguenti :

Codice Cliente	Associa al codice del preventivo il codice del cliente per il quale si sta inserendo un nuovo preventivo
Anno odierno	L’anno nel quale viene inserito il preventivo con formato di 2 o 4 cifre (es. 02 oppure 2002) viene incluso nella codifica
Xxxxxx odierno	Il giorno nel quale viene inserito il preventivo viene riportato nella codifica
Mese odierno	Il mese nel quale viene inserito il preventivo viene riportato nella codifica
Stringa fissa	È possibile richiamare più volte questo parametro, per separare le varie parti del codice, di difetto viene proposto un trattino (-), con possibilità di essere sostituito con uno o più caratteri diversi; può anche servire per attribuire alla codifica una particolare sigla
Tipo preventivo: M – Media P- Produzione	E’ possibile includere nella codifica il tipo di preventivo ( utile nel caso di numerazione unica tra Media e Produzione ).
Descrizione Attività	È possibile includere nel codice quanto verrà scritto nel preventivo nel campo ‘Decrizione Modello’, per un determinato numero di caratteri, tenendo presente che l’intero codice non può superare i 20 caratteri
Progressivo	Il programma attribuisce in automatico una numerazione progressiva per ciascun preventivo inserito. La numerazione prevista è di 4 cifre. L’elemento risulta obbligatorio per cui se non indicato viene emessa segnalazione.

Qualora si desiderasse utilizzare una codifica completamente manuale, digitando ogni volta il codice da attribuire al preventivo che si sta inserendo, occorre cliccare sulla cartella ‘Parametri di Gestione’ e mettere a vero il flag ‘Disabilita la codifica automatica del codice del preventivo’ (ved. Capitolo seguente). In questo caso, in inserimento di un nuovo preventivo, non è possibile dare ‘invio’ o ‘tab’ sul campo numero preventivo, in quanto esce la seguente segnalazione:

Con OK si ritorna sul campo Numero preventivo e occorre digitare manualmente il codice, alfanumerico di 20 caratteri.

Il programma controlla che non esista già un codice uguale a quello in inserimento.

2.1.2 Esempi di codifica

In base al tipo di attività dell’azienda, e soprattutto all’organizzazione che si intende dare alla documentazione, si possono inserire nel codice le informazioni essenziali per una veloce reperibilità dei preventivi, tenendo presente che la lista di ricerca degli stessi avrà i codici ordinati in modalità alfanumerica.

2.1.2.1 Esempio 1

Se ad esempio l’associazione al Cliente è prioritaria in quanto permette di visualizzare i preventivi raggruppati per Cliente, si può selezionare il Codice cliente in prima posizione, attribuendogli in ‘Lunghezza’ il numero massimo di caratteri utilizzati per codificare i Clienti, escludendo la ‘C’ iniziale (ad esempio 5 caratteri se si è attribuita ai clienti una codifica del tipo Cxxxnn, dove si prevede di associare ad ‘xxx’ i primi tre caratteri della ragione sociale ed a ‘nn’ un progressivo numerico in base ai primi 3 caratteri : CROS01, CROS02, ecc. ).

Come secondo elemento si può dare la stringa fissa per separare con un trattino la seconda parte del codice.

In terza posizione si può definire l’anno, per avere immediatamente una collocazione temporale delle commesse.

Dopo l’anno si può prevedere il numero progressivo, che è di 4 caratteri. Il codice così strutturato :

rappresentato con ‘ccccc-aaaannnn’ è di 14 caratteri, e i preventivi saranno così codificati :

2.1.2.2 Esempio 2

Supponiamo che si vogliano differenziare i preventivi per una variabile, che potrebbe essere legata alle diverse attività che l’azienda svolge, oppure ai diversi reparti, oppure ad un qualsiasi elemento che permetta di ricercare velocemente i preventivi.

In questo caso occorre utilizzare come primo elemento di codifica la definizione ‘Descrizione Attività’, associando in ‘Lunghezza’ un numero di caratteri sufficiente all’individuazione delle diverse tipologie di preventivo ; ad esempio 5 caratteri.

Come secondo elemento si può dare la stringa fissa per separare con una barra (/), la seconda parte del codice.

In terza posizione si può definire l’anno, per avere immediatamente una collocazione temporale delle commesse.

Dopo l’anno si può definire un’altra stringa fissa, ad esempio ancora la barra per separare anche l’ultimo elemento del codice.

Si può quindi prevedere il numero progressivo, che è di 4 caratteri. Il codice così strutturato :

è di 15 caratteri, e i preventivi saranno così codificati :

I primi 5 caratteri sono presi dal campo di descrizione in linea con il codice modello, e come spiegato nel capitolo ‘Caricamento Modelli di Preventivo’, può essere anche prelevato da modelli predefiniti per diversi tipi di preventivo.

2.1.2.3 Esempio 3

Se invece non si hanno particolari necessità di codifica, ma si vuole privilegiare la brevità del codice, e nel contempo lo si vuole rendere simile alle altre codifiche del programma quali gli ordini, i DdT, le Fatture, si può strutturare anteponendo la definizione ‘Tipo preventivo’ che riporterà la lettera ‘P’ (nel caso si volesse associare un’alra lettera, lo si può fare utilizzando la stringa fissa e mettendo la lettera in ‘Lunghezza’), seguita dal progressivo.

Il codice così strutturato :

è di 5 caratteri, e i preventivi saranno così codificati :

2.1.3 Altri parametri

Per visualizzare gli altri parametri, occorre cliccare sulla cartella ‘Parametri di gestione’. Per quanto riguarda il modulo Contract, i parametri significativi sono i seguenti :

• Percentuale diritti : Rappresenta la percentuale diritti di testata applicata nei preventivi media per calcolare l’importo nettissimo.

• Prefisso frase preimpostata per riga TD: nei preventivi di Produzione , per la riga di tipo ‘TD- Totale diritti di Agenzia’, viene richiesto di comporre la descrizione della riga medesima, tenendo conto che il programma in automatico riporterà la percentuale dei diritti di agenzia prima del simbolo ‘%’, che deve obbligatoriamente essere presente

• Suffisso frase preimpostata per riga TD: come per il prefisso, occorre altresì definire un testo che separi nella descrizione anche la composizione automatica dell’importo sul quale verranno calcolati i diritti di agenzia.

Esempio: con prefisso ‘Diritti Agenzia %’ e suffisso ‘su’, la descrizione della riga di tipo ‘TD’ viene composta come segue :

• Codice imposta per D.A. Produzione: qualora gli importi dei Diritti di Agenzia fatturati dai preventivi di produzione fossero soggetti a Ritenuta d’Acconto, è possibile selezionare dalla tabella Imposte il codice del tributo; tale codice verrà automaticamente associato all’emissione fatture. Nella definizione moduli di stampa ci sono le opportune funzioni per riportare la percentuale e l’importo delle ritenute d’acconto in stampa fatture

• Codice imposta per D.A. Media: qualora gli importi dei Diritti di Agenzia fatturati dai preventivi dei Media fossero soggetti a Ritenuta d’Acconto, è possibile selezionare dalla tabella Imposte il codice del tributo; tale codice verrà automaticamente associato all’emissione fatture. Nella definizione moduli di stampa ci sono le opportune funzioni per riportare la percentuale e l’importo delle ritenute d’acconto in stampa fatture

• Codice imposta per D.A. Rifatturazione: qualora gli importi dei Diritti di Agenzia rifatturati dai preventivi di produzione fossero soggetti a Ritenuta d’Acconto, è possibile selezionare dalla tabella Imposte il codice del tributo; tale codice verrà automaticamente associato all’emissione fatture. Nella definizione moduli di stampa ci sono le opportune funzioni per riportare la percentuale e l’importo delle ritenute d’acconto in stampa fatture

• Percorso documenti Word: Nella maschera di gestione preventivi è possibile esportare in un documento formato Word ( .doc) ,con il medesimo nome del codice preventivo , i dati principali del preventivo al fine di aggiungere dettagli grafici e specifiche . Deve essere indicato il percorso nel quale salvare i documenti.

• Codice cliente per commessa interna : Rappresenta il codice cliente a cui vengono intestati i preventivi utilizzati per gestire le commesse interne.

• Categoria merceologica per fatturazione diretta : Nei preventivi produzione è possibile utilizzare articoli di magazzino da adibire alla fatturazione di servizi . Gli articoli appartenenti alla categoria specificata verranno esclusi dalle funzioni di ordine a fornitore e impegno a cliente.

• Report di default Produzione : Rappresenta il nome del report di default da utilizzare nella stampa dei preventivi di xxxxxxxxxx.Xx report standard si chiama PREVBASEVALUTA.RPT e risiede nella cartella standard dei report ; è possibile selezionare in alternativa un altro report che risiede nella cartella dei report personalizzati con le iniziali PREV.

• Report di default Media : Rappresenta il nome del report di default da utilizzare nella stampa dei preventivi xxxxx.Xx report standard si chiama PREVMEDIAVALUTA.RPT e risiede nella cartella standard dei report ; è possibile selezionare in alternativa un altro report che risiede nella cartella dei report personalizzati con le iniziali PREV.

• Abilita la modifica dell’anno dei codici dei preventivi: Con questo flag settato, e con un tipo di codifica comprendente l’anno, in fase di inserimento di un nuovo preventivo, il programma controlla la data contenuta nel campo ‘Data Evento’ e preleva l’anno per la codifica dalla data stessa. L’utilità è legata appunto ad avere una codifica che consideri tali preventivi già appartenenti all’anno successivo, in quanto inseriti ad es. a dicembre di un determinato anno, ma l’attività (o evento) si svolgerà nell’anno successivo.

• Disabilita la codifica automatica del codice del preventivo: Da settare qualora si desiderasse utilizzare una codifica completamente manuale, digitando ogni volta il codice da attribuire al preventivo che si sta inserendo.

• Abilita commessa su analitica: La contabilità analitica ( modulo aggiuntivo) può essere gestita nella modalità standard utilizzando la tabella ‘Commesse di analitica’ ( se il flag è impostato ) oppure la tabella dei preventivi . Le funzioni di ’Input di Prima Nota’ , ‘Gestione Movimenti di Analitica’,e la stampa ‘Ripartizione movimenti di analitica’ sono condizionate dal valore di questo flag .

• Gestione commessa interna : attivando il flag è possibile inserire dei preventivi interni allo scopo di poter assegnare le attività del personale all’interno dell’azienda nella procedura rapportini in modo tale di poter calcolare i costi aziendali del personale suddivisi tra commesse clienti e commesse interne. Il flag può essere abilitato solo nel caso in cui il flag Xxxxxxx commessa su analitica non è impostato in quanto solo in tal caso è possibile utilizzare la procedura rapportini attribuendo le ore alla tabella dei preventivi.

• Abilita diritti di agenzia: Abilita la possibilità di emettere fatture di diritti di agenzia relative a preventivi di produzione.

• Abilita Rifatturazione : Abilita la possibilità di emettere fatture di diritti di agenzia direttamente ai fornitori che in questo caso vengono considerati clienti.

• Abilita media : Xxxxxxx la possibilità di emettere fatture peri preventivi media.

• Visibilità righe : Permette di definire i tipi riga che devono essere utilizzati nella redazione dei preventivi.

Premendo il tasto appare la seguente videata:

Per selezionare un tipo riga è necessario attivare il flag nella colonna Vis. ; per deselezionare o selezionare tutte le righe premere i tasti << e >>.

• Righe in word : Permette di definire i tipi di riga che devono essere selezionati nella funzione di esportazione in documento word ; premendo il tasto appare una videata simile a quella precedente della visibilità righe.

2.2 Definizione e Impostazione dei Preventivi

Per velocizzare l’inserimento di nuovi preventivi è possibile definire una serie di schemi che contengono una struttura standard che può essere applicata all’intero preventivo ( modello ) oppure nei singoli capitoli ( voci ).

Ad esempio se la società svolge l’attività di fornitura programmi software, potrà avere tra le Voci ricorrenti la fase di ‘Realizzazione della Documentazione’, che potrà essere così composta :

Nel caso di una società dedita alla fornitura di servizi marketing, potrà avere tra le voci ricorrenti l’ideazione di ‘Materiale Pubblicitario’ :

Una volta composte una serie di ‘Voci’ ricorrenti, sarà più facile caricare sia i Modelli che i Preventivi veri e propri.

Prima di procedere al dettaglio delle funzione per la costruzione sia delle Voci che dei Modelli, vediamo i Tipi di Riga che la procedura gestisce e il loro utilizzo.

2.2.1 Tipi di Righe

Come tutti i documenti il preventivo è composta da una testata , da un corpo e da un piede. Il corpo è strutturato in righe definite con una tipologia fissa che pilotano sia la composizione del preventivo stesso che tutte le fasi successive.

Il tipo riga può essere impostato di volta in volta sul dettaglio del preventivo, oppure proposto di default grazie all’utilizzo delle funzione di Caricamento delle Voci e dei Modelli di Preventivo.

Nel seguente schema elenchiamo tutti i Tipi Riga disponibili, tutti richiamabili e impostabili direttamente nel dettaglio del documento in fase di caricamento del preventivo. Tutti i Tipi riga sono disponibili per la composizione del modello di preventivo, mentre solo alcuni sono disponibili dalla funzione di Gestione Voci Preventivo.

SCHEMA DEI TIPI RIGA

Cod. riga	Descrizione Riga	Voci Prev.	Mod. Prev.
AU	Articolo in uso cliente	Si	Si
	Definendo questo tipo di riga, si può selezionare un articolo di magazzino, con la particolarità di non essere venduto, ma dato in noleggio al cliente
AV	Articolo destinato alla vendita	Si	Si
	Definendo questo tipo di riga, si può selezionare un articolo di magazzino, che viene venduto al cliente
DD	Dettaglio Diritti di Agenzia	Si	Si
	Particolare tipo di riga destinato alla gestione delle Agenzie di Pubblicità
PE	Totale Parziale Extra Budget	-	Si
	E’ il totale parziale delle eventuali voci Extra Budget, ovvero che sono state definite dopo il totale generale del Preventivo
RC	Riga di Dettaglio con calcolo da tabella tariffe	Si	Si
	Necessita la definizione dei servizi e delle relative tariffe.
RD	Riga di dettaglio valorizzata	Si	Si
	Riga di dettaglio di un preventivo, per la quale occorre digitare manualmente tutte le informazioni della griglia, compresi gli importi (corrisponde alla riga asterisco della gestione dei documenti di vendita)
RN	Riga di sola descrizione	Si	Si
	In corrispondenza a questo tipo di riga si possono digitare solamente delle descrizioni , senza importi (corrisponde alle Note – F8 – della gestione dei documenti di vendita)
RV	Riga vuota	Si	Si
	Riga di sola spaziatura nel corpo del preventivo, non accetta alcuna digitazione
SN	Sottotitolo normale	Si	Si
	Definisce l’inizio di un gruppo di elementi del preventivo che avranno a loro volta un totale parziale, gli si deve associare una descrizione
SP	Salto Pagina	Si	Si
	Riguarda la stampa del preventivo, qualora si intenda forzare il salto della pagina in un determinato punto del dettaglio del preventivo
ST	Sottotitolo con carattere di identificazione	Si	Si
	Oltre a quanto descritto per il sottotitolo normale, in fase di stampa la descrizione di questa riga verrà preceduta da un carattere di identificazione, come il quadratino che identifica i presenti elenchi di definizioni
TD	Totale Diritti di Agenzia	-	Si
	Particolare tipo di riga destinato alla gestione delle Agenzie di Pubblicità
TE	Totale Generale Extra Budget	-	Si
	E’ il totale finale delle eventuali voci Extra Budget, ovvero che sono state definite dopo il totale generale del Preventivo
TG	Totale Generale	-	Si
	Identifica la riga dove il programma in automatico totalizza sempre la somma ottenuta dalle righe di dettaglio valorizzate, escludendo ovviamente i totali parziali
TM	Titolo	Si	Si
	E’ in genere l’identificativo dell’inizio dell’elenco di voci di un preventivo, richiede una descrizione, che in stampa viene riportata in grassetto
TP	Totale Parziale	-	Si
	Il totale parziale si può collocare per ottenere la somma di un determinato gruppo di voci che deve sempre iniziare con una voce di tipo ‘sottotitolo’
TR	Totale Retinato	-	Si
	Identifica sempre il totale generale, e richiede una descrizione; in stampa la riga corrispondente sarà retinata

2.2.2 Tabelle aggiuntive per gestione tipi riga.

Il tipo riga RC permette di associare un determinato servizio con un importo prefissato evitando quindi di scrivere la descrizione della riga e l’importo nel preventivo nel caso di dati ripetitivi. Per utilizzare il tipo riga RC è necessario caricare precedentemente le tabelle tariffe e servizi.

Si accede alla funzione dal Menù Archivi 🡪 Tabelle Società - Tariffe preventivi:

• Codice tariffa : Rappresenta il codice della tariffa ; il codice può avere una lunghezza massima di 4 caratteri

• Descrizione : Descrizione della tariffa

• Tariffa : Importo della tariffa alla data odierna

Esempio griglia con dati inseriti :

Si accede alla funzione dal Menù Archivi 🡪 Tabelle Società - Servizi preventivi:

• Codice Servizio : Rappresenta il codice del servizio da abbinare alla riga preventivo ; il codice può avere una lunghezza massima di 4 caratteri.

• Descrizione : Descrizione del servizio da riportare nella riga preventivo .

• Codice Tariffa : Codice della tariffa collegata ( dato obbligatorio ).

Esempio griglia con dati inseriti :

2.2.3 Voci di Preventivo

Per poter caricare le Voci ricorrenti di un Preventivo, è possibile impostare delle Voci di preventivi, che rappresentano dei gruppi di righe reimpostate.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi – Servizi – Gestione Voce Preventivo:

• Codice Voce : è possibile selezionare una Voce già codificata, oppure procedere codifica caricamento di una nuova Voce.

I caratteri a disposizione per la codifica sono 3, alfanumerici.

Per visualizzare le codifiche già inserite è possibile cliccare sul pulsante con i 3 puntini, oppure dall’interno del campo aprire la lista con il tasto funzione F5 o tramite doppio click del mouse.

• Descrizione: inserire la descrizione del tipo di voce

• Tipo: è possibile selezionare da una lista precaricata il tipo di voce, tra le seguenti :

• Descrizione: da proporre nella riga preventivo

• Servizio: da impostare obbligatoriamente per le righe RC . Corrisponde al codice di servizio al quale è abbinata una tariffa.

In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma – Pulisci – Esci. Una volta definito il contenuto di una Voce, con ‘Conferma’ si salva la nuova voce o le modifiche apportate in variazione, con Xxxxxxx si elimina la voce.

2.2.4 Modelli di Preventivo

Per poter caricare i Modelli ricorrenti di un Preventivo, è possibile impostare dei modelli composti da un certo tipo di numero di righe e di un apposito report di stampa personalizzato.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi – Servizi – Caricamento Modelli di Preventivo:

• Codice Modello è possibile selezionare un Modello già codificato, oppure con ‘invio’ procedere alla codifica ed al caricamento di un nuovo Modello. I caratteri a disposizione per la codifica sono 6, alfanumerici

• Descrizione: inserire la descrizione del Modello

• File modello: è possibile selezionare un file di tipo rpt che verrà utilizzato come layout per la stampa dei preventivi di questo modello. In fase di caricamento viene proposto il report PREVBASEVALUTA.rpt ; in alternativa si può impostare un altro report che risiede nella cartella dei report personalizzati con le iniziali PREV.

Cartella Dettaglio

• Voce: qualora nel Modello si vogliano importare delle Voci già codificate, dal presente campo è possibile avere – con il doppio clic o con F5 – la lista delle Voci, dalla quale selezionare la voce desiderata. Con questa modalità nelle righe successive vengono riportate tutte quelle presenti nella Voce selezionata. Il campo è facoltativo.

• Tipo: in alternativa alla impostazione della voce è possibile indicare i tipi di riga da includere nel modello.

• Descrizione: da proporre nella riga preventivo

• Servizio: codice del servizio da impostare nel caso di righe RC.

• Descrizione sostitutiva: nel caso in cui l’importo della riga sia uguale a zero è possibile stampare una descrizione che ne indica la motivazione ( es. omaggio ) ; opzionalmente si può indicare il codice di riferimento dalla tabella ‘Sostituzione Importi Preventivi’.

Per poter caricare la tabella delle descrizioni sostitutive occorre posizionarsi in

Archivi 🡪 Tabelle Società - Sostituzione importi preventivi:

• Codice : Codice della descrizione sostitutiva ; è possibile impostare fino a 4 caratteri

• Descrizione : Descrizione sostitutiva da utilizzare nella stampa preventivi.

Esempio griglia con dati inseriti :

Cartelle Intestazione e Piede

Nei campi Memo (testo illimitato), di queste due cartelle, è possibile scrivere un testo che verrà sempre richiamato nel Preventivo e che potrà essere stampato nel Preventivo. Idealmente un tipo di Nota riguarda l’intestazione del Preventivo e l’altra il Piede dello stesso.

Una volta definito il contenuto di un Modello, con ‘Conferma’ si salva il nuovo Modello o le modifiche apportate in variazione. Con il tasto Duplica è possibile duplicare con un altro codice Con Stampa il Modello viene prodotto un esempio di stampa preventivo associato al file modello .

2.2.5 Tabella Attività preventivi

Nella tabella attività preventivi richiamabile dal menù ‘Gestione Tabelle’ è possibile inserire i codici di attività interna (es. riunione, formazione, lavori di segreteria ecc.) da utilizzare nella funzione di caricamento rapportini con la gestione della commessa interna. La tabella deve essere caricata solo se il flag ‘Gestione commessa interna’ nella definizione codifica è abilitato. I dati richiesti sono i seguenti:

• Codice: codice della attività, è possibile impostare fino a 6 caratteri alfanumerici.

• Descrizione: Descrizione estesa della attività

• Tecnica: il flag è stato previsto (non ancora utilizzato) per definire una attività come tecnica al fine di poter calcolare in fase di stampa il totale delle ore e quindi dei costi sostenuti per attività operative presso clienti oppure all’interno dell’azienda da personale tecnico.

2.2.6 Tabella Commesse Interne

Nella tabella commesse interne richiamabile dal menù ‘Gestione Tabelle’ è possibile inserire i codici di tipologia commessa interna che devono essere assegnati alle commesse interne in quanto in fase di stampa dei riepiloghi per attività è previsto un raggruppamento per tipologia.

La tabella deve essere caricata solo se il flag ‘Gestione commessa interna’ nella definizione codifica è abilitato.

I dati richiesti sono i seguenti:

• Codice: codice della tipologia . è possibile impostare fino a 10 caratteri alfanumerici.

• Descrizione: descrizione estesa della tipologia

• Descr. su stampa: descrizione ridotta da riportare in stampa in quanto causa l’orientamento orizzontale della stampa ci sono dei limiti nel numero della colonne legate alla tipologia commessa interna utilizzabili ( il dato è obbligatorio).

• Flag commessa chiusa: il flag permette di disabilitare nella stampa la tipologia di commessa interna qualora la tipologia diventi obsoleta.

• Flag commessa tecnica: il flag permette di definire se la tipologia della commessa è del tipo tecnico in quanto nelle funzioni di stampa è prevista una suddivisione dei costi interni tra tecnici e amministrativi al fine di verificare il peso di questa seconda componente all’interno dell’azienda.

2.2.7 Tabella Testate Preventivi

Nella tabella Testate Preventivi, richiamabile dal menù ‘Gestione Tabelle’, si possono memorizzare le testate dei media (giornali, riviste, televisioni) da utilizzare durante il caricamento dei preventivi dei Media. La tabella è composta da:

▪ Codice: alfanumerico di 6 caratteri, identifica la testata.

▪ Descrizione: denominazione del giornale, rivista, televisione o altro.

2.3 Anagrafica Clienti

In Anagrafica Clienti è possibile abilitare alcuni campi per la gestione delle percentuali dei Diritti di Agenzia (sia dei media che della produzione) e una tabella dei diversi soggetti (per i preventivi dei media, intesi come ‘titolo’ della campagna pubblicitaria) .

Per abilitare la funzione di caricamento dei diversi soggetti da pubblicizzare per il Cliente, occorre collocare il pulsante relativo alla funzione nell’area della tool-bar dell’anagrafica clienti, seguendo le istruzioni di seguito riportate.

2.3.1 Pulsante per caricare i ‘diversi soggetti’

Una volta lanciata la funzione ‘Clienti’, posizionarsi con il mouse in corrispondenza dell’area della tool-bar e cliccare con il tasto destro del mouse:

Cliccare sul pulsante ‘Personalizza’ , e appare la seguente finestra di ‘personalizzazione’:

Cliccare sulla cartella ‘Comandi’, selezionare la categoria ‘Vendite’ e scorrere i comandi sulla parte destra fino a trovare ‘Diversi soggetti’; dall’icona associata con il tasto sinistro del mouse premuto, trascinare l’icona fino a collocarla fra le altre già presenti nell’area della tool-bar, e selezionare ‘Chiudi’ per uscire dalla personalizzazione.

Durante il caricamento dell’anagrafica del Cliente, sarà possibile caricare i soggetti relativi alle varie campagne pubblicitarie, cliccando sull’icona dei ‘Diversi soggetti’ :

2.3.2 Campi percentuale diritti di agenzia

Sono stati previsti dalla procedura due campi per le percentuali dei diritti di agenzia dai preventivi di produzione e dai preventivi dei media; occorre renderli visibili con la Personalizzazione On Fly, collocando in cartella ‘Personalizzazione’ :

I due campi numerici da associare al Database hanno le seguenti caratteristiche :

2.4 Anagrafica Fornitori

In Anagrafica Fornitori è possibile rendere visibile con la Personalizzazione on Fly un campo già previsto dalla procedura per gestire il ‘Codice Cliente’ per rifatturazione, ovvero per emettere una fattura ad un fornitore, occorre codificarlo anche come cliente, ed inserire in anagrafica fornitore il relativo codice.

2.4.1 Campo codice cliente per rifatturazione

Per rendere visibile il campo con la Personalizzazione on Fly, collocare in cartella ‘Personalizzazione’ un campo alfanumerico con le seguenti caratteristiche :

E’ possibile collocare un altro campo di tipo ‘Pannello’ per visualizzare la Denominazione del Cliente selezionato.

3 Caricamento Preventivo Produzione

Dalla funzione di Caricamento Preventivo, è possibile Inserire, Variare, Eliminare, Stampare e Duplicare i Preventivi di produzione inseriti. Viene anche gestito l’incremento del numero di revisione, per fare in modo di storicizzare le precedenti versioni dello stesso preventivo qualora vengano effettuate modifiche significative.

E’ attiva anche la Personalizzazione On Fly, che consente di aggiungere campi, spostare gli stessi, rendere non visibili le colonne della griglia qualora non interessassero per la specifica applicazione.

Gli esempi proposti sono stati realizzati per soddisfare la massima estensione ; possono includere sia articoli di magazzino che righe di prestazioni collegate a tariffe.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi - Caricamento Preventivo:

Il primo campo Numero Preventivo è utilizzato con le stesse modalità dei codici documenti della procedura standard ; con invio si intende inserire un nuovo preventivo, ad eccezione della definizione di codifica interamente manuale; in questo caso occorre digitare il codice desiderato e se tale codice non viene ritrovato come già inserito, viene proposta la modalità di inserimento. Con la gestione automatica della codifica dei preventivi, l’attribuzione del relativo codice viene assegnata al momento della Conferma o alla stampa del Preventivo.

Digitando invece il numero di un preventivo già esistente, o selezionandolo dalla lista viene visualizzato il preventivo proponendo la modalità di variazione.

Nel campo di sola visualizzazione Numero Revisione viene riportato il numero dell’ultima revisione del Preventivo. L’aumento del numero di revisione avviene mediante il pulsante ‘ConfermaRev’. Per richiamare in sola visualizzazione e stampa le precedenti revisioni, occorre cliccare sul pulsante con il simbolo meno ‘-’, e per passare da una revisione all’altra è utilizzabile anche il pulsante con il simbolo più ‘+’ :

Se ad esempio si fosse arrivati ad inserire la revisione 04 e si volessero consultare le precedenti, si può passare alle precedenti 03, 02, 01 cliccando su ‘-‘, e ritornare alla revisione 04 cliccando su ‘+’.

Nel campo di sola visualizzazione Utente viene riportato l’utente che ha inserito o modificato il preventivo .

Infine nella riga che indica il nome della funzione e lo stato gestionale viene proposto il numero dell’ultimo preventivo utilizzato ; il riferimento è utile in fase di caricamento preventivi nel caso di codifica automatica in modo tale di conoscere subito il numero attribuito.

3.1 Campi di testata del preventivo

Cartella Generali

▪ Data Preventivo: viene proposta di difetto la data di riferimento, con la quale l’utente è collegato alla procedura, con possibilità di essere variata

▪ Codice Cliente: selezionare il Cliente per il quale si desidera emettere il preventivo

▪ Codice Modello: campo facoltativo, dal quale è possibile selezionare un Modello di preventivo. In questo caso, non appena il Modello viene selezionato, tutti i campi letti dal Modello, sia di testata che di dettaglio (griglia), vengono copiati nel preventivo che si sta preparando.

▪ Attività/Descrizione Modello: campo obbligatorio, costituisce uno dei campi di ricerca delle liste dei Preventivi ( se viene selezionato il modello il campo viene compilato in automatico con la descrizione del modello ) . Si utilizza per descrivere il contenuto del preventivo

▪ File Modello: viene proposto di difetto il nome del file .rpt contenente il layout di stampa, con possibilità di essere variato. Avendo selezionato un modello viene proposto il file definito nel modello stesso.

▪ Evidenzia righe fatturate : il flag permette di visualizzare con colore di fondo le righe che sono state precedentemente fatturate.

▪ Confermato/Approvato: flag che identifica i preventivi ‘bloccati’ in quanto definitivamente approvati, e per i quali non sarà possibile apportare modifiche, ma solo visualizzazioni e stampe. (il flag viene messo con l’apposita funzione di Blocco/Sblocco Preventivi, che consente anche lo ‘sblocco’ degli stessi, ovvero li rende ancora manutenibili).

▪ Diritti di Agenzia : corrisponde alla percentuale dei diritti di agenzia di produzione da applicare per i tipi di riga DD. Viene proposto il valore memorizzato nell’anagrafica del cliente con la possibilità di variarlo.

▪ Scegli word : La funzione permette di importare nelle righe preventivo una tabella creata esternamente in formato word . Qualora le righe importate non sono conformi alle specifiche la riga viene evidenziata con colore rosso in modo tale di essere corretta . La struttura della tabella è la seguente : deve essere creata una tabella fino ad un massimo di

sei colonne. Nella prima riga devono essere inseriti i nomi dei campi con la seguente sintassi.

CodArt	tiporiga	descrizione	qta	prezzo	Acq
Cod		desc	q.ta	prz	Acq.
Art		descr	qtà	vendita
Articolo			q.tà	ven
Art.			quantita
			quantità

• Comm. Interna : Il campo viene visualizzato solo nel caso in cui nella definizione codifica è impostato il flag ‘Gestione commessa interna’ . Permette di definire il preventivo come interno in modo tale di poter attribuire nella procedura rapportini le ore dedicate dal personale all’interno dell’azienda. Il preventivo deve essere assegnato al cliente definito nel campo codice cliente per commessa interna da impostare nella definizione codifica in modo tale di evitare che il preventivo venga considerato dalla procedura di fatturazione. Abilitando il flag viene visualizzato di fianco il campo Comm.interna nel quale deve essere impostato manualmente oppure richiamato da lista il codice della tipologia di commessa interna precedentemente caricato nella tabella Commesse interne.

Cartella Dati di Gestione

▪ Data Evento: campo facoltativo, per indicare la data di consegna del lavoro del preventivo

▪ Periodo/Durata: campo facoltativo, utilizzabile per descrivere la durata della commessa, in genere in alternativa alla data

▪ Codice Valuta: viene ripresa dall’anagrafica del Cliente la valuta di difetto, con possibilità di essere variata. Se la variazione della valuta avviene dopo la valorizzazione delle righe di dettaglio del preventivo, il programma richiede se si desidera il ricalcolo dei valori : con ‘sì’ avviene il ricalcolo degli stessi, con ‘no’ i valori rimangono inalterati.

▪ Cambio: in inserimento viene ripreso dalla tabella valute, rispetto alla valuta riportata nel campo precedente; anche in questo caso, qualora il cambio venisse modificato manualmente e se tale variazione avviene dopo la valorizzazione delle righe di dettaglio del preventivo, il programma richiede se si desidera il ricalcolo dei valori : con ‘sì’ avviene il ricalcolo degli stessi, con ‘no’ i valori rimangono inalterati.

▪ Pagamento: vengono riportate le condizioni di pagamento di difetto del Cliente, con possibilità di essere variate.

Cartelle Intestazione e Piede

▪ Nei campi Memo (testo illimitato), di queste due cartelle, è possibile scrivere un testo, il quale può anche essere stato riportato richiamando il Modello di riferimento; il contenuto di tali campi può essere stampato nel Preventivo. Idealmente un tipo di Nota riguarda l’intestazione del Preventivo e l’altra il Piede dello stesso.

Cartella Personalizzazione

Come per tutta la catena documenti, la cartella è la prima di una serie utilizzabile per inserire e gestire ulteriori campi personalizzati per la specifica applicazione.

3.2 Campi di dettaglio del Preventivo

Nel caso in cui si sia richiamato un Modello di riferimento, le righe della griglia conterranno già ‘l’intelaiatura’ del preventivo stesso, e saranno da compilare opportunamente.

La modalità operativa per inserire una nuova riga tra quelle già presenti è come per tutta la procedura; posizionarsi sulla riga ove necessita l’inserimento e premere i tasti ‘Shift’ + ‘Ins’. Per cancellare una riga già presente occorre posizionarsi sulla stessa e premere i tasti ‘Shift’ + ‘Canc’.

La modalità operativa per aprire le liste dai campi griglia (ad es. ‘Voce’, ‘Codice Articolo’) è uguale al resto della gestione; posizionarsi nel campo e premere il tasto ‘F5’, oppure doppio clic con il mouse.

▪ Voce: campo facoltativo, dal quale è possibile selezionare un gruppo di righe predefinite in ‘Gestione Voci di Preventivo’; una volta avvenuta la selezione, tutte le righe associate al tipo voce vengono riportate in griglia

▪ Tipo: identifica il tipo di riga, secondo una tabella consultabile attraverso il pulsante con la freccia verso il basso che compare cliccando sul campo ‘Tipo’. Per ciascun tipo di riga il programma si aspetta o meno la compilazione di determinati campi, espone in automatico i totali, oppure memorizza le caratteristiche della riga per il programma di stampa. (ved. Paragrafo relativo).

▪ Servizio : per le righe di tipo RC deve essere impostato il codice del servizio ; la tariffa definita nel servizio viene proposta nel campo prezzo.

▪ Codice Articolo: da associare alle righe di tipo AU e AV; l’articolo può essere selezionato dalla lista, oppure digitato manualmente

▪ Descrizione: per le righe di tipo AU e AV viene riportata in automatico la descrizione presa dall’anagrafica dell’articolo, con possibilità di essere variata . per le righe di tipo RC viene riportata la descrizione del servizio.

▪ Diritti di agenzia : per le righe di tipo DD viene indicato il flag con la possibilità di variarlo.

▪ Unità di Misura: per le righe di tipo AU e AV viene riportata in automatico l’unità di misura presa dall’anagrafica dell’articolo. Per gli altri tipi di riga il campo è facoltativo.

▪ Quantità: per le righe da valorizzare, il campo viene automaticamente predisposto con il valore ‘1’ di difetto, con possibilità di essere variato; è anche possibile mettere il valore ‘zero’, e digitare direttamente l’importo.

▪ Prezzo Unitario: è il valore per il quale viene moltiplicata la quantità per ottenere l’importo

▪ Importo minimo : è il risultato di quantità per prezzo . Può anche essere variato ma non avviene nessun ricalcalo.

▪ Importo Massimo : è il risultato di quantità per prezzo, può anche essere variato. In questo caso, in presenza di una quantità ed un prezzo, non avviene nessun ricalcolo. Viene indicato qualora i prezzi indicati non sono definitivi. In fase di emissione fattura viene presa in considerazione sempre l’importo massimo.

▪ Data Prevista Consegna: colonna facoltativa, accetta valori in formato data. Viene utilizzata come filtro nella procedura di Rifatturazione dei diritti di agenzia.

▪ Fornitore: colonna facoltativa, alla quale è possibile associare il codice del fornitore al quale verrà ordinata la merce; il codice del fornitore si può richiamare dalla lista o digitare manualmente.

▪ Costo Fornitore: viene proposto il costo ultimo dell’articolo a magazzino, indipendentemente dal fornitore selezionato.

▪ Note: note legate alle riga del preventivo, che non vengono ‘esportate’ in altri documenti generati in automatico, quali Ordini Fornitori, Ordini Clienti, Fatture dirette.

▪ N. Fattura: indica il riferimento dell’eventuale num. fattura con la quale è stata fatturata la riga. Nel caso in cui per una riga siano state emesse più fatture in base alla suddivisione scadenze viene indicato il numero della prima fattura in grassetto con la possibilità di visualizzare le ulteriori fatture. Selezionando il numero di fattura viene richiamato il programma standard di emissione fattura visualizzando l’intero documento.

Altri campi già previsti dalla procedura, visualizzabili in griglia:

▪ Importo Minimo in Valuta (di Bilancio): viene visualizzato l’importo minimo in valuta di bilancio.

▪ Importo Massimo in Valuta (di Bilancio) : viene visualizzato l’importo massimo in valuta di bilancio.

▪ Riga : numero di riga del preventivo . corrisponde al numero originale di riga per cui non viene aggiornato in caso di cancellazioni di righe.

Conferma

Una volta completato l’inserimento o la variazione del preventivo, con memorizzate le informazioni. Con Duplica il preventivo visualizzato immediatamente visualizzato con il nuovo codice; nel caso di utilizzo

vengono viene duplicato ed di una codifica che

contempla l’indicazione del codice cliente, verrà visualizzata una maschera con la richiesta del

cliente al quale intestare il documento. Occorre confermare o stampare per memorizzare la duplica .

Conferma Revisione

Con la situazione a video diventa la versione aggiornata incrementando

il numero di revisione mentre la precedente viene trasferita nell’archivio storico delle revisioni.

Con Richiama Word , sarà possibile, una volta definito il percorso dei documenti in formato

Word (.doc), generare dall’interno del preventivo un documento word con il medesimo nome del codice del preventivo, ed altre informazioni prese dal preventivo stesso.

3.2.1 Esempio di preventivo

Di seguito visualizziamo un esempio semplice di preventivo caricato e stampato, il quale verrà poi utilizzato per la descrizione delle altre funzionalità della procedura.

In Inserimento, è stato dato il codice cliente ed il codice modello, e a questo punto la videata è la seguente:

Si tratta ora di compilare i campi della griglia con le informazioni mancanti:

In corrispondenza della riga di tipo AV sul campo codice articolo è stato richiamato l’articolo ‘Pentium IV’, con quantità 10, fornitore ‘MondoComputer’; sono state compilate le due righe di tipo RD ed è stata cambiata l’ultima riga ove il Tipo è diventato TG e la descrizione ‘Totale’:

Con ‘Stampa’ si apre l’anteprima del report collegato , ad esempio con ‘PrevBaseValuta.rpt’ :

3.2.2 Caricamento Preventivo con calcolo Diritti di Agenzia

La particolarità che hanno le Agenzie di Pubblicità è quella di poter inserire nei preventivi di produzione dei tipi di riga il cui valore viene assoggettato ad una percentuale di diritti di agenzia.

La percentuale viene letta dall’anagrafica del cliente e proposta nella testata del preventivo, con possibilità di essere variata.

In genere queste particolari righe, di tipo ‘DD’, riportano la descrizione di un lavoro che viene affidato ad un fornitore esterno, predefinito nel preventivo, e l’agenzia rileva con la funzione ‘Ricevimento fatture fornitori’ l’avvenuta esecuzione del lavoro e l’emissione da parte del fornitore della relativa fattura ; a seguito di tale registrazione, il programma di emissione fatture clienti, con l’opzione ‘Diritti di Agenzia’ estrae le righe ‘DD’ e dà come fatturabile al cliente l’ammontare dei diritti di agenzia.

Il calcolo del valore totale dei diritti di agenzia può essere riepilogato nel preventivo con una riga di tipo ‘TD – Totale Diritti di Agenzia’, da collocare prima del totale generale del preventivo, e la descrizione della riga viene composta in automatico come spiegato nel capitolo ‘Definizione codifica – altri parametri’.

Un esempio di emissione di un preventivo di produzione con righe soggette a diritti di agenzia può essere il seguente :

Le righe di tipo ‘DD’ hanno a vero il flag ‘Diritti di Agenzia’, ed hanno il codice del Fornitore che effettuerà il lavoro (tale codice è facoltativo, lo si può anche indicare successivamente con la funzione di ricevimento fatture fornitori).

4 Caricamento preventivi Media

Questo particolare funzione permette di gestire la problematica delle uscite pubblicitarie sugli organi di informazione. In questo caso verranno fatturati i soli diritti di agenzia, che vengono letti dall’anagrafica del cliente e proposti in testata del preventivo, con possibilità di essere variati.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi - Caricamento Preventivo Media:

Cartella Generali

▪ Data Preventivo: viene proposta di difetto la data di riferimento, con la quale l’utente è collegato alla procedura, con possibilità di essere variata

▪ Diritti di Testata: viene visualizzata senza possibilità di essere variata la % diritti di testata definita nei parametri della procedura, e che serve a determinare l’importo ‘Nettissimo’

▪ Codice Cliente: selezionare il Cliente per il quale si desidera emettere il preventivo

▪ Testata: permette di selezionare dalla tabella ‘Testate preventivi’, su quale organo di informazione vengono effettuate le uscite pubblicitarie

▪ Diritti: riporta la % diritti di agenzia per preventivi Media letta dall’anagrafica del cliente con possibilità di essere variata. Tale percentuale viene utilizzata per il calcolo dell’importo dei diritti di agenzia da fatturare al cliente. La percentuale viene applicata al campo ‘Importo Netto’ della riga del preventivo.

▪ File Modello: viene proposto di difetto il nome del file .rpt contenente il layout di stampa definito nei parametri, con possibilità di essere variato.

▪ Confermato/Approvato: flag che identifica i preventivi ‘bloccati’ in quanto definitivamente approvati, e per i quali non sarà possibile apportare modifiche, ma solo visualizzazioni e stampe. (il flag viene messo con l’apposita funzione di Blocco/Sblocco Preventivi, che consente anche lo ‘sblocco’ degli stessi, ovvero li rende ancora manutenibili).

Cartella Dati di Gestione

▪ Concessionario: è possibile richiamare dall’anagrafica fornitori il concessionario della pubblicità per la testata oggetto del preventivo ( dato obbligatorio ).

▪ Periodo/Durata: campo facoltativo, utilizzabile per descrivere il periodo delle uscite pubblicitarie

▪ Codice Valuta: viene ripresa dall’anagrafica del Cliente la valuta di difetto, con possibilità di essere variata. Se la variazione della valuta avviene dopo la valorizzazione delle righe di dettaglio del preventivo, il programma richiede se si desidera il ricalcolo dei valori : con ‘sì’ avviene il ricalcolo degli stessi, con ‘no’ i valori rimangono inalterati.

▪ Cambio: in inserimento viene ripreso dalla tabella valute, rispetto alla valuta riportata nel campo precedente; anche in questo caso, qualora il cambio venisse modificato manualmente e se tale variazione avviene dopo la valorizzazione delle righe di dettaglio del preventivo, il programma richiede se si desidera il ricalcolo dei valori : con ‘sì’ avviene il ricalcolo degli stessi, con ‘no’ i valori rimangono inalterati.

▪ Pagamento: vengono riportate le condizioni di pagamento di difetto del Cliente, con possibilità di essere variate.

Cartelle Intestazione e Piede

▪ Nei campi Memo (testo illimitato) di queste due cartelle, è possibile scrivere un testo, al fine di essere stampato nel Preventivo. Idealmente un tipo di Nota riguarda l’intestazione del Preventivo e l’altra il Piede dello stesso.

Cartella Personalizzazione

Come per tutta la catena documenti , la cartella è la prima di una serie utilizzabile per inserire e gestire ulteriori campi personalizzati per la specifica applicazione.

Campi del Dettaglio

▪ Xxxxxx Xxxxxxxx: è possibile selezionare uno dei soggetti memorizzati nell’anagrafica del cliente.

▪ Descrizione: viene riportata in automatico la descrizione associata al soggetto selezionato

▪ Numero Uscita: campo alfanumerico, serve a identificare l’uscita del giornale, rivista, ecc.

▪ Data Uscita: è la data di uscita della pubblicità

▪ Netto Preventivo: importo inserito manualmente al quale viene sottratta la % diritti di testata, per ottenere l’importo nettissimo

▪ Nettissimo: L’importo è calcolato in base al ‘Netto Preventivo’ meno la % diritti di testata.

Esempio : come si può vedere dalla videata, avendo una % diritti di testata del 15, e per la prima riga dei dettagli un importo Netto di 2.500 Euro, l’importo Nettissimo è uguale a 2.125. Per questa stessa riga verrà calcolata la percentuale dei diritti di agenzia che è del 5% sull’importo Netto di 2.500 Euro, ovvero

125 Euro.

▪ Note: campo alfanumerico ove scrivere eventuali annotazioni riguardanti la riga del preventivo

▪ Importo Netto in Valuta di bilancio: in caso di preventivo in valuta, viene riportato il valore dell’importo netto in valuta di bilancio

▪ Importo Nettissimo in Valuta di bilancio: in caso di preventivo in valuta, viene riportato il valore dell’importo nettissimo in valuta di bilancio

Tutte le altre funzionalità sono le stesse già documentate per il Caricamento Preventivo.

Stampa

Con si apre l’anteprima del report collegato , ad esempio con ‘PrevMediaValuta.rpt’ :

5 Dal Preventivo alla Fatturazione

Una volta che il Preventivo viene confermato, in base alle esigenze dell’azienda ed alla natura delle righe del Preventivo stesso è possibile intraprendere flussi diversi, di seguito descritti, per seguire l’andamento del preventivo stesso fino alla fatturazione di tutte le righe valorizzate presenti nel Preventivo stesso.

Il vantaggio è sempre e comunque di avere un legame automatico tra la riga generata per il documento successivo e il riferimento al preventivo ed alla riga dello stesso, che arriverà fino alla contabilità (ed al magazzino se si faranno i passaggi descritti in ‘Preventivi di sola Merce’).

Occorre innanzitutto dividere la tipologia dei preventivi in preventivi media e produzione :

Preventivi media

I preventivi possono essere direttamente fatturati con la procedura di emissione fatture clienti con l’opzione preventivi media ; la data di scadenza fattura ( diversa da data di pagamento che invece viene calcolata in base al codice pagamento ) corrisponde alla data di uscita indicata nella riga preventivo.

Qualora si voglia ottenere la stampa del consuntivo è necessario indicare nella funzione ricevimento fatture fornitore gli estremi dei documenti ricevuti.

Preventivi produzione

Mentre nei preventivi media il tipo delle righe è fisso nel caso di preventivi di produzione il flusso viene diversificato in base alla tipologia delle singole righe.

All’interno dello stesso preventivo infatti è possibile gestire righe con articoli di magazzino , righe di servizi e righe con calcolo diritti di agenzia.

I flussi teorici sono i seguenti :

Riga servizio

▪ Funzione Suddivisione scadenze per modificare la data scadenza fatturazione o per suddividere le singole scadenze in rate da fatturare in date diverse . Nel caricamento preventivo la data scadenza coincide con la data preventivo.

▪ Funzione Ricevimento fatture fornitore qualora si voglia ottenere la stampa del consuntivo.

▪ Funzione Emissione fatture clienti per estrarre in automatico, in base alle date di scadenza definite in suddivisione scadenze, gli importi da fatturare.( utilizzare l’opzione preventivi produzione)

Riga merce

▪ Funzione di Emissione Ordini a Fornitori per emettere in automatico gli ordini ai fornitori per la merce necessaria.

▪ Funzione di Emissione Ordini Clienti per ottenere in automatico il primo passaggio del ciclo attivo, in maniera tale che dall’Ordine sarà possibile il passaggio in DdT e quindi in Fattura o direttamente in Fattura Accompagnatoria ; il vantaggio è anche legato all’impegno della merce a magazzino, che senza l’emissione dell’ordine cliente non avverrebbe.

Riga con diritti agenzia

▪ Funzione Ricevimento fatture fornitore per attestare l’effettiva consegna della fornitura.

▪ Funzione Emissione fatture clienti con l’opzione Diritti di agenzia oppure Rifatturazioni nel caso in cui la fattura al cliente viene inviata direttamente dal fornitore per cui l’agenzia deve emettere fattura al fornitore. Nel caso di rifatturazione la data scadenza viene prelevata dalla data previsto pagamento indicata nella funzione di ricevimento fattura fornitore.

Nel seguente schema, indichiamo il flusso per le tipologie di righe utilizzabili nel preventivo di produzione.

Le

righe

che

rappresentano articoli di magazzino possono generare anche Ordini Fornitori, per la gestione del ciclo passivo.

ottenere delle stampa dei consuntivi complete anche dei costi

la può per

essere utilizzata

In questo caso, il Ricevimento fatture fornitore non rappresenta un vincolo per fatturazione, ma

Fattura Cliente

Ordini Clienti

Suddivisione Scadenze

Ric. Fatture Fornitori

Preventivo di Produzione/Commessa

Righe di

1. commissioni

2. diritti di agenzia

Righe di

· servizi

· articoli a fatturazione diretta

Righe di

· articoli di magazzino

1 2

Rifatturazioni		Fattura Cliente
Effettuata la procedura di ‘Ricevimento fatture fornitore, è possibile estrarre questi tipi di righe dalla funzione di ‘Emissione fatture clienti’ e procedere, a seconda dei casi, con la rifatturazione o l’emissione delle fatture.

…ciclo attivo ….

(ddt – fatture / fattura acc.)

5.1 Suddivisione Scadenze

La funzione permette di suddividere in più importi con scadenze diverse le singole righe valorizzate del Preventivo di produzione. La funzione è facoltativa, e riguarda la possibilità di emettere fatture direttamente dal preventivo, senza attivare la catena documenti, come visto nel capitolo precedente. Non è comunque necessario passare dalla funzione per emettere le fatture, in quanto di difetto all’inserimento del preventivo viene già emessa per ciscuna riga di dettaglio valorizzata, una riga di scadenza con data e importo uguali al preventivo e con le condizioni di pagamento impostate nel preventivo.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi - Suddivisione Scadenze:

▪ Numero Preventivo: selezionare il preventivo per il quale si desidera suddividere le scadenze.

Una volta selezionato il preventivo, sulla parte sinistra della videata sottostante appaiono le righe del preventivo. Occorre ora compilare i rimanenti campi per la suddivisione automatica degli importi, oppure se si desidera una suddivisione completamente manuale, passare a ‘Selezione della riga’.

▪ Numero quote: digitare il numero delle quote nelle quali suddividere gli importi

▪ Data prima quota: digitare la data di scadenza della prima quota (data nella quale verrà emessa la fattura per il relativo importo)

▪ Intervallo Giorni: Digitare l’intervallo di giorni tra una quota e l’altra

▪ Porta a fine mese: flag contrassegnando il quale le date di scadenza verranno portate alla fine del mese nel quale in calcolo dei giorni ricade

▪ Incremento mensile: flag in alternativa a ‘porta a fine mese’, che calcola comunque un incremento mensile rispetto alle quote inserite, ma non porta le date alla fine del mese

▪ Selezione della riga: per selezionare la riga del preventivo da suddividere occorre cliccare con il mouse in corrispondenza del flag della colonna ‘Sel.’. Sono selezionabili solo le righe con importi diversi da zero.

Selezionando la riga, sulla parte destra della videata appare in automatico lo sviluppo del calcolo delle scadenze impostato, con possibilità di essere variato. Se al contrario non è stato impostato alcun parametro per il calcolo appare la sola riga con data del preventivo, importo totale e condizione di pagamento impostata nel preventivo, e manualmente si può procedere alla suddivisione degli importi aggiungendo righe alle scadenze. :

▪ Data Prevista : è la data nella quale si intende emettere la fattura al cliente per l’importo riportato nel campo successivo

▪ Importo : è l’importo da associare alla data di prevista fatturazione. Viene fatto il controllo che l’importo delle rate coincida con il totale della riga.

▪ Condizione di Pagamento : viene proposta la condizione di pagamento memorizzata nel preventivo, con possibilità di essere variata per ciascuna data di fatturazione.

Richiamando una riga di un preventivo del tutto o in parte fatturata, il programma visualizza anche Il numero e la data della/e fattura/e emesse, e per le righe già fatturate non è possibile la variazione.

▪ Numero Fattura : visualizza il numero della fattura già emessa per la riga associata

▪ Data Fattura : visualizza la data della fattura già emessa per la riga associata

▪ Note : è un campo testo nel quale l’operatore può digitare delle informazioni relative alla riga di fatturazione

Con ‘Pulisci Fatturazioni’ rispetto alla riga di preventivo selezionata in quel momento vengono cancellate tutte le righe con le date di scadenza, ad eccezione delle righe che hanno già un numero ed una data di fattura.

In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma – Pulisci – Esci.

5.2 Emissione Fatture Clienti

La funzione permette di estrarre le righe di preventivo ed eventuali loro suddivisioni al fine di emettere le relative fatture ai clienti.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi - Emissione fatture Clienti :

Le opzioni di fatturazione per diritti di agenzia , rifatturazioni e preventivi media sono visualizzate in base ai flag definiti nei parametri di base ( in questo esempio sono tutte attive ) .

Prima di inserire gli estremi di ricerca deve essere selezionata l’opzione di fatturazione ( di difetto viene attivata la fatturazione preventivi produzione ). E’ possibile selezionare il tipo di Documento fattura prescelto tra quelli definiti in tabella documenti con tipo documento ‘FT - Fatture Clienti’ .

▪ Da Data: digitare la data di scadenza minima associata ai preventivi da estrarre. Lasciando il campo vuoto estrae a partire dalla data di inizio esercizio.

▪ A Data: digitare la data di scadenza massima associata ai preventivi da estrarre. Lasciando il campo vuoto estrae fino al limite di termine esercizio.

▪ Data Fatturazione: digitare la data da associare alle fatture che verranno generate, che può anche non corrispondere con le date di fatturazione delle righe che verranno selezionate da fatturare, ma che dovrà necessariamente essere successiva e non antecedente.

▪ Da Cliente: è possibile selezionare il cliente di partenza per delimitare l’estrazione delle righe da fatturare. Se non viene selezionato alcun cliente l’estrazione partirà dal primo in ordine di codice che abbia righe da fatturare nei limiti di data impostati.

▪ A Cliente: selezionare il cliente finale per delimitare l’estrazione delle righe da fatturare; se non viene selezionato alcun cliente l’estrazione interesserà dal cliente di partenza fino all’ultimo in ordine di codice che abbia righe da fatturare nei limiti di data impostati.

▪ Da Preventivo: selezionare il codice preventivo di partenza. Se non viene selezionato nulla la ricerca partirà dal primo preventivo

▪ A Preventivo: selezionare il codice preventivo di arrivo. Se non viene selezionato nulla la ricerca terminerà all’ultimo preventivo.

▪ Da fornitore a fornitore : la selezione è attivata solo per l’opzione Rifatturazioni. Si deve impostare l’intervallo di codice fornitore a cui rifatturare i diritti di agenzia.

5.2.1 Fatturazione preventivi di produzione

Una volta definiti i criteri di estrazione, con ‘Estrai’ vengono visualizzate tutte le righe di preventivo/scadenza presenti e rispondenti ai criteri della selezione :

Sulle righe della griglia vengono visualizzate le righe di preventivo/scadenza che rispondono ai criteri delle selezione.

Con Sel. è possibile contrassegnare le righe che si desidera fatturare, tenendo presente anche l’utilizzo dei bottoni Seleziona Tutto per selezionare tutte le righe, e Deseleziona Tutto per togliere tutte le selezioni

In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma – Pulisci– Esci – Stampa

Stampa

Con è possibile stampare un elenco di tutte le righe estratte, indipendentemente dal

flag di selezione.Le stampe sono differenti in base all’opzione di fatturazione selezionata in modo tale di stampare i dati significativi per ogni opzione.

Per visualizzare le fatture generate, entrare nel Menù Vendite e selezionare la funzione Caricamento Fatture: selezionare il Codice Documento corrispondente a quello selezionato per emettere le fatture, e richiamare dalla lista le fatture generate:

In griglia viene riportato il numero e la descrizione del preventivo, e di seguito contrassegnate con asterisco le righe del preventivo ed il relativo importo.

Come conto di ricavo viene preso il conto di difetto presente in struttura di contabilità.

Come si può vedere dalla videata con la Personalizzazione on Fly è possibile rendere visibili anche le colonne ‘Preventivo’ e ‘Dettaglio’ che riportano il riferimento al numero ed alla riga del preventivo per il quale è stata generata la fattura.

5.3 Emissione Ordini Fornitori

La funzione permette di estrarre dai preventivi le righe da associare ai fornitori per emettere i relativi ordini. Le righe che vengono estratte sono tutte quelle di tipo articolo.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi - Emissione Ordini Fornitori:

▪ Codice Preventivo: selezionare il preventivo per il quale si desidera emettere ordini a fornitori

▪ Codice Documento: selezionare il tipo di Documento Ordine Fornitore prescelto tra quelli definiti in tabella documenti con tipo documento ‘OF - Ordini Fornitori’

Una volta selezionato il Preventivo vengono visualizzate nella parte sinistra sottostante le righe di dettaglio valorizzate.

▪ Sel.: richiamando il preventivo, le righe con a vero il check di selezione sono quelle per le quali è già stato emesso un ordine al fornitore

▪ Cod. For. : viene visualizzato il codice del fornitore che è stato associato durante il caricamento del preventivo, e selezionando la riga tale codice verrà proposto nella parte destra, con possibilità di essere variato

▪ Descrizione: viene riportata la descrizione della riga del preventivo

▪ Prezzo di acquisto : è il costo del prodotto inserito nel preventivo che verrà caricato nell’ordine ( non è possibile variarlo in questo momento )

Posizionandosi su una delle righe , sulla parte destra appaiono le informazioni legate al fornitore; se ci sono ordini ai fornitori già emessi per la riga selezionata, sono visualizzate altrettante righe quanti sono gli ordini emessi.

Se i dati del fornitore non sono presenti dal preventivo, per emettere l’ordine al fornitore, occorre posizionarsi sul campo :

▪ Codice: digitare o selezionare il codice del fornitore per il quale si desidera emettere l’ordine;

▪ Nominativo: viene visualizzato il nominativo del fornitore selezionato

Per una riga preventivo è possibile inserire più codici fornitore ; in questo caso verranno generati più ordini con la stessa quantità ( viene emesso un messaggio di warning richiedendo di confermare l’operazione).

Una volta selezionate le righe interessate e assegnati i fornitori, con ‘Conferma’ vengono emessi gli ordini per i fornitori selezionati

Per visualizzare gli ordini generati, posizionarsi in Ordini Fornitori e selezionare la funzione Caricamento Ordini: selezionare il Codice Documento corrispondente a quello selezionato per emettere gli Ordini e richiamare dalla lista gli ordini generati :

Per ciascun ordine sono riportati in griglia i dati relativi agli articoli da ordinare e in corrispondenza del campo prezzo viene riportato il costo eventualmente memorizzato nella riga del preventivo, altrimenti non viene riportato alcun prezzo.

Con la Personalizzazione on Fly è possibile rendere visibili anche le colonne Preventivo e Dettaglio che riportano il riferimento al numero ed alla riga del preventivo per il quale è stato generato l’ordine.

5.4 Emissione Ordini Clienti

La funzione permette di estrarre per ciascun preventivo tutte le righe presenti, allo scopo di essere selezionate per comporre l’ordine cliente.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi - Emissione Ordini Clienti:

▪ Codice Preventivo: selezionare il preventivo per il quale si desidera emettere l’ordine al cliente

▪ Codice Documento : selezionare il tipo di Documento Ordine Cliente prescelto tra quelli definiti in tabella documenti con tipo documento ‘OC - Ordini Clienti’

Una volta selezionato il Preventivo vengono visualizzate nella parte sinistra sottostante le righe valide. Con ‘Xxxxxxxxx Xxxxx’ tutte le righe del preventivo vengono selezionate per il passaggio in fattura. Con ‘Deseleziona Xxxxx’ si tolgono le selezioni all’intero preventivo. Una volta selezionate le righe desiderate :

In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma – Pulisci – Esci.

Per visualizzare gli ordini generati, posizionarsi in Ordini Clienti e selezionare la funzione Caricamento Ordini: selezionare il Codice Documento corrispondente a quello selezionato per emettere gli Ordini e richiamare dalla lista gli ordini generati:

Per ciascun ordine sono riportate in griglia le righe selezionate dal preventivo;i dati relativi agli articoli ordinati e le altre righe come campi note (F8). Tali campi sono stati generati con a vero il flag ‘Riporta note nel documento successivo’ :

5.4.1 Dall’Ordine al DdT (o alla Fattura Accompagnatoria)

Per passare dall’Ordine Cliente ad un Documento successivo , occorre utilizzare l’Evasione Ordini.

Supponiamo di effettuare il passaggio verso un Ddt, per verificare che vengano mantenuti i legami con il preventivo. Una volta confermata l’evasione dell’ordine :

Per richiamare il DdT Generato, posizionarsi in Vendite e selezionare la funzione Caricamento DdT: selezionare il Codice Documento corrispondente a quello selezionato per evadere gli Ordini e richiamare dalla lista i DdT generati :

Per ciascun DdT sono riportate in griglia le righe selezionate dall’evasione dell’ordine;i dati relativi agli articoli e le righe di note (F8). Tali campi sono stati generati con a vero il flag ‘Riporta note in fattura’.

Nella videata con la Personalizzazione on Fly è possibile rendere visibili anche le colonne ‘Preventivo’, ‘Dettaglio’e ‘CostoFor’. che riportano il riferimento al numero ed alla riga del preventivo per il quale è stato generato il DdT, oltre al Costo Fornitore sempreché sia stato indicato nel preventivo.

5.4.2 Legami con il Magazzino

Così come per la Contabilità Generale, anche per la gestione di Xxxxxxxxx è possibile integrare le informazioni già presenti per quanto riguarda i Ddt e le Fatture Accompagnatorie, con l’attribuzione di preventivo e riga di dettaglio durante il caricamento ad esempio dei movimenti di carico, se questi sono stati effettuati espressamente per una determinata commessa.

Per quanto riguarda gli Ordini ai Fornitori emessi dalla gestione dei Preventivi, il passaggio successivo è il ‘Ricevimento Merce’, che permette di richiamare l’ordine al fornitore e confermare la merce in arrivo, che viene automaticamente riportata nella videata dei movimenti di magazzino, riportando il legame con il preventivo e la riga di dettaglio.

Rispetto agli obiettivi che ci si prefigge, ed alle stampe di consuntivazione che verranno abilitate, occorre fare attenzione a non effettuare ‘doppi collegamenti’, ovvero ad esempio a non collegare gli acquisti di merce effettuati direttamente per un determinato preventivo sia durante la registrazione della fattura di acquisto in contabilità che durante la registrazione del carico di magazzino della medesima merce.

5.4.2.1 Abilitazione delle Causali di Magazzino

Occorre accertarsi che le Causali di Xxxxxxxxx interessate alle registrazioni abbiano gli opportuni parametri. Per manutenere la tabella delle causali di magazzino occorre posizionarsi in Archivi e selezionare la funzione Tabelle Società: cliccare in corrispondenza della tabella ‘Causali di Magazzino’ e per le causali interessate all’imputazione dei preventivi occorre inserire in corrispondenza dei campi ‘Commessa’ e ‘Dettaglio’ in alternativa i parametri

F – Facoltativo oppure O – Obbligatorio

5.4.2.2 Ricevimento Merce da Ordini Fornitori

Dalla funzione è possibile richiamare l’Ordine emesso dalla gestione preventivi, e come visualizzato nella videata sottostante, è già presente il legame con il preventivo/riga :

confermando il ricevimento, le informazioni vengono riportate in automatico nella successiva videata di Input Movimenti di Magazzino:

5.4.2.3 Input Movimenti Entrata/Uscita

Dalla funzione di Input Movimenti Entrata/Uscita, durante l’inserimento di un movimento, ad esempio il carico di un articolo acquistato espressamente per un preventivo ,e per il quale non era stato generato l’ordine al fornitore, posizionarsi sul campo ‘Commessa’ e selezionare il preventivo per il quale è stato effettuato l’acquisto; una volta selezionato il preventivo, sul campo successivo ‘Dettaglio’, aprendo la lista sono visualizzate le righe del preventivo:

5.4.3 Dal DdT alla Fattura

Per ottenere una fattura da un DdT, occorre lanciare la funzione di ‘Generazione Fatture’. Una volta confermata la fase di generazione della fattura:

Per richiamare la Fattura generata, posizionarsi in Vendite e selezionare la funzione Caricamento Fatture: selezionare il Codice Documento corrispondente a quello selezionato per generare le fatture e richiamare dalla lista le fatture generate:

Per ciascuna Fattura sono riportate in griglia le righe del DdT;i dati relativi agli articoli e le righe di note (F8).

Come si può vedere dalla videata con la Personalizzazione on Fly è possibile rendere visibili anche le colonne ‘Preventivo’, e ‘Dettaglio’che riportano il riferimento al numero ed alla riga del preventivo per il quale è stata generata la Fattura.

5.5 Ricevimento fatture fornitori

La funzione riveste particolare importanza nel processo in quanto condiziona la emissione di alcune tipologie di fatturazione e fornisce gli estremi relativi alle fatture ricevute dai fornitori che vengono riportate nella stampa dei consuntivi ; anche per le condizioni possibili non è previsto nessun collegamento con la contabilità generale per cui il periodo di inserimento e gli importi non sono vincolati da operazioni contabili necessariamente presenti .

In base alla tipologia di preventivo ed al tipo di riga è possibile distinguere le seguenti caratteristiche :

Preventivi media.

In questo caso la fatturazione può essere eseguita senza vincoli ; l’inserimento delle fatture fornitori permette di ottenere la stampa completa del consuntivo.

Preventivi produzione.

In questo caso è necessario distinguere i casi tra righe del tipo diritti di agenzia ( DD ) e righe valorizzate ( RC e RD ) ; non vengono gestite le righe del tipo AV e AU in quanto si presuppone che venga emesso un ordine fornitore dal quale sarà possibile rilevare i costi.

Righe del tipo DD

In questo caso è necessario inserire i riferimenti delle fatture fornitori in quanto in fase di fatturazione dei diritti di agenzia o rifatturazione verranno estratte solo le righe preventivo che sono state precedentemente confermate nella funzione. Uno dei possibili utilizzi della modalità di rifatturazione , riguarda la possibilità per cui l’azienda che gestisce il preventivo faccia da ‘capo cordata’, e che parte dei lavori elencati nel preventivo in realtà vengano eseguiti e fatturati da altre aziende. L’azienda ‘capo cordata’ assume l’incarico di certificare le fatture degli altri fornitori ( ricevendo come compenso una percentuale sul valore fatturato al cliente ) , ed una volta ricevute e controllate le invia al Cliente, destinatario delle fatture ; la funzione consente di emettere per le fatture ricevute una nota di accompagnamento per il Cliente intestatario del preventivo. La nota può essere emessa contestualmente al ricevimento fatture o successivamente con l’apposita funzione disponibile a menù descritta in seguito.

Se per una riga preventivo sono state emesse fatture da più fornitori deve essere richiamata più volte la riga e indicati gli estremi delle singole fatture. E’ possibile inoltre suddividere una riga preventivo in più scadenze creando più righe ricevimento fattura ripartendo il totale della singola fattura fornitore. In fase di emissione fattura se una riga preventivo è stata suddivisa in più ricevimenti fornitore verranno riportate le rispettive suddivisioni di riga.

Righe del tipo RC e RD

In questo caso la fatturazione può essere eseguita senza vincoli ; l’inserimento delle fatture fornitori permette di ottenere la stampa completa del consuntivo.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi - Ricevimento Fatture Fornitori :

▪ Numero Preventivo: selezionare il preventivo per il quale di intende registrare il ricevimento delle fatture fornitori . E’ possibile selezionare preventivi produzione e preventivi media ; nel caso di preventivi media lo scopo è solo quello di poter stampare il consuntivo . Per i preventivi produzione è possibile selezionare le righe del tipo RD,RC e quelle degli articoli appartenenti alla categoria definita nei parametri.

▪ Valuta ,Xxxx e Cliente : una volta richiamato il preventivo vengono visualizzati i dati relativi al preventivo.

▪ Numero Riga: dal campo occorre selezionare la riga del preventivo alla quale associare il caricamento degli estremi della fattura.

Una volta selezionata la riga vengono portati in griglia i dati relativi, ed è possibile inserire:

▪ Data Fattura: inserire la data della fattura del fornitore

▪ Numero Fattura: inserire il numero originale della fattura del fornitore

▪ Imponibile: viene proposto l’importo della riga del preventivo, con possibilità di essere variato

▪ Xxxxxx Xxx: viene proposta l’iva di difetto memorizzata in struttura di contabilità, con possibilità di essere variata

▪ IVA: viene proposto l’importo dell’iva di difetto con possibilità di essere variato

▪ Importo: è il totale della fattura del fornitore

▪ Data Previsto Pagamento: si può inserire la data nella quale la fattura va pagata (viene utilizzata come data scadenza per la rifatturazione)

▪ Fornitore: qualora il fornitore fosse stato inserito nel caricamento del preventivo viene proposto, altrimenti selezionarlo dalla lista

Una volta inserite tutte le fatture ricevute per le righe di uno stesso preventivo, con ‘Emetti Nota’ è possibile lanciare l’apposita funzione per emettere la nota al cliente, come spiegato nel capitolo successivo.

Con ‘Conferma’ avviene la registrazione delle fatture ricevute.

‘Emetti Nota’

Premendo il tasto appare la seguente videata:

La selezione delle fatture da allegare alla nota può avvenire per Numero Preventivo o per Cliente ; se la funzione è eseguita dal ricevimento fatture i dati vengono compilati in automatico. Una volta cliccato il tipo di estrazione, occorre selezionare il Preventivo o il Cliente .

Vengono visualizzate tutte le note relative alla scelta fatta, con possibilità di selezionare le fatture che interessano.

Nella Cartella ‘Dati Xxxxxxxx’ viene riportato il cliente al quale verrà emessa la nota

▪ Data: è la data che viene portata in stampa

▪ Nome report: viene visualizzato il layout standard per questo tipo d stampa, con possibilità, con ‘Cambia report’ di selezionare un altro file di tipo .rpt per stampare la Nota ( il report deve personalizzato deve iniziare con il prefisso rptge).

Le cartelle Intestazione e Piede contengono un campo Note per poter integrare la Nota con un’intestazione ed una chiusura.

Stampa nota

Con appare l’anteprima della stampa: viene richiesto se aggiornare lo stato

delle note ; se si risponde in modo positivo viene aggiornato l’apposito flag in modo tale di non proporre più la riga preventivo in successive stampe di note.

5.6 Fatturazione diritti di agenzia

Nella procedura di emissione fatture clienti selezionando l’opzione Diritti di agenzia vengono estratte le righe dei preventivi di tipo produzione ( tipo riga = DD ) contrassegnate con il flag diritti di agenzia corrispondenti ai filtri impostati e non ancora fatturate.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi - Emissione Fatture Clienti:

Le righe preventivo devono essere precedentemente confermate con la funzione ricevimento preventivi fornitore.

L’importo da fatturare viene calcolato applicando la percentuale diritti di agenzia ,definita nella testata del preventivo , al campo importo massimo delle righe preventivo.

5.7 Rifatturazioni

Nella procedura di emissione fatture clienti selezionando l’opzione Rifatturazioni diritti di agenzia vengono estratte le righe preventivo produzione contrassegnate con il flag diritti di agenzia corrispondenti ai filtri impostati e non ancora fatturate ( il controllo sulla data avviene sul campo data previsto pagamento indicata nella funzione di ricevimento fatture fornitore ).

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi - Emissione Fatture Clienti:

Le righe preventivo devono essere precedentemente confermate con la funzione ricevimento preventivi fornitore.

L’importo da fatturare corrisponde al calcolo dei diritti di agenzia in base alla percentuale definita nel preventivo.

Nell’anagrafica fornitore deve essere compilato il corrispondente codice cliente da utilizzare per la emissione della fattura ; se in fase di fatturazione nell’anagrafica fornitore non risulta impostato il codice cliente per rifatturazione viene segnalato errore bloccante in quanto la fattura non può essere emessa.

5.8 Fatturazione media

Nella procedura di emissione fatture clienti selezionando l’opzione Preventivi Media vengono estratte le righe preventivo media che corrispondono ai filtri impostati e non ancora fatturate ( il controllo sulla data avviene nel campo data uscita definito nella riga preventivo). L’importo da fatturare corrisponde al calcolo dei diritti di agenzia in base alla percentuale definita nel preventivo.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi - Emissione Fatture Clienti:

6 Sottomodulo Gestione

6.1 Blocco/Sblocco Preventivi

La funzione consente di bloccare i preventivi, ovvero di darli per confermati /approvati, impedendo così che vi si possano apportare variazioni.

La stessa funzione permette anche il loro sblocco, qualora ne dovesse sorgere la necessità. Si accede alla funzione dal Menù Preventivi – Gestione - Blocco/Sblocco Preventivi:

Per bloccare i preventivi occorre posizionarsi in corrispondenza della riga desiderata e mettere a vero il flag Sel.

Con Conferma tutti i preventivi selezionati verranno bloccati.

Per sbloccare i preventivi occorre mettere a vero il check box Sblocca preventivi, e con Estrai il programma visualizza i preventivi bloccati. Posizionarsi in corrispondenza dei preventivi che si desidera sbloccare e togliere il flag ‘Sel.’. Con ‘Conferma’ tali preventivi vengono sbloccati.

6.2 Eliminazione Preventivo

La funzione consente di eliminare completamente tutti i preventivi che vengono selezionati. Se il preventivo è stato fatturato in modo parziale o totale non può essere eliminato.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi – Gestione - Eliminazione Preventivo:

Per eliminare i preventivi occorre posizionarsi in corrispondenza della riga desiderata e mettere a vero il check ‘Sel.’. Con ‘Conferma’ tutti i preventivi selezionati verranno eliminati.

6.3 Archiviazione Preventivi

La funzione consente di archiviare il preventivo ; in questo modo il numero del preventivo non appare nelle liste di selezione . Può essere richiamato solo manualmente ma non è possibile effettuare nessuna variazione. La medesima funzione consente di ripristinare un preventivo precedentemente archiviato.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi – Gestione - Archiviazione Preventivi:

Estrai

I preventivi possono essere ricercati per codice cliente oppure per intervallo di numero

preventivo. Dopo avere impostato i filtri premendo E’ possibile impostare i flag:

vengono visualizzati i preventivi.

• Escludi Commessa Interna non vengono presi in considerazione i preventivi intestati al cliente definito come commessa interna nei parametri di base.

• Visualizza Solo Preventivi Totalmente Fatturati vengono esclusi i preventivi non fatturati

E’ possibile archiviare anche preventivi non fatturati: per archiviare i preventivi occorre posizionarsi in corrispondenza della riga desiderata e mettere a vero il check Sel.

Archivia

Con tutti i preventivi selezionati verranno archiviati.

Per ripristinare i preventivi occorre mettere a vero il check box ‘Ripristina preventivi’, e con ‘Estrai’ il programma visualizza i preventivi archiviati. Posizionarsi in corrispondenza dei preventivi che si desidera ripristinare e togliere il flag ‘Sel.’. Con ‘Archivia’ tali preventivi vengono ripristinati.

7 Dalla Fattura alla Contabilità Generale

Una volta generata la fattura sia direttamente dai Preventivi che dalla Catena dei Documenti, l’ultimo passaggio è verso la Contabilità Generale.

Una volta contabilizzate le fatture di vendita, i ricavi provenienti dalla gestione dei preventivi sono stati consolidati.

Dalla Contabilità è anche possibile collegare i costi legati al medesimo preventivo, con la modalità che verrà spiegata nel presente capitolo.

E’ disponibile anche una funzione di Gestione Movimenti Analitica che consente di collegare ai preventivi tutti i costi ed i ricavi dei movimenti di prima nota anche in una fase successiva al loro caricamento, senza dover entrare in variazione dei movimenti in prima nota.

7.1 Contabilizzazione delle Fatture

Una volta generate e stampate le fatture, viene eseguita la fase di contabilizzazione, per far sì che le fatture entrino a far parte dei movimenti di contabilità generale.

Si accede alla funzione dal Menù Vendite - Contabilizzazione Fatture e Fatture Acc.:

Dopo aver selezionato i limiti di estrazione ed aver selezionato le fatture con ‘Conferma’ avviene il passaggio delle fatture in Contabilità.

Per visualizzare le fatture contabilizzate , occorre posizionarsi in Contabilità e selezionare la funzione Prima Nota IVA e a sua volta selezionare dalla lista dei movimenti la fattura appena contabilizzata:

in corrispondenza della riga del conto di ricavo sono visualizzati i riferimenti al preventivo ed al relativo dettaglio.

7.2 Collegamento con le Fatture d’Acquisto e altri movimenti di prima nota

Per poter collegare ai preventivi anche altri tipi di movimenti contabili, ed in particolar modo le fatture di acquisto, la modalità è la seguente.

7.2.1 Abilitazione delle Causali Contabili

Occorre accertarsi che le Causali Contabili interessate alle registrazioni abbiano gli opportuni parametri. Per manutenere la tabella delle causali contabili occorre posizionarsi in Archivi e selezionare la funzione Tabelle Società: cliccare in corrispondenza della tabella ‘Causali Contabili’ e per le causali interessate all’imputazione dei preventivi occorre inserire in corrispondenza dei campi ‘Commessa’ e ‘Dettaglio’ in alternativa i parametri

F – Facoltativo oppure O – Obbligatorio

7.2.2 Input Movimenti di Prima Nota Iva

Dalla funzione di Input Prima Nota Iva , durante il caricamento di una fattura di acquisto, in corrispondenza dei relativi conti di costo, posizionarsi sul campo ‘Commessa’ e con doppio clic o F5 aprire la lista e selezionare il preventivo per il quale è stato effettuato l’acquisto; una volta selezionato il preventivo, sul campo successivo ‘Dettaglio’, aprendo la lista sono visualizzate le righe appartenenti al preventivo:

Una volta selezionata la riga, il collegamento è stato effettuato, ed è possibile confermare la registrazione. E’ anche possibile imputare un unico costo a più preventivi/dettagli, cliccando sul check box ‘Multi’.

Rispetto agli obiettivi che ci si prefigge, ed alle stampe di consuntivazione che verranno abilitate, occorre fare attenzione a non effettuare ‘doppi collegamenti’, ovvero ad esempio a non collegare gli acquisti di merce effettuati direttamente per un determinato preventivo sia durante la registrazione della fattura di acquisto in contabilità che durante la registrazione del carico di magazzino della medesima merce.

7.2.3 Input Movimenti Prima Nota Diversi a Diversi

Dalla Prima Nota IVA/D.D., in inserimento di un movimento di tipo DD – diversi a diversi, ad esempio la registrazione di una nota spese, in corripondenza della riga di dettaglio che richiama il conto di costo, posizionarsi sul campo ‘Commessa’ e con doppio clic o F5 aprire la lista e selezionare il preventivo per il quale è stato sostenuto il costo ; una volta selezionato il preventivo, sul campo successivo ‘Dettaglio’, aprendo la lista sono visualizzate le righe del preventivo:

Una volta selezionata la riga, il collegamento è stato effettuato, ed è possibile confermare la registrazione. E’ anche possibile imputare un unico costo a più preventivi/dettagli, cliccando sul check box ‘Multi’.

7.3 Gestione Movimenti Analitica (modulo aggiuntivo)

Allo scopo di illustrare tutte le funzioni dove sono stati attivati i collegamenti con la gestione dei preventivi, documentiamo anche questa funzionalità, sebbene faccia parte del modulo aggiuntivo di Contabilità Analitica.

La funzione permette di inserire o variare il preventivo e la relativa riga di dettaglio in tutte le registrazioni di Prima Nota che richiamino un costo od un ricavo.

Si accede alla funzione dal Menù Contabilità - Contabilità Analitica - Gestione Movimenti di Analitica:

Una volta impostati i criteri di selezione, con ‘Estrai’ tutti i movimenti rientranti nei limiti vengono visualizzati e rispetto alla riga selezionata nella parte sinistra del video, sulla parte destra sono inseribili e mantenibili i collegamenti al preventivo :

Per ottenere la stampa dei rendiconti analitici per commessa posizionarsi in Contabilità - Contabilità Analitica e selezionare la funzione Ripartizione Movimenti di Analitica: la stampa può essere richiesta per i movimenti di contabilità oppure per quelli inseriti nella movimentazione di magazzino.

8 Le stampe aggiuntive

Dal sottomenu Stampe preventivi è possibile attivare le stampe aggiuntive del modulo non incluse nelle singole funzioni.

Ad ogni voce a Xxxx corrisponde un funzione di stampa, che presenta una maschera di filtro per la selezione dei parametri di estrazione dei dati.

In funzione dei parametri impostati nella maschera di filtro, sarà possibile procedere alla elaborazione della stampa stessa.

Per tutte le stampe di seguito descritte:

Con Conferma si visualizza l’anteprima di stampa, con Xxxx si annulla il processo.

Dall’anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

8.1 Stampa Consuntivo Fatturato

La stampa consuntivo permette di verificare la consuntivazione di un preventivo partendo dalle singole righe valorizzate e collegando le fatture emesse e quelle ricevute. In questo modo è possibile verificare la redditività finale del preventivo oppure controllare lo stato del preventivo in corso .

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi –Stampe Preventivi – Stampa Consuntivo Fatturato:

• Tipo Preventivo : Dalla maschera è necessario dapprima selezionare la tipologia di preventivo tra produzione e media in modo tale di poter selezionare correttamente i preventivi dalla lista ma soprattutto per eseguire un differente report ( di difetto viene proposta la tipologia di produzione ) .

• Da preventivo a preventivo : E’ possibile impostare manualmente oppure selezionandolo dalla lista l’intervallo di preventivi da stampare

• Visualizza anteprima : Attivando il flag la stampa non viene inviata direttamente alla stampante ma viene visualizzata dopo di che è possibile decidere se stamparla o meno.

Stampa

Premendo il pulsante viene attivata l’elaborazione e la successiva stampa.

Dalla stampa si può vedere che per ciascuna riga presente nel preventivo, qualora sia stata fatturata da un fornitore viene associata una riga con la denominazione e gli estremi della fattura; se i diritti di agenzia sono stati fatturati vengono riportati in una ulteriore riga gli estremi della fattura, mentre l’importo dei diritti di agenzia fatturati vengono tutti riepilogati nella riga che ne espone l’ammontare preventivato.

Esempio di stampa consuntivo per preventivi produzione:

Esempio di stampa consuntivo per preventivi media :

Esempio di stampa consuntivo per preventivi media con diritti di agenzia:

8.2 Stampa preventivi

La stampa permette di ristampare i preventivi produzione e media selezionandoli in modo massivo con il formato di stampa associato al preventivo stesso oppure di ottenere una lista sintetica dei preventivi richiesti.

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi – Stampe Preventivi – Stampa Preventivi:

• Tipo preventivo : E’ possibile selezionare la tipologia dei preventivi da estrarre tra Produzione , Media oppure Tutti.

• Attiva anteprima : Attivando il flag la stampa non viene inviata direttamente alla stampante ma viene visualizzata dopo di che è possibile decidere se stamparla o meno.

• Da cliente a Cliente : E’ possibile impostare l’intervallo di cliente per i preventivi da estrarre.

• Da preventivo a preventivo : E’ possibile impostare l’intervallo di numero preventivi da estrarre

Estrai

Premendo il pulsante vengono estratti i preventivi che soddisfano i criteri impostati.

Stampa elenco

Se si vuole stampare la lista sintetica premere direttamente .

Per attivare la ristampa dei preventivi è necessario invece selezionare i singoli preventivi dopo di che premere Stampa (pulsante che si attiva a seguito della selezione di almeno uno dei preventivi nella griglia). Per selezionare il preventivo, è sufficiente cliccare sul quadrato nella colonna Sel. : tutti i preventivi selezionati saranno stampati.

8.3 Stampa consuntivo generale

La stampa permette di ottenere una dettagliata analisi dei costi e ricavi dei preventivi con il calcolo del margine contributivo lordo dell’intero preventivo oppure delle singole righe che lo compongono in base alle selezioni di stampa.

I costi vengono rilevati in modo distinto dalle seguenti possibili fonti :

⬝ costo del personale aziendale rilevato dai rapportini

⬝ costo del materiale se nel preventivo sono stati utilizzati articoli di magazzino

⬝ costi generali di fornitura attribuiti al preventivo nella registrazione della contabilità generale

Si accede alla funzione dal Menù Preventivi – Stampe Preventivi – Stampa Consuntivo Generale: nella maschera di attivazione della stampa sono disponibili le seguenti possibilità di selezione e filtro :

• Cliente : è possibile impostare opzionalmente il codice di un cliente in modo tale di analizzare tutti i suoi preventivi.

• Da preventivo a preventivo : è possibile impostare il range di numero preventivi da includere. Il codice inserito nel campo ‘da preventivo’ viene proposto nel campo ‘a preventivo’ in modo tale di evitare la riscrittura del codice nel caso in cui si voglia analizzare il singolo preventivo.

• Da modello a modello : il codice modello definito opzionalmente nella testata preventivo oltre a definire una schema precodificato per velocizzare il lavoro dell’utente permette di definire un criterio di aggregazione ; è quindi possibile ottenere la stampa dei soli preventivi appartenenti al modello con il calcolo generale dei margini per modello.

• Includi righe cancellate : nel preventivo è possibile cancellare le righe fino a quando non sono state fatturate . qualora siano stati inseriti dei costi sulla riga è possibile elaborare nella stampa anche righe precedentemente cancellate impostando il flag.

• Escludi commesse interne : il flag viene impostato di default e permette di escludere i preventivi intestati al cliente definito come commessa interna nel caso in cui venga fatta una selezione di preventivi con un range che include anche preventivi interni codificati allo scopo di attribuire i costi interni.

• Visualizza commesse totale : il flag viene impostato di default e permette di estrarre tutti i preventivi indipendentemente dal loro stato di fatturazione.

• Visualizza commesse fatturate totalmente : se impostato il flag permette di estrarre solo le fatture fatturate totalmente .

• Visualizza commesse fatturate parzialmente : se impostato il flag permette di estrarre solo i preventivi per i quali il totale del fatturato non coincide con il valore totale.

• Riepilogo per commessa : il flag viene impostato di default e permette di attivare la stampa sintetica che riporta i totali della commessa.

• Dettaglio per commessa : se impostato il flag permette di attivare la stampa dettagliata che evidenzia i dati della singola riga del preventivo ed i dati totali.

• Valorizzazione costo merce : qualora nel preventivo siano presenti righe del tipo AV ( articoli vendita ) collegate ad articoli di magazzino ( e non appartenenti alla categoria merceologica per fatturazione diretta definita nella definizione codifica ) è possibile valorizzarne il costo selezionando tra i possibili valori : M = costo medio , U = ultimo costo entrambi prelevati dai saldi di magazzino oppure selezionando il valore N non viene eseguita nessuna valorizzazione per cui i prodotti non compariranno come costi.

• Selezione % margine: è possibile inserire un ulteriore filtro per estrarre i preventivi in base alla loro percentuale di margine . Il flag può essere impostato solo se è stata selezionato come tipo di stampa il ‘Riepilogo per Commessa ‘ in quanto il confronto del margine avviene solo sul totale del preventivo e non sulle righe che vengono considerate nella stampa del dettaglio per commessa. Se è stato impostato il flag viene reso scrivibile il campo successivo nel quale l’utente deve indicare l’operatore algebrico ed il valore della percentuale da confrontare. Gli operatori ammessi sono il simbolo > ed il simbolo < ; è possibile ad esempio estrarre i preventivi che hanno un margine superiore ad un valore oppure tutti quelli che hanno un margine inferiore ad un valore. In questo modo è possibile verificare in modo rapido tutti i preventivi che hanno un margine inferiore rispetto ai valori standard aziendali.

Esempio di stampa per modello

Esempio di stampa riepilogo

Esempio di stampa dettaglio

9 Rapportini

Il modulo aggiuntivo rapportini permette di caricare i rapportini giornalieri dei collaboratori , con l’indicazione delle commesse per le quali hanno lavorato.

Per ciascun collaboratore vengono caricati i dati anagrafici, il costo e la tariffa orarie in modo tale di ottenere una serie di stampe riepilogative dei costi e tariffe per collaboratore, per cliente e per commessa.

9.1 Attivazione del modulo aggiuntivo

Come per tutti i moduli aggiuntivi, l’attivazione avviene attraverso il rilascio della licenza d’uso che ne consenta l’utilizzo. Una volta copiata la licenza nel percorso definito, gli utenti, in base ai livelli decisi dall’utente amministratore, avranno a disposizione le varie voci che compongono il menù ‘Rapportini’:

9.2 Caricamento Utenti

La funzione permette di caricare i dai anagrafici dei collaboratori per i quali si intende gestire il caricamento dei rapportini.

Si accede alla funzione dal Menù Rapportini - Caricamento utenti:

• Codice Utente: campo alfanumerico di 5 caratteri massimo. Il codice utente rappresenta il collaboratore dell’azienda che effettua prestazioni da caricare sui preventivi in corso. In fase di caricamento dei rapportini viene proposto il codice utente attualmente collegato al programma con la possibilità di variarlo nel caso in cui l’utente ha la proprietà di supervisore ( vedi campi successivi). Per questo motivo, il codice utente che effettua l’accesso deve essere codificato con una lunghezza massima di 5 caratteri. Nel caso in cui i collaboratori provvedano direttamente a caricare i rapportini è quindi necessario che venga creato nel programma un codice utente per ogni collaboratore . Qualora l’inserimento dei rapportini venga affidato invece a specifiche persone abilitate non è necessario inserire i collaboratori come utenti del programma, ma solamente nell’archivio dei rapportini; in questo caso aprendo la maschera dell’inserimento rapportini verrà sempre proposto l’utente collegato al programma, ma l’operatore avrà la possibilità di sostituirlo con il codice collaboratore.

Dati Anagrafici

Digitare o selezionare dalla lista l’utente per il quale occorre inserire o variare l’anagrafica del collaboratore. Una particolarità alla quale fare attenzione, è che la codifica dei collaboratori è alfanumerica di 5 caratteri massimo, ma i collaboratori sono anche gli Utenti utilizzatori del programma, creati con la funzione di ‘Gestione Utenti’ del menù ‘Utilità’, per i quali è ammessa una codifica di 8 caratteri. Per poterne gestire il caricamento dei rapportini occorre che gli Utenti siano codificati con 5 caratteri massimo.

▪ Nominativo: digitare il nominativo completo del collaboratore

▪ Indirizzo: campo facoltativo. Digitare l’indirizzo composto da via, c.a.p., città e provincia del collaboratore

▪ Telefono: campo facoltativo. Digitare il numero telefonico del collaboratore

▪ Cellulare: campo facoltativo. Digitare il numero di telefono cellulare del collaboratore

Dati di Gestione

▪ Codice Divisione: campo obbligatorio se risulta caricata la Tabella divisioni.

Si accede alla funzione dal Menù Archivi 🡪 Tabelle Società- Codici divisione:

Il campo è stato previsto per realizzare report raggruppando i tecnici per la stessa divisione ma attualmente non è stato utilizzato.

▪ Codice riferimento fornitore : nel caso in cui il collaboratore non sia dipendente dell’azienda è possibile indicare il codice fornitore di riferimento nella contabilità generale al fine poter gestire in futuro dei consuntivi tra le fatture emesse dal collaboratore e le ore lavorate.Attualmente il campo non è utilizzato.

▪ Data Assunzione: campo obbligatorio. Digitare la data di assunzione del collaboratore

▪ Data Dimissioni: campo facoltativo. Andrà digitata la data di cessazione del rapporto di collaborazione, e verrà inibita la possibilità di caricare rapportini oltre tale data

▪ Supervisore : in fase di caricamento rapportini viene proposto il codice utente connesso al programma; se l’utente è identificato come supervisore è possibile modificare il codice utente e accedere quindi ai dati degli altri utenti sia in modalità di consultazione che di caricamento. Questa modalità di comportamento è estesa anche nelle funzioni di stampa ( se l’utente non è supervisore non è possibile selezionare altri utenti in quanto il campo utente viene precompilato senza la possibilità di variazione ).

▪ In sospensione: settando il flag si intende sospendere il collaboratore per un periodo di tempo, ad esempio per ferie, malattia, servizio militare, e lo scopo è di evitare di caricare i rapportini fino a quando il flag non sarà più settato.

Caricamento Tariffe

Si possono caricare più righe con diverso costo e/o tariffa oraria, con la data di inizio relativa. A queste tariffe faranno riferimento i programmi di stampa dei riepiloghi, i quali in base alle date dei rapportini andranno a prelevare le giuste tariffe da applicare.

▪ Data inizio: è la data di inizio validità per le tariffe associate alla riga; la fine della validità è determinata in base all’eventuale data di inizio di una nuova tariffa

▪ Costo Orario: è il costo aziendale orario del collaboratore

▪ Tariffa oraria Italia: è la tariffa oraria con la quale il collaboratore viene valutato in base alle prestazioni che svolge

▪ Tariffa oraria trasferta : importo orario per gli interventi in trasferta ( attualmente non gestito nella procedura di inserimento dei rapportini)

▪ Costo straordinario : costo aziendale del collaboratore per le ore straordinarie

▪ Tariffa straordinario : importo orario da addebitare al cliente per le ore straordinarie

▪ Note: è possibile associare delle note esplicative

In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma – Pulisci – Elimina – Esci.

9.3 Gestione Calendario

La funzione è facoltativa, e permette di caricare una serie di date per le quali non verrà permesso il caricamento dei rapportini. Il programma di caricamento dei rapportini accetta inserimenti in tutte le date di ciascun mese; se si desidera invece non permetterne il caricamento in determinati giorni o periodi , occorre inserirli con la presente funzione.

Si accede alla funzione dal Menù Rapportino - Gestione Calendario:

Il messaggio appare solo nel caso in cui si accede per la prima volta nell’anno in base alla data di sistema. Premendo Si vengono riportate nell’anno corrente le festività dell’anno precedenti definite come nazionali.

Sulla parte di sinistra viene visualizzato il calendario dell’anno in base alla data di sistema . I giorni di sabato e domenica vengono evidenziati con il colore rosso ma non sono considerati festivi.

Per considerare tutti i giorni di sabato e domenica festivi bisogna selezionare il pulsante Xxxxxxxxx Xxx/Dom; questa operazione è da eseguire ad ogni anno in quanto la procedura di creazione nuovo calendario trasferisce solo le festività nazionali.

Per selezionare i giorni di festività bisogna posizionarsi sul giorno con il mouse e selezionare con un clic. Se il giorno è relativo a festività nazionale bisogna attivare il flag sulla parte destra della videata. E’ possibile inoltre indicare per i giorni di festività una nota descrittiva per indicarne la motivazione.

Esempio di festività nazionali caricate :

9.4 Gestione Rapportini

La funzione permette di caricare i rapportini dei collaboratori, gestendo un mese alla volta per ciascun collaboratore.

Si accede alla funzione dal Menù Rapportino – Caricamento Rapportini:

▪ Codice Utente : Viene proposto di difetto il collaboratore uguale all’utente che sta utilizzando la procedura ed il mese di calendario fino al giorno attuale ( non è possibile inserire quindi rapporti postdatati ) . Se il codice utente è definito come supervisore è possibile selezionare un altro codice utente .

▪ Mese: viene proposto di difetto il mese reale fino al giorno di calendario, con possibilità di selezionare un mese precedente aprendo la lista associata al campo

Griglia di visualizzazione con i giorni del mese, che in base al flag ‘Visualizza solo giorni incompleti’ possono essere tutti o solo quelli per i quali il caricamento del rapportino non è ancora stato effettuato o non risulta completo.

Con il pulsante Dati giornalieri , rispetto al giorno della griglia nel quale si è posizionati, si apre

una ulteriore videata che consente il caricamento del rapportino per quel giorno:

▪ Data: è il giorno per il quale si stanno inserendo le ore lavorate

Griglia dei Dati giornalieri

▪ Ore: inserire le ore lavorate

▪ Minuti : inserire i minuti lavorati

▪ St : flag per indicare se le ore/minuti sono straordinarie

▪ Codice: viene richiesto il codice del Cliente per il quale si sta caricando il lavoro svolto

▪ Denominazione: viene associata in automatico la denominazione del cliente selezionato

▪ Commessa: digitare o selezionare dalla lista il preventivo per il quale si sta compilando il rapportino del lavoro effettuato. La lista propone solo i preventivi relativi al cliente selezionato

▪ Attività : viene visualizzata in automatico la descrizione del preventivo

▪ Dettaglio : digitare o selezionare dalla lista il numero di riga del preventivo

▪ Descrizione dettaglio : viene visualizzata la descrizione della riga preventivo

▪ Note: si possono associare delle note descrittive relative al lavoro effettuato

A fine pagina vengono riportati i totali ore generali e suddivisi tra ore ordinarie e straordinarie Con ‘Conferma’ i dati inseriti vengono registrati e la videata principale diventa:

Il singolo giorno viene espanso per il numero di dettagli inseriti

Per variare le informazioni occorre posizionarsi in corrispondenza di una delle righe del giorno e con il pulsante ‘Dati giornalieri’ appare la videata dei dati completo della singola giornata:

9.5 Gestione delle commesse interne ed inserimento attività utenti

Abilitando nella maschera di definizione codifica il flag ‘Gestione commessa interna’ la maschera di caricamento rapportini visualizza in aggiunta la colonna per impostare il codice di attività interna precedentemente codificato nella tabella attività preventivi ( il campo non è obbligatorio).

Anche la maschera principale del caricamento rapportini visualizza in una nuova colonna la descrizione dell’attività interna inserita nelle righe ; richiedendo la visualizzazione di tutti i giorni del mese è quindi possibile verificare se i codici delle attività sono stati correttamente inseriti.

9.5.1 Stampa Lista Sintetica

La funzione permette di stampare un elenco di controllo per utente e periodo dove vengono riepilogati i giorni e le ore caricate, con l’indicazione se sono incompleti.

Si accede alla funzione dal Menù Rapportino - Stampa Lista Sintetica:

▪ Da Data: è la data dalla quale si intende stampare la situazione dei rapportini

▪ A Data: è la data fino alla quale viene stampata la situazione dei rapportini

▪ Utente: è possibile selezionare un utente specifico, oppure lasciando in bianco il campo viene stampata la situazione di tutti gli utenti. Se l’utente collegato non ha la proprietà di supervisore il campo viene compilato in automatico senza la possibilità di variarlo.

Con Conferma si visualizza l’anteprima di stampa, con Xxxx si annulla il processo. Dall’anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

9.5.2 Stampa Lista Analitica

La funzione permette di stampare un elenco di controllo per utente e periodo dove vengono dettagliati per cliente e commessa i giorni e le ore caricati, con l’indicazione se sono incompleti.

Si accede alla funzione dal Menù Rapportino - Stampa Lista Analitica:

▪ Da Data: è la data dalla quale si intende stampare la situazione dei rapportini.

▪ A Data: è la data fino alla quale viene stampata la situazione dei rapportini

▪ Utente: è possibile selezionare un utente specifico, oppure lasciando in bianco il campo viene stampata la situazione di tutti gli utenti. Se l’utente collegato non ha la proprietà di supervisore il campo viene compilato in automatico senza la possibilità di variarlo.

Con Conferma si visualizza l’anteprima di stampa, con Xxxx si annulla il processo. Dall’anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

9.5.3 Stampa Costi Tariffe per Cliente/Preventivo

La funzione stampa per ciascun cliente i preventivi con il dettaglio per utente dei giorni e le ore lavorate, valorizzate e totalizzate per il costo e la tariffa orari.

Si accede alla funzione dal Menù Rapportino - Stampa Costi Tariffe per Cliente/Preventivo:

▪ Da Data: è la data dalla quale si intende stampare il riepilogo costi e tariffe;

▪ A Data: è la data fino alla quale viene stampato il riepilogo costi e tariffe;

▪ Preventivo: si può selezionare uno specifico preventivo, oppure lasciando il campo in bianco verranno stampati tutti i preventivi che rientrano nella selezione di date e cliente;

▪ Cliente: si può selezionare uno specifico cliente, per il quale verranno stampati tutti i preventivi che rientrano nella selezione delle date; se si lascia il campo in bianco e non si seleziona alcun preventivo, verranno stampati tutti i clienti ed i relativi preventivi che rientrano nella selezione delle date:

Con Conferma si visualizza l’anteprima di stampa, con Xxxx si annulla il processo. Dall’anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

9.5.4 Stampa Costi per Cliente/Preventivo

La funzione stampa per ciascun cliente i preventivi con il dettaglio per utente dei giorni e le ore lavorati, valorizzate e totalizzate per il costo orario.

Si accede alla funzione dal Menù Rapportino - Stampa Costi per Cliente/Preventivo:

▪ Da Data: è la data dalla quale si intende stampare il riepilogo costi

▪ A Data: è la data fino alla quale viene stampato il riepilogo costi

▪ Preventivo: si può selezionare uno specifico preventivo, oppure lasciando il campo in bianco verranno stampati tutti i preventivi che rientrano nella selezione di date e cliente

▪ Cliente: si può selezionare uno specifico cliente, per il quale verranno stampati tutti i preventivi che rientrano nella selezione delle date; se si lascia il campo in bianco e non si seleziona alcun preventivo, verranno stampati tutti i clienti ed i relativi preventivi che rientrano nella selezione delle date-

Con Conferma si visualizza l’anteprima di stampa, con Xxxx si annulla il processo. Dall’anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

9.5.5 Stampa elenco preventivi

La funzione stampa un elenco dei preventivi caricati, selezionabili per cliente e includendo o meno i preventivi storicizzati.

Si accede alla funzione dal Menù Rapportini - Stampa elenco preventivi:

▪ Codice Cliente: si può selezionare uno specifico cliente per il quale stampare l’elenco preventivi, oppure lasciando il campo in bianco di stampano tutti i preventivi caricati.

▪ Includi preventivi in storico: attivando il flag verranno stampati anche i preventivi archiviati.

9.5.6 Stampa attività per Cliente

La funzione stampa per ciascun cliente i preventivi con il dettaglio per utente dei giorni e le ore lavorate.

Si accede alla funzione dal Menù Rapportino - Stampa attività per Cliente:

▪ Da Data: è la data dalla quale si intende stampare il riepilogo attività

▪ A Data: è la data fino alla quale viene stampato il riepilogo attività

▪ Preventivo: si può selezionare uno specifico preventivo, oppure lasciando il campo in bianco verranno stampati tutti i preventivi che rientrano nella selezione di date e cliente

▪ Cliente: si può selezionare uno specifico cliente, per il quale verranno stampati tutti i preventivi che rientrano nella selezione delle date; se si lascia il campo in bianco e non si seleziona alcun preventivo, verranno stampati tutti i clienti ed i relativi preventivi che rientrano nella selezione delle date

Con Conferma si visualizza l’anteprima di stampa, con Xxxx si annulla il processo. Dall’anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

9.5.7 Elenco Costi Tariffe Utenti

La funzione stampa un elenco dei costi e delle tariffe degli utenti gestiti.

Si accede alla funzione dal Menù Rapportino - Elenco Costi Tariffe Utenti:

▪ E’ possibile impostare l’intervallo di utenti . Se l’utente collegato non ha la proprietà di supervisore il campo viene compilato in automatico senza la possibilità di variarlo.

Con Conferma si visualizza l’anteprima di stampa, con Xxxx si annulla il processo. Dall’anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa.

9.5.8 Stampa tariffa utenti trasferta

La funzione stampa per ciascun cliente i preventivi con il dettaglio per utente dei giorni e le ore lavorate, valorizzate e totalizzate in base alla tariffa di trasferta.

Si accede alla funzione dal Menù Rapportino - Stampa Tariffa utenti trasferta:

▪ Da Data: è la data dalla quale si intende stampare il riepilogo;

▪ A Data: è la data fino alla quale viene stampato il riepilogo;

▪ Preventivo: si può selezionare uno specifico preventivo, oppure lasciando il campo in bianco verranno stampati tutti i preventivi che rientrano nella selezione di date e cliente;

▪ Cliente: si può selezionare uno specifico cliente, per il quale verranno stampati tutti i preventivi che rientrano nella selezione delle date; se si lascia il campo in bianco e non si seleziona alcun preventivo, verranno stampati tutti i clienti ed i relativi preventivi che rientrano nella selezione delle date:

9.5.9 Stampa riepiloghi attività per commessa interna.

In seguito all’inserimento del codice attività nella maschera di inserimento dei rapportini è possibile ottenere la situazione mensile dell’allocazione del personale sia in termini di ore lavorate che per i costi i quali vengono ricavati in base alle tariffe di costo dell’utente in vigore nel periodo.

E’ possibile ottenere la stampa dei singoli utenti oppure una stampa generale che indica i dati riepilogativi dell’azienda.

Entrambe le stampe forniscono un dato riepilogativo da inizio anno fino al mese richiesto.

9.5.9.1 Stampa Mensile progressivo per utente

Nella maschera di attivazione sono richiesti i seguenti parametri :

• Utente : è possibile selezionare il codice del singolo utente oppure se non viene impostato nessun codice vengono estratti tutti gli utenti per i quali sono state attribuite delle ore nel periodo.

• Mese : viene proposto di default il mese della data di sistema con la possibilità di modificarlo.

L’elaborazione viene attivata elaborando i rapportini a partire dal mese di gennaio dell’anno ricavato dalla data di sistema fino al mese ( compreso ) indicato dall’utente.

Nella stampa le ore vengono raggruppate per tipo di attività e suddivise nelle seguenti sezioni :

Vari : contiene le ore attribuite a commesse clienti. Viene stampata una colonna con il riepilogo delle commesse clienti ed una colonna di totale in previsione di poter suddividere anche le commesse clienti in tipologie ( come per le interne ) al fine di ottenere un ulteriore dettaglio.

CdC : contiene le ore attribuite a commesse interne . vengono stampati i totali per tipologia di commessa interna ed il totale generale delle commesse interne.

Vengono calcolati i totali delle ore per tipo di attività e per tipologia di commessa interna o commessa cliente.

Le ore attribuite a commessa interna e cliente vengono valorizzate in base al costo definito nell’utente per il periodo.

E’ quindi possibile ottenere il totale dei costi per l’utente.

9.5.9.2 Stampa Mensile progressivo per utente

Nella maschera di attivazione a differenza della stampa precedente viene richiesto solo il mese ( viene proposto di default il mese della data di sistema con la possibilità di modificarlo) in quanto vengono estrapolati tutti i dati degli utenti che hanno registrato dei dati nel periodo che va dall’inizio dell’anno fino al mese indicato.

Come ulteriore dettaglio rispetto al report per utente la sezione CDC viene suddivisa in Tecniche e Amministrative in base al flag tecnica definito nella tipologia di commessa interna.

Le commesse clienti vengono definite sempre come tecniche.

Il totale delle ore rilevate per tipologia di commessa vengono valorizzate in base alla tariffa di costo relativa al periodo.

E’ quindi possibile ottenere il totale dei costi del personale dell’intera azienda.

A fine report viene stampato uno specchietto riepilogativo che riporta il totale delle ore definite come tecniche ( ore attribuite a commessa cliente + ore attribuite a commesse interne definite come tipologia tecnica ) e il loro dettaglio con l’indicazione della percentuale rispetto al totale.

Le ore calcolate vengono valorizzate in base ai costi per cui nella parte inferiore dello specchietto sono riportate con lo stesso schema le percentuali.